第一篇：商務(wù)電子郵件格式

商務(wù)電子郵件格式

在電子郵件的寫作中要注意哪些呢？如何寫好一封規(guī)范的電子郵件呢？

在寫電子郵件時候，要采用日常辦公運用的商業(yè)信函格式，使用正規(guī)的文字，不用或避免應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)語言，諸如3Q、IFU等。

主題欄：主題明確，一目了然，讓人看了知道個所以然，不會是一頭霧水，不知所云，當(dāng)作垃圾郵件刪除掉。

稱謂：準(zhǔn)確，切不可含糊不清。是先生別稱成了小姐；是小姐別喊成了先生。這是大忌諱！一次，青島一家公司發(fā)信到公司，把我們公司的運營總監(jiān)張可先生稱呼成了張可小姐。搞得張先生郁悶一天。當(dāng)你搞不清對方準(zhǔn)確的性別時候，那就稱老師就沒錯。主體：簡明，扼要，把事情說清楚就可以了，不要羅嗦，拖泥帶水的。事情多，寫的多，那最好是分成幾小段，看的清楚明了。

祝語：可以寫祝您工作愉快，工作順利，或者順祝商祺等都可以，表示真誠。落款：公司名稱，個人姓名，日期。

另外，在信件中一定要寫明你的聯(lián)系方式，最好是手機，隨時保持暢通。案例：

尊敬的讀者朋友：

非常感謝您長期以來對《世界經(jīng)理人》雜志的支持！

為了回報您對我們的擁護，我在這里很榮幸地邀請您成為我們上線1周年的尚品·人生網(wǎng)的尊貴會員，您將享受到我們僅為尚品·人生網(wǎng)站會員提供的所有優(yōu)惠和特權(quán)，更有機會在尚品·人生網(wǎng)的社區(qū)中結(jié)識其他與您一樣成功的精英人士！

您只要點擊“接受”，便可自動成為 尚品·人生網(wǎng)站的尊貴會員。

作為世界經(jīng)理人網(wǎng)的姊妹網(wǎng)站，尚品·人生網(wǎng)以“享受成功品味生活”為使命，讓成功人士在取得財富成果的同時，也能盡情享受豐盛的人生，得到生活與事業(yè)的和諧平衡。非常感謝您的關(guān)注，期待您加入尚品·人生網(wǎng)！

此致

敬禮！CRAIG PEPPLES 環(huán)球資源執(zhí)行總裁 《世界經(jīng)理人》《尚品·人生》出版人

注：如果您接受了這份邀請，我們將同時把您的個人信息復(fù)制到尚品·人生網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫，您就不需再填寫各種表格，這樣不僅為您節(jié)省時間，也能讓我們之間的溝通交流更方便。

這是給我郵箱來發(fā)來的廣告信函，格式是很規(guī)范的。

下面一封信是北京雅致人生公司王老師寫給鄭州惠爾企業(yè)管理咨詢有限公司張老師的合作信函，非常規(guī)范，整潔，讀起來賞心悅目，從信中你可以感受到該公司優(yōu)秀的企業(yè)文化和員工整體的高素質(zhì)。

張先生，您好，我是北京雅致人生管理顧問有限公司的王艷。很高興能夠認(rèn)識您，并有幸將我們公司介紹給您。我們公司培訓(xùn)主要以素質(zhì)技能技巧為主，曾經(jīng)成功的為IBM/HP/SUMSUNG/微軟、中海油、大唐移動、北京移動、信息產(chǎn)業(yè)部電信研究院服務(wù)過，歡迎您訪問我們公司的網(wǎng)址：,對我們公司有更多的了解。

附件是我們公司擅長的培訓(xùn)課程及講師簡歷。請您查收。

如有任何問題或者建議請您隨時與我聯(lián)系！

希望我們能達成互補，在未來有合作的機會！

感謝您對我工作的支持！

祝您工作開心快樂！

王艷

雅致人生管理顧問有限公司

項目經(jīng)理

王艷WENDY

寫的很得體，是我們電子信函的一個典范。所以說，一封好的電子郵件可以展示自己公司良好的形象，一封差的電子郵件可以把自己公司建立已久的美好形象完全抹掉。在商業(yè)來往中，一定要注意電子郵件的書寫，注意電子郵件的禮儀，為自己的企業(yè)展示一個良好的形象。

