第一篇：采購管理制度

采購管理制度

為使本司采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

一、采購管理部門

本司設(shè)立專職采購部,隸屬公司財(cái)務(wù)部管理,接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本主管及其它部門的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)本司的采購工作。

二、采購部工作基本要求

（1）所有采購項(xiàng)目均需董事會(huì)簽批、授權(quán)及公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意 ；

（2）所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單 ；

（3）所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定 ；

（4）采購部工作人員須對(duì)自己采購物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)；

（5）采購部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取本司使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息表,以書面形式匯報(bào)給本司財(cái)務(wù)部及董事會(huì)；

（6）所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交。上述資料及采購人員自購物品價(jià)格信息采購部每天須錄入至采購部?jī)r(jià)格信息表備查。

（7）采購時(shí)間要求:一般物品采購時(shí)間為3天；急用物品當(dāng)天必須采購回來；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購；

（8）采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)賬付款。

（9）禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜。

（10）采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜。對(duì)到期的應(yīng)付帳款,財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)支付,以建立公司良好形象,維護(hù)公司財(cái)務(wù)信譽(yù)。

三、采購審批程序

（1）申購單審批程序：

使用部門或倉庫主管)提出申請(qǐng)，經(jīng)部門總監(jiān)（或經(jīng)理）同意，財(cái)務(wù)部成本主管審核，采購部詢價(jià)報(bào)價(jià)，財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字同意，總經(jīng)理或董事會(huì)審批后發(fā)回采購部進(jìn)行采購。

（2）單位價(jià)值1000元以下的零星采購，采購部需要貨比三家，比較價(jià)格與質(zhì)量之后，選擇最優(yōu)性價(jià)比的商家進(jìn)行購買。

（3）單位價(jià)值1000元以上、批量采購商品，采購部應(yīng)選定三家以上供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格比較，對(duì)該類供應(yīng)商必須進(jìn)行誠(chéng)信調(diào)查，確保采購質(zhì)量。

（4）對(duì)長(zhǎng)期供應(yīng)商或大批大宗商品采購，采購部必須與供應(yīng)商簽訂《購買合同》或《供貨協(xié)議》，明確商品品牌、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、付款方式、付款日期，是否含稅價(jià)格等主要事項(xiàng)。簽訂供銷合同或協(xié)議，必須根據(jù)公司合同會(huì)簽程序，經(jīng)董事會(huì)、財(cái)務(wù)部、商品使用部門或質(zhì)量部門會(huì)簽之后，方可進(jìn)行。工程材料的采購合同必須經(jīng)工程部總監(jiān)、主管副總裁會(huì) 1

簽，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。

（5）賒購(月結(jié))物品采購審批程序

月結(jié)物品的采購，主要是蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等的采購，餐飲部總廚直接下單至采購部，由采購部安排人員向供應(yīng)商叫貨。

（6）各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購部每月每類物品均應(yīng)邀請(qǐng)至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià),采購部、使用部門、財(cái)務(wù)部、主管總經(jīng)理或副總組成“供貨商評(píng)定小組”,通力合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場(chǎng)調(diào)查，根椐市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格，與供應(yīng)商確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供本司所需的物料。

四、采購監(jiān)督

采購成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及監(jiān)察部共同完成,平時(shí)各部門應(yīng)及時(shí)到市場(chǎng)上了解價(jià)格行情,以促進(jìn)本司采購成本的控制與監(jiān)督。

五、供應(yīng)商管理

（1）財(cái)務(wù)部應(yīng)定期(每季度)牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及監(jiān)察部，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估(度假村每大類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商。

（2）選用供應(yīng)商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、N個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購買。2個(gè)輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。

（3）采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護(hù)公司形象。

六、采購部工作流程

（一）各類物品采購工作流程

1、倉庫補(bǔ)倉物品的采購工作流程：

倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨，倉庫主管要填寫一份倉庫補(bǔ)倉《采購申請(qǐng)單》，《采購申請(qǐng)單》必須注明以下內(nèi)容:

（1）貨品名稱，規(guī)格

（2）平均每月消耗量

（3）庫存數(shù)量

（4）本次訂貨數(shù)量

經(jīng)成本主管進(jìn)行初步審核，送采購部經(jīng)理審核。采購部經(jīng)理在采購《申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間。采購部經(jīng)理審核同意后，按倉庫“采購申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按公司采購審批程序報(bào)批。報(bào)批程序完畢，采購部立即組織實(shí)施采購。未能及時(shí)采購到倉的物品，采購部要向成本部門提出意見，盡可能尋找替代物品。

2、新增物品的采購工作流程：

各部門需添置新物資，部門總監(jiān)或餐飲部總廚、總監(jiān)應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)董事長(zhǎng)審批后,填寫《申購單》，連同“采購申請(qǐng)單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，?“采購申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，尋找供貨商，提出采購意見。按公司采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施。

3、更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：

各部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和《采購申請(qǐng)單》一并送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，采購部據(jù)以組織采購。

4、鮮活食品凍品的采購工作流程：

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請(qǐng)，由酒吧、總廚或主管，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)情況，預(yù)測(cè)明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)日下午或晚上以電話落單，或第二日直接到市場(chǎng)選購。

5、燃料的采購工作流程：

采購部根據(jù)營(yíng)業(yè)情況與使用部門編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計(jì)劃，填寫采購申請(qǐng)單,按公司采購審批程序辦理，并組織實(shí)施。

6、維修零配件和工程物料的采購工作流程：

五金倉日常補(bǔ)倉由維修部填寫“采購申請(qǐng)單”。

大型改造工程或大型維修活動(dòng),維修部、工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購申請(qǐng)單(工程預(yù)算表附在采購申請(qǐng)單下面), 且采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫存數(shù)量；（5）訂貨數(shù)量。

以上采購申請(qǐng)單經(jīng)董事長(zhǎng)簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?“采購申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按公司采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施。

七、采購工作流程中須規(guī)范事項(xiàng):

1、所有的采購申請(qǐng)必須填寫一式四聯(lián)，采購申請(qǐng)單經(jīng)部門總監(jiān)核簽后，整份共四聯(lián)交給財(cái)務(wù)部成本主管，成本主管復(fù)核后送采購部報(bào)價(jià)，財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字。

2、采購申請(qǐng)單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部留存并組織采購。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)存檔核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。

3、審核采購申清單：收到采購申請(qǐng)單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏。

（1）簽置核對(duì)：檢查采購申請(qǐng)單是否各權(quán)限人簽置，核對(duì)其是否正確。

（2）數(shù)量核對(duì)，復(fù)查采購數(shù)量，確定采購申請(qǐng)單上的數(shù)量是否正確、合理。

4、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。

八、“貨比三家”工作流程：

每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家供應(yīng)商作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價(jià)格的合理性。公司采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用哪家供應(yīng)商的物品，具體做法是：

1、采購部按照采購申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，包括：①填寫空白報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個(gè)供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。②對(duì)于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)，應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名，職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交“評(píng)定小組”審批。

2、“評(píng)定小組”根據(jù)采購部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購部的意見，對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來的貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。

九、采購活動(dòng)后續(xù)須跟進(jìn)工作

1、采購訂單的跟進(jìn)

當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個(gè)過程直至收貨入庫。

2、采購訂單取消

（1）公司取消訂單：

如因某種原因，公司需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報(bào)董事長(zhǎng)作出決定。

（2）供應(yīng)商取消訂單：

如因某種原因，供應(yīng)商取消了公司已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障公司利益，供應(yīng)商必須賠償公司人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。

