第一篇：辦公室管理

辦公室日常管理制度

暫行辦法

第一章

總 則

辦公場(chǎng)所是職員從事生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)及管理的工作場(chǎng)所，公司努力創(chuàng)造一個(gè)安全、舒適、健康的辦公環(huán)境，員工應(yīng)自覺(jué)維護(hù)良好的辦公環(huán)境。

目的：為規(guī)范辦公區(qū)域的管理，創(chuàng)造文明、整潔的辦公環(huán)境，維護(hù)正常的辦公秩序，樹(shù)立良好的企業(yè)形象，提高辦公效率，利于公司各項(xiàng)工作的開(kāi)展，特制定本制度。

第一章

員工行為規(guī)范

第一條 ：職業(yè)道德

忠誠(chéng)、正派、守紀(jì)、勤勉、盡職、敬業(yè)。

第二條 ：行為言舉規(guī)范

一、公司員工日常著裝應(yīng)以端莊大方、整齊清潔為標(biāo)準(zhǔn)。員工衣著應(yīng)當(dāng)合乎企業(yè)形象及部門形象，原則上員工穿著及修飾應(yīng)穩(wěn)重大方、整齊清爽、干凈利落，服裝正規(guī)、整潔、完好、協(xié)調(diào)、悅目。

二、儀容要以干凈、整潔、素雅為標(biāo)準(zhǔn)，不得濃妝。

三、行為舉止要文明、禮貌，不得打架，斗毆，酗酒，從事違法亂紀(jì)的活動(dòng)。

四、說(shuō)話要和氣、謙遜，要使用“請(qǐng)、您好、謝謝、對(duì)不起、再見(jiàn)”等文明用語(yǔ)。為集體創(chuàng)造團(tuán)結(jié)、友善的氛圍。

五、語(yǔ)音清晰親切、謙虛，語(yǔ)氣誠(chéng)懇、語(yǔ)速適中、語(yǔ)調(diào)平和、語(yǔ)意明確言簡(jiǎn)。

六、與他人交談，要專心致志，面帶微笑，不能心不在焉，反應(yīng)冷漠。

七、嚴(yán)禁說(shuō)臟話、忌語(yǔ)，使用文明用語(yǔ)。

八、同事之間溝通問(wèn)題時(shí)，應(yīng)本著“換位思考、解決問(wèn)題”的原則，語(yǔ)言應(yīng)禮貌，委婉。

九、匯報(bào)工作時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)潔、明確。

十、為了建立公司形象，同事之間稱呼應(yīng)以職稱為準(zhǔn)，下級(jí)不得直呼上級(jí)姓名。

十一、遵守考勤制度，準(zhǔn)時(shí)上班、下班，不遲到、早退。病假、事假需及時(shí)申請(qǐng)或通知本部門負(fù)責(zé)人，填報(bào)請(qǐng)假單。

十二、上班時(shí)間保持良好的精神狀態(tài)，精力充沛，精神飽滿，樂(lè)觀進(jìn)取。

十三、對(duì)待上司要尊重，對(duì)待同事要熱情，處理工作保持頭腦冷靜，提倡微笑待人，微笑服務(wù)。

十四、開(kāi)誠(chéng)布公，坦誠(chéng)待人，平等尊重，團(tuán)結(jié)協(xié)作，不將個(gè)人喜好帶進(jìn)工作中，不拉幫結(jié)派、黨同伐異。

十五、熱情接待每一位客人，不以貌取人，不盛氣凌人，與客人約見(jiàn)要準(zhǔn)時(shí)，如另有客人來(lái)訪需等待時(shí)，應(yīng)主動(dòng)端茶道歉。

十六、出入會(huì)議室或上司辦公室，主動(dòng)敲門示意，進(jìn)入房間隨手關(guān)門。

第三章 辦公現(xiàn)場(chǎng)管理規(guī)范

一、工作中不得擅自翻閱他人的文件、資料、報(bào)告等材料。

二、工作時(shí)間內(nèi)禁止在辦公區(qū)域內(nèi)食用有氣味的食品及零食。

三、辦公桌上應(yīng)素雅、整齊、清潔，各類文件存放應(yīng)注意保密，不得隨意擺放。

四、桌面和室內(nèi)辦公設(shè)備擺放整齊，保持外表干凈。

五、室內(nèi)文件柜文件擺放科學(xué)有序，外觀整潔。

六、辦公室墻面除了張貼必要的文件或圖表外，應(yīng)保證墻面清潔。

七、辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正。

八、保證所屬辦公區(qū)域的設(shè)備設(shè)施完好，做到人走關(guān)停所有設(shè)備電源。

九、要節(jié)約用電，下班后及時(shí)關(guān)閉計(jì)算機(jī)及顯示器；開(kāi)啟空調(diào)時(shí)按要求調(diào)整溫度，人員長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)辦公室時(shí)應(yīng)關(guān)閉空調(diào)。

