第一篇：檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐探索

一、信息化檔案管理的重要意義

1.信息化檔案管理是大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然要求。我們生活在一個(gè)信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，隨著各種新興場景的出現(xiàn)，也對檔案信息化提出了新的要求，這就要求檔案工作在收集、保管、歸檔和利用等方面與時(shí)俱進(jìn)，更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要和滿足人民生活的需求。2.信息化檔案管理是滿足利用者需求的重要舉措。人民日益增長的美好生活需要和不平衡、不充分的發(fā)展之間的矛盾已經(jīng)成為我國當(dāng)前社會(huì)的主要矛盾，21世紀(jì)是信息化、數(shù)字化時(shí)代，檔案管理也是信息時(shí)代的重要組成部分，無論是公共服務(wù)機(jī)構(gòu)還是廣大社會(huì)群體對檔案信息化的呼聲越來越高，對數(shù)字化檔案要求越來越強(qiáng)烈，對于時(shí)間以及效率的要求也不斷促使其加快檔案信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案資料的最大化社會(huì)價(jià)值。3.信息化檔案管理是傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)的迫切需要。當(dāng)前，我國信息化建設(shè)已進(jìn)入快速發(fā)展階段，信息化為檔案信息化管理帶來便利的同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)，檔案管理工作要乘勢而為，各方面發(fā)展都迫切要求轉(zhuǎn)變觀念，加快檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，推進(jìn)檔案工作數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

二、信息化檔案管理模式的優(yōu)勢

1.較之傳統(tǒng)檔案管理模式更加省時(shí)省力。傳統(tǒng)檔案查找需要進(jìn)行手動(dòng)查找，效率非常低，而且很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化管理有著明顯優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案管理工作量大，效率低下，分類查詢復(fù)雜，分類歸檔、人工查詢紙張?jiān)枰罅繒r(shí)間。檔案信息化后，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索準(zhǔn)確性，大大提高了工作效率。2.較之傳統(tǒng)檔案管理模式檢索查詢更加便捷。檔案信息化管理在對檔案進(jìn)行歸檔時(shí)可以編制檢索工具，查閱時(shí)只需按照關(guān)鍵詞、分類號(hào)等采用模糊查詢或精準(zhǔn)查詢的方式即可實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，實(shí)現(xiàn)檔案資料迅速利用，大幅度減輕檔案管理工作人員的工作量，資源共享更加便捷，提高了查詢的效率。而傳統(tǒng)檔案管理的檢索方式，查閱檔案要經(jīng)過非常繁瑣的程序才能查閱檔案，效率低下。3.較之傳統(tǒng)檔案管理模式存儲(chǔ)更加安全。傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)文檔，容易受潮和蟲蝕，反復(fù)查閱對紙質(zhì)檔案損害較大，并且存在火災(zāi)隱患，需要不斷改良和優(yōu)化放置檔案的環(huán)境。對于傳統(tǒng)的檔案管理后續(xù)使用來講，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力成本，對于檔案保管來講，不僅存在丟失無法復(fù)原的隱患，而且需要大額的保管經(jīng)費(fèi)。相比較而言，信息化管理檔案，存儲(chǔ)和使用更加靈活，信息化錄入可以隨時(shí)增減信息，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存，存儲(chǔ)工作更加便捷，大大節(jié)省存儲(chǔ)空間，避免了因環(huán)境等因素影響檔案存儲(chǔ)問題。此外，通過信息化手段添加密鑰，可以避免信息失竊或泄露，利用更加先進(jìn)的存儲(chǔ)系統(tǒng)、云存儲(chǔ)等方式，可以極大提高存儲(chǔ)容量，有效保證了檔案的保密性和安全性。4.較之傳統(tǒng)檔案管理模式資源共享更加便捷。傳統(tǒng)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)信息共享，而且檔案管理不能復(fù)制，共享需要到相關(guān)部門調(diào)閱查詢，然而信息化檔案管理使檔案管理的資源共享更加便捷。借助基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)能掌握其他部門和單位的工作重點(diǎn)和檔案管理動(dòng)態(tài)信息，不僅能共享檔案信息資源，還能相互交流工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，相比傳統(tǒng)檔案管理，信息化檔案管理的資源共享更具便捷性。5.較之傳統(tǒng)檔案管理模式更具開放性和易用性傳統(tǒng)方式下，檔案開放程度較低，任何檔案保管的最終目的都是為了發(fā)揮最大價(jià)值，得到利用，信息化手段管理檔案，使用者無需到檔案部門（室）查詢檔案，通過網(wǎng)絡(luò)即可得到所需的檔案資料，既節(jié)省了使用者的等待時(shí)間，又節(jié)省了人力，進(jìn)一步方便了廣大社會(huì)群體，提高了檔案的利用效率。

三、檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.重視程度不夠、效率低下。一是在當(dāng)今時(shí)代，紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變是時(shí)代所趨，檔案信息化建設(shè)過程中，很多檔案部門沒有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當(dāng)前和今后、為歷史和后代留下多少文化財(cái)富和留下什么樣的文化財(cái)富，但現(xiàn)在很多檔案部門的檔案工作人員存在身兼數(shù)職的問題，配備人員少，工作任務(wù)重，外加對檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作只是對資料的保存，只要保證其完好即可，工作態(tài)度不認(rèn)真、不積極，這是造成檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的根本原因。二是傳統(tǒng)檔案借閱需要借閱者手工填寫查閱登記表，由檔案管理員核對之后才能調(diào)取相關(guān)檔案，并復(fù)印相關(guān)內(nèi)容，借閱流程時(shí)間長，工作效率低，多次借閱也造成了紙質(zhì)檔案的磨損，工作效率大大降低。2.缺乏資金。檔案信息化建設(shè)離不開資金支持，在加大硬件投入、加強(qiáng)管理規(guī)范等方面需要較大資金，信息技術(shù)日新月異也需要對軟硬件設(shè)施不斷更新?lián)Q代，信息安全防護(hù)系統(tǒng)構(gòu)建都需要大量資金。而且在很多檔案部門，對檔案的重視程度不夠，忽視了利用的目的，大量檔案仍是紙質(zhì)化，難以形成檔案信息的數(shù)字化和規(guī)?；?，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)發(fā)展較慢。3.缺乏復(fù)合型人才。檔案信息化建設(shè)人才缺乏，檔案工作人員綜合素質(zhì)有待提升，檔案部門缺少具備專業(yè)檔案管理知識(shí)又能熟練使用計(jì)算機(jī)的管理員，而且檔案工作普遍待遇不高，導(dǎo)致檔案工作人員普遍年齡偏大，工作缺乏熱情，工作效率低，檔案部門缺乏綜合型人才，對檔案信息化建設(shè)工作的開展造成很大影響。4.信息化安全存在隱患。檔案是一項(xiàng)重要的信息資源，資源共享連通信息孤島，讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，檔案信息化為使用者帶來了極大便利，但在我們享受便捷服務(wù)的同時(shí)也存在很大的安全隱患，檔案信息化以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，一旦遭到黑客攻擊或網(wǎng)絡(luò)故障，信息容易丟失或泄露，硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)建設(shè)不能適應(yīng)信息化的安全需要，設(shè)備陳舊，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)跟不上，檔案信息安全技術(shù)還需不斷完善。

