第一篇：淺析辦公室管理

淺析辦公室行政管理的若干問題

內(nèi)容摘要：辦公室行政管理工作是單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。本文主要通過對辦公室工作的重要性和工作職能，及需要處理的主要矛盾，對如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作提出建議。

關(guān)鍵詞 ： 辦公室 行政管理 問題

辦公室作為一個綜合、全面的辦事機(jī)構(gòu)，在單位中是溝通上下的喉嚨、協(xié)調(diào)左右的紐帶、傳遞信息的中樞，又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的“外腦”和處理日常事務(wù)的手足，地位舉足輕重。結(jié)合實(shí)際工作，就做好辦公室行政管理工作進(jìn)行了一些思考。

一、充分認(rèn)識辦公室行政工作的重要性

（一）從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進(jìn)行的。行政管理崗位往往被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上，它擔(dān)負(fù)著日常的辦公室事務(wù)工作，盡管大多是瑣碎的事務(wù)、重復(fù)的服務(wù)，然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價單位的工作。比如，電話接轉(zhuǎn)看似簡單的工作卻是代表著聯(lián)系內(nèi)外、左右的單位第一形象，它有上級指示、有各種問訊、有情況反映等等，只有做到了既了解單位的整體基本情況，又注意講話的態(tài)度、藝術(shù)，才能使來電者滿意、信服。

（二）從提高辦公室整體效率看，單位各業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，而每一項(xiàng)工作的各個環(huán)節(jié)的合理、準(zhǔn)確、及時的銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決。只有找準(zhǔn)、認(rèn)識到行政管理工作特定的位置和職能，才能牢固樹立全方位服務(wù)觀念，積極努力、耐心細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，以良好的“窗口”形象，提高辦事效率，促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作有序開展。

二、正確把握辦公室的行政管理職能

從行政管理的角度來看，辦公室面對的工作主要是上級部門和本單位下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，面對的人員主要是單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門同事。辦公室的行政管理職能主要有四個方面：

一是助手作用。按照上級機(jī)關(guān)的部署，辦公室要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的意見，貫徹執(zhí)行、組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果，對加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理、維護(hù)正常工作秩序、保證工作質(zhì)量等發(fā)揮著重要的作用。

二是參謀作用。辦公室人員要經(jīng)常深入一線，了解基層情況，聽取意見、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提出改革建議，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報、提出建設(shè)性的參考意見，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

三是協(xié)調(diào)作用。辦公室在行政管理工作中要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，以維持正常的工作秩序，及時傳達(dá)上級部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，主動協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。

四是保障作用。既要保證上級部門和本單位布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，充分調(diào)動員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)。

三、辦公室工作中需要處理的主要矛盾

（一）大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合職能部門，其性質(zhì)和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務(wù)性上這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，當(dāng)部門工作與單位的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因?yàn)樾【止ぷ魇亲龊么缶止ぷ鞯幕A(chǔ)和前提。

（二）主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動 性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準(zhǔn)備。對領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。

（三）“過”與“不及”的矛盾。為領(lǐng)導(dǎo)出主意、當(dāng)參謀，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。

四、如何做好辦公室行政管理工作

（一）提高服務(wù)意識，直面問題和矛盾

辦公室面對的多數(shù)事務(wù)比較繁瑣、復(fù)雜，且矛盾和問題也比較集中，因此，在增進(jìn)理解、化解矛盾、改進(jìn)工作方面應(yīng)采取行之有效的辦法，來強(qiáng)化政務(wù)、搞好事務(wù)、規(guī)范服務(wù)，做到提高效率，事半功倍。提高服務(wù)意識，化解多方矛盾。辦公室作為一個綜合部門，其服務(wù)的特殊性要求辦公室要有“圍繞中心，服務(wù)大局”的意識，切實(shí)處理好“小局”與“大局”的矛盾，把大局意識作為辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動性，切實(shí)處理好“被動”與“主動”的矛盾，要善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，要主動著手、提前準(zhǔn)備；對領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要積極謀劃，靈活應(yīng)對。為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手和參謀，切實(shí)處理好“主”與“從”的地位，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。

（二）強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識，建立良好的合作關(guān)系

辦公室工作雖然各有分工，各有職責(zé)，工作中少數(shù)業(yè)務(wù)依靠個人力量也可完成，但更多的工作要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合 力，必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，在相互團(tuán)結(jié)、相互支持、相互信任、相互尊重的基礎(chǔ)上，凝心聚力、協(xié)調(diào)配合、開拓創(chuàng)新、勇于奉獻(xiàn)，最大限度地發(fā)揮每個人的潛在能力。辦公室人員還需不斷汲取知識，豐富內(nèi)涵，增進(jìn)理解，真正實(shí)現(xiàn)思想同心、目標(biāo)同向、工作同步，營造團(tuán)結(jié)和諧的工作氛圍。辦公室工作“事無巨細(xì)皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長補(bǔ)自己之短，與其他同事多溝通，多協(xié)作，做到愛崗敬業(yè)，恪盡職守，在完成自己本職工作的同時，做好與其他同志的協(xié)調(diào)銜接，集思廣益，共同進(jìn)步，不斷提高工作質(zhì)量和效率。

（三）做好調(diào)查研究，為決策提供準(zhǔn)確依據(jù)

辦公室工作要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當(dāng)好參謀助手，這就要求我們把調(diào)研工作作為一項(xiàng)重要任務(wù)來抓。要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，認(rèn)真撰寫報告，提出可行性建議和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確、最真實(shí)的依據(jù)，發(fā)揮調(diào)查研究對單位綜合性、全局性決策的組織、指導(dǎo)、服務(wù)、協(xié)調(diào)作用。在制訂工作目標(biāo)時，要將預(yù)期目標(biāo)與奮斗目標(biāo)相結(jié)合，提高辦事效率。

（四）加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力，確保政令暢通

綜合協(xié)調(diào)能力的高低是辦公室工作人員綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)。綜合協(xié)調(diào)貫穿于辦公室工作的方方面面，這個作用發(fā)揮的好不好，關(guān)系到工作能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作要按照各級領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求思考、籌劃、安排和處理問題，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，統(tǒng)一思想，形成共識。更要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓工作部署，抓科學(xué)決策，抓工作落實(shí)，同領(lǐng)導(dǎo)保持一致，確保政令暢通。做好協(xié)調(diào)工作，要求我們必須了解全局、熟悉教學(xué)規(guī)律，按程序辦事，提高辦事效率，在日常工作中體現(xiàn)創(chuàng)新。圍繞本單位工作重點(diǎn)，既要按部就班，踏實(shí)工作，又要未雨綢繆，獻(xiàn)計獻(xiàn)策。在重大問題的處理上，要增強(qiáng)敏銳性，發(fā)揮“主心骨”作用。重大會議、重大活動的安排上，要不斷提高工作計劃性，做到長計劃，短安排，計劃性和靈活性相結(jié)合。

（五）不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)教育，提高自身素質(zhì)

辦公室工作涉及面廣，特別是擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的任務(wù)，如果平時不 注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷更新知識，就難以勝任工作。因此要不斷提高辦公室人員的政治水平和理論素質(zhì)，不斷提高“辦文、辦事、辦會”的水平和能力，加強(qiáng)心理素質(zhì)鍛煉和能力培養(yǎng)，不斷滿足新形勢下對辦公室工作的高標(biāo)準(zhǔn)和高要求的需要。

結(jié)束語：辦公室作為單位行政工作的中樞，責(zé)任重大，任務(wù)艱巨，我們只有清晰地認(rèn)識辦公室的重要地位和職能作用，主動適應(yīng)形勢變化，抓好行政工作重點(diǎn)，協(xié)調(diào)好各環(huán)節(jié)工作，才能不斷提升服務(wù)質(zhì)量、有效發(fā)揮辦公室行政管理職能、更好地推動全局工作的順利開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦懷茂，從行政管理角度談做好辦公室工作的認(rèn)識，新疆財經(jīng)學(xué)院學(xué)報，2013，（4）.[2]段根良，努力適應(yīng)新形勢需要，不斷提高辦公室工作整體水平，西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2011（2）.

