第一篇：(考試課程)會議策劃與準備

(多選題)當我們選擇企業(yè)內(nèi)熟悉的會議室或辦公室作為開會地點時，應注意到它的1.局限性在哪里？

A.設(shè)備不可使用

B.不能讓人們打破原有的思維程式去開創(chuàng)性地出謀劃策

C.難以激發(fā)人們的熱情去積極思考和討論問題

D.會場內(nèi)外難以保持安靜

2.(單選題)會議策劃的秘訣是（）。

A.擬定會議方案

B.給會議命名

C.詢問意見

D.參考資料

3.A.無論什么會議，會場越大越好

B.會議桌椅的擺放形式無所謂

C.會議只要保證領(lǐng)導到齊就行了

D.會議要經(jīng)過仔細的計劃

4.(單選題)參加會議的人數(shù)，是（）。

(單選題)下列哪種說法是正確的？

A.視會場而定

B.視會議時間而定

C.沒所謂

D.視需要而定

(單選題)下面哪個不是選擇會場的重要因素？ 5.A.會場的空間

B.會場價格是否便宜

C.會場的環(huán)境是否適合開會

D.會場設(shè)備是否齊全

6.(單選題)預定下周由上司主持召開這時候你應該如何應對此突發(fā)情況

A.在參會者坐席后另外安排觀察員座位

B.確認是否需要準備餐飲等后勤服務(wù)

C.為向其他參會者解釋，詢問上司邀請觀察員參會原因

D.準備相應的會議資料給觀察員

7.小劉在校對會議文件時，一絲不茍地校對會議文件正文中文字、編號、標記等，但

并不關(guān)注正文以外的部分。這種做法是（）。

對

錯

為了不浪費資源，會議是不需要準備備用文件的。這種說法是（）。8.對

錯

(單選題)V字型的桌椅擺放形式適合于（）。9.A.單方面發(fā)布信息

B.有幻燈片演示

C.與會人數(shù)很多

D.交流討論

(多選題)會議議程與日程需要確定的信息有（）。10.A.會議主持人

B.議題順序

C.發(fā)言人

D.日程安排

(單選題)哪種桌椅擺放形式比較適合交流討論會議？ 11.A.圓桌型

B.教室型

C.口字型

D.V字型

(單選題)小劉是會議準備者，每次都由他發(fā)會議通知。發(fā)郵件時，小劉會在郵件最后面寫上：“收到請12.參加會議。這種做法是（）。

A.不保險的B.保險的與會人數(shù)超過20人，最好分組討論或者開設(shè)分會場。這種說法是（）。13.對

錯

14.(多選題)我們可以怎么確定參會人知？

A.置之不理

B.到了會議日期再打電話通知一遍

C.發(fā)郵件詢問

D.打電話去詢問

(多選題)利用公司的辦公室開會的好處是（）。15.A.方便

B.成本低

C.不浪費時間

D.有利于員工積極思考和討論問題

(單選題)如果你的上司舉行的會議是屬于單方面發(fā)布信息的會議，且需要公司內(nèi)部多數(shù)人員參加。這是16.A.凹字型

B.教室型

C.圓桌型

D.口字型

(單選題)偏向于單方面發(fā)布信息的，并且與會人員比較多的，應該采用哪種桌椅擺放方式？ 17.A.口字型

B.圓桌型

C.V字型

D.教室型

(單選題)下面哪一個不屬于確定參會人員名單的標準？ 18.A.參會人員是否具備專門的知識和經(jīng)驗，有利于議題的深化

B.參會人員是否是公司領(lǐng)導

C.參會人員是否會給其他與會成造成心理壓力

D.參會人員對要實現(xiàn)的目標，是否有直接或主要責任？對

錯

周在公司將由小劉的 確定參會人員的關(guān)鍵不在于有誰19.