3.違反合同：

合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。

4.檔案儲(chǔ)存：

所有供應(yīng)商工商、稅務(wù)、銀行、名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價(jià)格信息，每天須錄入至采購部?jī)r(jià)格信息庫。

5.采購交貨延遲檢討

凡未能按時(shí)、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進(jìn)情況并呈財(cái)務(wù)部及董事長(zhǎng)批示。

6.采購物品的維護(hù)保養(yǎng)：

如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng)。對(duì)設(shè)備等固定資產(chǎn)項(xiàng)目的購買，采購員要向工程部、維護(hù)部咨詢有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時(shí)，事先一定要向工程部、維護(hù)部、網(wǎng)絡(luò)部等技術(shù)部門了解所購物品能否與本司的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。

十、采購物資的換貨、退貨

各使用部門對(duì)所采購的物資，在規(guī)定的質(zhì)保期限內(nèi)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的，應(yīng)及時(shí)向采購部反映，采購部負(fù)責(zé)向供應(yīng)商交涉，進(jìn)行換貨、退貨或折價(jià)退回部分貨款。

十一、采購合同和售后服務(wù)合同的管理

（1）采購合同的管理

本司所有物資采購的合同，統(tǒng)一由采購部負(fù)責(zé)訂立。采購部根據(jù)各部門采購物資申請(qǐng)單及董事長(zhǎng)批示簽字的專項(xiàng)物資《采購申請(qǐng)》或報(bào)告，選擇供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定合同條款，經(jīng)過公司的合同會(huì)簽程序，簽訂采購合同。合同簽訂完畢，正本留總裁辦秘書處，采購部、財(cái)務(wù)部各留副本一份。

（2）售后服務(wù)合同的管理

產(chǎn)品售后服務(wù)合同，由采購部負(fù)責(zé)簽訂。采購活動(dòng)完畢，物資投入使用，需要供應(yīng)商或生產(chǎn)商進(jìn)行售后服務(wù)的設(shè)備設(shè)施，采購部必須會(huì)同使用部門、技術(shù)部門進(jìn)行協(xié)商，確定維護(hù)設(shè)備的具體細(xì)則。簽訂售后服務(wù)合同，必須明確售后服務(wù)的具體事項(xiàng)，免費(fèi)條款、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，付款方式、是否提供發(fā)票、合同有效期。合同簽訂完畢，正本留董事長(zhǎng)秘書處，采購部、財(cái)務(wù)部各留副本一份。

第二篇：材料采購管理制度

材料采購管理制度

第一章

總

則

第一條 目的

為加強(qiáng)門店輔材規(guī)范化管理，規(guī)范采購工作，優(yōu)化項(xiàng)目經(jīng)理提供輔材供應(yīng)，保障工地進(jìn)度的正常持續(xù)進(jìn)行，選擇合格的輔材供應(yīng)商并對(duì)采購過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，確保供貨商提供的物料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二條 適用范圍

本辦法適用于贛州門店各項(xiàng)目施工材料物料采購時(shí)，采購計(jì)劃的審核、訂購、驗(yàn)收、付款結(jié)算等，除另有規(guī)定外，悉以制度處理；采購材料包含水泥黃沙磚、水管線管及其配件、油漆輔料、木工板材、大理石等輔材。第三條 職責(zé)劃分

1、由公司綜合辦公室全面負(fù)責(zé)對(duì)各工程輔材物料的采購、對(duì)賬、付款結(jié)算等工作；

2、由工地項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)各自工地計(jì)劃單的數(shù)量提報(bào)、材料驗(yàn)收、單據(jù)核對(duì)提報(bào)；

3、由工程部工程管家對(duì)各項(xiàng)目材料的協(xié)助支持。

第二章

采購材料制定及簽收

第一條 采購計(jì)劃的制定

1、各項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)工地材料采購計(jì)劃提報(bào)采購需求量給到訂單員審核（采購訂單要確保材料規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量無誤并簽字且附上材料送至的預(yù)期及工地地址收貨人信息后通過下單群以申報(bào)）；

2、根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理提報(bào)的批量的采購明細(xì)訂單員做采購單確認(rèn)后蓋上“贛州金螳螂家電子商務(wù)有限公司提貨專用章”以掃描件的形式傳送給供應(yīng)商；

2、采購量較少的，以微信群下單方式直接傳送至供應(yīng)商，訂單員截圖存底保留下單記錄方便后期核對(duì)。第二條 材料的簽收及單據(jù)回收

1、材料送貨至工地須由項(xiàng)目經(jīng)理或工程管家簽收；

2、簽收單據(jù)每周五工程例會(huì)帶回公司返到訂單員，因項(xiàng)目經(jīng)理自身原因?qū)е氯眴?，后期?duì)此工地不做項(xiàng)目結(jié)算。

第三章

材料單據(jù)核對(duì)

第一條 訂單員與供應(yīng)商及項(xiàng)目單據(jù)核對(duì)

1、材料的單據(jù)核對(duì)與供應(yīng)商約定于每月月底25日前把單據(jù)提交至訂單員處；

2、訂單員每月25日-27日之間和供應(yīng)商及項(xiàng)目經(jīng)理就當(dāng)月的供貨的材料單據(jù)做核對(duì)；

3、單據(jù)核對(duì)無誤后，要求供應(yīng)商開具增值稅普通發(fā)票30日前給到財(cái)務(wù)。

第三條 成本核算與財(cái)務(wù)單據(jù)核對(duì)

1、每月28日訂單員核完后按項(xiàng)目工地分類給到成本核算，及按供應(yīng)商分類給到財(cái)務(wù)；

2、每月29日成本核算需將該月每個(gè)項(xiàng)目的單據(jù)與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對(duì)，確保零誤差，達(dá)到收支平衡。

第三章

付款事宜

一、每月29日成本核算與財(cái)務(wù)單據(jù)核對(duì)無誤后，每個(gè)項(xiàng)目中班組領(lǐng)用的主材、輔材費(fèi)用將在之后的班組進(jìn)度款中直接扣除；

二、付款需準(zhǔn)備資料：

1、銀行申請(qǐng)付款單（供應(yīng)商填寫）

2、發(fā)票（需開材料明細(xì)清單，分工地開）

3、送貨明細(xì)（需收貨人簽字）

4、合同

三、每月30日資料核對(duì)無誤后提交至平臺(tái)核算會(huì)計(jì)，待審核通過后付款至供應(yīng)商。

第四章

附

則

第一條 參與采購過程的各相關(guān)崗位，既要明確分工、明確責(zé)任、互相配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保企業(yè)的利益不受損害； 第二條 本辦法自公布日期執(zhí)行。

二○一七年九月一日

第三篇：采購管理制度

采購管理制度

1.目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)公司制度管理，健全企業(yè)采購制度，提高采購效率，明確崗位職責(zé)，降低采購成本，減少不必要的開支，保證采購工作的正?；?、規(guī)范化，特制定本制度。2.適用范圍

凡本公司運(yùn)營(yíng)所需之設(shè)備、原材料、輔助材料、包裝材料、低值易耗品等采購作業(yè)及產(chǎn)品委外加工等一切物料采購均適用于本制度。3.定義