第二篇：辦公室管理

辦公室日常管理制度

暫行辦法

第一章

總 則

辦公場所是職員從事生產(chǎn)，經(jīng)營及管理的工作場所，公司努力創(chuàng)造一個安全、舒適、健康的辦公環(huán)境，員工應(yīng)自覺維護(hù)良好的辦公環(huán)境。

目的：為規(guī)范辦公區(qū)域的管理，創(chuàng)造文明、整潔的辦公環(huán)境，維護(hù)正常的辦公秩序，樹立良好的企業(yè)形象，提高辦公效率，利于公司各項(xiàng)工作的開展，特制定本制度。

第一章

員工行為規(guī)范

第一條 ：職業(yè)道德

忠誠、正派、守紀(jì)、勤勉、盡職、敬業(yè)。

第二條 ：行為言舉規(guī)范

一、公司員工日常著裝應(yīng)以端莊大方、整齊清潔為標(biāo)準(zhǔn)。員工衣著應(yīng)當(dāng)合乎企業(yè)形象及部門形象，原則上員工穿著及修飾應(yīng)穩(wěn)重大方、整齊清爽、干凈利落，服裝正規(guī)、整潔、完好、協(xié)調(diào)、悅目。

二、儀容要以干凈、整潔、素雅為標(biāo)準(zhǔn)，不得濃妝。

三、行為舉止要文明、禮貌，不得打架，斗毆，酗酒，從事違法亂紀(jì)的活動。

四、說話要和氣、謙遜，要使用“請、您好、謝謝、對不起、再見”等文明用語。為集體創(chuàng)造團(tuán)結(jié)、友善的氛圍。

五、語音清晰親切、謙虛，語氣誠懇、語速適中、語調(diào)平和、語意明確言簡。

六、與他人交談，要專心致志，面帶微笑，不能心不在焉，反應(yīng)冷漠。

七、嚴(yán)禁說臟話、忌語，使用文明用語。

八、同事之間溝通問題時，應(yīng)本著“換位思考、解決問題”的原則，語言應(yīng)禮貌，委婉。

九、匯報工作時應(yīng)簡潔、明確。

十、為了建立公司形象，同事之間稱呼應(yīng)以職稱為準(zhǔn)，下級不得直呼上級姓名。

十一、遵守考勤制度，準(zhǔn)時上班、下班，不遲到、早退。病假、事假需及時申請或通知本部門負(fù)責(zé)人，填報請假單。

十二、上班時間保持良好的精神狀態(tài)，精力充沛，精神飽滿，樂觀進(jìn)取。

十三、對待上司要尊重，對待同事要熱情，處理工作保持頭腦冷靜，提倡微笑待人，微笑服務(wù)。

十四、開誠布公，坦誠待人，平等尊重，團(tuán)結(jié)協(xié)作，不將個人喜好帶進(jìn)工作中，不拉幫結(jié)派、黨同伐異。

十五、熱情接待每一位客人，不以貌取人，不盛氣凌人，與客人約見要準(zhǔn)時，如另有客人來訪需等待時，應(yīng)主動端茶道歉。

十六、出入會議室或上司辦公室，主動敲門示意，進(jìn)入房間隨手關(guān)門。

第三章 辦公現(xiàn)場管理規(guī)范

一、工作中不得擅自翻閱他人的文件、資料、報告等材料。

二、工作時間內(nèi)禁止在辦公區(qū)域內(nèi)食用有氣味的食品及零食。

三、辦公桌上應(yīng)素雅、整齊、清潔，各類文件存放應(yīng)注意保密，不得隨意擺放。

四、桌面和室內(nèi)辦公設(shè)備擺放整齊，保持外表干凈。

五、室內(nèi)文件柜文件擺放科學(xué)有序，外觀整潔。

六、辦公室墻面除了張貼必要的文件或圖表外，應(yīng)保證墻面清潔。

七、辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正。

八、保證所屬辦公區(qū)域的設(shè)備設(shè)施完好，做到人走關(guān)停所有設(shè)備電源。

九、要節(jié)約用電，下班后及時關(guān)閉計算機(jī)及顯示器；開啟空調(diào)時按要求調(diào)整溫度，人員長時間離開辦公室時應(yīng)關(guān)閉空調(diào)。

十、會議桌上不允許存放雜志和報紙；辦公室內(nèi)不允許長期存放與工作無關(guān)的私人物品。

十一、未經(jīng)行政部同意，禁止私自調(diào)換工作位置或挪動工作臺、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。

十二、工作中同事之間應(yīng)本著以公司利益為重，團(tuán)結(jié)合作、快捷高效為原則，應(yīng)及時解決可能存在的矛盾和問題。

十三、公司的電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)原則上不能用于私人用途，若有特殊原因，須事先提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

十四、公共及洗手間衛(wèi)生由行政人事打掃，各自辦公桌桌面由各自打掃，每位員工應(yīng)自覺維護(hù)干凈、整潔的辦公環(huán)境。

十五、員工應(yīng)自覺維護(hù)辦公場所清潔衛(wèi)生，禁止在辦公區(qū)域、衛(wèi)生間內(nèi)吸煙，亂扔煙頭現(xiàn)象，嚴(yán)禁堆放雜物、隨意丟棄廢棄物，嚴(yán)禁隨地吐痰、傾倒污水和茶

渣，保持地面、門窗、辦公家具、辦公設(shè)備等清潔整齊。

十六、在使用傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)后，所產(chǎn)生的錯誤報告或廢紙等，須及時處理，重要文件應(yīng)予以銷毀，非重要文件應(yīng)回收再利用。傳真后的稿件，應(yīng)立即拿走，禁止堆放在傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)上。

第四章

公 共 財 產(chǎn)

一、每位員工應(yīng)愛護(hù)公司的財產(chǎn)，如有損壞，照價維修或賠償。公司發(fā)放的辦公用品，員工須妥善保管，如有遺失，自行負(fù)責(zé)。

二、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)和傳真機(jī)的管理與清潔及一般的維護(hù)由專人負(fù)責(zé)。

三、電腦的日常維護(hù)由使用人負(fù)責(zé)，如遇故障影響正常使用的情況，將由工程部派專業(yè)人員對電腦進(jìn)行維修，不得擅自處理。

四、公司所購的書籍資料等，由行政部指定的專人進(jìn)行登記、編號，并加蓋章。若要借閱須事先在行政部辦理借閱手續(xù)，借閱最長期限為兩周，超出期限須辦理續(xù)借手續(xù)。

