第一篇：采購與付款內(nèi)控管理制度

采購與付款內(nèi)控制度

第1章 總則

第1條 為加強公司對采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，公司根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。

第2條 本制度所指的采購業(yè)務(wù)包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、價格評審、物資入庫、購貨發(fā)票、登記應(yīng)付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。

第3條 本制度適用于公司以及各成員單位。

第4條 單位負責(zé)人對本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施負責(zé)，主管采購業(yè)務(wù)的負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人對采購與付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負責(zé)。

第2章 崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)

第5條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制、明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離，制約和監(jiān)督。

采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：

1、請購與審批；

2、詢價與確定供應(yīng)商；

3、采購合同的訂立與審計；

4、采購與驗收；

5、采購、驗收與相關(guān)會計記錄；

6、付款審批與付款執(zhí)行。

不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

第6條 公司的物流部是負責(zé)采購和付款的直接責(zé)任單位，其他部門和個人辦理采購和付款業(yè)務(wù)時，必須經(jīng)采購部經(jīng)理批準(zhǔn)，并執(zhí)行本制度規(guī)定的執(zhí)行程序和辦法。

第7條 公司應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。

第8條 公司的物流部門應(yīng)建立內(nèi)部的職責(zé)分工權(quán)限，確保采購與審批人員分開，采購與貨物驗收或保管員分開。

第9條 公司應(yīng)根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)人員進行崗位輪換。第10條 采購部門除對采購及付款的真實性和合法性負責(zé)外，還應(yīng)對公司的存貨的安全性和計量的準(zhǔn)確性負責(zé)。

第11條 物流部門要保證對已采購的生產(chǎn)材料及低值易耗品的價值計量準(zhǔn)確，以便于成本核算的準(zhǔn)確性。

第12條 公司物流部門在辦理采購業(yè)務(wù)時應(yīng)按如下程序執(zhí)行：根據(jù)生產(chǎn)部門下達的采購計劃做采購準(zhǔn)備，對采購計劃進行審核，然后進行詢價、比價，由質(zhì)量管理部審核、主管副總審批后確定供應(yīng)商，簽訂合同，采購、辦理驗收入庫，登記賬簿、支付采購貨款。

第13條 物流部門負責(zé)編制請購單、詢價與價格談判、簽定合同、采購物資、請求付款等。

第14條 財務(wù)部門負責(zé)結(jié)算采購款項，登記存貨及應(yīng)付款項賬。

第15條 財務(wù)部門在確保采購業(yè)務(wù)的真實性、合理性以及符合付款手續(xù)后，積極組織資金付款。

第16條 付款及審批執(zhí)行公司的貨幣資金管理制度：

1、采購資金支出需要先編制物資采購計劃，經(jīng)主管副總、財務(wù)副總和總經(jīng)理審批后履行借款審批程序。

2、經(jīng)手人負責(zé)填寫借款單進行資金支出申請，要求填明資金借款的數(shù)量、原因、使用部門和數(shù)量及支付方式（現(xiàn)金、支票、電匯）,要求經(jīng)手人本人簽字確認(rèn)。

3、物流經(jīng)理負責(zé)審核采購物資數(shù)量和價格的合理性及是否需要采購的適用性，對采購物資的質(zhì)量進行供應(yīng)商選擇把關(guān)，對采購渠道進行審核。對資金支付的風(fēng)險負責(zé)。

4、主管副總負責(zé)審批程序的合理性和采購效益性，是否有采購計劃、是否符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，采購方的選擇及價格是否合理，超標(biāo)準(zhǔn)使用資金需要特殊說明。

5、財務(wù)副總負責(zé)審核采購審批程序是否健全，對資金的支出計劃做出審批。對往來款項進行賬目核對，對采購資金進行合同核對，對資金的支出風(fēng)險進行審批。

6、總經(jīng)理可對上述的所有審核提出質(zhì)疑并要求解釋。

7、因特殊情況審批單審批手續(xù)不健全的，由財務(wù)副總負責(zé)對總經(jīng)理進行溝通，財務(wù)副總不在，由主管會計負責(zé)對財務(wù)副總及總經(jīng)理進行溝通并在借款單中標(biāo)明溝通結(jié)果，并請授權(quán)人補批簽字。

8、采購資金支付嚴(yán)格按公司審批權(quán)限審批。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。

