第一篇：辦公室管理

關(guān)于如何當(dāng)好辦公室主任的思考

2009-12-08 16:33

有人戲謔：辦公室工作不是人搞的，搞好了不是人。要當(dāng)好辦公室主任就要“三得”：累得、喝得、受得，當(dāng)久了就會(huì)“三突”：頭禿、眼球突、腰椎間盤突。這些，既折射出辦公室主任的艱辛，同時(shí)也透視出辦公室主任在一個(gè)單位的重要地位和作用。筆者就如何當(dāng)好辦公室主任談三點(diǎn)粗淺的看法。

一、強(qiáng)化學(xué)習(xí)，在“務(wù)虛”中練好基本功

理論成熟是政治成熟的標(biāo)志，業(yè)務(wù)精湛是樹立聲威的根本。加強(qiáng)政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，是勝任辦公室主任崗位的前提，無論工作多么繁忙、無論工作日還是休息日，都不能放松學(xué)習(xí)。讀書是練好這兩項(xiàng)基本功的必然途徑。讀政治書以養(yǎng)大氣，讀業(yè)務(wù)書以養(yǎng)才氣，讀休閑書以養(yǎng)靈氣。學(xué)習(xí)政治理論，就是要以深入學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀改造思想，鍛造靈魂，以黨的創(chuàng)新理論武裝頭腦，使貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀首先在自己身上得到體現(xiàn)和落實(shí)，保持政治上清醒、思想上純潔、工作中務(wù)實(shí)、處世中和諧，盡最大努力發(fā)揮好上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的中心樞紐作用。業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)上，要有“茍日新，日日新，又日新”的創(chuàng)新研究精神，向書本學(xué)、向?qū)嵺`學(xué)、向同志們學(xué)，不恥下問，窮其究理，養(yǎng)成在學(xué)中求問、問中深學(xué)的習(xí)慣，把效果體現(xiàn)在學(xué)與不學(xué)不一樣上。在加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)的同時(shí)，還要組織辦公室人員集中學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，打造團(tuán)隊(duì)精神，把辦公室建設(shè)成為食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)、政通人和的參謀部、信息部、宣傳部、后勤部。

二、開拓創(chuàng)新，在“忙亂”中尋求規(guī)律

辦公室工作千頭萬緒，就象“公共汽車，叫上就上，叫停就停”。在沒用規(guī)律中尋找規(guī)律，辦公室人員間必然要經(jīng)歷一個(gè)從磨合到配合的過程，期間也會(huì)發(fā)生一些“腸梗阻”、“不和諧”的現(xiàn)象。作為辦公室主任，不應(yīng)回避問題，要敢于正視和反思不足，尤其是要堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，用以人為本、構(gòu)建和諧的理念，檢查自己，換位思考，團(tuán)結(jié)同志，和大家一起探討和交流，深入研討辦公室在機(jī)關(guān)工作中如何發(fā)揮好助手、參謀、信息和協(xié)調(diào)等作用，尤其要明確為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手是辦公室工作的最基本職責(zé)，并把溝通協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)作為辦公室能力建設(shè)的首要任務(wù)來抓。只有把這些都弄清楚了，才能在辦公室工作中做到真熱愛、真服務(wù)。

在工作實(shí)踐中，我們面對(duì)問題，致力于在沒有規(guī)律中尋找規(guī)律，從細(xì)節(jié)入手，抓制度建設(shè)，逐步形成了一套規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的工作程序和工作方法，新制定和完善了《公文辦理程序規(guī)定》、《公文處理辦法》、《計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理辦法》、《接待制度規(guī)范和流程》、《辦公用品購買制度和流程》、《小車管理辦法》、《保密制度》、《機(jī)關(guān)內(nèi)保制度》，使機(jī)關(guān)工作走上了規(guī)范化的有序運(yùn)轉(zhuǎn)軌道，在辦文、辦會(huì)、辦事上邁上了新的臺(tái)階。在此基礎(chǔ)上，我們進(jìn)一步尋求規(guī)律，狠抓三個(gè)結(jié)合：一是明確分工與整體協(xié)作相結(jié)合，建立起在合作基礎(chǔ)上的分工制度，讓每位工作人員都各負(fù)其責(zé)，同時(shí)做到對(duì)緊急工作和重點(diǎn)工作又能齊抓共管，使各項(xiàng)任務(wù)都能夠及時(shí)高效的完成。二是守規(guī)與創(chuàng)新相結(jié)合。辦公室工作政策性極強(qiáng)，辦公室人員的一言一行都體現(xiàn)或代表著食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)的形象，在嚴(yán)格按照合法遵規(guī)的程序開展工作的同時(shí)，又要因時(shí)、因地、因人創(chuàng)造性地開展工作，隨時(shí)調(diào)整思路，研究方法，在原則性中尋找靈活性，以擺脫“千頭萬緒服務(wù)難、上下左右協(xié)調(diào)難、多重角色適應(yīng)難、事務(wù)繁瑣脫身難”的困境。三是立足后勤政務(wù)服務(wù)與參與前勤市場(chǎng)監(jiān)管相結(jié)合。作為食品藥品監(jiān)管執(zhí)法部門，辦公室工作如果僅在疲于應(yīng)付的小圈子中打轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，那是當(dāng)不好參謀和助手的。只有把觸角延伸到一線的市場(chǎng)監(jiān)管中去，圍繞監(jiān)管實(shí)踐思考辦公室服務(wù)工作，把理論與實(shí)踐結(jié)合起來，才能做到有的放矢，把沒有規(guī)律、枯燥繁雜的辦公室工作干得有滋有味，有血有肉。一年多來，我們局辦公室上報(bào)的信息、調(diào)研文章等幾乎無一遺漏地都發(fā)表在了省局網(wǎng)站、國家局網(wǎng)站、市委市政府網(wǎng)站和《中國醫(yī)藥報(bào)社》等報(bào)刊雜志，有的還作為經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行交流，對(duì)外樹立了食品藥品監(jiān)管的良好形象。

