第一篇：營銷檔案管理流程

目的

保守營銷檔案機密，維護營銷檔案的完整性和實用性，規(guī)范營銷檔案管理活動。適用范圍

本流程適用于公司營銷檔案的收集、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)工作。業(yè)務風險

3.1 營銷檔案管理流程設計不完善，導致檔案利用率不高，浪費資源，增加管理成本。

3.2 檔案保管員對控制流程理解不夠深刻，掌握不充分，運用不恰當，導致營銷檔案利用率不能達到預期效果。

3.3 檔案使用者不能很好地利用營銷檔案資料，使檔案管理不能發(fā)揮其應有的作用。

3.4 營銷檔案保管不善，管理人職工作不細致，使檔案資料不能發(fā)揮其應有的作用或檔案泄密造成公司損失。

3.5 對電子文件檔案沒有妥善管理、定期備份維護，使電子文件檔案遺失、損壞、泄密。管理流程 4.1 營銷檔案的收集

4.1.1 市場客戶部經(jīng)理指定專人整理及保管營銷檔案，檔案管理員負責對營銷檔案進行收集、分類、標識、編號、登記等工作。

4.1.2 檔案管理員對收集到的資料進行核對，對有皺折、破損、參差不齊等情形的，退還相關人員并要求補充后再重新接收歸檔。

4.1.3 檔案管理員在每半年(2月1日到15日和8月1日到15日)全面清理營銷檔案，填制“營銷檔案目錄清單”，根據(jù)業(yè)務授權規(guī)定逐級審批后交行政管理分部管理員備案。

4.1.4 行政管理分部管理員按營銷檔案目錄清單清點由市場客戶部檔案管理員保管的營銷檔案，簽字后輸入“檔案目錄清單”。4.1.5 行政人事部經(jīng)理牽頭，由行政管理分部和市場客戶部參加，每年2月底集中力量對全公司上年度的營銷檔案清單進行全面整理。

4.2 營銷檔案的保管

4.2.1 由行政人事部按《辦公用品管理流程》給市場客戶部配備帶鎖的檔案保管專用柜，檔案管理員應隨時維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。

4.2.2 行政管理分部管理員和業(yè)務經(jīng)理與市場管理部檔案管理員和業(yè)務經(jīng)理每半年對檔案保管狀況進行一次全面檢查，并對檔案進行適用性評審，填報“營銷檔案檢查及評審登記表”，根據(jù)業(yè)務授權規(guī)定逐級審批。

4.2.3 檔案管理員應與行政人事部簽訂《保密及競業(yè)限制協(xié)議書》，嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。

4.2.4 檔案管理員調(diào)動工作時，必須按《職工聘用及離職管理流程》辦理交接，將所保存的檔案數(shù)量、狀況詳細交待清楚，辦好交接手續(xù)后，方可離職。

4.3 營銷檔案的利用

4.3.1

因公事需要借閱營銷檔案的，借閱人填寫“營銷檔案借閱登記表”，根據(jù)業(yè)務授權規(guī)定逐級審批后,交檔案管理員。

4.3.2

檔案管理員簽署意見后將營銷檔案借閱登記表按業(yè)務授權規(guī)定逐級審批。

4.3.3

若本公司職工確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，或者經(jīng)檔案管理員嚴格核查外單位有關人員身份證件、介紹信等資料后外單位借閱營銷檔案的，檔案管理員根據(jù)業(yè)務授權規(guī)定逐級審批。

4.3.4

檔案管理員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證。借閱檔案者一般僅供在檔案管理員處閱看，對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失、泄密。外單位有關人員抄摘內(nèi)容也需經(jīng)市場客戶部經(jīng)理同意、審核后方能帶出。

4.3.5

如借閱期滿仍未用完，應按調(diào)閱程序重新辦理借閱。

4.3.6

檔案交還時，檔案管理員須當面查看清楚，并在“檔案借閱登記簿”（表格見《財務檔案管理標準》）上登記，在如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告市場客戶部經(jīng)理。

4.4 營銷檔案的銷毀

4.4.1 銷毀前檔案管理員填寫“營銷檔案銷毀審批表”，根據(jù)業(yè)務授權規(guī)定逐級審批。

4.4.2

市場客戶部業(yè)務經(jīng)理作為銷毀人，執(zhí)行銷毀營銷檔案，行政人事部經(jīng)理作為監(jiān)銷人，執(zhí)行監(jiān)銷檔案，并由檔案管理員（保管員）、市場客戶部業(yè)務經(jīng)理(銷毀人)、行政人事部經(jīng)理（監(jiān)銷人）簽字確認。

