第一篇：會(huì)議策劃與管理教案

《會(huì)議策劃與管理》教案

使用教材：鄭建瑜 主編

南開大學(xué)出版社出版發(fā)行 2008年4月第一版

第一章

會(huì)議業(yè)概述

第一節(jié)

會(huì)議業(yè)概述

一、會(huì)議的起源

二、會(huì)議業(yè)產(chǎn)生的基礎(chǔ)

三、會(huì)議業(yè)的價(jià)值 1.直接收益（1）場租收益（2）城市交通（3）航空運(yùn)輸（4）城市建設(shè) 2.間接收益（1）服務(wù)業(yè)（2）飯店業(yè)（3）餐飲業(yè)（4）旅游業(yè)（5）零售業(yè)和手工業(yè)（6）通信業(yè)

四、世界會(huì)議業(yè)概述

1.國際協(xié)會(huì)聯(lián)盟（UIA）會(huì)議部統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)（1）出席人士至少300人；（2）代表國籍至少5國；

1（3）外國人出席人數(shù)至少占40%；（4）會(huì)議期至少3天。

五、我國會(huì)議業(yè)概述 1． 我國會(huì)議業(yè)發(fā)展歷史

（1）20世紀(jì)50~70年代——花錢開會(huì)為了國際形象（2）20世紀(jì)80年代——會(huì)議產(chǎn)生初露端倪（3）20世紀(jì)90年代以后——國際會(huì)議成為一景 2.我國會(huì)議業(yè)發(fā)展前景 3.我國會(huì)議業(yè)的不足

（1）基礎(chǔ)薄弱

（2）行業(yè)自律和規(guī)范機(jī)制尚未形成（3）發(fā)展思路單一

（4）人才缺乏

4.加快我國會(huì)議業(yè)發(fā)展的對策

（1）培育優(yōu)秀市場主體。

（2）加快市場開發(fā)步伐。

（3）提高會(huì)議產(chǎn)業(yè)效益。

（4）拓展衍生產(chǎn)品市場。

（5）樹立品牌意識(shí)。

六、國內(nèi)外知名會(huì)議模式概覽

1.達(dá)沃斯論壇

2.《財(cái)富》全球論壇

3.《商業(yè)周刊》CEO論壇

4.博鰲亞洲論壇

第二節(jié) 會(huì)議及其要素

一、會(huì)議的定義

1.會(huì)議是一種群體性的活動(dòng)

2.會(huì)議是一種圍繞特定目標(biāo)而開展的活動(dòng)

3.會(huì)議是一種組織有序的活動(dòng)

4.會(huì)議是一種以口頭交流為主要方式、以書面交流和聲像交流以及其他交流手段為輔助方式的活動(dòng)

二、會(huì)議的構(gòu)成要素

1.主辦者

（1）由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主辦

（2）由會(huì)議的發(fā)起者主辦

（3）輪流主辦

（4）通過一定的申辦程序確定

2.承辦者

3.與會(huì)者

（1）正式成員（2）特邀成員（3）列席成員（4）旁聽成員

4.會(huì)議議題

（1）為會(huì)議的目標(biāo)服務(wù)

（2）會(huì)議發(fā)言應(yīng)圍繞的核心

5.會(huì)議的結(jié)果

6.會(huì)議的時(shí)間

7.會(huì)議的地點(diǎn)

8.會(huì)議的方式

第三節(jié) 會(huì)議舉辦條件

一、穩(wěn)定的社會(huì)環(huán)境、活躍的政治活動(dòng)和繁榮發(fā)展的經(jīng)濟(jì)；

二、健全和高效的金融、貨運(yùn)、保險(xiǎn)、房地產(chǎn)業(yè)等為會(huì)展業(yè)配套的產(chǎn)業(yè)活動(dòng)；

三、優(yōu)越的地理位置；

四、獨(dú)特的自然及人文旅游景觀；

五、方便快捷的對外對內(nèi)交通；

六、現(xiàn)代化的通信設(shè)施；

七、充足的、能滿足會(huì)議業(yè)需求的、結(jié)構(gòu)合理的、多層次的飯店和餐廳，以及這些服務(wù)機(jī)構(gòu)所提供的價(jià)格合理的優(yōu)質(zhì)服務(wù)；

八、政府傾向性的政策；

九、開放的文化環(huán)境和深入的會(huì)議研究；

十、先進(jìn)的會(huì)議中心；

十一、會(huì)議業(yè)所需要的、高素質(zhì)的人力資源；

十二、發(fā)展會(huì)議業(yè)所需要的科技水平。

第四節(jié) 會(huì)議的功能與作用

一、會(huì)議的功能

1.地位象征

2.科學(xué)決策

3.發(fā)揚(yáng)民主

（1）起著上下溝通的作用。

（2）確保現(xiàn)代民主制度中的集體領(lǐng)導(dǎo)原則得以實(shí)現(xiàn)。（3）使人民群眾的民主權(quán)力成為現(xiàn)實(shí)。

4.產(chǎn)生權(quán)威

5.信息溝通

6.聯(lián)絡(luò)感情

二、會(huì)議的作用

1.會(huì)議顯示組織的存在 2.會(huì)議是群體溝通的方式

3.會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道

4.會(huì)議能使人得到各方面的信息

第二章

會(huì)議類型及特點(diǎn)

第一節(jié) 會(huì)議類型

一、按會(huì)議性質(zhì)劃分

1.法定性會(huì)議

2.非法定性會(huì)議

二、按會(huì)議規(guī)模劃分

三、按與會(huì)者來自或代表的地域范圍劃分

1.國際性會(huì)議

2.全國性會(huì)議

3.區(qū)域性會(huì)議

4.單位性會(huì)議

四、按會(huì)議舉辦單位劃分

1.公司類會(huì)議

2.協(xié)會(huì)類會(huì)議

3.其他組織會(huì)議

五、按會(huì)議內(nèi)容和方式劃分

1.年會(huì)

2.專業(yè)會(huì)議

3.代表會(huì)議

4.論壇

5.座談會(huì)

6.講座

7.研討會(huì)、專家討論會(huì)、談?wù)摃?huì)

8.專題討論會(huì)

9.培訓(xùn)會(huì)議

10.獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議

11.其他特殊會(huì)議

六、按會(huì)議特征劃分

1.商務(wù)型會(huì)議

2.度假型會(huì)議

3.展銷會(huì)議

4.專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議

5.政治性會(huì)議

6.文化交流會(huì)議

7.培訓(xùn)會(huì)議

七、按會(huì)議的職權(quán)和功能劃分

1.法定代表性會(huì)議

2.領(lǐng)導(dǎo)辦公型會(huì)議

3.專題工作性會(huì)議

4.審批鑒定性會(huì)議

5.咨詢論證性會(huì)議

6.學(xué)術(shù)討論性會(huì)議

7.傳達(dá)布置性會(huì)議

8.總結(jié)交流性會(huì)議

9.宣傳教育性會(huì)議

10.溝通協(xié)調(diào)性會(huì)議

11.調(diào)查聽證性會(huì)議

12.慶祝表彰性會(huì)議

13.紀(jì)念追調(diào)性會(huì)議

14.談判商洽性會(huì)議

15.信息發(fā)布性會(huì)議

16.交友聯(lián)誼性會(huì)議

17.典禮儀式性會(huì)議

八、新型和新穎會(huì)議類型

1.玻璃魚缸式會(huì)議

2.辯論會(huì)

3.角色扮演

4.網(wǎng)絡(luò)會(huì)議

第二節(jié) 各類會(huì)議特點(diǎn)

一、公司會(huì)議的特點(diǎn)

1.時(shí)間周期

2.前期準(zhǔn)備時(shí)間

3.地理位置

4.選擇的飯店類型

5.出席情況

6.會(huì)議期限

7.展覽

8.會(huì)議廳要求

9.會(huì)議策劃和決策

10.會(huì)議的多次預(yù)定

11.一次會(huì)議、一張支票

12.公司業(yè)務(wù)會(huì)帶來其他業(yè)務(wù)

13.不易收集背景資料

二、協(xié)會(huì)會(huì)議的特點(diǎn)

1.時(shí)間和周期

2.選擇會(huì)址的地理模式和其他因素

3.前期時(shí)間

4.選擇飯店的類型

5.出席是自愿的6.會(huì)議期限

7.價(jià)格

8.容易收集背景資料

9.與會(huì)者費(fèi)用

10.需要當(dāng)?shù)胤謺?huì)的邀請

三、其他類型會(huì)議的特點(diǎn)

1.法定性代表大會(huì)

（1）會(huì)議的代表按法定程序或組織程序產(chǎn)生

（2）會(huì)議代表享有法定權(quán)利

（3）會(huì)議的內(nèi)容和形式具有法定性或組織規(guī)定性

（4）有相對固定的會(huì)期

（5）出席會(huì)議的代表必須達(dá)到規(guī)定人數(shù)

（6）會(huì)議的結(jié)果具有法定的效力或組織約束力

2.聽證會(huì)

（1）法定性

（2）廣泛性

（3）公開性

3.辦公會(huì)議

（1）實(shí)行首長負(fù)責(zé)制

（2）周期性短

（3）以程序性決策為主

4.報(bào)告會(huì)

（1）主題突出

（2）規(guī)模較大

5.學(xué)術(shù)研討會(huì)

（1）研討的領(lǐng)域廣泛

（2）會(huì)議主體是專家、學(xué)者

（3）規(guī)模適中

（4）提倡學(xué)術(shù)民主和學(xué)術(shù)自由

6.新聞發(fā)布會(huì)

（1）會(huì)議內(nèi)容具有新聞性、（2）會(huì)議的目的具有公關(guān)性

（3）會(huì)議形式的多樣性

（4）發(fā)布對象的廣泛性

7.座談會(huì)

