第一篇：《頂尖秘書》_第十篇_頂尖秘書如何安排領(lǐng)導出行

一、領(lǐng)導出差，秘書須做哪些準備

領(lǐng)導經(jīng)常出差，而且有很多出差任務(wù)是臨時決定下來的。

不論是在國內(nèi)出差還是到國外出差，不論是短期出差還是長期出差，在每次出差動身之前，秘書都要為領(lǐng)導做大量的準備工作。如安排日程、預(yù)訂機票船票和旅館、整理隨身攜帶的洗漱用品、預(yù)支差旅費，準備必需的文件資料和領(lǐng)導在各種不同場合的發(fā)言提綱等。如果與領(lǐng)導同行，不僅要做好工作上的助手，還要做好生活上的助手；如果留在家里，同樣要做好自己承擔的各項日常工作。

領(lǐng)導要去出差。那么，出差的目的是為了什么呢?秘書在為領(lǐng)導草擬出差日程表之前，一定要弄清這個問題。領(lǐng)導出差，頂尖秘書應(yīng)做的準備工作有：

1．訂出周密的計劃

頂尖秘書為領(lǐng)導做出差準備，一定要細心周到地做好計劃。如果不是忘了帶合同文本，就是在日程安排上出現(xiàn)“撞車”，那會給領(lǐng)導，也會給自己出不少麻煩。對于出差過程中的每一項日程，頂尖秘書都要預(yù)先像放電影一樣讓每一個情節(jié)在自己的頭腦中出現(xiàn)一次。

要作好這項工作，首先必須知道領(lǐng)導此行的目的，否則，不可能訂出周密詳細的計劃。

2．與對方秘書聯(lián)系

不管領(lǐng)導是去開會、出訪還是應(yīng)邀去參加研討會，或是為了洽談具體的業(yè)務(wù)，秘書一定要事先與對方的秘書聯(lián)系，把活動的時間和地點約好。

領(lǐng)導是坐火車去還是乘飛機去?是星期一下午動身，還是星期二早晨動身合適?除去參加會議或洽談業(yè)務(wù)外，有沒有其他事要辦?還有沒有其他東西要準備?對于這些問題，頂尖秘書預(yù)先要擬一個提綱，找個時間向領(lǐng)導作個專題匯報。

領(lǐng)導可能會根據(jù)自己的習慣或愛好，對秘書的日程表作些修改。

日程表排好之后，頂尖秘書要多復印幾份，給領(lǐng)導、給在家負責日常工作的領(lǐng)導及有關(guān)人員各送一份。安排日程的時候，在時間上一定要留有余地，特別是第一次去的地方，更是如此。其中，這個余地是相對的，不能讓領(lǐng)導閑得無聊，浪費時間。

如果要去游覽觀光，最好安排在空閑時間進行。在與對方秘書聯(lián)系的同時，還可以通過其他的渠道，了解一下對方所在地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況，這些對安排日程表也有重要的參考作用。

如果與對方是初次接觸，那么，讓對方在什么地方接站，或者什么時候登門拜訪對方，這些細節(jié)問題，頂尖秘書都要事先考慮好，因為這往往容易影響領(lǐng)導本人的形象。

3．預(yù)訂車票

在準備預(yù)訂車票(或機票)的時候，一定要查用最新的列車時刻表，因為現(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時性的車次，稍不留心，就會訂不上。

各機關(guān)單位和公司對出差的待遇都有不同的規(guī)定。比如，按規(guī)定飛機的頭等艙不是每個出差的人都能乘坐的。因此，秘書在預(yù)訂車票和機票之前，一定要弄清領(lǐng)導出差時能享受哪一級的待遇。

預(yù)訂車票時，最好選擇直達車。因為出差途中，最麻煩的就是換車，倒來倒去，稍不注意，就會誤車誤點。所以能直達的就最好不要換車。如果是在大站換車，在時間上一定要安排得寬裕些。

為了預(yù)防意外，頂尖秘書在日程上要注明其他交通工具，如飛機、輪船起飛、起航的時間，這樣能根據(jù)實際情況，及時靈活地換乘其他交通工具。

從平時起，秘書就要注意學習預(yù)訂和購買車票、機票、船票的辦法，及如何使用支票，如何兌換外幣，等等。這樣，就能保證領(lǐng)導工作的順利。

4．安排住宿 領(lǐng)導出差，安排住什么樣的旅館，一般頂尖秘書都要根據(jù)領(lǐng)導個人的愛好和習慣來決定。有餉領(lǐng)導喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館；也有的喜歡住富麗堂皇的高級飯店；有的喜歡住單人房間；有的則喜歡兩人合居一室。秘書對此要弄清楚，并事先聯(lián)系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本單位的辦事處或子公司，或自己的事務(wù)所的話，就請他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處。沒有的話，就請當?shù)芈糜位蚪煌ú块T介紹。沒有什么特別的情況，不要去找自己的客戶或代理商。

因為頂尖秘書一去找他們，他們就熱情地邀請住到他們那里去。他們越是熱情，給他們帶來的麻煩就越多。

整理好隨身攜帶的用品

領(lǐng)導出差要隨身攜帶哪些東西，頂尖秘書一定要替領(lǐng)導想好。因為如果出差是遠行，忘了帶什么東西必須要回來取的話，那就要誤事。臨動身之前，頂尖秘書要把領(lǐng)導隨身攜帶的東西按公與私分別列個清單，給領(lǐng)導看看有什么遺漏。

領(lǐng)導出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動日程表、地圖、交通圖、照相機、收錄機及一些備用品。如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等。

但是，頂尖秘書在準備這些東西時，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。

6．臨行前的工作安排

秘書一方面為領(lǐng)導出差作準備，但在另一方面也要讓領(lǐng)導對

其工作做個安排。領(lǐng)導要出差了，特別是出差的時間比較長，各部門來請示的人肯定會增多，送上來的請示報告也會增多。在這時，頂尖秘書要注意安排好領(lǐng)導的休息，不要讓領(lǐng)導帶著滿身的疲倦和牽掛去出差。比如，在動身前兩三天，與有關(guān)部門打個招呼，把一些定期的匯報材料先緩一緩，待領(lǐng)導回來后現(xiàn)看。

二、領(lǐng)導動身的當天該做什么

動身那天，頂尖秘書應(yīng)做的工作有：

1．安排送站的車

不論領(lǐng)導是從單位走還是直接從家里走，秘書都要安排好送站的車。

2．檢查所坐的車次或航班

最后檢查一下火車或飛機的運行情況，特別是飛機因氣候不佳而誤點的情況經(jīng)常發(fā)生。如果是乘飛機的話，一定要向飛機場方面詢問一下當天的航班情況。

3．檢查是否有遺漏

動身之前，一定要再仔細檢查一下領(lǐng)導是否有什么東西忘記帶了，如果有，迅速補上。

4．通知好對方

起程之后，或把領(lǐng)導送上火車或飛機之后，就要立即打電話通知對方接站的時間。特別是在改變原定的車次或航班的情況下，一定要將新的變化告訴對方。

三、隨領(lǐng)導一起出差

頂尖秘書隨領(lǐng)導一起出差時，主要的工作和任務(wù)有：

1-在車內(nèi)

在車里，秘書的位置不能離領(lǐng)導太遠，稍稍往后靠一靠就行了。秘書的主要職責是照看好行李。

2．出站時 火車到站時，秘書要提著行李先下車。如果對方有人來接站時，就要先找到對方接站的人。找到對方接站的人之后，不要自作主張地代表領(lǐng)導向?qū)Ψ奖硎靖兄x，而是先把領(lǐng)導介紹給對方，由領(lǐng)導出面表示感謝。只有當對方也是秘書來接站的情況下，自己才可以向他表示感謝。

在出站時，不要麻煩對方給自己提旅行包。如果對方非常熱情，一定要幫自己提，也不能太固執(zhí)，因為在大庭廣眾之下賓主推來推去實在不雅。

但是，秘書自己不能兩手空空，無論如何也得象征性地提點東西。同樣的道理，也不能讓對方的秘書兩手空空，使領(lǐng)導覺得對方的秘書一點也不熱情。

3．注意回避

當領(lǐng)導與對方寒暄的時候，秘書要適當離他們遠一點，注意回避。但是，上車后和開始正式會談時，就不能顯得太呆板了。

在久別重逢等場合，領(lǐng)導們也許會有說不完的話，從花開花落一直談到人世滄桑。在這時，為了按預(yù)定時間進行活動，頂尖秘書一方面要向領(lǐng)導示意時間已經(jīng)過了，另一方面也要注意提醒對方的秘書。

到了出差的最后一站，就要向單位匯報出差的情況，在這時，一定要附帶說明有多少行李，以便屆時單位派車來接站。

4．出差回來后

隨領(lǐng)導出差回來之后，頂尖秘書有許多事情要做，如出差總結(jié)報告、報銷差旅費、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把給對方的感謝信發(fā)出去。如果自己沒有與領(lǐng)導一起出差，那么，就以領(lǐng)導的名義寫；如果是與領(lǐng)導一起出差，也可以自己的名義向?qū)Ψ降拿貢硎靖兄x。但是，即使是如此，也不能只打個電話就算了，一定要寫成書面的感謝信。然后。應(yīng)該寫出出差總結(jié)報告。

總結(jié)報告主要是把出差的經(jīng)過和結(jié)果寫出來，交給有關(guān)部門傳閱。出差總結(jié)報告，各單位一般都有統(tǒng)一固定的格式。如果秘書沒有與領(lǐng)導一起出差的話，那就先聽聽領(lǐng)導的介紹；如果秘書與領(lǐng)導同行，就根據(jù)自己的記錄和參考領(lǐng)導的談話記錄去寫。

再次，要報銷差旅費。

應(yīng)將車票、住宿費等費用列出來，填好報銷單，如果還有其他額外支出，也要寫成支出報告，請領(lǐng)導核實之后，送財務(wù)部門報銷。

四、領(lǐng)導走后，秘書在家的工作

如果秘書沒有隨領(lǐng)導一起出差，停留在單位，他在工作也還有很多。

1．檢查領(lǐng)導遺漏的東西

給領(lǐng)導送站回來后，頂尖秘書還應(yīng)對檢查領(lǐng)導是否還有遺漏的東西，如果突然發(fā)現(xiàn)辦公室桌上還有一份文件，是明天領(lǐng)導和對方簽訂協(xié)議時用的。千萬不能驚慌失措，而是要想辦法把它給領(lǐng)導送去。辦法是：