四、檔案信息化建設(shè)的策略建議

1.更新觀念，加強(qiáng)重視。創(chuàng)新觀念，提高認(rèn)識(shí)是保障檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，信息化進(jìn)程下，改進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程迫在眉睫，各相關(guān)部門要結(jié)合本單位實(shí)際創(chuàng)新檔案管理理念，引入新思路和新技術(shù)。各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要提高重視程度，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)定目標(biāo)，分解任務(wù)，精心部署，將檔案信息化建設(shè)納入單位重點(diǎn)工作計(jì)劃，重點(diǎn)進(jìn)行考核。2.加大資金投入。檔案管理信息化需要軟硬件支撐以及人才培養(yǎng)，這都需要大量的資金保障，缺乏資金嚴(yán)重影響了檔案管理信息化進(jìn)程，相關(guān)部門需將檔案事業(yè)信息化工作發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)納入制度化軌道，確保檔案工作順利開展。加大對檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，及時(shí)對數(shù)字化設(shè)備更新?lián)Q代，合理引入軟件，加強(qiáng)安全保密管理，探索電子檔案管理查詢、存儲(chǔ)和檢索模式，不斷提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

五、青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心對檔案信息化建設(shè)做出的探索與實(shí)踐

青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心對檔案信息化做出了持續(xù)的實(shí)踐和探索，加快檔案信息化進(jìn)程，加強(qiáng)檔案信息化人才培訓(xùn)，強(qiáng)化登記信息安全管控，有效提升了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的整合、共享和利用。1.加快檔案信息化進(jìn)程。一是檔案數(shù)字化掃描運(yùn)行，引進(jìn)專業(yè)公司，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為完整、清晰的電子檔案進(jìn)行利用。二是不斷升級(jí)檔案自助查詢機(jī)，檔案信息自助查詢，提高檔案查詢自助化程度，辦事群眾放入身份證，不用2分鐘即可查詢房屋權(quán)屬信息、開具住房情況證明、進(jìn)行權(quán)屬狀態(tài)驗(yàn)證，實(shí)現(xiàn)檔案查詢利用的全自助、便捷化。三是不動(dòng)產(chǎn)登記信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢。市本部于2019年12月上線不動(dòng)產(chǎn)登記信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，辦事群眾不出家門即可查詢所需信息，不必再為一紙證明、一條信息跑腿跑路。截至目前，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)市內(nèi)三區(qū)及其他部分區(qū)市實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上查詢服務(wù)。辦事企業(yè)和群眾可登陸“青島不動(dòng)產(chǎn)登記”微信公眾號(hào)和青島網(wǎng)上房地產(chǎn)網(wǎng)站查詢有關(guān)信息。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢，切實(shí)滿足了查詢申請人在前期了解不動(dòng)產(chǎn)買賣、抵押、租賃等方面情況的需求，極大減少了往返查詢的時(shí)間，進(jìn)一步提高了查詢工作質(zhì)量和利用效率，真正實(shí)現(xiàn)了“全程網(wǎng)辦”和“零跑腿”。四是建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，使檔案入庫、上架、借閱等工作實(shí)現(xiàn)一條龍信息化管理，檔案管理邁上了新臺(tái)階。五是持續(xù)推進(jìn)信息共享及金融平臺(tái)遠(yuǎn)程查詢。與多個(gè)政府部門實(shí)現(xiàn)信息共享，出臺(tái)共享信息的管理規(guī)定。同時(shí)實(shí)現(xiàn)了金融機(jī)構(gòu)遠(yuǎn)程查詢，制定了遠(yuǎn)程查詢管理規(guī)定。信息共享及遠(yuǎn)程查詢可有效緩解一線查詢窗口壓力。六是增強(qiáng)與相關(guān)部門的協(xié)同。信息時(shí)代，提高效率最有效的方法，是充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，增強(qiáng)與公安、稅務(wù)、民政、社保等相關(guān)部門的信息協(xié)同，徹底打破相關(guān)部門的“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門的互聯(lián)互通，滿足相關(guān)檔案信息全國范圍的查詢，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”，簡化要件，真正實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)。2.培養(yǎng)檔案信息化人才。一是提高重視，為培養(yǎng)檔案管理工作人員營造良好氛圍，在實(shí)際工作中形成合力，著重培養(yǎng)綜合素質(zhì)高、具有信息化意識(shí)，并掌握適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)需要的應(yīng)用型人才和高素質(zhì)檔案人員。二是檔案管理工作人員需主動(dòng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，掌握檔案查詢等檔案專業(yè)知識(shí)，提高綜合素質(zhì)，成為既精通檔案知識(shí)又熟悉信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。三是按檔案信息化要求培養(yǎng)和使用人才的觀念，引進(jìn)來和走出去，通過專題培訓(xùn)，實(shí)地考察和業(yè)務(wù)交流，為青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案工作人員提供專業(yè)培訓(xùn)，努力造就一支高素質(zhì)檔案管理干部隊(duì)伍。四是設(shè)立檔案工作人員考核機(jī)制，成立檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案工作人員進(jìn)行考核，切實(shí)有效提升工作積極性，切實(shí)提高檔案管理人員工作水平。五是堅(jiān)持正確用人導(dǎo)向，結(jié)合實(shí)際工作合理安排人才，優(yōu)化人才配置，激發(fā)隊(duì)伍活力，為青島市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作提供技術(shù)和人才保障，不斷適應(yīng)信息化建設(shè)發(fā)展需要。3.強(qiáng)化登記信息安全管控。一是制定下發(fā)《檔案庫房管理規(guī)定》，嚴(yán)禁任何人員攜帶易燃易爆物品進(jìn)入庫房，做好安全巡查，重點(diǎn)檢查庫房用電和漏水等情況，切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防鼠等工作，用制度保障檔案庫房安全。二是嚴(yán)格落實(shí)檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規(guī)定，簽訂保密協(xié)議責(zé)任書，使檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案安全工作的重要性，從制度上規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，消除安全隱患。三是嚴(yán)格“以人查房”操作流程，完善信息查詢中的留痕和可追溯功能，梳理系統(tǒng)使用權(quán)限，定期排查信息安全隱患。四是開展消防安全講座，進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識(shí)，開展消防演練活動(dòng)，加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，定期對檔案庫房進(jìn)行全面檢查，科學(xué)備份數(shù)據(jù)，保障檔案安全。五是召開全市不動(dòng)產(chǎn)登記信息安全教育大會(huì)，定期對檔案工作人員進(jìn)行信息安全教育培訓(xùn)，從技術(shù)方面進(jìn)行全方位全程監(jiān)管，確保信息安全，多方面加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)信息安全長效機(jī)制建設(shè)。

六、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理迫在眉睫。要加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門檔案信息資源的互聯(lián)互通，方便社會(huì)和群眾查詢利用檔案；

要不斷加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，科學(xué)保存數(shù)據(jù)備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實(shí)性；

要匯聚人才，加快檔案信息化建設(shè)步伐，推動(dòng)信息化和不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的深度融合，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，營造良好的營商環(huán)境，提升檔案服務(wù)水平，為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作更好地服務(wù)并為青島建設(shè)做出新的更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳莉.加快檔案隊(duì)伍建設(shè)適應(yīng)信息化發(fā)展需要[j].中國水運(yùn)，2016

