第一篇：《頂尖秘書》 第一篇 塑造頂尖的個人形象

頂尖秘書

一、頂尖秘書的穿著打扮要注意分寸

頂尖秘書的形象首先來自外在的穿著。

在信息社會的今天，許多人是通過電視、報紙、雜志等大眾宣 傳媒介來認識秘書的。然而，無論是在那些令人撲朔迷離的電視 劇中，還是在那些情節(jié)波瀾起伏的連載小說里，人們看到的秘書大 多是一些身材修長、容貌姣好的年輕女郎。她們穿著時髦，身手不 凡。在現(xiàn)實生活中，秘書果真都是如此嗎? 其實，大多數(shù)秘書都是男性，并且他們比較注意自己的外在形 象，這是為什么?其實道理很簡單。因為，雖然秘書主要是從事一 些日常性的服務(wù)工作，但是他們是領(lǐng)導的助手。

因此，秘書對衣著打扮不可以非常隨便，秘書在衣著打扮方面 一定要注意分寸。

一般來說，頂尖秘書的穿著打扮有如下原則：

1．要注意外在形象的穿著

大多數(shù)領(lǐng)導對自己的形象是很注重的。他對自己秘書的穿著 也有一定的要求。沒有一個領(lǐng)導會希望自己的秘書是一個蓬頭垢 面，形象齷齪的人。因此，頂尖秘書，必須講究自己的穿著打扮，穿 衣不可太隨便。

(1)要注意衣服的面料，不能低檔。(2)要合體，不能太牽強。

(3)要體現(xiàn)工作特點，不能花俏，也不能太沒品味。

2．保持大眾化

頂尖秘書穿著要有檔次，但又要大眾化。

大多數(shù)時裝都是很美的，它們是現(xiàn)代物質(zhì)文明進步的表現(xiàn)。但是，秘書不能趕時髦，也不能把自己弄得太洋氣，尤其是女秘書 不能弄得自己渾身珠光寶氣。

保持大眾化是秘書工作本身的要求。t 秘書大部分時間是與領(lǐng)導打交道。一般來說，領(lǐng)導的年齡偏 高，他們在服裝觀念上的更新不如年輕人快。所以，秘書在穿著上 注意大眾化，在形象上更易獲得領(lǐng)導的心理認同。

評價一個人長得美還是長得丑，都是相對的，因為客觀上沒有 統(tǒng)一的標準，每個人都有自己的主觀審美意識。但是，美有一條原 則，那就是必須合乎自然，如果過分打扮，顯得鶴立雞群。這與秘 書工作的從屬性不相符合。因此，大眾化的打扮又能顯得更加自 然。

秘書的衣著打扮不僅要與自己的體形、性格相稱，而且要與工 作環(huán)境所需要的氣氛相協(xié)調(diào)。

3．切忌標新立異

在穿著打扮上，頂尖秘書還要注意不能標新立異。

秘書可以穿一些時興的衣服，但不能顯得很特別。穿得太顯 眼，讓人覺得與工作所需的寧靜氣氛不協(xié)調(diào)。

這尤其是在黨政機關(guān)，是秘書穿著的大忌。在公司里，有專門適應科室工作的統(tǒng)一制服，秘書最好應穿制 服。女秘書可再略微化妝。

許多的女秘書喜歡穿各種時興的服裝上班。這樣雖能給她們 的嫵媚增添了一種現(xiàn)代的瀟灑，但是，必須適可而止。

4．保持清潔與健康

對于一個頂尖秘書來說，在穿著上，必須注意清潔衛(wèi)生，保持 健康外形。秘書要勤洗澡，勤換衣服，保養(yǎng)好自己的皮膚和頭發(fā)。

要保持健康，頂尖秘書平時要注意以下4點：(1)不偏食，營養(yǎng)適中。

這是健康的基礎(chǔ)。(2)經(jīng)常鍛煉。

這是健康的保證。(3)勞逸結(jié)合。

這是健康的保持方式。(4)精神愉快。

這是保持健康最有效、最重要的方面。

5．不要戴首飾

女秘書最好不要戴首飾。

因為象耳環(huán)、戒指、手鐲這類東西太顯眼，在接待客人時，容易 分散客人的注意力，與會見客人所需的寧靜氣氛不和諧。

另外，在給客人送茶時，客人聽到秘書的手鐲叮當?shù)仨?，肯?會感受不好。

男秘書戴首飾更顯得不莊重。

6．要注意“配套’’

一般人在打扮時，往往把注意力集中在上半身，特別是把注意 力集中在臉上，但是忽視全身打扮的“配套”。

比如，一些女秘書今天該穿什么樣的外套，眉毛描得如何，對 這可能會很講究，但對于該穿什么樣的鞋襪，則可能顯得漫不經(jīng) ·心。

根據(jù)對一些交際觀察的結(jié)果，在引起別人的注意之后，人家首 先觀察的是對方的臉，緊接下來就是對方的腳。

所以，頂尖秘書不能忽視全身衣著的“配套”作用。

假如一位秘書的化妝濃淡適宜，衣服也挺合身，但鞋襪很隨 便，這同樣會讓大家感到不得體。

在過去，只有雨天才穿長靴，而且進屋后要把長靴脫下來放在 門口。現(xiàn)在，冬天喜歡穿長筒靴上班的人越來越多，似乎已成了一 種時髦。作為秘書，最好不要穿長靴上班，而穿那些鞋跟不太高的 輕便鞋。特別是對于女性來說，鞋跟又高又細的話，容易崴腳，這 方面更要小心注意。

還有一點要注意的是，不論男女秘書，都不要穿拖鞋上班。

7．如何選擇上班服裝

秘書穿什么樣的衣服上班，這是一個很重要的問題，因為它不 僅關(guān)系著秘書的形象，也影響著秘書的工作。因此，秘書在選擇上 班的服裝時，必須考慮以下4個因素：(1)是否妨礙工作。

衣袖是否太長，用什么料子做的，會不會影響工作。(2)是否舒適。(3)是否有口袋。

(4)接待客人，是否端莊。

有些秘書因為經(jīng)常要抄抄寫寫，所以總愛穿T恤衫上班，圖個 方便。但是，穿T恤衫接待客人則顯得不夠嚴肅。

一般來說，在黨政機關(guān)，秘書應多穿西服上班，但西服又容易 弄臟。有些秘書因為要接待客人，所以，要注意干凈體面，勤洗勤 換。

在公司，有統(tǒng)一的制服，只要顏色不是太深，秘書也應穿制服 上班。

在外企，現(xiàn)在普遍提倡穿套服，有的是用中長纖維等料子做的 簡易西服或西服裙，女秘書可穿上上班，男秘書應以上班西服為 主。．

總而言之，秘書在選擇上班穿的衣服時，不要過多地考慮自己 個人的愛好，而應考慮環(huán)境和現(xiàn)實的需要。

二、頂尖秘書的舉止要優(yōu)雅

1．站姿要有風度，要得體

在生活中，由于每個人的生活條件、個人習慣、職業(yè)特點的不 同，久而久之，形成了各自的站立姿態(tài)。頂尖秘書的站姿要有風 度，要得體。

為此，頂尖秘書應克服下列一些不良的站立行為：(1)頭部不正，出現(xiàn)習慣性的前伸、側(cè)歪。

(2)缺少脊柱至頭頂?shù)纳仙鞈翼敻?，身體顯得松散下墜，形成 凹胸弓背撅臀。

(3)胸部未能自然地向前上方挺起，造成身體不夠舒展。(4)脊柱側(cè)歪，造成一肩高、一肩低，或身體左右傾斜。(5)肩部緊張，形成端肩縮脖。

(6)重心落在腳跟上，形成了挺腹?！?/p>

這樣不僅站立姿勢不美，也是不能持久、穩(wěn)固站立的主要原 因。

(7)站立時，習慣性地雙手叉腰，雙臂抱在胸前，兩手插入褲袋 或身體倚靠其他物體。

這些形態(tài)看上去都是不美的，影響頂尖秘書的舉止風度。

2．坐姿要端莊大方

走路、站立的姿勢，對一個秘書來說很重要。然而，坐的姿勢 也不容忽視。

頂尖秘書坐姿的要求是端莊大方。

在落坐時，首先要注意自己的身高與桌子和椅子的配合是否 協(xié)調(diào)。要保持脊柱正直姿勢的習慣，讓自己的精神始終保持振作。

在坐立時，頂尖秘書應注意：

(1)坐時注意不要把椅面坐滿，但也不要為了表示謙虛，故意 坐在邊沿匕。

①正確坐勢的深淺，應根據(jù)腿的長短和椅子的高矮來決定，一 般應坐滿椅面的三分之二。

②最適當?shù)奈恢?，是兩腿著地，膝蓋成直角。

③與人交談時，身子要適當前傾，不要一坐下來就全身靠在椅 背上，顯得體態(tài)松弛。

④坐沙發(fā)時，因座位較低，要注意兩只腳擺放的姿勢。

雙腳側(cè)放或稍加疊放較為合適。

不要一直前伸，要控制住自己的身體，否則身子下滑形成斜身 躺埋在沙發(fā)里，顯得懶散。更不宜把頭仰到沙發(fā)背后去，把小腹挺 起來。

(2)入座時，要走到座位前再轉(zhuǎn)身，轉(zhuǎn)身后右腳向后退半步，然 后輕穩(wěn)地坐下。

就座時，男秘書不可翹起二郎腿，女秘書不可將雙腿叉開。坐 時，不可以將大腿并攏，小腿分開，或雙手放在臀下，腿腳不停地抖 動，腳尖相對，女士足尖翹起，或把襯裙露出，易招人議論。這是最 不雅觀和缺乏教養(yǎng)的坐姿，有失風度。因此，當剛坐時就要注意先 把雙腳的腳跟合攏。

女子入座時，若穿裙裝，應把裙子下擺稍稍向前收攏一下，不 要坐定后再起來整理衣服。

起立時，右腳先向后收半步，然后站起。

(3)坐下后，背部要挺直，不要像駱駝一樣，彎胸曲背。

①椅子如有兩扶手時，不要把雙手平放在椅子的扶手上，好像 老太婆般安詳?shù)刈?，顯出老氣橫秋的樣子。

②在與人交談時，不要將腳跨在椅子或沙發(fā)扶手上，或架在茶 幾上。

女秘書不能以手掌支撐著下巴。

③忌不拘小節(jié)。

坐在寫字臺或椅背上與人交談，認為只有這樣才能與人拉近距離，其實會毀掉你溫文爾雅的風度。

坐在椅子上同左或右方客人談話時，不要只扭頭，這時可以側(cè) 坐，上體與腿同時協(xié)調(diào)地轉(zhuǎn)向客人一側(cè)。

(4)端坐時間過長，會使人感覺疲勞，這時可變換為左側(cè)坐或 右側(cè)坐。

無論是哪一種坐法，都應嫻雅自如，達到尊重賓客的目的，給 賓客以美的視覺感覺。(5)正確的坐姿。

正確的坐姿對坐的要求是“坐如鐘”，即坐相要像鐘那樣端正。除此還要注意坐姿的嫻雅自如。

坐姿的基本要領(lǐng)：上體自然坐直。兩腿自然彎曲，正放或側(cè)放，雙腳平落地上并攏或交疊，雙膝自然收攏，臀部坐在椅面的中央。兩手分別放在膝上(女士雙手疊放在左或右膝上)，雙目平視，下頜 微收。面帶微笑。

3．走姿要灑脫 有些秘書不重視步態(tài)美，或者由于先天性生理不足，后天性的 不良習慣造成不良走姿，而且又不肯下決心矯正，任其自然，逐漸 形成了一些丑陋的步態(tài)。

這往往影響秘書的外在形象。

有的秘書走路，總是搖頭晃肩、左右擺動，給人以輕浮的印象； 有的人彎腰弓背、低頭無神、步履蹣跚，給人以壓抑、疲倦、老態(tài)龍 鐘的感覺；還有的人搖著八字腳、晃著“鴨子”步，這些步態(tài)都十分 難看，與頂尖秘書身份不相符合。