3.1.生產(chǎn)計(jì)劃的物料需求——指采購員依據(jù)派工單上外購件信息和產(chǎn)品物料清單進(jìn)行采購的方式；

3.2.外協(xié)件采購需求——指完成產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)過程中成品、半成品的外協(xié)加工； 3.3.安全庫存物料需求——指公司常備一定庫存量以滿足生產(chǎn)需要的物料，依據(jù)安全庫存量進(jìn)行采購的方式，適用于經(jīng)常性，共用性及購買時(shí)間較長(zhǎng)的低值易耗物料； 3.4.雜項(xiàng)物料需求——指不定時(shí)發(fā)生的小金額采購，或文具用品等；

3.5.固定資產(chǎn)需求——由于生產(chǎn)量的增加或新產(chǎn)品的開發(fā)需要增加設(shè)備類（含辦公設(shè)備）的采購；

3.6.樣品物料需求——新產(chǎn)品開發(fā)試樣階段所產(chǎn)生的物料需求； 4.采購計(jì)劃

4.1.除生產(chǎn)計(jì)劃的物料需求外，所有采購作業(yè)物料需求信息均以【請(qǐng)購單】為依據(jù)； 4.2.生產(chǎn)計(jì)劃物料需求的確定：計(jì)劃員在接收訂單后，在編制派工單時(shí)同時(shí)編制外購件和產(chǎn)品物料清單，并與庫管員確認(rèn)所需物料是否有庫存，采購員依據(jù)派工單信息進(jìn)行采購； 4.3.外協(xié)件采購需求的確定：外協(xié)件的采購流程參照《工序負(fù)責(zé)人工作流程規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.4.雜項(xiàng)物料需求的確定：各需求部門根據(jù)需要填寫【請(qǐng)購單】經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后交采購員進(jìn)行采購；

4.5.安全庫存物料需求的確定：庫管員根據(jù)需求對(duì)生產(chǎn)物料自定一小部分安全庫存，并每周進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每周對(duì)安全庫存物料進(jìn)行統(tǒng)一填寫【請(qǐng)購單】請(qǐng)購一次；

4.6.固定資產(chǎn)需求的確定:由于生產(chǎn)量的增加需要新增設(shè)備的由生產(chǎn)部廠長(zhǎng)在建立生產(chǎn)計(jì)劃時(shí)提出申請(qǐng)，由于新產(chǎn)品的開發(fā)需要增加設(shè)備的由設(shè)計(jì)部主管提出申請(qǐng)，辦公設(shè)備的增加由人事部提出申請(qǐng)。固定資產(chǎn)的申請(qǐng)，填寫【請(qǐng)購單】后需呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行采購。

4.7.樣品物料需求的確定: 由設(shè)計(jì)部提出請(qǐng)購，部門主管審核后由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可采購。4.8.材料增補(bǔ)申請(qǐng)單所需物料的確定：產(chǎn)品在加工過程中因品質(zhì)異常報(bào)廢，由報(bào)廢人填寫【補(bǔ)料申請(qǐng)單】，經(jīng)部門主管審核后進(jìn)行采購。

5.采購流程 5.1.一般采購流程 5.2.請(qǐng)購申請(qǐng)

5.2.1.請(qǐng)購之前，申購人應(yīng)向倉庫詢問所需物資是否有庫存，以免重復(fù)采購；

5.2.2.采購之前，申購人依據(jù)所需物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)填寫【請(qǐng)購單】。

5.2.3.緊急采購時(shí)，由申購人在【請(qǐng)購單】上注明“緊急”，以便各部門加快流轉(zhuǎn)及時(shí)處理。5.2.4.若填寫【請(qǐng)購單】后撤銷采購，應(yīng)立即通知采購員，以免造成浪費(fèi)。

5.2.5.請(qǐng)購人填寫【請(qǐng)購單】，經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后，交采購員簽字確認(rèn)，采購員應(yīng)檢查【請(qǐng)購單】的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購單是否經(jīng)過審批。5.2.6.外協(xié)件的請(qǐng)購流程參照《工序負(fù)責(zé)人工作流程規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.2.7.各部門應(yīng)及時(shí)檢查采購需求，請(qǐng)購單應(yīng)在每天上午9點(diǎn)前完成審批交采購員，采購員在收到請(qǐng)購單后統(tǒng)一進(jìn)行詢價(jià)下單，9點(diǎn)后的請(qǐng)購單，在次日進(jìn)行統(tǒng)一詢價(jià)。緊急請(qǐng)購項(xiàng)目除外。5.3.詢價(jià)

5.3.1.采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理各類請(qǐng)購需求，對(duì)于未采購過且未指定供應(yīng)商的物資或未指定外協(xié)供應(yīng)商的外協(xié)件，應(yīng)提供三家以上供應(yīng)商及價(jià)格進(jìn)行比價(jià)；

5.3.2.采購員詢價(jià)時(shí)應(yīng)注意審查供應(yīng)商的主體資格（經(jīng)營(yíng)狀態(tài)、是否按時(shí)年檢、有無失信記錄、是否涉及重大訴訟等），要求供應(yīng)商提供聯(lián)系方式以便相關(guān)負(fù)責(zé)人核價(jià)。確定供應(yīng)商后，應(yīng)要求供應(yīng)商提供證明主體資格的材料（企業(yè)提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、個(gè)人提供身份證復(fù)印件）。

5.3.3.對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理，不必按此條款第一項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行，但必須保證供應(yīng)商資格符合要求并且相關(guān)信息齊全。5.4.核價(jià)

5.4.1.物品若采購過并有固定的合作供應(yīng)商，價(jià)格無調(diào)整的情況下，采購員直接下采購訂單，無需核價(jià)。

5.4.2.物品若未采購過或價(jià)格有調(diào)整，采購員將報(bào)價(jià)單及該物品的歷史價(jià)格整理好提供給總經(jīng)理進(jìn)行核價(jià)。核價(jià)后采購員下采購訂單。5.5.采購實(shí)施

5.5.1.采購員必須在承諾的時(shí)間里滿足請(qǐng)購部門的需求，避免停機(jī)停產(chǎn)的浪費(fèi)。

5.5.2.采購員在不理解耗材的規(guī)格或有不能滿足現(xiàn)場(chǎng)需求時(shí)，可委托需求方自行購置處理。5.5.3.受委托方的采購行為視為采購員的行為，故采購員應(yīng)在采購前詳細(xì)告知受托者有關(guān)供應(yīng)商、價(jià)格、采購規(guī)定等訊息，采購員需承擔(dān)受托者采購過失的責(zé)任。

第四篇：采購管理制度

采購管理制度 PDKJ-CG-001

1．總則

1．1 目的

為使本公司原材料的外采購作業(yè)有所遵循，及時(shí)提供適質(zhì)，適量，適價(jià)的原材料，特制定本制度。

1．2 范圍

凡大宗原料、輔料、包裝材料、設(shè)備、零件、器材、辦公用品等采購業(yè)務(wù)中，有關(guān)詢價(jià)、議價(jià)、采購等作業(yè),均適用本制度。

1．3 采購部門及權(quán)限的劃分

1．3．1 公司原材料的采購計(jì)劃、價(jià)格、策略等均由采購部決議（原則上按照物美價(jià)廉、貨比三家）。

1．3．2 臨時(shí)的、緊急的采購，由使用部門提出申請(qǐng)，采購部負(fù)責(zé)詢價(jià)，呈總經(jīng)理簽準(zhǔn)。

1．3．3 具體采購業(yè)務(wù)由采購部負(fù)責(zé)執(zhí)行，而特定儀器、設(shè)備之采購須由請(qǐng)購部門主管和技術(shù)人員參與技術(shù)、價(jià)格、質(zhì)量等方面的審定。

