第一篇：信貸業(yè)務檔案管理辦法(初定)

山西省農村信用社信貸業(yè)務檔案管理辦法

（修訂稿）目 錄

第一章 總則

第二章 信貸業(yè)務檔案管理人員職責 第三章 信貸業(yè)務檔案的內容 第四章 信貸業(yè)務檔案的收集整理 第五章 信貸業(yè)務檔案的保管調閱 第六章 信貸業(yè)務檔案的銷毀 第七章 罰則 第八章 附則

第一章 總 則

第一條 為保障信貸業(yè)務的安全性、合法性，有效落實貸款責任，防范貸款風險，提供清收處置貸款的法律依據，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國擔保法》、《貸款通則》等法律法規(guī)及《山西省農村信用社信貸業(yè)務管理基本制度》等制度規(guī)定，制定本辦法。

第二條 信貸業(yè)務檔案是指農村信用社在信貸業(yè)務的受理、調查、審查、審議、審批、發(fā)放和貸后管理過程中形 1 成的具有法律意義、史料價值及查考利用價值的資料，主要包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等。

第三條 信貸業(yè)務檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。

第四條 本辦法所稱信貸業(yè)務是指表內外信貸業(yè)務，包括貸款、貼現、承兌、信用證、保函等信貸業(yè)務品種。

第五條 本辦法所稱借款人是指在農村信用社辦理信貸業(yè)務的企事業(yè)法人、其他經濟組織及自然人客戶。

第六條 信貸業(yè)務檔案管理須遵循以下原則：一是信貸檔案資料必須真實、完整和合法；二是檔案管理的原始材料賬冊化，必備資料標準化，移交檔案制度化，貸款資料信息化；三是嚴格執(zhí)行誰貸款、誰立卷，誰建檔、誰管理；四是按照《山西省農村信用社信貸業(yè)務基本操作流程》規(guī)定收集整理信貸業(yè)務檔案。

第七條 貸款本息結清之前，檔案由信貸業(yè)務部門管理；貸款本息結清之后，統(tǒng)一移交檔案部門管理。

第八條 信貸業(yè)務檔案管理工作接受上級信貸部門、檔案管理部門的指導、監(jiān)督和檢查。

第九條 本辦法所稱的農村信用社包括縣級聯社和轄區(qū)辦貸網點，其中：縣級聯社是指縣（市、區(qū)）農村商業(yè)銀行、縣（市、區(qū)）農村合作銀行、縣（市、區(qū)）農村信用合作聯社，轄區(qū)辦貸網點是指縣級聯社轄區(qū)有權辦理和經營信 貸業(yè)務的分支機構。

第二章 信貸業(yè)務檔案管理人員職責

第十條 農村信用社應篩選熟悉信貸業(yè)務、責任心強、嚴守秘密的專（兼）職人員擔任信貸業(yè)務檔案管理員，負責信貸檔案的立卷、保管和移交歸檔工作，做到科學管理、有效利用，嚴防毀損散失，確保信貸業(yè)務檔案的完整與安全。

第十一條 信貸業(yè)務檔案管理人員的職責：

(一)嚴格執(zhí)行國家政策和法律法規(guī)，認真學習和鉆研檔案管理業(yè)務，提高業(yè)務素質；

(二)負責收集、整理和保管信貸業(yè)務檔案資料；(三)辦理檔案借閱登記手續(xù)；

(四)對已超過保管期限的檔案進行鑒定，按程序對超過保存期限和無保存價值的檔案進行銷毀。

第三章 信貸業(yè)務檔案的內容

第十二條 信貸業(yè)務檔案分為五大類：權證類檔案、要件類檔案、管理類檔案、保全類資料和綜合類檔案。

（一）權證類檔案是指采用抵（質）押擔保方式辦理的信貸業(yè)務，能夠證明對抵（質）押物享有所有權和處置權的 要件。主要包括：

1、抵(質)押物評估報告和作價依據；

2、抵(質)押物所有權、使用權證或證明文件；

3、已辦理抵(質)押登記的他項權證或有關證明文件；

4、抵（質）押物清單；

5、權利質押的各種有價單證；

6、抵(質)押物保險單；

7、抵(質)押公證書；

8、其他資料。

（二）要件類檔案是指辦理信貸業(yè)務過程中產生的能夠證明信貸業(yè)務合法性、合規(guī)性的基本要件。主要包括：

1、信用等級評定報告及授信資料；

2、信貸業(yè)務申請書；

3、信貸業(yè)務調查、審查報告；

4、利率測算表；

5、信貸業(yè)務審批表；

6、貸審會會議紀要；

7、上級管理機構審批(咨詢)意見；

8、貸款意向書；

9、貸款承諾函；

10、信貸業(yè)務借款合同(協議書)、借據、擔保合同(擔保協議)或擔保函；

11、到逾期貸款本息催收通知及回執(zhí)；

12、貸后跟蹤檢查記錄和貸款檢查報告；

13、企業(yè)經營活動分析報告；

14、保證金進帳證明材料；

15、貸款五級分類相關資料，包括認定表(季度)、風險分類報告等；

16、涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。

（三）管理類檔案是指借款人、擔保人的基本資料。主要包括：

1、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位登記表、企業(yè)資質登記證、特種行業(yè)經營許可證、組織機構代碼證、開戶許可證、國（地）稅務登記證、貸款卡等證明材料復印件，以及以上資料的最新年檢證明；

2、企業(yè)法人最近注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本及簡歷，法人授權證明書，企業(yè)章程復印件，印鑒卡，企業(yè)變更登記有關文件的復印件；

3、企業(yè)各期財務報表，企業(yè)轉制、改組等重大行為的相關資料，客戶資料數據采集表，有關審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等；

4、固定資產項目貸款還應包括項目建議書及批準文件、可行性研究報告及批準文件、項目建設批準文件、項目資本金及項目自籌資金落實到位的證明材料、項目融資意向書、項目竣工及決算報告、其他需要歸檔的文件；

5、借款人和擔保人一方或雙方為自然人的，包括借款人、保證人及配偶的有效身份證件、居住證明或戶口本的索引卡、財產及收入狀況證明、同意提供擔保的書面文件、財產共有人承諾函等。

（四）保全類檔案是指信貸資產風險管理、處置等相關資料。主要包括：

1、貸款訴訟全過程的相關資料；

2、以物抵貸資產清單、權屬證明、抵貸協議、法院裁定書；

3、企業(yè)兼并、破產的有關資料及證明文件等；

4、呆壞賬核銷的相關資料。

（五）綜合類檔案是指農村信用社內部管理資料。主要包括：農村信用社內部有關信貸業(yè)務的各類報表，授權及轉授權文件，行業(yè)分析資料，信貸分析報告，調查檢查報告，審計稽核報告等。

第四章 信貸業(yè)務檔案的收集整理

第十三條 信貸員是信貸檔案收集的第一責任人，對信 貸檔案的真實性、完整性、及時性負責，并負責完成信貸檔案資料的收集、整理工作。

第十四條 信貸檔案的建立實行一戶一檔、一筆(項)一卷，即一個客戶除權證類以外的所有檔案均要存放于一處，一筆業(yè)務(一個項目)的檔案設為一卷(一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆)。每個客戶檔案內再分為立卷區(qū)和歸檔區(qū)，在立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務的要件類、管理類、保全類檔案，在歸檔區(qū)存放已經執(zhí)行終了業(yè)務的要件類、管理類、保全類檔案。