一是用傳真機傳送過去。因為傳真機現(xiàn)在已開始普遍使用。

二是航空特快專遞。秘書將東西寄出去后，還必須打電話，告訴領(lǐng)導東西已經(jīng)寄 出。

2．抓住機會學習

領(lǐng)導出差之后，頂尖秘書不要以為自己沒有什么事做了。讓自己放松放松。應(yīng)當把領(lǐng)導出差的時間當做一個自學的好機會。平時自己覺得哪些工作不太熟練，哪些方面的知識還比較欠缺，過去沒有時間自學，現(xiàn)在就應(yīng)該抓住這個機會，充實自己。

3．電話的處理

在領(lǐng)導出差期間，如果有客人來電話找領(lǐng)導，頂尖秘書就要認真做好電話記錄，把電話的時間和內(nèi)容記錄下來。如果事情比較重要的話，領(lǐng)導回來時，在接站的時候匯報；如果不急，就待領(lǐng)導上班后再說。

如果遇到重大突發(fā)事件，要立即向領(lǐng)導匯報。

如果這時領(lǐng)導正在開會或與客戶會談，電話也找不到，這時可以把電話打到賓館，請對方接電話的人寫個紙條，讓領(lǐng)導晚上回旅館后再等自己的電話，或者給自己來電話。

如果事情不是很保密的話，也可以把事情的大致情況告訴接電話的人，請他直接轉(zhuǎn)告領(lǐng)導。

4．領(lǐng)導回來的時候要接站

領(lǐng)導出差回來的時候，秘書一般都要到車站或機場去接站。接站不單純是因為領(lǐng)導出差勞累幫領(lǐng)導搬搬東西，更重要的是可以加深彼此之間的感情，并且。還可以及時向領(lǐng)導匯報工作。

有的領(lǐng)導責任心很強，他們身在外地卻掛念單位的事情，回來后急于想知道自己不在單位期間所發(fā)生的一切，特別是出差之前懸而未決的一些問題的處理結(jié)果。

在匯報時，秘書不能給領(lǐng)導說得太多，使他有大雨傾盆之感。有些重要的事情不是三言兩語說得清的，對于這些事情頂尖秘書可以先寫個提綱。如果領(lǐng)導想急于知道詳情的話，可以把提綱遞給領(lǐng)導。

如果對方有人為領(lǐng)導送站的話，還要打個電話告訴他們領(lǐng)導已經(jīng)平安到達；如果是客戶為領(lǐng)導送站的話，那么在電話里還要向?qū)Ψ奖硎靖兄x。

五．秘書如何隨從領(lǐng)導出訪

1．秘書隨從工作有什么特點

秘書作為隨從有如下幾個特點：(1)流動性。

領(lǐng)導外出活動的流動性同機關(guān)內(nèi)部工作的穩(wěn)定性形成鮮明的對比，在機關(guān)內(nèi)部，秘書工作有常規(guī)可尋，隨領(lǐng)導出訪隨從事務(wù)須圍繞領(lǐng)導的活動開展。

領(lǐng)導外出活動的時間、地點、環(huán)境和內(nèi)容不斷地轉(zhuǎn)移、變化，秘書也應(yīng)相應(yīng)地變化，而且要先走一步，加強隨從事務(wù)的預(yù)見性、計劃性，為領(lǐng)導的外出活動嚴密組織、過仔細安排、環(huán)環(huán)相扣而無疏漏。

(2)全面性。

全面性是指隨從秘書承擔任務(wù)的綜合性。

在機關(guān)內(nèi)領(lǐng)導服務(wù)有一個秘書班子。其中，各自分工，各司其職。而隨從出訪秘書則可能是一個人或幾個人，不可能如在機關(guān)內(nèi)部那樣分工很細，而需進行全面性的綜合服務(wù)，從生活服務(wù)到文字服務(wù)，從交通、聯(lián)絡(luò)、會見、會談，隨從秘書都要親自安排，服務(wù)到底。全面性的特點要求隨從秘書必須是一個多面手；辦事精明強干，寫作“倚馬可待”。只有這樣，才能勝任隨從秘書工作。

(3)復雜性。

隨從工作比起機關(guān)的日常輔助工作要復雜得多，無論是領(lǐng)導公事出訪、商務(wù)調(diào)查，還是同外賓會見、會談，處理突發(fā)事件等，都要碰到各式人等，他們的立場、觀點、利害關(guān)系各不相同，他們反映的情況有真知灼見，有虛情假意，有實事求是，有表面文章。在觥籌交錯之際，可能隱含著某種謀劃，在鮮花禮品之中可能給領(lǐng)導出了難題，等等。

頂尖秘書要有充分的思想準備，保持清醒的頭腦，冷靜、機靈 地處理各種敏感的問題。

如何做好領(lǐng)導的隨從要求 在許多居政府要職的高級干部出訪或外出巡視的過程中，往往有一大批文秘人員需要作為政府隨員，緊隨其后，從事各種準備和接待紀錄工作。這些文秘人員由于處在重要位置，往往對其有著更高的道德要求。這包括如下幾方面：

(1)忠于職守。

隨從秘書忠于職守主要包括三個方面的內(nèi)容：

一是忠于國家和民族的利益，具體的則是忠于本部門、本單位的利益。

二是熱愛隨員工作，對本職工作認真負責，一絲不茍。

三是恪守本分，甘當助手、配角，甘當無名英雄，不越權(quán)，不以“準首長”自居，更不能狐假虎威。

(2)嚴守機密。

由于隨員秘書可以參與領(lǐng)導班子的各種會議，又負責各種機密文件的起草和保管，因而隨員秘書工作具有高度的機密性。同時，隨員是工作在領(lǐng)導身邊的人，是“消息靈通人士”。

所以，作為隨員秘書，應(yīng)嚴守黨和國家的機密，既使是本單位的經(jīng)濟情報也不能泄露。

另外，隨員對領(lǐng)導尚未決定的關(guān)系到群眾利益的事，如住房分配，工資調(diào)整，工作調(diào)動，出國訪部等等也不應(yīng)泄露。

嚴守機密還包括不看、不聽、不記自己不該知道的機密。(3)廉潔奉公。

在跟隨領(lǐng)導人下基層時，隨員秘書不能以權(quán)謀權(quán)，收受賄賂，不得尋找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，應(yīng)自覺做到廉潔奉公。

(4)按領(lǐng)導意圖辦事。

領(lǐng)導意圖，是指領(lǐng)導在指導其所控系統(tǒng)實現(xiàn)目標過程中所提出的意見。領(lǐng)導意圖的表達方式，可以是命令，也可以是指示、決定、交辦意見；既可以是口頭形式，也可以是書面形式。

隨員工作只能體現(xiàn)領(lǐng)導的指導思想，不能離開領(lǐng)導意圖搞個人的發(fā)揮、想象。

其中，隨員秘書可以提建議、提想法，思想可以活潑，考慮問題可以開闊些，但不能用不符合總意圖的想法干擾領(lǐng)導的思路和決策。

3．隨從事務(wù)的工作程序

隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導進行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導出席會議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國)。隨從事務(wù)，往往內(nèi)容不同，時間有短有長，但其工作程序都大致相同。以隨從領(lǐng)導出訪為例，其工作程序大致可分為三個階段：

(1)準備階段。

當領(lǐng)導確定出訪后，頂尖秘書要在出發(fā)前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準備工作。

①思想準備。

頂尖秘書要了解： 1)出訪的意圖、目的。2)出訪的內(nèi)容和重點。3)邀請單位和對象。4)參加出訪的有關(guān)人員。5)出訪的大致日程安排。

6)希望邀請單位做哪些準備工作等。

②組織準備。

頂尖秘書要做到：

1)根據(jù)領(lǐng)導指示擬制出訪方案。2)通知有關(guān)部門確定參加的隨從人員名單，并進行編組和分工o 3)組織所有人員參加預(yù)備會，聽取領(lǐng)導關(guān)于預(yù)備工作的指示，學習有關(guān)文件，布置具體任務(wù)。

4)印發(fā)出訪方案和日程安排。

5)與邀請單位聯(lián)系，使其有所準備。

③資料準備。

頂尖秘書要收集：

1)邀請單位的歷史沿革：領(lǐng)導班子：當前工作情況及評價的資料。2)同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導指示政策，法規(guī)性文件。3)同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗方面的資料。

4)出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資 料。

④物質(zhì)準備。

秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等日常用品。(2)出訪階段。

①做好組織安排。

領(lǐng)導出訪免不了有察看現(xiàn)場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時間、地點和有關(guān)人員。無論哪種活動，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。秘書看到、聽到的情況要及時、準確地向領(lǐng)導匯報。

②主動提出建議。

在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)主動向領(lǐng)導提出如何處理的建議。

③及時同單位聯(lián)系。

領(lǐng)導出訪期間，秘書要同原單位及時溝通信息。如將外出領(lǐng)導的活動情況及時告知單位，使單位留守領(lǐng)導者掌握外出領(lǐng)導的動態(tài)。同時也要從單位內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導及時了解有關(guān)的重要指示，以及原單位的工作動向，保證領(lǐng)導信息靈通，以利實施不問斷的指揮。

④處理好日常事務(wù)。

隨從秘書要主動處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協(xié)調(diào)，盡量做到事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。(3)結(jié)束階段。

隨從秘書要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：

①做好返程安排。

聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導的安全。②整理調(diào)查資料。‘

回單位后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。

③抓緊有關(guān)問題的落實。

在出訪時，領(lǐng)導答應(yīng)辦的事，回單位后秘書要及時通知、督促有關(guān)部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。④報銷差旅費。

隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導結(jié)算開支、報銷差旅費、償還預(yù)借款。

⑤回顧總結(jié)。

隨從秘書要對自己跟隨領(lǐng)導出訪期間的工作進行回顧總結(jié)，主動征求領(lǐng)導的批評、幫助，這對秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。秘書在整個跟隨領(lǐng)導外出活動期間要時刻注意維護領(lǐng)導的威信。執(zhí)行政策，遵守紀律。謙虛謹慎。平易近人。為領(lǐng)導、也為秘書自身樹立良好的形象。

在許多時候，頂尖秘書需陪同領(lǐng)導出訪客戶。這時候，領(lǐng)導和秘書的配合程度直接關(guān)系到單位的形象，作好陪同是對秘書的基本的要求。

領(lǐng)導在商務(wù)出訪中，有重要的契約或接受訂貨時，秘書必須與領(lǐng)導同行。．

客戶和領(lǐng)導有直接的關(guān)系時，作為秘書，應(yīng)該站在輔助的地位，和客戶初次見面時應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對方留下一個好印象。在整個談話過程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺。

