第一篇：協(xié)同辦公自動化方案

自動化協(xié)同辦公系統(tǒng)方案

一、公司現(xiàn)狀

1)公司概況：

長征機(jī)床集團(tuán)公司分、子公司及異地辦事機(jī)構(gòu)較多。

分、子公司同機(jī)關(guān)之間分布較遠(yuǎn)、內(nèi)部信息傳遞較慢、費(fèi)事。

公司內(nèi)部信息收集、傳遞方式較原始。

辦公效率受辦公條件及手段的制約較低。

公司的決策、項(xiàng)目的控制、審批的流程在傳統(tǒng)辦公環(huán)境條件下，計(jì)劃性及跟蹤、控制能力均較弱。公司各部門雖然電腦網(wǎng)絡(luò)均配備，但各公司各部門個自為政、信息孤島等現(xiàn)象依然存在。

2)硬件狀況：

? 在崗人員均已配置電腦，組建了局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，人員信息化素質(zhì)較好。

? 公司本部與異地機(jī)構(gòu)均可通過VPN方式訪問企業(yè)網(wǎng)絡(luò)。具備使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)；

3)關(guān)注點(diǎn)：

? 關(guān)注異地遠(yuǎn)程辦公管理

? 關(guān)注工作效率的提高

? 關(guān)注行政效能的提升

? 關(guān)注公司運(yùn)營成本的降低

? 關(guān)注管理制度的落實(shí)

? 關(guān)注企業(yè)文化建設(shè)等

二、自動化協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值：

1.組織管理：

? 管理可控：

1)落實(shí)管理制度，規(guī)范管理表格、規(guī)范處理流程、規(guī)范處理方式，實(shí)現(xiàn)月度、季度、年度統(tǒng)計(jì)；

2)工作任務(wù)下發(fā)后，領(lǐng)導(dǎo)可及時(shí)知曉任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)、結(jié)果、過程變動等，可以有效提升任務(wù)執(zhí)行效

果。

3)事務(wù)處理全過程記錄，避免事后抵賴行為。

? 提高組織工作效率：

1)個人時(shí)間管理更有效，個人工作完成能力提升；

2)組織的事務(wù)處理效率加快，效果提高；

? 提高組織學(xué)習(xí)能力：通過知識管理加強(qiáng)組織的知識和經(jīng)驗(yàn)沉淀，通過授權(quán)實(shí)現(xiàn)知識共享，加快員工能

力提升。

? 降低經(jīng)營管理成本：組織整體工作效能提高，可實(shí)現(xiàn)異地辦公管理，組織管理成本降低，傳真、電話、紙張費(fèi)用降低。

? 遠(yuǎn)程辦公：分子公司和分支機(jī)構(gòu)辦事處

? 增值已有IT硬件投入

1)公司以前購買電腦，組建局域網(wǎng)絡(luò)。但是，主要做個人文件處理和上網(wǎng)，業(yè)務(wù)文件和資料被散落

在個人電腦中，只是個人級應(yīng)用。在人員離職的時(shí)候，容易造成重要資料和文件丟失。

2)在網(wǎng)絡(luò)和個人電腦建設(shè)的基礎(chǔ)上，運(yùn)行協(xié)同管理系統(tǒng)，將個人級應(yīng)用上升到組織級應(yīng)用的層次。

可以幫助企業(yè)沉淀和積累各類知識和經(jīng)驗(yàn)（如客戶資料、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、項(xiàng)目過程資料等）。

2.行政管理部門

? 管理制度落地執(zhí)行：請假管理、辦公用品申購管理、辦公用品領(lǐng)用管理、派車管理、出差管理、人事

管理等；

? 信息發(fā)布更有效：可發(fā)布管理制度、通知、新聞、喜訊等信息。信息發(fā)布后發(fā)布信息的人員可以知曉

信息被查看情況；

? 人員培訓(xùn)管理：通過知識管理實(shí)現(xiàn)；

? 文件傳遞。

3.技術(shù)部

? 技術(shù)項(xiàng)目管理：新建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、實(shí)施圖設(shè)計(jì)等階段，設(shè)置項(xiàng)目管理來

管理項(xiàng)目文檔和過程資料；

? 文件傳遞。

4.材料采購部

? 管理制度規(guī)范：材料采購審批管理、領(lǐng)料管理等；

? 文件傳遞。

5.財(cái)務(wù)部

? 管理制度落地執(zhí)行：費(fèi)用報(bào)銷審批管理、借款審批管理、費(fèi)用支出審批管理等；

? 報(bào)表報(bào)送：可以將領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的財(cái)務(wù)收支日報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等通過系統(tǒng)直接傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，這些文

件只有財(cái)務(wù)和特定的領(lǐng)導(dǎo)才能查看。

? 文件傳遞。

6.銷售部

? 報(bào)表上報(bào)：銷售日報(bào)、周報(bào)、月報(bào)的及時(shí)上報(bào)；

? 折扣申報(bào)管理：規(guī)范折扣管理，減少關(guān)系戶低折扣現(xiàn)象；

? 項(xiàng)目管理：單個樓盤銷售可作為項(xiàng)目管理起來，向物管公司交接可作為項(xiàng)目管理起來。項(xiàng)目的信息整

合，便于管理；

? 文件傳遞。

三、功能實(shí)現(xiàn)

1.項(xiàng)目管理：通過項(xiàng)目管理，把規(guī)劃項(xiàng)目、在建項(xiàng)目、銷售項(xiàng)目等設(shè)計(jì)成項(xiàng)目，領(lǐng)導(dǎo)不用參與項(xiàng)目全過