權證類檔案存放區(qū)域為權證區(qū)，其中有價單據必須存放于金庫，執(zhí)行中借據由會計部門保管，執(zhí)行終了的借據按照要求歸檔，其他權證類檔案存放于檔案庫內的保險柜中，必須雙人、雙鎖保管。

綜合類檔案存放區(qū)域為綜合區(qū)。

第十五條 業(yè)務發(fā)生后，責任信貸員要在3個工作日內整理好貸款原始資料，登記信貸管理檔案臺賬，編制信貸員檔案移交清單，經雙方簽字確認后，將全部資料移交給信貸業(yè)務檔案管理員。

其中權證類資料責任信貸員應建立登記簿，在業(yè)務發(fā)生時移交給信貸業(yè)務檔案管理員并簽收，同時填寫收據，一式兩份，一份給抵（質）押人，一份存檔留底。貸款歸還結清后，憑此收據將權證類原件退還客戶。第十六條 信貸業(yè)務檔案管理員對責任信貸員移交的信貸業(yè)務檔案進行整理、立卷，要求在2個工作日內完成。

第十七條 信貸檔案整理的基本要求：

(一)遵循檔案資料的形成規(guī)律和特點，保持資料之間的有機聯系，區(qū)別不同保管價值，以便保管和利用；

(二)歸檔的檔案資料種類、份數及每份文件的頁數要齊全完整；

(三)在歸檔資料中，應將每份資料的正件與附件、復印件與原稿、請示與批復、轉發(fā)文與原件等立在一起，不得分開；文電應合一立卷，同時按照批復在前、請示在后，處理性決定、判決性文件在前，依據材料在后的順序要求進行資料歸檔；

(四)卷內資料應按排列順序，依次編寫頁碼和卷號，統(tǒng)一在每頁正面的右上角填寫頁碼；

(五)卷內資料要去掉金屬物，對破損的資料應進行托裱、修補，字跡易擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應使用標準的檔案封皮，采用三孔一線的方法裝訂，不能裝訂的案卷，如定期統(tǒng)一報表等，應使用標準的報表封面、封底，用細線裝訂；

(六)按規(guī)定逐件填寫《卷內文件目錄》。

第五章 信貸檔案的保管調閱

第十八條 信貸業(yè)務檔案必須有專用庫房和柜架保管，庫房、柜架要堅固，并有防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲等功能。庫房內不能存放與信貸業(yè)務檔案無關的物品，要定期對檔案資料進行檢查，發(fā)現問題及時解決，確保資料安全。

第十九條 信貸業(yè)務檔案管理員將已結清的信貸檔案轉入該借款人的歸檔區(qū)保管。填寫檔案皮的歸檔號，將檔案裝入歸檔區(qū)對應年度的檔案盒中，填制檔案盒封面，建立已歸檔檔案保管清冊。

第二十條 農村信用社應建立檔案調閱管理制度。調閱檔案時，按照檔案保密和調閱管理規(guī)定，嚴格執(zhí)行調閱范圍和履行調閱手續(xù)，保證檔案的完整和安全。農村信用社保存的信貸業(yè)務檔案主要供內部使用，只能現場調閱，一律不得外借。

第二十一條 農村信用社內部人員調閱信貸業(yè)務檔案應填寫調閱單，建立調閱登記簿，登記調閱人姓名、調閱日期、調閱內容等；非信貸專業(yè)人員需要調閱信貸業(yè)務檔案的，需經信貸部門和縣級聯社（或辦貸網點）負責人簽字同意。

第二十二條 公安、紀檢、司法等部門處理案件，需查閱檔案時，必須持有縣級以上主管部門的正式公文介紹信，經縣級聯社負責人批準后方可查閱。查閱時，檔案管理人員必須在場陪同，不準將檔案交給查閱人放任不管，查閱人需 索取有關證據和資料時，需經有權批準人同意后方可抄錄和復制，嚴禁將原件抽出借走。查閱檔案的介紹信要粘貼在原件后保管，并將查閱日期和有關情況在案卷封底作詳細記錄，同時登記“借閱信貸業(yè)務檔案登記簿”，由信貸部門負責人、有權批準人和檔案管理人員共同簽章，以備查考。

第二十三條 信貸業(yè)務檔案管理人員及有關信貸人員調離時，對經管的檔案資料(包括年內臨時保管的文件資料)，要逐件填寫交接清單，在相關部門負責人的監(jiān)督下，辦理交接手續(xù)，以明確責任，確保信貸業(yè)務檔案資料的完整。

第二十四條 因業(yè)務需要提取出納業(yè)務庫中的權證類檔案時，信貸員要填制重要抵押、質押檔案出庫單，經縣級聯社主任（行長）審批同意，由信貸業(yè)務檔案管理員到會計部門辦理必要的出入庫手續(xù)。

第二十五條 信貸業(yè)務檔案管理員要對信貸業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違章借出信貸業(yè)務檔案或透露檔案內容。要定期檢查各類檔案的保管情況，檢查間隔至少為每季一次，并書面記錄檢查結果。

第二十六條 信貸業(yè)務檔案應按照不同的保管期限進行保管。未結清的信貸業(yè)務檔案要永久保管；已結清的信貸業(yè)務檔案，自結清后次年1月1日起，保管五年。

信貸業(yè)務檔案的保管及銷毀清冊為永久保管。

第六章 信貸檔案的銷毀

第二十七條 檔案保管期滿后應進行銷毀，具體步驟包括整理、審批和銷毀。

（一）根據檔案管理規(guī)定，符合銷毀條件的，由檔案管理部門（人員）提出銷毀意見，編造信貸業(yè)務檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

（二）檔案管理部門（辦貸網點）負責人在信貸業(yè)務檔案銷毀清冊上簽署意見后上報縣級聯社。

（三）銷毀前的整理?？h級聯社信貸部門和檔案管理部門經審核同意銷毀后，信貸人員及檔案管理人員必須進行嚴格的整理和審閱。

（四）縣級聯社信貸和稽核部門共同組成鑒定小組進行鑒定，提出存毀意見。對需銷毀的檔案共同派員監(jiān)銷。在銷毀信貸業(yè)務檔案前，監(jiān)銷人應按照銷毀清冊上所列內容清點核對。銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告聯社分管領導。

第二十八條 對保管期滿但仍具有一定查考利用價值的信貸檔案，應視情況繼續(xù)保管3年以上，確無保存價值時方可進行銷毀。

第七章 罰 則

第二十九條 對損毀、遺失、擅自銷毀信貸業(yè)務檔案，擅自對外提供、透露信貸業(yè)務檔案，涂改、偽造信貸業(yè)務檔案，出賣信貸業(yè)務檔案及相關資料，以及信貸業(yè)務檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的行為，視情節(jié)輕重對責任人給予處罰；造成損失的，責令賠償損失；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第八章 附 則

第三十條 全省農村信用社要根據本辦法對信貸業(yè)務檔案進行清查立卷或歸檔。

第三十一條 信貸業(yè)務檔案所用附件及檔案盒由縣級聯社統(tǒng)一印制，辦貸網點按需領用。

第三十二條 本辦法由山西省農村信用社聯合社負責解釋。

第三十三條 本辦法自下發(fā)之日起施行。

第二篇：信貸業(yè)務檔案管理辦法

信貸業(yè)務檔案管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條

為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務檔案管理，切實做好信貸風險控制基礎工作，根據《信貸管理基本辦法》、《貸后管理基本辦法》等規(guī)定，制定本辦法。

