第一篇：教學(xué)秘書工作流程

學(xué)期初

1.征訂教材流程（專業(yè)課+方向課）

2.領(lǐng)取教學(xué)材料

4.教學(xué)檔案歸整

5.試卷裝訂、歸檔（試卷封皮+試卷分析表+ 空白卷+試卷）

6.統(tǒng)計公共選修課的申報情況

學(xué)期中

7.教學(xué)檢查

8.組織學(xué)生參加英語、計算機(jī)、普通話考試

學(xué)期末

9．確定下學(xué)期授課教師→→制定下學(xué)期的課程表

10.科研工作量統(tǒng)計

11.崗位津貼統(tǒng)計

12.組織期末考試，統(tǒng)計補考、緩考、免考學(xué)生

13.組織學(xué)生補考

第二篇：秘書工作流程

秘書工作流程

一、上班時間：09：00-12：00/14:00-18:00

二、負(fù)責(zé)處理辦公室日常事務(wù)

（一）打掃辦公室衛(wèi)生

（二）辦公室后勤物品的補給工作，如：紙巾、飲水等

（三）辦理各類辦公用品等易耗品的申購、入庫保管、發(fā)放等管理工作。

1、申購程序：發(fā)現(xiàn)庫存物品已經(jīng)超過定制的最低數(shù)量底線時，及時填寫申購單申購（如超過總經(jīng)理規(guī)定的額度，需向總經(jīng)理請示簽字后方可交給采購申購）；

2、入庫保管：采購購買回來后，根據(jù)申購單進(jìn)行數(shù)量及物品的核對，確認(rèn)后在收據(jù)背面簽字，進(jìn)行入庫登記；

3、發(fā)放程序：各部門來領(lǐng)取辦公用品時，需以舊換新（特殊情況除外）并進(jìn)行登記。

（四）公文的發(fā)文辦理及收文辦理

1、發(fā)文辦理

由秘書擬稿編號→總經(jīng)理核搞簽發(fā)→秘書復(fù)印樣稿→秘書發(fā)放公文→秘書存檔

2、收文辦理

（1）收文存檔：將收到的公文進(jìn)行分類存檔登記，包括上級部門的政策性、指導(dǎo)性、交辦性、參閱性公文；下級部門的呈請性公文；平行或其他不相隸屬公司的商洽性、詢問性公文；參加重要會議的通知、會上印發(fā)的會議公文及其他材料等；重要的、密級的刊物、資料以及具有政治、經(jīng)濟(jì)、歷史、科學(xué)價值的公文、資料等；

（2）承辦：凡需要我酒吧貫徹執(zhí)行、具體辦理或閱讀的公文將公文發(fā)放至相關(guān)部門處理、閱讀并簽字回傳，存檔。

（五）會務(wù)工作

1、會務(wù)通知

（1）臨時會議：按照總經(jīng)理要求通知相關(guān)人員會議時間、地址；（2）固定會議：一般在第一次通知后，以后可以不用通知，特殊情況除外。

2、會議準(zhǔn)備

（1）準(zhǔn)備好會議相關(guān)資料；

（2）組織與會人員簽到，統(tǒng)計到會情況；

（3）根據(jù)制定的會議記錄對擾亂會議次序、缺席、遲到等情況會后進(jìn)行處罰；

（4）做好會議記錄并歸檔。

3、會議紀(jì)要的發(fā)放：將會議紀(jì)要整理完后，將會議紀(jì)要發(fā)放至與會人員，并進(jìn)行登記。

（六）信件收發(fā)工作

1、及時將收到的信件發(fā)放給相關(guān)工作人員并做好登記工作。

（七）人事管理工作

1、招聘：協(xié)助各部門主管定期進(jìn)行招聘工作，及時更新招聘信息

2、培訓(xùn)：由各部門組織新員工進(jìn)行培訓(xùn)，秘書協(xié)助主管整理培訓(xùn)文件

3、入職：新員工試工三天后，由部門主管帶至總經(jīng)辦秘書處辦理入職手續(xù)。

入職流程：填寫入職表→主管簽字→總經(jīng)辦簽字存檔→入職 準(zhǔn)備物品：身份證復(fù)印件及1寸照片2張

4、辭職：搬離宿舍后，后勤主管方可在辭職表上簽字；將公司配備物品，如工服洗凈、工作用品退還后，總經(jīng)辦方可簽字。辭職流程：提前半個月到主管處申請辭職→到秘書處領(lǐng)取辭職表→主管簽字→后勤簽字→總經(jīng)辦簽字→辭職