第二篇：會議準備

1、確定會場，定會議室。

2、確定會議通知，發(fā)通知。

3、領(lǐng)會議需要用品。

4、籌備會：工作安排（專家接送及住宿、餐劵、出入通行證、條幅引導牌）、邀請領(lǐng)導、主持詞、講話稿。

5、制作桌盤、講義。

6、代表住宿確定人數(shù)。

7、講義、資料裝袋。

8、廠家展架擺放

第三篇：會議策劃與管理

第六章會議策劃與管理

一、會議的作用

1、發(fā)布信息

2、決策功能

3、協(xié)調(diào)功能

4、檢查監(jiān)督功能

5、激勵功能

二、會議的策劃要素

1、舉辦者

2、與會者

3、議題

4、名稱

5、方式

6、時間

7、地點

8、結(jié)果

三、會議類型

1、按區(qū)域分：

國際性的會議；

全國性的會議；區(qū)域性的會議；

單位或部門的會議；街道、家庭會議等。

2、按規(guī)模分：

有幾人到十幾人的小型會議；

上百或幾百人的中型會議；

上千或幾千人的大型會議；

萬人以上參加的特大型會議等。

3、按內(nèi)容分：

政治類；經(jīng)濟類；軍事類；

商務(wù)類；事務(wù)類；學術(shù)類會議等。

4、按時間分：

定期性會議；不定期性會議；

需要連續(xù)開兩次以上的多次性會議等。

5、按形式分：

有聚有議的會議，如討論會、座談會等；

有聚不議的，如報告會、動員會、表彰會、紀念會。

6、按會議階段分：預備會議；正式會議。

7、按會議手段分：

傳統(tǒng)方式的常規(guī)會議；

電視、電話、廣播、網(wǎng)絡(luò)會議等。

8、按會議性質(zhì)分：

（1）法定性或制度性會議 黨代會、人代會、職代會、婦代會、股東大會。

（2）決策性會議 常委會、黨組會、理事會、董事會等。

（3）工作性會議 動員大會、工作布置會、經(jīng)驗交流會、現(xiàn)場辦公會、總結(jié)會、聯(lián)席會，座談會、協(xié)調(diào)會、務(wù)虛會。

（4）專業(yè)性會議 研討會、論壇、論證會、聽證會、答辯會、專題會、鑒定會等。

（5）顯示性會議 表彰會、紀念會、慶祝會、請功會等。

（6）商務(wù)性會議 招商會、訂貨會、貿(mào)易洽談會、觀摩會、產(chǎn)品推介會、促銷會等。

（7）聯(lián)誼性會議 接見、會見、茶話會、團拜會、懇談會等。

（8）信息性會議 新聞發(fā)布會、記者招待會、報告會、咨詢會。

四、會務(wù)服務(wù)的內(nèi)容

●主要包含會議服務(wù)與會議接待兩個方面

●會前準備：會議通知、會場布置、會議編組、證件制發(fā)、交通接送、安全保障；

●會間工作：人員簽到、迎候入座、文件印發(fā)、會議記錄、參觀引導、會場調(diào)度、現(xiàn)場指揮、生活服務(wù)；

●會后收尾：票務(wù)安排、文件清退、財務(wù)結(jié)算、會場清理等。

五、會議的組織

（一）大中型會議組織

【一】會議準備階段

會議準備階段是指從決定召開會議并著手籌備開始，到與會人員報到結(jié)束并安排就緒期間的工作。會議準備工作是否充分，對會議效率和效果有很大影響。要開好會議，必須把準備工作做好。通常情況下，會前準備工作有：

1、落實組織領(lǐng)導

接受會議籌備任務(wù)后，要根據(jù)會議規(guī)模大小、會議內(nèi)容涉及部門的多少等因素，確定籌備工作應由誰來承擔。具體要求是：

●現(xiàn)有部門可以獨自承擔的，可確定由該部門獨自承擔。

●一個部門獨自承擔有困難或會議內(nèi)容涉及方面較多的，可明確幾個部門共同籌備，并指定一個部門領(lǐng)頭。

●必要時可以成立會議籌備領(lǐng)導小組。

●領(lǐng)導組織下還可以設(shè)幾個工作小組，分別承擔會務(wù)議程安排、文字起草、行政接待等項工作。

●為了完成高規(guī)格的會議接待工作，通常由一位主要領(lǐng)導直接抓會議籌備工作，專門研究布置會議的各項具體工作，明確各接待人員的職責。

2、擬發(fā)會議通知

通知必須說明會議的目的，參加范圍，主要議程，報到及開會的時間、地點，與會人員需要帶的材料或用品，擬發(fā)通知的部門名稱，通知印發(fā)日期，聯(lián)系人與聯(lián)絡(luò)方式，聯(lián)系電話

