第一篇：電子郵件的格式

一、商務(wù)英語電子郵件的格式

常見的商務(wù)英語電子郵件包括以下五部分：

①寫信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。②標(biāo)題。③稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。④禮貌結(jié)束語。⑤寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動(dòng)名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 dear+title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用dear+全名，如郵件為一封通函，則用dearall作為郵件稱呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五c原則

商務(wù)英語電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五c原則，即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原則。

準(zhǔn)確原則

由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會糾紛。

簡潔原則

簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。

在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。

另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如u表示you，pls表示please，info表示information，qty表示quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，fob表示freeonboard。

例1 it is very difficult to sell man hole covers in france.this product must have the quality certificate issued in france.例2 price：fob shanghai usd 96“pc.例3 hope you can accept it.例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。

完整原則

商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5w1h來檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why和how。

清楚原則

商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：

例1 we will deliver your goods soon.例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。

禮貌原則

商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時(shí)，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。

例1 if it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 i would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。

三、結(jié)語

隨著國際商務(wù)活動(dòng)的不斷擴(kuò)展，商務(wù)英語電子郵件的重要性也日益明顯。同時(shí)，電子商務(wù)的普及，往往會讓寫忽視商務(wù)英語電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難免會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。然而準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件，不僅能反應(yīng)寫信人的英語及業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)寫信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系，最終對達(dá)成貿(mào)易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。

第二篇：關(guān)于電子郵件格式

商務(wù)電子郵件格式

一、關(guān)于主題

1.一定不要空白標(biāo)題。

2.標(biāo)題要簡短，不要讓outlook用….才能顯示完標(biāo)題。

3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。時(shí)間可以不用注明，一般郵箱會自動(dòng)生成，寫了反而累贅。

4.標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。

5.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。6.可適當(dāng)用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復(fù)對方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。

8.最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

二、關(guān)于稱呼與問候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。

2.郵件的開頭要稱呼收件人。在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。3.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個(gè)HI, 中文的寫個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個(gè)寫。

結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards,中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

三、正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順。

若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報(bào)的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡明扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情，如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件。

2.注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短干練。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。

5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

6.合理提示重要信息

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。可以配合圖表加以闡述。

四、附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。

4.附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

五、語言的選擇和漢字編碼

1.只要必要的時(shí)候才使用英文郵件。

2.尊重對方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，準(zhǔn)確表達(dá)郵件中涉及的問題。4.選擇便于閱讀的字號和字體。

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不要用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

六、結(jié)尾簽名

1.簽名信息不宜過多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。2.不要只用一個(gè)簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

七、回復(fù)技巧

1.及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一封郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)收到，說明正在處理。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進(jìn)行針對性回復(fù)

當(dāng)答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。

3.回復(fù)不得少于10個(gè)字

4.不要就同一問題多次回復(fù)討論

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。

對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過長不可閱讀。此時(shí)應(yīng)立即對之前的討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減不必要的內(nèi)容，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）

如果只需要一個(gè)人知道的事情只需單獨(dú)回復(fù)。如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該reply all, 讓大家都知道，不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或者有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點(diǎn)擊“回復(fù)全部”之前，要再三確定。

6.主動(dòng)控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中制定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無須行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC 還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、密送人）

1.TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這件事情，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回復(fù)。

3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。

4.TO,CC中的各個(gè)收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門、按等級從高到低或從低到高都可以。

5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 6.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

第三篇：電子郵件管理

廣州XXX電子科技有限公司

電子郵件管理規(guī)定

第一章 總綱

第1條 為了規(guī)范員工對電子郵件的收發(fā)和使用，特制定本規(guī)定。第2條 本規(guī)定適用于公司所有對內(nèi)對外的公務(wù)電子郵件的收發(fā)。

第二章 公司電子郵箱的使用

第3條 各員工需要有一個(gè)屬于自己的電子郵箱。以方便公司內(nèi)部之間信息的傳遞。并且由行政人事部備案。

第4條 員工必須妥善保管好電子郵箱地址及密碼，防止被盜用。第5條 員工必須每日至少查看一次電子郵箱，以便及時(shí)接收郵件。

第6條 員工的對外往來的公務(wù)郵件，原則上必須使用公司統(tǒng)一后綴的郵箱，以提升企業(yè)形象。

第7條 員工發(fā)送公務(wù)用郵件時(shí)，必須包含以下內(nèi)容：（1）稱謂：包含“先生、小姐、主管、經(jīng)理”等敬稱；（2）問候語：如“您好！、”“早上好”、“工作辛苦了”等；（3）需告知事件的內(nèi)容描述，描述應(yīng)具體、明確、簡潔；（4）告知郵件中的附件個(gè)數(shù)以及內(nèi)容描述；