9、財務(wù)部出納員接到審批健全的借款單負責(zé)支付資金，對于審批不健全的借款單拒絕支付。

10、要求現(xiàn)金和支票當(dāng)天支付，電匯在24小時內(nèi)支付。因資金控制或資金協(xié)調(diào)調(diào)整，財務(wù)部有權(quán)決定進行一次性支付或分批支付。

11、原則上不允許使用現(xiàn)金進行物資采購，特殊情況需要財務(wù)副總審批，并作特殊說明。

12、財務(wù)部將采購資金分別按供應(yīng)商掛“應(yīng)付賬款”，個人領(lǐng)用的備用金或現(xiàn)金零星采購掛申請人“其他應(yīng)收款”。

13、采購物資要求必須使用稅務(wù)正規(guī)發(fā)票。

14、發(fā)票報銷的手續(xù)：已經(jīng)借款報帳的，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)審批；未借款直接報賬，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，然后按公司的審批權(quán)限執(zhí)行本。

15、經(jīng)手人憑發(fā)票沖回自己的資金欠據(jù)或要求財務(wù)部核銷往來。沒有往來的由財務(wù)部付。

16、個人往來欠款超出3個月期限的，財務(wù)部有權(quán)從其工資中清回欠款，必要時追究資金的使用利息。

17、對不能收回的欠款，由經(jīng)手人承擔(dān)連帶責(zé)任；審批人承擔(dān)審批責(zé)任。

18、負責(zé)為成員單位采購物資的采購員按采購物資索要發(fā)票。要求發(fā)票戶名為成員單位名頭，走公司審批程序。將審批后的發(fā)票傳遞到成員單位，成員單位認(rèn)證采購的物資與發(fā)票是否相符，如相符，由成員單位回一張轉(zhuǎn)賬財務(wù)收據(jù)，采購人憑收據(jù)到財務(wù)部門核銷自己的往來款項申請。如果接到貨物與發(fā)票不相符，需要成員單位財務(wù)部門同采購部門采購員協(xié)商解決。

第3章 貨物采購驗收控制

第17條 加強采購與驗收環(huán)節(jié)的管理，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗收程序等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。

第18條 應(yīng)當(dāng)根據(jù)物品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。公司及各成員單位大宗原材料采購由公司物流部統(tǒng)一負責(zé)。一般物品或勞務(wù)等的采購應(yīng)采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。公司應(yīng)當(dāng)制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。

第19條 應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽、供貨能力等有關(guān)情況，采取由物流、使用等部門共同參與比質(zhì)比價的程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。小額零星采購也應(yīng)由經(jīng)授權(quán)的部門事先對價格等有關(guān)內(nèi)容進行審查。

第20條 采購物資到達后，采購人員盡可能的做初步檢查，檢查物資與合同是否相符，然后由質(zhì)檢人員對采購物資質(zhì)量進行檢查。

第21條 采購人員及質(zhì)檢員檢查后，應(yīng)及時送交倉庫。倉庫保管人員接到物資后，須檢查所購物資是否附有供方合格證，到貨數(shù)量是否正確，是否有破損，經(jīng)檢查無誤，在《到貨登記簿》上進行登記。交貨人員要在登記簿上簽字。

第22條 檢查合格的物資，倉庫保管員要及時填寫材料物資入庫單，入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，存根聯(lián)，倉庫記賬用，第二聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，財務(wù)記賬用，第三聯(lián)，稽核聯(lián)，采購員報賬用。材料物資入庫單必須連續(xù)編號管理。

第23條 入庫單的傳遞程序如下：

1、倉庫保管員接到檢驗合格的貨物后，由保管員填制材料入庫單，由質(zhì)檢員簽字，保管員填寫入庫單時，應(yīng)確保一個供貨商的原輔材料，一名采購員采購的原輔材料填到一張收料單上。

2、保管員填寫入庫單時，要填寫供貨單位、材料名稱、規(guī)格、計量單位、數(shù)量及金額。

3、保管員根據(jù)填好的入庫單第一聯(lián)登記入賬。

4、材料入庫單經(jīng)采購部門經(jīng)理簽字后，將第二聯(lián)聯(lián)同供貨商發(fā)票一同返給財務(wù)報賬，第三聯(lián)留給物流部門統(tǒng)計用。