5、HR系統(tǒng)的整理：將入職員工的相關(guān)資料編輯進(jìn)行HR系統(tǒng)進(jìn)行存檔

6、考勤管理：每月月底進(jìn)行考勤統(tǒng)計、審核

（1）各部門主管于月底最后一天完工后，將考勤交至秘書處；（2）秘書根據(jù)部門主管交至的考勤將考勤整理成電子表格，結(jié)合考勤機(jī)進(jìn)行核對，看是否有舞弊行為；（3）將每月獎懲統(tǒng)計入考勤表；

（4）將參與考核部門的分?jǐn)?shù)統(tǒng)計入考勤表中；（5）收集整理員工銀行卡號；

（6）統(tǒng)計完成后將原考勤表、評分表、獎懲單、請假條等及考勤電子表格于每月3號前交予財務(wù)部，進(jìn)行工資核算。

7、人員晉升

（1）領(lǐng)班及以下的人員晉升：到秘書處領(lǐng)取人員晉升表→部門主管推介填寫→交至秘書處審核→總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)

（2）主管及主管級以上人員晉升：到秘書處領(lǐng)取人員晉升表→部門經(jīng)理（總經(jīng)辦）推介填寫→交至秘書處審核→總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)→上報總部→總部總經(jīng)理批準(zhǔn)

8、人員開除

嚴(yán)重違反公司相關(guān)規(guī)定后，由總經(jīng)辦下文開除并上報進(jìn)入黑名單，以后均不得錄用。

三、差旅安排

（一）調(diào)出程序：除演藝部外，其他部門的調(diào)職，在相關(guān)店溝通完畢后，上報總經(jīng)理下文后方可安排調(diào)職。

相關(guān)店溝通完畢后→調(diào)出部門主管申請→秘書→總經(jīng)理同意→調(diào)出 秘書將調(diào)職表發(fā)至調(diào)入店

（二）調(diào)入程序：除演藝部外，其他部門在收到公文，調(diào)出店差旅表、調(diào)職表后，通知后勤安排住宿等相關(guān)工作。

收到調(diào)職表→入檔→安排宿舍→通知相關(guān)部門 如調(diào)職人員未來報到，在報到之前不計入考勤

四、完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作

秘書與各部門的對接工作

對各部門的對接工作

1、辦公用品的領(lǐng)用：各部門部相關(guān)負(fù)責(zé)人到秘書處，以以舊換新的形式領(lǐng)取辦公用品，秘書做好物品的領(lǐng)用登記，領(lǐng)取人簽字；

2、制服、對講機(jī)的領(lǐng)?。盒聠T工辦理入職后，由部門主管到秘書處領(lǐng)取制服并做好登記；領(lǐng)班級（樓面部、吧臺吧、咨客部、保安部、包房部、收銀部）以上管理人員配備對講機(jī)，做好對講機(jī)的領(lǐng)取登記；

3、整理各部門的相關(guān)資料文件，如：培訓(xùn)文件，相關(guān)制度等；

4、辭職員工到秘書處辦理辭職手續(xù)，將洗干凈的工服、工作用品、對講機(jī)等退還；

5、與各部門主管保持良好的溝通模式。

與財務(wù)部的對接工作

1、考勤整理后交予財務(wù)部核算工資；

2、費用報銷，交發(fā)票收據(jù)等粘貼、填寫后交予財務(wù)，每張發(fā)票收據(jù)要簽上報銷人姓名及大致報銷內(nèi)容；

3、每日供貨商的相關(guān)收據(jù)在收集好后交予財務(wù)；

4、日常工作中如遇到員工詢問關(guān)于財務(wù)的事情，如：工資、費用報銷等，向財務(wù)了解情況后，轉(zhuǎn)述當(dāng)事人；

5、差旅費用，如財務(wù)不清楚相關(guān)人員的差旅費用，需向財務(wù)說明部門、職務(wù)、掛賬何店、差旅費用產(chǎn)生原因等；

6、遇到向財務(wù)借支費用時，向財務(wù)說明原因并及時沖賬。

第三篇：教學(xué)秘書工作初稿

教學(xué)秘書辦公系統(tǒng)需求分析

教學(xué)秘書辦公系統(tǒng)需求

教學(xué)秘書由專職教師兼任，職責(zé)在于協(xié)助教學(xué)副院長進(jìn)行日常教學(xué)管理工作。因教學(xué)秘書兼職的特點，實際中往往因為時間的原因，辦事效率不高，不利于科學(xué)管理。因此有必要開發(fā)教學(xué)秘書辦公系統(tǒng)。

