第一篇：電話接聽禮儀的重要性

電話接聽禮儀的重要性

1、接聽電話前：

⑴、準(zhǔn)備記錄工具：如果大家沒有準(zhǔn)備好記錄工具，那么當(dāng)對(duì)方需要留言時(shí)，就不得不要求對(duì)方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要準(zhǔn)備好記錄工具，例如筆和紙、手機(jī)、電腦等。

⑵、停止一切不必要的動(dòng)作：不要讓對(duì)方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對(duì)方會(huì)感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。

⑶、使用正確的姿勢(shì)：如果你姿勢(shì)不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會(huì)令對(duì)方感到不滿意。

⑷、帶著微笑迅速接起電話：讓對(duì)方也能在電話中感受到你的熱情。

2、接聽電話

⑴、三聲之內(nèi)接起電話：這是星級(jí)酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：

①、注意接聽電話的語(yǔ)調(diào)，讓對(duì)方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑；

②、注意語(yǔ)調(diào)的.速度；

③、注意接聽電話的措辭，絕對(duì)不能用任何不禮貌的語(yǔ)言方式來使對(duì)方感到不受歡迎；

④、注意雙方接聽電話的環(huán)境；

⑤、注意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時(shí)，必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因；

⑥、注意打電話雙方的態(tài)度。

⑦、當(dāng)聽到對(duì)方的談話很長(zhǎng)時(shí)，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

⑵、主動(dòng)問候，報(bào)部門介紹自己；

⑶、如果想知道對(duì)方是誰(shuí)，不要唐突的問“你是誰(shuí)”，可以說“請(qǐng)問您哪位”或者可以禮貌的問，“對(duì)不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎？”；

⑷、須擱置電話時(shí)或讓賓客等待時(shí)；應(yīng)給予說明，并致歉。每過20秒留意一下對(duì)方，向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ?/p>

⑸、轉(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會(huì)自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上，并要讓對(duì)方知道電話是轉(zhuǎn)給誰(shuí)的。

⑹、對(duì)方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應(yīng)盡力去幫助賓客，對(duì)于每一個(gè)電話都能做到以下事情①、問候②、道歉③、留言④、轉(zhuǎn)告⑤、馬上幫忙⑥、轉(zhuǎn)接電話⑦、直接回答（解決問題）⑧、回電話

⑺、感謝對(duì)方來電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時(shí)，應(yīng)用積極的態(tài)度，同時(shí)要使用對(duì)方的名字來感謝對(duì)方。

⑻、要經(jīng)常稱呼對(duì)方的名字，這樣表示對(duì)對(duì)方尊重。

（9）、當(dāng)手機(jī)出現(xiàn)未接電話時(shí)要及時(shí)回復(fù)短信或者電話，詢問是否有要事等

（10）、若非有要緊事，晚上十點(diǎn)后盡可能不要給任何人打電話，以免打攪別人休息

3、問候禮儀

（1）以問候語(yǔ)加上單位、部門的名稱以及個(gè)人姓名。它最為正式。

（2）以問候語(yǔ)加上單位、部門的名稱，或是問候語(yǔ)加上部門名稱。它適用于一般場(chǎng)合。

（3）以問候語(yǔ)直接加上本人姓名。它僅適用于普通的人際交往。需要注意的是，不允許接電話時(shí)以“喂喂”或“你找誰(shuí)呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對(duì)方的“戶口”，一個(gè)勁兒地問人家“你找誰(shuí)”、“你是誰(shuí)”，或者“有什么事兒呀”，這樣一來，別人在厭惡之余就會(huì)很難接受你

留言要素

致：即給誰(shuí)的留言

發(fā)自：誰(shuí)想要留言

日期：最好也包括具體時(shí)間

記錄者簽名：有助于尋找線索，或弄清不明白的地方

內(nèi)容：簡(jiǎn)單技巧

1、如果接到的電話是找你的上級(jí)時(shí)，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對(duì)方的姓名和大概意圖，然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級(jí)，由他判斷是否接電話。

2、打電話時(shí)，列出要點(diǎn)，避免浪費(fèi)時(shí)間。

3、在打電話之前，要準(zhǔn)備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢(shì)。

4、如果你找的人不在，可以問一下對(duì)方什么時(shí)間可以再打電話或請(qǐng)其回電話，同時(shí)，要將自己的電話號(hào)碼和回電時(shí)間告訴對(duì)方。