程，但在需要的時(shí)候，可查看相關(guān)項(xiàng)目的過程文件、計(jì)劃、會議紀(jì)要等信息，從全局上了解、監(jiān)控項(xiàng)目。

2.加強(qiáng)管控：通過表單流程應(yīng)用設(shè)計(jì)，規(guī)范管理流程、表單格式、處理方式、統(tǒng)計(jì)查詢等，可以有效督

辦、監(jiān)控過程，提高管理效果。

3.提高組織工作效率：通過協(xié)同辦公系統(tǒng)“待辦事項(xiàng)”，“跟蹤事項(xiàng)”、“日程事件”管理每一天的工作

事務(wù)，事務(wù)輕重緩急一目了然，個人辦公效率和效果得以提高。同時(shí)，通過系統(tǒng)的信息傳遞及時(shí)、快

捷，能有效提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，從而提高企業(yè)整體效率和敏捷性。

4.遠(yuǎn)程辦公：下屬公司、項(xiàng)目部等可以遠(yuǎn)程訪問系統(tǒng)，及時(shí)報(bào)送銷售報(bào)表等，公司領(lǐng)導(dǎo)可及時(shí)方便的了

解關(guān)心的項(xiàng)目情況，并可及時(shí)對項(xiàng)目情況作出反應(yīng)。

5.知識管理：系統(tǒng)將原來存儲在每一個個體的知識文件集中到協(xié)同管理系統(tǒng)中，統(tǒng)一分類管理，同時(shí)對

使用過程中對事務(wù)處理過程完整記錄，沉淀形成管理知識，再通過分級授權(quán)實(shí)現(xiàn)需要的共享。

6.工作計(jì)劃管理：領(lǐng)導(dǎo)可通過計(jì)劃管理模塊查看下屬計(jì)劃，并可對下屬計(jì)劃進(jìn)行批示，隨時(shí)掌控公司全

局。

7.工作安排和督辦：管理者可通過協(xié)同安排下屬工作，可以隨時(shí)催辦，督辦切實(shí)有效。

8.工作匯報(bào)和審批：通過協(xié)同管理模塊、表單管理模塊等實(shí)現(xiàn)工作的匯報(bào)。匯報(bào)可以以文本格式、word

格式、excel格式以及各種附件形式提交給領(lǐng)導(dǎo)，節(jié)約時(shí)間，查閱方便，通過系統(tǒng)直接發(fā)起申請，不用當(dāng)面遞交，不會因?yàn)榈却龑徟速M(fèi)時(shí)間。需要審批的事項(xiàng)都集中在領(lǐng)導(dǎo)的待辦事項(xiàng)中，審批工作可以集中處理。領(lǐng)導(dǎo)不會因?yàn)橄聦俳?jīng)常敲門而入，被打斷思路。

9.公告通知：通過系統(tǒng)公共信息模塊中的公告、調(diào)查和討論區(qū)，實(shí)現(xiàn)組織無紙化的發(fā)放公告通知，并可

以在第一時(shí)間通知所有的下屬部門。減少紙張浪費(fèi)。同時(shí)加強(qiáng)信息發(fā)布的有效性（信息發(fā)布人可查看公告被各部門和人員是否查看及查看的時(shí)間）。

10.輔助文化建設(shè)：通過設(shè)計(jì)員工關(guān)懷、新人關(guān)懷（新人入職報(bào)道、新員工入職培訓(xùn)等）、榜樣宣傳（每月一星、銷售排行等方式）、統(tǒng)一辦公平臺等應(yīng)用輔助企業(yè)文化建設(shè)，增強(qiáng)員工的歸屬感與凝聚力。

四、系統(tǒng)可以為管理層帶來的效果

1、實(shí)現(xiàn)對人的有效管理

管計(jì)劃——沒有計(jì)劃就沒有控制。

隨時(shí)查看他人計(jì)劃，隨時(shí)全面管理關(guān)聯(lián)人員及關(guān)聯(lián)項(xiàng)目的計(jì)劃，全面掌控。

管行為——計(jì)劃分解到日程保障計(jì)劃的進(jìn)行。

隨時(shí)查看他人日程安排，隨時(shí)掌握他人計(jì)劃的執(zhí)行情況，保障計(jì)劃的有序和順利進(jìn)行。

管結(jié)果——指導(dǎo)、催辦督促達(dá)成終極目標(biāo)－結(jié)果。

隨時(shí)查看關(guān)心的業(yè)務(wù)報(bào)告報(bào)表，可視化流程進(jìn)展，中間環(huán)節(jié)狀態(tài)一目了然，即時(shí)催辦控制。

2、實(shí)現(xiàn)對事有效的管理：

管形式——根據(jù)不同任務(wù)的重要性，合理安排資源和協(xié)作方法。

明確結(jié)果訴求、挑選勝任角色、設(shè)定協(xié)作方式（流程規(guī)則），管理全程可控，反饋真實(shí)透明。

管過程——隨時(shí)監(jiān)督、查看進(jìn)展、中間環(huán)節(jié)執(zhí)行質(zhì)量。

中間環(huán)節(jié)控制，隨時(shí)直觀了解事件進(jìn)展情況，保障事件、事務(wù)的執(zhí)行質(zhì)量。

管全局——強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)執(zhí)行的同時(shí)，經(jīng)常對稱各方面信息把握全局。