1．4 采購工作基本原則

1．4．1 采購委員會(huì)是公司在原材料采購過程中的最高決策機(jī)構(gòu)。

1．4．2 公司的總經(jīng)理是采購委員會(huì)會(huì)議決議的最高執(zhí)行者。

1．4．3 公司的財(cái)會(huì)部門必須對(duì)采購業(yè)務(wù)與采購委員會(huì)會(huì)議決議是否相符，予以充分的反映和監(jiān)督。

1．4．4 品管部門必須對(duì)購入生產(chǎn)用原料的質(zhì)量予以全過程的監(jiān)控。

1．4．5 采購部門必須根據(jù)采購委員會(huì)的會(huì)議精神，多途徑，少環(huán)節(jié)，貨比三家，適時(shí)，適質(zhì)，適量，適價(jià)保證原材料的供給。

1．4．6 采購委員會(huì)會(huì)議須定期與不定期召開。例如，根據(jù)年、季、月銷售和生產(chǎn)目標(biāo)應(yīng)定期舉行；根據(jù)原材料的采購特點(diǎn)及資金調(diào)度情況應(yīng)不定期的舉行。

1．4．7 采購部門必須定期作出市場(chǎng)，供貨，存貨，采購等分析，并及時(shí)提交采購委員會(huì)。采購部應(yīng)對(duì)供貨市場(chǎng)，供應(yīng)商情況，需購原材料質(zhì)量、價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸、氣象資料、進(jìn)出口數(shù)據(jù)、原材料庫存、原材料耗用情況等作出定期分析。

1．4．8 采購部和財(cái)會(huì)部應(yīng)于每月末與供應(yīng)商核對(duì)供貨數(shù)量、應(yīng)付貨款和商務(wù)處理等資料．

1．4．9 采購部應(yīng)定期對(duì)采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，以提高采購人員的業(yè)務(wù)能力和思想品德水平。

1．4．10 原材料采購須遵循“貨到付款”的原則，嚴(yán)格控制原材料預(yù)付貨款。

2．采購委員會(huì)及其會(huì)議制度

2．1 目的

采購管理是任何一個(gè)企業(yè)都視之為經(jīng)營(yíng)是否能步入軌道的重要基礎(chǔ)之一。特別在原材料成本占據(jù)銷售成本75—85%左右的行業(yè)，原材料采購成本和儲(chǔ)存成本的合理性，會(huì)對(duì)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)產(chǎn)生很大的影響。因此，有效的采購委員會(huì)制度可以讓我們得以：

（1）奠定穩(wěn)定的采購管理工作基礎(chǔ)；

（2）提高采購管理水平；

（3）降低采購成本和儲(chǔ)存費(fèi)用，合理使用資金。

2．2 采購委員會(huì)的組織及職責(zé)

2．2．1 公司設(shè)立采購委員會(huì)，由總經(jīng)理，副總經(jīng)理，采購部長(zhǎng)，品管部長(zhǎng)，財(cái)會(huì)部長(zhǎng)、采購部所有業(yè)務(wù)員組成?？偨?jīng)理擔(dān)任采購委員會(huì)主席，采購長(zhǎng)兼任會(huì)議秘書，做會(huì)議記錄并負(fù)責(zé)決議案的執(zhí)行。

2．2．2 采購委員會(huì)職責(zé)：

（1）擬定原材料的采購政策并確保政策的適當(dāng)執(zhí)行。

（2）依據(jù)本公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保原材料的品質(zhì)及合理的價(jià)格。

（3）審核決定采購的時(shí)機(jī)、價(jià)格及數(shù)量。

（4）協(xié)調(diào)、解決影響采購實(shí)施的重大問題。

2．3 采購委員會(huì)組織的運(yùn)行

2．3．1 每月定期召開采購委員會(huì)會(huì)議采購委員會(huì)會(huì)議是日常采購管理工作之一，由會(huì)議討論決定采購委員會(huì)召開會(huì)議的固定時(shí)間，并相應(yīng)的要求有關(guān)部門定期提供分析資料，以供會(huì)議討論和決策。

2．3．2 不定期召開采購委員會(huì)會(huì)議對(duì)采購管理過程中的特殊事項(xiàng)，例如：原材料市場(chǎng)急劇變化時(shí)。經(jīng)采購委員會(huì)成員的提議，應(yīng)臨時(shí)召開采購委員會(huì)會(huì)議。

2．3．3 開會(huì)的法定人數(shù)為全體委員的三分之二，采購委員會(huì)的決議須半數(shù)以上人員表決通過，方可執(zhí)行。出席采購委員會(huì)會(huì)議的列席人員無表決權(quán)。

2．3．4 采購委員會(huì)召開會(huì)議時(shí)，采購委員會(huì)成員若無法參加，應(yīng)授權(quán)代理人員參會(huì)。

2．3．5 會(huì)議主持人為采購委員會(huì)主席，主席因故不能出席會(huì)議時(shí)應(yīng)委托副主席或公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持。采購部長(zhǎng)負(fù)責(zé)會(huì)議的召集。

2．4 采購委員會(huì)會(huì)議的內(nèi)容及程序

2．4．1 采購部長(zhǎng)報(bào)告以下情況：

（1）上次會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況。

（2）原材料的庫存量、在途量。

（3）原材料的市場(chǎng)行情預(yù)測(cè)動(dòng)態(tài)，公司應(yīng)采取的措施。

（4）月原材料采購計(jì)劃及資金需求計(jì)劃。

（5）采購部外欠貨款情況。

（6）采購實(shí)施中需協(xié)調(diào)解決的問題。

2．4．2 采購委員會(huì)對(duì)采購部報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行討論并做出決定。

2．4．3 會(huì)議決議事項(xiàng)由采購部長(zhǎng)記錄，整理后呈采購委員會(huì)主席核準(zhǔn)。

2．4．4 采購部長(zhǎng)將核準(zhǔn)后的會(huì)議紀(jì)要分送委員會(huì)成員,并負(fù)責(zé)決議案的執(zhí)行。

2．5 采購委員會(huì)控制要點(diǎn)

2．5．1 對(duì)采購過程中發(fā)生的重大采購事項(xiàng)，必須由采購委員會(huì)討論決定。

2．5．2 原材料價(jià)格應(yīng)在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較低的水平。

2．5．3 原材料質(zhì)量必須在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較高的水準(zhǔn)。

2．5．4 根據(jù)產(chǎn)銷實(shí)際情況，確定每月原材料的安全庫存量，確定需階段性（季節(jié)性）儲(chǔ)備原料的合理庫存量。

2．5．5 對(duì)有預(yù)付款的采購，必須事先提交采購委員會(huì)討論通過。

2．5．6 采購部必須有完整的采購結(jié)算檔案，并建立有效的采購分析檔案。

3．供應(yīng)商管理辦法

3．1 供應(yīng)商的選定及指導(dǎo)

3．1．1 對(duì)于大宗或經(jīng)常使用的原材料，采購部門應(yīng)建立相對(duì)穩(wěn)定的供應(yīng)商，并設(shè)立“供應(yīng)商資料卡”作為日后詢議價(jià)和供料的參考。

3．1．2 為確保貨源，采購人員對(duì)于經(jīng)常采購的原材料，應(yīng)尋找兩家以上的供應(yīng)商作為儲(chǔ)備或交互采購，以穩(wěn)定貨源、降低價(jià)格。

