第一篇：求職電子郵件怎么寫

求職電子郵件怎么寫

Email求職可以迅速快捷地找到工作，但同時(shí)大量的電子簡(jiǎn)歷發(fā)到HR的郵箱，你能保證他會(huì)一封一封地看嗎?為了提高你的電子簡(jiǎn)歷的“青睞率”，下面是一些中國(guó)網(wǎng)絡(luò)招聘行業(yè)元老透露的行業(yè)秘密，希望能給給大學(xué)畢業(yè)求職者一些實(shí)用的建議。

(1)簡(jiǎn)歷要與大公司沾邊

當(dāng)人事經(jīng)理搜索人才時(shí)，一般會(huì)以關(guān)鍵字“知名企業(yè)名稱+職位名稱”，比如消費(fèi)品行業(yè)可能喜歡可口可樂及寶潔的人，人事經(jīng)理會(huì)這樣搜索，例如：“可口可樂+銷售經(jīng)理”，系統(tǒng)會(huì)搜索到簡(jiǎn)歷中出現(xiàn)以上關(guān)鍵字的求職者，如果你的簡(jiǎn)歷里出現(xiàn)知名企業(yè)名稱的字樣，就可以被搜索到，例如：“我在××礦泉水公司工作，成功地令競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手——可口可樂旗下的天與地礦泉水在當(dāng)?shù)氐氖袌?chǎng)份額減少??”;“我在可口可樂的廣州白云區(qū)經(jīng)銷商工作”等。又提高了人事經(jīng)理瀏覽簡(jiǎn)歷的機(jī)會(huì)!

(2)經(jīng)常刷新簡(jiǎn)歷

當(dāng)人事經(jīng)理搜索人才時(shí)，符合條件的簡(jiǎn)歷是按刷新的時(shí)間順序排列，而一般只會(huì)看前面一兩頁(yè)。很多求職者其實(shí)并不知道刷新簡(jiǎn)歷可以獲得更多求職機(jī)會(huì)。因此每次登錄，最好都刷新簡(jiǎn)歷，刷新以后，就能排在前面，更容易被人事經(jīng)理找到!

(3)不要只應(yīng)聘最近三天的職位

一般求職者認(rèn)為剛剛發(fā)布的最新的招聘信息肯定是成功率最大的，其實(shí)不然。因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)人事經(jīng)理沒有及時(shí)的登錄刷新刊登的職位，所以求職者在搜索職位時(shí)剛刷新的職位會(huì)排在前面，這些職位應(yīng)聘的人多，競(jìng)爭(zhēng)大，相反，一些職位已經(jīng)是半個(gè)月甚至兩個(gè)月的，應(yīng)聘的人少，成功率反而高。

(4)讓你的郵件永遠(yuǎn)在最前面

你要知道每天人事經(jīng)理看求職者郵箱，他們其實(shí)是很懶的，100多頁(yè)簡(jiǎn)歷郵件他們最多只看前5頁(yè)!你現(xiàn)在應(yīng)該知道為什么你的求職簡(jiǎn)歷永遠(yuǎn)沒有回應(yīng)!

所以發(fā)郵件到企業(yè)指定的郵箱時(shí)，怎樣才能讓你的郵件永遠(yuǎn)排在最前面，讓人事經(jīng)理每次打開郵箱都首先看到你的郵件?只要在發(fā)郵件前，把電腦系統(tǒng)的日期改為一個(gè)將來的日期，如2010年，因?yàn)榇蠖噜]箱都是默認(rèn)把郵件按日期排序，所以你的郵件起碼要到2010年以后才會(huì)被排在后面!(這個(gè)沒嘗試過,有點(diǎn)彪悍....)

