第一篇：采購、付款及發(fā)票管理制度(工業(yè)實用)

藥業(yè)有限公司財務制度之采購貨物、接受勞務業(yè)務付款及發(fā)票取得管理制度

采購貨物（工程勞務）合同、付款及

發(fā)票管理制度

**財字2009第[005]號

目的：為規(guī)范公司各類采購貨物（工程勞務）合同、付款及采購（或勞務）發(fā)票的管理，結合公司實際情況，制定本制度。

適用范圍：**公司

內容：公司各類采購業(yè)務、工程勞務業(yè)務按實際情況不同分以下幾種情況處理：（1）、預付款業(yè)務，（2）、貨到付款業(yè)務，（3）、以貨易貨業(yè)務。

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分管副總批準后實施采購

2、工程勞務業(yè)務合同：公司所有工程建設及設備安裝、保暖、維修等接受勞務業(yè)務，應提前簽訂工程勞務合同及工程預算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的工作勞務合同由總經(jīng)理批準。

（二）、合同

內

容

填

寫

要

求

（1）、合同內容應按規(guī)范格式內容完整填寫，合同中要特別約定發(fā)票事項（采購業(yè)務需分增值稅專用發(fā)票與增值稅普通發(fā)票，接受勞務需取得本公司主管稅務機關許可的勞務發(fā)票，并注明出具時限為收貨后一個月內寄達）、詳細品名規(guī)格單價、結算方式、結算時限、費用承擔及供應商（服務商）帳號信息等內容。

（三）、合同的報送及執(zhí)行

（1）、合同報送：各類采購及工程勞務合同由公司各分管業(yè)務責任人負責簽訂，報分管領導核準后由業(yè)務經(jīng)辦人將生效的合同報送一份到財務部材料會計處

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存，同時實施采購。

（2）、合同執(zhí)行：所有采購合同業(yè)務均應由供應部實施采購，勞務合同由工程設備部執(zhí)行實施，對于特殊情況下經(jīng)總經(jīng)理特批的采購（工程勞務）業(yè)務除外。財務部將按合同約定執(zhí)行付款事宜，款項支付與否及支付方式原則上按合同規(guī)定正常辦理。在付款時，除支付財務帳面應付帳款外，在提交用款申請的同時還應附有合同，對一次簽定合同、同一價格多次進貨的，在第一次進貨時發(fā)票要附合同,在以后價格不變的業(yè)務發(fā)票后可不附合同，但要在價格發(fā)生變化時的第一筆業(yè)務發(fā)票后附有供貨方的調價函（各類包裝材料采購業(yè)務，供應部采購員應于每月5日前報一份經(jīng)董事長批準的按不同供應商分材質、規(guī)格填列的各類包裝材料采購價格表交財務部，作審核采購價格之參考依據(jù)。月中如有變化應及時列表經(jīng)董事長批準后報至財務部備案）。

（3）、財務部不受理涂改及未經(jīng)公司董事長（總經(jīng)理）或有權簽字副總簽批的合同。

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果由業(yè)務責任人承擔。所有付款業(yè)務的用款申請單，除第一次付款的新增供應商外，均需由業(yè)務經(jīng)辦人到財務部往來會計處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續(xù)下一流程環(huán)節(jié)。業(yè)務經(jīng)辦人在申請正常業(yè)務付款時需持“用款申請”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續(xù)，如因董事長出差不能及時簽批的，經(jīng)財務負責人簽批后付款；如屬特殊業(yè)務付款，則由業(yè)務部門負責人、董事長簽批，最后交財務負責人審核后付款。出納員在接到業(yè)務經(jīng)辦人交來的經(jīng)財務負責人或董事長總經(jīng)理批準付款的用款申請時，按實際批復的付款金額及付款方式付款，如果批復付款欄及批復付款方式欄為空的，按申請付款金額及付款方式辦理付款手續(xù)。

1、預付款業(yè)務：無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務外，其他預付款業(yè)務在未結算總貨款或工程款前，不得預付全部價款。

預付款業(yè)務流程圖：業(yè)務經(jīng)手人持用款申請（含合同采購計劃單等附件）→財務部往來會計核填帳面往來余額→分管領導簽字→財務負責人簽字→董事長（總經(jīng)理簽字）→財務出納員付款

（1）、預付款業(yè)務付款手續(xù)：業(yè)務經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、財務經(jīng)理及總經(jīng)理、董事長批準的用款申請附合同書、采購計劃單，到財務辦理支付款項手續(xù)。

（2）、對于預付貨款的經(jīng)濟業(yè)務, 各物資采購及工程勞務部門必須慎重把關,確保與供應商業(yè)務關系良好，合同正常執(zhí)行。對于財務帳面“應付賬款”中連續(xù)半年出現(xiàn)未發(fā)生變化負數(shù)金額的業(yè)務單位, 由各物資采購部門業(yè)務經(jīng)辦人負責將款項追回, 以避免公司利益受到損失（預付工程款不在此內）。

2、貨到付款業(yè)務：原則上必須先取得發(fā)票再付款，但在不超出財務規(guī)定的到票時間內付款的，按《財務管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規(guī)定辦理。具體如下：

貨到付款流程圖：業(yè)務經(jīng)手人持用款申請（含附件）→財務部往來會計核填應付款余額→分管領導簽字→財務負責人簽字→董事長（總經(jīng)理簽字）→財務出納員付款

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（1）、對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定： 對于貨到入庫、發(fā)票未到，需按合同付款的，由業(yè)務經(jīng)辦人出具用款申請，報材料會計在付款申請單上標示驗收入庫單號或臨時收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達材料會計處），及貨款金額，并附“采購合同”。材料會計簽名確認后報財務負責人審簽、董事長核準后付款。對于含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續(xù)前（即入庫單未傳達財務前），財務部不受理該筆業(yè)務付款，特殊情況確需付款的需總經(jīng)理特批（由財務認定）。

(2)、對貨到已驗收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應付款）：貨到驗收入庫，相關單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收到該筆業(yè)務發(fā)票的，要求該筆業(yè)務經(jīng)手人對發(fā)票的內容（貨物數(shù)量、價格、金額）進行審核，參照該業(yè)務入庫單及合同等進行核對，確認無誤后在發(fā)票右下角簽章確認，將發(fā)票附入庫單等單據(jù)交財務部，并按規(guī)定出具用款申請，交財務部辦理付款手續(xù)：材料會計核填帳面應付該供應商款項金額、申請部門負責人簽字、財務負責人審簽、董事長核準后付款。

（3）支付帳面應付款：對于支付帳面應付款的業(yè)務，由業(yè)務經(jīng)辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財務部往來會計處核填帳面應付金額，經(jīng)財務負責人審核，總經(jīng)理董事長簽字批準后方可交出納員辦理付款手續(xù)。

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人員審核及總經(jīng)理批準的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業(yè)務經(jīng)辦人員（指采購員）對來人身份進行確認，財務部出納員驗證來人持有的對方業(yè)務單位開具并加蓋行政公章的介紹信或對方業(yè)務單位傳真加蓋行政公章或財務公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣），經(jīng)確認無誤的，再辦理支付手續(xù)在收款人點驗貨款無誤后，直接開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經(jīng)批準后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項匯入收款人（指業(yè)務單位）指定卡號（或業(yè)務經(jīng)辦人提供的收款人卡號）的業(yè)務，在匯款前由公司業(yè)務經(jīng)辦人負責提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財務章（或公章）及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認函”傳真件（格式見后附件2），確認函要求注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣。財務部收到符合要求的確認函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務經(jīng)辦人簽字確認后，方可匯款。在辦理完匯款手續(xù)，收款人在確認款項收到后，由公司業(yè)務經(jīng)辦人負責：當日內將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務的收款據(jù)的傳真件交至公司財務部，并在匯款日起7日內（以銀行業(yè)務單時間為準計算起始時間），將收據(jù)原件交至公司財務部。對于沒有經(jīng)過審批或有關人員越權審批的付款業(yè)務，出納員不予受理。為控制公司資金風險，財務部對手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務有權拒付。現(xiàn)金打卡手續(xù)費由收款方承擔，特殊情況經(jīng)董事長批準的除外。

（3）、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務：除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)

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金，采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務，需由總經(jīng)理批準。由采購業(yè)務經(jīng)辦人提出用款申請，經(jīng)核準后到財務辦理現(xiàn)金借款手續(xù)（借款人應為采購業(yè)務經(jīng)辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業(yè)務不得以此種方式進行采購，（4）、對于正常采購（或勞務）業(yè)務付款，因相關申請部門計劃不到位、不及時，導致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要財務部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的，財務部有權拒絕，對于董事長特批的此種情況下的付款，在保證手續(xù)完備，所支付款項安全的前提下，付款手續(xù)費由業(yè)務經(jīng)辦人（即付款申請人）承擔，如果造成資金損失的，還要由業(yè)務經(jīng)辦人承擔相應損失。

2、銀行電匯付款：財務部憑業(yè)務經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據(jù)，但對同一供應商，既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據(jù)。

退匯重辦業(yè)務：是指銀行已辦理電匯付款手續(xù)，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業(yè)務退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業(yè)務經(jīng)辦人負責重新出具用款申請辦理付款；

（2）、公司采購（或勞務）業(yè)務經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的，由責任人在退匯單上簽名確認，并由經(jīng)辦人提供準確信息，重新辦理匯款，同時該退匯業(yè)務的原付款手續(xù)費由責任人承擔。

（3）、出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理

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匯款，同時，原匯款手續(xù)費由出納員個人承擔。

（4）、因銀行間業(yè)務劃轉不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時間內報分管領導核銷原電匯退匯單據(jù)并重新辦理付款。

3、承兌匯票付款：

（1）、對于付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，經(jīng)財務部出納員確認無誤的，再辦理支付手續(xù)，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具加蓋收款單位財務專章的收據(jù)交出納員（其它簽字手續(xù)參照貨幣資金付款業(yè)務），且本公司業(yè)務經(jīng)辦人要在相應的原始付款憑證上簽字確認。

（2）、如收款單位派人上門收款，且來人未帶收款據(jù)的，經(jīng)財務部出納員對來人身份確認無誤后，再辦理付款手續(xù)【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具收條（可由收款人在收條上注明“收據(jù)原件到后此收條自動轉作附件”，并在收條上填寫EMS特快專遞單號，注明“以收款方實際收到此特快件為開具收據(jù)之依據(jù)”），簽字蓋手印，財務部經(jīng)辦人當收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。

（3）、如收款人不能上門收款，需以郵寄方式付款的（此方法存在很大風險，無特殊情況，財務一律不受理該付款方式），由采購業(yè)務經(jīng)辦人負責辦理郵寄承兌匯票的財務登記手續(xù)，即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認，出納員將需郵寄承兌匯票，當付款申請人面封好快遞袋，并將EMS號填寫在用款申請單申請人下方，再由付款申請人按收款單位傳真的加蓋財務公章的詳細收件地址證明(證明內容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯(lián)系電話，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣)，填寫快遞單，交出

