第一篇：公司行政公文處理規(guī)定(2016年修訂)

公司行政公文處理規(guī)定

一、總則

（一）為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司的實際情況，特制定本規(guī)定。

（二）公文（亦稱：文件）是公司對外聯(lián)絡、對內(nèi)實施管理的重要工具，是執(zhí)行上級部門重要指示、部署、安排的有力依據(jù)，是傳達貫徹公司重要方針、政策、規(guī)章制度，下級請示、報告情況，的重要途徑，是公司進行正常工作和活動的必要手段。

（三）公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

（四）公司各部門的負責人及領導應當高度重視公文處理工作，嚴格要求、督導各部門遵守本辦法進行公文處理工作。

（五）公司各部門應當配備專職或兼職人員負責公文處理工作。

（六）公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

二、公文種類

（一）公司常用公文種類有：

1、報告。適用于向領導或總部匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復總部或區(qū)域管理中心的詢問或報送文件、材料。

2、請示。適用于向領導或總部請求指示、批準的事項。

3、決定。適用于對重要事項或重大行動做出的安排。

4、決議。適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項。

5、通知。適用于對下級發(fā)出指示、要求，發(fā)布公司各方面的管理規(guī)定、規(guī)章、辦法，任免干部，轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級的公文，需要下級單位周知或執(zhí)行的事項。

6、通報。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

7、批復。適用于答復下級的請示事項。

8、函。適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關(guān)主管部門請示批準等。

9、會議紀要。適用于記錄、傳達會議議定事項和主要精神。

三、公文格式

公文格式一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。

1、涉及公司秘密的公文應當標明密級，分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內(nèi)部”。

2、公文緊急程度分為“特急”（即時辦理）、“急”（限期1天辦理）、“常規(guī)”（一般限期7天內(nèi)辦理）。

3、發(fā)文單位應當寫全稱或規(guī)范化簡稱。

4、發(fā)文字號，包括發(fā)文單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。

5、簽發(fā)人為公司總經(jīng)理。

6、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容和文種。

7、公文如有附件，應在正文之后，發(fā)文單位之前注明附件順序和名稱。

8、成文日期以簽發(fā)的日期為準。

9、公司對內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)文必須加蓋公章以外，公司內(nèi)部行文需要各相關(guān)領導傳閱。

10、附注為正文需要說明的其他事項，應當加括號標注。

11、公文應當標注主題詞。

12、報為公文的主要接受領導；發(fā)為公文的主要受理人或部門；抄指除主要受理單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位或領導，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。

13、文字從左至右橫寫、橫排。

四、公文辦理

（一）公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理流程包括登記、分送、批辦、承辦、催辦、歸檔等程序；發(fā)文辦理流程包括擬稿、審核、簽發(fā)、編號、蓋章、分發(fā)、歸檔等程序。

（二）收文

1、登記：公司的收文由綜合管理部檔案管理員進行統(tǒng)一接收、登記；傳閱、批辦轉(zhuǎn)交公司各部門的文件由各部門的文員進行登記。登記時應將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、主送機關(guān)、份數(shù)、收文日期等項填寫清楚。

2、分送：

（1）一般業(yè)務性文件，登記后在文件首頁附上《文件批閱單》，填寫有關(guān)內(nèi)容后，呈交總經(jīng)理批閱后轉(zhuǎn)交相關(guān)部門分管領導進行處理。（2）參閱性文件，直接組織各部門人員進行傳閱。

3、批辦：經(jīng)總經(jīng)理批閱后由相關(guān)部門領導根據(jù)呈報的公文內(nèi)容進行分析、決策，在《文件批閱單》上批注處理意見。

4、承辦：承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理、不得延誤、推諉。承辦單位負責人或承辦人員閱辦后，應在《文件批閱單》上注明辦理意見、結(jié)果和時間。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的應當迅速退回交辦的文件處理部門并說明理由。

5、催辦：送領導批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，由經(jīng)辦人負責跟蹤催辦。

6、歸檔：辦文完畢后，經(jīng)辦人應及時按領導指示和文件要求反饋公文處理結(jié)果。最后，將已處理完畢的公文歸檔保存。

7、發(fā)文

8、擬稿：發(fā)文部門根據(jù)領導要求或工作需要擬定公文初稿。草擬公文要求做到：

（1）符合國家的法律、法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)定。

（2）情況確實、觀點明確、表述準確、結(jié)構(gòu)嚴謹、條理清楚，篇幅力求簡短。

（3）公文的文種應當根據(jù)行文目的，發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)確定。

（4）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

（5）應當使用國家法定計量單位。（6）用詞用字準確、規(guī)范。

（三）審核

1、擬搞完成后，由各發(fā)文部門的負責人進行初審。核稿內(nèi)容主要包括：文稿是否符合國家政策、法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)章制度；文稿提出的要求、措施、意見是否符合實際且具體可行。

2、發(fā)文部門在發(fā)文首頁附上《發(fā)文審批單》，填寫相關(guān)項目后，交綜合管理部進行復審。主要審核文件內(nèi)容是否維護公司的合法權(quán)益；文字是否妥當，行文方式是否規(guī)范，符合要求等等。經(jīng)審核如符合要求，綜合管理部負責人在《發(fā)文審批單》上簽字確認。

3、編號：所有公司對內(nèi)、對外的發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。以公司名義的發(fā)文字號格式為“義東（發(fā)）綜[20╳╳] ╳╳號”；對外的函件格式為“深中函[20╳╳] ╳╳號”。

4、簽發(fā)：所有的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)，總經(jīng)理不在可由副總經(jīng)理代簽發(fā)。

5、蓋章：公司發(fā)文需要加蓋公章的，需在綜合管理部申請蓋章后，方可發(fā)出。

6、分發(fā)：綜合管理部根據(jù)發(fā)文范圍將文件分送到各相關(guān)單位及部門，并進行登記。

7、歸檔：公司所有對內(nèi)、對外的發(fā)文在發(fā)出以后，文件原件由綜合部檔案管理員歸檔，以備查用。

第二篇：行政公文處理細則

西安科技大學行政公文處理實施細則（試行）

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發(fā)布者：admin 發(fā)布時間：2009-3-17 16:52:32 閱讀：138次 西安科技大學行政公文處理實施細則

（試行）第一章 總 則

第一條 為使學校行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)《西安科技大學行政公文處理辦法》，特制定本細則。

第二條 凡能通過面商、會商、電話聯(lián)系和領導面示等方式解決或答復的問題，可不再行文。第三條 各單位負責人要高度重視并做好本單位的公文處理工作。

第四條 草擬、修改、簽發(fā)必須使用鋼筆或毛筆，嚴禁使用“三筆”（即鉛筆、圓珠筆、純藍墨水鋼筆），不得在文稿裝訂線以外書寫。

第五條 校內(nèi)發(fā)文應盡量采取計算機網(wǎng)上傳輸，推行無紙辦公。

第二章 公文格式

第六條 公文一般由文頭、文干和文尾等三大部分組成。

第七條 公文文頭部分包括：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。各要素根據(jù)需要選擇。

（一）涉及國家和學校秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限，一般情況下，行政公文無須標明。

（二）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（三）發(fā)文單位標識（以下簡稱“版頭”）由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范簡稱后加“文件”組成，也可只用發(fā)文單位全稱或簡稱，紅色套印。聯(lián)合行文，主辦單位一般列在前。