頂尖秘書走姿的基本要領(lǐng)是：

(1)行走時雙肩平穩(wěn)，目光平視，下頜微收，面帶微笑。

(2)手臂伸直放松，手指自然彎屈。擺動時，以肩關(guān)節(jié)為軸，上 臂帶動前臂，雙臂前后自然擺動，擺幅以3口一3，為宜，肘關(guān)節(jié)略彎 屈，前臂不要向上甩動。

(3)上體微前傾，提髖屈大腿帶動小腿向前邁。

腳尖略抬，腳跟先接觸地面，依靠后腿將身體重心推送到前腳 腳掌，使身體前移。(4)步幅適當。

一般應該是前腳的腳跟與后腿的腳尖相距為一腳長；行走速 度，一般男秘書每分鐘108～llO步；女秘書每分鐘118—120步。

男秘書著西裝的走姿，在儀態(tài)舉止方面要體現(xiàn)出挺拔、優(yōu)雅的 風度，要注意保持后背平正。

(1)男秘書在行走時不要晃肩。

(2)要輕快，敏捷，給人以精明能干的印象。

女秘書在行走時，髖部不要左右擺動。(1)穿高跟皮鞋，應注意保持身體的平衡。

由于腳跟的提高，身體的重心前移，應避免膝關(guān)節(jié)前屈、臀部 向后撅的不雅姿態(tài)。

(2)行走時步幅不宜過大。

不強調(diào)腳跟到腳掌的推送過程，要走柳葉步，即兩腳跟前后踩 在一條直線上，腳尖略外開，走出來的腳印，像柳葉一樣。(3)穿長裙行走時要平穩(wěn)，步幅可稍大一些。

轉(zhuǎn)動時，要注意頭和身體協(xié)調(diào)配合，注意調(diào)整頭、胸、髖三軸的 角度，強調(diào)整體造型美。

(4)穿著短裙，要表現(xiàn)出輕盈、敏捷、活潑、灑脫的風度。

短裙指裙長至膝蓋以上的裙子。行走時，女秘書步幅不宜大。腳步的頻率可稍快些，保持活潑靈巧的風格。

4．蹲姿要優(yōu)雅

女秘書在公共場所拿取低處的物品，或拾起落在地上的東西 時，不妨使用下蹲和屈膝動作，可以避免彎下身和翹臀部；特別是 穿裙子時，如不注意背后的上衣自然上提，露出臀部皮肉和內(nèi)衣很 不雅觀。

即使穿著長褲。兩腿展開平衡下蹲，撅起臀部的姿態(tài)也不美 觀。

三、頂尖秘書要有強烈的生活熱情 秘書的形象反映著領(lǐng)導的形象，他的外在形象反襯領(lǐng)導的素 質(zhì)，內(nèi)在形象反映著領(lǐng)導的能力。

因此，一方面秘書在衣著打扮上要嚴格地自我控制。另一方面 秘書要勤奮地工作。

這難道是要求秘書過著像中世紀的清教徒一樣的生活嗎? 不!事實恰恰相反，它要求每一個秘書盡情地享受現(xiàn)代社會的各 種精神文明和物質(zhì)文明，使自己業(yè)余生活變得豐富起來，從而對工 作保持一種永不衰竭的熱情。這才是頂尖秘書外在形象與內(nèi)在品 質(zhì)一致的要求。

有些秘書看上去挺忙，一天到晚忙忙呼呼，走路也像跑步似 的。但是，由于這種人在生活里不會自我調(diào)節(jié)，精神上從不放松，所以他們給人的印象并不好，辦事也都事倍功半，甚至沒有效率。

這種秘書不僅自己工作干不好，而且由于他們辦事咋咋呼呼 的，極容易影響周圍同事的工作情緒。所以在一些領(lǐng)導看來，這種 毛手毛腳簡直是一種不能容忍的粗野，也是沒有能力的體現(xiàn)。

那么頂尖秘書如何避免這種情況，給人一種保持熱情的外在 印象呢? 其中的訣竅是：

1．保持自己心情舒暢

為了提高工作效率，秘書當然得加快工作的節(jié)奏。但是，加快 工作節(jié)奏，并不一定就會有高效率。因此，這就要求秘書在工作過 程中保持舒暢的心情。

只有在心情舒暢的情況下，才能使自己精神放松，緊張的情緒 得以調(diào)整，并由此最大限度地提高自己的工作效率。

同是形容辦事快，人們常用兩個詞形容：一個是“干凈利落”，一個是“毛手毛腳”。因為前者追求的是效率，后者追求的是速度，所以前者是褒義，后者貶義。而其中的原由就是前者心情舒暢，后 者情緒緊張所致。

因此，秘書在工作中一定要做到心平如鏡、從容不迫。明天有 些什么事要做，這些事應該怎樣做，要早做安排，胸有成竹。然后，下班以后多放松。

2．自我放松

秘書與領(lǐng)導在一起，工作繁忙復雜，平時很容易緊張。因此，頂尖秘書最忌諱的就是不會自我放松。

一些秘書，一天忙下來已經(jīng)累得夠嗆，可是下班回到家中，頭 腦里不是想著今天的哪件事沒辦好，就是想著明天的哪件事不好 辦，大腦神經(jīng)總是處于一種亢奮的緊張之中，得不到休息。甚至第 二天上班還殘留著前一天的疲倦。久而久之，秘書的反應就不會 那么靈敏，動作也會開始變得遲鈍。對于一個秘書來說，這是一種 最可怕的慢性自殺。

因此，頂尖秘書必須學會自我放松。頂尖秘書自我放松的技 巧有：

(1)以輕松的心態(tài)去面對工作，勝不驕，敗不餒。

(2)注意家庭關(guān)系的處理，使家成為自己下班后休息放松的港 灣。

(3)多與朋友們保持聯(lián)系，有空參加一些有益的社交活動。(4)業(yè)余時間多參加一些體育或其他室外活動。(5)注重心理的自我調(diào)節(jié)。

四、說話清晰明快

說話的口才是頂尖秘書個人形象的一個重要方面。

秘書的口才既是吸引人的地方，也是他得到領(lǐng)導賞識的地方。有些秘書不僅在說話內(nèi)容上不占優(yōu)勢，說話方式也會讓人覺 得生厭。這樣的秘書是難為頂尖秘書的。

1．頂尖秘書說話的魅力要求有哪些

每個秘書說話有其不同的本性，每一次說話會因為說話技巧 的不同而有各種不同的回響、反應。那么，頂尖秘書使對方愿意聽 并且談話達到迷人效果的說話要求，具體而言是什么呢?(1)說話風格明快。

一般來說，人都不喜歡晦暗的事物，即使草木也需要陽光才能 生長。同樣，給人陰沉感的談話，會讓人有疑慮、厭惡感及壓迫感。頂尖秘書說話要明快，這可以給人做事干練精明的印象。(2)擁有個性的聲音。

有的秘書的聲音能使人覺得是一種享受。

他們談話時，非常注意說話的聲音，并且說話的聲音完全依他 們的天賦、個性、場合及他所要表達的情感而變化。

要做到這一點，是不容易的。必須進行鍛煉才可達到。

頂尖秘書可以自我充當對象，把自己的話錄下來仔細地聽，以 發(fā)現(xiàn)自己說話的毛病。通過檢查，注意發(fā)音的技巧，邊改邊練，這 樣就會不斷提高。(3)語氣肯定。

語氣肯定，可以給人有主見的感覺。秘書的工作是為領(lǐng)導服 務(wù)，如能給人以有主見、果決的印象，可以使人覺得這位領(lǐng)導的秘 書很有能力。

(4)學會傾聽。

每個人的自尊心都很強。事實證明，一個人往往因為某些微 不足道的事就可能感到自尊心受損。如此一來，會反射性地表現(xiàn) 出對另一方拒絕的態(tài)度。因此，頂尖秘書要使他人聽自己說話，首 先得先學會傾聽。

傾聽之后，如果無法在內(nèi)容上贊成對方的想法，頂尖秘書可以 告訴對方：“你所說的，事實上我本身也曾考慮過?！比缓笤賳枌Ψ剑?“那你對這件事有何看法呢?”將判斷的決定權(quán)交給對方。

這樣說話并不是單純地保護對方的自尊心，而是承認自己并 不完美的謙虛表現(xiàn)。這種形式可以獲得對方的認同。(5)語調(diào)變化自然。

自然的聲音總是悅耳的。但是，交談不是演話劇。因此，頂尖 秘書在說話時，無論選擇什么樣的語調(diào)，都應自然流暢，故意做作 的聲音只能事與愿違。

一般來說，當交談的對象不是一個人，而是許多人時，頂尖秘 書應采用以下技巧：

①當前一個人聲音小時，你的起點就可以壓低聲音，做到低、小、穩(wěn)。

②當前一個音量小時，你的開始句就要略提高嗓門，清脆響 亮，以引起大家注意。(6)思路有條理。

思路有條理，才能表達清晰。表達清晰是思路有條理的外在 表現(xiàn)。

頂尖秘書說話更要講究思路的條理，否則，羅嗦半天，領(lǐng)導還 聽不懂，就會覺得興趣索然，甚至不愿意聽下去。

要做到思路清晰，有條理，技巧如下：

①說話有重點，先主后次。．

②詞句要簡短，聲音果斷。

③表達明了清楚，不舍含糊糊。

頂尖秘書如何以清晰的思路讓人注意呢? ①當前面的談話處于爭論不休，而且沒有頭緒時。你站出來講 話。詞句簡短。聲音果斷，可以顯得有條理。

②在大眾場合下。選擇發(fā)言的形式時，你的發(fā)言最好不要夾在 中間，要么趕在前面。要么最后再講。力求說個一二三點，以給人深 刻印象。

2．頂尖秘書的說話技巧

(1)要使自己說話又清楚又流利。

說話清楚、流利是一個頂尖秘書口才的基本要求。

一個人講話表達不清，表明他思路紊亂，還沒有定形。那些講 話磕磕絆絆的秘書很少能夠打動他人。

①頂尖秘書如何做到表達清楚。

首先，語言要準確，不用生僻語、口頭語，專業(yè)術(shù)語或俗語的詞 語，講究通俗易懂。

其次，交代簡明，有什么是什么，不含含糊糊。

再次，扣緊談話內(nèi)容，切忌說沖談主要內(nèi)容的空話廢話。

第四，重點突出，分清主次，一件事說完再說第二件。

第五，語氣自然，不故作深沉。

②頂尖秘書如何提高說話的流利水平。

首先。應該盡量熟悉主題。

每個人都有這樣的體會：當自己思考不發(fā)生任何遲疑不決的 情況時，要說的話也自動到了嘴邊。充分的準備可以增加流利程 度。

因為這能增強說話人的自信心，不害怕畏懼，說話才爽快。

盡量熟悉主題，可以使一位秘書對其有更大激情，這種激情會 使秘書的整個身心都投入到其演說的境界之中。這樣，流利也就 不成問題了。

其次，準確的咬字是流利的第二種手段。發(fā)音含糊不清是猶豫的一個原因。如果講話者連續(xù)幾個地方 都有遲疑不決的現(xiàn)象，他便會感到什么地方搞錯了，結(jié)果就會影響 說話的流利。

再次。充滿熱情也是提高流利度的一種手段。

人們在激動時，往往聲音變高，語速變快。此時，語言會更加 流利。所以，頂尖秘書在說話時充滿激情，可以使自己語言進發(fā)，滔滔不絕。

第四。要大聲地講話。

如果站在聽眾面前怕得發(fā)抖，那么大聲講話可以鼓起信心，激 起語言靈感。

第五。迅速地講話。

當迅速講話時，思維也會跟著變得敏捷。(2)要使自己的聲音更完美。

①注重自己說話的語調(diào)。

語調(diào)能反映出一個人說話時的內(nèi)心世界，使他的情感和態(tài)度 坦露無遺。

當一個人生氣、驚愕、懷疑、激動時，表現(xiàn)出的語調(diào)也一定不自 然。從一個秘書的語調(diào)中，人們可以感到他是一個令人信服、幽 默、可親可近的人，還是一個呆板保守、具有挑釁性、好阿諛奉承或 陰險狡猾的人；也可以感覺他是一個優(yōu)柔寡斷、自卑、充滿敵意的 人，還是一個誠實、自信、坦率以及尊重他人的人。

