第一篇:OA辦公系統(tǒng)的維護(hù)和服務(wù)
OA辦公系統(tǒng)的維護(hù)和服務(wù)
總體概述
OA系統(tǒng)維護(hù)目標(biāo)是提高辦公的效率,減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān),為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效的支持,為走向電子政務(wù)和電子商務(wù)打下良好基礎(chǔ),OA系統(tǒng)不僅僅是一次性制作完美就可以了,隨著時(shí)代的進(jìn)步,企業(yè)的情況的不斷地變化,OA系統(tǒng)的不段更新,簡(jiǎn)單易用的OA已不能滿足企業(yè)的要求,為達(dá)到企業(yè)更加人性化的管理。這就要求我們對(duì)站點(diǎn)進(jìn)行長(zhǎng)期的不間斷的維護(hù)和更新。系統(tǒng)開發(fā)追求通用性、易用性、穩(wěn)定性、安全性和可擴(kuò)展性,使之能適應(yīng)各部門對(duì)辦公自動(dòng)化的需要。
第一條:技術(shù)目標(biāo)和服務(wù)內(nèi)容
1、技術(shù)目標(biāo):根據(jù)甲方要求提供辦公系統(tǒng)項(xiàng)目技術(shù)支持和開發(fā)服務(wù)。
2、技術(shù)內(nèi)容:
(1)日常維護(hù):
預(yù)防性維護(hù)服務(wù):
根據(jù)系統(tǒng)日常維護(hù)服務(wù)計(jì)劃或提供定期預(yù)防性維護(hù)服務(wù)。此類服務(wù)是有計(jì)劃有步驟進(jìn)行的,目的是為了提高系統(tǒng)的可使用率和高可靠性,把系統(tǒng)故障的可能性降低到最低,解決系統(tǒng)軟件問(wèn)題,系統(tǒng)保持良好的運(yùn)行狀況。
糾錯(cuò)性維護(hù):
系統(tǒng)出現(xiàn)的錯(cuò)誤情況進(jìn)行維護(hù)服務(wù)。此類服務(wù)是主要針對(duì)運(yùn)行中的異常情況,如:服務(wù)器崩潰、數(shù)據(jù)庫(kù)損壞、郵件服務(wù)器異常等情況,目的是及時(shí)排除問(wèn)題,恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
工作內(nèi)容:
1)、服務(wù)器維護(hù)、安裝和升級(jí)服務(wù)
對(duì)服務(wù)器執(zhí)行基本的服務(wù)器維護(hù)和排錯(cuò),包括使用管理工具維護(hù)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)。
根據(jù)甲方實(shí)際要求和運(yùn)行平臺(tái)的不同,在指定服務(wù)器上安裝和升級(jí)服務(wù)器。
設(shè)計(jì)安裝和升級(jí)服務(wù)器的方案和步驟:
準(zhǔn)備安裝應(yīng)用服務(wù)器的系統(tǒng)環(huán)境,以及檢測(cè)待升級(jí)服務(wù)器運(yùn)行環(huán)境和運(yùn)行情況;進(jìn)行系統(tǒng)安裝和升級(jí);測(cè)試服務(wù)器訪問(wèn)并保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行 實(shí)施基礎(chǔ)設(shè)施,安裝、配置服務(wù)器;
2)、系統(tǒng)故障排除服務(wù)
如果企業(yè)的OA系統(tǒng)在運(yùn)行中出現(xiàn)故障,乙方及時(shí)查找故障原因,提出系統(tǒng)故障排除和解決的方案,并解決相關(guān)問(wèn)題。
針對(duì)系統(tǒng)故障,提供故障的問(wèn)題評(píng)估和測(cè)試報(bào)告,提出解決方案和排錯(cuò)步驟,并現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)解決。
(2)項(xiàng)目定制開發(fā):
提供面向甲方要求的應(yīng)用系統(tǒng)定制維護(hù)服務(wù),對(duì)甲方的需求進(jìn)行分析,完成程序設(shè)計(jì)和編碼、系統(tǒng)的測(cè)試、上線和維護(hù),提供相應(yīng)的技術(shù)文檔和使用說(shuō)明。
(3)、技術(shù)服務(wù)的方式:
1)、每周按照甲方約定固定時(shí)間上門為甲方解決問(wèn)題。
2)、緊急維護(hù),緊急故障發(fā)生,在接到甲方的電話或其它方式通知后,在最短時(shí)間內(nèi)赴甲方故障現(xiàn)場(chǎng)排除故障。
(4)、響應(yīng)時(shí)間
如果系統(tǒng)崩潰的情況發(fā)生,乙方在接到問(wèn)題報(bào)告后半小時(shí)之內(nèi)提供電話響應(yīng)或在線支持服務(wù),并以最快的方式趕到現(xiàn)場(chǎng)提供維修服務(wù)(二小時(shí)內(nèi))。如非系統(tǒng)崩潰的情況發(fā)生,乙方在接到問(wèn)題報(bào)告后一小時(shí)之內(nèi)提供電話支持服務(wù),并根據(jù)甲方要求和實(shí)際情況提供現(xiàn)場(chǎng)維修服務(wù)(三小時(shí)內(nèi))。
(5)、服務(wù)時(shí)間
系統(tǒng)支持服務(wù)
基本服務(wù)時(shí)間段:上午8:00至下午17:30,星期一至星期五,國(guó)定假日 除外。
選擇服務(wù)時(shí)間段:星期一至星期五,每天9小時(shí)。
甲方可以選擇購(gòu)買年度服務(wù),確定每年的總服務(wù)日天數(shù)和服務(wù)周期(周或月),(6)、服務(wù)流程
日常維護(hù):
1)、負(fù)責(zé)公司OA系統(tǒng)的日常維護(hù),包括數(shù)據(jù)維護(hù)、甲方使用支持; 2)、記錄好每天的運(yùn)行日志,并整理出維護(hù)文檔和應(yīng)急措施; 3)、做好系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)日常備份工作,定期對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行整理; 4)、負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行相關(guān)OA使用培訓(xùn),配合桌面維護(hù)人員為業(yè)務(wù)部門員工提供日常使用的技術(shù)支持; 5)、負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際使用情況整理、制定并修改OA及郵箱使用手冊(cè); 6)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的功能修改、需求技術(shù)實(shí)現(xiàn),并根據(jù)業(yè)務(wù)需要在OA系統(tǒng)中,增加和更改業(yè)務(wù)流程以及相關(guān)表單; 7)、根據(jù)公司各業(yè)務(wù)部門要求以及公司相關(guān)規(guī)章制度,負(fù)責(zé)管理分配OA系統(tǒng)各用戶的權(quán)限和資源; 8)、負(fù)責(zé)郵件系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的系統(tǒng)管理與監(jiān)控,包括用戶管理、安裝調(diào)試、系統(tǒng)日常監(jiān)控、系統(tǒng)備份與恢復(fù)、郵件路由檢查和郵件監(jiān)控; 9)、負(fù)責(zé)郵件系統(tǒng)的資源及權(quán)限分配和管理,定期整理郵箱空間,做好垃圾郵件攔截管理; 10)、負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全監(jiān)控,包括OA系統(tǒng)安全監(jiān)控、郵件安全監(jiān)控等。
項(xiàng)目開發(fā):
由甲方填寫項(xiàng)目任務(wù)書,我方根據(jù)項(xiàng)目的要求提供實(shí)施計(jì)劃和費(fèi)用預(yù)算,由甲方確認(rèn)后安排人員在約定的時(shí)間提供開發(fā)服務(wù),并安裝項(xiàng)目開發(fā)的流程提供相應(yīng)的文檔、代碼和服務(wù),由甲方驗(yàn)收。