(5)新穎的郵件標(biāo)題

人事經(jīng)理每天收到大量的求職電子郵件，求職者一般會(huì)按企業(yè)要求把郵件題目寫成：應(yīng)聘xx職位，怎樣才能吸引人事經(jīng)理的眼球，讓他先打開自己的郵件?可以在郵件題目上做文

章。一天人事經(jīng)理收到幾百封郵件，只有標(biāo)題新穎的才有機(jī)會(huì)被打開。

例子：一個(gè)女性朋友發(fā)了100多封郵件求職都沒有任何反應(yīng)，因?yàn)閼?yīng)聘做文員的太多了，而這個(gè)朋友做過空姐，將她的郵件標(biāo)題改為“空姐來廣州找工作”，結(jié)果三天之內(nèi)有30多個(gè)男人事經(jīng)理通知面試，3個(gè)月找不到工作的她而變成3天找到上十份工作。你現(xiàn)在知道郵件標(biāo)題的重要性了吧。

(6)簡(jiǎn)歷最好放靚照

對(duì)于人事經(jīng)理來說，每天需要瀏覽大量簡(jiǎn)歷，如果同等的條件，一般會(huì)先通知有照片的求職者來面試，因?yàn)橥ㄟ^照片，人事經(jīng)理對(duì)應(yīng)聘者又多了幾分了解。如果是美女，被通知的可能性就更大。我作為人事經(jīng)理，曾經(jīng)招聘一個(gè)人事主管，收到300多封簡(jiǎn)歷，我找出前30份有相片的前5份，通知了最漂亮相片的2個(gè)女孩，就定下了其中的一個(gè)。對(duì)于一般職位如文職人員之類，中國(guó)人的傳統(tǒng)還是以貌取人，你即使不漂亮，也照一個(gè)藝術(shù)照，就增多了面試機(jī)會(huì)(與其等死，還不如放手一搏)，畢竟很現(xiàn)實(shí)的是，簡(jiǎn)歷的目的就是有面試的機(jī)會(huì)，其他就要靠實(shí)力與運(yùn)氣了。

(7)自己要學(xué)會(huì)讓簡(jiǎn)歷與職位匹配

兩個(gè)觀念都是有效的：一是不要太在乎對(duì)方職位要求的描述，很多職位描述只是寫寫，連經(jīng)理都不知道要招什么樣的人，如果你看到對(duì)方職位要求本科，你是?？凭筒桓彝哆f簡(jiǎn)歷，那就失去機(jī)會(huì)了。如果你看到對(duì)方要求有5年經(jīng)驗(yàn)，你只有3年經(jīng)驗(yàn)，你也不敢投，那完全沒有必要。因?yàn)槿耸陆?jīng)理們對(duì)職位的描述只是例行公事隨便謝謝而已，你千萬不要當(dāng)真!

另外一個(gè)匹配觀念就是他的職位如何描述，你就改變你的簡(jiǎn)歷換一個(gè)說法匹配，如他說要求領(lǐng)導(dǎo)能力強(qiáng)，你的簡(jiǎn)歷也說具有領(lǐng)導(dǎo)才能，他要溝通能力一流，你的簡(jiǎn)歷也說我最擅長(zhǎng)溝通。你的簡(jiǎn)歷表面匹配度最高，也可以多增加機(jī)會(huì)。你可將簡(jiǎn)歷改成為他職位描述完全量身定做的簡(jiǎn)歷。

其實(shí)求職者有更多的面試機(jī)會(huì)，不但可以增加成功求職機(jī)會(huì)，還可以增加自己的信心，工資越叫越高還可以積累面試經(jīng)驗(yàn)。很多優(yōu)秀的求職者網(wǎng)上發(fā)了很多簡(jiǎn)歷沒有回應(yīng)，以為自己不行沒有競(jìng)爭(zhēng)力，只好自動(dòng)降價(jià)，實(shí)為可惜!