十、會(huì)議桌上不允許存放雜志和報(bào)紙；辦公室內(nèi)不允許長(zhǎng)期存放與工作無(wú)關(guān)的私人物品。

十一、未經(jīng)行政部同意，禁止私自調(diào)換工作位置或挪動(dòng)工作臺(tái)、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。

十二、工作中同事之間應(yīng)本著以公司利益為重，團(tuán)結(jié)合作、快捷高效為原則，應(yīng)及時(shí)解決可能存在的矛盾和問(wèn)題。

十三、公司的電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)原則上不能用于私人用途，若有特殊原因，須事先提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

十四、公共及洗手間衛(wèi)生由行政人事打掃，各自辦公桌桌面由各自打掃，每位員工應(yīng)自覺(jué)維護(hù)干凈、整潔的辦公環(huán)境。

十五、員工應(yīng)自覺(jué)維護(hù)辦公場(chǎng)所清潔衛(wèi)生，禁止在辦公區(qū)域、衛(wèi)生間內(nèi)吸煙，亂扔煙頭現(xiàn)象，嚴(yán)禁堆放雜物、隨意丟棄廢棄物，嚴(yán)禁隨地吐痰、傾倒污水和茶

渣，保持地面、門窗、辦公家具、辦公設(shè)備等清潔整齊。

十六、在使用傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)后，所產(chǎn)生的錯(cuò)誤報(bào)告或廢紙等，須及時(shí)處理，重要文件應(yīng)予以銷毀，非重要文件應(yīng)回收再利用。傳真后的稿件，應(yīng)立即拿走，禁止堆放在傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)上。

第四章

公 共 財(cái) 產(chǎn)

一、每位員工應(yīng)愛(ài)護(hù)公司的財(cái)產(chǎn)，如有損壞，照價(jià)維修或賠償。公司發(fā)放的辦公用品，員工須妥善保管，如有遺失，自行負(fù)責(zé)。

二、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)和傳真機(jī)的管理與清潔及一般的維護(hù)由專人負(fù)責(zé)。

三、電腦的日常維護(hù)由使用人負(fù)責(zé)，如遇故障影響正常使用的情況，將由工程部派專業(yè)人員對(duì)電腦進(jìn)行維修，不得擅自處理。

四、公司所購(gòu)的書籍資料等，由行政部指定的專人進(jìn)行登記、編號(hào)，并加蓋章。若要借閱須事先在行政部辦理借閱手續(xù)，借閱最長(zhǎng)期限為兩周，超出期限須辦理續(xù)借手續(xù)。

五、發(fā)現(xiàn)設(shè)備、設(shè)施有問(wèn)題時(shí)，及時(shí)通知行政部，由行政部向維修單位說(shuō)明情況，并協(xié)調(diào)好維修時(shí)間，然后根據(jù)設(shè)備、設(shè)施的損害情況做相應(yīng)處理。

六、為了維護(hù)公司正常的工作秩序，保證公司公共設(shè)備和設(shè)施正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高維修的時(shí)效性，每位員工都賦有在第一時(shí)間內(nèi)將發(fā)現(xiàn)的公共設(shè)備、設(shè)施受損情況及時(shí)向行政部報(bào)告的責(zé)任。

第五章

罰

則

一、本制度的檢查、監(jiān)督部門由公司行政部執(zhí)行。公司管理層將不定期對(duì)公司規(guī)章制度的落實(shí)情況進(jìn)行督檢，如發(fā)現(xiàn)有未落實(shí)或違規(guī)之處，將直接問(wèn)責(zé)行政部。