(7)、費(fèi)用結(jié)算
根據(jù)甲方的要求,乙方在規(guī)定時(shí)間完成甲方系統(tǒng)日常維護(hù)和項(xiàng)目開發(fā),甲方支付支票或現(xiàn)金(1000(元/月))
第二條 工作流程規(guī)范
(1)日常維護(hù) :按照甲方需要的服務(wù)項(xiàng)目方式,按照約定的服務(wù)時(shí)間和內(nèi)容安排相應(yīng)的人員進(jìn)行服務(wù),監(jiān)督服務(wù)的質(zhì)量和進(jìn)度,根據(jù)派工單驗(yàn)收服務(wù)的情況,跟蹤甲方的反饋意見(jiàn),進(jìn)行人員的管理和考評(píng)和調(diào)整。
(2)項(xiàng)目定制開發(fā):
1、與甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確定需求后,根據(jù)工作量確定開發(fā)進(jìn)度及開發(fā)周期;
2、項(xiàng)目開始實(shí)施后,乙方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交項(xiàng)目周報(bào)(每周五下午發(fā)給甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,內(nèi)容包括每天的開發(fā)情況、項(xiàng)目進(jìn)度、參與開發(fā)的人員等)
3、在確定的開發(fā)周期內(nèi)完成項(xiàng)目調(diào)整工作并交付甲方,同時(shí),對(duì)于甲方需求比較緊急的調(diào)整能夠做出快速響應(yīng) ;
第三條 協(xié)作事項(xiàng)
甲方應(yīng)向乙方提供的技術(shù)資料及協(xié)作事項(xiàng)如下:
(1)日常維護(hù) :甲方需要的服務(wù)具體項(xiàng)目?jī)?nèi)容,服務(wù)的方式和人員的技術(shù)要求,填寫派工單驗(yàn)收服務(wù)的情況和反饋意見(jiàn)。
(2)項(xiàng)目定制開發(fā):
1、技術(shù)資料清單: 盡可能詳細(xì)準(zhǔn)確的甲方管理流程和需求描述、所用到的相關(guān)管理單據(jù)的樣式模板等電子文檔。
2、其他協(xié)作事項(xiàng): 盡可能提供測(cè)試運(yùn)行的環(huán)境。
本協(xié)議履行完畢后,上述技術(shù)資料按以下方式處理:由雙方各執(zhí)一份保存
第二篇:OA辦公優(yōu)點(diǎn)
OA網(wǎng)絡(luò)辦公優(yōu)點(diǎn)
現(xiàn)在大多數(shù)公司雖然已經(jīng)使用電腦辦公,但仍然停留在較低水平,各種工作審批、工作流轉(zhuǎn)辦理仍然采用紙制方式,沒(méi)有充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì),沒(méi)有統(tǒng)一的信息交流平臺(tái)和協(xié)同工作平臺(tái),信息傳遞速度慢、不統(tǒng)一,效率低下。
目前的辦公方式存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)為:
1、單位內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式,傳遞緩慢,效率低下;
2、領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差在外,文件流轉(zhuǎn)、工作審批困難,文件待批造成管理效率低下,管理行為滯后;領(lǐng)導(dǎo)出差回來(lái),眾多手持待批文件人員在門口排隊(duì)等候。因?yàn)闀r(shí)間緊,許多事項(xiàng)來(lái)不及仔細(xì)研究,草草批復(fù);領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件,事后查閱困難;
3、無(wú)法跟蹤進(jìn)展情況;
4、辦公流程不透明,職員和部門主管的職責(zé)不夠明確,例如有的職員拿到文件不知道該給誰(shuí)簽字或?qū)徟芏嗍马?xiàng)不能按規(guī)則辦理;
5、紙張消耗大,如各種打印,傳真紙的大量消耗,辦公開支大,管理費(fèi)用高;
使用網(wǎng)絡(luò)OA辦公系統(tǒng)的主要優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)為:
1、加速信息流轉(zhuǎn),節(jié)約辦公時(shí)間,隨時(shí)隨地都可辦公。無(wú)論您身在何處,通過(guò)統(tǒng)一的信息化平臺(tái)都能讓您感覺(jué)和同事在一起,使大家方便快捷進(jìn)行工作中的交流與討論,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的日常協(xié)同辦公,使單位的個(gè)人與個(gè)人之間,部門與部門之間,形成緊密有機(jī)的統(tǒng)一結(jié)合。
2、合理統(tǒng)籌高效開展工作。縮短溝通距離,節(jié)約更多的時(shí)間和精力讓工作人員集中到更重要的事情上來(lái)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可利用空閑時(shí)間安排自己一天需完成的工作,根據(jù)需辦事宜的重要程度來(lái)安排自己的工作,以免在工作中不斷的被一些非緊急事宜困擾。
3、快速準(zhǔn)確查詢文件資料。實(shí)行電子文檔管理,方便快速查找閱讀相關(guān)文件,及時(shí)為決策提供參考。
4、方便交流與溝通。多種途徑多種方式使各級(jí)管理者同工作人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通,排除了信息溝通不暢給單位發(fā)展帶來(lái)的羈絆。
5、監(jiān)控工作進(jìn)度,掌握工作狀態(tài)。及時(shí)有效監(jiān)控各部門工作進(jìn)度情況;實(shí)時(shí)全面掌控各部門的工作辦理效率狀態(tài),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決,從而減少差錯(cuò)。系統(tǒng)將記錄每個(gè)工作完成流轉(zhuǎn)監(jiān)控狀態(tài)。
6、明確職責(zé),增加責(zé)任感。明確賦予各崗位的權(quán)限,任何人都不可越權(quán)處理工作,各自責(zé)任明確,落實(shí)到人,查有所據(jù);杜絕工作中由于職權(quán)不明出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。解決多崗位、多部門的協(xié)同工作問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。
7、節(jié)約紙張,節(jié)省時(shí)間,減少差錯(cuò)。相關(guān)資料的發(fā)送,任意指定收信人,直接傳送給所需人,而無(wú)需任何中間環(huán)節(jié),無(wú)需打印出發(fā)給相關(guān)人員,縮短辦理時(shí)間,節(jié)省辦公開支,減少差錯(cuò)率,提高整體工作效率。
8、節(jié)約電話費(fèi)、傳真費(fèi)用。減少管局與農(nóng)場(chǎng)間業(yè)務(wù)電話聯(lián)系費(fèi)用。
9、充分利用硬件資源。利用各單位現(xiàn)有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源,真正意義上實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公,減少辦公費(fèi)用,提高辦公效率,不僅僅是停留在最初簡(jiǎn)單的打字文字處理、文件共享、上網(wǎng)階段,而充分發(fā)揮了使用計(jì)算機(jī)的實(shí)質(zhì)意義。
東營(yíng)東大創(chuàng)遠(yuǎn)軟件有限責(zé)任公司 0546-2913197
004km.cn
第三篇:OA辦公系統(tǒng)
OA辦公系統(tǒng)
任務(wù)一
登錄、個(gè)人設(shè)置、日志、備忘、溝通
一、登錄
今目標(biāo)的三種登錄方式,分別是PC客戶端、瀏覽器端及手機(jī)客戶端。三種方式可以單獨(dú)使用,也可以配合使用。管理員與普通用戶的登錄方式相同,每個(gè)人使用各自的帳號(hào)及密碼登錄。