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納員辦理投郵（收款單位傳真的收件地址證明交財務作此筆付款業(yè)附件。公司業(yè)務經(jīng)辦人應及時與收款人溝通，跟蹤收款人對該快件的查收情況，并負責在承兌匯票郵寄之日起15日內將收款人開具的收款據(jù)原件郵至財務部出納員處。

4、票據(jù)的背書：所有需支付的承兌匯票，原則上均應由出納員據(jù)批準的用款申請單中列示的收款單位，在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預留印鑒后方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票（即應付票據(jù)），在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時，原則上不能再背書（即不能回頭背書），但出票銀行及該匯票實際接收人許可可以背書的，則需要背書后支付。

5、對取得的原始收據(jù)的要求：對于現(xiàn)金、銀行、承兌匯票支付業(yè)務，外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹，錯開的原始憑證要重新開具。對于原始憑證內容或金額有誤的，如未按規(guī)定改錯的（即在錯誤處劃線后，填寫正確內容，并加蓋出票單位財務章及改錯人私章），或在同一處錯誤更改兩次（含）以上的，出納員一律不予受理；如出納員收受不合規(guī)定的單據(jù)，發(fā)現(xiàn)一次處罰出納員50元。對于確屬特殊情況的，不合財務規(guī)定業(yè)務單據(jù)經(jīng)董事長特批處理的，應有董事長在該單據(jù)上的親筆簽批說明。

對于一筆業(yè)務款項同時以不同方式支付的，應根據(jù)實際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據(jù)，不能合開一張收據(jù)。

6、對單筆業(yè)務口徑一致性的要求：每一筆業(yè)務，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必需一致，如果有特殊情況，經(jīng)董事長、總經(jīng)理特批的業(yè)務，簽定合同人（即為公司提供勞務及貨物人），在結算款項時，出具的發(fā)票與合同不符時，在簽定合同時，應單獨有合同補充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，2009-01-01 藥業(yè)有限公司財務制度之采購貨物、接受勞務業(yè)務付款及發(fā)票取得管理制度

以免給財務工作造成混亂，如果是先預付款后來發(fā)票的業(yè)務，在結算時，發(fā)票出具人（以發(fā)票專用章確認）與收款人不符的，對前面已支付的數(shù)額，收款人應補足與原收款時間金額一致的出發(fā)票單位收款據(jù)，在補齊手續(xù)之前，財務將不受理該發(fā)票，并停止付款。如果預付款已全額支付后來發(fā)票的，由業(yè)務經(jīng)辦人負責催收發(fā)票，結算發(fā)票報送財務時間定為經(jīng)濟業(yè)務結束之日起30天之內。對一些業(yè)務頻繁、單筆業(yè)務金額不大，在一定期間內，價格不變以業(yè)務，可按月結算開票。

7、超過規(guī)定時限未取得付款業(yè)務收據(jù)的處理：按單筆業(yè)務計算，每超期1天，給予采購業(yè)務經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，超過一個月未能取得收據(jù)的，停發(fā)業(yè)務經(jīng)辦人工資，直至財務部收到收據(jù)原件為止。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務經(jīng)辦人有弄虛作假的，由業(yè)務經(jīng)辦人承擔相應的損失，后果嚴重的追究法律責任。

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款申請單”金額，出納員應報分管領導確定付款時間，并及時通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項，如果是收款方提交的相關證明手續(xù)不完備的，需待公司業(yè)務經(jīng)辦人協(xié)調提交完整的手續(xù)后方可付款，補齊手續(xù)前財務部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項的，應由分管業(yè)務經(jīng)辦人負責協(xié)調財務部備款及收款方到公司收款準確時間，確保付款工作有序進行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項，業(yè)務經(jīng)辦人在提交“用款申請”的同時還應附有經(jīng)核準的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的，財務部不承擔責任。

（4）、如屬出納員工作不負責任延遲付款、錯付款而給公司造成損失或故意刁難報銷人、收款人的，發(fā)現(xiàn)一次處罰責任出納員50元，給公司造成損失的還要按規(guī)定承擔相應以濟損失。

（5）、如因業(yè)務經(jīng)辦人提交用款申請及相關證明材料不及時、不正確而造成財務錯誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的，由業(yè)務經(jīng)辦人負責。

（6）、正常情況下，如已批準付款的“用款申請”，以實際簽字核準日期計算，超過7日未交到財務部的，視同無效申請，財務部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至財務部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。

（7）、對于已核準支付的“用款申請”，相關提交申請業(yè)務經(jīng)辦人要負責與收款人及時溝通其收款情況，對出現(xiàn)異常情況要及時與財務部溝通處理，確保公司各項經(jīng)濟業(yè)務正常進行。

（8）、所有傳遞到財務部的“用款申請”，均應進行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細

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記錄傳遞時間及所傳單據(jù)信息，以明確責任，該傳遞記錄不允許涂改。

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5、采購（工程勞務）發(fā)票后附件順序依次為：采購入庫單（或直轉單）、臨時收料單（此單實際業(yè)務未開具的不附）、質檢單、稱重單、采購計劃單、對方送（發(fā)）貨單[隨貨同行聯(lián)或購貨方備存聯(lián)]、采購合同及其它必需附件{按比價采購、定點采購、招標采購等性質不同，附詢價單（即價格申報單）、招標合同等}。如發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)定的發(fā)票及附件傳遞到財務部，對當事保管員及采購經(jīng)辦人各處罰5元。

注：（1）、如制劑材料采購為多品種集中下達采購計劃的，發(fā)票后可不附采購計劃單，但采購人員應對已執(zhí)行的采購計劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

（2）、對于設備及工程勞務發(fā)票后應附有設備及工程勞務驗收報告單，并應注明使用部門，以方便財務核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運的，還要有托運單，但托運單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。

（二）、發(fā)票的取得時限管理規(guī)定：

1、所有采購結算發(fā)票（含運費結算發(fā)票）應由該筆業(yè)務經(jīng)辦人員簽字確認后，報送財務部。各類采購業(yè)務發(fā)票應由相關業(yè)務經(jīng)辦人負責向供應商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內取得，交財務部辦理結算手續(xù)，且發(fā)票信息需與合同及實際相符；工程、勞務發(fā)票的取得時限為單項工程、勞務合同約定的勞務內容結束之日起60日內由相關分管責任人負責經(jīng)與決算合同內容金額相符的發(fā)票交至財務部。結合公司目前制劑產(chǎn)品包裝材料貨款結算可以延期支付的特點，對于未付款的包裝材料結算發(fā)票，取得時限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內，此種情況需取得財務部的書面許可證明。

2、如因結算價款發(fā)生異議而導致業(yè)務不能正常辦理結算手續(xù)，不能在規(guī)定

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時限取得發(fā)票時，采購（或勞務）業(yè)務經(jīng)辦人應及時填報“（財務）問題業(yè)務報告單”，說明原因及處理方案，報財務部往來會計處經(jīng)財務負責人核準后備案，并由業(yè)務經(jīng)辦人負責在自發(fā)生異議之日起30日內處理完畢。如無正當理由，又無財務書面說明可延期取得結算發(fā)票的業(yè)務，均以正常業(yè)務規(guī)定的到票期限為準。特殊情況下，財務部因實際核算的需要，對某一部分業(yè)務到票時間要求提前的或延遲的以財務部書面下達的發(fā)票到票時間調整說明書為準。

3、對于特殊業(yè)務發(fā)票的取得時限，如經(jīng)董事長特批處理的，可按特批時限為準，需由財務部處理的由業(yè)務經(jīng)辦人將業(yè)務移交財務部處理。

4、對于超過規(guī)定時限未將發(fā)票交到財務部的，每超期一天給予采購業(yè)務經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個月發(fā)票未到的，停發(fā)當事采購業(yè)務經(jīng)辦人工資，直至取得發(fā)票止。

5、業(yè)務經(jīng)辦人對收到的供應商發(fā)票（不得預開票），要在收到發(fā)票的當日將發(fā)票及相應業(yè)務附件單據(jù)報送至財務部，并在財務部做單據(jù)傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財務不能接收的發(fā)票，由業(yè)務經(jīng)辦人填寫快遞單，財務部負責將發(fā)票寄回供應商（需作備查記錄），并由業(yè)務經(jīng)辦人與供應商協(xié)調及時補票，時限為30天。凡因發(fā)票不合格，財務不接收而退票的，每筆業(yè)務處罰采購（或勞務）業(yè)務經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務經(jīng)辦人個人原因造成已收到的供應商發(fā)票過認證期或丟失的，每筆業(yè)務發(fā)票金額在50000元以下的，對業(yè)務經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務經(jīng)辦人負責在退票日或發(fā)現(xiàn)日起30日內補換票及提供財務部所需的其它相關手續(xù)。對于發(fā)票丟失或過期的情況同時對財務部往來會計進行考核，如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對帳造成的，每筆丟失或過期發(fā)票對往來會計處以20元罰款。如業(yè)務經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財務制度之采購貨物、接受勞務業(yè)務付款及發(fā)票取得管理制度

發(fā)票隱瞞不報或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當事業(yè)務經(jīng)辦人200元。

6、會計年度終了前（每年12月31日）,各業(yè)務經(jīng)辦人應將自己經(jīng)辦、屬于當年度已完成的采購(勞務)業(yè)務發(fā)票全部催收，并交至財務部。

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對方業(yè)務單位公章的介紹信，確認無誤的，財務部方受理付款業(yè)務，按正常財務手續(xù)辦理付款事宜，且在相關付款原始憑證上，本公司業(yè)務經(jīng)辦人要簽字確認。

（3）、如果外購同一種貨物不同供應商有多種名稱稱呼的，在簽訂采購合同時，各當事業(yè)務責任人應統(tǒng)一以公司已有的標準規(guī)范名稱、規(guī)格等填寫，即與用友檔案中信息一致，并及時與供應商溝通以免發(fā)錯貨。

（4）、凡外地業(yè)務單位派人到公司收款的業(yè)務，應由公司業(yè)務經(jīng)辦人員確認來人身份，并由來人出示對方業(yè)務單位出具的加蓋行政公章的證明信后，財務部經(jīng)辦人對來人身份及證明信確認無誤的，方可受理來人經(jīng)辦業(yè)務，且公司經(jīng)辦人員應在相應的業(yè)務單據(jù)及證明材料上上簽名，以示負責(對方上門收款的業(yè)務,必需在付款同時取得對方的收款收據(jù))。對于本地業(yè)務單位派人到公司收款的業(yè)務，如彼此熟知情況并對來人確認的，可不需證明信，按正常付款手續(xù)辦理。反之則需按財務要求出具相應的證明材料方可辦理付款手續(xù)。