二、本制度適用于公司所有人，請(qǐng)大家嚴(yán)格執(zhí)行并落實(shí)。

三、若有員工違反此規(guī)定，公司將以口頭警告、通報(bào)批評(píng)、罰款、降薪、辭退為體現(xiàn)方式。

四、根據(jù)規(guī)定，各種處罰項(xiàng)目除按上述規(guī)定處罰外，均計(jì)入當(dāng)月績(jī)效考核項(xiàng)目。

第六章 附

則

第三條

本規(guī)定由公司行政部負(fù)責(zé)解釋、修訂。第四條

本規(guī)定自二〇一八年六月十五日起執(zhí)行。

陜西澳美廣告文化有限公司

2018年6月16日

第二篇：辦公室管理

辦公室管理

一、單項(xiàng)選擇題1．辦公室布置要注意(各種溝通、保密)。2．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的(隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送)3．在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?作會(huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話)。4．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品)。5．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的(文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力)。6．文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開(kāi)支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?最好到價(jià)格便宜的商店去購(gòu)買，質(zhì)量并不重要)。7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的(應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己)8．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的(審查功能)。9．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去10．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免(日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄)

二、判斷題1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開(kāi)始介紹(√)2．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等?！?．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。(√)4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔“，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限?！?．要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司?！?．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。√7．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒?！?．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件?！?．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。√10．為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。×

三、簡(jiǎn)答題1．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么?(1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸；(2)參謀作用；(3)補(bǔ)缺作用；(4)增進(jìn)關(guān)系作用；(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī)；(7)適地?？磮?chǎng)合；(8)適度。要注意掌握分寸。2．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷?(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；(2)按問(wèn)題特征立卷；(3按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。

四、設(shè)計(jì)題1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開(kāi)專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)?(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；(2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以

七、／八人為宜；(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。，2．科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有：文件材料費(fèi)200元，飲料

費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開(kāi)支=6(G+S)T·n+后勤開(kāi)支(2)G-------參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開(kāi)支——等于支票開(kāi)支、現(xiàn)金開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為800(200+100+10×50)(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800=19550(元)

五、案例分析題1．某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái)，小林了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開(kāi)了辦公室。小趙還在悶悶不樂(lè)時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來(lái)了，他們因平時(shí)工作不遵，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。(1)不能說(shuō)“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽(tīng)，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽(tīng)；(3)對(duì)提重要建議的來(lái)訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司；(4)應(yīng)熱情，不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；

(5)對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。正式會(huì)談這天，只見(jiàn)坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來(lái)了托盤準(zhǔn)備茶水，只見(jiàn)她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來(lái)晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠ァ９趴偼h(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無(wú)能!” 小沈并不知道自己有什么過(guò)錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系?”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作

環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜；(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開(kāi)始就不順利；(5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開(kāi)，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過(guò)頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明情況，交流思想和感情。

一、單項(xiàng)選擇題

1、文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（姓名、部門、地址、國(guó)名）

2、有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（發(fā)表意見(jiàn)）

3、郵件送到單位所租的信箱，由文員開(kāi)啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦）４、以下哪些接打電話的行為是不正確的（受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)簦?、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的（如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)）６、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的（名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的）７、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）８、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（簽發(fā)文件）９、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（切勿事感用事）

10、以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（決策性）

二、判斷題

1、辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。（×）

2、文員應(yīng)避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（√）

3、文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×）

4、如果會(huì)客室的門是推開(kāi)的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客

室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（√）

5、文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）

6、假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）

7、代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，(√）８、文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（×）９、交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（√）

10、不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（√）

三、簡(jiǎn)答題１、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？(1)單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；（4）另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。２、按照2000院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報(bào)；（5）議案；（6）報(bào)告；（7）請(qǐng)示；（8）批復(fù)；意見(jiàn)；（9）函；（10）會(huì)議紀(jì)要。

四、設(shè)計(jì)題１、康橋賓館位于本市南京西路４５號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？（1）會(huì)議的名稱：（2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；3）日期、時(shí)間（開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。２、某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來(lái)賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏；（5）要為參加會(huì)議的人員送行；（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。

五、案例分析題

1、波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心如開(kāi)大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒(méi)有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關(guān)資料，打電話問(wèn)了一些情總，決定租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議開(kāi)幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。劉小姐馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來(lái)賓陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚??突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷；“怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒(méi)有??”問(wèn)題：（1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？（1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)示該如何辦？

