第一篇：基于Domino的辦公自動化系統(tǒng)設計——文獻綜述

文獻綜述

——基于DOMINO的ERP辦公自動化系統(tǒng)設計

1.前言

中小企業(yè)辦公自動化管理系統(tǒng)(OA)，是伴隨著 Internet 技術在各個領域的 廣泛應用，和各行各業(yè)企業(yè)信息化建設步伐的加快應運而生。

當代社會已經(jīng)進入信息時代，信息技術革命使社會的各個領域都發(fā)生了翻天 覆地的變化，企業(yè)對信息需求的增長，使計算機、網(wǎng)絡技術已經(jīng)滲透到企業(yè)的日常工作中。傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)信息的交流方式早已不能滿足企業(yè)對大量信息的快速傳遞與處理 的需求，中小企業(yè)辦公自動化管理系統(tǒng)的應用滿足了企業(yè)的辦公網(wǎng)絡化、自動化的管理需求，提高了企業(yè)內(nèi)部的管理水平，進而全面提升了企業(yè)在市場競爭中的綜合競爭力。每個企業(yè)都必須緊跟時代的步伐，加強企業(yè)競爭力和提升現(xiàn)代化企 業(yè)的管理能力，以適應整個社會的發(fā)展變化。

2.主題

辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱 OA，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備、各種人、機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。

辦公自動化由 70 年代末 80 年代初在我國提出，到現(xiàn)在已有近二十年的發(fā)展歷史。由于辦公自動化技術的不斷發(fā)展，辦公自動化新產(chǎn)品不斷的出現(xiàn)，辦公自動化的內(nèi)涵也不斷地豐富和發(fā)展。從辦公自動化發(fā)展的過程和今后發(fā)展的趨勢來講，辦公自動化已經(jīng)經(jīng)歷了從第一代發(fā)展到目前的第二代，并且正在向著第三代發(fā)展。

第一階段: 系統(tǒng)的開始, OA 也是現(xiàn)代辦公的雛形.隨著 PC 技術的進步, 諸如 WPS, CCED 等字處理軟件比較普遍的使用,再加上各種各樣打印機,復印機的出現(xiàn), 在辦公室隨時完成各類文件的編輯,打印就成為現(xiàn)實,這也是第一代辦公自動化 系統(tǒng)(OA)的特點.另外, 由于第一代辦公自動化系統(tǒng)所需要的各類設備比較昂貴, 因此,第一代辦公自動化只有那些經(jīng)濟實力比較強的企事業(yè)單位才能夠使用.第二階段:協(xié)作性 OA 系統(tǒng)的發(fā)展.說著電腦技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展與普及,各 類比較專業(yè)性的軟件公司得到了前所未有的發(fā)展, 特別是個人平臺軟件系統(tǒng)進入 了圖形化階段(如:windows 系列產(chǎn)品的出現(xiàn)與成熟);網(wǎng)絡技術的發(fā)展,使得企 事業(yè)單位很容易就能夠組件自己內(nèi)部的局域網(wǎng).隨后,基于 Lotus Domino平臺 的各類辦公自動化系統(tǒng)得到充分的發(fā)展.這一階段,許多稍有實力的企事業(yè)單位 都有能力實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng),可以借助 OA 系統(tǒng)實現(xiàn)各類文檔的傳閱與審批等 協(xié)作性的工作.由于這一階段的 OA 系統(tǒng)在操作方面的局限性,使得 OA 系統(tǒng)在企 事業(yè)單位的高層得不到充分的推廣, 也就沒有實現(xiàn) OA 系統(tǒng)最本質(zhì)的功能-輔助領 導進行決策的功能.第三階段:協(xié)作與知識型 OA 系統(tǒng)的發(fā)展:經(jīng)過前兩個階段的發(fā)展,OA 系統(tǒng)已經(jīng)進入快速成長期,但是,隨著用戶需求和個性化的要求,特別是隨著 Internet 的廣泛普及, 用戶對 OA 系統(tǒng)的要求更高, 在這種背景下, 系統(tǒng)也開始了革新.OA 首先是 OA平臺的提供者-Lotus 公司對 Louts/Domino 系統(tǒng)進行了徹底的升級.Louts/Domino R5 的正式發(fā)布,標志著第三代 OA 系統(tǒng)的開始實施.Louts/Domino R5 完全支持 Internet 和 Java 技術,隨之,基于 Louts/Domino R5平臺的各類 B/S 結(jié)構(gòu)的 OA 產(chǎn)品相繼開始實施.后來,隨著知識管理思想和軟件技術的發(fā)展, 在瀏覽器下實現(xiàn)知識利用, 從20世紀90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術的問世，以及網(wǎng)絡通訊技術的長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡技術和協(xié)同工作技術為主要特征，實現(xiàn)了工作流程自動化，實現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。