因此，無論談?wù)撌裁礃拥脑掝}，頂尖秘書都應保持說話的語調(diào) 與所談及的內(nèi)容互相配合，并能恰當?shù)乇砻髯约簩δ骋辉掝}的態(tài) 度。

一般來說，頂尖秘書的語調(diào)應能達到如下目的： 1)向他人及時準確地傳遞你所掌握的信息o 2)得體地勸說他人接受某種觀點。3)倡導他人實施某一行動。

4)果斷地作出某一決定或制定某一規(guī)劃。

5)向人傳達可親、可信、不陰險、不可鄙等信息。

②注意自己發(fā)音。

每一個詞、每一句話都是由一個個最基本的語音單位組成，然 后加上適當?shù)闹匾艉驼Z調(diào)。正確而恰當?shù)匕l(fā)音，將有助于頂尖秘 書準確地表達自己的思想，使他心想事成。

頂尖秘書只有清晰地發(fā)出每一個音節(jié)，才能清楚明白地表達 出自己的思想。

在說話中，頂尖秘書不良的聲音有礙于他展示自己的思想和 才能，將有損于他的形象。

因為如果說話發(fā)音錯誤并且含糊不清，這表明這位秘書思路 紊亂、觀點不清，或?qū)δ骋辉掝}態(tài)度冷淡。

值得注意的是，許多秘書經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)音錯誤并養(yǎng)成一種發(fā)音 含糊的習慣。他們自以為說話是一種腔調(diào)，說話時哼哼哈哈，拖腔 拉調(diào)，以此體現(xiàn)自己的與眾不同。但其結(jié)果可能是適得其反。

因為這種方式會使其他人感到極不自然，從而產(chǎn)生一種本能 的抵制情緒。

③不要讓發(fā)出的聲音尖得刺耳。

每個人的音域范圍可塑性很大，有的高亢，有的低沉，有的單 純。有的渾厚。說話時，頂尖秘書必須善于控制自己的音度。

一般來說，高聲尖叫意味著緊張驚恐或者興奮激動。相反，如 果聲音低沉、有氣無力，會讓人聽起來感覺缺乏熱情、沒有生機，或 者過于自信，不屑一顧，或者讓人感覺到他根本不需要他人的幫 助。頂尖秘書應把握不同場合選擇不同的音域。

頂尖秘書說話聲音高低的技巧是：

1)當想使自己的話題引起他人興趣時，提高自己的音調(diào)。2)為了獲得一種特殊的表達效果，可以故意降低音調(diào)。3)大多數(shù)情況下。，應該是在自身音調(diào)的上下限之間找到一種 恰當?shù)钠胶狻?/p>

與音調(diào)一樣，每個人說話的聲音大小也有其范圍，頂尖秘書試 著發(fā)出各種音量大小不同的聲音，并仔細聽聽，找到一種最為合適 的聲音。

④不要用鼻音說話。

在日常生活中，一個人“啊??哼??嗯??”的發(fā)音，這就是 鼻音。當一個人用鼻音說話時，發(fā)出的聲音讓聽者十分難受。如 果秘書使用鼻音說話，第一次見面時絕對不可能引人傾慕。別人 聽起來，他可能似在抱怨，毫無生氣，十分消極。

有些秘書將“嗯哼”這種鼻音視為一種時髦的說話方式，但如 果想讓自己所說的話更具吸引力和說服力，使自己的語言更加富 有魅力，那就不能使用鼻音。

⑤控制說話的音量。

有的秘書為了強調(diào)自己的說話，往往用大聲的方法。

聲音過大只能迫使他人不愿聽他講話而對他說話的聲音產(chǎn)生 討厭。

其實，當一個人內(nèi)心緊張時，發(fā)出的聲音才又尖又高。語言的 威懾和影響力與聲音的大小是兩回事。

因此，頂尖秘書不能以為大喊大叫就一定能說服和壓制他人。

⑥充滿熱情與活力。

響亮而生機勃勃的聲音給人以充滿活力與生命力之感。

在工作中，頂尖秘書要向某人傳遞信息、勸說他人時，把握好 這一點有著重大的影響力。

因為講話時，一個人如果充滿活力和熱情，他的情緒、表情同 他說話的內(nèi)容一樣，會帶動和感染聽眾。

⑦注意說話的速度。

在語言交流中，一個人講話的快慢會影響他向他人傳遞信息。

如果速度太快，如同音調(diào)過高一樣，會給人以緊張和焦慮之 感。說話太快，以至于某些詞語模糊不清，他人就無法聽懂他所說 的內(nèi)容。

如果速度太慢，則表明一個人反應遲鈍，過于謹慎。

頂尖秘書在說話時，應努力保持恰當?shù)恼f話速度，不要太快也 不要太慢，并在說話時不斷地調(diào)整，應選擇合適的速度以引起他人 的注意，任何情況下都不能吞吞吐吐。(3)怎樣掌握說話的節(jié)奏。

節(jié)奏，即說話時由于不斷發(fā)音與停頓而形成的強、弱有序和周 期性的變化。

在日常生活中，有的人不考慮說話的節(jié)奏。這是頂尖秘書口 才上的大忌。

因為說話時不斷改變節(jié)奏，可以避免單調(diào)乏味。

口才出色的人，對語言的節(jié)奏掌握隨心所欲。

與他談話簡直是一種藝術(shù)的享受。他們說話時引經(jīng)據(jù)典，抑 揚頓挫，詼諧幽默，引人人勝，就像一個出色的鋼琴家，將語言的節(jié)

頂尖秘書應根據(jù)不同場合，選擇下面六種語言節(jié)奏：

①高亢型

高亢的節(jié)奏能產(chǎn)生威武雄壯的效果。聲音偏高，起伏較大，語 氣昂揚，語勢多上行。

因此，頂尖秘書在進行鼓動性強的演說，或敘述一件重大的事 件、宣傳重要決定及使人激動的事時，應選擇高亢的節(jié)奏。

②低沉型。

這種節(jié)奏使人得到低緩、沉悶、聲音偏暗的效果。語流偏慢，語氣壓抑，語勢多下行。

頂尖秘書用于悲劇色彩的事件敘述，或慰問、懷念等，可用低 沉型。

③凝重型。

這種節(jié)奏聽來一字千鈞，句句著力，而深意省人，蘊味盡出。聲音適中，語流適當，既不高亢，也不顯低沉，重點詞語清晰沉穩(wěn)，次要詞語不滑不促。

用于發(fā)表議論和某些語重心長的勸說，抒發(fā)感情等時，頂尖秘 書可以選用這種節(jié)奏。

④輕快型。

輕快型節(jié)奏是最常見的，聽來不著力，而多揚少抑。

日常性的對話，一般性的辯論，頂尖秘書都可以使用這種類型 的節(jié)奏。

⑤緊張型。

緊張型節(jié)奏，往往顯示迫切、緊急的心情。聲音不一定很高，但語流較快，語句不延長停頓。

這常常用于頂尖秘書重要情況的匯報和必須立即加以澄清的 事實申辯等場合。

⑥舒緩型。

舒緩型節(jié)奏，是一種穩(wěn)重、舒展的表達方式。聲音不高也不 低，語流從容，既不急促，也不大起大伏。

頂尖秘書在進行說明性、解釋性的敘述，學術(shù)探討等宜用這種 節(jié)奏。

以上這六種節(jié)奏分別用于不同的場合，不同的環(huán)境，但又互相 滲透，有主有輔。頂尖秘書只有適當把握，才能顯示出技巧的內(nèi)在 力量。

(4)頂尖秘書在說話時應避免的禁忌。

有些秘書對語言的節(jié)奏毫不留意，將語言當做垃圾，不顧一切 地向別人扔去。他們犯了語言的禁忌。

頂尖秘書在說話時應避免說以下幾個方面的“話”：

一是連篇累牘、語無倫次、無的放矢、文不對題的廢話。

二是顛三倒四、七拼八湊、文理不通、是非混淆的胡話。

三是荒謬絕倫、子虛烏有、裝腔作勢、故作高深的玄話。

四是濫用詞藻、自鳴得意、吟風弄月、華而不實的俏話。

五是牽強附會、大言不慚、含糊其詞、模棱兩可的混話。

六是張冠李戴、不著邊際、平淡乏味、冗詞贅句的空話。

七是言不及義、陳詞濫調(diào)、千篇一律、人云亦云的套話。

八是無中生有、低級趣味、風花雪月、斗雞走狗的俗話。(5)怎樣培養(yǎng)說話的幽默感。

幽默給人以從容不追的氣度，是頂尖秘書成熟、機智的象征。

一個頂尖秘書掌握下列幽默方法，就可以成為幽默專家。

①沉住氣，欲擒故縱。

當敘述某件趣事的時候，不要急于顯示結(jié)果，頂尖秘書應當沉 住氣，要以獨具特色的語氣渲染戲劇性的情節(jié)，顯示幽默的力量。即在最關(guān)鍵的一句話說出之前，應當給聽眾造成一種懸念。

假如迫不及待地把結(jié)果講出來，或是通過表情與動作的變化 顯示出來，那就像餃子皮破了一樣，幽默便失去效力，只能讓人掃 興。

②運用恰當?shù)恼Z言技巧o 1)要注意每一次停頓、每一種特殊的語調(diào)、每一個相應的表 情、手勢和身體姿態(tài)，使它們成為幽默的標點。

2)重要的詞語應加以強調(diào)，要利用重音和停頓，注意用以聲傳 意的技巧來促使聽眾去思考，加深聽眾的印象。

③語言要風趣幽默。

有的秘書肚子里堆滿了多少可樂的笑話和俏皮語言，但是卻 不能體現(xiàn)出幽默之處，因為他常常是不加選擇地一個勁兒地倒出 來。

頂尖秘書應講究語言的幽默風趣。

講究語言的風趣幽默，一定要根據(jù)具體對象、具體情況和具體 語境來加以運用，而不能使說出的話不合時宜。否則，不但收不到 談話所應有的效果，反而會招來麻煩，甚至傷害對方的感情，引起 事端。

④幽默要有度。

有些秘書在做說服別人的工作時，運用幽默過多，常常是笑話 接笑話，連篇累牘，就像連珠炮一樣。

這樣一來，談話既不嚴肅，內(nèi)容又往往會脫離主題，難以實現(xiàn) 說服別人的目的。對方聽起來，也會感到云山霧罩，不知道他究竟 要說什么。

⑤自己先不要笑。最不受歡迎的幽默，就是在講什么笑話之前和之中，或是剛講 時，自己就先大笑起來。自己先笑，只能把幽默給吞沒了。

頂尖秘書的幽默，最好的方式是讓聽眾笑，自己不笑或微笑。

這就是說，采取“一本正經(jīng)”的表情和“引入圈套”的手法，才是 發(fā)揮幽默力量的正確途徑。

⑥要巧用風趣幽默。

在每次講話結(jié)束的時候，頂尖秘書最好能激發(fā)全體聽眾發(fā)自 內(nèi)心的笑。

要達到這種效果，頂尖秘書不妨試一試，用風趣的口吻講個小 故事或說一兩句俏皮話、雙關(guān)語或是幽默的祝愿詞。

這些都是很妙的結(jié)尾。

總之，要設(shè)法讓聽眾在笑聲中說“再見”，讓聽眾面帶笑容和滿 意之情離開會場。

⑦用幽默化尷尬。

作為一位秘書，在與別人的交往中必然也會發(fā)生一些不必要 的尷尬，在這樣的情況下，如果能從容地開個玩笑的話，緊張的氣 氛就能消失得無影無蹤，而且對方還會被他的魅力所吸引。

善于幽默的秘書，大多能把幽默的力量運用得十分自如、真實 而自然。當他開玩笑時，別人不會感到聳人聽聞，或是嘩眾取寵。而只是給予歡樂。頂尖秘書應該是善于幽默的人。

第二篇：B07065 頂尖秘書

頂 尖 秘 書

要吃透“三情”，當好參謀

秘書可以根據(jù)自己的分析研究，對觀點相同的，提出贊同的意見；對觀點基本相同的，在論述上予以完善；對觀點不同的，提出來與領(lǐng)導切磋，或說服領(lǐng)導，或暫時誰也不能說服誰，等以后再去認識。這種情況不僅表現(xiàn)在調(diào)查研究中，也表現(xiàn)在起草領(lǐng)導的講話稿和對基層工作的分析研究中。

