第一篇：《頂尖秘書》 第十篇 頂尖秘書如何安排領(lǐng)導(dǎo)出行

一、領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書須做哪些準(zhǔn)備

領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差，而且有很多出差任務(wù)是臨時(shí)決定下來的。

不論是在國內(nèi)出差還是到國外出差，不論是短期出差還是長 期出差，在每次出差動(dòng)身之前，秘書都要為領(lǐng)導(dǎo)做大量的準(zhǔn)備工 作。如安排日程、預(yù)訂機(jī)票船票和旅館、整理隨身攜帶的洗漱用 品、預(yù)支差旅費(fèi)，準(zhǔn)備必需的文件資料和領(lǐng)導(dǎo)在各種不同場合的發(fā) 言提綱等。如果與領(lǐng)導(dǎo)同行，不僅要做好工作上的助手，還要做好 生活上的助手；如果留在家里，同樣要做好自己承擔(dān)的各項(xiàng)日常工 作。

領(lǐng)導(dǎo)要去出差。那么，出差的目的是為了什么呢?秘書在為 領(lǐng)導(dǎo)草擬出差日程表之前，一定要弄清這個(gè)問題。領(lǐng)導(dǎo)出差，頂尖秘書應(yīng)做的準(zhǔn)備工作有：

1．訂出周密的計(jì)劃

頂尖秘書為領(lǐng)導(dǎo)做出差準(zhǔn)備，一定要細(xì)心周到地做好計(jì)劃。如果不是忘了帶合同文本，就是在日程安排上出現(xiàn)“撞車”，那會(huì)給 領(lǐng)導(dǎo)，也會(huì)給自己出不少麻煩。對(duì)于出差過程中的每一項(xiàng)日程，頂 尖秘書都要預(yù)先像放電影一樣讓每一個(gè)情節(jié)在自己的頭腦中出現(xiàn) 一次。

要作好這項(xiàng)工作，首先必須知道領(lǐng)導(dǎo)此行的目的，否則，不可 能訂出周密詳細(xì)的計(jì)劃。

2．與對(duì)方秘書聯(lián)系

不管領(lǐng)導(dǎo)是去開會(huì)、出訪還是應(yīng)邀去參加研討會(huì)，或是為了洽 談具體的業(yè)務(wù)，秘書一定要事先與對(duì)方的秘書聯(lián)系，把活動(dòng)的時(shí)間 和地點(diǎn)約好。

領(lǐng)導(dǎo)是坐火車去還是乘飛機(jī)去?是星期一下午動(dòng)身，還是星 期二早晨動(dòng)身合適?除去參加會(huì)議或洽談業(yè)務(wù)外，還有沒有其他 事要辦?還有沒有其他東西要準(zhǔn)備?對(duì)于這些問題，頂尖秘書預(yù) 先要擬一個(gè)提綱，找個(gè)時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)作個(gè)專題匯報(bào)。

領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣或愛好，對(duì)秘書的日程表作些修 改。

日程表排好之后，頂尖秘書要多復(fù)印幾份，給領(lǐng)導(dǎo)、給在家負(fù) 責(zé)日常工作的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員各送一份。安排日程的時(shí)候，在時(shí) 間上一定要留有余地，特別是第一次去的地方，更是如此。

其中，這個(gè)余地是相對(duì)的，不能讓領(lǐng)導(dǎo)閑得無聊，浪費(fèi)時(shí)間。如果要去游覽觀光，最好安排在空閑時(shí)間進(jìn)行。

在與對(duì)方秘書聯(lián)系的同時(shí)，還可以通過其他的渠道，了解一下 對(duì)方所在地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況，這些對(duì)安排日程表 也有重要的參考作用。

如果與對(duì)方是初次接觸，那么，讓對(duì)方在什么地方接站，或者 什么時(shí)候登門拜訪對(duì)方，這些細(xì)節(jié)問題，頂尖秘書都要事先考慮 好，因?yàn)檫@往往容易影響領(lǐng)導(dǎo)本人的形象。

3．預(yù)訂車票

在準(zhǔn)備預(yù)訂車票(或機(jī)票)的時(shí)候，一定要查用最新的列車時(shí) 刻表，因?yàn)楝F(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時(shí)性的車次，稍不留心，就會(huì) 訂不上。

各機(jī)關(guān)單位和公司對(duì)出差的待遇都有不同的規(guī)定。比如，按 規(guī)定飛機(jī)的頭等艙不是每個(gè)出差的人都能乘坐的。因此，秘書在 預(yù)訂車票和機(jī)票之前，一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)能享受哪一級(jí)的待 遇。

預(yù)訂車票時(shí)，最好選擇直達(dá)車。因?yàn)槌霾钔局?，最麻煩的就?換車，倒來倒去，稍不注意，就會(huì)誤車誤點(diǎn)。所以能直達(dá)的就最好 不要換車。如果是在大站換車，在時(shí)間上一定要安排得寬裕些。

為了預(yù)防意外，頂尖秘書在日程上要注明其他交通工具，如飛 機(jī)、輪船起飛、起航的時(shí)間，這樣能根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)靈活地?fù)Q乘 其他交通工具。

從平時(shí)起，秘書就要注意學(xué)習(xí)預(yù)訂和購買車票、機(jī)票、船票的 辦法，及如何使用支票，如何兌換外幣，等等。這樣，就能保證領(lǐng)導(dǎo) 工作的順利。

4．安排住宿

領(lǐng)導(dǎo)出差，安排住什么樣的旅館，一般頂尖秘書都要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo) 個(gè)人的愛好和習(xí)慣來決定。有餉領(lǐng)導(dǎo)喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館； 也有的喜歡住富麗堂皇的高級(jí)飯店；有的喜歡住單人房間；有的則 喜歡兩人合居一室。秘書對(duì)此要弄清楚，并事先聯(lián)系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本單位的辦事處或子 公司，或自己的事務(wù)所的話，就請他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處。沒有 的話，就請當(dāng)?shù)芈糜位蚪煌ú块T介紹。沒有什么特別的情況，不要 去找自己的客戶或代理商。

因?yàn)轫敿饷貢蝗フ宜麄?，他們就熱情地邀請住到他們那?去。他們越是熱情，給他們帶來的麻煩就越多。

整理好隨身攜帶的用品

領(lǐng)導(dǎo)出差要隨身攜帶哪些東西，頂尖秘書一定要替領(lǐng)導(dǎo)想好。

因?yàn)槿绻霾钍沁h(yuǎn)行，忘了帶什么東西必須要回來取的話，那 就要誤事。

臨動(dòng)身之前，頂尖秘書要把領(lǐng)導(dǎo)隨身攜帶的東西按公與私分 別列個(gè)清單，給領(lǐng)導(dǎo)看看有什么遺漏。

領(lǐng)導(dǎo)出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動(dòng) 日程表、地圖、交通圖、照相機(jī)、收錄機(jī)及一些備用品。如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等。

但是，頂尖秘書在準(zhǔn)備這些東西時(shí)，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就 盡量少帶。

6．臨行前的工作安排

秘書一方面為領(lǐng)導(dǎo)出差作準(zhǔn)備，但在另一方面也要讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì) 其工作做個(gè)安排。領(lǐng)導(dǎo)要出差了，特別是出差的時(shí)間比較長，各部 門來請示的人肯定會(huì)增多，送上來的請示報(bào)告也會(huì)增多。在這時(shí)，頂尖秘書要注意安排好領(lǐng)導(dǎo)的休息，不要讓領(lǐng)導(dǎo)帶著滿身的疲倦 和牽掛去出差。比如，在動(dòng)身前兩三天，與有關(guān)部門打個(gè)招呼，把一些定期的 匯報(bào)材料先緩一緩，待領(lǐng)導(dǎo)回來后現(xiàn)看。

二、領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)身的當(dāng)天該做什么

動(dòng)身那天，頂尖秘書應(yīng)做的工作有：

1．安排送站的車

不論領(lǐng)導(dǎo)是從單位走還是直接從家里走，秘書都要安排好送 站的車。

2．檢查所坐的車次或航班

頂尖秘書最后檢查一下火車或飛機(jī)的運(yùn)行情況，特別是飛機(jī) 因氣候不佳而誤點(diǎn)的情況經(jīng)常發(fā)生。

如果是乘飛機(jī)的話，一定要向飛機(jī)場方面詢問一下當(dāng)天的航 班情況。

3．檢查是否有遺漏

動(dòng)身之前，一定要再仔細(xì)檢查一下領(lǐng)導(dǎo)是否有什么東西忘記 帶了，如果有，迅速補(bǔ)上。

4．通知好對(duì)方

起程之后，或把領(lǐng)導(dǎo)送上火車或飛機(jī)之后，就要立即打電話通 知對(duì)方接站的時(shí)間。特別是在改變原定的車次或航班的情況下，一定要將新的變化告訴對(duì)方。

三、隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差

頂尖秘書隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差時(shí)，主要的工作和任務(wù)有：

1-在車內(nèi)

在車?yán)?，秘書的位置不能離領(lǐng)導(dǎo)太遠(yuǎn)，稍稍往后靠一靠就行 了。秘書的主要職責(zé)是照看好行李。

2．出站時(shí)

火車到站時(shí)，秘書要提著行李先下車。

如果對(duì)方有人來接站時(shí)，就要先找到對(duì)方接站的人。找到對(duì) 方接站的人之后，不要自作主張地代表領(lǐng)導(dǎo)向?qū)Ψ奖硎靖兄x，而是 先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對(duì)方，由領(lǐng)導(dǎo)出面表示感謝。只有當(dāng)對(duì)方也是秘 書來接站的情況下，自己才可以向他表示感謝。

在出站時(shí)，不要麻煩對(duì)方給自己提旅行包。

如果對(duì)方非常熱情，一定要幫自己提，也不能太固執(zhí)，因?yàn)樵?大庭廣眾之下賓主推來推去實(shí)在不雅。

但是，秘書自己不能兩手空空，無論如何也得象征性地提點(diǎn)東 西。同樣的道理，也不能讓對(duì)方的秘書兩手空空，使領(lǐng)導(dǎo)覺得對(duì)方 的秘書一點(diǎn)也不熱情。

3．注意回避

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與對(duì)方寒暄的時(shí)候，秘書要適當(dāng)離他們遠(yuǎn)一點(diǎn)，注意回 避。但是，上車后和開始正式會(huì)談時(shí)，就不能顯得太呆板了。

在久別重逢等場合，領(lǐng)導(dǎo)們也許會(huì)有說不完的話，從花開花落 一直談到人世滄桑。在這時(shí)，為了按預(yù)定時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)，頂尖秘書 一方面要向領(lǐng)導(dǎo)示意時(shí)間已經(jīng)過了，另一方面也要注意提醒對(duì)方 的秘書。

到了出差的最后一站，就要向單位匯報(bào)出差的情況，在這時(shí)，一定要附帶說明有多少行李，以便屆時(shí)單位派車來接站。

4．出差回來后

隨領(lǐng)導(dǎo)出差回來之后，頂尖秘書有許多事情要做，如出差總結(jié) 報(bào)告、報(bào)銷差旅費(fèi)、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把給對(duì) 方的感謝信發(fā)出去。如果自己沒有與領(lǐng)導(dǎo)一起出差，那么，就以領(lǐng) 導(dǎo)的名義寫；如果是與領(lǐng)導(dǎo)一起出差，也可以自己的名義向?qū)Ψ降?秘書表示感謝。但是，即使是如此，也不能只打個(gè)電話就算了，一 定要寫成書面的感謝信。

然后。應(yīng)該寫出出差總結(jié)報(bào)告。

總結(jié)報(bào)告主要是把出差的經(jīng)過和結(jié)果寫出來，交給有關(guān)部門 傳閱。出差總結(jié)報(bào)告，各單位一般都有統(tǒng)一固定的格式。如果秘 書沒有與領(lǐng)導(dǎo)一起出差的話，那就先聽聽領(lǐng)導(dǎo)的介紹；如果秘書與 領(lǐng)導(dǎo)同行，就根據(jù)自己的記錄和參考領(lǐng)導(dǎo)的談話記錄去寫。

再次，要報(bào)銷差旅費(fèi)。

頂尖秘書應(yīng)將車票、住宿費(fèi)等費(fèi)用列出來，填好報(bào)銷單，如果 還有其他額外支出，也要寫成支出報(bào)告，請領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)之后，送財(cái)務(wù) 部門報(bào)銷。

四、領(lǐng)導(dǎo)走后，秘書在家的工作

如果秘書沒有隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差，停留在單位，他在工作也還有 很多。

1．檢查領(lǐng)導(dǎo)遺漏的東西

給領(lǐng)導(dǎo)送站回來后，頂尖秘書還應(yīng)對(duì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否還有遺漏 的東西，如果突然發(fā)現(xiàn)辦公室桌上還有一份文件，是明天領(lǐng)導(dǎo)和對(duì) 方簽訂協(xié)議時(shí)用的。千萬不能驚慌失措，而是要想辦法把它給領(lǐng) 導(dǎo)送去。辦法是：

一是用傳真機(jī)傳送過去。

因?yàn)閭髡鏅C(jī)現(xiàn)在已開始普遍使用。

二是航空特快專遞。

秘書將東西寄出去后，還必須打電話，告訴領(lǐng)導(dǎo)東西已經(jīng)寄 出。

2．抓住機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)

領(lǐng)導(dǎo)出差之后，頂尖秘書不要以為自己沒有什么事做了。讓自 己放松放松。應(yīng)當(dāng)把領(lǐng)導(dǎo)出差的時(shí)間當(dāng)做一個(gè)自學(xué)的好機(jī)會(huì)。平時(shí)自己覺得哪些工作不太熟練，哪些方面的知識(shí)還比較欠缺，過去 沒有時(shí)間自學(xué)，現(xiàn)在就應(yīng)該抓住這個(gè)機(jī)會(huì)，充實(shí)自己。

3．電話的處理

在領(lǐng)導(dǎo)出差期間，如果有客人來電話找領(lǐng)導(dǎo)，頂尖秘書就要認(rèn) 真做好電話記錄，把電話的時(shí)間和內(nèi)容記錄下來。如果事情比較 重要的話，領(lǐng)導(dǎo)回來時(shí)，在接站的時(shí)候匯報(bào)；如果不急，就待領(lǐng)導(dǎo)上 班后再說。

如果遇到重大突發(fā)事件，要立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

如果這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)或與客戶會(huì)談，電話也找不到，這時(shí)可 以把電話打到賓館，請對(duì)方接電話的人寫個(gè)紙條，讓領(lǐng)導(dǎo)晚上回旅 館后再等自己的電話，或者給自己來電話。

如果事情不是很保密的話，也可以把事情的大致情況告訴接 電話的人，請他直接轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)。

4．領(lǐng)導(dǎo)回來的時(shí)候要接站

領(lǐng)導(dǎo)出差回來的時(shí)候，秘書一般都要到車站或機(jī)場去接站。頂尖秘書接站不單純是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差勞累幫領(lǐng)導(dǎo)搬搬東西，更重要的是可以加深彼此之間的感情，并且。還可以及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo) 匯報(bào)工作。

有的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任心很強(qiáng)，他們身在外地卻掛念單位的事情，回來 后急于想知道自己不在單位期間所發(fā)生的一切，特別是出差之前 懸而未決的一些問題的處理結(jié)果。

在匯報(bào)時(shí)，秘書不能給領(lǐng)導(dǎo)說得太多，使他有大雨傾盆之感。有些重要的事情不是三言兩語說得清的，對(duì)于這些事情頂尖秘書 可以先寫個(gè)提綱。如果領(lǐng)導(dǎo)想急于知道詳情的話，可以把提綱遞 給領(lǐng)導(dǎo)。