第三代辦公自動化則是從以工作流程為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)提升到以知識管理為核心。以公文流轉(zhuǎn)為例，第二代辦公自動化實現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動處理，比如，本文提出的辦公自動化系統(tǒng)就是以公文流轉(zhuǎn)為核心，并且基于工作流的協(xié)同工作方式的第二代辦公自動化系統(tǒng)；第三代辦公自動化在此基礎上更為文件處理的每一個環(huán)節(jié)提供了該步驟所需要的相關知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其他的有關信息，確保每一個使用者都能夠隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W習、向企業(yè)現(xiàn)有知識學習，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高了企業(yè)與機構(gòu)的整體創(chuàng)新和應變能力。綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)過三個階段，兩個飛躍過程。從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進而提升為以系統(tǒng)地運用知識為核心。知識貫穿于各種方式的信息交流，從簡單的電子郵件、群件與協(xié)作、直至構(gòu)建Web應用，其核心目的都是在獲得與應用知識。知識是企業(yè)網(wǎng)絡上傳遞的最有價值的信息。對知識的運用效果關系到企業(yè)的綜合發(fā)展實力。第三代OA幫助企業(yè)從How To的過程轉(zhuǎn)變到Know How的過程，即將辦公自動化系統(tǒng)由模擬手工作業(yè)向改變并提高手工作業(yè)效率過渡。

在傳統(tǒng)的辦公模式中，由于缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦公的各個部門之間無法實現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以實現(xiàn)各個部門之間的高效協(xié)作?？梢韵胂?，摻雜著大量的人工操作過程的事務處理方式根本無法適應現(xiàn)代化辦公模式的需要。隨著信息技術的發(fā)展和國內(nèi)信息技術應用水平的提高，在辦公過程中，傳統(tǒng)的工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新的需求，實現(xiàn)辦公自動化已經(jīng)是提高政府機關和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理的必然趨勢。

辦公自動化是信息社會的一種新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結(jié)合。隨著信息技術的發(fā)展，辦公自動化在行政企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著日益重要的作用。通過網(wǎng)絡，組織機構(gòu)內(nèi)部的員工可跨越時間、地點協(xié)同工作。通過辦公自動化系統(tǒng)所實施的交換式網(wǎng)絡應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了管理手段，實現(xiàn)了運營的高效率。

3.總結(jié)

計算機的出現(xiàn)給辦公室職員帶來的便利無可否認，但是對現(xiàn)代的辦公自動化而言，其目的己經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務性工作中解放出來，用更多的精力去關注最重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強企業(yè)的綜合競爭能力。在這種辦公模式下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎上進行協(xié)作，便于明確各個部門甚至每個員工的責任，而決策層可以迅速綜合來自各個方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。從這個意義上講，在市場競爭日趨白熱化的今天，辦公自動化己經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。

參考文獻：

[ 1 ] 李蕓婕．企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展．科學之友，2007，11:126—127 [ 2 ] 馬躍，王金霞，劉曉冰等.基于Lotus Notes科研院所辦公自動化系統(tǒng).大連理工大學學報，2002，12(5)35－40.[ 3 ] 張大斌，朱紹文等.基于Lotus Domino/ Notes 辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)研究.計算機應用研究

[ 4 ] 吳巍.辦公自動化信息系統(tǒng)設計.吉林化工學院學報，2003，20(1)：38－40.[ 5 ] 熊仕勇.基于Lotus Notes辦公自動化網(wǎng)的安全討論.重慶師范學院學報，2003，2(3)：14－17.[ 6 ] 陳山.Lotus Domino Designer 6 企業(yè)級應用程序高級開發(fā).北京：中國水利水電出版社，2004.[ 7 ] 楊瑩，劉獻忠.基于工作流技術的0A系統(tǒng)模型研究.電腦與信息技術，2003，3(1)：23－24.[ 8 ] 李建壹．IBM Lotus Domino 7基礎系統(tǒng)管理

