第一篇：用英文寫電子郵件的常用句式

用英文寫電子郵件的常用句式

1.Greeting message 祝福

Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。How are you? 你好嗎? How is the project going on? 項(xiàng)目進(jìn)行順利嗎? 2.Initiate a meeting 發(fā)起會(huì)議

I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建議我們今晚九點(diǎn)半和Brown小聚一下,你和Ben有沒(méi)有空? I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建議我們就A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開(kāi)會(huì)討論一下。We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十號(hào)(周三),老時(shí)間,開(kāi)會(huì)。

Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開(kāi)會(huì)。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和XXX項(xiàng)目的情況。

3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨詢信息/反饋/建議

Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.如果存取文件有任何問(wèn)題請(qǐng)和我聯(lián)系。

Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.謝謝你,希望能聽(tīng)到更多你對(duì)評(píng)估和日程計(jì)劃的建議。Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反饋建議!What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你對(duì)計(jì)劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做? What do you think about this? 這個(gè)你怎么想? Feel free to give your comments.請(qǐng)隨意提出您的建議。

Any question, please don’t hesitate to let me know.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。Any question, please let me know.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。

Please contact me if you have any questions.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。

Please let me know if you have any question on this.有任何問(wèn)題,歡迎和我聯(lián)系。

Your comments and suggestions are welcome!歡迎您的評(píng)論和建議!Please let me know what you think? 歡迎您的評(píng)論和建議!Do you have any idea about this? 對(duì)于這個(gè)您有什么建議嗎? It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior.您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了!At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。4.Give feedback 意見(jiàn)反饋 Please see comments below.請(qǐng)看下面的評(píng)論。

My answers are in blue below.我的回答已標(biāo)藍(lán)。

I add some comments to the document for your reference.我就文檔添加了一些備注,僅供參考。5.Attachment 附件

I enclose the evaluation report for your reference.我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。

Attached please find today’s meeting notes.今天的會(huì)議記錄在附件里。

Attach is the design document, please review it.設(shè)計(jì)文檔在附件里,請(qǐng)?jiān)u閱。

For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他個(gè)人特征方面的信息請(qǐng)見(jiàn)附件。6.Point listing 列表 Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….今天我們要完成的任務(wù):1…….2…….Some known issues in this release:1…….2…….聲明中涉及的一些問(wèn)題:1…….2…….Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策,做出如下考慮:1…….2…….Here are some more questions/issues for your team:1…….2…….以下是對(duì)你們團(tuán)隊(duì)的一些問(wèn)題:1…….2…….The current status is as following: 1…… 2……

目前數(shù)據(jù)如下: 1…… 2……

Some items need your attention:1…….2…….以下方面需提請(qǐng)注意:1…….2…….7.Raise question 提出問(wèn)題

I have some questions about the report XX-XXX 我對(duì)XX-XXX報(bào)告有一些疑問(wèn)。

For the assignment ABC, I have the following questions:… 就ABC協(xié)議,我有以下幾個(gè)問(wèn)題:…… 8.Proposal 提議

For the next step of platform implementation, I am proposing… 關(guān)于平臺(tái)啟動(dòng)的下一步計(jì)劃,我有一個(gè)提議…… I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建議我們就一周項(xiàng)目開(kāi)一個(gè)電話會(huì)議。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue…… Achievo團(tuán)隊(duì)建議應(yīng)對(duì)突出問(wèn)題采用A辦法。9.Thanks note 感謝信

Thank you so much for the cooperation感謝你的合作!Thanks for the information 謝謝您提供的信息!I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.對(duì)如此緊急的項(xiàng)目您做出的努力我表示十分感謝。Thanks for your attention!謝謝關(guān)心!Your kind assistance on this are very much appreciated.我們對(duì)您的協(xié)助表示感謝。Really appreciate your help!非常感謝您的幫助!10.Apology 道歉

I sincerely apologize for this misunderstanding!對(duì)造成的誤解我真誠(chéng)道歉!I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.很抱歉現(xiàn)在才進(jìn)行詢問(wèn),但是我們需要盡快核實(shí)執(zhí)行信息。

英文商務(wù)信函格式與結(jié)構(gòu)，商務(wù)英語(yǔ)郵件格式規(guī)范

2009-11-24 15:31:50

一般來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在使用的商務(wù)英語(yǔ)書信的格式主要有兩種：傳統(tǒng)的縮頭式(the conventionalindented form)和現(xiàn)代的齊頭式(the modern blocked form)。

根據(jù)英國(guó)傳統(tǒng)做法，縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個(gè)字母的空間，有時(shí)可能會(huì)縮進(jìn)更多。現(xiàn)在，齊頭式在商務(wù)英語(yǔ)書信中使用得非常普遍。它的突出特點(diǎn)就是所有信的內(nèi)容都從信紙的左邊開(kāi)始，段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行，以便于區(qū)分。這種格式被稱作齊頭式(the fullblocked form)。但是，有時(shí)把日期放在信紙的左邊會(huì)給查找?guī)?lái)不便，所以，人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form)，即把日期放在右邊，而把其他內(nèi)容放在左邊。

一般來(lái)說(shuō)，我們通常使用單行距來(lái)布局一封信，這會(huì)使我們所寫的信有一種緊湊感，但有些人在寫短信的時(shí)候，更喜歡用雙行距。

根據(jù)個(gè)人或公司的喜好，可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式，一般商務(wù)英語(yǔ)書信的結(jié)構(gòu)都包括以下幾部分內(nèi)容:

(1)信頭(the lettermail 地址。信頭在信紙的最上方，有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質(zhì)量?jī)?yōu)良的信紙以及一個(gè)整潔、勻稱的信頭，可以展示一個(gè)公司的風(fēng)采，增強(qiáng)公司的信譽(yù)。