要善解矛盾，當好助手

有些同志和領(lǐng)導本來就有過矛盾，思想上有成見；或是由于別人挑撥，對領(lǐng)導產(chǎn)生了誤會；或者是領(lǐng)導對這些同志產(chǎn)生了隔閡，當這些同志找到秘書，想與領(lǐng)導談時，秘書應該更熱情地接待他們，精心地加以安排，看領(lǐng)導有無時間，心情好壞，事先給領(lǐng)導提醒一下，讓領(lǐng)導心平氣和地與來人交往，以保證談話成功，消除誤會，化解矛盾。

當有些同志在某件事上做錯了，遭到領(lǐng)導過火的批評，甚至由此掩蓋了這些同志在其他方面做出的貢獻、取得的成績時；或者是一些同志很能干，工作有突出成績，群眾有好評，領(lǐng)導又不熟悉這些同志時，秘書就要尋找機會，在領(lǐng)導心情愉快、與秘書無拘無束閑談時，把這些同志的真實情況和自己的看法談出來，使領(lǐng)導對這些同志有更全面的認識。反思總結(jié)改過，不背思想包袱

作為頂尖秘書，既要有知人之明，更要有自知之明。受到領(lǐng)導批評時，頂尖秘書這種心理容量表現(xiàn)在：

①要有海納百川的胸懷，想得開，放的下，善于反思總結(jié)，正確地找出錯誤的原因，不背思想包袱，特別是工作不能懈怠，應始終保持健康豁達的心境。

②切忌小肚雞腸，把批評悶在心里，怕失去領(lǐng)導信任，患得患失，造成心理不安，影響工作。

③要謙虛謹慎，嚴以律已，有敢于“過”的勇敢和誠意。

“人非圣賢，孰能無過”。只要勇于改正，以實際行動彌補過失，是會得到領(lǐng)導理解和信任的。

④由于領(lǐng)導決策不當或別的原因使秘書在工作中出現(xiàn)失誤或遭受挫折時，秘書也應該適時恰當?shù)財垺斑^”，主動承擔自己在執(zhí)行過程中的責任，以寬領(lǐng)導之心。

如果秘書有錯不認錯，固執(zhí)己見，或當面好好好好，背后我行我素。那么，久而久之，秘書就不能適應領(lǐng)導，最終很可能“不歡而散”。

頂尖秘書的良好意志力是什么

頂尖秘書的良好的意志力可以包括以下幾個方面的內(nèi)容：

⑴心靈的抗擊能力—耐受力。

⑵寬廣的心靈—愛的能力。

⑶果敢的決斷力—決策力。

⑷高度的權(quán)威性—威懾力。

⑸心靈的車閘—自制力。

如何鍛煉意志耐受力

培養(yǎng)良好的耐受力，頂尖秘書可以從以下幾條坐起：

⑴從身邊小事做起，磨練自己的意志。

⑵耐心等待，不要急于求成。

⑶面對失敗說：“再來一次”。

⑷敞開心扉，與人接觸。

⑸注意調(diào)節(jié)身心，不為一時所困。

⑹認清目標，為目標奮斗。

⑺勤奮付出才有所獲。

頂尖秘書應當先把由各個渠道來的方案集中起來，逐個進行研究，把類型相同的方案經(jīng)取長補短后合并為一個，把沒有什么價值的文字排除掉，最后確定若干個比較可行的方案提供給領(lǐng)導研究。

第三篇：秘書形象塑造

論秘書形象

----淺議當代秘書形象塑造

內(nèi)容簡要：

隨著社會的發(fā)展，形象的包裝已不再是明星的“專利”，普通職場人士對自己的形象也越來越重視，因為好的形象可以增加一個人的自信，對個人的求職、工作、晉升和社交都起著至關(guān)重要的作用。當今社會是一個商業(yè)社會，急需大批訓練有素能力卓著的職業(yè)秘書，企業(yè)的老板和職業(yè)經(jīng)理人已經(jīng)日益認識到社會分工的重要性，只有依靠秘書的協(xié)助，自己才能更有效地從事經(jīng)營和管理。作為一種受人矚目的職業(yè)，秘書毫無疑問是職業(yè)規(guī)范的表率，其言行舉止不僅代表著企業(yè)形象，同時也對工作環(huán)境的人事產(chǎn)生重要的影響。從一位秘書的表現(xiàn)就能感覺得出其所在企業(yè)的品質(zhì)特征，以及其上司的品質(zhì)特征。因此，塑造其形象更是不可缺少。秘書的職業(yè)形象是指秘書在公眾面前樹立的印象，它是通過衣著打扮、言行舉止反映出你的專業(yè)的態(tài)度、知識、技能等。同時，也是秘書與社會溝通、并使之接受的方法。良好的職業(yè)形象不僅能夠提升個人品牌價值，而且還能提高自己的職業(yè)自信心。塑造良好的職業(yè)形象是秘書的必修課，秘書的職業(yè)形象是綜合的，它包含眾多內(nèi)容，主要的有外在形象和內(nèi)在素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：形象外在形象內(nèi)在形象知識能力道德素養(yǎng)綜合能力

隨著社會的發(fā)展，形象的包裝已不再是明星的“專利”，普通職場人士對自己的形象也越來越重視，因為好的形象可以增加一個人的自信，對個人的求職、工作、晉升和社交都起著至關(guān)重要的作用。形象設(shè)計師建議，好的形象并不只是靠幾件名牌衣服就可以建立，人們應該更多重視到一些細節(jié)上。職場形象決定職場命運在這個越來越眼球化的社會，一個人尤其是職場人士的形象將可能左右其職業(yè)生涯發(fā)展前景，甚至會直接影響到一個人的成敗。據(jù)著名形象設(shè)計公司英國CMB對300名金融公司決策人的調(diào)查顯示，成功的形象塑造是獲得高職位的關(guān)鍵。另一項調(diào)查顯示，形象直接影響到收入水平，那些更有形象魅力的人收入通常比一般同事要高14%。知名形象設(shè)計師鞠瑾女士認為，職場中一個人的工作能力是關(guān)鍵，但同時也需要注重自身形象的設(shè)計，特別是在求職、工作、會議、商務(wù)談判等重要活動場合，形象好壞將決定你的成敗。以往，人們往往以為形象就只是指發(fā)型、衣著等外表的東西，實際上現(xiàn)代意義的形象是包括儀容(外貌)、儀表(服飾、職業(yè)氣質(zhì))以及儀態(tài)(言談舉止)三方面，其中最為講究的是形象與職業(yè)、地位的匹配。鞠瑾認為，一個人好的形象，不光是把自己打扮成多么美麗、英俊，最主要的是要做到自身發(fā)型服飾、氣質(zhì)、言談舉止與職業(yè)、場合、地位以及性格相吻合。

當今社會是一個商業(yè)社會，急需大批訓練有素能力卓著的職業(yè)秘書，企業(yè)的老板和職業(yè)經(jīng)理人已經(jīng)日益認識到社會分工的重要性，只有依靠秘書的協(xié)助，自己才能更有效地從事經(jīng)營和管理。作為一種受人矚目的職業(yè)，秘書毫無疑問是職業(yè)規(guī)范的表率，其言行舉止不僅代表著企業(yè)形象，同時也對工作環(huán)境的人事產(chǎn)生重要的影響。從一位秘書的表現(xiàn)就能感覺得出

其所在企業(yè)的品質(zhì)特征，以及其上司的品質(zhì)特征。因此，塑造其形象更是不可缺少。秘書的職業(yè)形象是指秘書在公眾面前樹立的印象，它是通過衣著打扮、言行舉止反映出你的專業(yè)的態(tài)度、知識、技能等。同時，也是秘書與社會溝通、并使之接受的方法。良好的職業(yè)形象不僅能夠提升個人品牌價值，而且還能提高自己的職業(yè)自信心。塑造良好的職業(yè)形象是秘書的必修課，秘書的職業(yè)形象是綜合的，它包含眾多內(nèi)容，主要的有外在形象和內(nèi)在素養(yǎng)。外在形象有儀容、儀表、和儀態(tài)。儀容包括第一，整潔的發(fā)型，即頭發(fā)干干凈凈、整整齊齊、長短適當，發(fā)型簡單大方、樸素典雅。要勤洗發(fā)、勤理發(fā)，把頭發(fā)梳理到位。男秘書頭發(fā)以6厘米左右為佳，最長也不應該后及領(lǐng)口，前過額頭；女秘書頭發(fā)的長度則相對來說寬松一些，不過最好是不要長過肩部，或擋住眼睛。工作場合，則必須將長發(fā)扎起來。第二，清爽的面孔，不允許面部不干凈、不衛(wèi)生。要做到這一點，必須勤洗臉，不是自己的面部從在一絲一毫的汗?jié)n、淚漬以及不潔之物。從事商務(wù)活動的男秘書不許蓄須，最好每天堅持剃一次胡須，絕對不可以胡子拉碴地上班或會面。還要注意經(jīng)常檢查和修剪鼻毛，最后還要注意去除口部的多余物，這是指口角周圍沉積的唾液、飛沫、食物殘渣和牙縫間的牙垢。要消除口腔異味，養(yǎng)成在參加商務(wù)活動前不吃生蒜、生蔥和韭菜一類帶刺激性氣味的食物的良好習慣。第三，干凈的手部，必須勤洗手，常剪指甲，決不要留長指甲。第四，女秘書應適度化妝。工作崗位上宜施淡妝，白天的社交活動也應是淡妝。濃妝只適合晚上的娛樂性活動，如舞會等。在喜慶的場合化妝可以艷麗些，以烘托熱烈的氣氛；而在吊唁、喪禮的場合濃妝艷抹則是非常失禮的，此時只允許施淡妝。

衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。秘書也是如此，正式場合應著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。秘書的打扮可以說是公司形象的風向標，客戶來拜訪，先見到的不是老板而是秘書。身為秘書、特別助理，應記得隨時保持得體的美麗形象，不要怕比老板穿得莊重。每個老板的穿著品味不同，可是心態(tài)卻是一致的：希望自己的秘書外表典雅莊重，在外人面前很有面子。所以說工作再怎么努力，行程再怎么匆忙，也要從容利落；抽屜里可以放些簡單的化妝品、梳子與鏡子，以備不時之需。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，對企業(yè)秘書素質(zhì)的要求越來越高。“絕大多數(shù)老板對秘書的要求是工作高效率，能創(chuàng)造價值?！睂I(yè)人士董先生認為，“干秘書這一行，重視儀表美，并不為了到舞臺上表演，也不是要人家鐘情于你，而是要樹立秘書這個角色的美好形象，更有利于為領(lǐng)導服務(wù)，有利于開展工作。”秘書人員的外在形象美主要是儀表美、氣質(zhì)美，秘書應該保持一個較為完美的外觀形象，給公眾以良好的喜愛的感覺。

儀態(tài)就是要培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度，謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。不過高估計自己，不過低估計別人，善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學習。恭敬就是尊重對方的人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。

1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們可以表現(xiàn)出對對方的欣賞、理解和歡迎。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因為每個人都喜歡用語言表達自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)

生愿意同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。

2、舉止。舉止禮儀是自我心誠的表現(xiàn)，一個人的外在舉止行動可直接表明他的態(tài)度。要塑造良好的交際形象，必須講究禮貌禮節(jié)，注意行為舉止做到彬彬有禮，落落大方，遵守一般的進退禮節(jié)，盡量避免各種不禮貌、不文明習慣。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合，更應注意禮節(jié)。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。

3、牢記別人的姓名，稱呼恰當親切。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。，切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。秘書人員要使自己的形象美，就得做到行為美。而行為美要靠平時的自我修養(yǎng)，經(jīng)常檢查自己的行為，注意糾正越軌行為，凡事掌握“度”，克制過激情緒和“一時沖動”，把自己的行為約束在法律、紀律、制度和社會道德、風俗人情的范圍之內(nèi)，做現(xiàn)代文明社會的“四有”新人。