一、基本要求

能夠自動化處理教學(xué)秘書的各項工作，包括工作備忘錄，教師工作量計算，課程信息庫管理，教學(xué)督導(dǎo)安排，交通補貼計算，教師賬戶管理，外聘教師管理，新聞公告管理等。系統(tǒng)應(yīng)有權(quán)限控制，保證每個頁面必須登錄后才能使用。系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，界面簡潔、莊重、大方。

二、主要功能

說明：本系統(tǒng)管理人員如無特別說明，均為教學(xué)院長和教學(xué)秘書（權(quán)限相同，主要操作人員秘書）。

1.登錄

提供教學(xué)公告欄和新聞滾動欄。

系統(tǒng)入口，提供登錄界面，輸入用戶名、密碼，校驗后進(jìn)入主頁面。用戶包括三類：1.用戶，2.一般教師3.外聘教師

主頁面，提供系統(tǒng)所有功能的入口。

2.教師賬戶（個人信息）管理

總體描述：

分賬戶的不同類別，維護(hù)更新個人賬戶信息。

賬戶查看：

任意教師登錄后可查看個人全部賬戶信息，包括用戶名、密碼、畢業(yè)院校、個人自 我介紹、職稱、職務(wù)、出生年月、工齡、職齡、所屬系別、是否外聘等。

賬戶修改：

修改自己的賬戶密碼，并可編輯修改畢業(yè)院校、個人自我介紹等信息。其他個人信

息如職稱、出生年月、工齡、職齡、職務(wù)、所屬系別、是否外聘等需要管理人員給

予權(quán)限才能修改（管理人員給權(quán)限也能用戶自己修改）。用戶修改完信息后，保存

到系統(tǒng)中，并提示修改成功。

賬戶管理（管理人員使用）：

修改管理密碼，維護(hù)自身賬戶信息，并擁有對任何教師賬戶的完全修改權(quán)限。

3.工作備忘錄（管理人員使用）

功能描述：

在教學(xué)秘書和教學(xué)院長每次登陸系統(tǒng)，進(jìn)入主頁面，在主頁面上根據(jù)工作備忘錄日

程列表提供近兩周的工作提醒，并可自行添加修改工作備忘錄日程。

每項提醒當(dāng)工作完成時，可選擇勾選框，今后不再提醒。

工作備忘顯示：

列表顯示系統(tǒng)中保存的所有工作備忘，并提供添加、修改功能。

工作備忘添加：

顯示工作備忘添加界面，管理人員錄入工作備忘（發(fā)生日期（默認(rèn)取當(dāng)天）、截止

日期、工作內(nèi)容）（自己提醒 待開發(fā)：管理人員分發(fā)任務(wù)）后，保存到系統(tǒng)中。

工作備忘修改：

顯示工作備忘修改界面，管理人員修改完某項工作備忘后，保存返回主頁面。

工作提醒：

School of Science, Henan University of Science & Technology

在系統(tǒng)主頁面列表顯示當(dāng)前未完成的工作備忘，每個工作完成后勾選“完成”，此后不再顯示。

4.工作量信息庫管理（管理人員使用）

功能描述：

為功能5計算教師工作量，設(shè)定不同課程的講課和批改作業(yè)兩種工作量計算公式，并設(shè)定工作量計算的類別。

課程信息顯示：

列表顯示當(dāng)前系統(tǒng)中保存的所有課程信息。課程信息包括課程名稱、課程講課工作量計算公式、課程批改作業(yè)工作量計算公式。

課程信息添加：

顯示課程信息添加界面，管理人員添加后保存返回。

課程信息修改：

顯示課程信息修改界面，管理人員修改某項課程信息后保存返回。

工作量類別顯示：

列表顯示當(dāng)前系統(tǒng)中保存的所有工作量類別明細(xì)。工作量類別包括講課、批改作業(yè)、代課、被代課、監(jiān)考、指導(dǎo)青年教師等信息，除了講課、批改作業(yè)、代課、被代課這4種與課程有關(guān)的類別工作量計算已由上述課程信息指定外，其他類別均需要提供工作量計算公式。