當客戶和領(lǐng)導談話時，陪同的秘書應(yīng)該細心地傾聽。如果對方有問題問秘書，秘書要直接或間接地征詢領(lǐng)導的意見，然后給對方以滿意的回答。

談判過程中，如果領(lǐng)導和客戶在某個方面爭論得比較激烈，頂尖秘書就要適時地從中打圓場。

在商談結(jié)束時，無論成交還是不成交，都不要被當時的氣氛所影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對方有這樣的評價：“這個公司上下怎么一點禮貌都不懂?！被蚴牵骸斑@個公司領(lǐng)導還不錯，可用人不太精明，怎么選了個這么不懂禮儀的陪同?！?。

如果領(lǐng)導訪問的對象也是秘書自己所熟悉的。這時，頂尖秘書首先要注意的是不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導和客戶之間的中間人立場，使領(lǐng)導有多講話的機會。

在領(lǐng)導與客戶商談時，頂尖秘書應(yīng)該注意領(lǐng)導的談判技巧和應(yīng)對方法，并且要靈活掌握氣氛。

(1)氣氛過“熱”時，適當?shù)亍敖禍亍薄?2)氣氛過“冷”時．不時地“加溫”。(3)適度地轉(zhuǎn)移話題。解除尷尬。

頂尖秘書在領(lǐng)導談話時，不能一味騎墻。盡管商談是為了本公司的利益，但是，應(yīng)講究方式方法。

比如。當領(lǐng)導談判時進一步向?qū)Ψ教釂枙r，秘書可以若無其事地推動；當領(lǐng)導談判的內(nèi)容不當或有必要進行更正時，秘書應(yīng)該很有默契助領(lǐng)導一臂之力。

由于秘書同客戶也是舊相識，因此，秘書不要過多地同領(lǐng)導聯(lián)系以求占得上風。因為這樣會使對方提高警覺，產(chǎn)生戒備之心，對雙方的相互溝通無益。況且，有領(lǐng)導在場，秘書也大可不必過多地參與商談的主要內(nèi)容，領(lǐng)導心中自然是有數(shù)的。

在陪同領(lǐng)導訪問客戶時，秘書積極地配合他們，尊重他們，不僅能增進上下級的關(guān)系，在客戶眼中看來，也會認為這位秘書是一個應(yīng)對得體的好“幕僚”，從而提高領(lǐng)導和單位的信譽。

秘書隨領(lǐng)導外出應(yīng)禁忌什么

(1)忌擺錯位置。

隨從秘書要時刻牢記自己是為領(lǐng)導服務(wù)的，是普普通通的機關(guān)干部，只有服務(wù)、保障、指導下級單位工作的義務(wù)，沒有爭名利、搞特殊的權(quán)利，更不能借工作之便謀取私利，或借領(lǐng)導之名狐假虎威，應(yīng)嚴于律己，遵守職責。

其中，頂尖秘書要特別防止三個問題：

①身價過高。

秘書比領(lǐng)導還難見，比領(lǐng)導還老大，比領(lǐng)導還難說話，盛氣凌人，居高臨下。

②欲望太強。

為領(lǐng)導辦公事順便給自己辦私事，領(lǐng)導享受什么待遇自己也第十篇頂尖秘書如何安排領(lǐng)導出行 ．想攀比。③膽子過大。

未經(jīng)領(lǐng)導許可，對有關(guān)問題擅自作主，隨意表態(tài)，甚至打著領(lǐng)導的旗號，假用領(lǐng)導名義，違反規(guī)定，拉關(guān)系，走后門，搞不正之風。(2)忌作風隨便。

隨從秘書必須有良好的思想作風、工作作風和生活作風。大處著眼，小處著手，時時處處嚴格要求自己，在領(lǐng)導身邊工作應(yīng)該給群眾樹立起一種端莊可敬、樸實無華的好形象。

其中，頂尖秘書要克服這樣一些毛?。?/p>

一是在領(lǐng)導面前畢恭畢敬、曲意迎合，背后卻敷衍了事，甚至犯自由主義。

二是對下級反映的問題不冷不熱，甚至不屑一顧，或故意拖延，或曲解匯報。

三是裝腔作勢。喜歡在群眾面前出風頭，在領(lǐng)導面前爭彩頭。領(lǐng)導講話時隨意插話。

四是對領(lǐng)導過于隨便，拍拍打打，亂開玩笑；而在群眾面前則口出狂言，不拘小節(jié)。(3)忌動作懶散。

隨從秘書辦事應(yīng)迅速果斷，干凈利落，說走馬上出發(fā)，說?？删偷匕差D，對領(lǐng)導交辦的事，要件件有著落，事事有回音，既緊張快速，又有條不紊，不能拖泥帶水，漏洞百出。

以下三種情況是隨從秘書應(yīng)該避免的：

①動作拖拉，慢條斯理，不慌不忙，讓首長為你操心。

②生活懶散，丟東忘西，睡眼惺松，讓首長為你操勞。

③工作被動，眼中無活，撥撥轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，讓首長為你服務(wù)。(4)忌反應(yīng)遲鈍。

隨從秘書需要獨當一面地開展工作，必須頭腦機靈。思維敏捷，反應(yīng)快速，能夠準確理解領(lǐng)導意圖，熟悉領(lǐng)導的工作特點和生活習慣，積極主動地完成工作任務(wù)。

一般來說，領(lǐng)導對隨從秘書最不能容忍的有四條，頂尖秘書應(yīng)力戒之：

一是對已經(jīng)交待得很清楚的事項，理解不了，不能舉一反三，執(zhí)行結(jié)果走樣。，二是與其研究問題，沒有獨到見解，觀點含糊不清，語無倫次，只會出餿主意，幫倒忙。

三是該匯報的情況遲遲沒有著落。

四是說話辦事不分時機和場合，用得著時不在位：該回避時不離開，說話不著邊際，辦事不分輕重，關(guān)鍵時刻躲躲閃閃，處理問題沒有棱角。

六、隨領(lǐng)導出國

頂尖秘書隨領(lǐng)導出國，一般來說，有如下工作要做：

1．審查選定最佳旅程表

頂尖秘書一般應(yīng)根據(jù)情況編制幾個旅程表方案，供領(lǐng)導選擇。領(lǐng)導選定最佳方案后，秘書要打印成文。

2．準備好必須攜帶的文件資料

要根據(jù)旅行的目的要求，為領(lǐng)導準備隨身攜帶的各種文件，如講演稿談判、合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料以及目的地或與國家的指南等，同時還需為領(lǐng)導提供有關(guān)國家的風土人情及各種禮節(jié)，使領(lǐng)導到達后開展活動圓滿順利。

3．經(jīng)辦旅行的各種必要手續(xù)

頂尖秘書經(jīng)辦各種手續(xù)主要包括六項內(nèi)容：撰寫出國申請；辦理護照；辦理簽證；辦理“黃皮書”；辦理出入境登記卡；訂購機票、車船票。(1)撰寫出國申請。

出國申請一般包括以下內(nèi)容：

①出國事由。②出國團組的人數(shù)。

③出國路線及外方所在國名稱。

④出國日程安排。如出國時間、在國外活動時間、地點、回國時間等。

申請文書后面附出國人員名單(寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱)以及外方所發(fā)的邀請函(副單)。

(2)辦理護照。

護照是主權(quán)國家發(fā)給本國公民出入境及到國外辦事旅行居留的合法身份證件和國籍證明。凡出國人員均應(yīng)持有護照。出國前要憑護照辦理所去國家和中途經(jīng)停國家的簽證，憑護照購買國際航班機票和住旅館。任何國家都不允許沒有護照的人進入其國境，對護照的檢驗很嚴格。在國內(nèi)，外交、公務(wù)和因公普通護照，由外交部及其授權(quán)機關(guān)(各省、市、自治區(qū)的外事辦公室)辦理。在國外則由我國駐外使、領(lǐng)館等外交機構(gòu)負責辦理。

頂尖秘書在辦理護照時應(yīng)注意幾個事項：

第一，攜帶有關(guān)證件。

這主要包括主管部門的出國批件，出國人員政審批件，所去國有關(guān)公司的邀請書等文件。

第二，認真填寫有關(guān)卡片和申請表。

第三，拿到護照后，再認真檢查核對每位出國人員姓名、籍貫、出生年月和地點。

要檢查護照上的照片姓名是否與本人一致，有無授權(quán)發(fā)照人的簽字和發(fā)照機關(guān)的蓋章；發(fā)照日期和有效期有無問題，使用舊護照再次出國者更應(yīng)注意其有效期，若已過期，必須申請延長，出國人員是否在持照人欄目上簽字，其中秘書代簽亦可。

護照萬一遺失，應(yīng)立即向當?shù)毓簿謷焓Р檎?，若查找無獲，則立即申請補辦。(3)辦理簽證。

護照辦理好后，再申請所去國家(地區(qū))和中途經(jīng)停國家的簽證。

簽證是一國官方機構(gòu)對本國和外國公民出入國境或在本國停留、居住的許可證明。簽證一般可在護照上進行，也有的在其他身份證件上。如果前往未曾建交的國家，則用單獨的簽證與護照同時使用。我國的簽證一般在護照上簽。

前往國的簽證一般可持國外邀請書，或有關(guān)國家移民局的允許證等，通過中國旅行社簽證代辦處辦理。

取得簽證后，頂尖秘書要注意兩點：

第一，注意簽證的有效期及證明機關(guān)是否簽字蓋章。

第二，若由于種種原因簽證已過期失效，在國內(nèi)重新申辦延長，在國外應(yīng)通過我駐外使館或自行由駐在國有關(guān)當局辦理延長手續(xù)。(4)辦理“黃皮書”。

“黃皮書”即“預(yù)防接種證書”，因為它的封面通常是黃色的，所以慣稱“黃皮書”。

為防止國際問某些傳染疾病的流行，世界衛(wèi)生組織正式通過的《國際衛(wèi)生準則》規(guī)定，入境者在進入一個接納國的國境前，要接種種牛痘、霍亂、黃熱病的疫苗。

我國的黃皮書由衛(wèi)生部統(tǒng)一印制，各省市衛(wèi)生檢疫站負責簽發(fā)和注射疫苗，初次出國者，持單位介紹信前往辦理，已有黃皮書需要復種者可憑黃皮書進行。(5)辦理出境登記卡。