3．1．3 選定供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)從其供貨能力、信譽(yù)度、資金狀況、解決糾紛能力及對(duì)市場(chǎng)狀況把握程度等方面綜合考慮，并依此確定是否發(fā)展為長(zhǎng)期供應(yīng)商。

3．1．4 若供應(yīng)商為貿(mào)易商或代理商時(shí)，采購人員應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)及技術(shù)服務(wù)能力等，憑以作為判斷是否為采購對(duì)象的依據(jù)。

3．1．5 積極向供應(yīng)商宣傳公司原料品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，并在品質(zhì)及技術(shù)服務(wù)上給予必要的幫助，使其交貨及時(shí)、品質(zhì)穩(wěn)定且符合公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

3．2 供應(yīng)商的管理和分類

3．2．1 每一筆采購業(yè)務(wù)，都要進(jìn)行采購成本分析，交部門經(jīng)理審閱后存檔以充實(shí)供應(yīng)商的資料卡。

3．2．2 供應(yīng)商的分類。根據(jù)供應(yīng)商的信譽(yù)狀況、貨源穩(wěn)定性（數(shù)量、品質(zhì)）、資金狀況、發(fā)運(yùn)能力等方面進(jìn)行分類。例如把供應(yīng)商分為A、B、C、D四大類：A類指信譽(yù)良好、貨源穩(wěn)定、資金充足以及發(fā)運(yùn)通暢的廠商；B類指信譽(yù)良好、資金充足及發(fā)運(yùn)通暢但貨源較不穩(wěn)定的廠商；C類指信譽(yù)較好，資金充足或發(fā)運(yùn)較通暢、貨源不穩(wěn)定的廠商。D類指資金較充足或發(fā)運(yùn)較通暢、但信譽(yù)一般或差、貨源不穩(wěn)定的廠商。

3．2．3 對(duì)于時(shí)常出現(xiàn)交貨品質(zhì)不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，交貨數(shù)量不足，延誤交期，售后服務(wù)不良等情況的供應(yīng)商，應(yīng)立即通知其改善，并按規(guī)定扣款。如未能改善者，采購部應(yīng)另行開發(fā)新的供應(yīng)商。

3．3 供應(yīng)商的開發(fā)

3．3．1 采購人員應(yīng)積極調(diào)查原材料資訊，收集原材料市場(chǎng)行情，積極開發(fā)新的供應(yīng)商。

3．3．2 開發(fā)原料新供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)取樣經(jīng)品管部或使用部門檢驗(yàn)分析，提出報(bào)告，必要時(shí)應(yīng)到現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查確認(rèn)其生產(chǎn)技術(shù)及品質(zhì)水準(zhǔn)之后，進(jìn)行詳細(xì)評(píng)估，決定是否列為供應(yīng)商。

3．4 采購資料及檔案管理

3．4．1 采購內(nèi)勤人員每月初或每周做好“供應(yīng)商資料卡”、“原料及微量元素采購報(bào)表（月）”、“采購分析報(bào)表（周、月）”、“庫存報(bào)表（月）”等匯總整理工作，并報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3．4．2 市場(chǎng)行情及時(shí)了解分析，價(jià)格走勢(shì)定期分析，供應(yīng)商信譽(yù)等級(jí)定期評(píng)審，來電來函文件資料及時(shí)分類保存。

3．4．3 公司有關(guān)人員如需借閱有關(guān)資料、檔案，必須經(jīng)部門經(jīng)理同意后，由內(nèi)勤人員登記，借閱人員簽名后方可。

3．4．4 有關(guān)采購委員會(huì)的資料，由部門經(jīng)理歸類存檔保管，借閱需經(jīng)采購委員會(huì)主席同意，并登記后執(zhí)行。

4．原材料采購管理辦法

4．1 計(jì)劃

4．1．1 原料采購計(jì)劃采購部根據(jù)行銷部的下個(gè)月及下六個(gè)月銷售計(jì)劃，品管部據(jù)此做出的下個(gè)月及下六個(gè)月用料計(jì)劃，生產(chǎn)部提供的上期庫存情況表，編制下個(gè)月及下六月的原料采購計(jì)劃。

4．1．2 包裝物采購計(jì)劃采購部根據(jù)銷售部的銷售計(jì)劃、品管部（畜禽部、肉品加工廠）做出的編織袋（包裝箱）用量計(jì)劃，編制采購計(jì)劃。

4．1．3 勞保用品、辦公用品采購計(jì)劃采購部根據(jù)行政部報(bào)來的經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)的每季勞保用品、辦公用品請(qǐng)購計(jì)劃，編制采購計(jì)劃。

4．1．4 零配件、藥品的采購計(jì)劃采購部根據(jù)生產(chǎn)部、品管部報(bào)來的零配件及藥品月需求量，編制采購計(jì)劃。

4．2 信息收集與分析

4．2．1 采購部應(yīng)掌握主要原料的產(chǎn)地分布，當(dāng)年收成、加工期、交易渠道、運(yùn)輸方式、質(zhì)量、庫存及國(guó)家產(chǎn)業(yè)政策、市場(chǎng)供求關(guān)系等資訊，填寫“原料行情周報(bào)表”和“原料采購分析報(bào)表（周、月）”供采購委員會(huì)參考以便確定最佳采購時(shí)機(jī)。

4．2．2 采購部須以電話、傳真等多種方式，隨時(shí)向供應(yīng)商詢價(jià)，以了解原料市場(chǎng)行情變化情況。

4．2．3 采購部在實(shí)施原料采購中，須堅(jiān)持貨比三家之原則，根據(jù)供應(yīng)商歷次供貨的信譽(yù)、交貨期、價(jià)格、應(yīng)變能力等因素，選擇理想的供應(yīng)商及合理的采購價(jià)格。

4．2．4 對(duì)包裝物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材等，采購部應(yīng)根據(jù)公司的要求、標(biāo)準(zhǔn)，采取供應(yīng)商報(bào)價(jià)，深入廠家了解產(chǎn)品質(zhì)量等辦法，廣泛收集信息、然后選定三家以上供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。

4．2．5 采購部將下月所需原材料的數(shù)量、價(jià)格、可選擇供應(yīng)商等資料匯總后，提供采購委員會(huì)討論、決策,每種原材料的可選擇供應(yīng)商不得少于兩家．

4．3 核準(zhǔn)

4．3．1 采購委員會(huì)根據(jù)采購部提供的資料及其它方面的資訊，做出采購決策。

4．3．2 采購部根據(jù)采購委員會(huì)的決定，向供應(yīng)商訂貨，開“原料采購申請(qǐng)單”簽訂采購合同，實(shí)施采購作業(yè)。

4．3．3 采購部須隨時(shí)注意市場(chǎng)行情變化，如遇價(jià)格上漲，則可考慮多進(jìn)貨，如遇價(jià)格下跌，則適時(shí)要求供應(yīng)商降價(jià)，并及時(shí)掌握最新價(jià)格。

4．4 合同

4．4．1 所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份（一份采購部自存，一份交供應(yīng)商，一份交財(cái)會(huì)部）。信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附件，應(yīng)注意互相之間時(shí)間和內(nèi)容的一致性。

4．4．2 如市場(chǎng)行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購部長(zhǎng)報(bào)送總經(jīng)理核準(zhǔn)后才可變更，必要時(shí)，可臨時(shí)召集采購委員會(huì)討論決定。