5、入庫單第二聯(lián)留財務(wù)部門做登記材料明細賬用；月末成本會計需要去庫房稽核，核對材料入庫單和保管賬是否相符。

第24條 保管人員要根據(jù)收料單及時登記倉庫物資保管賬，保證會計人員及時進行稽核。對于檢驗不合格的物資，要及時通知采購人員，由采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理換貨或退貨等事宜。

第4章 應(yīng)付賬款入賬

第25條 財務(wù)主管會計負責(zé)應(yīng)付賬款入賬，應(yīng)付賬款的入賬必須取得的憑證有：供貨單位的發(fā)票（增值稅發(fā)票包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）、物流部門的請購單及入庫單等；對于材料已入庫發(fā)票未到的采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部根據(jù)材料入庫單暫估價入賬，待發(fā)票回來時用紅字沖回原來暫估入賬數(shù)，按發(fā)票金額重新入賬。財務(wù)部在做暫估入賬時，根據(jù)材料入庫單上的購買廠家登記應(yīng)付賬款明細賬，以便隨時掌握應(yīng)付款情況、采購員報賬情況以及供貨方開發(fā)票情況。

第26條 財會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明、入庫單據(jù)等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核。

第27條 會計人員對所收到的購貨發(fā)票及相關(guān)憑證按規(guī)定檢查無誤后，方能進行會計處理。

第28條 公司財務(wù)人員、采購人員應(yīng)定期和供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款往來賬。第29條 公司應(yīng)當(dāng)加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。已到期的應(yīng)付款項須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。

第5章 監(jiān)督檢查

第30條 公司應(yīng)當(dāng)建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進行檢查。采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

1、采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不 相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

2、采購與付款授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。

3、應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

5、有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全。

6、使用和保管制度是否存在漏洞。

對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)容控制中的薄弱環(huán)節(jié)，公司應(yīng)當(dāng)采取措施，及時加以糾正和完善。

第二篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

1總則

1.1 目的為了加強對公司采購與付款的管理與控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的業(yè)務(wù)特點和管理要求，制定本制度。

1.2 適用范圍：本制度適用于子公司的所有商品采購與付款業(yè)務(wù)。

1.3 管理部門：本制度由公司財務(wù)中心組織并監(jiān)督實施，各業(yè)務(wù)部門部門配合實施。2崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)

2.1 公司必須建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。不相容崗位至少包括：

（1）采購與審批；

（2）供應(yīng)商評審及確定；

（3）采購合同的訂立與審計；

（4）采購、驗收入庫與相關(guān)會計記錄；

（5）付款審批與付款執(zhí)行。

2.2 公司應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。并且根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員定期進行崗位輪換。

2.3 公司必須對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。

2.4 審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限；經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。

2.5 公司對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重損失。

2.6 嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

2.7 公司必須按照采購、審批、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強采購訂單（或采購合同）、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。

3采購與審批管理

3.1公司必須建立采購與審批的管理制度，對采購合同確定、供應(yīng)商選擇等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。

3.2公司必須加強采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理采購手續(xù)；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理采購手續(xù)。

3.3 公司必須建立嚴(yán)格的采購審批制度。

格式采購合同（或采購訂單）的授權(quán)批準(zhǔn)流程：合同訂立人填寫《采購合同》或“采購訂單”，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)，公司負責(zé)人審核，商務(wù)專員審核，財務(wù)負責(zé)人審核即可。

非格式采購合同（或采購訂單）的授權(quán)批準(zhǔn)流程：合同訂立人填寫《采購合同》或“采購訂單”，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)，公司負責(zé)人審核，商務(wù)專員審核，財務(wù)負責(zé)人審核，法律顧問審核（重大經(jīng)濟合同或非正常貿(mào)易），最后報總裁審批。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，嚴(yán)格按照《預(yù)算管理制度》中的審批流程及審批權(quán)限進行審批。付款管理

4.1 公司必須按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和公司現(xiàn)金管理制度的規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。

4.2 公司財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同、采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核。

4.3 公司必須建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強預(yù)付賬款和定金的管理。

4.4 公司必須加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由商務(wù)專員按照約定的付款日期、付款金額等管理應(yīng)付款項。已到期的應(yīng)付款項須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。

4.5公司必須定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。如有不符，應(yīng)查明原因，及時處理。商務(wù)專員應(yīng)定期與公司核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。如有不符，應(yīng)查明原因，及時處理，處理不妥及時匯報。監(jiān)督檢查