五、發(fā)現(xiàn)設(shè)備、設(shè)施有問題時，及時通知行政部，由行政部向維修單位說明情況，并協(xié)調(diào)好維修時間，然后根據(jù)設(shè)備、設(shè)施的損害情況做相應(yīng)處理。

六、為了維護(hù)公司正常的工作秩序，保證公司公共設(shè)備和設(shè)施正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高維修的時效性，每位員工都賦有在第一時間內(nèi)將發(fā)現(xiàn)的公共設(shè)備、設(shè)施受損情況及時向行政部報告的責(zé)任。

第五章

罰

則

一、本制度的檢查、監(jiān)督部門由公司行政部執(zhí)行。公司管理層將不定期對公司規(guī)章制度的落實(shí)情況進(jìn)行督檢，如發(fā)現(xiàn)有未落實(shí)或違規(guī)之處，將直接問責(zé)行政部。

二、本制度適用于公司所有人，請大家嚴(yán)格執(zhí)行并落實(shí)。

三、若有員工違反此規(guī)定，公司將以口頭警告、通報批評、罰款、降薪、辭退為體現(xiàn)方式。

四、根據(jù)規(guī)定，各種處罰項(xiàng)目除按上述規(guī)定處罰外，均計入當(dāng)月績效考核項(xiàng)目。

第六章 附

則

第三條

本規(guī)定由公司行政部負(fù)責(zé)解釋、修訂。第四條

本規(guī)定自二〇一八年六月十五日起執(zhí)行。

陜西澳美廣告文化有限公司

2018年6月16日

第三篇：辦公室管理

第一章 辦公室實(shí)務(wù)概述

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一、辦公室的兩大職能：政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理。詢問什么時候發(fā)送最合適。（3）每一份傳真也許會經(jīng)過許多人的手才能送達(dá)當(dāng)事人，文員應(yīng)注意保密，所以最好不用傳真發(fā)送一些私人或機(jī)密的圖文。如要罰，應(yīng)請對方站到傳真機(jī)前去等待收件。（4）事務(wù)管理是為政務(wù)服務(wù)而展開的輔助性工作

二、事務(wù)管理的特征：服務(wù)性、分散性、專業(yè)性、主動性、繁雜性。

★

三、辦公室實(shí)務(wù)：就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實(shí)務(wù)。辦公室工作人員以文員和秘書人員為主，所以辦公室實(shí)務(wù)通常又被稱為文秘工作或秘書工作。

四、我國文秘工作內(nèi)容可以分為15項(xiàng)：

1、文書撰寫（上司口述或會議記錄、整理、文件起草、修改、潤色等）；

2、文書制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂等）；

3、文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、立卷等）；

4、檔案管理（歸檔、堅定、管理、提供等）；

5、會議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等），6、調(diào)查研究（計劃、實(shí)事、分析、研究等）；

7、信息資料（收集、整理、提供、儲存等）；

8、信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理等）；

9、接待工作（日常工作來訪與計劃來訪接待、安排、服務(wù)等）；

10、協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等）；

11、督查工作（政策推行或決議實(shí)施的監(jiān)督、檢查等）；

12、日程安排（為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等）；

13、日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等）；

14、辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等）；

15、其他臨時交辦的事項(xiàng)。

五、國際文秘人員工作內(nèi)容：

1、以速記記下上司交待的事項(xiàng)；

2、執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐；

3、檔案管理（個人的、機(jī)密的）；

4、閱讀并分類信件；

5、以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系；

6、替上司訂約會并做好記錄；

7、按上司的口頭或書面指示完成信函；

8、在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函；

9、接待來訪賓客；

10、替上司接洽外界人士，例如記者、工會職員等；

11、自動處理例行的事務(wù)；

12、為上司安排旅行或考察；

13、替公司賓客訂飯店的房間、定機(jī)位、發(fā)電報、打電話；

14、準(zhǔn)備好公司要公開的資料；

15、替上司收集演講或報告的資料；

16、協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告；

17、整理并組織好粗略的資料；

18、替上司保管私人的，財務(wù)的或其他的紀(jì)錄；

19、協(xié)助上司申報交納所得稅及辦理退稅；20、督導(dǎo)一般職員或速記員；

21、安排會議事務(wù)，并做好會議記錄或綱要；

22、復(fù)印資料。

其中8、10、15、16、18、19、20屬于高級秘書的職責(zé)，其余15項(xiàng)文員涉及或部分涉及。

六、我國外資企業(yè)或合資企業(yè)辦公內(nèi)容：

1、辦公室環(huán)境的布置和整理；

2、通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理；

3、執(zhí)行上司交辦的事項(xiàng)；

4、照料上司身邊的瑣事；

5、接待賓客和員工的來訪；

6、記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容；

7、打印文稿及表格；

8、收集及整理各種信息；

9、保管辦公室設(shè)備及用品；

10、外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。

七、主要辦公器械的使用

1、★傳真機(jī)的使用：應(yīng)注意：（1）發(fā)送前邀監(jiān)察原稿的質(zhì)量，紙張?zhí)窕蛱〉奈募邪欛?、卷曲、潮濕或切邊不齊的文件不宜發(fā)送，以免發(fā)生堵塞、損壞等現(xiàn)象，還應(yīng)將文件上的緊固件如回形針、訂書釘、膠帶等除去，以防出現(xiàn)機(jī)器故障。（2）如果要發(fā)出的文件很長，那會占有對方的傳真機(jī)很久，應(yīng)該先打電話給對方，文員不要以為什么信息都可以用傳真機(jī)來傳送，如感謝信、祝賀信或吊唁信，或者是給一個尊敬的、有潛力的客戶，最好手寫在信紙上，或寄明信片。

八、辦公用品的準(zhǔn)備

1、★辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張。（2）軟盤、光盤等。（3）鉛筆。（4）圓珠筆。（5）簽字筆或鋼筆。（6）修正液。（7）印盒。（8）個中小型機(jī)器。（訂書機(jī)、切紙刀、計算器等）（9）小刀。（10）日歷等。（11）其他。（直尺、繩帶、大頭針、粘膠帶等）

★

九、辦公室和接待室的管理：

1、要建立器具和備用品的臺帳，簡明記載購入時間、修理經(jīng)過。

2、器具和用品臟了、壞了時，應(yīng)立即找有關(guān)部門安排更換或修理。

3、注意保持室內(nèi)的清潔，經(jīng)常打掃。

4、注意預(yù)防火災(zāi)，要了解滅火器和緊急電話的使用方法，以及災(zāi)害發(fā)生時的避難途徑，對遇有緊急情況需要拿走的文件也要放好。

5、對櫥柜、房門等的鑰匙，要認(rèn)真管理，防止丟失，注意保密。

第二章 文員實(shí)務(wù)

★

一、文員工作指導(dǎo)思想：

1、計劃的步驟。2實(shí)施的步驟。3檢查的步驟。

★★

二、按照“優(yōu)先順序”處理工作（怎樣決定工作的優(yōu)先順序）：（1—3）

1、先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)

（1）是否應(yīng)該做的事？（2）是否做或不做都無所謂的事？（3）是否不可以做的事？

2、其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)

（1）重要且緊急的事；（2）緊急但并不重要的事；（3）重要但并不緊急的事；（4）雖然有做的價值，但并不重要也不緊急的事。

3、同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率，對于現(xiàn)在該做的重要且緊急的事情決定優(yōu)先順序。在考慮上司意向的時候，有必要先了解上司決定優(yōu)先順序的習(xí)慣；不能決定優(yōu)先順序時，最好直接找上司商量、請示。