要知道現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)求職的成功率一般是發(fā)200份簡(jiǎn)歷，有8份面試，2份成功，一個(gè)是你不想去的，可能一個(gè)是你相對(duì)滿意的。所以網(wǎng)絡(luò)求職的朋友千萬不要對(duì)自己失去信心。

求職技巧：

簡(jiǎn)歷常刷新

內(nèi)含關(guān)鍵詞

在網(wǎng)上填寫簡(jiǎn)歷和通過郵件求職，一些小技巧可以幫助求職者提高“中標(biāo)率”。

簡(jiǎn)歷盡量出現(xiàn)大公司關(guān)鍵字

據(jù)了解，人事經(jīng)理搜索人才，一般會(huì)以關(guān)鍵字“知名企業(yè)名稱 職位名稱”搜索。比如IT行業(yè)喜歡招聘微軟的銷售經(jīng)理，人事經(jīng)理會(huì)這樣搜索：“微軟 銷售經(jīng)理”，系統(tǒng)會(huì)搜索到簡(jiǎn)歷中出現(xiàn)以上關(guān)鍵字的求職者，如果你的簡(jiǎn)歷里有這樣的字樣，就可以被搜索到。

刷新簡(jiǎn)歷保證位次靠前

人才搜索時(shí)，符合條件的簡(jiǎn)歷是按刷新的時(shí)間順序排列，而人事經(jīng)理一般只會(huì)看前面一兩頁(yè)。因此求職者每次登錄，最好都刷新簡(jiǎn)歷，刷新以后，就能排在前面，更容易被人事經(jīng)理找到。

另外一種方法是，在發(fā)送郵件之前把個(gè)人電腦系統(tǒng)時(shí)間改為一個(gè)未來的時(shí)間，比如2010年。大多數(shù)郵箱系統(tǒng)把郵件按時(shí)間順序排列，所以這種方法可以保證自己的郵件一直排在前面。

郵件標(biāo)題要?jiǎng)e致醒目

首先，除非招聘單位有特別要求，否則不要在郵件標(biāo)題里使用英文和特殊符號(hào)，這樣很容易被系統(tǒng)當(dāng)作垃圾郵件。

一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)題一般是：你要申請(qǐng)的職位 你的姓名 這份職位要求的工作地點(diǎn)。這樣能讓閱讀郵件的人一目了然地掌握應(yīng)聘者的信息。

在此基礎(chǔ)上，還要考慮到如何從千百郵件中脫穎而出。

這需要郵件標(biāo)題有一定的吸引力，比如求職郵件中的經(jīng)典標(biāo)題：“空姐來京應(yīng)聘秘書”。

簡(jiǎn)歷陳述內(nèi)容與要求匹配

簡(jiǎn)歷不僅僅是把個(gè)人介紹完，更重要的意義在于表明自己與應(yīng)聘職位的契合。

所以求職者在準(zhǔn)備簡(jiǎn)歷的時(shí)候應(yīng)該著重強(qiáng)調(diào)自己的經(jīng)歷與職位需求的關(guān)系，不必過分介紹和應(yīng)聘職位無關(guān)的內(nèi)容，簡(jiǎn)歷通篇應(yīng)該表達(dá)和印證一個(gè)觀點(diǎn)：我是最適合這個(gè)公司與這個(gè)職位的。

提醒

不把簡(jiǎn)歷放在附件里

簡(jiǎn)歷放在附件里首先增加了人事經(jīng)理看簡(jiǎn)歷的時(shí)間成本;頻繁下載附件增加了招聘單位的工作量，保存附件也很容易找不到那個(gè)文件;第三，正文沒有字直接在附件中粘了一個(gè)簡(jiǎn)歷，顯得誠(chéng)意不足。而且由于增加工作量和附帶病毒等問題，有些企業(yè)在招聘廣告中就強(qiáng)調(diào)了勿以附件形式投遞。

不改寫縮寫職位名稱

應(yīng)聘職位的名稱按公司給出的寫，不要改寫、縮寫，很多時(shí)候求職者自己發(fā)明的名詞，由于沒有對(duì)應(yīng)的職位而落空。

不應(yīng)聘一個(gè)單位的若干職位

前程無憂人力資源專家建議，向一個(gè)單位同時(shí)申請(qǐng)多個(gè)職位，并不能表明你的能力超人，相反，用人單位會(huì)認(rèn)為你非常盲目，沒有自己的目標(biāo)，缺乏主見。