(一)瀏覽器登錄
在瀏覽器中輸入網(wǎng)址:http://004km.cn,單擊網(wǎng)頁(yè)右上角的登錄,輸入給定的用戶名和密碼,點(diǎn)擊登錄,即可進(jìn)入“管理信息系統(tǒng)”課程首頁(yè)。
(二)客戶端登錄
在今目標(biāo)首頁(yè),點(diǎn)擊“下載客戶端”,可下載桌面客戶端和手機(jī)客戶端,安裝之后,輸入用戶名和密碼,即可登錄。
二、個(gè)人設(shè)置
進(jìn)入到企業(yè)工作平臺(tái)后,為保證您的帳戶安全,應(yīng)首先進(jìn)行密碼的更改。為了方便后續(xù)登錄和使用,還可以進(jìn)行手機(jī)及郵箱的綁定設(shè)置。
1、手機(jī)綁定 通過(guò)個(gè)人設(shè)置的個(gè)人信息欄目,將手機(jī)號(hào)碼輸入到移動(dòng)電話一欄中就視為綁定成功。手機(jī)綁定的好處是可以使用手機(jī)號(hào)作為登錄帳號(hào)來(lái)進(jìn)行登錄,同時(shí)也可以方便后續(xù)使用短信功能。
2、郵箱綁定
郵箱綁定后可以作為登錄帳號(hào)使用,同時(shí)還可以用于找回密碼及接受系統(tǒng)提醒。在個(gè)人設(shè)置-個(gè)人信息欄目中,將自己的郵箱地址輸 入在電子郵箱一欄中,并點(diǎn)擊“申請(qǐng)綁定”,系統(tǒng)會(huì)給您的郵箱發(fā)送一封確認(rèn)郵件,當(dāng)您通過(guò)了確認(rèn)郵件的認(rèn)證后視為綁定成功??蓞⒄丈蠄D。
三、通訊錄
通訊錄是每家企業(yè)必不可少的聯(lián)系工具,大部分企業(yè)還在使用著紙質(zhì)通訊錄或者如 Excel 制成的通訊錄,遇到人員增減或者信息更新,都給企業(yè)通訊錄的管理和維護(hù)帶來(lái)一定的困難。
今目標(biāo)平臺(tái)中的通訊錄模塊是針對(duì)企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系人的網(wǎng)絡(luò)通訊錄,能夠清晰的根據(jù)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)展示成員的聯(lián)系信息。
1、通訊錄的生成
今目標(biāo)中的通訊錄是隨著組織結(jié)構(gòu)的建立和人員的添加自動(dòng)生成的,無(wú)需專門創(chuàng)建。新員工入職、崗位發(fā)生變化時(shí)只需要由管理員來(lái)統(tǒng)一修改,就可以同步更新到企業(yè)通訊錄中。個(gè)人修改了自己的手機(jī)號(hào)和Email 后,通訊錄中也會(huì)即時(shí)更新。并且桌面客戶端、手機(jī)客戶端和郵件通訊錄等相關(guān)聯(lián)系人信息都會(huì)即時(shí)同步更新,無(wú)需重復(fù)修改。
目前通訊錄只限于企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系人,還無(wú)法添加外部聯(lián)系人信息。
2、查找通訊錄
除了在企業(yè)通訊錄模塊下查看聯(lián)系人信息,在可以通過(guò)桌面客戶端的聯(lián)系人頭像、手機(jī)端組織結(jié)構(gòu)列表和項(xiàng)目事件等具體工作頁(yè)面快速查看企業(yè)成員電話、郵箱等信息。
3、快速通訊
在企業(yè)通訊錄模塊下,點(diǎn)擊企業(yè)成員姓名后會(huì)出現(xiàn)員工資料彈出框,此時(shí)再點(diǎn)擊姓名并在下拉菜單中選擇“發(fā)消息”或“發(fā)郵件”,可實(shí)現(xiàn)與聯(lián)系人的快速通訊。
四、日志
日志不僅可以幫助員工養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣,同時(shí)也是替代口頭匯報(bào)工作方式的一種實(shí)用工具。完整的一篇日志包括:今日計(jì)劃,工作記錄和工作小結(jié)。
工作開始之前先明確一天的工作內(nèi)容,這樣可以避免被無(wú)關(guān)工作分散精力,影響目標(biāo)的達(dá)成。
開始工作后可以分時(shí)段的記錄下工作內(nèi)容,工作中遇到的問(wèn)題以及想法,這樣有助于幫助我們回顧工作是如何被完成的,同時(shí)也方便管理者了解情況。
一天工作結(jié)束之前,利用小結(jié)整理一下工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),日積月累形成自己的資源庫(kù),在年終進(jìn)行工作總結(jié)時(shí)也可以作為參照。
秉承日事日畢的原則,當(dāng)天的工作日志隔天后將不允許進(jìn)行編輯。如果有需要,可以通過(guò)“補(bǔ)充日志”進(jìn)行追加。
五、備忘
工作中您可能需要隨時(shí)記錄下自己的一些想法,同時(shí)也想將這些想法共享給其他人了解,也許還會(huì) 希望在某一個(gè)時(shí)間可以提醒到自己或者他人??墒?用“備忘”功能。
如何使用備忘
您可以給自己建立備忘,同時(shí)也可以將備忘共享給平臺(tái)中的其他人。設(shè)置共享后,系統(tǒng)會(huì)給共享人自動(dòng)推送一條系統(tǒng)消息,提醒對(duì)方及時(shí)進(jìn)行查看。
對(duì)備忘還可以設(shè)置時(shí)間提醒,到設(shè)定的時(shí)間后可以通過(guò)即時(shí)消息或email的方式提醒您以及共享人。
六、溝通
今目標(biāo)中的溝通功能主要應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部的溝通,具有即時(shí)、多使用方式、溝通記錄永久保留等特點(diǎn)。
您不用再擔(dān)心換了電腦和工作地點(diǎn)后找不到溝通記錄的情況發(fā)生。溝通中匯集了短信,廣播,多人會(huì)話,語(yǔ)音視頻等常用溝通工具,充分滿足了企業(yè)日常工作中的溝通需求。
桌面客戶端,手機(jī)客戶端和瀏覽器端均實(shí)現(xiàn)了溝通功能,以下主要以瀏覽器端進(jìn)行介紹。
1、如何進(jìn)行溝通
通過(guò)今目標(biāo)平臺(tái)溝通模塊下的溝通打開會(huì)話頁(yè)面,并設(shè)置為登錄狀態(tài)。只有在登錄后才可以看到組織結(jié)構(gòu)成員并進(jìn)行在線會(huì)話。
在線會(huì)話的使用方式與常用的其他即時(shí)通訊軟件相同,不同的是您的溝通對(duì)象只限于企業(yè)內(nèi)部同事以及指定的友好企業(yè)聯(lián)系人。目前實(shí)現(xiàn)了一對(duì)一會(huì)話和多人會(huì)話,其中多人會(huì)話需要參與人是在線狀態(tài)才可進(jìn)行。
2、發(fā)送廣播消息
廣播消息是一種消息的發(fā)送形式。與在線會(huì)話相比,廣播消息不需要接收人是在線狀態(tài),可以任意選擇企業(yè)內(nèi)部的聯(lián)系人或部門作為廣播接收人。對(duì)于重要的廣播消息可以設(shè)置為要求對(duì)方回復(fù)確認(rèn),對(duì)方收到后需要給發(fā)送人一個(gè)回執(zhí),否則會(huì)一直提醒接收人有一條未讀消息。
3、發(fā)送文件
在瀏覽器端發(fā)送文件是服務(wù)器轉(zhuǎn)發(fā)的形式,也就是說(shuō)所傳送的文件會(huì)在服務(wù)器保留備份,您可以在系統(tǒng)文檔中看到自己傳送過(guò)的文件,并且不允許刪除。
如果您不希望在服務(wù)器上保留備份,可以選擇使用桌面客戶端的文件直傳。
4、查看溝通記錄
使用今目標(biāo)所產(chǎn)生的溝通記錄將永久保留,并不允許刪除,您隨時(shí)可以通過(guò)“我的溝通”來(lái)查看歷史溝通記錄。
默認(rèn)情況下自己只能查看與自己相關(guān)的溝通記錄,在具有“部門溝通記錄查看權(quán)”的情況下,還可以查詢職權(quán)范圍內(nèi)其他人的溝通內(nèi)容。
問(wèn)題:
1、可以將備忘共享給別人嗎?如何共享?如果能共享,可通過(guò)哪幾種方式通知共享人?
2、在備忘提醒中,可以每天提醒嗎?提醒頻率有幾種?
3、通過(guò)web網(wǎng)頁(yè),溝通的形式有幾種?其中廣播消息所有人都能收到嗎?
4、在客戶端,可進(jìn)行離線傳送文件嗎?傳送文件時(shí),有幾種傳送方式?
