第一篇：談?wù)劥笮突顒硬邉澖M織需要把握的幾個環(huán)節(jié)

談?wù)劥笮突顒硬邉澖M織需要把握的幾個環(huán)節(jié)

編者按：策劃、籌備和組織大型會議、活動，是黨委辦公廳(室)各項工作中的一項十分重要的工作，具有一定的程序性和規(guī)律性，但也有許多特殊性、突發(fā)性的情況，值得我們認(rèn)真加以研究。擔(dān)負(fù)著北京奧運(yùn)會一系列大型活動策劃、組織工作的北京奧組委文化活動部，曾經(jīng)成功策劃、組織了許多大型會議、活動，積累了一些好的經(jīng)驗和做法。本期我們約請該部負(fù)責(zé)同志給大家介紹有關(guān)情況，希望能對承擔(dān)類似任務(wù)的秘書工作者提供借鑒。

策劃和組織大型活動，在很多領(lǐng)域都是非常重要的工作。其內(nèi)在的規(guī)律，值得我們認(rèn)真加以研究。由于工作的需要和歷史的機(jī)遇，我先后參與了香港回歸慶典、澳門回歸慶典、建國50周年慶典等大型活動的籌備工作。目前，我所在的北京奧組委文化活動部，正在進(jìn)行和2008年北京奧運(yùn)會有關(guān)的一系列大型活動的創(chuàng)意與策劃。關(guān)于在大型活動策劃組織時應(yīng)當(dāng)把握哪些環(huán)節(jié)，自己在工作中有一些心得和體會，在這里與大家交流探討。不當(dāng)之處，還望批評指正。

第一，緊扣主題。抓住主題是做好大型活動的前提和基礎(chǔ)。確定了主題，整個活動就有了靈魂。不管是什么活動，都必須有一個明確的主題，所有的設(shè)計和構(gòu)思都要圍繞這個主題來開展。比如世界青年田徑錦標(biāo)賽開幕式的題目是“加油·青春”，以青春為主題，主要突出青春的感覺和青年的特點。第21屆世界大學(xué)生運(yùn)動會的開幕式叫“HELLO21”，象征21世紀(jì)這個主題。2008年北京奧運(yùn)會開幕式的題目也是要緊扣主題的，這個題目我們已經(jīng)有了初步的構(gòu)想，但出于保密的原因，現(xiàn)在還不能告訴大家，但肯定是圍繞“同一個世界，同一個夢想”這個主題的。

第二，精心選材。無論策劃大活動還是小活動，都要精心地去選材。有時只通過一個側(cè)面的展現(xiàn)，便可以反映出非常深刻的東西。比如今年年初意大利都靈冬奧會開幕式，就使用了高度凝練的舞臺、形象和肢體語言，概括了意大利的文化，起到了“四兩撥千斤”的作用，讓人覺得很經(jīng)典。最值得意大利人驕傲的是文藝復(fù)興運(yùn)動，這怎樣在活動中表現(xiàn)出來呢?設(shè)計者精心選材，搞了一場叫“盛宴”的表演。讓演員扮演主婦在準(zhǔn)備一場大餐，表明意大利曾經(jīng)給世界奉獻(xiàn)了一頓“文化大餐”，用這個代表文藝復(fù)興。意大利現(xiàn)代什么最出名?服裝。大家可能知道，意大利最知名的服裝品牌是AMANI。他們讓入場式上的工作人員全部穿上這個牌子的服裝，上面印有古堡的圖案，還能亮燈，不用任何語言就能讓全世界知道這是意大利的東西。還是在這個開幕式的演出當(dāng)中，場內(nèi)突然開進(jìn)一輛法拉利跑車，令人異常震驚。而這別出心裁的一幕，至少達(dá)到了這樣一個效果，即表明他們國家的汽車工業(yè)也是在世界上是領(lǐng)先的，體現(xiàn)了他們發(fā)達(dá)的工業(yè)水平。中間的串場也是精心設(shè)計的，組委會安排速滑人員穿著速滑鞋，背著火焰噴射器繞著場子滑行，這又強(qiáng)化了這次冬奧會的主題——“激情在這里燃燒”。最經(jīng)典的是開幕式的尾聲，一個神父朗誦了一段但丁的《神曲》之后，帕瓦羅蒂唱起了意大利歌劇，整個儀式在高亢雄渾的歌聲中緩緩落幕。這個開幕式讓人激情澎湃，回味悠長。意大利人精心選取具有代表性的典型材料，并把這些典型材料有機(jī)地糅合在一起，做成了一個別具特色的開幕式。

眼下，離2008年北京奧運(yùn)會開幕已經(jīng)不到兩年的時間了，奧運(yùn)會的各項準(zhǔn)備工作正在緊鑼

密鼓地進(jìn)行。我們北京奧組委文化活動部也正在緊張進(jìn)行開、閉幕式策劃組織工作，這是一次全新的挑戰(zhàn)。最大的困難是我們沒有同時做四場大型活動(奧運(yùn)會的開、閉幕式和殘奧會的開、閉幕式)的經(jīng)驗。這是一項龐大的工程，要分出四個班子、四個場地同時排練，藝術(shù)風(fēng)格要統(tǒng)一，還要各具特色，難度可想而知。四場活動之中，開幕式最引人注目，策劃難度也最大。開幕式共3個多小時，其中入場式2個小時，給我們1個小時的表演時間。以往歷屆奧運(yùn)會主辦國都要利用這1個小時充分展示本國的文化。在這方面，像美國、澳大利亞等這些國家相對比較好辦，因為他們的歷史都不算很長，沒有太多的文化傳統(tǒng)。而我們中國的歷史太悠久了，文化的積淀太深厚了，那么多燦爛的文化成果到底選擇哪些?以什么形式、從哪個角度來表現(xiàn)?這就需要我們精心選材，慎重取舍。

第三，著意創(chuàng)新。在策劃一項大型活動時，我們采用的表現(xiàn)形式和表現(xiàn)手法一定要創(chuàng)新，一定要用創(chuàng)新的意識來研究活動的表現(xiàn)形式和表現(xiàn)手法，不能走別人的老路。只要在表現(xiàn)形式上有所創(chuàng)新，即使這個活動還有這樣那樣的不足，但總體的層次就上去了。

舉一個我親身經(jīng)歷的例子。1998年4月28日，我當(dāng)時所在的單位接受了一項重要任務(wù)——策劃組織國慶50周年慶典群眾游行活動，組織上任命我為國慶群眾游行活動副總指揮。怎樣才能把群眾游行活動做好，做出新意，完成中央交給的任務(wù)?這對我們來說是一個非常大的挑戰(zhàn)。當(dāng)時我們手頭只有一份中央關(guān)于做好國慶50周年慶?；顒拥奈募?。這份文件僅僅對活動提出了一個原則意見，就是隆重、熱烈，注重效果，注意節(jié)儉，要展現(xiàn)我們黨在新中國時期50年的奮斗歷程，展現(xiàn)我們國家50年來取得的偉大成就。為了策劃出一個形式新穎、主題深刻的游行活動方案，我和同事們想了很多辦法，請教了很多專家，把能搜集到的國內(nèi)外相關(guān)活動的資料全都找來參考，像巴西里約熱內(nèi)盧的狂歡節(jié)——“桑巴節(jié)”、俄羅斯莫斯科建城850周年慶典、朝鮮國慶等相關(guān)活動的資料我們更是反復(fù)觀看，仔細(xì)研究。后來我們達(dá)成了共識——群眾游行既不能照抄國外節(jié)日慶典的形式，也不能完全做成歷年國慶游行那樣整齊劃一的形式，必須開拓創(chuàng)新。于是，我們所有參與活動策劃的同志聚在一起，開始進(jìn)行創(chuàng)意。創(chuàng)意是創(chuàng)新最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。好的創(chuàng)意能夠出奇制勝，帶來非常好的效果。