第二條

本辦法所稱信貸業(yè)務檔案是指本公司在辦理信貸業(yè)務過程中形成的，用以記錄和反映信貸業(yè)務全過程的真實記錄資料，包括借款人和擔保人基礎資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料等重要文件、憑據和圖表、聲像。

第三條

信貸業(yè)務檔案管理要遵循以下原則：

（一）及時完整、真實有效原則。信貸部門負責信貸業(yè)務檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責；綜合檔案部門負責客戶信貸業(yè)務檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護工作，并對移交后的客戶信貸業(yè)務檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責。

（二）保密性原則。信貸業(yè)務檔案涉及國家、本公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調閱人員和其他相關人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。

（三）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務檔案管理是本公司綜合檔案管理體系的一 部分，信貸部門應配合綜合檔案部門，按照法人客戶信貸業(yè)務檔案由縣級聯社集中統(tǒng)一管理和其它信貸業(yè)務檔案屬地管理的原則進行規(guī)范化管理。做到原始資料賬冊化，資料內容標準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。

第二章 信貸業(yè)務檔案管理職責

第四條

本公司以客戶為單位建立信貸業(yè)務檔案，落實專門部門和人員統(tǒng)一管理。

第五條

客戶經理職責?？蛻艚浝碡撠熓占硭涋k業(yè)務的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務的資料于月后10個工作日內交管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權證、產權證明書、保險單、質押權利的證明、有價單證等重要物品原件應于收件當日移交會計部門現金庫管理，納入表外科目核算。

第六條

信貸部門職責。信貸業(yè)務檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責收集管理信貸業(yè)務檔案。信貸部門要按照誰經辦、誰負責的要求，認真履行信貸業(yè)務檔案管理職責，對所管理信貸業(yè)務檔案的真實性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負責。信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質文檔在時間和內容上的統(tǒng)一性。

第七條

不良貸款按規(guī)定移交給綜合部后，由該部門履行客戶檔案管理職責。

第八條

信貸業(yè)務檔案庫管理員職責。信貸業(yè)務檔案庫負責審核、接收相關部門移交管理的信貸業(yè)務檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關；按照信貸業(yè)務檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責信貸業(yè)務檔案的各項基礎管理工作。信貸業(yè)務檔案庫管理員有權對相關機構和部門的信貸業(yè)務檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。

第三章 信貸業(yè)務檔案內容

第九條

信貸業(yè)務檔案資料分為五類：

（一）權證類：采用抵押、質押擔保方式的信貸業(yè)務，能夠證明對抵押物、質押物享有所有權和處置權的要件；

（二）要件類：辦理信貸業(yè)務過程中產生的能夠證明信貸業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本要件；

（三）管理類：法人客戶的基本資料；

（四）保全類：貸后管理及資產風險管理的相關資料；

（五）綜合類：本公司內部管理資料。

第十條

信貸業(yè)務檔案按照客戶建立，一戶一檔，一筆（項）一卷，即一個客戶除權證類原件（只保存復印件）以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務（一個項目）的檔案設為一卷（一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆），每個客戶檔案內再分權證區(qū)、要件區(qū)、管理區(qū)、保全區(qū)和綜合區(qū)，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料。

第十一條

權證類檔案包括：抵押物他項權證、產權證明書、保險單、質押權利的證明、有價單證的復印件（原件入會計部門金庫保管），抵押物（質物）評估報告或作價依據，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押（質押）公證書，有權機關辦理的抵(質)押登記表。

第十二條

要件類檔案包括：

（一）企業(yè)授信情況有關資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類法人客戶信貸業(yè)務申請報告和申請書、各類法人客戶信貸業(yè)務調查報告、各類法人客戶信貸業(yè)務調查審查審批表、審貸會會議紀要；

（二）貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業(yè)務借款合同（協議書）、借據、擔保合同（擔保協議）或擔保函、核保書、抵（質）押核實書、以保證保險為擔保的保證保險合同、貸款法律審查意見、保證金進賬證明資料、外匯貸款（轉貸款）和對外擔保在外匯管理局登記的證明文件或上級聯社下發(fā)的生效通知，以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。

（三）非融資類擔保業(yè)務還應包括擔保涉及的有關合同、協議、標書及其他能夠證明真實、合法交易背景的資料。融資類擔保業(yè)務應包括政府有關部門批準的融資計劃，擔保項目可行性研究及批復，擔保涉及事項按照規(guī)定需事先獲得有關部門批準或核準的，應有有關部門批準或核準的文件。

第十三條

管理類檔案包括：

（一）借款人和擔保人的相關資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復印件、《企業(yè)資質登記證》復印件、《特種經營許可證》復印件、《稅務登記證》（國稅、地稅）復印件、《外商投資企業(yè)批準證書》復印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復印件、《中華人民共和國組織機構代碼證書》復印件、事業(yè)法人證書復印件、民辦非企業(yè)法人登記證書復印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復印件、前置許可證明復印件；

貸款卡證明材料復印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資本來源的證明材料；

法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權證明書，企業(yè)章程、聯營協議復印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關文件的復印件；

企業(yè)各期財務報表，企業(yè)轉制、改組等重大行為的相關資料，有關審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等。

（二）自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。

第四章 信貸業(yè)務檔案管理

第十七條

信貸業(yè)務檔案的整理、移交和歸檔。

（一）信貸業(yè)務檔案的整理及移交。信貸部門經辦人員要按信貸業(yè)務檔案內容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務檔案庫管理員要及時對相關部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄(一式兩份，各留存一份)上簽字。

（二）信貸業(yè)務檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒(或夾)保管，標明客戶全稱和立檔時間。檔內有多筆業(yè)務的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務審批時間排列卷號。卷內資料按照信貸業(yè)務檔案內容的分類要求進行排序?？蛻艋举Y料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔保作為單筆業(yè)務立卷。2．目錄、標注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄,檢索定位到單筆業(yè)務，檔案目錄應包括客戶名稱、卷號、卷名(包括審批時間、業(yè)務品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關系。三是建立卷內目錄，檢索定位到具體業(yè)務資料。

3．裝訂要求：已結清信貸業(yè)務要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。

4．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔?！顿J款審查審批表》、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。

第十八條貸后檢查記錄、貸款五級分類資料、企業(yè)各期財務報表、各種證書的年檢證明復印件等業(yè)務后續(xù)資料，應及時移交。即主管信貸員（客戶經理）取得資料后，實時或批量移交給原信貸檔案接收部門的貸后監(jiān)督檢查部門指定人員，雙方簽字確認。貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給綜合部。

第十九條

信貸業(yè)務檔案的借閱

（一）內部人員借閱信貸業(yè)務檔案。借閱本人經辦業(yè)務資料的，信貸業(yè)務檔案庫管理員負責登記借閱人員名單、時間、借閱內容和借閱用途，借閱人簽字確認。因工作需要借閱他人經辦業(yè)務資料的，應由借閱人出具借條，并由借閱部門負責人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。