工作量類別添加：

顯示工作量類別信息添加界面，管理人員添加后保存返回。

工作量類別修改：

顯示工作量類別信息修改界面，管理人員修改某項工作量類別信息后保存返回。

5.教師工作量計算

功能描述：

根據(jù)本學(xué)期教師完成的教學(xué)任務(wù)，根據(jù)院工作量計算辦法計算每位教室教學(xué)工作量，由管理人員審核，結(jié)果可輸出excel表格。一般教師教學(xué)任務(wù)添加、修改功能需管理員開放權(quán)限（截止日期后不能再修改，除非再針對任務(wù)開權(quán)限）。

教學(xué)任務(wù)顯示：

列表顯示當(dāng)前教師用戶本學(xué)期的教學(xué)任務(wù)（課程名只能選擇，沒有則允許手動輸入的功能）。每學(xué)期的每項教學(xué)任務(wù)應(yīng)有管理員的審核標(biāo)志。教學(xué)任務(wù)中理論課教學(xué)、代課（從被代課扣除加到自身）、被代課、監(jiān)考（一次一個工作量）需包含校區(qū)信息。

教學(xué)任務(wù)添加：

顯示教學(xué)任務(wù)添加界面，根據(jù)功能4中的工作量信息庫，添加不同類別，顯示不同的添加頁面。

教學(xué)任務(wù)修改：

顯示教學(xué)任務(wù)修改界面，教師修改某項工作量類別信息后保存返回。

教學(xué)工作量顯示：

顯示當(dāng)前用戶本學(xué)期工作量明細(xì)，并提供系統(tǒng)中保存的所有學(xué)期工作量的列表顯示和每學(xué)期工作量明細(xì)顯示功能，每學(xué)期工作量信息后應(yīng)有是否管理員已審核的標(biāo)志（根據(jù)該教師本學(xué)期所有的教學(xué)任務(wù)是否已審核來判斷）。

教學(xué)工作量管理（管理人員使用）：

修改一般教師權(quán)限，使其能夠添加、修改本學(xué)期教學(xué)任務(wù)。

審核每位教師教學(xué)工作量，如有錯誤可直接進(jìn)行修改。

提供指定學(xué)期的教學(xué)工作量導(dǎo)出功能，輸出格式為excel表格。

6教師工作量津貼計算（管理人員使用）

功能描述：

管理人員根據(jù)功能5所得工作量，計算全院教師工作量津貼，并可導(dǎo)出excel表。津貼計算管理：

顯示津貼計算管理界面，提供津貼計算公式編輯功能；每位教師津貼計算的結(jié)果在 管理員未開放權(quán)限前，只允許管理員訪問；并允許管理人員導(dǎo)出全院教師津貼明細(xì) 表（excel格式）。

7.教學(xué)督導(dǎo)管理

功能描述：

安排教學(xué)督導(dǎo)，反饋教學(xué)督導(dǎo)成績和學(xué)生評教成績，供教師查詢。

教學(xué)督導(dǎo)安排：

此項功能暫不開發(fā)。

督導(dǎo)成績查詢：

列表顯示當(dāng)前用戶所有學(xué)期的督導(dǎo)平均成績。

評教成績查詢：

列表顯示當(dāng)前用戶所有學(xué)期的學(xué)生評教成績。

督導(dǎo)評教成績管理（管理人員使用）：

然后按照姓名或系別排序列出全院所有教師名單，點擊某個教師，編輯督導(dǎo)評教成績。

8.交通補貼計算

功能描述：

根據(jù)功能5中教師錄入的教學(xué)任務(wù)信息，分校區(qū)計算全院所有教師的交通補貼明細(xì)，并生成excel表格。

交通補貼顯示：

列表顯示當(dāng)前用戶本學(xué)期的交通補貼明細(xì)，并可查看以往學(xué)期的交通補貼明細(xì)。交通補貼管理（管理人員使用）：

提供不同校區(qū)單學(xué)時交通補貼標(biāo)準(zhǔn)的編輯功能；根據(jù)功能5中教師錄入并經(jīng)審核的教學(xué)任務(wù)，自動計算每位教師本學(xué)期不同校區(qū)的交通補貼。