4．4．3 采購合同內(nèi)容由當(dāng)事人約定，應(yīng)將以下內(nèi)容明確、清楚、具體寫出，不

得含糊其辭：

（1）標(biāo)的；（2）數(shù)量；（3）質(zhì)量；（4）價(jià)格；（5）包裝；（6）交貨期限；

（7）驗(yàn)收地點(diǎn)及辦法；（8）交貨方式及地點(diǎn)；（9）付款條件及付款方式；

（10）保險(xiǎn)；

（11）運(yùn)輸損耗的承擔(dān)；（12）違約責(zé)任。

4．4．4 所有合同經(jīng)采購部長(zhǎng)簽字后，報(bào)送總經(jīng)理審定簽字，加蓋公司合同專用章后生效。合同簽訂后若有異議，應(yīng)按《合同法》有關(guān)規(guī)定處理。

4．5 交貨期控制

4．5．1 合同簽定后，采購部必須追蹤，督促交貨進(jìn)度。

4．5．2 采購部根據(jù)原料客戶發(fā)貨情況，提前填寫“原料到貨預(yù)報(bào)表”送生產(chǎn)部、品管部，以便做好接貨準(zhǔn)備。每月填報(bào)“原料采購進(jìn)度月報(bào)表”。

4．5．3 每批料收貨結(jié)束，采購部應(yīng)對(duì)其品質(zhì)、價(jià)格及“合同履行情況”、“采采成本”進(jìn)行分析評(píng)判，登記入供應(yīng)商資料卡內(nèi)，作為以后選擇供應(yīng)商之依據(jù)。

4．5．4 包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應(yīng)商后，采購部根據(jù)庫存情況通知供應(yīng)商安排交貨日期與數(shù)量。

4．6 異常情況處理

4．6．1 如遇供應(yīng)商送來的原材料品質(zhì)、數(shù)量等與合同規(guī)定的不相符，應(yīng)及時(shí)書面通知供應(yīng)商處理。

4．6．2 如臨時(shí)需采購原材料，則須按以下程序辦理：使用部門申請(qǐng)→總經(jīng)理核準(zhǔn)→采購部詢價(jià)、比價(jià)→總經(jīng)理核準(zhǔn)→采購部采購→品管部或使用部門驗(yàn)收。

4．6．3 因品質(zhì)不合格而退貨、換貨導(dǎo)致逾期入廠，應(yīng)以逾期交貨處理。

4．7 貨款結(jié)算

4．7．1 采購部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，測(cè)算資金的使用時(shí)間，填報(bào)“原料采購用款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì)部籌款，每周應(yīng)提報(bào)“付款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì)部和總經(jīng)理。

4．7．2 一批原材料驗(yàn)收完畢，采購部應(yīng)及時(shí)整理各種單據(jù)，打印“付款申請(qǐng)單”一并送財(cái)會(huì)部做為付款憑證。

4．7．3 原料的付款憑證有：采購申請(qǐng)單、合同、原料收貨報(bào)告、發(fā)票；物料的付款憑證有：采購申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票。

4．7．4 采購部應(yīng)在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對(duì)帳務(wù)，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。

4．8 帶款提貨及預(yù)付貨款管理（本款提貨人不得是新進(jìn)員工）

4．8．1 在部分原材料緊張?zhí)幱谫u方市場(chǎng)時(shí)，供應(yīng)商堅(jiān)持要求先款后貨，因而需要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財(cái)會(huì)部和總經(jīng)理嚴(yán)格審查批準(zhǔn)方能辦理。

4．8．2 帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證（鐵路領(lǐng)貨憑證）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。

4．8．3 匯票特戶和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)采購部長(zhǎng)審核，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由財(cái)會(huì)部授權(quán)辦理。

4．8．4 如發(fā)生付款后進(jìn)貨量不足等情況造成公司多付款或供應(yīng)商欠款，采購部要責(zé)成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時(shí)應(yīng)采用法律手段追回。

4．8．5 必要的原材料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)：

（1）必須是信用良好的固定供應(yīng)商，對(duì)貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。

（2）信用良好的第三方為供應(yīng)商提供擔(dān)保，是采購工作者必須努力的工作任務(wù)之一。

（3）必須事先派專人，如派采購、品管人員一起去實(shí)地調(diào)查供應(yīng)商的實(shí)物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況和目前的經(jīng)濟(jì)狀態(tài)等情況，并將調(diào)查報(bào)告提交采購委員會(huì)。

（4）必須有完整的正式合同，重要合同須經(jīng)國(guó)家認(rèn)可的公證機(jī)關(guān)予以公證。在合同中必須有明確的交貨地點(diǎn)，交貨期限，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，和在需方所在地的法院管轄范圍內(nèi)履約。

（5）預(yù)付款的額度控制，須由采購委員會(huì)會(huì)議決定，對(duì)每一項(xiàng)預(yù)付款都應(yīng)在會(huì)議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要保證生產(chǎn)的需要，又要保證貨款安全的相應(yīng)對(duì)策。

（6）原材料預(yù)付貨款支付以后，采購部和財(cái)會(huì)部必須同時(shí)明確專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)原材料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實(shí)際情況按天或周，或旬將記錄提交給采購委員會(huì)，直至該合同履行完畢。

5．原材料接收和退貨管理辦法

5．1 車站（碼頭）的接貨作業(yè)

5．1．1 采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商約定原材料到達(dá)公司的日期，并發(fā)出“原料到貨預(yù)報(bào)表”，內(nèi)容包括到貨時(shí)間、車皮號(hào)（船號(hào)）、件數(shù)及總量等，通知儲(chǔ)運(yùn)員、地磅房、生產(chǎn)部和品管部，儲(chǔ)運(yùn)員應(yīng)及早與運(yùn)輸單位和車站（碼頭）取得聯(lián)系，作好接收準(zhǔn)備。

5．1．2 貨物到站（港）后，儲(chǔ)運(yùn)人員應(yīng)對(duì)每個(gè)車皮（貨船）的卸火車（船），裝汽車，全過程嚴(yán)格監(jiān)督，對(duì)每一輛貨運(yùn)汽車簽發(fā)貨物短途運(yùn)輸證明并認(rèn)真填報(bào)“車站（碼頭）接貨原始記錄表”。

5．1．3 出現(xiàn)短件、被盜情況應(yīng)及時(shí)向鐵路索取記錄，填制“鐵路記錄通知單”，迅速通知發(fā)貨單位，并向保險(xiǎn)公司索賠；船運(yùn)出現(xiàn)的短件、被盜、被淋濕等應(yīng)及時(shí)向承運(yùn)部門索賠。

5．1．4 從車站（碼頭）轉(zhuǎn)運(yùn)原料到公司的過程中，應(yīng)加蓋蓬布，防止原料被雨淋濕或被盜。若發(fā)生雨淋、丟失、應(yīng)負(fù)責(zé)向承運(yùn)人索賠。

5．1．5 儲(chǔ)運(yùn)人員負(fù)責(zé)對(duì)車站（碼頭）費(fèi)用及代辦單位帶墊費(fèi)用進(jìn)行審核，并編制“車站（碼頭）費(fèi)用月統(tǒng)計(jì)表”，連同原始單據(jù)交采購內(nèi)勤結(jié)算。

5．2 進(jìn)廠原料收貨作業(yè)

5．2．1 送貨車輛到達(dá)公司，由門衛(wèi)按公司的要求安排停車地點(diǎn)，通知采購部核實(shí)為公司所訂貨物后，填寫“原料取樣卡”上的日期、供貨單位、原料名稱、車輛號(hào)碼，并通知品管部進(jìn)行30%抽樣。