5、在給其他部門打電話時(shí)，要先報(bào)部門和姓名，這樣可以避免對(duì)方因?yàn)樵儐柲愕那闆r而浪費(fèi)時(shí)間。

注意事項(xiàng)

在手機(jī)越來越普及的今天，我們?cè)谑褂檬謾C(jī)時(shí)，應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)原則：

1、不要在醫(yī)院或者是在機(jī)場(chǎng)用手機(jī)，以免影響機(jī)場(chǎng)及醫(yī)院的電子設(shè)備。

2、打電話時(shí)，請(qǐng)注意一下，有些地方是不允許使用手機(jī)的。如加油站，一些餐館，酒吧，劇院，電影院以及火車行李站都禁止使用手機(jī)。

3、當(dāng)不使用手機(jī)時(shí)，請(qǐng)鎖住手機(jī)按鈕，以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話號(hào)碼。

禮貌用語(yǔ)

1、您好！這里是×××公司×××部（室），請(qǐng)問您找誰(shuí)？

2、我就是，請(qǐng)問您是哪一位？……請(qǐng)講。

3、請(qǐng)問您有什么事？（有什么能幫您？）

4、您放心，我會(huì)盡力辦好這件事。

5、不用謝，這是我們應(yīng)該做的。

6、×××不在，我可以替您轉(zhuǎn)告嗎？（請(qǐng)您稍后再來電話好嗎？）

7、對(duì)不起，這類業(yè)務(wù)請(qǐng)您向×××部（室）咨詢，他們的號(hào)碼是……。（×××不是這個(gè)電話號(hào)碼，他（她）的電話號(hào)碼是……）

8、您打錯(cuò)號(hào)碼了，我是×××公司×××部（室），……沒關(guān)系。

9、再見！（與以下各項(xiàng)通用）

10、您好！請(qǐng)問您是×××單位嗎？

11、我是×××公司×××部（室）×××，請(qǐng)問怎樣稱呼您？

12、請(qǐng)幫我找×××。

13、對(duì)不起，我打錯(cuò)電話了。

14、對(duì)不起，這個(gè)問題……，請(qǐng)留下您的聯(lián)系電話，我們會(huì)盡快給您答復(fù)好

第二篇：總機(jī)電話接聽禮儀

一、接聽電話的基本禮儀

1、要常使用禮貌字眼“請(qǐng)”、“謝謝”、“對(duì)不起”等，與客人對(duì)話時(shí)，切忌與客人發(fā)生 爭(zhēng)執(zhí)，亂發(fā)脾氣，語(yǔ)氣要委婉柔和。

2、為客人查詢資料時(shí)，不能一聲不吭，要不時(shí)將查詢的結(jié)果反饋給客人，表示對(duì)客人 的尊重，而不是讓客人覺得受到冷落。

3、將已hold住的電話提回來時(shí)，一定要說：“對(duì)不起，讓您久等了，請(qǐng)問有什么可以 幫到您嗎“”I’m sorry, I have kept you waiting for so lang ,Is there anything I can do for you?”

4、接到無聲電話時(shí)，不能急于將電話掛斷，最后一定要說“謝謝您的來電，再見”

5、致電給客人的時(shí)候，先道歉“X先生、X小姐，很抱歉打擾您了，這里是總機(jī)?”.二、接電話的標(biāo)準(zhǔn)禮貌用語(yǔ)。

1.為客人轉(zhuǎn)接電話前：謝謝來電，請(qǐng)稍等。

2.打擾客人前：您好，不好意思打擾您了，這里是總機(jī)。3.電話很忙需要客人等待時(shí)：對(duì)不起，請(qǐng)稍等一下。

4.提起hold完的電話時(shí)：對(duì)不起，讓您久等了，請(qǐng)問有什么可以幫到您？ 5.為客人轉(zhuǎn)接電話占線時(shí)：A對(duì)不起，電話正在通話中，請(qǐng)您稍候在打過來好嗎？ B 對(duì)不起，電話暫時(shí)占線，請(qǐng)問您要繼續(xù)等待還是稍后再打過來呢？