通過制度保障各部門數(shù)據(jù)結(jié)果統(tǒng)一歸檔，老板和各部門通過合理權(quán)限分配共享信息。

五、系統(tǒng)為企業(yè)帶來的效果

1、規(guī)范管理行為，提高辦公效率

? 各種辦公流程的規(guī)范

? 表單的規(guī)范

? 處理方式的規(guī)范

? 有效的督辦和監(jiān)控

2、增強(qiáng)事務(wù)計(jì)劃的跟蹤控制能力

每個員工都可以對各協(xié)作事件全程跟蹤，從而高效的控制和完成公司任務(wù)。

3、提高個人辦公效率

每個員工隨時(shí)了解自己工作事件，輕重緩急一目了然

4、記錄管理行為

所有工作事件從工作內(nèi)容到每個人處理意見、處理時(shí)間、處理過程一一記錄，避免工作中的“扯皮”“推逶”，同時(shí)將成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)記錄下來，供公司員工查詢事件處理的全過程，同時(shí)方便領(lǐng)導(dǎo)查看監(jiān)督進(jìn)展情況。

5、實(shí)現(xiàn)知識管理

公司中所有的協(xié)同工作、公文、重要文件、會議、計(jì)劃一一沉淀，實(shí)現(xiàn)公司的知識沉淀，再通過共享、轉(zhuǎn)發(fā)、借閱等多種方式分級授權(quán)給全體員工，實(shí)現(xiàn)公司的知識共享，最終完成公司的知識管理建設(shè)。

6、節(jié)約辦公費(fèi)用

? 通過協(xié)同管理平臺實(shí)施達(dá)成人均事務(wù)處理能力的提升，在組織擴(kuò)張過程中有效進(jìn)行減少對新人的雇傭數(shù)量，從而達(dá)成對人力資源成本抑制。如年度人力資源成本抑制系數(shù)為5-15%。100人規(guī)模的企業(yè)將減少年度工資支出為12萬－36萬。

? 降低有線和無線終端的通訊量，如果按100人人均50元/月，抑制系數(shù)大約15-30%，年度效益為1-3萬。考慮到長途的減少量，節(jié)約潛力還可以提高。

? 降低因打印產(chǎn)生的辦公用品消耗和折舊，如按100人人均20元/月，抑制系數(shù)為30%-50%，年度效益為1-2萬

7、解決異地辦公

無論在異地還是在差旅中，用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同辦公系統(tǒng)讓我們請示、審批、資料傳遞等等日常辦公不受時(shí)間空間的影響，領(lǐng)導(dǎo)“忙”的管理頸瓶，異地不好管的情況將有巨大的改觀！

8、實(shí)現(xiàn)資源整合通過協(xié)同管理的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)快速登錄到其他集成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并可把其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的報(bào)表呈報(bào)到領(lǐng)

導(dǎo)桌面，特別是對我們繁忙的管理者工作提供了極大的方便。

六、系統(tǒng)應(yīng)用達(dá)到的整體應(yīng)用成效

1、提高團(tuán)隊(duì)和個人的辦公效率

2、規(guī)范管理行為，完善審批制度

3、增強(qiáng)對事務(wù)、事件的計(jì)劃性及跟蹤、控制能力

4、記錄管理行為，沉淀企業(yè)知識

5、整合信息孤島, 形成統(tǒng)一的決策平臺

6、移動辦公, 遠(yuǎn)程監(jiān)控，便于統(tǒng)一管理

7、實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)督辦查詢各分支機(jī)構(gòu)運(yùn)營信息

第二篇：協(xié)同辦公自動化的五大好處

協(xié)同辦公自動化的五大好處

一、從工作效率方面來看

工作效率很大程度上取決于辦公方式。如果開個會議需要打十幾個電話通知；一份審批需要?dú)v經(jīng)4天通過5關(guān)審核；領(lǐng)導(dǎo)一出差業(yè)務(wù)就擱置等等情況一再出現(xiàn)，說明是時(shí)候上一套OA系統(tǒng)了。協(xié)同OA提供一個整合的工作平臺，可以打破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的辦公，大大提高工作效率。

二、從信息流方面來看

信息流和資金流、實(shí)物流作為企業(yè)三大核心資源，其重要性在信息化時(shí)代背景下越來越突出。傳統(tǒng)信息流多以紙質(zhì)文件的形式存在，往往造成紙張浪費(fèi)、流轉(zhuǎn)滯后、存貯麻煩、查閱困難等諸多弊端。協(xié)同OA提供了很好的信息流處理平臺，不僅能節(jié)省企業(yè)運(yùn)營成本；提高信息資源流轉(zhuǎn)效率，而且最大限度的發(fā)揮了信息流的應(yīng)用價(jià)值，提供最好的決策支持和企業(yè)數(shù)據(jù)資料庫。

三、從工作流方面來看

工作流是企業(yè)不可或缺的業(yè)務(wù)范疇，包括訂單、報(bào)價(jià)處理、采購處理、合同審核、客戶電話處理、供應(yīng)鏈管理等等。傳統(tǒng)辦公方式多采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，不僅工作效率低下，而且無法實(shí)現(xiàn)報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析等功能。協(xié)同OA最重要的組成部分工作流，使用者只需在電腦上填寫有關(guān)表單，系統(tǒng)就會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關(guān)資料，并可以根據(jù)需要修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等，大大提高了工作流效率和效益。

四、從協(xié)同辦公方面來看

一方面，集團(tuán)化企業(yè)的各分支機(jī)構(gòu)和總部之間需要一個更好的協(xié)同辦公平臺；另一方面隨著信息化的不斷推進(jìn)，各種信息化管理系統(tǒng)的陸續(xù)引進(jìn)需要協(xié)同OA的更好的整合應(yīng)用。協(xié)同OA，尤其是平臺型OA，以其可移植、易擴(kuò)展、易集成的優(yōu)勢，大大滿足了企業(yè)信息化辦公的協(xié)同需求。