三、自省自勵(lì)，在“磨煉”中鍛造品質(zhì)

辦公室主任雖然在一個(gè)單位僅是中層干部，但處在上下左右的中樞地位，不僅要處理好紛繁雜亂的各種事務(wù)，還要處理好復(fù)雜的人際關(guān)系，而且經(jīng)常受領(lǐng)導(dǎo)委托辦事，有時(shí)還代表著單位的形象。辦公室主任要養(yǎng)成自省的習(xí)慣。即使難以做到象古人“每日三省吾身”，也要養(yǎng)成每晚睡覺前躺在床上思考的習(xí)慣，比如要想一下“今天我做了什么，明天我又該做什么”這一類似的問題，經(jīng)常提醒自己“慎言”、“慎思”、“慎行”，堂堂正正做人，踏踏實(shí)實(shí)做事。作為辦公室主任，無論在工作中還是生活中，都要時(shí)刻筑牢拒腐防變的思想道德防線，面對(duì)“誘惑”頂?shù)米?，聽到“非議”站得穩(wěn)，身臨“攀比”立得正，純潔社交圈，凈化生活圈，規(guī)矩工作圈，管住活動(dòng)圈，不能沾染不良嗜好和不廉潔行為。只有經(jīng)常保持這種小心謹(jǐn)慎、如履薄冰、克己奉公的狀態(tài)，自己就會(huì)行得端，坐得正，就會(huì)自覺做到不說不利于團(tuán)結(jié)的話，不做不利于團(tuán)結(jié)的事，自覺地盡心盡力服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)科室、服務(wù)群眾，當(dāng)好“勾縫劑”、“潤滑油”，補(bǔ)好臺(tái)，順好氣。這樣，即使再累再苦，到時(shí)回頭看看我們走過的足跡，也會(huì)自豪地說一句：辦公室工作也是人干的。

當(dāng)好辦公室主任，我認(rèn)為，還要在三個(gè)方面發(fā)揮先鋒模范作用：一是在思想上超前思維。只有辦公室主任想在前頭，才能將各項(xiàng)較為瑣碎的工作有條不紊地進(jìn)行安排；二是在行動(dòng)上一馬當(dāng)先。辦公室工作經(jīng)常面臨許多難度較大的棘手事情要辦，當(dāng)辦公室職工辦理起來較為困難時(shí)，就要換位思考，親自出馬，迎難而上，主動(dòng)化解矛盾和困難，為辦公室同志們創(chuàng)造寬松的環(huán)境；三是在責(zé)任面前勇于承擔(dān)，在榮譽(yù)面前謙虛禮讓。辦公室工作不出紕漏很難做到，出了紕漏，辦公室主任首先要主動(dòng)攬下責(zé)任，尋求彌補(bǔ)的辦法，千萬不能把責(zé)任推給下級(jí)；在成績和榮譽(yù)面前，辦公室主任要主動(dòng)后退，把榮譽(yù)讓給干實(shí)事的人，營造“想干事是一種態(tài)度，能干事是一種能力，干成事是一種價(jià)值”的導(dǎo)向，調(diào)動(dòng)辦公室人員的工作積極性，激發(fā)活力，形成整體，有力推動(dòng)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)、有序運(yùn)轉(zhuǎn)，不斷開創(chuàng)辦公室工作新局面。第一章 行政部組織架構(gòu)和管理崗位

行政部的職能及組織架構(gòu)

行政部的職能

行政部組織架構(gòu)

行政部管理崗位職責(zé)及任職條件

行政總監(jiān)崗位職責(zé)

行政總監(jiān)任職條件

行政經(jīng)理崗位職責(zé)

行政經(jīng)理任職條件

第二章 日常辦公事務(wù)管理

日常辦公崗位職責(zé)及任職條件

日常辦公主管崗位職責(zé)

日常辦公主管任職條件

日常辦公秘書崗位職責(zé)

日常辦公秘書任職條件

辦公設(shè)備管理

辦公設(shè)備管理制度

辦公設(shè)備管理流程

辦公設(shè)備管理表格

辦公設(shè)備請(qǐng)購單

辦公設(shè)備采購審批表

辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表

辦公設(shè)備驗(yàn)收單

辦公設(shè)備入庫登記表

辦公設(shè)備明細(xì)表

辦公設(shè)備領(lǐng)用表

辦公設(shè)備報(bào)修單

辦公設(shè)備報(bào)修記錄表

辦公設(shè)備報(bào)廢清單

辦公用品管理

辦公用品管理制度

辦公用品管理流程

辦公用品管理表格

辦公用品申購單

辦公用品驗(yàn)收單

辦公用品申領(lǐng)表

辦公用品訂購進(jìn)度控制表

辦公用品領(lǐng)用記錄表

辦公用品使用情況匯總表

辦公用品庫存盤點(diǎn)表

辦公用品報(bào)廢清單

企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案管理制度

檔案管理制度

聲像檔案管理辦法 電子檔案管理辦法 企業(yè)檔案管理流程 企業(yè)檔案管理表格 檔案明細(xì)表 檔案目錄卡 歸檔案卷目錄表 檔案內(nèi)容登記簿 機(jī)密文件保管備查表 檔案調(diào)卷申請(qǐng)表 檔案調(diào)閱情況記錄表 閱檔催還單存根 作廢文件銷毀清單 電子文件登記表