6.電話無人接聽：A 對(duì)不起，電話暫時(shí)無人接聽，請(qǐng)您稍后再打過來好嗎？ B 電話

暫時(shí)無人接聽，請(qǐng)問您是否需要留言？（針對(duì)住客和經(jīng)理級(jí)別）7.電話無聲時(shí)：你好，這里是盤王谷深航假日酒店總機(jī)，請(qǐng)問有什么可以幫到您？——您好，您的電話已接通，請(qǐng)講話?！獙?duì)不起，您的電話無聲，請(qǐng)您換個(gè)電話或者稍后再打過來好嗎？謝謝您的來電，再見。8.電話聲音很小或有雜音聽不清時(shí)：對(duì)不起，我聽得不是很清楚，請(qǐng)您重復(fù)一遍好嗎？ 9.客人打錯(cuò)電話時(shí)：您好，這里是盤王谷深航假日酒店總機(jī)，請(qǐng)問有什么可以幫到您嗎？ 10.來電話信號(hào)不是很好：對(duì)不起，信號(hào)斷斷續(xù)續(xù)，我聽得不是很清楚，請(qǐng)您重復(fù)一遍 好嗎？

11.沒有來電者要轉(zhuǎn)的分機(jī)號(hào)：對(duì)不起，我們酒店沒有這個(gè)分機(jī)號(hào)碼，請(qǐng)您查證以后再 打過來好嗎？

12.未到營(yíng)業(yè)時(shí)間客人致電查詢(中餐，西餐)：對(duì)不起，中餐/西餐還沒到營(yíng)業(yè)時(shí)間,請(qǐng) 您晚點(diǎn)再打過來好嗎? 13.來電者查詢誰(shuí)打其電話：您好，這里盤王谷深航假日總機(jī)，有可能是我們內(nèi)部分機(jī) 打給您的，我們酒店所有分機(jī)號(hào)撥打出去的號(hào)碼都是顯示07726331888這個(gè)號(hào)碼的，很抱歉我們也查詢不到是誰(shuí)給您打的電話。

14.通知MOD：您好，X經(jīng)理，今天是您的總值班，祝您工作愉快，再見。

15.客人投訴總機(jī)無人接聽電話：對(duì)不起，因?yàn)槲覀兙频昃€路故障，正在檢修當(dāng)中，給 您帶來不便很抱歉，請(qǐng)問您要轉(zhuǎn)哪里呢？

16.如何于客人核對(duì)Morning call：XX先生、小姐，你的房號(hào)是XX，明天XX叫醒您對(duì)嗎？ ——好的，請(qǐng)您放心，我們一定會(huì)準(zhǔn)時(shí)叫醒您的，祝你晚安。

17.如何通知M/C：早上/下午/晚上好,X先生/小姐, 這是您早上/下午/晚上X點(diǎn)的叫 醒服務(wù)，祝您愉快，再見。

18.跟進(jìn)留言：早上/下午/晚上好，先生/小姐，很抱歉打擾您了，這里是總機(jī)，請(qǐng)問您 是否收到留言呢？A收到：好的，謝謝您，祝您愉快！再見。B：沒收到：是這樣的，有位客人先生/小姐打電話找您，希望您到酒店之后能給他復(fù)個(gè)電話。

19.來電者找客人，但是客人不愿意接聽：對(duì)不起，電話暫時(shí)無人接聽，請(qǐng)問你是否需 要留言。

20.來電者找住店客人：請(qǐng)問您知道X房是以什么名字登記入住的嗎？ 21.來電者要找已設(shè)DND的住客：對(duì)不起，此房是空房。

22.來電者詢問住客資料：對(duì)不起，我們不方便提供住客的資料給您，請(qǐng)您用其他方式 與他聯(lián)系好嗎？

23.來電者提供住客資料不符：對(duì)不起，您所提供的資料和我們電腦登記的不相符，請(qǐng) 您查證以后再打過來好嗎？

24.無法及時(shí)回答客人問題，很抱歉，請(qǐng)稍等一下，我稍后復(fù)您電話好嗎？

三、注意事項(xiàng)

1、響鈴三聲內(nèi)接聽，并以親切甜美的聲音應(yīng)CALL。

2、準(zhǔn)接前，問清客人要準(zhǔn)接的具體地方，轉(zhuǎn)接客房的，一定要問清客人的姓名，房號(hào)，和相關(guān)信息。

3、若來電者不能提供具體信息的，不能一口回絕，要耐心的為客人查詢相關(guān)資料，是 否相符，再看情況是否轉(zhuǎn)接。

4、轉(zhuǎn)借前一定要對(duì)客人說：“謝謝來電，請(qǐng)稍等?！岸沤^一聲不吭。

5、如果客人提供的資料都不相符，話務(wù)員也應(yīng)以和藹的語(yǔ)氣，請(qǐng)客人查證以后再打過 來，杜絕說“不對(duì)，沒有，你打錯(cuò)了“說完就掛線。