案號(hào)是寫信時(shí)所給的、以便查詢的字母或數(shù)字。經(jīng)常以“Our ref”和“Your ref”來(lái)區(qū)分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行，不管是齊頭式還是縮頭式，一般把日期放在右端，這可起到行尾的作用，使信看上去更整齊。在商務(wù)英語(yǔ)書信中，日期一定要寫全，不能用數(shù)字的形式，因?yàn)槊绹?guó)和英國(guó)的日期標(biāo)示法是不同的。英國(guó)的日期標(biāo)示法是“24thMarch.2002”，而美國(guó)的日期標(biāo)示法則是“March24，2002”。月、日的后面用逗號(hào)，年份后面不用標(biāo)點(diǎn)。

封內(nèi)名稱和地址即收信人的名稱和地址，要放在信紙的左上方，在日期以下三行或更多行，這可根據(jù)信的長(zhǎng)短來(lái)定。

封內(nèi)名稱和地址要用齊頭式，緊靠信紙的左邊，這樣會(huì)使信看上去整齊。

開(kāi)頭稱呼語(yǔ)是寫信人開(kāi)始信文的禮貌用語(yǔ)，一般商務(wù)英語(yǔ)書信中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且獨(dú)立成行，在封內(nèi)名稱和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗號(hào)，而在Gentlemen 后面用冒號(hào)。

信文是實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，信文的書寫要求是簡(jiǎn)潔、清晰、禮貌;語(yǔ)法正確，切中要點(diǎn);段落劃分明確，每段集中于一個(gè)話題;打印準(zhǔn)確，布局要有藝術(shù)性，使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁(yè)邊空欄，它是信文的框架。信文多用單行距，有些短信可用雙行距。

結(jié)尾敬語(yǔ)是信件結(jié)束時(shí)的一種禮貌用語(yǔ)。它只是一種禮貌用語(yǔ)，在信中沒(méi)有實(shí)際意義，傳統(tǒng)使之成為必須，并已成為習(xí)慣，所以一直沿用至今。傳統(tǒng)的結(jié)尾敬語(yǔ)有： Yours faithfully，Yours truly(多用于美國(guó))等，也有人用倒裝的Faithfully yours，Truly yours 等。結(jié)尾敬語(yǔ)必須和信文緊連一起，不能分開(kāi)，更不能把它單獨(dú)放到另一頁(yè)。如遇此種情況，則信件必須重新安排、打印。

簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標(biāo)記。公司名稱可以打印，而主管人簽名則必須是手寫，兩者都不可用印章代替。這部分在結(jié)尾敬語(yǔ)以下三行，大約留出五行或更多的空間。

注意事項(xiàng)的習(xí)慣用語(yǔ)是：For the attention of 或簡(jiǎn)單的Attention，下面一般要加上橫線。當(dāng)信件是寫給特定的人或主辦部門時(shí)，則用此用語(yǔ)。它在開(kāi)頭稱呼語(yǔ)以上兩行。除齊頭式外，可放在信文以上中間。

事由或標(biāo)題在開(kāi)頭稱呼語(yǔ)以下兩行，下加橫線，除齊頭式外，一般放在信文以上中間。經(jīng)常是用一詞或簡(jiǎn)單的幾個(gè)詞來(lái)表示信文的主題，讓收信人先對(duì)所談內(nèi)容有所了解。

經(jīng)辦人代號(hào)在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫，可用小寫，也可用大寫。

附件在經(jīng)辦人代號(hào)以下兩行。寫信人可標(biāo)示出一個(gè)或多個(gè)信中所提到的附件。經(jīng)常使用的形式有: Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標(biāo)記為cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和復(fù)印件上。暗示的標(biāo)記為bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在復(fù)印件上，并且只有寫信人和收信人知道。

附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內(nèi)容，可用此方式，但應(yīng)盡量避免使用。因?yàn)樗赡軙?huì)給人一種錯(cuò)覺(jué)，即在寫信前，你未能很好地安排你的信件。這可能會(huì)影響到你的信譽(yù)。

在上述十三部分內(nèi)容中，前七部分是每一封商務(wù)英語(yǔ)信件所必需包含的內(nèi)容，而后幾部分則是可有可無(wú)的。

總之，當(dāng)你書寫商務(wù)英語(yǔ)書信的時(shí)候，必須謹(jǐn)記：選定一種格式，堅(jiān)持使用，不能變來(lái)變?nèi)?；結(jié)構(gòu)中的內(nèi)容要安排合理得當(dāng)，所必需的七部分內(nèi)容一個(gè)都不能少。布局好的信件是雙方交易的好的開(kāi)始。一封布局優(yōu)雅、端莊勻稱的信件，會(huì)留給人一種良好的印象，促進(jìn)雙方的進(jìn)一步往來(lái)，直至交易的達(dá)成。

商務(wù)電子郵件寫作的八類典型問(wèn)題

句子結(jié)構(gòu)：原郵件的最后一句“Any querries pls let me know.”不符合英語(yǔ)寫作的語(yǔ)法規(guī)范。該郵件并非是一封好友之間問(wèn)候、閑聊的信件，故應(yīng)采取較為正式和規(guī)范的語(yǔ)言。這句話應(yīng)改成“If you have any questions, please let me know.”更合適些。原郵件的其他句子結(jié)構(gòu)問(wèn)題不大，主要是時(shí)態(tài)和語(yǔ)態(tài)問(wèn)題(在下文“時(shí)態(tài)語(yǔ)態(tài)”里會(huì)闡述)，不會(huì)影響理解。

內(nèi)容表述

在闡述郵件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)盡量做到明確、準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔。

明確、準(zhǔn)確：郵件要寫得清清楚楚、明明白白，毫無(wú)晦澀難懂之處，這樣收信人看了信后才不會(huì)誤解寫信人的意圖。原郵件“The following is the training arrangement,which has confirmed with Dixon.”這句意思因?yàn)檎Z(yǔ)法錯(cuò)誤而變得不夠明確，改成“The training schedule, topic and venue, which have been confirmed with Dixon, are as follows:”后，意思明白曉暢。此外，還應(yīng)避免或盡量少使用一些語(yǔ)意模糊的詞語(yǔ)或短語(yǔ)，如 ASAP等，以免引起不必要的糾紛。