5．2．2 品管員到門衛(wèi)取“原料取樣卡”,對(duì)相應(yīng)車輛進(jìn)行30%抽樣，并將樣品帶回品管部按照集團(tuán)品質(zhì)要求進(jìn)行品質(zhì)檢驗(yàn)。

5．2．3 品管部填寫“原料取樣卡”上已檢驗(yàn)的水分結(jié)果、30%取樣人、化驗(yàn)人的簽名及備注欄注明收貨、退貨，將“原料取樣卡”第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)轉(zhuǎn)送采購部，對(duì)合格原料即隨車作100%抽樣準(zhǔn)備。

5．2．4 采購部接到“原料取樣卡”后，對(duì)質(zhì)量合格者，打印“原料收貨報(bào)告”，并將“原料取樣卡”第二聯(lián)留采購部查存，第三聯(lián)及“原料收貨報(bào)告”由客戶作進(jìn)廠憑證。

5．2．5 門衛(wèi)根據(jù)“原料收貨報(bào)告”辦理進(jìn)廠登記手續(xù)，并對(duì)車輛進(jìn)行檢查，指揮監(jiān)督客戶實(shí)施過磅程序。

5．2．6 客戶持“原料收貨報(bào)告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)到地磅房進(jìn)行重車過磅，地磅房打印“原料收貨報(bào)告”進(jìn)廠欄，并將“原料收貨報(bào)告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)返回客戶，指引客戶實(shí)施卸貨程序。

5．2．7 客戶持“原料收貨報(bào)告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)到原料庫，由原料庫倉管員接收兩單，安排卸車并計(jì)件；倉管員打印“原料收貨報(bào)告”工廠倉庫欄。然后將“原料收貨報(bào)告”返回客戶，指引客戶實(shí)施空車過磅程序?！霸先涌ā钡谌?lián)在品管員實(shí)施完100%抽樣后，隨樣品帶回品管部。

5．2．8 客戶持“原料收貨報(bào)告”進(jìn)行空車過磅，地磅員收回“原料收貨報(bào)告”，打印出廠欄，并簽字；同時(shí)將“原料收貨報(bào)告”客戶聯(lián)和已蓋地磅確認(rèn)章的出門聯(lián)交予客戶，指引客戶出門。

5．2．9 門衛(wèi)憑地磅蓋章后的“原料收貨報(bào)告”的出門聯(lián)對(duì)車輛進(jìn)行檢查后，方可辦理出門手續(xù)，放車出門。客戶聯(lián)由客戶留存，作為售貨憑證和結(jié)算依據(jù)，出門聯(lián)由門衛(wèi)收回，并于第二日早上將出門聯(lián)送交財(cái)會(huì)部核對(duì)。

5．2．10 地磅房應(yīng)及時(shí)將“原料收貨報(bào)告”所剩四聯(lián)整理后送品管部。

5．2．11 品管部根據(jù)100%抽樣的檢驗(yàn)結(jié)果，打印“原料收貨報(bào)告”化驗(yàn)室欄并簽字?！霸鲜肇泩?bào)告”填寫完畢后，由品管部送給采購部。

5．2．12 采購部在收到品管部送來“原料收貨報(bào)告”后，及時(shí)將品質(zhì)扣減等內(nèi)容打印入“原料收貨報(bào)告”采購欄，并將“原料收貨報(bào)告”分送有關(guān)部門，同時(shí)，將此批貨的有關(guān)單據(jù)整理后送交財(cái)會(huì)部核算和付款。

5．3 原料退貨作業(yè)

5．3．1 對(duì)于汽車運(yùn)輸?shù)脑希?jīng)30%抽樣不合格，由品管部在“原料取樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負(fù)責(zé)處理。

5．3．2 對(duì)于以鐵路運(yùn)輸?shù)秸镜脑?，?jīng)30%抽樣不合格，由品管部在“原料取樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負(fù)責(zé)聯(lián)系客戶洽談處理意見，對(duì)貨物存放，采購部和客戶針對(duì)具體情況商定。

5．3．3 對(duì)于經(jīng)30%抽樣合格已進(jìn)廠的不合格原料的退貨，應(yīng)按以下程序進(jìn)行：

（1）對(duì)于公路汽運(yùn)到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在“原料收貨報(bào)告”備注欄中注明退貨數(shù)量，及時(shí)與采購部聯(lián)系，交采購部處理，挑選出來的不合格原料隨車退貨。

（2）對(duì)于公路汽運(yùn)到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，若不合格原料達(dá)到30%以上，由品管部在“原料收貨報(bào)告”備注欄中注明退貨原因，及時(shí)與采購部聯(lián)系，交采購部處理，辦理退貨。

（3）對(duì)于鐵路運(yùn)輸?shù)綇S的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，若有部分不合格，由品管部在“原料收貨報(bào)告”備注欄中注明退貨數(shù)量，及時(shí)與采購部聯(lián)系，生產(chǎn)部原料庫負(fù)責(zé)退貨原料的保管，由采購部負(fù)責(zé)通知客戶作出處理。

（4）退貨原料應(yīng)專區(qū)放置，并掛牌標(biāo)示，以防誤用。

5．3．4 到廠的不合格原料的退貨，具體操作如下：

（1）根據(jù)品管部意見，由采購部通知客戶，具體退貨數(shù)量、退貨原因、在客戶確定無異的情況下，由采購部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。

（2）鐵運(yùn)到廠的原料，由采購部根據(jù)品管意見，填寫進(jìn)廠原料退貨單”中的“進(jìn)廠情況”項(xiàng)的內(nèi)容，并在采購部欄簽字。

（3）采購部將填好上述項(xiàng)目的“進(jìn)廠原料退貨單”交品管部，核實(shí)確定無異議后由品管部簽字并交采購部。采購部將此單交原料庫，同時(shí)安排儲(chǔ)運(yùn)空車過磅。

（4）原料庫按該“進(jìn)廠原料退貨單”辦理裝車退貨。

（5）司機(jī)將退貨原料過磅，由地磅員填寫“過磅單”并將“過磅單”第二聯(lián)交司機(jī)送返原料庫，倉管員憑此單填寫“原料退貨報(bào)告單”。

（6）退貨完畢，由原料庫依據(jù)“原料退貨報(bào)告單”及“進(jìn)廠原料退貨單”中“進(jìn)廠情況”，填寫“進(jìn)廠原料退貨單”中“退貨情況”項(xiàng)中的有關(guān)內(nèi)容第一聯(lián)交采購部，第二聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第三聯(lián)生產(chǎn)部留存。

（7）司機(jī)將退貨原料拉到指定位置后，將“原料退貨報(bào)告單”交儲(chǔ)運(yùn)核對(duì)并簽字，司機(jī)可憑此單作運(yùn)費(fèi)結(jié)算，以便采購部和客戶處理。

5．4 采購物資的驗(yàn)收作業(yè)

5．4．1 驗(yàn)收前的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好必要的測(cè)量工具、開箱工具、收貨記錄本、筆等用品。

5．4．2 核對(duì)資料：核對(duì)采購計(jì)劃、供貨合同、技術(shù)說明書等的具體要求；對(duì)于無計(jì)劃、無合同的物資倉庫管理員應(yīng)拒絕驗(yàn)收。