（3）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程；（4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)？（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)）；（6）召開(kāi)大會(huì)型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問(wèn)題、停車場(chǎng)等，（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；（9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。

（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？

2、小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說(shuō)著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過(guò)客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說(shuō)：“坐在這里視野好?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問(wèn)了客人所在公司的情況，打聽(tīng)客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來(lái)越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么??你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？（1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（3分）（2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意；“我替你拿可以嗎？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司機(jī)開(kāi)車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”；（5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（6）客人公司的一些內(nèi)容情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。

一、單項(xiàng)選擇題1．在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?接通電源可立即復(fù)印操作)。2，以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名)。3．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的(可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作)。4．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的(傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn))。5．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的(打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，等鈴聲響了二、三下可掛電話)。6．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的(未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi))。7．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明)8．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮(有無(wú)休息室)。9．以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜(由過(guò)程先說(shuō))。10．將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開(kāi)，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是(騎邊章)。

二、判斷題1．文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動(dòng)。(√)2．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。(×)3．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。．(√)4．檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。(×)5．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。(×)6．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(×)7．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。(√)8．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。(×)9．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。(√)10．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。(√)

三、簡(jiǎn)答題

1．來(lái)信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?(1)受理的范圍是：

國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。

(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開(kāi)后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇啊⑿欧庠诤?，要一并裝訂。(3)認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。(5)認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。(6)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。2．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求?(1)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工

作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。

(2)不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告；(3)報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是???！?/p>

(4)一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；．(5)如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6)如果覺(jué)得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。

四、設(shè)計(jì)題1．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做?(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等；(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。(4)還應(yīng)熟知以下

規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。

(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見(jiàn)、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。2．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作?

(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如

果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。

(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

五、案例分析題1．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總邀請(qǐng)總，小王看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開(kāi)郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；(2)把上司親啟信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；(3)12日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)；(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目；(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(6)沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好。

2．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：(1)市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；(2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；(3)東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；(4)東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；(5)市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；(6)東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；(7)東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；(8)東方學(xué)院關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的通知；(9)東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；(10)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；(11)東方學(xué)院各系關(guān)

于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；(12)東方學(xué)院2003工作總結(jié)； 2．(題略)答案 案卷一：

1．市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；4．東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；L市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請(qǐng)示、批復(fù)案卷二：(2．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要； 6．東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 7．東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 8．東方學(xué)院關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的通知；標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開(kāi)學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知案卷三：3．東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃； 12．東方學(xué)院2003工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、工作總結(jié)案卷四：9．東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告； 10．東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告； 11．東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告 公

第三篇：辦公室管理

中央廣播電視大學(xué)2002—2003學(xué)第二學(xué)期“開(kāi)放?？啤逼谀┛荚?/p>

現(xiàn)代文員專業(yè)辦公室管理試題

2003年7月

一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)

1．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（）

A.以右為次B．以右為尊

C．以后為次D．以左為尊

2．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?（）

A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題

C．保密的話題D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

3．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（）

A．時(shí)間B．便利

C．經(jīng)濟(jì)D．愛(ài)好

4．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（）

A．加入自己的主觀意見(jiàn)

B．不記錄議題

C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致

D．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論

5．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的?（）

A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀

C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．換郵件重要性分揀

6．傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件?（）

A．一般的圖紙B．機(jī)密文件

C．很長(zhǎng)的文件D．感謝信

7．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)（）

A．訂購(gòu)B．制造

C．分配D．儲(chǔ)備

8．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人(單位)復(fù)信的情況是以下哪一種（）

A．初次寫信，或有過(guò)激言行的B．有過(guò)激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信

C．已做結(jié)案處理的D．沒(méi)有具體內(nèi)容的匿名信

9．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（）

A.口字型B．教室型

C．圓桌型D.U字型

10．以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函等用（）

A.按通訊者特征立卷B．按地區(qū)特征立卷

C．按文種特征立卷D．按作者特征立卷

二、判斷題(正確打“√”，錯(cuò)誤打“×”。每小題1分，共10分)

1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。()

2．沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。()

3．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。()

4．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。()

5．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。()

6．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。()

7．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。()

8．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。()

9．如果會(huì)客室的門是拉開(kāi)的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。()

10．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。()

三、簡(jiǎn)答題（每小題10分，共20分）

1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？

2．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。

四、設(shè)計(jì)題(每小題10分，共20分)

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。

某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話如下：來(lái)電者：“是利達(dá)公司嗎?”