完整、簡(jiǎn)潔：郵件的內(nèi)容應(yīng)力求完整而全面，提供所有讀者所需的信息。同時(shí)也應(yīng)使郵件內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了。原郵件內(nèi)容簡(jiǎn)潔但不夠完整。在提出課程的同時(shí)，也應(yīng)簡(jiǎn)單介紹一下課程的特色，修改后郵件中加了“It will be an ideal course for you to learn about the Columbia Product and also to improve your training skills.”，這樣讀起來(lái)內(nèi)容顯得完整。

時(shí)態(tài)語(yǔ)態(tài)

英文時(shí)態(tài)語(yǔ)態(tài)和漢語(yǔ)不一樣，它是通過(guò)動(dòng)詞的形態(tài)變化和其他輔助手段來(lái)實(shí)現(xiàn)的，而漢語(yǔ)主要通過(guò)一些助詞和介詞，如：“了、呢、過(guò)、給、被、由”等來(lái)體現(xiàn)時(shí)態(tài)、語(yǔ)態(tài)的變化。正因這一差異，國(guó)人在寫英文郵件時(shí)往往受到母語(yǔ)的干擾，犯時(shí)態(tài)語(yǔ)態(tài)錯(cuò)誤。

時(shí)態(tài)：郵件第一句中的動(dòng)詞“focus”若按原句寫的話，應(yīng)改成“focuses”；第二句若按原句寫的話，句中“is”、“has”應(yīng)分別改成“are”、“have”。

語(yǔ)態(tài)：原郵件中“The following is the training arrangements,which has comfirmed with Dixon.”后半部定語(yǔ)從句應(yīng)改成被動(dòng)語(yǔ)態(tài)“The training schedule, topic and venue, which have been confirmed with Dixon, are as follows:”，否則難以理解。

語(yǔ)言風(fēng)格

語(yǔ)言風(fēng)格主要可以從是否自然和是否正式等兩個(gè)角度來(lái)評(píng)估。郵件正式與否取決于郵件的寫作目的和寫作場(chǎng)所。若是正式郵件應(yīng)通篇保持正式寫作語(yǔ)氣，若是非正式郵件應(yīng)通篇保持非正式寫作語(yǔ)氣。本文中范例郵件就寫作目的和場(chǎng)所而言，應(yīng)該算是比較正式和規(guī)范的郵件。

原郵件中“Pls offer the participants list of your team to me today.”這句因?yàn)橛昧丝s略語(yǔ)“Pls”而顯得不夠正式。而“Any querries pls let me know.”這句因?yàn)橛姓Z(yǔ)法錯(cuò)誤不夠規(guī)范。“Yrs Sincerely”最為別扭，不倫不類，本身屬于正式用語(yǔ)，里面卻夾雜著極不正式的手機(jī)短信用語(yǔ)“Yrs”。此外，作者竟然用漢語(yǔ)時(shí)間表達(dá)習(xí)慣來(lái)寫英文郵件“2005-3-22”，明顯不規(guī)范。

郵件格式

商務(wù)電子郵件的格式比起一般商務(wù)信函的格式要簡(jiǎn)單一些，格式主要按以下幾部分編排：“標(biāo)題(Subject)”、“稱呼(Salutation)”、“開(kāi)頭(Beginning)”、“正文(Body)”、“結(jié)尾句(Ending)”、“禮貌結(jié)束語(yǔ)(Complimentary Close)”、“寫信人全名(Writer誷 Full Name)”、“寫信人職務(wù)及所屬部門(Writer誷 Title and Department)”等。這部分只要分別對(duì)比原郵件和修改后郵件，讀者不難分辨孰優(yōu)孰劣。

此外，還可以通過(guò)使用小段落和加段落的小標(biāo)題、使用列舉符號(hào)羅列具體信息、使用星號(hào)或下劃線強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)內(nèi)容以及段落與段落之間空行等手段來(lái)做到格式更完美。

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

在郵件寫作中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)往往被忽視或不知如何處理，殊不知標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的作用之大，有時(shí)能帶來(lái)相反的效果。且看以下兩封郵件，措辭完全一樣，但因?yàn)闃?biāo)點(diǎn)符號(hào)的位置不同而內(nèi)容變得截然相反。

“Dear Jack: I want a man who knows what love is all about.You are generous, kind and thoughtful.People who are not like you admit to being useless and inferior.You have ruined me for other men.I yearn for you.I have no feelings when we’re apart.I can be forever happy — will you let me be yours? — Jill.”

“Dear Jack: I want a man who knows what love is.All about you are generous, kind and thoughtful people who are not like you.Admit to being useless and inferior.You have ruined me.For other men I yearn.For you, I have no feelings.When we’re apart, I can be forever happy.Will you let me be? Yours, Jill.”

而在本文提供的原郵件中也出現(xiàn)了多處標(biāo)點(diǎn)使用不當(dāng)，如：“arrangements”的逗號(hào)后面應(yīng)空一格；“date”、“topic”、“venue”后面要加冒號(hào)；“Yours sincerely”后面要加逗號(hào)。

字母大小寫

字母大小寫在郵件寫作中也往往被忽視。以下原郵件中的詞語(yǔ)第一字母應(yīng)大寫：標(biāo)題中的“product training announcement”、稱呼中的“dear”、郵件主體中的date、topic、product、training、venue、meeting-room等單詞首字母都應(yīng)該大寫。

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件盡管具有非正式的特點(diǎn)，但它仍應(yīng)具備正確性和嚴(yán)肅性。由于篇幅有限，本文對(duì)商務(wù)郵件中常出現(xiàn)的八類問(wèn)題講解也只是拋磚引玉。希望大家在看完本文之后有所裨益，能夠養(yǎng)成寫完郵件后檢查郵件的習(xí)慣，從以上八個(gè)方面好好斟酌自己的寫作，不斷修改，做到精益求精、溝通無(wú)障礙。