[2]劉波.檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)與策略[j].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2017

[3]王玲玲.淺談檔案信息化建設(shè)的意義及重要性[j].卷宗，2016

[4]青島市個(gè)人不動(dòng)產(chǎn)信息手機(jī)可查了！包含八類信息.中國山東網(wǎng)

[5]無錫市檔案局.南京無錫兩市檔案局探討“智慧檔案”建設(shè)[j].檔案與建設(shè)，2014

第二篇：中醫(yī)院校檔案信息化建設(shè)探索

中醫(yī)院校檔案信息化建設(shè)探索

[摘要]隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，高校檔案信息化建設(shè)逐漸被提上工作日程，針對集專業(yè)及傳統(tǒng)文化特色于一身的中醫(yī)院校而言，檔案信息化建設(shè)顯得更加迫切，必須充分意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，弄清楚目前的建設(shè)現(xiàn)狀，才能從本質(zhì)上加快中醫(yī)院校的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

[關(guān)鍵詞]中醫(yī)院校；檔案；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.122

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）10-0-01

中醫(yī)院校作為一類專業(yè)性極強(qiáng)的高等院校，肩負(fù)著為祖國培養(yǎng)現(xiàn)代化中醫(yī)藥人才的重任。中醫(yī)院校檔案部門所存檔案是對該校各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄，是反映學(xué)校在日常教學(xué)、科研、生產(chǎn)、行政管理等各項(xiàng)活動(dòng)中所產(chǎn)生的珍貴資料，特別是在中醫(yī)藥特色中國傳統(tǒng)文化的繼承與發(fā)展方面起到了十分重要的作用。近年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，無紙化辦公的進(jìn)程逐漸加快，隨之產(chǎn)生了大量電子類、數(shù)字類文件、資料。結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》中所提出的“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”的基本要求，中醫(yī)院校檔案部門急需順應(yīng)時(shí)代潮流，在全國高校建設(shè)數(shù)字化校園的大背景下進(jìn)一步加快進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。中醫(yī)院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 思想觀念陳舊，對檔案信息化建設(shè)缺乏了解

中醫(yī)院校是專業(yè)性很強(qiáng)的高等院校，其主要是以傳播中醫(yī)藥文化、培養(yǎng)中醫(yī)藥人才為主要任務(wù)和目的。往往忽視了檔案管理工作如果做好了，也會(huì)對中醫(yī)院校的發(fā)展和進(jìn)步起到推動(dòng)作用。無論是校領(lǐng)導(dǎo)還是學(xué)校各歸檔部門，往往很簡單地認(rèn)為檔案信息化建設(shè)就是購置軟硬件，將紙質(zhì)版的檔案信息資料變成電子版的資料。但事實(shí)上，高校檔案信息化建設(shè)是指利用現(xiàn)代的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強(qiáng)高校的檔案信息資源的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、開發(fā)、利用等一系列復(fù)雜的系統(tǒng)工程，若大家認(rèn)識(shí)不到這點(diǎn)，那么檔案信息化建設(shè)從一開始就會(huì)走向誤區(qū)。

1.2 缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，沒有完善的制度約束

目前國內(nèi)各大高校大多已經(jīng)開展了檔案信息化建設(shè)工作，但都是各自為戰(zhàn)，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。高校與高校之間缺乏交流與合作，總會(huì)造成建設(shè)漏洞和弊端，容易造成資源浪費(fèi)和效率低的問題。對于中醫(yī)院校來說，其思想觀念更加保守，與學(xué)校其他部門或兄弟院校一起合作的情況不多，軟件系統(tǒng)兼容性不好，容易形成信息孤島的現(xiàn)象，無法使檔案信息資源集中統(tǒng)一管理。此外，相應(yīng)的制度不完善，檔案管理人員工作起來沒有制度約束和制度激勵(lì)，容易造成工作懈怠、熱情低等問題，這將直接影響學(xué)校檔案信息建設(shè)進(jìn)度。

中醫(yī)院校檔案信息化建設(shè)的建議

2.1 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的重要性意識(shí)

首先，通過大力宣傳，在校內(nèi)進(jìn)一步深化檔案信息化工作的重要性?？梢酝ㄟ^開展各檔案館藏特色專題檔案展覽、檔案知識(shí)競賽等一系列活動(dòng)來宣傳檔案工作的重要性，使大家意識(shí)到檔案工作的重要性，從而引起關(guān)注。其次，開設(shè)相關(guān)講座，讓大家了解到檔案信息化建設(shè)不僅是將紙質(zhì)檔案變成電子檔案的過程，還包括一系列利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案資源數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、存儲(chǔ)、傳輸、共享的過程。

2.2 制定并完善相應(yīng)的制度

針對很多高校在檔案信息化建設(shè)過程中的混亂局面，有必要制定一系列的制度來規(guī)范檔案信息化建設(shè)工作。首先，建立電子檔案管理歸檔、存儲(chǔ)、加工、利用、管理制度，確保檔案信息資源的安全性和可用性。其次，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、標(biāo)準(zhǔn)、傳輸模式等，確保檔案信息資源在傳輸、存儲(chǔ)過程中的完整性。最后，完善檔案信息資源管理的標(biāo)準(zhǔn)，與OA對接，使檔案信息資源得到集中統(tǒng)一的管理，從而在檔案利用上也更加有效率。

2.3 加大資金投入力度

高校檔案信息化建設(shè)首先離不開軟硬件的支持，這是檔案信息化建設(shè)的基本保障。如建立檔案網(wǎng)站、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)、購置數(shù)據(jù)傳輸及存儲(chǔ)設(shè)備等均需要大量資金的投入，同時(shí)還要不斷更新與維護(hù)這些軟硬件設(shè)備。對于中醫(yī)院校來講，傳統(tǒng)保守的思維模式使學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展緩慢，因此更需要學(xué)校及領(lǐng)導(dǎo)的支持，以確保檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

2.4 加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)及信息技術(shù)能力的培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)需要一批具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、文字圖片處理能力、數(shù)據(jù)處理及存儲(chǔ)能力、信息管理知識(shí)的專業(yè)型、復(fù)合型人才。因此，中醫(yī)院校本身就比其他綜合類高校更加保守和傳統(tǒng)，需要中醫(yī)院校檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，一方面要引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才，另一方面要支持現(xiàn)有檔案管理人員針對自己的弱項(xiàng)進(jìn)行有針對性的專業(yè)技能培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。最終提高中醫(yī)院校檔案管理人員的信息加工與處理能力和應(yīng)對信息時(shí)代應(yīng)該具備的現(xiàn)代化服務(wù)能力。

結(jié)語

中醫(yī)院校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的工程，不是一朝一夕即可完成的，不僅需要檔案部門的努力，還需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持和學(xué)校各部門的通力配合。在建立“數(shù)字校園”的大背景下，只有充分運(yùn)用檔案管理學(xué)理論，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、電子文件管理等多種知識(shí)，改變觀念、拓寬思路、提高認(rèn)識(shí)、勇于實(shí)踐、建立標(biāo)準(zhǔn)和制度，中醫(yī)院校的檔案信息化建設(shè)工作才能取得突飛猛進(jìn)的發(fā)展，祖國的中醫(yī)藥文化事業(yè)才能得到進(jìn)一步傳承與發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]邱艷.高校檔案信息化建設(shè)的問題及對策探析[J].宿州學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（6）.[2]孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對策研究[J].情報(bào)科學(xué)，2012（2）.[3]路長蘭.高校檔案管理信息化建設(shè)問題探究[J].中國管理信息化，2014（2）.