如果對(duì)方有人為領(lǐng)導(dǎo)送站的話，還要打個(gè)電話告訴他們領(lǐng)導(dǎo) 已經(jīng)平安到達(dá)；如果是客戶為領(lǐng)導(dǎo)送站的話，那么在電話里還要向 對(duì)方表示感謝。

五．秘書如何隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪

1．秘書隨從工作有什么特點(diǎn)

秘書作為隨從有如下幾個(gè)特點(diǎn)：(1)流動(dòng)性。

領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)的流動(dòng)性同機(jī)關(guān)內(nèi)部工作的穩(wěn)定性形成鮮明的 對(duì)比，在機(jī)關(guān)內(nèi)部，秘書工作有常規(guī)可尋，隨領(lǐng)導(dǎo)出訪隨從事務(wù)須 圍繞領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)開展。

領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境和內(nèi)容不斷地轉(zhuǎn)移、變化，秘 書也應(yīng)相應(yīng)地變化，而且要先走一步，加強(qiáng)隨從事務(wù)的預(yù)見性、計(jì) ．264． 頂尖秘書

劃性，為領(lǐng)導(dǎo)的外出活動(dòng)嚴(yán)密組織、過仔細(xì)安排、環(huán)環(huán)相扣而無疏 漏。

(2)全面性。

全面性是指隨從秘書承擔(dān)任務(wù)的綜合性。

在機(jī)關(guān)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)有一個(gè)秘書班子。其中，各自分工，各司其 職。而隨從出訪秘書則可能是一個(gè)人或幾個(gè)人，不可能如在機(jī)關(guān) 內(nèi)部那樣分工很細(xì)，而需進(jìn)行全面性的綜合服務(wù)，從生活服務(wù)到文 字服務(wù)，從交通、聯(lián)絡(luò)、會(huì)見、會(huì)談，隨從秘書都要親自安排，服務(wù)到 底?！?/p>

全面性的特點(diǎn)要求隨從秘書必須是一個(gè)多面手；辦事精明強(qiáng) 干，寫作“倚馬可待”。只有這樣，才能勝任隨從秘書工作。(3)復(fù)雜性。

隨從工作比起機(jī)關(guān)的日常輔助工作要復(fù)雜得多，無論是領(lǐng)導(dǎo) 公事出訪、商務(wù)調(diào)查，還是同外賓會(huì)見、會(huì)談，處理突發(fā)事件等，都 要碰到各式人等，他們的立場、觀點(diǎn)、利害關(guān)系各不相同，他們反映 的情況有真知灼見，有虛情假意，有實(shí)事求是，有表面文章。在觥 籌交錯(cuò)之際，可能隱含著某種謀劃，在鮮花禮品之中可能給領(lǐng)導(dǎo)出 了難題，等等。

頂尖秘書要有充分的思想準(zhǔn)備，保持清醒的頭腦，冷靜、機(jī)靈 地處理各種敏感的問題。

如何做好領(lǐng)導(dǎo)的隨從要求

在許多居政府要職的高級(jí)干部出訪或外出巡視的過程中，往 往有一大批文秘人員需要作為政府隨員，緊隨其后，從事各種準(zhǔn)備 和接待紀(jì)錄工作。這些文秘人員由于處在重要位置，往往對(duì)其有 著更高的道德要求。這包括如下幾方面：(1)忠于職守。

隨從秘書忠于職守主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：

一是忠于國家和民族的利益，具體的則是忠于本部門、本單位 的利益。

二是熱愛隨員工作，對(duì)本職工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍。

三是恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄，不越權(quán)，不以 “準(zhǔn)首長”自居，更不能狐假虎威。(2)嚴(yán)守機(jī)密。

由于隨員秘書可以參與領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議，又負(fù)責(zé)各種機(jī) 密文件的起草和保管，因而隨員秘書工作具有高度的機(jī)密性。同 時(shí)，隨員是工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，是“消息靈通人士”。

所以，作為隨員秘書，應(yīng)嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，既使是本單位 的經(jīng)濟(jì)情報(bào)也不能泄露。

另外，隨員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系到群眾利益的事，如住房分 配，工資調(diào)整，工作調(diào)動(dòng)，出國訪部等等也不應(yīng)泄露。

嚴(yán)守機(jī)密還包括不看、不聽、不記自己不該知道的機(jī)密。(3)廉潔奉公。

在跟隨領(lǐng)導(dǎo)人下基層時(shí)，隨員秘書不能以權(quán)謀權(quán)，收受賄賂，不得尋找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，應(yīng)自覺做到廉潔 奉公。

(4)按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事。

領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)在指導(dǎo)其所控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)過程中所提 出的意見。領(lǐng)導(dǎo)意圖的表達(dá)方式，可以是命令，也可以是指示、決 定、交辦意見；既可以是口頭形式，也可以是書面形式。

隨員工作只能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)思想，不能離開領(lǐng)導(dǎo)意圖搞個(gè) 人的發(fā)揮、想象。

其中，隨員秘書可以提建議、提想法，思想可以活潑，考慮問題 可以開闊些，但不能用不符合總意圖的想法干擾領(lǐng)導(dǎo)的思路和決 策。3．隨從事務(wù)的工作程序

隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo) 出席會(huì)議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國)。隨從事務(wù)，往往內(nèi) 容不同，時(shí)間有短有長，但其工作程序都大致相同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出 訪為例，其工作程序大致可分為三個(gè)階段：(1)準(zhǔn)備階段。

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后，頂尖秘書要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工 作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。

①思想準(zhǔn)備。

頂尖秘書要了解： 1)出訪的意圖、目的。2)出訪的內(nèi)容和重點(diǎn)。3)邀請單位和對(duì)象。4)參加出訪的有關(guān)人員。5)出訪的大致日程安排。

6)希望邀請單位做哪些準(zhǔn)備工作等。

②組織準(zhǔn)備。

頂尖秘書要做到：

1)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方案。

2)通知有關(guān)部門確定參加的隨從人員名單，并進(jìn)行編組和分 工o 3)組織所有人員參加預(yù)備會(huì)，聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置具體任務(wù)。4)印發(fā)出訪方案和日程安排。

5)與邀請單位聯(lián)系，使其有所準(zhǔn)備。

③資料準(zhǔn)備。

頂尖秘書要收集：

1)邀請單位的歷史沿革：領(lǐng)導(dǎo)班子：當(dāng)前工作情況及評(píng)價(jià)的資 料。

2)同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策，法規(guī)性文件。3)同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料。

4)出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資 料。

④物質(zhì)準(zhǔn)備。

秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī) 等日常用品。(2)出訪階段。

①做好組織安排。

領(lǐng)導(dǎo)出訪免不了有察看現(xiàn)場，召開座談會(huì)或個(gè)別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無論哪種 活動(dòng)，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。

秘書看到、聽到的情況要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

②主動(dòng)提出建議。

在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處 理的建議。

③及時(shí)同單位聯(lián)系。

領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，秘書要同原單位及時(shí)溝通信息。如將外出領(lǐng) 導(dǎo)的活動(dòng)情況及時(shí)告知單位，使單位留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的 動(dòng)態(tài)。同時(shí)也要從單位內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解有關(guān) 的重要指示，以及原單位的工作動(dòng)向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí) 施不問斷的指揮。

④處理好日常事務(wù)。

隨從秘書要主動(dòng)處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人

事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾，要主動(dòng)協(xié)調(diào)，盡量做到事半功倍，提 高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力 充沛地投入工作。(3)結(jié)束階段。

隨從秘書要做好出訪活動(dòng)的善后工作，這個(gè)階段主要有：

①做好返程安排。

聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機(jī)票，安排好途中 食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。②整理調(diào)查資料?！?/p>

回單位后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進(jìn)工 作、解決問題的建議。

③抓緊有關(guān)問題的落實(shí)。

在出訪時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回單位后秘書要及時(shí)通知、督促 有關(guān)部門抓好落實(shí)，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。④報(bào)銷差旅費(fèi)。

隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報(bào)銷差旅費(fèi)、償還預(yù)借款。

⑤回顧總結(jié)。

隨從秘書要對(duì)自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進(jìn)行回顧總結(jié)，主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、幫助，這對(duì)秘書自身的提高不失為一種有效 的辦法。

秘書在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)期間要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威

信。執(zhí)行政策，遵守紀(jì)律。謙虛謹(jǐn)慎。平易近人。為領(lǐng)導(dǎo)、也為秘書自 身樹立良好的形象。

在許多時(shí)候，頂尖秘書需陪同領(lǐng)導(dǎo)出訪客戶。這時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)和 秘書的配合程度直接關(guān)系到單位的形象，作好陪同是對(duì)秘書的基 本的要求。

領(lǐng)導(dǎo)在商務(wù)出訪中，有重要的契約或接受訂貨時(shí)，秘書必須與 領(lǐng)導(dǎo)同行。．

客戶和領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系時(shí)，作為秘書，應(yīng)該站在輔助的地 位，和客戶初次見面時(shí)應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對(duì)方留下一個(gè)好印象。在整個(gè)談話過程中，要不卑 不亢，給人以良好的感覺。

當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，陪同的秘書應(yīng)該細(xì)心地傾聽。如果對(duì) 方有問題問秘書，秘書要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見，然后給對(duì) 方以滿意的回答。談判過程中，如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個(gè)方面爭論得比較激烈，頂 尖秘書就要適時(shí)地從中打圓場。

在商談結(jié)束時(shí)，無論成交還是不成交，都不要被當(dāng)時(shí)的氣氛所 影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對(duì)方有這樣的評(píng)價(jià)：“這 個(gè)公司上下怎么一點(diǎn)禮貌都不懂。”或是：“這個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯(cuò)，可用人不太精明，怎么選了個(gè)這么不懂禮儀的陪同?！?。

如果領(lǐng)導(dǎo)訪問的對(duì)象也是秘書自己所熟悉的。這時(shí)，頂尖秘 書首先要注意的是不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間 的中間人立場，使領(lǐng)導(dǎo)有多講話的機(jī)會(huì)。

在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時(shí)，頂尖秘書應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和 應(yīng)對(duì)方法，并且要靈活掌握氣氛。

(1)氣氛過“熱”時(shí)，適當(dāng)?shù)亍敖禍亍薄?2)氣氛過“冷”時(shí)．不時(shí)地“加溫”。(3)適度地轉(zhuǎn)移話題。解除尷尬。

頂尖秘書在領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，不能一味騎墻。盡管商談是為了本 公司的利益，但是，應(yīng)講究方式方法。

比如。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時(shí)進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂枙r(shí)，秘書可以若無其事 地推動(dòng)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時(shí)，秘書應(yīng)該很 有默契助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。

由于秘書同客戶也是舊相識(shí)，因此，秘書不要過多地同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián) 系以求占得上風(fēng)。因?yàn)檫@樣會(huì)使對(duì)方提高警覺，產(chǎn)生戒備之心，對(duì) 雙方的相互溝通無益。況且，有領(lǐng)導(dǎo)在場，秘書也大可不必過多地 參與商談的主要內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)心中自然是有數(shù)的。

在陪同領(lǐng)導(dǎo)訪問客戶時(shí)，秘書積極地配合他們，尊重他們，不 僅能增進(jìn)上下級(jí)的關(guān)系，在客戶眼中看來，也會(huì)認(rèn)為這位秘書是一 個(gè)應(yīng)對(duì)得體的好“幕僚”，從而提高領(lǐng)導(dǎo)和單位的信譽(yù)。

秘書隨領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)禁忌什么

(1)忌擺錯(cuò)位置。

隨從秘書要時(shí)刻牢記自己是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是普普通通的機(jī)

關(guān)干部，只有服務(wù)、保障、指導(dǎo)下級(jí)單位工作的義務(wù)，沒有爭名利、搞特殊的權(quán)利，更不能借工作之便謀取私利，或借領(lǐng)導(dǎo)之名狐假虎 威，應(yīng)嚴(yán)于律己，遵守職責(zé)。

其中，頂尖秘書要特別防止三個(gè)問題：

①身價(jià)過高。

秘書比領(lǐng)導(dǎo)還難見，比領(lǐng)導(dǎo)還老大，比領(lǐng)導(dǎo)還難說話，盛氣凌 人，居高臨下。

②欲望太強(qiáng)。

為領(lǐng)導(dǎo)辦公事順便給自己辦私事，領(lǐng)導(dǎo)享受什么待遇自己也 第十篇頂尖秘書如何安排領(lǐng)導(dǎo)出行 ．271． 想攀比。

③膽子過大。

未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，對(duì)有關(guān)問題擅自作主，隨意表態(tài)，甚至打著領(lǐng)

導(dǎo)的旗號(hào)，假用領(lǐng)導(dǎo)名義，違反規(guī)定，拉關(guān)系，走后門，搞不正之風(fēng)。(2)忌作風(fēng)隨便。

隨從秘書必須有良好的思想作風(fēng)、工作作風(fēng)和生活作風(fēng)。大 處著眼，小處著手，時(shí)時(shí)處處嚴(yán)格要求自己，在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作應(yīng)該 給群眾樹立起一種端莊可敬、樸實(shí)無華的好形象。

其中，頂尖秘書要克服這樣一些毛病：

一是在領(lǐng)導(dǎo)面前畢恭畢敬、曲意迎合，背后卻敷衍了事，甚至 犯自由主義。

二是對(duì)下級(jí)反映的問題不冷不熱，甚至不屑一顧，或故意拖 延，或曲解匯報(bào)。

三是裝腔作勢。喜歡在群眾面前出風(fēng)頭，在領(lǐng)導(dǎo)面前爭彩頭。領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)隨意插話。

四是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)過于隨便，拍拍打打，亂開玩笑；而在群眾面前則 口出狂言，不拘小節(jié)。(3)忌動(dòng)作懶散。

隨從秘書辦事應(yīng)迅速果斷，干凈利落，說走馬上出發(fā)，說停可 就地安頓，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，要件件有著落，事事有回音，既緊張快 速，又有條不紊，不能拖泥帶水，漏洞百出。

以下三種情況是隨從秘書應(yīng)該避免的：

①動(dòng)作拖拉，慢條斯理，不慌不忙，讓首長為你操心。

②生活懶散，丟東忘西，睡眼惺松，讓首長為你操勞。

③工作被動(dòng)，眼中無活，撥撥轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，讓首長為你服務(wù)。(4)忌反應(yīng)遲鈍。

隨從秘書需要獨(dú)當(dāng)一面地開展工作，必須頭腦機(jī)靈。思維敏 捷，反應(yīng)快速，能夠準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)和生 活習(xí)慣，積極主動(dòng)地完成工作任務(wù)。

一般來說，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)隨從秘書最不能容忍的有四條，頂尖秘書應(yīng) 力戒之：

一是對(duì)已經(jīng)交待得很清楚的事項(xiàng)，理解不了，不能舉一反三，執(zhí)行結(jié)果走樣。，二是與其研究問題，沒有獨(dú)到見解，觀點(diǎn)含糊不清，語無倫次，只會(huì)出餿主意，幫倒忙。

三是該匯報(bào)的情況遲遲沒有著落。

四是說話辦事不分時(shí)機(jī)和場合，用得著時(shí)不在位：該回避時(shí)不 離開，說話不著邊際，辦事不分輕重，關(guān)鍵時(shí)刻躲躲閃閃，處理問題 沒有棱角。

六、隨領(lǐng)導(dǎo)出國

頂尖秘書隨領(lǐng)導(dǎo)出國，一般來說，有如下工作要做：

1．審查選定最佳旅程表

頂尖秘書一般應(yīng)根據(jù)情況編制幾個(gè)旅程表方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇。領(lǐng)導(dǎo)選定最佳方案后，秘書要打印成文。2．準(zhǔn)備好必須攜帶的文件資料