五、其它方面的好處

Oa辦公系統(tǒng)提升企業(yè)管理的其它方面還包括：避免人為因素，實(shí)現(xiàn)了管理的規(guī)范、無私、科學(xué)；提供平等互動交流平臺，增加團(tuán)隊(duì)協(xié)作溝通能力；形成健康、積極的文化氛圍，增強(qiáng)組織的凝聚力；有利于對外宣傳、提升企業(yè)整體形象等等。

無論是企業(yè)還是政府機(jī)關(guān),都會有大量的文案需要處理,復(fù)雜的工作流程需要安排,決策者需要依據(jù)紛亂的信息作出重要的決定.擁有一套智能化,信息化的OA辦公系統(tǒng),對企業(yè)員工、企業(yè)決策者、政府職員、政府領(lǐng)導(dǎo)來說,工作效率上的提高是顯而易見的.在網(wǎng)絡(luò)連接千萬家的時(shí)代,OA辦公系統(tǒng)還使得不同地理位置之間的不同單位、部門之間、分公司之間、連鎖店之間進(jìn)行協(xié)同辦公成為可能.今天的中國,“中小企業(yè)信息化”,“政府部門信息化”都忙得如火如荼,一套優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)將是企事業(yè)單位邁進(jìn)數(shù)碼時(shí)代的“基石”。一套優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)將會加快中小企業(yè)信息的步伐

OA辦公系統(tǒng)把單位的各個部門緊密聯(lián)系在一起,強(qiáng)化了機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工之間,部門之間的信息交流與協(xié)同工作,使得機(jī)構(gòu)內(nèi)部的辦公,業(yè)務(wù)流程都能在內(nèi)部局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行,相互間可以親密地交流協(xié)作!辦公的自動化讓工作就變得輕松有趣,更符合人性,更容易發(fā)揮普通人的智慧和積極性。

第三篇：OA辦公自動化方案

OA辦公自動化

方案書

2008年3月13日

目錄

第 1 章 概述...............................................................................................................2 1.1 什么是企業(yè)OA....................................................................錯誤！未定義書簽。1.2 企業(yè)OA的典型功能..........................................................................................3-4 1.3 如何實(shí)施企業(yè)OA...............................................................................................4-5 1.4 工作流管理應(yīng)具備的主要功能.........................................................................5-7 第 2 章 OA軟件的模塊功能介紹............................................................................7 2.1 基礎(chǔ)辦公模塊........................................................................................................7 2.1.1 個人辦公功能.....................................................................................................7 2.1.2 綜合行政功能..................................................................................................7-8 2.1.3 網(wǎng)上交流功能.....................................................................................................8 2.2 知識管理模塊........................................................................................................8 2.3 流程管理模塊........................................................................................................9 2.3.1 審批流轉(zhuǎn).............................................................................................................9 2.3.2 表單定義.............................................................................................................9 2.3.3 流程控制........................................................................................................9-10 2.3.4 代理授權(quán)與催辦...............................................................................................10 2.3.5 字段級的權(quán)限控制...........................................................................................10 2.3.6 統(tǒng)計(jì)分析...........................................................................................................10 2.4 公文處理模塊.................................................................................................10-11 2.5 企業(yè)報(bào)價(jià)中心模塊..............................................................................................11 第 3 章 OA助手...................................................................................11 3.1 OA助手功能....................................................................................................11-12

第1章 概述

1.1 什么是企業(yè)OA 辦公自動化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)是企業(yè)應(yīng)用軟件體系的重要組成部分。

企業(yè)OA系統(tǒng)，顧名思義，就是主要面向企業(yè)級的辦公應(yīng)用軟件系統(tǒng)。它不是象MS Office一樣的桌面(個人)辦公系統(tǒng)，而是主要著眼于企業(yè)的工作人員間的協(xié)同工作。

對于一個企業(yè)而言，不僅包括具體的生產(chǎn)、銷售、采購過程，也不僅包括財(cái)務(wù)、人力資源等專項(xiàng)管理，而且同時(shí)有著大量的日常辦公工作，有著大量不同職位、不同部門間的協(xié)同工作。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)就是通過應(yīng)用軟件為企業(yè)的日常辦公、協(xié)作提供支撐的平臺。

1.2 企業(yè)OA的典型功能

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)通常包括以下主要部分：工作流、協(xié)同工作、知識管理、公文處理、行政辦公等。

● 工作流一般包括可以對流程進(jìn)行配置的工具和能夠自動運(yùn)行的工作流引擎，通過工作流功能以電子化的方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)。

● 協(xié)同工作：以工作流引擎為基礎(chǔ)，為企業(yè)各部門員工提供了強(qiáng)有力的溝通手段。企業(yè)各部門可以在電子化的方式協(xié)同完成完整的業(yè)務(wù)流程，各環(huán)節(jié)可以有機(jī)結(jié)合，無縫銜接。對于各職位之間的協(xié)同工作情況可以進(jìn)行有效控制。

● 知識管理：對企業(yè)內(nèi)部的文檔進(jìn)行有序管理，提供強(qiáng)有力的檢索功能和權(quán)限控制。

● 公文處理：公文處理是辦公自動化中非常重要的組成部分。傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)往往以O(shè)A為核心，在現(xiàn)代以工作流為核心的企業(yè)OA中，公文也仍然占據(jù)重要地位。公文處理一般包括收、發(fā)文的管理、文件修改、審批，流程查看等，其中比較先進(jìn)的功能包括基于Word的文件處理和痕跡保留、進(jìn)展短信通知等。