我們進(jìn)行創(chuàng)意的過程是非常民主的，這個過程我們稱之為“神仙會”。每個人都不受任何限制，集思廣益，出謀劃策，在掌握、分析大量信息的基礎(chǔ)上力求碰撞出靈感的火花。通過“神仙會”，我們逐步理出一個創(chuàng)新的思路：把50年來黨的三代領(lǐng)導(dǎo)集體帶領(lǐng)全國人民進(jìn)行社會主義革命和建設(shè)的輝煌成就，作為游行活動的三個篇章來表現(xiàn)，充分體現(xiàn)黨的三代領(lǐng)導(dǎo)集體的豐功偉績。開篇是群眾游行方隊抬著一幅毛澤東同志在開國大典上講話的巨幅畫像游行。緊接著的幾個游行方隊，我們用毛澤東同志的幾首著名詩詞中的名句命名，如“敢教日月?lián)Q新天”、“喜看稻菽千重浪”、“數(shù)風(fēng)流人物還看今朝”等，用高度概括的方法再現(xiàn)歷史。第二個篇章是改革篇，游行隊伍高舉鄧小平同志在天安門城樓國慶35周年大典上揮手的巨幅畫像，后面的游行隊伍著意表現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、文化、教育、衛(wèi)生及科技領(lǐng)域取得的成就。第三個是發(fā)展篇，游行隊伍高舉江澤民同志在中央全會上作報告的巨幅畫像，緊隨其后的是全國各個省市自治區(qū)的彩車，象征著全國各族人民緊密團(tuán)結(jié)、萬眾一心，開拓奮進(jìn)，全面建設(shè)有中國特色社會主義的壯志豪情。這個富有創(chuàng)意的群眾游行活動方案得到了上級的肯定。1998年8月10號，黨中央在北戴河開會時批準(zhǔn)了這個方案。后來的實踐證明，我們游行活動的創(chuàng)意是非常成功的。

在技術(shù)上也可以講究一點創(chuàng)新，我還是舉都靈冬奧會的例子。組委會在開幕式上采用了一種很吸引人卻也有一定風(fēng)險的技術(shù)，但以前從來沒有人把它用在文藝表演上。他們借鑒“風(fēng)洞”

技術(shù)，做了一個很大的出風(fēng)口，把人放在風(fēng)口上讓風(fēng)吹起來，這樣人在空中飄飄欲仙，還可以做一些高難動作。這個技術(shù)不算是新的，但是把它運(yùn)用在表演上卻是一個創(chuàng)新，效果非常好，一下子就把觀眾的“眼球”抓住了。

第四，科學(xué)組織。這主要指的是要建立科學(xué)、合理的組織實施架構(gòu)。策劃組織大型活動一般要涉及多個部門，需要很多人的密切配合，所以建立一個精干、高效的組織實施架構(gòu)非常重要。如果活動組織實施的架構(gòu)設(shè)計得不好，在實施時就可能會事倍功半；如果組織實施的架構(gòu)設(shè)計得好，就能達(dá)到事半功倍的效果。組織不同的活動，其最佳組織架構(gòu)也會不一樣。搞小活動設(shè)置小的組織架構(gòu)，搞大活動設(shè)置大的組織架構(gòu)。在國際上，搞大型活動通常采用三角形的管理架構(gòu)。最高層叫決策層，我們一般叫作領(lǐng)導(dǎo)小組。第二層叫管理層，就是活動的工作部門。第三層叫實施層，是具體執(zhí)行、落實各項決策和任務(wù)的。我們的很多大型活動(包括奧運(yùn)會)也是這樣去做的。

組織實施架構(gòu)的科學(xué)合理在活動過程中的作用十分重要。建國50周年慶典時，我們策劃組織群眾游行活動，當(dāng)時這個游行隊伍有24萬人，是一個非常龐大的隊伍，如果沒有一個合理的指揮系統(tǒng)，就會亂成一鍋粥。為了使上級的指令能以最快速度變成游行方隊每一個人的行動，我們設(shè)立了橫向和縱向共9個指揮部，有工業(yè)指揮部、農(nóng)業(yè)指揮部、文體指揮部、行進(jìn)指揮部和彩車指揮部等，每個指揮部下面又分了很多小的指揮部，這樣就可以把指揮的觸角延伸到每一個游行方陣的每一行、每一列。在群眾游行隊伍即將出發(fā)前約2個小時，一個突發(fā)事件考驗了我們這個組織架構(gòu)的有效性。當(dāng)時，保衛(wèi)部門在準(zhǔn)備參加群眾游行的隊伍中突然發(fā)現(xiàn)了一個安全隱患。按照上級要求，必須在1小時之內(nèi)消除這個隱患，這就是說，要在這樣短的時間內(nèi)，把參加游行的24萬人逐個過一遍“篩子”。24萬人過“篩子”，工作量之大可想而知，按照一般的程序和步驟，沒有十幾個小時的時間根本完不成這項任務(wù)。但由于我們有一個合理的組織實施架構(gòu)，游行指揮部的檢查命令下達(dá)之后，我們僅用了55分鐘，就將24萬人一個不漏地篩查了一遍，將問題解決了。

第五，注重細(xì)節(jié)。在各種大型活動中，細(xì)節(jié)問題都極為重要。像亂了場次這樣的大問題一般都不會出，要出的全是細(xì)節(jié)問題。一是政治細(xì)節(jié)。策劃組織大型活動一定要講政治，在活動中凡是涉及到國家關(guān)系、國際政治或其他敏感問題的，必須認(rèn)真考慮各種細(xì)節(jié)，精心安排，千萬不要出紕漏。今年8月份，在北京舉辦了世界杯女子壘球錦標(biāo)賽，因為這是北京奧運(yùn)會組織水平的測試賽，所以我們奧組委全程介入了。在演練入場式時，我們發(fā)現(xiàn)了一個問題，當(dāng)時入場國家的排列順序是按照漢字筆畫順序排列的，運(yùn)動員入場時，我們的國旗和某國國旗緊挨在一起，這樣有可能會引起不必要的誤會。一定要想辦法錯開。于是我們就改用英文排序，避免了這個問題。二是組織細(xì)節(jié)。這種細(xì)節(jié)最能反映組織者的工作水平。哪怕只是一個微小的組織細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題，也有可能釀成大錯。只要是我策劃組織的活動，在實施前，我都要把每一個細(xì)節(jié)在腦子里過一遍“電影”，看看哪一個環(huán)節(jié)還沒有銜接上，還有沒有安全隱患。還以上面提到的世界女壘錦標(biāo)賽為例，比賽9點開幕。8點40分，我把各個細(xì)節(jié)在腦子里過完“電影”，然后再對各個環(huán)節(jié)做最后一次檢查，這時我偶然發(fā)現(xiàn)，準(zhǔn)備在開幕式結(jié)束時給卡通人充氣用的電源插頭已經(jīng)燒得發(fā)燙了，于是馬上更換。如果我們在事前沒有發(fā)現(xiàn)這個細(xì)節(jié)，一旦這個電源插頭燒了，到開幕式高潮時卡通人充不了氣立不起來，那就出大洋相了。