5、你的溝通記錄,哪些人可以查看? 任務(wù)二 文檔、審批、主線
一、文檔
企業(yè)中的工作文檔往往分散在不同的地點(diǎn),不同的人員手中,由于缺少系統(tǒng)化的管理,這些資源往往得不到有效的利用。使用今目標(biāo)中的文檔可以對(duì)工作中產(chǎn)生的電子文檔進(jìn)行管理,所有上傳到今目標(biāo)平臺(tái)中的文檔都會(huì)匯集在文檔模塊下,平臺(tái)中提供了多項(xiàng)查詢條件供企業(yè)對(duì)這些文檔查找和利用。
文檔模塊下共包括三部分功能:系統(tǒng)文檔、最近的文檔和企業(yè)文件柜。
(一)企業(yè)文件柜
如果您希望對(duì)電腦中的電子文檔進(jìn)行分類管理,并且希望在任何地點(diǎn)都可以使用這些文檔;如果您有一些文檔需要與其他成員分享;如果您有一些文檔需要版本化管理,都可以使用企業(yè)文件柜功能。
企業(yè)文件柜需要您將本地的文檔主動(dòng)上傳到文件柜中。需要注意的是,業(yè)文件柜中上傳的文檔不會(huì)出現(xiàn)在系統(tǒng)文檔中,并且允許刪除。
企業(yè)最多可以建立 100 個(gè)文件柜,您可以按人員、按部門或者按項(xiàng)目建立文件柜,并可以對(duì)每個(gè)文件柜單獨(dú)添加不同的成員以及賦予不同的操作權(quán)限。
1、建立文件柜
具有文件柜管理權(quán)的情況下可以建立文件柜,通過(guò)我的文件柜旁邊的“管理”進(jìn)入,選擇“新建文件柜”。
建立文件柜時(shí)需要選擇這個(gè)文件柜中的參與人,也就是可以看到這個(gè)文件柜的人員,同時(shí)對(duì)他們的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置,通過(guò)權(quán)限來(lái)控制在文件柜中的操作。
2、企業(yè)文件柜的權(quán)限說(shuō)明
只讀:對(duì)文件柜中的文件只能下載查看,不能往文件柜中上傳文件和刪除文件。
讀寫:除可閱讀文件外,還可以向文件中上傳文件和刪除文件。
負(fù)責(zé):可以對(duì)所負(fù)責(zé)的文件柜進(jìn)行管理,包括刪除文件柜以及對(duì)文件柜中的成員進(jìn)行刪減和調(diào)整權(quán)限。
通知:通知不是權(quán)限,勾選后會(huì)向當(dāng)事人發(fā)送一條通知消息。
文件柜管理權(quán):該權(quán)限需要在職務(wù)權(quán)限中賦予,擁有此權(quán)限后可以創(chuàng)建文件柜,并且對(duì)所有已建立的文件柜都可以進(jìn)行刪除和編輯的操作。
3、上傳文件
進(jìn)入到已建立的文件柜,在該文件柜中具有讀寫權(quán)的情況下可以通過(guò)“上傳文件”按鈕來(lái)上傳文件。也可以建立文件夾,在文件夾中上傳文件。
二、審批
企業(yè)中傳統(tǒng)的審批是采用手工簽核的方式,申請(qǐng)人需要拿著各種文件、單據(jù)往返于多個(gè)部門等候簽字蓋章。遇到簽核人外出,一份申請(qǐng)可能要擱置十天半月才能結(jié)案,管理者出差歸來(lái),往往有一堆的單據(jù)需要簽核處理,效率十分低下。
今目標(biāo)中的審批是網(wǎng)絡(luò)化的審批工具,可以滿足企業(yè)多項(xiàng)審批需求,并且過(guò)程簡(jiǎn)單,不過(guò)度依賴流程,能夠有效的提升工作效率。
1、審批申請(qǐng)
企業(yè)中的任何人都可以建立申請(qǐng)。您可以直接選擇申請(qǐng)類型建立自由審批,也可以選擇已經(jīng)設(shè)置好的審批流程,在申請(qǐng)類型中目前只能使用系統(tǒng)中給出的類型。
申請(qǐng)內(nèi)容需要由申請(qǐng)人手工輸入,與傳統(tǒng)的表單式審批相比更具有靈活性。如果企業(yè)中有規(guī)范的電子表單,也可以通過(guò)附件上傳到申請(qǐng)中。
在不使用審批流程的情況下,需要由申請(qǐng)人來(lái)指定審批人,并且只能指定第一級(jí)的審批人,下一級(jí)的審批人需要由第一個(gè)審批人在給出“同意”意見(jiàn)后再進(jìn)行選擇。
使用了審批流程的情況下,系統(tǒng)會(huì)將該流程涉及到審批人自動(dòng)顯示出來(lái),當(dāng)?shù)谝患?jí)簽核結(jié)束后會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到下一級(jí)審批人簽核。但需要注意的是,當(dāng)審批流程中的級(jí)別設(shè)置為某一職務(wù)時(shí),系統(tǒng)會(huì)將隸屬于該職務(wù)下所有人員顯示出來(lái),需要申請(qǐng)人或者審批人從中選擇需要進(jìn)行審批的人員。
申請(qǐng)?zhí)峤缓?,系統(tǒng)會(huì)給審批人推送一條消息,告知對(duì)方目前有待審批的申請(qǐng)。申請(qǐng)人可以隨時(shí)打開申請(qǐng)查看審批進(jìn)度。
2、修改申請(qǐng)
審批申請(qǐng)?zhí)峤缓髮⒉荒艹坊睾蛣h除,如需要修改則需要審批人選擇“不同意”后返回到申請(qǐng)人處進(jìn)行修改和再次提交。
3、批復(fù)
審批人收到系統(tǒng)提醒后,進(jìn)入到“我的審批”中對(duì)待處理的申請(qǐng)進(jìn)行審批。在給出“同意”意見(jiàn)后,可以繼續(xù)選擇審批人,如不繼續(xù)選擇審批人,則此申請(qǐng)完成,返回到申請(qǐng)人處。如選擇不同意,該申請(qǐng)也會(huì)退回到申請(qǐng)人處。
4、歸檔
已經(jīng)建立的申請(qǐng)不允許刪除,可以通過(guò)“歸檔”將已建立的申請(qǐng)保存在“已歸檔”欄目下。并且,只有申請(qǐng)人才可以進(jìn)行歸檔的操作,在歸檔時(shí)可以作一個(gè)簡(jiǎn)短的歸檔說(shuō)明。
5、抄送
對(duì)于既不是申請(qǐng)人,也不是審批人,但需要了解到這個(gè)審批過(guò)程的人,可以通過(guò)“抄送”的方式來(lái)達(dá)到目的,申請(qǐng)人和審批人都可以進(jìn)行抄送,被抄送人可以通過(guò)“抄送給我的”欄目下進(jìn)行查看。
三、主線
主線是今目標(biāo)中的獨(dú)有功能,通過(guò)主線可以將今目 標(biāo)平臺(tái)上分散在不同參與人,不同功能模塊下的信息統(tǒng)一匯集在一條主線下,在團(tuán)隊(duì)成員之間進(jìn)行信息共享,讓參與人了解到事情發(fā)展的來(lái)龍去脈。情景一:有些工作內(nèi)容只發(fā)生在某個(gè)人或某些人之間,作為非直接參與人無(wú)法很直觀的了解到事情的進(jìn)展情況。
情景二:處理同一件工作使用到了多個(gè)功能模塊,例如:郵件,溝通,審批……,這些信息分散保存,無(wú)法將同屬于一件事情的信息匯總到一起。
(一)新建主線。
方法與建項(xiàng)目類似。首先通過(guò)“添加主線”建立一個(gè)主題,并選擇加入到此主線中的參與人,主線中后續(xù)引用的內(nèi)容對(duì)參與人都是可見(jiàn)的。
如需要提醒到參與人,則提交主線前應(yīng)勾選“通知參與人”。主線創(chuàng)建后,接下來(lái)建立工作框。工作框可以建立多個(gè)。
工作框建立后,通過(guò)點(diǎn)擊工作框的 展開可引用的模塊圖標(biāo),將自己平臺(tái)上的內(nèi)容以及自己職權(quán)范圍內(nèi)可見(jiàn)的內(nèi)容引用到當(dāng)前的主線中,主線所有的參與人都可以引用內(nèi)容。
需要注意的是,引用時(shí)要 先選中一個(gè)工作框,這樣被引 用的內(nèi)容才會(huì)出現(xiàn)在該工作框下。目前可引用的模塊中備忘和文檔是允許新建的,也就是您可以在主線下直接新建備忘
或從本地上傳一個(gè)文檔到主線中。(如下圖)
對(duì)于被引用的內(nèi)容可以進(jìn)行編輯和刪除,參與人可以進(jìn)行回復(fù)并提醒到相關(guān)人,以此實(shí)現(xiàn)了信息共享和交流的目的。
問(wèn)題:
1、企業(yè)文件柜中的所有文件,管理員都可以刪除,對(duì)還是錯(cuò)?
2、文件柜中可以建幾級(jí)文件夾?
3、某公司員工,申請(qǐng)審批時(shí),選擇自由流程,他可以選擇幾個(gè)審批人?
4、總經(jīng)理在審批員工發(fā)來(lái)的申請(qǐng)時(shí),可以添加附件嗎?
5、哪些人有審批設(shè)置的權(quán)限?
6、公司小王發(fā)出審批申請(qǐng)之后,發(fā)現(xiàn)寫錯(cuò)了,可不可以再重新修改申請(qǐng)或撤銷申請(qǐng)?
7、什么人可以建主線?主線的作用是什么?主線可以分級(jí)嗎?
8、在主線的工作框中,哪些內(nèi)容可以本地引用?