電子文件接收檢驗(yàn)登記表 電子文件遷移情況記錄單 企業(yè)印信管理 企業(yè)印信管理制度 企業(yè)印信管理制度 企業(yè)證照管理制度 企業(yè)印信管理流程 企業(yè)印信管理表格 印信刻制申請(qǐng)表 印章登記臺(tái)賬 用印審批單 印章使用登記表 印章廢止申請(qǐng)表 印章廢止登記表 公司證照使用記錄表 圖書資料管理 圖書資料管理制度 圖書資料管理流程 圖書資料管理表格 圖書資料申購單 圖書登記卡 圖書目錄表 圖書借閱登記表 辦公文書管理 辦公文書管理制度 辦公文書管理制度 機(jī)要文書管理制度 辦公文書管理流程 辦公文書的發(fā)文流程 辦公文書的收文流程

辦公文書管理表格 發(fā)文登記表 文件郵寄登記表 發(fā)文審批單 文件印制申請(qǐng)單 文件接收登記表 發(fā)文明細(xì)表 文件會(huì)簽單 文件歸檔登記表 辦公文書范本 計(jì)劃 總結(jié) 通知 通報(bào) 請(qǐng)示 批復(fù) 報(bào)告 意見 條據(jù) 推薦信 慰問信 歡迎辭 歡送辭 答謝辭 倡議書 請(qǐng)柬 賀信 祝詞 唁電

第三章 考勤出差事務(wù)管理 考勤出差崗位職責(zé)及任職條件 考勤出差主管崗位職責(zé) 考勤出差主管任職條件 員工考勤管理 員工考勤管理制度 員工考勤管理規(guī)定 請(qǐng)假管理制度 加班管理制度 員工考勤管理流程 考勤管理流程 請(qǐng)假辦理流程 加班管理流程 員工考勤管理表格 員工簽到卡

員工未打卡記錄單 請(qǐng)假單

員工外出申請(qǐng)表 加班申請(qǐng)單 加班匯總表 加班費(fèi)申請(qǐng)表 月度考勤統(tǒng)計(jì)表 員工休假情況匯總表 員工出差管理 員工出差管理制度 員工出差管理制度 國內(nèi)出差管理辦法 國外出差管理辦法 當(dāng)日出差管理辦法 長期出差管理辦法 員工出差管理流程 員工出差管理表格 出差申請(qǐng)表 出差通知單 借款單

差旅費(fèi)報(bào)銷清單 出差業(yè)務(wù)匯報(bào)表 出差行程安排表 國外出差申請(qǐng)書 國外出差報(bào)告書

長期出差月度工作報(bào)告表 第四章 行政接待事務(wù)管理 前臺(tái)接待崗位職責(zé)及任職條件 前臺(tái)接待崗位職責(zé) 前臺(tái)接待任職條件 前臺(tái)接待管理 前臺(tái)接待管理制度 前臺(tái)接待工作規(guī)范 前臺(tái)接待電話禮儀規(guī)范 前臺(tái)接待管理流程 訪客接待流程 來電處理流程 前臺(tái)接待管理表格 來訪登記表 函件簽收登記表 函件寄送登記表 來電記錄表 員工外出登記表 日常接待管理

日常接待管理制度 客戶接待管理辦法 參觀接待管理辦法 接待費(fèi)用管理制度 日常接待管理流程 客戶接待管理流程 參觀接待管理流程 日常接待管理表格 客戶來訪接待記錄表 客戶來訪通知單 接待申請(qǐng)表 接待費(fèi)用申請(qǐng)單

月度接待情況匯總分析表 參觀申請(qǐng)表 參觀通知單 參觀意見表 重要接待管理 重要接待管理制度 主管部門接待辦法 媒體接待辦法 涉外接待辦法 重要接待管理流程 重要接待管理表格 貴賓接待申請(qǐng)表

（一）貴賓接待申請(qǐng)表

（二）貴賓接待通知表 貴賓接待匯報(bào)表

第五章 會(huì)議事務(wù)管理

會(huì)議事務(wù)管理崗位職責(zé)及任職條件 會(huì)議事務(wù)管理崗位職責(zé) 會(huì)議事務(wù)管理任職條件 一般會(huì)議管理 一般會(huì)議管理制度 公司例會(huì)管理規(guī)定 提案管理制度 會(huì)議室管理制度 會(huì)議保密制度 會(huì)議禮儀規(guī)范 一般會(huì)議管理流程 例會(huì)管理流程 提案管理流程 一般會(huì)議管理表格 月度會(huì)議計(jì)劃表 會(huì)議記錄表