（二）外部人員借閱信貸業(yè)務檔案。信貸業(yè)務檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當出現經濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權機關依法需查閱、影印時，必須持有協助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，本公司應有專人在場陪同，不得將原件借出。如遇特殊情況，確需外借的，需經檔案保管部門負責人和主管檔案工作的領導簽字同意后，方可外借。外借檔案必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內容、外借原因及歸還日期等。存放在金庫的權證類檔案，一律不得外借

第二十條。要建立信貸業(yè)務檔案調閱登記制度。

第二十一條

檔案庫房建設及檔案存放。檔案庫房要按照當地政府檔案行政管理部門的相關要求設置。檔案庫應配置相應鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設施。

第二十二條

檔案保管。檔案管理人員要對信貸業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違規(guī)借出或透露檔案內容。主管部門要定期檢查信貸業(yè)務檔案的保管情況，檢查間隔期為每半年一次，并書面記錄檢查結果。

檔案保管期限：短期信貸業(yè)務到期結清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少5年；中長期信貸業(yè)務到期結清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年；信貸業(yè)務到期時未結清，其后以現金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少15年；信貸業(yè)務到期未結清、至今未收回的(包括已核銷的信貸業(yè)務)信貸業(yè)務檔案、各種報表的匯總表、檔案保管及銷毀清冊要永久保管。

第二十三條

信貸業(yè)務檔案的銷毀。保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務檔案要按照以下程序銷毀：

（一）檔案管理部門提出銷毀意見，編制法人客戶信貸業(yè)務檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

（二）經檔案保管部門的負責人同意，并在法人客戶信貸業(yè)務檔案銷毀清冊上簽署意見。

（三）檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務檔案前，應按照銷毀清冊上所列內容清點核對；銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管信貸管理部門的負責人。

第二十四條

對于未按本規(guī)定履行職責，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對外提供、涂改、偽造客戶信貸業(yè)務檔案和擅自透露客戶信貸業(yè)務檔案信息的行為，視情節(jié)輕重，按有關規(guī)定對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構成犯罪的依法追究刑事責任。

第五章

附 則

第二十五條

信貸業(yè)務檔案必須嚴格按照本辦法進行管理。

第二十六條

以錄音、錄像、掃描、縮微等方式保存的客戶信貸業(yè)務檔案也要集中到綜合檔案部門保管。個體工商戶、自然人貸款業(yè)務檔案管理參照本章有關規(guī)定執(zhí)行，農戶貸款業(yè)務檔案管理比照此辦法，并可適當簡化。

第二十七條

本辦法自發(fā)布之日起施行。

第三篇：信貸業(yè)務檔案管理辦法(討論稿)

長興諾力小額貸款有限責任公司

信貸檔案管理實施辦法（討論稿）

為規(guī)范信貸檔案管理，做到妥善歸卷、資料完整，調閱方便，查找快捷，每筆貸款都能有據可查、責任明確，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上保證信貸資產的安全性，經公司研究，特制定本辦法。

一、信貸檔案的概念

信貸檔案是指所經辦的全部貸款和已歸還的貸款資料或信用結束全過程的信貸管理行為所有記錄的總和。

二、信貸檔案管理的基本要求

1、信貸檔案實行統(tǒng)一領導、分級管理、逐級建檔的管理原則。

2、信貸檔案要設專人或兼職人員管理

3、信貸員要建立一戶一檔，包括客戶基礎資料、財務報表、信用全過程的所有記錄復印件、辦理擔保保全措施的復印件、還貸——收息記錄憑證復印件等相關資料進行編號歸檔。按月將當月已結清貸款本息的客戶檔案移交部門經理或分管副總經理

4、部門經理或分管副總經理收集保管信用全過程中的原始記錄，主要包括借款合同、客戶借款的確定件和權利證書原件等；保管信貸人員移交的已結清貸款本息的檔案資料；保管信貸文件；保管信貸報表等資料。

5、信貸檔案要實現統(tǒng)一收集，集中保管的辦法。

6、信貸檔案要在本公司總經理領導下進行，同時接受上級管理部門的指導、監(jiān)督和檢查。

7、按照信貸檔案歸卷要求，對每筆貸款要求做到資料完整，裝訂前仔細審查。

8、各類資料要按月裝訂，當月資料較多的，可裝訂多卷。對卷內的資料要逐頁編寫順序頁碼，位置在每頁的右上角，同時填寫每卷的封面目錄和封底，填寫時須用藍色或黑色墨水書寫或打印，不得使用圓珠筆填寫。

三、信貸檔案的內容

1、文件類：各類金融法律、法規(guī)，信貸管理制度、辦法，競賽通知，領導講話等。

2、申請書類：各類借款的申請、審批表，貸款展期申請書及審批表、借款人、擔保人身份證件（復印件）。

3、合同類：各類借款合同，擔保合同，抵（質）押清單、房產土地、船泊、他項權利證書復印件等。

4、、報表類：期限管理類報表，再貸款管理類報表、貸款質量分析類報表、貸款信息咨詢類報表、五級分類報表、不良貸款監(jiān)測類報表等

5、臺帳類：貸款期限類管理臺帳，五級分類臺帳，不良貸款管理類臺帳，抵債資產類等臺帳。

6、其它類：客戶經理的貸款調查報告，會議記錄薄，貸后檢查報告、催收通知書，五級分類分析表、認定表，企業(yè)基礎資料、財務

報表，訴訟保全類資料，抵債資產資料，已核銷呆帳貸款臺帳、房產承租協議等。

四、信貸檔案的裝訂

1、裝訂的信貸檔案，每卷要以A4紙面為標準長寬，凡合同書、申請審批書等均應將有文字的面向外，對折后裝訂要求每卷加裝封面、目錄和封底，左邊和下邊雙邊整齊，于左邊采用三孔一線法裝訂，裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁，不壓字，不破損，不妨礙閱讀。

2、一份文件如果既屬于信貸檔案范圍，又屬于文書檔案范圍，其原件首先滿足文書檔案的需要，信貸檔案可采用復印件或摘錄主要內容、文號的方法收集歸案。

3、屬于國家秘密或本公司商業(yè)秘密的文件，信貸員、信貸業(yè)務部門信貸檔案管理員應在檔案目錄“備注”欄內注明密級或保密期限，以免造成泄密、失密現象。

4、案卷封面及案卷脊背各項應逐項填寫清楚。

5、當月的信貸檔案應于下月的上旬前裝訂完畢。

五、信貸檔案的期限管理

1、永久保管檔案。主要包括：貸款核銷審批資料及清單、信貸檔案銷毀核準書及清單、未收清貸款的借款申請書、合同書及清單、貸款審查委員會決策記錄。

2、長期保管檔案，保管期限為15年。主要包括：借款合同、擔保合同等。

六、信貸檔案的調閱

1、內部調閱檔案的控制：應由調閱人出具《檔案調閱單》、經總經理或副總經理批準，并登記《檔案調閱登記簿》、借閱的信貸檔案不得傳閱、涂改或拆散等，并按借閱期限歸還。信貸檔案的借閱時間、借閱人、批準人、經管人員必須在《檔案調閱登記簿》上登記。