任務(wù)三 項(xiàng)目、任務(wù)、知識(shí)
一、項(xiàng)目
建立項(xiàng)目需要具有“新建項(xiàng)目權(quán)”,所以只要用戶的職務(wù)中具有此權(quán)限都可以建立項(xiàng)目。管理員可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要將此權(quán)限賦予給對(duì)應(yīng)的職務(wù)即可。
(一)新建項(xiàng)目
各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都具有創(chuàng)建項(xiàng)目的權(quán)限。創(chuàng)建過(guò)程:
1、選擇“項(xiàng)目”
2、點(diǎn)擊“新建項(xiàng)目”
3、進(jìn)入如下界面填寫項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)(MIS00X)、項(xiàng)目描述、開始時(shí)間、完成時(shí)間、進(jìn)度、負(fù)責(zé)人(默認(rèn)為創(chuàng)建人)、參與人。如下圖:管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目。
注:參與人,可選一個(gè)或多個(gè)本班同學(xué)。
4、提交后,系統(tǒng)將會(huì)給所有的參與人發(fā)送一條系統(tǒng)提醒。
5、建好項(xiàng)目后,如果項(xiàng)目中有人員變動(dòng)。可以點(diǎn)擊打開本項(xiàng)目,選擇“人員”選項(xiàng)卡,可刪除或添加參與人。
(二)分配項(xiàng)目
如果您只是項(xiàng)目的創(chuàng)建人而不是負(fù)責(zé)人,可以通過(guò)“分配項(xiàng)目”來(lái)重新指定負(fù)責(zé)人。
此操作需要具有項(xiàng)目管理權(quán),在擁有此權(quán)限的情況下,即使不是您創(chuàng)建的項(xiàng)目也可以進(jìn)行“分配項(xiàng)目”的操作。
(三)建立子項(xiàng)目
當(dāng)需要完成的工作周期較長(zhǎng),或者有多項(xiàng)工作任務(wù)及多個(gè)負(fù)責(zé)人時(shí),可以在項(xiàng)目中建立子項(xiàng)目。將工作拆分成若干個(gè)階段性的工作,有助于目標(biāo)的達(dá)成。
只有負(fù)責(zé)人才可以建立子項(xiàng)目,每個(gè)子項(xiàng)目都可以設(shè)置不同的負(fù)責(zé)人,根項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人有權(quán)利變更子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。
(四)項(xiàng)目協(xié)商
對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程的掌控決定了項(xiàng)目的成敗,從很多案例中可以看出溝通不暢是造成項(xiàng)目失敗的關(guān)鍵因素。例如,項(xiàng)目進(jìn)行中已經(jīng)出現(xiàn)了問(wèn)題,但執(zhí)行者沒(méi)有主動(dòng)上報(bào),或上報(bào)流程太繁瑣,往往收到處理反饋時(shí)事情已經(jīng)到了無(wú)法解決的地步。
項(xiàng)目中的協(xié)商就是針對(duì)這一問(wèn)題提供的解決方案。通俗來(lái)講,協(xié)商就是“掛問(wèn)題”,項(xiàng)目所有參與人都可以發(fā)表協(xié)商,將執(zhí)行中的各項(xiàng)問(wèn)題或者進(jìn)度等進(jìn)行匯報(bào),提交后協(xié)商內(nèi)容會(huì)通過(guò)系統(tǒng)提醒自動(dòng)推送到負(fù)責(zé)人及所有參與人眼前,在第一時(shí)間獲知最新進(jìn)展及給出相關(guān)反饋。
(五)項(xiàng)目文檔
項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量文檔,通過(guò)項(xiàng)目文檔,可以將屬于同一項(xiàng)目的文檔匯集在一起,方便參與人調(diào)取查詢。
項(xiàng)目參與人員,選擇“文檔”選項(xiàng)卡,點(diǎn)擊“添加文檔”,可上傳跟本項(xiàng)目有關(guān)的文件。
(六)項(xiàng)目活動(dòng)記錄
活動(dòng)記錄是指這個(gè)項(xiàng)目從開始到結(jié)束所有的操作動(dòng)作,記錄了項(xiàng)目所有參與人在項(xiàng)目中所進(jìn)行的操作。通過(guò)活動(dòng)記錄,可以看到誰(shuí)在什么時(shí)間進(jìn)行了哪些操作。
(七)撤銷項(xiàng)目
項(xiàng)目建立后就不允許刪除,只能進(jìn)行編輯或撤銷。撤銷后的項(xiàng)目或子項(xiàng)目將不顯示在項(xiàng)目列表中,可以通過(guò)“狀態(tài)過(guò)濾”出已撤銷的項(xiàng)目,并進(jìn)行恢復(fù)。
二、任務(wù)
除了那些需要多個(gè)部門協(xié)同、執(zhí)行周期長(zhǎng)、內(nèi)容復(fù)雜的大項(xiàng)目工作,在企業(yè)中,還有大量常規(guī)工作以及臨時(shí)的小任務(wù)等需要管理和分派。對(duì)于這種較輕量級(jí)的工作,就可以使用任務(wù)工具來(lái)完成。特別是很多的管理者總喜歡口頭式的派發(fā)工作,由于沒(méi)有記錄,雙方溝通不暢導(dǎo)致任務(wù)完成卻不是管理者期望的那樣,使用任務(wù)管理就可以很好的解決這些問(wèn)題。
(一)派任務(wù)
通過(guò)任務(wù)管理,可將常規(guī)工作以及臨時(shí)的小任務(wù)派發(fā)給某參與人。當(dāng)有一件工作需要來(lái)完成時(shí),就可以通過(guò)“派任務(wù)” 創(chuàng)建一張任務(wù)表單。要求創(chuàng)建人將需要完成的工作內(nèi)容及需要 達(dá)成的結(jié)果進(jìn)行描述,并為該項(xiàng)任務(wù)選擇完成的時(shí)間點(diǎn)及負(fù)責(zé)人等。
操作步驟:
1、選擇“任務(wù)”選項(xiàng)卡
2、點(diǎn)擊“派任務(wù)”
3、提交后,該項(xiàng)任務(wù)為待接收狀態(tài)。任務(wù)中的負(fù)責(zé) 人將會(huì)接收到來(lái)自系統(tǒng)的一條提醒消息,告知當(dāng)前 有項(xiàng)任務(wù)由自己負(fù)責(zé)來(lái)完成。
4、負(fù)責(zé)人進(jìn)入到該項(xiàng)任務(wù)頁(yè)面后,可以選擇“接收任務(wù)”或者“拒絕任務(wù)”。接收任務(wù)后,該項(xiàng)任務(wù)顯示為進(jìn)行中狀態(tài),表示該項(xiàng)任務(wù)正式開始執(zhí)行,系統(tǒng)將自動(dòng)提醒任務(wù)創(chuàng)建人和參與人。選擇拒絕任務(wù)后,該項(xiàng)任務(wù)直接退回到創(chuàng)建人處。
(二)執(zhí)行任務(wù)
任務(wù)的執(zhí)行過(guò)程可以通過(guò)“添加任務(wù)事件”來(lái)進(jìn)行記錄。
對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中有爭(zhēng)議的問(wèn)題或者是需要大家來(lái)商榷的問(wèn)題,可以通過(guò)任務(wù)中的“討論區(qū)”快速發(fā)起參與人之 間的主題討論,提交的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)保存在討論區(qū)中,方便日后對(duì)該項(xiàng)任務(wù)的查詢和回溯。
任務(wù)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各類文檔,為了便于管理和查 找,通過(guò)“文檔區(qū)”來(lái)保存與此項(xiàng)任務(wù)相關(guān)的所有文檔。
在“任務(wù)看板”下會(huì)按時(shí)間先后順序顯示關(guān)于此項(xiàng)任務(wù)的所有活動(dòng)項(xiàng),匯集了來(lái)自任務(wù)事件、討論區(qū)和文檔區(qū)的所有內(nèi)容。
(三)完成任務(wù)
任務(wù)完成后,需要由負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行任務(wù)總結(jié)并且完 成“提交完成”的動(dòng)作。提交后,該任務(wù)為待審核狀態(tài),需要由任務(wù)的創(chuàng)建人“處理審核”。任務(wù)創(chuàng)建人可以給出“同意”或“不同意”的意見(jiàn),如同意則任務(wù)完成,不同意則重新退回到負(fù)責(zé)人處繼續(xù)進(jìn)行。
(四)撤銷任務(wù)
任務(wù)創(chuàng)建后不允許刪除,只能由任務(wù)創(chuàng)建人進(jìn)行撤銷的操作,任務(wù)撤銷后將不允許其他人再向任務(wù)中添加內(nèi)容,已撤銷的任務(wù)允許“恢復(fù)任務(wù)”。
三、知識(shí)
企業(yè)在長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中積累了不少的智慧和經(jīng)驗(yàn),但由于缺少規(guī)范的收集整理,這些寶貴的知識(shí)財(cái)富都沒(méi)有得到很好的利用,以至于造成了企業(yè)中人員離職經(jīng)驗(yàn)流失,相同的錯(cuò)誤重復(fù)出現(xiàn)等問(wèn)題。知識(shí)模塊就是幫助企業(yè)來(lái)構(gòu)建企業(yè)的知識(shí)庫(kù),實(shí)現(xiàn)知識(shí)的沉淀、共享和學(xué)習(xí)。
1、知識(shí)庫(kù)管理
在使用知識(shí)前,應(yīng)先設(shè)計(jì)好知識(shí)庫(kù)的架構(gòu),根據(jù)企業(yè)需要的知識(shí)和已有的知識(shí)建立知識(shí)庫(kù)中的分類和標(biāo)簽。方便后續(xù)新建知識(shí)時(shí)可以準(zhǔn)確的提交在對(duì)應(yīng)的分類下,便于查找和管理。
知識(shí)的分類最多可建立五級(jí),在一級(jí)分類下可以創(chuàng)建知識(shí)標(biāo)簽,用于區(qū)分知識(shí)類別。當(dāng)知識(shí)分類中已經(jīng)存在知識(shí)點(diǎn)時(shí)分類是不允許刪除的,有下級(jí)子分類時(shí)上級(jí)分類也是不允許刪除的。
2、提交知識(shí)
默認(rèn)企業(yè)中的所有成員都可以通過(guò)“我的知識(shí)”來(lái)新建知識(shí),提交后則需要企業(yè)中具有知識(shí)審核權(quán)的人審核后才能發(fā)布,如果企業(yè)將知識(shí)設(shè)置為不需要審核,則直接提交到知識(shí)庫(kù)中。
您可以在“我的知識(shí)”頁(yè)簽下查看處于各種狀態(tài)的知識(shí)。需要注意的是,只有已拒絕和草稿箱中的知識(shí)可以刪除,否則只要發(fā)布成功的知識(shí)都不允許刪除,只能編輯和撤銷。
除新建知識(shí)外,在今目標(biāo)平臺(tái)的評(píng)閱日志、計(jì)劃,項(xiàng)目協(xié)商,論壇等模塊下的內(nèi)容也可以通過(guò)“加入知識(shí)”按鈕快速的添加到知識(shí)庫(kù)中來(lái),不漏掉任何的知識(shí)資源。
3、審核知識(shí)
當(dāng)企業(yè)的知識(shí)發(fā)布設(shè)置為需要審核時(shí),則具有知識(shí)管理權(quán)的成員將負(fù)責(zé)審核知識(shí)的發(fā)布。在“審核知識(shí)”頁(yè)簽下顯示待發(fā)布的知識(shí),管理員可以對(duì)知識(shí)進(jìn)行發(fā)布或拒絕的操作。
問(wèn)題:
1、哪些人有創(chuàng)建項(xiàng)目的權(quán)限?
