第一篇：人事檔案管理規(guī)定規(guī)則

人事檔案管理規(guī)定規(guī)則

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務?，F(xiàn)在，就來看看以下關于人事檔案管理制度的文章吧!

人事檔案管理工作制度一

(一)人事檔案材料鑒別、歸檔制度

1.嚴格按照中組部《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確收集范圍，認真做好人事檔案材料的收集與補充工作;

2.檔案工作人員要積極主動地與人事檔案材料形成部門取得聯(lián)系，及時掌握形成人事檔案材料的信息，主動地索要應歸檔的人事檔案材料;

3.人事檔案材料的形成部門，應在形成正式材料后的一個月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;

4.檔案工作人員對收集的人事檔案材料，要認真進行核對，對缺少的材料要逐一進行登記，及時催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時通知形成檔案材料部門補送材料或補辦手續(xù)，形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理;

5.對不屬于歸檔的材料要及時退回材料形成部門。

(二)人事檔案材料鑒別、歸檔制度

1.嚴格把好人事檔案材料“入口關”，對收集的檔案材料要認真鑒別，嚴格審核;

2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;

3.歸檔材料必須齊全完整、真實、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，有承辦單位的簽章或個人署名，有形成材料的日期;需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;

4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;

5.人事檔案材料應統(tǒng)一使用16開紙(19×26.5厘米)，材料左邊應留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫，不得用計算機打印簽名;

6.凡屬于應歸入檔案的材料，應按照中組部《檔案整理工作細則》進行整理立卷，零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。

(三)人事檔案查(借)閱制度

1.查(借)閱人事檔案必須是中共黨員，并填寫《查閱檔案審批表》，由查閱單位負責人簽字，檔案館領導審批后，方可查(借)閱;

2.任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;

3.查(借)閱檔案時，檔案工作人員應根據(jù)規(guī)定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內容無關的材料，不得翻閱，并對提供查閱的檔案進行登記;

4.查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內容;

5.查閱人員未經許可，不得擅自摘錄或復制檔案內容;

6.查閱人員必須愛護檔案，嚴禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應視情節(jié)輕重，予以批評教育，直至紀律處分;假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;

7.檔案一般不外借，特殊情況須借用時，要說明理由，經檔案館領導批準，嚴格履行借閱手續(xù)，方可借出，借閱檔案一般不超過15天，并不準擅自復制、抄錄及轉借他人;不準攜帶檔案材料進入公共場所參觀、游覽、探親訪友。

(四)人事檔案轉遞制度

1.轉遞人事檔案必須做到及時、準確、安全;

2.因工作調動或職務變動檔案轉出，檔案工作人員在接到調檔函后，經人事處簽章及檔案館領導審批后，一個星期內將檔案轉給新的主管單位;

3.轉出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定進行認真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出;

4.轉遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《檔案轉遞通知單》的項目詳細登記，嚴密包封;

5.檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁郵寄或交本人自帶;

6.轉出的檔案逾期一個月未收到回執(zhí)的，應發(fā)函或打電話詢問，以防丟失;

7.收到轉遞來的檔案，經檢查核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。

(五)人事檔案檢查核對統(tǒng)計制度

1.建立檔案工作臺帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統(tǒng)計一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決;

2.提供利用后的人事檔案，入庫前要認真檢查，仔細核對，確認無誤后方可入庫;

3.檔案轉出或轉入時，要認真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料;

4.整理好的人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁進行檢查核對，發(fā)現(xiàn)差錯及時糾正。

(六)人事檔案的保管、保密制度

1.嚴格遵守黨和國家的保密法規(guī)，認真履行職責，嚴格照章辦事，做好人事檔案的保管保密工作;

2.非檔案工作人員一律不得進入庫房;

3.檔案工作人員要嚴格執(zhí)行查(借)閱檔案審批手續(xù)，不得擅自擴大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：

4.認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;

5.嚴禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%);

6.堅持庫房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發(fā)生，發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時采取措施，確保檔案安全;

7.堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關好門窗，切斷電源;

8.嚴禁個人私自保存任何人的檔案材料;

9.檔案工作人員調動時，必須嚴格履行交接手續(xù);

10.對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個人，應視情節(jié)輕重，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條規(guī)定給予處罰。