（1）功能廣泛

（2）規(guī)模較小

（3）氣氛輕松

8.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議

（1）科技含量高

（2）超越傳統(tǒng)會(huì)議的時(shí)間和空間觀

（3）實(shí)現(xiàn)會(huì)議的無紙化

第三節(jié) 世博會(huì)

一、世博會(huì)概述

1.世博會(huì)的起源

2.世博會(huì)的分類

3.舉辦世博會(huì)的意義和作用

4.世博會(huì)的舉辦宗旨、內(nèi)容及形式

5.歷屆世博會(huì)

6.國際展覽局

二、2010上海世博會(huì)

第三章

會(huì)議的組織者和審批程序 第一節(jié)

會(huì)議舉辦機(jī)構(gòu)

一、公司

1.管理會(huì)議

2.區(qū)域銷售會(huì)議

3.新產(chǎn)品介紹會(huì)議

4.全國銷售會(huì)議

5.培訓(xùn)研討會(huì)

6.獎(jiǎng)勵(lì)旅行

7.專業(yè)技術(shù)會(huì)議

8.股東會(huì)議

9.其他會(huì)議

二、協(xié)會(huì)

（1）行業(yè)協(xié)會(huì)；

（2）專業(yè)和科學(xué)協(xié)會(huì)；

（3）退伍軍人和軍事協(xié)會(huì)；

（4）教育協(xié)會(huì)；

（5）技術(shù)協(xié)會(huì)。

三、非營利組織

1.會(huì)議舉辦者 2.會(huì)議承辦者 3.會(huì)議協(xié)辦者 4.會(huì)議贊助者

第二節(jié)

會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)

1.會(huì)議組織委員會(huì)的機(jī)構(gòu)

（1）會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)

（2）會(huì)議宣傳公關(guān)機(jī)構(gòu)

（3）會(huì)議文書機(jī)構(gòu)

（4）會(huì)議保衛(wèi)機(jī)構(gòu)

（5）會(huì)議后勤機(jī)構(gòu)

2.會(huì)議組織委員會(huì)成員構(gòu)成（1）會(huì)議策劃人員

（2）會(huì)議管理人員

（3）會(huì)議服務(wù)人員

第三節(jié)

會(huì)議組織者的主要職責(zé)

1.確定會(huì)議目標(biāo)

（1）認(rèn)同和理解會(huì)議的目標(biāo)。

（2）收集有關(guān)的信息和所需的資料。

（3）分析、核實(shí)會(huì)議程序中包括的內(nèi)容。

（4）判斷會(huì)議中需要和制定的相應(yīng)目標(biāo)。

（5）會(huì)議執(zhí)行過程中進(jìn)行目標(biāo)修正。

（6）根據(jù)會(huì)議活動(dòng)綜合要素決策并刪除不必要的環(huán)節(jié)。

（7）編制最佳會(huì)議策劃。

2.策劃會(huì)議程序

（1）招聘、選擇、培訓(xùn)職員。

（2）策劃程序。

（3）制定會(huì)議的資金來源計(jì)劃。

（4）執(zhí)行與職員管理相關(guān)的職能。

（5）為達(dá)到目標(biāo)制定計(jì)劃。

（6）分析與會(huì)者如何運(yùn)用會(huì)議知識(shí)解決實(shí)際問題。

（7）協(xié)調(diào)、調(diào)解使得與會(huì)者能有效實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。

3.收集會(huì)議信息

（1）收集、分析會(huì)議所需信息。

（2）將信息分類。

（3）綜合信息。

（4）測試信息的真實(shí)性。

（5）傳播信息。

（6）保證信息暢通和易于理解： 1使會(huì)議工作人員易于理解；

○2建立相互之間的信息關(guān)系；

○3如實(shí)反映關(guān)于會(huì)議策劃中的問題； ○4保證職員牢記、并完全理解目標(biāo)；

○5明確其他人的責(zé)任；

○6使信息交流渠道暢通。

○

4.會(huì)議公關(guān)宣傳

（1）會(huì)議宣傳報(bào)道。

（2）協(xié)調(diào)會(huì)議組織內(nèi)部關(guān)系。

（3）做好對外的公關(guān)工作。5.解決會(huì)議過程中的問題

（1）協(xié)助管理檢查組織工作中的問題。

（2）協(xié)助管理檢查和解決會(huì)議中出現(xiàn)的問題。

（3）協(xié)助反饋會(huì)議結(jié)束后短期和長期會(huì)議效果。

（4）與管理者考察會(huì)議進(jìn)行情況。

（5）根據(jù)會(huì)議組織要求，指導(dǎo)和完善會(huì)議策劃。

（6）收集合適的材料來補(bǔ)充策劃。

（7）為管理人員在評估會(huì)議時(shí)提供咨詢或重新設(shè)計(jì)程序。

（8）和管理者分析工作步驟，促進(jìn)問題的解決，強(qiáng)化會(huì)議的成果。

6.會(huì)議內(nèi)部服務(wù)

（1）直接為會(huì)議組織提供咨詢：

（2）對會(huì)議組織提供間接咨詢（顧問）：

第四節(jié)

PCO和DMC

一、PCO 1.PCO的定義

2.PCO的工作

（1）會(huì)議的促銷宣傳、新聞報(bào)道工作；

（2）各種印刷品的制作安排；

（3）會(huì)議地點(diǎn)和會(huì)議場所的選擇；

（4）會(huì)議住宿（賓館）的安排；

（5）會(huì)議餐飲的安排；

（6）會(huì)議于先注冊和現(xiàn)場注冊工作；

（7）會(huì)議財(cái)務(wù)管理工作，包括會(huì)議預(yù)算、會(huì)議資金籌措、會(huì)議成本控制、會(huì)議現(xiàn)金管理等；

（8）會(huì)議臨時(shí)員工的招聘和培訓(xùn)、管理工作；

（9）會(huì)議翻譯（口譯和筆譯）人員的安排；

（10）會(huì)議技術(shù)設(shè)備和人員的安排；

（11）會(huì)議社會(huì)活動(dòng)、學(xué)術(shù)訪問活動(dòng)的安排；

（12）會(huì)議旅行、游覽等活動(dòng)的安排；

（13）會(huì)議附設(shè)展覽活動(dòng)的安排（包括國際會(huì)議國外參展的展品報(bào)關(guān)等）；

（14）幫助有關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行國際會(huì)議的申報(bào)、申辦；

（15）與海關(guān)協(xié)調(diào)參加國際會(huì)議的國外代表入境簽證事宜；

（16）協(xié)調(diào)、處理與當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)包括公安、消防和海關(guān)等部門的關(guān)系。

3.PCO的收費(fèi)方式

（1）包價(jià)式

（2）基本費(fèi)+與會(huì)者人頭費(fèi)

（3）與會(huì)者人頭費(fèi)

14（4）按小時(shí)收費(fèi)

二、DMC 第五節(jié)

會(huì)議審批程序

一、會(huì)議審批制度

（1）限定會(huì)議種類；

（2）限定會(huì)議次數(shù)；

（3）限定會(huì)期；

（4）限定會(huì)議地點(diǎn)；

（5）限定會(huì)議規(guī)模；

（6）限定參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及邀請領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)聯(lián)系方式；

（7）限定會(huì)議經(jīng)費(fèi)；

（8）會(huì)務(wù)人員；

（9）會(huì)議伙食標(biāo)準(zhǔn)；

（10）會(huì)議住宿標(biāo)準(zhǔn)。

二、會(huì)議審批程序

1.會(huì)議主辦單位寫具《會(huì)議申請表》、《會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算表》；全局性會(huì)議報(bào)上級(jí)辦公部門審核，部門內(nèi)部會(huì)議（非全局性）報(bào)本級(jí)辦公部門審核。

2.辦公部門認(rèn)真審核、確定參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。

3.辦公部門對《會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算表》進(jìn)行認(rèn)真審核、核準(zhǔn)。4.依據(jù)對《會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算表》的審查結(jié)果，以及主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見，對《會(huì)議審報(bào)表》簽署意見。5.分管會(huì)議審批工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字。

6.依照會(huì)議審批領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見，財(cái)務(wù)部門按照核準(zhǔn)的經(jīng)費(fèi)指標(biāo)，集中支付，統(tǒng)一結(jié)算，實(shí)報(bào)實(shí)銷，結(jié)余歸財(cái)政。

第四章

會(huì)議的策劃

第一節(jié) 會(huì)議策劃的概念與方法

一、會(huì)議策劃的概念

1．策劃的概念與特點(diǎn)

（1）策劃是一項(xiàng)具有明確目標(biāo)性的活動(dòng)。

（2）策劃是具有多重選擇的活動(dòng)。

（3）策劃是一項(xiàng)具有風(fēng)險(xiǎn)性的活動(dòng)。

（4）策劃是一項(xiàng)理性的活動(dòng)。

（5）策劃是創(chuàng)意性的活動(dòng)。

2.會(huì)議策劃的概念

二、會(huì)議策劃的方法

1.頭腦風(fēng)暴法

（1）頭腦風(fēng)暴法的特點(diǎn)