在辦妥上述各項手續(xù)后，秘書再攜帶出國人員的護照、戶口簿、居民身份證辦理臨時出國登記手續(xù)。

(6)訂購機票(車，船票)。

機票一般分為正式、優(yōu)待、特殊三種：按等級分有一等票(F)、經(jīng)濟票(Y)、公務(wù)票(c)；按旅行路線的狀況可分為六種：單程、往返程、環(huán)行、環(huán)球、分支旅行、斷路旅行等。

在國內(nèi)買機票時，須在中國民航所屬的售票處先填寫旅客訂座單，待所屬航班的機票訂妥后，按約定時間，持護照和票款取票。

在填訂座單時，若領(lǐng)導(或其他出國人員)已選好航班、等級，并確定了出發(fā)日期，就按計劃填寫；如果事先設(shè)計劃好，秘書先填寫出國人員姓名、年齡、職稱、性別、國籍、護照號碼、航程、等級，其余項目可講明要求，請售票處人員參謀幫助填寫。

取得機票后，應(yīng)仔細核對：

①各票本上的每張乘機聯(lián)上的姓名、外文拼音要正確，要與護照、簽證和黃皮書一致。

②每張乘機聯(lián)的右上角應(yīng)有出票航空公司印章和開票人簽字及出票日期。

③整個行程中所需各段機票應(yīng)齊全，即乘機聯(lián)上的黑粗線框是否把旅途中各點都包括進去，每個黑粗線框內(nèi)的“預(yù)定”欄各項是否和自己的計劃一致、正確。

④在“訂座情況”一項中，“OK”字樣表示機座已訂妥，“RQ”則表示不被確認。

遇此“RQ”，秘書或更換航班，或繼續(xù)爭取。

⑤核對票價，看計算是否有高低之錯。

高了多花錢，低了到國外還要補錢，一旦換票，就很費周折，應(yīng)事先杜絕。

⑥如果機座是國外有關(guān)機構(gòu)代為訂妥，在國內(nèi)購票時要向售票處說明，請求開票時把座位一項空出不填，以免在需要改變航班時麻煩。

⑦機票不能涂改，如售票處開票時寫錯，應(yīng)請求重開，否則在涂改處蓋公單，并注說明。

如果乘坐的是國際列車，秘書應(yīng)攜帶出國人員的護照、簽證、黃皮書等證件到北京中國國際旅行社辦理購票手續(xù)，在北京火車站上車。

如果需坐船出國，秘書可攜帶出國人員的護照、簽證、黃皮書等證件到中國外輪代理公司所屬公司辦理船票。船票只適用本船票上注明的船名、航次日期的班輪。無論什么原因，一旦誤船，船票作廢，不退票款。所以秘書要提醒領(lǐng)導不要誤船o(7)保險。

保險，頂尖秘書可以通過代理人直接由保險公司安排。保險主要是適用于意外事故，醫(yī)療及行李丟失等。

第二篇：《頂尖秘書》 第十篇 頂尖秘書如何安排領(lǐng)導出行

一、領(lǐng)導出差，秘書須做哪些準備

領(lǐng)導經(jīng)常出差，而且有很多出差任務(wù)是臨時決定下來的。

不論是在國內(nèi)出差還是到國外出差，不論是短期出差還是長 期出差，在每次出差動身之前，秘書都要為領(lǐng)導做大量的準備工 作。如安排日程、預(yù)訂機票船票和旅館、整理隨身攜帶的洗漱用 品、預(yù)支差旅費，準備必需的文件資料和領(lǐng)導在各種不同場合的發(fā) 言提綱等。如果與領(lǐng)導同行，不僅要做好工作上的助手，還要做好 生活上的助手；如果留在家里，同樣要做好自己承擔的各項日常工 作。

領(lǐng)導要去出差。那么，出差的目的是為了什么呢?秘書在為 領(lǐng)導草擬出差日程表之前，一定要弄清這個問題。領(lǐng)導出差，頂尖秘書應(yīng)做的準備工作有：

1．訂出周密的計劃

頂尖秘書為領(lǐng)導做出差準備，一定要細心周到地做好計劃。如果不是忘了帶合同文本，就是在日程安排上出現(xiàn)“撞車”，那會給 領(lǐng)導，也會給自己出不少麻煩。對于出差過程中的每一項日程，頂 尖秘書都要預(yù)先像放電影一樣讓每一個情節(jié)在自己的頭腦中出現(xiàn) 一次。

要作好這項工作，首先必須知道領(lǐng)導此行的目的，否則，不可 能訂出周密詳細的計劃。

2．與對方秘書聯(lián)系

不管領(lǐng)導是去開會、出訪還是應(yīng)邀去參加研討會，或是為了洽 談具體的業(yè)務(wù)，秘書一定要事先與對方的秘書聯(lián)系，把活動的時間 和地點約好。

領(lǐng)導是坐火車去還是乘飛機去?是星期一下午動身，還是星 期二早晨動身合適?除去參加會議或洽談業(yè)務(wù)外，還有沒有其他 事要辦?還有沒有其他東西要準備?對于這些問題，頂尖秘書預(yù) 先要擬一個提綱，找個時間向領(lǐng)導作個專題匯報。

領(lǐng)導可能會根據(jù)自己的習慣或愛好，對秘書的日程表作些修 改。

日程表排好之后，頂尖秘書要多復印幾份，給領(lǐng)導、給在家負 責日常工作的領(lǐng)導及有關(guān)人員各送一份。安排日程的時候，在時 間上一定要留有余地，特別是第一次去的地方，更是如此。

其中，這個余地是相對的，不能讓領(lǐng)導閑得無聊，浪費時間。如果要去游覽觀光，最好安排在空閑時間進行。

在與對方秘書聯(lián)系的同時，還可以通過其他的渠道，了解一下 對方所在地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況，這些對安排日程表 也有重要的參考作用。

如果與對方是初次接觸，那么，讓對方在什么地方接站，或者 什么時候登門拜訪對方，這些細節(jié)問題，頂尖秘書都要事先考慮 好，因為這往往容易影響領(lǐng)導本人的形象。

3．預(yù)訂車票

在準備預(yù)訂車票(或機票)的時候，一定要查用最新的列車時 刻表，因為現(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時性的車次，稍不留心，就會 訂不上。

各機關(guān)單位和公司對出差的待遇都有不同的規(guī)定。比如，按 規(guī)定飛機的頭等艙不是每個出差的人都能乘坐的。因此，秘書在 預(yù)訂車票和機票之前，一定要弄清領(lǐng)導出差時能享受哪一級的待 遇。

預(yù)訂車票時，最好選擇直達車。因為出差途中，最麻煩的就是 換車，倒來倒去，稍不注意，就會誤車誤點。所以能直達的就最好 不要換車。如果是在大站換車，在時間上一定要安排得寬裕些。

為了預(yù)防意外，頂尖秘書在日程上要注明其他交通工具，如飛 機、輪船起飛、起航的時間，這樣能根據(jù)實際情況，及時靈活地換乘 其他交通工具。

從平時起，秘書就要注意學習預(yù)訂和購買車票、機票、船票的 辦法，及如何使用支票，如何兌換外幣，等等。這樣，就能保證領(lǐng)導 工作的順利。

4．安排住宿

領(lǐng)導出差，安排住什么樣的旅館，一般頂尖秘書都要根據(jù)領(lǐng)導 個人的愛好和習慣來決定。有餉領(lǐng)導喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館； 也有的喜歡住富麗堂皇的高級飯店；有的喜歡住單人房間；有的則 喜歡兩人合居一室。秘書對此要弄清楚，并事先聯(lián)系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本單位的辦事處或子 公司，或自己的事務(wù)所的話，就請他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處。沒有 的話，就請當?shù)芈糜位蚪煌ú块T介紹。沒有什么特別的情況，不要 去找自己的客戶或代理商。

因為頂尖秘書一去找他們，他們就熱情地邀請住到他們那里 去。他們越是熱情，給他們帶來的麻煩就越多。

整理好隨身攜帶的用品

領(lǐng)導出差要隨身攜帶哪些東西，頂尖秘書一定要替領(lǐng)導想好。

因為如果出差是遠行，忘了帶什么東西必須要回來取的話，那 就要誤事。

臨動身之前，頂尖秘書要把領(lǐng)導隨身攜帶的東西按公與私分 別列個清單，給領(lǐng)導看看有什么遺漏。

領(lǐng)導出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動 日程表、地圖、交通圖、照相機、收錄機及一些備用品。如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等。

但是，頂尖秘書在準備這些東西時，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就 盡量少帶。

6．臨行前的工作安排

秘書一方面為領(lǐng)導出差作準備，但在另一方面也要讓領(lǐng)導對 其工作做個安排。領(lǐng)導要出差了，特別是出差的時間比較長，各部 門來請示的人肯定會增多，送上來的請示報告也會增多。在這時，頂尖秘書要注意安排好領(lǐng)導的休息，不要讓領(lǐng)導帶著滿身的疲倦 和牽掛去出差。比如，在動身前兩三天，與有關(guān)部門打個招呼，把一些定期的 匯報材料先緩一緩，待領(lǐng)導回來后現(xiàn)看。

二、領(lǐng)導動身的當天該做什么

動身那天，頂尖秘書應(yīng)做的工作有：

1．安排送站的車

不論領(lǐng)導是從單位走還是直接從家里走，秘書都要安排好送 站的車。

2．檢查所坐的車次或航班

頂尖秘書最后檢查一下火車或飛機的運行情況，特別是飛機 因氣候不佳而誤點的情況經(jīng)常發(fā)生。

如果是乘飛機的話，一定要向飛機場方面詢問一下當天的航 班情況。

3．檢查是否有遺漏

動身之前，一定要再仔細檢查一下領(lǐng)導是否有什么東西忘記 帶了，如果有，迅速補上。

4．通知好對方

起程之后，或把領(lǐng)導送上火車或飛機之后，就要立即打電話通 知對方接站的時間。特別是在改變原定的車次或航班的情況下，一定要將新的變化告訴對方。

三、隨領(lǐng)導一起出差

頂尖秘書隨領(lǐng)導一起出差時，主要的工作和任務(wù)有：

1-在車內(nèi)

在車里，秘書的位置不能離領(lǐng)導太遠，稍稍往后靠一靠就行 了。秘書的主要職責是照看好行李。

2．出站時

火車到站時，秘書要提著行李先下車。

如果對方有人來接站時，就要先找到對方接站的人。找到對 方接站的人之后，不要自作主張地代表領(lǐng)導向?qū)Ψ奖硎靖兄x，而是 先把領(lǐng)導介紹給對方，由領(lǐng)導出面表示感謝。只有當對方也是秘 書來接站的情況下，自己才可以向他表示感謝。