關(guān)于細(xì)節(jié)問題，我們這些年來總結(jié)出一條經(jīng)驗，就是要“不厭其煩，不厭其細(xì)，不厭其啰嗦”，意思是說在策劃組織大型活動時，已經(jīng)檢查了100遍的細(xì)節(jié)，還要再確認(rèn)一遍；已經(jīng)交代了

100遍的事情，還要再叮囑一遍。只有這樣，才有可能使我們的工作“百密而無一疏”，才能確?；顒映晒?。

第二篇：大型活動策劃與組織

一、大型活動的定義

大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。這一定義要把握三個重要概念：

第一、大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力、，這是大型活動的目標(biāo)。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。

第二、要有計劃性。凡事都應(yīng)有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。

第三、眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而且還在于活動的質(zhì)量的高低和影響力的大小，對于校園活動來說要看其是否能真正意義上打造社團(tuán)精品并促進(jìn)校園文化建設(shè)。

二、大型活動的策劃

從程序上說，大型活動策劃和實施，一般要經(jīng)過以下幾步：

第一、立項。就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。第二、進(jìn)行調(diào)查和可行性研究?？尚行匝芯?，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的校園適應(yīng)性，包括校園環(huán)境和活動范圍的適應(yīng)性。財力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費用？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設(shè)施問題，等等這些都是我們要進(jìn)行可行性研究的范疇。

第三、提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意。

第四、方案論證。

1、成立活動籌備組，召開籌備會議。由籌備組成員共同協(xié)商對本次活動進(jìn)行宏觀總策劃，最終將活動涉及到的工作分成諸如宣傳、外聯(lián)、物品籌備、節(jié)目等幾大部分，并將每一項工作選出負(fù)責(zé)人，同時選出本次活動的總負(fù)責(zé)人。

2、根據(jù)籌備會議精神，認(rèn)真制定活動計劃書，將其作為工作的指南，一切行動原則上必須按照活動計劃書進(jìn)行，同時將活動程序表、活動日程安排表等關(guān)于活動的基本資料打印裝訂成冊，保證個負(fù)責(zé)人人手一份，這樣有利于活動的有序進(jìn)行。

3、各分項負(fù)責(zé)人，組織自己小組成員展開工作，在工作中要分工明確，責(zé)任明晰，權(quán)利對等，但各負(fù)責(zé)人要以會議或座談等形式及時進(jìn)行溝通和聯(lián)系、團(tuán)結(jié)協(xié)作，這樣以便隨時了解活動的進(jìn)程，同時要向自己上一級的領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，對在自己經(jīng)驗和能力范圍內(nèi)無法解決的問題提出援助要求。

4、最后的一點是總結(jié)提高。對社團(tuán)活動而言，要不斷總結(jié)、反思，做到既有一定的模式，又有突破和創(chuàng)新，而非一直在一個套路中打轉(zhuǎn)。不開動腦筋，不去創(chuàng)造一些學(xué)生喜聞樂見的新活動，社團(tuán)活動就會缺乏吸引、缺乏新意。要使社團(tuán)充滿活力，一定要解放思想，在實踐中摸索，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。這樣的社團(tuán)才會永葆生機(jī)，活動才能凝聚人心，匯聚人氣，社團(tuán)之路才會越走越寬廣。

三、操作實施過程應(yīng)注意的問題

1、進(jìn)行必要的現(xiàn)場模擬。從經(jīng)驗看，我們應(yīng)該非常重視計劃方案的現(xiàn)場模擬。我們看到一些協(xié)會的活動，都存在這樣的問題：計劃很好，但是由于缺少演練或彩排，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn)行現(xiàn)場模擬。

2、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序，這在活動中其實就是對細(xì)節(jié)的把握和處理。

3、方案培訓(xùn)。在大型活動里，為了保證活動參與人員的素質(zhì)，進(jìn)行培訓(xùn)顯得尤為重要，這樣不但保證了活動的質(zhì)量，而且會極大地調(diào)動活動參與人員的積極性，使其感覺到參加活動的意義在于學(xué)習(xí)和自身素質(zhì)的提高而不是最終的輸贏，更重要的是維護(hù)了社團(tuán)的聲譽(yù)和影響力。比如音樂愛好者協(xié)會、舞蹈協(xié)會、風(fēng)行吉他社、演講與辯論協(xié)會、各球類協(xié)會在舉辦活動的時候都可以進(jìn)行培訓(xùn)，同時培訓(xùn)還有一層意思是是對活動工作人員培訓(xùn)，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策劃實施提供建設(shè)性的勞動，因而需要對工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力，這些往往以講座、專門輔導(dǎo)、召開會議等進(jìn)行，既簡便又高效。

四、策劃的技巧

在策劃方面講兩個技巧性的問題，一個是策劃的“眼”，這個“眼”的概念是我從文章的“文眼”，或者唱歌的“歌眼”引申出來的。大型活動策劃需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，像一個文眼，歌眼，我們的活動之眼，這時候往往是我們創(chuàng)意大型活動過程中應(yīng)該重點考慮的問題，要有高潮，要有精彩的地方，要把這個活動表達(dá)的更有傳播性，關(guān)鍵看這個高潮是不是設(shè)計的好？如果一個活動創(chuàng)意的核心在哪里？這應(yīng)該是關(guān)鍵。

五、大型活動策劃案例

社團(tuán)十周年慶典

十載風(fēng)雨，十載收獲，社團(tuán)的十年是不同尋常的十年，十年意味著所有社團(tuán)人不懈的努力、無悔的追求和頑強(qiáng)的拼搏。為了見證社團(tuán)十年的發(fā)展，我們把社團(tuán)十周年慶典的相關(guān)活動作為了工作的重點和核心。為了籌備好本次慶典，在學(xué)期之初常委會成員馬上成立了籌備組，對本次慶典進(jìn)行了宏觀規(guī)劃，同時將工作分為活動組、公關(guān)組、宣傳組、日常管理組，并一致通過由張志鵬主席帶領(lǐng)公關(guān)部、秘書部負(fù)責(zé)公關(guān)組和日常管理組的工作；由肖英杰副主席帶領(lǐng)活動策劃部負(fù)責(zé)活動組的工作；由彭濤副主席帶領(lǐng)宣傳部進(jìn)行宣傳組的工作。

經(jīng)過籌備會議的招開，活動策劃部馬上依據(jù)會議精神制定出活動計劃書，并對各協(xié)會上報的協(xié)會系列活動進(jìn)行審核和指導(dǎo)同時也展開了慶典晚會節(jié)目征集工作；公關(guān)部獨立召開了全體公關(guān)人員會議，對本次慶典所需經(jīng)費進(jìn)行了合理分析并進(jìn)行了對我校周邊商家基本情況的分析，同時交流了拉贊助的方法及措施，他們在選定商家后便及時開始了經(jīng)費籌集工作。