要根據(jù)旅行的目的要求，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備隨身攜帶的各種文件，如 講演稿談判、合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料以及目的地或與國家 的指南等，同時(shí)還需為領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)國家的風(fēng)土人情及各種禮節(jié)，使領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后開展活動(dòng)圓滿順利。

3．經(jīng)辦旅行的各種必要手續(xù)

頂尖秘書經(jīng)辦各種手續(xù)主要包括六項(xiàng)內(nèi)容：撰寫出國申請；辦 理護(hù)照；辦理簽證；辦理“黃皮書”；辦理出入境登記卡；訂購機(jī)票、車船票。

(1)撰寫出國申請。

出國申請一般包括以下內(nèi)容：

①出國事由。

②出國團(tuán)組的人數(shù)。

③出國路線及外方所在國名稱。

④出國日程安排。如出國時(shí)間、在國外活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、回國 時(shí)間等。

申請文書后面附出國人員名單(寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱)以及外方所發(fā)的邀請函(副單)。(2)辦理護(hù)照。

護(hù)照是主權(quán)國家發(fā)給本國公民出入境及到國外辦事旅行居留 的合法身份證件和國籍證明。凡出國人員均應(yīng)持有護(hù)照。出國前 要憑護(hù)照辦理所去國家和中途經(jīng)停國家的簽證，憑護(hù)照購買國際 航班機(jī)票和住旅館。任何國家都不允許沒有護(hù)照的人進(jìn)入其國 境，對(duì)護(hù)照的檢驗(yàn)很嚴(yán)格。

在國內(nèi)，外交、公務(wù)和因公普通護(hù)照，由外交部及其授權(quán)機(jī)關(guān)(各省、市、自治區(qū)的外事辦公室)辦理。在國外則由我國駐外使、領(lǐng)館等外交機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。

頂尖秘書在辦理護(hù)照時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)事項(xiàng)：

第一，攜帶有關(guān)證件。

這主要包括主管部門的出國批件，出國人員政審批件，所去國 有關(guān)公司的邀請書等文件。

第二，認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請表。

第三，拿到護(hù)照后，再認(rèn)真檢查核對(duì)每位出國人員姓名、籍貫、出生年月和地點(diǎn)。

要檢查護(hù)照上的照片姓名是否與本人一致，有無授權(quán)發(fā)照人 的簽字和發(fā)照機(jī)關(guān)的蓋章；發(fā)照日期和有效期有無問題，使用舊護(hù) 照再次出國者更應(yīng)注意其有效期，若已過期，必須申請延長，出國 人員是否在持照人欄目上簽字，其中秘書代簽亦可。

護(hù)照萬一遺失，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)毓簿謷焓Р檎遥舨檎覠o獲，則立即申請補(bǔ)辦。(3)辦理簽證。

護(hù)照辦理好后，再申請所去國家(地區(qū))和中途經(jīng)停國家的簽 證。

簽證是一國官方機(jī)構(gòu)對(duì)本國和外國公民出入國境或在本國停 留、居住的許可證明。簽證一般可在護(hù)照上進(jìn)行，也有的在其他身 份證件上。如果前往未曾建交的國家，則用單獨(dú)的簽證與護(hù)照同 時(shí)使用。我國的簽證一般在護(hù)照上簽。

前往國的簽證一般可持國外邀請書，或有關(guān)國家移民局的允 許證等，通過中國旅行社簽證代辦處辦理。

取得簽證后，頂尖秘書要注意兩點(diǎn)：

第一，注意簽證的有效期及證明機(jī)關(guān)是否簽字蓋章。

第二，若由于種種原因簽證已過期失效，在國內(nèi)重新申辦延 長，在國外應(yīng)通過我駐外使館或自行由駐在國有關(guān)當(dāng)局辦理延長 手續(xù)。

(4)辦理“黃皮書”。

“黃皮書”即“預(yù)防接種證書”，因?yàn)樗姆饷嫱ǔＪ屈S色的，所 以慣稱“黃皮書”。

為防止國際問某些傳染疾病的流行，世界衛(wèi)生組織正式通過 的《國際衛(wèi)生準(zhǔn)則》規(guī)定，入境者在進(jìn)入一個(gè)接納國的國境前，要接 種種牛痘、霍亂、黃熱病的疫苗。

我國的黃皮書由衛(wèi)生部統(tǒng)一印制，各省市衛(wèi)生檢疫站負(fù)責(zé)簽 發(fā)和注射疫苗，初次出國者，持單位介紹信前往辦理，已有黃皮書 需要復(fù)種者可憑黃皮書進(jìn)行。(5)辦理出境登記卡。

在辦妥上述各項(xiàng)手續(xù)后，秘書再攜帶出國人員的護(hù)照、戶口 簿、居民身份證辦理臨時(shí)出國登記手續(xù)。(6)訂購機(jī)票(車，船票)。

機(jī)票一般分為正式、優(yōu)待、特殊三種：按等級(jí)分有一等票(F)、經(jīng)濟(jì)票(Y)、公務(wù)票(c)；按旅行路線的狀況可分為六種：單程、往 返程、環(huán)行、環(huán)球、分支旅行、斷路旅行等。

在國內(nèi)買機(jī)票時(shí)，須在中國民航所屬的售票處先填寫旅客訂

座單，待所屬航班的機(jī)票訂妥后，按約定時(shí)間，持護(hù)照和票款取票。

在填訂座單時(shí)，若領(lǐng)導(dǎo)(或其他出國人員)已選好航班、等級(jí)，并確定了出發(fā)日期，就按計(jì)劃填寫；如果事先設(shè)計(jì)劃好，秘書先填

寫出國人員姓名、年齡、職稱、性別、國籍、護(hù)照號(hào)碼、航程、等級(jí)，其 余項(xiàng)目可講明要求，請售票處人員參謀幫助填寫。

取得機(jī)票后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)：

①各票本上的每張乘機(jī)聯(lián)上的姓名、外文拼音要正確，要與護(hù) 照、簽證和黃皮書一致。

②每張乘機(jī)聯(lián)的右上角應(yīng)有出票航空公司印章和開票人簽字 及出票日期。

③整個(gè)行程中所需各段機(jī)票應(yīng)齊全，即乘機(jī)聯(lián)上的黑粗線框 是否把旅途中各點(diǎn)都包括進(jìn)去，每個(gè)黑粗線框內(nèi)的“預(yù)定”欄各項(xiàng) 是否和自己的計(jì)劃一致、正確。

④在“訂座情況”一項(xiàng)中，“OK”字樣表示機(jī)座已訂妥，“RQ”則 表示不被確認(rèn)。

遇此“RQ”，秘書或更換航班，或繼續(xù)爭取。

⑤核對(duì)票價(jià)，看計(jì)算是否有高低之錯(cuò)。

高了多花錢，低了到國外還要補(bǔ)錢，一旦換票，就很費(fèi)周折，應(yīng) 事先杜絕。⑥如果機(jī)座是國外有關(guān)機(jī)構(gòu)代為訂妥，在國內(nèi)購票時(shí)要向售 票處說明，請求開票時(shí)把座位一項(xiàng)空出不填，以免在需要改變航班 時(shí)麻煩。

⑦機(jī)票不能涂改，如售票處開票時(shí)寫錯(cuò)，應(yīng)請求重開，否則在 涂改處蓋公單，并注說明。

如果乘坐的是國際列車，秘書應(yīng)攜帶出國人員的護(hù)照、簽證、黃皮書等證件到北京中國國際旅行社辦理購票手續(xù)，在北京火車 站上車。

如果需坐船出國，秘書可攜帶出國人員的護(hù)照、簽證、黃皮書 等證件到中國外輪代理公司所屬公司辦理船票。船票只適用本船 票上注明的船名、航次日期的班輪。無論什么原因，一旦誤船，船 票作廢，不退票款。所以秘書要提醒領(lǐng)導(dǎo)不要誤船o(7)保險(xiǎn)。

保險(xiǎn)，頂尖秘書可以通過代理人直接由保險(xiǎn)公司安排。保險(xiǎn) 主要是適用于意外事故，醫(yī)療及行李丟失等。

第二篇：《頂尖秘書》_第十篇_頂尖秘書如何安排領(lǐng)導(dǎo)出行

一、領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書須做哪些準(zhǔn)備

領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差，而且有很多出差任務(wù)是臨時(shí)決定下來的。

不論是在國內(nèi)出差還是到國外出差，不論是短期出差還是長期出差，在每次出差動(dòng)身之前，秘書都要為領(lǐng)導(dǎo)做大量的準(zhǔn)備工作。如安排日程、預(yù)訂機(jī)票船票和旅館、整理隨身攜帶的洗漱用品、預(yù)支差旅費(fèi)，準(zhǔn)備必需的文件資料和領(lǐng)導(dǎo)在各種不同場合的發(fā)言提綱等。如果與領(lǐng)導(dǎo)同行，不僅要做好工作上的助手，還要做好生活上的助手；如果留在家里，同樣要做好自己承擔(dān)的各項(xiàng)日常工作。

領(lǐng)導(dǎo)要去出差。那么，出差的目的是為了什么呢?秘書在為領(lǐng)導(dǎo)草擬出差日程表之前，一定要弄清這個(gè)問題。領(lǐng)導(dǎo)出差，頂尖秘書應(yīng)做的準(zhǔn)備工作有：

1．訂出周密的計(jì)劃

頂尖秘書為領(lǐng)導(dǎo)做出差準(zhǔn)備，一定要細(xì)心周到地做好計(jì)劃。如果不是忘了帶合同文本，就是在日程安排上出現(xiàn)“撞車”，那會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)，也會(huì)給自己出不少麻煩。對(duì)于出差過程中的每一項(xiàng)日程，頂尖秘書都要預(yù)先像放電影一樣讓每一個(gè)情節(jié)在自己的頭腦中出現(xiàn)一次。

要作好這項(xiàng)工作，首先必須知道領(lǐng)導(dǎo)此行的目的，否則，不可能訂出周密詳細(xì)的計(jì)劃。

2．與對(duì)方秘書聯(lián)系

不管領(lǐng)導(dǎo)是去開會(huì)、出訪還是應(yīng)邀去參加研討會(huì)，或是為了洽談具體的業(yè)務(wù)，秘書一定要事先與對(duì)方的秘書聯(lián)系，把活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)約好。

領(lǐng)導(dǎo)是坐火車去還是乘飛機(jī)去?是星期一下午動(dòng)身，還是星期二早晨動(dòng)身合適?除去參加會(huì)議或洽談業(yè)務(wù)外，有沒有其他事要辦?還有沒有其他東西要準(zhǔn)備?對(duì)于這些問題，頂尖秘書預(yù)先要擬一個(gè)提綱，找個(gè)時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)作個(gè)專題匯報(bào)。

領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣或愛好，對(duì)秘書的日程表作些修改。

日程表排好之后，頂尖秘書要多復(fù)印幾份，給領(lǐng)導(dǎo)、給在家負(fù)責(zé)日常工作的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員各送一份。安排日程的時(shí)候，在時(shí)間上一定要留有余地，特別是第一次去的地方，更是如此。其中，這個(gè)余地是相對(duì)的，不能讓領(lǐng)導(dǎo)閑得無聊，浪費(fèi)時(shí)間。

如果要去游覽觀光，最好安排在空閑時(shí)間進(jìn)行。在與對(duì)方秘書聯(lián)系的同時(shí)，還可以通過其他的渠道，了解一下對(duì)方所在地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況，這些對(duì)安排日程表也有重要的參考作用。

如果與對(duì)方是初次接觸，那么，讓對(duì)方在什么地方接站，或者什么時(shí)候登門拜訪對(duì)方，這些細(xì)節(jié)問題，頂尖秘書都要事先考慮好，因?yàn)檫@往往容易影響領(lǐng)導(dǎo)本人的形象。

3．預(yù)訂車票

在準(zhǔn)備預(yù)訂車票(或機(jī)票)的時(shí)候，一定要查用最新的列車時(shí)刻表，因?yàn)楝F(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時(shí)性的車次，稍不留心，就會(huì)訂不上。

各機(jī)關(guān)單位和公司對(duì)出差的待遇都有不同的規(guī)定。比如，按規(guī)定飛機(jī)的頭等艙不是每個(gè)出差的人都能乘坐的。因此，秘書在預(yù)訂車票和機(jī)票之前，一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)能享受哪一級(jí)的待遇。

預(yù)訂車票時(shí)，最好選擇直達(dá)車。因?yàn)槌霾钔局校盥闊┑木褪菗Q車，倒來倒去，稍不注意，就會(huì)誤車誤點(diǎn)。所以能直達(dá)的就最好不要換車。如果是在大站換車，在時(shí)間上一定要安排得寬裕些。

為了預(yù)防意外，頂尖秘書在日程上要注明其他交通工具，如飛機(jī)、輪船起飛、起航的時(shí)間，這樣能根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)靈活地?fù)Q乘其他交通工具。

從平時(shí)起，秘書就要注意學(xué)習(xí)預(yù)訂和購買車票、機(jī)票、船票的辦法，及如何使用支票，如何兌換外幣，等等。這樣，就能保證領(lǐng)導(dǎo)工作的順利。

4．安排住宿 領(lǐng)導(dǎo)出差，安排住什么樣的旅館，一般頂尖秘書都要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的愛好和習(xí)慣來決定。有餉領(lǐng)導(dǎo)喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館；也有的喜歡住富麗堂皇的高級(jí)飯店；有的喜歡住單人房間；有的則喜歡兩人合居一室。秘書對(duì)此要弄清楚，并事先聯(lián)系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本單位的辦事處或子公司，或自己的事務(wù)所的話，就請他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處。沒有的話，就請當(dāng)?shù)芈糜位蚪煌ú块T介紹。沒有什么特別的情況，不要去找自己的客戶或代理商。

因?yàn)轫敿饷貢蝗フ宜麄儯麄兙蜔崆榈匮堊〉剿麄兡抢锶?。他們越是熱情，給他們帶來的麻煩就越多。

整理好隨身攜帶的用品

領(lǐng)導(dǎo)出差要隨身攜帶哪些東西，頂尖秘書一定要替領(lǐng)導(dǎo)想好。因?yàn)槿绻霾钍沁h(yuǎn)行，忘了帶什么東西必須要回來取的話，那就要誤事。臨動(dòng)身之前，頂尖秘書要把領(lǐng)導(dǎo)隨身攜帶的東西按公與私分別列個(gè)清單，給領(lǐng)導(dǎo)看看有什么遺漏。

領(lǐng)導(dǎo)出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動(dòng)日程表、地圖、交通圖、照相機(jī)、收錄機(jī)及一些備用品。如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等。

但是，頂尖秘書在準(zhǔn)備這些東西時(shí)，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。

6．臨行前的工作安排

秘書一方面為領(lǐng)導(dǎo)出差作準(zhǔn)備，但在另一方面也要讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)

其工作做個(gè)安排。領(lǐng)導(dǎo)要出差了，特別是出差的時(shí)間比較長，各部門來請示的人肯定會(huì)增多，送上來的請示報(bào)告也會(huì)增多。在這時(shí)，頂尖秘書要注意安排好領(lǐng)導(dǎo)的休息，不要讓領(lǐng)導(dǎo)帶著滿身的疲倦和牽掛去出差。比如，在動(dòng)身前兩三天，與有關(guān)部門打個(gè)招呼，把一些定期的匯報(bào)材料先緩一緩，待領(lǐng)導(dǎo)回來后現(xiàn)看。