2、外部調閱檔案的控制：公安、稅務、工商、司法等部門在查處案件需要查閱檔案時，必須持有縣級以上司法機關的正式公文或文書方可查閱。經核準查閱的檔案，由檔案管理人員登記《檔案調閱登記簿》，查閱時檔案管理人員必須在場陪同，不準將信貸檔案交給調閱人帶走，未經批準不得在檔案資料上復制、照像、圈劃。查閱檔案介紹信、《檔案調閱單》和《檔案調閱登記簿》一并保管。

七、信貸檔案的銷毀

信貸檔案的銷毀工作由公司統(tǒng)一辦理，公司檔案管理人員登記《檔案銷毀登記簿》，將已核準銷毀的信貸檔案整理裝箱后，報送公司主管部門進行銷毀，銷毀工作必須由三人以上參加，監(jiān)銷人員要認真清點檔案數量，并在《檔案銷毀核準單》上簽名后，到指定地點進行銷毀。凡需銷毀的信貸檔案一律不得作為廢紙出售。

八、本實施細則由長興諾力小額貸款有限責任公司制訂，解釋權亦同。

九、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

附件11

信貸業(yè)務檔案調閱單

調閱單位調閱人調閱日期調閱內容調閱用途

審批人簽字檔案管理員簽字

年月年日日月

附件12

信貸業(yè)務檔案銷毀清冊

檔案類別歸檔號內容檔案形成日期頁數應保管年數已保管年限監(jiān)銷人簽章監(jiān)銷人簽章

監(jiān)銷日期

第四篇：中國農業(yè)銀行信貸業(yè)務檔案管理辦法

中國農業(yè)銀行信貸業(yè)務檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務檔案管理，切實做好信貸風險控制基礎工作，根據《中國農業(yè)銀行檔案管理辦法》、《中國農業(yè)銀行信貸管理基本制度》、《中國農業(yè)銀行信貸業(yè)務基本規(guī)程》、《中國農業(yè)銀行關于進一步加強貸后管理的若干規(guī)定》以及相關信貸綜合制度和單項業(yè)務管理辦法等規(guī)定，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱信貸業(yè)務檔案是指農業(yè)銀行提供、管理、收回各類信用全過程的真實記錄資料，包括客戶和擔保人基礎資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料的紙質和電子檔案。

第三條 信貸業(yè)務檔案管理要遵循以下原則：一是集中統(tǒng)一管理原則；二是及時完整、真實有效原則；三是方便實用原則；四是保密性原則；五是規(guī)范管理原則。做到原始資料賬冊化，資料內容標準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。

第四條 下級行的信貸業(yè)務檔案管理工作，在業(yè)務上接受上級行信貸管理部門、檔案管理部門的管理、指導和監(jiān)督。

第二章 信貸業(yè)務檔案管理職責

第五條 信貸業(yè)務管理行和經營行應以客戶為單位建立信貸業(yè)務檔案，落實專門部門和人員統(tǒng)一管理，及時將檔案信息錄入信貸管理系統(tǒng)并在規(guī)定時間內將紙質、電子檔案移交信貸業(yè)務檔案庫歸檔。

第六條 信貸業(yè)務檔案庫的設立及管理員職責。

（一）信貸業(yè)務經營行應在信貸管理部門或檔案管理部門設立信貸業(yè)務檔案庫，配備檔案管理員，集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務檔案。具有非低風險信貸業(yè)務審批權的分理處視同經營行。

（二）信貸業(yè)務管理行應在檔案管理部門設立信貸業(yè)務檔案庫，配備檔案管理員，集中統(tǒng)一管理本級行內部運作形成的信貸資料檔案（以下統(tǒng)稱本級行信貸運作檔案），包括本級行信貸決策所依據的有關資料、本級行信貸決策產生的有關資料、向上級行的報備報批材料及上級行批復。

承擔經營職能的管理行參照經營行模式管理全部信貸業(yè)務檔案。

（三）信貸業(yè)務檔案庫管理員職責。信貸業(yè)務檔案庫負責審核、接收相關部門移交管理的信貸業(yè)務檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關；按照信貸業(yè)務檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責信貸業(yè)務檔案的各項基礎管理工作。信貸業(yè)務檔案庫管理員有權對相關機構和部門的信貸業(yè)務檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。

第七條 信貸部門職責。信貸業(yè)務檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責收集管理信貸業(yè)務檔案。信貸部門要按照誰經辦、誰負責的要求，認真履行信貸業(yè)務檔案管理職責，對所管理信貸業(yè)務檔案的真實性、有效性、規(guī)范性和完整性負責。

（一）經營行客戶部門職責。

客戶部門負責收集整理客戶和擔保人基礎資料、貸后管理資料、法律文件等信貸業(yè)務檔案?？蛻艚浝碡撠熓占硭涋k業(yè)務的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務的資料于月后10個工作日內交信貸業(yè)務檔案庫管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權證、產權證明書、保險單、質押權利的證明、有價單證等重要物品原件應于收件當日移交會計部門現金庫管理，納入表外科目核算。

不良貸款按規(guī)定移交給風險資產經營管理部門或其他專業(yè)不良貸款經營管理部門后，由該部門履行客戶部門檔案管理職責。

沒有非低風險信貸業(yè)務審批權、履行客戶部門職責的支行或分理處視同客戶部門，管理信貸業(yè)務檔案?？陀^上不具備向上級行移交信貸業(yè)務檔案條件的，經一級分行信貸管理部門和辦公室批準，可設立臨時信貸業(yè)務檔案庫，落實專人統(tǒng)一管理信貸業(yè)務檔案，年后40個工作日內將已結清或核銷的信貸業(yè)務檔案資料移交上級行。

經營行直接審批的信貸業(yè)務，可將客戶和擔保人基礎資料原件作為各環(huán)節(jié)決策資料。經營行報上級行審批的信貸業(yè)務，客戶和擔保人基礎資料原件仍留經營行客戶部門，需要上報的基礎資料由經營行調查人員復印并簽署“與原件核對相符”字樣。

（二）經營行信貸管理部門職責。

經營行信貸管理部門負責管理本級行信貸運作檔案。其業(yè)務經辦人員負責收集整理本級行信貸運作檔案資料，月后10個工作日內交信貸業(yè)務檔案庫管理員統(tǒng)一歸檔管理。

（三）管理行信貸部門職責。

管理行信貸運作檔案由審查部門負責，落實部門檔案管理人員統(tǒng)一管理。特事特辦業(yè)務在總行層次的信貸運作檔案年中由客戶部門負責收集管理。貸審會審議信貸事項的運作檔案年中由貸審會辦公室負責收集管理。信貸運作檔案于年后40個工作日內統(tǒng)一移交信貸業(yè)務檔案庫歸檔。

第八條 信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質文檔在時間和內容上的統(tǒng)一性。

第三章 信貸業(yè)務檔案內容

第九條 信貸業(yè)務檔案資料分為三類：客戶、擔保人基礎資料及相關法律文件；本級行信貸運作檔案資料；貸后管理資料及相關法律文件。

第十條 客戶、擔保人基礎資料及相關法律文件包括：

（一）客戶基本資料。客戶和擔保人的營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)法人證書，法人授權書(為分支機構的)，法定代表人身份證明復印件；特殊行業(yè)經營許可證；企業(yè)資質等級證書；組織機構代碼；驗資證明；公司章程；各期財務報表、審計報告；貸款卡及查詢資料；客戶印鑒卡，董事會成員、法定代表人、有權簽字人的簽字樣本等。