號碼等。通知擬訂之后，要按規(guī)定的程序送審、簽發(fā)、復印、發(fā)出。

3、擬訂開會方案

方案中要寫明批準召開會議的機關(guān)，會議內(nèi)容，會議目的，會議程序（包括會議議程、日程等安排），出席，列席和服務(wù)人員的部門和數(shù)量，組織領(lǐng)導，經(jīng)費預算等。方案擬定后，經(jīng)高級主管批準后執(zhí)行。

4、準備文字資料文件資料應用文件袋裝好

會議的文字資料很多，并且不同的會議對文字資料的要求也不同，主要包括：

●會議主要文字資料。如開幕閉幕詞、重要講話、典型發(fā)言資料、大會決議等。

●會議輔助文字資料。如會議須知、作息時間表、會議日程表、與會人員名單、住房及電話號碼、編組名單、組長（或召集人）、討論地點，等等。會議所需文字資料，凡會前可以印出的，都應在會前印好，一般應在與會人員報到時發(fā)到他們手中。

5、安排會議接待

會議接待周到與否，對能否開好會議至關(guān)重要。因此，在會前應充分準備、周密計劃，會議期間要做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)、不出紕漏。

6、安排會場

大會會場要布置得莊嚴、樸素、隆重，能體現(xiàn)會議的主題和氣氛，開會前對會標、主席臺座次（后面要講）、代表座區(qū)、燈光、音響、通風和取暖設(shè)施、茶水供應、進出通道等，都要認真仔細地進行檢查，做到項項落實，不出差錯。

如果會議設(shè)分會場或小組討論地點，也須在會前檢查落實。

7、宣傳報道準備

根據(jù)會議的規(guī)格和內(nèi)容，對會議需要報道的事項，應預先作出安排，并提前與有關(guān)新聞單位，如報社、電臺、電視臺等聯(lián)系落實。新聞單位工作人員一般不需要駐會，必須駐會者要在會前安排好。對會議報道要嚴加控制，如果可報道可不報道，一律不報道。

8、會前動員

對內(nèi)容重要、服務(wù)人員多的大會，為了做好會上各項服務(wù)工作，會前一般要開會作一次動員，講明服務(wù)要求和注意問題。其范圍包括會上的工作人員、服務(wù)人員、招待單位、醫(yī)療單位和保安部門等方面的負責人，有的會議在大會開幕前還要召開預備會議，請各代表團組的負責人和大會工作人員共同參加，講明會議的重要性、議程和要求，使大家同心協(xié)力，共同開好會議。

【二】會議進行階段

會議進行階段一般是指從會議開始到閉幕這段時間。主要工作包括：

1、組織好會議開幕活動

●組織好與會人員簽到、入場和按順序入座，清點到會人數(shù)。

●向大會主持人報告到會人員情況和缺席原因。

●組織大會主席團按次序就座，檢查主席臺擴音、燈光等設(shè)施。

●會議開始后，應到會場角落檢查音響效果。如設(shè)有分會場，對其收聽效果也要及時了解，發(fā)現(xiàn)問題盡快解決。

●如有須臨時通知的事項，要在會議宣布休會前報告大會主持人設(shè)法通知。

●根據(jù)會議需要組織好會議記錄或錄音。

2、及時掌握會議動態(tài)