在出站時，不要麻煩對方給自己提旅行包。

如果對方非常熱情，一定要幫自己提，也不能太固執(zhí)，因為在 大庭廣眾之下賓主推來推去實在不雅。

但是，秘書自己不能兩手空空，無論如何也得象征性地提點東 西。同樣的道理，也不能讓對方的秘書兩手空空，使領(lǐng)導覺得對方 的秘書一點也不熱情。

3．注意回避

當領(lǐng)導與對方寒暄的時候，秘書要適當離他們遠一點，注意回 避。但是，上車后和開始正式會談時，就不能顯得太呆板了。

在久別重逢等場合，領(lǐng)導們也許會有說不完的話，從花開花落 一直談到人世滄桑。在這時，為了按預(yù)定時間進行活動，頂尖秘書 一方面要向領(lǐng)導示意時間已經(jīng)過了，另一方面也要注意提醒對方 的秘書。

到了出差的最后一站，就要向單位匯報出差的情況，在這時，一定要附帶說明有多少行李，以便屆時單位派車來接站。

4．出差回來后

隨領(lǐng)導出差回來之后，頂尖秘書有許多事情要做，如出差總結(jié) 報告、報銷差旅費、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把給對 方的感謝信發(fā)出去。如果自己沒有與領(lǐng)導一起出差，那么，就以領(lǐng) 導的名義寫；如果是與領(lǐng)導一起出差，也可以自己的名義向?qū)Ψ降?秘書表示感謝。但是，即使是如此，也不能只打個電話就算了，一 定要寫成書面的感謝信。

然后。應(yīng)該寫出出差總結(jié)報告。

總結(jié)報告主要是把出差的經(jīng)過和結(jié)果寫出來，交給有關(guān)部門 傳閱。出差總結(jié)報告，各單位一般都有統(tǒng)一固定的格式。如果秘 書沒有與領(lǐng)導一起出差的話，那就先聽聽領(lǐng)導的介紹；如果秘書與 領(lǐng)導同行，就根據(jù)自己的記錄和參考領(lǐng)導的談話記錄去寫。

再次，要報銷差旅費。

頂尖秘書應(yīng)將車票、住宿費等費用列出來，填好報銷單，如果 還有其他額外支出，也要寫成支出報告，請領(lǐng)導核實之后，送財務(wù) 部門報銷。

四、領(lǐng)導走后，秘書在家的工作

如果秘書沒有隨領(lǐng)導一起出差，停留在單位，他在工作也還有 很多。

1．檢查領(lǐng)導遺漏的東西

給領(lǐng)導送站回來后，頂尖秘書還應(yīng)對檢查領(lǐng)導是否還有遺漏 的東西，如果突然發(fā)現(xiàn)辦公室桌上還有一份文件，是明天領(lǐng)導和對 方簽訂協(xié)議時用的。千萬不能驚慌失措，而是要想辦法把它給領(lǐng) 導送去。辦法是：

一是用傳真機傳送過去。

因為傳真機現(xiàn)在已開始普遍使用。

二是航空特快專遞。

秘書將東西寄出去后，還必須打電話，告訴領(lǐng)導東西已經(jīng)寄 出。

2．抓住機會學習

領(lǐng)導出差之后，頂尖秘書不要以為自己沒有什么事做了。讓自 己放松放松。應(yīng)當把領(lǐng)導出差的時間當做一個自學的好機會。平時自己覺得哪些工作不太熟練，哪些方面的知識還比較欠缺，過去 沒有時間自學，現(xiàn)在就應(yīng)該抓住這個機會，充實自己。

3．電話的處理

在領(lǐng)導出差期間，如果有客人來電話找領(lǐng)導，頂尖秘書就要認 真做好電話記錄，把電話的時間和內(nèi)容記錄下來。如果事情比較 重要的話，領(lǐng)導回來時，在接站的時候匯報；如果不急，就待領(lǐng)導上 班后再說。

如果遇到重大突發(fā)事件，要立即向領(lǐng)導匯報。

如果這時領(lǐng)導正在開會或與客戶會談，電話也找不到，這時可 以把電話打到賓館，請對方接電話的人寫個紙條，讓領(lǐng)導晚上回旅 館后再等自己的電話，或者給自己來電話。

如果事情不是很保密的話，也可以把事情的大致情況告訴接 電話的人，請他直接轉(zhuǎn)告領(lǐng)導。

4．領(lǐng)導回來的時候要接站

領(lǐng)導出差回來的時候，秘書一般都要到車站或機場去接站。頂尖秘書接站不單純是因為領(lǐng)導出差勞累幫領(lǐng)導搬搬東西，更重要的是可以加深彼此之間的感情，并且。還可以及時向領(lǐng)導 匯報工作。

有的領(lǐng)導責任心很強，他們身在外地卻掛念單位的事情，回來 后急于想知道自己不在單位期間所發(fā)生的一切，特別是出差之前 懸而未決的一些問題的處理結(jié)果。

在匯報時，秘書不能給領(lǐng)導說得太多，使他有大雨傾盆之感。有些重要的事情不是三言兩語說得清的，對于這些事情頂尖秘書 可以先寫個提綱。如果領(lǐng)導想急于知道詳情的話，可以把提綱遞 給領(lǐng)導。

如果對方有人為領(lǐng)導送站的話，還要打個電話告訴他們領(lǐng)導 已經(jīng)平安到達；如果是客戶為領(lǐng)導送站的話，那么在電話里還要向 對方表示感謝。

五．秘書如何隨從領(lǐng)導出訪

1．秘書隨從工作有什么特點

秘書作為隨從有如下幾個特點：(1)流動性。

領(lǐng)導外出活動的流動性同機關(guān)內(nèi)部工作的穩(wěn)定性形成鮮明的 對比，在機關(guān)內(nèi)部，秘書工作有常規(guī)可尋，隨領(lǐng)導出訪隨從事務(wù)須 圍繞領(lǐng)導的活動開展。

領(lǐng)導外出活動的時間、地點、環(huán)境和內(nèi)容不斷地轉(zhuǎn)移、變化，秘 書也應(yīng)相應(yīng)地變化，而且要先走一步，加強隨從事務(wù)的預(yù)見性、計 ．264． 頂尖秘書

劃性，為領(lǐng)導的外出活動嚴密組織、過仔細安排、環(huán)環(huán)相扣而無疏 漏。

(2)全面性。

全面性是指隨從秘書承擔任務(wù)的綜合性。

在機關(guān)內(nèi)領(lǐng)導服務(wù)有一個秘書班子。其中，各自分工，各司其 職。而隨從出訪秘書則可能是一個人或幾個人，不可能如在機關(guān) 內(nèi)部那樣分工很細，而需進行全面性的綜合服務(wù)，從生活服務(wù)到文 字服務(wù)，從交通、聯(lián)絡(luò)、會見、會談，隨從秘書都要親自安排，服務(wù)到 底?！?/p>

全面性的特點要求隨從秘書必須是一個多面手；辦事精明強 干，寫作“倚馬可待”。只有這樣，才能勝任隨從秘書工作。(3)復雜性。

隨從工作比起機關(guān)的日常輔助工作要復雜得多，無論是領(lǐng)導 公事出訪、商務(wù)調(diào)查，還是同外賓會見、會談，處理突發(fā)事件等，都 要碰到各式人等，他們的立場、觀點、利害關(guān)系各不相同，他們反映 的情況有真知灼見，有虛情假意，有實事求是，有表面文章。在觥 籌交錯之際，可能隱含著某種謀劃，在鮮花禮品之中可能給領(lǐng)導出 了難題，等等。

頂尖秘書要有充分的思想準備，保持清醒的頭腦，冷靜、機靈 地處理各種敏感的問題。

如何做好領(lǐng)導的隨從要求

在許多居政府要職的高級干部出訪或外出巡視的過程中，往 往有一大批文秘人員需要作為政府隨員，緊隨其后，從事各種準備 和接待紀錄工作。這些文秘人員由于處在重要位置，往往對其有 著更高的道德要求。這包括如下幾方面：(1)忠于職守。

隨從秘書忠于職守主要包括三個方面的內(nèi)容：

一是忠于國家和民族的利益，具體的則是忠于本部門、本單位 的利益。

二是熱愛隨員工作，對本職工作認真負責，一絲不茍。

三是恪守本分，甘當助手、配角，甘當無名英雄，不越權(quán)，不以 “準首長”自居，更不能狐假虎威。(2)嚴守機密。

由于隨員秘書可以參與領(lǐng)導班子的各種會議，又負責各種機 密文件的起草和保管，因而隨員秘書工作具有高度的機密性。同 時，隨員是工作在領(lǐng)導身邊的人，是“消息靈通人士”。

所以，作為隨員秘書，應(yīng)嚴守黨和國家的機密，既使是本單位 的經(jīng)濟情報也不能泄露。

另外，隨員對領(lǐng)導尚未決定的關(guān)系到群眾利益的事，如住房分 配，工資調(diào)整，工作調(diào)動，出國訪部等等也不應(yīng)泄露。

嚴守機密還包括不看、不聽、不記自己不該知道的機密。(3)廉潔奉公。

在跟隨領(lǐng)導人下基層時，隨員秘書不能以權(quán)謀權(quán)，收受賄賂，不得尋找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，應(yīng)自覺做到廉潔 奉公。

(4)按領(lǐng)導意圖辦事。

領(lǐng)導意圖，是指領(lǐng)導在指導其所控系統(tǒng)實現(xiàn)目標過程中所提 出的意見。領(lǐng)導意圖的表達方式，可以是命令，也可以是指示、決 定、交辦意見；既可以是口頭形式，也可以是書面形式。

隨員工作只能體現(xiàn)領(lǐng)導的指導思想，不能離開領(lǐng)導意圖搞個 人的發(fā)揮、想象。

其中，隨員秘書可以提建議、提想法，思想可以活潑，考慮問題 可以開闊些，但不能用不符合總意圖的想法干擾領(lǐng)導的思路和決 策。3．隨從事務(wù)的工作程序

隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導進行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導 出席會議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國)。隨從事務(wù)，往往內(nèi) 容不同，時間有短有長，但其工作程序都大致相同。以隨從領(lǐng)導出 訪為例，其工作程序大致可分為三個階段：(1)準備階段。

當領(lǐng)導確定出訪后，頂尖秘書要在出發(fā)前做好充分的準備工 作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準備工作。

