第一篇：辦公室文員工作職責

辦公室文員工作職責

主要負責：會議、印信、檔案、接待、打印、公文的收發(fā)。

一、具體工作：

1.負責總裁辦公室的衛(wèi)生清潔，接聽、轉接電話、接待來訪人員。

2.負責辦公室公文的打印，日常資料的復印。

3、做好公司檔案資料的收集、整理歸檔工作。

4.做好各種會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、的分送，傳真件的收發(fā)工作。

6.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

7.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

8.做好公司食堂費用收、支、帳的登記，并對餐費做統(tǒng)計。

9、對公司證照管理、做好保管、登記、使用、審驗工作。

10、完成臨時性的工作。

二、配合工作：

1、食堂招待

2、會議、活動的布置

3、資料復印、打印

4、其他。

辦公室外勤工作職責

主要負責：資產(chǎn)采購、會前準備、書報雜志的訂閱、電話管理、對外事宜的協(xié)調。

一、具體工作：

1、負責公司資產(chǎn)及辦公用品的采購。

2、負責公司各種會議參會人員的通知、參會簽到工作。

3、做好會議室的安排，負責會議設施的正常使用和管理。

4、做好會議資料的下發(fā)工作。

5、做好公司書報雜志的訂閱和分送。

6、負責公司電話使用協(xié)調管理，投訴電話的登記。

7、協(xié)助辦公室主任負責公司相關對外事務的協(xié)調。

8、負責公司OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡協(xié)調工作。

9、完成臨時性的工作。

二、配合工作

1、公司的設備維修工作

2、食堂招待工作

3、會議、活動布置工作

4、協(xié)助文員證照年檢工作

第二篇：辦公室文員工作職責

辦公室文員的工作內容及工作職責：

1.負責營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護工作。

2.辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調、獎懲和離職等具體手續(xù)。

3.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

4.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

5.負責傳真件的收發(fā)工作，傳真信息必須在五分鐘內送達相關人員，6.負責收發(fā)管理報紙、信函；

7.負責考勤和加班申報單的報表與匯總，并起到有效監(jiān)督和引導作用。

8.協(xié)助其他部門的工作，并和其他部門友好相處。

9.負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生：如煙缸不得超過十個煙蒂，訪客離去后，十

分鐘內必須清洗好煙缸、茶杯。

10.負責接待工作：如有訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮―您好,請問找誰?‖,并請訪客入坐，請示后引入相關區(qū)域，在一分鐘內端上茶水，并負責加水、更新煙缸；

11.總機服務工作：鈴響三聲內必須接聽，―您好，?XX公司??！蝗糇詣愚D撥，三分鐘內必須轉為人工；來電找―總經(jīng)理‖，判定是廣告類，不應直接轉入，應問清何事后轉接相關部門；

12.安全工作：下班前檢查復印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗；

13.上面交辦的其它臨時工作。

職場人生：白領職場十三戒律

國外一位著名企業(yè)老板，針對白領階層歸納出13條戒律，分別以一種動物或物體做比喻。對比看一看，你會是其中一種嗎？

1、沒有創(chuàng)意的鸚鵡：只會做機械性的工作，不停地模仿他人，不會求自我創(chuàng)新，自我突破，認為多做多錯，少做少錯。

2、無法與人合作的荒野之狼，：絲毫沒有團隊精神，不愿與別人配合，分享自己的勞動，也無視他人的意見，自顧自地工作，離群索居。

3、缺乏適應力的恐龍：對環(huán)境無法適應，對市場變動經(jīng)常無所適從或不知所措，只知請教領導，也不能接受職位調動或輪調等工作改變。

4、浪費金錢的流水：成本意識很差，常無限制地任意申報交際費、交通費等，不注重生產(chǎn)效率。

5、不愿溝通的貝類：有了問題不愿意直接溝通或羞于講出來，總是閉著嘴巴，任由事情壞下去，沒有誠意。

6、不注重資訊匯集的白紙：對外界訊息反反應不敏銳，不肯思考、判斷、分析，也不愿搜集，記憶有關訊息，懶得理會―知己知彼，百戰(zhàn)百勝‖這句名言。

7、沒有禮貌的海盜：不守時，常常遲到早退，服裝不整，講話帶刺，不尊重他人，做事或散漫或剛愎自用，根本不在乎他人。

8、缺少人緣的孤猿：嫉妒他人，只對別人的成就飛短流長而不愿意向他人學習，以致在需要幫助時沒人肯伸手援助。

9、沒有知識的小孩：事事仍然需要別人的照顧，生活能力極差，對工作也需一點一滴交待得十分清楚，否則干不好。對社會問題及趨勢也從不關心，不肯充實專業(yè)知識，很少閱讀專業(yè)書籍及參加各種活動。