會議開始后，要及時掌握會議進行過程中的情況和問題，廣泛聽取各方面的意見，保證大會按照正確的方向進行。

●如大會安排工作報告或典型發(fā)言并組織小組討論時，大會應選派人員分別參加，及時掌握討論情況，并認真整理、反饋。

●召開工作會議，為了加強引導，樹立榜樣，可選定適當數(shù)量的部門作中心發(fā)言，以便進行交流，互相啟發(fā)。

●會議預定的議程和日程，一般情況下不得改變；特別情況下確需改變的，要將變動的必要性和變動意見報告大會領(lǐng)導單位，由大會領(lǐng)導小組或有關(guān)領(lǐng)導者決定。

3、組織會內(nèi)協(xié)調(diào)

●凡會議期間形成某方面的決定、辦法、規(guī)定等法規(guī)性文件的，應在通過之前召集有關(guān)部門充分協(xié)商，統(tǒng)一意見、組織會簽，避免草率通過后意見不一，執(zhí)行困難。

●對需要作出大會決議或以大會名義分發(fā)的各種文件和資料，要將草稿提前印發(fā)到與會人員手中，進行充分討論，認真修改。防止個別人起草后直接到大會宣讀、表決。

●對負有產(chǎn)生領(lǐng)導機構(gòu)任務(wù)的會議，對選舉辦法、候選人名單等，要充分醞釀，對會上提出的意見認真研究采納，并做好協(xié)調(diào)解釋工作。

4、做好會議結(jié)束的準備

●檢查該印發(fā)、換發(fā)的文件、資料等是否印好發(fā)出。

●檢查與會者預訂的返程車票、機票，是否已經(jīng)如期購到，并發(fā)到了有關(guān)與會人員手中。對個人的特別需要是否能盡量滿足。

●對與會人員手中需要請退的票證，要安排好請退工作。

●按返程車次時間作出送站計劃，落實送站車輛和人員。

【三】會議結(jié)束階段

結(jié)束階段是指從會議閉幕到全體工作人員離開開會地點的一段時間。主要工作包括：

1、清理會議文件、資料

對會議文件、資料，要按照主管審定的收、帶、存、銷范圍，該收回的及時收回并清點注結(jié)；該帶走的文件讓與會者帶走（如原系草稿需換正式文件的也要查點落實）；需要存檔的文件要收集齊全，交檔案管理部門保存；對多余的文件、資料、草稿等，要認真清點，經(jīng)批準后銷毀。對所有文件和機密資料都要處理得當，防止失密泄密。

2、辦理財務(wù)手續(xù)

對會議所需開支，屬于統(tǒng)一核銷的由大會結(jié)清；應由與會者個人結(jié)算的，通知有關(guān)個人在離會前如數(shù)結(jié)清。會議工作人員要給與會者以結(jié)算方便，以免影響與會者返程。工作人員離會前，要向住所結(jié)清賬目。

3、安排送站活動

要根據(jù)與會者返程情況，做出送站計劃，對返程人員、送站人員、車輛、司機、時間、地點等，都要一一落實，避免疏漏。因特殊情況誤車的人員，要作出妥善安排，并將返程情況及時報告有關(guān)領(lǐng)導人員。

4、做好會議總結(jié)

一次會議結(jié)束后，對會議的組織工作和效益、得失等要認真總結(jié)，肯定成績，找出不足。

（二）小型會議組織

上面所談是各種大型會議的組織工作。大型會議規(guī)模大、程序多、難度大，所以以提示重點為主。對小型會議的組織，主要是對公司上層領(lǐng)導人員召開的決策協(xié)調(diào)型會議的組織，一般應掌握以下幾點：

●所提報的各項會議資料，文字要簡明、扼要、準確。

●要規(guī)定所需文件的份數(shù)、時限，如果有附件、圖表等，一起附上。

●對議題進行決策性把關(guān)。

●對可以提交會議研究，但涉及兩部門以上業(yè)務(wù)的，要檢查是否需要在會前先行協(xié)調(diào)，對應協(xié)調(diào)而未協(xié)調(diào)的議題不予安排。

●對應予安排討論的議題，要按照重要程度和緊急程度排定先后次序。

●一次會議不可將議題安排得過多、過滿，避免通知有關(guān)人員到會后，因議題排不上而出現(xiàn)陪會現(xiàn)象；或因受時間所限不能充分討論而倉促決定。