（二）業(yè)務資料?？蛻粜刨J業(yè)務申請書；法定代表人的授權書；董事會同意申請辦理信貸業(yè)務的決議；項目建議書；項目可行性研究報告；項目立項批復；項目水、電、環(huán)保、消防、規(guī)劃和土地等部門的有關批復文件；進口合同、銷售合同或代理進口協議等。

（三）擔保資料。擔保人法定代表人的授權書；董事會同意提供擔保決議；共有人同意抵（質）押書面證明；有權機關辦理的抵（質）押登記，抵（質）押物清單及評估報告；抵押物他項權證、產權證明書、保險單等法律文書的復印件（原件入會計部門現金庫保管）等。

（四）信貸業(yè)務承諾函、意向書、合作協議，主從合同、借據等。

（五）其他綜合及單項業(yè)務管理制度規(guī)定的信貸業(yè)務資料及輔助資料。第十一條 本級行信貸運作檔案資料包括：

（一）本級行信貸決策所依據的有關資料。

開戶行負責人簽署同意進行調查的客戶信貸業(yè)務申請書復印件，客戶及擔保人基本資料、業(yè)務資料、擔保資料復印件。經營行直接審批、以原件作為內部運作材料的，相關基礎資料不重復保存。

有權審批行受理上報業(yè)務的，決策依據資料還包括申報行的請示報告（文件）、調查報告、審查報告、有權審批人簽字的貸審會審議表、《主責任人名單表》等；其他綜合及單項業(yè)務管理制度規(guī)定的業(yè)務資料及輔助資料。

（二）本級行信貸決策產生的有關資料。

1．評級、調查資料，包括客戶基本情況調查表、信貸業(yè)務調查表；客戶信用等級測評資料；信貸業(yè)務評估報告；保證人擔保能力、抵（質）押物擔保能力調查的相關資料；調查經辦人和調查主責任人簽字的信貸業(yè)務調查報告等。2．審查資料，包括信貸業(yè)務審查表、信貸業(yè)務法律審查表，審查經辦人和審查主責任人簽字的信貸業(yè)務審查報告等；

3．貸審會審議、審批、報備資料，包括會議記錄本、《貸審會投票表決表》、會議紀要、行長簽字的審議表、批復、《主責任人名單表》等。

（三）向上級行的報備報批材料及上級行批復，包括信貸業(yè)務報備表及報告、上報有權審批行的請示報告（文件）、有權審批行的批復等。

（四）不良貸款認定資料，包括申報行的請示報告、對應的《貸款風險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》、損失類貸款的內部確認材料或外部證明材料、審查報告、貸審會審議表（沒有設立貸審會的支行可以不提交貸審會審議表）；本行的審查報告、貸審會審議表、會議紀要、批復等。

（五）核銷資料，包括呆賬核銷審批呈報表、申請報告、呆賬形成原因及責任的審計報告、責任人處理文件；按規(guī)定須提供的有關證明材料；內部審查、審批材料等。核銷申報審批材料的管理執(zhí)行核銷管理辦法相關規(guī)定，并于年后40個工作日內統(tǒng)一移交信貸業(yè)務檔案庫歸檔。

（六）風險預警信號處理資料，包括經營行上報的《風險預警信號處理表》、審批行信貸管理部門或客戶部門組織研究制定的風險化解措施方案、主管行長審批同意的批件等。

（七）其他綜合及單項業(yè)務管理制度規(guī)定的業(yè)務資料及輔助資料。第十二條 貸后管理資料及相關法律文件包括：

（一）經營主責任人、管戶主責任人、風險監(jiān)控主責任人名單，重點管理客戶的客戶經理組名單，貸后管理方案及貸款臺賬。

（二）貸后檢查材料：按規(guī)定填制的《貸后管理臺賬》、《信貸業(yè)務發(fā)生后首次跟蹤檢查表》及限制性條款落實情況報告；日常檢查形成的《信貸業(yè)務發(fā)生后定期檢查表》及檢查分析報告，項目法人貸款填制《項目貸款檢查表》；客戶、擔保人的各期財務報表；《貸后管理檢查表（按客戶）》及所附專題報告說明等。

（三）按規(guī)定復測客戶信用等級的資料，信貸資產風險分類資料。

（四）《風險預警信號處理表》及報告，化解措施方案，處理情況報告；潛在風險客戶退出方案。

（五）信貸業(yè)務到期處理材料：向借款人發(fā)出的《貸款到期通知書》，會計部門填寫的《還款憑證》；貸款展期的，有《借款展期申請書》，擔保人同意擔保展期的書面證明，經營行信貸業(yè)務展期決策各環(huán)節(jié)的運作材料，展期備案材料，與借款人、擔保人簽訂的《借款展期協議》等。

（六）有問題信貸業(yè)務處理材料：在訴訟時效內和保證期間內取得借款人、保證人簽名的《貸款逾期催收通知書》；《貸款風險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》及相

關認定資料；事實風險客戶退出方案，不良信貸資產清收、盤活、保全方案及組織實施情況報告；通過法律程序起訴、裁定、以資抵債、保全的有關資料等。

（七）信貸業(yè)務總結評價報告。

（八）信貸管理系統(tǒng)中相關電子檔案資料完整性情況說明。

（九）其他綜合及單項業(yè)務管理制度規(guī)定的業(yè)務資料及輔助資料。

第十三條 個人信貸業(yè)務檔案內容執(zhí)行《關于印發(fā)〈中國農業(yè)銀行個人信貸業(yè)務貸后管理實施辦法（試行）〉的通知》（農銀辦發(fā)［2003］481號）、《關于印發(fā)〈中國農業(yè)銀行個人住房貸款業(yè)務檔案管理規(guī)定〉的通知》（農銀辦［2001］58號）及相關管理制度的要求。

第四章 信貸業(yè)務檔案管理要求

第十四條 信貸業(yè)務檔案的整理、移交和歸檔。

（一）信貸業(yè)務檔案的整理及移交。信貸部門經辦人員要按信貸業(yè)務檔案內容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務檔案庫管理員要及時對相關部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄（一式兩份，各留存一份）上簽字。

（二）信貸業(yè)務檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。

1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒（或夾）保管，標明客戶全稱和立檔時間。檔內有多筆業(yè)務的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務審批時間排列卷號。卷內資料按照信貸業(yè)務檔案內容的分類要求進行排序?？蛻艋举Y料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔保作為單筆業(yè)務立卷。

2．目錄、標注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄，檢索定位到單筆業(yè)務，檔案目錄應包括客戶名稱、卷號、卷名（包括審批時間、業(yè)務品種、金額、期限）等，并注明卷與卷之間的從屬關系。三是建立卷內目錄，檢索定位到具體業(yè)務資料。

3．裝訂要求：已結清信貸業(yè)務要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。4．與房地產開發(fā)商、汽車經銷商等合作批量辦理的個人消費信貸業(yè)務、個人住房貸款業(yè)務，可以將合作協議項下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔，分檔參照立卷、建檔要求管理。其他個人客戶信貸業(yè)務逐戶建檔。

5．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔?！顿J審會投票表決表》、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。本級行直接經營的信貸業(yè)務，其信貸運作檔案歸入客戶檔案管理；經本級行貸審會審議、下級行經營的信貸業(yè)務，其本級行信貸運作檔案作為貸審會檔案附件歸檔。