二、領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)身的當(dāng)天該做什么

動(dòng)身那天，頂尖秘書應(yīng)做的工作有：

1．安排送站的車

不論領(lǐng)導(dǎo)是從單位走還是直接從家里走，秘書都要安排好送站的車。

2．檢查所坐的車次或航班

最后檢查一下火車或飛機(jī)的運(yùn)行情況，特別是飛機(jī)因氣候不佳而誤點(diǎn)的情況經(jīng)常發(fā)生。如果是乘飛機(jī)的話，一定要向飛機(jī)場方面詢問一下當(dāng)天的航班情況。

3．檢查是否有遺漏

動(dòng)身之前，一定要再仔細(xì)檢查一下領(lǐng)導(dǎo)是否有什么東西忘記帶了，如果有，迅速補(bǔ)上。

4．通知好對(duì)方

起程之后，或把領(lǐng)導(dǎo)送上火車或飛機(jī)之后，就要立即打電話通知對(duì)方接站的時(shí)間。特別是在改變原定的車次或航班的情況下，一定要將新的變化告訴對(duì)方。

三、隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差

頂尖秘書隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差時(shí)，主要的工作和任務(wù)有：

1-在車內(nèi)

在車?yán)铮貢奈恢貌荒茈x領(lǐng)導(dǎo)太遠(yuǎn)，稍稍往后靠一靠就行了。秘書的主要職責(zé)是照看好行李。

2．出站時(shí) 火車到站時(shí)，秘書要提著行李先下車。如果對(duì)方有人來接站時(shí)，就要先找到對(duì)方接站的人。找到對(duì)方接站的人之后，不要自作主張地代表領(lǐng)導(dǎo)向?qū)Ψ奖硎靖兄x，而是先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對(duì)方，由領(lǐng)導(dǎo)出面表示感謝。只有當(dāng)對(duì)方也是秘書來接站的情況下，自己才可以向他表示感謝。

在出站時(shí)，不要麻煩對(duì)方給自己提旅行包。如果對(duì)方非常熱情，一定要幫自己提，也不能太固執(zhí)，因?yàn)樵诖笸V眾之下賓主推來推去實(shí)在不雅。

但是，秘書自己不能兩手空空，無論如何也得象征性地提點(diǎn)東西。同樣的道理，也不能讓對(duì)方的秘書兩手空空，使領(lǐng)導(dǎo)覺得對(duì)方的秘書一點(diǎn)也不熱情。

3．注意回避

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與對(duì)方寒暄的時(shí)候，秘書要適當(dāng)離他們遠(yuǎn)一點(diǎn)，注意回避。但是，上車后和開始正式會(huì)談時(shí)，就不能顯得太呆板了。

在久別重逢等場合，領(lǐng)導(dǎo)們也許會(huì)有說不完的話，從花開花落一直談到人世滄桑。在這時(shí)，為了按預(yù)定時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)，頂尖秘書一方面要向領(lǐng)導(dǎo)示意時(shí)間已經(jīng)過了，另一方面也要注意提醒對(duì)方的秘書。

到了出差的最后一站，就要向單位匯報(bào)出差的情況，在這時(shí)，一定要附帶說明有多少行李，以便屆時(shí)單位派車來接站。

4．出差回來后

隨領(lǐng)導(dǎo)出差回來之后，頂尖秘書有許多事情要做，如出差總結(jié)報(bào)告、報(bào)銷差旅費(fèi)、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把給對(duì)方的感謝信發(fā)出去。如果自己沒有與領(lǐng)導(dǎo)一起出差，那么，就以領(lǐng)導(dǎo)的名義寫；如果是與領(lǐng)導(dǎo)一起出差，也可以自己的名義向?qū)Ψ降拿貢硎靖兄x。但是，即使是如此，也不能只打個(gè)電話就算了，一定要寫成書面的感謝信。然后。應(yīng)該寫出出差總結(jié)報(bào)告。

總結(jié)報(bào)告主要是把出差的經(jīng)過和結(jié)果寫出來，交給有關(guān)部門傳閱。出差總結(jié)報(bào)告，各單位一般都有統(tǒng)一固定的格式。如果秘書沒有與領(lǐng)導(dǎo)一起出差的話，那就先聽聽領(lǐng)導(dǎo)的介紹；如果秘書與領(lǐng)導(dǎo)同行，就根據(jù)自己的記錄和參考領(lǐng)導(dǎo)的談話記錄去寫。

再次，要報(bào)銷差旅費(fèi)。

應(yīng)將車票、住宿費(fèi)等費(fèi)用列出來，填好報(bào)銷單，如果還有其他額外支出，也要寫成支出報(bào)告，請領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)之后，送財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。

四、領(lǐng)導(dǎo)走后，秘書在家的工作

如果秘書沒有隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差，停留在單位，他在工作也還有很多。

1．檢查領(lǐng)導(dǎo)遺漏的東西

給領(lǐng)導(dǎo)送站回來后，頂尖秘書還應(yīng)對(duì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否還有遺漏的東西，如果突然發(fā)現(xiàn)辦公室桌上還有一份文件，是明天領(lǐng)導(dǎo)和對(duì)方簽訂協(xié)議時(shí)用的。千萬不能驚慌失措，而是要想辦法把它給領(lǐng)導(dǎo)送去。辦法是：

一是用傳真機(jī)傳送過去。因?yàn)閭髡鏅C(jī)現(xiàn)在已開始普遍使用。

二是航空特快專遞。秘書將東西寄出去后，還必須打電話，告訴領(lǐng)導(dǎo)東西已經(jīng)寄 出。

2．抓住機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)

領(lǐng)導(dǎo)出差之后，頂尖秘書不要以為自己沒有什么事做了。讓自己放松放松。應(yīng)當(dāng)把領(lǐng)導(dǎo)出差的時(shí)間當(dāng)做一個(gè)自學(xué)的好機(jī)會(huì)。平時(shí)自己覺得哪些工作不太熟練，哪些方面的知識(shí)還比較欠缺，過去沒有時(shí)間自學(xué)，現(xiàn)在就應(yīng)該抓住這個(gè)機(jī)會(huì)，充實(shí)自己。

3．電話的處理

在領(lǐng)導(dǎo)出差期間，如果有客人來電話找領(lǐng)導(dǎo)，頂尖秘書就要認(rèn)真做好電話記錄，把電話的時(shí)間和內(nèi)容記錄下來。如果事情比較重要的話，領(lǐng)導(dǎo)回來時(shí)，在接站的時(shí)候匯報(bào)；如果不急，就待領(lǐng)導(dǎo)上班后再說。

如果遇到重大突發(fā)事件，要立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

如果這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)或與客戶會(huì)談，電話也找不到，這時(shí)可以把電話打到賓館，請對(duì)方接電話的人寫個(gè)紙條，讓領(lǐng)導(dǎo)晚上回旅館后再等自己的電話，或者給自己來電話。

如果事情不是很保密的話，也可以把事情的大致情況告訴接電話的人，請他直接轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)。

4．領(lǐng)導(dǎo)回來的時(shí)候要接站

領(lǐng)導(dǎo)出差回來的時(shí)候，秘書一般都要到車站或機(jī)場去接站。接站不單純是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差勞累幫領(lǐng)導(dǎo)搬搬東西，更重要的是可以加深彼此之間的感情，并且。還可以及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。

有的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任心很強(qiáng)，他們身在外地卻掛念單位的事情，回來后急于想知道自己不在單位期間所發(fā)生的一切，特別是出差之前懸而未決的一些問題的處理結(jié)果。

在匯報(bào)時(shí)，秘書不能給領(lǐng)導(dǎo)說得太多，使他有大雨傾盆之感。有些重要的事情不是三言兩語說得清的，對(duì)于這些事情頂尖秘書可以先寫個(gè)提綱。如果領(lǐng)導(dǎo)想急于知道詳情的話，可以把提綱遞給領(lǐng)導(dǎo)。

如果對(duì)方有人為領(lǐng)導(dǎo)送站的話，還要打個(gè)電話告訴他們領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)平安到達(dá)；如果是客戶為領(lǐng)導(dǎo)送站的話，那么在電話里還要向?qū)Ψ奖硎靖兄x。

五．秘書如何隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪

1．秘書隨從工作有什么特點(diǎn)

秘書作為隨從有如下幾個(gè)特點(diǎn)：(1)流動(dòng)性。

領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)的流動(dòng)性同機(jī)關(guān)內(nèi)部工作的穩(wěn)定性形成鮮明的對(duì)比，在機(jī)關(guān)內(nèi)部，秘書工作有常規(guī)可尋，隨領(lǐng)導(dǎo)出訪隨從事務(wù)須圍繞領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)開展。

領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境和內(nèi)容不斷地轉(zhuǎn)移、變化，秘書也應(yīng)相應(yīng)地變化，而且要先走一步，加強(qiáng)隨從事務(wù)的預(yù)見性、計(jì)劃性，為領(lǐng)導(dǎo)的外出活動(dòng)嚴(yán)密組織、過仔細(xì)安排、環(huán)環(huán)相扣而無疏漏。

(2)全面性。

全面性是指隨從秘書承擔(dān)任務(wù)的綜合性。

在機(jī)關(guān)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)有一個(gè)秘書班子。其中，各自分工，各司其職。而隨從出訪秘書則可能是一個(gè)人或幾個(gè)人，不可能如在機(jī)關(guān)內(nèi)部那樣分工很細(xì)，而需進(jìn)行全面性的綜合服務(wù)，從生活服務(wù)到文字服務(wù)，從交通、聯(lián)絡(luò)、會(huì)見、會(huì)談，隨從秘書都要親自安排，服務(wù)到底。全面性的特點(diǎn)要求隨從秘書必須是一個(gè)多面手；辦事精明強(qiáng)干，寫作“倚馬可待”。只有這樣，才能勝任隨從秘書工作。

(3)復(fù)雜性。

隨從工作比起機(jī)關(guān)的日常輔助工作要復(fù)雜得多，無論是領(lǐng)導(dǎo)公事出訪、商務(wù)調(diào)查，還是同外賓會(huì)見、會(huì)談，處理突發(fā)事件等，都要碰到各式人等，他們的立場、觀點(diǎn)、利害關(guān)系各不相同，他們反映的情況有真知灼見，有虛情假意，有實(shí)事求是，有表面文章。在觥籌交錯(cuò)之際，可能隱含著某種謀劃，在鮮花禮品之中可能給領(lǐng)導(dǎo)出了難題，等等。

頂尖秘書要有充分的思想準(zhǔn)備，保持清醒的頭腦，冷靜、機(jī)靈 地處理各種敏感的問題。

如何做好領(lǐng)導(dǎo)的隨從要求 在許多居政府要職的高級(jí)干部出訪或外出巡視的過程中，往往有一大批文秘人員需要作為政府隨員，緊隨其后，從事各種準(zhǔn)備和接待紀(jì)錄工作。這些文秘人員由于處在重要位置，往往對(duì)其有著更高的道德要求。這包括如下幾方面：

(1)忠于職守。

隨從秘書忠于職守主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：

一是忠于國家和民族的利益，具體的則是忠于本部門、本單位的利益。

二是熱愛隨員工作，對(duì)本職工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍。

三是恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄，不越權(quán)，不以“準(zhǔn)首長”自居，更不能狐假虎威。

(2)嚴(yán)守機(jī)密。

由于隨員秘書可以參與領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議，又負(fù)責(zé)各種機(jī)密文件的起草和保管，因而隨員秘書工作具有高度的機(jī)密性。同時(shí)，隨員是工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，是“消息靈通人士”。

所以，作為隨員秘書，應(yīng)嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，既使是本單位的經(jīng)濟(jì)情報(bào)也不能泄露。

另外，隨員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系到群眾利益的事，如住房分配，工資調(diào)整，工作調(diào)動(dòng)，出國訪部等等也不應(yīng)泄露。

嚴(yán)守機(jī)密還包括不看、不聽、不記自己不該知道的機(jī)密。(3)廉潔奉公。

在跟隨領(lǐng)導(dǎo)人下基層時(shí)，隨員秘書不能以權(quán)謀權(quán)，收受賄賂，不得尋找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，應(yīng)自覺做到廉潔奉公。

(4)按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事。

領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)在指導(dǎo)其所控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)過程中所提出的意見。領(lǐng)導(dǎo)意圖的表達(dá)方式，可以是命令，也可以是指示、決定、交辦意見；既可以是口頭形式，也可以是書面形式。

隨員工作只能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)思想，不能離開領(lǐng)導(dǎo)意圖搞個(gè)人的發(fā)揮、想象。

其中，隨員秘書可以提建議、提想法，思想可以活潑，考慮問題可以開闊些，但不能用不符合總意圖的想法干擾領(lǐng)導(dǎo)的思路和決策。

3．隨從事務(wù)的工作程序

隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國)。隨從事務(wù)，往往內(nèi)容不同，時(shí)間有短有長，但其工作程序都大致相同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪為例，其工作程序大致可分為三個(gè)階段：

(1)準(zhǔn)備階段。

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后，頂尖秘書要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。

①思想準(zhǔn)備。

頂尖秘書要了解： 1)出訪的意圖、目的。2)出訪的內(nèi)容和重點(diǎn)。3)邀請單位和對(duì)象。4)參加出訪的有關(guān)人員。5)出訪的大致日程安排。

6)希望邀請單位做哪些準(zhǔn)備工作等。

②組織準(zhǔn)備。

頂尖秘書要做到：

1)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方案。2)通知有關(guān)部門確定參加的隨從人員名單，并進(jìn)行編組和分工o 3)組織所有人員參加預(yù)備會(huì)，聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置具體任務(wù)。

4)印發(fā)出訪方案和日程安排。

5)與邀請單位聯(lián)系，使其有所準(zhǔn)備。

③資料準(zhǔn)備。

頂尖秘書要收集：

1)邀請單位的歷史沿革：領(lǐng)導(dǎo)班子：當(dāng)前工作情況及評(píng)價(jià)的資料。2)同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策，法規(guī)性文件。3)同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料。

4)出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資 料。

④物質(zhì)準(zhǔn)備。

秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī)等日常用品。(2)出訪階段。

①做好組織安排。

領(lǐng)導(dǎo)出訪免不了有察看現(xiàn)場，召開座談會(huì)或個(gè)別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無論哪種活動(dòng)，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。秘書看到、聽到的情況要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

②主動(dòng)提出建議。

在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處理的建議。

③及時(shí)同單位聯(lián)系。

領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，秘書要同原單位及時(shí)溝通信息。如將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況及時(shí)告知單位，使單位留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的動(dòng)態(tài)。同時(shí)也要從單位內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解有關(guān)的重要指示，以及原單位的工作動(dòng)向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí)施不問斷的指揮。

④處理好日常事務(wù)。

隨從秘書要主動(dòng)處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾，要主動(dòng)協(xié)調(diào)，盡量做到事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。(3)結(jié)束階段。

隨從秘書要做好出訪活動(dòng)的善后工作，這個(gè)階段主要有：

①做好返程安排。

聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機(jī)票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。②整理調(diào)查資料。‘

回單位后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進(jìn)工作、解決問題的建議。

③抓緊有關(guān)問題的落實(shí)。

在出訪時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回單位后秘書要及時(shí)通知、督促有關(guān)部門抓好落實(shí)，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。④報(bào)銷差旅費(fèi)。

隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報(bào)銷差旅費(fèi)、償還預(yù)借款。

⑤回顧總結(jié)。

隨從秘書要對(duì)自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進(jìn)行回顧總結(jié)，主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、幫助，這對(duì)秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。秘書在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)期間要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信。執(zhí)行政策，遵守紀(jì)律。謙虛謹(jǐn)慎。平易近人。為領(lǐng)導(dǎo)、也為秘書自身樹立良好的形象。