●參加會議的人員要嚴格按照通知的范圍到會，出席會議的人員不得隨意帶助理參加會議?！耖_會期間，非與會人員不準隨便進入會議室；外來電話一般不予傳送；緊急事項須經(jīng)會議工作人員報告有關(guān)領(lǐng)導后處理。

如果有電話或有事相告，工作人員應走到對方身邊，輕聲轉(zhuǎn)告。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導，最好用字條傳遞通知。

●議題在會前已發(fā)給與會人員的，會上不再照本宣科，匯報單位可簡要說明需請示解決的問題和要求，以節(jié)省時間。

●會議發(fā)言應緊緊圍繞討論的議題，抓住要害，突出重點，言簡意賅，明確表態(tài)，并視情況限定發(fā)言時間。工作人員要做好會議記錄。

●與會人員應集中精力開好會議，認真聽取討論發(fā)言，不要議論與議題無關(guān)的問題，不要在會場閱批其他部門送來的文件、資料。

●議題討論結(jié)果，由辦公部門負責整理后，并送有關(guān)領(lǐng)導人員審定后印發(fā)。其他部門不得私下錄音、錄影或整理、印發(fā)討論情況，并進行傳播。

●會議主持人應嚴格控制會議程序，并對討論的議題作出明確的決議。

●準確、及時整理會議紀要。會議紀要一般應于會議結(jié)束當日或次日寫出初稿送給領(lǐng)導主管簽發(fā)。同時對與決議事項有關(guān)的部門，都應發(fā)送紀要以便通知照辦。

對按規(guī)定不發(fā)會議紀要的部門，可發(fā)有關(guān)決議事項通知單。

對會議決議事項要加強催辦、查辦。對辦理不力的要采取有效措施促其及時辦結(jié)，避免延時誤事。

●決議事項的辦理情況應及時向有關(guān)領(lǐng)導主管報告，并提出有針對性的措施促進辦理，避免開過會不解決問題又重復開會的弊端。

六、主席臺的坐次排列：

（1）前排高于后排

（2）中央高于兩側(cè)：中央者為主角或主賓，以當事人的左右為準左為上（左高）

（3）政務(wù)禮儀：左高商務(wù)禮儀：右高

第四篇：會議準備416

會議準備

一、劉校長布置考務(wù)工作

二、楊校長布置安全后勤工作1打著肚子鼻子流血、2張揚

翻墻外出、學生幫助撒謊，3、六年級學生翻墻外出（勸退）

4、三樓窗戶推掉、5、一年級翻窗戶

6、踩踏、倒掉

三、朱校長講話：

各位老師：

上次會上我講過一個觀點，我校師生來自農(nóng)村，卻要把學校創(chuàng)辦成縣域名校（縣級小學中知名），觀念必須有一個大的提升，這個美好的愿望才能迅速實現(xiàn)。也許有人不以為然，認為這不可能。其實，夢想有多遠，道路就會有多長，只有想不到，沒有做不到。星期天，我在看一本書叫《生命常青》，書中一句話很精典：心小事大、心大事小。如果你常因一件小事而煩惱，說明你心眼太小了；如果你心中裝著“創(chuàng)建縣域名?！钡膲粝?，天大的困難在你眼中也就變小了。

我聽到了一些教師的抱怨聲：我是來教學的，不是來打飯的，不是來打掃廁所的。調(diào)課時，每節(jié)給3元，不干，我教好自己的課就好了。還有老師問：我是看課，還是上課？甚至上體育吧？造成空課，處理了2人。

同志們，我們是教育工作者，不是教書匠，我們的職責不僅僅是教書，保證孩子的健康成長、創(chuàng)建優(yōu)美的校園環(huán)境也是我們的責任。教師必須有合作意識和奉獻精神。教師是兒童靈魂的工程師，首先應有一顆溫暖包容的心。給3元不能代，給6元就能代，這是教師的恥辱，也是教育的悲哀。我也想多給錢，但必須得有錢啊。