我校公文版頭包括：“西安科技大學文件”，“西安科技大學”，“西安科技大學校長辦公室文件”，“西安科技大學校長辦公室”，“西安科技大學院處函件”及“西安科技大學會議紀要”。各學院可根據(jù)需要自行印制“西安科技大學××學院”版頭。

根據(jù)職權(quán)范圍和行文關(guān)系，學校各發(fā)文版頭的使用范圍為：

1、“西安科技大學文件”版頭，適用于印發(fā)學校決定、工作部署、以學校名義下發(fā)的學校綜合性通知、工作安排等；向省政府和省教育廳及領導人請示、報告；批復、批轉(zhuǎn)校內(nèi)非行政單位的重要請示、報告、意見；公布根據(jù)學校決定設置和調(diào)整的學院、處級行政機構(gòu)、具有行政管理職能的無級別單位、常設或臨時機構(gòu)，以及學科（專業(yè)）的設置、調(diào)整方案；校長依照職權(quán)任免院、處及其它相應職級的負責人，依照《公司法》任免學校控股企業(yè)或獨資企業(yè)的法人代表；校級表彰獎勵和懲處；公布由校長辦公會議或黨委會通過的規(guī)章制度等。

2、“西安科技大學”版頭，適用于向不相隸屬的政府業(yè)務歸口管理部門詢問、商榷、答復、請求批準有關(guān)事項；向校外不相隸屬的單位詢問、商榷或答復有關(guān)事項等。

3、“西安科技大學校長辦公室文件”版頭，適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的重要文件；印發(fā)上級領導和學校領導的重要講話；印發(fā)學校領導的工作分工；印發(fā)經(jīng)主管校領導簽發(fā)的部門規(guī)章和職責范圍；印發(fā)各常設委員會、領導小組換屆、成員調(diào)整名單；啟用或廢止校屬職能機構(gòu)和單位的印章；發(fā)布學校有關(guān)的統(tǒng)計資料和信息；根據(jù)學校授權(quán)和決定，就全校帶有綜合性的工作作出具體安排和布置等。

4、“西安科技大學校長辦公室”版頭，適用于印發(fā)全校性的重要會議通知和工作安排；印發(fā)學校非正式公布的討論稿、征求意見稿；全校節(jié)假日安排、臨時性的工作調(diào)整；以校長辦公室名義出具的說明類函件等。

5、“西安科技大學院處函件”版頭，適用于印發(fā)職能部門（含具有行政管理職能的無級別單位，以下同）職權(quán)范圍內(nèi)的工作安排，印發(fā)根據(jù)上級和學校的工作部署，要求各單位和人員需要辦理或知曉的事項；印發(fā)由各職能部門向校內(nèi)其它部門和單位答復的事項；院處級表彰獎勵等。

6、西安科技大學××學院版頭，適用于就本學院的工作和有關(guān)事項作出安排；院級的表彰獎勵和懲處；向?qū)W校及有關(guān)職能部門就有關(guān)問題、情況進行詢問、商榷、答復、報告、請示等。

7、“西安科技大學會議紀要”版頭主要適用于校長辦公會議、專題會議。

（四）學校行政公文版頭文頭用字規(guī)格一般為20×14毫米，文件文頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線間隔34毫米；校長辦公室公文版頭文頭用字規(guī)格為20×10毫米，文件文頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線間隔25毫米；機關(guān)各職能部門所發(fā)公文文件文頭用字規(guī)格為14×10毫米，文件文頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線間隔22毫米。各學院、產(chǎn)業(yè)集團公司等所發(fā)公文文件文頭用字規(guī)格為14×10毫米，文件文頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線間隔22毫米。

函件文頭天高為30毫米，文頭下沿4毫米處為一武文線（上粗下細），距下頁邊20毫米處為一文武線（上細下粗），兩條線均為170毫米。

（五）秘密等級：秘密公文應按密級劃分規(guī)定，在文頭右上方注明“機密”或“秘密”字樣，“機密”公文應在文頭左上方標明份數(shù)序號。

（六）緊急公文應根據(jù)重要程度、時限要求在文頭右上方標明“特急”、“急件”。同一公文既是密件又是急件的，緊急程度標于秘級之上。

（七）發(fā)文字號：正式公文須編發(fā)文字號，發(fā)文字號一般由學校代字、機關(guān)或單位代字、職能代字、年號、序號等部分組成。如學校教學工作方面的文件，發(fā)文字號為“西科教發(fā)[2003]××號”，其中“西科”為學校代字，“教”為職能代字，方括號內(nèi)“2003”為年號，后為文件序號；又如校長辦公室發(fā)文，字號為“西科辦發(fā)[2003]××號”，其中的“辦”為機關(guān)代號。為使發(fā)文字號規(guī)范，避免發(fā)文字號的交叉、雷同，各學院、產(chǎn)業(yè)集團公司、機關(guān)部門等的發(fā)文字號不出現(xiàn)學校代字和職能代字，只出現(xiàn)單位代字和年號、序號，如教務處的發(fā)文字號為“教務發(fā)[××××]××號”，教務函[××××]××號。

紅頭文件的發(fā)文字號下行文標注在橫線之上中間位置，上行文標注在橫線左上方；機關(guān)部門發(fā)文字號標注在橫線右下方。

各部門、單位啟用發(fā)文字號前須報校長辦公室備案。

（八）簽發(fā)人：凡上報公文均須注明簽發(fā)人；聯(lián)合上報的公文，應注明主辦機關(guān)簽發(fā)人。其中“請示”還應當在附注處注明聯(lián)系人（具體承辦人）的姓名和電話。簽發(fā)人姓名要注在文頭紅線右上方，發(fā)文字號適度左移。下行公文可不注明簽發(fā)人。

第八條 公文文干部分包括：標題，主送單位，正文，附件說明，落款（印章），成文日期等。

（一）公文標題：公文標題應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機關(guān)名稱或規(guī)范的簡稱、公文主題、公文文種三部分組成。因公文文頭已含發(fā)文機關(guān)名稱，標題中可將發(fā)文機關(guān)名稱省略。轉(zhuǎn)發(fā)類公文標題，應避免冗長。在公文標題中，除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不加標點符號。

（二）主送機關(guān)：一般公文的主送機關(guān)應寫于標題之下、正文之前，頂格并加冒號。有的公文如決定、會議紀要等，主送機關(guān)不寫或?qū)懹谡闹蟮挠∷逵洐趦?nèi)。

學校行政公文“主送機關(guān)”的用法為：校內(nèi)行文，學校發(fā)至全校的文件，“主送機關(guān)”用“各部門、各單位”；發(fā)文范圍較小的文件，“主送機關(guān)”用“各有關(guān)單位”或直接列明部門、單位名稱（部門是指具有管理職能的處級機構(gòu)；單位是指相對獨立的處級業(yè)務單位或直屬單位）；對外行文，“主送機關(guān)”直接列明收文機關(guān)名稱。

（三）正文：公文正文應按照行文關(guān)系及擬文要求認真撰寫。

（四）附件：公文如有附件，應在正文之后，成文時間之前，按順序注明附件名稱（如“附件：

1、××××”）并與所附附件順序和名稱相一致。附件名稱后不加標點符號。附件一般不蓋印章。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)類公文，應在標題和正文中表述附件名稱，正文之后不再列述。