陳小姐：“是。”

來(lái)電者：“你們經(jīng)理在嗎?”

陳小姐：“不在?！?/p>

來(lái)電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎?”

陳小姐：“是?！?/p>

來(lái)電者：“你們的塑膠手套多少錢一打?”

陳小姐：“1．8美元?！?/p>

來(lái)電者：“1．6美元一打行不行?”

陳小姐：“對(duì)不起，不行的?！闭f(shuō)完，“啪”掛上了電話。

上司回來(lái)后，陳小姐也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1．4美元一打賣出了100萬(wàn)打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問(wèn)1．6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1．8，就說(shuō)不行的。”上司當(dāng)即臉色一變說(shuō)：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說(shuō)：“為什么?”上司說(shuō)：“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！?/p>

陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)?

2．文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見(jiàn)后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。

請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)?錯(cuò)在哪里?面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦?

試卷代號(hào)：2180

中央廣播電視大學(xué)2002—2003學(xué)第二學(xué)期“開(kāi)放?？啤逼谀┛荚?/p>

現(xiàn)代文員專業(yè)辦公室管理試題答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

(供參考)

2003年7月

一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)

1．B2．A3．D4.C5．C

6．A7．B8．A9．C10．A

二、判斷題(正確打“√”，錯(cuò)誤打“×”。每小題1分，共10分)

1．√2．√3．×4．×5．×

6．√7．×8．×9．×10．√

三、簡(jiǎn)答題(每小題10分，共20分)

1．什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法?

(1)受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。(1分)

(2)一種是直接受意。(1分)

(3)另一種是間接受意。(1分)

(4)文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。(1分)

(5)但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。(1分)

(6)要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。(1分)

(7)注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意。(1分)

(8)必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。(1分)

(9)如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。(1分)

(10)接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。(1分)

2．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。

(1)版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。(1分)

(2)密級(jí)、緊急程度。(1分)

(3)簽發(fā)人姓名。(1分)

(4)公文標(biāo)題。(1分)

(5)主送機(jī)關(guān)。(1分)

(6)正文、附件。(1分)

(7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。(1分)

(8)注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。(1分)

(9)主題詞。(1分)

(10)抄送單位、印發(fā)說(shuō)明。(1分)

四、設(shè)計(jì)題(每小題10分，共20分)

1．(題略)

電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊，(2分)新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條，(2分)

各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；(2分)

公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；(2分)

墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。(2分)

2．(題略)

(1)接受任務(wù)(1分)

(2)了解來(lái)賓(1分)

(3)制訂計(jì)劃(1分)

(4)預(yù)訂食宿(1分)

(5)迎接來(lái)賓(1分)

(6)商議日程(1分)

(7)安排會(huì)談(1分)

(8)陪同參觀(1分)

(9)送別客人(1分)

(10)接待小結(jié)。(1分)

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．(題略)

(1)該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)(指對(duì)方情況，手套的需要量)；(3分)

(2)該記的沒(méi)有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼)；(3分)

(3)該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)(沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào))；(3分)

(4)不該說(shuō)的卻說(shuō)了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示)；(3分)

(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)；(3分)

(6)電話禮儀方面，鈴響了沒(méi)有自報(bào)家門；(3分)

(7)不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話；(2分)

2．(題略)

(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示；(5分)

(2)在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地，(3分)

(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見(jiàn)辦；(4分)

(4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議呷個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；(4分)

(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這時(shí)文員執(zhí)行主要決策人的意見(jiàn)。(4分)

第四篇：辦公室管理

《辦公室管理》作業(yè)1參考答案

一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。

辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表

序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）

1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會(huì)議組織安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料；替上司收集演講或報(bào)告的資料；整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接待賓客和員工的來(lái)訪。9接待工作接待來(lái)訪賓客；替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。10協(xié)調(diào)工作以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會(huì)并做好記錄；

為上司安排旅行或考察。13日常事務(wù)閱讀并分類信件；自動(dòng)處理例行的事務(wù)；替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。通訊事務(wù)、電話；照料上司身邊的瑣事。14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。15其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行、郵局等。

二、辦公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；

11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？

文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2．實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。

四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。

1．將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無(wú)所謂的事？C.是否不可以做的事？對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。2．對(duì)于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。