(七)人事檔案管理人員職責

1.熱愛本職工作，忠于職守，認真負責保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料;

2.建立人事檔案臺帳，及時收集、鑒別、整理檔案材料，及時報送省管檔案材料;

3.嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，認真辦理人事檔案的查(借)閱和轉遞;

4.及時登記教職工職務、工資變動情況;

5.為學校及有關部門提供教職工情況;

6.維護人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護工作;

7.調查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導;

8.完成領導交辦的其他事項。

人事檔案管理制度二

為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務，根據(jù)黨的工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《檔案工作條例》，特制定本制度。

一、保密制度

1.認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規(guī)定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好人事檔案的保密工作。

2.加強組織紀律，堅守工作崗位。

3.人事檔案管理部門應設立專用檔案庫房(室)，配備鐵質檔案柜，妥善保管人事檔案。

4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查，保持庫房的清潔和溫、濕度，發(fā)現(xiàn)問題，立即報告，及時采取措施。

5.人事檔案庫房(室)和檔案柜，應明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續(xù)。

6.無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。

7.嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。

8.對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。

9.人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，通過機要傳遞或專人送達，盡量避免本人自帶。

10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

11.人事檔案一般不外借，但領導或有關人員因工作需要借閱時，要嚴格辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過五天。

12.屬歸檔的材料，及時轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續(xù)。

13.嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。

14.發(fā)現(xiàn)泄密事件，認真處理。

二、歸檔制度

1.按照《人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經常通過有關部門收集工作調配、任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實檔案內容。相關部門應配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。

2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專兼職人員負責收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。

3.每年引進畢業(yè)生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現(xiàn)其他相關待遇。

4.收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸檔。

5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經人事處負責人批準，由專人負責監(jiān)銷。

6.人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

7.每年引進人員要填寫履歷表或補充表，充實人事內容。

8.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續(xù)。

三、鑒別制度

1.收集的材料必須經過鑒別，未經鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。

2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。

3.鑒別要以有關文件規(guī)定為依據(jù)，嚴肅認真，確保真實、完整、精煉、實用。

4.歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，對象明確，手續(xù)完備;對不該歸檔的材料，要區(qū)別處理，凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。

5.人事檔案材料應按照《檔案整理工作細則》進行整理立卷。

四、整理制度

1.整理人事檔案，要先對缺少的人事檔案材料進行補充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和設備。

2.整理要做到：人事檔案材料鑒別和分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。

3.整檔人員必須熟悉黨的工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，掌握整理人事檔案的有關規(guī)定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。

4.必須認真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《檔案工作條例》等有關法規(guī)，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

5.人事檔案按新《條例》和《檔案整理工作細則》規(guī)范地整理，零材料及時裝訂入卷。

6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷毀的材料，經主管領導批準按規(guī)定銷毀。

7.整檔過程中，要切實做好防火安全保密工作，整理室內嚴格吸煙，嚴防丟失和匯漏檔案內容。

五、借閱制度

1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。

2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫《人事檔案查(借)閱登記表》。

3.復印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見并加蓋“河南城建學院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領導同意后，方可查(借)閱。

4.查(借)閱檔案，嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。

5.查閱檔案的單位或個人，不得擅自-拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門審查批準后才能復制(拍攝)。

6.檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉借他人。

六、轉遞制度

1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。

2.人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，一般情況下，不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。

3.遞檔案時，必在轉出手續(xù)完備的前提下，須經人事處

有關負責人同意簽署意見并由主管人事工作校領導同意后方可轉出。有關部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉遞，不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信或電話催回，以防丟失。

4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，職務變動而及時調整，人事處及組織部應將人事變動情況、調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人事處有關負責人應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門負責人應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

5.職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續(xù)完備的情況下，方可轉出。

6.校各部門應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。

7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉出時，按照學校有關文件規(guī)定收取管理費用和其他費用。