宣傳部展開了慶典的相關(guān)宣傳活動，他們?yōu)楦鲄f(xié)會的活動進(jìn)行及時的宣傳并積極的籌備社團(tuán)宣傳手冊；秘書部在作好慶典的相關(guān)工作的同時，主要負(fù)責(zé)社團(tuán)的日?？己撕凸芾?。就這樣一切工作進(jìn)入了正常軌道。在各項工作有序開展的過程中，我們更注重的是相互協(xié)作的團(tuán)隊精神培養(yǎng)。社團(tuán)四大職能部門于每周三匯報工作進(jìn)展情況，并及時總結(jié)分析近期工作開展情況。公關(guān)部在成功取得商家贊助意愿時，其他三大部協(xié)助公關(guān)部共同與商家進(jìn)行談判并簽訂合作意向書；由于慶典期間各協(xié)會活動較多，活動策劃部不能對每一項活動進(jìn)行協(xié)助和考核，因而其他三部門也積極配合活動策劃部的工作，幫助各協(xié)會活動開展活動。在慶典晚會的當(dāng)天公關(guān)部、宣傳部負(fù)責(zé)嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)的接待；秘書部負(fù)責(zé)社團(tuán)成員的入場、落座，熒光棒發(fā)放等工作；活動策劃部負(fù)責(zé)演員的化妝及舞臺的布置。

社團(tuán)十年慶典取得了圓滿的成功，我們的工作始終能有條不紊的開展，首先源于嚴(yán)密、細(xì)致、合理的工作計劃，再就是各部門及各協(xié)會人員對工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)，實干+精干+巧干的結(jié)果，同時我們得到的深刻啟示是大型活動的程序繁瑣復(fù)雜，因而明確分工、各斯其職、及時協(xié)調(diào)、相互合作是我們必須堅持的原則和工作的方法。

第三篇：大型活動組織與策劃

大型活動策劃與管理

大型活動策劃和實施是公關(guān)工作常用的技術(shù)手段。要有效地進(jìn)行大型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動？哪些單位或在什么樣的情況下使用大型活動？大型活動策劃有什么技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利于把大型活動組織的更加完善。

大型活動的定義

大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。這一定義要把握三個重要概念：

第一，大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。如一個產(chǎn)品要進(jìn)入一個中心城市，恐怕要花數(shù)百萬元的傳播費用。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。經(jīng)常有這樣一些廠家，看到人家公司慶典活動，他也要做慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規(guī)模更大、規(guī)格更高，但不知為什么,在活動中要傳播什么信息也不清楚，顯然沒有目的性。

第二，要有計劃性。凡事都應(yīng)有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。

第三，眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。一個單位有一萬個職工，要開一個全體大會，也是眾多人參與，你能說這是大型活動嗎？大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。

大型活動的特點

1、必須有鮮明的目的性。

圍繞整個組織機(jī)構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的。一些院校討論這個問題的時候，很多學(xué)生喜歡問：假如一個機(jī)構(gòu)的公關(guān)目標(biāo)跟社會需求發(fā)生矛盾時，你作為該機(jī)構(gòu)的公關(guān)顧問，應(yīng)該怎樣處理這個問題？其實一個組織的形象只有永遠(yuǎn)與社會協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會環(huán)境中樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時占領(lǐng)了銷售市場，或者說提高了市場占有率，但最終還是要退出這個市場的。

國內(nèi)過去有這樣一個案例：商場為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場里走來走去，這絕對不符合公關(guān)的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對樹立企業(yè)的良好形象絕沒有好處。因此，活動的目的性應(yīng)該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在某一個企業(yè)的立場上。

2、廣泛的社會傳播性。

公關(guān)的大型活動本身就是一個傳播媒體，其作用像一個大眾傳播媒介，只不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，還應(yīng)該注意到活動本身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是在策劃大型活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。

3、嚴(yán)密的操作性。

在組織大型活動的過程中，給成功與失敗的機(jī)會只有一次。因為大型活動不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補(bǔ)了。成都5月份因為施放廣告汽球，使8架本應(yīng)在成都降落的飛機(jī)在其他城市迫降。報紙上也經(jīng)常有這方面的報道：某某個活動由于管理不善發(fā)生人員傷亡或重大財產(chǎn)損失，這個活動的策劃人員、組織人員或領(lǐng)導(dǎo)者因此被撤職或判刑。所以，大型活動的策劃與實施的周密性，絕對不能掉以輕心。

4、高投資性。

一個大型活動往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。可以提倡一個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神，但高投資是最基本的特點。如果不是特別的需要，一般不要動輒使用大型活動的手段。

從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行：

第一、立項，就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。

第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查，大家很清楚，不詳細(xì)闡述，但大型活動策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關(guān)于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。

可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應(yīng)性，包括社會環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性。財力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于宣傳方面節(jié)省費用？如果投放媒介做廣告，比做大型活動更有效，大型活動就不一定做了。還有社會物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動需要動用許多社會物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要那些應(yīng)變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設(shè)施問題，這些都是要進(jìn)行可行性研究的范疇。

第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意。除了個人創(chuàng)意外，要特別強(qiáng)調(diào)群體創(chuàng)意的概念?？坎煌瑢W(xué)科的組合群體策劃。作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個學(xué)科的綜合和集體的智慧。

第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。

操作實施過程應(yīng)注意的問題：

1、實施操作設(shè)計

必須非常重視實施方案的操作設(shè)計。一些單位組織的活動，甚至是專業(yè)機(jī)構(gòu)承接的活動，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設(shè)計，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn)行操作設(shè)計，操作設(shè)計必須包括比較準(zhǔn)確的財務(wù)預(yù)算，因為很多單位做活動，預(yù)算做100萬，最后花了160萬，從現(xiàn)代管理考核這個活動，就不能說是成功的。

2、辦理審批手續(xù)

有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。

3、實施操作程序的管理

程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。

4、方案培訓(xùn)

在大型活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設(shè)性的勞動，因而需要對工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力。

5、設(shè)計評估標(biāo)準(zhǔn)

一個大型活動的評估應(yīng)該有一個準(zhǔn)確的評估標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評估標(biāo)準(zhǔn)方案，包括客戶很少要求做評估方案，更不愿意付出費用，讓專業(yè)公司給他做評估報告。評估標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該在策劃的時候把它設(shè)計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以后，根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)作出科學(xué)評估。

策劃的技巧

策劃的技巧很多，其中比較優(yōu)勢的兩種方法。

一、是創(chuàng)造活動的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。上中學(xué)時讀過朱自清的散文《背影》，他用白描的手法寫出父親買橘子的一段，是最具傳神的地方，這就是文眼。唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不會全部唱出，但是你一聽就能記下一兩句，你記下的就是最精彩之處，說明了這是最具有傳播性的地方，這就是歌眼所在。大型活動策劃同樣需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，要有高潮，要把這個環(huán)節(jié)設(shè)計得更有傳播性，這是大型活動創(chuàng)意的核心和關(guān)鍵。

二、是應(yīng)該有一個比較能夠表達(dá)我們主題的氛圍設(shè)計，今天大家在大會會場看到大會主題形象宣傳板，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳板帶出這次大會主題氛圍，也帶出了國際公共關(guān)系交流的概念，這是很用心思的策劃。應(yīng)該重視通過場地的設(shè)計，氣氛的設(shè)計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個活動環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了場地上的創(chuàng)意。

在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動。

舉辦大型活動的相關(guān)程序和法律規(guī)定

活動策劃階段 從程序上說，大型活動策劃和實施，要按照科學(xué)的管理步驟來執(zhí)行：

第一，立項。就是要把活動作為一個項目確定下來。

第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。項目管理者聯(lián)盟，項目管理問題。

第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意?？坎煌瑢W(xué)科的組合群體策劃，需要多個學(xué)科的綜合和集體的智慧。

第四，方案論證。通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。

辦理審批手續(xù)