專業(yè)建議

對(duì)只留手機(jī)號(hào)碼的企業(yè)保持謹(jǐn)慎

投簡(jiǎn)歷“天女散花”不可取

網(wǎng)絡(luò)招聘雖然為職位申請(qǐng)?zhí)峁┝藰O大的方便，但是有的求職者為了提高“命中率”，不管自己是否適合職位要求，采取“天女散花”的形式，廣而散發(fā)自己的簡(jiǎn)歷和求職信。這種“掃射”方式不僅為招聘方帶來了不少“垃圾簡(jiǎn)歷”，降低了招聘效率，也因回復(fù)率低而給自己的信心和網(wǎng)絡(luò)招聘帶來陰影。所以建議大家有針對(duì)性地投放自己的簡(jiǎn)歷和申請(qǐng)，申請(qǐng)要準(zhǔn)不要廣。

一、姓名、通訊地址、聯(lián)系電話、電子郵件、網(wǎng)址占據(jù)求職信頂端的中間或靠邊。注意：每條信息之間分隔清晰，網(wǎng)址獨(dú)立成行;為便于掃描，每條信息獨(dú)立成行最好。

二、日期低于聯(lián)系方式兩行，靠右邊;提要低于日期一行，靠左邊。在英文求職信中，日期靠左邊/右邊，提要低于日期兩行，靠右邊。

三、能夠用對(duì)方的姓名直呼對(duì)方最好，因?yàn)槿藗兌际窍矚g別人稱呼自己的名字。所以，想辦法去弄清楚面試負(fù)責(zé)人的姓名和性別。如果不能，你可以使用尊敬的雇主或干脆用早上好比起用尊敬的先生或女士要親切地多。

四、想盡一切辦法，讓求職信的第一句話就抓住閱讀者，讓他能認(rèn)真地讀你的簡(jiǎn)歷。使對(duì)方感興趣的金科玉律是：從對(duì)方的利益出發(fā)，為對(duì)方的利益服務(wù)。

五、把你的基本技能、成績(jī)、以及別人對(duì)你以往業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)介紹給雇主，對(duì)你的工作經(jīng)歷加以概括，如：在某公司擔(dān)任會(huì)計(jì)工作期間，取得了如下成績(jī)：┄┄如果你的求職信不包括簡(jiǎn)歷，那么長(zhǎng)度不應(yīng)超過六段。

六、向?qū)Ψ街轮x，感謝其花時(shí)間閱讀你的材料，并考慮與你面談;告訴對(duì)方你會(huì)在某某時(shí)間打電話詢問材料是否安全抵達(dá)和安排時(shí)間面試事宜。即使你打電話問知的結(jié)果不盡如人意，但總比你一直等待一個(gè)永遠(yuǎn)不會(huì)打來的電話要好。

七、常見的結(jié)束語有此致、敬禮、順頌商安等。其下是你的簽名，字跡不可潦草模糊。如果在聯(lián)系方式中你沒有署名，那么在你的簽名下應(yīng)該打印上你的名字，以確保對(duì)方能清晰辨認(rèn)。

第二篇：關(guān)于電子郵件格式

商務(wù)電子郵件格式

一、關(guān)于主題

1.一定不要空白標(biāo)題。

2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不要讓outlook用….才能顯示完標(biāo)題。

3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然，又便于留存。時(shí)間可以不用注明，一般郵箱會(huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。

4.標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。

5.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。6.可適當(dāng)用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。

8.最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

二、關(guān)于稱呼與問候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。

2.郵件的開頭要稱呼收件人。在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。3.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)HI, 中文的寫個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個(gè)寫。

結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards,中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的。若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

三、正文

1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。

若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說清楚事情，如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件。