6、在23:00之后，準(zhǔn)入客房的電話要做到準(zhǔn)備無誤，若來電者提供的資料不符，總機(jī) 不得將電話轉(zhuǎn)入，可請(qǐng)來電者先留言。

7、對(duì)已作DND的客人只是要求一個(gè)時(shí)間段的休息，免被打擾時(shí)，話務(wù)員必須幫客人 做留言，重要的電話可視情況轉(zhuǎn)接。

8、客人要求透漏房間客人的資料信息時(shí)，應(yīng)委婉，標(biāo)準(zhǔn)，靈活的向客人說明本酒店的 相關(guān)規(guī)定，并向來電者表示歉意。

9、接到投訴電話：不能急于搶話，耐心聽完后，先向客人道歉，請(qǐng)客人稍等，并以最 快的速度將客人的投訴內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了的向AM復(fù)述一遍，再將電話準(zhǔn)接給AM。

第三篇：職場(chǎng)電話的接聽與撥打禮儀

不要以為接電話和撥打電話的時(shí)候，對(duì)方看不到你，你就可以隨便對(duì)待，其實(shí)在電話的另一端，對(duì)方完全可以通過你的語(yǔ)氣也能對(duì)你個(gè)人的性格和人品進(jìn)行判斷，在職場(chǎng)上接聽和撥打電話更是一門藝術(shù)。

接聽電話禮儀要點(diǎn)：

1.在電話旁應(yīng)該隨時(shí)準(zhǔn)備一些白紙和筆，當(dāng)對(duì)方需要你記什么或者讓你給上司傳話，都可以快速準(zhǔn)確記錄下來，而不需傳達(dá)有誤，如果你事先沒有準(zhǔn)備好紙和筆，而要求對(duì)方等待，這是很不禮貌的行為。

2.接聽電話的時(shí)候要專心，同時(shí)要停止其他事情或者是動(dòng)作，不要邊聽電話邊與旁邊的人進(jìn)行交談，這一點(diǎn)要切記，你這樣做會(huì)讓對(duì)方感到你很不用心，從而也感到自己沒有被尊重。

3.接聽電話的時(shí)候要注意身姿正確，不要躺著或者是把腳放到臺(tái)面上，因?yàn)樯碜瞬徽_也會(huì)影響聲音的效果，加上身姿不正確也容易讓電話滑落，會(huì)讓對(duì)方感到十分不滿意。

4.接聽電話時(shí)最好是面帶微笑，雖然別人看不見你的微笑，但是會(huì)從你的話語(yǔ)中感受到你的熱情。

5.要在電話響三聲之內(nèi)接起電話，響了超過6聲就要跟對(duì)方說聲對(duì)不起。

撥打電話的禮儀：

1.撥打電話的時(shí)候要選擇好時(shí)間段，如果不是十分重要的事情，請(qǐng)不要在休息、用餐的時(shí)間段給別人打電話，同時(shí)也不要在節(jié)假日打電話給對(duì)方。

2.要把握好通話時(shí)間，一般來說通話時(shí)間不應(yīng)超過3分鐘，這也就是“3分鐘原則”。

3.如果對(duì)方并不知道你是誰(shuí)的情況下，你應(yīng)該要首先進(jìn)行自我介紹。同時(shí)要多使用敬語(yǔ)。

以上就是接聽電話和撥打電話的禮儀事項(xiàng)，做一個(gè)合格的職場(chǎng)人，這些細(xì)節(jié)不可以忽略。

第四篇：接聽客戶電話的禮儀與技巧

1、融入笑容的聲音即使你不看到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對(duì)待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語(yǔ)調(diào)和心情，你需要把你全部的注意力投入在電話中。你的態(tài)度應(yīng)該是有禮貌的，聲音是適中的、清晰的，柔和的，不要在電話里喊叫或聲音很尖。有趣的是，如果你要使你電話里的聲音好聽，你試一試帶著微笑，但他聽到你的聲音時(shí)就像你在微笑。這個(gè)試驗(yàn)?zāi)悴环猎囋嚕浅Ｓ行?，人們能通過你的聲音辨別你的心情是快樂還是煩惱。