第三篇：信息化建設(shè)實(shí)踐與探索

信息化建設(shè)實(shí)踐與探索

中國電力財(cái)務(wù)有限公司

隨著現(xiàn)代金融行業(yè)的高速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為金融企業(yè)管理運(yùn)營水平的重要標(biāo)志和提升核心競爭力的重要手段。作為我國金融行業(yè)不可或缺的重要組成部分，集團(tuán)財(cái)務(wù)公司通過信息化建設(shè)，有力的推動(dòng)了公司管理運(yùn)營、資金管理、客戶服務(wù)等各方面水平的提升。在未來一段時(shí)期內(nèi)，信息化也必將成為財(cái)務(wù)公司戰(zhàn)略發(fā)展的重要內(nèi)容。

中國電力財(cái)務(wù)有限公司（以下簡稱“中國電財(cái)”或“公司”）是經(jīng)中國人民銀行批準(zhǔn)、由中國電力信托投資有限公司改組成立的非銀行金融機(jī)構(gòu)，由國家電網(wǎng)公司控股，注冊資本金50億元，目前擁有東北、西北、華中、華東、華北5家區(qū)域分公司和20家省級(jí)業(yè)務(wù)部，員工800余人,經(jīng)營范圍涵蓋資金結(jié)算、存款、貸款、融資租賃、票據(jù)、貼現(xiàn)、債券承銷、證券投資以及財(cái)務(wù)顧問等。中國電財(cái)自成立以來，一直高度重視公司的信息化建設(shè)，并始終將信息化納入公司總體戰(zhàn)略發(fā)展布局之中。經(jīng)過多年信息化建設(shè)的實(shí)踐，中國電財(cái)建設(shè)完成了覆蓋全公司的一體化企業(yè)級(jí)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)與信息化的深度融合與創(chuàng)新發(fā)展，主要情況介紹如下。

一、中國電財(cái)信息化總體情況

經(jīng)過多年發(fā)展，中國電財(cái)信息化已經(jīng)滲透到企業(yè)經(jīng)營管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成了“以一體化平臺(tái)為基礎(chǔ)，以應(yīng)用系統(tǒng)為核心，以保障體系為支撐”的SG186企業(yè)信息化體系。其總體內(nèi)容主要包括一體化平臺(tái)、業(yè)務(wù)應(yīng)用及信息化保障體系：一體化平臺(tái)就是建成“縱向貫通、橫向集成”的一體化企業(yè)級(jí)信息集成平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司上下信息暢通和數(shù)據(jù)共享；業(yè)務(wù)應(yīng)用就是建成適應(yīng)公司管理需求的業(yè)務(wù)運(yùn)營、客戶服務(wù)、財(cái)務(wù)管理、協(xié)同辦公、人力資源、綜合管理等六大業(yè)務(wù)應(yīng)用，提高公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理能力；信息化保障體系就是建立健全信息安全、信息管控等六個(gè)信息化保障體系，推動(dòng)信息化健康、快速、可持續(xù)發(fā)展。

在一體化信息平臺(tái)方面，信息網(wǎng)絡(luò)形成了公司光纖專線和備份鏈路的廣域?qū)＞W(wǎng)，規(guī)范和統(tǒng)一了網(wǎng)絡(luò)出口和網(wǎng)絡(luò)安全管理，實(shí)現(xiàn)了公司總部、25家分支機(jī)構(gòu)以及集團(tuán)成員單位的網(wǎng)絡(luò)互連。按照國家A級(jí)機(jī)房標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)了生產(chǎn)數(shù)據(jù)中心和測試培訓(xùn)中心，使得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能進(jìn)行充分共享和安全管理。按照國家電網(wǎng)公司統(tǒng)一部署，完成了“兩地三中心”數(shù)據(jù)級(jí)容災(zāi)。完成了數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)的安裝部署，實(shí)現(xiàn)與國網(wǎng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)級(jí)聯(lián)。全面實(shí)公司核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化應(yīng)用集成，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)間流程協(xié)同作業(yè)，人力資源系統(tǒng)、綜合管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了門戶級(jí)集成。按照國家電網(wǎng)公司的典型設(shè)計(jì)建設(shè)了企業(yè)門戶，實(shí)現(xiàn)了分公司虛擬門戶、即時(shí)通訊系統(tǒng)的有效集成，實(shí)現(xiàn)了審計(jì)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、內(nèi)部網(wǎng)站等多種應(yīng)用系統(tǒng)集成和單點(diǎn)登陸。

在業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面,中國電財(cái)按照“業(yè)務(wù)應(yīng)用一體化、應(yīng)用部署集中化”的技術(shù)策略，實(shí)現(xiàn)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、應(yīng)用大集中和綜合管理系統(tǒng)的部署大集中。核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)是支撐公司業(yè)務(wù)經(jīng)營和管理的生產(chǎn)系統(tǒng)，覆蓋中國電財(cái)25家分支機(jī)構(gòu)，涵蓋了業(yè)務(wù)運(yùn)營、客戶服務(wù)以及財(cái)務(wù)管理三大應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了公司業(yè)務(wù)“在線運(yùn)營、在線管理、在線監(jiān)控”的目標(biāo)，全年通過系統(tǒng)處理集團(tuán)資金結(jié)算量超過10萬億元。推進(jìn)資金結(jié)算系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建企業(yè)集團(tuán)到14家商業(yè)銀行的統(tǒng)一資金結(jié)算通道，搭建了集團(tuán)統(tǒng)一高效的“資金池”，有力支撐集團(tuán)的資金集中化管理與集團(tuán)化運(yùn)作。按照國家電網(wǎng)公司統(tǒng)一部署，積極推進(jìn)ERP系統(tǒng)實(shí)施，在國網(wǎng)金融平臺(tái)首家完成試點(diǎn)上線及單軌驗(yàn)收，順利完成項(xiàng)目實(shí)施和人資、財(cái)務(wù)兩個(gè)專業(yè)基礎(chǔ)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)SAP與核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)應(yīng)用集成，初步實(shí)現(xiàn)“人財(cái)一體化”和“業(yè)財(cái)一體化”。積極推進(jìn)協(xié)同辦公系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、審計(jì)管理系統(tǒng)、紀(jì)檢監(jiān)察管理、企業(yè)年金管理系統(tǒng)的推廣實(shí)施，成為國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)內(nèi)的首批試點(diǎn)或推廣應(yīng)用單位。