2、建好的項(xiàng)目能不能刪除?
3、公司總經(jīng)理讓手下小王建了一個(gè)項(xiàng)目,但總經(jīng)理想看到整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展情況,小王該怎么做?
4、如果項(xiàng)目中的某個(gè)參與人,在工作推進(jìn)過(guò)程中遇到了問(wèn)題,他該使用項(xiàng)目中的哪個(gè)功能?
5、項(xiàng)目中的資料或文檔應(yīng)放在哪里?
6、如果要修改項(xiàng)目中的參與人員,在哪修改?
7、公司總經(jīng)理讓手下小王派任務(wù)給小李,但總經(jīng)理想看到整個(gè)任務(wù)的進(jìn)展情況,小王該怎么做?
8、任務(wù)可刪除嗎?
9、任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中有爭(zhēng)議的問(wèn)題或者是需要大家來(lái)商榷的問(wèn)題,通過(guò)什么進(jìn)行?
10、任務(wù)事件的作用是什么?
11、修改任務(wù)中的參與人應(yīng)怎么做?
12、哪些人可以派任務(wù)給別人?
13、今目標(biāo)的哪些模塊內(nèi)容可以加入知識(shí)庫(kù)中?
14、知識(shí)庫(kù)中的內(nèi)容是不是所有人都可以看到?
第四篇:協(xié)同辦公系統(tǒng)OA
協(xié)同辦公系統(tǒng)說(shuō)明書
一、總體介紹........................................................1
二、系統(tǒng)特點(diǎn)........................................................1
三、系統(tǒng)原理及體系架構(gòu)..............................................2
3.2系統(tǒng)原理.....................................................2 3.2.體系架構(gòu)....................................................3
四、系統(tǒng)安全機(jī)制....................................................3
五、環(huán)境要求........................................................4
六、主要功能........................................................4
6.1 工作流管理..................................................4
6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件檔案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常辦公...............................................6 6.1.5電子郵件...............................................7 6..1.6電子論壇..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系統(tǒng)管理...............................................9 6.2、增強(qiáng)功能介紹...............................................9
6.2.1資源管理...............................................9 6.2.2總務(wù)管理..............................................10
一、總體介紹
協(xié)同辦公系統(tǒng)(OA)是深圳國(guó)信通信技術(shù)有限公司推出的針對(duì)廣大企事業(yè)單位及政府機(jī)關(guān)用戶的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)產(chǎn)品解決方案。
我公司對(duì)幾百家客戶需求進(jìn)行合理歸納總結(jié),提取標(biāo)準(zhǔn)模型組件,采用模型組件與WEB技術(shù)結(jié)合的方式,全面提升了系統(tǒng)的廣泛適用性及功能擴(kuò)展可能。
我們的產(chǎn)品具有高度穩(wěn)定性、安全性、易用性,還具有可裝配性、靈活擴(kuò)展性。
我們的產(chǎn)品憑借其先進(jìn)管理思想、領(lǐng)先的產(chǎn)品技術(shù)以及客戶至上的服務(wù)理念成為新時(shí)期下廣大用戶單位網(wǎng)絡(luò)辦公解決方案的最佳選擇。
二、系統(tǒng)特點(diǎn)
? 技術(shù)先進(jìn)性:
全面采用模型組件+WEB技術(shù)方式實(shí)現(xiàn),模型組件全部為公司自有技術(shù)產(chǎn)品。全面采用業(yè)界先進(jìn)的。NET技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),支持XML標(biāo)準(zhǔn),支持多種后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。支持多種靈活自定義設(shè)置、支持在線實(shí)時(shí)通信、真正支持遠(yuǎn)程移動(dòng)辦公。? 安全性:
全面嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)權(quán)限范圍控制技術(shù),支持多級(jí)授權(quán)體系。關(guān)鍵數(shù)據(jù)采用領(lǐng)先的加密存儲(chǔ)技術(shù)??蓴U(kuò)展CA數(shù)字認(rèn)證,可支持遠(yuǎn)程安全身份校驗(yàn)。? 易用性:
全部操作頁(yè)面符合標(biāo)準(zhǔn)WEB頁(yè)面操作風(fēng)格,標(biāo)準(zhǔn)WINDOWS文件編輯風(fēng)格,WINDOWS標(biāo)準(zhǔn)風(fēng)格幫助文件。? 定義擴(kuò)展性:
自定義組織機(jī)構(gòu)、自定義數(shù)據(jù)屬性、自定義數(shù)據(jù)表單格式、自定義流程管理、自定義數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限、自定義統(tǒng)計(jì)等多項(xiàng)的自定義選項(xiàng)設(shè)置,充分滿足客戶功能個(gè)性化調(diào)整。支持多種復(fù)合信息格式。標(biāo)準(zhǔn)功能裝配接口,支持客戶自定義功能裝配。
? 產(chǎn)品裝配化:
標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品安裝過(guò)程,標(biāo)準(zhǔn)化功能裝配設(shè)置,安裝過(guò)程方便快捷。? 易維護(hù)性:
全B/S結(jié)構(gòu)產(chǎn)品,實(shí)現(xiàn)真正意義上的單點(diǎn)維護(hù),全面升級(jí)。
三、系統(tǒng)原理及體系架構(gòu)
3.2系統(tǒng)原理
3.2.體系架構(gòu)
四、系統(tǒng)安全機(jī)制
? 操作權(quán)限管理機(jī)制
基于多層授權(quán)搭建,同時(shí)對(duì)于數(shù)據(jù)范圍權(quán)限進(jìn)行了嚴(yán)格的控制,可以有效解決在系統(tǒng)管理中經(jīng)常遇到的功能及數(shù)據(jù)范圍控制問(wèn)題。詳盡的操作日志自動(dòng)記錄功能,可以準(zhǔn)確反映所有用戶的操作軌跡,最大程度滿足用戶對(duì)于系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置要求。
? 安全身份管理機(jī)制
用戶數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ),同時(shí)可根據(jù)用戶要求擴(kuò)展基于硬件手段的安全身份認(rèn)證模塊,有效解決了由于口令外泄所帶來(lái)的安全隱患問(wèn)題。? 數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)機(jī)制
由數(shù)據(jù)庫(kù)底層入手解決數(shù)據(jù)安全問(wèn)題,通過(guò)對(duì)系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)整體進(jìn)行加密設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn),對(duì)于關(guān)鍵信息內(nèi)容采用嚴(yán)格加密算法保存,徹底避免了由于數(shù)據(jù)服務(wù)器控制方面帶來(lái)的信息外泄問(wèn)題。? 數(shù)據(jù)備份恢復(fù)機(jī)制
所提供的高效數(shù)據(jù)備份恢復(fù)功能,使系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)在物理上分散保存,即使硬件系統(tǒng)遭受毀滅性打擊,也可在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)軟件系統(tǒng)正常運(yùn)行,真正做到萬(wàn)無(wú)一失。
五、環(huán)境要求
? 應(yīng)用服務(wù)器:
CPU:Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高
內(nèi)存:512M以上(推薦1G)
硬盤:1G以上的可用磁盤空間
? 操作系統(tǒng):
WINDOWS2000及以上操作系統(tǒng)(Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003)
推薦:Windows 2000 Server WWW服務(wù):Microsoft IIS5.0以上 數(shù)據(jù)服務(wù)器(對(duì)于較小規(guī)模用戶為了降低投資,可采用數(shù)據(jù)服務(wù)器與應(yīng)用服務(wù)器合并方式):
CPU:Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高
內(nèi)存:512M以上(推薦1G)
硬盤:1G以上的可用空間
? 終端用戶機(jī):
CPU:Intel Pentium(奔騰)Ⅲ1G 或更高
RAM:256M以上(推薦512M)瀏覽器:IE6.0以上
操作系統(tǒng):WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003