2、辦公室電話禮儀（1）接聽電話在一個(gè)跨國(guó)公司的辦公室里，來電必須在第二聲鈴響之后訊即接聽。公司接電話應(yīng)該是非常正規(guī)的，在禮貌稱呼之后，先主動(dòng)報(bào)出公司或部門的名稱。如：“您好，羽西公司。canihelpyou?”如果是一位秘書，則應(yīng)說：“您好！這里是（某先生∕小姐）辦公室，我是（名字）。canihelpyou?”切忌拿起電話劈頭就問：“喂！找誰(shuí)！”如果一時(shí)騰不出空來，讓電話響了四次以上，拿起電話就應(yīng)先向?qū)Ψ街虑福骸皩?duì)不起，讓您久等了。”當(dāng)來電話的人說明找誰(shuí)之后，不外乎三種情況，一是剛好是本人接電話；二是本人在，但不是他接電話；三是他不在辦公室里。第一種情形，說：“我就是，請(qǐng)問您是哪位？”第二種情形，接話人說：“他要旁邊，請(qǐng)稍候?！钡谌N情形，接話人則說：“對(duì)不起，他剛好出去。您需要留話嗎？”切忌只說一聲“不在”，就把電話掛了，打電話人需要留話，應(yīng)清晰地報(bào)出姓名、單位、回電號(hào)碼和留言，但要注意言語(yǔ)簡(jiǎn)潔，節(jié)約時(shí)間。我常要從美國(guó)打長(zhǎng)途電話到國(guó)內(nèi)找朋友，但因?yàn)樗耐禄蚣胰藳]有禮貌，我不能留言，浪費(fèi)了很多錢和時(shí)間，需要再撥一遍找人。替你的同事留個(gè)言是很容易做到的事，這不難，而后這個(gè)舉手之勞同時(shí)幫助了兩個(gè)人，為什么不做呢？最好在別人方便的時(shí)候打電話給他，而不僅只是你方便的時(shí)候。談話可以這樣開始：“現(xiàn)在與您交談合適嗎？”——你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長(zhǎng)時(shí)間交談。要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話。無論什么原因，電話中斷，首先打電話的人應(yīng)該再撥。如果你和某人在他的辦公室談話，而他突然接到了一個(gè)緊急電話，你應(yīng)該問：“我該出去一會(huì)嗎？”而他在接電話的時(shí)候也應(yīng)該說：“對(duì)不起，我一定要接這個(gè)電話?！碑?dāng)你通話時(shí)，注意背景不要太吵。有太鬧的電視或收音機(jī)，請(qǐng)盡量調(diào)輕一點(diǎn)。當(dāng)你打長(zhǎng)途電話給別人請(qǐng)求幫助，正好對(duì)方不在，你應(yīng)該選合適的時(shí)間再打去，最好不要讓對(duì)方回電，因?yàn)閷?duì)方可能會(huì)顧慮到昂貴的電話費(fèi)。如果打電話撥錯(cuò)了號(hào)碼，應(yīng)當(dāng)說一聲：“對(duì)不起，我撥錯(cuò)了號(hào)碼。”如果接到撥錯(cuò)的電話，應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對(duì)方打錯(cuò)了，請(qǐng)他重?fù)?，不要使?duì)方難堪。（2）秘書應(yīng)有的電話禮儀如果你用了一個(gè)新秘書，應(yīng)該教你的秘書有一個(gè)良好的電話禮儀，并逐漸把所有要領(lǐng)灌輸給她。首先是讓她不要過多地參與你的電話，使你幾乎不能直接和來電人聯(lián)系。為此，作為她的老板，你至少應(yīng)該給她提供如下的名單：你的至親的人——家人、朋友、醫(yī)生、老師……那些可以立刻與你取得聯(lián)系的人。接到這類電話，秘書會(huì)說：“我知道老板很想立即與你通話。”你的重要客戶——如果你有時(shí)間就和他們通話。如果暫時(shí)沒有時(shí)間，秘書應(yīng)說：“我知道老板很想接你的電話，他現(xiàn)在正在接另一個(gè)長(zhǎng)途電話，等他處理完，我會(huì)叫他打回電給你的?！蹦悴幌虢勇犽娫挼娜恕拥竭@類電話，秘書則說：“我很抱歉，老板目前仍在開會(huì)，他沒有時(shí)間來接電話。所以我只能建議你把你要說的寫封信，然后寄到辦公室來?！蓖瑫r(shí)要告訴秘書，不要讓任何人等待超過15秒，如果你不得不持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)一點(diǎn)，讓他告訴來電的人你會(huì)在幾分鐘之內(nèi)回電給他！然后務(wù)必要做到。此外，還要教你的秘書怎樣將電話轉(zhuǎn)給其他的人。換句話說，讓她多了解公司，什么人是負(fù)責(zé)什么事的，以便當(dāng)你不在的時(shí)候，她可以知道將電話轉(zhuǎn)給其他也有能力解決此類問題的人。（3）做好電話留言當(dāng)別人給你打電話時(shí)，有禮貌的做法是當(dāng)天回電給對(duì)方。但是如果你沒接到電話，最好是兩天之內(nèi)回電。如果你沒辦法回電，那么，你應(yīng)該在兩天之內(nèi)，請(qǐng)別人替你回電話。在辦公室里，每個(gè)人上班、下班及中間離開或外出的時(shí)間都不一樣，當(dāng)接聽同事的電話時(shí)，要替同事做好電話留言，記下別人的姓名、電話。在這方面我們要互相幫助。在家中也是一樣的。無論是生活中，還是工作中，我們都應(yīng)當(dāng)多替他人想?，F(xiàn)在許多人都在電話上安裝錄音裝置。外出時(shí)將裝置打開，就可以把打來的電話留言錄下來。在錄制自己的話音時(shí)，要注意措詞的語(yǔ)調(diào)，說：“對(duì)不起，××現(xiàn)在不在家，請(qǐng)留言?！碑?dāng)你聽到留言，應(yīng)該直接說出你要留下的信息。留言時(shí)，最重要的就是清晰地說出你的姓名，慢慢地講出你的回電號(hào)碼和簡(jiǎn)潔的信息，最好將電話號(hào)碼慢慢地重復(fù)一遍。（4）留意時(shí)間差