9.外聘教師管理（管理人員使用）

功能描述：

根據(jù)校教學(xué)工作量文件，計算外聘教師津貼。

外聘工作量計算：

顯示外聘工作量錄入界面，保存后返回計算結(jié)果。

外聘工作量顯示：

列表顯示外聘教師工作量津貼計算結(jié)果。

10.新聞公告管理

功能描述：

管理人員可編輯修改新聞、公告內(nèi)容，此項功能對一般教師不可見。

添加新聞公告：

選擇新聞（滾動）、公告兩種類型中的某個，顯示新聞或公告添加頁面，保存返回系統(tǒng)。

編輯新聞公告：

選擇新聞（滾動）、公告兩種類型中的某個，列表顯示當(dāng)前新聞或公告，點擊進(jìn)入

某個新聞或公告的編輯（修改或刪除）界面，保存返回系統(tǒng)。

理學(xué)院

2009年9月17日星期四

第四篇：總經(jīng)理秘書工作流程

總經(jīng)理秘書工作職責(zé)及流程

遵循原則：

主動性：

主動請示工作，主動匯報反饋；收到信息確認(rèn)收到，交代的事情做了立即反饋。及時性：

要求四小時之內(nèi)完成的工作及時完成并反饋；沒有交代完成時間或超過四小時的工作，實行四小時答復(fù)制

復(fù)述制：

凡上級交代任務(wù)完畢，必須用筆記錄，并復(fù)述上級指令一次。

可控性：凡涉及到人、財、物進(jìn)出，均保留總經(jīng)理簽字，不得用口頭替代； 禮貌性：

隨時保持禮貌用語：“請”“謝謝”“對不起”“不好意思打擾您”??；進(jìn)辦公室敲門，獲得許可后方可進(jìn)入；見到上級行點頭禮，接送客戶行注目禮，重要客戶來訪行鞠躬禮；不公開頂撞上級，不背后議論上級。

職業(yè)化：

職業(yè)化裝束，不準(zhǔn)化濃妝，微笑，不愁眉苦臉，不放聲大笑，參照職業(yè)化禮儀。保密性：

不該說的不說（私事、要求不準(zhǔn)說的事和沒有確定的事不說，大事說之前請示）不該問的不問（只問“請問還有什么事情需要辦理？”）

不該保留的不保留（這個可以備份/銷毀嗎？）

不該帶出的不帶出

常規(guī)工作（日）

總經(jīng)理事務(wù)辦理（定期主動詢問）：每天早上9點，每天下午3點各一次

總經(jīng)理辦公室衛(wèi)生：早上上班之前一次；每接待一批客戶后一次；（衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)參照辦公場地管理制度）

就餐安排：安排總經(jīng)理就餐和休息時間，及時提醒。

文檔打?。嚎偨?jīng)理安排打印的文稿5分鐘內(nèi)完成，超過兩頁的要裝訂；

工作日志：每天早上9點之前完成本日工作計劃，每天下午5點半之前完成本日工作總結(jié)，并形成工作日志（電子表格）

工作提醒：總經(jīng)理安排本日工作后，制作工作便箋給總經(jīng)理，定時提醒； 工作匯報：每天晚上7點之前將個人工作日志發(fā)送到總經(jīng)理郵箱。

常規(guī)工作（周）

品牌建設(shè)