（5）結(jié)束語：如“商祺”“非常感謝”、等，如需回復(fù)，應(yīng)寫明：“候復(fù)”“請立即回復(fù)”等內(nèi)、容。

（6）個(gè)人簽名，可按如下樣板設(shè)定：

------XXXXXXXXXX(公司名字)xxxx 部（部門名）xxx（姓名）

Tel: 020-138xxxxxxxx-xxx Fax: 020-xxxxxxxxx E-mail: ********@qq.com

Mobile: xxxxxxxxxxxx------

第三章 公司文件的收發(fā)

第8條 公司內(nèi)部書面溝通提倡以電子郵件形式發(fā)放，并保留發(fā)放記錄。重要文件則抄送行政人事部進(jìn)行備案。

第9條 以下公司文件的電子版必須與書面版本同時(shí)通過企業(yè)網(wǎng)內(nèi)部郵箱向相關(guān)人員發(fā)送，公司文件電子版必須為掃描文件或圖片格式：（1）公司發(fā)文單，包括部門通知等；（2）會議紀(jì)要（3）各類報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等（4）企業(yè)內(nèi)刊或簡報(bào)（5）員工通訊錄

（6）工程技術(shù)普及性知識文檔（7）其他需要發(fā)送電子版本的文件

第10條 各部門員工在閱讀電子郵件后應(yīng)當(dāng)進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容可以為：“知悉。收到?！钡纫磺斜硎灸阋呀?jīng)閱讀郵件并理解郵件內(nèi)容的文字。

第11條 郵件發(fā)送必須遵守公司文件保密規(guī)定的保密等級及發(fā)放范圍。

第四章 電子郵件的管理

第12條 接收的重要郵件及時(shí)備份或采取抄送、轉(zhuǎn)發(fā)形式向上級領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)。

第13條 發(fā)送重要電子郵件必須遵守公司保密制度規(guī)定，必要時(shí)可以使用加密傳輸。第14條 郵件發(fā)送時(shí)可設(shè)定要求回執(zhí)，并電話確認(rèn)對方是否收到。

第15條 員工離職時(shí)，人事經(jīng)理/主管必須及時(shí)注銷或更改電子郵箱密碼。商務(wù)崗位工作人員的電子郵箱需在離職前完成交接手續(xù)。

第16條 若發(fā)現(xiàn)任何非法使用其用戶帳號或存在安全漏洞情況，應(yīng)立即報(bào)告人事行政部。第17條 人事行政部負(fù)責(zé)對企業(yè)網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)使用情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。對于違反本規(guī)定的員工，隨時(shí)有權(quán)停止和取消其服務(wù)帳號。第18條 公司有權(quán)對以下郵箱收發(fā)情況進(jìn)行跟蹤：（1）已離職的商務(wù)人員郵箱（2）郵箱收發(fā)異常，有泄密可能的（3）郵件來往中發(fā)現(xiàn)病毒較多的（4）公司重要郵箱

（5）其他重要郵件需進(jìn)行跟蹤的

第五章 處罰

第19條 發(fā)現(xiàn)以下情形者，公司有權(quán)視情節(jié)輕重處以警告、通報(bào)批評、罰款等處罰，造成嚴(yán)重后果的可予以撤職、開除：具體如下：

（1）長期不閱讀郵箱內(nèi)的郵件，導(dǎo)致重要郵件接收延誤的；處以50元/天.直到發(fā)現(xiàn)此郵件為止。（時(shí)間以電子郵件到達(dá)時(shí)間為準(zhǔn)）

（2）請示郵件規(guī)定在三天內(nèi)答復(fù)，若超過三天，按照50元/天處罰，若收件人遇到特殊情況不能及時(shí)批示或者必須請示更高一級指示的，則等待答復(fù)時(shí)間不能超過5天；（時(shí)間以電子郵件到達(dá)時(shí)間為準(zhǔn)）