根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)提出申請，待取得相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實施。

一般常見的活動，主要需要報批的主要有文化廳（局）、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個部門，其他的申報行政機(jī)關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機(jī)會比較少，主要以上面四個機(jī)關(guān)居多。具體情況如下：

1、需要向地方文化部門報批的方面。

需要向地方文化部門報批的主要是活動中的演出方面，由于大多活動都或多或少帶有一定的表演內(nèi)容，根據(jù)《營業(yè)性演出管理條例實施細(xì)則》第三十條規(guī)定任何單位舉辦營業(yè)性演出活動，都應(yīng)當(dāng)委托演出公司承辦，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)?！稜I業(yè)性演出管理條例》第三十二條規(guī)定，占用公園、廣場、街道、賓館、飯店、體育場（館）或者其他非營業(yè)性演出場所舉辦營業(yè)性演出活動的，應(yīng)當(dāng)報經(jīng)當(dāng)?shù)乜h級以上地方人民政府文化行政部門、公安機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門批準(zhǔn)。項目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。

申請時應(yīng)提交的文件有：

（1）演出申請書；

（2）與演出相關(guān)的各類演出合同文本；

（3）演出節(jié)目內(nèi)容材料；

（4）營業(yè)性文藝表演團(tuán)體的《演出證》?！稜I業(yè)性演出管理條例》所稱營業(yè)性演出包括下列方式：

（1）售票或者包場的；

（2）支付演出單位或者個人報酬的；

（3）以演出為媒介進(jìn)行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷的；

（4）有贊助或者捐助的；

（5）以其他經(jīng)營方式組織演出的。

其他有關(guān)詳細(xì)規(guī)定參閱《營業(yè)性演出管理條例》和《營業(yè)性演出管理條例實施細(xì)則》。

2、關(guān)于公安部門的報批項目管理者聯(lián)盟，項目管理問題。

為了保證各項活動的正常進(jìn)行，維護(hù)社會治安秩序和公共安全，保護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，公民、法人或其他組織在舉行活動之前必須報縣級以上公安部門申請批準(zhǔn)。申請時提交以下文件：

（1）活動方案和說明；

（2）活動安全保衛(wèi)工作方案；項目管理者聯(lián)盟，項目管理問題。

（3）場地管理者出具的同意使用證明；

（4）申請人身份證明及無違法犯罪記錄等；項目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。

（5）法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定須經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)的活動，應(yīng)當(dāng)同時提交有關(guān)批準(zhǔn)文件。

其中活動安全保衛(wèi)工作方案主要包括：

（1）活動的時間、地點、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；

（2）安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識別標(biāo)志；

（3）場地建筑和設(shè)施的消防、安全情況；

（4）入場票證的管理、查驗措施；

（5）場地人員的核定容量；

（6）迅速疏散人員的預(yù)備措施。

以上方面最易被人疏忽的是入場票證的管理、查驗措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動的時候，入場票證必須經(jīng)過公安部門的防偽監(jiān)制，即使各種工作人員佩戴的工作證件也須經(jīng)公安部門查驗。另外在活動的參加人員數(shù)量方面，群眾性文化體育活動的參加人數(shù)在二百人以上三千人以下的，由縣級公安機(jī)關(guān)許可；人數(shù)在三千人以上的，由地（市）級公安機(jī)關(guān)許可；跨地區(qū)的群眾性文化體育活動，由共同的上一級公安機(jī)關(guān)許可。作出許可的公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向上一級公安機(jī)關(guān)備案。公安機(jī)關(guān)對二百人以下的群眾性文化體育活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。

其他有關(guān)公安報批方面的詳細(xì)規(guī)定參閱《群眾性文化體育活動治安管理辦法》。

3、關(guān)于環(huán)衛(wèi)部門的審批

對于環(huán)衛(wèi)部門主要是針對戶外的一些橫幅、豎幅等與市容和環(huán)境有關(guān)的宣傳方面的審批。其他的詳細(xì)規(guī)定可到環(huán)衛(wèi)部門咨詢。

4、關(guān)于消防部門的審批

消防部門主要針對活動場地的消防設(shè)施和措施進(jìn)行審查，像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。另外在各種活動中的舞臺或展位搭建方案包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經(jīng)過主辦單位或消防部門的審批?！吨腥A人民共和國消防法》第十三條規(guī)定，舉辦大型集會、焰火晚會、燈會等群眾性活動，具有火災(zāi)危險的，主辦單位應(yīng)當(dāng)制定滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案，落實消防安全措施，并向公安消防機(jī)構(gòu)申報，經(jīng)公安消防機(jī)構(gòu)對活動現(xiàn)場進(jìn)行消防安全檢查合格后，方可舉辦。

詳細(xì)規(guī)定請參閱《中華人民共和國消防法》或到有關(guān)消防部門咨詢。

以上只是一些在舉辦活動中最常見的相關(guān)法規(guī)和申報程序，但在實際過程中一定會遇到更多的問題，在舉辦活動之前應(yīng)多方考慮，多方咨詢，特別活動中有特殊內(nèi)容時一定要預(yù)先征得相關(guān)部門的同意，以免出現(xiàn)不必要的問題。

活動籌備計劃的擬定

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?；顒踊I備計劃是有效地協(xié)調(diào)各項工作、推動各項工作順利進(jìn)行的最重要的工具，是項目管理活動的首要環(huán)節(jié)，是活動成敗的關(guān)鍵性因素之一。抓住這個環(huán)節(jié)，就可以提挈全局。

活動籌備計劃主要包括以下幾項內(nèi)容：

1、工作計劃。

也稱實施計劃。是為了活動項目最終實現(xiàn)而制定的實施方案，要說明以什么方法組織實施活動，需要做什么樣的工作，如何利用各方面資源達(dá)到最佳效果等。

2、人員組織計劃。

主要表明各子項目中的各項工作有誰來負(fù)責(zé)，以及相互關(guān)系。在這份計劃中，通常都采用框圖式構(gòu)架，各項工作、負(fù)責(zé)人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個人員組織計劃表。可以讓工作人員一目了然。

3、活動進(jìn)度計劃。根據(jù)活動的正式開始時間和籌備工作正式開展的時間，對籌備工作的各項任務(wù)列定工作進(jìn)程計劃。通常情況下，指定活動進(jìn)度計劃時會采用框圖式構(gòu)架。

4、財務(wù)預(yù)算計劃。

對于活動實施過程中的各項費用預(yù)算。

5、文件檔案管理計劃。

因為在每次活動過程中都會產(chǎn)生大量的相關(guān)文件和檔案，如在活動審批過程中的行政文件和與相關(guān)單位簽定的合同等。這些文件檔案在整個活動過程中的作用非常關(guān)鍵，可以說是活動賴以開展的前提條件。所以對于文件和檔案的管理在活動籌備前期就要安排妥當(dāng)，最好安排專人負(fù)責(zé)。

6、應(yīng)急計劃。

這方面是很多活動的主辦方最容易忽略的地方，一方面是因為活動過程中出現(xiàn)的突發(fā)事件不太容易讓人把握，應(yīng)急計劃不知該從何入手；另一方面也在于大多數(shù)活動組織者對活動的風(fēng)險管理沒有一個清晰的認(rèn)識，在意識里還沒有風(fēng)險管理的概念。但是大型活動一般都具有籌備時間長、涉及人員多等特點，在這個過程中難以保證每個人都不出問題、每件事情都進(jìn)展順利。所以，一份相對嚴(yán)密的應(yīng)急計劃還是不能少的。