8.是轉出的人事檔案或材料要嚴密包封，并加蓋機密章，有關人員認真填寫《人事檔案轉出登記表》。

七、核查制度

1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

2.提供利用的人事檔案，再回收時，要嚴格檢查，經核對無誤后，方可入庫。

3.理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發(fā)現(xiàn)錯誤，及時糾正。

4.出和接收人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

5.收集的人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。

第二篇：人事檔案管理

人事檔案管理

范圍

本標準規(guī)定了XXXXXX的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核。

本標準適應于XXXXXX人事檔案的管理工作。

引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

中共中央組織部關于印發(fā)《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目

標管理考評標準》的通知(組通字［1996］55號)。

關于轉發(fā)中共江蘇省委組織部《江蘇省1996-XX年干部人事檔案工作規(guī)劃》的通知(組廳

字［1996］36號)。

國電公司關于印發(fā)《國家電力公司干部檔案工作八項制度》的通知(人建［1998］48號)。

《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。

管理職責

3.1 主管勞動人事工作的局長對人事檔案工作負領導 責任。

3.2 工作由局勞動人事部負責。

3.3 專職負責工作。

管理內容與要求

4.1 基本任務

4.1.1 負責接收、征集、整理、立卷、編目和統(tǒng)計本局形成的人事檔案。

4.1.2 負責對形成人事材料的局屬各部室的歸檔工作進行業(yè)務指導和檢查。

4.1.3 負責人事檔案材料的鑒定、保管、保密、查閱和傳遞、檢查核對等管理工作。

4.2 人事檔案材料的收集途徑和范圍

4.2.1 通過局黨委工作部、勞動人事部收集職工在吸收、聘任、調配、轉業(yè)退伍安置、任免、辦理工資待遇、政審等工作中形成的檔案材料。

4.2.2 通過局黨代會、職代會、工會、共青團等代表會議的部門，收集代表、委員登記

表和個人政績材料。

4.2.3 通過局勞動人事部收集職工受教育的學生(學員)登記表，考生登記表，學習成

績表，畢業(yè)生登記表、鑒定表，授予學位的材料，學歷證明書；培訓結業(yè)成績表，學習鑒定

等材料。

4.2.4 通過局勞動人事部收集專業(yè)技術資格評定、認定、確認審批材料和工人技師資

格審批材料。

4.2.5 通過局黨委工作部收集在組織建設中形成的批準為正式中國共產黨黨員的志愿書

、申請書、自傳、登記表等材料。

4.2.6 通過局黨委工作部收集在共青團建設中形成的入團志愿書、申請書、登記表等材

料。

4.2.7 通過局長工作部、局工會、黨委工作部等部室收集表彰活動中形成的先進工作（生產)者、勞動模范等的登記表、先進模范事跡、嘉獎通報等材料。

4.2.8 通過局紀檢監(jiān)察室、勞動人事部等部室收集形成的處分決定、本人檢查、上級批

復、個人對處分決定的意見等材料。

4.2.9 通過局審計稽查部收集形成對職工經濟工作中的評價、處理意見等材料。

4.2.10 通過局安全生產部、生產科技部及本人、報刊雜志等途徑收集本局職工的發(fā)明、科研成果及有重大影響的論文、著作等的目錄．

4.2.11 通過局勞動人事部、工會收集職工更改姓名、民族、出生年月、國籍、入黨入團

時間、參加革命工作時間等有關材料：個人申請、組織審查報告及所依據(jù)的證明材料、上級

批復及職工離、退休審批材料等。

4.2.12 通過局工會、安全保衛(wèi)部等部門收集死亡職工的悼詞、公開報道、非正常死亡的 調查報告等材料。

4.2.13 人事檔案具體歸檔范圍按中共中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)

定》執(zhí)行。

4.3 歸檔要求和時間

4.3.1 凡需要歸檔的人事材料，由各主管部室負責收齊，確認無誤后，填寫移交清冊一

式二份，經部室領導審簽后，交局人事檔案室歸檔。

4.3.2 凡需要歸檔的人事檔案任何人都不得擅自保存，更不得據(jù)為已有，必須主動向局

人事檔案室移交。

4.3.3 各部室移交人事檔案時，必須詳細填寫登記表一式二份，連同歸檔材料一齊送局

人事檔案室。

4.3.4 專職接收歸檔人事材料時，須按照歸檔登記表的 項目，逐份逐頁地

進行核對，檢查無誤后，簽字蓋章，其中，一份歸檔登記表留存檔案室備查，另一份退回，由

歸檔部門保存。

4.3.5 歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全完整真實，文字清楚，對象

明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

4.3.6 歸檔材料必須手續(xù)完備，經鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分別情況予以處理。