10、不重視健康的幽靈：不注重體閑活動，只知道一天到晚地工作，常常悶悶不樂，工作情緒低落，自覺壓力太大，并將這種壓力影響別人。

11、過于慎重、消極的巖石：不會主動工作，因此很難掌握機會，對事情沒做前先發(fā)出悲觀論調，列出一大堆不可能，同時對周圍事物也不關心。

12、搖擺不定的墻頭草：從沒有自己的觀點，永遠只是附和別人的意見。更重要的是一遇到公司紛爭，哪邊勢力在就倒向哪一邊，并煽風點火，一旦這方失勢，又馬上倒向另一方。

13、自我設限的家畜：不肯追求成長、突破自己，不肯主動挑起力所能及的擔子，抱著―努力也沒用，薪水夠用就好‖的心態(tài)，人家給什么接 什么。跟單文員工作職責及要求

一、跟單文員具體職責

跟單工作主要分為三個方面:

1.對客戶所下訂單的數(shù)量及質量進行相關的監(jiān)督!

2.跟單是客戶及生產(chǎn)現(xiàn)場兩者之間的重要橋梁及紐帶,主要是能夠及時地將客戶的意見或投訴反潰到生產(chǎn)工場.(注意:是及時地)

3.確?？蛻舻慕回浧谥?對生產(chǎn)進度的跟進!

跟單員的工作內容主要有：外貿(mào)業(yè)務跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨物運輸跟

單及客戶聯(lián)絡跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單（外貿(mào)業(yè)務跟進）了解基本外貿(mào)知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）。

基礎外語及函電往來。.物料采購跟單：（業(yè)務跟進）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）.生產(chǎn)過程跟單：（生產(chǎn)進度跟進）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。.貨物運輸跟單：（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關知識。

5.客戶聯(lián)絡跟蹤：（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識：

跟單員工作流程關聯(lián)圖：

客戶——訂單處理中心——訂單——訂單處理中心——生產(chǎn)部門——生產(chǎn)計劃——采購部

（庫存查詢）

（出貨傳票）

——供應商——進料——倉庫——生產(chǎn)轉換——倉庫——出庫

貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結匯等。

一、接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。

合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。

3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認書：（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機器設備，大棕貿(mào)易的進出口。

還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二、審單：即審核合同

1．審單內容：

確認產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：

審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？ 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。

（2）質量：

也稱品質。是貨物的外觀形態(tài)和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數(shù)量：

應審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。

約數(shù)：如合同數(shù)量前加―約‖，可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1．客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2．通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查：

出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）

C&F（Freight or Carriage Paid to…..）運費付至指定目地的交貨

CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格

常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價：

CFR價 = FOB價 + 運費

FOB價 + 運費

CIF價 =-----

1運費

CFR價 = CIF價 X（1 – 投保加成 X 保險費率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1．工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）

內包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查

跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短?？梢允?周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查：

運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1．寄目錄，樣本：

2．準備樣品：（1）工廠現(xiàn)有的款式

（2）新款

（3）客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳。

（2）新品的成本，價格要進行核算。

（3）新品的制作要留有文員工作崗位分類與工作職責詳解實樣。

（4）客戶的來樣要保存好原樣。

三、形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明―形式發(fā)票‖字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：

1.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）.交期要明確.付款條件要明確（LC, TT）

四、出口貨物跟單的基本程序：

出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1)籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2)催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿(mào)易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？

改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3)訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先：

出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A．貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20‘ 29 – 30立方/17.5噸 40‘ 58 – 61 立方/22.5噸 40‘H 68 –71立方/27.5噸

B．制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數(shù)量的準確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內容制作各種單據(jù)。