● 行政辦公：一般在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程，如信息發(fā)布、會議管理、工作計(jì)劃、會議室預(yù)定、出差申請、辦公用品管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率。

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)經(jīng)歷了數(shù)代發(fā)展，目前形成了以工作流技術(shù)為核心、以B/S應(yīng)用模式為主流、多種支撐平臺并存的技術(shù)方向。

對于一個企業(yè)而言，成功實(shí)施企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)可以說是推動企業(yè)信息化發(fā)展的一條捷徑

1.3 如何成功實(shí)施企業(yè)OA 可能是由于開發(fā)的門檻比較低吧，也或者是與企業(yè)的主要業(yè)務(wù)（比如：產(chǎn)品開發(fā)、財(cái)務(wù)、進(jìn)銷存及生產(chǎn)管理等）沒有直接的關(guān)系，目前在企業(yè)的信息化工作中，大家對辦公自動化系統(tǒng)似乎不屑一顧。

但現(xiàn)在從我對辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展趨勢的認(rèn)識以及對企業(yè)實(shí)際需求的了解和感受來看，我并不認(rèn)為辦公自動化系統(tǒng)是可有可無的，我甚至認(rèn)為對大多數(shù)企業(yè)來說反而應(yīng)該優(yōu)先考慮應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)。理由如下：

１．企業(yè)普遍存在著部門內(nèi)和部門間的信息溝通和共享方面的問題；（需要一個信息交流和溝通平臺）

２．在企業(yè)的運(yùn)作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門間簽核流轉(zhuǎn)，特別是那些管理水平比較高、嚴(yán)格按照質(zhì)量認(rèn)證體系執(zhí)行的企業(yè)更是如此；（需要一個靈活的工作流處理機(jī)制和協(xié)同辦公系統(tǒng)）。

３．知識管理對企業(yè)來說，其作用已經(jīng)越來越重要了。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識和經(jīng)驗(yàn)盡快和盡可能地保留在公司的知識庫中，提供多種形式的共享和轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的智

力資源，這對于企業(yè)來說將是至關(guān)重要的；（需要建立企業(yè)的知識管理體系和系統(tǒng)）

４．企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出決策需要及時(shí)獲得來自各種渠道的信息和數(shù)據(jù)，包括企業(yè)外部的以及企業(yè)內(nèi)部的各種信息。如何將這些信息資源做到有效利用并能很快發(fā)布給相關(guān)人員（當(dāng)然包括各級領(lǐng)導(dǎo)）作為開展業(yè)務(wù)和做出決策的參考，也是企業(yè)非常重要和急需的需求；（需要有效的信息資源利用機(jī)制和整合信息的系統(tǒng)）

以上是從企業(yè)的應(yīng)用需求來看，急切需要具備上述功能的辦公自動化系統(tǒng)。

另一方面，從我國企業(yè)信息化的曲折歷程、投資效益以及目前的現(xiàn)狀來看，也應(yīng)該優(yōu)先考慮應(yīng)該辦公自動化系統(tǒng)：

１．有效利用硬件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和相應(yīng)的資金投入。由于辦公自動化系統(tǒng)可以涉及企業(yè)的每個部門的每個人員，所以對于那些已投入了很大的資金全面建立起了企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)來說，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用能充分發(fā)揮硬件網(wǎng)絡(luò)資源的效率；

２．與應(yīng)用類似ERP和PDM等軟件系統(tǒng)相比，應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)不僅投入小，而且實(shí)施應(yīng)用難度小，容易取得成功。對于我們的大多數(shù)企業(yè)來說，避開投入大、實(shí)施成功率很低的ERP等系統(tǒng)，先應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)將是一個明智的選擇。特別是我國的很多企業(yè)對信息化的認(rèn)識和基礎(chǔ)很有限，辦公自動化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用將很好的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及員工對企業(yè)信息化的認(rèn)識，提升企業(yè)信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)。同時(shí)能增強(qiáng)大家對信息化應(yīng)用的信心，以利于逐步應(yīng)用更艱難的ERP等系統(tǒng)。

總之，綜合來看，我覺得具有中國特色的企業(yè)信息化應(yīng)用之路至少應(yīng)該包括優(yōu)先考慮應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)。

1.4 工作流管理應(yīng)具備的主要功能

幾乎目前所有的辦公自動化系統(tǒng)，都把流程化管理作為必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。工作流管理一般應(yīng)該具備以下功能：

◆ 從使用角度：

＊ 表單的電子填報(bào)；

＊ 表單和事件在不同節(jié)點(diǎn)之間的自動流轉(zhuǎn)；

＊ 根據(jù)不同業(yè)務(wù)要求，使用不同的流程；

＊ 流程的動態(tài)化，比如典型的根據(jù)報(bào)銷金額的不同，相應(yīng)轉(zhuǎn)入不同人員審批；

＊ 靈活的簽批功能，包括轉(zhuǎn)發(fā)、抄送、批注等等；

◆ 從設(shè)計(jì)角度：

＊ 靈活的表單設(shè)計(jì)功能，一般應(yīng)該可以自由地放置標(biāo)簽、文本字段、選擇框、圖片等等，好一些的產(chǎn)品還可以增加明細(xì)內(nèi)容（比如，一個銷售訂單，包括訂貨方、日期等主表單中的內(nèi)容，也要包括訂貨的明細(xì)項(xiàng)目，即明細(xì)行）。