簽名格式_職場商務(wù)電子郵件禮儀

現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場郵件禮儀方面的新問題。

據(jù)統(tǒng)計，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的?！霸谏虅?wù)交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

寫EMAIL就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封EMAIL的時候，要想到收信人會怎樣看這封EMAIL，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對別人之回答不屑一顧。

我為您整理出了史上最完整版本的職業(yè)電子郵件中禮儀問題，希望能給您的工作帶來幫助！

關(guān)于主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓OUTLOOK用…才能顯示完你的標(biāo)題

3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”

4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

5.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6.回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。

關(guān)于稱呼與問候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“X經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X先生”、“X小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“DEARXXX”，顯得很熟絡(luò)。

2.EMAIL開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”；結(jié)尾常見的寫個BESTREGARDS，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

關(guān)于正文

1.EMAIL正文要簡明扼要，行文通順

EMAIL正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。

2.注意EMAIL的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓(xùn)！

3.EMAIL正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文EMAIL，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文EMAIL，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

BUSINESSEMAIL不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在-:)

附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數(shù)目不宜

超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便于閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用VERDANA或ARIAL字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

回復(fù)技巧

1.及時回復(fù)EMAIL

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復(fù)

當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。

3.回復(fù)不得少于10個字

對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區(qū)分REPLY和REPLYALL(區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體)

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了

如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該

幫你完成這件事情。

如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分TO和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

1.TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回EMAIL。

3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

怎么樣，經(jīng)過這一系列的討論，大家對職場電子郵件中的禮儀應(yīng)該有初步的認(rèn)識了吧！歸結(jié)到底，兩句話：只發(fā)有必要的郵件，認(rèn)真發(fā)郵件

REPLAYALL，讓大家都知道；不要讓對方

第二篇：商務(wù)電子郵件寫作

商務(wù)電子郵件寫作

在現(xiàn)今的商業(yè)社會中，電子郵件已成為當(dāng)今世界上使用最頻繁的商務(wù)通訊工具。根據(jù)國際數(shù)據(jù)公司(IDC)2006年的統(tǒng)計，全球每天發(fā)送約840億封電子郵件。然而，在全球每天發(fā)送幾百億封電子郵件的今天，人們卻很難感受到電子郵件的高效性。閱讀、撰寫、管理電子郵件會占據(jù)人們大量的時間。美國管理協(xié)會（American Management Association）和電子政策研究所（The ePolicy Institute）進行的調(diào)查表明：如今人們每天花30分鐘到4個小時甚至更多的時間來處理電子郵件。垃圾郵件是造成該問題的原因之一。但另一個更重要的原因是人們不知電子郵件的注意事項和寫作技巧。如果郵件中充滿了錯誤、矛盾、難懂的語言，讀者就會失去閱讀的耐心，而且這種毫無紀(jì)律、沒有重點、無法讓人信任的溝通會使你面臨信譽掃地的危險，也可能會導(dǎo)致公司商機的喪失。所以良好的寫作技巧不僅能夠改善溝通品質(zhì)，提高工作效率，而且能夠增加個人和公司的競爭力。這一點在如今的商務(wù)領(lǐng)域中已經(jīng)得到了廣泛的認(rèn)同。所以在職場中，如何有效地利用電子郵件為個人和公司創(chuàng)造更多的機會、擁有更多競爭優(yōu)勢呢？職場中電子郵件的使用應(yīng)該注意以下問題：

一、電子郵件是不是傳遞該信息最合適的選擇

方便絕對不是使用電子郵件傳遞某些信息的好理由。電子郵件是一種公共媒介。每次寄出或接收電子郵件時，信件的副本都會復(fù)制到服務(wù)器上，這樣，收信人以外的其他人也有可能會看到你的郵件。所以，郵件內(nèi)容要格外謹(jǐn)慎。一般不要通過電子郵件傳送以下信息：