（五）落款：包括發(fā)文單位印章（發(fā)文單位）和成文日期。落款或印章與發(fā)文版頭必須一致。

1、上報公文和其它對外行文,不署名,只蓋發(fā)文單位印章。

下發(fā)的公文：數(shù)量較大的普發(fā)性公文暫以署名代替印章，但存檔的公文必須加蓋印章；凡涉及對師生員工獎懲、涉及學校權(quán)益等重要文件（包括普發(fā)性公文）必須加蓋印章。以單位負責人名義行文，同時冠以職務和身份。

聯(lián)合下發(fā)的公文，各單位都應加蓋印章，印章順序要與行文機關(guān)相吻合，最后一枚印章與發(fā)文時間相疊。

2、成文日期：確定成文日期的原則是，凡會議通過的，以通過日期為準；領導簽發(fā)的，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)機關(guān)領導人簽發(fā)日期為準。成文時間應標注于正文之后。成文日期必須標全漢字年、月、日，“零”應寫為“○”。

3、當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

第九條 文尾部分一般由附注，主題詞，抄送單位，印發(fā)單位，印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)等。

(一)公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注在落款之下主題詞之上?！罢埵尽鳖惞母鶕?jù)需要在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

(二)主題詞：公文應當標注主題詞，主題詞按照上級機關(guān)的要求標注。主題詞標注于抄送機關(guān)之上。以學校和校長辦公室名義制發(fā)的公文，主題詞由校長辦公室統(tǒng)一標注。各學院、產(chǎn)業(yè)集團公司制發(fā)的紅頭文件的主題詞，由各制發(fā)單位按有關(guān)規(guī)定自行標注。機關(guān)各部門所發(fā)函件不標注主題詞。

(三)抄送機關(guān)：抄送機關(guān)指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其它單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。排列方法與“主送單位”相同。公文如需抄送個人，應排在單位名稱之后。

(四)印制單位、印發(fā)時間和份數(shù)：印制單位列抄送機關(guān)之下，并標明時間、份數(shù)。印發(fā)時間以送印日期為準。

第十條 公文文字從左至右橫寫、橫排。標題用2號宋體，正文用3號仿宋體。原則上每頁20行，每行22字。公文用紙一律使用國際標準A4型（長297毫米、寬210毫米），右側(cè)對齊，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

第三章 發(fā)文辦理程序

第十一條 發(fā)文處理一般包括擬稿、核稿、會稿、審稿、簽發(fā)、登記（編號）、復核、繕印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第十二條 擬稿：學校的綜合性公文，由校辦組織擬稿或者由校辦會同有關(guān)部門共同擬稿。凡屬職能部門業(yè)務性、專業(yè)性公文，由職能部門擬稿。重要的公文，領導人要親自起草或者主持起草。第十三條 草擬公文應當做到：

（一）嚴肅認真。文稿要符合黨和國家的方針政策及有關(guān)規(guī)定，符合學校實際情況。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并與原有政策規(guī)定相銜接。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，用詞規(guī)范，篇幅力求簡短。

（三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號（用圓括號括起）。時間應寫具體的年、月、日。

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為㈠，第三層為“1”，第四層為“⑴”。公文應避免采用過多的層次結(jié)構(gòu)。

（五）必須使用國家法定計量單位。

（六）用詞用字要準確、規(guī)范，文內(nèi)使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。

（七）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（八）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

第十四條 擬稿完畢，擬稿人應當清楚填寫“西安科技大學發(fā)文稿紙”中的有關(guān)要素；需要說明情況的，應在“擬稿說明”欄中注明。

第十五條 核稿：核稿由擬稿人送由主辦單位負責人審核。

核稿的重點是：是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及學校有關(guān)規(guī)定；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本細則規(guī)定；是否需要其它單位會稿。

第十六條 會稿：會稿由擬稿單位文秘人員送審，由會稿單位負責人完成。

會稿的重點是：把握正文涉及本部門職權(quán)范圍內(nèi)需要配合執(zhí)行或者核定的事項。會稿部門如有不同意見，應明確表述，若只簽姓名，則視為同意。

第十七條 審稿：一般擬稿人送審，凡以學?；蛐ｉL辦公室名義印發(fā)的重要公文（包括規(guī)章制度）在報校領導簽發(fā)前，必須送校辦審稿。

審稿重點是：是否確需行文，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合規(guī)定；是否需要其它單位會稿；是否與學校已有的規(guī)章、政策相一致；是否需要經(jīng)學校研究決定。需要由校領導簽發(fā)的，注明“請×××簽發(fā)”，由校辦文秘人員報校領導簽發(fā)。

第十八條 簽發(fā)：公文一經(jīng)簽發(fā)即成定稿，并據(jù)此生效。簽發(fā)人代表本發(fā)文單位對公文在政治上、內(nèi)容上、文字上的正確性負完全責任。急件公文，簽發(fā)人如果不在校內(nèi)，可通過電話聯(lián)系，經(jīng)請示同意后，可先發(fā)文，再補辦簽發(fā)手續(xù)。

公文簽發(fā)應按照領導的分工和職權(quán)范圍進行：

（一）以“西安科技大學文件”、“西安科技大學”版頭制發(fā)的公文，由校長或者主管副校長簽發(fā)。其中，常規(guī)性、例行性公文，經(jīng)校長或主管副校長書面授權(quán)委托后，可由被授權(quán)委托人簽發(fā)并向授權(quán)委托的校領導負責。

以部門或者單位名義制發(fā)的公文（包括“西安科技大學校長辦公室文件”、“西安科技大學校長辦公室”、“西安科技大學院處函件”），由主管校領導簽發(fā)，或經(jīng)主管校領導同意，由部門或者單位的主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)。其中，“西安科技大學院處函件”由發(fā)文單位審核把關(guān)，簽發(fā)后直接送校長辦公室文印室打印。

（二）需要經(jīng)過會議通過的必須按照規(guī)定程序提交會議通過后再行簽發(fā)。會議紀要由會議主持人簽發(fā)。會議討論通過的公文，必須注明會議名稱和通過日期。

（三）學校各單位、各部門向?qū)W校上報的請示、報告須按學校公文處理辦法的有關(guān)規(guī)定行文，要有簽發(fā)人，并加蓋公章，否則學校拒收退回。

（四）公文簽發(fā)應在簽發(fā)欄中寫明“發(fā)”、“速發(fā)”等字樣，并簽全名和年月日。只簽姓名，視為同意。簽發(fā)人如認為需送其他負責人（或上級領導）事先閱知時，可注明“請先送×××閱后再發(fā)”。第十九條 各單位正式公文必須正式登記編號。

第二十條 繕?。阂话阌蓴M稿單位負責校對。由打字員按照規(guī)定的公文格式排版并通知擬稿單位校核后繕印。

公文印制前，擬稿單位的文秘人員應當進行復核。復核確系無誤后必須簽署“同意印刷”字樣，否則文印室不得印刷。復校重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。第二十一條 蓋印：擬稿單位將文件裝訂好后，由擬稿人在送發(fā)前，按本細則第八條第（五）款規(guī)定加蓋印章。所蓋印章必須與發(fā)文版頭的單位名稱相一致。

第二十二條 分發(fā)：由擬稿單位負責按規(guī)定份數(shù)和發(fā)送范圍發(fā)送。重要的和有辦理時限的校內(nèi)發(fā)文必須一一送交簽收；寄送校外的請示、重要報告必須用掛號發(fā)出或親送簽收。公開印發(fā)的公文，可以張貼、上網(wǎng)，可以自行翻印。