（2）頭腦風(fēng)暴法的原則 1互不批判原則。

○2自由奔放原則；

○3數(shù)量最大化原則。○4借題發(fā)揮原則。

○

（3）頭腦風(fēng)暴法的實(shí)施程序 1會(huì)前準(zhǔn)備。

○第一，確定會(huì)議主題。第二，選擇主持人。第三，組成專家小組。第四，確定會(huì)議時(shí)間。2會(huì)議召開。

○第一，會(huì)議開始。第二，自由發(fā)言。

第三，隨時(shí)公布方案。第四，適時(shí)宣布休會(huì)。3加工處理?！?/p>

（4）頭腦風(fēng)暴法的完善（反向頭腦風(fēng)暴法）

2.KJ法

（1）先從團(tuán)體創(chuàng)意中收集各類意見，再將每一個(gè)意見寫于名片大小的卡片上，而后將卡片如撲克牌般地排列在大桌上。

（2）將創(chuàng)意有相似處的卡片聚成一處，則桌面上會(huì)形成一個(gè)個(gè)卡片的小集合。

（3）以簡潔的文字，濃縮每一堆卡片的意義，在每一堆卡片的最上面，放上一張一一行字代表其內(nèi)容的卡片。

（4）將數(shù)張一行字的卡片，按其相似處編成中集合，再把中集合編成大集合。

（5）編完大集合后，把這些大集合中方的小卡片，在大張的紙上展開做成相關(guān)圖或是構(gòu)照圖，而后再貼上各自所屬的卡片，形成各個(gè)體系的體系圖。

3.紙牌法

4.策劃樹法

第二節(jié)

會(huì)議策劃的原則與內(nèi)容

一、會(huì)議策劃的原則

1.目的性原則

2.利益主導(dǎo)原則

3.整體規(guī)劃原則

4.客觀現(xiàn)實(shí)原則

5.可操作性原則

6.周密性原則

7.整合原則

8.規(guī)范性原則

二、會(huì)議策劃的內(nèi)容

1.會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)的策劃

（1）會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)的含義及作用

1制約會(huì)議的議題和議程 ○2決定會(huì)議的性質(zhì)

○3影響會(huì)議的方式 ○4引導(dǎo)會(huì)議的結(jié)果

○（2）會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)策劃要注意的問題

1提出的目標(biāo)和任務(wù)要切實(shí)?！?處理好目標(biāo)層次之間關(guān)系

○a． 處理好總目標(biāo)與具體目標(biāo)的關(guān)系 b． 處理好主要目標(biāo)和次要目標(biāo)的關(guān)系

2.會(huì)議議題的策劃

1服務(wù)于會(huì)議目標(biāo)和任務(wù) ○2高效

○a． 凡擬提交會(huì)議討論的議題必須是必要的并且是需要立即討論的，避免讓那些沒有必要性的問題分散精力和占用會(huì)議時(shí)間。

b． 一次會(huì)議的議題要適量，避免因議題過多導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間冗長，會(huì)議效率下降。

c． 分清議題的主次輕重，明確中心議題或主要議題，以保證與會(huì)者能夠把主要精力集中于最重要和最需要認(rèn)真思考的問題上。

d． 準(zhǔn)備一定要充分。

e． 相關(guān)的議題集中或歸并討論，避免或最大限度地減少重復(fù)討論。

3準(zhǔn)確 ○a． 議題的表述要清楚準(zhǔn)確，避免含混或產(chǎn)生歧義。b． 議題的內(nèi)容必須與會(huì)議的權(quán)限相符，不能超出會(huì)議的職權(quán)范圍。（2）議題的形式 1書面形式

○a． 議案 b． 議程表 c． 提綱 2口頭形式

○（3）議題的提出、匯總與審查 1提案權(quán)與提案義務(wù)

○2議題提出時(shí)間

○a． 會(huì)前提出 b． 截止時(shí)間提出 c． 臨時(shí)提出 3議題的匯總 ○4議題的審查

○a． 該議題及可能作出的決定是否符合組織的管理目標(biāo)并屬于會(huì)議的職權(quán)范圍；

b． 該議題理由是否充分，相關(guān)材料是否可靠；

c． 該議題的時(shí)機(jī)是否成熟，是否必須在本次會(huì)議上討論； d． 該議題提出的程序是否符合有關(guān)規(guī)定。（4）議題的決定和處理 1議題的決定 ○2議題的處理

○a． 撤題

b． 轉(zhuǎn)題 c． 緩題 d． 協(xié)調(diào)

（5）其他應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng) 1思想上高度重視議題的安排

○2處理好主題與一般性議題的關(guān)系

○2.會(huì)議性質(zhì)、與會(huì)人員、規(guī)模與方式的策劃

（1）會(huì)議性質(zhì)的策劃 1會(huì)議的職權(quán)

○2會(huì)議的功能

○

（2）與會(huì)人員的確定 1確定與會(huì)人員的幾種程序

○a． 領(lǐng)導(dǎo)確定 b． 規(guī)則確定 c． 磋商確定 d． 選舉確定

2確定與會(huì)人員必須注意的問題

○a． 合法性 b． 必要性 c． 明確性 d． 代表性（3）會(huì)議規(guī)模的策劃

1效果

○2效率

○3場地 ○4成本

○（4）會(huì)議方式的策劃

1會(huì)場的座位格局

○2會(huì)議氣氛的渲染手段

○3會(huì)議的技術(shù)手段 ○4.會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)的策劃

（1）會(huì)議時(shí)間的策劃

1策劃會(huì)議時(shí)間應(yīng)當(dāng)把握的幾條原則

○a.時(shí)機(jī)原則 b.需要原則 c.成本和效率原則 d.協(xié)調(diào)原則 e.合法合規(guī)原則

2策劃會(huì)議時(shí)間需要注意的幾個(gè)問題

○a.會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)人、嘉賓、演講者是否能在這一時(shí)間參加會(huì)議。

b.學(xué)術(shù)性議、招標(biāo)性會(huì)議、論證會(huì)、聽證會(huì)等，與會(huì)者是否有足夠的事件準(zhǔn)備提交相關(guān)文件或發(fā)言材料 c.會(huì)議的各項(xiàng)組織和準(zhǔn)備工作是否能夠完成 d.會(huì)議的具體日期一定要考慮周到。

（2）會(huì)議地點(diǎn)的策劃 1選擇會(huì)議地點(diǎn)的意義

○a.良好的政治影響和經(jīng)濟(jì)效果 b.突出會(huì)議的主題 c.營造良好的會(huì)議氣氛

2策劃會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)綜合考慮的幾個(gè)具體問題

○a.地點(diǎn) b.歷史 c.服務(wù)設(shè)施

d.公共區(qū)域及施 e.費(fèi)用 f.景點(diǎn) g.安全 5.會(huì)議名稱的策劃

（1）會(huì)議名稱的作用

（2）策劃會(huì)議名稱的基本方法 1揭示會(huì)議主題特征

○2揭示會(huì)議主辦者特征

○3揭示會(huì)議功能特征 ○4揭示與會(huì)者身份特征

○5揭示會(huì)議出席范圍特征

○6揭示會(huì)議時(shí)間和屆次特征

○7揭示會(huì)議地點(diǎn)特征

○8揭示會(huì)議方式特征 ○（3）策劃會(huì)議名稱的注意事項(xiàng)

1正式場合、正式文件、會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)用會(huì)議全稱，以示莊重。

○ 2會(huì)議簡報(bào)、宣傳報(bào)道可以使用簡稱，但必須是規(guī)范化、習(xí)慣

○性簡稱。

第三節(jié)

會(huì)議策劃書的制定

一、會(huì)議策劃書的種類

1.代表會(huì)議策劃書

2.工作會(huì)議策劃書

3.表彰獎(jiǎng)勵(lì)性會(huì)議策劃書

二、會(huì)議策劃書的一般內(nèi)容

1.會(huì)議的目標(biāo)、指導(dǎo)思想和會(huì)議名稱

2.會(huì)議的議題、議程和日程安排

3.準(zhǔn)備邀請的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、貴賓；出席和列席會(huì)議的人員；會(huì)議的規(guī)模。

4.會(huì)議的起訖時(shí)間、報(bào)到時(shí)間。

5．會(huì)場的地址、規(guī)格及布置要求。

6.擬設(shè)立的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)。

7.會(huì)議的方式和技術(shù)手段。

8.會(huì)議的后勤保障措施以及輔助活動(dòng)的安排。

9.會(huì)議的宣傳方式。

10.會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算以及籌集經(jīng)費(fèi)的渠道和方式。

11.其他應(yīng)當(dāng)說明的事項(xiàng)。

三、會(huì)議策劃書的特點(diǎn)

1.預(yù)測性

2.程序性

3.請示性

四、會(huì)議策劃書的格式

1.標(biāo)題

2.主送機(jī)關(guān)

3.正文

4.落款

五、會(huì)議策劃書案例

第四節(jié)

會(huì)議策劃應(yīng)注意的問題

一、會(huì)議事前信息的收集及策劃人員的選擇

二、明確開會(huì)的目的與必要性

1.會(huì)議目標(biāo)必須用書面方式列明

2.會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際

3.會(huì)議目標(biāo)必須具體且可以衡量

三、合適的與會(huì)者的選擇

1.對實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人

2.能夠因參加會(huì)議而得到好處的人

四、會(huì)議日程的安排要秉承全面、具體、輕松、緊湊的要求

1.編排會(huì)議日程

2.根據(jù)議程的具體內(nèi)容、要求，合理安排日程。

3.大會(huì)日程的編排要明確具體，一目了然。

五、會(huì)議的營銷與宣傳

六、會(huì)議策劃中突發(fā)事件與風(fēng)險(xiǎn)的策劃與管理

1.及早動(dòng)手

2.全面考慮

3.訂出落實(shí)的時(shí)間表

4.借助它山之石

第五章

會(huì)議策劃方案的實(shí)施要點(diǎn) 第一節(jié)

會(huì)議工作的內(nèi)容及流程

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1.會(huì)議策劃

（1）會(huì)議策劃委員會(huì) 1制定目標(biāo)

○2確定人選

○3具體運(yùn)作 ○（2）策劃方案 1誰（Who）

○2什么（What）○3何時(shí)（When）○4何地（Where）

○5為何（Why）

○6如何（How）

○ 24

2.會(huì)議選址

（1）會(huì)議地點(diǎn)類型：酒店、會(huì)議中心、大學(xué)、輪船、療養(yǎng)地、主題公園、公共建筑、公司內(nèi)部的會(huì)議地點(diǎn)