4.4.3 檔案管理員將已銷毀的檔案在營銷檔案目錄清單“備注”欄注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。

4.4.4

行政管理分部管理員將已銷毀的檔案在檔案目錄清單“備注”欄注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。管理流程圖

營銷檔案管理流程圖

1、指定專人

5、備案營銷檔案收集N2、收集、核對資料

6、清點、輸入清單

3、全面清理營銷檔案

7、全面整理檔案清單

4、審批同意？Y8、配備專用柜營銷檔案保管同意？

9、維護檔案清潔NY12、銷毀、修補和復制

10、適用性評審檔案

13、加強保密和交接工作

11、審批

14、借閱申請營銷檔案利用N15、審批同意？Y16、閱看

17、清查歸還檔案

18、銷毀申請N19、審批營銷檔案的銷毀同意？Y20、銷毀、監(jiān)銷

21、備注說明

第二篇：檔案管理流程

為了做好工程及設備檔案資料的管理工作，參照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關要求,結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。

1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

主要為設計工程、設備、公司人事教育培訓和會計報表檔案資料:

2.1設計工程檔案是指各類報批文件(跟銀行有關的各類報批文件、回復的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應商（服務）單位的報價資質(zhì)資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調(diào)研報告，考察調(diào)研的影像、照片資料）、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。2.2設備檔案是鑒定評價（儀器）技術狀態(tài)的科學資料，是為保障（儀器）設備正常運轉并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄；運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養(yǎng)和安全技術操作規(guī)程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養(yǎng)情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄；設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。2.3組織人事/教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.4會計統(tǒng)計類：計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關文件材料。

二、檔案的管理

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各部門或個人視實際需要，經(jīng)有關領導批準后可留存影本。

2、檔案保密制度

2.1 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項保密制度。凡涉及不宜公開的公司機密等檔案，應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領導批準。凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應嚴格履行查閱審批手續(xù)，嚴禁擅自拍照和復制，利用者應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。對確已無保存價值的建設工程和設備檔案，列出銷毀清冊，經(jīng)主管領導審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。

2.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經(jīng)公司主任或副總以上領導批準。有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領導批準。

2.3對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。2.4檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

2.5公司在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離，應由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

3、檔案工作人員崗位職責

3.1熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀守法，勤奮學習，具備檔案專業(yè)知識。3.2負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項工作服務。

3.3積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況，接受其監(jiān)督、檢查和指導。

3.4辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。

4、檔案管理制度

4.1非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本公司主管領導批準同意后方可查閱。

4.2檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放，不準堆放與檔案無關的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

4.3做好檔案柜內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

4.4對檔案柜所藏檔案要進行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。4.5凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設備的全套隨機技術文件，儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份，應留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復印件隨機使用。

4.6檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設備檔案內(nèi)的文件材料，要按時間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內(nèi)目錄。

5、檔案安全制度

嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負責，鑰匙應妥善保管，如有丟失應及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

每次長假前應對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實消除安全隱患。

6、檔案資料查閱利用制度

本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用人復印。

檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經(jīng)分管領導批準，辦理外借手續(xù)并限期歸還。檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時,須經(jīng)主管領導同意后方可進行。

檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。

查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當事人行政、法律責任。查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務。

7、檔案的收集

檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。工程檔案資料按項目收集,檔案應按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。設備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

應妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。

勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

項目簽訂承包合同中應明確規(guī)定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。

本公司購置的設備儀器的隨機全套資料，由拆箱負責人收集齊全，及時移交檔案員，統(tǒng)一積累和集中保管。

8、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

三、立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。

四、立卷歸檔的要求

1、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

2、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。立卷時應編制好案卷目錄，把文件的負責人、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

3、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

4、立卷應以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

5、立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

6、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

7、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

五、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：

1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表； 1.6政府機關核準文件；

1.7不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證； 1.8工程設計圖；

1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：

2.1預算、決算書類； 2.2會計憑證； 2.3事業(yè)計劃資料；

2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：

3.1期滿或解除之合約；

3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存：

結案后無長期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

六、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

2、本制度經(jīng)董事會批準發(fā)布。

3、本制度自下發(fā)之日起實施。

第三篇：公司檔案管理流程

檔案管理流程

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結匯報；政府機關頒發(fā)的重要文件。

2.2組織人事教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.3會計統(tǒng)計類：計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關文件材料。