（5、各相關采購業(yè)務經(jīng)辦人，應按月份（以每月20日價格為準）對自己分管的采購物資進行歸類按不同供應商分別列示供應價格，出具物資采購報價明細單，于每月25日前報財務部材料會計處。

（6）、設立采購備查帳：相關業(yè)務經(jīng)辦人應自采購（或勞務）合同生效之日起開始分供應商進行業(yè)務備查帳記錄（注明供應商名稱、電話、聯(lián)系人），按業(yè)務發(fā)生時間先后順序、詳細記錄每一筆經(jīng)濟業(yè)務的采購計劃單號、合同號、品名、規(guī)格、含量、合同數(shù)量、合同金額，到貨時間、規(guī)格、含量、來料數(shù)量、入庫數(shù)量、金額，付款時間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等，屬工程勞務業(yè)務的，經(jīng)辦人要登記工程勞務名稱、合同金額、付款金額及開具發(fā)票情況，以便與財務核對帳目之用。在供應商開票時,要求業(yè)務經(jīng)手人與供應商核對無誤

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（金額、數(shù)量、品名）才能開票，以免取得的發(fā)票與實際業(yè)務內容不附。

（7）、公司采購貨物或接受勞務業(yè)務經(jīng)辦人以私人名義或未經(jīng)公司分管領導簽批許可，私自以公司各類公章與外部業(yè)務單位產(chǎn)生的負債業(yè)務（即個人行為后果），由行為個人自負，如因此給公司造成經(jīng)濟糾紛的，公司將追究當事人經(jīng)濟或刑事責任。以職務之便侵吞公司資金的，以貪污論處。

（8）、采購業(yè)務經(jīng)辦人應對所提交財務部的原始業(yè)務憑證的合法性、真實性、完整性、規(guī)范性負責,并對傳遞至財務部的用款申請與發(fā)票做好單據(jù)傳遞記錄。

（9）、涉及采購業(yè)務，應由需求部門提出需求計劃單(采購計劃單)，經(jīng)倉庫保管員確認庫存、部門負責人及分管領導核準后，報采購部后進入實際采購流程。

（10）、公司財務及審計小組對所有采購（工程勞務）業(yè)務從需求計劃到采購計劃、合同、價格、質量、數(shù)量及采購（工程勞務）業(yè)務完成時限、財務結算等全過程進行跟蹤監(jiān)督與審計。采購人員要自覺接受財務和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質詢。對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。

（11）、對經(jīng)董事長批準的特殊業(yè)務，在規(guī)避公司風險的前提下，按董事長批復處理。

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********藥業(yè)有限公司

財務部 2009-01-01

附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業(yè)務款項時使用本單。本單由公司相關部門業(yè)務經(jīng)辦人在提出款項支付申請時開具。

2、本單的開具：

（1）、本單 “收款單位”的相關信息及申請付款金額、付款依據(jù)由公司相關業(yè)務用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應付款”相關信息由財務部往來會計填寫。對本單涉及到的業(yè)務收款單位，在業(yè)務經(jīng)辦人申請支付該單位款項時，均應將用款申請交往來會計核實與該單位業(yè)務往來的余額情況，并簽名確認，如是新業(yè)務單位的要在帳面應付款中注明“無”。

（3）、經(jīng)辦人在本單“申請付款依據(jù)”欄填寫時，按所附申請依據(jù)所屬類型，在相對應的編號前方格內標示明確，對于申請付款依據(jù)選擇為：“

1、采購

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（或勞務）合同”或“

3、“其它”的，要在橫線內詳細注明使用部門、品名、數(shù)量及單價或勞務內容等業(yè)務內容信息。

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內容填寫完整的用款申請→（1）、財務往來會計核實往來余額→（2）、部門負責人、分管領導審簽→（3）、財務負責人審核→（4）、董事長或總經(jīng)理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續(xù)。

附件

2、收款信息確認函格式

收款信息確認函

*********藥業(yè)有限公司：

請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號：

貴公司將款項匯入上述帳戶后，我公司將及時為貴公司出具收款收據(jù)。本傳真件與原件內容一致，具有法律效力！

現(xiàn)金打卡手續(xù)費由收款方承擔。

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謝謝合作！

經(jīng)辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

采購及付款業(yè)務流程圖：

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車間、部門

1、物資采購計劃單分管領導簽批采購部入庫已單核第價三的聯(lián)貨3采到、購付用計款款劃業(yè)申單務請

2、比價單、合同單[采購部實施采購] 保管員將臨時收料單第三聯(lián)報財務部 保 管 員 將 “報驗采收購入部庫核單價第三聯(lián)”機務保操，管作貨員員物將錄入入數(shù)庫庫后單直報第轉財二單務聯(lián)單部附第質二檢聯(lián)單報報財微財務部

5、批準付款核4的、用經(jīng)款財申務請審分管領導簽批3現(xiàn)、采款附購及用業(yè)預款務付申款請到貨（需質物量）檢驗的貨通知質檢檢驗質量董事長總經(jīng)理（將不訂需貨質通量知檢單驗傳的倉貨管物）部質檢部可采（收購如貨及不并分合確管標簽領準的導的質，貨檢經(jīng)物單批，）準報貨物檢驗合格的質檢報告單開具[貨物驗收入庫單] 過磅單或[直轉單][臨時收料單]質檢部出具質檢單后保管員參照“臨時收料單”開具入庫單倉管部 開具質檢部不能實時出具質檢單時

2009-01-01

第二篇：采購付款及發(fā)票管理制度

采購付款及發(fā)票管理制度 總則

1.1 為規(guī)范公司各類采購貨物（或勞務）申請單、付款及采購（或勞務）發(fā)票的管理，維護公司利益，結合

公司實際情況，制定本制度。內容

2.1 公司各類采購業(yè)務、工程勞務業(yè)務按實際情況不同分以下幾種情況處理：采購申請單、采購合同規(guī)定，付管理，付款方式，發(fā)票管理，對賬管理。2.1.1 采購申請單、采購合同規(guī)定

2.1.1.1 《采購申請單》、《費用類報銷單》單比1萬以下、月累計5萬以上由常務副總王青春簽字審核，此金額

以上由總經(jīng)理簽字有效。

2.1.1.2 研發(fā)樣品及工具采購，根據(jù)分管經(jīng)理或總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請單》，研發(fā)樣品采購申請中，必須填

寫批量價格，轉入批量采購后，采購價格不得高于研發(fā)要求的批量價格，樣品價格則可以不受批量價格的約束，但是偏離太多時（批 量價格的2倍）需要附有情況說明。

2.1.1.3 辦公用品、固定資產(chǎn)采購，根據(jù)分管經(jīng)理和總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請單》，實際采購中不得高于

行政交由財務部存檔的價格，如果高于這個價格必須附有情況說明。2.1.2 付款管理規(guī)定

所有因采購貨物、接受勞務的付款業(yè)務均需憑經(jīng)核準的“用款申請單”付款?！坝每钌暾垎巍庇蓸I(yè)務經(jīng)

辦人出具，并不得涂改。2.1.2.1 預付款業(yè)務

無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務外，其他預付款業(yè)務在未結算總貨款或工程款前，不得預付全部

價款。

（1）預付款業(yè)務付款手續(xù)：業(yè)務經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準的合同書、采購申請單，到財務辦

理支付款項手續(xù)。

（2）對于預付貨款的經(jīng)濟業(yè)務, 各采購及工程勞務部門必須慎重把關,確保與供應商業(yè)務關系良好，合同正

常執(zhí)行對于財務帳面“應付賬款”中連續(xù)三個月出現(xiàn)未發(fā)生變化負數(shù)金額的業(yè)務單位, 由業(yè)務經(jīng)辦人負

責將款項追回,為避免公司利益受到損失，從付款后第四個月開始，每延遲一周，對經(jīng)辦人罰款20元。

直寄追回預付款項為止。2.1.2.2 貨到付款業(yè)務

（1）對貨到已驗收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應付款）：貨到驗收入庫，相關單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收 到該筆業(yè)務發(fā)票的，要求該筆業(yè)務經(jīng)手人對發(fā)票的內容（貨物數(shù)量、價格、金額）進行審核，并在U8結 算后附到貨庫單等單據(jù)交財務部審核入賬。為避免多開重開發(fā)票現(xiàn)象，發(fā)票所附的到貨單與U8的入庫單的內容必須一致。財務根據(jù)采購合同、采購申請單或《采購分工及付款清單》審核付款。

（2）對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定（此情況有稅務風險，無特殊情況，財務有權拒絕）： 對于貨到入庫、發(fā)票

未到，需按合同付款的，由業(yè)務經(jīng)辦人出具用款申請單、由品管驗收簽字的材料到貨單、采購合同號。2.1.2.3 勞務服務業(yè)務

委外服務業(yè)務，業(yè)務經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準的委外服務申請或合同書、服務發(fā)票、付款申請

單，到財務辦理支付款項手續(xù)。分期付款的可以要求對方分批開具發(fā)票，但必須先到發(fā)票再申請付款。否則，財務可以拒付。

2.1.3 付款方式及收據(jù)的取得要求

付款方式主要有現(xiàn)金、銀行轉賬、轉帳支票等，為了規(guī)范開支的管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和

糾紛，款項的支付主要以銀行轉賬或轉賬支票付款為主，無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。

2.1.3.3 對單筆業(yè)務口徑一致性的要求

每一筆業(yè)務，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必須一致，如果有特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理特批的業(yè)

務，簽定合同人（即為公司提供勞務及貨物人），在結算款項時，出具的發(fā)票與合同不符時，在簽定合同

時，應單獨有合同補充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，以免給財務工作造成混亂，如果是先預付款

后來發(fā)票的業(yè)務，在結算時，發(fā)票出具人與收款人不符的，財務將不予受理該發(fā)票，并停止付款。2.1.4 各種情況下采購（或勞務）業(yè)務發(fā)票的規(guī)定 2.1.4.1 采購（或勞務）發(fā)票標準要求及處理

（1）所有材料物資、勞務服務（含固定資產(chǎn)、運輸服務、設備租賃、研發(fā)技術服務、信息技術服務、快

遞服務、鑒證咨詢服務）采購業(yè)務原則上均應由供應商出具增值稅專用發(fā)票（增值稅專用發(fā)票進項稅有

效認證期為自發(fā)票開具之日起180天內），財務部不接收超過認證期的增值稅專用發(fā)票，特殊業(yè)務不能

出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財務認可、總經(jīng)理批準的可開具增值稅普通發(fā)票；

（2）采購（或勞務）發(fā)票所開具的內容必需與實際業(yè)務內容（合同內容、入庫單、數(shù)量、金額及與合同

單價、勞務內容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財務不接受該業(yè)務的結算發(fā)票。特殊情況經(jīng)

財務確認總經(jīng)理批準的除外。

（3）對于特殊情況下發(fā)票與實際業(yè)務內容不符的業(yè)務發(fā)票經(jīng)財務確認、總經(jīng)理特批可以接收的，需對方業(yè)