活動的籌備計劃可分為概念性計劃和詳細(xì)性計劃二種形式：

1、概念性計劃，是確定初步的工作分解結(jié)構(gòu)計劃，規(guī)定了活動的主要計劃因素界限和重點。也叫自上而下的計劃。

2、詳細(xì)性計劃，通常叫自下而上的計劃，是制定詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)計劃，詳細(xì)到每一項具體任務(wù)。詳細(xì)計劃制定了活動的詳細(xì)范圍。在制定活動籌備計劃的時候，一般情況下由項目負(fù)責(zé)人制定整體工作方案，即概念性計劃；然后由各項工作的具體負(fù)責(zé)人再去制定針對自身工作的詳細(xì)計劃，再交于項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計劃匯總，以此控制整個活動進(jìn)程。因為一次活動的組織，特別是大型活動的組織，需要準(zhǔn)備的事情很多、很亂，即使大家都坐下來想也未必能考慮齊全，但是如果不事前把該做的事情都準(zhǔn)備好，那么到了活動開始的現(xiàn)場就一定會方寸大亂。所以，怎樣把活動現(xiàn)場需要考慮到的事情都考慮到，并在活動開始前都準(zhǔn)備妥當(dāng)就成了活動能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。

制定活動籌備計劃應(yīng)該從以下幾個方面著手：

1、“好記性不如爛筆頭”。

把應(yīng)該做的工作都記在紙上，白紙黑字清清楚楚?；顒忧捌谝曰顒觾?nèi)容為核心，按照嚴(yán)格的邏輯順序和合理的項目分類把圍繞活動內(nèi)容而需要開展和準(zhǔn)備的活動一一羅列，然后再從每個活動入手，把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展開，根據(jù)活動的具體性質(zhì)制作一個“活動現(xiàn)場事物預(yù)置表”。然后按照這張表上的內(nèi)容對會前工作嚴(yán)格實施。

2、頭腦風(fēng)暴法

“頭腦風(fēng)暴法”是廣告創(chuàng)意中比較常用的思維方法，由于對于活動現(xiàn)場的各種事物和突發(fā)事件的準(zhǔn)備和預(yù)防是一件很繁雜的事，每個人并不能保證把所有的東西都考慮進(jìn)去，所以在這個時候運(yùn)用“頭腦風(fēng)暴法”發(fā)動所有人的智慧就有可能讓前期準(zhǔn)備趨于完善。

3、及時吸取教訓(xùn)，善于總結(jié)經(jīng)驗

由于各種大型活動的復(fù)雜性，保證每次活動都開展的順順利利、一點都不失誤幾乎是一件不可能的事情，每次總會出現(xiàn)未曾預(yù)料的事情和疏忽的方面。所以在每次活動過后及時地整理在活動過程中出現(xiàn)的失誤、總結(jié)活動中創(chuàng)造的先進(jìn)經(jīng)驗就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長一智”，這次的失誤下次堅決不能再出現(xiàn)，這次的經(jīng)驗下次一定更好的運(yùn)用。為以后的活動管理積累良好的基礎(chǔ)。

活動的實施階段

活動的實施階段是整個活動過程中最重要的部分，活動的成敗就在此?，F(xiàn)在很多的活動在實施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗來進(jìn)行管理，從而無形中導(dǎo)致了活動實施過程中風(fēng)險系數(shù)的增高。

為了提高活動實施階段的管理效率，應(yīng)該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。

活動的評估和總結(jié)

活動結(jié)束后，必須做一個效果評估與總結(jié)。項目總結(jié)與評估是指對已經(jīng)完成的項目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項目活動實踐的檢查總結(jié)，確定項目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項目是否合理有效，項目的主要效益指標(biāo)是否實現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并通過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。

通常項目總結(jié)報告包括以下內(nèi)容：

（1）對比計劃與實現(xiàn)目標(biāo)，分析成敗原因；

（2）項目財務(wù)總決算，并說明成本偏差的原因；

（3）評估項目管理的得失，重要成就的總結(jié)；

（4）對未來項目的建議；

（5）團(tuán)隊表現(xiàn)，對杰出成員的表彰和獎勵；

此外，項目總結(jié)報告還應(yīng)包括：

（1）對項目剩余資產(chǎn)的管理與處置；（2）項目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）；

（3）檔案的整理、存檔工作。

活動執(zhí)行過程中容易忽略的地方

1、活動開展前與場館方的溝通

場館方是場地的管理者，在場地上實施任何活動都要經(jīng)過他們的同意。我們租用或借用場地的直接目的就是為了舉辦活動，在這個過程中會有許多地方需要場館方配合。但是場館方對自己場地的使用過程也有很多規(guī)定。所以由于溝通上的疏忽，在以前的活動開展過程中經(jīng)常會出現(xiàn)我們的要求和場館的規(guī)定發(fā)生沖突的情況。這不僅影響了我們和場館的關(guān)系，更重要的是往往會因為這方面的原因而耽誤活動的正常進(jìn)行，最后是得不償失。

在活動開展之前，先要把我們在活動中需要場館配合的地方一一羅列，事無巨細(xì)。另一方面，也要讓場館方把自己的規(guī)定說清楚，有什么沖突的地方盡量會前協(xié)商解決，不要等到事件出現(xiàn)了才去談判。

2、文件檔案管理

活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關(guān)證件票據(jù)等幾個方面。在管理過程中應(yīng)積極的去學(xué)習(xí)和發(fā)現(xiàn)在檔案文件的管理中的重要方法。因為檔案文件的管理并不是一件容易的事，我們對他們的管理并不僅僅是確保他們不丟失，而事實上在活動的執(zhí)行期間各種事項都會隨時變動，對于這些變動的及時更新也是一個非常重要的工作。另外，更重要的是如何讓他們在活動的過程在各個需要他們的工作人員中及時傳遞。

3、財務(wù)管理

每次活動的舉辦都會需要很多東西，其中有些是自己的，有些是專為本次活動購買的，有些是租賃的或借用的等等，總之會涉及到很多東西。同樣，在實施各項活動的過程中也會產(chǎn)生很多開支，有些是預(yù)算內(nèi)的，有些是臨時產(chǎn)生的。因此，在很多活動完結(jié)之后結(jié)算時才發(fā)現(xiàn)實際開支比預(yù)算要多出很多來。所以，對于財務(wù)的管理就顯得尤為重要了。

第一，活動過程中各項財物的使用和消耗、活動后各項財物的安置和處理。因為活動現(xiàn)場的人員繁雜，所以財物丟失的事也時有發(fā)生，在對財物的看管上應(yīng)該特別注意；由于很多財物都是服務(wù)于各種獨立的活動，所以每次活動完結(jié)之后就經(jīng)常會被大家把財物和活動一起拋到腦后了；活動完結(jié)之后，經(jīng)常會產(chǎn)生很多“項目資產(chǎn)”，如何對這些資產(chǎn)進(jìn)行合理的安置和處理，防止他們意外的丟失和被“降級處理”，也應(yīng)該是個值得考慮的問題。