秘書的內(nèi)在形象也就是內(nèi)在素養(yǎng)是秘書形象的重中之中，包括很多方面，但主要的有如下幾點：第一，知識能力素質(zhì)，隨著秘書活動領(lǐng)域的擴大和現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，對秘書的知識面和能力范圍也提出了新的要求。這就要求秘書人員有廣泛的興趣，去掌握更多的知識與技能，從而使秘書在工作中具有較強的應變能力和較強的適應性。一個優(yōu)秀的秘書首先應有主導的興趣，也就是對本職工作的熱愛，只朋了主導的興趣才能統(tǒng)馭其它的興趣，有效地發(fā)揮作用。秘書人員應把運用語言的興趣和對本部門專業(yè)知識及管理狀況的興趣作為自己的主導興趣；其次，秘書還應有持久的興趣。凡事見異思遷，喜新厭舊，那不是興趣而是好奇；秘書工作者只有對自己的工作所需要的知識和技能產(chǎn)生扭持久的興趣，才能表現(xiàn)出應有的耐心和恒心，取得應的成績。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善，秘書人員知識要求越來越高，秘書人才逐漸向“復合型”通才方向發(fā)展，其知識體系趨于龐大和復雜。秘書人員必須在實踐中不斷地拓展自己的知識面和更新知識結(jié)構(gòu)。一是基礎(chǔ)知識和基本理論。基礎(chǔ)知識和基本理論是秘書必備的本領(lǐng)和基本功，是秘書人員思維飛向更高的“翅膀”，也是秘書人員成長過程中的“階梯”。目前，秘書人員必須更加注重學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，注重結(jié)合市場經(jīng)濟的具體實踐，掌握科學的世界觀和方法論，將市場經(jīng)濟體制下的新情況、新問題上升到一定的理論高度加以概括和總結(jié)，正視改革過程中出現(xiàn)的新問題。二是專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識。秘書必須通曉各種業(yè)務(wù)、熟悉各種經(jīng)營活動和發(fā)展戰(zhàn)略，及時收集、處理各種市場信息；國家宏觀調(diào)控方面的信息；國際國內(nèi)工藝水平、經(jīng)濟動向信息等。必須通曉行政、財務(wù)、統(tǒng)計、管理、市場、營銷等方面的知識，特別是隨著市場經(jīng)濟體制的完善，必然會帶來秘書工作行政型弱化而商務(wù)型加強的新情況。中國即將進入wto，參與國際經(jīng)濟大循環(huán)，參與國際經(jīng)濟競爭，這就要求秘書人員必須具有較高的外語水平，精通國際性法規(guī)、慣例。三是相關(guān)知識。秘書工作涉及面廣，不論哪個方面的知識都要懂一些。因此，在日常工作和工作閑暇時博聞強記，盡可能掌握、熟悉專業(yè)以外的有關(guān)知識，如法律、公共關(guān)系、文學、藝術(shù)、數(shù)理、統(tǒng)計、科學方法等。熟悉法律常識，掌握相關(guān)法律、法規(guī)知識。

第二，道德職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)，禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。

1、公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。

2、忠誠守信。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。

3、擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預領(lǐng)導的決策和下屬或其它部門的工作。

以頂尖的道德素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)贏取人心所謂的道德素質(zhì)與職業(yè)修養(yǎng)，是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準則和規(guī)范。各行各業(yè)都有特殊的職業(yè)道德。鑒于秘書工作的從屬性、服務(wù)性、事務(wù)性、繁瑣性、艱苦性等特點，決定了秘書必須擁有較高的人格，恪守職業(yè)道德。首先，秘書應當熱愛自身工作，甘于平凡。秘書崗位十分重要，但秘書人員不處于社會活動的前沿陳地，通常默默無聞。所以，秘書必須要充分認識到自己的工作性質(zhì)，輕名薄利，甘當無名英雄，只有這樣才能做好本職工作。其次，秘書應當謙虛謹慎，平等待人。秘書接近領(lǐng)導，常常出面替領(lǐng)導辦各種事情，故人們常把他們看成機關(guān)的代表，領(lǐng)導的代言人。他們本身待人接物的態(tài)度往往影響到單位或領(lǐng)導的聲譽。因此，秘書必須寬厚謙和。對上固然要尊敬請教，對下切莫盛氣凌人。第三，秘書應當養(yǎng)成嚴守機密的習慣。秘書經(jīng)常接觸和掌握機密。因此，常有人向他們打探消息，他們甚至成為敵方對手竊取資料情報的主要對象。而秘書經(jīng)常與各種人打交道，出入各種大大小小場合。這就要求秘書人員隨時提高警覺，加強保密觀念，養(yǎng)成保密習慣。第四，秘書需要有堅定的立場。秘書的一切言行在大是大非的問題上，絕不能含糊，要立場堅定，因為他代表的不僅僅是他個人，還有其領(lǐng)導其部門。第五，秘書必須有較高的理論修養(yǎng)。作為秘書人員，要深入學習馬列主義，毛澤東思想，鄧小平理論，特別是用鄧小平理論武裝頭腦和指導工作。秘書人員只有達到一定的理論修養(yǎng)和政治水平才能在紛繁復雜的環(huán)境中站穩(wěn)立場，才能正確理解各項方針政策并把它們貫徹到各項工作實踐中去。第六，秘書必須自尊自重，克己奉公。秘書的官職雖不大，但權(quán)力比較大，用權(quán)比較方便，用權(quán)的渠道和方式比較多。近年來秘書利用工作之便大肆損公肥私之類的事件不斷見之于報端，就是因為他們沒有真正擺正自己的位置。因此，秘書要自尊自重，不能以自己的特殊地位謀取私利，處理各種問題也不能攙雜私心，更不能擅用領(lǐng)導名義辦各種私事，搞不正之風。在廉政建設(shè)中，秘書也要發(fā)揮重要作用，經(jīng)常提醒領(lǐng)導，堅持原則，秉公辦事。

第三，就是做為一個合格的秘書所應該具備的綜合能力了，這包括很多具體的方方面面。秘書必須擁有善于做好各項秘書工作的能力，作為新時期的秘書人員，要做好本職工作，必須具備文“武”雙全的能力。秘書的工作性質(zhì)就要求秘書不但要能說會做，能得心應手處理本職工作中所遇到的各種問題，而且要能當好領(lǐng)導的參謀助手，為領(lǐng)導提供所需求的工作信息，協(xié)調(diào)處理好本單位的內(nèi)外事務(wù)。所以，作為一個合格的秘書，就必須具備多方面的能力。

（一）表達能力表達能力是秘書的“看家本領(lǐng)”，它包括書面的表達能力和口頭的表達能力兩個方面。秘書人員雖然很少去演說，但卻要經(jīng)?！罢f話”。一般說來，領(lǐng)導的講話精神上出自于領(lǐng)導，但必須形成在秘書工作之中。因此，秘書必須要能充分領(lǐng)悟領(lǐng)導的思想，并將其形成為書面語言。這主要考驗的是秘書的寫作能力，秘書不僅要寫得好，還要寫得快，要求能及時迅速的反映出領(lǐng)導的思維?？陬^表達能力主要體現(xiàn)在上傳下達、匯報情況、接待來訪等情況之下，這些時候就要求秘書講究說話藝術(shù)，說話時要清楚明白，注意分寸。

（二）組織協(xié)調(diào)能力秘書的組織協(xié)調(diào)作用主要是由秘書的輔助性決定的。領(lǐng)導的任務(wù)是制定決策并指揮其他人員統(tǒng)一行動已實現(xiàn)決策，這整個過程都離不開秘書對各種工作的組織和各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。組織協(xié)調(diào)工作做得好，結(jié)果是一加一大于二，事半功倍；做得不好則事倍功半。秘書處在領(lǐng)導和其部屬之間的一個樞紐位置，上下、左右、內(nèi)外各種關(guān)系的溝通，雖不能說百分之百，但在很大程度上要通過秘書這個中間環(huán)節(jié)。因此，秘書必須要有超強的組織協(xié)調(diào)能力。在這項工作中，服務(wù)性、事務(wù)性、填補性為主要特點，秘書的主要工作是為領(lǐng)導的決策提供一個切實實行的平臺，其任務(wù)是為領(lǐng)導決策提供方便而不是干擾甚至代替領(lǐng)導決策。因此，秘書的工作首先是位領(lǐng)導的決策提供準確、全面、有效的信息，其次要提供可行的預選方案，并將領(lǐng)導的決策最終形成文字，以利施行。作為秘書人員，當先有輔助領(lǐng)導進行決策的能力，同時也要準確地把握工作范圍，巧妙的“有所為有所不為”，組織協(xié)調(diào)好日常工作，做到上通下達信息靈通。

（三）操作能力秘書活動具有強烈的事務(wù)性特征，辦實事成了秘書的一項基礎(chǔ)性、經(jīng)常性的工作。特別是現(xiàn)在，主要決策者主要是集中精力研究帶關(guān)鍵性、全局性的戰(zhàn)略問題，而把務(wù)實的一些瑣碎工作都交給了秘書部門。因此，秘書的實際操作能力是一種最基本又是最重要的能力。操作能力是由多種能力綜合而成的，包括理解和領(lǐng)會能力，分析能力，應變能力等。在日常工作中，秘書需要思維敏捷，行動干練，辦事果斷，全面做好辦公室日常管理、通訊、接待、督察、信息、保密、印信、值班安排等各種工作。應該說，秘書工作是一種需要多種技能的綜合性的職業(yè)種類。由于科學技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是辦公自動化設(shè)備的應用，使秘書的工作方式發(fā)生了巨大變化。因此要求秘書掌握多種專業(yè)化的事務(wù)工作技能，提高對辦公設(shè)備的操作能力。其操作能力主要包括：文字處理設(shè)備的運用，聲像信息設(shè)備的運用和通迅網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運用以及計算機的運用等。

（四）交際能力秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人信賴，辦事的成功率才高。所以秘書必須要處理好與領(lǐng)導、與同事、與下屬之間的各種關(guān)系。秘書需要有才能，但不必有心計。坦誠待人，謙虛謹慎，便是贏得尊重與賞識的最佳途徑。

（五）心理承受能力秘書應付日常工作一般說來當不是什么難事，但是秘書還有一個任務(wù)，就是要能及時妥善的解決突發(fā)事件。因此，秘書必須要有超強的心理承受能力。在遇到緊急情況時，要處之泰然，要求做到寵辱不驚。誘惑當前，危難當頭，正是秘書施展其才華的大好機會。而此時的秘書應當保持清醒的頭腦，以敏捷的思維和準確地判斷能力及時果斷地處理好各種突發(fā)事件?？傊?，最為一個企業(yè)經(jīng)理的秘書或秘書部門，必須首先擁有良好的品質(zhì)與較強的能力，才能在輔助領(lǐng)導決策、當好高參，以及處理日常事務(wù)的過程中成為領(lǐng)導的貼心人；才能在幫助領(lǐng)導協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，把秘書的各項具體工作做好做活；才能在“有所為有所不為”的取舍之間得心應手；也才可能使秘書在今后可能從事的各個工作領(lǐng)域中縱橫馳騁，游刃有余。

市場經(jīng)濟下，大大小小的公司企業(yè)不斷涌現(xiàn)，對秘書的需求急劇的增加，但是做一個合格的好秘書還是很難的，要想使自己在這個職業(yè)中長久的生存下去，首先還是從自己的形象開始改變自己，塑造自己吧！