3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。

1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識(shí)點(diǎn)。下面我舉一個(gè)例子，同學(xué)們按照這個(gè)思路作答即可：

1．首先簡(jiǎn)要說(shuō)明此種方法：受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。2．結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。

《辦公室管理》作業(yè)2參考答案

一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。

同：1．都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。

異：1．打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)。

2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。

二、為了讓上司更專心的工作，減少不必要的騷擾，文秘人員必須把不必由上司接觸和熟悉的電話擋駕在外?？梢宰裱韵碌淖龇ǎ?/p>

問(wèn)候語(yǔ)過(guò)后，待對(duì)方發(fā)出聲音后，能辨別對(duì)方的身份（熟人）。如果對(duì)方自報(bào)家門，必須識(shí)別對(duì)方的身份。這對(duì)新入職文員是個(gè)挑戰(zhàn)。有三類電話必須特別注意：同行業(yè)內(nèi)的知名人士、重要客戶和私人密友。上司不想接時(shí)，應(yīng)善于找借口搪塞過(guò)去。遇到推銷等電話，應(yīng)有禮貌的拒絕不論對(duì)方如何，要有耐心和保持禮貌

三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。

（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？（1）文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)。（2）上司指明在他不在時(shí)把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個(gè)部門或人員處理。文秘人員應(yīng)制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時(shí)間。（3）上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件。文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目。如果是回電或面談，則應(yīng)在收到的郵件上寫明回電、面談的時(shí)間和內(nèi)容，以備后查。

（4）如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。表上列出何時(shí)收到郵件？怎樣處理的（文秘人員回信或轉(zhuǎn)送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些內(nèi)容需要上司回來(lái)決定。（5）如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)。（6）如果上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話。文秘人員在處理郵件時(shí)遇到棘手的事情，應(yīng)及時(shí)向上司請(qǐng)示。如有可能，可以把那些難以辦理而又急需回復(fù)的郵件用傳真、快件、電子郵件等形式發(fā)給上司，請(qǐng)上司定

奪。（7）把寄給上司郵包連續(xù)編號(hào)（如4—

1、4—

2、4—3），這樣就會(huì)知道你寄的郵包是否全部到齊了。如果上司經(jīng)常換地方，在郵包上編號(hào)尤為重要。（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件”、“需要讀的信件”（這些信件已經(jīng)答復(fù)，但上司可能要過(guò)目）、“報(bào)告”、“一般閱讀材料”（上司可能想讀的廣告和出版物）。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？應(yīng)盡可能向?qū)Ψ奖磉_(dá)上司不能接見(jiàn)的理由，以免來(lái)訪者發(fā)生誤會(huì)。同時(shí)，根據(jù)下列情況作出不同處理。1．上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)；

2．上司繁忙時(shí)；3．上司即將外出時(shí)；4．遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。見(jiàn)教材第88頁(yè)?！掇k公室管理》作業(yè)3參考答案

一、提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請(qǐng)列出要點(diǎn)。

答：為了提高會(huì)議的效率,有必要加強(qiáng)會(huì)議管理,做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后跟蹤三個(gè)環(huán)節(jié)的工作。1會(huì)前準(zhǔn)備：質(zhì)疑會(huì)議的必要性明確會(huì)議的目標(biāo)2確定會(huì)議議題：會(huì)議議題是指根據(jù)會(huì)議目的確定的要討論的話題或決策的對(duì)象。3確定與會(huì)人員4確定會(huì)議的基本程序 確定會(huì)議的基本程序,就是明確會(huì)議先做什么,后做什么,再做什么。5會(huì)中控制有效控制會(huì)議的議題和進(jìn)程6會(huì)后跟蹤：會(huì)議結(jié)束后,應(yīng)將會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議紀(jì)要,會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門，應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人,完成時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。

二、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。

1．日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。2．各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息旅行計(jì)劃要說(shuō)明地點(diǎn)、交通工具、時(shí)間、旅館信息等。準(zhǔn)備三份，制定約會(huì)計(jì)劃，為商務(wù)洽談收集資料，決定旅行用品，行李問(wèn)題，安排差旅費(fèi)，建立旅行——禮官信息資料庫(kù)，辦理旅行保險(xiǎn)

四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

1．提神醒腦的服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3．財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。