2.注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短干練。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。

5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

6.合理提示重要信息

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。

四、附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。

4.附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

五、語言的選擇和漢字編碼

1.只要必要的時(shí)候才使用英文郵件。

2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件。

3.對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，準(zhǔn)確表達(dá)郵件中涉及的問題。4.選擇便于閱讀的字號(hào)和字體。

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不要用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。

六、結(jié)尾簽名

1.簽名信息不宜過多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。2.不要只用一個(gè)簽名檔

對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過于正式的簽名檔會(huì)讓對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

七、回復(fù)技巧

1.及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。

對(duì)每一封郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)收到，說明正在處理。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)

當(dāng)答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。

3.回復(fù)不得少于10個(gè)字

4.不要就同一問題多次回復(fù)討論

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。

對(duì)于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過長(zhǎng)不可閱讀。此時(shí)應(yīng)立即對(duì)之前的討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減不必要的內(nèi)容，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）

如果只需要一個(gè)人知道的事情只需單獨(dú)回復(fù)。如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該reply all, 讓大家都知道，不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。

如果你對(duì)發(fā)件人提出的問題不清楚，或者有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點(diǎn)擊“回復(fù)全部”之前，要再三確定。

6.主動(dòng)控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中制定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無須行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC 還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、密送人）

1.TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這件事情，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回復(fù)。

3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。

4.TO,CC中的各個(gè)收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門、按等級(jí)從高到低或從低到高都可以。

5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 6.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

第三篇：電子郵件管理

廣州XXX電子科技有限公司

電子郵件管理規(guī)定

第一章 總綱

第1條 為了規(guī)范員工對(duì)電子郵件的收發(fā)和使用，特制定本規(guī)定。第2條 本規(guī)定適用于公司所有對(duì)內(nèi)對(duì)外的公務(wù)電子郵件的收發(fā)。

第二章 公司電子郵箱的使用

第3條 各員工需要有一個(gè)屬于自己的電子郵箱。以方便公司內(nèi)部之間信息的傳遞。并且由行政人事部備案。

第4條 員工必須妥善保管好電子郵箱地址及密碼，防止被盜用。第5條 員工必須每日至少查看一次電子郵箱，以便及時(shí)接收郵件。

第6條 員工的對(duì)外往來的公務(wù)郵件，原則上必須使用公司統(tǒng)一后綴的郵箱，以提升企業(yè)形象。

第7條 員工發(fā)送公務(wù)用郵件時(shí)，必須包含以下內(nèi)容：（1）稱謂：包含“先生、小姐、主管、經(jīng)理”等敬稱；（2）問候語：如“您好！、”“早上好”、“工作辛苦了”等；（3）需告知事件的內(nèi)容描述，描述應(yīng)具體、明確、簡(jiǎn)潔；（4）告知郵件中的附件個(gè)數(shù)以及內(nèi)容描述；

（5）結(jié)束語：如“商祺”“非常感謝”、等，如需回復(fù)，應(yīng)寫明：“候復(fù)”“請(qǐng)立即回復(fù)”等內(nèi)、容。

（6）個(gè)人簽名，可按如下樣板設(shè)定：

------XXXXXXXXXX(公司名字)xxxx 部（部門名）xxx（姓名）

Tel: 020-138xxxxxxxx-xxx Fax: 020-xxxxxxxxx E-mail: ********@qq.com

Mobile: xxxxxxxxxxxx------

第三章 公司文件的收發(fā)

第8條 公司內(nèi)部書面溝通提倡以電子郵件形式發(fā)放，并保留發(fā)放記錄。重要文件則抄送行政人事部進(jìn)行備案。

第9條 以下公司文件的電子版必須與書面版本同時(shí)通過企業(yè)網(wǎng)內(nèi)部郵箱向相關(guān)人員發(fā)送，公司文件電子版必須為掃描文件或圖片格式：（1）公司發(fā)文單，包括部門通知等；（2）會(huì)議紀(jì)要（3）各類報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等（4）企業(yè)內(nèi)刊或簡(jiǎn)報(bào)（5）員工通訊錄