5．4．3 檢驗(yàn)實(shí)物：驗(yàn)收最好由兩人進(jìn)行，檢驗(yàn)實(shí)物時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)驗(yàn)收，物資的數(shù)量要采用計(jì)劃、供貨合同等規(guī)定的計(jì)量單位，如實(shí)記錄貨物的真實(shí)情況。

5．4．4 根據(jù)物資驗(yàn)收的情況，作出明確的驗(yàn)收結(jié)論：合格或不合格。對(duì)于合格的物資應(yīng)準(zhǔn)予入庫，對(duì)于不合格的物資應(yīng)按照不合格物資的處理措施程序進(jìn)行處理。

5．4．5 不合格物資的處理：

（1）讓有經(jīng)驗(yàn)的人員參與重驗(yàn)；

（2）通知采購部采購員與貨主聯(lián)系退貨、換貨事宜；

（3）通知生產(chǎn)部門了解庫存情況。

5．4．6 關(guān)于煤、鹽、堿的驗(yàn)收：庫管員對(duì)于煤、鹽的驗(yàn)收，除要求有采購計(jì)劃外還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

⑴送貨司機(jī)將過磅單交給使用單位（鍋爐房、餐廳等），使用單位負(fù)責(zé)驗(yàn)收數(shù)量和質(zhì)量，并在過磅單上簽字。

⑵購員報(bào)帳時(shí)，由使用單位主管將過磅單的累積數(shù)量與發(fā)票驗(yàn)證無誤后在發(fā)票和過磅單上簽字。

⑶采購員到物資庫辦理報(bào)帳手續(xù)時(shí)，庫房管理人員憑發(fā)票上的簽字和過磅單開驗(yàn)收單。發(fā)票上無使用單位主管人的簽字或者無過磅單者，庫管員要拒絕打驗(yàn)收單。

5．4．7 關(guān)于鍋爐壓力表、安全閥等物品的驗(yàn)收：庫管員在對(duì)鍋爐壓力表、安全閥驗(yàn)收時(shí)除具備一般的驗(yàn)收條件外，還應(yīng)注意國(guó)家及公司安全管理部門對(duì)此的有關(guān)規(guī)定，如：凡新購進(jìn)或校驗(yàn)的

四川蓬達(dá)農(nóng)業(yè)科技有限公司

二O一三年九月一日

第五篇：采購管理制度

采購管理制度

一.采購要求

1嚴(yán)格把好商品的原輔材料、半成品進(jìn)貨驗(yàn)收關(guān)，在采購中嚴(yán)格進(jìn)行合同評(píng)審，認(rèn)真執(zhí)行商品質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，杜絕假冒偽劣商品和“三無”商品進(jìn)入公司。積極引進(jìn)具有生產(chǎn)許可證企業(yè)生產(chǎn)的合格產(chǎn)品，并且所購每批次原輔料需索取對(duì)方的抽檢報(bào)告。

2.對(duì)提供原輔材料、半成品的供方，需索取其生產(chǎn)能力資格，其他客戶使用的經(jīng)驗(yàn)，市場(chǎng)信譽(yù)等資料，并對(duì)上述資料進(jìn)行評(píng)審對(duì)證件不齊或“三無”產(chǎn)品一律不列入采購清單。

3.公司各部所有商品入庫前，必須由專人進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，經(jīng)驗(yàn)收合格后方可入庫。4.凡驗(yàn)收入庫的原輔材料、半成品需逐一入賬登記，并分門別類進(jìn)行標(biāo)識(shí)，妥善保管。保證庫房?jī)?nèi)溫度、濕度、灰塵、震動(dòng)等影響質(zhì)量的環(huán)境條件符合有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。

5.對(duì)采購的工作不負(fù)責(zé)任、見利忘義、接受賄賂，并給公司或顧客造成損失的，對(duì)相關(guān)人員以行政處分和罰款處理。

6.堅(jiān)持每年兩次報(bào)檢制度，委托本地質(zhì)量技術(shù)檢驗(yàn)部門對(duì)所進(jìn)各類原輔材料進(jìn)行預(yù)先質(zhì)量檢驗(yàn)監(jiān)督，有效的控制不合格品進(jìn)入公司，自覺認(rèn)真做到對(duì)顧客高度負(fù)責(zé)。二.采購文件

1.采購文件應(yīng)包括表述擬采購產(chǎn)品的信息，適當(dāng)時(shí)包括名稱規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求，價(jià)格以及需要的質(zhì)量體系相關(guān)要求等。

2.采購文件在發(fā)出前應(yīng)對(duì)其中作的要求進(jìn)行審批，合格后方可發(fā)出。3.采購驗(yàn)證及供方評(píng)價(jià)準(zhǔn)則

3.1.為確保單位所采購物料、半成品等符合產(chǎn)品的質(zhì)量要求，應(yīng)對(duì)采購過程 行有效控制，其控制的方式取決于所采購產(chǎn)品對(duì)隨后的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程或最終產(chǎn)品的影響。單位對(duì)有外協(xié)加工等委托服務(wù)項(xiàng)目，根據(jù)外協(xié)協(xié)議(合同)及委托協(xié)議(合同)要求執(zhí)行，確保滿足客戶需求。3.2.采購驗(yàn)證

3.2.1.按采購文件和進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)定對(duì)進(jìn)廠的原輔材料及包裝材料進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證，確保符合規(guī)定要求。

3.2.2.需求部門對(duì)所采購的產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證，方法通常包括：試用測(cè)試性能測(cè)試，規(guī)格核對(duì)、要求提供合格證明材料或其他合適的驗(yàn)證等。

3.2.3.當(dāng)本公司或本公司的客戶提出在供方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證時(shí)，應(yīng)在采購文件中對(duì)要開展驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的辦法做出規(guī)定。3.2.4.需求部門應(yīng)保留檢驗(yàn)或驗(yàn)證的記錄。3.3.供方評(píng)價(jià)準(zhǔn)則

3.3.1.根據(jù)提供符合要求產(chǎn)品和能力來評(píng)估和選擇供應(yīng)商。3.3.2.供應(yīng)商滿足公司的質(zhì)量要求，交貨期、服務(wù)要求、價(jià)格等。

3.3.3.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行適當(dāng)控制，以使其符合公司的相關(guān)要求。對(duì)評(píng)價(jià)的結(jié)果和評(píng)價(jià)的措施予以記錄。

3.3.4.公司按評(píng)價(jià)合格供應(yīng)商處進(jìn)行訂貨，同時(shí)保存供方及外協(xié)單位名單和供貨、協(xié)作記錄。

3.3.5.根據(jù)記錄適時(shí)對(duì)供應(yīng)商及外協(xié)單位進(jìn)行質(zhì)量控制。必要時(shí)，根據(jù)《供方評(píng)價(jià)準(zhǔn)則》進(jìn)行重新評(píng)價(jià)。其中成為合格供方的依據(jù)：對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證，包括以下三點(diǎn)：

1.要有完善的質(zhì)量管理體系。

2.能夠穩(wěn)定地提供符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品。

3.提供近兩年權(quán)威機(jī)構(gòu)的檢測(cè)報(bào)告，檢測(cè)結(jié)果符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.3.6.原輔材料廠家應(yīng)提供產(chǎn)品合格證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、衛(wèi)生許可證、生產(chǎn)許可證、檢驗(yàn)報(bào)告。其他供方：對(duì)其產(chǎn)品按檢驗(yàn)規(guī)則進(jìn)行檢驗(yàn)。不能完整提供上述材料和條件的供方不列入合格供方名錄。