第二，活動過程中工作人員的花費開銷。在活動的執(zhí)行期間，幾乎每位工作人員都會或多或少的發(fā)生各種各樣的開銷，對于這種開銷如何處理，算工作花費，還是個人消費，也是一個值得每位管理者重視的問題。活動過程中，每個工作人員在執(zhí)行自己的工作過程中很多時候都會發(fā)生一些開支，當(dāng)他們不敢確定某項開支應(yīng)該公司報銷還是自己承擔(dān)的時候，多數(shù)會選擇不去做這些工作或者猶豫很長時間才去做。這就非常影響工作的正常進(jìn)程。所以，在每次活動開始之前，最好先制定一個合理的財務(wù)報銷制度，并把它向員工說清楚。以此來解除他們在工作過程中的各種疑慮，以便提高工作效率。

4、活動結(jié)束后的收場工作

為了保證活動順利收尾，防止物品丟失，也為我們的辛苦畫上一個完美的句號，活動開始之前一定要把收尾工作安排妥當(dāng)，分配到人，責(zé)任明確。

5、關(guān)于總結(jié)報告

項目總結(jié)與評估是指對已經(jīng)完成的項目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項目活動實踐的檢查總結(jié)，確定項目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項目是否合理有效，項目的主要效益指標(biāo)是否實現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并通過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。

活動的實施階段

活動的實施階段是整個活動過程中最重要的部分，活動的成敗就在此?，F(xiàn)在很多的活動在實施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗來進(jìn)行管理，從而無形中導(dǎo)致了活動實施過程中風(fēng)險系數(shù)的增高。

為了提高活動實施階段的管理效率，應(yīng)該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。

活動的評估和總結(jié)

活動結(jié)束后，必須做一個效果評估與總結(jié)。項目總結(jié)與評估是指對已經(jīng)完成的項目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項目活動實踐的檢查總結(jié)，確定項目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項目是否合理有效，項目的主要效益指標(biāo)是否實現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并通過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。

通常項目總結(jié)報告包括以下內(nèi)容：

（1）對比計劃與實現(xiàn)目標(biāo)，分析成敗原因；

（2）項目財務(wù)總決算，并說明成本偏差的原因；

（3）評估項目管理的得失，重要成就的總結(jié)；

（4）對未來項目的建議；

（5）團(tuán)隊表現(xiàn)，對杰出成員的表彰和獎勵；

此外，項目總結(jié)報告還應(yīng)包括：

（1）對項目剩余資產(chǎn)的管理與處置；（2）項目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）；

（3）檔案的整理、存檔工作。

第四篇：大型活動策劃與組織

大型活動策劃與組織

時間:2012/12/27來源:圣視網(wǎng) 作者:圣視大型活動策劃

大型活動策劃與組織要做到以下方面：

第一，嚴(yán)密的操作性。機(jī)會只有一次，為什么？也就是說在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機(jī)會只有一次。在現(xiàn)實中，很多活動由于我們組織過程中管理不善而導(dǎo)致策劃人員、組織人員甚至領(lǐng)導(dǎo)坐牢，大型活動很容易出危險、出問題。

第五，大型活動要耗費很多資金，耗費很多人力、物力。

第二，當(dāng)然要有計劃性。一個活動要管理好，沒有計劃性是不可能的。第三，既然是大型活動，應(yīng)該有眾多的人參與，至于具體參與的人數(shù)，我們覺得沒有必要追究。

第四，有廣泛的社會傳播性。公關(guān)的大型活動，或者說大型活動本身就是一個傳播媒體，等于像電視臺、報刊，只不過這個電視臺、報刊在這個活動沒有組織之前是不發(fā)生這種傳播作用的，一旦這個活動開展起來，當(dāng)然它要跟媒介，尤其是大眾媒介發(fā)生必然的聯(lián)系。有這樣才能保證我們把大型活動的信息傳播出去，真正能夠發(fā)揮它的作用。

第五，大型活動要耗費很多資金，耗費很多人力、物力。

第五篇：大型活動的組織與策劃

大型活動的組織與策劃

香港童慧教育機(jī)構(gòu)鄭姍姍

2010.11.26桐廬

◆一個學(xué)期最多做一個大型活動

一、什么是幼兒園的大型活動？

﹡有目的、有計劃

﹡展示自我與社會交流的平臺，促進(jìn)幼兒整體素質(zhì)的提升，是幼兒園素質(zhì)教育的重要組成部分

﹡綜合展示幼兒園教育特色與成果

﹡加強(qiáng)與家長、社會的溝通

﹡加大對外宣傳力度，提升競爭力

◆條件

1、務(wù)實有效的規(guī)劃設(shè)計

﹡開學(xué)前期的園務(wù)計劃就要制定出本學(xué)期的大型活動（管理人員在上上學(xué)期末商討），讓老師們做到心中有準(zhǔn)備！

2、充分的事前準(zhǔn)備——人、事、時、地、物

﹡人：教師、孩子、家長

﹡事：確定好活動的內(nèi)容

﹡時：時間的選擇（例如運(yùn)動會）

﹡地：地點的選擇

﹡物：各類道具的準(zhǔn)備

3、擁有順暢的流程——暖場、開場、過程、收場、散場

4、在實施的過程中，園長扮演的角色是總調(diào)度、總導(dǎo)演、總監(jiān)督（重）教師則是對具體活動計劃的執(zhí)行者、實施者，是局部活動的指導(dǎo)者。（動員會）

只有在活動中，做到各施其職、各負(fù)其責(zé)，才能保證活動的圓滿進(jìn)行！（檢查力度）主題：我運(yùn)動、我健康、我聰明、我快樂

負(fù)責(zé)人、總策劃、場地總負(fù)責(zé)、主持人、音響、宣傳聯(lián)系??

程序

具體策劃人??

二、活動的設(shè)計過程

1、準(zhǔn)備階段：計劃制定，家長的配合活動前的花絮，經(jīng)費預(yù)算與成本控制，商家贊助，通知宣傳，家長委員會積極作用的發(fā)揮

A、確定運(yùn)動會的程序

一、開場白

二、運(yùn)動員入場

三、領(lǐng)導(dǎo)致辭

四、家長代表發(fā)言

五、小朋友發(fā)言

六、臺灣投資人古先生發(fā)言

七、羅園長宣布運(yùn)動會開始

八、中大班團(tuán)體操表演

1、唱園歌

2、韻律操表演（牛奶操）

3、第二套幼兒廣播體操

4、團(tuán)體操表演（扇花朵朵）

九、托小班體操表演

1、竹竿操

2、狗狗減肥操

十、運(yùn)動會比賽項目開始（9:40——10:10）

十一、閉幕式竹棍操表演——頒獎儀式——天使——牛筋操表演

B、詳細(xì)、具體的計劃是活動成功的第一步

2、實施階段

計劃趕不上變化，不斷調(diào)整，補(bǔ)充要求、明確要求下發(fā)到老師手上

3、后續(xù)階段

2、家長的配合A、積極配合幼兒園的活動，要求家長在沒有特殊的情況下，讓孩子每天上幼兒園 B、活動前的班級家長動員會——召開班級家長會 ﹡運(yùn)動會程序 ﹡孩子表演時的位置 ﹡運(yùn)動會項目名單