（2）會(huì)議地點(diǎn)的選擇：距離和交通情況、舉辦會(huì)議的歷史、住宿、費(fèi)用、安全、會(huì)議地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施、會(huì)議地點(diǎn)附近的景點(diǎn)

3.制定營銷方案

（1）受眾

(2)宣傳材料（3）郵寄（4）廣告

4.預(yù)算制定

二、實(shí)施會(huì)議

1.編制會(huì)場手冊

2.設(shè)立信息中心

3.建立指導(dǎo)委員會(huì)

4.促進(jìn)會(huì)議日常交流

三、總結(jié)和評估

1.會(huì)議總結(jié)和評估

2.做好客戶回訪工作

3.召開總結(jié)表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員 第二節(jié)

會(huì)議工作范圍

狹義：

1.提供信息和建議，為會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者確定會(huì)議目標(biāo)和議題其參謀作用。2.根據(jù)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者確定的議題、時(shí)間和形式，制定會(huì)議的議程、日程以及程序的草案，呈請領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.根據(jù)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的要求擬寫會(huì)議的報(bào)告、講話、最后文件的草案，審查與會(huì)單位和與會(huì)人員提交的會(huì)議發(fā)言材料。

4.根據(jù)會(huì)議的要求安排會(huì)議場地并布置會(huì)場。5.做好會(huì)議活動(dòng)的接待工作。6.做好會(huì)議的各項(xiàng)記錄。

7.做好會(huì)議對內(nèi)和對外的宣傳聯(lián)絡(luò)工作。8.做好會(huì)議精神的傳達(dá)和反饋工作。9．處理好代表的提案。10.總結(jié)會(huì)議工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。11.收集會(huì)議文件，做好立卷歸檔工作。

12.注意搞好會(huì)議活動(dòng)的綜合協(xié)調(diào)，及時(shí)處理好各種突發(fā)性事件，保證會(huì)議順利進(jìn)行和圓滿結(jié)束。廣義：

1.關(guān)于會(huì)議產(chǎn)品要素的工作。2.會(huì)議的申辦與競標(biāo)活動(dòng)。3.會(huì)議的現(xiàn)場事務(wù)管理。4.會(huì)議的財(cái)務(wù)管理。5.會(huì)議附設(shè)展覽的運(yùn)作。6.會(huì)議評估與會(huì)后工作。第三節(jié)

會(huì)議工作分工

1.文件組 2.組織組 3.聯(lián)絡(luò)組 4.提案組 5.宣傳組 6.簡報(bào)組 7.會(huì)務(wù)組 8.保衛(wèi)組

第六章 會(huì)議的事件節(jié)點(diǎn)控制

第一節(jié) 會(huì)議議程

一、會(huì)議議程的含義

二、會(huì)議議程確定原則

1.一定要按照議題的輕重緩急編排出來會(huì)議的遺產(chǎn) 2.每一個(gè)議題應(yīng)預(yù)估所需的時(shí)間并明確地標(biāo)示出來 3.事先通知與會(huì)者，以使其做好準(zhǔn)備

三、安排議程的順序 1.先主后次 2.先次后主

3.由報(bào)告，到審議，再到表決 4.由總結(jié)，到表彰，再到交流

四、會(huì)議議程的書面結(jié)構(gòu) 1.標(biāo)題 2.題注 3.正文

五、會(huì)議議程的內(nèi)容 1.開場 2.基本情況介紹 3.自由發(fā)言討論問題 4.結(jié)論 5.會(huì)議結(jié)束 第二節(jié)

會(huì)議日程

一、會(huì)議日程的含義

二、會(huì)議日程安排要求

三、會(huì)議日程編排要點(diǎn)

四、會(huì)議日程的書面結(jié)構(gòu) 1.標(biāo)題

2.正文（1）表格式（2）日期式（3）條款 第三節(jié)

會(huì)議程序

一、會(huì)議程序的含義

二、會(huì)議程序的書面結(jié)構(gòu) 1.標(biāo)題 2.題注 3.正文（1）序號(hào)式（2）時(shí)間序列式 4.落款

三、會(huì)議議程、日程和程序的聯(lián)系與區(qū)別 第四節(jié) 有效控制會(huì)議進(jìn)程

一、控制會(huì)議進(jìn)程的必要性

二、控制會(huì)議進(jìn)程的方法 1.為會(huì)議規(guī)定節(jié)奏 2.為會(huì)議創(chuàng)造節(jié)奏

3.靈活和合理地調(diào)整會(huì)議節(jié)奏 4.控制發(fā)言時(shí)間

5.在會(huì)中盡量減少與議題無關(guān)的爭辯與討論 6.可以采取有聲互動(dòng)法和無聲互動(dòng)法控制會(huì)議進(jìn)程（1）有聲互動(dòng)法（2）無聲互動(dòng)法

第七章

會(huì)議的文秘服務(wù)

第一節(jié)

會(huì)議文秘服務(wù)內(nèi)容

一、會(huì)議文秘服務(wù)特點(diǎn) 1.服務(wù)性 2.被動(dòng)性 3.事務(wù)性 4.綜合性 5.時(shí)間性

二、會(huì)議文秘服務(wù)的工作內(nèi)容 1.確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、日期 2.確認(rèn)與會(huì)人員 3.發(fā)送會(huì)議通知 4.編組

5.設(shè)備準(zhǔn)備和調(diào)試 6.會(huì)場布置 7.接待與會(huì)者 8.講話

（1）預(yù)備好要演講的主要內(nèi)容，可以草擬一個(gè)講話提綱，也可以將提綱卸載卡片上。

（2）陽江所用的資料一定要進(jìn)過調(diào)查，確保與事實(shí)相符。（3）在鏡子面前練習(xí)，注重練習(xí)自己的面部表情、形體姿態(tài)及手勢的表達(dá)。

（4）站姿挺直，神態(tài)自然，眼睛要始終注視著下面的聽眾，以示尊重。

（5）主題明確，證據(jù)充分，舉例生動(dòng)。

（6）語言通俗易懂，語言標(biāo)準(zhǔn)，語調(diào)有變化，聲音洪亮。（7）對演講的時(shí)間進(jìn)行合理安排，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成演講。

（8）在適當(dāng)?shù)牡胤酵ｎD一下，以使大家能跟上你的思路，理解 29 所講的內(nèi)容。

（9）要有一個(gè)良好的精神狀態(tài)，準(zhǔn)備充分。

第二節(jié)

擬發(fā)會(huì)議通知

一、會(huì)議通知的作用 1.傳遞會(huì)議信息 2.收集信息 3.反饋信息 4.履行相關(guān)義務(wù)

二、會(huì)議通知的種類 1.按通知的形式分 2.按通知的性質(zhì)分

3.按通知的名稱分：會(huì)議通知、邀請信、請柬、海報(bào)、公告

三、會(huì)議通知的內(nèi)容 1.會(huì)議名稱 2.主辦者 3.會(huì)議的內(nèi)容 4.參加對象 5.會(huì)議的時(shí)間 6.會(huì)議的地點(diǎn) 7.其他事項(xiàng) 8.聯(lián)絡(luò)信息

四、會(huì)議通知的結(jié)構(gòu)

五、會(huì)議通知的形式 1.口頭通知 2.電話（傳真通知）3.書面通知 4.電子郵件

30（1）每位員工必須申請電子郵箱名稱；（2）每位員工必須養(yǎng)成瀏覽電子郵箱的習(xí)慣；（3）同一辦公室的員工有義務(wù)互相轉(zhuǎn)告會(huì)議通知信息。

六、會(huì)議通知的發(fā)放 1.準(zhǔn)備和分發(fā)會(huì)議通知 2.打印會(huì)議通知 3.發(fā)送會(huì)議通知 4.注意事項(xiàng)

（1）對擬任免、調(diào)動(dòng)的人員發(fā)通知要特別注意，不能把準(zhǔn)備調(diào)動(dòng)但尚未調(diào)動(dòng)的人的通知發(fā)錯(cuò)單位。

（2）對于一些區(qū)域性會(huì)議、全國性乃至國際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以免會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購車、機(jī)票。（3）有時(shí)，會(huì)議期間臨時(shí)決定召開一些小會(huì)，所以還有個(gè)會(huì)間通知的問題。會(huì)間通知要貼在醒目處，一定要寫清會(huì)議的詳細(xì)場所。會(huì)見通知最好在大會(huì)上宣布或在飯前通知，否則，很難通知到所有與會(huì)者或有關(guān)與會(huì)者。第三節(jié)

邀請演講者

一、邀請演講者 1.演講人選問題 2.演講者演講主題問題 3.演講者時(shí)間安排問題

二、邀請演講者需要注意的問題 1.是否同意錄音 2.是否需要特殊的設(shè)備 3.最終確認(rèn)

第四節(jié) 會(huì)議主題活動(dòng)策劃與安排

一、寓“會(huì)“于樂，事半功倍

二、了解與會(huì)者身份，適合不同口味

三、考察活動(dòng)資源，豐富主題活動(dòng)形式 1.交誼會(huì) 2.旅游、參觀 3.文化活動(dòng)

4.針對特殊興趣與會(huì)者安排活動(dòng)

四、做好主題活動(dòng)的組織安排 1.誰來負(fù)責(zé)組織安排主題活動(dòng)

2.是否要將主題活動(dòng)的組織外包給專業(yè)公司 3.會(huì)議地點(diǎn)有哪些活動(dòng)設(shè)施 4.預(yù)先對商業(yè)演出進(jìn)行訂票 5.考慮主題活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算問題