第二篇：整理的英文電子郵件常用句式

英文電子郵件高頻句式

1.Greeting message 祝福..................................................................................................1 2.Initiate a meeting 發(fā)起會(huì)議............................................................................................1 3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨詢信息/反饋/建議..........................2 4.Give feedback 意見(jiàn)反饋................................................................................................3 5.Attachment 附件...........................................................................................................3 6.Point listing 列表..........................................................................................................4 7.Raise question 提出問(wèn)題................................................................................................4 8.Proposal 提議...............................................................................................................5 9.Thanks note 感謝信.......................................................................................................5 10.Apology 道歉..............................................................................................................5 11.英文書信常用的開(kāi)頭和結(jié)束語(yǔ)....................................................................................6

一、開(kāi)首語(yǔ)......................................................................................................................6

二、結(jié)束語(yǔ)......................................................................................................................7

三、社交用語(yǔ)...................................................................................................................8

四、祝愿語(yǔ)......................................................................................................................8

五、致謝用語(yǔ)...................................................................................................................9 稱呼...............................................................................................................................10

1.Greeting message 祝福

Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。How are you? 你好嗎? How is the project going on? 項(xiàng)目進(jìn)行順利嗎? 2.Initiate a meeting 發(fā)起會(huì)議

I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建議我們今晚九點(diǎn)半和Brown小聚一下,你和Ben有沒(méi)有空? I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建議我們就A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開(kāi)會(huì)討論一下。We'd like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十號(hào)(周三),老時(shí)間,開(kāi)會(huì)。

Let's make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開(kāi)會(huì)。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和XXX項(xiàng)目的情況。3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨詢信息/反饋/建議

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Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.謝謝你,希望能聽(tīng)到更多你對(duì)評(píng)估和日程計(jì)劃的建議。

Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反饋建議!

What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?

你對(duì)計(jì)劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做?

What do you think about this?

這個(gè)你怎么想?

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Any question, please don't hesitate to let me know.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。

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歡迎您的評(píng)論和建議!

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歡迎您的評(píng)論和建議!

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對(duì)于這個(gè)您有什么建議嗎?

It would be nice if you could provide a bit more information on the user's behavior.您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了!

At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。

4.Give feedback 意見(jiàn)反饋

Please see comments below.請(qǐng)看下面的評(píng)論。

My answers are in blue below.我的回答已標(biāo)藍(lán)。

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5.Attachment 附件

I enclose the evaluation report for your reference.我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。

Attached please find today's meeting notes.今天的會(huì)議記錄在附件里。

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For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他個(gè)人特征方面的信息請(qǐng)見(jiàn)附件。

6.Point listing 列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….今天我們要完成的任務(wù):1??.2??.Some known issues in this release:1…….2…….聲明中涉及的一些問(wèn)題:1??.2??.Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策,做出如下考慮:1??.2??.Here are some more questions/issues for your team:1…….2…….以下是對(duì)你們團(tuán)隊(duì)的一些問(wèn)題:1??.2??.The current status is as following: 1…… 2……

目前數(shù)據(jù)如下: 1??

2……

Some items need your attention:1…….2…….以下方面需提請(qǐng)注意:1??.2??.7.Raise question 提出問(wèn)題

I have some questions about the report XX-XXX

我對(duì)XX-XXX報(bào)告有一些疑問(wèn)。

For the assignment ABC, I have the following questions:…

就ABC協(xié)議,我有以下幾個(gè)問(wèn)題:?? 8.Proposal 提議

For the next step of platform implementation, I am proposing…

關(guān)于平臺(tái)啟動(dòng)的下一步計(jì)劃,我有一個(gè)提議??

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建議我們就一周項(xiàng)目開(kāi)一個(gè)電話會(huì)議。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue……

Achievo團(tuán)隊(duì)建議應(yīng)對(duì)突出問(wèn)題采用A辦法。

9.Thanks note 感謝信

Thank you so much for the cooperation感謝你的合作!

Thanks for the information

謝謝您提供的信息!

I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.對(duì)如此緊急的項(xiàng)目您做出的努力我表示十分感謝。

Thanks for your attention!

謝謝關(guān)心!

Your kind assistance on this are very much appreciated.我們對(duì)您的協(xié)助表示感謝。

Really appreciate your help!

非常感謝您的幫助!

10.Apology 道歉

I sincerely apologize for this misunderstanding!

對(duì)造成的誤解我真誠(chéng)道歉!

I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.很抱歉現(xiàn)在才進(jìn)行詢問(wèn),但是我們需要盡快核實(shí)執(zhí)行信息。

11.英文書信常用的開(kāi)頭和結(jié)束語(yǔ)

１）開(kāi)頭語(yǔ)

① I am very glad to hear from you.很高興收到你的來(lái)信。

② Thank you for your letter.謝謝你的來(lái)信。

③ I was very pleased(happy)to receive your letter of February 6, 2001 ?

很高興收到你2001年2月6日的來(lái)信?。

④ Your letter of February 6, 2001 has been received.你2001年2月6日的來(lái)信收到了。

⑤ It is a pleasure for me to get your letter.收到你的來(lái)信，真是高興。

⑥ I'm sorry to have taken so long to answer your last letter.這么久才給你回信很感歉意。

２）結(jié)束語(yǔ)

① I hope to have a letter from you before long.希望不久能收到你的來(lái)信。

② Please write to me soon and tell me all about yourself.請(qǐng)快點(diǎn)給我來(lái)信，并談?wù)勀愕那闆r。

③ Give my best wishes to you.呈以最好的祝愿。

④ Wishing your business ever successful！

祝你事業(yè)有成！

⑤ Hope you are healthy.祝你健康。

一、開(kāi)首語(yǔ)

Pardon me, though a stranger to you personally, for taking liberty to address you these few lines.As I have not heard of you for long, I feel anxious.I must apologize for not having written to you previously.Please pardon my long in writing to you.Pardon me for neglect when you honored me with a visit the other day.Having mislaid your address, I have not been able to reply sooner.Your letter of the 4th this month was duly received.I have the pleasure to tell you that.I have just received your kind letter.Your kind letter of Saturday arrived this morning.二、結(jié)束語(yǔ)