第二篇：辦公自動化系統(tǒng)

項目詳情

OA（辦公自動化系統(tǒng)）

項目簡介教育行政辦公自動化（Office Automation簡稱OA）系統(tǒng)是針對中小學校領導、教師利用網(wǎng)絡辦公的一套網(wǎng)絡軟件。OA是為具有城域網(wǎng)環(huán)境或具有內(nèi)部局域網(wǎng)的教委量身定做的產(chǎn)品。

辦公自動化系統(tǒng)的重點在于信息產(chǎn)生、傳遞、發(fā)布和流程控制。

在此，以下幾個特性貫穿整個流程的始終： 機構(gòu)/部門/人員：所有的系統(tǒng)操作流程控制，都是因具體的機構(gòu)/部門/人員的不同而設置的，而系統(tǒng)中某一信息的產(chǎn)生、信息的發(fā)布和傳遞等等，都是針對特定的機構(gòu)/部門/人員的。所以，主體對象的選擇是一個共同的問題。信息傳遞和發(fā)布：當一個特定的信息需要告知特定的人員或部門時，可以通過多種渠道進行，如將主題內(nèi)容發(fā)消息，發(fā)郵件，發(fā)布公告等等。所以選擇發(fā)布方式也是貫穿系統(tǒng)始終的。

信息檢索和打印輸出：系統(tǒng)所有用戶均需要在必要的時候?qū)π枰膬?nèi)容進行檢索，并可以將結(jié)果和具體內(nèi)容進行打印輸出。因此以上四個功能應該貫穿整個系統(tǒng)的各個模塊中。

辦公自動化系統(tǒng)對于教委和學校內(nèi)部、教委和學校之間、學校和學校之間按照教育系統(tǒng)內(nèi)部辦公的流程通過信息化的方式，為教育行政管理進行了全新的闡釋。

需求和計劃

整個項目的功能規(guī)格說明書和開發(fā)計劃說明書，描述了整個項目的人員，項目控制、風險、限制，開發(fā)計劃和業(yè)務系統(tǒng)組成及系統(tǒng)模塊介紹、各模塊用例和事件流分析、系統(tǒng)安全、技術體系等方面內(nèi)容。

OA功能規(guī)格說明書.pdf

OA開發(fā)計劃.pdf

設計和實現(xiàn)

軟件設計規(guī)格說明書包含了項目設計要點、架構(gòu)和策略、主要類和接口設計、數(shù)據(jù)庫設計等方面，代碼部分是具體實現(xiàn)的案例。

OA軟件設計規(guī)格說明書.pdf

測試

包括測試計劃、測試用例、評估結(jié)果，針對項目的系統(tǒng)化規(guī)范化的測試案例。

OA測試計劃.pdf

OA測試用例.pdf

OA測試評估報告.pdf

第三篇：辦公自動化系統(tǒng)解決方案

和銳辦公自動化系統(tǒng)由通用辦公系統(tǒng)、輔助決策支撐系統(tǒng)、辦公服務系統(tǒng)三部分組成。用戶可以隨時根據(jù)單位的具體業(yè)務情況進行配置，用戶得到的不僅是單獨的功能模塊和應用系統(tǒng)，而是一套完整的單位自己的辦公管理信息系統(tǒng)，以及和銳公司為您提供的服務。

----和銳通用辦公系統(tǒng)是公司集多年的應用系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗，所推出的以溝通、協(xié)調(diào)、控制為宗旨，適合不同性質(zhì)、不同組織結(jié)構(gòu)的政府部門、企事業(yè)單位使用的，基于lotus notes開發(fā)的辦公自動化軟件。系統(tǒng)充分利用intranet/internet這一現(xiàn)代化的辦公資源，實現(xiàn)管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，解決了目前在計算機應用中普遍存在的“有路無車”的尷尬局面。

----輔助決策支撐系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫技術為基礎，把各類復雜的業(yè)務工作納入計算機管理系統(tǒng)中，同時連接各個專業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)庫，為領導提供各方面的文字、表格、圖形等統(tǒng)計資料及情況，為領導決策提供依據(jù)。