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第五篇：接聽客戶電話的禮儀與技巧

1、融入笑容的聲音

即使你不看到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對(duì)待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語(yǔ)調(diào)和心情，你需要把你全部的注意力投入在電話中。你的態(tài)度應(yīng)該是有禮貌的，聲音是適中的、清晰的，柔和的，不要在電話里喊叫或聲音很尖。有趣的是，如果你要使你電話里的聲音好聽，你試一試帶著微笑，但他聽到你的聲音時(shí)就像你在微笑。這個(gè)試驗(yàn)?zāi)悴环猎囋嚕浅Ｓ行В藗兡芡ㄟ^你的聲音辨別你的心情是快樂還是煩惱。

2、辦公室電話禮儀

（1）接聽電話

在一個(gè)跨國(guó)公司的辦公室里，來電必須在第二聲鈴響之后訊即接聽。公司接電話應(yīng)該是非常正規(guī)的，在禮貌稱呼之后，先主動(dòng)報(bào)出公司或部門的名稱。如：“您好，羽西公司。canihelpyou?”如果是一位秘書，則應(yīng)說：“您好！這里是（某先生∕小姐）辦公室，我是（名字）。canihelpyou?”切忌拿起電話劈頭就問：“喂！找誰(shuí)！”

如果一時(shí)騰不出空來，讓電話響了四次以上，拿起電話就應(yīng)先向?qū)Ψ街虑福骸皩?duì)不起，讓您久等了?！?/p>

當(dāng)來電話的人說明找誰(shuí)之后，不外乎三種情況，一是剛好是本人接電話；二是本人在，但不是他接電話；三是他不在辦公室里。

第一種情形，說：“我就是，請(qǐng)問您是哪位？”

第二種情形，接話人說：“他要旁邊，請(qǐng)稍候?！?/p>

第三種情形，接話人則說：“對(duì)不起，他剛好出去。您需要留話嗎？”切忌只說一聲“不在”，就把電話掛了，打電話人需要留話，應(yīng)清晰地報(bào)出姓名、單位、回電號(hào)碼和留言，但要注意言語(yǔ)簡(jiǎn)潔，節(jié)約時(shí)間。

我常要從美國(guó)打長(zhǎng)途電話到國(guó)內(nèi)找朋友，但因?yàn)樗耐禄蚣胰藳]有禮貌，我不能留言，浪費(fèi)了很多錢和時(shí)間，需要再撥一遍找人。替你的同事留個(gè)言是很容易做到的事，這不難，而后這個(gè)舉手之勞同時(shí)幫助了兩個(gè)人，為什么不做呢？