4.3.7 對偽造的材料要追究責任，嚴肅處理；對應銷毀的材料要詳細登記，經分管局領

導審查批準；對應轉出的材料要辦理轉遞登記手續(xù)。

4.3.8 人事檔案材料的載體，應使用16開規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應留出2-2.5厘米的 裝訂邊。

4.3.9 凡歸檔人事材料的撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、計算機打印、膠印、油

印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復

寫紙書寫。

4.3.10 歸檔材料必須是原件，除電傳材料需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件

存檔。

4.3.11 本局各部室在人事材料形成后的一個月內移交局人事檔案室，移交份數(shù)一般為

一份(省公司管理的局級領導需二份)。

4.4 鑒別與轉遞

4.4.1 認真鑒別、判定人事檔案的真?zhèn)?，做到不錯歸、錯銷。

4.4.2 從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料

是否是該職工的材料，避免張冠李戴現(xiàn)象發(fā)生。

4.4.3 按照人事檔案十大類(即：履歷、自傳、鑒定、學歷、政審、黨團、獎勵、處分、待遇、其他等類)的內容，鑒別其是否屬于人事檔案歸檔范圍。

4.4.4 以《干部檔案工作條例》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》為準繩，以審查結論

為依據(jù)，以案情緣由為線索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關政策。

4.4.5 剔出歸檔材料中的重份、內容重復、不能說明問題和沒有價值的材料，使歸檔材

料更精練。

4.4.6 通過政審材料和處分材料的構成以及每份材料 的內容，鑒別歸檔材料是否完整。

4.4.7 檢查歸檔材料的審查、批準、簽署、蓋章、落款等手續(xù)，鑒別歸檔材料手續(xù)是

否完備。

4.4.8 職工因工作調動需要轉遞人事檔案的，應在10天內辦理轉遞手續(xù)，避免因時間

拖久，產生“無頭檔案”。

4.4.9 對轉出的人事檔案要認真地檢查核對，按有關要求整理合格，裝訂成冊，不得

扣留材料或分批轉出。

4.4.10 人事檔案轉出后，須在檔案名冊注明何時轉向何處，以便備查。

4.4.11 轉出的人事檔案要仔細填寫《人事檔案轉遞通知單》，與檔案一道密封，加貼

密封條并蓋密封章，通過機要交通或派專人轉遞，不準郵寄或交本人自帶。

4.5 人事檔案的整理

4.5.1 人事檔案的整理必須規(guī)范，按照《干部檔案工作條例》、《職工檔案管理工作

規(guī)定》的方法和程序，對歸檔的干部、職工個人材料進行鑒別、分類、排列、編目、裝訂，使

之系統(tǒng)化、條理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2 整理后的案卷，須按計算機檔案管理程序的要求，依姓氏筆畫的順序，逐卷、逐