第十五條 信貸業(yè)務檔案的借閱。

（一）內部人員借閱信貸業(yè)務檔案。借閱本人經辦業(yè)務資料的，信貸業(yè)務檔案庫管理員負責登記借閱人員名單、時間、借閱內容和借閱用途，借閱人簽字確認。因工作需要借閱他人經辦業(yè)務資料的，應由借閱人出具借條，并由借閱部門負責人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。

（二）外部人員借閱信貸業(yè)務檔案。信貸業(yè)務檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當出現經濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權機關依法需查閱、影印時，必須持有協助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，本行應有專人在場陪同，嚴禁將原件借出。

第十六條 信貸業(yè)務檔案庫管理員應保持相對穩(wěn)定，因工作變動離崗的，應對信貸業(yè)務檔案收進、移出、銷毀情況予以書面說明，待接管人員到位，辦結移交手續(xù)后，方可辦理調動手續(xù)。信貸業(yè)務檔案資料辦理移交手續(xù)，要由所在部門負責人進行監(jiān)交。

第十七條 檔案庫房建設及檔案存放。檔案庫房要按照《關于印發(fā)〈中國農業(yè)銀行檔案管理辦法（試行）〉的通知》（農銀發(fā)［2000］135號）的相關要求設置。檔案庫應配置相應鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設施。

第十八條 檔案保管期限。信貸業(yè)務檔案保管期限分為短期保管、長期保管和永久保管。短期保管的信貸業(yè)務檔案保管期限為5至10年：短期信貸業(yè)務到期結清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少５年；中長期信貸業(yè)務到期結清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年。

長期保管的信貸業(yè)務檔案保管期限為10年至15年：信貸業(yè)務到期時未結清，其后以現金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少15年。

永久保管的信貸業(yè)務檔案：信貸業(yè)務到期未結清、至今未收回的（包括已核銷的信貸業(yè)務），其信貸業(yè)務檔案要永久保管。

第十九條 信貸業(yè)務檔案的銷毀。對超過保管期、需要銷毀的信貸業(yè)務檔案由信貸業(yè)務檔案庫管理員提出并慎重鑒定，編制銷毀清冊，經辦公室、信貸管理部門負責人審查，行長審批后，送專門文件銷毀單位或指定造紙廠進行銷毀。檔案銷毀須由監(jiān)銷人員現場監(jiān)督。信貸業(yè)務檔案庫管理員和辦公室、信貸管理部門負責人同時在留存銷毀清冊上簽字備查。政府檔案行政管理部門對檔案保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應同時執(zhí)行，禁止擅自銷毀檔案。

第二十條 信貸管理系統(tǒng)電子檔案信息的保管和利用，執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關管理規(guī)定。第二十一條 各級行要加強信貸業(yè)務檔案管理工作的檢查。對未按規(guī)定要求設立信貸業(yè)務檔案庫集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務檔案或未按規(guī)定履行檔案管理職責形成風險的，按照《中國農業(yè)銀行員工違反規(guī)章制度處理暫行辦法》及《中國農業(yè)銀行關于進一步加強貸后管理的若干規(guī)定》等制度規(guī)定追究相關責任人責任。信貸業(yè)務檔案管理工作成績突出的，給予表揚和獎勵。

第五章 附 則

第二十二條 本辦法實施前已辦理信貸業(yè)務的檔案原則上要按本辦法進行補充、整理、完善和歸檔；新發(fā)生信貸業(yè)務檔案必須嚴格按照本辦法進行管理。

第二十三條 各一級分行可結合實際情況制定信貸業(yè)務檔案管理實施細則，并報總行備案。境外分行及公司在參照本辦法基礎上結合當地監(jiān)管機構有關要求制定實施細則，報總行備案。

第二十四條 本辦法由總行制定、解釋和修訂。第二十五條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，《關于印發(fā)〈中國農業(yè)銀行貸款客戶檔案管理辦法〉的通知》（農銀函［1999］1059號）同時廢止。

第五篇：信貸業(yè)務檔案管理辦法

小額貸款公司

信貸業(yè)務檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強信貸業(yè)務檔案管理，確保信貸資料的完整性，促進信貸業(yè)務經營的合法性和信貸資產的安全性，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國擔保法》、《商業(yè)銀行法》、《貸款通則》等有關法律法規(guī)和信貸管理的相關規(guī)定，特制定本制度。

第二條信貸業(yè)務檔案是指在辦理信貸業(yè)務過程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務全過程及與信貸客戶關系的重要文件、憑據和圖表、聲像等資料。主要由借款人的基本資料、信貸業(yè)務中的相關契約和信貸管理資料等組成。

第三條信貸業(yè)務檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，各信貸部門應配合綜合檔案部門，對信貸業(yè)務檔案按照“集中統(tǒng)一”原則進行規(guī)范化管理。信貸部門負責信貸業(yè)務檔案移交前的收集、整理、立卷、歸檔工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責。綜合檔案部門負責信貸業(yè)務檔案移交后的整理、保管和日常維護工作，并對移交后的信貸業(yè)務檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責。

第四條各級管理單位要制定有關信貸業(yè)務檔案的移交、立卷、歸檔、調閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學管理、有效利用，嚴防損毀散失，確保信貸業(yè)務檔案的完整和安全。

第五條信貸業(yè)務檔案涉及國家、小額貸款公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調閱人員和其他相關人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。

第二章信貸業(yè)務檔案的歸檔方法

第六條信貸業(yè)務檔案按照法人客戶建立，一戶一檔，自然人客戶也可按區(qū)域建檔。

第七條信貸業(yè)務檔案分為五類：

權證類：采用抵押、質押擔保方式的信貸業(yè)務，能夠證明對抵押物、質物享有所有權和處臵權的要件；

要件類：辦理信貸業(yè)務過程中產生的能夠證明信貸業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本要件；

管理類：借款人的基本資料；

保全類：資產風險管理的相關資料；

綜合類：小額貸款公司內部管理資料等。

每個客戶檔案分為三個區(qū)域即：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權證區(qū)。

1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務的權證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。

2、歸檔區(qū)存放已經執(zhí)行終了業(yè)務的權證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。

3、權證區(qū)（立卷區(qū)和歸檔區(qū)的權證類主要是指抵（質）押物的清冊和移交清單等）抵押物、質物享受所有權處臵權的相關要件不在信貸檔案中管理，其中有價單據必須

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存放于金庫，其他權證類檔案存放于檔案庫內的保險柜中，但必須雙人、雙鎖保管。

第三章信貸業(yè)務檔案的基本內容

第八條權證類檔案包括：抵押物（質物）評估報告或作價依據，抵押物（質物）所有權、使用權證或證明文件，已辦理抵押（質押）登記的他項權證或有關證明文件，抵押物清單，權利質押中的各種有價單據，抵押物（質物）保險單，抵押（質押）公證書（企業(yè)辦理的要收集）等，抵押物的保險單。