（一）會(huì)議記錄表

（二）臨時(shí)會(huì)議申報(bào)表 提案表

員工提案評(píng)定表 提案記錄表

提案改善成果報(bào)告表 會(huì)議室使用申請(qǐng)表 會(huì)議室使用統(tǒng)籌安排表 會(huì)議通知單 會(huì)議審核表

會(huì)議安排工作落實(shí)情況檢查表 重要會(huì)議管理 重要會(huì)議管理制度 會(huì)議策劃管理規(guī)范 會(huì)議籌備管理規(guī)范 會(huì)場(chǎng)管理?xiàng)l例 會(huì)后工作管理規(guī)范 會(huì)議費(fèi)用管理?xiàng)l例 重要會(huì)議管理流程 重要會(huì)議管理表格 年度會(huì)議實(shí)施計(jì)劃表 會(huì)議通知單 會(huì)議日程安排表 會(huì)議程序表 會(huì)議議程表 會(huì)議記錄表

會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)記錄表 會(huì)議文書的寫作 會(huì)議方案 會(huì)議記錄 會(huì)議紀(jì)要 講話稿 演講稿 開幕詞 閉幕詞

第六章 公關(guān)事務(wù)管理

公關(guān)主管崗位職責(zé)及任職條件 公關(guān)主管崗位職責(zé) 公關(guān)主管任職條件 一般公關(guān)事務(wù)管理 一般公關(guān)事務(wù)管理制度 公關(guān)事務(wù)管理制度 廣告宣傳活動(dòng)管理?xiàng)l例 新聞發(fā)布管理辦法

慶典活動(dòng)管理辦法 贊助活動(dòng)管理辦法 公益活動(dòng)管理辦法 一般公關(guān)事務(wù)管理流程 商務(wù)接待流程 商務(wù)宴請(qǐng)流程 廣告宣傳活動(dòng)流程 新聞發(fā)布活動(dòng)流程 慶典贊助公益活動(dòng)流程 一般公關(guān)事務(wù)管理表格 公關(guān)活動(dòng)策劃表 廣告預(yù)算表

廣告?zhèn)鞑デ勒{(diào)查表 公關(guān)費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)表 公關(guān)費(fèi)用申請(qǐng)表

商務(wù)接待安排表

（一）商務(wù)接待安排表

（二）新聞發(fā)布事項(xiàng)審批表 新聞發(fā)布會(huì)邀請(qǐng)函

新聞發(fā)布會(huì)邀請(qǐng)人員清單 慶典活動(dòng)申請(qǐng)表 公益活動(dòng)實(shí)施計(jì)劃表 公關(guān)活動(dòng)總結(jié)匯報(bào)表 危機(jī)公關(guān)事務(wù)管理 危機(jī)公關(guān)事務(wù)管理制度 危機(jī)公關(guān)管理制度 危機(jī)公關(guān)處理方案 危機(jī)公關(guān)事務(wù)管理流程 危機(jī)公關(guān)事務(wù)管理表格 危機(jī)預(yù)警處理表 危機(jī)事件處理表 危機(jī)損害預(yù)測(cè)表 危機(jī)記錄分析表

第七章 安全保衛(wèi)事務(wù)管理 安保相關(guān)崗位職責(zé)及任職條件 安保主管崗位職責(zé) 安保主管任職條件 門衛(wèi)崗位職責(zé) 門衛(wèi)任職條件 保安崗位職責(zé) 保安任職條件 消防員崗位職責(zé) 消防員任職條件 機(jī)要員崗位職責(zé)

機(jī)要員任職條件 日常安保事務(wù)管理 日常安保事務(wù)管理制度 公司出入管理?xiàng)l例 保安管理?xiàng)l例 安全教育管理規(guī)定 消防安全管理制度 安全檢查管理?xiàng)l例 日常安保事務(wù)管理流程 來訪人員出入管理流程 消防安全管理流程 日常安保事務(wù)管理表格 來賓出入登記表 員工外出登記表 物品出門憑單 物品放行單

安保人員值班登記表 車輛進(jìn)出狀況記錄表 保安工作檢查表 安全檢查表

夜間安全巡查記錄表 防火安全考核對(duì)照表 消防設(shè)施、設(shè)備檢查表 防火設(shè)施檢查表 安全培訓(xùn)計(jì)劃表 安全隱患整改報(bào)告表 突發(fā)事件安保事務(wù)管理 突發(fā)事件安保管理制度 突發(fā)事件管理制度 安全事故處理辦法 突發(fā)事件安保管理流程 突發(fā)事件安保管理表格 突發(fā)事件報(bào)告表

（一）突發(fā)事件報(bào)告表

（二）突發(fā)事件統(tǒng)計(jì)表 安全事故報(bào)告表 涉密安保事務(wù)管理 涉密安保管理制度 公司保密管理制度 崗位保密管理?xiàng)l例 涉密安保管理流程 涉密安保管理表格 涉密資料借閱登記表 文件會(huì)簽單

機(jī)要文書目錄表 涉密檔案借閱審批表 秘密文件銷毀登記表

第八章 總務(wù)后勤事務(wù)管理

總務(wù)后勤相關(guān)崗位職責(zé)及任職條件 總務(wù)后勤主管崗位職責(zé) 總務(wù)后勤主管任職條件 司機(jī)崗位職責(zé) 司機(jī)任職條件