＊ 靈活的流程設(shè)計(jì)功能：可以根據(jù)職務(wù)、崗位、角色等，靈活設(shè)計(jì)各種流轉(zhuǎn)方式

◆ 從管理角度：

＊ 對于流程的監(jiān)控、定時(shí)提醒等功能；

＊ 人員的審批權(quán)限控制；

＊ 代辦（授權(quán)）功能：這是一個容易忽略、但非常重要的功能，如果一個人出差，可以將他的審批權(quán)限授權(quán)給其他人。

以上主要是從對知識、文檔的基本管理角度。然而，知識管理有更深刻的含義，就是不僅要電子化地管理企業(yè)的知識，而且要通過知識管理系統(tǒng)，推動企業(yè)知識的積累。因此，知識管理還應(yīng)該具備另外的一些重要功能：

＊ 閱讀統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)不同文檔被閱讀的次數(shù)，統(tǒng)計(jì)最受歡迎的文檔等等；

＊ 知識貢獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)各部門、員工貢獻(xiàn)的文檔的篇數(shù)等；

＊ 知識地圖：將不同內(nèi)容的文檔根據(jù)不同主題組織起來，提供快速掌握相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的指南；

＊ 與其他功能的關(guān)聯(lián)：與企業(yè)的客戶信息、項(xiàng)目信息、業(yè)務(wù)流程等建立緊密的關(guān)系，可以方便地查找相關(guān)的內(nèi)容。

協(xié)同辦公OA系統(tǒng)是功能強(qiáng)大、細(xì)致入微的協(xié)同辦公自動化平臺，它通過有效整合的基礎(chǔ)辦公、知識管理、流程管理、公文處理、報(bào)表中心等核心辦公需求，為企業(yè)迅速搭建起一 6

個協(xié)同、高效、集成的現(xiàn)代化的辦公自動化環(huán)境，使企業(yè)用最少的投入迅速提高企業(yè)的運(yùn)作效率，改進(jìn)對信息的掌握和利用，全面提升企業(yè)在信息化新時(shí)代的核心競爭力。

第2章OA軟件的模塊功能介紹

2.1基礎(chǔ)辦公模塊

在辦公OA系統(tǒng)里，最基本的功能就是基礎(chǔ)辦公模塊，基礎(chǔ)辦公模塊主要包含三方面的內(nèi)容。其一：個人辦公功能，其二：綜合行政功能，其三：網(wǎng)上交流功能。

2.1.1 個人辦公功能：

短消息

文件傳送

個人文件柜

電子郵件

手機(jī)短信

工作日程

工作日記

工作計(jì)劃

個人考勤

通訊錄

時(shí)間 & 任務(wù) 我的工作日程

他人工作日程

工作任務(wù)

工作日記

工作計(jì)劃

2.1.2 綜合行政功能：

考勤管理：

工作時(shí)間設(shè)定

補(bǔ)簽登記

請假登記

外出登記

出差登記

考勤查看

請假查詢

外出查詢

出差查詢

會議管理

車輛管理

辦公用品

圖書管理

固定資產(chǎn)

2.1.3網(wǎng)上交流功能：

論壇

投票

實(shí)時(shí)聊天

視頻會議

2.2知識管理模塊

單位的各種知識和資源的共享中心，相當(dāng)于一個信息庫，可以將單位所有資料分門別類的存放，便于日后方便的查閱，不同的類別設(shè)置不同的目錄，可以使成功案例、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學(xué)習(xí)、使用，快速提高?？梢杂上嚓P(guān)的人進(jìn)行負(fù)責(zé)，由此人負(fù)責(zé)對這個目錄賦予相關(guān)人一定的權(quán)限，允許其是否可以修改還是只讀，這樣就能保證單位的資料不被任何人進(jìn)行修改。知識管理既可以按資料來建不同的目錄，也可以按部門來建不同的目錄，同一部門的人只能進(jìn)自己部門的目錄來查詢資料，這樣也可以避免各部門之間材料的保密性。

知識管理最重要的特點(diǎn)就是能夠通過設(shè)置權(quán)限來保護(hù)機(jī)密資料的安全性。

2.3流程管理模塊

2.3.1審批流轉(zhuǎn)

審批流轉(zhuǎn)是協(xié)同辦公里最基本也是最重要的功能，通過審批流程管理，可以將一些常務(wù)工作固定化流程化，比如請假申請，轉(zhuǎn)正申請，離職申請等簡單的行政人事流程都可以通過電子化的審批流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行。而一些比較復(fù)雜的財(cái)務(wù)申請，比如出差借款申請，也同樣可以通過ENOA的審批管理輕松實(shí)現(xiàn)，通過表單設(shè)計(jì)，對表單里每個輸入字段進(jìn)行設(shè)置，可以分別對金額，部門，人員等字段進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，控制財(cái)政支出。

OA的流程管理主要包括下面幾個部分：

● 起草申請 ● 我的申請查詢 ● 待我審批

● 經(jīng)我審批 ● 表單管理 ● 審批管理

在協(xié)同辦公里，針對不同類別的表單進(jìn)行分類管理，客戶也可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行表單管理。

2.3.2表單定義

OA支持用戶靈活地定義表單，不僅支持表單格式、內(nèi)容的自定義，還支持明細(xì)表單（比如報(bào)銷單明細(xì)），從而實(shí)現(xiàn)表單中帶有明細(xì)條目的復(fù)雜表單。