①思想準備。

頂尖秘書要了解： 1)出訪的意圖、目的。2)出訪的內(nèi)容和重點。3)邀請單位和對象。4)參加出訪的有關(guān)人員。5)出訪的大致日程安排。

6)希望邀請單位做哪些準備工作等。

②組織準備。

頂尖秘書要做到：

1)根據(jù)領(lǐng)導指示擬制出訪方案。

2)通知有關(guān)部門確定參加的隨從人員名單，并進行編組和分 工o 3)組織所有人員參加預(yù)備會，聽取領(lǐng)導關(guān)于預(yù)備工作的指示，學習有關(guān)文件，布置具體任務(wù)。4)印發(fā)出訪方案和日程安排。

5)與邀請單位聯(lián)系，使其有所準備。

③資料準備。

頂尖秘書要收集：

1)邀請單位的歷史沿革：領(lǐng)導班子：當前工作情況及評價的資 料。

2)同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導指示政策，法規(guī)性文件。3)同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗方面的資料。

4)出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資 料。

④物質(zhì)準備。

秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機 等日常用品。(2)出訪階段。

①做好組織安排。

領(lǐng)導出訪免不了有察看現(xiàn)場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時間、地點和有關(guān)人員。無論哪種 活動，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。

秘書看到、聽到的情況要及時、準確地向領(lǐng)導匯報。

②主動提出建議。

在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)主動向領(lǐng)導提出如何處 理的建議。

③及時同單位聯(lián)系。

領(lǐng)導出訪期間，秘書要同原單位及時溝通信息。如將外出領(lǐng) 導的活動情況及時告知單位，使單位留守領(lǐng)導者掌握外出領(lǐng)導的 動態(tài)。同時也要從單位內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導及時了解有關(guān) 的重要指示，以及原單位的工作動向，保證領(lǐng)導信息靈通，以利實 施不問斷的指揮。

④處理好日常事務(wù)。

隨從秘書要主動處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人

事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協(xié)調(diào)，盡量做到事半功倍，提 高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力 充沛地投入工作。(3)結(jié)束階段。

隨從秘書要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：

①做好返程安排。

聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機票，安排好途中 食宿，確保領(lǐng)導的安全。②整理調(diào)查資料?！?/p>

回單位后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進工 作、解決問題的建議。

③抓緊有關(guān)問題的落實。

在出訪時，領(lǐng)導答應(yīng)辦的事，回單位后秘書要及時通知、督促 有關(guān)部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。④報銷差旅費。

隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導結(jié)算開支、報銷差旅費、償還預(yù)借款。

⑤回顧總結(jié)。

隨從秘書要對自己跟隨領(lǐng)導出訪期間的工作進行回顧總結(jié)，主動征求領(lǐng)導的批評、幫助，這對秘書自身的提高不失為一種有效 的辦法。

秘書在整個跟隨領(lǐng)導外出活動期間要時刻注意維護領(lǐng)導的威

信。執(zhí)行政策，遵守紀律。謙虛謹慎。平易近人。為領(lǐng)導、也為秘書自 身樹立良好的形象。

在許多時候，頂尖秘書需陪同領(lǐng)導出訪客戶。這時候，領(lǐng)導和 秘書的配合程度直接關(guān)系到單位的形象，作好陪同是對秘書的基 本的要求。

領(lǐng)導在商務(wù)出訪中，有重要的契約或接受訂貨時，秘書必須與 領(lǐng)導同行。．

客戶和領(lǐng)導有直接的關(guān)系時，作為秘書，應(yīng)該站在輔助的地 位，和客戶初次見面時應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對方留下一個好印象。在整個談話過程中，要不卑 不亢，給人以良好的感覺。

當客戶和領(lǐng)導談話時，陪同的秘書應(yīng)該細心地傾聽。如果對 方有問題問秘書，秘書要直接或間接地征詢領(lǐng)導的意見，然后給對 方以滿意的回答。談判過程中，如果領(lǐng)導和客戶在某個方面爭論得比較激烈，頂 尖秘書就要適時地從中打圓場。

在商談結(jié)束時，無論成交還是不成交，都不要被當時的氣氛所 影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對方有這樣的評價：“這 個公司上下怎么一點禮貌都不懂?！被蚴牵骸斑@個公司領(lǐng)導還不錯，可用人不太精明，怎么選了個這么不懂禮儀的陪同?！?。

如果領(lǐng)導訪問的對象也是秘書自己所熟悉的。這時，頂尖秘 書首先要注意的是不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導和客戶之間 的中間人立場，使領(lǐng)導有多講話的機會。

在領(lǐng)導與客戶商談時，頂尖秘書應(yīng)該注意領(lǐng)導的談判技巧和 應(yīng)對方法，并且要靈活掌握氣氛。

(1)氣氛過“熱”時，適當?shù)亍敖禍亍薄?2)氣氛過“冷”時．不時地“加溫”。(3)適度地轉(zhuǎn)移話題。解除尷尬。

頂尖秘書在領(lǐng)導談話時，不能一味騎墻。盡管商談是為了本 公司的利益，但是，應(yīng)講究方式方法。

比如。當領(lǐng)導談判時進一步向?qū)Ψ教釂枙r，秘書可以若無其事 地推動；當領(lǐng)導談判的內(nèi)容不當或有必要進行更正時，秘書應(yīng)該很 有默契助領(lǐng)導一臂之力。

由于秘書同客戶也是舊相識，因此，秘書不要過多地同領(lǐng)導聯(lián) 系以求占得上風。因為這樣會使對方提高警覺，產(chǎn)生戒備之心，對 雙方的相互溝通無益。況且，有領(lǐng)導在場，秘書也大可不必過多地 參與商談的主要內(nèi)容，領(lǐng)導心中自然是有數(shù)的。

在陪同領(lǐng)導訪問客戶時，秘書積極地配合他們，尊重他們，不 僅能增進上下級的關(guān)系，在客戶眼中看來，也會認為這位秘書是一 個應(yīng)對得體的好“幕僚”，從而提高領(lǐng)導和單位的信譽。

秘書隨領(lǐng)導外出應(yīng)禁忌什么

(1)忌擺錯位置。

隨從秘書要時刻牢記自己是為領(lǐng)導服務(wù)的，是普普通通的機

關(guān)干部，只有服務(wù)、保障、指導下級單位工作的義務(wù)，沒有爭名利、搞特殊的權(quán)利，更不能借工作之便謀取私利，或借領(lǐng)導之名狐假虎 威，應(yīng)嚴于律己，遵守職責。

其中，頂尖秘書要特別防止三個問題：

①身價過高。

秘書比領(lǐng)導還難見，比領(lǐng)導還老大，比領(lǐng)導還難說話，盛氣凌 人，居高臨下。

②欲望太強。

為領(lǐng)導辦公事順便給自己辦私事，領(lǐng)導享受什么待遇自己也 第十篇頂尖秘書如何安排領(lǐng)導出行 ．271． 想攀比。

③膽子過大。

未經(jīng)領(lǐng)導許可，對有關(guān)問題擅自作主，隨意表態(tài)，甚至打著領(lǐng)

導的旗號，假用領(lǐng)導名義，違反規(guī)定，拉關(guān)系，走后門，搞不正之風。(2)忌作風隨便。

隨從秘書必須有良好的思想作風、工作作風和生活作風。大 處著眼，小處著手，時時處處嚴格要求自己，在領(lǐng)導身邊工作應(yīng)該 給群眾樹立起一種端莊可敬、樸實無華的好形象。

其中，頂尖秘書要克服這樣一些毛病：

一是在領(lǐng)導面前畢恭畢敬、曲意迎合，背后卻敷衍了事，甚至 犯自由主義。

二是對下級反映的問題不冷不熱，甚至不屑一顧，或故意拖 延，或曲解匯報。

三是裝腔作勢。喜歡在群眾面前出風頭，在領(lǐng)導面前爭彩頭。領(lǐng)導講話時隨意插話。

四是對領(lǐng)導過于隨便，拍拍打打，亂開玩笑；而在群眾面前則 口出狂言，不拘小節(jié)。(3)忌動作懶散。

隨從秘書辦事應(yīng)迅速果斷，干凈利落，說走馬上出發(fā)，說?？?就地安頓，對領(lǐng)導交辦的事，要件件有著落，事事有回音，既緊張快 速，又有條不紊，不能拖泥帶水，漏洞百出。

以下三種情況是隨從秘書應(yīng)該避免的：

①動作拖拉，慢條斯理，不慌不忙，讓首長為你操心。

②生活懶散，丟東忘西，睡眼惺松，讓首長為你操勞。

③工作被動，眼中無活，撥撥轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，讓首長為你服務(wù)。(4)忌反應(yīng)遲鈍。

隨從秘書需要獨當一面地開展工作，必須頭腦機靈。思維敏 捷，反應(yīng)快速，能夠準確理解領(lǐng)導意圖，熟悉領(lǐng)導的工作特點和生 活習慣，積極主動地完成工作任務(wù)。

一般來說，領(lǐng)導對隨從秘書最不能容忍的有四條，頂尖秘書應(yīng) 力戒之：

一是對已經(jīng)交待得很清楚的事項，理解不了，不能舉一反三，執(zhí)行結(jié)果走樣。，二是與其研究問題，沒有獨到見解，觀點含糊不清，語無倫次，只會出餿主意，幫倒忙。

三是該匯報的情況遲遲沒有著落。

四是說話辦事不分時機和場合，用得著時不在位：該回避時不 離開，說話不著邊際，辦事不分輕重，關(guān)鍵時刻躲躲閃閃，處理問題 沒有棱角。

六、隨領(lǐng)導出國

頂尖秘書隨領(lǐng)導出國，一般來說，有如下工作要做：

1．審查選定最佳旅程表

頂尖秘書一般應(yīng)根據(jù)情況編制幾個旅程表方案，供領(lǐng)導選擇。領(lǐng)導選定最佳方案后，秘書要打印成文。2．準備好必須攜帶的文件資料

要根據(jù)旅行的目的要求，為領(lǐng)導準備隨身攜帶的各種文件，如 講演稿談判、合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料以及目的地或與國家 的指南等，同時還需為領(lǐng)導提供有關(guān)國家的風土人情及各種禮節(jié)，使領(lǐng)導到達后開展活動圓滿順利。

3．經(jīng)辦旅行的各種必要手續(xù)