錢從何來，靠質(zhì)量靠品牌，靠全體教師的心氣和汗水。

一個團隊，是否卓越不在于領(lǐng)導有多優(yōu)秀，而在于這個團隊是否有共同的價值追求。我們新校區(qū)的明天會是什么樣？你想了嗎？你是怎么想的？你敢想了嗎？你的夢想有多高有多遠？你的想法就決定了你的心氣，你的心氣左右著你的行為。

我的想法是：暑假前爭取空調(diào)，暑假后爭取微機。暑假后要達到18個班，全托生500人。但班級人數(shù)控制在60人以下。同時突出英語特色。進行高效課堂改革、創(chuàng)建書香校園、培養(yǎng)一支優(yōu)秀的班主任隊伍。最低的想法是：安全不出事、洗手間很整潔、桌凳很整齊、師生吃得飽、校園里同事關(guān)系像同學，充滿信任互相包容互相幫扶而沒有爭斗；師生（上下級）關(guān)系像家人，充滿了關(guān)愛、期待和親情，不拋棄不放棄，給予學生（老師）無條件的愛。

最后提幾條要求：

1、輕傷不下火線，期中考試如同麥下大忙，不要向我請假，有事推一推。

2、克服功利心態(tài)，值班到崗盡責（7:20、11:30、6:20、打打飯），參與保潔行動（動動嘴）、實行公平競爭（不作弊，不要在獲得獎金的同時（名利），使自己的形象縮了水）。

3、增強合作意識，今后調(diào)課，盡量同課頭代課，必須無條件接受任務(wù)，當你拒絕接課時，你想過嗎？當你有事需要請假時，卻沒人替你代課，你還能體驗到溫暖嗎？

4、教師子女就餐要履行登記，在西門就餐，收費2元。

5、小科不小，體育、音樂、科學、書法要爭取上出特色。人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我精。

6、生活教師實行績效管理，門衛(wèi)扣50元，班主任績效、優(yōu)秀

級段績效、考績，特別是考勤也要績效，這也為今后的制度創(chuàng)新開了個頭。

實驗小學新校區(qū)考勤考課制度

為嚴格教學管理，規(guī)范從教行為，特制訂本制度。

一、簽到時間：上午7:00---8:40前，下午1:00----2:40前。

二、滿勤規(guī)定：每周簽到7場為滿勤，一周全勤獎為7元，一月全勤獎為30元。

三、開會或教研活動請假、遲到、早退的扣2元，無故缺席的每次扣5元，考勤獎不足扣減的，從其他津貼中扣減。

四、上課或值班遲到、早退的每節(jié)次扣3元，空課的每節(jié)次

扣9元。

五、法定假期內(nèi)請假的，不享受課時補貼，上班后不須補回

所缺課程，代課費每節(jié)6元。非法定事由請假的，自行調(diào)課，上班后要補回所缺課程，學校不重新計算課時費，否則每節(jié)扣6元，代課費每節(jié)6元。

六、請假要履行書面請假手續(xù)，一天以上報校長批準，三天

以上需提供一系列證明材料，經(jīng)批準審核后按請假對待，否則按曠工。請假到期后不能上班的要書面續(xù)假，經(jīng)批準后超過三天的（不含三天），每超一天扣課時工資10元。不續(xù)假或續(xù)假未獲批準而不上班的，按曠工對待。

七、曠工的，每天扣津貼20元；連續(xù)曠工7天以上的視作自

動離崗，非經(jīng)局黨組再次委派不予安排工作崗位。

八、不能正常上班、不能擔主課或滿工作量的，需本人提出

書面申請和相關(guān)證明，以便學校重新申請師資。本制度解釋權(quán)歸學校，自宣布之日起執(zhí)行。

二〇一二年三月十九日

第五篇：如何做好會議準備

做好會議準備

會議準備工作是辦公室工作的一項重要內(nèi)容。一年來，辦公室主辦、承辦和協(xié)辦了不少大大小小的會議，如全省水文工作會議、全省水文系統(tǒng)文明創(chuàng)建總結(jié)表彰大會、局長辦公會議、全國旱情監(jiān)測會議、水情工作會議等等。我認為，做好會議準備工作一定要注意以下幾點。