六、主要功能
6.1 工作流管理
對(duì)于政府或企業(yè)來(lái)說(shuō),絕大部分日常工作屬于流程式活動(dòng),如申請(qǐng)審批、公文辦理、合同審核、請(qǐng)假報(bào)銷等。流程式工作的最大特點(diǎn)在于根據(jù)處理信息內(nèi)容的性質(zhì)不同,流程結(jié)構(gòu)將發(fā)生變化,各流程節(jié)點(diǎn)的具體處理方式根據(jù)節(jié)點(diǎn)的特性各有不同,同時(shí)由于日常工作中的不確定因素,流程本身應(yīng)具備相當(dāng)?shù)膹椥栽O(shè)置。通過(guò)工作流管理的應(yīng)用,可以保持單位工作流程的清晰、規(guī)范、高效,最大程度提升工作效率。
通過(guò)應(yīng)用中的工作流管理功能,用戶可以輕松實(shí)現(xiàn)工作流程、表單數(shù)據(jù)、處理模式、監(jiān)控提示、角色權(quán)限等方面的個(gè)性化定制。從而實(shí)現(xiàn)各類流程活動(dòng)信息的規(guī)范化、電子化、自動(dòng)化。通過(guò)此功能用戶可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目審批、請(qǐng)假報(bào)銷、合同審核等各類流程式操作。
? 主要功能:
表單定義、流程定義、跟蹤監(jiān)控、查詢統(tǒng)計(jì)。? 功能特點(diǎn):
* 支持表單數(shù)據(jù)信息自定義
*
支持多種信息格式(圖片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等)
* 支持處理流程自定義
* 支持流轉(zhuǎn)條件自定義
* 支持自動(dòng)代理?xiàng)l件設(shè)置
* 支持?jǐn)?shù)據(jù)范圍權(quán)限自定義
* 支持流程文件自動(dòng)歸檔
* 支持查詢統(tǒng)計(jì)自定義
* 支持與其他功能的動(dòng)態(tài)裝配
6.1.1公文管理
公文管理是用戶單位日常辦公活動(dòng)中的重要組成部分,用于處理單位內(nèi)外部的各種公文信息,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計(jì)算機(jī)控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實(shí)現(xiàn)公文的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化處理。
公文管理模塊完全按照國(guó)家有關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范進(jìn)行設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn),相對(duì)于傳統(tǒng)公文處理而言,在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性,用戶操作簡(jiǎn)便易行,同時(shí)大大降低了公文管理人員的日常工作強(qiáng)度,使枯燥的公文管理變的輕松高效。
? 功能包括:
* 發(fā)文管理
* 收文登記
* 公文辦理
* 催辦督辦
* 文件歸檔
* 統(tǒng)計(jì)查詢 ? 功能特點(diǎn):
* 收發(fā)文文件格式自定義設(shè)置
* 支持處理流程自定義設(shè)置
* 支持文件模版自定義設(shè)置
* 支持修改痕跡保留功能
* 支持正文副本管理
* 支持移交代理、跳轉(zhuǎn)辦理
* 支持公章管理
* 支持手寫批注功能
* 支持手寫簽名
* 支持自定義查詢統(tǒng)計(jì)格式
6.1.2文件檔案
文檔管理是對(duì)用戶中的各類文書檔案進(jìn)行登記、保存、調(diào)閱等相應(yīng)的管理功能,實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部檔案信息的數(shù)字化管理。在文檔管理中,管理人員通過(guò)對(duì)文檔、案卷的權(quán)限設(shè)置,對(duì)各類型檔案信息實(shí)現(xiàn)授權(quán)范圍下的在線調(diào)閱。? 功能包括:
* 文件登記
* 案卷管理(建卷、封卷、拆卷)
* 瀏覽使用
* 統(tǒng)計(jì)查詢等 ? 功能特點(diǎn):
* 支持自定義設(shè)置編號(hào)規(guī)則
* 支持自定義多維權(quán)限管理
* 自定義查詢統(tǒng)計(jì)格式
* 支持組卷、封卷、拆卷、移卷
* 支持密級(jí)管理規(guī)范
* 支持在線授權(quán)調(diào)閱
* 支持瀏覽日志管理
6.1.3 公共信息
信息中心是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行用戶成員之間、部門之間信息交流與共享的公共平臺(tái)。同時(shí)還包括了通知公告、調(diào)查問(wèn)卷、內(nèi)部通訊錄等眾多的實(shí)用功能。
? 功能包括:
* 信息中心
* 通知公告
* 調(diào)查問(wèn)卷
* 內(nèi)部通訊錄 ? 功能特點(diǎn):
* 支持信息欄目自定義
* 支持信息模版自定義
* 支持多種信息格式(WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等)
* 支持公告回復(fù)自定義設(shè)置
* 支持調(diào)查問(wèn)卷全面自定義
* 支持欄目布局設(shè)置自定義
6.1.4日常辦公
日常辦公模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個(gè)性化服務(wù)功能。通過(guò)此 功能用戶可以及時(shí)了解需要本人辦理的各項(xiàng)事務(wù),訂閱各類更新信息提示,進(jìn)行有關(guān)工作日程安排,實(shí)現(xiàn)在線互動(dòng)協(xié)同工作,進(jìn)行個(gè)人檔案夾管理等。
? 功能包括:
* 工作提示
* 日程管理
* 協(xié)作管理
* 工作組管理
* 個(gè)人檔案夾 ? 功能特點(diǎn):
* 個(gè)性化自定義工作提示設(shè)置
* 支持雙向式代理日程安排設(shè)置
* 支持部門級(jí)日程統(tǒng)一管理
* 支持成員在線互動(dòng)協(xié)同工作
* 支持個(gè)性化定義工作組群
6.1.5電子郵件
電子郵件管理模塊是系統(tǒng)自身內(nèi)置的一個(gè)小型電子郵件系統(tǒng)。通過(guò)電子郵件管理模塊可以在系統(tǒng)內(nèi)部用戶之間發(fā)送、接收電子郵件,同時(shí)也可以收發(fā)系統(tǒng)外部的Internet郵件。電子郵件管理模塊頁(yè)面友好、操作簡(jiǎn)單、便于管理,極大地方便了員工之間及員工與外部的信息交流。
? 功能包括:
* 內(nèi)部郵件收發(fā)管理
* 外部郵箱設(shè)置
* 收發(fā)Internet郵件
* 郵件夾 ? 功能特點(diǎn):
* 個(gè)性化郵件簽名信息設(shè)置
* 內(nèi)部成員點(diǎn)擊發(fā)送
* 內(nèi)部郵件快捷、安全
* 個(gè)性化黑名單管理
6..1.6電子論壇
使用電子論壇功能,可以實(shí)現(xiàn)用戶單位內(nèi)部信息交互討論,通過(guò)欄目設(shè)置可實(shí)現(xiàn)討論組成員范圍控制,根據(jù)需要確定論壇欄目采用實(shí)名或匿名方式,設(shè)置欄目管理員及欄目圖標(biāo)等個(gè)性化設(shè)置。同時(shí)支持內(nèi)容檢索及精華信息的收藏。
? 功能包括:
* 欄目管理
* 論壇瀏覽
* 用戶管理 ? 功能特點(diǎn):
* 個(gè)性化自定義欄目設(shè)置
* 支持欄目成員范圍管理
* 支持內(nèi)容變更信息訂閱
* 支持實(shí)名或匿名發(fā)表方式
* 支持自定義內(nèi)容檢索
6.1.7常用工具
主要提供用戶日常工作活動(dòng)中經(jīng)常遇到的各類工具類功能。
? 功能包括:
* 在線通信
* 個(gè)人便簽
* 口令修改
* 萬(wàn)年歷 * 郵編區(qū)號(hào) ? 功能特點(diǎn):
* 在線情況準(zhǔn)確瀏覽
* 支持P2P信息及文件傳送
* 支持留言提取功能
* 支持重要信息臨時(shí)存放
* 支持公歷農(nóng)歷及節(jié)假日瀏覽查詢
* 支持全國(guó)范圍郵編區(qū)號(hào)瀏覽查詢
* 支持個(gè)性化登陸ID及口令設(shè)置
6.1.8系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理是為系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供管理設(shè)置功能,首次安裝完系統(tǒng)后,首先要通過(guò)系統(tǒng)管理模塊中的組織機(jī)構(gòu)管理功能建立起用戶單位管理體系結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)用戶信息。同時(shí)支持系統(tǒng)登陸界面設(shè)置、頁(yè)面風(fēng)格設(shè)置等管理功能。
? 功能包括:
* 組織機(jī)構(gòu)
* 用戶管理
* 系統(tǒng)日志
* 數(shù)據(jù)管理 ? 功能特點(diǎn):
* 組織機(jī)構(gòu)體系自定義
* 職位級(jí)別自定義
* 體現(xiàn)模塊權(quán)限分級(jí)授權(quán)機(jī)制
* 實(shí)現(xiàn)操作日志及數(shù)據(jù)日志綜合管理
* 可進(jìn)行個(gè)性化登陸頁(yè)面設(shè)置
6.2、增強(qiáng)功能介紹
6.2.1資源管理
? 人事檔案
人事機(jī)構(gòu)是對(duì)組織中的人員信息進(jìn)行管理,包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的
調(diào)動(dòng)分配、人員信息查詢統(tǒng)計(jì)等。功能包括:
* 人事檔案信息管理
* 統(tǒng)計(jì)查詢
? 用品管理
用品管理為針對(duì)用戶單位需要進(jìn)行采購(gòu)、領(lǐng)用、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)的各類用品信息進(jìn)行綜合管理。功能包括:
* 用品管理
* 采購(gòu)管理
* 領(lǐng)用管理
* 統(tǒng)計(jì)查詢 ? 車輛管理
車輛管理對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理,可以實(shí)現(xiàn)車輛的基本信息、使用信息、維修信
息、年檢信息等的綜合管理功能。功能包括:
* 車輛檔案
* 用車管理
* 維修管理
* 年檢管理
6.2.2總務(wù)管理
?