在信息保障體系方面，中國電財(cái)針對不同的體系制定了不同的建設(shè)方針和原則，并進(jìn)行了科學(xué)的整合。在制定完成中國電財(cái)“十二五”信息化發(fā)展規(guī)劃并首批通過國家電網(wǎng)公司組織的示范評審，明確了“十二五”期間全面建設(shè)中國電財(cái)SG-ERP的工作目標(biāo)與發(fā)展思路。建立了符合ISO20000國際運(yùn)維標(biāo)準(zhǔn)、覆蓋全公司范圍的“兩級(jí)三線”信息運(yùn)維體系，有力保障了信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行?；诮鹑谛袠I(yè)特征和中國電財(cái)信息化的發(fā)展歷程，確定了“以統(tǒng)一管理為龍頭，集中建設(shè)與優(yōu)質(zhì)服務(wù)為兩翼”的信息化管理管控模式。遵循“立足財(cái)務(wù)公司特征、遵循國網(wǎng)相關(guān)要求、借鑒商業(yè)銀行標(biāo)準(zhǔn)”的建設(shè)原則，按照定時(shí)間、定人員、定方案、定措施的“四定”工作方法，開展信息化評價(jià)考核體系建設(shè)。按照“從項(xiàng)目中來，到項(xiàng)目中去”的原則，著力解決信息化項(xiàng)目中的關(guān)鍵技術(shù)、難點(diǎn)技術(shù)和重大問題，依賴有效的管理機(jī)制、人才組織和資金資源保障進(jìn)行技術(shù)研究的構(gòu)建。按照“集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、把握關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)動(dòng)業(yè)務(wù)部門、培養(yǎng)運(yùn)維團(tuán)隊(duì)”的策略，構(gòu)建信息化人才隊(duì)伍，形成了層次鮮明、科學(xué)合理的人才隊(duì)伍體系。

經(jīng)過多年發(fā)展，中國電財(cái)信息化工作得到了國資委、國家電網(wǎng)公司、銀監(jiān)會(huì)、財(cái)務(wù)公司協(xié)會(huì)等上級(jí)單位的高度肯定與認(rèn)可，先后榮獲“國家電網(wǎng)公司信息化SG186工程建設(shè)示范單位”，“國資委央企首批信息化示范工程”、國家電網(wǎng)公司科技進(jìn)步特等獎(jiǎng)、一等獎(jiǎng)及二等獎(jiǎng)、第十五屆全國企業(yè)管理現(xiàn)代化創(chuàng)新成果二等獎(jiǎng)等榮譽(yù)，連續(xù)4年榮獲國家電網(wǎng)公司信息化工作先進(jìn)單位稱號(hào)。初步建立了一套“安全穩(wěn)定、架構(gòu)合理、功能完備、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”的一體化企業(yè)級(jí)信息系統(tǒng)，有力支撐了集團(tuán)資金管理與財(cái)務(wù)公司經(jīng)營管理的各項(xiàng)工作。

二、推動(dòng)信息化與業(yè)務(wù)深度融合，支撐財(cái)務(wù)公司創(chuàng)新發(fā)展

作為國家電網(wǎng)公司的直屬金融機(jī)構(gòu)，中國電財(cái)具有獨(dú)特的內(nèi)外部環(huán)境。從外部環(huán)境來看，黨的十七大提出要實(shí)現(xiàn)工業(yè)化與信息化的融合發(fā)展，“兩化融合”在金融行業(yè)的具體體現(xiàn)，就是要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與信息化的融合發(fā)展。中國電財(cái)?shù)臉I(yè)務(wù)運(yùn)營具有典型的金融行業(yè)特征，業(yè)務(wù)主要圍繞結(jié)算、信貸和中間業(yè)務(wù)開展，服務(wù)對象限于國家電網(wǎng)公司及成員單位。同時(shí)作為集團(tuán)的直屬單位，在內(nèi)部管理、組織人事、行政和審計(jì)等方面，要遵循和執(zhí)行集團(tuán)統(tǒng)一的管理要求。從內(nèi)部環(huán)境來看，中國電財(cái)通過公司總部、分公司和省級(jí)業(yè)務(wù)部三級(jí)機(jī)構(gòu)，直接服務(wù)于國家電網(wǎng)公司總部及網(wǎng)省公司，向電網(wǎng)企業(yè)提供資金結(jié)算、信貸，財(cái)務(wù)顧問等金融服務(wù)，形成了國家電網(wǎng)公司統(tǒng)一的資金管理平臺(tái)，有力的提高了國家電網(wǎng)公司的整體效益和資金管理效率。作為財(cái)務(wù)公司，中國電財(cái)要適應(yīng)符合行業(yè)監(jiān)管的信息化要求，同時(shí)與多家商業(yè)銀行建立合作關(guān)系，為國家電網(wǎng)公司提供融資和資金管理支持，支持電網(wǎng)建設(shè)，成為連接集團(tuán)和銀行的紐帶和橋梁。

面臨內(nèi)外部環(huán)境要求，在公司信息化建設(shè)初期，中國電財(cái)按照國網(wǎng)公司信息化SG186工程總體要求，結(jié)合公司金融行業(yè)特征，提出了“以一體化平臺(tái)為基礎(chǔ)，以應(yīng)用系統(tǒng)為核心，以六大信息保障體系為支撐”的SG186企業(yè)信息化體系，明確了信息化發(fā)展思路：一是按照“業(yè)務(wù)應(yīng)用一體化、應(yīng)用部署集中化”的架構(gòu)策略，自主建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)；二是在信息安全的前提下，推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障公司總部大集中模式的實(shí)現(xiàn)，支撐日常業(yè)務(wù)的有序開展；三是信息化建設(shè)與服務(wù)并重，通過集中建設(shè)、分級(jí)服務(wù)的模式，實(shí)現(xiàn)集約化管理下的高水平的客戶服務(wù)。

中國電財(cái)在國家電網(wǎng)公司信息化SG186工程總體技術(shù)框架下，采取自主建設(shè)與達(dá)標(biāo)貫標(biāo)兩條路線并行的技術(shù)策略，最終要建設(shè)一個(gè)既符合集團(tuán)統(tǒng)一要求又有財(cái)務(wù)公司自身特色的信息系統(tǒng)?；仡櫺畔⒒ㄔO(shè)發(fā)展過程，主要分為“支撐、協(xié)同、融合”三個(gè)階段。

（一）基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)階段，實(shí)現(xiàn)信息化對業(yè)務(wù)的“支撐”

以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)大集中和信息網(wǎng)絡(luò)全面覆蓋為標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)信息化對業(yè)務(wù)的支撐。在信息化建設(shè)初期，由于未建立起有效的需求管理機(jī)制，且各部門和分支機(jī)構(gòu)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)需求把握不足和配合不夠，主要以信息部門為主推動(dòng)信息化建設(shè)。信息部門通過主動(dòng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)，提高項(xiàng)目開發(fā)效率，加大信息化建設(shè)宣傳力度，積極推動(dòng)系統(tǒng)建設(shè)工作，取得以下成果。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)方面，中國電財(cái)主要開展了業(yè)務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)的建設(shè)工作。業(yè)務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)（CPFBOS）是中國電財(cái)信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中的核心重點(diǎn)內(nèi)容，主要依據(jù)金融行業(yè)特征，借鑒先進(jìn)金融企業(yè)成果，采取自主建設(shè)的方式，以滿足公司業(yè)務(wù)需求。核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)可概括為“建設(shè)四個(gè)平臺(tái)，體現(xiàn)四個(gè)原則，實(shí)現(xiàn)三個(gè)在線”。四個(gè)平臺(tái)即支撐核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中心的基礎(chǔ)信息平臺(tái)、運(yùn)營客戶服務(wù)系統(tǒng)的客戶服務(wù)平臺(tái)、進(jìn)行統(tǒng)一業(yè)務(wù)管理的業(yè)務(wù)運(yùn)營平臺(tái)和進(jìn)行業(yè)務(wù)分析和決策支持的管理決策平臺(tái)。2006年，中國電財(cái)自主建設(shè)了業(yè)務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)項(xiàng)目一期工程，信息化對業(yè)務(wù)的推動(dòng)作用逐步顯現(xiàn)。2007年，核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全部機(jī)構(gòu)應(yīng)用大集中和數(shù)據(jù)大集中，實(shí)現(xiàn)了從“應(yīng)用大集中”到“當(dāng)日日結(jié)”到“跨機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)”的三大步跨越，以“數(shù)據(jù)大集中”為模式的系統(tǒng)建設(shè)取得重要進(jìn)展。信息基礎(chǔ)設(shè)施方面，2005年，建立了覆蓋全公司的廣域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了公司總部與所有分支機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，公司集中式數(shù)據(jù)中心初具規(guī)模，基本形成公司“互連互通、分級(jí)管理、統(tǒng)一出口、安全可靠”基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的信息化基礎(chǔ)環(huán)境。