（一）擬定會議工作方案。一般應包括以下內(nèi)容：會議記錄簡報工作、會議經(jīng)費預算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。

（二）選定、安排議題。會議討論的問題、決策的對象，就是議題。大中型會議的議題由會議領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導同志確定。日常會議的議題，有的由分管某項工作的領(lǐng)導同志提出，有的由下級機關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導同志指示準備議題，然后將收集到的議題進行篩選，加以修改、討論、充實，報請有關(guān)領(lǐng)導審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。

安排會議議題應注意以下問題：一是下一級會議可以解決的或者分管領(lǐng)導可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論；二是局里的業(yè)務(wù)會議同黨、團、工、青、婦等會議討論的議題要有所區(qū)別；三是提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，并在開會前幾天經(jīng)領(lǐng)導同志審批后，發(fā)給有關(guān)同志閱讀，準備意見；四是臨時提出的一般議題不宜倉促安排，保證會議質(zhì)量；五是一次會議議題不能安排過多或過少，要測算每個議題大致所需時間，合理分配，一般安排一個主要議題和一二個小議題為宜，六是盡可能地將同類性質(zhì)的議題提交一次會議討論；七是應準備一些后備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。

（三）擬定會議議程、日程和程序。議程，是會議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項寫出即可。日程，是在一般時間內(nèi)會議進行的具體安排，一般采用簡短文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可，如有說明，附于表后。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡，可粗可細。議程、日程應當事先發(fā)給與會人員。程序只供領(lǐng)導同志主持會議時參考，不發(fā)給其他同志。

（四）準備會議文件、報告。日常工作會議的文件、報告，主要應由各職能部門起草準備。會議秘書部門應于會前通知有關(guān)部門報送會議文件，對文件內(nèi)容和質(zhì)量進行初審，并向領(lǐng)導同志提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。

（五）提出與會人員名單。提名與會人員，應當注意日常工作會議請與會議討論議題密切相關(guān)的部門領(lǐng)導同志列席；臨時性會議，屬于征求意見性質(zhì)的，應請有關(guān)方面的主要領(lǐng)導同志和代表參加；屬于專業(yè)性質(zhì)的，應請各有關(guān)方面主管該項工作的領(lǐng)導同志、專家和在該方面有實際經(jīng)驗的工作者參加；屬于紀念、慶祝性質(zhì)的，應請離退休老同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴適度，準確無誤。從有利工作出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴，不錯提，不漏提。

（六）編排分組。參加會議人員名單確定之后，要對與會人員進行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。在進行編組時，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會議機關(guān)的領(lǐng)導同志分散到各個組。

（七）選定、布置會場。

1、選定會場。會場的選擇，要結(jié)合開會人數(shù)、會議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會場大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠。第二，會場地點適中。第三，會場附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等。

2、布置會場。不同的會議，要求有不同的布置形式。座談會會場要求和諧融洽，紀念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。

（八）制發(fā)會議證件。會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會議證件可分為兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號碼等。有些重要證件還應貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（九）發(fā)布會議通知。各項會議準備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開會通知，以便與會人員提前做好準備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會議，宜發(fā)書面通知?？陬^通知特別是電話通知，應擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發(fā)出后，應及時檢查并進行落實。

（十）制定會議須知。會議須知的內(nèi)容主要包括請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。

（十一）負責會議報到。會議報到是指需要集中住宿的會議的與會者到達開會地點并通知會務(wù)單位。對于應該報到而未及時報到的，應注意催促。報到完畢后，應匯總情況，向會議領(lǐng)導報告。

（十二）會議秘書工作機構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會議、小型會議，一般由辦公室或業(yè)務(wù)處室工作人員負責會議工作。規(guī)模較大且又較重要的會議，需組織精干有力的工作班子或成立大會秘書處，下設(shè)若干工作小組如秘書組、文件組、宣傳報道組、交通組等，明確分工，各負其責，保證會議順利進行。