（3）批示郵件必須當(dāng)天答復(fù)，超過當(dāng)天的，則按照50元/天處罰；（時(shí)間以電子郵件到達(dá)時(shí)間為準(zhǔn)）

（4）對于郵件中的“收件人”，接到郵件必須答復(fù)，對于郵件中的“抄送人” 接到郵件可以不答復(fù)?！笆占恕比粢粋€(gè)月內(nèi)出現(xiàn)5封電子郵件未回復(fù)，則處以通報(bào)批評，6封電子郵件以上則按20元/封處罰。

（5）使用公司郵箱發(fā)布負(fù)面信息或誹謗、中傷他人的，經(jīng)查實(shí)，處以通報(bào)批評，若再犯，則以撤職、開除處罰。（6）郵件只是針對某人、某事發(fā)放，不能夠亂發(fā)、群發(fā)，如果行政部接到投訴，初犯處以警告。若再犯，每次處罰20元/次。

（7）以上情況，若“收件人”處于出差或休假期間，則“發(fā)件人”應(yīng)以電話形式通知“收件人”。若未能通知到位，“收件人”產(chǎn)生的處罰則由“發(fā)件人”承擔(dān)。第20條 本規(guī)定自頒布之日起生效，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋，修改時(shí)亦同。

2012年04月01日

第四篇：英文電子郵件

Subject: Some employment information related to my major.Dear Mr.Wang, My name is Li Ming and I would like to express my interest in the position of a Network Engineer with your company which was recruited in a job fair last Sunday.I major in Electronics and Communication Engineering, I am a graduate student in grade one.And I don’t know about our career prospects very well.So I would be honored that if you take some additional information about theNetwork Engineer and some employment information related to my major.I am looking forward to your reply.And please accept my sincere thanks and best wishes.Yours sincerely, Li Ming Li Ming North China University of Technology 186-0000-0000

第五篇：英文電子郵件格式及

英文電子郵件的基本要素是主題、稱謂、正文、結(jié)尾用語及署名。

電子郵件最重要的部分是主題，假設(shè)我們都是很忙的人，在打開郵箱閱讀郵件時(shí)，第一眼看到的就是郵件的主題。所以，主題應(yīng)當(dāng)做到言簡意賅并突出郵件重要性。英文郵件的主題需要注意不超過35個(gè)字母，將位于句首的單詞和專有名詞首字母大寫。比如：Some questions about C++.在比較正式的格式中，需要把每個(gè)單詞的首字母大寫（介詞、冠詞除外）。

稱謂如果是第一次給對方寫信，那么稱謂最好用“Dear+全名”，這樣會讓人感覺比較正式。如果對方以非正式口吻來信，我們也可以類似非正式地回復(fù)。比如：“Hello/Hi Lillian”。在實(shí)際通信中可能遇到不知道對方姓名，可以用“Dear+對方頭銜”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英國人習(xí)慣在稱呼后加“，”，美國人習(xí)慣在稱謂后加“：”，有時(shí)也可以不加任何標(biāo)點(diǎn)，是具體情況而定。

在書寫正文時(shí)，把最重要的事情寫在正文最前面或者郵件內(nèi)容較長時(shí)寫在第一段。為了讓收件人閱讀郵件比較舒服，我們需要注意郵件正文結(jié)構(gòu)的美感，郵件段落最好控制在兩三段之內(nèi)。如果一封電子郵件涉及多個(gè)信息點(diǎn)，我們可以采用分條目的方法，如符號、小標(biāo)題、編號來使得郵件想要表達(dá)的內(nèi)容層次清晰。郵件內(nèi)容應(yīng)注意單詞的拼寫、大小寫、標(biāo)點(diǎn)、語法等。所謂以小見大。

結(jié)尾語在正文之后添加。注意一般結(jié)尾語中只有第一個(gè)單詞首字母大寫而剩余單詞都小寫，此處與稱呼不同。一般電子郵件： Sincerely, Sincerely yours, 私人電子郵件： Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers，As ever, With love, Affectionately,......在正文最后需要署名，可以寫全名，也可以只寫名字。需要辨明性別時(shí)可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。對于咱們中國人，為了區(qū)分姓和名，可以把我們的姓的字母全部大寫，例如XIONG Lillian.如果寫信人代表的是一個(gè)組織或部門，應(yīng)在名字下一行寫上自己的職位、所屬部門。