與網(wǎng)絡(luò)公司對接，每周對公司網(wǎng)站內(nèi)容進(jìn)行更新

學(xué)習(xí)計劃與讀書筆記

聆聽總經(jīng)理學(xué)習(xí)需求，并形成計劃，每周完成總經(jīng)理的讀書筆記

客戶錄入

每周更新一次總經(jīng)理客戶名單

重要日程安排

本周重大時間，做工作排期，貼于總經(jīng)理桌面，并定期提醒

會議工作

會議通知：

例行會議沒有時間更改時不通知，有時間變化或臨時會議人人通知（以電話、短信為主）；

會前1天：搜集好會議發(fā)言文件（電子檔），并統(tǒng)一格式；

會前半小時：準(zhǔn)備好錄音筆、電腦和投影儀，檢查會場；與主持人溝通是否有臨時請假人員

會前10分鐘：檢查是否所有與會人員都到齊，沒有到的打電話聯(lián)系。

會議進(jìn)行時：上次的會議紀(jì)要，報告上次會議的任務(wù)落實情況；做好會議記錄；提醒主持人控制時間；按照《會議制度》維持會場紀(jì)律

會后1天內(nèi)：完成會議紀(jì)要，與總經(jīng)理溝通完畢，發(fā)送到各與會人員郵箱，必須確認(rèn)收到

過程中：跟進(jìn)會議決議事項的落實情況，并及時反饋總經(jīng)理，在下次會議之前形成上次會議的《任務(wù)落實情況》

輔助工作：建立起短信平臺、郵件系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，幫助會議計劃更好的落實

客戶接待：

A類客戶：為主管部門領(lǐng)導(dǎo)（稅務(wù)、房產(chǎn)等）或甲方單位重要負(fù)責(zé)人（如董事長、總經(jīng)理）來訪，提前準(zhǔn)備歡迎儀式、標(biāo)語、水果及會場，有需要的安排休息房間或飯局，安排專職司機(jī)接送，需要訂購機(jī)票或禮品的提前準(zhǔn)備；

B類客戶：為甲方一般負(fù)責(zé)人或其他單位負(fù)責(zé)人來訪，提前準(zhǔn)備水果，準(zhǔn)備上等茶水，有需求的安排會議室及飯局；

一般客戶：參照一般客戶接待禮儀，準(zhǔn)備茶水和接待室。

第五篇：單店秘書工作職責(zé)及流程

工作職責(zé)

秘書是公司和當(dāng)?shù)陿淞⒂诳蛻裘媲暗男蜗蟠翱冢且粋€樞紐起著承上啟下的作用，是店長的左右手。一個優(yōu)秀的秘書能為主管分擔(dān)一半以上的事務(wù)及管理工作。店務(wù)秘書的主要工作職責(zé)有：店內(nèi)事務(wù)管理；互動管理；與總部溝通管理；緊急事務(wù)應(yīng)對管理

（一）客戶資料管理

【總客戶登記冊】用于登記當(dāng)天值班接待的上門客人和經(jīng)紀(jì)人當(dāng)天獲取的除上門外的客人，秘書負(fù)責(zé)提醒督促經(jīng)紀(jì)人將當(dāng)天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。

【登報客戶登記表】用于登記登報來電問詢的客戶，編號并與當(dāng)天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀(jì)人，督促跟進(jìn)。及時收藏半年后作廢銷毀。

（二）房源資料管理

【原始資料】

(1)原始房源編號：按年份+當(dāng)?shù)甑拇碜帜负晚樞蛉纾?5E0001）05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店內(nèi)的第一套房源

(2)當(dāng)天新房源應(yīng)存夾在新房源夾中，寫上編號。

資料詳細(xì)明確的當(dāng)天下午17：00-18：00發(fā)送給總部，資料不夠詳細(xì)明確的，提醒經(jīng)紀(jì)人落實清楚，第二天發(fā)送給總部.(3)當(dāng)周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔.(4)原始房源資料根據(jù)當(dāng)?shù)陮嶋H情況進(jìn)行分類存管，作好標(biāo)識目錄便于查詢。

(5)定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀(jì)人精耕房源。根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋的信息（已售、暫不售、價格異常等）及時更新房源信息，確保房源信準(zhǔn)確有效

(6)已售原始房源資料作好標(biāo)識存檔保管一年后作廢銷毀。

【供客戶查找的房源資料】（簡稱對外房源）

每天打印從總部發(fā)送到各店郵箱里的各店當(dāng)天新房源匯總資料，裝訂成冊，供客戶查閱。一個星期整理一次，確保房源信息準(zhǔn)確有效。

【網(wǎng)絡(luò)房源、新報房源當(dāng)天錄入網(wǎng)站】及時根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋信息更改更新。

（三）制度執(zhí)行

秘書在執(zhí)行制度過程中應(yīng)以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當(dāng)?shù)旯芾碇贫葹闃?biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時，及時給予提醒，或匯報店長，由店長決定是否處罰，店長確定處罰，秘書開罰單，店長簽字，秘書執(zhí)行罰款。