利用計算機、傳真機傳輸秘密公文，必須采取加密措施，絕密級公文不得用計算機、傳真機傳輸。第二十三條 公文分發(fā)后，擬稿人應及時收集底稿并連同印制好的公文一起交文秘人員立卷和歸檔。第二十四條 需要辦理的公文，有關(guān)人員應及時按學校有關(guān)規(guī)定督查、督辦。

第四章 收文辦理程序

第二十五條 收文辦理一般包括審核、簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。校長辦公室機要秘書負責行政收文處理。

第二十六條 審核、簽收：收到來文，應當先依據(jù)本細則行文的有關(guān)規(guī)定進行審核，不符合行文規(guī)則的予以拒收退回。

凡涉及兩個以上部門來文，主辦部門必須與相關(guān)部門協(xié)商一致形成統(tǒng)一意見上報；若意見不一致也須說明。第二十七條 編號、登記：審核合格后的各類來文，需按照來文單位及類別進行分類，并按照收文時間先后進行編號，然后將公文標題、來文單位、來文字號、承辦期限等情況在公文登記簿上逐項進行登記，來文編號、登記時間一般不超過12小時。

學校收到的來文，屬陜西省人民政府、陜西省教育廳、西安市人民政府的，編政字號；其它部委、廳局和單位的，編綜字號；簡報類的、編簡字號，校內(nèi)各單位的，編內(nèi)字號。

第二十八條 擬辦：編號、登記后的來文，機要秘書要在24小時內(nèi)進行擬辦處理，或提出擬辦意見，或呈送校辦主任處理。若遇到急件公文，可先通知主辦單位按文件要求做準備，再送有關(guān)領導批辦。凡屬給職能處室的復函、報表、會議通知、調(diào)查表、外事接待等一般性來文，可直接送各職能部門簽收閱辦；其它來文附“文件閱辦單”后，送校辦負責人批注擬辦意見。

第二十九條 批辦：按照擬辦意見，送有關(guān)領導批辦。批辦時間一般不超過3天，并答復來文單位。凡涉及兩個或兩個以上職能部門辦理的文件，批辦時應注明主辦單位。

第三十條 承辦：已批辦的文件須按領導批示交由主辦單位承辦。承辦時間一般不超過一周，緊急文件應當按文件時限要求辦理，確有困難的應及時向來文單位說明原因。涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，主辦單位應及時、主動與協(xié)辦單位協(xié)商辦理。

第三十一條 催辦：對超出辦理時限要求的文件，文秘人員要進行催辦。催辦時，應附催辦單。第三十二條 立卷歸檔：文件辦理完畢后，各單位應對本單位收到的文件按照有關(guān)規(guī)定進行立卷與歸檔。涉及兩個以上職能部門辦理的文件，由主辦單位進行歸檔。

第五章 附 則

第三十三條 學校各獨立法人單位的行政收發(fā)文辦理可參照本細則執(zhí)行。

第三十四條 本細則自發(fā)布之日起施行。過去下發(fā)的，凡與本細則不一致的，以本細則為準。第三十五條 本細則由校長辦公室負責解釋。

西安科技大學行政公文發(fā)文代字

一、發(fā)文“字”、“發(fā)”、“函”的用法

上行文用“字”，下行文用“發(fā)”，平行文用“函”。

二、學校發(fā)文代字

1、西科字（發(fā)、函），適用于學校產(chǎn)生的重要文件；

2、西科辦字（發(fā)、函），適用于辦公室產(chǎn)生的重要文件；

3、西科人（發(fā)、函），適用人事處產(chǎn)生的重要文件；

4、西科財（發(fā)、函），適用財務處產(chǎn)生的重要文件；

5、西科教（發(fā)、函），適用于研究生、本科、成人教育及圖書館等教輔部門產(chǎn)生的重要文件；

6、西科研（發(fā)、函），適用于科技處、學報、高教研究、網(wǎng)絡中心口產(chǎn)生的重要文件；

7、西科學（發(fā)、函），適用學工處產(chǎn)生的重要文件；

8、西科基（發(fā)、函），適用基建處產(chǎn)生的重要文件；

9、西科后（發(fā)、函），適用總務處產(chǎn)生的重要文件；

10、西科保（發(fā)、函），適用保衛(wèi)處產(chǎn)生的重要文件；

11、西科產(chǎn)（發(fā)、函），適用校辦科技產(chǎn)業(yè)及勞司、機電廠口產(chǎn)生的重要文件；

12、西科監(jiān)（發(fā)、函），適用于監(jiān)察處產(chǎn)生的重要文件；

13、西科審（發(fā)、函），適用審計處產(chǎn)生的重要文件；

14、西科學科（發(fā)、函），適用學科辦產(chǎn)生的重要文件；

15、西科資（發(fā)、函），適用國資處產(chǎn)生的重要文件；

16、西科外（發(fā)、函），適用國際交流中心產(chǎn)生的重要文件；

17、西科離（發(fā)、函），適用離退處產(chǎn)生的重要文件；

18、西科證函，適用于學校出具的證明類函件。

三、各處（室）發(fā)文代字

各處（室）產(chǎn)生的一般內(nèi)發(fā)文件，均取消“西科”字樣，學校認定的各處（室）發(fā)文字號如下：

1、辦秘字（發(fā)、函）適用于校長辦公室產(chǎn)生的一般文件：

2、人事字（發(fā)、函），適用人事處產(chǎn)生的一般文件；

3、財務字（發(fā)、函），適用財務處產(chǎn)生的一般文件；

4、教務字（發(fā)、函），適用于教務處及教輔部門產(chǎn)生的一般文件；

5、研究生字（發(fā)、函），適用于研究生處產(chǎn)生的一般文件；

6、成教字（發(fā)、函），適用于成人教育學院產(chǎn)生的一般文件；

7、科研字（發(fā)、函），適用于科技處、學報、高教研究、網(wǎng)絡中心口產(chǎn)生的一般文件；

8、學工字（發(fā)、函），適用學工處產(chǎn)生的一般文件；

9、基建字（發(fā)、函），適用基建處產(chǎn)生的一般文件；

10、總務字（發(fā)、函），適用總務處產(chǎn)生的一般文件；

11、保衛(wèi)字（發(fā)、函），適用保衛(wèi)處產(chǎn)生的一般文件；

12、產(chǎn)業(yè)字（發(fā)、函），適用校辦科技產(chǎn)業(yè)及勞司口產(chǎn)生的一般文件；

13、監(jiān)察字（發(fā)、函），適用于監(jiān)察處產(chǎn)生的一般文件；

14、審計字（發(fā)、函），適用審計處產(chǎn)生的一般文件；

15、學科字（發(fā)、函），適用學科辦產(chǎn)生的一般文件；

16、國資字（發(fā)、函），適用國資處產(chǎn)生的一般文件；

17、外事字（發(fā)、函），適用外事辦產(chǎn)生的一般文件；

18、離退字（發(fā)、函），適用離退處產(chǎn)生的一般文件。

第三篇：行政公文處理辦法

行政公文處理辦法》制定本細則。

第一章公文格式

第一條公文通常由文頭、文干和文尾三大部分組成。

第二條文頭部分包括秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素，各要素根據(jù)需要選擇。

1.涉及國家和學院秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限，一般情況下，行政公文無需標明。

2.緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

3．發(fā)文單位標識（以下簡稱“版頭”）由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，也可以只用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱，紅色套印。聯(lián)合行文，主辦單位一般排列在前。我院的發(fā)文版頭包括“西安交通大學城市學院文件”、“西安交通大學城市學院”、“西安交通大學城市學院會議紀要”，印制時應采用小標宋體字，字號為14mm×10mm。