第四篇：頂尖銷售員

【推銷、銷售、營銷和贏銷】

1）兵：

下等兵見客戶,只談產(chǎn)品,這是推銷；

普通兵以談產(chǎn)品為主，聊生活為輔,是銷售；

上等兵以溝通生活為主，介紹產(chǎn)品為輔,這是產(chǎn)品營銷；

2）將：與顧客以事業(yè)和生活溝通為主,亦師亦友,是關(guān)系營銷；

3）帥,與顧客溝通人生觀、價值觀,能尊重顧客，顧客感動感恩，這是贏銷。

【營銷與銷售的區(qū)別】

1）銷售是射殺一只靜坐不動的鴨子，若沒射準，鴨子有可能就飛了；營銷是在地上撒谷子，把鴨子引過來，再用膠水把鴨掌粘??；

2）銷售是射殺靜態(tài)個體目標；營銷是培養(yǎng)動態(tài)整體氛圍，看到的不止一個顧客，而是整個市場的顧客！

【營銷80/20的神奇定律】

1）銷售員第一印象80%來自衣表，20%來自產(chǎn)品；

2）80%的利潤來自于20%的顧客；

3）80%的顧客嫌價格高，20%的顧客認同產(chǎn)品價格；

4）80%的顧客拒絕20%的客戶接受；

5）80%的時間是工作，20%的時間是休息；

6）成交的80%來自溝通，20%來自產(chǎn)品本身。

【銷售頂尖人員的7個小習慣】

1）不要說尖酸刻薄的話；

2）牢記顧客的名字;養(yǎng)成翻看會員檔案的習慣；

3）嘗試著跟你討厭的人交往；

4）一定要尊重顧客的隱私；

5）很多人在一起的時候，當你與其中某個人交談，請不要無視其他人存在；

6）勇于認錯，誠信待人；

7）以謙卑的姿態(tài)面對身邊的每一個人。

【頂級銷售人員的6個人格特質(zhì)】

1）主動積極，永不放棄，提高成功機率；

2）同理心，察覺客戶沒說出口的需求；

3）正向思考，挫折復原力強，修正再出發(fā)；

4）守紀律，做好簡單的小事，累積成卓越；

5）聽多于說，先聽后說，提出對的問題；

6）說真話，重承諾，不說謊。

【銷售的八個更重要】

1）找到顧客重要,找準顧客更重要;

2）了解產(chǎn)品重要,了解需求更重要;

3）搞清價格重要,搞清價值更重要;

4）融入團隊重要,融入顧客更重要;

5）口勤腿勤重要,心勤腦勤更重要;

6）獲得認可重要,獲得信任更重要;

7）達成合作重要,持續(xù)合作更重要;

8）卓越銷售重要,不需銷售更重要。

【業(yè)績猛增的5類銷售人員】

1）導師型：靠智慧吃飯的帶隊者；

2）斗士型：喜歡交談、擅長外交，喜歡與銷售并肩作戰(zhàn)；

3）警官型：有極高的忠誠度；

4）自信型：沒有“不可能”；

5）事必躬親型：有強烈的責任感。

【銷售三境界】

1）圍人：能將顧客圍住，并死纏爛打，初步具備接近顧客、推介購買的能力；

2）維人：建立長期穩(wěn)定的關(guān)系，不是簡單的買賣關(guān)系，而是朋友、伙伴關(guān)系；

3）為人：不只是把產(chǎn)品賣出去，同時把自己也銷售出去。

【樂觀銷售更容易接近和打動顧客】

1）樂觀的人發(fā)現(xiàn)工作和生活中的真善美，到哪里都是“陽光使者”；

2）銷售就是信心的傳遞和信念的轉(zhuǎn)移；

3）樂觀的銷售讓顧客獲得快樂的消費體驗，更容易跟你交往和敞開心扉；

4）樂觀的銷售更能戰(zhàn)勝挫折,發(fā)現(xiàn)事物積極一面。

第五篇：《頂尖秘書》_第十篇_頂尖秘書如何安排領(lǐng)導出行

一、領(lǐng)導出差，秘書須做哪些準備

領(lǐng)導經(jīng)常出差，而且有很多出差任務(wù)是臨時決定下來的。

不論是在國內(nèi)出差還是到國外出差，不論是短期出差還是長期出差，在每次出差動身之前，秘書都要為領(lǐng)導做大量的準備工作。如安排日程、預訂機票船票和旅館、整理隨身攜帶的洗漱用品、預支差旅費，準備必需的文件資料和領(lǐng)導在各種不同場合的發(fā)言提綱等。如果與領(lǐng)導同行，不僅要做好工作上的助手，還要做好生活上的助手；如果留在家里，同樣要做好自己承擔的各項日常工作。

領(lǐng)導要去出差。那么，出差的目的是為了什么呢?秘書在為領(lǐng)導草擬出差日程表之前，一定要弄清這個問題。領(lǐng)導出差，頂尖秘書應做的準備工作有：

1．訂出周密的計劃

頂尖秘書為領(lǐng)導做出差準備，一定要細心周到地做好計劃。如果不是忘了帶合同文本，就是在日程安排上出現(xiàn)“撞車”，那會給領(lǐng)導，也會給自己出不少麻煩。對于出差過程中的每一項日程，頂尖秘書都要預先像放電影一樣讓每一個情節(jié)在自己的頭腦中出現(xiàn)一次。

要作好這項工作，首先必須知道領(lǐng)導此行的目的，否則，不可能訂出周密詳細的計劃。

2．與對方秘書聯(lián)系

不管領(lǐng)導是去開會、出訪還是應邀去參加研討會，或是為了洽談具體的業(yè)務(wù)，秘書一定要事先與對方的秘書聯(lián)系，把活動的時間和地點約好。

領(lǐng)導是坐火車去還是乘飛機去?是星期一下午動身，還是星期二早晨動身合適?除去參加會議或洽談業(yè)務(wù)外，有沒有其他事要辦?還有沒有其他東西要準備?對于這些問題，頂尖秘書預先要擬一個提綱，找個時間向領(lǐng)導作個專題匯報。

領(lǐng)導可能會根據(jù)自己的習慣或愛好，對秘書的日程表作些修改。

日程表排好之后，頂尖秘書要多復印幾份，給領(lǐng)導、給在家負責日常工作的領(lǐng)導及有關(guān)人員各送一份。安排日程的時候，在時間上一定要留有余地，特別是第一次去的地方，更是如此。其中，這個余地是相對的，不能讓領(lǐng)導閑得無聊，浪費時間。

如果要去游覽觀光，最好安排在空閑時間進行。在與對方秘書聯(lián)系的同時，還可以通過其他的渠道，了解一下對方所在地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況，這些對安排日程表也有重要的參考作用。

如果與對方是初次接觸，那么，讓對方在什么地方接站，或者什么時候登門拜訪對方，這些細節(jié)問題，頂尖秘書都要事先考慮好，因為這往往容易影響領(lǐng)導本人的形象。

3．預訂車票

在準備預訂車票(或機票)的時候，一定要查用最新的列車時刻表，因為現(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時性的車次，稍不留心，就會訂不上。

各機關(guān)單位和公司對出差的待遇都有不同的規(guī)定。比如，按規(guī)定飛機的頭等艙不是每個出差的人都能乘坐的。因此，秘書在預訂車票和機票之前，一定要弄清領(lǐng)導出差時能享受哪一級的待遇。

預訂車票時，最好選擇直達車。因為出差途中，最麻煩的就是換車，倒來倒去，稍不注意，就會誤車誤點。所以能直達的就最好不要換車。如果是在大站換車，在時間上一定要安排得寬裕些。

為了預防意外，頂尖秘書在日程上要注明其他交通工具，如飛機、輪船起飛、起航的時間，這樣能根據(jù)實際情況，及時靈活地換乘其他交通工具。

從平時起，秘書就要注意學習預訂和購買車票、機票、船票的辦法，及如何使用支票，如何兌換外幣，等等。這樣，就能保證領(lǐng)導工作的順利。

4．安排住宿 領(lǐng)導出差，安排住什么樣的旅館，一般頂尖秘書都要根據(jù)領(lǐng)導個人的愛好和習慣來決定。有餉領(lǐng)導喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館；也有的喜歡住富麗堂皇的高級飯店；有的喜歡住單人房間；有的則喜歡兩人合居一室。秘書對此要弄清楚，并事先聯(lián)系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本單位的辦事處或子公司，或自己的事務(wù)所的話，就請他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處。沒有的話，就請當?shù)芈糜位蚪煌ú块T介紹。沒有什么特別的情況，不要去找自己的客戶或代理商。

因為頂尖秘書一去找他們，他們就熱情地邀請住到他們那里去。他們越是熱情，給他們帶來的麻煩就越多。

整理好隨身攜帶的用品

領(lǐng)導出差要隨身攜帶哪些東西，頂尖秘書一定要替領(lǐng)導想好。因為如果出差是遠行，忘了帶什么東西必須要回來取的話，那就要誤事。臨動身之前，頂尖秘書要把領(lǐng)導隨身攜帶的東西按公與私分別列個清單，給領(lǐng)導看看有什么遺漏。

領(lǐng)導出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動日程表、地圖、交通圖、照相機、收錄機及一些備用品。如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等。

但是，頂尖秘書在準備這些東西時，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。

6．臨行前的工作安排

秘書一方面為領(lǐng)導出差作準備，但在另一方面也要讓領(lǐng)導對

其工作做個安排。領(lǐng)導要出差了，特別是出差的時間比較長，各部門來請示的人肯定會增多，送上來的請示報告也會增多。在這時，頂尖秘書要注意安排好領(lǐng)導的休息，不要讓領(lǐng)導帶著滿身的疲倦和牽掛去出差。比如，在動身前兩三天，與有關(guān)部門打個招呼，把一些定期的匯報材料先緩一緩，待領(lǐng)導回來后現(xiàn)看。

二、領(lǐng)導動身的當天該做什么

動身那天，頂尖秘書應做的工作有：

1．安排送站的車

不論領(lǐng)導是從單位走還是直接從家里走，秘書都要安排好送站的車。

2．檢查所坐的車次或航班

最后檢查一下火車或飛機的運行情況，特別是飛機因氣候不佳而誤點的情況經(jīng)常發(fā)生。如果是乘飛機的話，一定要向飛機場方面詢問一下當天的航班情況。

3．檢查是否有遺漏

動身之前，一定要再仔細檢查一下領(lǐng)導是否有什么東西忘記帶了，如果有，迅速補上。

4．通知好對方

起程之后，或把領(lǐng)導送上火車或飛機之后，就要立即打電話通知對方接站的時間。特別是在改變原定的車次或航班的情況下，一定要將新的變化告訴對方。

三、隨領(lǐng)導一起出差

頂尖秘書隨領(lǐng)導一起出差時，主要的工作和任務(wù)有：

1-在車內(nèi)

在車里，秘書的位置不能離領(lǐng)導太遠，稍稍往后靠一靠就行了。秘書的主要職責是照看好行李。

2．出站時 火車到站時，秘書要提著行李先下車。如果對方有人來接站時，就要先找到對方接站的人。找到對方接站的人之后，不要自作主張地代表領(lǐng)導向?qū)Ψ奖硎靖兄x，而是先把領(lǐng)導介紹給對方，由領(lǐng)導出面表示感謝。只有當對方也是秘書來接站的情況下，自己才可以向他表示感謝。

在出站時，不要麻煩對方給自己提旅行包。如果對方非常熱情，一定要幫自己提，也不能太固執(zhí)，因為在大庭廣眾之下賓主推來推去實在不雅。

但是，秘書自己不能兩手空空，無論如何也得象征性地提點東西。同樣的道理，也不能讓對方的秘書兩手空空，使領(lǐng)導覺得對方的秘書一點也不熱情。

3．注意回避

當領(lǐng)導與對方寒暄的時候，秘書要適當離他們遠一點，注意回避。但是，上車后和開始正式會談時，就不能顯得太呆板了。

在久別重逢等場合，領(lǐng)導們也許會有說不完的話，從花開花落一直談到人世滄桑。在這時，為了按預定時間進行活動，頂尖秘書一方面要向領(lǐng)導示意時間已經(jīng)過了，另一方面也要注意提醒對方的秘書。

到了出差的最后一站，就要向單位匯報出差的情況，在這時，一定要附帶說明有多少行李，以便屆時單位派車來接站。

4．出差回來后

隨領(lǐng)導出差回來之后，頂尖秘書有許多事情要做，如出差總結(jié)報告、報銷差旅費、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把給對方的感謝信發(fā)出去。如果自己沒有與領(lǐng)導一起出差，那么，就以領(lǐng)導的名義寫；如果是與領(lǐng)導一起出差，也可以自己的名義向?qū)Ψ降拿貢硎靖兄x。但是，即使是如此，也不能只打個電話就算了，一定要寫成書面的感謝信。然后。應該寫出出差總結(jié)報告。

總結(jié)報告主要是把出差的經(jīng)過和結(jié)果寫出來，交給有關(guān)部門傳閱。出差總結(jié)報告，各單位一般都有統(tǒng)一固定的格式。如果秘書沒有與領(lǐng)導一起出差的話，那就先聽聽領(lǐng)導的介紹；如果秘書與領(lǐng)導同行，就根據(jù)自己的記錄和參考領(lǐng)導的談話記錄去寫。

