集團(tuán)公司檔案管理制度

一、檔案是指公司各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。

二、檔案應(yīng)有專人統(tǒng)一管理，維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，并便于集團(tuán)內(nèi)共享和方便使用。

三、經(jīng)營公司行政辦為檔案的業(yè)務(wù)主管單位，對(duì)檔案形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。

四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將具有保存價(jià)值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

五、文件材料的歸檔實(shí)行隨辦隨歸的辦法。

六、檔案的保管期限規(guī)定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動(dòng)，有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。

七、電子版文件形成后，應(yīng)制成相應(yīng)的紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內(nèi)容、形式的一致。

八、經(jīng)營公司行政辦對(duì)營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統(tǒng)一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

九、經(jīng)營公司行政辦對(duì)員工個(gè)人檔案必須統(tǒng)一存檔管理，如身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)等。新員工入職時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)復(fù)印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團(tuán)綜合管理部;員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)每月的15日-20日將電子版發(fā)集團(tuán)綜合管理部(利于保險(xiǎn)等增減變動(dòng));員工調(diào)動(dòng)時(shí)原單位將員工檔案交集團(tuán)綜合管理部，由集團(tuán)綜合管理部登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。

十、為了便捷工作，公司章程、股東會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、房租合同等要求同時(shí)備份電子版存檔。

十一、公司簽收的政府職能部門的批復(fù)文件，建設(shè)過程中的規(guī)劃、圖紙資料，公司下發(fā)的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續(xù)。

十二、集團(tuán)存檔管理內(nèi)容：

1、營業(yè)執(zhí)照辦理或變更;

2、每年的審計(jì)報(bào)告存檔;

3、公司建設(shè)過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復(fù)、圖紙等等(原件);

4、各公司的營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等電子版;

5、員工個(gè)人檔案：身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎(jiǎng)勵(lì)證書等。

6、員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)

十三、經(jīng)營公司行政辦檔案管理內(nèi)容：

1、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件統(tǒng)一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

2、員工檔案存檔(復(fù)印件)

3、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;

4、考慮工作便捷，要求將公司章程、股東會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、房租合同等，做成電子版存檔;

5、員工調(diào)動(dòng)檔案：原單位整理封口后交由本人，傳遞給集團(tuán)綜合管理部，集團(tuán)登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。