會(huì)議管理
會(huì)議管理主要實(shí)現(xiàn)是對(duì)用戶單位相關(guān)會(huì)議安排、會(huì)議通知以及會(huì)議紀(jì)要信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng) 一登記管理功能。功能包括:
* 會(huì)議安排
* 會(huì)議通知
* 紀(jì)要管理
* 會(huì)議查詢
* 會(huì)議室預(yù)約
?
值班管理
值班管理是對(duì)單位值班信息進(jìn)行綜合管理。功能包括:
* 值班安排
* 值班通知
* 值班查詢
?.接待管理
接待管理主要實(shí)現(xiàn)對(duì)于用戶單位的各類交流接待活動(dòng)有關(guān)信息的登記管理。
功能包括:
* 接待登記
* 住宿管理
* 用餐管理
* 統(tǒng)計(jì)查詢
第五篇:電子政務(wù)OA辦公系統(tǒng)
電子政務(wù)OA辦公系統(tǒng)分析
政務(wù)信息化動(dòng)因
在各國(guó)積極倡導(dǎo)的“信息高速公路”的應(yīng)用領(lǐng)域中,“電子政務(wù)”被列為第一位,信息化在社會(huì)中已經(jīng)占據(jù)重要位置。電子政務(wù)中不可或缺的OA(辦公自動(dòng)化)系統(tǒng)建設(shè)也被越來(lái)越多的被提出,隨著政務(wù)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn),各級(jí)政府、各個(gè)部門都已充分認(rèn)識(shí)到加快政府管理信息化建設(shè)的重要性和緊迫性。
政務(wù)中OA提高工作效率
政務(wù)信息化建設(shè),希望從思想觀念、管理方式等方面進(jìn)行信息化管理改革。辦公OA一改往前復(fù)雜、低效的手工辦公方式,使單位內(nèi)部員工方便快捷的共享信息、協(xié)同高速的完成工作。OA系統(tǒng)的普及使得在政府內(nèi)部,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以在網(wǎng)上及時(shí)了解、指導(dǎo)和監(jiān)督各級(jí)部門間的工作情況,并更快、更方便地向各部門做出各項(xiàng)指示,這將帶來(lái)辦公模式與行政觀念的一次嶄新改革。
解決方案和核心應(yīng)用
針對(duì)我國(guó)的電子政務(wù)建設(shè)中的多方面需求,九思軟件推出自主研發(fā)的電子政務(wù)平臺(tái)。與市場(chǎng)上其他同類電子政務(wù)類OA系統(tǒng)相比,九思軟件電子政務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了更多的超強(qiáng)核心能力。主要功能有:公文管理、工作流管理、協(xié)同工作、知識(shí)管理、公共信息、計(jì)劃管理、在線交流、文件庫(kù)等。
九思軟件技術(shù)架構(gòu)圖
1.公文管理自動(dòng)化
政務(wù)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的核心內(nèi)容是公文處理,要求軟件必須具備優(yōu)異的公文處理能力,特別是在公文數(shù)量大的情況下的處理能力。用戶會(huì)著重關(guān)注公文批量處理效果和效率提高能力。
九思軟件OA系統(tǒng)公文管理模塊,專業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)組織公共文書的電子收發(fā)管理,功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置等,并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用。解決公文傳遞速度慢,信息不及時(shí)、不同步、不易于查詢等問(wèn)題。
2.工作流,促進(jìn)單位強(qiáng)效管理 九思軟件,業(yè)內(nèi)最棒的工作流引擎,支持從設(shè)計(jì)到維護(hù)的全程圖形化。通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牡墓ぷ髁髟O(shè)置,規(guī)范工作步驟,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告、信息報(bào)送、電話記錄、會(huì)議通知、值班管理、信訪管理、支票申領(lǐng)、借款申請(qǐng)、出差申請(qǐng)等事務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)的順利流轉(zhuǎn)和處理。
3.知識(shí)管理文件庫(kù),搭建信息共享平臺(tái)
分級(jí)設(shè)立多級(jí)文檔目錄。實(shí)現(xiàn)政務(wù)各個(gè)機(jī)構(gòu)的各類文件歸檔,并支持文檔的各類操作,便于各類知識(shí)、信息、資訊的管理和共享。
4.融合通訊,建立內(nèi)部通信平臺(tái)
協(xié)同辦公平臺(tái)上提供多種形式的在線交流,如電子公告、論壇、網(wǎng)上調(diào)查、網(wǎng)上培訓(xùn)、網(wǎng)上會(huì)議、留言板、問(wèn)題與建議。
5.協(xié)同工作,增加團(tuán)隊(duì)凝聚力
通過(guò)協(xié)同工作辦公、信息傳遞、領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)察等功能幫助政務(wù)單位了解基層,體會(huì)責(zé)任,增加成員使命感,增加溝通監(jiān)管力度,提升活力與生命力提高政務(wù)單位效率,更好的服務(wù)人民,政務(wù)形象進(jìn)一步提高。
6.輔助辦公
會(huì)議室管理、車輛管理、辦公用品管理、固定資產(chǎn)等一切有形的物質(zhì)都可以用系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行自動(dòng)管理,系統(tǒng)提供實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。7.自定義、擴(kuò)展性功能強(qiáng)
政務(wù)OA在組織機(jī)構(gòu)、表單格式、工作流程、文件管理體系、訪問(wèn)權(quán)限、打印格式、統(tǒng)計(jì)等方面全面提供自定義功能。自定義項(xiàng)目選擇條目豐富,才能很好地滿足各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)在和未來(lái)的辦公自動(dòng)化需求。同時(shí),政務(wù)OA系統(tǒng)應(yīng)采用開放式體系結(jié)構(gòu),各個(gè)模塊功能獨(dú)立實(shí)現(xiàn),并具有標(biāo)準(zhǔn)接口,能為今后系統(tǒng)的升級(jí)和擴(kuò)展打下良好基礎(chǔ),支持二次開發(fā)。
作為一款能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)外資源高效整合的信息系統(tǒng)工具,九思軟件憑著數(shù)十年的服務(wù)經(jīng)驗(yàn),更好地體現(xiàn)出了電子政務(wù)的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì),勢(shì)將促進(jìn)我國(guó)電子政務(wù)體系的飛速發(fā)展,引導(dǎo)我國(guó)電子政務(wù)走上一條更寬闊、更明朗、更高速的大道。