再次，要報銷差旅費。

應將車票、住宿費等費用列出來，填好報銷單，如果還有其他額外支出，也要寫成支出報告，請領(lǐng)導核實之后，送財務(wù)部門報銷。

四、領(lǐng)導走后，秘書在家的工作

如果秘書沒有隨領(lǐng)導一起出差，停留在單位，他在工作也還有很多。

1．檢查領(lǐng)導遺漏的東西

給領(lǐng)導送站回來后，頂尖秘書還應對檢查領(lǐng)導是否還有遺漏的東西，如果突然發(fā)現(xiàn)辦公室桌上還有一份文件，是明天領(lǐng)導和對方簽訂協(xié)議時用的。千萬不能驚慌失措，而是要想辦法把它給領(lǐng)導送去。辦法是：

一是用傳真機傳送過去。因為傳真機現(xiàn)在已開始普遍使用。

二是航空特快專遞。秘書將東西寄出去后，還必須打電話，告訴領(lǐng)導東西已經(jīng)寄 出。

2．抓住機會學習

領(lǐng)導出差之后，頂尖秘書不要以為自己沒有什么事做了。讓自己放松放松。應當把領(lǐng)導出差的時間當做一個自學的好機會。平時自己覺得哪些工作不太熟練，哪些方面的知識還比較欠缺，過去沒有時間自學，現(xiàn)在就應該抓住這個機會，充實自己。

3．電話的處理

在領(lǐng)導出差期間，如果有客人來電話找領(lǐng)導，頂尖秘書就要認真做好電話記錄，把電話的時間和內(nèi)容記錄下來。如果事情比較重要的話，領(lǐng)導回來時，在接站的時候匯報；如果不急，就待領(lǐng)導上班后再說。

如果遇到重大突發(fā)事件，要立即向領(lǐng)導匯報。

如果這時領(lǐng)導正在開會或與客戶會談，電話也找不到，這時可以把電話打到賓館，請對方接電話的人寫個紙條，讓領(lǐng)導晚上回旅館后再等自己的電話，或者給自己來電話。

如果事情不是很保密的話，也可以把事情的大致情況告訴接電話的人，請他直接轉(zhuǎn)告領(lǐng)導。

4．領(lǐng)導回來的時候要接站

領(lǐng)導出差回來的時候，秘書一般都要到車站或機場去接站。接站不單純是因為領(lǐng)導出差勞累幫領(lǐng)導搬搬東西，更重要的是可以加深彼此之間的感情，并且。還可以及時向領(lǐng)導匯報工作。

有的領(lǐng)導責任心很強，他們身在外地卻掛念單位的事情，回來后急于想知道自己不在單位期間所發(fā)生的一切，特別是出差之前懸而未決的一些問題的處理結(jié)果。

在匯報時，秘書不能給領(lǐng)導說得太多，使他有大雨傾盆之感。有些重要的事情不是三言兩語說得清的，對于這些事情頂尖秘書可以先寫個提綱。如果領(lǐng)導想急于知道詳情的話，可以把提綱遞給領(lǐng)導。

如果對方有人為領(lǐng)導送站的話，還要打個電話告訴他們領(lǐng)導已經(jīng)平安到達；如果是客戶為領(lǐng)導送站的話，那么在電話里還要向?qū)Ψ奖硎靖兄x。

五．秘書如何隨從領(lǐng)導出訪

1．秘書隨從工作有什么特點

秘書作為隨從有如下幾個特點：(1)流動性。

領(lǐng)導外出活動的流動性同機關(guān)內(nèi)部工作的穩(wěn)定性形成鮮明的對比，在機關(guān)內(nèi)部，秘書工作有常規(guī)可尋，隨領(lǐng)導出訪隨從事務(wù)須圍繞領(lǐng)導的活動開展。

領(lǐng)導外出活動的時間、地點、環(huán)境和內(nèi)容不斷地轉(zhuǎn)移、變化，秘書也應相應地變化，而且要先走一步，加強隨從事務(wù)的預見性、計劃性，為領(lǐng)導的外出活動嚴密組織、過仔細安排、環(huán)環(huán)相扣而無疏漏。

(2)全面性。

全面性是指隨從秘書承擔任務(wù)的綜合性。

在機關(guān)內(nèi)領(lǐng)導服務(wù)有一個秘書班子。其中，各自分工，各司其職。而隨從出訪秘書則可能是一個人或幾個人，不可能如在機關(guān)內(nèi)部那樣分工很細，而需進行全面性的綜合服務(wù)，從生活服務(wù)到文字服務(wù)，從交通、聯(lián)絡(luò)、會見、會談，隨從秘書都要親自安排，服務(wù)到底。全面性的特點要求隨從秘書必須是一個多面手；辦事精明強干，寫作“倚馬可待”。只有這樣，才能勝任隨從秘書工作。

(3)復雜性。

隨從工作比起機關(guān)的日常輔助工作要復雜得多，無論是領(lǐng)導公事出訪、商務(wù)調(diào)查，還是同外賓會見、會談，處理突發(fā)事件等，都要碰到各式人等，他們的立場、觀點、利害關(guān)系各不相同，他們反映的情況有真知灼見，有虛情假意，有實事求是，有表面文章。在觥籌交錯之際，可能隱含著某種謀劃，在鮮花禮品之中可能給領(lǐng)導出了難題，等等。

頂尖秘書要有充分的思想準備，保持清醒的頭腦，冷靜、機靈 地處理各種敏感的問題。

如何做好領(lǐng)導的隨從要求 在許多居政府要職的高級干部出訪或外出巡視的過程中，往往有一大批文秘人員需要作為政府隨員，緊隨其后，從事各種準備和接待紀錄工作。這些文秘人員由于處在重要位置，往往對其有著更高的道德要求。這包括如下幾方面：

(1)忠于職守。

隨從秘書忠于職守主要包括三個方面的內(nèi)容：

一是忠于國家和民族的利益，具體的則是忠于本部門、本單位的利益。

二是熱愛隨員工作，對本職工作認真負責，一絲不茍。

三是恪守本分，甘當助手、配角，甘當無名英雄，不越權(quán)，不以“準首長”自居，更不能狐假虎威。

(2)嚴守機密。

由于隨員秘書可以參與領(lǐng)導班子的各種會議，又負責各種機密文件的起草和保管，因而隨員秘書工作具有高度的機密性。同時，隨員是工作在領(lǐng)導身邊的人，是“消息靈通人士”。

所以，作為隨員秘書，應嚴守黨和國家的機密，既使是本單位的經(jīng)濟情報也不能泄露。

另外，隨員對領(lǐng)導尚未決定的關(guān)系到群眾利益的事，如住房分配，工資調(diào)整，工作調(diào)動，出國訪部等等也不應泄露。

嚴守機密還包括不看、不聽、不記自己不該知道的機密。(3)廉潔奉公。

在跟隨領(lǐng)導人下基層時，隨員秘書不能以權(quán)謀權(quán)，收受賄賂，不得尋找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，應自覺做到廉潔奉公。

(4)按領(lǐng)導意圖辦事。

領(lǐng)導意圖，是指領(lǐng)導在指導其所控系統(tǒng)實現(xiàn)目標過程中所提出的意見。領(lǐng)導意圖的表達方式，可以是命令，也可以是指示、決定、交辦意見；既可以是口頭形式，也可以是書面形式。

隨員工作只能體現(xiàn)領(lǐng)導的指導思想，不能離開領(lǐng)導意圖搞個人的發(fā)揮、想象。

其中，隨員秘書可以提建議、提想法，思想可以活潑，考慮問題可以開闊些，但不能用不符合總意圖的想法干擾領(lǐng)導的思路和決策。

3．隨從事務(wù)的工作程序

隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導進行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導出席會議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國)。隨從事務(wù)，往往內(nèi)容不同，時間有短有長，但其工作程序都大致相同。以隨從領(lǐng)導出訪為例，其工作程序大致可分為三個階段：

(1)準備階段。

當領(lǐng)導確定出訪后，頂尖秘書要在出發(fā)前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準備工作。

①思想準備。

頂尖秘書要了解： 1)出訪的意圖、目的。2)出訪的內(nèi)容和重點。3)邀請單位和對象。4)參加出訪的有關(guān)人員。5)出訪的大致日程安排。

6)希望邀請單位做哪些準備工作等。

②組織準備。

頂尖秘書要做到：

1)根據(jù)領(lǐng)導指示擬制出訪方案。2)通知有關(guān)部門確定參加的隨從人員名單，并進行編組和分工o 3)組織所有人員參加預備會，聽取領(lǐng)導關(guān)于預備工作的指示，學習有關(guān)文件，布置具體任務(wù)。

4)印發(fā)出訪方案和日程安排。

5)與邀請單位聯(lián)系，使其有所準備。

③資料準備。

頂尖秘書要收集：

1)邀請單位的歷史沿革：領(lǐng)導班子：當前工作情況及評價的資料。2)同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導指示政策，法規(guī)性文件。3)同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗方面的資料。

4)出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資 料。

④物質(zhì)準備。

秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等日常用品。(2)出訪階段。

①做好組織安排。

領(lǐng)導出訪免不了有察看現(xiàn)場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時間、地點和有關(guān)人員。無論哪種活動，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。秘書看到、聽到的情況要及時、準確地向領(lǐng)導匯報。

②主動提出建議。

在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應主動向領(lǐng)導提出如何處理的建議。

③及時同單位聯(lián)系。

領(lǐng)導出訪期間，秘書要同原單位及時溝通信息。如將外出領(lǐng)導的活動情況及時告知單位，使單位留守領(lǐng)導者掌握外出領(lǐng)導的動態(tài)。同時也要從單位內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導及時了解有關(guān)的重要指示，以及原單位的工作動向，保證領(lǐng)導信息靈通，以利實施不問斷的指揮。

④處理好日常事務(wù)。

隨從秘書要主動處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協(xié)調(diào)，盡量做到事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。(3)結(jié)束階段。

隨從秘書要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：

①做好返程安排。

聯(lián)系安排好返程的交通工具，預定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導的安全。②整理調(diào)查資料?！?/p>

回單位后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。

③抓緊有關(guān)問題的落實。

在出訪時，領(lǐng)導答應辦的事，回單位后秘書要及時通知、督促有關(guān)部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。④報銷差旅費。

隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導結(jié)算開支、報銷差旅費、償還預借款。

⑤回顧總結(jié)。

隨從秘書要對自己跟隨領(lǐng)導出訪期間的工作進行回顧總結(jié)，主動征求領(lǐng)導的批評、幫助，這對秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。秘書在整個跟隨領(lǐng)導外出活動期間要時刻注意維護領(lǐng)導的威信。執(zhí)行政策，遵守紀律。謙虛謹慎。平易近人。為領(lǐng)導、也為秘書自身樹立良好的形象。

在許多時候，頂尖秘書需陪同領(lǐng)導出訪客戶。這時候，領(lǐng)導和秘書的配合程度直接關(guān)系到單位的形象，作好陪同是對秘書的基本的要求。

領(lǐng)導在商務(wù)出訪中，有重要的契約或接受訂貨時，秘書必須與領(lǐng)導同行。．

客戶和領(lǐng)導有直接的關(guān)系時，作為秘書，應該站在輔助的地位，和客戶初次見面時應該親切地寒暄，并且作適當?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對方留下一個好印象。在整個談話過程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺。

當客戶和領(lǐng)導談話時，陪同的秘書應該細心地傾聽。如果對方有問題問秘書，秘書要直接或間接地征詢領(lǐng)導的意見，然后給對方以滿意的回答。

談判過程中，如果領(lǐng)導和客戶在某個方面爭論得比較激烈，頂尖秘書就要適時地從中打圓場。

在商談結(jié)束時，無論成交還是不成交，都不要被當時的氣氛所影響，應盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對方有這樣的評價：“這個公司上下怎么一點禮貌都不懂?！被蚴牵骸斑@個公司領(lǐng)導還不錯，可用人不太精明，怎么選了個這么不懂禮儀的陪同?！薄?/p>