三、文員管理時間的方法（略）

★文員怎樣管理好自己的時間取決于工作性質(zhì)。

四、文員的工作方法： ★★

（一）請示方法與報告方法

1、請示方法：

（1）文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示；（2）無權(quán)處理時，向上司請求批準(zhǔn)；（3）上司必須作出答復(fù)或批復(fù)；

（4）請示必須事先。

2、請示注意：

（1）請示要對口；（2）請示要單一；(3)請示要簡要。

3、報告方法：

（1）文員向上司反應(yīng)情況；（2）文員向上司提出建議；（3）報告可以在事先、事中、事后；

（4）工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時做出處理；（5）上司不一定作出答復(fù)或批示。

（二）計劃方法和總結(jié)方法 ★★

1、計劃方法：

文員對自己的工作要做到有計劃地事先予以安排。

（1）要有科學(xué)的、明確的工作計劃：工作目標(biāo)、內(nèi)容步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)、完成的時間。（要素）

（2）分清輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進(jìn)行。受制約的工作應(yīng)置于前，自己支配的工作則置于后；重大工作優(yōu)先考慮，集中精力去做；日常工作空余時間分散去做，任何工作既有嚴(yán)肅性，又有靈活性，使計劃有一定的余地。

做到：整段時間---做復(fù)雜、需連續(xù)進(jìn)行的工作（如文件擬寫）； 零星時間---做簡單、可間斷的工作（如信件處理、查閱資料）； 要善于控制某些工作（如接待來訪者、通電話）時間的彈性。應(yīng)養(yǎng)成過一段時間就記錄自己工作時間的使用情況，再結(jié)合工作成績、效率作適當(dāng)調(diào)整。

（三）受意方法

受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種是直接受意；另一種是間接受意。

★要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。

要做到：

1、備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。

2、注意傾聽，用心判斷指示的用意。

3、必要時可以提問，直至明了以圖為止，但不要打斷談話。

4、如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。

5、接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。

（四）傳達(dá)方法

要做到：

1、傳達(dá)不走樣，不可夾進(jìn)自己的意見。

2、必要時可形成文字材料，照本宣科。

3、如果有些指示不便直說，可以根據(jù)上司授意，只傳達(dá)大致意思。

4、注意保密。不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示。

5、重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記。

（五）進(jìn)言方法

1、進(jìn)言的意義和作用：

（1）參謀作用。（2）補(bǔ)缺作用。（3）增進(jìn)關(guān)系的作用。

2、進(jìn)言的方法和要求：

（1）適事。（2）適時。（3）適地。（4）適度。

（六）變通方法和擋駕方法

（七）分工方法和合作方法

1、分工方法 ★應(yīng)貫徹“集中領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé)”的原則。

第三章 電話、電子通訊

一、打電話的方法：

1、將要談的內(nèi)容及說話的順序記錄下來，并準(zhǔn)備必要的文件（因?yàn)槭褂秒娫挶仨毟顿M(fèi)，同時不可浪費(fèi)對方太多時間，因而事先要做準(zhǔn)備，談話也應(yīng)簡明扼要）。

2、查清楚對方的電話號碼，再撥電話（將常用的電話號碼整

理成卡片，以便使用）。

3、當(dāng)對方接聽電話時，先問好，接著告知自己的單位名稱、姓名，并請問對方姓名。

或：（代上司打電話給上級或長輩）3-1：對方也由文秘人員接聽

3-2：在電話已撥通，對方尚未講話時，便將話筒交給上司。3-3：如對方以講話，就道歉說：“對不起，請稍 等一下”。

4、“我想與某某談些關(guān)于某方面的事，不知是否方便?！?或：（對方不在時）4-1：再打。

4-2：留言：（1）告知簡要的內(nèi)容。

（2）方便的話，請對方回電。

（3）告知自己的姓名，并問清傳話人的姓名。

5、將要講的話，簡明扼要地告知。

6、談完話，將重點(diǎn)部分再確認(rèn)一遍?；蛘垖Ψ皆購?fù)述一遍?；颍海娫捴型緮嗟簦?/p>

6-1：由打電話的那放再打，可表示：“對不起，剛才電話突然斷了”。

7、最后，說些禮貌的結(jié)束語，在輕輕地掛上電話。

二、接聽電話的方法：

1、電話鈴響兩遍，立即接聽；如沒能立即接聽，應(yīng)向?qū)Ψ降狼浮白屇玫攘恕薄?/p>

2、左手持話筒，右手準(zhǔn)備記對方的留言?；颍海▋蓚€電話鈴?fù)瑫r響起）

2-1：接聽其中一個電話，讓另一個電話稍等或再打，待接聽第一個電話完畢，向另一點(diǎn)華表示：“剛才讓您久等了，很抱歉！”

3、拿起話筒，先說出自己單位的名稱，或自己的姓名，使對方確知是打?qū)α穗娫捥柎a。

或：（聽不清對方聲音時）

3-1：把這種情形告訴對方：“抱歉，聽不清楚，請再說一遍好嗎？”

3-2：如周圍很吵，切換到安靜處的分機(jī)收聽。3-3：如由于電話本身的問題，則該用另一線電話。3-4：請對方調(diào)整說話的音量。

4、與對方寒暄幾句：“承蒙您的惠顧，謝謝！” 或：（對方打錯電話時）

4-1：告訴對方自己的電話號碼，已確定對方是否打錯。對方致歉時回答：“不用客氣。”

5、接到打給上司的電話，留心確認(rèn)對方的目的，不遺漏要點(diǎn)，如不清楚再加確認(rèn)。

上司在會議或面談中，如有緊急電話，可用便條傳遞給上司?；颍海ㄉ纤静辉跁r）

5-1：如對方要求留言，則需問清留言的內(nèi)容，需否回電，回電給誰，聯(lián)絡(luò)對象，并將內(nèi)容復(fù)述一遍以便確定，并報上自己的姓名。

6、文秘人員將對方來電目的簡要傳達(dá)給上司（某某公司某某先生因合同事打電話來。）以勝對方復(fù)述。

或：（對訪問上司私事時）

6-1：確認(rèn)對方身份，并詢問理由，不可隨意告知。6-2：電話結(jié)束時，以結(jié)束語致意。6-3：等對方掛上電話，在輕輕掛上話筒。

7、如上司不能立即接聽，則請使對方：“他現(xiàn)在有事，要稍等片刻才能接聽，可否請您稍等，或請他回電。”

8、電話結(jié)束時，以結(jié)束語致意。

9、等對方掛上電話，在輕輕掛上話筒。

三、接電話要點(diǎn)：

1、電話鈴響二至四聲就應(yīng)接聽，如果有事耽擱，最好不要超過四聲，否則會讓人覺得機(jī)關(guān)或企業(yè)管理不善。

2、接到電話首先應(yīng)傳達(dá)必要的信息（例如公司名稱、本人身份等）。說話聲音清楚，語氣應(yīng)熱忱、親切，并且對來電者說的事感興趣，迅速提供消息或滿足他（她）的需求。