（一）公司或個人的秘密信息

電子郵件中沒有所謂的隱私權(quán)。在你將公司的機密或他人的隱私放入郵件中前，要想想萬一有人將其刊登在報紙上會怎么樣。

（二）敏感的話題

電子郵件不是面對面的交流。由于沒有面部表情、肢體語言和語調(diào)的暗示作用，你無法意識到信件的內(nèi)容對對方而言是傷害還是冒犯。而且有時電子郵件中的內(nèi)容是在電話或面對面交談中不會說的。所以，如果發(fā)送前不考慮收件人的感受，會很容易使人產(chǎn)生負(fù)面情緒。

（三）復(fù)雜的信息

信件的主體最好不要傳遞復(fù)雜信息，比如詳細報告。因為在屏幕上讀這樣的信息很費勁、很耗時，所以最好將其作為附件發(fā)送，而郵件主體主要描述或概述附件的主要內(nèi)容。此外，發(fā)現(xiàn)需要回復(fù)的問題不只一個時，最好能夠根據(jù)情況采用面對面會談、及時通訊如MSN、QQ或電話等比電子郵件更適當(dāng)、更有效率的方式。

二、寫郵件的目的是什么

人們寫電子郵件常常是出于習(xí)慣，而沒有考慮為什么寫。其實郵件寫作的主要目的有兩個：

（一）影響收件人的行為

告知或說服收件人實施某個行為。例如：

1.請于周五前將我的提議意見發(fā)給我。

2.請于會議前三天發(fā)放議事日程。

3.請重新安排我的約會。

（二）通知收件人

提供收件人所需的信息，如關(guān)于一個主題、行為或決定等。例如：

1.我公司將于明年春季推出三款新產(chǎn)品，詳細信息請參閱附件。

2.您星期五轉(zhuǎn)交給我的查詢信，我已回復(fù)。

3.董事會于上周做出了一些重要決定，我已總結(jié)如下。

三、對收件人了解有多少

溝通是雙向的——只有當(dāng)你的信息被對方接受并理解后，溝通才能完成。沒有能夠清晰地進行交流的主要原因是沒有考慮收件人的信息。收件人的信息有助于決定郵件的內(nèi)容、寫作的語氣和寫作的方式等。對收件人的考慮有：

（一）與收件人的關(guān)系。

（二）收件人是否希望收到這封郵件。

（三）收件人對這一主題的信息。

（四）收件人讀信后的反應(yīng)。

（五）收件人對這一主題的興趣。

（六）收件人收到這封信的感受。

如果給了解的人寫信，上述問題就容易回答多了。但是如果給了解不多甚至是毫無了解的人寫信時，就需要根據(jù)一些其他信息，如此人工作單位、職位、與你或你單位的關(guān)系來做一些假設(shè)。這些假設(shè)會讓你的郵件更具有針對性并且獲得好的效果。例如：

如果收件人是對你公司的產(chǎn)品進行詢問的潛在客戶，說明他們對你們的業(yè)務(wù)有所了解但需要更詳細的信息來確定產(chǎn)品是否符合他們的需求。如果收件人是另一行業(yè)詢問有關(guān)項目信息的經(jīng)理，說明他所感興趣的是有關(guān)項目的主要觀點而不是每個細節(jié)，并且他可能已具有一些相關(guān)但并不那么專業(yè)的知識。

四、郵件中的重要訊息是什么

在今天的職場中，人們每天都需要不停地應(yīng)對、處理各種問題。時間的緊迫迫使人們不得不以盡可能高的效率處理手頭上的工作。閱讀郵件時，人們常常僅僅讀幾行就決定這封郵件是否值得再讀下去。所以務(wù)必將要點放在信件的開頭，然后是對有關(guān)要點的事實和觀點的陳述。

下面這些問題可以幫助確認(rèn)郵件中的重要信息。

（一）要詢問什么問題？

（二）要發(fā)送什么文件？為什么要發(fā)給對方？

（三）要陳述什么觀點？

（四）要征詢什么意見？

（五）要給予什么建議？為什么對方要接受？

（六）要推銷什么產(chǎn)品？為什么對方要購買？

（七）為什么要表示感謝？

用兩三個能簡潔地表達主要觀點的句子來開始你的郵件。但是有時候需要幾個詞或一兩個短句來引出要點。例如：

1.約定的期限快到了。你方何時能夠匯報項目的進展情況？

2.很高興在上周的會議中與您相識。我對您關(guān)于明年四月份舉辦籌款活動的建議非常感興趣。

如果你回復(fù)一個問題，可以先將這個問題陳述或概括一下，然后再進入要點。例如：

你方曾詢問如果提前一周完工，開銷將會增加多少。據(jù)我方估計，開銷將會??