二、檔案的管理機構及其主要職責

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司行政部所轄檔案室歸檔。

1.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關領導批準后可留存影本。

2、檔案管理機構主要職責：

2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.2對公司其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督；

2.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、督委會、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件。包括公司和月度工作總結、下屬部門的和月度工作總結等。

5、批示性文件。包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及公司各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、公司獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

8、勞資人力資源資料。包括公司下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

12、題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

四、立卷歸檔的范圍

凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

五、立卷歸檔的時間

凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內(nèi)遞交行政部立卷歸檔。

六、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負責人在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政部立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

七、檔案的借閱

1、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件檔案，須經(jīng)公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

2、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

3、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。

4、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

5、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

八、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經(jīng)公司主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)部門總監(jiān)或副總以上領導批準。

5、外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

九、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存： 1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表；

1.6政府機關核準文件；

1.7不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證； 1.8其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

第四篇：公司檔案管理流程

公司檔案管理流程

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。

1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結匯報；政府機關頒發(fā)的重要文件。

2.2組織人事教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.3會計統(tǒng)計類：計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關文件材料。

二、檔案的管理機構及其主要職責

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關領導批準后可留存影本。

2、檔案管理機構主要職責：

2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督； 2.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、督委會、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件。包括企業(yè)和月度工作總結、下屬部門的和月度工作總結、單項性工作總結、調(diào)查報告等。

5、批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

8、匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表，以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、檔案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

六、立卷歸檔的范圍

凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

七、立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內(nèi)遞交行政文化和中心立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。

八、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負責人在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

4、立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

6、立卷應以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

7、立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

8、立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

11、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

九、檔案的借閱

1、檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經(jīng)過公司領導批準情況下，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

3、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。

5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

十、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經(jīng)公司主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領導批準。

5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

8、企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離，應由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

十一、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表；

1.6政府機關核準文件；

1.7不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證； 1.8工程設計圖；

1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預算、決算書類； 2.2會計憑證； 2.3事業(yè)計劃資料；

2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約； 3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存： 結案后無長期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十一、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。

十二、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

十三、附則

1、本制度由總經(jīng)理辦公室起草。

2、本制度經(jīng)董事長批準發(fā)布。

3、本制度自下發(fā)之日起實施。

第五篇：員工檔案管理流程

員工檔案管理流程

一、接手入職材料錄入?yún)R總，完整的入職材料應包括應聘人員登記表、擬聘人員核定表、錄用通知書、員工信息登記表、員工入職手續(xù)清單表、身份證復印件、學歷（職稱）證書復印件、原單位離職證明（初次參加工作者免）、工商銀行卡復印件、社保協(xié)議、照片、體檢報告（可緩緩）；

注意以下幾點:

1、籍貫和身份證歸屬地錄入時，精確到省和市即可，注意調(diào)整格式；身份證歸屬地一定依照身份證復印件上面的信息錄入；

2、錄入時發(fā)現(xiàn)資料缺失的，在備注欄里注明！本部地區(qū)直接跟蹤到人，外地辦事處和當?shù)匦姓耸侣?lián)系；

3、工商銀行卡復印件單獨存檔，在錄入電子版時，有無復印件的以底色區(qū)分；復印件如不清楚，手寫一遍；復印件上注明職位及所屬部門、入職時間；

4、檔案的放置依照電子版的順序排列，方便查找！

5、項目部人員的檔案以地區(qū)團隊區(qū)分，集中存放！檔案袋上注明姓名及入職時間！

6、人員離職調(diào)整到電子版每個工作簿的下方！字體調(diào)整到紅色，在備注上注明離職時間！

二、接手入職材料后，第一時間簽訂勞動協(xié)議，一式貳份，包含試用期兩個月，金融項目的簽訂“南京凱雷投資有限公司”；教育的簽訂“南京云頂教育有限公司”；職能部門的簽訂“南京合生創(chuàng)智信息技術有限公司”；信息部門的簽訂“沐雪科技”；

三、試用期轉正后再簽署一份勞保合同，如是10號（含）之前轉正的，開始時間比試用期少兩個月，與試用期簽字的勞動協(xié)議的截止時間相同；如是10號后轉正的，開始時間從次月1日開始，與試用期簽字的勞動協(xié)議的截止時間相同；