----辦公服務系統(tǒng)包括多媒體服務、視頻電話、手寫輸入、語音錄入控制等用以支持和服務辦公的系統(tǒng)。

第四篇：辦公自動化系統(tǒng)管理辦法

辦公自動化系統(tǒng)管理辦法

第一章 總 則

第一條 辦公自動化（簡稱OA）是指基于Internet/Intranet技術，以數(shù)據(jù)庫為核心，利用工作流概念，為分散在各地的工作人員提供一個信息共享，協(xié)同辦公的網(wǎng)絡環(huán)境。

第二條 我院辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以朝華OA辦公自動化系統(tǒng)為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋學院各部門的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)院內(nèi)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。該系統(tǒng)是學校信息化建設與管理工作的重要組成部分，是提高學院整體管理水平的重要手段。

第三條 為了加強我院OA系統(tǒng)管理，保障我院辦公自動化系統(tǒng)能夠得以順利推廣、應用及正常運行，特制定本辦法。

第二章 系統(tǒng)構(gòu)成與功能

第四條 學院OA系統(tǒng)基于Lotus Domino/Notes系統(tǒng)運行，由Domino服務器系統(tǒng)和Notes客戶機端系統(tǒng)組成。Domino服務器上安裝朝華OA辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，向用戶提供辦公數(shù)據(jù)和文件信息的存儲和共享，是OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中樞；Notes客戶機端供全院各部門和全體用戶用于信息及文件輸入、修改和流轉(zhuǎn)、閱覽操作。

第三章 組織管理與職責

第五條 教務處現(xiàn)代教育與信息中心負責OA系統(tǒng)服務器的管理維護和日常運行。主要職責包括：

1、負責OA系統(tǒng)軟件的開發(fā)升級管理；

2、制定、落實OA系統(tǒng)有關規(guī)章制度；

3、承擔學院各部門領導、信息員和相關人員的培訓和技術指導工作；

4、負責OA服務器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務器安全運行；

5、保障學院各部門和各用戶與OA服務器網(wǎng)絡的正常連通。

6、負責系統(tǒng)用戶注冊管理、日常運行的技術維護、系統(tǒng)功能的不斷完善。

第六條 學院各部門和各用戶是OA系統(tǒng)的終端用戶，學院各部門要結(jié)合本部門的實際，制定相應管理辦法，并指定部門信息員，負責部門的辦公信息的收發(fā)、處理、存檔，以及本部門OA辦公自動化系統(tǒng)終端的日常維護、人員培訓等技術支持工作。

第七條 學院各部門可根據(jù)本部門管理實際需要自行配置和開發(fā)業(yè)務管理軟件，例如：學生管理軟件和教務管理軟件，但應在教務處現(xiàn)代教育與信息中心的協(xié)調(diào)下按照統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準進行，避免系統(tǒng)沖突和資源浪費，保證與OA系統(tǒng)的兼容性，實現(xiàn)內(nèi)部辦公信息的共享性。

第四章 信息管理

第八條 OA系統(tǒng)所涉及的各種公文處理、會議管理等程序按照我院相關公文、會議處理辦法的規(guī)定辦理。

第九條 各單位在OA系統(tǒng)中所發(fā)布的信息，應先交由本部門領導審核。各部門領導對本部門在OA系統(tǒng)中發(fā)布的信息的可靠性和嚴肅性負責。

第十條 系統(tǒng)正式運行后，學院各部門領導和各部門信息員必須在每個工作日的上班后一個小時內(nèi)，下班前一個小時內(nèi)分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時傳送。

第五章 系統(tǒng)安全與保密

第十一條 所有用戶應認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》和公安部《計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》，嚴格遵守《中國教育和科研計算機網(wǎng)暫行管理辦法》及校園網(wǎng)管理的有關規(guī)定。

第十二條 OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。

第十三條 OA系統(tǒng)中的所有用戶應按規(guī)定的權限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。

第十四條 OA系統(tǒng)用戶口令應經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉(zhuǎn)。

第十五條 所有使用該系統(tǒng)的人員均有保密的責任。不得隨意發(fā)布涉及國家和學校機密以及其它不宜發(fā)布的信息。

第六章 責任與處罰

第十六條 為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運行，全體用戶應遵守本管理辦法，違反者應承擔相應責任并接受處罰。