3、如果上司不在辦公室，文秘人員詢問來電者的姓名前，先告知他要找的人不在。

4、即使受到通話對方極大的責(zé)難，如投訴電話，也要保持禮貌和耐心。

5、通話結(jié)束時，應(yīng)流露出很高興接到對方來點(diǎn)的語氣，應(yīng)該用快樂的聲音說“謝謝”，即使來電者態(tài)度很不友好。

四、打電話要點(diǎn)：

督促上司準(zhǔn)時打電話給上級或要人、忙人。

文秘人員代替上司傳達(dá)不利消息時，無論當(dāng)這個信差有多么不舒服，你還是必須立即行動。

文秘人員傳達(dá)上司的信息要有分寸。

五、因特網(wǎng)服務(wù)：

1、電子郵件---E-mail 2閱讀新聞---USENET 3遠(yuǎn)程登錄---TELNET 4文件傳送---FTP2、5瀏覽---BROWSING(1)信息瀏覽Goopher(2)高級瀏覽服務(wù)WWW(3)ARCHIE(4)WAIS(Wide Information Server)

六、交互式電話會議：一種方便、省時、高效的會議形式。

第四章 郵件收發(fā)

一、郵件的拆封應(yīng)注意：（P67共10點(diǎn)，以下為重點(diǎn)注意的部分）

1、公務(wù)信件是不允許手撕的。

2、信封不能丟掉，也不能損壞信封上的文字、郵戳和其他標(biāo)志。

3、文秘人員應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件。

4、文秘人員經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應(yīng)把其中的重點(diǎn)部分用紅筆劃出，并提醒上司注意有關(guān)問題。

二、上司不在時郵件的處理（P71共8點(diǎn)，以下為重點(diǎn)注意部分）

1、文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已受到，告訴對方何時可能得到答復(fù)。

2、上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件。文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目。

第五章 接待實(shí)務(wù)

一、初見來訪者

★文員不要首先主動伸手去和客人握手，但是如果客人首先作出了握手的表示，文員則必須與其握手。（社交場合的禮儀：年長的、職位高的、女士一方應(yīng)該先伸手，年輕的、職位低的、男士一方才能與其握手）。

二、如何接受對方的名片：★遇到名片上有較罕見的字時，不

可輕率地錯讀，可誠懇的請教對方。

★三傳達(dá)時應(yīng)注意的事項(xiàng)（P85以下為重點(diǎn)部分）

1、問清來訪者的單位、姓名后，應(yīng)該就其來訪的目的、性質(zhì)作全面的了解，再決定要不要向上司傳達(dá)。

2、對接待來訪者的工作，要懷著一生只有這次見面機(jī)會的心態(tài)去應(yīng)付，珍惜每一次接待的機(jī)會。

3、根據(jù)上司健康狀況及繁忙程度，對上司會客的次數(shù)與時間作好談性調(diào)整。

4、牢記上司的日程安排計劃，切勿作重復(fù)安排。

5、以謙和的態(tài)度聆聽對方來訪的目的，不可使用盤查的口氣。

★

四、引見（P91,以下為重點(diǎn)部分）

1、來訪者如帶有物品，可以禮貌地為其服務(wù)。

2、到轉(zhuǎn)彎處或樓梯口，停下來說：“往這邊走”，并手掌朝上指示方向。

3、乘坐電梯的帶路法：

二位客人：用一只手按著電梯門，可人進(jìn)入電梯后自己再進(jìn)電梯，站在電梯的按鈕邊；等到下電梯時，手按電梯門讓客人先出去，自己隨后出去。

來訪者三位以上：“對不起，我先進(jìn)去”。進(jìn)了電梯站在按鈕位置，按著“開”鈕，并用手按電梯門，讓客人陸續(xù)進(jìn)入電梯；出電梯時，也同樣按“開”鈕，待客人都已出去，自己再出去。

五、內(nèi)賓的接待程序：

1、接受任務(wù)

2、了解來賓

3、制訂計劃

4、預(yù)訂食宿

5、迎接來賓

6、商議日程

3、按排會談

8、陪同參觀

9、送別客人

10、接待小節(jié)

六、外賓接待的程序

1.接受任務(wù)

2、了解來賓

3、制訂計劃4.預(yù)訂食宿

5、歡迎來賓

6、商議日程7.禮節(jié)性拜訪

8、宴請

9、正式會談

10、簽訂協(xié)議書

11、陪同參觀游覽

12、互贈禮品

13、歡送來賓

14、接待小節(jié)

第六章 信訪實(shí)務(wù)

一、對下列情況的信件，不再承辦：

1.結(jié)案處理的，本人要求過高并明顯不符合政策規(guī)定的； 2.病患者的來信；

3.具體內(nèi)容和情節(jié)的匿名信；

4.激言論或謾罵領(lǐng)導(dǎo)、上司而無須轉(zhuǎn)公安部門查處的匿名信；5.經(jīng)過認(rèn)定不再承辦的信件?！铩?/p>

二、接待來訪的注意事項(xiàng)：

1、組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期或不定期地親自接待群眾來訪。

2、企事業(yè)單位一般都有接待室。

3、接待人員應(yīng)該有比較高的思想修養(yǎng)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。

4、接待者要做好登記，記錄來訪處理的全過程，并要簽署接待者、承辦者（單位）、姓名（名稱）。

★★第七章 會議及會談實(shí)務(wù)

一、會議的計劃和準(zhǔn)備（11項(xiàng)）： 1.舉行會議的決定

2、參加會議的人選 3會議日期、時間的決定。

4、會議場所的選擇。根據(jù)會議的性質(zhì)及人數(shù)做決定。程表制作和執(zhí)行方法。文秘人員必須配合議程，詳細(xì)檢查接待方式，會議中的接待、會議的記錄、會議后的收拾整理等在準(zhǔn)備方面有無疏漏之處。

旅行----旅館信息資料庫。8辦理旅行保險。

二、辦理簽證：旅游簽證：需要有效護(hù)照、兩張一寸免冠照、簽證申請表、旅行及在該國逗留期間費(fèi)用擔(dān)保證明（擔(dān)保人或銀行存款證明）、無不法滯留可能性的情況證明、已預(yù)定的往返機(jī)票的復(fù)印件。

5、會議通知的寫法和傳達(dá)方式：公司內(nèi)部會議一般應(yīng)在一周或十天以前通知；而公司外的人員也參加的會議，至少要在會前兩周用正式的文書寄出通知。

6、會議資料的準(zhǔn)備。（1）文秘人員要向上司確定會議需要的材料（2）重新收集資料。（3）制作復(fù)印件，為參加者準(zhǔn)備好需要的份數(shù)。

（4）制作資料時，盡可能逐項(xiàng)列出要點(diǎn)或繪制成圖表，以便能很快地掌握議題要點(diǎn)。（5）資料如果和通知一起送出，有關(guān)部門或人員就能提前知曉情況，要作什么準(zhǔn)備，更能節(jié)省會議的時間。會議議程包括：

1、宣讀議程。

2、宣讀并通過上次會議的會議記錄（或備忘錄）。

3、財務(wù)主管報告。

4、其他報告。

5、復(fù)議舊的議題。

6、討論新的議題。

7、委員會人事任命。

8、提名并選舉新的負(fù)責(zé)人。

9、通知。

10、休會。

7、會議場所的布置。

8、出席者的位置。

10、會議用品的準(zhǔn)備。

11、為來賓安排膳宿等。

二、會議結(jié)束后的處理：

1、出席者離去時。：要替搭車回去的人安排車子。

2、文秘人員離去前：要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如油，則必須加以熄滅。打掃衛(wèi)生。通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。