2.3.3流程控制

OA提供了強(qiáng)有力的流程控制功能，我們來具體看看基于表單的流程是如何流轉(zhuǎn)，如何進(jìn)行相關(guān)統(tǒng)計(jì)的，這樣更能一目了然：

申請人提出財(cái)務(wù)借款申請（比如出差借款），先經(jīng)過本部門的經(jīng)理同意，再轉(zhuǎn)到歸屬部門總監(jiān)級領(lǐng)導(dǎo)審批，如果是市場系統(tǒng)，自動流轉(zhuǎn)到市場總監(jiān)審批，如果是硬件部門就自動到硬件部門總監(jiān)審批。當(dāng)然這其中又涉及到審批權(quán)限了，如果在一定范圍內(nèi)（比如借款３００ 9

０元以內(nèi)）自動流轉(zhuǎn)到上級歸屬部門審批，但如果超過范圍（比如超過３０００元），就要由總經(jīng)理來把關(guān)，統(tǒng)一匯總到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)備費(fèi)用，最后報(bào)請人力部門備案，以便季度結(jié)束計(jì)算部門的差旅費(fèi)用。

2.3.4代理授權(quán)與催辦

如果某個節(jié)點(diǎn)的審批人不在，可以把相關(guān)工作委托別人代理，此為代理或授權(quán)，如果長時(shí)間沒有審批動作，也可以設(shè)置系統(tǒng)強(qiáng)制通過或者催辦提醒。

2.3.5字段級的權(quán)限控制

在表單里，可以設(shè)置修改或?yàn)g覽權(quán)限，比如哪些人在哪個環(huán)節(jié)只能看到信息，不能修改信息（比如借款金額等），權(quán)限控制可以控制表單上每個字段。

2.3.6統(tǒng)計(jì)分析

由于表單里的每個字段都是單獨(dú)存入數(shù)據(jù)庫中，因此，協(xié)同辦公可以對表單里的任何字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和查詢，同時(shí)配合OA自有的報(bào)表系統(tǒng)生成各類審批報(bào)表，對各種單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分類分析，比如，某個部門一個季度出差情況及出差費(fèi)用，和預(yù)算進(jìn)行比較，是否超支，部門領(lǐng)導(dǎo)能隨時(shí)監(jiān)控部門的費(fèi)用情況。

OA對審批管理功能做了系統(tǒng)完整的優(yōu)化，使得審批上既可以做固定簡單的流轉(zhuǎn)功能，也能對復(fù)雜的條件流轉(zhuǎn)進(jìn)行做支持，并且對表單里的字段作詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，利用OA內(nèi)嵌的報(bào)表中心自動生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，從而完整地滿足企業(yè)對于流程管理的需求。

2.4公文處理模塊

公文處理模塊包括公文收文，公文發(fā)文兩大部分。

實(shí)際上公文收發(fā)都是一個完整的工作流，只不過由于格式固定，流轉(zhuǎn)固定，設(shè)置了公司的紅頭文件，更加正式，同樣他也可以附帶表單進(jìn)行流轉(zhuǎn)，但由于結(jié)構(gòu)不同，在公文收發(fā)中不能對表單里面的字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，這和流程管理中的表單流轉(zhuǎn)有所區(qū)別。但同時(shí)，他又比流程管理中復(fù)雜，比如增加了會簽，核對等步驟，使得公文的發(fā)放更加嚴(yán)肅和規(guī)范。

文檔在線編輯中或者流轉(zhuǎn)過程中，如果審核或?qū)徟藢δ承﹥?nèi)容有意見，可以在權(quán)限許可下直接在線編輯文檔，修改的文檔完全實(shí)現(xiàn)痕跡保留，即使多人對文檔內(nèi)容進(jìn)行刪除、添加、改動也可以清晰的識別出來。除了支持痕跡保留，象其他功能：電子印章——可以在文

檔上直接加蓋個人或單位的電子印章，電子印章采用加密形式確保安全。手寫簽名也同樣支持。

針對所有的收文和發(fā)文，都有發(fā)文監(jiān)控和收文監(jiān)控，擬稿人可以看到公文流轉(zhuǎn)的狀態(tài)已經(jīng)進(jìn)行到哪一步，在公文長期未反應(yīng)時(shí)可以進(jìn)行催辦，敦促流轉(zhuǎn)狀態(tài)盡快完成。

2.5企業(yè)報(bào)表中心模塊

OA的報(bào)表中心模塊提供了強(qiáng)有力的商業(yè)智能功能，幫助企業(yè)全面利用分散的數(shù)據(jù)，生成各類報(bào)表，對大量報(bào)表進(jìn)行分類管理，并提供了有效的權(quán)限控制機(jī)制。

通過報(bào)表中心，企業(yè)的高層管理者、部門經(jīng)理和不同職位上的業(yè)務(wù)人員都可以方便地通過各類報(bào)表，獲得企業(yè)不同數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行整理、匯總、分析，有效進(jìn)行企業(yè)績效管理，透視企業(yè)運(yùn)行情況，從而全面利用企業(yè)數(shù)據(jù)。

OA的報(bào)表中心采用了業(yè)內(nèi)最先進(jìn)的報(bào)表引擎來進(jìn)行報(bào)表的設(shè)計(jì)和展現(xiàn)，其方便易用的類Excel設(shè)計(jì)方式，強(qiáng)大的新一代報(bào)表模型，使用戶可以輕松完成各類復(fù)雜報(bào)表的設(shè)計(jì)。

OA的報(bào)表中心提供了強(qiáng)大的報(bào)表展現(xiàn)能力，可以在瀏覽器中靈活地查詢數(shù)據(jù)，方便查看各種復(fù)雜報(bào)表，進(jìn)行精確的預(yù)覽、打印和文件導(dǎo)出，同時(shí)能夠展現(xiàn)樣式豐富的圖表。