1、不執(zhí)行本辦法第三、四章規(guī)定，影響信息的正常接收、處理、傳送、存檔，導致系統(tǒng)不能正常運轉(zhuǎn)的單位，學院對相關責任人及所在部門予以通報批評。

2、違反本辦法第五章規(guī)定，造成不良影響、導致系統(tǒng)損壞等后果者，給予行政

處分。造成損失的，除賠償損失外，并視情況予以5000元以內(nèi)的經(jīng)濟處罰。

第七章 其 它

第十七條 本辦法由教務處現(xiàn)代教育與信息中心負責解釋。

第十八條 本辦法自發(fā)布之日起試行。

第五篇：政府辦公自動化系統(tǒng)

政府辦公自動化系統(tǒng)

政府辦公自動化系統(tǒng)是實現(xiàn)政府機關內(nèi)部辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現(xiàn)科學決策的信息系統(tǒng)。其總體目標是：以先進成熟的計算機和通訊技術為主要手段，建成一個滿足政府機關辦公自動化業(yè)務需要的辦公信息系統(tǒng)，使政府機關內(nèi)部各處室的公文和信息的交流暢通無阻，收到良好的社會效益。提供政府機關內(nèi)部各處室之間計算機網(wǎng)絡之間的信息交換和公文交流，建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡，為領導決策和機關辦公提供服務，實現(xiàn)機關辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化和決策科學化。

一、功能介紹

1.個人辦公

個人辦公主要用于個人事務的處理，包括電子日歷、電子郵件、活動安排、待辦文件、待辦事宜、個

人資料、個人通訊錄等應用。其中工作日歷、電子郵件、活動安排為Notes 內(nèi)置的功能，屬于電子政務的

基本應用；名片夾和待辦文件則是用戶個人事務安排。

電子郵件：用于收發(fā)Notes 電子郵件，很重要一點就是處理自己郵件庫中的待辦文件。工作日歷：計算機內(nèi)置的電子臺歷可使您輕松地安排的各項事務活動。待辦文件：集中處理來自各工作流應用模塊中的批辦件，如公文處理中的收、發(fā)文件等。待辦事宜：可以根據(jù)用戶設置的事件計劃表來提醒用戶將準備辦理哪些事情。個人資料：錄入個人信息，具有編輯、存儲、管理功能。

2、公文處理

公文處理系統(tǒng)提供了收文登記、辦理、查詢和歸檔，發(fā)文起草、辦理、登記和歸檔等功能，并具有透

明的文件運轉(zhuǎn)流的特征，文件辦理者可以及時、清楚地了解文件當前運轉(zhuǎn)狀態(tài)，真正實現(xiàn)了流程跟蹤、監(jiān)

控“智能化”的功能。收文處理：對網(wǎng)上各單位發(fā)送來的辦文按類別、單位、密級等進行分類登記，如果是“辦文”，則需

由文秘部門送交分管領導進行文件批示處理，“閱件”則需呈領導閱。發(fā)文處理：可以起草公文和辦理公文（如核稿、審稿、會簽、簽發(fā)等）。提供手工辦文與電子辦公的

結(jié)合，還提供各種辦理意見代填和流程切換的功能。督辦管理：對領導交辦或上級交辦的任務和有辦理期限的文件（通常來自收文系統(tǒng)中收文）進行登記、督辦，提供文件辦理進程的跟蹤，提醒經(jīng)辦人注意時間的安排。

信訪管理：為局舉報投訴中心或辦公室提供對信訪件進行登記辦理和處理。

3、檔案管理 文件查詢：文件查詢庫自動接受來公文管理系統(tǒng)中各類收文和發(fā)文文件文檔，并提供給大家提供一個公文查詢的場所和文件歸檔功能檔案業(yè)務管理：檔案管理系統(tǒng)保存了所有已歸檔的文件供查詢（如查詢案卷定義、文件組卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借閱）和備案，是保存和管理檔案的場所?！皺n案管理”不僅可以與公文處理系統(tǒng)結(jié)合

使用，處理已歸檔的收文、發(fā)文、簽報等文件，也可以獨立使用，用于登錄非公文處理系統(tǒng)處理的其他文 件。其中包含的檔案借閱，提供提供對系統(tǒng)內(nèi)人員借閱檔案的管理。