要在L/C的有效期內將單據(jù)送交銀行。

出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。

B.結匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。

單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

五、進口貨物跟單的基本程序：

就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。

采購的工作職責有：

1、對公司分配給本部門的業(yè)績及利潤指標進行細化，并進行考核；

2、負責本部門全體商品的品項合理化、數(shù)量合理化及品項選擇；

3、負責本部門全體商品價格決定及商品價格形象的維護；

4、制定部門商品促銷的政策和每月、每季、每年的銷售計劃；

5、督導新商品的引入、開發(fā)特色商品及供應商；

6、協(xié)商與供應商采購最有利的條件（包括：質量、包裝、品牌、折扣、價格、進貨獎勵、訂貨辦法、訂貨數(shù)量、交貨期限及送貨地點等）；

7、制定最有競爭力，同時又有合理利潤的售價；

8、收集市場資訊，掌握市場的需要及未來的趨勢；

9、為公司創(chuàng)造最高的業(yè)績及利潤回報股東，并為全體員工謀求最佳的福利。

10、在總經(jīng)理的領導授權下，直接負責采購部門的各項工作，并行使采購總監(jiān)的職權；

11、在公司總體經(jīng)營策略指導下，制定符合當?shù)厥袌鲂枨蟮臓I銷政策、客戶政策、供應商政策、商品政策、價格政策、包裝政策、促銷政策、自有品牌政策等各項經(jīng)營政策；

12、完成上面領導交辦的臨時工作。

第三篇：辦公室文員工作職責

主管工作職責

一、工作任務與工作權限

1、安排每日所有員工的工作安排，調度工作。

2、做好所有員工的考勤工作。

3、負責庫房的調貨，收貨，備貨，出貨工作，對庫房的殘損貨物，臨期貨物的維護和清退工作。

4、根據(jù)市場業(yè)務的反饋情況，制定合理銷售方案

5、根據(jù)收貨進價的分析，調整各產(chǎn)品的售價。

6、做好貨物配送員的出貨數(shù)量的統(tǒng)計及月底的核算工作

7、整理庫房貨物的歸類，存放及衛(wèi)生的管理工作，監(jiān)督各值日員的清掃驗收

8、監(jiān)管公司各配送車輛的維護工作，汽車更換機油，電動車保養(yǎng)及每天的充電工作

9、完勝上級領導安排的其它工作

二、協(xié)調工作

1、對各部門員工有監(jiān)督，獎罰處理的直接權限

2、及時上報各部門存在的問題并提出改善性意見

3、每周禮拜日下班組織全體員工開展本周工作總結會

4、每月月底組織一次庫存盤點工作，對滯銷物品及時做到清退或指定促銷方案及時處理

5、對入庫產(chǎn)品及數(shù)量和入庫單核對簽字移交財務部結貨款

第四篇：辦公室文員工作職責

正興辦公室文員工作職責 接聽、轉接電話，接待來訪人員。負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3 負責總經(jīng)理辦公室，董事長辦公室以及其他公共場所的清潔衛(wèi)生工作。4 做好校車安全會議紀要。安全學習資料整理歸檔工作。負責傳真件的收發(fā)工作，負責校車公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6 做好個校車駕駛員和陪護老師以及學生家長安全責任狀的簽訂和歸檔工作。7 做好校車公司宣傳專欄的組稿工作。按照校車公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，登記公章使用情況并對其負責。9 做好校車公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。做好乘坐校車學生臺帳，校車駕駛員臺帳，陪護老師臺帳，出資人臺帳，校車保險臺帳，維修保養(yǎng)臺帳，線路審批臺帳，危險路段臺帳，校車停靠點臺帳工作。管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。12 校車入戶資料整理和歸檔，校車準駕證資料整理和歸檔，校車線路牌報批資料整理和歸檔。統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。15 接受其他臨時工作.二0一四年九月

第五篇：辦公室文員工作職責[定稿]

辦公室文員工作職責

1、協(xié)助主任做好日常管理工作，樹立為領導服務、為其他部門服務的思想；

2、負責接聽電話、傳真件收發(fā)及接待來訪人員，負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送；

3、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作，管理好員工的檔案材料，建立、完善借檔手續(xù)；

4、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記；

5、做好公司例會的會議記錄及公司宣傳專欄的組稿；

6、按照公司硬件管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責；

7、做好公司食堂費用支出、流水賬登記，并對餐費做統(tǒng)計；

8、統(tǒng)計每月考勤并交財務做賬、留底，管理辦公室各種財產(chǎn)，提倡節(jié)儉；

9、接受其他臨時性工作。