Please notify me soon.Looking forward to a prompt reply.Please do not fail to write to me.I shall feel obliged by a reply at your earliest convenience.I look for your answer in a few days.Let me hear if you receive the parcel safely.As the season grows colder, I hope you will take good care of yourself.With kind regards to your family.Please give my compliments to your family.Pray give my best remembrances to Mr.Brown.My parents ask also to add their best thanks to mine.Thanking you for the past favour.I think you for the trouble you have taken.Hoping you will have a pleasant trip.Wishing you a pleasant journey.The help you sent is sincerely valued.三、社交用語(yǔ)

The bearer of this letter, Mr.Chen, professor of...,(an esteemed friend of mine), is desirous of being introduced to your acquaintance.I am very grateful for your kindness in permitting me to...I respectfully acknowledge your note and will wait upon you as proposed.Should an interview be desired, I shall be happy to call at any hour you may appoint.I have some important business matter to communicate to you.Anything further will be discussed when we meet.I regret that a prior engagement will prevent me from a tending.I think you for your kind entertainment last evening.I shall have great pleasure in accepting your invitation.Accept my thanks for our handsome present.四、祝愿語(yǔ)

I wish you a happy New Year.Pray accept my best and sincerest wishes for the New Year.Presenting the compliments of the season.With every good wish.Pray allow me to congratulate your most heartily on your success in your examination.I am glad to hear that you were appointed..., on which I congratulate you most heartily.I congratulate you upon your success.I wish you still further success.五、致謝用語(yǔ)

Thank you very much(very, very much)(ever so much)(most sincerely)(indeed)(from the bottom of my heart).很（非常）（非常非常）（最真誠(chéng)地）（確實(shí)）（衷心）感謝您。

Many thanks for your kind and warm letter.非常感謝您友好而熱情的來(lái)信。

Thanks a million(ever so much).萬(wàn)分（非常）感謝。

Please accept(I wish to express)my sincere(grateful)(profound)appreciation for...請(qǐng)接受（致以）真摯的（衷心的）（深切的）感謝??

I sincerely(deeply)(warmly)appreciate...我真摯的（深深的）（熱情的）感謝??

I am very sincerely(most)(truly)grateful to you for..為了??，我非常真摯的（深深的）（真誠(chéng)的）感謝您。

There is nothing more important(satisfying)(gratifying)to me than to receive one of your letters.再也沒(méi)有比收到您的來(lái)信更使我覺(jué)得重要（快慰）（感激）了。

Your letters are so much fun(comfort)(entertainment)(company).您的來(lái)信充滿了樂(lè)趣（給了很大安慰）（帶來(lái)了歡樂(lè)）（使我不感 寂寞）。

Your most courteous(considerate)(delightful)letter...您那彬彬有禮（體貼入微）（令人欣慰）的來(lái)信??

I cannot tell you how much your letter delighted(relieved)(amused)(enchanted)me.我無(wú)法告訴您，您的來(lái)信使我多么高興（寬慰）（覺(jué)得有趣）（陶醉）。

I love the way you say(put)things in your letters.You make even the smallest incident seem so interesting(important)(charming)(mysterious).我很欣賞您在信中描述各種事物的手法。您的妙筆使細(xì)小的事情都顯得很有趣（重要）（動(dòng)人）（神秘）。

It was good(fine)(charming)(thoughtful)of you...承蒙好意（美意）（盛情）（關(guān)心）??

It was nice(characteristically thoughtful)(more than kind)of you...承蒙好意（特別關(guān)心）（十二分好意）??

At the outset, I want to thank you for your kindness to me and for your compliments.首先，我要感謝您對(duì)我的友愛(ài)和問(wèn)候。

Believe me, I am truly grateful for...我確實(shí)真誠(chéng)地感謝你??

We were deeply touched by...??使我們深受感動(dòng)。

It is a hopeless(definite)(positive)understatement to say that I am deeply(sincerely)(truly)grateful.這就是說(shuō)“我深深的（真摯的）（真誠(chéng)的）感謝”遠(yuǎn)不足以（不能

確切）（不能明確）表達(dá)我的謝意。

It‘s generous of you to take so much interest in my work(to give me so much of your time)(to show me so much consideration).承蒙對(duì)我的工作如此操心（為我花費(fèi)這么多時(shí)間）（對(duì)我如此關(guān)懷）。

We are indebted to you...我們感謝你??

I regret very much that I did not have an opportunity to thank you personally for...未能面謝，深表遺憾。

Inside Address信內(nèi)地址

稱呼

寫好信頭后，接著就要寫收信人姓名和地址，按照英、美習(xí)慣，凡屬公務(wù)商洽或商業(yè)往來(lái)的信件，都必須把姓名和地址再寫一次，因?yàn)楦鞣N業(yè)務(wù)書信，處理者不止一人，容易發(fā)生混亂。社交書信一般寫給親友、熟人，大多由本人自行處理，不會(huì)引起混亂，所以可以省去。信內(nèi)地址包括收信人的姓名、職位和單位地址，一般寫在信頭下面空一、二行處，寫在信紙的左邊。姓名和地址須與信封上所寫相同。在收信人名稱之前，應(yīng)冠以尊稱，例如：

（1）Mr.（Mister），用于無(wú)職銜的男子。

（2）Mrs.(Mistress)。用于已婚女子。

（3）Miss，用于未婚女子。

（4）Misses（Miss的復(fù)數(shù)），用于復(fù)數(shù)未婚女子。（5）Dr·（Doctor），用于博士。

（6）Pro.（Professor），用于大學(xué)教授。

（7）Ms.用于女士通稱。

IV．簽名時(shí)的用語(yǔ)