（6）工程技術(shù)普及性知識(shí)文檔（7）其他需要發(fā)送電子版本的文件

第10條 各部門員工在閱讀電子郵件后應(yīng)當(dāng)進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容可以為：“知悉。收到?！钡纫磺斜硎灸阋呀?jīng)閱讀郵件并理解郵件內(nèi)容的文字。

第11條 郵件發(fā)送必須遵守公司文件保密規(guī)定的保密等級(jí)及發(fā)放范圍。

第四章 電子郵件的管理

第12條 接收的重要郵件及時(shí)備份或采取抄送、轉(zhuǎn)發(fā)形式向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)。

第13條 發(fā)送重要電子郵件必須遵守公司保密制度規(guī)定，必要時(shí)可以使用加密傳輸。第14條 郵件發(fā)送時(shí)可設(shè)定要求回執(zhí)，并電話確認(rèn)對(duì)方是否收到。

第15條 員工離職時(shí)，人事經(jīng)理/主管必須及時(shí)注銷或更改電子郵箱密碼。商務(wù)崗位工作人員的電子郵箱需在離職前完成交接手續(xù)。

第16條 若發(fā)現(xiàn)任何非法使用其用戶帳號(hào)或存在安全漏洞情況，應(yīng)立即報(bào)告人事行政部。第17條 人事行政部負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)使用情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。對(duì)于違反本規(guī)定的員工，隨時(shí)有權(quán)停止和取消其服務(wù)帳號(hào)。第18條 公司有權(quán)對(duì)以下郵箱收發(fā)情況進(jìn)行跟蹤：（1）已離職的商務(wù)人員郵箱（2）郵箱收發(fā)異常，有泄密可能的（3）郵件來往中發(fā)現(xiàn)病毒較多的（4）公司重要郵箱

（5）其他重要郵件需進(jìn)行跟蹤的

第五章 處罰

第19條 發(fā)現(xiàn)以下情形者，公司有權(quán)視情節(jié)輕重處以警告、通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰，造成嚴(yán)重后果的可予以撤職、開除：具體如下：

（1）長(zhǎng)期不閱讀郵箱內(nèi)的郵件，導(dǎo)致重要郵件接收延誤的；處以50元/天.直到發(fā)現(xiàn)此郵件為止。（時(shí)間以電子郵件到達(dá)時(shí)間為準(zhǔn)）

（2）請(qǐng)示郵件規(guī)定在三天內(nèi)答復(fù)，若超過三天，按照50元/天處罰，若收件人遇到特殊情況不能及時(shí)批示或者必須請(qǐng)示更高一級(jí)指示的，則等待答復(fù)時(shí)間不能超過5天；（時(shí)間以電子郵件到達(dá)時(shí)間為準(zhǔn)）

（3）批示郵件必須當(dāng)天答復(fù)，超過當(dāng)天的，則按照50元/天處罰；（時(shí)間以電子郵件到達(dá)時(shí)間為準(zhǔn)）

（4）對(duì)于郵件中的“收件人”，接到郵件必須答復(fù)，對(duì)于郵件中的“抄送人” 接到郵件可以不答復(fù)?！笆占恕比粢粋€(gè)月內(nèi)出現(xiàn)5封電子郵件未回復(fù)，則處以通報(bào)批評(píng)，6封電子郵件以上則按20元/封處罰。

（5）使用公司郵箱發(fā)布負(fù)面信息或誹謗、中傷他人的，經(jīng)查實(shí)，處以通報(bào)批評(píng)，若再犯，則以撤職、開除處罰。（6）郵件只是針對(duì)某人、某事發(fā)放，不能夠亂發(fā)、群發(fā)，如果行政部接到投訴，初犯處以警告。若再犯，每次處罰20元/次。