（四）考勤管理：秘書應(yīng)該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細(xì)內(nèi)容，嚴(yán)格監(jiān)督打卡情況。

（五）值班管理：秘書于當(dāng)月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認(rèn)簽字生效，于晚會告知傳閱并張貼告示當(dāng)?shù)晖剩员阌诮?jīng)紀(jì)人提前做計劃。

（六）衛(wèi)生管理：當(dāng)天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應(yīng)監(jiān)督當(dāng)?shù)晷l(wèi)生及辦公設(shè)備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒做衛(wèi)生或馬虎對待的，告知店長，由店長處罰。每月負(fù)責(zé)組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。

（七）表格表單管理

【普通表單格】：經(jīng)紀(jì)人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標(biāo)識清楚，一周整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經(jīng)紀(jì)人使用。

【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請時發(fā)放，發(fā)出24小時內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同（一式三份中的其中一份）。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當(dāng)月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務(wù)部

（八）當(dāng)?shù)贽k公用品和基金的管理

【辦公用品的領(lǐng)用】制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監(jiān)督領(lǐng)用登記，月底統(tǒng)計，供數(shù)據(jù)分析用。對當(dāng)?shù)贽k公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時與廠家或其他服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系。

【當(dāng)?shù)昊鸬墓芾怼浚焊鶕?jù)當(dāng)?shù)昃唧w情況于月初或月末將當(dāng)?shù)昊鹗罩骷?xì)表張貼告示

（九）數(shù)據(jù)匯總

【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計，帶看量、簽單數(shù)匯總。

【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細(xì)統(tǒng)計，當(dāng)?shù)暝捹M及辦公用品費用統(tǒng)計。

（十）接待

【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時接待上門客戶，將客戶信息分類登記于登記表中，盡量詳細(xì)具體，并于當(dāng)天交接給值班人員。秘書所接待的房源及客人統(tǒng)歸當(dāng)天值班人員所有。

【同事接待】：來者是客，到當(dāng)?shù)陙淼乃杲?jīng)紀(jì)人或其他部門的同事都應(yīng)熱情接待，倒水讓座，提供恰當(dāng)?shù)膸椭?/p>

【注意事項】：

a：秘書是公司的形象代表，是當(dāng)?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細(xì)致到位。

b：隨時保持飽滿的精神狀態(tài)。

工作流程

一、行政事務(wù)

實習(xí)報告：實習(xí)分行秘書入職前上報主任秘書；

工作報告：入職分行秘書于每月30日上報，內(nèi)容為上月工作總結(jié)與下月工作計劃（事前計劃、事后總結(jié)）； 每月考勤卡、考勤報表的上報：

考勤卡：按公司規(guī)定打卡，簽卡要注明原因，并須直屬上司簽字確認(rèn)方可；

考勤報表：認(rèn)真填寫表格所需內(nèi)容，切不可造成漏填少報（填報所有涉及的日期全屬當(dāng)月，當(dāng)月之前的則無需填寫）；

分行人員入職時間以到人力資源部辦理手續(xù)的時間為準(zhǔn)，需攜帶相關(guān)資料及所需表格到行政人事部面談，即后辦理入職手續(xù)。并督促相關(guān)人員同時辦理擔(dān)保手續(xù)（擔(dān)保人需提供戶口本及身份證原件），擔(dān)保一年有效；

分行人員離職時間以在分行交接當(dāng)日時間為準(zhǔn)（分行經(jīng)理級以上人員離職須主任秘書到現(xiàn)場進(jìn)行財務(wù)及物品交接）；

辦公用品的申請：每月20-23日為申請時間，大件物品須先申請后購買；

名片的申請：每周星期五12：00提交名片申請，每人每次申請不可超過兩盒。

二、財務(wù)事務(wù)