英文信簽名時(shí)常用這樣詞語(yǔ)：

Yours, Yours truly, Yours sincerely, Yours ever, Your loving, 等等。

滬江英語(yǔ)-英語(yǔ)口譯

第三篇：英文電子郵件

Subject: Some employment information related to my major.Dear Mr.Wang, My name is Li Ming and I would like to express my interest in the position of a Network Engineer with your company which was recruited in a job fair last Sunday.I major in Electronics and Communication Engineering, I am a graduate student in grade one.And I don’t know about our career prospects very well.So I would be honored that if you take some additional information about theNetwork Engineer and some employment information related to my major.I am looking forward to your reply.And please accept my sincere thanks and best wishes.Yours sincerely, Li Ming Li Ming North China University of Technology 186-0000-0000

第四篇：英文電子郵件格式及

英文電子郵件的基本要素是主題、稱謂、正文、結(jié)尾用語(yǔ)及署名。

電子郵件最重要的部分是主題，假設(shè)我們都是很忙的人，在打開(kāi)郵箱閱讀郵件時(shí)，第一眼看到的就是郵件的主題。所以，主題應(yīng)當(dāng)做到言簡(jiǎn)意賅并突出郵件重要性。英文郵件的主題需要注意不超過(guò)35個(gè)字母，將位于句首的單詞和專有名詞首字母大寫。比如：Some questions about C++.在比較正式的格式中，需要把每個(gè)單詞的首字母大寫（介詞、冠詞除外）。

稱謂如果是第一次給對(duì)方寫信，那么稱謂最好用“Dear+全名”，這樣會(huì)讓人感覺(jué)比較正式。如果對(duì)方以非正式口吻來(lái)信，我們也可以類似非正式地回復(fù)。比如：“Hello/Hi Lillian”。在實(shí)際通信中可能遇到不知道對(duì)方姓名，可以用“Dear+對(duì)方頭銜”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英國(guó)人習(xí)慣在稱呼后加“，”，美國(guó)人習(xí)慣在稱謂后加“：”，有時(shí)也可以不加任何標(biāo)點(diǎn)，是具體情況而定。

在書寫正文時(shí)，把最重要的事情寫在正文最前面或者郵件內(nèi)容較長(zhǎng)時(shí)寫在第一段。為了讓收件人閱讀郵件比較舒服，我們需要注意郵件正文結(jié)構(gòu)的美感，郵件段落最好控制在兩三段之內(nèi)。如果一封電子郵件涉及多個(gè)信息點(diǎn)，我們可以采用分條目的方法，如符號(hào)、小標(biāo)題、編號(hào)來(lái)使得郵件想要表達(dá)的內(nèi)容層次清晰。郵件內(nèi)容應(yīng)注意單詞的拼寫、大小寫、標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)法等。所謂以小見(jiàn)大。

結(jié)尾語(yǔ)在正文之后添加。注意一般結(jié)尾語(yǔ)中只有第一個(gè)單詞首字母大寫而剩余單詞都小寫，此處與稱呼不同。一般電子郵件： Sincerely, Sincerely yours, 私人電子郵件： Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers，As ever, With love, Affectionately,......在正文最后需要署名，可以寫全名，也可以只寫名字。需要辨明性別時(shí)可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。對(duì)于咱們中國(guó)人，為了區(qū)分姓和名，可以把我們的姓的字母全部大寫，例如XIONG Lillian.如果寫信人代表的是一個(gè)組織或部門，應(yīng)在名字下一行寫上自己的職位、所屬部門。

郵件中常用詞匯：

附件attachment I am attaching the report.我把報(bào)告放在了附件中

轉(zhuǎn)發(fā)forwarded I've forwarded your e-mail to Alice.我已經(jīng)將你的郵件轉(zhuǎn)發(fā)給Alice 保持聯(lián)系 stay /keep in touch 對(duì)方告知決定.Please let me know your decision as soon as possible.寫信給別人時(shí)一般常用How are you been recently? 回復(fù)別人郵件時(shí)一般常用I am happy to receive your e-mail.實(shí)用郵件舉例： 工作求職

工作求職類的郵件大體分為申請(qǐng)職位、介紹自己、期待回復(fù)、表達(dá)謝意幾個(gè)部分。i.e.Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of...as posted in your website.Introduce yourself...Please find attached a copy of my resume for your review.我的簡(jiǎn)歷請(qǐng)見(jiàn)附件，作為參考。

或者：Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you.Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表達(dá)謝意

日常生活中經(jīng)常會(huì)使用到表達(dá)謝意的郵件，在國(guó)外，參加完朋友邀請(qǐng)去的一次party，或者接受了別人饋贈(zèng)的禮物等情況下都需要寫一封thanks letter。而此類郵件也非常好寫，只要能夠表達(dá)自己對(duì)收件人的真摯的感激之情即可。Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night.It was so thoughtful of you.I would like to invite both of you to my house when you are available.Best regards, Lilian 咨詢了解

咨詢了解類郵件的目的是想要得到關(guān)于某人、物的一些信息。郵件具體內(nèi)容大致包含如下：

1）告知對(duì)方你是如何得知其信息的，比如報(bào)紙、網(wǎng)站等。

2）說(shuō)明自己想要了解的東西，當(dāng)咨詢信息較多時(shí)，最好列舉出來(lái)，as 詳細(xì)、清晰 as possible.3）末尾用一句話結(jié)束總結(jié)這次咨詢。I am writing to request information about sth.I would like to request a copy of sth.最后表達(dá)希望時(shí)用語(yǔ)：I look forward to hearing form you soon.期待盡快收到您的回復(fù)。

英文電子郵件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu(以上每一行,或者每個(gè)段落,都是左對(duì)齊的)

一、主題

主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長(zhǎng)）主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 這樣的表達(dá)，YES：應(yīng)改為Tomorrow's meeting canceled。

一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 視信的內(nèi)容是否重要，還可以開(kāi)頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!