頂尖秘書經(jīng)辦各種手續(xù)主要包括六項內(nèi)容：撰寫出國申請；辦 理護照；辦理簽證；辦理“黃皮書”；辦理出入境登記卡；訂購機票、車船票。

(1)撰寫出國申請。

出國申請一般包括以下內(nèi)容：

①出國事由。

②出國團組的人數(shù)。

③出國路線及外方所在國名稱。

④出國日程安排。如出國時間、在國外活動時間、地點、回國 時間等。

申請文書后面附出國人員名單(寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱)以及外方所發(fā)的邀請函(副單)。(2)辦理護照。

護照是主權(quán)國家發(fā)給本國公民出入境及到國外辦事旅行居留 的合法身份證件和國籍證明。凡出國人員均應(yīng)持有護照。出國前 要憑護照辦理所去國家和中途經(jīng)停國家的簽證，憑護照購買國際 航班機票和住旅館。任何國家都不允許沒有護照的人進入其國 境，對護照的檢驗很嚴格。

在國內(nèi)，外交、公務(wù)和因公普通護照，由外交部及其授權(quán)機關(guān)(各省、市、自治區(qū)的外事辦公室)辦理。在國外則由我國駐外使、領(lǐng)館等外交機構(gòu)負責辦理。

頂尖秘書在辦理護照時應(yīng)注意幾個事項：

第一，攜帶有關(guān)證件。

這主要包括主管部門的出國批件，出國人員政審批件，所去國 有關(guān)公司的邀請書等文件。

第二，認真填寫有關(guān)卡片和申請表。

第三，拿到護照后，再認真檢查核對每位出國人員姓名、籍貫、出生年月和地點。

要檢查護照上的照片姓名是否與本人一致，有無授權(quán)發(fā)照人 的簽字和發(fā)照機關(guān)的蓋章；發(fā)照日期和有效期有無問題，使用舊護 照再次出國者更應(yīng)注意其有效期，若已過期，必須申請延長，出國 人員是否在持照人欄目上簽字，其中秘書代簽亦可。

護照萬一遺失，應(yīng)立即向當?shù)毓簿謷焓Р檎?，若查找無獲，則立即申請補辦。(3)辦理簽證。

護照辦理好后，再申請所去國家(地區(qū))和中途經(jīng)停國家的簽 證。

簽證是一國官方機構(gòu)對本國和外國公民出入國境或在本國停 留、居住的許可證明。簽證一般可在護照上進行，也有的在其他身 份證件上。如果前往未曾建交的國家，則用單獨的簽證與護照同 時使用。我國的簽證一般在護照上簽。

前往國的簽證一般可持國外邀請書，或有關(guān)國家移民局的允 許證等，通過中國旅行社簽證代辦處辦理。

取得簽證后，頂尖秘書要注意兩點：

第一，注意簽證的有效期及證明機關(guān)是否簽字蓋章。

第二，若由于種種原因簽證已過期失效，在國內(nèi)重新申辦延 長，在國外應(yīng)通過我駐外使館或自行由駐在國有關(guān)當局辦理延長 手續(xù)。

(4)辦理“黃皮書”。

“黃皮書”即“預(yù)防接種證書”，因為它的封面通常是黃色的，所 以慣稱“黃皮書”。

為防止國際問某些傳染疾病的流行，世界衛(wèi)生組織正式通過 的《國際衛(wèi)生準則》規(guī)定，入境者在進入一個接納國的國境前，要接 種種牛痘、霍亂、黃熱病的疫苗。

我國的黃皮書由衛(wèi)生部統(tǒng)一印制，各省市衛(wèi)生檢疫站負責簽 發(fā)和注射疫苗，初次出國者，持單位介紹信前往辦理，已有黃皮書 需要復種者可憑黃皮書進行。(5)辦理出境登記卡。

在辦妥上述各項手續(xù)后，秘書再攜帶出國人員的護照、戶口 簿、居民身份證辦理臨時出國登記手續(xù)。(6)訂購機票(車，船票)。

機票一般分為正式、優(yōu)待、特殊三種：按等級分有一等票(F)、經(jīng)濟票(Y)、公務(wù)票(c)；按旅行路線的狀況可分為六種：單程、往 返程、環(huán)行、環(huán)球、分支旅行、斷路旅行等。

在國內(nèi)買機票時，須在中國民航所屬的售票處先填寫旅客訂

座單，待所屬航班的機票訂妥后，按約定時間，持護照和票款取票。

在填訂座單時，若領(lǐng)導(或其他出國人員)已選好航班、等級，并確定了出發(fā)日期，就按計劃填寫；如果事先設(shè)計劃好，秘書先填

寫出國人員姓名、年齡、職稱、性別、國籍、護照號碼、航程、等級，其 余項目可講明要求，請售票處人員參謀幫助填寫。

取得機票后，應(yīng)仔細核對：

①各票本上的每張乘機聯(lián)上的姓名、外文拼音要正確，要與護 照、簽證和黃皮書一致。

②每張乘機聯(lián)的右上角應(yīng)有出票航空公司印章和開票人簽字 及出票日期。

③整個行程中所需各段機票應(yīng)齊全，即乘機聯(lián)上的黑粗線框 是否把旅途中各點都包括進去，每個黑粗線框內(nèi)的“預(yù)定”欄各項 是否和自己的計劃一致、正確。

④在“訂座情況”一項中，“OK”字樣表示機座已訂妥，“RQ”則 表示不被確認。

遇此“RQ”，秘書或更換航班，或繼續(xù)爭取。

⑤核對票價，看計算是否有高低之錯。

高了多花錢，低了到國外還要補錢，一旦換票，就很費周折，應(yīng) 事先杜絕。⑥如果機座是國外有關(guān)機構(gòu)代為訂妥，在國內(nèi)購票時要向售 票處說明，請求開票時把座位一項空出不填，以免在需要改變航班 時麻煩。

⑦機票不能涂改，如售票處開票時寫錯，應(yīng)請求重開，否則在 涂改處蓋公單，并注說明。

如果乘坐的是國際列車，秘書應(yīng)攜帶出國人員的護照、簽證、黃皮書等證件到北京中國國際旅行社辦理購票手續(xù)，在北京火車 站上車。

如果需坐船出國，秘書可攜帶出國人員的護照、簽證、黃皮書 等證件到中國外輪代理公司所屬公司辦理船票。船票只適用本船 票上注明的船名、航次日期的班輪。無論什么原因，一旦誤船，船 票作廢，不退票款。所以秘書要提醒領(lǐng)導不要誤船o(7)保險。

保險，頂尖秘書可以通過代理人直接由保險公司安排。保險 主要是適用于意外事故，醫(yī)療及行李丟失等。

第三篇：B07065 頂尖秘書

頂 尖 秘 書

要吃透“三情”，當好參謀

秘書可以根據(jù)自己的分析研究，對觀點相同的，提出贊同的意見；對觀點基本相同的，在論述上予以完善；對觀點不同的，提出來與領(lǐng)導切磋，或說服領(lǐng)導，或暫時誰也不能說服誰，等以后再去認識。這種情況不僅表現(xiàn)在調(diào)查研究中，也表現(xiàn)在起草領(lǐng)導的講話稿和對基層工作的分析研究中。

要善解矛盾，當好助手

有些同志和領(lǐng)導本來就有過矛盾，思想上有成見；或是由于別人挑撥，對領(lǐng)導產(chǎn)生了誤會；或者是領(lǐng)導對這些同志產(chǎn)生了隔閡，當這些同志找到秘書，想與領(lǐng)導談時，秘書應(yīng)該更熱情地接待他們，精心地加以安排，看領(lǐng)導有無時間，心情好壞，事先給領(lǐng)導提醒一下，讓領(lǐng)導心平氣和地與來人交往，以保證談話成功，消除誤會，化解矛盾。

當有些同志在某件事上做錯了，遭到領(lǐng)導過火的批評，甚至由此掩蓋了這些同志在其他方面做出的貢獻、取得的成績時；或者是一些同志很能干，工作有突出成績，群眾有好評，領(lǐng)導又不熟悉這些同志時，秘書就要尋找機會，在領(lǐng)導心情愉快、與秘書無拘無束閑談時，把這些同志的真實情況和自己的看法談出來，使領(lǐng)導對這些同志有更全面的認識。反思總結(jié)改過，不背思想包袱

作為頂尖秘書，既要有知人之明，更要有自知之明。受到領(lǐng)導批評時，頂尖秘書這種心理容量表現(xiàn)在：

①要有海納百川的胸懷，想得開，放的下，善于反思總結(jié)，正確地找出錯誤的原因，不背思想包袱，特別是工作不能懈怠，應(yīng)始終保持健康豁達的心境。

②切忌小肚雞腸，把批評悶在心里，怕失去領(lǐng)導信任，患得患失，造成心理不安，影響工作。

③要謙虛謹慎，嚴以律已，有敢于“過”的勇敢和誠意。

“人非圣賢，孰能無過”。只要勇于改正，以實際行動彌補過失，是會得到領(lǐng)導理解和信任的。

④由于領(lǐng)導決策不當或別的原因使秘書在工作中出現(xiàn)失誤或遭受挫折時，秘書也應(yīng)該適時恰當?shù)財垺斑^”，主動承擔自己在執(zhí)行過程中的責任，以寬領(lǐng)導之心。

如果秘書有錯不認錯，固執(zhí)己見，或當面好好好好，背后我行我素。那么，久而久之，秘書就不能適應(yīng)領(lǐng)導，最終很可能“不歡而散”。

頂尖秘書的良好意志力是什么

頂尖秘書的良好的意志力可以包括以下幾個方面的內(nèi)容：

⑴心靈的抗擊能力—耐受力。

⑵寬廣的心靈—愛的能力。

⑶果敢的決斷力—決策力。

⑷高度的權(quán)威性—威懾力。

⑸心靈的車閘—自制力。

如何鍛煉意志耐受力

培養(yǎng)良好的耐受力，頂尖秘書可以從以下幾條坐起：

⑴從身邊小事做起，磨練自己的意志。

⑵耐心等待，不要急于求成。

⑶面對失敗說：“再來一次”。

⑷敞開心扉，與人接觸。

⑸注意調(diào)節(jié)身心，不為一時所困。

⑹認清目標，為目標奮斗。

⑺勤奮付出才有所獲。

頂尖秘書應(yīng)當先把由各個渠道來的方案集中起來，逐個進行研究，把類型相同的方案經(jīng)取長補短后合并為一個，把沒有什么價值的文字排除掉，最后確定若干個比較可行的方案提供給領(lǐng)導研究。