4、行政事務

提供諸如車輛管理、固定資產(chǎn)等具體業(yè)務處理功能，包括車輛管理、固定資產(chǎn)管理、接待管理、會議

管理、人事管理等。

業(yè)務審批：審批人在這里進行統(tǒng)一的審批，不必再到各個數(shù)據(jù)庫里進行審批。當然，審批人也可以選

擇到他的郵件里審批。

車輛管理：由行政處對各部門使用車輛進行網(wǎng)上管理，包括車輛安排、車輛動態(tài)顯示、派車單、車輛

檔案、車輛駕駛員、油耗、車輛維修保養(yǎng)等相關內(nèi)容管理。

固定資產(chǎn)管理：由行政處對全局固定資產(chǎn)進行申請購買、登記、報廢等管理。后勤管理：由行政處對本局的清潔衛(wèi)生資料、水電使用情況等管理。接待管理：由辦公室、行政處對本局來訪人員的接待進行安排管理。

呈批管理：對請假、資料搜集、會議室使用和計算機耗費品領用進行管理。

會議管理：主要以一個月一次的局務會議為主，進行會議的組織、會議室安排、人員通知與確認、議題準備與討論、會議紀要等管理。

工作計劃：配合會議管理，提供工作計劃的登記、審批和歸檔查詢。

人事檔案管理：對人事檔案進行登記、編輯、刪除及進行調(diào)動、任免操作。

5、綜合信息

提供質(zhì)監(jiān)信息、公告欄等一些信息查詢數(shù)據(jù)庫

質(zhì)監(jiān)信息：質(zhì)監(jiān)信息數(shù)據(jù)庫是個多功能的模塊，它集合了內(nèi)部辦公信息，以 簡報形式存在，形成正

式刊物。它還可以完成信息的統(tǒng)計和歸檔，便于瀏覽和管理。部門信息：用于登記一些部門內(nèi)的信息，用于在網(wǎng)上發(fā)布。

公告欄：用于發(fā)布各種會議公告、通知、消息等，發(fā)布后的信息所有網(wǎng)絡用戶都可以查閱。

網(wǎng)上討論：網(wǎng)上用戶就某一討論主題、討論熱點發(fā)表意見和見解，進行思想交流。

6、綜合資料

綜合資料包括處室資料、通訊錄等一些資料數(shù)據(jù)庫。

政策法規(guī)：用于登記一些與本單位相關的國家重要法律條文及本系統(tǒng)有關規(guī)定。處室資料：提供一些重要領導講話、互聯(lián)網(wǎng)資料及一些報紙、雜志、圖書資料。

通訊錄：既公用通訊錄，提供直屬機構(gòu)、分支機構(gòu)、三級機構(gòu)及一些其他重要單位的通訊信息，如地

址、郵編、電話等。

7、系統(tǒng)管理

管理員在這里進行機構(gòu)設置、人員配置、ACL 控制和主題詞維護等操作。

二、政府辦公自動化系統(tǒng)建設問題分析

問題一：政府辦公自動化系統(tǒng)的核心是什么？

我們團隊在開發(fā)之前，從各種渠道收集過許多不同廠商OA系統(tǒng)的產(chǎn)品說明，經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)大部分廣做宣傳的OA系統(tǒng)功能都比較豐富，比如公文管理、會議管理、檔案管理、車輛管理、人員管理等等很多功能，但這些OA系統(tǒng)真正讓政府客戶使用得效果如何呢？客戶最關心那一塊功能？這兩個問題我發(fā)現(xiàn)很多OA廠商沒有分析精確！這其實是政府OA系統(tǒng)開發(fā)中最關鍵的問題，如果這個問題解決不了，其它功能開發(fā)得再深入，再完善，也是無濟于事。我們分析很多部門政府客戶的需求，發(fā)現(xiàn)如下答案：

政府OA系統(tǒng)的核心是公文管理，公文管理中最核心的是流程管理與公文編輯器。有些客戶最開始要求廠商開發(fā)OA系統(tǒng)時，出于功能的豐富性，提出很多功能模塊的需求，比如車輛管理、會議管理以及其它輔助辦公管理模塊。但經(jīng)過一段時期的系統(tǒng)運行后，會發(fā)現(xiàn)90%的政府工作人員，90%的時間都只應用公文管理模塊，所以這個模塊出得問題最多，客戶的定制需求也最多。其它功能模塊最終會成為一種擺設（除非領導有特殊要求，但即使領導有要求，因為最開始開發(fā)時，沒有深入調(diào)研相關業(yè)務部門的需求，這些功能模塊最終還是用不起來）。