食堂管理員崗位職責(zé) 食堂管理員任職條件 宿舍管理員崗位職責(zé) 宿舍管理員任職條件 保潔員崗位職責(zé) 保潔員任職條件 交通車輛管理 交通車輛管理制度 車輛管理制度 司機(jī)管理制度 車輛安全管理?xiàng)l例 交通車輛管理流程 車輛使用管理流程 車輛維修保養(yǎng)流程 交通事故處理流程 交通車輛管理表格 車輛登記表

（一）車輛登記表

（二）用車申請(qǐng)表 派車單

交通事故處理報(bào)告書 車輛行駛記錄表 車輛檢查記錄表 車輛使用狀況月報(bào)表 車輛保養(yǎng)記錄表 員工食堂管理 員工食堂管理制度 員工食堂管理制度 員工食堂衛(wèi)生管理制度 食堂采購管理制度 食堂倉儲(chǔ)管理制度 食堂財(cái)務(wù)管理制度 員工食堂管理流程 員工食堂管理表格 食堂衛(wèi)生檢查表

食堂衛(wèi)生工作考核表 食堂工作考核表 廚房安全檢查表 員工宿舍管理 員工宿舍管理制度 員工宿舍管理流程 員工宿舍管理表格 住宿申請(qǐng)表 宿舍分配申請(qǐng)表 住宿人員資料卡 住宿人員登記表 宿舍物品借用登記表

宿舍消防設(shè)施、器材檢查表 宿舍檢查記錄表 宿舍衛(wèi)生檢查表 工作環(huán)境管理 工作環(huán)境管理制度 公司環(huán)境管理?xiàng)l例 公司綠化管理?xiàng)l例 衛(wèi)生檢查管理?xiàng)l例 工作環(huán)境管理流程 工作環(huán)境管理表格 清潔工作安排表 衛(wèi)生狀況檢查表 公司環(huán)境衛(wèi)生檢查表 辦公室衛(wèi)生檢查表 綠化工作檢查表 綠化養(yǎng)護(hù)記錄表 員工文娛活動(dòng)管理 員工文娛活動(dòng)管理制度 員工文娛活動(dòng)管理制度 公司旅游活動(dòng)管理辦法 公司活動(dòng)中心管理?xiàng)l例 員工文娛活動(dòng)管理流程 員工文娛活動(dòng)管理流程 集體旅游活動(dòng)管理流程 員工文娛活動(dòng)管理表格 年度文娛活動(dòng)計(jì)劃表 文娛活動(dòng)申請(qǐng)表 文娛活動(dòng)安排表 員工旅游活動(dòng)報(bào)名表 活動(dòng)效果調(diào)查反饋表

第二篇：辦公室管理

辦公室管理

一、單項(xiàng)選擇題1．辦公室布置要注意(各種溝通、保密)。2．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的(隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送)3．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話)。4．以下文員訂購和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品)。5．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的(文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力)。6．文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?最好到價(jià)格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要)。7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的(應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己)8．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的(審查功能)。9．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去10．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免(日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄)

二、判斷題1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹(√)2．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。√3．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。(√)4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔“，有歸檔范圍和要求，但沒有期限?！?．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司?！?．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾?！?．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒?！?．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件?！?．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情?！?0．為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可?！?/p>

三、簡(jiǎn)答題1．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么?(1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸；(2)參謀作用；(3)補(bǔ)缺作用；(4)增進(jìn)關(guān)系作用；(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)適時(shí)。考慮時(shí)機(jī)；(7)適地?？磮?chǎng)合；(8)適度。要注意掌握分寸。2．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷?(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；(2)按問題特征立卷；(3按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。

四、設(shè)計(jì)題1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)?(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以

七、／八人為宜；(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。，2．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料

費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G-------參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800=19550(元)

五、案例分析題1．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時(shí)工作不遵，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；(3)對(duì)提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司；(4)應(yīng)熱情，不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷；

(5)對(duì)言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。正式會(huì)談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!” 小沈并不知道自己有什么過錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系?”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作

環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜；(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。

一、單項(xiàng)選擇題

1、文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（姓名、部門、地址、國名）

2、有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（發(fā)表意見）

3、郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦）４、以下哪些接打電話的行為是不正確的（受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)簦?、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的（如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)）６、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的（名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的）７、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）８、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（簽發(fā)文件）９、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（切勿事感用事）

10、以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（決策性）

二、判斷題

1、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

2、文員應(yīng)避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（√）

3、文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×）

4、如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客

室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（√）

5、文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）

6、假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）

7、代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，(√）８、文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（×）９、交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（√）

10、不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（√）

三、簡(jiǎn)答題１、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？(1)單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；（4）另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。２、按照2000院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報(bào)；（5）議案；（6）報(bào)告；（7）請(qǐng)示；（8）批復(fù)；意見；（9）函；（10）會(huì)議紀(jì)要。

四、設(shè)計(jì)題１、康橋賓館位于本市南京西路４５號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？（1）會(huì)議的名稱：（2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；3）日期、時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。２、某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏；（5）要為參加會(huì)議的人員送行；（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。

五、案例分析題

1、波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心如開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關(guān)資料，打電話問了一些情總，決定租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚??突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷；“怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒有??”問題：（1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？（1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)示該如何辦？

（3）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程；（4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)？（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)）；（6）召開大會(huì)型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問題、停車場(chǎng)等，（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；（9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。