（7）以上情況，若“收件人”處于出差或休假期間，則“發(fā)件人”應(yīng)以電話形式通知“收件人”。若未能通知到位，“收件人”產(chǎn)生的處罰則由“發(fā)件人”承擔(dān)。第20條 本規(guī)定自頒布之日起生效，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋，修改時(shí)亦同。

2012年04月01日

第四篇：英文電子郵件

Subject: Some employment information related to my major.Dear Mr.Wang, My name is Li Ming and I would like to express my interest in the position of a Network Engineer with your company which was recruited in a job fair last Sunday.I major in Electronics and Communication Engineering, I am a graduate student in grade one.And I don’t know about our career prospects very well.So I would be honored that if you take some additional information about theNetwork Engineer and some employment information related to my major.I am looking forward to your reply.And please accept my sincere thanks and best wishes.Yours sincerely, Li Ming Li Ming North China University of Technology 186-0000-0000

第五篇：英文電子郵件格式及

英文電子郵件的基本要素是主題、稱謂、正文、結(jié)尾用語及署名。

電子郵件最重要的部分是主題，假設(shè)我們都是很忙的人，在打開郵箱閱讀郵件時(shí)，第一眼看到的就是郵件的主題。所以，主題應(yīng)當(dāng)做到言簡(jiǎn)意賅并突出郵件重要性。英文郵件的主題需要注意不超過35個(gè)字母，將位于句首的單詞和專有名詞首字母大寫。比如：Some questions about C++.在比較正式的格式中，需要把每個(gè)單詞的首字母大寫（介詞、冠詞除外）。

稱謂如果是第一次給對(duì)方寫信，那么稱謂最好用“Dear+全名”，這樣會(huì)讓人感覺比較正式。如果對(duì)方以非正式口吻來信，我們也可以類似非正式地回復(fù)。比如：“Hello/Hi Lillian”。在實(shí)際通信中可能遇到不知道對(duì)方姓名，可以用“Dear+對(duì)方頭銜”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英國(guó)人習(xí)慣在稱呼后加“，”，美國(guó)人習(xí)慣在稱謂后加“：”，有時(shí)也可以不加任何標(biāo)點(diǎn)，是具體情況而定。

在書寫正文時(shí)，把最重要的事情寫在正文最前面或者郵件內(nèi)容較長(zhǎng)時(shí)寫在第一段。為了讓收件人閱讀郵件比較舒服，我們需要注意郵件正文結(jié)構(gòu)的美感，郵件段落最好控制在兩三段之內(nèi)。如果一封電子郵件涉及多個(gè)信息點(diǎn)，我們可以采用分條目的方法，如符號(hào)、小標(biāo)題、編號(hào)來使得郵件想要表達(dá)的內(nèi)容層次清晰。郵件內(nèi)容應(yīng)注意單詞的拼寫、大小寫、標(biāo)點(diǎn)、語法等。所謂以小見大。

結(jié)尾語在正文之后添加。注意一般結(jié)尾語中只有第一個(gè)單詞首字母大寫而剩余單詞都小寫，此處與稱呼不同。一般電子郵件： Sincerely, Sincerely yours, 私人電子郵件： Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers，As ever, With love, Affectionately,......在正文最后需要署名，可以寫全名，也可以只寫名字。需要辨明性別時(shí)可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。對(duì)于咱們中國(guó)人，為了區(qū)分姓和名，可以把我們的姓的字母全部大寫，例如XIONG Lillian.如果寫信人代表的是一個(gè)組織或部門，應(yīng)在名字下一行寫上自己的職位、所屬部門。

郵件中常用詞匯：

附件attachment I am attaching the report.我把報(bào)告放在了附件中

轉(zhuǎn)發(fā)forwarded I've forwarded your e-mail to Alice.我已經(jīng)將你的郵件轉(zhuǎn)發(fā)給Alice 保持聯(lián)系 stay /keep in touch 對(duì)方告知決定.Please let me know your decision as soon as possible.寫信給別人時(shí)一般常用How are you been recently? 回復(fù)別人郵件時(shí)一般常用I am happy to receive your e-mail.實(shí)用郵件舉例： 工作求職