★★

三、會議后的工作：

1、制作議事錄并分發(fā)；

2、如有必要，應(yīng)寄答謝卡給出席者，應(yīng)立即制作、發(fā)送；

3、將議事錄和開會的各項(xiàng)資料分發(fā)給會議缺席者；

4、會議有關(guān)文件的整理和保管。

四、會議記錄的制作方法(P136以下為重點(diǎn)部分)

1、迅速作出一張座位圖，便于你識別會議上的發(fā)言者。

2、要一份議程表和其他文件。

3、重要聲明、決定和結(jié)論等要一字不差地記錄下來。4.文秘人員漏記了什么或需要額外的信息，可提示主席。

第八章 日程安排

一、日程安排計劃表的種類：（表格制作為重點(diǎn)）

1、年預(yù)定表。2月預(yù)定表。3周預(yù)定表。4日預(yù)定表。

二、日程安排計劃管理

日程安排計劃表的制作、變更、調(diào)整是管理工作的主要部分。文秘人員經(jīng)常要提醒上司在什么時間做某事，可以使用提示系統(tǒng)，包括電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。

第九章 差旅事宜

一、文秘人員的職責(zé)：（為上司安排的準(zhǔn)備工作）

1、準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息。2制定約會計劃。3為商務(wù)洽談收集資料。4決定旅行用品。5行李問題。6安排差旅費(fèi)。7建立

1、辦理簽證必須注意的是：

（1）所需文件不齊備的話，申請會不被受理。

（2）所有材料最好為原件，并隨附復(fù)印件一份（中文材料英翻譯成相應(yīng)的英文或法文）。

（3）利用偽證或欺騙手法企圖獲得簽證者，可能導(dǎo)致永遠(yuǎn)被拒簽或禁止進(jìn)入該國。

（4）拿申請表應(yīng)提早，可在駐華使館門口的箱內(nèi)取到。（5）各駐華使館收取申請、簽證費(fèi)時均不備零錢，只收取準(zhǔn)確數(shù)目。

（6）有的大使館申請簽證需預(yù)約，如美國、德國。

（7）各國簽證從申請到簽發(fā)所用的時間不同，所有應(yīng)根據(jù)自己的出發(fā)時間提前申請。

三、旅行結(jié)束后的工作：

1、整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。

2、回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。

3、盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。

4、把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做 好記錄，以便將來有用。

5、對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

第十一章 交際與禮儀

一、喜慶的處理：（P210以下為重點(diǎn)部分）

得知有關(guān)人士獲獎或受到表揚(yáng)時必須盡早安排。如是上司親近的朋友，則由上司親自表達(dá)賀意。

上司收到請?zhí)螅瑹o論參加與否，都應(yīng)該送禮給對方。

二、參加宴會禮儀：（P214以下為重點(diǎn)要求）

應(yīng)準(zhǔn)時到達(dá)酒宴場所，見到熟人應(yīng)落落大方地打招呼，對生人要微笑致意。祝酒時，應(yīng)由主人和主賓先碰杯。

第十二章 辦公室用語

一、敬語的用法（敬語是針對）：

1、年長或比自己輩分高者； 2有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；3.給（給過）自己恩惠者；4.有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者； 敬語應(yīng)按照說話者和對方的人際關(guān)系分別使用。

二、敬語的種類：一般分為尊敬語、謙虛語、客套語三種

三、接待用語的使用：接待用語方面，必須能夠使用適當(dāng)?shù)木凑Z，口齒清楚地表達(dá)出尊重對方，并保持自然大方的態(tài)度。

四、聽對方說話常用5W2H加以整理。5W就是：when(何時)、where(何地)、who（何人）、what(何事)、why(何故)；2H則是how(如何)、How much(多少)或How many(多少)。

★★

五、報告的方法：

1、不要失去報告的適當(dāng)時機(jī)。2不要弄錯報告對象及順序。

2、文書立卷標(biāo)準(zhǔn)（立卷特征）：

（1）按問題特征立卷。（2）按作者特征立卷。（3）按文種特征

五、說服的要領(lǐng)：

1、清楚地知道在所說服的事項(xiàng)中，最想說什么。2具體了解對方的立場和意向。3.以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。

六、拒絕的方法：

1、即使已經(jīng)決定“拒絕”，也要很有耐心地傾聽，讓對方把話說完。

2、用誠懇的表情緩和對方的情緒，在言詞及態(tài)度方面都要直率地表達(dá)出自己因無法答應(yīng)對方的請求而覺得很抱歉的心情。

3、清楚而客氣地拒絕。

4、告知補(bǔ)救方法 ★★

七、聽話的方法：

1、用認(rèn)真的態(tài)度集中精神聆聽。

2、聽話時一面在腦海里想5W2H,把對方所說的話整理好，并且能精確扼要地理解內(nèi)容。

3、在適當(dāng)時機(jī)適當(dāng)?shù)亍案胶汀?，如“是”、“嗯”、“我明白”等?/p>

4、在對方談話告一段落后再發(fā)問，若發(fā)問事項(xiàng)很多，就逐項(xiàng)列舉，依照談話的內(nèi)容順序發(fā)問。

5、對方說話時，不要挑語病或搶話。

第十三章 印信、值班工作

一、值班工作的任務(wù)：信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)。2 辦理來訪接待。3處理突發(fā)事件。4確保安全。5承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)。

第十四章 文書和檔案實(shí)務(wù)

一、公文的完全格式包括18項(xiàng)：版頭；發(fā)文字號；印刷順序號；密級；緊急程度；簽發(fā)人姓名；公文標(biāo)題；主送機(jī)關(guān)；正文；附件；發(fā)文機(jī)關(guān)；成文日期；機(jī)關(guān)印章；注釋；閱讀（發(fā)送）范圍；主題詞；抄送單位；印發(fā)說明。

二、收文處理（程序）：

1、簽收和拆封。

2、登記。

3、分送。（重點(diǎn)：在進(jìn)行文件傳閱時，應(yīng)以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱，即一位領(lǐng)導(dǎo)閱后直接退回給秘書，注銷后再由秘書送給另一位領(lǐng)導(dǎo)閱讀，而不是讓領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間直接傳閱。）

4、擬辦。

5、批辦。

6、承辦。

7、催辦

8、注辦

三、發(fā)文處理的過程：

1、擬稿。

2、核稿。

3、簽發(fā)。

4、編號。

5、繕印。

6、校對。

7、用印。

8、登記。

9、分發(fā)。

四、文書的保密管理：確定密級和保密期限。應(yīng)該區(qū)分國家秘密、商業(yè)秘密、組織內(nèi)部秘密。

五、立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和做法

1、立卷歸檔要求：

（1）歸檔范圍。具有保存價值的各種文件材料，均應(yīng)歸檔。（2）歸檔時間。應(yīng)該在第二年上半年內(nèi)交由檔案室或檔案人員歸檔。

（3）歸檔要求。必須分類立卷，排列有序，表格齊全，填寫無誤，編號科學(xué)和符合要求。

立卷。（4）按時間特征立卷。

（5）按地區(qū)特征立卷。（6）按通訊者特征立卷。

3、立卷類目主要由類名和條款兩部分組成。

4、案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)及標(biāo)法：通常應(yīng)當(dāng)標(biāo)明卷內(nèi)文件作者、問題、名稱三個基本部分。標(biāo)明卷內(nèi)文件的問題是案卷標(biāo)題的核心。