務單位出具加蓋財務公章的情況說明書，說明發(fā)票與實際業(yè)務內容的業(yè)務實質，經(jīng)公司財務部確認合格后

方可接收對方的業(yè)務發(fā)票。為規(guī)避公司財務風險，財務部有權拒收任何情況下不合格的采購（或勞務）業(yè)

務發(fā)票。2.1.4.2 發(fā)票的取得時限管理規(guī)定

（1）所有采購結算發(fā)票（含運費結算發(fā)票）應由該筆業(yè)務經(jīng)辦人員簽字確認后，報送財務部。各類采購業(yè)

務發(fā)票應由相關業(yè)務經(jīng)辦人負責向供應商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起60日內取得，并在 U8系統(tǒng)里結算后交財務部辦理入賬手續(xù)；工程、勞務發(fā)票的取得時限為單項工程、勞務合同約定的勞內

容結束之日起60日內由相關分管責任人負責經(jīng)與決算合同內容金額相符的發(fā)票交至財務部。

（2）對于超過規(guī)定時限未將發(fā)票交到財務部的，每超期一周給予業(yè)務經(jīng)辦人5元罰款，直至取得發(fā)票為止。

（3）如因經(jīng)辦人個人原因造成已收到的供應商發(fā)票過認證期或丟失的，每筆業(yè)務發(fā)票金額在10000元以下的，對業(yè)務經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在10000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務經(jīng)辦人負責在退票

日或發(fā)現(xiàn)日起30日內補換票及提供財務部所需的其它相關手續(xù)。如經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務發(fā)票隱瞞不報

或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當事業(yè)務經(jīng)辦人100元。2.1.5 定期對帳制度

為確保各類業(yè)務單據(jù)按時取得及保證與供應商帳目相符，業(yè)務經(jīng)辦人應設立業(yè)務備查賬，財務部將實行定期

對帳制度：

2.1.5.1 與公司業(yè)務經(jīng)辦人備查帳核對時間周期為一月一次，時間為次月3-10日；次月5日之前財務把當年的供應

商往來明細提交采購部，次月10日前采購部把對賬核對情況結果反潰財務部。

2.1.5.2 業(yè)務經(jīng)辦人在離職時，賬目必須對清，填寫供應商賬務交接單，并要求相互交接的業(yè)務員在其負責的每家供

應商核對后的賬目進行確認簽字，否則財務部不得在離職單上簽字。2.1.6 本制度由財務部負責解釋及修訂

第三篇：采購合同、付款及發(fā)票管理制度

湖北武鐵山橋軌道裝備有限公司

采購貨物（工程勞務）合同、付款及發(fā)票管理制度

目的：為規(guī)范公司各類采購貨物（工程勞務）合同、付款及采購（或勞務）發(fā)票的管理，結合公司實際情況，制定本制度。

內容：公司各類采購業(yè)務、工程勞務業(yè)務按實際情況不同分以下幾種情況處理：（1）、預付款業(yè)務，（2）、貨到付款業(yè)務，（3）、以貨易貨業(yè)務。

第一條、財務對合同管理規(guī)定

公司各類貨物采購及工程勞務業(yè)務均需簽訂合同（對于零星辦公用品的采購，價值在500元以下的，憑經(jīng)部門經(jīng)理核準的采購計劃單進行采購，不需簽訂合同），具體規(guī)定如下：

（一）、合同的簽訂及審批

1、采購業(yè)務合同：公司生產(chǎn)用各類材料物資及固定資產(chǎn)的采購合同的簽訂應由采購業(yè)務經(jīng)辦人經(jīng)根據(jù)經(jīng)批準的《采購計劃單》及《采購合同價格申報單》進行。

《采購計劃單》、《采購價格申報單》及《采購合同》按采購物資屬性及價值不同由相應的領導審批：（1）、正常生產(chǎn)用直接原輔材料及機物料等低值易耗品采購由分管副總批準；（2）、技術改造、設備等固定資產(chǎn)采購，采購價值2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的由總經(jīng)理批準。（3）、對于設立最低庫存量的材料物資，由生產(chǎn)保障部提出《采購計劃單》經(jīng)保管員核實庫存報分管副總批準后實施采購

2、工程勞務業(yè)務合同：公司所有工程建設及設備安裝、維修等接受勞務業(yè)務，應提前簽訂工程勞務合同及工程預算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的工作勞務合同由總經(jīng)理批準。

（二）、合同內容填寫要求

（1）、合同內容應按規(guī)范格式內容完整填寫，合同中要特別約定發(fā)票事項（采購業(yè)務需分增值稅專用發(fā)票與增值稅普通發(fā)票，接受勞務需取得本公司主管稅務機關許可的勞務發(fā)票，并注明出具時限為收貨后一個月內寄達）、詳細品名規(guī)格單價、結算方式、結算時限、費用承擔及供應商（服務商）帳號信息等內容。

（三）、合同的報送及執(zhí)行

（1）、合同報送：各類采購及工程勞務合同由公司各分管業(yè)務責任人負責簽訂，報分管領導核準后由業(yè)務經(jīng)辦人將生效的合同報送一份到計財部材料會計處存，同時實施采購。

（2）、合同執(zhí)行：所有采購合同業(yè)務均應由生產(chǎn)保障部實施采購，勞務合同由行管部執(zhí)行實施，對于特殊情況下經(jīng)總經(jīng)理特批的采購（工程勞務）業(yè)務除外。計財務部將按合同約定執(zhí)行付款事宜，款項支付與否及支付方式原則上按合同規(guī)定正常辦理。在付款時，除支付財務帳面應付帳款外，在提交用款申請的同時還應附有合同，對一次簽定合同、同一價格多次進貨的，在第一次進貨時發(fā)票要附合同,在以后價格不變的業(yè)務發(fā)票后可不附合同，但要在價格發(fā)生變化時的第一筆業(yè)務發(fā)票后附有供貨方的調價函。

（3）、計財部不受理涂改及未經(jīng)公司總經(jīng)理或有權簽字副總簽批的合同。第二條、付款管理規(guī)定

采購（往來）付款業(yè)務流程圖：業(yè)務經(jīng)手人持用款申請（含附件）→

1、計財部往來會計核實→

2、申請人分管領導簽字→

3、財務負責人簽字→

4、總經(jīng)理簽批→

5、財務出納員付款

所有因采購貨物、接受勞務的付款業(yè)務均需憑經(jīng)核準的“用款申請”付款?！坝每钌暾垺庇蓸I(yè)務經(jīng)辦人出具，經(jīng)計財部往來會計、部門負責人及分管領導審核，報財務及總經(jīng)理審批后，按財務管理制度規(guī)定手續(xù)辦理付款事宜。各采購業(yè)務經(jīng)辦人員應對所提交的用款申請中列示的收款人信息及帳號的真實性、準確性負責，如因提供收款人信息不真實造成財務誤付款，給公司帶來經(jīng)濟損失的，由采購業(yè)務責任人承擔責任；因用款申請中收款人帳號信息錯誤造成退匯、退票的，該筆業(yè)務金融機構手續(xù)費由業(yè)務責任人個人承擔，由此造成的誤工誤產(chǎn)及一切后果由業(yè)務責任人承擔。所有付款業(yè)務的用款申請單，除第一次付款的新增供應商外，均需由業(yè)務經(jīng)辦人到財務部往來會計處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續(xù)下一流程環(huán)節(jié)。業(yè)務經(jīng)辦人在申請正常業(yè)務付款時需持“用款申請”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續(xù)，如因總經(jīng)理出差不能及時簽批的，經(jīng)財務負責人簽批后付款；如屬特殊業(yè)務付款，則由業(yè)務部門負責人、總經(jīng)理簽批，最后交財務負責人審核后付款。出納員在接到業(yè)務經(jīng)辦人交來的經(jīng)財務負責人或總經(jīng)理批準付款的用款申請時，按實際批復的付款金額及付款方式付款，如果批復付款欄及批復付款方式欄為空的，按申請付款金額及付款方式辦理付款手續(xù)。

1、預付款業(yè)務：無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務外，其他預付款業(yè)務在未結算總貨款或工程款前，不得預付全部價款。預付款業(yè)務流程圖：業(yè)務經(jīng)手人持用款申請（含合同采購計劃單等附件）→財務部往來會計核填帳面往來余額→分管領導簽字→財務負責人簽字→總經(jīng)理簽字→財務出納員付款

（1）、預付款業(yè)務付款手續(xù)：業(yè)務經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、財務經(jīng)理及總經(jīng)理批準的用款申請附合同書、采購計劃單，到財務辦理支付款項手續(xù)。

（2）、對于預付貨款的經(jīng)濟業(yè)務, 各物資采購及工程勞務部門必須慎重把關,確保與供應商業(yè)務關系良好，合同正常執(zhí)行。對于財務帳面“應付賬款”中連續(xù)半年出現(xiàn)未發(fā)生變化負數(shù)金額的業(yè)務單位, 由各物資采購部門業(yè)務經(jīng)辦人負責將款項追回, 以避免公司利益受到損失（預付工程款不在此內）。

2、貨到付款業(yè)務：原則上必須先取得發(fā)票再付款，但在不超出財務規(guī)定的到票時間內付款的，按《財務管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規(guī)定辦理。具體如下：

貨到付款流程圖：業(yè)務經(jīng)手人持用款申請（含附件）→財務部往來會計核填應付款余額→分管領導簽字→財務負責人簽字→總經(jīng)理簽字→財務出納員付款

（1）、對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定： 對于貨到入庫、發(fā)票未到，需按合同付款的，由業(yè)務經(jīng)辦人出具用款申請，報材料會計在付款申請單上標示驗收入庫單號或臨時收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達材料會計處），及貨款金額，并附“采購合同”。材料會計簽名確認后報財務負責人審簽、總經(jīng)理核準后付款。對于含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續(xù)前（即入庫單未傳達財務前），計財部不受理該筆業(yè)務付款，特殊情況確需付款的需總經(jīng)理特批（由財務認定）。

(2)、對貨到已驗收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應付款）：貨到驗收入庫，相關單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收到該筆業(yè)務發(fā)票的，要求該筆業(yè)務經(jīng)手人對發(fā)票的內容（貨物數(shù)量、價格、金額）進行審核，參照該業(yè)務入庫單及合同等進行核對，確認無誤后在發(fā)票右下角簽章確認，將發(fā)票附入庫單等單據(jù)交計財部，并按規(guī)定出具用款申請，交計財部辦理付款手續(xù)：材料會計核填帳面應付該供應商款項金額、申請部門負責人簽字、財務負責人審簽、總經(jīng)理核準后付款。

（3）支付帳面應付款：對于支付帳面應付款的業(yè)務，由業(yè)務經(jīng)辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財務部往來會計處核填帳面應付金額，經(jīng)財務負責人審核，總經(jīng)理簽字批準后方可交出納員辦理付款手續(xù)。