在許多時(shí)候，頂尖秘書需陪同領(lǐng)導(dǎo)出訪客戶。這時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)和秘書的配合程度直接關(guān)系到單位的形象，作好陪同是對(duì)秘書的基本的要求。

領(lǐng)導(dǎo)在商務(wù)出訪中，有重要的契約或接受訂貨時(shí)，秘書必須與領(lǐng)導(dǎo)同行。．

客戶和領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系時(shí)，作為秘書，應(yīng)該站在輔助的地位，和客戶初次見面時(shí)應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對(duì)方留下一個(gè)好印象。在整個(gè)談話過程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺。

當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，陪同的秘書應(yīng)該細(xì)心地傾聽。如果對(duì)方有問題問秘書，秘書要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見，然后給對(duì)方以滿意的回答。

談判過程中，如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個(gè)方面爭論得比較激烈，頂尖秘書就要適時(shí)地從中打圓場。

在商談結(jié)束時(shí)，無論成交還是不成交，都不要被當(dāng)時(shí)的氣氛所影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對(duì)方有這樣的評(píng)價(jià)：“這個(gè)公司上下怎么一點(diǎn)禮貌都不懂?！被蚴牵骸斑@個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯(cuò)，可用人不太精明，怎么選了個(gè)這么不懂禮儀的陪同?！?。

如果領(lǐng)導(dǎo)訪問的對(duì)象也是秘書自己所熟悉的。這時(shí)，頂尖秘書首先要注意的是不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間的中間人立場，使領(lǐng)導(dǎo)有多講話的機(jī)會(huì)。

在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時(shí)，頂尖秘書應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對(duì)方法，并且要靈活掌握氣氛。

(1)氣氛過“熱”時(shí)，適當(dāng)?shù)亍敖禍亍薄?2)氣氛過“冷”時(shí)．不時(shí)地“加溫”。(3)適度地轉(zhuǎn)移話題。解除尷尬。

頂尖秘書在領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，不能一味騎墻。盡管商談是為了本公司的利益，但是，應(yīng)講究方式方法。

比如。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時(shí)進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂枙r(shí)，秘書可以若無其事地推動(dòng)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時(shí)，秘書應(yīng)該很有默契助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。

由于秘書同客戶也是舊相識(shí)，因此，秘書不要過多地同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系以求占得上風(fēng)。因?yàn)檫@樣會(huì)使對(duì)方提高警覺，產(chǎn)生戒備之心，對(duì)雙方的相互溝通無益。況且，有領(lǐng)導(dǎo)在場，秘書也大可不必過多地參與商談的主要內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)心中自然是有數(shù)的。

在陪同領(lǐng)導(dǎo)訪問客戶時(shí)，秘書積極地配合他們，尊重他們，不僅能增進(jìn)上下級(jí)的關(guān)系，在客戶眼中看來，也會(huì)認(rèn)為這位秘書是一個(gè)應(yīng)對(duì)得體的好“幕僚”，從而提高領(lǐng)導(dǎo)和單位的信譽(yù)。

秘書隨領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)禁忌什么

(1)忌擺錯(cuò)位置。

隨從秘書要時(shí)刻牢記自己是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是普普通通的機(jī)關(guān)干部，只有服務(wù)、保障、指導(dǎo)下級(jí)單位工作的義務(wù)，沒有爭名利、搞特殊的權(quán)利，更不能借工作之便謀取私利，或借領(lǐng)導(dǎo)之名狐假虎威，應(yīng)嚴(yán)于律己，遵守職責(zé)。

其中，頂尖秘書要特別防止三個(gè)問題：

①身價(jià)過高。

秘書比領(lǐng)導(dǎo)還難見，比領(lǐng)導(dǎo)還老大，比領(lǐng)導(dǎo)還難說話，盛氣凌人，居高臨下。

②欲望太強(qiáng)。

為領(lǐng)導(dǎo)辦公事順便給自己辦私事，領(lǐng)導(dǎo)享受什么待遇自己也第十篇頂尖秘書如何安排領(lǐng)導(dǎo)出行 ．想攀比。③膽子過大。

未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，對(duì)有關(guān)問題擅自作主，隨意表態(tài)，甚至打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)，假用領(lǐng)導(dǎo)名義，違反規(guī)定，拉關(guān)系，走后門，搞不正之風(fēng)。(2)忌作風(fēng)隨便。

隨從秘書必須有良好的思想作風(fēng)、工作作風(fēng)和生活作風(fēng)。大處著眼，小處著手，時(shí)時(shí)處處嚴(yán)格要求自己，在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作應(yīng)該給群眾樹立起一種端莊可敬、樸實(shí)無華的好形象。

其中，頂尖秘書要克服這樣一些毛?。?/p>

一是在領(lǐng)導(dǎo)面前畢恭畢敬、曲意迎合，背后卻敷衍了事，甚至犯自由主義。

二是對(duì)下級(jí)反映的問題不冷不熱，甚至不屑一顧，或故意拖延，或曲解匯報(bào)。

三是裝腔作勢。喜歡在群眾面前出風(fēng)頭，在領(lǐng)導(dǎo)面前爭彩頭。領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)隨意插話。

四是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)過于隨便，拍拍打打，亂開玩笑；而在群眾面前則口出狂言，不拘小節(jié)。(3)忌動(dòng)作懶散。

隨從秘書辦事應(yīng)迅速果斷，干凈利落，說走馬上出發(fā)，說停可就地安頓，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，要件件有著落，事事有回音，既緊張快速，又有條不紊，不能拖泥帶水，漏洞百出。

以下三種情況是隨從秘書應(yīng)該避免的：

①動(dòng)作拖拉，慢條斯理，不慌不忙，讓首長為你操心。

②生活懶散，丟東忘西，睡眼惺松，讓首長為你操勞。

③工作被動(dòng)，眼中無活，撥撥轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，讓首長為你服務(wù)。(4)忌反應(yīng)遲鈍。

隨從秘書需要獨(dú)當(dāng)一面地開展工作，必須頭腦機(jī)靈。思維敏捷，反應(yīng)快速，能夠準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)和生活習(xí)慣，積極主動(dòng)地完成工作任務(wù)。

一般來說，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)隨從秘書最不能容忍的有四條，頂尖秘書應(yīng)力戒之：

一是對(duì)已經(jīng)交待得很清楚的事項(xiàng)，理解不了，不能舉一反三，執(zhí)行結(jié)果走樣。，二是與其研究問題，沒有獨(dú)到見解，觀點(diǎn)含糊不清，語無倫次，只會(huì)出餿主意，幫倒忙。

三是該匯報(bào)的情況遲遲沒有著落。

四是說話辦事不分時(shí)機(jī)和場合，用得著時(shí)不在位：該回避時(shí)不離開，說話不著邊際，辦事不分輕重，關(guān)鍵時(shí)刻躲躲閃閃，處理問題沒有棱角。

六、隨領(lǐng)導(dǎo)出國

頂尖秘書隨領(lǐng)導(dǎo)出國，一般來說，有如下工作要做：

1．審查選定最佳旅程表

頂尖秘書一般應(yīng)根據(jù)情況編制幾個(gè)旅程表方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇。領(lǐng)導(dǎo)選定最佳方案后，秘書要打印成文。

2．準(zhǔn)備好必須攜帶的文件資料

要根據(jù)旅行的目的要求，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備隨身攜帶的各種文件，如講演稿談判、合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料以及目的地或與國家的指南等，同時(shí)還需為領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)國家的風(fēng)土人情及各種禮節(jié)，使領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后開展活動(dòng)圓滿順利。

3．經(jīng)辦旅行的各種必要手續(xù)

頂尖秘書經(jīng)辦各種手續(xù)主要包括六項(xiàng)內(nèi)容：撰寫出國申請；辦理護(hù)照；辦理簽證；辦理“黃皮書”；辦理出入境登記卡；訂購機(jī)票、車船票。(1)撰寫出國申請。

出國申請一般包括以下內(nèi)容：

①出國事由。②出國團(tuán)組的人數(shù)。

③出國路線及外方所在國名稱。

④出國日程安排。如出國時(shí)間、在國外活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、回國時(shí)間等。

申請文書后面附出國人員名單(寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱)以及外方所發(fā)的邀請函(副單)。

(2)辦理護(hù)照。

護(hù)照是主權(quán)國家發(fā)給本國公民出入境及到國外辦事旅行居留的合法身份證件和國籍證明。凡出國人員均應(yīng)持有護(hù)照。出國前要憑護(hù)照辦理所去國家和中途經(jīng)停國家的簽證，憑護(hù)照購買國際航班機(jī)票和住旅館。任何國家都不允許沒有護(hù)照的人進(jìn)入其國境，對(duì)護(hù)照的檢驗(yàn)很嚴(yán)格。在國內(nèi)，外交、公務(wù)和因公普通護(hù)照，由外交部及其授權(quán)機(jī)關(guān)(各省、市、自治區(qū)的外事辦公室)辦理。在國外則由我國駐外使、領(lǐng)館等外交機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。

頂尖秘書在辦理護(hù)照時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)事項(xiàng)：

第一，攜帶有關(guān)證件。

這主要包括主管部門的出國批件，出國人員政審批件，所去國有關(guān)公司的邀請書等文件。

第二，認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請表。

第三，拿到護(hù)照后，再認(rèn)真檢查核對(duì)每位出國人員姓名、籍貫、出生年月和地點(diǎn)。

要檢查護(hù)照上的照片姓名是否與本人一致，有無授權(quán)發(fā)照人的簽字和發(fā)照機(jī)關(guān)的蓋章；發(fā)照日期和有效期有無問題，使用舊護(hù)照再次出國者更應(yīng)注意其有效期，若已過期，必須申請延長，出國人員是否在持照人欄目上簽字，其中秘書代簽亦可。

護(hù)照萬一遺失，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)毓簿謷焓Р檎?，若查找無獲，則立即申請補(bǔ)辦。(3)辦理簽證。

護(hù)照辦理好后，再申請所去國家(地區(qū))和中途經(jīng)停國家的簽證。

簽證是一國官方機(jī)構(gòu)對(duì)本國和外國公民出入國境或在本國停留、居住的許可證明。簽證一般可在護(hù)照上進(jìn)行，也有的在其他身份證件上。如果前往未曾建交的國家，則用單獨(dú)的簽證與護(hù)照同時(shí)使用。我國的簽證一般在護(hù)照上簽。

前往國的簽證一般可持國外邀請書，或有關(guān)國家移民局的允許證等，通過中國旅行社簽證代辦處辦理。

取得簽證后，頂尖秘書要注意兩點(diǎn)：

第一，注意簽證的有效期及證明機(jī)關(guān)是否簽字蓋章。

第二，若由于種種原因簽證已過期失效，在國內(nèi)重新申辦延長，在國外應(yīng)通過我駐外使館或自行由駐在國有關(guān)當(dāng)局辦理延長手續(xù)。(4)辦理“黃皮書”。

“黃皮書”即“預(yù)防接種證書”，因?yàn)樗姆饷嫱ǔＪ屈S色的，所以慣稱“黃皮書”。

為防止國際問某些傳染疾病的流行，世界衛(wèi)生組織正式通過的《國際衛(wèi)生準(zhǔn)則》規(guī)定，入境者在進(jìn)入一個(gè)接納國的國境前，要接種種牛痘、霍亂、黃熱病的疫苗。

我國的黃皮書由衛(wèi)生部統(tǒng)一印制，各省市衛(wèi)生檢疫站負(fù)責(zé)簽發(fā)和注射疫苗，初次出國者，持單位介紹信前往辦理，已有黃皮書需要復(fù)種者可憑黃皮書進(jìn)行。(5)辦理出境登記卡。

在辦妥上述各項(xiàng)手續(xù)后，秘書再攜帶出國人員的護(hù)照、戶口簿、居民身份證辦理臨時(shí)出國登記手續(xù)。

(6)訂購機(jī)票(車，船票)。

機(jī)票一般分為正式、優(yōu)待、特殊三種：按等級(jí)分有一等票(F)、經(jīng)濟(jì)票(Y)、公務(wù)票(c)；按旅行路線的狀況可分為六種：單程、往返程、環(huán)行、環(huán)球、分支旅行、斷路旅行等。

在國內(nèi)買機(jī)票時(shí)，須在中國民航所屬的售票處先填寫旅客訂座單，待所屬航班的機(jī)票訂妥后，按約定時(shí)間，持護(hù)照和票款取票。

在填訂座單時(shí)，若領(lǐng)導(dǎo)(或其他出國人員)已選好航班、等級(jí)，并確定了出發(fā)日期，就按計(jì)劃填寫；如果事先設(shè)計(jì)劃好，秘書先填寫出國人員姓名、年齡、職稱、性別、國籍、護(hù)照號(hào)碼、航程、等級(jí)，其余項(xiàng)目可講明要求，請售票處人員參謀幫助填寫。

取得機(jī)票后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)：

①各票本上的每張乘機(jī)聯(lián)上的姓名、外文拼音要正確，要與護(hù)照、簽證和黃皮書一致。

②每張乘機(jī)聯(lián)的右上角應(yīng)有出票航空公司印章和開票人簽字及出票日期。

③整個(gè)行程中所需各段機(jī)票應(yīng)齊全，即乘機(jī)聯(lián)上的黑粗線框是否把旅途中各點(diǎn)都包括進(jìn)去，每個(gè)黑粗線框內(nèi)的“預(yù)定”欄各項(xiàng)是否和自己的計(jì)劃一致、正確。

④在“訂座情況”一項(xiàng)中，“OK”字樣表示機(jī)座已訂妥，“RQ”則表示不被確認(rèn)。

遇此“RQ”，秘書或更換航班，或繼續(xù)爭取。

⑤核對(duì)票價(jià)，看計(jì)算是否有高低之錯(cuò)。

高了多花錢，低了到國外還要補(bǔ)錢，一旦換票，就很費(fèi)周折，應(yīng)事先杜絕。

⑥如果機(jī)座是國外有關(guān)機(jī)構(gòu)代為訂妥，在國內(nèi)購票時(shí)要向售票處說明，請求開票時(shí)把座位一項(xiàng)空出不填，以免在需要改變航班時(shí)麻煩。

⑦機(jī)票不能涂改，如售票處開票時(shí)寫錯(cuò)，應(yīng)請求重開，否則在涂改處蓋公單，并注說明。

如果乘坐的是國際列車，秘書應(yīng)攜帶出國人員的護(hù)照、簽證、黃皮書等證件到北京中國國際旅行社辦理購票手續(xù)，在北京火車站上車。

如果需坐船出國，秘書可攜帶出國人員的護(hù)照、簽證、黃皮書等證件到中國外輪代理公司所屬公司辦理船票。船票只適用本船票上注明的船名、航次日期的班輪。無論什么原因，一旦誤船，船票作廢，不退票款。所以秘書要提醒領(lǐng)導(dǎo)不要誤船o(7)保險(xiǎn)。

保險(xiǎn)，頂尖秘書可以通過代理人直接由保險(xiǎn)公司安排。保險(xiǎn)主要是適用于意外事故，醫(yī)療及行李丟失等。

第三篇：B07065 頂尖秘書

頂 尖 秘 書

要吃透“三情”，當(dāng)好參謀

秘書可以根據(jù)自己的分析研究，對(duì)觀點(diǎn)相同的，提出贊同的意見；對(duì)觀點(diǎn)基本相同的，在論述上予以完善；對(duì)觀點(diǎn)不同的，提出來與領(lǐng)導(dǎo)切磋，或說服領(lǐng)導(dǎo)，或暫時(shí)誰也不能說服誰，等以后再去認(rèn)識(shí)。這種情況不僅表現(xiàn)在調(diào)查研究中，也表現(xiàn)在起草領(lǐng)導(dǎo)的講話稿和對(duì)基層工作的分析研究中。