五、主題活動(dòng)安排應(yīng)注意的事項(xiàng) 1.會(huì)議地點(diǎn)是否能夠提供這些主題活動(dòng) 2.如果預(yù)定的節(jié)目不能演出怎么辦

3.是否有人在進(jìn)行選擇之前觀看國這些演出節(jié)目 4.演出節(jié)目是否需要預(yù)演場地和時(shí)間

5.會(huì)議承辦者是否應(yīng)該就主題活動(dòng)安排簽訂正式的協(xié)議 第五節(jié) 會(huì)前會(huì)和會(huì)后會(huì)

一、會(huì)前會(huì) 1.籌備會(huì) 2.檢查會(huì) 3.動(dòng)員會(huì)

二、會(huì)后會(huì)

第二篇：會(huì)議策劃與管理

第六章會(huì)議策劃與管理

一、會(huì)議的作用

1、發(fā)布信息

2、決策功能

3、協(xié)調(diào)功能

4、檢查監(jiān)督功能

5、激勵(lì)功能

二、會(huì)議的策劃要素

1、舉辦者

2、與會(huì)者

3、議題

4、名稱

5、方式

6、時(shí)間

7、地點(diǎn)

8、結(jié)果

三、會(huì)議類型

1、按區(qū)域分：

國際性的會(huì)議；

全國性的會(huì)議；區(qū)域性的會(huì)議；

單位或部門的會(huì)議；街道、家庭會(huì)議等。

2、按規(guī)模分：

有幾人到十幾人的小型會(huì)議；

上百或幾百人的中型會(huì)議；

上千或幾千人的大型會(huì)議；

萬人以上參加的特大型會(huì)議等。

3、按內(nèi)容分：

政治類；經(jīng)濟(jì)類；軍事類；

商務(wù)類；事務(wù)類；學(xué)術(shù)類會(huì)議等。

4、按時(shí)間分：

定期性會(huì)議；不定期性會(huì)議；

需要連續(xù)開兩次以上的多次性會(huì)議等。

5、按形式分：

有聚有議的會(huì)議，如討論會(huì)、座談會(huì)等；

有聚不議的，如報(bào)告會(huì)、動(dòng)員會(huì)、表彰會(huì)、紀(jì)念會(huì)。

6、按會(huì)議階段分：預(yù)備會(huì)議；正式會(huì)議。

7、按會(huì)議手段分：

傳統(tǒng)方式的常規(guī)會(huì)議；

電視、電話、廣播、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等。

8、按會(huì)議性質(zhì)分：

（1）法定性或制度性會(huì)議 黨代會(huì)、人代會(huì)、職代會(huì)、婦代會(huì)、股東大會(huì)。

（2）決策性會(huì)議 常委會(huì)、黨組會(huì)、理事會(huì)、董事會(huì)等。

（3）工作性會(huì)議 動(dòng)員大會(huì)、工作布置會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、現(xiàn)場辦公會(huì)、總結(jié)會(huì)、聯(lián)席會(huì)，座談會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、務(wù)虛會(huì)。

（4）專業(yè)性會(huì)議 研討會(huì)、論壇、論證會(huì)、聽證會(huì)、答辯會(huì)、專題會(huì)、鑒定會(huì)等。

（5）顯示性會(huì)議 表彰會(huì)、紀(jì)念會(huì)、慶祝會(huì)、請功會(huì)等。

（6）商務(wù)性會(huì)議 招商會(huì)、訂貨會(huì)、貿(mào)易洽談會(huì)、觀摩會(huì)、產(chǎn)品推介會(huì)、促銷會(huì)等。

（7）聯(lián)誼性會(huì)議 接見、會(huì)見、茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)、懇談會(huì)等。

（8）信息性會(huì)議 新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)、報(bào)告會(huì)、咨詢會(huì)。

四、會(huì)務(wù)服務(wù)的內(nèi)容

●主要包含會(huì)議服務(wù)與會(huì)議接待兩個(gè)方面

●會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議通知、會(huì)場布置、會(huì)議編組、證件制發(fā)、交通接送、安全保障；

●會(huì)間工作：人員簽到、迎候入座、文件印發(fā)、會(huì)議記錄、參觀引導(dǎo)、會(huì)場調(diào)度、現(xiàn)場指揮、生活服務(wù)；

●會(huì)后收尾：票務(wù)安排、文件清退、財(cái)務(wù)結(jié)算、會(huì)場清理等。

五、會(huì)議的組織

（一）大中型會(huì)議組織

【一】會(huì)議準(zhǔn)備階段

會(huì)議準(zhǔn)備階段是指從決定召開會(huì)議并著手籌備開始，到與會(huì)人員報(bào)到結(jié)束并安排就緒期間的工作。會(huì)議準(zhǔn)備工作是否充分，對會(huì)議效率和效果有很大影響。要開好會(huì)議，必須把準(zhǔn)備工作做好。通常情況下，會(huì)前準(zhǔn)備工作有：

1、落實(shí)組織領(lǐng)導(dǎo)

接受會(huì)議籌備任務(wù)后，要根據(jù)會(huì)議規(guī)模大小、會(huì)議內(nèi)容涉及部門的多少等因素，確定籌備工作應(yīng)由誰來承擔(dān)。具體要求是：

●現(xiàn)有部門可以獨(dú)自承擔(dān)的，可確定由該部門獨(dú)自承擔(dān)。

●一個(gè)部門獨(dú)自承擔(dān)有困難或會(huì)議內(nèi)容涉及方面較多的，可明確幾個(gè)部門共同籌備，并指定一個(gè)部門領(lǐng)頭。

●必要時(shí)可以成立會(huì)議籌備領(lǐng)導(dǎo)小組。

●領(lǐng)導(dǎo)組織下還可以設(shè)幾個(gè)工作小組，分別承擔(dān)會(huì)務(wù)議程安排、文字起草、行政接待等項(xiàng)工作。

●為了完成高規(guī)格的會(huì)議接待工作，通常由一位主要領(lǐng)導(dǎo)直接抓會(huì)議籌備工作，專門研究布置會(huì)議的各項(xiàng)具體工作，明確各接待人員的職責(zé)。

2、擬發(fā)會(huì)議通知

通知必須說明會(huì)議的目的，參加范圍，主要議程，報(bào)到及開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)，與會(huì)人員需要帶的材料或用品，擬發(fā)通知的部門名稱，通知印發(fā)日期，聯(lián)系人與聯(lián)絡(luò)方式，聯(lián)系電話

號(hào)碼等。通知擬訂之后，要按規(guī)定的程序送審、簽發(fā)、復(fù)印、發(fā)出。

3、擬訂開會(huì)方案

方案中要寫明批準(zhǔn)召開會(huì)議的機(jī)關(guān)，會(huì)議內(nèi)容，會(huì)議目的，會(huì)議程序（包括會(huì)議議程、日程等安排），出席，列席和服務(wù)人員的部門和數(shù)量，組織領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。方案擬定后，經(jīng)高級(jí)主管批準(zhǔn)后執(zhí)行。

4、準(zhǔn)備文字資料文件資料應(yīng)用文件袋裝好

會(huì)議的文字資料很多，并且不同的會(huì)議對文字資料的要求也不同，主要包括：

●會(huì)議主要文字資料。如開幕閉幕詞、重要講話、典型發(fā)言資料、大會(huì)決議等。

●會(huì)議輔助文字資料。如會(huì)議須知、作息時(shí)間表、會(huì)議日程表、與會(huì)人員名單、住房及電話號(hào)碼、編組名單、組長（或召集人）、討論地點(diǎn)，等等。會(huì)議所需文字資料，凡會(huì)前可以印出的，都應(yīng)在會(huì)前印好，一般應(yīng)在與會(huì)人員報(bào)到時(shí)發(fā)到他們手中。

5、安排會(huì)議接待

會(huì)議接待周到與否，對能否開好會(huì)議至關(guān)重要。因此，在會(huì)前應(yīng)充分準(zhǔn)備、周密計(jì)劃，會(huì)議期間要做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)、不出紕漏。

6、安排會(huì)場

大會(huì)會(huì)場要布置得莊嚴(yán)、樸素、隆重，能體現(xiàn)會(huì)議的主題和氣氛，開會(huì)前對會(huì)標(biāo)、主席臺(tái)座次（后面要講）、代表座區(qū)、燈光、音響、通風(fēng)和取暖設(shè)施、茶水供應(yīng)、進(jìn)出通道等，都要認(rèn)真仔細(xì)地進(jìn)行檢查，做到項(xiàng)項(xiàng)落實(shí)，不出差錯(cuò)。

如果會(huì)議設(shè)分會(huì)場或小組討論地點(diǎn)，也須在會(huì)前檢查落實(shí)。

7、宣傳報(bào)道準(zhǔn)備

根據(jù)會(huì)議的規(guī)格和內(nèi)容，對會(huì)議需要報(bào)道的事項(xiàng)，應(yīng)預(yù)先作出安排，并提前與有關(guān)新聞單位，如報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)等聯(lián)系落實(shí)。新聞單位工作人員一般不需要駐會(huì)，必須駐會(huì)者要在會(huì)前安排好。對會(huì)議報(bào)道要嚴(yán)加控制，如果可報(bào)道可不報(bào)道，一律不報(bào)道。

8、會(huì)前動(dòng)員

對內(nèi)容重要、服務(wù)人員多的大會(huì)，為了做好會(huì)上各項(xiàng)服務(wù)工作，會(huì)前一般要開會(huì)作一次動(dòng)員，講明服務(wù)要求和注意問題。其范圍包括會(huì)上的工作人員、服務(wù)人員、招待單位、醫(yī)療單位和保安部門等方面的負(fù)責(zé)人，有的會(huì)議在大會(huì)開幕前還要召開預(yù)備會(huì)議，請各代表團(tuán)組的負(fù)責(zé)人和大會(huì)工作人員共同參加，講明會(huì)議的重要性、議程和要求，使大家同心協(xié)力，共同開好會(huì)議。