（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？

2、小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！倍螅约鹤狡嚭笈抛簧?。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么??你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？（1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（3分）（2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意；“我替你拿可以嗎？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”；（5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（6）客人公司的一些內(nèi)容情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。

一、單項(xiàng)選擇題1．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?接通電源可立即復(fù)印操作)。2，以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名)。3．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的(可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作)。4．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的(傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見)。5．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的(打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話)。6．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的(未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi))。7．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明)8．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮(有無休息室)。9．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜(由過程先說)。10．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是(騎邊章)。

二、判斷題1．文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動(dòng)。(√)2．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。(×)3．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。．(√)4．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。(×)5．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。(×)6．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(×)7．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。(√)8．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。(×)9．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。(√)10．拜訪長輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。(√)

三、簡(jiǎn)答題

1．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?(1)受理的范圍是：

國家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。

(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后，要一并裝訂。(3)認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。(5)認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。(6)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。2．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求?(1)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工

作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。

(2)不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告；(3)報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是???！?/p>

(4)一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；．(5)如報(bào)告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6)如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?/p>

四、設(shè)計(jì)題1．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做?(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。(4)還應(yīng)熟知以下

規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。

(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。2．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作?

(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如

果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。

(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5)對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

五、案例分析題1．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵們科長”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總邀請(qǐng)總，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；(3)12日回來就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(dòng)；(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(6)沒有訂購的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好。

2．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：(1)市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；(2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；(3)東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；(4)東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；(5)市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；(6)東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；(7)東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；(8)東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；(9)東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；(10)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；(11)東方學(xué)院各系關(guān)

于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；(12)東方學(xué)院2003工作總結(jié)； 2．(題略)答案 案卷一：

1．市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；4．東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；L市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請(qǐng)示、批復(fù)案卷二：(2．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要； 6．東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 7．東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 8．東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知案卷三：3．東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃； 12．東方學(xué)院2003工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、工作總結(jié)案卷四：9．東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告； 10．東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告； 11．東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告 公

第三篇：辦公室管理

中央廣播電視大學(xué)2002—2003學(xué)第二學(xué)期“開放?？啤逼谀┛荚?/p>

現(xiàn)代文員專業(yè)辦公室管理試題

2003年7月

一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)

1．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（）

A.以右為次B．以右為尊

C．以后為次D．以左為尊

2．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?（）

A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題

C．保密的話題D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

3．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（）

A．時(shí)間B．便利

C．經(jīng)濟(jì)D．愛好

4．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（）

A．加入自己的主觀意見

B．不記錄議題

C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致

D．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論

5．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的?（）

A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀

C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．換郵件重要性分揀

6．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件?（）

A．一般的圖紙B．機(jī)密文件

C．很長的文件D．感謝信

7．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)（）

A．訂購B．制造

C．分配D．儲(chǔ)備

8．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人(單位)復(fù)信的情況是以下哪一種（）

A．初次寫信，或有過激言行的B．有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信

C．已做結(jié)案處理的D．沒有具體內(nèi)容的匿名信

9．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（）

A.口字型B．教室型

C．圓桌型D.U字型

10．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（）

A.按通訊者特征立卷B．按地區(qū)特征立卷

C．按文種特征立卷D．按作者特征立卷

二、判斷題(正確打“√”，錯(cuò)誤打“×”。每小題1分，共10分)

1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。()

2．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。()

3．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。()

4．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。()

5．在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。()

6．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。()

7．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。()

8．按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。()

9．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。()

10．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。()

三、簡(jiǎn)答題（每小題10分，共20分）

1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？

2．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。

四、設(shè)計(jì)題(每小題10分，共20分)

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。

某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對(duì)話如下：來電者：“是利達(dá)公司嗎?”

陳小姐：“是。”

來電者：“你們經(jīng)理在嗎?”

陳小姐：“不在?！?/p>

來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎?”

陳小姐：“是。”

來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打?”

陳小姐：“1．8美元?！?/p>

來電者：“1．6美元一打行不行?”

陳小姐：“對(duì)不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。

上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1．4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1．8，就說不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么?”上司說：“你犯了五個(gè)錯(cuò)。”

陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)?

2．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。

請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)?錯(cuò)在哪里?面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦?

試卷代號(hào)：2180

中央廣播電視大學(xué)2002—2003學(xué)第二學(xué)期“開放?？啤逼谀┛荚?/p>

現(xiàn)代文員專業(yè)辦公室管理試題答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

(供參考)

2003年7月

一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)

1．B2．A3．D4.C5．C

6．A7．B8．A9．C10．A

二、判斷題(正確打“√”，錯(cuò)誤打“×”。每小題1分，共10分)

1．√2．√3．×4．×5．×

6．√7．×8．×9．×10．√

三、簡(jiǎn)答題(每小題10分，共20分)

1．什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法?