如果領(lǐng)導訪問的對象也是秘書自己所熟悉的。這時，頂尖秘書首先要注意的是不要“越位”，應該將自己立于領(lǐng)導和客戶之間的中間人立場，使領(lǐng)導有多講話的機會。

在領(lǐng)導與客戶商談時，頂尖秘書應該注意領(lǐng)導的談判技巧和應對方法，并且要靈活掌握氣氛。

(1)氣氛過“熱”時，適當?shù)亍敖禍亍薄?2)氣氛過“冷”時．不時地“加溫”。(3)適度地轉(zhuǎn)移話題。解除尷尬。

頂尖秘書在領(lǐng)導談話時，不能一味騎墻。盡管商談是為了本公司的利益，但是，應講究方式方法。

比如。當領(lǐng)導談判時進一步向?qū)Ψ教釂枙r，秘書可以若無其事地推動；當領(lǐng)導談判的內(nèi)容不當或有必要進行更正時，秘書應該很有默契助領(lǐng)導一臂之力。

由于秘書同客戶也是舊相識，因此，秘書不要過多地同領(lǐng)導聯(lián)系以求占得上風。因為這樣會使對方提高警覺，產(chǎn)生戒備之心，對雙方的相互溝通無益。況且，有領(lǐng)導在場，秘書也大可不必過多地參與商談的主要內(nèi)容，領(lǐng)導心中自然是有數(shù)的。

在陪同領(lǐng)導訪問客戶時，秘書積極地配合他們，尊重他們，不僅能增進上下級的關(guān)系，在客戶眼中看來，也會認為這位秘書是一個應對得體的好“幕僚”，從而提高領(lǐng)導和單位的信譽。

秘書隨領(lǐng)導外出應禁忌什么

(1)忌擺錯位置。

隨從秘書要時刻牢記自己是為領(lǐng)導服務(wù)的，是普普通通的機關(guān)干部，只有服務(wù)、保障、指導下級單位工作的義務(wù)，沒有爭名利、搞特殊的權(quán)利，更不能借工作之便謀取私利，或借領(lǐng)導之名狐假虎威，應嚴于律己，遵守職責。

其中，頂尖秘書要特別防止三個問題：

①身價過高。

秘書比領(lǐng)導還難見，比領(lǐng)導還老大，比領(lǐng)導還難說話，盛氣凌人，居高臨下。

②欲望太強。

為領(lǐng)導辦公事順便給自己辦私事，領(lǐng)導享受什么待遇自己也第十篇頂尖秘書如何安排領(lǐng)導出行 ．想攀比。③膽子過大。

未經(jīng)領(lǐng)導許可，對有關(guān)問題擅自作主，隨意表態(tài)，甚至打著領(lǐng)導的旗號，假用領(lǐng)導名義，違反規(guī)定，拉關(guān)系，走后門，搞不正之風。(2)忌作風隨便。

隨從秘書必須有良好的思想作風、工作作風和生活作風。大處著眼，小處著手，時時處處嚴格要求自己，在領(lǐng)導身邊工作應該給群眾樹立起一種端莊可敬、樸實無華的好形象。

其中，頂尖秘書要克服這樣一些毛?。?/p>

一是在領(lǐng)導面前畢恭畢敬、曲意迎合，背后卻敷衍了事，甚至犯自由主義。

二是對下級反映的問題不冷不熱，甚至不屑一顧，或故意拖延，或曲解匯報。

三是裝腔作勢。喜歡在群眾面前出風頭，在領(lǐng)導面前爭彩頭。領(lǐng)導講話時隨意插話。

四是對領(lǐng)導過于隨便，拍拍打打，亂開玩笑；而在群眾面前則口出狂言，不拘小節(jié)。(3)忌動作懶散。

隨從秘書辦事應迅速果斷，干凈利落，說走馬上出發(fā)，說?？删偷匕差D，對領(lǐng)導交辦的事，要件件有著落，事事有回音，既緊張快速，又有條不紊，不能拖泥帶水，漏洞百出。

以下三種情況是隨從秘書應該避免的：

①動作拖拉，慢條斯理，不慌不忙，讓首長為你操心。

②生活懶散，丟東忘西，睡眼惺松，讓首長為你操勞。

③工作被動，眼中無活，撥撥轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，讓首長為你服務(wù)。(4)忌反應遲鈍。

隨從秘書需要獨當一面地開展工作，必須頭腦機靈。思維敏捷，反應快速，能夠準確理解領(lǐng)導意圖，熟悉領(lǐng)導的工作特點和生活習慣，積極主動地完成工作任務(wù)。

一般來說，領(lǐng)導對隨從秘書最不能容忍的有四條，頂尖秘書應力戒之：

一是對已經(jīng)交待得很清楚的事項，理解不了，不能舉一反三，執(zhí)行結(jié)果走樣。，二是與其研究問題，沒有獨到見解，觀點含糊不清，語無倫次，只會出餿主意，幫倒忙。

三是該匯報的情況遲遲沒有著落。

四是說話辦事不分時機和場合，用得著時不在位：該回避時不離開，說話不著邊際，辦事不分輕重，關(guān)鍵時刻躲躲閃閃，處理問題沒有棱角。

六、隨領(lǐng)導出國

頂尖秘書隨領(lǐng)導出國，一般來說，有如下工作要做：

1．審查選定最佳旅程表

頂尖秘書一般應根據(jù)情況編制幾個旅程表方案，供領(lǐng)導選擇。領(lǐng)導選定最佳方案后，秘書要打印成文。

2．準備好必須攜帶的文件資料

要根據(jù)旅行的目的要求，為領(lǐng)導準備隨身攜帶的各種文件，如講演稿談判、合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料以及目的地或與國家的指南等，同時還需為領(lǐng)導提供有關(guān)國家的風土人情及各種禮節(jié)，使領(lǐng)導到達后開展活動圓滿順利。

3．經(jīng)辦旅行的各種必要手續(xù)

頂尖秘書經(jīng)辦各種手續(xù)主要包括六項內(nèi)容：撰寫出國申請；辦理護照；辦理簽證；辦理“黃皮書”；辦理出入境登記卡；訂購機票、車船票。(1)撰寫出國申請。

出國申請一般包括以下內(nèi)容：

①出國事由。②出國團組的人數(shù)。

③出國路線及外方所在國名稱。

④出國日程安排。如出國時間、在國外活動時間、地點、回國時間等。

申請文書后面附出國人員名單(寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱)以及外方所發(fā)的邀請函(副單)。

(2)辦理護照。

護照是主權(quán)國家發(fā)給本國公民出入境及到國外辦事旅行居留的合法身份證件和國籍證明。凡出國人員均應持有護照。出國前要憑護照辦理所去國家和中途經(jīng)停國家的簽證，憑護照購買國際航班機票和住旅館。任何國家都不允許沒有護照的人進入其國境，對護照的檢驗很嚴格。在國內(nèi)，外交、公務(wù)和因公普通護照，由外交部及其授權(quán)機關(guān)(各省、市、自治區(qū)的外事辦公室)辦理。在國外則由我國駐外使、領(lǐng)館等外交機構(gòu)負責辦理。

頂尖秘書在辦理護照時應注意幾個事項：

第一，攜帶有關(guān)證件。

這主要包括主管部門的出國批件，出國人員政審批件，所去國有關(guān)公司的邀請書等文件。

第二，認真填寫有關(guān)卡片和申請表。

第三，拿到護照后，再認真檢查核對每位出國人員姓名、籍貫、出生年月和地點。

要檢查護照上的照片姓名是否與本人一致，有無授權(quán)發(fā)照人的簽字和發(fā)照機關(guān)的蓋章；發(fā)照日期和有效期有無問題，使用舊護照再次出國者更應注意其有效期，若已過期，必須申請延長，出國人員是否在持照人欄目上簽字，其中秘書代簽亦可。

護照萬一遺失，應立即向當?shù)毓簿謷焓Р檎?，若查找無獲，則立即申請補辦。(3)辦理簽證。

護照辦理好后，再申請所去國家(地區(qū))和中途經(jīng)停國家的簽證。

簽證是一國官方機構(gòu)對本國和外國公民出入國境或在本國停留、居住的許可證明。簽證一般可在護照上進行，也有的在其他身份證件上。如果前往未曾建交的國家，則用單獨的簽證與護照同時使用。我國的簽證一般在護照上簽。

前往國的簽證一般可持國外邀請書，或有關(guān)國家移民局的允許證等，通過中國旅行社簽證代辦處辦理。

取得簽證后，頂尖秘書要注意兩點：

第一，注意簽證的有效期及證明機關(guān)是否簽字蓋章。

第二，若由于種種原因簽證已過期失效，在國內(nèi)重新申辦延長，在國外應通過我駐外使館或自行由駐在國有關(guān)當局辦理延長手續(xù)。(4)辦理“黃皮書”。

“黃皮書”即“預防接種證書”，因為它的封面通常是黃色的，所以慣稱“黃皮書”。

為防止國際問某些傳染疾病的流行，世界衛(wèi)生組織正式通過的《國際衛(wèi)生準則》規(guī)定，入境者在進入一個接納國的國境前，要接種種牛痘、霍亂、黃熱病的疫苗。

我國的黃皮書由衛(wèi)生部統(tǒng)一印制，各省市衛(wèi)生檢疫站負責簽發(fā)和注射疫苗，初次出國者，持單位介紹信前往辦理，已有黃皮書需要復種者可憑黃皮書進行。(5)辦理出境登記卡。

在辦妥上述各項手續(xù)后，秘書再攜帶出國人員的護照、戶口簿、居民身份證辦理臨時出國登記手續(xù)。

(6)訂購機票(車，船票)。

機票一般分為正式、優(yōu)待、特殊三種：按等級分有一等票(F)、經(jīng)濟票(Y)、公務(wù)票(c)；按旅行路線的狀況可分為六種：單程、往返程、環(huán)行、環(huán)球、分支旅行、斷路旅行等。

在國內(nèi)買機票時，須在中國民航所屬的售票處先填寫旅客訂座單，待所屬航班的機票訂妥后，按約定時間，持護照和票款取票。

在填訂座單時，若領(lǐng)導(或其他出國人員)已選好航班、等級，并確定了出發(fā)日期，就按計劃填寫；如果事先設(shè)計劃好，秘書先填寫出國人員姓名、年齡、職稱、性別、國籍、護照號碼、航程、等級，其余項目可講明要求，請售票處人員參謀幫助填寫。

取得機票后，應仔細核對：

①各票本上的每張乘機聯(lián)上的姓名、外文拼音要正確，要與護照、簽證和黃皮書一致。

②每張乘機聯(lián)的右上角應有出票航空公司印章和開票人簽字及出票日期。

③整個行程中所需各段機票應齊全，即乘機聯(lián)上的黑粗線框是否把旅途中各點都包括進去，每個黑粗線框內(nèi)的“預定”欄各項是否和自己的計劃一致、正確。

④在“訂座情況”一項中，“OK”字樣表示機座已訂妥，“RQ”則表示不被確認。

遇此“RQ”，秘書或更換航班，或繼續(xù)爭取。

⑤核對票價，看計算是否有高低之錯。

高了多花錢，低了到國外還要補錢，一旦換票，就很費周折，應事先杜絕。

⑥如果機座是國外有關(guān)機構(gòu)代為訂妥，在國內(nèi)購票時要向售票處說明，請求開票時把座位一項空出不填，以免在需要改變航班時麻煩。

⑦機票不能涂改，如售票處開票時寫錯，應請求重開，否則在涂改處蓋公單，并注說明。

如果乘坐的是國際列車，秘書應攜帶出國人員的護照、簽證、黃皮書等證件到北京中國國際旅行社辦理購票手續(xù)，在北京火車站上車。

如果需坐船出國，秘書可攜帶出國人員的護照、簽證、黃皮書等證件到中國外輪代理公司所屬公司辦理船票。船票只適用本船票上注明的船名、航次日期的班輪。無論什么原因，一旦誤船，船票作廢，不退票款。所以秘書要提醒領(lǐng)導不要誤船o(7)保險。

保險，頂尖秘書可以通過代理人直接由保險公司安排。保險主要是適用于意外事故，醫(yī)療及行李丟失等。