二、稱呼

1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無(wú)須使用諸如Dear Mr.John之類的表達(dá)。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy，或者M(jìn)r.Smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開(kāi)頭無(wú)須空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David

3、人家的名字千萬(wàn)不要錯(cuò),老一輩的看到名字錯(cuò)就干脆攆去垃圾桶.同樣, 頭銜都不要錯(cuò).頭銜或?qū)W位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt

4、多過(guò)一個(gè)男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過(guò)不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同樣不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜,有時(shí)大頭不知道對(duì)方頭銜,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

6、職銜短可以一行過(guò),長(zhǎng)就下一行吧.例如: Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

7、老外的名字有時(shí)有Jr.或 Sr.,之前的逗點(diǎn)是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人: YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字總好過(guò)人家的頭銜稱呼.如果沒(méi)有名字,或者是很正規(guī)信的信件,可以考慮這些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有時(shí)見(jiàn)到人家用冒號(hào)就說(shuō)人家錯(cuò),其實(shí)也未必啊,看: YES：Dear Mr.Jones:(非常正規(guī))Dear Joan: Dear Jim, Jim,(非正規(guī))

三、結(jié)尾部分

A、書信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關(guān)系才選擇用詞,例子:

1、Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶)Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類)Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!有時(shí)在we, I, and you之間選擇是很煩的事--如果是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果單純說(shuō)你自己,可以用: I found the brochure very informative.有時(shí)可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好煩好煩.一般來(lái)說(shuō),收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語(yǔ)氣就一般不會(huì)錯(cuò)了.多用you有時(shí)會(huì)有隔閡的感覺(jué).You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一樣)I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(這就友善多了)Your book was well written and comprehensive.(不用你來(lái)判斷我呀~~)I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客氣一點(diǎn),人家受落)總之,語(yǔ)氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度.B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡(jiǎn)明。常常只須一個(gè)詞，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會(huì)笑你的...簽名也看信件的語(yǔ)氣.給朋友或公司

客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.郵件范文 1.Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

我們的總經(jīng)理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關(guān)在那開(kāi)樣品房的事宜，他會(huì)于六月3日下午2：00點(diǎn)拜訪您。

請(qǐng)告知這個(gè)時(shí)間對(duì)您是否方便。如不方便，請(qǐng)建議具體時(shí)間。

您誠(chéng)摯的

第五篇：英文電子郵件格式

英文電子郵件格式

Dear Mary,This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards,Tom Yu

(以上每一行,或者每個(gè)段落,都是左對(duì)齊的)

例子：

一、主題

主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母。YES：Supplier training

NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長(zhǎng)）

主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 這樣的表達(dá)，YES：應(yīng)改為Tomorrow's meeting canceled。

一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation

NO：detailed calculation

視信的內(nèi)容是否重要，還可以開(kāi)頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!

二、稱呼

1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無(wú)須使用諸如Dear Mr.John之類的表達(dá)。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy，或者M(jìn)r.Smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開(kāi)頭無(wú)須空格。如：Jimmy,I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best,David3、人家的名字千萬(wàn)不要錯(cuò),老一輩的看到名字錯(cuò)就干脆攆去垃圾桶.同樣, 頭銜都不要錯(cuò).頭銜或?qū)W位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt4、多過(guò)一個(gè)男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過(guò)不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同樣不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜,有時(shí)大頭不知

道對(duì)方頭銜,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray6、職銜短可以一行過(guò),長(zhǎng)就下一行吧.例如:

Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International OperationsNO：Ken Green ／Vice President of Unicom China

YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China7、老外的名字有時(shí)有Jr.或 Sr.,之前的逗點(diǎn)是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人:YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字總好過(guò)人家的頭銜稱呼.如果沒(méi)有名字,或者是很正規(guī)信的信件,可以考慮這些：

Dear Committee Member:

Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps:

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Madam or Sir:

Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有時(shí)見(jiàn)到人家用冒號(hào)就說(shuō)人家錯(cuò),其實(shí)也未必啊,看:

YES：Dear Mr.Jones:(非常正規(guī))Dear Joan:

Dear Jim, Jim,(非正規(guī))

三、拼寫

1、E-mail的非正式的文體特點(diǎn)并不意味它的撰寫可以馬虎行事，特別是給長(zhǎng)輩或上級(jí)寫信，或者撰寫業(yè)務(wù)信函更是如此。寫完信后，一定要認(rèn)真檢查有無(wú)拼寫、語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的誤。當(dāng)然Outlook Express等軟件的'拼寫檢查'功能可以助你一臂之力。

2、外國(guó)國(guó)名盡量用大寫.是為尊重,也方便郵差.3、標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確

NO：He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.YES：He did not make repairs;however, he continued to monitor the equipment.4、大小寫要注意

非必要，不要整個(gè)字都是大寫，除非要罵人。

NO：MUST change to OS immediately.外國(guó)人就覺(jué)得不禮貌和喝令人一樣。YES：要強(qiáng)調(diào)的話，用底線，斜字，粗體就可以了。

四、結(jié)尾部分

A、書信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關(guān)系才選擇用詞,例子:

1、Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)

Respectfully yours, Yours respectfully,2、Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦)

Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,3、Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類)

Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!

有時(shí)在we, I, and you之間選擇是很煩的事--如果是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果單純說(shuō)你自己,可以用: I found the brochure very informative.有時(shí)可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好煩好煩.一般來(lái)說(shuō),收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語(yǔ)氣就一般不會(huì)錯(cuò)了.多用you有時(shí)會(huì)有隔閡的感覺(jué).You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一樣)

I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(這就友善多了)

Your book was well written and comprehensive.(不用你來(lái)判斷我呀~~)

I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客氣一點(diǎn),人家受落)

總之,語(yǔ)氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度.B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡(jiǎn)明。常常只須一個(gè)詞，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會(huì)笑你的...簽名也看信件的語(yǔ)氣.給朋友或公司客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.五、其它注意事項(xiàng)：

A、文法

1、切忌主客不分或模糊

例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.應(yīng)改為：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment.(We我們是主語(yǔ), 不是report。)

2、句子不要凌碎

例子：He decided not to audit the last ten contracts.Because of our previous objections about compliance.應(yīng)該連在一起。

3、結(jié)構(gòu)對(duì)稱，令人容易理解。

例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.應(yīng)改為：The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.4、單復(fù)數(shù)不要搞亂，不然會(huì)好刺眼，看不舒服。