件、逐個字段地輸入微機。

4.5.3 案卷裝訂前，應拆除卷內每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料。

4.5.4 案卷裝訂時，按“封面——目錄——卷內文件——封底”的順序分箱排架。

4.5.5 案卷裝訂后，一律使用標準檔案裝具裝袋，在填寫好裝具脊背各欄項目的內容后，按“姓氏筆畫——編號”的順序分箱排架。

4.6 人事檔案的保管、保密

4.6.1 為確保人事檔案的絕對安全，須使用門窗較堅固的專用檔案庫房，配置專用鐵

質的檔案柜。

4.6.2 人事檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14°C～24°C之

間，濕度控制在45%～65%之間。

4.6.3 庫房內每個鐵質檔案柜中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵

蝕。

4.6.4 依據(jù)檔案庫房通風去濕(降溫)原理，不定時地開 啟庫房門窗，保持庫內空氣清新

，防止有害氣體對檔案的腐蝕。

4.6.5 檔案庫房的門窗必須密封無損，庫房門窗開啟后，須隨時注意關閉，防止老鼠入

庫危害庫存檔案。

4.6.6 嚴禁在庫房內吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設備，保證用電安全。

4.6.7 每月定期對庫藏檔案進行清理檢查，若發(fā)現(xiàn)有破損或載體變質的檔案，要查明原因

并及時進行修補或復制。

4.6.8 管理人員要嚴格遵守保密制度，不準向無關人員談論檔案內容。

4.6.9 任何人不準攜帶檔案材料進入公共場所，個人不準私自保存他人的檔案材料。

4.6.10 人事檔案庫房為我局機要重地，無關人員不得入內。

4.6.11 檔案管理專職每天下班前須對庫房進行安全檢查，節(jié)假日須做好安全防范工作。

4.7 人事檔案的提供利用

4.7.1 檔案管理專職須按姓氏筆畫編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服

務。

4.7.2 凡本局需查閱人事檔案者，必須是中共黨員，查閱前應填寫查閱登記表，在查閱

室查閱，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

4.7.3 查閱人事檔案時要注意愛護，保持案卷的整潔，嚴禁對檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。

4.7.4 未經批準，不得擅自拍攝、復制檔案材料，確因工作需要從檔案中取證的，必須

經有關領導同意后，方可辦理，復制的材料不得給無關人員觀看，用畢自行銷毀。

4.7.5 本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫出借閱報告，經

本局分管領導批準后方可借用，借用檔案一般不超過三天，用后及時歸還。

4.7.6 借用的人事檔案必須妥善保管，要嚴格保密，不準交給無關人員和職工本人翻閱

，用畢及時歸還。

4.7.7 本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。

4.7.8 檔案管理人員接待閱檔時，要先清點材料，后拿出，收回檔案時要清點，再歸檔。

4.7.9 每月檢查一次借出檔案的退回情況，逾期不還者 要及時催回；每年年底進行一次

檔案總核對工作，將不該管的檔案轉到有關單位，應管檔案及時索要。

檢查與考核

本標準的檢查與考核按《XXXXXX工作質量綜合考核辦法》執(zhí)行。本標準的檢查與考核還應按XXXXXX有關規(guī)定執(zhí)行。

第三篇：人事檔案管理

東儀實業(yè)發(fā)展有限責任公司人事檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范員工檔案管理，有效的保護和利用員工檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際，制定本辦法。

第二條 人事檔案是公司組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、獎罰、提拔和職稱評審等工作中形成的有關員工個人經歷、政治思想業(yè)務、技術水平、工作表現(xiàn)及工作變動等情況的文件材料，是歷史地全面考察員工的依據(jù)。

第三條 員工檔案是國家檔案重要的組成部分，是黨和國家的秘密。員工檔案工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保衛(wèi)、保密法規(guī)，嚴密保管，確保員工檔案的規(guī)范和安全。

第四條 適用范圍：本辦法適用于公司在冊員工、離退休員工及已故員工（5年內）的人事檔案管理

第二章 組織管理。

第五條 檔案工作由辦公室歸口管理，并有檔案管理員負責日常工作。

第六條 制度的基本內容

建立健全保管制度，其基本內容大致包括其部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；傳遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度；借閱制度；出具證明材料。

（一）材料歸檔制度

員工檔案應全面反映員工的歷史全貌和現(xiàn)實表現(xiàn)，需要不斷

收集、補充新的檔案材料，充實檔案內容。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序為：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

（二）檢查核對制度檢查與核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案本身進行檢查，如查看無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

1、突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后。

2、對有些檔案放生疑問之后，如不能確定某份檔案是否 丟失。

3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

（三）轉遞制度

轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的專遞一般是由 工作調動引起的，轉遞的大致程序如下：

1、轉遞檔案必須經過嚴格密封，以機密件通過機要交通轉遞，或派專人送取，不得郵寄或交本人自帶。

2、辦公室是員工檔案轉遞的歸口承辦單位，負責接收或轉出員工檔案。

3、轉出檔案必須憑縣級以上各級組織、人事勞動部門或具有相關人事權單位的商調函，經黨委組織部、人力資源部有關人員與人事檔案室聯(lián)系，由檔案管理員按照既要間轉遞相關規(guī)定辦理郵寄手續(xù)。若派專人送達檔案，送達人須在檔案是辦理手續(xù)。