根據(jù)職權(quán)范圍和行文關(guān)系，學院發(fā)文版頭的使用范圍為：

（1）“西安交通大學城市學院文件”版頭，適用于印發(fā)學院決定、工作部署，以學院名義下發(fā)的學院綜合性通知、工作安排等；向教育部和省、市級政府、省教育廳及領導人請示、報告；批復、批轉(zhuǎn)院內(nèi)單位的重要請示、報告、意見；院長依照職權(quán)任免相應職級的負責人；院級表彰獎勵和懲處；公布院長辦公會議通過的規(guī)章制度等。

（2）“西安交通大學城市學院”版頭，適用于向不相隸屬的政府業(yè)務歸口管理部門詢問、商榷、答復、請求批準有關(guān)事項；向院外不相隸屬的單位詢問、商榷或答復有關(guān)事項等；轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的重要文件；印發(fā)上級領導和學院領導的重要講話；就全院帶有綜合性的工作作出具體安排和布置等。

（3）“西安交通大學城市學院會議紀要”版頭，主要適用于院長辦公會議、董事會會議。

4.發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、年份和序號組成。聯(lián)合行文只標明主辦單位發(fā)文字號。發(fā)文單位代字應使用規(guī)定的代字，重要發(fā)文都應有發(fā)文字號。

5.“請示”文在發(fā)文單位標識右下方注明簽發(fā)人姓名。

第三條文干部分包括標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章落款等。

1.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文單位。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

2.主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位較多時，應按單位類別集中排列。

3.公文正文應按照行文關(guān)系、文種及擬文要求認真撰寫。

4.公文如有附件，應當注明附件順序和名稱（如“附件：1.××××”），并與所附附件順序和名稱相一致。附件名稱后不加標點符號。附件一般不加印章。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)類公文，應在標題和正文中表述附件名稱，正文之后可不再列述。

5.落款，包括發(fā)文單位印章（發(fā)文單位）和成文日期。落款名稱和印章與發(fā)文單位版頭必須一致。

（1）上報的公文和其他對外行文：不署名，只蓋發(fā)文單位印章。

（2）下發(fā)的公文：數(shù)量較大的普發(fā)性公文暫以署名代替印章，但存檔的公文必須加蓋印章；凡涉及對師生員工獎懲、涉及學院權(quán)益等重要文件（包括普發(fā)性公文）必須加蓋印章，并以單位負責人名義行文，同時冠以職務或身分。

（3）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。成文日期必須標明漢字年、月、日，“零”應寫為“0”。

（4）當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

第四條文尾部分一般由附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部分組成。

1.附注。公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注在落款之下主題詞之上?！罢埵尽鳖惞母鶕?jù)需要在附注處標明聯(lián)系人的姓名和電話。

2主題詞。公文應當標注主題詞。

3.抄送機關(guān)。抄送機關(guān)指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。排列方法與“主送單位”相同。公文如需抄送個人，應排在單位名稱之后。

4.印發(fā)單位和時間。在公文末頁下方最后一行，應當注明公文的印發(fā)單位和印發(fā)時間。印發(fā)時間以送印日期為準。

第五條文字從左至右橫寫、橫排。版頭、公文用紙一般為A4型，右側(cè)對齊，左側(cè)裝訂。需公開張貼的公文用紙大小，可根據(jù)時間需要確定。

第二章發(fā)文辦理程序

第六條發(fā)文處理一般包括擬稿、核稿、會稿、審稿、簽發(fā)、登記（編號）、繕印、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。

第七條擬稿。學院的綜合性公文，由黨政服務中心組織擬稿或者由黨政服務中心會同有關(guān)部門共同擬稿。凡屬職能部門業(yè)務性、專業(yè)性公文，由職能部門擬稿。重要的公文，領導人要親自起草或者主持起草。草擬公文應當做到：

1.內(nèi)容符合黨和國家的路線、方針、政策及有關(guān)法律、法規(guī)、行政規(guī)章等規(guī)定。

2.情況屬實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，字詞規(guī)范，文字簡潔，書寫工整，標定正確，篇幅力求簡短。

3．公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

4.擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

5.人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

6．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

7．使用國家法定計量單位。

8．文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先使用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

9．公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

第八條擬稿完畢，擬稿人應當清楚地填寫“西安交通大學城市學院發(fā)文稿紙”中的有關(guān)要素。

第九條核稿。核稿由擬稿人送主辦單位負責人完成。核稿的重點：是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及學院有關(guān)規(guī)定；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本細則規(guī)定；是否需要其他單位會稿。

第十條會稿。會稿一般由擬稿人送審，由會稿單位負責人完成。會稿的重點是：把握正文涉及本部門職權(quán)范圍內(nèi)需要配合執(zhí)行或者核定的事項。會稿部門如有不同意見，應明確表述，若只簽姓名，則視為同意。

第十一條審稿。一般由擬稿人送審，凡以學院名義印發(fā)的重要公文（包括規(guī)章制度）在報院領導簽發(fā)前，必須送黨政服務中心審稿。審稿的重點是：是否確需行文，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合規(guī)定；是否需要其他單位會稿；是否與學院已有的規(guī)章、政策相一致；是否需要經(jīng)學院研究決定。需要由院領導簽發(fā)的，注明“請×××簽發(fā)”。

第十二條簽發(fā)。公文一經(jīng)簽發(fā)，即成為定稿，并據(jù)此生效。簽發(fā)人代表本發(fā)文單位對公文在政治上、內(nèi)容上、文字上的正確性負完全責任。緊急公文，簽發(fā)人如果不在校內(nèi)，可以通過電話聯(lián)系，經(jīng)請示同意后，可先發(fā)文，再補辦簽發(fā)手續(xù)。公文簽發(fā)應按照領導的分工和職權(quán)范圍進行。

1.以“西安交通大學城市學院文件”、“西安交通大學城市學院”版頭制發(fā)的公文，由院長、常務副院長或主管副院長簽發(fā)。

2.需要經(jīng)會議通過的必須按規(guī)定程序提交會議通過后再行簽發(fā)。會議紀要由會議主持人簽發(fā)。會議討論通過的公文，必須注明會議名稱和通過的日期。

3.公文簽發(fā)應在簽發(fā)欄中簽全名和年月日。只簽姓名，視為同意。簽發(fā)人如認為須送其他負責人（或上級領導）事先閱知時，可注明“請先送×××閱后再發(fā)”。

第十三條繕印。公文正式印制前，負責該文的文秘人員應當進行復核。重點是：審批、核發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。爾后按照規(guī)定的公文格式排版繕印。

第十四條蓋印。擬稿單位將文件裝訂好后，由擬稿人在送發(fā)前，按本細則規(guī)定加蓋印章。

第十五條分發(fā)。由擬稿單位負責按規(guī)定的份數(shù)和范圍發(fā)送。重要的和有辦理時限的院內(nèi)發(fā)文必須一一送交簽收；寄送校外的請示、重要報告必須用掛號信發(fā)出或親送簽收。