例如：An authorized person must show that they have security clearance.5、動(dòng)詞主詞要呼應(yīng)。想想這兩個(gè)分別：

1）This is one of the public-relations functions that is under budgeted.2）This is one of the public-relations functions, which are under budgeted.6、時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多?？瓷虅?wù)英語(yǔ)已經(jīng)是苦事，不要浪費(fèi)人家的精力啊。

7、選詞正確

像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

8、地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字吧,除了One,例子:

Ninth Avenue, North

E.15 StreetPark Avenue

One Wingren Plaza

556-91 Street

B、文體

1、可讀性：對(duì)象是大學(xué)程度的話，用高中的英文就行，不要以為人人都是語(yǔ)言大師，多用短句(15-20字吧)，技術(shù)性的字,就更加要簡(jiǎn)單易明.2、注意段落的開(kāi)頭.一般來(lái)說(shuō),重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開(kāi)頭,而句子就放在最尾.例如:（1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.（2）.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally.兩者強(qiáng)調(diào)的事情就有分別了.3、輕重有分，同等重要的用and來(lái)連接，較輕放在次要的句子里.4、意思轉(zhuǎn)接詞要留神.例如: but(相反), therefore(結(jié)論), also(增添), for example(闡明).分不清furthermore和moreover就不要用啦.5、句子開(kāi)頭不要含糊不清的主詞。

例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members.They have delayed further action.They是指什么呀?開(kāi)頭少用this, that, it, they, 或 which.6、修飾詞的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15.應(yīng)為 He could reimburse the cost only after July 15.7、用語(yǔ)要肯定準(zhǔn)確.切忌含糊.例如:The figures show a significant increase.” 怎樣significant呀,改為: The figures show an increase of 19%.8、.立場(chǎng)觀點(diǎn)一致.少用被動(dòng)語(yǔ).例如: Partial data should be submitted by April.改為: You should submit partial data by April.就很好了.C.格調(diào)

1、式樣和句子長(zhǎng)度不要太單調(diào).千篇一律的subject-verb-object會(huì)悶死人的.有時(shí)短句跟著長(zhǎng)句可以化解一下.2、弱軟的詞(e.g.was, were, is, are...)可以加強(qiáng)一點(diǎn).例如: Prunton products are highly effective in...改為: Prunton products excel in...就有力很多了.3、親切,口語(yǔ)化是比較受歡迎!用賓詞和主動(dòng)的詞,讓人家受落.例如:（1）.This information will be sincerely appreciated.”

（2）.We sincerely appreciate your information.明顯地,我們會(huì)喜歡第2句.D、內(nèi)容與附件

E-mail文體的另外一個(gè)特點(diǎn)是簡(jiǎn)單明了，便于閱讀，太長(zhǎng)的內(nèi)容可以以附件的方式發(fā)出。一個(gè)段落大多僅由一到三個(gè)句子組成。

中文電子郵件格式 收信人姓名：

你好！

正文（就是要告訴對(duì)方某件事情的內(nèi)容）

祝

生活快樂(lè)！(等等想要說(shuō)的話)

寫信人簽名

寫信時(shí)間

例子：

私人信件通常由五部分組成：

1．信頭：指發(fā)信人的地址和日期。寫在信紙的右上角，可以從靠近信紙的中央寫起。信頭上面要留空白。先寫發(fā)信人地址。地址的寫法與漢語(yǔ)不同，要先寫小地方，后寫大地方。在地址的下面寫上日期。日期的順序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：May 17 2003。在年份之前有一個(gè)逗號(hào)。

2．稱呼：指對(duì)收信人的稱呼。寫在信頭之下，從信紙的左邊開(kāi)始。寫信給熟悉的人，一般用Dear…或My dear…作稱呼。如：Dear Li Lei，Dear Miss Thomas或My dear Dad．

3．信的正文：指信的主體部分。從稱呼的下一行第一段頂邊寫。從第二段起每段第一個(gè)詞都縮進(jìn)3或5個(gè)字母寫。

4．結(jié)束語(yǔ)：指正文下面的結(jié)尾客套話。一般從信紙的中央靠右寫起，第一個(gè)字母大寫，末尾用一逗號(hào)。在非正式的社交信中，常用Yours或Sincerely。假如對(duì)方是親密的朋友，可用Sincerely yoursYours等。

5．簽名：指發(fā)信人簽名。寫在結(jié)束語(yǔ)的下面，稍偏右。

另外，英文信封寫法與漢語(yǔ)的不同。一般把收信人的地址寫在信封的中央或偏右下角。第一行寫姓名，下面寫地址。發(fā)信人的姓名和地址寫在信封的左上角，也可以寫在信的背面。(來(lái)源：英語(yǔ)麥當(dāng)勞－英語(yǔ)快餐EnglishCN.com)

英文書信的格式

1、信頭（Heading）

指發(fā)信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號(hào)碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順

序：第一行寫門牌號(hào)碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國(guó)名；然后再寫日期。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時(shí)候。

2、日期的寫法：

如：1997年7月30日，英文為：July 30，1997（最為普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可寫成97。

3、信內(nèi)地址（Inside Address）：

在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對(duì)信頭的要求一樣，不必再寫日期。

4、稱呼（Salutation）：

是寫信人對(duì)收信人的稱呼用語(yǔ)。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(hào)（英國(guó)式），也可以用冒號(hào)（美國(guó)式）。

（1）寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名（這里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。(來(lái)源：EnglishCN英語(yǔ)問(wèn)答中心[e問(wèn)e答])

（2）寫給公務(wù)上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加Dear，是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式。

（3）寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof.Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

5、正文（Body of the Letter）：

位置在下面稱呼語(yǔ)隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。和中文信不

同的是，正文中一般不用Hello?。愫茫。┱挠锌s進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些，通常以五個(gè)字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮進(jìn)式。但美國(guó)人寫信各段落往往不用縮進(jìn)式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫法。