5.1 公司必須建立對采購與付款管理和控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進行檢查。

單位監(jiān)督檢查機構(gòu)或人員應(yīng)通過實施實地檢查采購與付款業(yè)務(wù)的管理與控制制度是否健全，各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。

5.2 采購與付款管理與控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

（一）采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

（二）采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。

（三）應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

（四）有關(guān)合同、單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查合同及憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

5.3對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，單位應(yīng)當(dāng)采取措施，及時加以糾正和完善。

6附則

6.1由本制度由集團財務(wù)中心負責(zé)編制，解釋權(quán)、修改權(quán)屬集團公司財務(wù)中心；

6.2本制度經(jīng)集團公司董事會批準(zhǔn)后，自批準(zhǔn)公布之日起實行。

第三篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

第一章總則

第一條 為了加強對采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和財政部《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)，制定本管理制度。

第二條 本規(guī)范適用于公司所有外購物資或接受勞務(wù)的采購與付款，包括原材料、配套（外協(xié)）件等。

第三條各物資采購采購部門可根據(jù)本制度，結(jié)合本部門業(yè)務(wù)特點和管理要求建立適合的管理辦法，并組織實施。

第四條 各部門負責(zé)人對本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施以及采購與付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負責(zé)。

第二章 崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)

第五條 相關(guān)部門要明確相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：

[一]請購與審批；

[二]詢價與確定供應(yīng)商；

[三]采購合同的訂立與審核；

[四]采購與驗收；

[五]采購、驗收與相關(guān)記錄；

[六]付款審批與付款執(zhí)行。

公司不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。

計劃部：采購計劃管理；確定請購物資清單；跟單采購；協(xié)助供應(yīng)商辦理驗收手續(xù)。

成本科：體系優(yōu)化；簽定采購合同；確定采購比例并錄入系統(tǒng)；對現(xiàn)結(jié)、預(yù)付業(yè)務(wù)辦理付款申請手續(xù)；小批物資、輔料采購。

品技部：對來貨質(zhì)量進行判定，并出具判定結(jié)果。

倉庫：打印驗收單；根據(jù)驗收單清點物資；辦理物資驗收、驗退；

財務(wù)部：負責(zé)月結(jié)業(yè)務(wù)的對帳、付款；審核所有采購發(fā)票；對現(xiàn)結(jié)、月結(jié)付款價格審核；對簽批的資金支付申請進行付款。

其他部門：涉及其他物品采購（如辦公用品）的，使用部門為經(jīng)辦部門，提

出購買申請，辦理付款手續(xù)等。財務(wù)部對其進行審核監(jiān)督。

第六條 公司各部門應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。

第七條 公司相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的批準(zhǔn)制度，明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。

第八條 審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。

經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟嘶蛏霞夘I(lǐng)導(dǎo)報告。

第九條 對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門進行論證，實行集體決策和審批（例如：超過最高庫存?zhèn)湄浀龋?，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重損失。

第十條 嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的部門或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

第十一條 各部門應(yīng)當(dāng)按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單[或采購合同]、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。

第三章請購與審批控制

第十二條 采購人員具有請購權(quán)，部門分管副總行使審批權(quán)。采購人員根據(jù)生產(chǎn)計劃安排和各部門實際需用，在考慮合理儲備的基礎(chǔ)上核算出計劃采購數(shù)量，填制請購表，由部門負責(zé)人審核，交分管副總審批后實施采購。

在銷售訂單、生產(chǎn)計劃或?qū)嶋H需用發(fā)生變動時，相關(guān)部門必須及時通知采購部門，采購人員必須及時調(diào)整采購計劃，對正在采購的要調(diào)整采購數(shù)量，對已采購回廠的，采購部門和相關(guān)部門必須對多余部分明確處理辦法，避免造成積壓。

特殊物資采購須經(jīng)總經(jīng)理或公司辦公會決定。

第四章采購與驗收控制

第十三條 采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)審批后的請購物資及其供應(yīng)情況確定采購方式。一般物品或勞務(wù)等的采購應(yīng)采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。

第十四條 成本科應(yīng)負責(zé)市場調(diào)研，將供應(yīng)商的信譽、價格、質(zhì)量等級、供應(yīng)量等列表備選；對采購市場價格進行分析，并對價格合理性負責(zé)；并將以上情