第十六條利用計算機、傳真機傳輸秘密公文，必須采取加密措施，絕密級公文不得用計算機、傳真機傳輸。

第十七條公文分發(fā)后，擬稿人應及時收集底稿并連同印制好的公文一起交有關(guān)人員立卷和歸檔。第十八條需要辦理的公文，有關(guān)部門及人員應及時按學院有關(guān)規(guī)定督查、督辦。

第三章收文辦理程序

第十九條收文辦理一般包括簽收、編號、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷等程序。黨政服務中心負責學院行政收文處理。

第二十條簽收：收到來文，應當先依據(jù)本細則行文的有關(guān)規(guī)定進行審核簽收。

第二十一條編號、登記：按照來文單位及類別進行分類，并按照收文時間先后進行編號，然后將公文標題、來文單位、來文字號、承辦期限等情況在公文登記簿上逐項進行登記。來文編號、登記時間一般不超過12小時。

學院收到的來文，屬國務院、國家教育部、陜西省教育廳、陜西省政府、西安市政府的，編“政”字號，其它部委和單位的，編“綜”字號，簡報類的，編“簡”字號，院內(nèi)各單位的，編“內(nèi)”字號。第二十二條擬辦：編號、登記后的來文，黨政服務中心附“文件閱辦單”后，要在24小時內(nèi)進行擬辦處理。若遇到緊急公文，可先通知主辦單位按文件要求做準備，再送有關(guān)領導批辦。

第二十三條批辦：按照擬辦意見，送有關(guān)領導批辦。批辦時間一般不超過三天，并答復來文單位。凡涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，批辦時應注明主辦單位。

第二十四條承辦：已批辦的文件須按領導批示交由主辦單位承辦。承辦時間一般不超過一周，緊急公文應當按文件時限要求辦理，確有困難的應及時向來文單位說明原因。涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，主辦單位應及時、主動與協(xié)辦單位協(xié)商處理。

第二十五條催辦：對超出辦理時限要求的文件，文秘人員要進行催辦。催辦時，應附催辦單。第二十六條立卷、歸檔：文件辦理完畢后，各單位應對本單位剛收到的文件按照有關(guān)規(guī)定進行立卷歸檔。涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，由主辦單位進行歸檔。

第四章附則

第二十七條本細則由黨政服務中心負責解釋，自印發(fā)之日起施行。公文格式樣板見附件。

第四篇：行政公文處理辦法

行政公文處理辦法

第一節(jié) 總則

第一條 為做好公司的行政公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。

第二條 公司行政公文，是公司在各項工作管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹公司決定，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。

第三條 公文處理是指圍繞公文的形成、辦理、管理等所進行的一系列銜接有序的工作。行政管理部主管負責指導公司系統(tǒng)的公文處理工作，堅持統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一歸檔的原則。

第四條 公文處理工作人員應當具備一定的政治、文化和業(yè)務素質(zhì)，工作積極，作風嚴謹，嚴守紀律，恪盡職守，樹立為領導、為基層服務意識。

第五條 公文處理的基本要求是準確、及時、安全、保密。

第六條 公文處理要堅持實事求是的原則，力戒官僚主義、形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。

第二節(jié) 行文規(guī)則

第七條 公司行文關(guān)系，應當根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

第八條 公司各部室、各子公司可分別以本單位名義行文，但不得以本單位名義自行對外行文，更不能自行對外報送請示性公文。因業(yè)務工作需要對外行文時，自擬文稿，經(jīng)總公司領導簽發(fā)后以公司名義行文。

第十條 公司各部室，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，可以向各公司行文；根據(jù)集團公司的授權(quán)和有關(guān)規(guī)定，可以答復各公司請示事項。在一般情況下，各部室不能對各公司發(fā)布指示性公文。相關(guān)部室對同一問題未達成一致意見，不得各自行文。

第十一條 請示的公文，不要同時抄送同級或下級單位，在上級單位未批復前，下級單位不得擅自按請示公文的內(nèi)容執(zhí)行，請示問題堅持“一文一事”制度，避免“一文數(shù)事”和在“報告”中夾帶請示事項。

第十三條 各公司向集團公司報送正式公文，公文抬頭一律寫“集團公司”送行政管理部擬辦、呈批，不要直接送領導同志本人，更不要同時送幾位領導同志，以免重復批示或遺漏。

第十四條 向下級單位行文，一般不抄報上級單位。重要行文，經(jīng)簽發(fā)人審定，可以抄報直接上級單位。

第十五條 行文要注重效用，堅持少而精的原則，對普發(fā)性文件，應嚴格控制發(fā)文數(shù)量，發(fā)文范圍為集團公司各領導和各公司、各部室。

一、凡是通過網(wǎng)絡、口頭、電話或其他便捷方式能夠解決的問題，不要再行文；

二、某項工作方針已經(jīng)明確，執(zhí)行過程中不需要采取新的措施，只是一般性號召或重申已有的規(guī)定、要求，不要再行文。

三、發(fā)布內(nèi)部制度、規(guī)范性公文，必須注意與已發(fā)布的同類規(guī)章相銜接，內(nèi)容不得抵觸。若有新的規(guī)定，必須在行文時注明對原發(fā)布規(guī)章修改或廢止，已有的規(guī)章未廢止前，不要重復發(fā)布同類規(guī)章。

四、只有原則性意見，尚未有切實可行的執(zhí)行措施或辦法前，不要倉促行文。

第三節(jié) 常用文種

第十七條 集團公司常用文種主要有：決定、決議、意見、通知、通報、請示、報告、批復、會議紀要等。

決定：對重要問題或重大行動做出的決定及采取的措施，用“決定。”

決議：經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項，用“決議。”

意見：發(fā)布對重大問題的主張，要求有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，用“意見?！?/p>

通知：發(fā)布規(guī)章，任免干部，傳達上級的指示，向各部室、各公司布置工作，轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)上級、同級單位和不相隸屬單位的公文，發(fā)布要求各部室、各公司辦理、周知或共同執(zhí)行的事項，用“通知”。

通報：表彰先進，批評錯誤，交流經(jīng)驗，傳達重要精神或情況用“通報”。請示：向公司外或上級單位請求指示、批準，用“請示”。

報告：向上級單位匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級單位的詢問或要求，用“報告”?！罢埵尽焙汀皥蟾妗北仨殗栏穹珠_，不得在“報告”中夾帶請求指示和批準事項，公文標題不得用“請示報告”。

批復：上級單位向下級單位答復請示用“批復”。

會議紀要：記載和表達會議主要精神和議定事項，要求與會單位共同遵守，用“會議紀要”。

第四節(jié) 公文起草

第十八條 起草公文是在領導決策過程中一項重要的參謀工作。公文起草要在調(diào)查研究的基礎上認真撰寫，反復修改。起草重要文件，應在總經(jīng)理辦公會認真研究的基礎上，由有關(guān)領導親自動手或親自指導、主持進行。

第十九條 公文起草的基本要求：

一、全面、準確地反映客觀實際情況，符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，符合上級單位的有關(guān)指示精神；

二、完整、準確地體現(xiàn)工作意圖；

三、重點突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，文字清晰，標點準確，書寫工整，篇幅力求簡短。

四、正確使用文種，符合公文格式要求；

五、人名、地名、時間、數(shù)字、引文等要準確，時間應寫具體的年月日，引用文件應先引用標題，后引發(fā)文字號；

六、公文中的數(shù)字，除部分序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作詞素的數(shù)字以及其他必須使用漢字的外，一般使用阿拉伯數(shù)碼。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，不得逆向使用。在同一公文中，數(shù)字的使用應前后一致；