5、案卷歸檔：（1）案卷目錄的編制。（2）文件檢索工具的編制。（3）案卷的歸檔。文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”。

六、檔案的保管和利用

文書檔案的保管期限分為永久、長期（16至50年）、短期（15年以下）三種。

1、檔案的利用途徑和方法有以下幾種：

（1）設(shè)置檔案室，提供檔案原件或復(fù)印件，方便借閱或直接閱讀。

（2）通過一定的制度和手續(xù)，提供檔案外借，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等。

（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)印本，實(shí)行檔案的有償交流，提供檔案利用率。

（4）利用所收藏檔案中的有關(guān)記載和資料，對申請者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)。

（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)。

（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，以交流信息。（7）舉辦檔案展覽，充分發(fā)揮檔案的作用。

第四篇：辦公室管理

辦公室管理

1.閱讀材料分析題30分 簡答、判斷、多選

2.案例策劃題15分

公司周年慶策劃、前期準(zhǔn)備、現(xiàn)場準(zhǔn)備、注意事項(xiàng)等 3.案例分析題15分

如一段對話找錯 4.實(shí)務(wù)操作題15分

如何歸檔、組卷 5.文書擬寫10分

請示、批復(fù)

6.分析論述15分

好的辦公環(huán)境應(yīng)該包括哪些必要因素、接待工作、行程安排、宗教禮儀

如何做好辦公室物品管理？（辦公物品管理原則）答：例行節(jié)約、合理計劃、確保重點(diǎn)、健全制度 對應(yīng)匹配

P83 發(fā)放辦公用品一定要有審批手續(xù)√ 是否所有文件均需歸檔× 文件處理的首要環(huán)節(jié)——擬稿

核稿的定義

是指以擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實(shí) 根據(jù)編號的立卷目錄、整理文件——平時歸檔

文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程： 1.2.3.4.5.6.7.8.9.擬稿

核稿 是指以擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實(shí) 簽發(fā) 是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對文稿的最后審定、簽字發(fā)出 編號 已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號 繕印 對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印刷 校對 指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正 用印 是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章 登記

分發(fā) 指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送

擬辦 指經(jīng)過對來文認(rèn)真閱讀分析后，提出建設(shè)性處置意見、形成可選擇方案，供上司審核定奪的一種輔助決策活動。

擬辦范圍：

1.上司明確指示代其提出初步處理方案的來文

2.下屬對來文所涉及的問題較為熟悉，有一定發(fā)言權(quán)，但最終處置權(quán)在上司。擬辦的注意事項(xiàng)： 1.吃透“兩頭”。認(rèn)真研讀來文，領(lǐng)會公文精神及要求；細(xì)致研究現(xiàn)狀，弄清實(shí)際情況，使擬辦意見科學(xué)合理，切實(shí)可行。

2.意見簡明、具體、實(shí)用，力戒空泛，以便快捷有效地處理來文。

3.若提出不止一個處理方案，應(yīng)將傾向性意見排在前面，以引起上司注意。4.在“公文處理單”上工整、清晰地填寫意見，并簽注姓名與日期。

批辦 指有關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)真閱讀分析來文后，在其職權(quán)范圍內(nèi)對公文處置作出指示的一種決策活動。

批辦范圍：

1.確需負(fù)責(zé)人行使其事務(wù)處置權(quán)、決斷權(quán)的重要公文和非常規(guī)性公文。2.確無規(guī)定處置方案的業(yè)務(wù)性公文。

不經(jīng)批辦同樣能得到有效辦理的公文、他人已有合法明確且有效的批辦意見的公文，均不需再次批辦或重復(fù)批辦，可由有關(guān)部門直接處理。批辦的注意事項(xiàng)：

1.不得越權(quán)批辦公文。批辦是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)的決策活動，任何人都不得超越自己的權(quán)限去行使職權(quán)，須經(jīng)授權(quán)才能代他人批辦公文。

2.嚴(yán)格控制批辦范圍。隨意擴(kuò)大批辦范圍的做法，有礙于公文處理效率的提高。

3.批示明確、具體，前后一致，切實(shí)可行。不能只閱不批，只畫圈不指示；語言不能模棱兩可、似是而非；若批示不止一個承辦者，應(yīng)注明主辦者，以免互相推諉。

4.在“公文處理單”上工整、清晰地填寫批示，并簽注職務(wù)、姓名與日期，以示負(fù)責(zé)。

承辦 指針對來問內(nèi)容所涉及的事務(wù)和問題進(jìn)行具體處置的活動。公文只有經(jīng)過承辦才能產(chǎn)生切實(shí)的效用，因此，承辦是文書處理的中心環(huán)節(jié)。

承辦依據(jù)：

1.依上司批辦意見辦理。

2.依法律、法規(guī)、規(guī)章、制度辦理。3.依上級公文、有關(guān)方針政策辦理。

4.依上司合法的口頭指示或以其他形式傳授的意圖辦理。承辦的注意事項(xiàng)： 1.吃透“三頭”。熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律政策和業(yè)務(wù)范疇，理解領(lǐng)會上司意圖，了解掌握實(shí)際情況，這樣才能使公文針對的問題得到切實(shí)有效的處理。

2.協(xié)商各方關(guān)系。承辦過程中有時會涉及諸多關(guān)系，承辦人應(yīng)做好協(xié)商工作，使其目標(biāo)和行動一致，從而使承辦工作順利進(jìn)行。

3.科學(xué)安排承辦次序。分清主次、緩急，做到：急件公文隨到隨辦；限時公文按時完成；一般公文盡快處理。

4.多種承辦方式并用。為提高辦文效率，可同時采用召集會議、面談討論、電話溝通、實(shí)地調(diào)查、現(xiàn)場布置、制發(fā)公文等方式。

注辦 指承辦人在承辦過程中隨手簽注來文的承辦經(jīng)過與結(jié)果的活動。其目的為備忘待查。

簽注項(xiàng)目有：

1.主要閱件人、承辦人姓名及承辦日期。2.是否辦復(fù)、復(fù)文號與復(fù)文日期。

3.召集會議的名稱、日期、與會者范圍、會議情況與討論結(jié)果 4.電話內(nèi)容、通話日期、受話人姓名

5.面談人員、日期、采取的措施與面談的結(jié)果

6.現(xiàn)場解決的辦法、結(jié)果、參與者姓名與解決問題日期

請將下列文件分別組合成3-4個總卷、擬制案卷標(biāo)題

1.市教委關(guān)于2003年招生工作的通知 2.東方學(xué)院關(guān)于招生工作院擴(kuò)大會議紀(jì)要 3.東方學(xué)院2003年招生工作計劃

4.東方學(xué)院2003年招生工作請示（市教委）5.市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作批復(fù) 6.東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定 7.東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知 8.東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知

9.東方學(xué)院關(guān)于各學(xué)院關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告 10.東方學(xué)院關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告 11.東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告 12.東方學(xué)院2003年工作總結(jié)

案卷一：1、4、5 市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的通知、請示、批復(fù)

案卷二：2、6、7、8 東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知

案卷三：

3、12 東方學(xué)院2003年工作計劃、總結(jié) 案卷四：9、10、11 東方學(xué)院、各學(xué)院、各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報告