【每月工作】：

收據(jù)、合同自領(lǐng)取日起計三個月未核銷的，應(yīng)退回財務(wù)部辦理核銷及重新領(lǐng)取手續(xù)；

對帳：時間為每月初（具體時間財務(wù)部通知）；

所須上報表格：租傭?qū)け怼⒖记诒?、買賣業(yè)績表、工資卡號統(tǒng)計表；

費用報銷：時間安排與財務(wù)安排對帳時間一樣（每張報銷單上必須有經(jīng)理簽字確認(rèn)）；

分行已成交單跟進(jìn)表：每月5日前上報主任秘書處；

分行未結(jié)單明細(xì)表：每月5日前上報主任秘書處

合同收據(jù)核銷、盤點表：每月5日前上報財務(wù)部；

鋪位租金、水、電、管理費、廣告位租金、空調(diào)費等費用的申領(lǐng)與核銷；

清潔工工資的支付。

【每日工作】：

每天上班即對分行收據(jù)、合同進(jìn)行檢查及核銷工作；

① 收據(jù)所列內(nèi)容和金額與合同所載內(nèi)容一致；

② 涂改（包括涂改液）、挖補的合同、收據(jù)不予核銷并及時上報；

③ 出現(xiàn)以上所述及不及時核銷收據(jù)、合同的及時上報；

租傭、定金、誠意金的收付；

租傭：收取→開出租傭收據(jù)（交客戶、業(yè)主）→存入指定帳戶（24小時內(nèi)）→備份合同復(fù)印件、收據(jù)第三聯(lián)、銀行存款回單財務(wù)查驗；

定金、誠意金：簽訂委托書或合同（交易員）→收取定金、誠意金→開出收據(jù)客戶聯(lián)（交客戶）→存入指定帳號（24小時內(nèi)）→收據(jù)第三聯(lián)同銀行回單傳真至財務(wù)部（同時MSN短信通知相關(guān)人員款項入帳）→到財務(wù)部交收據(jù)第三聯(lián)原件及銀行回單原件并由財務(wù)相關(guān)人員在收據(jù)明細(xì)確認(rèn)表上簽收；

付定：簽訂購買、租賃委托書→業(yè)主收條（加蓋指模）→留備身份證復(fù)印件（查看原件）→收取房產(chǎn)證原件或銀行抵押合同原件（收取訂金人民幣5000元以上的）；

如以上條件無法全部滿足，業(yè)主收定須總經(jīng)理簽字；如無則分行秘書應(yīng)及時填寫《違規(guī)放款反饋表》，為確保無誤請先查檔；

分行內(nèi)任何一筆付出的款項，必須由經(jīng)理簽字，如有特別放款的還須由總經(jīng)理簽字方可；

分行成交單上報財務(wù)部與客服部所須資料：

財務(wù)：合同（居間、單邊）復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件（抵押合同）、成交報告（交易員及經(jīng)理簽字）、客戶（業(yè)主）身份證復(fù)印件，并由財務(wù)相關(guān)人員簽收確認(rèn)。

客服：合同（居間、單邊）復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件（抵押合同）、成交報告（交易員、經(jīng)理簽字）、家私清單、客戶（業(yè)主）身份證復(fù)印件，并由客服相關(guān)人員簽收確認(rèn)；

收取款項不開收據(jù)的按違規(guī)處理；

業(yè)主與客戶直接收付定金的，分行留備業(yè)主開給客戶的收款收條復(fù)印件以備查驗；

每日收支、罰款、活動基金流水帳的記錄；

三、分行事務(wù)

分行人員的值班休假安排；

報紙廣告的剪貼，櫥窗廣告的更換（顏色不可太多）；

考勤的統(tǒng)計與上報（外出登記的跟進(jìn)），當(dāng)天出勤情況及時上報行人事部（如遲到、早退、例休、請假、曠工等）；

每日業(yè)績的統(tǒng)計（與分行經(jīng)理充分溝通，不可造成少報、錯報業(yè)績）；

公告欄的布置與更新；

公司公告的傳達(dá)與張貼（及時跟進(jìn)及反饋信息）；

分行內(nèi)固定資產(chǎn)的維護(hù)（辦公桌椅、墻壁、電子設(shè)備等）； 行為規(guī)范的監(jiān)督（著裝、形象等）；

簡單公文的起草（分行內(nèi)的業(yè)務(wù)表格、文書文件等）；

分行人員變動（入、離職、調(diào)動）的跟進(jìn)與新入職人員的基本培訓(xùn)； 日志的統(tǒng)計與檢驗，并監(jiān)督執(zhí)行相應(yīng)的懲罰制度；

分行打印機(jī)墨盒至總務(wù)處以舊換新；

維持分行日常清潔衛(wèi)生

四、監(jiān)督職能

各種違反政策法令、規(guī)章制度的苗頭或行為，發(fā)現(xiàn)后及時上報