(1)受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。(1分)

(2)一種是直接受意。(1分)

(3)另一種是間接受意。(1分)

(4)文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。(1分)

(5)但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。(1分)

(6)要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。(1分)

(7)注意傾聽，用心判斷指示的用意。(1分)

(8)必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。(1分)

(9)如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。(1分)

(10)接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。(1分)

2．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。

(1)版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。(1分)

(2)密級(jí)、緊急程度。(1分)

(3)簽發(fā)人姓名。(1分)

(4)公文標(biāo)題。(1分)

(5)主送機(jī)關(guān)。(1分)

(6)正文、附件。(1分)

(7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。(1分)

(8)注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。(1分)

(9)主題詞。(1分)

(10)抄送單位、印發(fā)說明。(1分)

四、設(shè)計(jì)題(每小題10分，共20分)

1．(題略)

電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊，(2分)新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條，(2分)

各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；(2分)

公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；(2分)

墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。(2分)

2．(題略)

(1)接受任務(wù)(1分)

(2)了解來賓(1分)

(3)制訂計(jì)劃(1分)

(4)預(yù)訂食宿(1分)

(5)迎接來賓(1分)

(6)商議日程(1分)

(7)安排會(huì)談(1分)

(8)陪同參觀(1分)

(9)送別客人(1分)

(10)接待小結(jié)。(1分)

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．(題略)

(1)該問的沒有問(指對(duì)方情況，手套的需要量)；(3分)

(2)該記的沒有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼)；(3分)

(3)該說的沒有說(沒有及時(shí)向上司匯報(bào))；(3分)

(4)不該說的卻說了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示)；(3分)

(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)；(3分)

(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報(bào)家門；(3分)

(7)不等對(duì)方說完，就“啪”掛上電話；(2分)

2．(題略)

(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示；(5分)

(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地，(3分)

(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4分)

(4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議呷個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；(4分)

(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這時(shí)文員執(zhí)行主要決策人的意見。(4分)

第四篇：辦公室管理

《辦公室管理》作業(yè)1參考答案

一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。

辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表

序號(hào)國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）

1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會(huì)議組織安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料；替上司收集演講或報(bào)告的資料；整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接待賓客和員工的來訪。9接待工作接待來訪賓客；替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會(huì)并做好記錄；

為上司安排旅行或考察。13日常事務(wù)閱讀并分類信件；自動(dòng)處理例行的事務(wù)；替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。通訊事務(wù)、電話；照料上司身邊的瑣事。14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。15其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行、郵局等。

二、辦公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；

11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？

文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2．實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。

四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。

1．將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。2．對(duì)于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。

3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。

1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識(shí)點(diǎn)。下面我舉一個(gè)例子，同學(xué)們按照這個(gè)思路作答即可：

1．首先簡(jiǎn)要說明此種方法：受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。2．結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡(jiǎn)介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。

《辦公室管理》作業(yè)2參考答案

一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。

同：1．都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。

異：1．打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。

2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。

二、為了讓上司更專心的工作，減少不必要的騷擾，文秘人員必須把不必由上司接觸和熟悉的電話擋駕在外?？梢宰裱韵碌淖龇ǎ?/p>

問候語過后，待對(duì)方發(fā)出聲音后，能辨別對(duì)方的身份（熟人）。如果對(duì)方自報(bào)家門，必須識(shí)別對(duì)方的身份。這對(duì)新入職文員是個(gè)挑戰(zhàn)。有三類電話必須特別注意：同行業(yè)內(nèi)的知名人士、重要客戶和私人密友。上司不想接時(shí)，應(yīng)善于找借口搪塞過去。遇到推銷等電話，應(yīng)有禮貌的拒絕不論對(duì)方如何，要有耐心和保持禮貌

三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。

（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？（1）文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)。（2）上司指明在他不在時(shí)把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個(gè)部門或人員處理。文秘人員應(yīng)制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時(shí)間。（3）上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件。文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目。如果是回電或面談，則應(yīng)在收到的郵件上寫明回電、面談的時(shí)間和內(nèi)容，以備后查。

（4）如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。表上列出何時(shí)收到郵件？怎樣處理的（文秘人員回信或轉(zhuǎn)送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些內(nèi)容需要上司回來決定。（5）如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)。（6）如果上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話。文秘人員在處理郵件時(shí)遇到棘手的事情，應(yīng)及時(shí)向上司請(qǐng)示。如有可能，可以把那些難以辦理而又急需回復(fù)的郵件用傳真、快件、電子郵件等形式發(fā)給上司，請(qǐng)上司定

奪。（7）把寄給上司郵包連續(xù)編號(hào)（如4—

1、4—

2、4—3），這樣就會(huì)知道你寄的郵包是否全部到齊了。如果上司經(jīng)常換地方，在郵包上編號(hào)尤為重要。（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件”、“需要讀的信件”（這些信件已經(jīng)答復(fù)，但上司可能要過目）、“報(bào)告”、“一般閱讀材料”（上司可能想讀的廣告和出版物）。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？應(yīng)盡可能向?qū)Ψ奖磉_(dá)上司不能接見的理由，以免來訪者發(fā)生誤會(huì)。同時(shí)，根據(jù)下列情況作出不同處理。1．上司正在開會(huì)時(shí)；

2．上司繁忙時(shí)；3．上司即將外出時(shí)；4．遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。見教材第88頁?！掇k公室管理》作業(yè)3參考答案