【二】會(huì)議進(jìn)行階段

會(huì)議進(jìn)行階段一般是指從會(huì)議開始到閉幕這段時(shí)間。主要工作包括：

1、組織好會(huì)議開幕活動(dòng)

●組織好與會(huì)人員簽到、入場和按順序入座，清點(diǎn)到會(huì)人數(shù)。

●向大會(huì)主持人報(bào)告到會(huì)人員情況和缺席原因。

●組織大會(huì)主席團(tuán)按次序就座，檢查主席臺(tái)擴(kuò)音、燈光等設(shè)施。

●會(huì)議開始后，應(yīng)到會(huì)場角落檢查音響效果。如設(shè)有分會(huì)場，對其收聽效果也要及時(shí)了解，發(fā)現(xiàn)問題盡快解決。

●如有須臨時(shí)通知的事項(xiàng)，要在會(huì)議宣布休會(huì)前報(bào)告大會(huì)主持人設(shè)法通知。

●根據(jù)會(huì)議需要組織好會(huì)議記錄或錄音。

2、及時(shí)掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)

會(huì)議開始后，要及時(shí)掌握會(huì)議進(jìn)行過程中的情況和問題，廣泛聽取各方面的意見，保證大會(huì)按照正確的方向進(jìn)行。

●如大會(huì)安排工作報(bào)告或典型發(fā)言并組織小組討論時(shí)，大會(huì)應(yīng)選派人員分別參加，及時(shí)掌握討論情況，并認(rèn)真整理、反饋。

●召開工作會(huì)議，為了加強(qiáng)引導(dǎo)，樹立榜樣，可選定適當(dāng)數(shù)量的部門作中心發(fā)言，以便進(jìn)行交流，互相啟發(fā)。

●會(huì)議預(yù)定的議程和日程，一般情況下不得改變；特別情況下確需改變的，要將變動(dòng)的必要性和變動(dòng)意見報(bào)告大會(huì)領(lǐng)導(dǎo)單位，由大會(huì)領(lǐng)導(dǎo)小組或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者決定。

3、組織會(huì)內(nèi)協(xié)調(diào)

●凡會(huì)議期間形成某方面的決定、辦法、規(guī)定等法規(guī)性文件的，應(yīng)在通過之前召集有關(guān)部門充分協(xié)商，統(tǒng)一意見、組織會(huì)簽，避免草率通過后意見不一，執(zhí)行困難。

●對需要作出大會(huì)決議或以大會(huì)名義分發(fā)的各種文件和資料，要將草稿提前印發(fā)到與會(huì)人員手中，進(jìn)行充分討論，認(rèn)真修改。防止個(gè)別人起草后直接到大會(huì)宣讀、表決。

●對負(fù)有產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)任務(wù)的會(huì)議，對選舉辦法、候選人名單等，要充分醞釀，對會(huì)上提出的意見認(rèn)真研究采納，并做好協(xié)調(diào)解釋工作。

4、做好會(huì)議結(jié)束的準(zhǔn)備

●檢查該印發(fā)、換發(fā)的文件、資料等是否印好發(fā)出。

●檢查與會(huì)者預(yù)訂的返程車票、機(jī)票，是否已經(jīng)如期購到，并發(fā)到了有關(guān)與會(huì)人員手中。對個(gè)人的特別需要是否能盡量滿足。

●對與會(huì)人員手中需要請退的票證，要安排好請退工作。

●按返程車次時(shí)間作出送站計(jì)劃，落實(shí)送站車輛和人員。

【三】會(huì)議結(jié)束階段

結(jié)束階段是指從會(huì)議閉幕到全體工作人員離開開會(huì)地點(diǎn)的一段時(shí)間。主要工作包括：

1、清理會(huì)議文件、資料

對會(huì)議文件、資料，要按照主管審定的收、帶、存、銷范圍，該收回的及時(shí)收回并清點(diǎn)注結(jié)；該帶走的文件讓與會(huì)者帶走（如原系草稿需換正式文件的也要查點(diǎn)落實(shí)）；需要存檔的文件要收集齊全，交檔案管理部門保存；對多余的文件、資料、草稿等，要認(rèn)真清點(diǎn)，經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。對所有文件和機(jī)密資料都要處理得當(dāng)，防止失密泄密。

2、辦理財(cái)務(wù)手續(xù)

對會(huì)議所需開支，屬于統(tǒng)一核銷的由大會(huì)結(jié)清；應(yīng)由與會(huì)者個(gè)人結(jié)算的，通知有關(guān)個(gè)人在離會(huì)前如數(shù)結(jié)清。會(huì)議工作人員要給與會(huì)者以結(jié)算方便，以免影響與會(huì)者返程。工作人員離會(huì)前，要向住所結(jié)清賬目。

3、安排送站活動(dòng)

要根據(jù)與會(huì)者返程情況，做出送站計(jì)劃，對返程人員、送站人員、車輛、司機(jī)、時(shí)間、地點(diǎn)等，都要一一落實(shí)，避免疏漏。因特殊情況誤車的人員，要作出妥善安排，并將返程情況及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員。

4、做好會(huì)議總結(jié)

一次會(huì)議結(jié)束后，對會(huì)議的組織工作和效益、得失等要認(rèn)真總結(jié)，肯定成績，找出不足。

（二）小型會(huì)議組織

上面所談是各種大型會(huì)議的組織工作。大型會(huì)議規(guī)模大、程序多、難度大，所以以提示重點(diǎn)為主。對小型會(huì)議的組織，主要是對公司上層領(lǐng)導(dǎo)人員召開的決策協(xié)調(diào)型會(huì)議的組織，一般應(yīng)掌握以下幾點(diǎn)：

●所提報(bào)的各項(xiàng)會(huì)議資料，文字要簡明、扼要、準(zhǔn)確。

●要規(guī)定所需文件的份數(shù)、時(shí)限，如果有附件、圖表等，一起附上。

●對議題進(jìn)行決策性把關(guān)。

●對可以提交會(huì)議研究，但涉及兩部門以上業(yè)務(wù)的，要檢查是否需要在會(huì)前先行協(xié)調(diào)，對應(yīng)協(xié)調(diào)而未協(xié)調(diào)的議題不予安排。

●對應(yīng)予安排討論的議題，要按照重要程度和緊急程度排定先后次序。

●一次會(huì)議不可將議題安排得過多、過滿，避免通知有關(guān)人員到會(huì)后，因議題排不上而出現(xiàn)陪會(huì)現(xiàn)象；或因受時(shí)間所限不能充分討論而倉促?zèng)Q定。

●參加會(huì)議的人員要嚴(yán)格按照通知的范圍到會(huì)，出席會(huì)議的人員不得隨意帶助理參加會(huì)議?！耖_會(huì)期間，非與會(huì)人員不準(zhǔn)隨便進(jìn)入會(huì)議室；外來電話一般不予傳送；緊急事項(xiàng)須經(jīng)會(huì)議工作人員報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后處理。

如果有電話或有事相告，工作人員應(yīng)走到對方身邊，輕聲轉(zhuǎn)告。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知。

●議題在會(huì)前已發(fā)給與會(huì)人員的，會(huì)上不再照本宣科，匯報(bào)單位可簡要說明需請示解決的問題和要求，以節(jié)省時(shí)間。

●會(huì)議發(fā)言應(yīng)緊緊圍繞討論的議題，抓住要害，突出重點(diǎn)，言簡意賅，明確表態(tài)，并視情況限定發(fā)言時(shí)間。工作人員要做好會(huì)議記錄。

●與會(huì)人員應(yīng)集中精力開好會(huì)議，認(rèn)真聽取討論發(fā)言，不要議論與議題無關(guān)的問題，不要在會(huì)場閱批其他部門送來的文件、資料。

●議題討論結(jié)果，由辦公部門負(fù)責(zé)整理后，并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員審定后印發(fā)。其他部門不得私下錄音、錄影或整理、印發(fā)討論情況，并進(jìn)行傳播。

●會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議程序，并對討論的議題作出明確的決議。

●準(zhǔn)確、及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要一般應(yīng)于會(huì)議結(jié)束當(dāng)日或次日寫出初稿送給領(lǐng)導(dǎo)主管簽發(fā)。同時(shí)對與決議事項(xiàng)有關(guān)的部門，都應(yīng)發(fā)送紀(jì)要以便通知照辦。

對按規(guī)定不發(fā)會(huì)議紀(jì)要的部門，可發(fā)有關(guān)決議事項(xiàng)通知單。

對會(huì)議決議事項(xiàng)要加強(qiáng)催辦、查辦。對辦理不力的要采取有效措施促其及時(shí)辦結(jié)，避免延時(shí)誤事。

●決議事項(xiàng)的辦理情況應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主管報(bào)告，并提出有針對性的措施促進(jìn)辦理，避免開過會(huì)不解決問題又重復(fù)開會(huì)的弊端。

六、主席臺(tái)的坐次排列：

（1）前排高于后排

（2）中央高于兩側(cè)：中央者為主角或主賓，以當(dāng)事人的左右為準(zhǔn)左為上（左高）

（3）政務(wù)禮儀：左高商務(wù)禮儀：右高

第三篇：會(huì)議組織與活動(dòng)策劃（精選）

《會(huì)議組織與活動(dòng)》實(shí)訓(xùn)課程教學(xué)大綱

課程名稱：會(huì)議組織與活動(dòng)實(shí)訓(xùn)課程性質(zhì)：職業(yè)實(shí)訓(xùn)課 總 學(xué) 時(shí)：24學(xué)時(shí)，其中（理論：10學(xué)時(shí)； 實(shí)踐：14學(xué)時(shí)）學(xué)分：2學(xué)分 適用專業(yè)：2011級(jí)法律文秘1、2、3班開課單位：法律系 先修課程：秘書綜合實(shí)務(wù)