（二）業(yè)務(wù)環(huán)境建設(shè)階段，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與信息化的“協(xié)同”

以國家電網(wǎng)公司信息化SG186工程為指引，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與信息化的協(xié)同。隨著信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，公司上下對信息化工作在思想觀念和工作態(tài)度上取得了一致、企業(yè)內(nèi)部形成了較好的信息化建設(shè)氛圍，業(yè)務(wù)需求管理機(jī)制不斷完善，信息化建設(shè)從以支撐業(yè)務(wù)運(yùn)營向整合業(yè)務(wù)渠道轉(zhuǎn)變，信息部門與業(yè)務(wù)部門各司其職，共同推動(dòng)，將公司信息化建設(shè)同各部門、各單位的實(shí)際應(yīng)用緊密結(jié)合，充分調(diào)動(dòng)各方的積極性與創(chuàng)造性，形成推動(dòng)信息化建設(shè)的強(qiáng)大合力，不斷推動(dòng)信息化建設(shè)向前發(fā)展。

在一體化平臺(tái)方面，公司信息網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)中心、數(shù)據(jù)交換、應(yīng)用集成全面實(shí)現(xiàn)，企業(yè)門戶投入試運(yùn)行。在應(yīng)用系統(tǒng)方面，不斷提升和優(yōu)化業(yè)務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)，深入開展技術(shù)架構(gòu)優(yōu)化工作，搭建了基于企業(yè)服務(wù)總線（ESB）的SOA系統(tǒng)架構(gòu)，增強(qiáng)了對業(yè)務(wù)拓展、客戶差異化服務(wù)等需求的支持能力；以需求管理辦法為抓手，建立業(yè)務(wù)需求窗口期、業(yè)務(wù)需求評審會(huì)等工作機(jī)制，提升需求管理水平。推進(jìn)資金結(jié)算系統(tǒng)并納入國家電網(wǎng)公司財(cái)務(wù)信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，成為國家電網(wǎng)公司資金集中管理的重要組成部分。完成協(xié)同辦公、企業(yè)門戶、人力資源、審計(jì)管理、紀(jì)檢監(jiān)察等系統(tǒng)的上線應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了信息化對公司各類綜合業(yè)務(wù)的全覆蓋。在保障體系方面，信息化管控體系得到加強(qiáng)，監(jiān)控中心三期完成，完成運(yùn)維體系詳細(xì)設(shè)計(jì)，建立了過渡期業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)維模式；信息安防體系、技術(shù)研究、人才隊(duì)伍、評價(jià)研究體系基本建成，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系得到全面加強(qiáng)。在國家電網(wǎng)公司首批通過信息化SG186示范單位測評并通過竣工驗(yàn)收。

（三）信息全面整合階段，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與信息化的“融合”

以企業(yè)信息架構(gòu)管控為抓手，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與信息化的融合。經(jīng)過多年建設(shè)，中國電財(cái)信息化實(shí)現(xiàn)了重要核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)上線，但原有信息化建設(shè)管理方式缺乏統(tǒng)一企業(yè)架構(gòu)約束，尤其是涉及到跨專業(yè)、跨部門、跨機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)需求，容易出現(xiàn)“局部功能最優(yōu)，整體效率下降”的情況，導(dǎo)致需求不穩(wěn)定、系統(tǒng)功能重復(fù)開發(fā)等情況。為解決這一問題，中國電財(cái)大力推進(jìn)信息化建設(shè)管理模式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目管理向架構(gòu)管控與項(xiàng)目群管理轉(zhuǎn)變，主要做法如下。

堅(jiān)持架構(gòu)引領(lǐng)。結(jié)合國家電網(wǎng)公司架構(gòu)管控要求，有效融合公司發(fā)展戰(zhàn)略，協(xié)同推進(jìn)公司企業(yè)級(jí)流程架構(gòu)設(shè)計(jì)。構(gòu)建全面和完整的企業(yè)級(jí)架構(gòu)藍(lán)圖，形成以統(tǒng)一企業(yè)架構(gòu)為依據(jù)、以項(xiàng)目可研為前提、以項(xiàng)目儲(chǔ)備為基礎(chǔ)的信息化建設(shè)管控體系，抓住項(xiàng)目可研、概要設(shè)計(jì)與架構(gòu)遵從測試“三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)”，確保信息化項(xiàng)目對整體架構(gòu)的遵從，從全局高度實(shí)現(xiàn)對信息化企業(yè)架構(gòu)的管控。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)。經(jīng)過多年信息化實(shí)踐，業(yè)務(wù)部門積累了一定的項(xiàng)目管理實(shí)踐基礎(chǔ)，具備了實(shí)現(xiàn)專業(yè)歸口項(xiàng)目管理的條件。以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)，建立以業(yè)務(wù)部門為主導(dǎo)的項(xiàng)目管理方式，發(fā)揮業(yè)務(wù)部門在專業(yè)和資源上的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)具體項(xiàng)目管理工作從信息部門主導(dǎo)向業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)轉(zhuǎn)變。確保技術(shù)支撐。信息技術(shù)部門進(jìn)一步加強(qiáng)信息化項(xiàng)目群管理，確保各信息化項(xiàng)目有效服務(wù)公司戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，充分運(yùn)用架構(gòu)管控手段，確保各項(xiàng)目推進(jìn)方向與公司戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)保持一致，確保項(xiàng)目群各項(xiàng)目的協(xié)調(diào)發(fā)展，對整體資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、控制和協(xié)調(diào)，確保各信息化項(xiàng)目關(guān)鍵路徑的有序銜接與高度協(xié)同，確保信息系統(tǒng)之間接口標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范統(tǒng)一與高效集成。

三、信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)

信息化本質(zhì)上是管理變革，而信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層高度重視，把握正確的方向和定位，采用科學(xué)有效的工作方法，就能確保信息化取得成效，為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力支撐。