第四篇：當好領(lǐng)導秘書

作為領(lǐng)導秘書，既要為領(lǐng)導搞好事務(wù)性服務(wù)，又要為領(lǐng)導決策當好參謀；既要搞好工作，當好領(lǐng)導左右得力的助手，又要搞好關(guān)系，當好領(lǐng)導身邊難得的諍友。工作要求的嚴謹性以及服務(wù)的多重性，使領(lǐng)導秘書要做好工作，搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，就必須辯證地處理好、把握好其間的關(guān)系和自己的角色。

一、服從而不盲從

服從領(lǐng)導是對秘書的基本要求，是為領(lǐng)導搞好服務(wù)的根本前提。但一味的服從，甚至盲從，就會給工作帶來被動和盲目。因此，在工作中要做到服從而不盲從，創(chuàng)造性地做好各項工作。一是積極“搶著干”。身為領(lǐng)導秘書，應(yīng)把領(lǐng)導的工作想在前頭，做在前頭，增強工作的主動性、時效性。而不能像懶牛套車，不鞭不動，不策不行，平時清閑悠哉，工作一來則手忙腳亂，處于被動。二是善于“巧著干”。“巧著干”就是在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，根據(jù)實際情況以及領(lǐng)導個人特點，把工作化繁為簡，把復雜的工作程序化，創(chuàng)新工作機制，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率，為領(lǐng)導提供更好地優(yōu)質(zhì)服務(wù)。如領(lǐng)導博聞強識，常常在開會講話中喜歡引經(jīng)據(jù)典，自由發(fā)揮。秘書就要抓住領(lǐng)導這一特點，不必把領(lǐng)導的講話稿寫得過于詳細、過于死板，否則，不但費了力，而且講話稿會束縛領(lǐng)導的思想觸角，使領(lǐng)導的講話干扁無味。三是敢于“對著干”?！皩χ伞辈⒉皇呛皖I(lǐng)導唱反調(diào)。并非每個領(lǐng)導都很了解秘書工作，所以領(lǐng)導有時在布置工作時會給秘書支一些不適用、不適當?shù)木唧w措施、具體方法，作為熟知業(yè)務(wù)工作的領(lǐng)導秘書就要敢于和“門外漢”“對著干”，采取正確有力的措施、適當

有效的方法，把領(lǐng)導布置的工作任務(wù)完成好，而不是一味盲從領(lǐng)導，把一些先進的措施、方法束之高閣、爛在肚里，從而降低工作效率，達不到領(lǐng)導所需要的工作效果。

二、代筆而不代言

為領(lǐng)導代筆起草文字材料是領(lǐng)導秘書的一項經(jīng)常性工作，亦是其必須扎實具備的一項基本功。要想寫出讓領(lǐng)導滿意的材料，除了苦練內(nèi)功，努力提高自己的寫作水平之外，還要能很好地領(lǐng)會、貫徹領(lǐng)導意圖，在文中充分彰顯領(lǐng)導個性。但也不能從立意到操筆，從起草到審定一切包辦，全篇代言。一是完全貫徹領(lǐng)導意圖。為領(lǐng)導而寫，為領(lǐng)導需要而寫，是秘書寫作的一大特點。在文中貫徹領(lǐng)導意圖，是秘書寫好材料的根本。沒在有貫徹領(lǐng)導意圖的材料，詞語再華麗，文筆再秀美，對領(lǐng)導以及領(lǐng)導的工作而言，只是一些垃圾文字。因此，作為秘書，為領(lǐng)導起草文稿，不但要布局謀篇，組織好文中的文字材料，做到語言流暢、用詞準確、結(jié)構(gòu)嚴謹，更要在文中完全貫徹領(lǐng)導意圖，始終緊扣領(lǐng)導的思想觀點，讓領(lǐng)導的意圖、思想成為文章的靈魂，統(tǒng)領(lǐng)全文。二是充分彰顯領(lǐng)導個性。每位領(lǐng)導對文稿的偏好有所不同，有的喜長篇大論，娓娓道來；有的喜長話短說，雷厲風行；有的更愛詩詞民諺的言簡意賅，有的更愛無修無飾的平話直說??作為領(lǐng)導秘書，若不能很好地把握領(lǐng)導的個性，寫出的材料必讓領(lǐng)導覺得少有點睛之筆，讀起來平淡無昧，甚至生硬拗口。因此，為領(lǐng)導起草材料時，要在貫徹領(lǐng)導意圖的基礎(chǔ)上，充分彰顯領(lǐng)導個性，使領(lǐng)導看起來親切，讀起來順口，覺得似乎出自自己之手。

三、換位而不越位

身為領(lǐng)導身邊秘書，不但要伏下身子，為領(lǐng)導搞好事務(wù)性服務(wù)，更要當好領(lǐng)導的智囊，為領(lǐng)導決策當好參謀。要當好參謀，就必須常常進行換位，站在領(lǐng)導角度思考問題、尋求方法。但又要掌握好度，把握好自己的角色，做到參謀而不決策，不“越位”替領(lǐng)導“拍板”、下決斷。一是強化學習，“兵”達“帥”才。一方面，秘書工作千頭萬緒，事務(wù)繁雜，作為領(lǐng)導秘書更是如此；另一方面，作為領(lǐng)導秘書，必須有較高的理論水平，有著豐富的經(jīng)濟、法律等方面的知識，并能及時掌握瞬息萬變的時代信息，才能很好地為領(lǐng)導決策當好參謀。因此，領(lǐng)導秘書更要強化學習，提高自身能力。不能因事務(wù)繁雜而放松了學習，耽擱了學習，甚至荒廢了學習。要從繁雜的事務(wù)中擠出時間來學習，要在別人享受下班娛樂之時加緊時間來學習，更要通過科學合理安排時間“創(chuàng)造”時間來學習，使自己具備當好參謀必需的扎實的知識底子，能站在較高的理論高度看問題、想辦法。只有這樣，才能為領(lǐng)導出好謀、劃良策。二是學以致用，“兵”有“帥”魄。一個有才能的秘書，并不一定能為領(lǐng)導做好參謀，究其因是礙于自己秘書身份，瞻前顧后，缺乏敢于干事的氣魄。這種秘書，常常不能站在全局的高度，居一隅而想事，不能從長遠的角度，于一時而論事，造成謀不得法、謀不得力。領(lǐng)導秘書雖身在“兵”位，但謀事時要有“帥”之魄力，敢于出謀劃策，敢于有所作為。三是擺正位置，永葆“兵”色。領(lǐng)導秘書身居領(lǐng)導之側(cè)，雖“身微”但“權(quán)重”。因此，絕不能像原湖北省委書記秘書李真之流，假領(lǐng)導之權(quán)威、打領(lǐng)導之旗號“發(fā)

號施令”，以“二書記”自居；也不能因從事領(lǐng)導秘書工作多年，服務(wù)的領(lǐng)導紛紛升遷，自己則原地不動，而暗生不滿，更不能仗自己的“關(guān)系”欺瞞領(lǐng)導之耳目，甚至亂放劂詞損毀領(lǐng)導的威性，造成“將士”不和，政令不順，工作難以開展。要有淡泊功利，甘做嫁衣之心；要有淡泊名利，甘為人梯之德，始終能擺正自己的位置，放平自己的心態(tài)，永葆秘書的本色。

三、讓而不退縮

退讓是風度，退縮是怯懦。適當?shù)赝俗層欣趫F結(jié)，一味地退縮則會喪失原則。首先，在小節(jié)面前學會退讓。俗語說：鐵打的軍營，流水的兵。秘書卻是“軍營”里鐵打的兵，常常要為多屆領(lǐng)導服務(wù)，為多個不同類型、不同風格的領(lǐng)導服務(wù)。工作中，難免會受到領(lǐng)導不當?shù)呐Z與指責，甚至是較為過份的詰難。作為秘書，絕不能因此而生悶氣、發(fā)怨氣，要學會退讓，主動退讓，以退讓袒露胸襟，以退讓求得團結(jié)，用更好的工作贏得領(lǐng)導的信任，用更優(yōu)的服務(wù)獲得領(lǐng)導的歡心。其次，在原則面前絕不退縮。原則就是衡量是非對錯的尺度。原則就是為人做事的底線。每個人都應(yīng)該有自己的原則，有所為而有所不為。作為領(lǐng)導秘書，絕不能畏于領(lǐng)導權(quán)威，而放棄自己的原則，喪失自己的原則。對領(lǐng)導有失原則的要求和做法，絕不能一味退縮，要敢于拒絕，善于指出。如面對有點官僚作風的領(lǐng)導，一味退縮，只會助長領(lǐng)導的官僚陋習；一味退縮，服務(wù)則會變成侍候，秘書成了“奴才”，既不利于今后工作的正常開展，也不利于領(lǐng)導和秘書的健康成長。再次，在腐敗面前當好“防線”。人們常說，領(lǐng)導秘書是領(lǐng)導的一道重要“防線”。一些不法分子往往就是通過先攻克領(lǐng)導身邊的秘書，最后攻克領(lǐng)導的。因此，領(lǐng)導秘書一定要堅定立場、堅守原則，作好領(lǐng)導腐敗固若金湯的“三八防線”，力保領(lǐng)導的防腐大堤不在自己身上打開缺口。同時，對領(lǐng)導的個別不妥行為，要以領(lǐng)導諍友的身份，敢說真話，敢吐真言，善用順耳忠言規(guī)勸，促使領(lǐng)導清正廉潔、匡扶正義。

第五篇：如何做好領(lǐng)導秘書

如何做好領(lǐng)導秘書？

1、了解領(lǐng)導，包括習慣，思維方式，喜惡偏好等；

2、試想一下，如果自己當領(lǐng)導，會喜歡什么樣的秘書；

3、少說話，特別是少評價，你說的話別人會認為是領(lǐng)導的意見或想法；

4、多用筆記錄一些事情，不能靠腦袋記，不可靠；特別是為領(lǐng)導記錄工作日程安排等，以便提醒領(lǐng)導；

5、要知道領(lǐng)導說的話有時候不一定是真心話，要學會判斷；有的話領(lǐng)導說了，你不一定要辦，只要記住并能證明領(lǐng)導說過就行了。有的話領(lǐng)導不能說，但是他想辦，你就不用告訴他，直接辦了就行了；

6、要體會領(lǐng)導難處，如果你能做到替領(lǐng)導解決領(lǐng)導為難的事，你的功夫就到家了。

精明的秘書，說話應(yīng)當簡練明白，富于感染力，而且又忠于事實。與處好同領(lǐng)導的關(guān)系有特殊意義的一條，是秘書要了解領(lǐng)導、熟悉領(lǐng)導。