請將下列文件分別組合成3-4個總卷、擬制案卷標(biāo)題

1.利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄 2.利華公司2003年銷售計劃 3.市工商局關(guān)于年檢工作的通知

4.利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函 5.利華公司4月份經(jīng)理會議記錄 6.市物價局關(guān)于物價檢查的通知

7.香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函 8.利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄 9.利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要 10.利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄 11.市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知 12.利華公司2003年銷售工作總結(jié)

案卷一：1、5、8、10 利華公司2003年2月、4月、6月、8月經(jīng)理會議記錄 案卷二：

2、12 利華公司2003年銷售計劃、總結(jié)

案卷三：3、6、11 市工商局、市物價局、市稅務(wù)局關(guān)于年檢工作、物價檢查、稅務(wù)自查的通知

案卷四：4、7、9 利華公司與香港凱福公司合作事宜的函、復(fù)函、會議紀(jì)要

辦公環(huán)境布置需要考慮的因素

1.職工人數(shù)：人數(shù)多，需要的空間就要大，費(fèi)用也要增加，因此，辦公環(huán)境的布置，需要考慮人數(shù)因素。

2.辦公室面積：面積越大，費(fèi)用越高，尤其是在一些城市中心地帶，地價非常昂貴，必須仔細(xì)斟酌，努力降低環(huán)境布置成本。

3.機(jī)制建制：機(jī)構(gòu)建制決定辦公空間的分類和布置格局，如有多個部室，就應(yīng)簡化布置。

4.辦公內(nèi)容：如接待區(qū)一般安排在離門較近，總經(jīng)理辦公室一般不在大門旁邊。又如，帶有生產(chǎn)車間的辦公區(qū)一般安排在離門較近的地方。而商店的辦公室通常不會安排在商店的大門旁邊。5.工作需要：環(huán)境布置必須有利于部門間的工作聯(lián)系，以確保科學(xué)有效地實(shí)施工作流程，減少或避免不必要的重復(fù)與浪費(fèi)。如將業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)、相連接的部門安排在一起，減少工作人員和文件流動的次數(shù)和距離。

6.工作性質(zhì)：辦公室的間隔方式應(yīng)符合工作的需要和保密的需要，如開放式辦公室的設(shè)計應(yīng)有利于增強(qiáng)人們的交流，而封閉式辦公室的設(shè)計應(yīng)有利于保密。

7.辦公室周邊的結(jié)構(gòu)：應(yīng)根據(jù)走廊、樓梯、通道的寬窄和暢通情況進(jìn)行設(shè)計，設(shè)計應(yīng)符合安全需要，并安排好公用區(qū)域。

8.發(fā)展：辦公室隨組織發(fā)展變化而變更，所以環(huán)境布置需要具有靈活性，如采用容易立放、移動或拆除的間隔物，給辦公室的設(shè)計和改變提供了更大的選擇。

第五篇：辦公室管理

辦公室管理制度

一、辦公室基本條例

第一條 為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。

第二條 服務(wù)規(guī)范：

1.儀表：公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方；

2.微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應(yīng)注釋對方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方；

3.用語：在任何場合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩；

4.現(xiàn)場接待：遇有客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待；

5.電話接聽：接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時間太長。

第三條 辦公秩序

1.工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，禁止在辦公室內(nèi)抽煙，確保辦公環(huán)境的安靜有序。

2.遵守勞動紀(jì)律，不得遲到、早退曠工；禁止將私人訪客帶入辦公室；離開辦公室前，應(yīng)將貴重物品、文件柜和抽屜鎖好

3.職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時間一般不應(yīng)超過三分

鐘（特殊情況除外）。

4.職員應(yīng)在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。

5.各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。

6.發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、電腦等）損壞或發(fā)生故障時，員工應(yīng)立即向辦公室報修，以便及時解決問題。

二、辦公室物資管理?xiàng)l例

第一條 總則

為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。

第二條 物資分類

1.公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品。

2.低值易耗品：筆、紙、訂書釘、膠水等

3.管制品：訂書機(jī)、剪刀、文件夾等

4.個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費(fèi)用開銷的物資；

第三條 辦公用品物資采購

1.公司辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經(jīng)辦公室同意，可由申購部門自行購買。

申購物品應(yīng)填寫物品申購單，300元以內(nèi)物品申購交部門經(jīng)理同意，辦公室批準(zhǔn)；300元以上（含300元）部門主管同意，辦公室審

核，總經(jīng)理審批。

2.物資采購由辦公室指定專人負(fù)責(zé)。

第四條 物資領(lǐng)用管理

1.公司根據(jù)物資分類，進(jìn)行不同的領(lǐng)用方式：

2.低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

3.管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

4.貴重物品：根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用

5.實(shí)物資產(chǎn)：由辦公室設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理臺帳，以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀

第五條 公司物資借用

1.凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管簽字認(rèn)可

2.借用物資超時未還的，辦公室有責(zé)任督促歸還

3.借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償

第六條 附則

1.新進(jìn)人員到職時有管理部門通知，向辦公室領(lǐng)用辦公物品；人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)辦公室認(rèn)可的，其它部門不得為其辦理離職手續(xù)。

2.辦公室有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。

設(shè)備/財產(chǎn)/場地/設(shè)施的使用與維護(hù)1.愛惜公司公共環(huán)境及公共設(shè)施，維護(hù)公共區(qū)域和個人辦公區(qū)域的整潔。

2.復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、電腦等辦公設(shè)備是公司財產(chǎn)，應(yīng)嚴(yán)格按操作規(guī)程妥善使用，出現(xiàn)故障及時報告行政部門，如有人為損壞，將追究當(dāng)事人責(zé)任。

防火和安保

1.嚴(yán)格遵守防火、安全保衛(wèi)等行政安全政策。

2.嚴(yán)禁在辦公區(qū)域吸煙，在發(fā)現(xiàn)任何不安全現(xiàn)象，如火災(zāi)隱患、設(shè)備異常等，應(yīng)立即向主管和相關(guān)部門報告。

3.嚴(yán)禁將易燃物品帶入辦公室。如因業(yè)務(wù)所需，如化學(xué)樣品，請向行政部報告，并將其放置在指定適當(dāng)區(qū)域并作好標(biāo)識。4.嚴(yán)格遵守公司相關(guān)政策。

5.嚴(yán)禁打架斗毆等暴力行為

6.如不幸遇到工傷應(yīng)及時向有關(guān)部門報告。

7.嚴(yán)禁參加非法組織

信息保密

員工有責(zé)任嚴(yán)格遵守公司保密條例：

全體員工都應(yīng)保護(hù)公司機(jī)密信息、文件及軟件，并有義務(wù)不向任何第三方或未經(jīng)授權(quán)的個人傳遞、透露、轉(zhuǎn)交、使用、出售、轉(zhuǎn)售、租借或以任何形式使用相關(guān)保密資料，并確保所有能夠接觸到屬于公司財產(chǎn)的機(jī)密信息、文件和軟件的相關(guān)人員同樣遵守此條例。機(jī)密信息包括：書面或口頭信息、資料、手冊、方法、設(shè)想、合同與協(xié)議文本等不為公眾所知的信息；

文件包括：備忘錄、筆記、信函、計劃、磁帶等；

軟件指機(jī)器內(nèi)的任何程序包括：可讀密碼、數(shù)據(jù)、操作指令等。