五、收件人需要知道什么

很多人在抱怨：“不停地讀郵件讓我感到疲憊。為什么人們認(rèn)為我應(yīng)該了解跟他們一樣多的東西。只要提供我需要的信息就夠了，其他的就不必了?！?大多數(shù)人只是在寫重要的郵件時，才會停下來思考收件人究竟想要什么樣的信息。因此，我們的電子郵件中常常包含了很多不必要的信息或者省略掉了很多重要的信息。這主要是因為我們的注意力總是集中在想讓收件人了解什么樣的信息而不是他們需要什么樣的信息上。但是如果從收件人的角度來寫郵件，你會發(fā)現(xiàn)郵件應(yīng)該回答收件人的所有問題，而且只能是這些問題。想弄明白那些問題是什么很棘手。除非你回答的是收件人提出的具體問題，否則得仔細考慮收件人可能問的問題。

要點和收件人所提問題的答案就構(gòu)成了郵件的主要框架，這使得寫一封清晰、簡潔的郵件變成一件很容易的事情。例如：

我提議小組組長們每個月舉行一次自備食品工作午餐會。這樣每個人能夠及時了解項目最新的進展情況。此外，我們也有更多的機會討論如何解決問題。

你的意見如何？

卡爾

六、郵件中如何組織信息

一封好的郵件應(yīng)該簡明扼要、層次清晰、邏輯性強。要點出現(xiàn)在最開始，其他信息都和要點相關(guān)，這樣收件人不需費勁就能知道郵件的主題。但是在組織信息時也會存在困難，不妨考慮下面因素：

（一）是否沒有考慮寫作的目的、收件人的信息、寫作的要點、收件人可能質(zhì)疑的問題就直接寫作了。

如果是這樣，要試著將信息組織一下，重新安排，否則這封郵件將令人費解。

（二）是否有多余信息。盡管仔細思考了，但是大多數(shù)人還是會將所有的內(nèi)容放在郵件中，好像我們所說的內(nèi)容對收件人來說都很有趣。牢記：正文應(yīng)該是對重要信息的支撐、解釋和擴展。如果不是，就趕緊省略。

（三）是否中途變換方向。有時我們開始是讓收件人做一件事，但突然間，我們跳到一個完全不同的話題。這樣會使收件人困惑，也會使你困惑。

（四）是否想要呈現(xiàn)太多的信息。每封信都關(guān)于一個話題或主題，每封信都針對一個收件人（群）。如果想在一封信內(nèi)發(fā)送所有信息，在開頭列出要點，然后用標(biāo)題幫助收件人（群）迅速地找到具體的細節(jié)。如果寫的內(nèi)容太復(fù)雜，最好獨立成一個文本然后作為附件發(fā)送，而郵件僅提供簡要的說明。

七、將信息寫出

如果你遵循了以上建議，那么寫一封清晰、簡潔的郵件就像倒杯咖啡一樣簡單。寫郵件時，需要注意：

（一）在敏感的、復(fù)雜的、機密的情況下，要再三考慮電子郵件是否是傳遞信息的最好方式。如果是，使用文字處理系統(tǒng)起草一封郵件。這樣的話，在寫好之前不會發(fā)送出去，而你會首先并且務(wù)必進行拼寫、語法、標(biāo)點的檢查和文本的編輯。