郵件中常用詞匯：

附件attachment I am attaching the report.我把報(bào)告放在了附件中

轉(zhuǎn)發(fā)forwarded I've forwarded your e-mail to Alice.我已經(jīng)將你的郵件轉(zhuǎn)發(fā)給Alice 保持聯(lián)系 stay /keep in touch 對方告知決定.Please let me know your decision as soon as possible.寫信給別人時(shí)一般常用How are you been recently? 回復(fù)別人郵件時(shí)一般常用I am happy to receive your e-mail.實(shí)用郵件舉例： 工作求職

工作求職類的郵件大體分為申請職位、介紹自己、期待回復(fù)、表達(dá)謝意幾個(gè)部分。i.e.Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of...as posted in your website.Introduce yourself...Please find attached a copy of my resume for your review.我的簡歷請見附件，作為參考。

或者：Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you.Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表達(dá)謝意

日常生活中經(jīng)常會使用到表達(dá)謝意的郵件，在國外，參加完朋友邀請去的一次party，或者接受了別人饋贈的禮物等情況下都需要寫一封thanks letter。而此類郵件也非常好寫，只要能夠表達(dá)自己對收件人的真摯的感激之情即可。Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night.It was so thoughtful of you.I would like to invite both of you to my house when you are available.Best regards, Lilian 咨詢了解

咨詢了解類郵件的目的是想要得到關(guān)于某人、物的一些信息。郵件具體內(nèi)容大致包含如下：

1）告知對方你是如何得知其信息的，比如報(bào)紙、網(wǎng)站等。

2）說明自己想要了解的東西，當(dāng)咨詢信息較多時(shí)，最好列舉出來，as 詳細(xì)、清晰 as possible.3）末尾用一句話結(jié)束總結(jié)這次咨詢。I am writing to request information about sth.I would like to request a copy of sth.最后表達(dá)希望時(shí)用語：I look forward to hearing form you soon.期待盡快收到您的回復(fù)。

英文電子郵件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu(以上每一行,或者每個(gè)段落,都是左對齊的)

一、主題

主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長的可以是一個(gè)名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個(gè)字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長）主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 這樣的表達(dá)，YES：應(yīng)改為Tomorrow's meeting canceled。

一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!

二、稱呼

1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無須使用諸如Dear Mr.John之類的表達(dá)。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy，或者M(jìn)r.Smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David

3、人家的名字千萬不要錯(cuò),老一輩的看到名字錯(cuò)就干脆攆去垃圾桶.同樣, 頭銜都不要錯(cuò).頭銜或?qū)W位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt

4、多過一個(gè)男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同樣不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜,有時(shí)大頭不知道對方頭銜,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

6、職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如: Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

7、老外的名字有時(shí)有Jr.或 Sr.,之前的逗點(diǎn)是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人: YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼.如果沒有名字,或者是很正規(guī)信的信件,可以考慮這些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有時(shí)見到人家用冒號就說人家錯(cuò),其實(shí)也未必啊,看: YES：Dear Mr.Jones:(非常正規(guī))Dear Joan: Dear Jim, Jim,(非正規(guī))

三、結(jié)尾部分

A、書信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關(guān)系才選擇用詞,例子:

1、Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶)Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類)Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!有時(shí)在we, I, and you之間選擇是很煩的事--如果是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果單純說你自己,可以用: I found the brochure very informative.有時(shí)可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯(cuò)了.多用you有時(shí)會有隔閡的感覺.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一樣)I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(這就友善多了)Your book was well written and comprehensive.(不用你來判斷我呀~~)I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客氣一點(diǎn),人家受落)總之,語氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度.B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡明。常常只須一個(gè)詞，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會笑你的...簽名也看信件的語氣.給朋友或公司

客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.郵件范文 1.Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

我們的總經(jīng)理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關(guān)在那開樣品房的事宜，他會于六月3日下午2：00點(diǎn)拜訪您。

請告知這個(gè)時(shí)間對您是否方便。如不方便，請建議具體時(shí)間。

您誠摯的