一、課程性質(zhì)、目的《會(huì)議組織與活動(dòng)實(shí)訓(xùn)》是一門研究秘書業(yè)務(wù)活動(dòng)及其規(guī)律的綜合應(yīng)用學(xué)科，是為秘書專業(yè)開設(shè)的專業(yè)課。其目的是使學(xué)生能夠在今后的實(shí)際工作中明確秘書工作的基本理論，了解秘書工作的基本任務(wù)和內(nèi)容，為從事秘書工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過本課程的教學(xué)，使學(xué)生掌握秘書實(shí)務(wù)的基本理論、基本知識(shí)和基本技能，熟知秘書工作各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容、程序和方法，培養(yǎng)和提高分析與解決文秘業(yè)務(wù)問題的能力，為畢業(yè)后適應(yīng)和勝任浙江中小企業(yè)秘書工作奠定良好的基礎(chǔ)。

二、課程主要知識(shí)點(diǎn)及基本要求

（基本要求分掌握、理解、了解、會(huì)用等4個(gè)層次編寫）

三、教學(xué)內(nèi)容及學(xué)時(shí)分配

（此部分不能按照某一部具體教材編寫，應(yīng)根據(jù)課程的主要知識(shí)點(diǎn)編寫，同時(shí)應(yīng)給出教學(xué)基本要求、知識(shí)點(diǎn)的重點(diǎn)和難點(diǎn)內(nèi)容）

四、課程考核及成績評定

（課程考核分考試和考查2種，應(yīng)與教學(xué)計(jì)劃一致；成績評定：純理論課程一般卷面90%，平時(shí)與作業(yè)10%；理論+實(shí)踐課程一般卷面80%，平時(shí)、作業(yè)和實(shí)踐20%）

五、推薦教材和教學(xué)參考書

教材：《》，ⅹⅹ編著，ⅹⅹ出版社，年。

參考書：《》，ⅹⅹ編著，ⅹⅹ出版社，年。

《》，ⅹⅹ編著，ⅹⅹ出版社，年。

第四篇：會(huì)議組織與管理

導(dǎo)航

通過學(xué)習(xí)，你將能夠： ● 了解和正確認(rèn)知會(huì)議；

● 掌握保障會(huì)議成功舉辦的準(zhǔn)備工作； ● 了解大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃情況。

會(huì)議組織與活動(dòng)管理

一、會(huì)議的正確認(rèn)知

1.會(huì)議的現(xiàn)狀

研究表明，企業(yè)員工每天有一半以上的時(shí)間在開會(huì)，而會(huì)議議題達(dá)成一致和通過認(rèn)可的卻很少。由于會(huì)議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計(jì)劃內(nèi)的工作，為企業(yè)帶來各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關(guān)會(huì)議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會(huì)，大會(huì)接小會(huì)，神經(jīng)快崩潰；上午有早會(huì)，下午有午會(huì)，下班不能走，還要開晚會(huì)；每周開周會(huì)，每月有月會(huì)，隨時(shí)檢討會(huì)，年底是年會(huì)?！?/p>

大多數(shù)企業(yè)認(rèn)為，通過會(huì)議的效率和會(huì)后的執(zhí)行效率，可以決定企業(yè)的最終效率。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全球每天要舉行數(shù)百萬次會(huì)議，例如英國每天有4000000小時(shí)被用于會(huì)議；美國平均每天舉行1100萬次會(huì)議；經(jīng)理們花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間占工作時(shí)間的40%～70%；《哈佛商業(yè)評論》通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間為3.5小時(shí)，非正式會(huì)議的時(shí)間為1小時(shí)。

通常情況下，企業(yè)行政部門參與的會(huì)議較多，部門員工不僅要出席會(huì)議、組織會(huì)議，更多的時(shí)間是策劃和安排會(huì)議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會(huì)于中國好比是騎自行車，全球數(shù)量最多，水平卻極差?！币虼?，企業(yè)要想提高會(huì)議的成功率，很大程度上取決于成功的會(huì)前組織、籌劃和安排。

2.會(huì)議的重要性

會(huì)議的召開非常重要，大多數(shù)企業(yè)都是通過會(huì)議決定其基本走向，認(rèn)為召開會(huì)議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè)90%以上的重大決策都是在會(huì)議中制定和貫徹，通過會(huì)議可以解決和處理問題，但是由于會(huì)議水平有限，導(dǎo)致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業(yè)花費(fèi)在開會(huì)上的時(shí)間越來越多，召開會(huì)議的頻率也越來越高。

3.會(huì)議的定義

會(huì)議是由三個(gè)或三個(gè)以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對面的多向溝通。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了視頻會(huì)議，例如QQ群會(huì)議、MSN會(huì)議、甚至通過Skype也可以開會(huì)。然而視頻會(huì)議相比面對面會(huì)議具有特殊的要求，視頻會(huì)議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會(huì)議地點(diǎn)且不能夠隨意更改、嚴(yán)格的會(huì)議時(shí)間和超強(qiáng)技術(shù)手段的支撐。

4.會(huì)議的作用

會(huì)議的作用主要包括：

第一，會(huì)議能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息； 第二，匯聚信息；

第三，解決問題，當(dāng)今會(huì)議不僅在提供信息方面出現(xiàn)問題，更是解決現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，通過會(huì)議形式幫助企業(yè)解決和處理問題；

第四，企業(yè)為員工提供的教育和培訓(xùn)，也都是通過會(huì)議的形式傳遞； 第五，會(huì)議還可以為企業(yè)傳達(dá)指示、政策制度和精神；

第六，會(huì)議會(huì)為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領(lǐng)導(dǎo)往往通過盡可能多的召開會(huì)議，鞏固其在團(tuán)隊(duì)成員心目中的地位和作用。

5.會(huì)議的影響

會(huì)議為企業(yè)帶來的影響包括正面和負(fù)面影響，會(huì)議不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息、解決問題，同時(shí)會(huì)議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業(yè)頻繁召開低效率的會(huì)議，還會(huì)帶來很多負(fù)面影響，在人員、成本、時(shí)間精力以及效率和品質(zhì)方面產(chǎn)生會(huì)議的波紋效應(yīng)。

所謂波紋效應(yīng)，是指兩個(gè)決策層將處理不了的問題，單獨(dú)拿出召集中層開會(huì)討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個(gè)更好的解決辦法，導(dǎo)致影響范圍越來越大、所花時(shí)間越來越長，如同水中泛起的波紋一樣。

6.會(huì)議的頻率

不同會(huì)議召開的頻率不同：固定的部門會(huì)議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會(huì)議或員工大會(huì)的頻率要視公司規(guī)模而定，但一般員工大會(huì)每三個(gè)月召開一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發(fā)事情的會(huì)議要隨時(shí)召開。

7.會(huì)議的規(guī)模

根據(jù)會(huì)議的功能不同，會(huì)議人數(shù)有嚴(yán)格的限制。制定決策的會(huì)議，例如年底的務(wù)虛會(huì)是為決定明年銷售政策、研發(fā)政策、相關(guān)制度和戰(zhàn)略目標(biāo)召開的會(huì)議，一般人數(shù)比較少，限制在50人以內(nèi)，因?yàn)槿藬?shù)越少越容易達(dá)成共識(shí)；問題解決式的會(huì)議，人數(shù)不應(yīng)超過10個(gè)；培訓(xùn)式的會(huì)議，一般建議培訓(xùn)時(shí)是小班30個(gè)人以內(nèi)效果非常好；正式報(bào)告會(huì)議，比如員工大會(huì)進(jìn)行宣傳貫徹政策時(shí)人數(shù)越多越好。

8.會(huì)議的結(jié)構(gòu)

會(huì)議結(jié)構(gòu)與事務(wù)發(fā)生的結(jié)構(gòu)一樣，經(jīng)歷事前、事中和事后三個(gè)過程。事前

事前主要是會(huì)議的計(jì)劃、籌備和安排階段。

事中

事中是會(huì)議的召開階段，分為開場、擴(kuò)展、回收、達(dá)成共識(shí)和結(jié)束會(huì)議。會(huì)議開場由主持人詳細(xì)介紹會(huì)議情況；擴(kuò)展是按照會(huì)議議題的順序逐一進(jìn)行討論的過程；回收是對每一個(gè)議題經(jīng)討論達(dá)成一致的結(jié)果，最后達(dá)成共識(shí)結(jié)束會(huì)議。

事后

事后則是會(huì)議的追蹤和反饋階段，許多會(huì)議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會(huì)議的結(jié)束一定是下次會(huì)議的開始，因此追蹤反饋通過會(huì)議紀(jì)要落實(shí)，由主持人或者會(huì)務(wù)工作人員追蹤和落實(shí)。

9.會(huì)議的成本

會(huì)議的成本包括時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本。

時(shí)間成本

會(huì)議的時(shí)間成本是會(huì)議前、會(huì)議中和會(huì)議后的時(shí)間，可以輕松計(jì)算。

直接會(huì)議成本

直接會(huì)議成本包括場地和設(shè)施設(shè)備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復(fù)印及小禮品花費(fèi)的成本。

效率損失成本

效率損失成本是由于開會(huì)而耽誤和影響其他工作或者合同的落實(shí)和簽訂，帶來的隱形損失。

會(huì)議的成本帶給會(huì)議籌劃者一個(gè)啟示：站在生意人的角度決定某些會(huì)議召開的必要性。

二、成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作

一個(gè)成功的會(huì)議在召開前需要做許多方面的準(zhǔn)備，其中包含會(huì)議政策、會(huì)議程序、會(huì)議文化和場外工夫的準(zhǔn)備。