最好在別人方便的時(shí)候打電話給他，而不僅只是你方便的時(shí)候。談話可以這樣開始：

“現(xiàn)在與您交談合適嗎？”——你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長(zhǎng)時(shí)間交談。

要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

無論什么原因，電話中斷，首先打電話的人應(yīng)該再撥。

如果你和某人在他的辦公室談話，而他突然接到了一個(gè)緊急電話，你應(yīng)該問：“我該出去一會(huì)嗎？”而他在接電話的時(shí)候也應(yīng)該說：“對(duì)不起，我一定要接這個(gè)電話?！?/p>

當(dāng)你通話時(shí)，注意背景不要太吵。有太鬧的電視或收音機(jī)，請(qǐng)盡量調(diào)輕一點(diǎn)。

當(dāng)你打長(zhǎng)途電話給別人請(qǐng)求幫助，正好對(duì)方不在，你應(yīng)該選合適的時(shí)間再打去，最好不要讓對(duì)方回電，因?yàn)閷?duì)方可能會(huì)顧慮到昂貴的電話費(fèi)。

如果打電話撥錯(cuò)了號(hào)碼，應(yīng)當(dāng)說一聲：“對(duì)不起，我撥錯(cuò)了號(hào)碼?！比绻拥綋苠e(cuò)的電話，應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對(duì)方打錯(cuò)了，請(qǐng)他重?fù)?，不要使?duì)方難堪。

（2）秘書應(yīng)有的電話禮儀

如果你用了一個(gè)新秘書，應(yīng)該教你的秘書有一個(gè)良好的電話禮儀，并逐漸把所有要領(lǐng)灌輸給她。

首先是讓她不要過多地參與你的電話，使你幾乎不能直接和來電人聯(lián)系。為此，作為她的老板，你至少應(yīng)該給她提供如下的名單：

你的至親的人——家人、朋友、醫(yī)生、老師……那些可以立刻與你取得聯(lián)系的人。接到這類電話，秘書會(huì)說：“我知道老板很想立即與你通話?！?/p>

你的重要客戶——如果你有時(shí)間就和他們通話。如果暫時(shí)沒有時(shí)間，秘書應(yīng)說：“我知道老板很想接你的電話，他現(xiàn)在正在接另一個(gè)長(zhǎng)途電話，等他處理完，我會(huì)叫他打回電給你的。”

你不想接聽電話的人——接到這類電話，秘書則說：“我很抱歉，老板目前仍在開會(huì)，他沒有時(shí)間來接電話。所以我只能建議你把你要說的寫封信，然后寄到辦公室來。”

同時(shí)要告訴秘書，不要讓任何人等待超過15秒，如果你不得不持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)一點(diǎn)，讓他告訴來電的人你會(huì)在幾分鐘之內(nèi)回電給他！然后務(wù)必要做到。

此外，還要教你的秘書怎樣將電話轉(zhuǎn)給其他的人。換句話說，讓她多了解公司，什么人是負(fù)責(zé)什么事的，以便當(dāng)你不在的時(shí)候，她可以知道將電話轉(zhuǎn)給其他也有能力解決此類問題的人。

（3）做好電話留言

當(dāng)別人給你打電話時(shí)，有禮貌的做法是當(dāng)天回電給對(duì)方。但是如果你沒接到電話，最好是兩天之內(nèi)回電。如果你沒辦法回電，那么，你應(yīng)該在兩天之內(nèi)，請(qǐng)別人替你回電話。

在辦公室里，每個(gè)人上班、下班及中間離開或外出的時(shí)間都不一樣，當(dāng)接聽同事的電話時(shí)，要替同事做好電話留言，記下別人的姓名、電話。在這方面我們要互相幫助。在家中也是一樣的。無論是生活中，還是工作中，我們都應(yīng)當(dāng)多替他人想。

現(xiàn)在許多人都在電話上安裝錄音裝置。外出時(shí)將裝置打開，就可以把打來的電話留言錄下來。在錄制自己的話音時(shí)，要注意措詞的語(yǔ)調(diào)，說：“對(duì)不起，××現(xiàn)在不在家，請(qǐng)留言?！?/p>

當(dāng)你聽到留言，應(yīng)該直接說出你要留下的信息。留言時(shí)，最重要的就是清晰地說出你的姓名，慢慢地講出你的回電號(hào)碼和簡(jiǎn)潔的信息，最好將電話號(hào)碼慢慢地重復(fù)一遍。