第九條要件類檔案包括：企業(yè)授信情況有關資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類客戶信貸業(yè)務申請報告和申請書、各類客戶信貸業(yè)務調查報告、各類客戶信貸業(yè)務調查審查審批書、審貸會會議紀要、公司向上級部門的推薦審查意見、上級部門的貸款批準意見、貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業(yè)務借款合同（協議書）、借據、擔保合同（擔保協議）或擔保函、核保書、抵（質)押核實書、保險合同、貸款法律審查意見（按相關制度規(guī)定應出具的）、準貸（簽）證、到逾期貸款本息催收通知及回執(zhí)、貸后檢查記錄和貸款檢查報告、企業(yè)經營活動分析報告、保證金進賬證明資料、貸款五級分類認定表（季度）、自然人（農戶）的資信評定書，法人客戶的信貸登記咨詢書，以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。

項目貸款還應包括項目立項建議書、可行性研究報告、開工報告、環(huán)保部門及其他國家有權部門對貸款項目的批復文件，項目變更及概算調整的批復文件復印件，項目概、預、決算審查報告及工程竣工驗收報告，項目評估報告，項目建設資金來源證明文件、項目建設進度表、資金使用計劃等。

簽發(fā)銀行承兌匯票還應包括銀行承兌匯票復印件、商品交易合同或增值稅發(fā)票復印件。

其他業(yè)務所必須的要件等等。

第十條管理類檔案包括借款人的基本資料和擔保人的相關資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復印件、《企業(yè)資質登記證》復印件、《特種經營許可證》復印件、《稅務登記證》（國稅、地稅）復印件、《外商投資企業(yè)批準證書》復印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復印件、《中華人民共和國組織機構代碼證書》復印件、貸款卡證明材料復印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權證明書，企業(yè)章程、聯營協議復印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關文件的復印件，企業(yè)各期財務報表，企業(yè)轉制、改組等重大行為的相關資料，有關審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等。

專業(yè)擔保機構為保證人的還應包括一定數額的擔?；鹨汛嫒朐谠O立的專門賬戶、實行專項儲存和專戶管理的證明文件，擔保責任余額表，同意提供該保證擔保的書面文件。

自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。

第十一條保全類檔案包括：貸款訴訟全過程相關資料，全部相關貸款

檔案，以物抵貸資產清單、權屬證明、抵貸協議、法院裁定書，投資資產的投資協議書、股權證明等法律文書的其他必要資料。企業(yè)兼并的有關批示文件，包括各類借款合同、擔保合同、借據等契約，社企三方或四方簽訂的借貸關系轉移協定，兼并方企業(yè)承接被兼并方企業(yè)積欠貸款本息協議以及分年還貸計劃。

呆壞賬核銷申報材料，包括申請核銷報告及責任認定文件、債權證明材料、債權損失證明材料，上級部門批復文件，破產終結后需要繼續(xù)追償我社債權的有關文件和材料，呆壞賬核銷后收回債權的重要憑據、帳務處理憑據和相關材料。

第十二條綜合類檔案包括：公司內部有關信貸業(yè)務的各類報表、授權轉授權文件、行業(yè)分析資料、信貸分析報告、調查檢查報告、審計稽核報告等。

第十三條權證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權益的前提下，可以存放復印件，信貸員將復印件與原件核實，在復印件上簽署“經核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。

第四章信貸業(yè)務檔案的日常管理

第十四條信貸檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔

收集：各信貸員應根據每筆業(yè)務的類別收集要件歸檔，檔案中隨每筆業(yè)務發(fā)生和產生的信貸資料，審核權證類、管理類、綜合類等齊全和有效，已失效的要及時補充，第一筆業(yè)務的要收齊和審核各信貸檔案類別的相應資料。

整理：業(yè)務實際發(fā)生結束后，應對信貸業(yè)務原始資料進行排序，編寫頁碼（附件一），從信貸資料的首頁到尾頁逐頁編號（凡有字跡即為一頁）填寫卷內目錄。

立卷：資料整理后，根據目錄和編號存放在本年信貸檔案立卷盒中，法人客戶一戶一盒，每盒按檔案類別分為五塊，分門別類，權證類中的抵押、質押等權證類（他項權證等）應填寫收樣憑證（附件二）一式兩份，雙方簽字移交會計部門按規(guī)定保管，另一聯收樣憑證，存放立卷盒中的權證類袋頁中，自然人以每一戶一檔，不分類別。

歸檔：對已還清貸款的隨筆和已失效或已處臵完畢的信貸資料從本年信貸立卷盒中抽出，按結清日期排序，編寫頁碼等，填寫卷內目錄，案卷封面，分類裝訂后存放在檔案盒中，編制移交清單，最遲不得超過次年的3月31日前移交給綜合檔案管理員管理。綜合檔案管理人員應根據移交清單逐一核實，并對卷內資料進行審查，保證其齊全（附件八），對接收的檔案進行排序，放入固定位臵，記載檔案歸檔登記簿，載明案卷號、檔案內容、形成時間、頁數、是否原件、存放位臵等要素，對權證類檔案，并單獨建立權證類檔案要單獨建立權證類檔案登記簿進行登記（附件九）、管理、定期核對。

第十五條信貸檔案的調閱、外借、保管、銷毀

調閱：各級單位都應建立信貸業(yè)務檔案調閱登記制度，本級相關人員調閱信貸檔案應填寫調閱單，登記調閱人姓名、日期、內容等需經本級信貸主管負責人簽字同意（附件十）。

外借：信貸業(yè)務檔案的調閱原則上只能現場調閱，不得外借，如遇特殊情況，需報縣聯社主任批準才能外借，必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、日期、內容、原因和歸還日期等，存放在金庫的權證類檔案一律不得外借。

保管：檔案管理人員要對信貸業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，定

期檢查信貸檔案的保管情況，并作書面記錄。

尚有信貸關系的信貸檔案作永久保管，清理全部信貸業(yè)務的檔案從客戶與本社的最后一筆信貸業(yè)務結清后次年的1月1日起，保管期五年。

綜合類信貸業(yè)務檔案為長期保管，保管期限十五年，其中各種報表的匯總表為永久保管。

信貸業(yè)務檔案保管及核銷清冊為永久保管。

銷毀：檔案管理部門提出銷毀意見，編制信貸檔案銷毀清冊（附件14），到期銷毀的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號，應保管期限，已保管期限、銷毀時間等內容，經檔案保管社的主任在銷毀清冊簽署意見，報聯社信貸管理部門審核，主管主任簽字同意。

檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人應按銷毀清冊上所列內容清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽字蓋章，并書面將監(jiān)銷情況報告主管信貸的主任。

第五章責任

第十六條對未按規(guī)定履行職責，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露信貸業(yè)務信息的行為，視情節(jié)輕重對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構成犯罪的依法追究刑事責任。

第六章附則

第十七條信貸業(yè)務檔案管理所需檔案盒和清單均按規(guī)定格式統(tǒng)一印制。

第十八條以錄音、錄像、掃描、縮等方式保存的信貸業(yè)務檔案歸集在結合檔案部門保管。

第十九條本制度規(guī)定的信貸業(yè)務檔案內容是各信貸管理部門至少應包括的基本內容，不僅限于此。

第二十條設有專職信貸業(yè)務檔案管理員的單位，信貸員收集好資料應在次日按移交清冊交專職管理員做好立卷、歸檔工作，移交綜合檔案管理部門。由于信貸業(yè)務對象不同，信貸檔案管理也略有不同，各單位參照本制度，具體細化執(zhí)行。

第二十一條本制度自董事會審議通過之日起執(zhí)行，修改、解釋權歸董事會。