4、在轉遞中遵循保密原則，一般通過機要交通轉地，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

5、在接受其他單位轉入的檔案，需對檔案材料進行仔細審核，確認無誤后，應在檔案回執(zhí)上簽字蓋章，并在收到檔案一周內將檔案轉入辦公室。

6、失業(yè)員工（含解除勞動合同、除名、開除、終止勞動關系）其檔案應在定期轉至有關政府部門管理。

（四）保衛(wèi)保密制度 具體要求以下：

1、辦公室檔案管理為涉密崗位。有關人員應遵守國家、企業(yè)的有關保密法規(guī)及制度。

2、檔案管理員要對全部員工的人事檔案安全負責，檔案是屬于公司保密要害部位，出檔案管理員及正常業(yè)務工作需進入檔案室的人員外，嚴禁他人入內。

3、保持庫房、檔案柜清潔，不準存放無關物品。

4、檔案室鑰匙由專人保管，不得私借他人。

5、人事檔案使用完畢后，要及時放回檔案柜。

6、管理人員離開辦公室，要隨手鎖門，嚴禁人走門開，造成檔案材料丟失。

（五）統(tǒng)計制度

檔案統(tǒng)計工作是檔案業(yè)務工作中的一個重要環(huán)節(jié)，同時也是保證檔案工作質量，提高檔案業(yè)務水平的一項有效方法，必須嚴肅認真的做好檔案統(tǒng)計工作。

1、對檔案的收進、移出和案卷利用數(shù)量等情況，及時準確的進行統(tǒng)計。

2、按照上級檔案部門的要求，及時報送本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計表。

3,、檔案室應建立檔案收進、移出登記表，查（借）閱檔案資料登記薄。

4、對于各種登記、統(tǒng)計表冊，高度負責的態(tài)度，認真進行填寫。達到統(tǒng)計數(shù)字準確，上報及時。

5、要定期進行檔案分析，通過定量分析，反映工作發(fā)展的速度和狀況，以便總結經驗教訓，不斷提高檔案工作水平。

6、檔案統(tǒng)計工作要嚴格執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計法》，要按《統(tǒng)計法》的要求嚴肅認真做好統(tǒng)計工作。

（六）檔案借閱制度

1、凡我公司員工及外單位人員因工作、學習需要查閱檔案時，應填寫查閱審批表，外單位人員還應該持單位介紹信，經檔案形成部門負責領導簽字批準后方可辦理查閱手續(xù)，查閱機密級

或重要檔案材料需經主管部門領導批準。

2、檔案原則上不借出，均在檔案室內查閱，如需要借出，必須填寫借閱審批表，辦理相關批準手續(xù)。

3、借閱者要愛護檔案，不得損壞和丟失，借出檔案不得轉借他人，不準帶到公共場合，查閱檔案要嚴格執(zhí)行安全保密制度。

4、借閱檔案材料應及時歸還，借閱時間一般不得超過一周，特殊情況須經負責人同意，辦理續(xù)借手續(xù)，但節(jié)假日或借閱人員出差之前，應將檔案材料歸還檔案室。

5、檔案室工作人員對歸還的檔案，應認真檢查，核對無誤后，辦理注銷手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失情況、要依法查處。

（七）出具證明材料程序

1、由有關單位開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章。

2、人事檔案部門按照有關規(guī)定，結合利用者的要求，提供證明材料。

3、證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

第七條 人事檔案管理責任

（一）人事檔案室作為保密要害部位，管理員應對檔案進行妥善保管，有效地保守檔案機密。

（二）擬定和修改員工檔案管理制度。

（三）負責查閱檔案人員資格審核。

（四）維護人事檔案材料完整，防止材料損害，這是檔案保管的主要任務。

（五）按國家規(guī)定審核應銷毀的檔案材料。

（六）科學有序地保管檔案材料，便于檔案材料使用。

（七）負責辦理檔案的其他事項。

第三章 檔案管理人員工作守則

第八條 檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真執(zhí)行黨和國家的政策方針，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守、嚴守機密、勇于創(chuàng)新、具備檔案專業(yè)知識和一定的科學文化知識。

第九條 熱愛檔案工作，學習檔案工作的基本知識和方法，接受部上級檔案管理部門的業(yè)務指導，積極參加檔案培訓。

第十條 負責做好本部門文件材料的形成、積累和整理等于立卷工作，經過鑒別、整理后完成立卷工作，保證歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。