一是是明確方向定位。堅(jiān)持信息化服務(wù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。中國電財(cái)信息化始終堅(jiān)持圍繞公司發(fā)展戰(zhàn)略，不斷適應(yīng)公司各階段戰(zhàn)略目標(biāo)，提出各階段信息化建設(shè)規(guī)劃并不斷進(jìn)行滾動(dòng)修訂。滿足行業(yè)監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)。高度重視信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，對照銀監(jiān)會(huì)《企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)公司風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)和分類監(jiān)管指引》要求，開展信息系統(tǒng)評價(jià)，公司將信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)納入公司經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)統(tǒng)一管理；落實(shí)銀監(jiān)會(huì)《銀行業(yè)重要信息系統(tǒng)突發(fā)事件應(yīng)急管理規(guī)范》要求，完善公司信息系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練；按照銀監(jiān)會(huì)《電子銀行業(yè)務(wù)管理辦法》和《電子銀行安全評估指引》要求，聘請國家安全權(quán)威認(rèn)證機(jī)構(gòu)對公司客戶服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行安全評測認(rèn)證。滿足集團(tuán)主管標(biāo)準(zhǔn)。深入開展信息化SG186工程建設(shè)，與國家電網(wǎng)公司信息化建設(shè)步伐保持一致并達(dá)到先進(jìn)行列；貫徹落實(shí)國家電網(wǎng)公司信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)標(biāo)貫標(biāo)。

二是掌握科學(xué)的工作方式方法。系統(tǒng)建設(shè)與安全運(yùn)維并重。系統(tǒng)建設(shè)與安全運(yùn)維并重是指信息安全理念貫徹落實(shí)到信息化建設(shè)的各個(gè)階段，各個(gè)環(huán)節(jié)，全過程；系統(tǒng)建設(shè)與安全運(yùn)維并重，特別是數(shù)據(jù)大集中，集中了數(shù)據(jù)，也集中和放大力風(fēng)險(xiǎn)，所以在系統(tǒng)建設(shè)和安全運(yùn)行發(fā)生沖突時(shí)，要確保安全第一；信息安全的關(guān)鍵在預(yù)防，要做好安全規(guī)劃和有效的防范計(jì)劃；做好應(yīng)急預(yù)案，組織演練是應(yīng)對信息安全事件的重要措施。學(xué)習(xí)借鑒成功經(jīng)驗(yàn)。核心業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)借鑒商業(yè)銀行和同行成功經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮專業(yè)咨詢公司的技術(shù)優(yōu)勢，包括借鑒銀行體系架購和系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想；引入專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求分析引入畢博咨詢，業(yè)務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目監(jiān)理所引入IBM公司；在業(yè)務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)前，走訪中石油、中石化、華能等財(cái)務(wù)公司，學(xué)習(xí)借鑒成功經(jīng)驗(yàn)。遵循客觀規(guī)律、探索科學(xué)有效方法。在信息化建設(shè)過程中尊重規(guī)律，不斷探索科學(xué)有效的工作方法，包括遵循軟件開發(fā)的一般規(guī)律（需求－設(shè)計(jì)－開發(fā)－測試－試運(yùn)行－驗(yàn)收－推廣應(yīng)用－評估－效益分析－持續(xù)優(yōu)化）；在系統(tǒng)建設(shè)過程中積極探索有效方法，如引入高水平監(jiān)理，實(shí)施項(xiàng)目質(zhì)量和過程控制；組織開展安全測評和認(rèn)證，提升系統(tǒng)品質(zhì)和客戶信任度；關(guān)鍵階段組織集中攻堅(jiān)，短期內(nèi)度過問題井噴期等。三是信息化須具備良好的外部環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)高度重視。信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵要素是領(lǐng)導(dǎo)重視、業(yè)務(wù)配合、認(rèn)識(shí)到位、方法科學(xué)、組織有序。沒有領(lǐng)導(dǎo)層的重視，就無法保障信息化建設(shè)的人財(cái)物資源，信息化建設(shè)只能是一紙空談，沒有廣泛的員工參與，就無法保障信息化建設(shè)落到實(shí)處。業(yè)務(wù)流程規(guī)范。規(guī)范化是信息化的前提，企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)和信息化是一個(gè)有機(jī)的整體，業(yè)務(wù)模式?jīng)Q定信息系統(tǒng)的架構(gòu)，只有規(guī)范、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程才能轉(zhuǎn)變穩(wěn)定系統(tǒng)需求、系統(tǒng)功能，信息化才能推動(dòng)業(yè)務(wù)管理跨越式發(fā)展。推進(jìn)管理變革。信息化推廣應(yīng)用是一個(gè)變革的過程，但實(shí)施變革過程中會(huì)有一定時(shí)期的動(dòng)蕩過程。特別是大型應(yīng)用系統(tǒng)上線前，都應(yīng)該進(jìn)行主動(dòng)的變革管理，同時(shí)，信息技術(shù)部門應(yīng)該積極改善和優(yōu)化系統(tǒng)，各業(yè)務(wù)管理部門要加強(qiáng)引導(dǎo)、正確認(rèn)識(shí)、主動(dòng)適應(yīng)。

第四篇：檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐

檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)具有重大戰(zhàn)略意義，體現(xiàn)檔案工作發(fā)展方向和趨勢的重要課題。近年來筆者所在單位在檔案的信息化建設(shè)方面進(jìn)行了探索和實(shí)踐。本文就檔案信息化建設(shè)談一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段。檔案信息以它所獨(dú)具的最直接、最真實(shí)、最原始的特點(diǎn)區(qū)別于其它信息，從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。在《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的帶動(dòng)下，今年起各級(jí)檔案部門開始把信息化建設(shè)作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，其基礎(chǔ)工作就是實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的重要作用，首先要改變在過去以手工編寫各種檢索目錄的傳統(tǒng)模式，盡快使手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過渡；了解和掌握計(jì)算機(jī)的功能和作用；應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理館藏檔案；建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫。

計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用

1、檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展是計(jì)算機(jī)等新技術(shù)的社會(huì)化發(fā)展大環(huán)境中的一部分。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及給檔案管理的基礎(chǔ)工作和管理方法帶來巨大影響。我們已經(jīng)體會(huì)到，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅帶來了高效率和高質(zhì)量，而且也改變了檔案工作的傳統(tǒng)方式。例如：對著錄標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化要求，由于計(jì)算機(jī)文檔一體化管理應(yīng)用的普及，對檔案信息的著錄標(biāo)引項(xiàng)目提出了增加對電子文件和電子檔案的生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、鑒定等管理性信息的著錄項(xiàng)目，以確定其法律效力及保管

方式；一些單位由于用計(jì)算機(jī)直接管理文件級(jí)檔案，產(chǎn)生了是否還需保留案卷級(jí)管理的問題，有些部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案中已經(jīng)根據(jù)新的《歸檔文件整理規(guī)則》改革了文件整理方式；檔案電子化帶來的某些原件是否保留的問題等。層出不窮的種種問題對檔案管理的基本理論、傳統(tǒng)方法、思想觀念等帶來了巨大的沖擊。這些問題逼迫我們要認(rèn)真研究和分析，求得正確的解決方法，否則會(huì)帶來很嚴(yán)重的不良后果。

2、電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，這標(biāo)志著人類記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的方式發(fā)生了革命，它直接影響著檔案工作的運(yùn)作方式，基本理論乃至思維觀念。

3、隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷提高，社會(huì)各界對各種信息的需求量越來越大，質(zhì)量要求越來越高，用戶對信息的需求是準(zhǔn)確、及時(shí)、簡捷、實(shí)用。用戶希望提供的是經(jīng)過加工后的綜合信息，甚至于包含知識(shí)增值的產(chǎn)品。檔案通過計(jì)算機(jī)的管理，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，從而滿足社會(huì)各界的需求。