七、公文中的漢字和標點符號按國家發(fā)布的標準方案執(zhí)行，計量單位采用國家法定計量單位；

八、文字規(guī)范，用詞準確。使用簡稱時，除已規(guī)范化的簡稱外，一般先用全稱，并注明簡稱。

第二十條 擬送審核、簽發(fā)的文稿首頁必須使用規(guī)范的發(fā)文稿紙。

第五節(jié) 公文校核

第二十一條 集團公司公文在送領導審批或簽發(fā)前，均須行政管理部負責認真核稿。第二十二條 公文核稿的重點：

一、是否確需行文；

二、內(nèi)容是否符合黨和國家的路線、方針、政策以及有關(guān)的法律、法令和規(guī)定，是否完整、準確地體現(xiàn)了發(fā)文單位的意圖，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的有關(guān)公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實可行，內(nèi)容涉及的單位是否經(jīng)過協(xié)調(diào)，意見是否一致；

三、篇章結(jié)構(gòu)是否合理，層次是否清楚，文句是否簡明通順、符合語法規(guī)范，書寫是否工整；

四、公文格式如標題、主送單位、發(fā)文單位、成文日期等的擬寫是否合乎要求，文種的選擇是否適當?shù)龋?/p>

五、是否符合規(guī)定的審批、會簽手續(xù)，附件是否齊全。

第六節(jié)公文審批權(quán)限

第二十三條 公文必須經(jīng)有關(guān)領導簽發(fā)方能印發(fā)生效。集團公司公文，按照下列規(guī)定簽發(fā)：

一、凡屬對外公文，由集團公司總經(jīng)理簽發(fā)，特殊情況由經(jīng)授權(quán)的其他領導簽發(fā)。

二、凡屬內(nèi)部行文由總經(jīng)理簽發(fā)。

三、經(jīng)會議授權(quán)或經(jīng)簽發(fā)人授權(quán)的公文，可由被授權(quán)人簽發(fā)。

第七節(jié) 公文格式

第二十四條 公文格式包括版式和公文體式的有關(guān)部門。即：版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期、單位印章、主題詞、抄送（報）單位、秘密等級、緩急時限、印制版記等。

一、版頭由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱（或加括號標注文種名稱）組成。版頭文字一律用紅色套印。

二、發(fā)文字號由單位代字、發(fā)文和發(fā)文順序號組成（如“××字[2003]××號”），位于發(fā)文單位標識下方居中。公文的發(fā)文順序號一律以本單位發(fā)文順序統(tǒng)編大流水號。

三、簽發(fā)人姓名標注在發(fā)文字號右側(cè)適當位置。

四、公文標題應當準確、概括地反映公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文單位名稱、公文內(nèi)容和文種三部分組成，使用版頭的公文，標題中可省略發(fā)文單位名稱。公文標題位于發(fā)文單位標識和發(fā)文字號下方居中。

五、主送單位是指收受、辦理公文的單位，寫在標題之下，正文之上，頂格書寫。

六、正文是公文的主體部分，用來表達公文的內(nèi)容。

七、公文如有附件，標題置于正文之后、發(fā)文單位名稱之前；如附件較多，應標注順序號，逐件寫明附件的名稱。

八、發(fā)文單位名稱應使用全稱，寫在正文的下面偏右側(cè)，一般不得省略。

九、成文日期以公文簽發(fā)或會議通過日期為準，一般標注在發(fā)文單位名稱下方居中。

十、公文的秘密等級分“絕密”、“機密”、“秘密”，緊急公文為“特急”、“急”。公文的密級范圍和緩急由擬稿人提出，核稿人和簽發(fā)人審定。密級和緊急程度標注在公文首頁左上角。

十一、正式公文都應加蓋單位印章（有特定版頭的普發(fā)性公文除外）。用印位置要求上不壓正文，下要騎年蓋月，端正清楚。

十二、集團公司行政公文，要逐步實現(xiàn)標注主題詞，以利于現(xiàn)代化工具檢索。主題詞由反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或詞性詞組組成，標注在公文末尾左下部，抄送范圍上方。

十三、公文抄送（報）范圍標注在發(fā)文單位下方位置。除主送單位外，對其他需要了解公文的主管單位或部門用“抄報”，同級單位和不相隸屬單位用“抄送”。對抄送（報）單位的數(shù)量應嚴格控制，既不要濫抄濫送，又要防止遺漏。

十四、印制版記包括打字人、校對人和印刷份數(shù)。公文末頁下端，并加上、下隔線。

十五、當發(fā)文單位署名頁無正文時，應當在發(fā)文單位名上方標明“（此頁無正文）”。第二十五條 公文使用的漢字從左至右橫排，采用3號仿宋字體打印。公文用紙幅面規(guī)格一般用A4紙型，左側(cè)裝訂，頁數(shù)多的公文在左冊兩處用釘，毛天齊地，毛左齊右。第二十六條 公文制作要先急后緩，保證時限要求，做到準確及時、文面清晰、字體適當、用紙規(guī)范、美觀大方、裝訂整齊。

第八節(jié)公文辦理

第二十七條 公文辦理為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理主要包括公文的簽收、啟封、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、批辦、承辦和對內(nèi)催辦等程序；發(fā)文辦理主要包括公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。

一、簽收公文要逐件清點，重要公文要逐頁查點；如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向發(fā)文單位查詢并采取相應的處理措施。急件要注明簽收的具體時間。各部室、各公司要指定人員按時負責公文的取送簽收。

二、啟封應按規(guī)定的職責范圍進行。一般公文由行政管理部人員啟封；寫明領導“親收”、“親啟”的封件，應交本人啟封。

三、登記須將公文標題、發(fā)文字號、發(fā)文單位、成文時間、主送單位、份數(shù)、收發(fā)時間及處理情況等逐項填寫清楚，以利管理、查詢和催辦。

四、擬辦主要指行政管理部負責人對收文提出初步處理意見，注請主管領導批示或注送有關(guān)職能部室辦理，并提供背景材料，供領導審批時參考。

五、分發(fā)是指行政管理部根據(jù)擬辦意見或領導批示、有關(guān)規(guī)定將公文分送有關(guān)領導和有關(guān)單位。時限性強的公文要及時分送，以免延誤。

六、傳閱是指行政管理部根據(jù)領導批示或授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領導閱批。辦理公文傳閱應當注明送傳時間，隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

七、批辦是領導對公文作出批示性意見，是公文處理的決策程序。有領導重要批示的公文批示文件必須妥善保存、歸檔；批示意見須其他領導閱知或須有關(guān)人員辦理時，由行政管理部人員統(tǒng)一分送，不得橫傳，防止丟失或延誤。送領導批示的公文除急文隨到隨辦外，領導一般在三日內(nèi)做出批示。

八、承辦是指有關(guān)部室、公司和人員對公文的具體辦理。凡屬承辦單位職權(quán)范圍內(nèi)可以答復的事項，承辦單位應當直接答復呈文單位，同時在批辦單上注明辦理結(jié)果并簽署日期，送行政管理部銷結(jié)；凡涉及其他單位的業(yè)務事項，承辦單位要主動與有關(guān)單位協(xié)商辦理；凡須報請領導審批的事項，承辦單位應當提出處理意見，送請主管領導審批。承辦公文一般要在三日內(nèi)做出處理。