﹡運(yùn)動會需要家長配合的要求 服裝要求

活動當(dāng)天要求

1、時間；

2、候場時，家長一律不能進(jìn)入孩子隊伍中照顧孩子；3不送水 拍照家長——一個班一個家長可以拍照

家長義工名單：項目1：項目2：項目3：（用繩子拉好，不讓家長進(jìn)入比賽場地）

3、活動前的花絮

A、幼兒園提前拉好橫幅或在電子屏上顯示 B、班級、幼兒園的環(huán)境改變

C、孩子、教師在排練時留下的照片，并進(jìn)行張貼 ◆運(yùn)動會花絮

﹡讓老師有意識地記錄下來

4、經(jīng)費預(yù)算與成本控制

A、場地的選擇——多次彩排=縣官不如現(xiàn)管

B、道具的選擇——貨比三家（老賣主并一定是最便宜的）、自制道具、廢舊物品的利用（牛奶罐）、禮物的選擇（便宜、孩子喜歡、宣傳的效應(yīng)、禮物要大-義烏買的10元一個的大企鵝）

C、人力資源的合理安排——活動都有老師、家長、孩子完成（家長義工的合理利用）D、廣告、宣傳經(jīng)費的核算

E、其他——領(lǐng)導(dǎo)、記者出場費（去請之前一張卡，來的時候也一張卡100元）﹡經(jīng)典節(jié)目：坦克車、5、商家的贊助

兒童攝影店、兒童服裝店、牛奶經(jīng)銷商、各種飲料經(jīng)銷商、房地產(chǎn)商：案例 總之一切與孩子有關(guān)的商品對象都可以成為我們的贊助商

別忘了我們的家長里面也有很多優(yōu)質(zhì)股

6、通知和宣傳

A、幼兒園家長通知單

時間、地點、安全、著裝、觀看要求、流程 B、班級家長通知單 具體要求 宣傳

A、橫幅：最熱鬧的街上 ﹡預(yù)祝??成功

﹡??什么活動??舉行 ﹡熱烈祝賀??圓滿成功 B、發(fā)送邀請函給各個部門

（1）發(fā)送邀請函給各個部門，她們不一定會參加，但可以擴(kuò)大影響力

（2）發(fā)送一份給小朋友，讓他去邀請自己的好朋友來觀看活動，為他加油（要求不是本園的孩子）

（3）如有孩子在上學(xué)期轉(zhuǎn)園的，一定讓原班老師把他邀請來參加活動，并贈送和所有孩子一樣的小禮物

（4）邀請已經(jīng)在幼兒園報名的新小朋友來觀看活動，并且同樣贈送小禮物 C、電視預(yù)告

7、家委會積極作用的發(fā)揮（1）家長義工可以發(fā)揮的作用 A汽車的運(yùn)輸 B材料的制作 C維持秩序 D拍攝照片 E簽到 F裁判長

G表演節(jié)目

H頒獎人（今年是班級里最難伺候的人）

8、彩排

A多次彩排，不斷提高要求，更新活動方案，努力做到最好——托小班彩排、中大班的彩排、再合排

B出具彩排前的具體要求，以及針對問題彩排后的補(bǔ)充要求

9、緊急預(yù)案的制定

10、各項工作的準(zhǔn)備

A韻律操、器械操、團(tuán)體操的編排 B托小班表演操的編排

例如：團(tuán)體操《茉莉花》

A打好具體舞譜：略——備注：這些都是老師的示范動作，孩子相反 B隊形

C運(yùn)動會項目的選擇

D各種發(fā)言稿——領(lǐng)導(dǎo)、家長、孩子 E主持稿——開場、進(jìn)場、暖場、結(jié)束 D家長義工的組織

E如何檢查表演操和運(yùn)動會項目 F項目牌的制作 G裁判長的要求與職責(zé)

H音樂的制作（非常重要、整個活動要以音樂來控制、集中與分散）

I各類物品的購買——器械、獎狀、獎牌（金牌2塊一個，每個孩子都是金牌、每個孩子都是優(yōu)秀獎、班級是分一、二、三等獎）

（二）實施階段

1、氣氛的渲染

A活動前的音樂挑選 B大幅噴繪背景

2、活動的流程和控制

A時間：90——120分鐘足夠

B當(dāng)日流程（具體要求、非常細(xì)致）

C領(lǐng)導(dǎo)、記者的接送、送禮工作（親自去接、親自去送）

3、程序

A主持人開場白（9:00）

入場儀式——升旗、保安叔叔帶護(hù)旗手進(jìn)場 B領(lǐng)導(dǎo)（教育局）致辭 C家長代表發(fā)言 D小朋友代表發(fā)言

E臺灣投資人古先生講話 F羅園長宣布運(yùn)動會開始（1）唱園歌

（2）韻律操《牛奶歌》（3）第二套廣播體操

（4）團(tuán)體操《扇花朵朵》2008年 G小托班《竹竿操》《狗狗減肥操》 H運(yùn)動會比賽項目開始

各年齡段分區(qū)域舉行（項目要綜合，不要單項舉行）

坦克車、滾輪胎、溜冰、障礙跑、跳繩、騎自行車、拍球、閉幕式

（1）聽到音樂全部項目結(jié)束，進(jìn)行器械操表演《嗒嗒嗒——竹棍》（2）家長義工（帶上紅袖套）分獎牌

（3）走之前一人一個把自己的紅點貼紙挖掉

3、內(nèi)容與形式

A、每年的保留節(jié)目

B、創(chuàng)新活動——重陽節(jié)（喂?fàn)敔斈棠坛栽琰c）C、經(jīng)典活動——文藝表演（受家長喜愛）雖然耗時耗材耗力，但效果很好！風(fēng)險防范

A申請公安，B安排醫(yī)生家長當(dāng)保健員 C幼兒園的保健醫(yī)生進(jìn)行巡回

（三）后續(xù)階段

1、新聞報道的落實 A觀看報紙

B提前把U盤給電視臺，保存資料

C家長寫感想、張貼、或登上園報

D活動成果的反饋主要是通過主題墻、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布等來實現(xiàn)

E活動后的反思，讓教師總結(jié)經(jīng)驗與不足（以班級為單位），內(nèi)容包括內(nèi)容、幼兒、家長?? F活動后資料的歸檔

◆歷年來的大型活動

﹡“2003愛=奉獻(xiàn)新年晚會”，零下2°的氣溫，全部都是家長表演，3——4年一次就夠 ﹡“放飛童心”

﹡“慶六一玩具拍賣會”

﹡“慶六一系列活動——畫展、美食節(jié)、游園會”（1）很繁雜，要預(yù)案詳細(xì)（2）參與一個，貼一個粘紙

（3）畫展，實驗在廣場；小熒星，在超市（4）玩具兌換處

﹡“慶六一親子奧運(yùn)會”（體智能）

﹡2007家長辯論賽（一辯二辯——六辯，分媽媽隊和爸爸隊）媽媽帶孩子好，爸爸帶孩子好？最后結(jié)論：一起帶好

（1）定位——首先找語文老師，口才好，理論深；

（2）搜集一切對媽媽有利的論據(jù)——做家長問卷：證據(jù)（3）一次一次地演習(xí)（4）總結(jié)

（5）打探消息

（6）請資深人士——校長（政治老師）把關(guān)、評判 ﹡“2007千手觀音”舞蹈效果很好（音樂、燈光、服裝）﹡重陽節(jié)的老少同樂

﹡慶中秋迎國慶大型篝火晚會（1）愛我你就抱抱我 ﹡秋季運(yùn)動會 ﹡風(fēng)箏節(jié)（1）游戲

（2）放風(fēng)箏 ﹡大班畢業(yè)典禮

◆心中樹立對手，敵手！

﹡大型活動與教師的專業(yè)成長、團(tuán)隊凝聚力緊密結(jié)合﹡管理者不僅要考慮活動本身，還要考慮活動教師專業(yè)成長本身