4、實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過渡。首先是完成三大目錄體系的過渡：革命歷史檔案、舊政權(quán)檔案、民國檔案；把過去的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等等眾多的目錄，統(tǒng)一到用計(jì)算機(jī)編目的方法上來；建立科學(xué)的機(jī)讀檔案目錄檢索體系。

在實(shí)踐中應(yīng)用較好的軟件

經(jīng)過考察和反復(fù)比較，我們確定珠海泰坦DARMS2000檔案管理系統(tǒng)為我單位檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)。此軟件主要有以下特點(diǎn)：

1、能滿足檔案人員日常的計(jì)算機(jī)管理要求，又能滿足社會(huì)各屆人員網(wǎng)上利用的需求；

2、符合Internet/Intranet發(fā)展潮流的檔案資料管理系統(tǒng)。它是一個(gè)可塑管理平臺(tái)，使用者，可自行發(fā)展，自我完善，而對檔案資料的獲取方式完全不受時(shí)間和地域的限制；

3、檔案資料信息在管理上各司其責(zé)，利用上資源共享；

4、提供完善而科學(xué)的安全機(jī)制，使其在高度安全的前提下具有最大的開放性；

5、提供全文瀏覽和下載重復(fù)利用功能；

6、提供給用戶強(qiáng)大的檢索、查詢、排序功能，用戶可按檔案的任意字段模糊查詢。

目前，我們內(nèi)蒙古通遼市檔案館已實(shí)現(xiàn)了館藏檔案的計(jì)算機(jī)管理，錄入檔案文件級(jí)檢索目錄26余萬條，檔案全文存儲(chǔ)掃描5000余件。通過DARMS檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案在計(jì)算機(jī)上檢索利用，全文瀏覽，歸檔立卷以及借閱管理和開放檔案的管理。同時(shí)建立了局域網(wǎng)，并在政府網(wǎng)上建立了網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上檔案宣傳工作。我們在下一步的工作中，還將償試在互聯(lián)網(wǎng)上建立自己的檔案館工作網(wǎng)站，設(shè)置多種欄目，以豐富生動(dòng)的內(nèi)容，準(zhǔn)確翔實(shí)的檔案信息資料，宣傳檔案工作和提供利用檔案信息資料。

檔案信息化建設(shè)的基本過程

檔案信息化建設(shè)，要以檔案信息資源為核心，以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ)，依托各地政務(wù)信息網(wǎng)，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加大文檔一體化、館室一

體化管理的推進(jìn)力度，加速完成各級(jí)綜合檔案館文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)任務(wù)，為檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件。檔案信息化建設(shè)應(yīng)從基礎(chǔ)做起，以實(shí)際需要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

首先是收集檔案的過程。要擴(kuò)大檔案收集對象，既要向法定的檔案形成部門進(jìn)行收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門進(jìn)行收集，同時(shí)還要向個(gè)人進(jìn)行收集；要擴(kuò)大檔案收集范圍，不僅收集文書檔案，還要收集其它門類的檔案。檔案的收集應(yīng)注重收集好地方特色檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補(bǔ)館藏檔案信息資源的不足，確保館藏結(jié)構(gòu)上的不斷優(yōu)化和調(diào)整，以及館藏信息資源的進(jìn)一步豐富和補(bǔ)充。這是一項(xiàng)長期而艱巨的工作，它為檔案高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案館服務(wù)社會(huì)的多樣性、及時(shí)性和靈活性的功能，才可以拓寬檔案工作服務(wù)渠道。

其次是管理檔案的過程。決定檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實(shí)用價(jià)值，能否生存下去的關(guān)鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，沒有大量的、不斷增加著的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化檔案，就無法發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說建立全文存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是重點(diǎn)中的重點(diǎn)。

通過信息技術(shù)管理檔案，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案目錄檢索，在一定的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行檔案全文瀏覽，滿足社會(huì)各階層的需求。檔案館通過信息技術(shù)，介紹館藏、編寫各類檔案信息，達(dá)到檔案資源共享。

第三是利用檔案的過程。檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會(huì)提供有價(jià)值的信息資源，因此，對檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些檔案信息資源，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工、管理，對檔案的科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作，利用檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源的有效利用。

第四是檔案管理軟件的開發(fā)。針對現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、檔案一體化管理模型，建立新型檔案安全保障系統(tǒng)。

檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問題

1、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，由地方經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展水平所決定，各級(jí)檔案部門在檔案信息化建設(shè)過程中一定要建立在現(xiàn)實(shí)需求基礎(chǔ)上，要先試點(diǎn)、后推廣。切忌在沒有進(jìn)行科學(xué)的可行性、必要性論證之前，盲目購置設(shè)備。信息化建設(shè)工作可以先從基礎(chǔ)工作做起。

2、保障重點(diǎn)，分級(jí)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)首先集中力量對重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的檔案先行對外提供利用。中有這樣才能在最短的時(shí)間內(nèi)，以最快的速度實(shí)現(xiàn)檔案信息化的實(shí)際應(yīng)用；在突出重點(diǎn)的同時(shí)，對各類檔案的信息化進(jìn)行分級(jí)建設(shè)。要有一個(gè)發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應(yīng)該優(yōu)先建立對文書檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機(jī)關(guān)對檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其它門類的檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化的進(jìn)程。

3、切實(shí)重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式等進(jìn)行重新整合和定位。需要有一定的檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員從事檔案信息化工作，這就要求各級(jí)檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓(xùn)，送骨干到高校或國外深造，鼓勵(lì)相關(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級(jí)考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來，形成團(tuán)體優(yōu)勢，解決本地區(qū)檔案信息化建設(shè)中存在的共性、難點(diǎn)問題。

4、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息的安全問題。防治計(jì)算機(jī)病毒是檔案在網(wǎng)絡(luò)上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，必需安裝知名殺毒軟件并及時(shí)升級(jí)，經(jīng)常進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應(yīng)備有多種殺毒軟件同時(shí)采用防火墻技術(shù)。

5、關(guān)于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時(shí)，把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺(tái)都能使用的文本文件格式，以不變應(yīng)萬變，消除由于技術(shù)演變所帶來的影響。對于特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的瀏覽軟件；對歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞，立即對該載體內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件進(jìn)行修復(fù)。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)檔案

管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

第五篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)等問題。因此必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問題重點(diǎn)

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是第一手的原生信息，因而是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，并隨著社會(huì)文明程度的提高，越來越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

人類進(jìn)入信息社會(huì)以后，檔案對人類認(rèn)識(shí)客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說就是：檔案信息化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨而開展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個(gè)過程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長檔案信息滿足社會(huì)各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問題包括以下幾個(gè)方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識(shí)，沒有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)，4、數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問題，而不能長遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)

和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評估能力，對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會(huì)，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識(shí)和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動(dòng)熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。

④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實(shí)行檔案館室規(guī)范化管理可以增強(qiáng)檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識(shí)；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來源、詳簡級(jí)次、主要規(guī)則和標(biāo)識(shí)符號(hào)等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會(huì)在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時(shí)，造成同一檢索點(diǎn)的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲(chǔ)方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來實(shí)現(xiàn)一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實(shí)用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期