第三條、付款方式及收據(jù)的取得要求：

付款方式主要有現(xiàn)金、銀行電匯、轉帳支票、銀行承兌匯票等，為了規(guī)范開支的管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和糾紛，款項的支付主要以銀行付款或銀行承兌匯票付款為主，原則上超過1萬元的業(yè)務或經(jīng)常性的供應商款項均以銀行電匯、轉帳支票或承兌匯票支付，無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。對于付出的款項原則上均應取得收款方的收款收據(jù)，具體付款方式及相關要求如下：

1、現(xiàn)金付款：對于確需以現(xiàn)金支付的業(yè)務，在業(yè)務經(jīng)辦人員交來的經(jīng)相關人員審核及總經(jīng)理批準的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業(yè)務經(jīng)辦人員（指采購員）對來人身份進行確認，財務部出納員驗證來人持有的對方業(yè)務單位開具并加蓋行政公章的介紹信或對方業(yè)務單位傳真加蓋行政公章或財務公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣），經(jīng)確認無誤的，再辦理支付手續(xù)在收款人點驗貨款無誤后，直接開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經(jīng)批準后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項匯入收款人（指業(yè)務單位）指定卡號（或業(yè)務經(jīng)辦人提供的收款人卡號）的業(yè)務，在匯款前由公司業(yè)務經(jīng)辦人負責提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財務章（或公章）及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認函”傳真件（格式見后附件2），確認函要求注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣。計財部收到符合要求的確認函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務經(jīng)辦人簽字確認后，方可匯款。在辦理完匯款手續(xù)，收款人在確認款項收到后，由公司業(yè)務經(jīng)辦人負責：當日內將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務的收款據(jù)的傳真件交至公司計財部，并在匯款日起7日內（以銀行業(yè)務單時間為準計算起始時間），將收據(jù)原件交至公司計財部。對于沒有經(jīng)過審批或有關人員越權審批的付款業(yè)務，出納員不予受理。為控制公司資金風險，計財部對手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務有權拒付。現(xiàn)金打卡手續(xù)費由收款方承擔，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準的除外。

（3）、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務：除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)金，采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務，需由總經(jīng)理批準。由采購業(yè)務經(jīng)辦人提出用款申請，經(jīng)核準后到財務辦理現(xiàn)金借款手續(xù)（借款人應為采購業(yè)務經(jīng)辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業(yè)務不得以此種方式進行采購，（4）、對于正常采購（或勞務）業(yè)務付款，因相關申請部門計劃不到位、不及時，導致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要計財部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的，計財部有權拒絕，對于總經(jīng)理特批的此種情況下的付款，在保證手續(xù)完備，所支付款項安全的前提下，付款手續(xù)費由業(yè)務經(jīng)辦人（即付款申請人）承擔，如果造成資金損失的，還要由業(yè)務經(jīng)辦人承擔相應損失。

2、銀行電匯付款：計財部憑業(yè)務經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據(jù)，但對同一供應商，既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據(jù)。

退匯重辦業(yè)務：是指銀行已辦理電匯付款手續(xù)，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業(yè)務退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業(yè)務經(jīng)辦人負責重新出具用款申請辦理付款；（2）、公司采購（或勞務）業(yè)務經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的，由責任人在退匯單上簽名確認，并由經(jīng)辦人提供準確信息，重新辦理匯款，同時該退匯業(yè)務的原付款手續(xù)費由責任人承擔。

（3）、出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理匯款，同時，原匯款手續(xù)費由出納員個人承擔。

（4）、因銀行間業(yè)務劃轉不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時間內報分管領導核銷原電匯退匯單據(jù)并重新辦理付款。

3、承兌匯票付款

（1）、對于付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，經(jīng)計財部出納員確認無誤的，再辦理支付手續(xù)，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具加蓋收款單位財務專章的收據(jù)交出納員（其它簽字手續(xù)參照貨幣資金付款業(yè)務），且本公司業(yè)務經(jīng)辦人要在相應的原始付款憑證上簽字確認。

（2）、如收款單位派人上門收款，且來人未帶收款據(jù)的，經(jīng)計財部出納員對來人身份確認無誤后，再辦理付款手續(xù)【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具收條（可由收款人在收條上注明“收據(jù)原件到后此收條自動轉作附件”，并在收條上填寫EMS特快專遞單號，注明“以收款方實際收到此特快件為開具收據(jù)之依據(jù)”），簽字蓋手印，計財部經(jīng)辦人當收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。

（3）、如收款人不能上門收款，需以郵寄方式付款的（此方法存在很大風險，無特殊情況，財務一律不受理該付款方式），由采購業(yè)務經(jīng)辦人負責辦理郵寄承兌匯票的財務登記手續(xù)，即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認，出納員將需郵寄承兌匯票，當付款申請人面封好快遞袋，并將EMS號填寫在用款申請單申請人下方，再由付款申請人按收款單位傳真的加蓋財務公章的詳細收件地址證明(證明內容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯(lián)系電話，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣)，填寫快遞單，交出納員辦理投郵（收款單位傳真的收件地址證明交財務作此筆付款業(yè)附件。公司業(yè)務經(jīng)辦人應及時與收款人溝通，跟蹤收款人對該快件的查收情況，并負責在承兌匯票郵寄之日起15日內將收款人開具的收款據(jù)原件郵至計財部出納員處。

4、票據(jù)的背書：所有需支付的承兌匯票，原則上均應由出納員據(jù)批準的用款申請單中列示的收款單位，在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預留印鑒后方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票（即應付票據(jù)），在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時，原則上不能再背書（即不能回頭背書），但出票銀行及該匯票實際接收人許可可以背書的，則需要背書后支付。

5、對取得的原始收據(jù)的要求：對于現(xiàn)金、銀行、承兌匯票支付業(yè)務，外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹，錯開的原始憑證要重新開具。對于原始憑證內容或金額有誤的，如未按規(guī)定改錯的（即在錯誤處劃線后，填寫正確內容，并加蓋出票單位財務章及改錯人私章），或在同一處錯誤更改兩次（含）以上的，出納員一律不予受理；如出納員收受不合規(guī)定的單據(jù)，發(fā)現(xiàn)一次處罰出納員50元。對于確屬特殊情況的，不合財務規(guī)定業(yè)務單據(jù)經(jīng)總經(jīng)理特批處理的，應有總經(jīng)理在該單據(jù)上的親筆簽批說明。

對于一筆業(yè)務款項同時以不同方式支付的，應根據(jù)實際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據(jù)，不能合開一張收據(jù)。

6、對單筆業(yè)務口徑一致性的要求：每一筆業(yè)務，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必需一致，如果有特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理特批的業(yè)務，簽定合同人（即為公司提供勞務及貨物人），在結算款項時，出具的發(fā)票與合同不符時，在簽定合同時，應單獨有合同補充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，以免給財務工作造成混亂，如果是先預付款后來發(fā)票的業(yè)務，在結算時，發(fā)票出具人（以發(fā)票專用章確認）與收款人不符的，對前面已支付的數(shù)額，收款人應補足與原收款時間金額一致的出發(fā)票單位收款據(jù)，在補齊手續(xù)之前，財務將不受理該發(fā)票，并停止付款。如果預付款已全額支付后來發(fā)票的，由業(yè)務經(jīng)辦人負責催收發(fā)票，結算發(fā)票報送財務時間定為經(jīng)濟業(yè)務結束之日起30天之內。對一些業(yè)務頻繁、單筆業(yè)務金額不大，在一定期間內，價格不變以業(yè)務，可按月結算開票。

7、超過規(guī)定時限未取得付款業(yè)務收據(jù)的處理：按單筆業(yè)務計算，每超期1天，給予采購業(yè)務經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，超過一個月未能取得收據(jù)的，停發(fā)業(yè)務經(jīng)辦人工資，直至財務部收到收據(jù)原件為止。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務經(jīng)辦人有弄虛作假的，由業(yè)務經(jīng)辦人承擔相應的損失，后果嚴重的追究法律責任。

第四條、計財部集中辦理付款業(yè)務時間及付款時限規(guī)定 計財部受理現(xiàn)金、承兌匯票付款業(yè)務時間：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；銀行付款業(yè)務受理時間：每日上午8：30前受理需當日付款的“用款申請”，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申請”。由于工廠地理位置的特殊性，車輛緊張，計財部每日上午派專人到銀行辦理付款業(yè)務，下午不辦。具體的付款時限及責任劃分如下：

（1）、對于經(jīng)核準可支付并已傳遞到財務部出納員處的“用款申請”及其它各類報銷及付款單據(jù)，如無問題的，出納員應按本制度規(guī)定的付款手續(xù)按受理用款申請時間的先后辦理付款：對于“用款申請”在當日規(guī)定時限內提交至財務部的，當日辦理付款手續(xù)，超時限提交的“用款申請”，次日辦理付款手續(xù)，無特殊情況，出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款的“用款申請”，遇法定節(jié)假日、公休日的，付款時間順延。對因資金緊張，超過2日未付款的“用款申請單”金額，出納員應報分管領導確定付款時間，并及時通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項，如果是收款方提交的相關證明手續(xù)不完備的，需待公司業(yè)務經(jīng)辦人協(xié)調提交完整的手續(xù)后方可付款，補齊手續(xù)前計財部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項的，應由分管業(yè)務經(jīng)辦人負責協(xié)調計財部備款及收款方到公司收款準確時間，確保付款工作有序進行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項，業(yè)務經(jīng)辦人在提交“用款申請”的同時還應附有經(jīng)核準的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的，計財部不承擔責任。

（4）、如屬出納員工作不負責任延遲付款、錯付款而給公司造成損失或故意刁難報銷人、收款人的，發(fā)現(xiàn)一次處罰責任出納員50元，給公司造成損失的還要按規(guī)定承擔相應以濟損失。

（5）、如因業(yè)務經(jīng)辦人提交用款申請及相關證明材料不及時、不正確而造成財務錯誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的，由業(yè)務經(jīng)辦人負責。（6）、正常情況下，如已批準付款的“用款申請”，以實際簽字核準日期計算，超過7日未交到計財部的，視同無效申請，計財部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至計財部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。

（7）、對于已核準支付的“用款申請”，相關提交申請業(yè)務經(jīng)辦人要負責與收款人及時溝通其收款情況，對出現(xiàn)異常情況要及時與財務部溝通處理，確保公司各項經(jīng)濟業(yè)務正常進行。

（8）、所有傳遞到計財部的“用款申請”，均應進行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細記錄傳遞時間及所傳單據(jù)信息，以明確責任，該傳遞記錄不允許涂改。