要善解矛盾，當(dāng)好助手

有些同志和領(lǐng)導(dǎo)本來就有過矛盾，思想上有成見；或是由于別人挑撥，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生了誤會(huì)；或者是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這些同志產(chǎn)生了隔閡，當(dāng)這些同志找到秘書，想與領(lǐng)導(dǎo)談時(shí)，秘書應(yīng)該更熱情地接待他們，精心地加以安排，看領(lǐng)導(dǎo)有無時(shí)間，心情好壞，事先給領(lǐng)導(dǎo)提醒一下，讓領(lǐng)導(dǎo)心平氣和地與來人交往，以保證談話成功，消除誤會(huì)，化解矛盾。

當(dāng)有些同志在某件事上做錯(cuò)了，遭到領(lǐng)導(dǎo)過火的批評(píng)，甚至由此掩蓋了這些同志在其他方面做出的貢獻(xiàn)、取得的成績時(shí)；或者是一些同志很能干，工作有突出成績，群眾有好評(píng)，領(lǐng)導(dǎo)又不熟悉這些同志時(shí)，秘書就要尋找機(jī)會(huì)，在領(lǐng)導(dǎo)心情愉快、與秘書無拘無束閑談時(shí)，把這些同志的真實(shí)情況和自己的看法談出來，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這些同志有更全面的認(rèn)識(shí)。反思總結(jié)改過，不背思想包袱

作為頂尖秘書，既要有知人之明，更要有自知之明。受到領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)時(shí)，頂尖秘書這種心理容量表現(xiàn)在：

①要有海納百川的胸懷，想得開，放的下，善于反思總結(jié)，正確地找出錯(cuò)誤的原因，不背思想包袱，特別是工作不能懈怠，應(yīng)始終保持健康豁達(dá)的心境。

②切忌小肚雞腸，把批評(píng)悶在心里，怕失去領(lǐng)導(dǎo)信任，患得患失，造成心理不安，影響工作。

③要謙虛謹(jǐn)慎，嚴(yán)以律已，有敢于“過”的勇敢和誠意。

“人非圣賢，孰能無過”。只要勇于改正，以實(shí)際行動(dòng)彌補(bǔ)過失，是會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)理解和信任的。

④由于領(lǐng)導(dǎo)決策不當(dāng)或別的原因使秘書在工作中出現(xiàn)失誤或遭受挫折時(shí)，秘書也應(yīng)該適時(shí)恰當(dāng)?shù)財(cái)垺斑^”，主動(dòng)承擔(dān)自己在執(zhí)行過程中的責(zé)任，以寬領(lǐng)導(dǎo)之心。

如果秘書有錯(cuò)不認(rèn)錯(cuò)，固執(zhí)己見，或當(dāng)面好好好好，背后我行我素。那么，久而久之，秘書就不能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，最終很可能“不歡而散”。

頂尖秘書的良好意志力是什么

頂尖秘書的良好的意志力可以包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

⑴心靈的抗擊能力—耐受力。

⑵寬廣的心靈—愛的能力。

⑶果敢的決斷力—決策力。

⑷高度的權(quán)威性—威懾力。

⑸心靈的車閘—自制力。

如何鍛煉意志耐受力

培養(yǎng)良好的耐受力，頂尖秘書可以從以下幾條坐起：

⑴從身邊小事做起，磨練自己的意志。

⑵耐心等待，不要急于求成。

⑶面對(duì)失敗說：“再來一次”。

⑷敞開心扉，與人接觸。

⑸注意調(diào)節(jié)身心，不為一時(shí)所困。

⑹認(rèn)清目標(biāo)，為目標(biāo)奮斗。

⑺勤奮付出才有所獲。

頂尖秘書應(yīng)當(dāng)先把由各個(gè)渠道來的方案集中起來，逐個(gè)進(jìn)行研究，把類型相同的方案經(jīng)取長補(bǔ)短后合并為一個(gè)，把沒有什么價(jià)值的文字排除掉，最后確定若干個(gè)比較可行的方案提供給領(lǐng)導(dǎo)研究。

第四篇：《頂尖秘書》 第一篇 塑造頂尖的個(gè)人形象

頂尖秘書

一、頂尖秘書的穿著打扮要注意分寸

頂尖秘書的形象首先來自外在的穿著。

在信息社會(huì)的今天，許多人是通過電視、報(bào)紙、雜志等大眾宣 傳媒介來認(rèn)識(shí)秘書的。然而，無論是在那些令人撲朔迷離的電視 劇中，還是在那些情節(jié)波瀾起伏的連載小說里，人們看到的秘書大 多是一些身材修長、容貌姣好的年輕女郎。她們穿著時(shí)髦，身手不 凡。在現(xiàn)實(shí)生活中，秘書果真都是如此嗎? 其實(shí)，大多數(shù)秘書都是男性，并且他們比較注意自己的外在形 象，這是為什么?其實(shí)道理很簡單。因?yàn)?，雖然秘書主要是從事一 些日常性的服務(wù)工作，但是他們是領(lǐng)導(dǎo)的助手。

因此，秘書對(duì)衣著打扮不可以非常隨便，秘書在衣著打扮方面 一定要注意分寸。

一般來說，頂尖秘書的穿著打扮有如下原則：

1．要注意外在形象的穿著

大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己的形象是很注重的。他對(duì)自己秘書的穿著 也有一定的要求。沒有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)希望自己的秘書是一個(gè)蓬頭垢 面，形象齷齪的人。因此，頂尖秘書，必須講究自己的穿著打扮，穿 衣不可太隨便。

(1)要注意衣服的面料，不能低檔。(2)要合體，不能太牽強(qiáng)。

(3)要體現(xiàn)工作特點(diǎn)，不能花俏，也不能太沒品味。

2．保持大眾化

頂尖秘書穿著要有檔次，但又要大眾化。

大多數(shù)時(shí)裝都是很美的，它們是現(xiàn)代物質(zhì)文明進(jìn)步的表現(xiàn)。但是，秘書不能趕時(shí)髦，也不能把自己弄得太洋氣，尤其是女秘書 不能弄得自己渾身珠光寶氣。

保持大眾化是秘書工作本身的要求。t 秘書大部分時(shí)間是與領(lǐng)導(dǎo)打交道。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)的年齡偏 高，他們在服裝觀念上的更新不如年輕人快。所以，秘書在穿著上 注意大眾化，在形象上更易獲得領(lǐng)導(dǎo)的心理認(rèn)同。

評(píng)價(jià)一個(gè)人長得美還是長得丑，都是相對(duì)的，因?yàn)榭陀^上沒有 統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)人都有自己的主觀審美意識(shí)。但是，美有一條原 則，那就是必須合乎自然，如果過分打扮，顯得鶴立雞群。這與秘 書工作的從屬性不相符合。因此，大眾化的打扮又能顯得更加自 然。

秘書的衣著打扮不僅要與自己的體形、性格相稱，而且要與工 作環(huán)境所需要的氣氛相協(xié)調(diào)。

3．切忌標(biāo)新立異

在穿著打扮上，頂尖秘書還要注意不能標(biāo)新立異。

秘書可以穿一些時(shí)興的衣服，但不能顯得很特別。穿得太顯 眼，讓人覺得與工作所需的寧靜氣氛不協(xié)調(diào)。

這尤其是在黨政機(jī)關(guān)，是秘書穿著的大忌。在公司里，有專門適應(yīng)科室工作的統(tǒng)一制服，秘書最好應(yīng)穿制 服。女秘書可再略微化妝。

許多的女秘書喜歡穿各種時(shí)興的服裝上班。這樣雖能給她們 的嫵媚增添了一種現(xiàn)代的瀟灑，但是，必須適可而止。

4．保持清潔與健康

對(duì)于一個(gè)頂尖秘書來說，在穿著上，必須注意清潔衛(wèi)生，保持 健康外形。秘書要勤洗澡，勤換衣服，保養(yǎng)好自己的皮膚和頭發(fā)。

要保持健康，頂尖秘書平時(shí)要注意以下4點(diǎn)：(1)不偏食，營養(yǎng)適中。

這是健康的基礎(chǔ)。(2)經(jīng)常鍛煉。

這是健康的保證。(3)勞逸結(jié)合。

這是健康的保持方式。(4)精神愉快。

這是保持健康最有效、最重要的方面。

5．不要戴首飾

女秘書最好不要戴首飾。

因?yàn)橄蠖h(huán)、戒指、手鐲這類東西太顯眼，在接待客人時(shí)，容易 分散客人的注意力，與會(huì)見客人所需的寧靜氣氛不和諧。

另外，在給客人送茶時(shí)，客人聽到秘書的手鐲叮當(dāng)?shù)仨?，肯?會(huì)感受不好。

男秘書戴首飾更顯得不莊重。

6．要注意“配套’’

一般人在打扮時(shí)，往往把注意力集中在上半身，特別是把注意 力集中在臉上，但是忽視全身打扮的“配套”。

比如，一些女秘書今天該穿什么樣的外套，眉毛描得如何，對(duì) 這可能會(huì)很講究，但對(duì)于該穿什么樣的鞋襪，則可能顯得漫不經(jīng) ·心。

根據(jù)對(duì)一些交際觀察的結(jié)果，在引起別人的注意之后，人家首 先觀察的是對(duì)方的臉，緊接下來就是對(duì)方的腳。

所以，頂尖秘書不能忽視全身衣著的“配套”作用。

假如一位秘書的化妝濃淡適宜，衣服也挺合身，但鞋襪很隨 便，這同樣會(huì)讓大家感到不得體。

在過去，只有雨天才穿長靴，而且進(jìn)屋后要把長靴脫下來放在 門口。現(xiàn)在，冬天喜歡穿長筒靴上班的人越來越多，似乎已成了一 種時(shí)髦。作為秘書，最好不要穿長靴上班，而穿那些鞋跟不太高的 輕便鞋。特別是對(duì)于女性來說，鞋跟又高又細(xì)的話，容易崴腳，這 方面更要小心注意。

還有一點(diǎn)要注意的是，不論男女秘書，都不要穿拖鞋上班。

7．如何選擇上班服裝

秘書穿什么樣的衣服上班，這是一個(gè)很重要的問題，因?yàn)樗?僅關(guān)系著秘書的形象，也影響著秘書的工作。因此，秘書在選擇上 班的服裝時(shí)，必須考慮以下4個(gè)因素：(1)是否妨礙工作。

衣袖是否太長，用什么料子做的，會(huì)不會(huì)影響工作。(2)是否舒適。(3)是否有口袋。

(4)接待客人，是否端莊。

有些秘書因?yàn)榻?jīng)常要抄抄寫寫，所以總愛穿T恤衫上班，圖個(gè) 方便。但是，穿T恤衫接待客人則顯得不夠嚴(yán)肅。

一般來說，在黨政機(jī)關(guān)，秘書應(yīng)多穿西服上班，但西服又容易 弄臟。有些秘書因?yàn)橐哟腿?，所以，要注意干凈體面，勤洗勤 換。

在公司，有統(tǒng)一的制服，只要顏色不是太深，秘書也應(yīng)穿制服 上班。

在外企，現(xiàn)在普遍提倡穿套服，有的是用中長纖維等料子做的 簡易西服或西服裙，女秘書可穿上上班，男秘書應(yīng)以上班西服為 主。．

總而言之，秘書在選擇上班穿的衣服時(shí)，不要過多地考慮自己 個(gè)人的愛好，而應(yīng)考慮環(huán)境和現(xiàn)實(shí)的需要。

二、頂尖秘書的舉止要優(yōu)雅

1．站姿要有風(fēng)度，要得體

在生活中，由于每個(gè)人的生活條件、個(gè)人習(xí)慣、職業(yè)特點(diǎn)的不 同，久而久之，形成了各自的站立姿態(tài)。頂尖秘書的站姿要有風(fēng) 度，要得體。

為此，頂尖秘書應(yīng)克服下列一些不良的站立行為：(1)頭部不正，出現(xiàn)習(xí)慣性的前伸、側(cè)歪。

(2)缺少脊柱至頭頂?shù)纳仙鞈翼敻校眢w顯得松散下墜，形成 凹胸弓背撅臀。

(3)胸部未能自然地向前上方挺起，造成身體不夠舒展。(4)脊柱側(cè)歪，造成一肩高、一肩低，或身體左右傾斜。(5)肩部緊張，形成端肩縮脖。

(6)重心落在腳跟上，形成了挺腹。’

這樣不僅站立姿勢不美，也是不能持久、穩(wěn)固站立的主要原 因。

(7)站立時(shí)，習(xí)慣性地雙手叉腰，雙臂抱在胸前，兩手插入褲袋 或身體倚靠其他物體。

這些形態(tài)看上去都是不美的，影響頂尖秘書的舉止風(fēng)度。

2．坐姿要端莊大方

走路、站立的姿勢，對(duì)一個(gè)秘書來說很重要。然而，坐的姿勢 也不容忽視。

頂尖秘書坐姿的要求是端莊大方。

在落坐時(shí)，首先要注意自己的身高與桌子和椅子的配合是否 協(xié)調(diào)。要保持脊柱正直姿勢的習(xí)慣，讓自己的精神始終保持振作。

在坐立時(shí)，頂尖秘書應(yīng)注意：

(1)坐時(shí)注意不要把椅面坐滿，但也不要為了表示謙虛，故意 坐在邊沿匕。

①正確坐勢的深淺，應(yīng)根據(jù)腿的長短和椅子的高矮來決定，一 般應(yīng)坐滿椅面的三分之二。

②最適當(dāng)?shù)奈恢茫莾赏戎?，膝蓋成直角。

③與人交談時(shí)，身子要適當(dāng)前傾，不要一坐下來就全身靠在椅 背上，顯得體態(tài)松弛。

④坐沙發(fā)時(shí)，因座位較低，要注意兩只腳擺放的姿勢。

雙腳側(cè)放或稍加疊放較為合適。

不要一直前伸，要控制住自己的身體，否則身子下滑形成斜身 躺埋在沙發(fā)里，顯得懶散。更不宜把頭仰到沙發(fā)背后去，把小腹挺 起來。

(2)入座時(shí)，要走到座位前再轉(zhuǎn)身，轉(zhuǎn)身后右腳向后退半步，然 后輕穩(wěn)地坐下。

就座時(shí)，男秘書不可翹起二郎腿，女秘書不可將雙腿叉開。坐 時(shí)，不可以將大腿并攏，小腿分開，或雙手放在臀下，腿腳不停地抖 動(dòng)，腳尖相對(duì)，女士足尖翹起，或把襯裙露出，易招人議論。這是最 不雅觀和缺乏教養(yǎng)的坐姿，有失風(fēng)度。因此，當(dāng)剛坐時(shí)就要注意先 把雙腳的腳跟合攏。

女子入座時(shí)，若穿裙裝，應(yīng)把裙子下擺稍稍向前收攏一下，不 要坐定后再起來整理衣服。

起立時(shí)，右腳先向后收半步，然后站起。

(3)坐下后，背部要挺直，不要像駱駝一樣，彎胸曲背。

①椅子如有兩扶手時(shí)，不要把雙手平放在椅子的扶手上，好像 老太婆般安詳?shù)刈?，顯出老氣橫秋的樣子。

②在與人交談時(shí)，不要將腳跨在椅子或沙發(fā)扶手上，或架在茶 幾上。

女秘書不能以手掌支撐著下巴。

③忌不拘小節(jié)。

坐在寫字臺(tái)或椅背上與人交談，認(rèn)為只有這樣才能與人拉近距離，其實(shí)會(huì)毀掉你溫文爾雅的風(fēng)度。

坐在椅子上同左或右方客人談話時(shí)，不要只扭頭，這時(shí)可以側(cè) 坐，上體與腿同時(shí)協(xié)調(diào)地轉(zhuǎn)向客人一側(cè)。