（4）留意時(shí)間差

我在美國(guó)的家，有時(shí)候在凌晨5點(diǎn)，會(huì)接長(zhǎng)途電話，這實(shí)在是太沒有禮貌了。打國(guó)際長(zhǎng)途尤其要注意時(shí)間差。

若你真的十分需要在半夜打電話，可以看看當(dāng)?shù)氐碾娫捁居袥]有callwaiting的設(shè)備，以便讓別人知道有沒有人打電話給他。

時(shí)間選擇，包括選擇打電話的時(shí)間和電話交談所持續(xù)的時(shí)間的長(zhǎng)短。除了要緊事或事前約定好，一般不在早上7：00以前或晚上10：30以后打電話，以免影響人家休息。同時(shí)還應(yīng)注意到各個(gè)國(guó)家和地區(qū)的時(shí)間差。比如美國(guó)，東海岸和西海岸就有3個(gè)小時(shí)的時(shí)差。夏威夷和東海岸有8個(gè)小時(shí)的差別。

（5）不要煲“電話粥”

當(dāng)你有急事，對(duì)方一直戰(zhàn)線，你一定會(huì)心急如焚。然而，你自己是否也曾有過煲“電話粥”的情形呢？打電話，切忌喋喋不休、不分重點(diǎn)、嘮嘮叨叨、說個(gè)沒完，而要簡(jiǎn)明扼要，節(jié)省時(shí)間。

電話交談所持續(xù)的時(shí)間，以談話內(nèi)容多少來定：事多則長(zhǎng)，事少則短。如果不是預(yù)約電話，時(shí)間須5分鐘以上的，那么就應(yīng)首先說出自己的通話大意，并征詢對(duì)方現(xiàn)在講話對(duì)對(duì)方是否合適；若不方便，就請(qǐng)對(duì)方另約時(shí)間。

有時(shí)候來電話的人啰啰嗦嗦，你不愿再花費(fèi)時(shí)間和他無聊在談下去，你可以以禮貌地說：“我不想占你太多的時(shí)間，以后再談，行嗎？”

3、家中電話禮儀

在我家中電話旁，常備一支筆和一本小筆記本，以便記錄來電中的重要事項(xiàng)。這必須是事先準(zhǔn)備好的。因?yàn)檫@些東西在辦公室隨處可見，而在家中有時(shí)還需要現(xiàn)找，以致讓人久等。

家中的電話在鈴響起后也應(yīng)馬上接聽。

當(dāng)你打電話時(shí)，要注意周圍的噪音。你的電視機(jī)和立體聲音響的聲音從對(duì)方話筒里面聽是巨響的；你嘴里咀嚼食物的聲音聽起來好像是暴風(fēng)雨；如果你吃口香糖發(fā)出霹霹啪啪的聲音，那聽上去像機(jī)關(guān)槍開火。

有些人打電話時(shí)一邊說話一邊干別的事情，或一邊說話一邊跟身旁的人說說笑笑，這都是不禮貌的，所以，如果你要邊吃東西邊談話，一定要先抱歉并說：“你介意嗎？對(duì)不起，我在吃東西?！?/p>

孩子獨(dú)自在家如何接聽電話？

為你的孩子寫一個(gè)簡(jiǎn)單的電話號(hào)碼清單和怎樣接聽電話的禮貌，并把它貼在電話機(jī)旁以便隨時(shí)提醒他。

如果一個(gè)陌生人打電話來問：“你媽媽爸爸在家嗎？”孩子又沒能聽出聲音是誰(shuí)，應(yīng)該教你不要給對(duì)方任何信息，可以教他說；“對(duì)不起，她現(xiàn)在不能馬上來聽電話，請(qǐng)留言，我讓她回電話給你?！比绻吧诉M(jìn)一步說：“好吧，她去開會(huì)了嗎？”或“她要公司嗎？”這時(shí)孩子應(yīng)該回答：“她現(xiàn)在正在忙，不能被打擾！”

這并不意味著在教你的孩子撒謊，他她只是簡(jiǎn)單地說媽媽現(xiàn)在不能馬上來聽電話。你還可以裝作陌生人給孩子通話，讓你的孩子做正確的回答，不斷在反復(fù)幾次，這會(huì)在你孩子的腦中加深印象，從而，教會(huì)你的孩子正確接聽電話的方法