一、提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請(qǐng)列出要點(diǎn)。

答：為了提高會(huì)議的效率,有必要加強(qiáng)會(huì)議管理,做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后跟蹤三個(gè)環(huán)節(jié)的工作。1會(huì)前準(zhǔn)備：質(zhì)疑會(huì)議的必要性明確會(huì)議的目標(biāo)2確定會(huì)議議題：會(huì)議議題是指根據(jù)會(huì)議目的確定的要討論的話題或決策的對(duì)象。3確定與會(huì)人員4確定會(huì)議的基本程序 確定會(huì)議的基本程序,就是明確會(huì)議先做什么,后做什么,再做什么。5會(huì)中控制有效控制會(huì)議的議題和進(jìn)程6會(huì)后跟蹤：會(huì)議結(jié)束后,應(yīng)將會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議紀(jì)要,會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門，應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人,完成時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。

二、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。

1．日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。2．各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息旅行計(jì)劃要說明地點(diǎn)、交通工具、時(shí)間、旅館信息等。準(zhǔn)備三份，制定約會(huì)計(jì)劃，為商務(wù)洽談收集資料，決定旅行用品，行李問題，安排差旅費(fèi)，建立旅行——禮官信息資料庫，辦理旅行保險(xiǎn)

四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

1．提神醒腦的服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3．財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。

五題：參考答案：

1、宴請(qǐng)人數(shù)的通知和落實(shí)。

2.宴會(huì)場(chǎng)地的布置和燈光、音響等的準(zhǔn)備和調(diào)試。

2、桌位的擺放與人數(shù)的確定。

3、來賓的接待。

4、招待人員的落實(shí)及停車位的安排。

《辦公室管理》作業(yè)4參考答案

一、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。

1．合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。2．不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。

三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

1．收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2．分送的基本原則：1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡(jiǎn)要說明按照問題特征立卷的基本含義。

1．類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。2．按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。同學(xué)們回答第一個(gè)問題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述?；卮鸬诙€(gè)問題時(shí)，應(yīng)舉例說明。

五、簡(jiǎn)要說明電子文件歸檔的方法。

1、將應(yīng)歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質(zhì)上。

2、采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。

3、將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。

4、采用“雙套制”歸檔，即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式。

第五篇：辦公室管理

一、辦公室工作內(nèi)容

(一)公司行政管理工作；

(二)制定公司行政管理制度、匯編公司各項(xiàng)制度、監(jiān)督檢查各部門執(zhí)行的情況；

(三)負(fù)責(zé)公司印章和介紹信的管理，嚴(yán)格執(zhí)行印章和介紹信的使用規(guī)定；

(四)負(fù)責(zé)公司文件的管理工作；

(五)根據(jù)公司行政管理制度，做好電話、傳真和復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用和管理；

(六)負(fù)責(zé)公司外圍環(huán)境衛(wèi)生的管理；

(七)負(fù)責(zé)公司辦公地點(diǎn)安全、保衛(wèi)、消防工作的管理；

(八)負(fù)責(zé)正式員工勞動(dòng)合同的簽訂；

(九)負(fù)責(zé)保存員工相關(guān)個(gè)人檔案資料；

(十)負(fù)責(zé)為符合條件的員工辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)和大病統(tǒng)籌等相關(guān)福利；

(十一)負(fù)責(zé)為員工辦理人事方面的手續(xù)和證明；

(十二)負(fù)責(zé)對(duì)員工進(jìn)行遵守勞動(dòng)紀(jì)律的教育及考勤工作的管理；

(十三)負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)的管理，建立固定資產(chǎn)、低值易耗品等物品的購買、驗(yàn)收、使用登記及

定期檢查使用情況的制度；

(十四)負(fù)責(zé)公司大事紀(jì)工作；

(十五)負(fù)責(zé)信訪接待工作；

(十六)根據(jù)總經(jīng)理的指示，積極組織好公司級(jí)的重大會(huì)務(wù)活動(dòng)和日常的辦公會(huì)議；(十七)協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)制定、控制、調(diào)整公司及各部門的編制、定員；

(十八)協(xié)同各部門辦理員工的招聘工作，為各部門提供符合條件的員工；

(十九)協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門做好員工的考核、轉(zhuǎn)正、任免、調(diào)配等工作。

二、辦公室主任工作職責(zé)

（一）完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作；

（二）負(fù)責(zé)公司的人事管理、工資管理工作；

（三）督促檢查各部門執(zhí)行公司規(guī)章制度情況；

（五）行政費(fèi)用的計(jì)劃預(yù)算編制及使用情況的審核；

（六）公司印章、介紹信及文件檔案的管理；

（七）公司的辦公用品購置等所有后勤保障。

三、辦公室文秘職責(zé)

（一）打印公司文件，并負(fù)責(zé)辦公室電話、傳真、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用權(quán)用與管理；

（二）負(fù)責(zé)報(bào)刊、信件的發(fā)放、轉(zhuǎn)送工作；

（三）保證各部門聯(lián)絡(luò)暢通，并了解各部門工作內(nèi)容；

（四）負(fù)責(zé)考勤登記工作；

（五）資料檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、管理好施工檔案。

（六）做好圖紙和技術(shù)文件的收發(fā)工作。收發(fā)臺(tái)帳記錄。

（七）按檔案管理制度的規(guī)定收集、整理、保管好工程檔案。

（八）記公司員工外出內(nèi)容；

（九）布置公司會(huì)議的會(huì)場(chǎng)，負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，必要的做會(huì)議記錄；

（七）熱情接待來訪人員，做好信訪工作；

（十）積極參與各項(xiàng)活動(dòng)，協(xié)助辦公室主任處理應(yīng)急事。