況和市場情況進行綜合，通過比質(zhì)比價的程序確定供應(yīng)商。小額零星采購也應(yīng)由價格部門事先對價格等有關(guān)內(nèi)容進行審查。采購部門對正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)等級、銀行賬號等，每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中進行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并由專人管理。同時要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點材料的供應(yīng)商必須經(jīng)采購、質(zhì)檢、技術(shù)等部門聯(lián)合考核后才能進入。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，達到標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。

第十七條采購合同應(yīng)按合同評審流程進行評審，應(yīng)對采購合同進行審核，對于審批手續(xù)齊全，合同條款符合規(guī)定的才同意蓋章。

第十八條 檢驗部門或檢驗人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購文件，對所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明。

對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責(zé)驗收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報告；有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處理。

第五章 付款控制與流程

第十九條 財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《資金管理制度》、和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。特別要求： 嚴(yán)禁辦理現(xiàn)金交易，所有交易一律通過銀行轉(zhuǎn)帳或銀行承兌匯票完成，而且銀行轉(zhuǎn)帳僅限于對公轉(zhuǎn)帳，不得轉(zhuǎn)入個人名下帳戶。

第二十條 財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、入庫單相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核。對于已支付的款項，必須有收款單位和收款人的收款證明。

第二十一條 財務(wù)部應(yīng)根據(jù)已經(jīng)簽批的資金付款申請進行付款。

第二十二條 財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。財務(wù)部對于應(yīng)付賬款，應(yīng)根據(jù)資金狀況、付款政策，審核采購部門的付款計劃后，辦理結(jié)算與支付。

第二十三條購進的各類物資、材料，原則上實行合同規(guī)定時間進行付款，嚴(yán)格控制提前付款。對確需提前付款的物資，由物資部門提出申請報告，財務(wù)部門嚴(yán)格審定供貨合同或有關(guān)憑證后，按照資金審批要求辦理手續(xù)后，方可辦理提前付款。

第二十四條采購人員根據(jù)采購計劃、供貨合同，以及物資驗收入庫單、發(fā)票等單據(jù)，填制“資金支付申請單”，即：供貨單位名稱、開戶行、賬號、采購

員、或“零星采購”、物資名稱、與發(fā)票相同的金額和稅款及合計，并經(jīng)部門負責(zé)人及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后向財務(wù)部辦理付款手續(xù)。

月結(jié)資金支付由財務(wù)部負責(zé)匯總制表，交相關(guān)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可支付款項。

第二十五條財務(wù)部對采購人員送來的單據(jù)審查無誤后，經(jīng)辦人在付款單上簽字，然后根據(jù)平衡后的資金狀況，嚴(yán)格按照合同約定付款條件項下后實行滾動付款”的原則采用匯款、承兌匯票等不同的支付形式進行資金結(jié)算。

第二十六條對手續(xù)齊備的購進材料（指已收到發(fā)票及已驗收入庫的物資），財務(wù)人員應(yīng)在當(dāng)月作應(yīng)付賬款掛賬處理，付款后直接沖減應(yīng)付賬款。

第二十七條 采購的各類物資必須取得國家規(guī)定的增值稅專用發(fā)票。對于確實不能開具增值稅專用發(fā)票的物資，在定價時要扣除稅點后定價。

第六章 物資入庫與檢驗流程

第二十八條采購的物資到達后，經(jīng)辦人員應(yīng)通知品技部進行檢驗。品保部根據(jù)材料質(zhì)保書或合格證等檢驗依據(jù)，在規(guī)定的期限內(nèi)完成。其檢驗期限由品技部門與采購部門協(xié)定。品技部檢驗樣品后，應(yīng)及時出具檢驗報告。

第二十九條采購人員在取得所采購物資的檢驗報告后，應(yīng)填制“物資驗收入庫單”，檢驗人員應(yīng)在“物資驗收入庫單”簽字確認(rèn)”，倉庫根據(jù)驗收入庫單辦理入庫或退貨手續(xù)。

一、如材料驗收不合格，檢驗人員必須在“材料判定書”上加蓋“材料驗收不合格專用章”作退貨和拒付貨款的依據(jù)。

二、各物資倉庫管理人員根“物資驗收入庫單”及材料驗收的檢驗報告，對物資進行過磅、點數(shù)。如有不符，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)人員落實原因。