OA的報(bào)表中心提供了高效的用戶、報(bào)表與權(quán)限管理機(jī)制，可以建立多層次的報(bào)表分類管理體系，并且可以控制不同用戶、用戶組的權(quán)限，從而保證只有用戶才能看到與自己的相關(guān)的、被授權(quán)的報(bào)表，可靠地保證了企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息安全。

應(yīng)用OA的報(bào)表中心，將幫助企業(yè)在利用數(shù)據(jù)有效管理企業(yè)運(yùn)行方面跨上新的臺階。

第3章OA助手

3.1 OA助手的功能

OA助手的功能：實(shí)現(xiàn)在即時(shí)消息的收發(fā)。

當(dāng)然OA助手不僅僅提供這些功能，歸納為：

◆ 采用Web Service接口與服務(wù)器連接，實(shí)現(xiàn)WEB到桌面

◆ 使用類FTP技術(shù)實(shí)現(xiàn)大文件無阻上傳

◆ 隨客戶機(jī)的啟動自動與服務(wù)器連接，實(shí)時(shí)接收消息、文件

◆ 提供百余種界面皮膚，隨時(shí)更改，展現(xiàn)個性

◆ 點(diǎn)對點(diǎn)及群組離線聊天，方便溝通

◆ 聊天記錄直接保存到數(shù)據(jù)庫中，防止因個人計(jì)算機(jī)故障造成信息丟失，方便日后查閱

◆ 離線查看知識管理、規(guī)章制度、電子期刊，信息及時(shí)下載

第四篇：辦公自動化培訓(xùn)方案

辦公自動化培訓(xùn)方案

第一部分：Office

Word學(xué)習(xí)時(shí)間：1天 ? ? 表格的高級處理 制表位

第二部分：Office

Excel學(xué)習(xí)時(shí)間：1天 ? ? Excel公式格式 常用函數(shù)的使用

第一部分：Office PowerPoint：1天 ? ? ? ? ? ? ? 在幻燈片中插入多媒體 在幻燈片中插入SMartArt PowerPoint幻燈片動畫 超鏈接

動作按鈕與動作設(shè)置 PowerPoint幻燈片放映 PowerPoint放映時(shí)的控制

注：學(xué)習(xí)方法，早晨為理論知識的講座，下午為上機(jī)實(shí)際操作。

第五篇：辦公自動化競賽方案

辦公自動化（word、excel）競賽規(guī)程

服務(wù)外包系 辦公自動化（word、excel）競賽規(guī)程

一、參賽報(bào)名及比賽安排

（1）2013級全體學(xué)生。

（2）報(bào)名時(shí)間：3月17日至3月31日

二、競賽內(nèi)容與方式

1、競賽內(nèi)容

（1）Word文字信息處理

? 文檔的基本編輯方法

? 文檔的基本格式的編排

? 創(chuàng)建與編輯表格、繪制圖形

（2）Excel電子表格數(shù)據(jù)處理

? Excel基礎(chǔ)操作、編輯工作表中的數(shù)據(jù)

? 格式化工作表

? 應(yīng)用公式、數(shù)據(jù)的分析與處理

競賽項(xiàng)目說明： Word 2003、Excel 2003的操作。

（1）根據(jù)給定樣張進(jìn)行Word文字處理及排版操作。

（2）根據(jù)給定題目對Excel表格進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。

Word試題請用.doc提交，Excel試題請用.xls提交。

2、競賽時(shí)間

2014年5月5日

3、競賽方式

該項(xiàng)競賽為單人項(xiàng)目，上機(jī)操作，比賽時(shí)間60分鐘。

三、競賽設(shè)備及用具

提供滿足比賽要求硬件環(huán)境：

軟件環(huán)境：Windows XPSP3(中文版)、Microsoft Office 2003 SP3（中文版）

四、競賽規(guī)則和注意事項(xiàng)

辦公自動化（word、excel）競賽規(guī)程

服務(wù)外包系

1、競賽規(guī)則

參賽選手根據(jù)賽前給出的相關(guān)素材，完成作品。所有選手將在指定時(shí)間內(nèi)將完成的作品電子版發(fā)送到指定郵箱。

2、注意事項(xiàng)

（1）參賽選手應(yīng)嚴(yán)格遵守賽場紀(jì)律，服從指揮；（2）比賽前由監(jiān)考老師安排好參賽選手的機(jī)位；

（3）參賽選手須提前10分鐘入場，遲到超過30分鐘不得入場。選手在比賽中應(yīng)注意隨時(shí)存盤，由于設(shè)備故障延時(shí)只涉及故障處理時(shí)段；

（4）比賽過程中如發(fā)生機(jī)器故障，必須經(jīng)監(jiān)考老師確認(rèn)后方能更換機(jī)位。（5）嚴(yán)禁攜帶手機(jī)及其他存儲設(shè)備進(jìn)入競賽現(xiàn)場。

（6）選手使用Windows操作系統(tǒng)下的辦公軟件Word 2003、Excel 2003在60分鐘內(nèi)按樣張式樣或要求完成競賽題目。

（7）參賽選手在編輯排版以選手的班級和姓名作為文件名按指定的路徑保存，否則視為零分處理。

五、成績評定

六、獎項(xiàng)設(shè)置

一等獎：1名，二等獎：2名，三等獎：3名,優(yōu)秀獎：若干名。

服務(wù)外包系 2014-03-17