工作求職類的郵件大體分為申請(qǐng)職位、介紹自己、期待回復(fù)、表達(dá)謝意幾個(gè)部分。i.e.Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of...as posted in your website.Introduce yourself...Please find attached a copy of my resume for your review.我的簡(jiǎn)歷請(qǐng)見附件，作為參考。

或者：Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you.Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表達(dá)謝意

日常生活中經(jīng)常會(huì)使用到表達(dá)謝意的郵件，在國(guó)外，參加完朋友邀請(qǐng)去的一次party，或者接受了別人饋贈(zèng)的禮物等情況下都需要寫一封thanks letter。而此類郵件也非常好寫，只要能夠表達(dá)自己對(duì)收件人的真摯的感激之情即可。Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night.It was so thoughtful of you.I would like to invite both of you to my house when you are available.Best regards, Lilian 咨詢了解

咨詢了解類郵件的目的是想要得到關(guān)于某人、物的一些信息。郵件具體內(nèi)容大致包含如下：

1）告知對(duì)方你是如何得知其信息的，比如報(bào)紙、網(wǎng)站等。

2）說明自己想要了解的東西，當(dāng)咨詢信息較多時(shí)，最好列舉出來，as 詳細(xì)、清晰 as possible.3）末尾用一句話結(jié)束總結(jié)這次咨詢。I am writing to request information about sth.I would like to request a copy of sth.最后表達(dá)希望時(shí)用語：I look forward to hearing form you soon.期待盡快收到您的回復(fù)。

英文電子郵件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu(以上每一行,或者每個(gè)段落,都是左對(duì)齊的)

一、主題

主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過35個(gè)字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長(zhǎng)）主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 這樣的表達(dá)，YES：應(yīng)改為Tomorrow's meeting canceled。

一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!

二、稱呼

1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無須使用諸如Dear Mr.John之類的表達(dá)。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy，或者M(jìn)r.Smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David

3、人家的名字千萬不要錯(cuò),老一輩的看到名字錯(cuò)就干脆攆去垃圾桶.同樣, 頭銜都不要錯(cuò).頭銜或?qū)W位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt

4、多過一個(gè)男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同樣不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜,有時(shí)大頭不知道對(duì)方頭銜,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

6、職銜短可以一行過,長(zhǎng)就下一行吧.例如: Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

7、老外的名字有時(shí)有Jr.或 Sr.,之前的逗點(diǎn)是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人: YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼.如果沒有名字,或者是很正規(guī)信的信件,可以考慮這些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有時(shí)見到人家用冒號(hào)就說人家錯(cuò),其實(shí)也未必啊,看: YES：Dear Mr.Jones:(非常正規(guī))Dear Joan: Dear Jim, Jim,(非正規(guī))

三、結(jié)尾部分

A、書信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關(guān)系才選擇用詞,例子:

1、Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶)Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類)Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!有時(shí)在we, I, and you之間選擇是很煩的事--如果是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果單純說你自己,可以用: I found the brochure very informative.有時(shí)可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會(huì)錯(cuò)了.多用you有時(shí)會(huì)有隔閡的感覺.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一樣)I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(這就友善多了)Your book was well written and comprehensive.(不用你來判斷我呀~~)I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客氣一點(diǎn),人家受落)總之,語氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度.B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡(jiǎn)明。常常只須一個(gè)詞，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會(huì)笑你的...簽名也看信件的語氣.給朋友或公司

客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.郵件范文 1.Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

我們的總經(jīng)理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關(guān)在那開樣品房的事宜，他會(huì)于六月3日下午2：00點(diǎn)拜訪您。

請(qǐng)告知這個(gè)時(shí)間對(duì)您是否方便。如不方便，請(qǐng)建議具體時(shí)間。

您誠(chéng)摯的