1.會(huì)議政策

會(huì)議政策包含：

第一，尋找解決會(huì)議的其他方法； 第二，會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制； 第三，了解會(huì)議的目的； 第四，選擇適合的參會(huì)人員； 第五，合理安排會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)；

第六，會(huì)議議題要到位，討論議題的順序要合理；

第七，強(qiáng)調(diào)該合起來召開的會(huì)議不分別召開，絕對不必召開的會(huì)議堅(jiān)決取消。一般企業(yè)在進(jìn)行會(huì)議籌劃前，需要考慮有無其他解決會(huì)議議題的方法，如果不開會(huì)可以解決問題則盡量不開，選擇其他方式進(jìn)行溝通，例如調(diào)研、問卷、電話、短信，或者發(fā)布正式的公文進(jìn)行溝通。

會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制是指將負(fù)責(zé)落實(shí)、執(zhí)行和監(jiān)督的人員落實(shí)到位。通常情況下，會(huì)議管理機(jī)構(gòu)機(jī)制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負(fù)責(zé)和落實(shí)執(zhí)行，包括事后的追蹤和反饋。企業(yè)在每次會(huì)議之前要達(dá)到的會(huì)議目的和功能，一般來說，會(huì)議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問題、教育訓(xùn)練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會(huì)人員。而且會(huì)議中只有選擇合適的參會(huì)人員，才能夠達(dá)到會(huì)議的預(yù)期效果。

2.會(huì)議程序

企業(yè)在安排會(huì)議程序時(shí)，需要注意會(huì)議的主題與目標(biāo)、會(huì)議形式、具體議程、參會(huì)人員、召開時(shí)間與地點(diǎn)、預(yù)期結(jié)論、會(huì)議文件準(zhǔn)備和發(fā)放及工作分配落實(shí)等方面內(nèi)容。

會(huì)議的主題、目標(biāo)、形式

會(huì)議的目標(biāo)和主題要清晰，考慮會(huì)議的形式要合理。

咨詢式會(huì)議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見的會(huì)議；責(zé)任交付式會(huì)議一般是年終年底召開，主要是簽訂目標(biāo)責(zé)任書和責(zé)任的交付；企業(yè)經(jīng)常召開的是提報(bào)式會(huì)議，公司或部門的參會(huì)者提報(bào)需要討論的提案或議題，然后進(jìn)行開場、擴(kuò)展、回收、結(jié)束和總結(jié)。

會(huì)議具體議程

談?wù)摃?huì)議議程時(shí)經(jīng)常會(huì)談到議題、議程和日程。議題。議題是要議論的話題或主題。

議程。議程是將議題按一定的排放順序以及時(shí)間順序安排。

日程。日程是整個(gè)議題的討論順序和整體的時(shí)間安排，包括一天中將所做事項(xiàng)列出詳細(xì)的表格。

許多會(huì)議不僅討論一個(gè)議題，更多時(shí)候?yàn)樘岣邥?huì)議效率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原則。

議題排位順序的原則 議題排位順序的原則主要包括：

第一，排放議題時(shí)遵循由重到輕的原則，重要的議題安排在前；

第二，討論議題時(shí)遵循先易后難的原則，將容易的議題放在會(huì)議開始進(jìn)行討論； 第三，敏感尖銳問題要放在會(huì)議最后階段討論，比如銷售政策和制度、人事安排和任免及獎(jiǎng)金薪酬的發(fā)放和確定等敏感問題，如果事先討論這些敏感尖銳的問題，容易產(chǎn)生與會(huì)人員的爭論和矛盾，導(dǎo)致會(huì)議氛圍受到影響和破壞而無法使得會(huì)議延續(xù)；

第四，討論議題還可以按照時(shí)間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關(guān)性安排，例如某個(gè)議題需要某些人參與則提前討論，然后可以離開會(huì)場，剩下尖銳的問題再小范圍討論。人的選擇需要遵循的原則

任何會(huì)議無論是會(huì)議的主題和內(nèi)容如何，人員的選擇要遵照三個(gè)原則：

第一，知情人必須到場原則，了解事情的具體起因、發(fā)生經(jīng)過和結(jié)果的人必須到場； 第二，決策人必須到場原則，決策人不到場，往往導(dǎo)致企業(yè)會(huì)議經(jīng)常是議題決而不議、議而不決；

第三，重大關(guān)系人必須到場原則，重大關(guān)系人是具體的執(zhí)行者，不僅需要知情還需要具體的落實(shí)和展開工作。

會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)選擇

關(guān)于會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)的選取也有一定的要求。

時(shí)間。影響重要會(huì)議的時(shí)間因素，首先是決策人的時(shí)間必須要保證，其次避開公司重要活動(dòng)或慶典，最后避開放假和收假時(shí)間。

地點(diǎn)。會(huì)議地點(diǎn)選取一定關(guān)乎到會(huì)議的整體討論議題、規(guī)格和涉及的人員，會(huì)議談?wù)摰膯栴}非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會(huì)議在公司內(nèi)部的辦公室，或者大型公司的會(huì)議室召開即可；而大型會(huì)議則可能需要選擇外部的一些會(huì)議中心。

會(huì)議座次安排

會(huì)議召開時(shí)，座次的安排同樣有講究，如果會(huì)議的召開或宴請中沒設(shè)群眾席，則右邊永遠(yuǎn)是尊位；相反如果設(shè)有群眾席則左邊為尊位，主席臺(tái)是以左為上。

圖1 會(huì)議座次安排（奇數(shù)）

圖2 會(huì)議座次安排（偶數(shù)）

當(dāng)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1號(hào)居中，2號(hào)在1號(hào)左手邊，3號(hào)排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當(dāng)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，座次安排如圖2所示。

會(huì)議可能的結(jié)論

會(huì)議可能形成的結(jié)論比較多，一般是由會(huì)議紀(jì)要來記錄。

會(huì)議文件準(zhǔn)備

會(huì)議所需文件的內(nèi)容更多，比如會(huì)議通知、事前事中事后的一些文字內(nèi)容，因此文件準(zhǔn)備和發(fā)放工作同樣不容忽視。

3.會(huì)議文化

會(huì)議文化包括會(huì)前各種各樣會(huì)議資源的準(zhǔn)備、管理過程中對事中的監(jiān)控、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品的產(chǎn)出和團(tuán)隊(duì)的氛圍、士氣、會(huì)議紀(jì)要（記錄）、效率目標(biāo)。

4.場外工夫

場外工夫是指成功的會(huì)議形成的是一個(gè)不斷“PDCA”的過程，即溝通、協(xié)調(diào)、精心的過程。高效的會(huì)議特點(diǎn)是“會(huì)而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對應(yīng)低效會(huì)議的特點(diǎn)有“會(huì)而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”

要點(diǎn)提示

保證會(huì)議成功的準(zhǔn)備工作包括： ① 會(huì)議政策； ② 會(huì)議程序； ③ 會(huì)議文化； ④ 場外工夫。

三、大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃 一般常用的大型會(huì)議有簽字儀式、慶典活動(dòng)和新聞發(fā)布會(huì)。

1.簽字儀式

簽字儀式是特殊類型的會(huì)議形式，主要是人員的準(zhǔn)備和禮儀的準(zhǔn)備。

人員準(zhǔn)備

人員準(zhǔn)備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。

禮儀準(zhǔn)本

禮儀準(zhǔn)備往往由簽字、交換文本和合影三個(gè)環(huán)節(jié)組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準(zhǔn)備則需要增加考慮國旗的懸掛及座次的安排。

2.慶典活動(dòng)

慶典更多的時(shí)候需要考慮主持人、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動(dòng)。例如，公司在成立五年、十年或五十年時(shí)，一般都會(huì)有大型的慶典，首先選擇主持人，然后剪彩，之后是文藝演出階段，最后組織相關(guān)人員游覽參觀和購買禮品。

3.新聞發(fā)布會(huì)

隨著溝通信息越來越透明，新聞發(fā)布會(huì)這種會(huì)議形式，也越來越多被認(rèn)可，不僅是政府機(jī)關(guān)而且企業(yè)也能夠召開。

新聞發(fā)布會(huì)的關(guān)鍵是人選和文稿的準(zhǔn)備：

人選

人選主要是主持人、信息披露人和媒體記者的確認(rèn)。

文稿

文稿包括硬文稿和軟文稿，需要提前準(zhǔn)備，然后跟記者溝通，使其按照準(zhǔn)備好的文稿內(nèi)容進(jìn)行播報(bào)和播放

第五篇：會(huì)議策劃

◇會(huì)場預(yù)約◇

我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據(jù)會(huì)議的級(jí)別,為您選擇會(huì)議舉辦地;我們將根據(jù)會(huì)議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn);我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場，選擇分會(huì)場的地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。

◇負(fù)責(zé)會(huì)場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試◇

我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，為您設(shè)計(jì)并安排會(huì)場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)您的需要，為您提供會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

◇印刷材料的設(shè)計(jì)制作◇

我們將為您的會(huì)議提供宣傳冊等印刷品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)一條龍服務(wù);我們將根據(jù)會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案;我們將會(huì)為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷;我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會(huì)場或指定位置.◇參會(huì)者的接送◇

我們將根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛;我們的專車將會(huì)提前在指定位置等待參會(huì)人員，把參會(huì)人員迅速、安全地送到會(huì)場或下榻酒店.◇參會(huì)者的餐飲◇

我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等;我們將根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以及會(huì)場和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦不同的用餐地點(diǎn).◇參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排◇

我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您設(shè)計(jì)不同的休閑方式;我們可以為您設(shè)計(jì)專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供你選擇。