(4)端坐時(shí)間過長，會(huì)使人感覺疲勞，這時(shí)可變換為左側(cè)坐或 右側(cè)坐。

無論是哪一種坐法，都應(yīng)嫻雅自如，達(dá)到尊重賓客的目的，給 賓客以美的視覺感覺。(5)正確的坐姿。

正確的坐姿對(duì)坐的要求是“坐如鐘”，即坐相要像鐘那樣端正。除此還要注意坐姿的嫻雅自如。

坐姿的基本要領(lǐng)：上體自然坐直。兩腿自然彎曲，正放或側(cè)放，雙腳平落地上并攏或交疊，雙膝自然收攏，臀部坐在椅面的中央。兩手分別放在膝上(女士雙手疊放在左或右膝上)，雙目平視，下頜 微收。面帶微笑。

3．走姿要灑脫 有些秘書不重視步態(tài)美，或者由于先天性生理不足，后天性的 不良習(xí)慣造成不良走姿，而且又不肯下決心矯正，任其自然，逐漸 形成了一些丑陋的步態(tài)。

這往往影響秘書的外在形象。

有的秘書走路，總是搖頭晃肩、左右擺動(dòng)，給人以輕浮的印象； 有的人彎腰弓背、低頭無神、步履蹣跚，給人以壓抑、疲倦、老態(tài)龍 鐘的感覺；還有的人搖著八字腳、晃著“鴨子”步，這些步態(tài)都十分 難看，與頂尖秘書身份不相符合。

頂尖秘書走姿的基本要領(lǐng)是：

(1)行走時(shí)雙肩平穩(wěn)，目光平視，下頜微收，面帶微笑。

(2)手臂伸直放松，手指自然彎屈。擺動(dòng)時(shí)，以肩關(guān)節(jié)為軸，上 臂帶動(dòng)前臂，雙臂前后自然擺動(dòng)，擺幅以3口一3，為宜，肘關(guān)節(jié)略彎 屈，前臂不要向上甩動(dòng)。

(3)上體微前傾，提髖屈大腿帶動(dòng)小腿向前邁。

腳尖略抬，腳跟先接觸地面，依靠后腿將身體重心推送到前腳 腳掌，使身體前移。(4)步幅適當(dāng)。

一般應(yīng)該是前腳的腳跟與后腿的腳尖相距為一腳長；行走速 度，一般男秘書每分鐘108～llO步；女秘書每分鐘118—120步。

男秘書著西裝的走姿，在儀態(tài)舉止方面要體現(xiàn)出挺拔、優(yōu)雅的 風(fēng)度，要注意保持后背平正。

(1)男秘書在行走時(shí)不要晃肩。

(2)要輕快，敏捷，給人以精明能干的印象。

女秘書在行走時(shí)，髖部不要左右擺動(dòng)。(1)穿高跟皮鞋，應(yīng)注意保持身體的平衡。

由于腳跟的提高，身體的重心前移，應(yīng)避免膝關(guān)節(jié)前屈、臀部 向后撅的不雅姿態(tài)。

(2)行走時(shí)步幅不宜過大。

不強(qiáng)調(diào)腳跟到腳掌的推送過程，要走柳葉步，即兩腳跟前后踩 在一條直線上，腳尖略外開，走出來的腳印，像柳葉一樣。(3)穿長裙行走時(shí)要平穩(wěn)，步幅可稍大一些。

轉(zhuǎn)動(dòng)時(shí)，要注意頭和身體協(xié)調(diào)配合，注意調(diào)整頭、胸、髖三軸的 角度，強(qiáng)調(diào)整體造型美。

(4)穿著短裙，要表現(xiàn)出輕盈、敏捷、活潑、灑脫的風(fēng)度。

短裙指裙長至膝蓋以上的裙子。行走時(shí)，女秘書步幅不宜大。腳步的頻率可稍快些，保持活潑靈巧的風(fēng)格。

4．蹲姿要優(yōu)雅

女秘書在公共場所拿取低處的物品，或拾起落在地上的東西 時(shí)，不妨使用下蹲和屈膝動(dòng)作，可以避免彎下身和翹臀部；特別是 穿裙子時(shí)，如不注意背后的上衣自然上提，露出臀部皮肉和內(nèi)衣很 不雅觀。

即使穿著長褲。兩腿展開平衡下蹲，撅起臀部的姿態(tài)也不美 觀。

三、頂尖秘書要有強(qiáng)烈的生活熱情 秘書的形象反映著領(lǐng)導(dǎo)的形象，他的外在形象反襯領(lǐng)導(dǎo)的素 質(zhì)，內(nèi)在形象反映著領(lǐng)導(dǎo)的能力。

因此，一方面秘書在衣著打扮上要嚴(yán)格地自我控制。另一方面 秘書要勤奮地工作。

這難道是要求秘書過著像中世紀(jì)的清教徒一樣的生活嗎? 不!事實(shí)恰恰相反，它要求每一個(gè)秘書盡情地享受現(xiàn)代社會(huì)的各 種精神文明和物質(zhì)文明，使自己業(yè)余生活變得豐富起來，從而對(duì)工 作保持一種永不衰竭的熱情。這才是頂尖秘書外在形象與內(nèi)在品 質(zhì)一致的要求。

有些秘書看上去挺忙，一天到晚忙忙呼呼，走路也像跑步似 的。但是，由于這種人在生活里不會(huì)自我調(diào)節(jié)，精神上從不放松，所以他們給人的印象并不好，辦事也都事倍功半，甚至沒有效率。

這種秘書不僅自己工作干不好，而且由于他們辦事咋咋呼呼 的，極容易影響周圍同事的工作情緒。所以在一些領(lǐng)導(dǎo)看來，這種 毛手毛腳簡直是一種不能容忍的粗野，也是沒有能力的體現(xiàn)。

那么頂尖秘書如何避免這種情況，給人一種保持熱情的外在 印象呢? 其中的訣竅是：

1．保持自己心情舒暢

為了提高工作效率，秘書當(dāng)然得加快工作的節(jié)奏。但是，加快 工作節(jié)奏，并不一定就會(huì)有高效率。因此，這就要求秘書在工作過 程中保持舒暢的心情。

只有在心情舒暢的情況下，才能使自己精神放松，緊張的情緒 得以調(diào)整，并由此最大限度地提高自己的工作效率。

同是形容辦事快，人們常用兩個(gè)詞形容：一個(gè)是“干凈利落”，一個(gè)是“毛手毛腳”。因?yàn)榍罢咦非蟮氖切?，后者追求的是速度，所以前者是褒義，后者貶義。而其中的原由就是前者心情舒暢，后 者情緒緊張所致。

因此，秘書在工作中一定要做到心平如鏡、從容不迫。明天有 些什么事要做，這些事應(yīng)該怎樣做，要早做安排，胸有成竹。然后，下班以后多放松。

2．自我放松

秘書與領(lǐng)導(dǎo)在一起，工作繁忙復(fù)雜，平時(shí)很容易緊張。因此，頂尖秘書最忌諱的就是不會(huì)自我放松。

一些秘書，一天忙下來已經(jīng)累得夠嗆，可是下班回到家中，頭 腦里不是想著今天的哪件事沒辦好，就是想著明天的哪件事不好 辦，大腦神經(jīng)總是處于一種亢奮的緊張之中，得不到休息。甚至第 二天上班還殘留著前一天的疲倦。久而久之，秘書的反應(yīng)就不會(huì) 那么靈敏，動(dòng)作也會(huì)開始變得遲鈍。對(duì)于一個(gè)秘書來說，這是一種 最可怕的慢性自殺。

因此，頂尖秘書必須學(xué)會(huì)自我放松。頂尖秘書自我放松的技 巧有：

(1)以輕松的心態(tài)去面對(duì)工作，勝不驕，敗不餒。

(2)注意家庭關(guān)系的處理，使家成為自己下班后休息放松的港 灣。

(3)多與朋友們保持聯(lián)系，有空參加一些有益的社交活動(dòng)。(4)業(yè)余時(shí)間多參加一些體育或其他室外活動(dòng)。(5)注重心理的自我調(diào)節(jié)。

四、說話清晰明快

說話的口才是頂尖秘書個(gè)人形象的一個(gè)重要方面。

秘書的口才既是吸引人的地方，也是他得到領(lǐng)導(dǎo)賞識(shí)的地方。有些秘書不僅在說話內(nèi)容上不占優(yōu)勢，說話方式也會(huì)讓人覺 得生厭。這樣的秘書是難為頂尖秘書的。

1．頂尖秘書說話的魅力要求有哪些

每個(gè)秘書說話有其不同的本性，每一次說話會(huì)因?yàn)檎f話技巧 的不同而有各種不同的回響、反應(yīng)。那么，頂尖秘書使對(duì)方愿意聽 并且談話達(dá)到迷人效果的說話要求，具體而言是什么呢?(1)說話風(fēng)格明快。

一般來說，人都不喜歡晦暗的事物，即使草木也需要陽光才能 生長。同樣，給人陰沉感的談話，會(huì)讓人有疑慮、厭惡感及壓迫感。頂尖秘書說話要明快，這可以給人做事干練精明的印象。(2)擁有個(gè)性的聲音。

有的秘書的聲音能使人覺得是一種享受。

他們談話時(shí)，非常注意說話的聲音，并且說話的聲音完全依他 們的天賦、個(gè)性、場合及他所要表達(dá)的情感而變化。

要做到這一點(diǎn)，是不容易的。必須進(jìn)行鍛煉才可達(dá)到。

頂尖秘書可以自我充當(dāng)對(duì)象，把自己的話錄下來仔細(xì)地聽，以 發(fā)現(xiàn)自己說話的毛病。通過檢查，注意發(fā)音的技巧，邊改邊練，這 樣就會(huì)不斷提高。(3)語氣肯定。

語氣肯定，可以給人有主見的感覺。秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)服 務(wù)，如能給人以有主見、果決的印象，可以使人覺得這位領(lǐng)導(dǎo)的秘 書很有能力。

(4)學(xué)會(huì)傾聽。

每個(gè)人的自尊心都很強(qiáng)。事實(shí)證明，一個(gè)人往往因?yàn)槟承┪?不足道的事就可能感到自尊心受損。如此一來，會(huì)反射性地表現(xiàn) 出對(duì)另一方拒絕的態(tài)度。因此，頂尖秘書要使他人聽自己說話，首 先得先學(xué)會(huì)傾聽。

傾聽之后，如果無法在內(nèi)容上贊成對(duì)方的想法，頂尖秘書可以 告訴對(duì)方：“你所說的，事實(shí)上我本身也曾考慮過?！比缓笤賳枌?duì)方： “那你對(duì)這件事有何看法呢?”將判斷的決定權(quán)交給對(duì)方。

這樣說話并不是單純地保護(hù)對(duì)方的自尊心，而是承認(rèn)自己并 不完美的謙虛表現(xiàn)。這種形式可以獲得對(duì)方的認(rèn)同。(5)語調(diào)變化自然。

自然的聲音總是悅耳的。但是，交談不是演話劇。因此，頂尖 秘書在說話時(shí)，無論選擇什么樣的語調(diào)，都應(yīng)自然流暢，故意做作 的聲音只能事與愿違。

一般來說，當(dāng)交談的對(duì)象不是一個(gè)人，而是許多人時(shí)，頂尖秘 書應(yīng)采用以下技巧：

①當(dāng)前一個(gè)人聲音小時(shí)，你的起點(diǎn)就可以壓低聲音，做到低、小、穩(wěn)。

②當(dāng)前一個(gè)音量小時(shí)，你的開始句就要略提高嗓門，清脆響 亮，以引起大家注意。(6)思路有條理。

思路有條理，才能表達(dá)清晰。表達(dá)清晰是思路有條理的外在 表現(xiàn)。

頂尖秘書說話更要講究思路的條理，否則，羅嗦半天，領(lǐng)導(dǎo)還 聽不懂，就會(huì)覺得興趣索然，甚至不愿意聽下去。

要做到思路清晰，有條理，技巧如下：

①說話有重點(diǎn)，先主后次。．

②詞句要簡短，聲音果斷。

③表達(dá)明了清楚，不舍含糊糊。

頂尖秘書如何以清晰的思路讓人注意呢? ①當(dāng)前面的談話處于爭論不休，而且沒有頭緒時(shí)。你站出來講 話。詞句簡短。聲音果斷，可以顯得有條理。

②在大眾場合下。選擇發(fā)言的形式時(shí)，你的發(fā)言最好不要夾在 中間，要么趕在前面。要么最后再講。力求說個(gè)一二三點(diǎn)，以給人深 刻印象。

2．頂尖秘書的說話技巧

(1)要使自己說話又清楚又流利。

說話清楚、流利是一個(gè)頂尖秘書口才的基本要求。

一個(gè)人講話表達(dá)不清，表明他思路紊亂，還沒有定形。那些講 話磕磕絆絆的秘書很少能夠打動(dòng)他人。

①頂尖秘書如何做到表達(dá)清楚。

首先，語言要準(zhǔn)確，不用生僻語、口頭語，專業(yè)術(shù)語或俗語的詞 語，講究通俗易懂。

其次，交代簡明，有什么是什么，不含含糊糊。

再次，扣緊談話內(nèi)容，切忌說沖談主要內(nèi)容的空話廢話。

第四，重點(diǎn)突出，分清主次，一件事說完再說第二件。

第五，語氣自然，不故作深沉。

②頂尖秘書如何提高說話的流利水平。

首先。應(yīng)該盡量熟悉主題。

每個(gè)人都有這樣的體會(huì)：當(dāng)自己思考不發(fā)生任何遲疑不決的 情況時(shí)，要說的話也自動(dòng)到了嘴邊。充分的準(zhǔn)備可以增加流利程 度。

因?yàn)檫@能增強(qiáng)說話人的自信心，不害怕畏懼，說話才爽快。

盡量熟悉主題，可以使一位秘書對(duì)其有更大激情，這種激情會(huì) 使秘書的整個(gè)身心都投入到其演說的境界之中。這樣，流利也就 不成問題了。

其次，準(zhǔn)確的咬字是流利的第二種手段。發(fā)音含糊不清是猶豫的一個(gè)原因。如果講話者連續(xù)幾個(gè)地方 都有遲疑不決的現(xiàn)象，他便會(huì)感到什么地方搞錯(cuò)了，結(jié)果就會(huì)影響 說話的流利。

再次。充滿熱情也是提高流利度的一種手段。

人們在激動(dòng)時(shí)，往往聲音變高，語速變快。此時(shí)，語言會(huì)更加 流利。所以，頂尖秘書在說話時(shí)充滿激情，可以使自己語言進(jìn)發(fā)，滔滔不絕。

第四。要大聲地講話。

如果站在聽眾面前怕得發(fā)抖，那么大聲講話可以鼓起信心，激 起語言靈感。

第五。迅速地講話。

當(dāng)迅速講話時(shí)，思維也會(huì)跟著變得敏捷。(2)要使自己的聲音更完美。

①注重自己說話的語調(diào)。

語調(diào)能反映出一個(gè)人說話時(shí)的內(nèi)心世界，使他的情感和態(tài)度 坦露無遺。

當(dāng)一個(gè)人生氣、驚愕、懷疑、激動(dòng)時(shí)，表現(xiàn)出的語調(diào)也一定不自 然。從一個(gè)秘書的語調(diào)中，人們可以感到他是一個(gè)令人信服、幽 默、可親可近的人，還是一個(gè)呆板保守、具有挑釁性、好阿諛奉承或 陰險(xiǎn)狡猾的人；也可以感覺他是一個(gè)優(yōu)柔寡斷、自卑、充滿敵意的 人，還是一個(gè)誠實(shí)、自信、坦率以及尊重他人的人。