第五條、各種情況下采購（或勞務）業(yè)務發(fā)票的規(guī)定：

（一）、采購（或勞務）發(fā)票標準要求及處理

1、所有材料物資（含固定資產(chǎn)）采購業(yè)務原則上均應由供應商出具增值稅專用發(fā)票（增值稅專用發(fā)票進項稅有效認證期為自發(fā)票開具之日起90天內），計財部不接收超過認證期的增值稅專用發(fā)票，特殊業(yè)務不能出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財務認可、總經(jīng)理批準的可開具增值稅普通發(fā)票；所有勞務業(yè)務發(fā)票均應由提供勞務人按實際業(yè)務內容出具符合本公司主管稅務機關要求的發(fā)票。

2、采購（或勞務）發(fā)票所開具的內容必需與實際業(yè)務內容（合同內容、入庫單、數(shù)量、金額及與合同單價、勞務內容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財務不接受該業(yè)務的結算發(fā)票。特殊情況經(jīng)財務確認總經(jīng)理批準的除外。

3、對于特殊情況下發(fā)票與實際業(yè)務內容不符的業(yè)務發(fā)票經(jīng)財務確認、總經(jīng)理特批可以接收的，需對方業(yè)務單位出具加蓋財務公章的情況說明書，說明發(fā)票與實際業(yè)務內容的業(yè)務實質，經(jīng)公司財務部確認合格后方可接收對方的業(yè)務發(fā)票。為規(guī)避公司財務風險，計財部有權拒收任何情況下不合格的采購（或勞務）業(yè)務發(fā)票。

4、發(fā)票處理：對經(jīng)常性的供應商業(yè)務，不論當次開具發(fā)票金額多少，均做轉帳處理，對同一業(yè)務單位非經(jīng)常性的業(yè)務（內業(yè)務不超過2萬元的）單筆業(yè)務金額不超過5000元的，可以憑發(fā)票付款，除此以外的所有采購及工程業(yè)務發(fā)票均做轉帳處理，在付款時，由收款人（收款人必須是出票人）提供收款收據(jù)，避免同一業(yè)務單位的業(yè)務既有現(xiàn)金業(yè)務，又有轉帳業(yè)務，不利于財務管理工作，也容易形成工作隱患。特殊情況下經(jīng)財務確認，總經(jīng)理批準的業(yè)務不受此限。

5、采購（工程勞務）發(fā)票后附件順序依次為：采購入庫單（或直轉單）、臨時收料單（此單實際業(yè)務未開具的不附）、質檢單、稱重單、采購計劃單、對方送（發(fā)）貨單[隨貨同行聯(lián)或購貨方備存聯(lián)、采購合同及其它必需附件{按比價采購、定點采購、招標采購等性質不同，附詢價單（即價格申報單）、招標合同等}。如發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)定的發(fā)票及附件傳遞到計財部，對當事保管員及采購經(jīng)辦人各處罰5元。

注：（1）、如勞保或低值易耗品采購為多品種集中下達采購計劃的，發(fā)票后可不附采購計劃單，但采購人員應對已執(zhí)行的采購計劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

（2）、對于設備及工程勞務發(fā)票后應附有設備及工程勞務驗收報告單，并應注明使用部門，以方便財務核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運的，還要有托運單，但托運單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。

（二）、發(fā)票的取得時限管理規(guī)定

1、所有采購結算發(fā)票（含運費結算發(fā)票）應由該筆業(yè)務經(jīng)辦人員簽字確認后，報送計財部。各類采購業(yè)務發(fā)票應由相關業(yè)務經(jīng)辦人負責向供應商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內取得，交計財部辦理結算手續(xù)，且發(fā)票信息需與合同及實際相符；工程、勞務發(fā)票的取得時限為單項工程、勞務合同約定的勞務內容結束之日起60日內由相關分管責任人負責經(jīng)與決算合同內容金額相符的發(fā)票交至計財部。結合公司目前材料貨款結算可以延期支付的特點，對于未付款的包裝材料結算發(fā)票，取得時限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內，此種情況需取得財務部的書面許可證明。

2、如因結算價款發(fā)生異議而導致業(yè)務不能正常辦理結算手續(xù)，不能在規(guī)定時限取得發(fā)票時，采購（或勞務）業(yè)務經(jīng)辦人應及時填報“（財務）問題業(yè)務報告單”，說明原因及處理方案，報計財部往來會計處經(jīng)財務負責人核準后備案，并由業(yè)務經(jīng)辦人負責在自發(fā)生異議之日起30日內處理完畢。如無正當理由，又無財務書面說明可延期取得結算發(fā)票的業(yè)務，均以正常業(yè)務規(guī)定的到票期限為準。特殊情況下，計財部因實際核算的需要，對某一部分業(yè)務到票時間要求提前的或延遲的以計財部書面下達的發(fā)票到票時間調整說明書為準。

3、對于特殊業(yè)務發(fā)票的取得時限，如經(jīng)總經(jīng)理特批處理的，可按特批時限為準，需由計財部處理的由業(yè)務經(jīng)辦人將業(yè)務移交計財部處理。

4、對于超過規(guī)定時限未將發(fā)票交到財務部的，每超期一天給予采購業(yè)務經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個月發(fā)票未到的，停發(fā)當事采購業(yè)務經(jīng)辦人工資，直至取得發(fā)票止。

5、業(yè)務經(jīng)辦人對收到的供應商發(fā)票（不得預開票），要在收到發(fā)票的當日將發(fā)票及相應業(yè)務附件單據(jù)報送至計財部，并在計財部做單據(jù)傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財務不能接收的發(fā)票，由業(yè)務經(jīng)辦人填寫快遞單，財務部負責將發(fā)票寄回供應商（需作備查記錄），并由業(yè)務經(jīng)辦人與供應商協(xié)調及時補票，時限為30天。凡因發(fā)票不合格，財務不接收而退票的，每筆業(yè)務處罰采購（或勞務）業(yè)務經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務經(jīng)辦人個人原因造成已收到的供應商發(fā)票過認證期或丟失的，每筆業(yè)務發(fā)票金額在50000元以下的，對業(yè)務經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務經(jīng)辦人負責在退票日或發(fā)現(xiàn)日起30日內補換票及提供財務部所需的其它相關手續(xù)。對于發(fā)票丟失或過期的情況同時對財務部往來會計進行考核，如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對帳造成的，每筆丟失或過期發(fā)票對往來會計處以20元罰款。如業(yè)務經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務發(fā)票隱瞞不報或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當事業(yè)務經(jīng)辦人200元。

6、會計終了前（每年12月31日）,各業(yè)務經(jīng)辦人應將自己經(jīng)辦、屬于當已完成的采購(勞務)業(yè)務發(fā)票全部催收，并交至計財部。

第六條、定期對帳制度

為確保各類業(yè)務單據(jù)按時取得及保證與供應商帳目相符，計財部將實行定期對帳制度：與公司業(yè)務經(jīng)辦人備查帳核對時間周期為兩個月一次，時間為次月5-15日；與供應商對帳每半年一次，核對范圍為半年內與公司發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務往來的單位，由業(yè)務經(jīng)辦人負責與相應的供應商協(xié)調取得對方業(yè)務往來帳單（需經(jīng)手人簽名并加蓋賬務或業(yè)務公章），并最遲于次月10日前交計財部往來會計處，由往來會計負責核對并作核對情況備查記錄。凡業(yè)務經(jīng)辦人未設立業(yè)務備查帳或帳目不清的，每次處罰20元，并在10日內規(guī)范備查帳；對未按規(guī)定時間取得供應商對帳單的，按單個供應商計算，每個次處罰業(yè)務經(jīng)辦人10元，并限定在規(guī)定時間（10天內）完成對帳手續(xù)，過期仍未完成的，每日處罰5元，直至對帳業(yè)務手續(xù)完成，所處罰款項從當事業(yè)務經(jīng)辦人工資中扣除。特殊情況經(jīng)當事業(yè)務經(jīng)辦人提出申請，計財部確認的除外。

第七條、補充規(guī)定

（1）、每一筆采購業(yè)務合同、供貨人、開票人、收款人必需是同一業(yè)務對象。與新供應商第一次合作時，業(yè)務經(jīng)辦人應及時以書面形式向對方業(yè)務單位提供我方的開票資料。

（2）、對于業(yè)務單位到公司直接收取往來帳款的業(yè)務，公司采購業(yè)務或接受勞務業(yè)務經(jīng)辦人應對業(yè)務單位來人身份進行確認，經(jīng)計財部驗證來人出具的加蓋對方業(yè)務單位公章的介紹信，確認無誤的，計財部方受理付款業(yè)務，按正常財務手續(xù)辦理付款事宜，且在相關付款原始憑證上，本公司業(yè)務經(jīng)辦人要簽字確認。

（3）、如果外購同一種貨物不同供應商有多種名稱稱呼的，在簽訂采購合同時，各當事業(yè)務責任人應統(tǒng)一以公司已有的標準規(guī)范名稱、規(guī)格等填寫，即與用友檔案中信息一致，并及時與供應商溝通以免發(fā)錯貨。

（4）、凡外地業(yè)務單位派人到公司收款的業(yè)務，應由公司業(yè)務經(jīng)辦人員確認來人身份，并由來人出示對方業(yè)務單位出具的加蓋行政公章的證明信后，計財部經(jīng)辦人對來人身份及證明信確認無誤的，方可受理來人經(jīng)辦業(yè)務，且公司經(jīng)辦人員應在相應的業(yè)務單據(jù)及證明材料上上簽名，以示負責(對方上門收款的業(yè)務,必需在付款同時取得對方的收款收據(jù))。對于本地業(yè)務單位派人到公司收款的業(yè)務，如彼此熟知情況并對來人確認的，可不需證明信，按正常付款手續(xù)辦理。反之則需按財務要求出具相應的證明材料方可辦理付款手續(xù)。（5、各相關采購業(yè)務經(jīng)辦人，應按月份（以每月20日價格為準）對自己分管的采購物資進行歸類按不同供應商分別列示供應價格，出具物資采購報價明細單，于每月25日前報財務部材料會計處。

（6）、設立采購備查帳：相關業(yè)務經(jīng)辦人應自采購（或勞務）合同生效之日起開始分供應商進行業(yè)務備查帳記錄（注明供應商名稱、電話、聯(lián)系人），按業(yè)務發(fā)生時間先后順序、詳細記錄每一筆經(jīng)濟業(yè)務的采購計劃單號、合同號、品名、規(guī)格、含量、合同數(shù)量、合同金額，到貨時間、規(guī)格、含量、來料數(shù)量、入庫數(shù)量、金額，付款時間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等，屬工程勞務業(yè)務的，經(jīng)辦人要登記工程勞務名稱、合同金額、付款金額及開具發(fā)票情況，以便與財務核對帳目之用。在供應商開票時,要求業(yè)務經(jīng)手人與供應商核對無誤（金額、數(shù)量、品名）才能開票，以免取得的發(fā)票與實際業(yè)務內容不附。