九、催辦是指行政管理部對需要辦理的公文的承辦情況進行督促檢查，是實現(xiàn)公文效用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。它貫穿于公文辦理的各主要環(huán)節(jié)中。緊急或重要的需要辦理的公文應當及時、重點催辦，一般公文應當定期催辦，防止公文漏辦或延誤，做到件件有結(jié)果，并隨時或定期向領導反饋。

十、核發(fā)是指行政管理部在公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、格式等進行復核，確定發(fā)文字號、確定分送單位和印制份數(shù)。

第二十八條 起草、修改、校核、簽批、辦理公文，應當使用符合存檔要求的書寫材料，禁用鉛筆、圓珠筆，并書寫在裝訂線以內(nèi)。

第九節(jié) 公文管理

第二十九條 行政公文的傳閱、復印、銷毀由行政管理部統(tǒng)一管理，復制的公文應與正式印發(fā)的公文同樣管理。

第三十條日常公文管理由行政管理部和各公司、各部室兼職檔案員負責。工作人員調(diào)離工作崗位時，不得將個人保管或借用的公文帶走，應當按照有關(guān)規(guī)定移交、退還。

第十節(jié) 公文立卷和歸檔

第三十一條 公文辦理完畢后，各公司、各部室兼職檔案員負責及時、按要求將本單位具有查考和保存價值的公文（包括文件、電報、傳真件等文字材料）收集齊全，上交行政管理部（檔案室）按照《檔案管理制度》有關(guān)規(guī)定進行立卷和歸檔。其他部門和個人不得保存應歸檔的公文。

第三十二條 行政管理部（檔案室）負責對各公司、各部室文書立卷歸檔工作進行業(yè)務指導、協(xié)調(diào)、檢查、督促。

第十一節(jié) 附則

第三十三條 集團公司各部室、各公司各級領導干部應帶頭執(zhí)行本辦法，并認真督促檢查本辦法的貫徹落實，對違反本辦法造成嚴重后果的，應嚴肅處理。

第三十四條 本辦法由集團公司行政管理部負責解釋。

第十四章文書收發(fā)制度

第一條 本公司文件（本公司之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及公司外文件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度執(zhí)行。

第二條 文書的收發(fā)、分布等事務，由行政管理部統(tǒng)一管理。

第三條在部室中設文件負責人，負責本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管等工作。

第四條對公司外來文書的接收由行政管理部負責。

第五條收文中除親啟信函、掛號信、傳遞證明外，其余一般信函全部拆封，拆封后，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處、將信封附上，用別針別在一起。

行政管理部將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標題、內(nèi)容概要、分發(fā)地點等項目登在“收文簿”上，交行政管理部負責人。

第六條行政管理部在對文件及“收文簿”加以審核后，作出分發(fā)。

第七條行政管理部將“收文簿”及文件分發(fā)各部門，各部門的領導或文書負責人應該在“收文簿”上簽收。

第九條 文書的發(fā)送由行政管理部負責。

第五篇：行政公文處理規(guī)范

第一章　總 則

第一條　為使我校行政公文處理工作進一步規(guī)范化、制度化，提高公文質(zhì)量和公文處理效率，保證公文的嚴肅性，根據(jù)國務院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，結(jié)合我校實際情況，特制定行政公文處理規(guī)范。

第二條　行政公文是我校行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條　公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第五條　公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第六條　各單位的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本單位行政公文處理工作的領導和檢查。

第七條　校辦是校行政公文處理的管理機構(gòu)，主管校行政的公文處理工作并指導各單位的行政公文處理工作。

第八條　各單位辦公室主任（綜合科科長）負責本單位的行政公文處理工作。

第二章　公文種類

第九條　行政公文的種類主要有：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷校內(nèi)各單位不適當?shù)臎Q定事項。

（二）公告

適用于向校內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（三）通告

適用于公布學校各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項。

（四）通知

適用于批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，傳達要求有關(guān)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

（五）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（六）議案

適用于學校及下屬單位按照法律程序向同級教代會提請審議事項。

（七）報告

適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。

（八）請示

適用于向上級單位請求指示、批準。

（九）批復

適用于答復下級單位的請示事項。

（十）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（十一）函

適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十二）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章　公文格式

第十條　公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。

（二）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（三）發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

（四）發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。

（五）上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文單位。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）主送單位指公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

（九）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應當加蓋印章。

（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)日期為準。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

（十二）公文應當標注主題詞。上行文按照上級單位的要求標注主題詞。

（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（十四）文字從左至右橫寫、橫排。

第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。

第十二條 公文用紙一般采用國際標準A4型（210mmX297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

第四章　行文規(guī)則

第十三條　行文應當確有必要，注重效用。

第十四條　行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。

第十五條　校內(nèi)各職能部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向各學院的相關(guān)業(yè)務部門行文。

各單位不得對外正式行文。

第十六條　同級單位可以聯(lián)合行文；行政單位與同級黨委可以聯(lián)合行文。

第十七條　屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)校行政審批的事項，經(jīng)校行政同意也可以由部門行文，文中應當注明經(jīng)校行政同意。

第十八條　屬于主管職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管職能部門處理。

第十九條　職能部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，校行政應當責令糾正或撤銷。

第二十條　各單位的重要行文，應當同時報送校行政。

第二十一條　“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十二條　除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第二十三條　受雙重領導的單位向上級單位行文，應當寫明主送單位和抄送單位。上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時應當抄送其另一上級單位。

第五章　發(fā)文辦理

第二十四條　發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等過程。

第二十五條　草擬公文應當做到：

（一）符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據(jù)行文的目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

第二十六條　擬制公文，對涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦單位應當主動與有關(guān)單位協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦單位的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦單位可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見,并與有關(guān)單位會簽后報請校辦協(xié)調(diào)或校行政裁定。

第二十七條　公文送負責人簽發(fā)前，應當由辦公室（綜合科）進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第二十八條　以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。

第二十九條　公文正式印制前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序復審。

第六章　收文辦理

第三十條　收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條　收到校內(nèi)各單位上報校行政的公文，校辦應當進行審核。審核的重點是：是否應由校行政辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

第三十二條　經(jīng)審核，對符合本規(guī)范的公文，校辦應當及時提出擬辦意見送校行政領導批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本規(guī)范的公文，經(jīng)校辦主任批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

第三十三條　承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回校辦并說明理由。

第三十四條　收到上級單位下發(fā)或交辦的公文，由校辦提出擬辦意見，送校行政領導批示后辦理。

第三十五條　公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請校辦協(xié)調(diào)或校行政裁定。

第三十六條　審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意。沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十七條　送校行政領導批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，校辦要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第七章　公文歸檔

第三十八條　公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十九條　歸檔范圍內(nèi)的公文根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十條　聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復制或其他形式的公文副本。

第四十一條　本單位負責人兼任其他單位職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。

第四十二條　歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十三條　擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章　公文管理

第四十四條　公文由專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第四十五條　各單位辦公室（綜合科）應當建立健全本單位公文處理的有關(guān)制度。

第四十六條　上級單位來文，除絕密級和注明不準翻印的以外，校內(nèi)各單位經(jīng)校辦主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

第四十七條　公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印單位證明章。

第四十八條　公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第四十九條　不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)校辦主任批準，可以銷毀。

第五十條　銷毀秘密公文應當指定場所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

第五十二條　單位合并時，全部公文應當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

工作有員調(diào)離崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。