（二）使用清晰、簡潔、主動、具體的語言使你的郵件能夠盡可能快速準(zhǔn)確地傳達。避免使用行話。

（三）確信你的要點和最重要的信息放在開頭。如果必要，加一些詞或短句構(gòu)建起上下文（如四所述）。

（四）如果發(fā)現(xiàn)包含很多多余的信息，再篩選一下?；蛟S你沒有充分考慮收件人的需求。

（五）不要急著挖空心思尋找詞語來表達觀點，而應(yīng)該首先考慮收件人和你的寫作目的。

八、使用模板

充分利用模板。模板使用得當(dāng)，可以節(jié)省大量時間。模板提供了基本的詞匯和結(jié)構(gòu)，你只需根據(jù)特定的情況來改變內(nèi)容即可。注意模板的使用原則：

（一）模板需根據(jù)你要不斷發(fā)送的基本信息來生成。

（二）不斷更新模板：刪掉不需要的信息，或者修改信息。

（三）只在適合的情況下使用模板。因為有時修改模板比重新寫新郵件還慢。

（四）仔細校對模板信息，確定沒有陳舊的、不相關(guān)的信息，沒有使用他人名字或忘記變更日期等等。

當(dāng)今，對于正在從事跨國業(yè)務(wù)的公司和員工來說，客戶對你的第一印象多半來自電子環(huán)境，而這正建立在員工的商務(wù)寫作水平的基礎(chǔ)上。一間美國大型企業(yè)首席執(zhí)行官說：“在工作上能夠不斷精進的，是那些擁有絕佳表達技巧的人?！币虼?，對于許許多多的員工來說，良好的寫作技巧是職場獲勝不可缺少的利器。具有良好寫作技巧的員工對公司來說也是一筆寶貴的財富。

第三篇：商務(wù)電子郵件書寫要點

商務(wù)電子郵件書寫要點

現(xiàn)在這個社會，很多人不喜歡寫信，而喜歡用E-mail, 商務(wù)上使用E-mail聯(lián)系更是普遍。外企和國企不同的是，外企對E-mail特別重視，公司內(nèi)部往來的信件都會明確的分類，有些是urgent,有些的priority值比較低，這樣有利于向上司匯報重要信息，也節(jié)省大部分的時間。E-mail如此重要，書寫的方式就要求規(guī)范了，不能像平時我們和朋友，家人間的E-mail往來那么隨意，因為即使你覺得不那么重要，萬一哪天領(lǐng)導(dǎo)要查看信件，如果是苛刻點的領(lǐng)導(dǎo)，你就糗大了。網(wǎng)絡(luò)俚語，像LOL, BTW那肯定是不能用了。一些俏皮的smiley 圖標(biāo)也別用。E-mail的書寫很簡單，采取左對齊，單邊行距的文檔格式。段落之間double-space.具體，我列出以下幾個注意點。

1.Address the recipient by Full Name.Use gender-Neutral language.對收信者要稱呼對方的全名。使用中性的語言。如果關(guān)系不是那么親密，用Mr., Ms., Dr會比較好。

2.Write a specific, not general, topic in the subject box.在Subject一欄里要把主題寫的明確，不要大眾化。不然，很有可能緊急的信件被劃到垃圾信件里。那，事情就大條了。

3.Start your e-mail with a sentence that tells what your message is about.首句就直截了當(dāng)?shù)母嬖V對方這封E-mail講的是什么事。簡單，明確。

4.Put the details of your message in the second paragraph.第二段落是細節(jié)的部分。你可以把收信人不了解的信息，或可能遺忘的信息放在第二段。

5.Be clear, concise, and specific.Avoid overly long sentences.信件簡明，扼要。你要知道對著電腦屏幕一行行的看字，不像看本書，是很傷眼睛的。所以，為了他人著想，盡量寫的言簡意賅吧。實在E-mail不得不長，分段處用Headings。

6.Never write in all capital letters or all lower-case letters.之所以用大寫是為了引起別人的重視，如果全用大寫字母，不是招人煩么。全用小寫字母也是不當(dāng)?shù)?。這樣，會給人一種不尊重，偷懶的感覺。

7.Be cautious about what you say in a business e-mail.記住，你的E-mail, 可能被人forward給其他人看。萬事要小心，別把一些謠言，玩笑話寫在E-mail里。甚至輕易泄漏你的銀行卡號，信用卡密碼。