（7）、公司采購貨物或接受勞務業(yè)務經(jīng)辦人以私人名義或未經(jīng)公司分管領導簽批許可，私自以公司各類公章與外部業(yè)務單位產(chǎn)生的負債業(yè)務（即個人行為后果），由行為個人自負，如因此給公司造成經(jīng)濟糾紛的，公司將追究當事人經(jīng)濟或刑事責任。以職務之便侵吞公司資金的，以貪污論處。

（8）、采購業(yè)務經(jīng)辦人應對所提交財務部的原始業(yè)務憑證的合法性、真實性、完整性、規(guī)范性負責,并對傳遞至財務部的用款申請與發(fā)票做好單據(jù)傳遞記錄。

（9）、涉及采購業(yè)務，應由需求部門提出需求計劃單(采購計劃單)，經(jīng)倉庫保管員確認庫存、部門負責人及分管領導核準后，報采購部后進入實際采購流程。

（10）、公司財務及審計小組對所有采購（工程勞務）業(yè)務從需求計劃到采購計劃、合同、價格、質量、數(shù)量及采購（工程勞務）業(yè)務完成時限、財務結算等全過程進行跟蹤監(jiān)督與審計。采購人員要自覺接受財務和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質詢。對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。

（11）、對經(jīng)總經(jīng)理批準的特殊業(yè)務，在規(guī)避公司風險的前提下，按總經(jīng)理批復處理。

第八條、本制度經(jīng)總經(jīng)理簽字批準之日起執(zhí)行 第九條、本制度由計財部負責解釋及修訂 附件：

附件

1、“用款申請單”使用方法 附件

2、收款信息確認函。

附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業(yè)務款項時使用本單。本單由公司相關部門業(yè)務經(jīng)辦人在提出款項支付申請時開具。

2、本單的開具：

（1）、本單 “收款單位”的相關信息及申請付款金額、付款依據(jù)由公司相關業(yè)務用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應付款”相關信息由計財部往來會計填寫。對本單涉及到的業(yè)務收款單位，在業(yè)務經(jīng)辦人申請支付該單位款項時，均應將用款申請交往來會計核實與該單位業(yè)務往來的余額情況，并簽名確認，如是新業(yè)務單位的要在帳面應付款中注明“無”。

（3）、經(jīng)辦人在本單“申請付款依據(jù)”欄填寫時，按所附申請依據(jù)所屬類型，在相對應的編號前方格內標示明確，對于申請付款依據(jù)選擇為：“

1、采購（或勞務）合同”或“其它”的，要在橫線內詳細注明使用部門、品名、數(shù)量及單價或勞務內容等業(yè)務內容信息。

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內容填寫完整的用款申請→（1）、財務往來會計核實往來余額→（2）、部門負責人、分管領導審簽→（3）、財務負責人審核→（4）、總經(jīng)理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續(xù)。

附件

2、收款信息確認函格式

收款信息確認函

*********有限公司： 請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號： 貴公司將款項匯入上述帳戶后，我公司將及時為貴公司出具收款收據(jù)。本傳真件與原件內容一致，具有法律效力！

現(xiàn)金打卡手續(xù)費由收款方承擔。

謝謝合作！

經(jīng)辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

第四篇：采購付款管理制度

采購付款管理制度

第一章總則

第一條為了加強（以下簡稱“公司”）合理采購，保障生產(chǎn)經(jīng)營需要，規(guī)范采購行為，防范采購風險，依據(jù)《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》（以下簡稱“《上市規(guī)則》”）、《深圳證券交易所上市公司內部控制指引》等相關法律法規(guī)，并結合公司具體情況制定本制度。

第二條本制度所稱“采購”，是指購買物資（包括購買勞務)及支付款項等相關活動。第三條公司采購業(yè)務應注重防范下列風險:(一)采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，導致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費；(二)供應商選擇不當，采購方式不合理，招標或定價機制不科學，授權審批不規(guī)范，導致采購物資質次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐；

(三)采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴，導致采購物資，資金損失或信用受損。第四條公司通過全面梳理采購業(yè)務流程，完善采購業(yè)務相關管理制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責和審批權限，按照規(guī)定的審批權限和程序辦理采購業(yè)務，建立價格監(jiān)督機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。第二章采購管理組織機構

第五條公司采購歸口管理部門負責匯總物資需求信息，選擇和管理供應商，組織確定采購價格，訂立和管理采購合同，控制采購供應過程，參與采購驗收及結算付款申請等工作。

第六條公司物資需求部門配合采購歸口管理部門的主要職責是：

(一)負責提交已審定后的物資需求、進度要求和技術規(guī)范書；采購付款管理制度(二)負責合同履約過程中的技術問題，配合合同變更技術談判等工作；(三)負責組織物資驗收、資產(chǎn)移交并配合項目決算；(四)配合物資采購、監(jiān)造和檢驗；

(五)負責職責范圍內的其他有關工作。第七條公司采購管理的具體目標是：

(一)確保物資采購的質量和及時供應，保障公司正常運營；(二)控制庫存水平，降低庫存成本，減少庫存損失；(三)盡可能實現(xiàn)采購物資的標準化；(四)發(fā)展優(yōu)質的供應商合作伙伴；(五)加強公司各部門之間的合作；

(六)降低公司運營總成本，增強公司核心競爭力。

第八條為了實現(xiàn)采購作業(yè)相互監(jiān)督的制衡機制，采購組織應貫徹不相容職務分離的原則：

(一)請購與審批崗位分離；

(二)供應商選擇、采購執(zhí)行、審批崗位分離；

(三)采購業(yè)務的詢價崗位與確定供應商崗位分離；(四)采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離；(五)采購、驗收與記錄崗位分離；

(六)付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。第三章需求及采購管理

第九條公司采購歸口管理部門對物資需求的編制、報送提出規(guī)范管理的要求。物資需求部門提交的物資需求，不符合規(guī)范要求的，應退回重報。

第十條在實施物資采購過程中，由于市場供求關系、采購周期、技術能力等原因，不能滿足物資需求要求的，采購歸口管理部門應及時向物資需求部門進行反饋，物資需求部門應調整后重新提出物資需求。

第十一條物資采購所需的技術規(guī)范等技術資料，必須經(jīng)生產(chǎn)技術部或其他相關技術管理機構審核。采購付款管理制度 第十二條物資采購執(zhí)行遵循“先利庫，后采購”的原則。對于滿足需求條件的物資，公司采購歸口管理部門先平衡利庫，后進行采購，加快庫存物資周轉，提高庫存物資利用率。

第四章選擇和管理供應商

第十三條公司采購歸口管理部門應當建立和完善合格供應商名錄，并于每年年初組織相關部門人員對上各類供應商的供貨情況進行評審，對價格高、服務差的供應商進行淘汰替換，實現(xiàn)合格供應商名錄的動態(tài)管理。

第十四條采購人員應經(jīng)常性地跟蹤合格供應商名錄企業(yè)的經(jīng)營動態(tài)和產(chǎn)品質量情況，掌握合格供應商的保障供應的資信動態(tài)。發(fā)展新的合格供應商，并對該供應商建立供應商檔案，作為進一步考察評估的依據(jù)。供應商檔案包括，供應商基本信息，供應商資信檔案，供應商所提供的資質證明、價格表及相關資料等。

第十五條每批物資供應結束后，采購人員應及時將供應商供應的質量、及時性等實際表現(xiàn)記錄于供應商資信檔案，作為定期進行供應商評審的資料。

第十六條采購人員每年復查一次供應商基本信息，更新原有資料內容。供應商檔案應由采購歸口管理部門專人負責管理，未經(jīng)采購歸口管理部門負責人批準，不得隨便查閱。

第十七條采購歸口管理部門應對供應商的選擇加強監(jiān)督指導，在下列情況下，應當更換供應商：

(一)原有供應商在定期評審中被淘汰；

(二)原有供應商不能滿足物資需求變化的需要；(三)原有供應商拒絕供貨；

(四)新供應商的物資更適合公司的需求。

第十八條物資使用部門、生產(chǎn)技術管理部門必須將設備、物資使用過程中出現(xiàn)的問題及時反饋給采購歸口管理部門，采購歸口管理部門應及時做好產(chǎn)品質量的記錄工作。采購付款管理制度 第五章采購價格管理

第十九條采購歸口管理部門執(zhí)行采購時，應優(yōu)先與公司合格供應商名錄上的供應商聯(lián)系購買。如公司合格供應商名錄上的供應商不能滿足供應，采購人員應進行充分的市場詢價調查，并作好市場詢價記錄，擇優(yōu)擇廉購買，同時保管好市場詢價記錄表以供以后參考和審核，保管期限為三年。

第二十條需要進行詢價采購的物資，先由采購人員至少向三家供應商詢價、談判，達成初步意見后由采購部門簽訂正式合同后進行物資采購。

第二十一條需進行現(xiàn)場零星物資采購的，采購人員應2人或2人以上同行，在物資市場了解物資價格及供應商基本情況，要做到貨比三家、優(yōu)質優(yōu)價、承諾良好的售后服務。采購歸口管理部門負責人應根據(jù)物資采購的數(shù)量、規(guī)格等對價格進行審查。第二十二條采購歸口管理部門、公司內部審計機構應當獨立地進行定期或不定期的市場信息調查，檢查采購人員市場詢價的真實性和合格供應商供貨的價格情況，對購買活動進行評審，監(jiān)督采購價格執(zhí)行。

第二十三條供應商給予公司現(xiàn)金折扣和銷售折讓的情況，必須在合同條款中反映，嚴禁采購人員私自收取或索要供應商回扣、傭金等。第六章合同和采購供應管理

第二十四條采購價格確定后，應與供應商簽訂采購合同，簽訂合同的具體規(guī)定，按照《合同管理制度》執(zhí)行。

第二十五條采購人員必須取得合法的發(fā)票，并且盡量取得增值稅專用發(fā)票。采購人員應向供應商索取合格證明、使用說明及供應商名片等資料。采購物資到達公司后，主管采購人員應及時到達倉庫，對供應商所提供物資進行詳細檢驗，確認是否與采購申請單所列內容一致。

第二十六條采購歸口管理部門應充分研究各類物資的歷史需求數(shù)據(jù)規(guī)律、貨源緊缺狀況、采購生產(chǎn)周期等因素，協(xié)助物資倉儲管理部門確定最佳安全庫存。第二十七條倉庫管理員應定期報送庫存物資報表，反映現(xiàn)有庫存物資的名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量、儲存位臵和區(qū)域等信息，配合采購歸口管理部門根據(jù)物資庫存狀況平衡利庫后安排具體采購。采購付款管理制度 第二十八條對需要監(jiān)造的物資，應擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責任人，審核確認監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向生產(chǎn)技術部等部門通報。第二十九條倉儲部門負責物資接收的組織管理，按照合同、技術協(xié)議和有關產(chǎn)品標準進行清點、查驗，對到達的物資及時卸車、入庫、開箱檢驗。一般常規(guī)物資的驗收由倉庫保管員、主管采購人員等進行；大宗、大型、重要物資和非常規(guī)、特殊物資驗收由生產(chǎn)技術部、提出物資需求的運行/建設部門技術人員、倉庫保管員、主管采購人員共同進行。驗收完成，主管驗收人員要填寫驗收記錄憑證，驗收記錄憑證要明確表述驗收狀態(tài)。第七章采購付款管理