第十一條 凡歸檔的材料均應按照中央組織部要求《關于檔案材料收集、歸檔暫行規(guī)定》管理，不應歸入檔案的不得入檔，歸檔材料做到分類準確，編目合理，標題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

第十二條 注意文件材料的安全和保密，按規(guī)定時間將集中形成的所有該歸檔材料歸入檔案。

第四章 附則

第十三條 人事檔案材料收集歸檔范圍

（一）員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業(yè)部門審批表等。

（二）錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。

（三）黨代會、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

（四）辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

（五）評聘專業(yè)技術職務(職稱)工作中形成的專業(yè)技術人員任職資格申報表，專業(yè)技術職務考績材料以及聘任專業(yè)技術職務的審批表。

（六）員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復以及所依據(jù)的證明材料。

（七）黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料，退黨材

料，取消預備黨員資格的組織意見；入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料；加入民主黨派的材料。

（八）干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據(jù)材料。

（九）表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

（十）各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

（十一）員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

（十二）體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

（十三）辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調查報告。

（十四）高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學位的材料，學歷證明書，學習鑒定材料。

（十五）其他可供組織參考有保存價值的材料。

第十四條 本管理辦法如有和國家政策、法律、法規(guī)有關規(guī)定相抵觸的，則以國家規(guī)定為準；如有與公司以前相關規(guī)定相抵觸的，則以本管理辦法為準。

第十五條 本管理辦法自發(fā)布之日起實施。

第四篇：人事檔案管理

一、人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成，記述和放映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業(yè)績的，一個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。

二、人事檔案具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、機密性的特點。

三、人事檔案的作用

1、是考察、了解員工的重要手段。

2、是解決當事人個人問題的憑證。

3、是編寫人物傳記和專業(yè)史的寶貴史料。

四、人事檔案的分類

1、履歷材料

2、自傳材料

3、鑒定、考核和考察材料

4、學歷、評聘專業(yè)技術職務與評定崗位技能的材料

5、政治歷史審查材料

6、入黨入團材料

7、獎勵材料8處分材料

9、錄用、任免、出國（出境）、工資、待遇及各種代表會議代表的材料

10、其他可供組織參考的材料

五。、人事檔案部門的原則

1、保管人事檔案，為國家積累檔案史料；

2、收集、鑒定和整理人事檔案材料；

3、辦理人事檔案的查閱、借用和轉遞；

4、登記人員職務、工作和工作變動情況；

5、為組織、人事工作提供人才信息，為有關部門提供員工情況；

6、做好人事檔案的安全、保密及保護工作；

7、調查人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導；

8、推廣、應用人事檔案現(xiàn)代化管理技術；

9、定期向檔案館（室）移交死亡人員的人事檔案；

10、辦理其他有關手續(xù)。

六、轉遞工作的要求

1、及時

2、準確

3、安全

七、轉遞人事檔案的方式

1、零星轉遞

2、成批移交

八、查閱人事檔案的總原則：寬嚴適度，內外有別，靈活掌握，便于利用

九、查閱要求

1、利用黨委組織部門的人事檔案必須是中共黨員。

2、組織、人事、勞動部門查閱人事檔案須有手續(xù)完備的信件；其他部門應持有本單位領導

簽名的正式查檔介紹信或《查閱人事檔案審查表》。

3、查閱人員不得查閱本人及其親屬的檔案。

4、未經領導批準，不得查閱同級人員檔案，下級不得查閱上級人員檔案。

5、本單位組織、人事部門一般不得查閱本單位領導人的檔案。

6、只準查閱介紹信或審批表中提到的有關內容。

十、查閱程序和手續(xù)

1、查閱人事檔案，必須持有介紹信或審批表，由主管負責人簽字并加蓋公章，報人事部門

批準后方可查閱。

2、人事檔案部門接到介紹信或審批表后，應認真審核其查檔理由、范圍、手續(xù)等，提出處

理意見報領導批準。

3、提供利用時，將介紹信或審批表留下，辦好借閱登記手續(xù)后方可閱檔。

4、人事檔案一般不外借，在特殊情況下經批準，可以短期外借，并嚴格辦理借還手續(xù)。

第五篇：人事檔案管理

人事檔案管理？

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。