8.Check your e-mail and any attachments to make sure your message is clear, your tone is pro, and your spelling, grammar and punctuation are correct.一封E-mail寫完了，別忘記查看附件有沒有上傳好。你的語氣是不是夠?qū)I(yè)，Grammar和spelling可以交給word來做。唉，這點是我最傷心的，回了國之后老打錯字，被罵了好幾回，就為了我不自己校對好就呈給領(lǐng)導(dǎo)看（抄都容易抄錯，不活了）。在國外的時候都是請最最親愛的word來幫我完成的。

9.At the end of your message, before your full name and position, use a commonly accepted complimentary closing.在E-mail收尾的部分，別忘了加上你的全名和結(jié)束語,像Sincerely, Cordially, or Regards.

第四篇：商務(wù)電子郵件禮儀

近年來，在諸種電子通訊手段中跑出來一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的發(fā)展可謂突發(fā)飛進，日新月異。令人刮目相看。當(dāng)前，它已經(jīng)在商界得到了越來越廣泛的使用。電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，向交往對象所發(fā)出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯(lián)絡(luò)，不僅安全保密，節(jié)省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。商界人士在使用電子郵件對外進行聯(lián)絡(luò)時，應(yīng)當(dāng)遵守的禮儀規(guī)范主要包括以下四個方面。第一，電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫。向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，下更三點尤其必須注意。一是主題要明確。一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。二是語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對。三是內(nèi)容要簡潔。網(wǎng)上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，愈短愈好。第二，電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務(wù)交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間?！庇需b于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征友”。目前，有不少網(wǎng)民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事。不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的。第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼。編碼的問題是，是每一位電子郵件的使用者均應(yīng)予以注意的大事。由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內(nèi)地、臺灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)里的中國人發(fā)出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的天書。因此，商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件。第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選功能。現(xiàn)在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。來源：青島時尚生活網(wǎng)

第五篇：商務(wù)電子郵件之接受邀請

接受邀請

在接受對方邀請的郵件中，首先要對對方的邀請表示感謝，并愉快地答應(yīng)對方的邀請。然后向?qū)Ψ酱_認(rèn)活動的地點、日期、時間等信息，最后表示一下自己對活動的期待?；貜?fù)郵件的語氣要根據(jù)對方發(fā)送過來的邀請郵件的語氣來確定，即如果對方發(fā)送過來的郵件語氣比較正式，那么回復(fù)郵件也要用正式語氣，反之亦然。

Subject:Confirmation of Cocktail Party Attendance

Thank you for inviting mo to the annual cocktail party on Friday,September 11,at8p.mat your Beijing headquarters.I will be pleased to attend.I look forward to seeing you and your colleagues at the party.主題：雞尾酒會出席確認(rèn)

感謝您要請我參加9月11日（星期五）晚8點在貴公司北京總部舉辦的雞尾酒會。我很樂意參加。期待在雞尾酒會上見到您和您的同事們。

Confirmation 確認(rèn)

Annual 的，一年一次的對于每年都舉辦的活動，通常要在它的前面加上annual。“第??屆”用英語表示時一般用序數(shù)。例如“第3屆頒獎典禮”用英語表示就是“The 3rd Annual Awards Ceremony”。Headquarters 公司總部 有時也寫作main office、head office或central office。

拒絕邀請

拒絕對方的邀請時言辭要簡潔，但同時還要注意禮貌。首先要對對方的邀請表示感謝，感謝對方想到了自己。另外，最好簡單說一下自己拒絕的理由。但是不必說的太具體。

Subject：Customer Appreciation Dinner

Thank you for personal invitation to attend the customer appreciation dinner on September 1.Unfortunately，I cannot attend as I am going to Hawaii on a business trip at the end of the month.Thank you again for the invitation.主題：客戶答謝晚餐

感謝您親自邀請我參加9月1日的客戶答謝晚餐。不巧的是月底我要去夏威夷出差，所以不能參加。再次感謝您的邀請。

Appreciation 感謝

Unfortunately 遺憾的是，不幸的是

A business trip 出差