第三十條采購物資未經(jīng)驗收人員驗收合格，確認數(shù)量、質量、價格、規(guī)格型號完全符合采購訂單要求，并完成入庫手續(xù)，不得辦理采購付款。第三十一條采購付款流程如下： 采購貨到付款

采購人員提出付款申請（付款申請須附有采購合同、入庫單、發(fā)票）—采購歸口管理部門負責人審批—財務審核—總經(jīng)理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。采購預付款

采購人員依據(jù)采購合同提出付款申請—采購歸口管理部門負責人審批—財務審核—總經(jīng)理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。第八章附則

第三十二條本制度未盡事宜，按國家有關法律、法規(guī)和《公司章程》的規(guī)定執(zhí)行。第三十三條本制度由公司董事會負責解釋和修訂。

第三十四條本制度自公司董事會通過之日起實施。采購付款管理制度

二〇一七年十月

第五篇：采購與付款管理制度

采購付款管理制度

第一部分

總 則

第一條

為了引導企業(yè)加強對采購付款業(yè)務的內部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，結合公司的實際情況并根據(jù)國家有關法律法規(guī)，制定本規(guī)范。

第二條 本規(guī)范所稱采購付款，主要是指企業(yè)外購商品并支付價款的行為。企業(yè)外購勞務并支付價款的控制，可以參照本規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行。

第二部分

采購審核與批準

第三條 采購計劃范圍內金額在×萬元以內的采購項目合同，由財務部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。

采購計劃范圍內金額在×萬元—××萬元的采購項目合同，須交財務部審核、財務總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同。

采購計劃范圍內金額在××萬元以上的采購項目合同，經(jīng)財務總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交采購部簽訂合同。

第三部分

付款結算控制

第四條

付款審核

財務部門應當按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結算辦法》和企業(yè)內控規(guī)定中的貨幣資金相關管理規(guī)定辦理采購付款業(yè)務，并按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進行核算和報告。

第五條 應付賬款在×萬元以內的，由財務總監(jiān)審批；應付賬款在××-—-××萬元的，由總經(jīng)理審批。

預付款與定金在×萬元以內的，財務部負責人審批即可，應付賬款在××-—-××萬元的，報財務總監(jiān)審批，在××萬元以上的，由總裁審批。

審核無誤后交財務部應收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應商。

第六條 財會部門在辦理付款業(yè)務時，應當對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。

⒈真實性審核

應付賬款會計應確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。審核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟業(yè)務事項的本質等。

⒉完整性審核。

根據(jù)原始憑證所反映的基本內容的要求，審核原始憑證的內容是否完整，手續(xù)是否齊備，應填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關簽章是否具備等。

⒊合法性審核。

審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務事項是否符合國家有關法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。

⒋合規(guī)性審核

審核原始憑證是否符合有關規(guī)定，如是否符合預算，是否符合有關合同，是否符合有關審批權限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關規(guī)章制度，有無違章亂紀、弄虛作假現(xiàn)象等。

⒌除對上述⒈⒉⒊⒋條審核外，還應對原始憑證的正確性進行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額是否相符；審核物資采購是否按照經(jīng)批準的物資采購計劃，合同或協(xié)議進行；審核入庫物資收料憑證，檢查是否有采購員、交料人、驗收人、收料人的簽章，內容填制是否完整，并與采購計劃、合同或協(xié)議及原始憑證相核對；審核付款是否符合審批權限

會計人員對不符合規(guī)定的物資采購業(yè)務、不得辦理采購結算，并報告財會總監(jiān)。財會總監(jiān)對嚴重違反規(guī)定采購物資計劃的

應當及時向總經(jīng)理匯報

第七條 付款控制

在付款時，應得到采購部經(jīng)理、驗收儲存、財務部門等部門負責人的相應確認或批準。

⒉一切購貨業(yè)務應編制購貨訂單，購貨訂單應通過有關部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等）簽單批準。訂單副本應及時提交財務部門。

⒊ 收到貨物并驗收后，驗收員應編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應及時送交采購部和財務部。

⒋ 收到供應商發(fā)票后，采購員將供應商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務部。

⒌ 財務部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復核，檢查其真實性、合法性、合規(guī)性和正確性。

⒍ 采購付款實行付款憑單制。有關現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應付憑單，并經(jīng)財務經(jīng)理審核，財務總監(jiān)和總經(jīng)理按權限審批。

⒎ 已確認的負債應及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強與供應商的良好關系，并維持企業(yè)信用。

⒏ 財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應編制調節(jié)表進行調節(jié)。

⒐ 財務部按月從供應商處取得對賬單，將其與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。

第四部分 賬務處理

第八條 財務部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照《會計核算規(guī)定》及時、準確地編制記賬憑證。

將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及其他各種財務所需要的單據(jù)等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。

每月應根據(jù)記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類明細賬中。

第九條

對賬

財務部門應于每月末與供應商進行貨款結算的核對。

取得供應商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，企業(yè)與供應商的月末余額應保持一致。

第五部分

付賬控制中的現(xiàn)金使用

第十條

現(xiàn)金使用范圍。

1．向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。

2．結算起點以下的零星采購支出價款。

第十一條

現(xiàn)金使用方法。

1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務部提出申請。

2．財務部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。

3．財務人員不得坐支現(xiàn)金，需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準。

4．因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉賬結算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應向開戶銀行提出書面申請，由企業(yè)財務部門負責人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。

第六部分

預付賬款的管理

第十二條

原則上不允許采用預付賬款的方式采購物資，但對于一些緊俏商品以及公司急需的材料必須采用預付賬款的形式采購的，需要由具有審批權限的主管領導審批。

財務人員對預付款項要嚴格把關。并及時能做賬、入賬，將預付款項控制在安全合理的范圍內。

第十三條

公司應當建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。

企業(yè)應當加強對大額預付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷；對有疑問的預付賬款及時采取措施，盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。

財務部對采購計劃的預付款項，除總經(jīng)理特批外，控制在×%以內。

第十四條 公司應當加強應付賬款和應付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。

第七部分 應付賬款管理制度

第十五條 應付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務等而應付給供應商的款項。

第十六條 應付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務部會計專門負責。

第十七條 付款日期、折扣條件等項規(guī)定管理應付賬款，以保證采購付款內部控制的有效實施。

第十八條 應付賬款的確認和計量應真實和可靠

應付賬款的確認和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應商開具的發(fā)票、質量管理部門的驗收證明、銀行轉來的結算憑證等。

應付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。

第十九條

應付賬款必須及時登記到應付賬款賬簿

應付賬款會計應當根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應付賬款明細賬。

應付賬款明細賬應該分別按照供應商進行明細核算，在此基礎上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。

第二十條 及時沖抵預付賬款

財務部收到供應商開具的發(fā)票以后，應該及時沖抵預付賬款。

第二十一條 確認、計量和記錄折扣

財務部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認、計量和記錄，以確定實際支付的款項。

第二十二條 應付賬款的授權支付

財務部接到已到期的應付賬款應及時支付，經(jīng)財務部經(jīng)理、財務總監(jiān)審核、總經(jīng)理按權限審批后才能辦理結算與支付。

第二十三條 應付賬款的結轉

財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應編制調節(jié)表進行調節(jié)。

第二十四條 應付賬款的檢查

財物部按月從供應方取得對賬單、與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，若有差異應查明差異產(chǎn)生的原因。

如果追查結果表明有會計記錄錯誤，則應及時與債權人取得聯(lián)系，以便調整差異。

第二十五條 財務部相關負責人應定期從供應商處取得對賬單，并進行核對、調節(jié)工作。

第二十六條 同應付賬款相關的應付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財務部審核，由財務總監(jiān)和總經(jīng)理按權限批準。

第二十七條 財務部設置應付票據(jù)賬簿，并認真做好應付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。

第二十八條 財務部門應付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。

第二十九條 財務部應該定期核對應付票據(jù)，并復核票據(jù)的利息核算。

第三十條 應付票據(jù)要定期與訂貨單、驗收單、發(fā)票進行核對。

第三十一條 應付票據(jù)要按照號碼順序及時進行保存。

第八部分

采購預算的管理

第三十二條 為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采購預算

第三十三條

采購預算管理的含義

采購預算是采購部門為配合企業(yè)銷售預測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于企業(yè)整體目標的實現(xiàn)及其資源的合理配置。

預算管理就是指企業(yè)內部通過編制預算、執(zhí)行預算、預算差異分析和預算考核來管理企業(yè)的經(jīng)濟活動，反映企業(yè)管理的成績，保證管理政策的落實和目標的實現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。

采購預算管理是企業(yè)預算管理的一個分支，應與預算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調。

第三十四條

編制采購預算

編制采購預算是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標確定采購預算項目，建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將企業(yè)在未來一定時期內應達到的具體采購目標以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。

根據(jù)企業(yè)銷售計劃，由相關使用部門（生產(chǎn)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預算申請單，上交采購部，由采購部門匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，交財務部編制總的預算，上交總經(jīng)理審批。

第三十五條 執(zhí)行采購預算

1．將審批的各項采購預算指標及時地下達給相關責任部門及人員。

2對預算執(zhí)行過程進行監(jiān)控。

第三十六條

分析和調整采購預算差異

1．在預算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務統(tǒng)計和財務部門核算的實際數(shù)據(jù)，即預算的實際執(zhí)行結果與預算數(shù)進行比較，編制預決算分析報告。

2．如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調整預算的具體措施。

第三十七條

采購預算資金控制

1．在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度，嚴格控制無預算的資金支出。

⒉對于預算內的采購項目，請購部門應嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。

⒊對于超預算和預算外采購項目，財務部對需求部門提出的申請進行審核，最終由財務總監(jiān)及總經(jīng)理審批后才能給予辦理。

第九部分 采購中的退貨管理

第三十八條 企業(yè)應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。

第三十九條 退貨款項回收。

1．采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應商名稱以及貸款金額等。

2．采購部經(jīng)理審批借項憑單后，交財務部相關人員審核，由財務總監(jiān)或總經(jīng)理按權限審批。

3．財務部應根據(jù)借項憑單調整應付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。

第四十條 采購中的折扣事宜。

1．采購員因對購貨質量不滿意而向供應商提出的折扣，需要同供應商談判來最終確定。

2．折扣金額必須由財務部審核，財務總監(jiān)審核后交總經(jīng)理批準。

3．折扣金額審批后，采購部應編制借項憑單。