因此，無論談?wù)撌裁礃拥脑掝}，頂尖秘書都應(yīng)保持說話的語調(diào) 與所談及的內(nèi)容互相配合，并能恰當(dāng)?shù)乇砻髯约簩?duì)某一話題的態(tài) 度。

一般來說，頂尖秘書的語調(diào)應(yīng)能達(dá)到如下目的： 1)向他人及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞你所掌握的信息o 2)得體地勸說他人接受某種觀點(diǎn)。3)倡導(dǎo)他人實(shí)施某一行動(dòng)。

4)果斷地作出某一決定或制定某一規(guī)劃。

5)向人傳達(dá)可親、可信、不陰險(xiǎn)、不可鄙等信息。

②注意自己發(fā)音。

每一個(gè)詞、每一句話都是由一個(gè)個(gè)最基本的語音單位組成，然 后加上適當(dāng)?shù)闹匾艉驼Z調(diào)。正確而恰當(dāng)?shù)匕l(fā)音，將有助于頂尖秘 書準(zhǔn)確地表達(dá)自己的思想，使他心想事成。

頂尖秘書只有清晰地發(fā)出每一個(gè)音節(jié)，才能清楚明白地表達(dá) 出自己的思想。

在說話中，頂尖秘書不良的聲音有礙于他展示自己的思想和 才能，將有損于他的形象。

因?yàn)槿绻f話發(fā)音錯(cuò)誤并且含糊不清，這表明這位秘書思路 紊亂、觀點(diǎn)不清，或?qū)δ骋辉掝}態(tài)度冷淡。

值得注意的是，許多秘書經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)音錯(cuò)誤并養(yǎng)成一種發(fā)音 含糊的習(xí)慣。他們自以為說話是一種腔調(diào)，說話時(shí)哼哼哈哈，拖腔 拉調(diào)，以此體現(xiàn)自己的與眾不同。但其結(jié)果可能是適得其反。

因?yàn)檫@種方式會(huì)使其他人感到極不自然，從而產(chǎn)生一種本能 的抵制情緒。

③不要讓發(fā)出的聲音尖得刺耳。

每個(gè)人的音域范圍可塑性很大，有的高亢，有的低沉，有的單 純。有的渾厚。說話時(shí)，頂尖秘書必須善于控制自己的音度。

一般來說，高聲尖叫意味著緊張?bào)@恐或者興奮激動(dòng)。相反，如 果聲音低沉、有氣無力，會(huì)讓人聽起來感覺缺乏熱情、沒有生機(jī)，或 者過于自信，不屑一顧，或者讓人感覺到他根本不需要他人的幫 助。頂尖秘書應(yīng)把握不同場合選擇不同的音域。

頂尖秘書說話聲音高低的技巧是：

1)當(dāng)想使自己的話題引起他人興趣時(shí)，提高自己的音調(diào)。2)為了獲得一種特殊的表達(dá)效果，可以故意降低音調(diào)。3)大多數(shù)情況下。，應(yīng)該是在自身音調(diào)的上下限之間找到一種 恰當(dāng)?shù)钠胶狻?/p>

與音調(diào)一樣，每個(gè)人說話的聲音大小也有其范圍，頂尖秘書試 著發(fā)出各種音量大小不同的聲音，并仔細(xì)聽聽，找到一種最為合適 的聲音。

④不要用鼻音說話。

在日常生活中，一個(gè)人“啊??哼??嗯??”的發(fā)音，這就是 鼻音。當(dāng)一個(gè)人用鼻音說話時(shí)，發(fā)出的聲音讓聽者十分難受。如 果秘書使用鼻音說話，第一次見面時(shí)絕對(duì)不可能引人傾慕。別人 聽起來，他可能似在抱怨，毫無生氣，十分消極。

有些秘書將“嗯哼”這種鼻音視為一種時(shí)髦的說話方式，但如 果想讓自己所說的話更具吸引力和說服力，使自己的語言更加富 有魅力，那就不能使用鼻音。

⑤控制說話的音量。

有的秘書為了強(qiáng)調(diào)自己的說話，往往用大聲的方法。

聲音過大只能迫使他人不愿聽他講話而對(duì)他說話的聲音產(chǎn)生 討厭。

其實(shí)，當(dāng)一個(gè)人內(nèi)心緊張時(shí)，發(fā)出的聲音才又尖又高。語言的 威懾和影響力與聲音的大小是兩回事。

因此，頂尖秘書不能以為大喊大叫就一定能說服和壓制他人。

⑥充滿熱情與活力。

響亮而生機(jī)勃勃的聲音給人以充滿活力與生命力之感。

在工作中，頂尖秘書要向某人傳遞信息、勸說他人時(shí)，把握好 這一點(diǎn)有著重大的影響力。

因?yàn)橹v話時(shí)，一個(gè)人如果充滿活力和熱情，他的情緒、表情同 他說話的內(nèi)容一樣，會(huì)帶動(dòng)和感染聽眾。

⑦注意說話的速度。

在語言交流中，一個(gè)人講話的快慢會(huì)影響他向他人傳遞信息。

如果速度太快，如同音調(diào)過高一樣，會(huì)給人以緊張和焦慮之 感。說話太快，以至于某些詞語模糊不清，他人就無法聽懂他所說 的內(nèi)容。

如果速度太慢，則表明一個(gè)人反應(yīng)遲鈍，過于謹(jǐn)慎。

頂尖秘書在說話時(shí)，應(yīng)努力保持恰當(dāng)?shù)恼f話速度，不要太快也 不要太慢，并在說話時(shí)不斷地調(diào)整，應(yīng)選擇合適的速度以引起他人 的注意，任何情況下都不能吞吞吐吐。(3)怎樣掌握說話的節(jié)奏。

節(jié)奏，即說話時(shí)由于不斷發(fā)音與停頓而形成的強(qiáng)、弱有序和周 期性的變化。

在日常生活中，有的人不考慮說話的節(jié)奏。這是頂尖秘書口 才上的大忌。

因?yàn)檎f話時(shí)不斷改變節(jié)奏，可以避免單調(diào)乏味。

口才出色的人，對(duì)語言的節(jié)奏掌握隨心所欲。

與他談話簡直是一種藝術(shù)的享受。他們說話時(shí)引經(jīng)據(jù)典，抑 揚(yáng)頓挫，詼諧幽默，引人人勝，就像一個(gè)出色的鋼琴家，將語言的節(jié)

頂尖秘書應(yīng)根據(jù)不同場合，選擇下面六種語言節(jié)奏：

①高亢型

高亢的節(jié)奏能產(chǎn)生威武雄壯的效果。聲音偏高，起伏較大，語 氣昂揚(yáng)，語勢多上行。

因此，頂尖秘書在進(jìn)行鼓動(dòng)性強(qiáng)的演說，或敘述一件重大的事 件、宣傳重要決定及使人激動(dòng)的事時(shí)，應(yīng)選擇高亢的節(jié)奏。

②低沉型。

這種節(jié)奏使人得到低緩、沉悶、聲音偏暗的效果。語流偏慢，語氣壓抑，語勢多下行。

頂尖秘書用于悲劇色彩的事件敘述，或慰問、懷念等，可用低 沉型。

③凝重型。

這種節(jié)奏聽來一字千鈞，句句著力，而深意省人，蘊(yùn)味盡出。聲音適中，語流適當(dāng)，既不高亢，也不顯低沉，重點(diǎn)詞語清晰沉穩(wěn)，次要詞語不滑不促。

用于發(fā)表議論和某些語重心長的勸說，抒發(fā)感情等時(shí)，頂尖秘 書可以選用這種節(jié)奏。

④輕快型。

輕快型節(jié)奏是最常見的，聽來不著力，而多揚(yáng)少抑。

日常性的對(duì)話，一般性的辯論，頂尖秘書都可以使用這種類型 的節(jié)奏。

⑤緊張型。

緊張型節(jié)奏，往往顯示迫切、緊急的心情。聲音不一定很高，但語流較快，語句不延長停頓。

這常常用于頂尖秘書重要情況的匯報(bào)和必須立即加以澄清的 事實(shí)申辯等場合。

⑥舒緩型。

舒緩型節(jié)奏，是一種穩(wěn)重、舒展的表達(dá)方式。聲音不高也不 低，語流從容，既不急促，也不大起大伏。

頂尖秘書在進(jìn)行說明性、解釋性的敘述，學(xué)術(shù)探討等宜用這種 節(jié)奏。

以上這六種節(jié)奏分別用于不同的場合，不同的環(huán)境，但又互相 滲透，有主有輔。頂尖秘書只有適當(dāng)把握，才能顯示出技巧的內(nèi)在 力量。

(4)頂尖秘書在說話時(shí)應(yīng)避免的禁忌。

有些秘書對(duì)語言的節(jié)奏毫不留意，將語言當(dāng)做垃圾，不顧一切 地向別人扔去。他們犯了語言的禁忌。

頂尖秘書在說話時(shí)應(yīng)避免說以下幾個(gè)方面的“話”：

一是連篇累牘、語無倫次、無的放矢、文不對(duì)題的廢話。

二是顛三倒四、七拼八湊、文理不通、是非混淆的胡話。

三是荒謬絕倫、子虛烏有、裝腔作勢、故作高深的玄話。

四是濫用詞藻、自鳴得意、吟風(fēng)弄月、華而不實(shí)的俏話。

五是牽強(qiáng)附會(huì)、大言不慚、含糊其詞、模棱兩可的混話。

六是張冠李戴、不著邊際、平淡乏味、冗詞贅句的空話。

七是言不及義、陳詞濫調(diào)、千篇一律、人云亦云的套話。

八是無中生有、低級(jí)趣味、風(fēng)花雪月、斗雞走狗的俗話。(5)怎樣培養(yǎng)說話的幽默感。

幽默給人以從容不追的氣度，是頂尖秘書成熟、機(jī)智的象征。

一個(gè)頂尖秘書掌握下列幽默方法，就可以成為幽默專家。

①沉住氣，欲擒故縱。

當(dāng)敘述某件趣事的時(shí)候，不要急于顯示結(jié)果，頂尖秘書應(yīng)當(dāng)沉 住氣，要以獨(dú)具特色的語氣渲染戲劇性的情節(jié)，顯示幽默的力量。即在最關(guān)鍵的一句話說出之前，應(yīng)當(dāng)給聽眾造成一種懸念。

假如迫不及待地把結(jié)果講出來，或是通過表情與動(dòng)作的變化 顯示出來，那就像餃子皮破了一樣，幽默便失去效力，只能讓人掃 興。

②運(yùn)用恰當(dāng)?shù)恼Z言技巧o 1)要注意每一次停頓、每一種特殊的語調(diào)、每一個(gè)相應(yīng)的表 情、手勢和身體姿態(tài)，使它們成為幽默的標(biāo)點(diǎn)。

2)重要的詞語應(yīng)加以強(qiáng)調(diào)，要利用重音和停頓，注意用以聲傳 意的技巧來促使聽眾去思考，加深聽眾的印象。

③語言要風(fēng)趣幽默。

有的秘書肚子里堆滿了多少可樂的笑話和俏皮語言，但是卻 不能體現(xiàn)出幽默之處，因?yàn)樗３Ｊ遣患舆x擇地一個(gè)勁兒地倒出 來。

頂尖秘書應(yīng)講究語言的幽默風(fēng)趣。

講究語言的風(fēng)趣幽默，一定要根據(jù)具體對(duì)象、具體情況和具體 語境來加以運(yùn)用，而不能使說出的話不合時(shí)宜。否則，不但收不到 談話所應(yīng)有的效果，反而會(huì)招來麻煩，甚至傷害對(duì)方的感情，引起 事端。

④幽默要有度。

有些秘書在做說服別人的工作時(shí)，運(yùn)用幽默過多，常常是笑話 接笑話，連篇累牘，就像連珠炮一樣。

這樣一來，談話既不嚴(yán)肅，內(nèi)容又往往會(huì)脫離主題，難以實(shí)現(xiàn) 說服別人的目的。對(duì)方聽起來，也會(huì)感到云山霧罩，不知道他究竟 要說什么。

⑤自己先不要笑。最不受歡迎的幽默，就是在講什么笑話之前和之中，或是剛講 時(shí)，自己就先大笑起來。自己先笑，只能把幽默給吞沒了。

頂尖秘書的幽默，最好的方式是讓聽眾笑，自己不笑或微笑。

這就是說，采取“一本正經(jīng)”的表情和“引入圈套”的手法，才是 發(fā)揮幽默力量的正確途徑。

⑥要巧用風(fēng)趣幽默。

在每次講話結(jié)束的時(shí)候，頂尖秘書最好能激發(fā)全體聽眾發(fā)自 內(nèi)心的笑。

要達(dá)到這種效果，頂尖秘書不妨試一試，用風(fēng)趣的口吻講個(gè)小 故事或說一兩句俏皮話、雙關(guān)語或是幽默的祝愿詞。

這些都是很妙的結(jié)尾。

總之，要設(shè)法讓聽眾在笑聲中說“再見”，讓聽眾面帶笑容和滿 意之情離開會(huì)場。

⑦用幽默化尷尬。

作為一位秘書，在與別人的交往中必然也會(huì)發(fā)生一些不必要 的尷尬，在這樣的情況下，如果能從容地開個(gè)玩笑的話，緊張的氣 氛就能消失得無影無蹤，而且對(duì)方還會(huì)被他的魅力所吸引。

善于幽默的秘書，大多能把幽默的力量運(yùn)用得十分自如、真實(shí) 而自然。當(dāng)他開玩笑時(shí)，別人不會(huì)感到聳人聽聞，或是嘩眾取寵。而只是給予歡樂。頂尖秘書應(yīng)該是善于幽默的人。

第五篇：秘書如何安排工作

做為一名新進(jìn)秘書，只要每次做好上級(jí)交代的各項(xiàng)工作，便算是完成任務(wù)，什么也不必多想，最重要的是謹(jǐn)守本份，逐一完成差事?？墒堑搅说诙昊虻谌辏驮僖矡o法如此輕松。不但責(zé)任范圍擴(kuò)大，工作累積繁雜，往往每天加班還不見得能夠做完工作，結(jié)果不是事情沒有辦完，便是錯(cuò)誤不斷。既然如此怎么才使工作順利進(jìn)行呢？答案很簡單，從一開始便做到計(jì)劃的調(diào)配，即有條不紊的安排一切，以便循序漸進(jìn)的完成工作。

1、掌握工作的整體情況：若是忽略了這一點(diǎn)，而錯(cuò)把目光集中于特定細(xì)節(jié)，會(huì)忽略真正重要的部分。惟有對(duì)工作有通盤的了解，才能進(jìn)行有效率的規(guī)劃。

2、善于借助他人的力量：這里指的是他人，包括后輩、資深同事和上司等，借助他人的力量運(yùn)用在工作上。為了便于得到他人的幫助，平時(shí)待人處世的態(tài)度非常重要。若能建立良好的人際關(guān)系，廣結(jié)有緣，那么辦起事來自然方便許多。

3、了解自己的實(shí)力：譬如準(zhǔn)備熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢復(fù)精神等等，知道自己的能力極限，方可有效地建立工作進(jìn)度表。

4、盡快完成他人的委托：受人之托，忠人之事，雖然不一定屬于自己的工作范圍，但是與其浪費(fèi)時(shí)間，不如盡快完成，一方面表現(xiàn)自己的責(zé)任感，另一方面也可讓對(duì)方相信你確實(shí)為他盡心盡力。來源：秘書高效率工作手冊