所以筆者建議，客戶方和OA開發(fā)廠商應該拿出80%的精力放在公文管理模塊中來，以滿足絕大多數(shù)用戶使用OA系統(tǒng)的需求。至于其它功能模塊，比如車輛管理、會議管理，其實可以做為業(yè)務管理系統(tǒng)來定制開發(fā)，不歸于OA系統(tǒng)，單獨調(diào)研，單獨開發(fā)。

筆者可能有些逆潮流而為之嫌，因為目前的OA概念是“協(xié)同OA”，要求OA系統(tǒng)解決全部的政府辦公需求。但筆者認為“協(xié)同OA”是OA系統(tǒng)+各業(yè)務管理系統(tǒng)+基礎數(shù)據(jù)管理+統(tǒng)一權限管理。所以核心OA系統(tǒng)的主要建設目的是解決公文流轉(zhuǎn)問題、解決無紙化辦公問題、解決電子公章問題。

問題二：公文流程問題，是應用工作流，還是讓客戶自行動態(tài)定義流程？

我發(fā)現(xiàn)IT真是個炒概念的領域，前兩年炒得比較熱的“工作流系統(tǒng)”，近期已經(jīng)歸于平靜。本人就是不相信，或者不相信國內(nèi)的IT公司近期能做出一個可以解決全部業(yè)務功能需求的“萬能、通用系統(tǒng)”，如果能做出這種系統(tǒng)，肯定是Microsoft公司，如果連Microsoft公司都不做這種系統(tǒng)，您認為有必要做嗎？

本人認為這個概念的出發(fā)點是好的，想抽象出系統(tǒng)的流程邏輯部分，減輕二次開發(fā)的工作量。但到了中國IT同事這里，好象就有些走調(diào)了，變成了萬能地、通用地可以解決全部問題的系統(tǒng)。好了，不說了，本人其實不懂工作流，瞎說一通，內(nèi)行人不要見怪。

言歸正傳，問個問題：“您說，政府客戶的工作流程能事先定義好嗎？”我感覺至少在中國是不能定義的，因為可變的情況太多。比如，一篇公文如果是普通工作人員擬稿，則需要部門領導審核把關;但如果是部門領導自己擬稿呢？這只是最簡單的例子，其它的特殊例子太多了，尤其是在辦事流程中，即使經(jīng)手的政府工作人員可能有時也不知道下一步應該如何辦，所以才經(jīng)常去請示領導。

因此，我認為政府客戶不需要，也不可能用一個事先定義好流程的辦公自動化系統(tǒng);而是需要一個可以每一步都讓客戶自己動態(tài)選擇下一步操作和對象的動態(tài)流程辦公自動化系統(tǒng)。

問題三：如何讓OA系統(tǒng)維護、系統(tǒng)管理更加方便？

其實這又回到一個問題，是“以技術為中心”，還是“以客戶為中心”，政府客戶當然要求以“客戶為中心”。所以很多招標文件中都要求“系統(tǒng)簡單易用、便于維護”。這到也是，花了錢，誰還想買個負擔。

但目前的主流OA系統(tǒng)，維護使用便捷性如何呢？我可以舉個例子，目前很多政府OA系統(tǒng)都是基于Domino開發(fā)的，從前使用這種OA，必須要求客戶首先培訓Notes?，F(xiàn)在出于方便性，都是基于Domino的B/S版本的OA系統(tǒng)，最終客戶的方便性是提高了，但系統(tǒng)管理員還是沒有脫離苦海，用戶管理、系統(tǒng)配置沒有經(jīng)過專業(yè)的Notes培訓，的確是用不起來。

所以我認為好的政府OA系統(tǒng)，要解決各種最終用戶的使用便捷性。解決方案有：應用其它開發(fā)平臺，比如J2EE或者.NET。這樣才可以從根本上解決最終用戶的使用方便性，系統(tǒng)管理員維護的便捷性。