五題：參考答案：

1、宴請(qǐng)人數(shù)的通知和落實(shí)。

2.宴會(huì)場(chǎng)地的布置和燈光、音響等的準(zhǔn)備和調(diào)試。

2、桌位的擺放與人數(shù)的確定。

3、來(lái)賓的接待。

4、招待人員的落實(shí)及停車位的安排。

《辦公室管理》作業(yè)4參考答案

一、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。

1．合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。2．不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說(shuō)明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。

三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

1．收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2．分送的基本原則：1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。

1．類型：（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。2．按問(wèn)題特征立卷的含義：將反映同一問(wèn)題的文書組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。同學(xué)們回答第一個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說(shuō)明和闡述。回答第二個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)舉例說(shuō)明。

五、簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的方法。

1、將應(yīng)歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質(zhì)上。

2、采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。

3、將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。

4、采用“雙套制”歸檔，即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式。

第五篇：辦公室管理

一、辦公室工作內(nèi)容

(一)公司行政管理工作；

(二)制定公司行政管理制度、匯編公司各項(xiàng)制度、監(jiān)督檢查各部門執(zhí)行的情況；

(三)負(fù)責(zé)公司印章和介紹信的管理，嚴(yán)格執(zhí)行印章和介紹信的使用規(guī)定；

(四)負(fù)責(zé)公司文件的管理工作；

(五)根據(jù)公司行政管理制度，做好電話、傳真和復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用和管理；

(六)負(fù)責(zé)公司外圍環(huán)境衛(wèi)生的管理；

(七)負(fù)責(zé)公司辦公地點(diǎn)安全、保衛(wèi)、消防工作的管理；

(八)負(fù)責(zé)正式員工勞動(dòng)合同的簽訂；

(九)負(fù)責(zé)保存員工相關(guān)個(gè)人檔案資料；

(十)負(fù)責(zé)為符合條件的員工辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)和大病統(tǒng)籌等相關(guān)福利；

(十一)負(fù)責(zé)為員工辦理人事方面的手續(xù)和證明；

(十二)負(fù)責(zé)對(duì)員工進(jìn)行遵守勞動(dòng)紀(jì)律的教育及考勤工作的管理；

(十三)負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)的管理，建立固定資產(chǎn)、低值易耗品等物品的購(gòu)買、驗(yàn)收、使用登記及

定期檢查使用情況的制度；

(十四)負(fù)責(zé)公司大事紀(jì)工作；

(十五)負(fù)責(zé)信訪接待工作；

(十六)根據(jù)總經(jīng)理的指示，積極組織好公司級(jí)的重大會(huì)務(wù)活動(dòng)和日常的辦公會(huì)議；(十七)協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)制定、控制、調(diào)整公司及各部門的編制、定員；

(十八)協(xié)同各部門辦理員工的招聘工作，為各部門提供符合條件的員工；

(十九)協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門做好員工的考核、轉(zhuǎn)正、任免、調(diào)配等工作。

二、辦公室主任工作職責(zé)

（一）完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作；

（二）負(fù)責(zé)公司的人事管理、工資管理工作；

（三）督促檢查各部門執(zhí)行公司規(guī)章制度情況；

（五）行政費(fèi)用的計(jì)劃預(yù)算編制及使用情況的審核；

（六）公司印章、介紹信及文件檔案的管理；

（七）公司的辦公用品購(gòu)置等所有后勤保障。

三、辦公室文秘職責(zé)

（一）打印公司文件，并負(fù)責(zé)辦公室電話、傳真、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用權(quán)用與管理；

（二）負(fù)責(zé)報(bào)刊、信件的發(fā)放、轉(zhuǎn)送工作；

（三）保證各部門聯(lián)絡(luò)暢通，并了解各部門工作內(nèi)容；

（四）負(fù)責(zé)考勤登記工作；

（五）資料檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、管理好施工檔案。

（六）做好圖紙和技術(shù)文件的收發(fā)工作。收發(fā)臺(tái)帳記錄。

（七）按檔案管理制度的規(guī)定收集、整理、保管好工程檔案。

（八）記公司員工外出內(nèi)容；

（九）布置公司會(huì)議的會(huì)場(chǎng)，負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，必要的做會(huì)議記錄；

（七）熱情接待來(lái)訪人員，做好信訪工作；

（十）積極參與各項(xiàng)活動(dòng)，協(xié)助辦公室主任處理應(yīng)急事。