第三十條各類物資在到達后，要檢驗合格，辦理完入庫手續(xù)后，按資金管理辦法要求進行付款。

付款期限的確認(rèn)：

1、合同要求；

2、按發(fā)票提交時間。月結(jié)廠家在材料入庫后按規(guī)定時間提交發(fā)票的則依據(jù)合同時間付款；超出提交發(fā)票時間的則以提交發(fā)票時間進行計算付款時間。

第三十一條為了保證會計核算質(zhì)量，要做到認(rèn)真復(fù)核外來原始憑證的真實性、完整性，及其價格、數(shù)量、金額與付款相符后及時報賬、記賬，確保采購物資的足額入庫，做到賬物相符。

第三十二條對帳：財務(wù)部負責(zé)與各供應(yīng)商核對核對往來帳，如有不符，及時查找原因并做出處理，保證雙方帳務(wù)一致。

第三十三條 采購部門應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨

物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定。采購部門負責(zé)及時收回退貨貨款。

第七章采購物資的管理及考核

第三十四條材料采購入庫后，各物資管理部門要保持材料、物資的完整性，收入、發(fā)出要有憑據(jù)，做到日清月結(jié)，做到賬、卡、物三者相符；月底進行盤點、清查，如有盈虧應(yīng)隨時報告。對盤盈、盤虧物資，物資主管部門應(yīng)寫明原因，分清責(zé)任，明確責(zé)任人后提出處理意見。

第三十五條年終如有材料物資發(fā)生盤盈、盤虧、毀損（報廢）等情況，須由物資主管部門填寫明細資料并交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門匯總后，向公司領(lǐng)導(dǎo)報批，根據(jù)核準(zhǔn)數(shù)作賬務(wù)處理。

第三十六條對毀損、報廢物資，應(yīng)由物資主管部門牽頭，列出相應(yīng)物資明細、數(shù)量、原因等報物資小組，物資小組織品保部、技術(shù)等相關(guān)部門進行技術(shù)鑒定，并出具書面鑒定及處理意見。

第三十七條財務(wù)部、配套部要對材料價格認(rèn)真審核，確保合同、發(fā)票、ERP系統(tǒng)三者相符，保證材料成本核算的準(zhǔn)確性。

第三十八條在物資采購支款、驗收、報銷業(yè)務(wù)中，對工作不認(rèn)真負責(zé)，不按規(guī)定的時間報賬，造成呆賬、死賬及因未主動自查造成未達賬的人員建議有關(guān)部門停發(fā)效益工資，在當(dāng)年內(nèi)賬目報清才予補發(fā)，跨年者不予補發(fā)。

第三十九條在物資采購、驗收、報銷業(yè)務(wù)中，工作極端不負責(zé)任，玩忽職守，給公司造成嚴(yán)重經(jīng)濟損失的，由當(dāng)事人負責(zé)賠償直接經(jīng)濟損失的1%-80%，并報請公司給予相應(yīng)行政處分。

第四十條在物資管理過程中，工作不負責(zé)任，造成物資毀損、遺失、偷盜、報廢及盤虧的，由物資管理部門分清責(zé)任，明確責(zé)任人，由當(dāng)事人賠償直接經(jīng)濟損失的50%-100%，并報請公司給予相應(yīng)的行政處分。

第八章 監(jiān)督檢查

第四十一條 公司財務(wù)部負責(zé)對各部門的采購與付款內(nèi)控管理工作定期或不定期地進行檢查。檢查人員將對各部門的采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否按規(guī)定效執(zhí)行。

第四十二條 采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

[一]采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

[二]采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點是大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。

[三]應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點是應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

[四]有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點是憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

第四十三條 對在實施過程、或者是在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，財務(wù)部及各部門應(yīng)當(dāng)采取措施，及時加以糾正和完善。

第四十四條

第四十五條

第九章 附則 本制度由財務(wù)部負責(zé)解釋。本制度自發(fā)布之日起施行。

第四篇：采購與付款管理制度

采購付款管理制度

第一部分

總 則

第一條

為了引導(dǎo)企業(yè)加強對采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，結(jié)合公司的實際情況并根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)范。

第二條 本規(guī)范所稱采購付款，主要是指企業(yè)外購商品并支付價款的行為。企業(yè)外購勞務(wù)并支付價款的控制，可以參照本規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行。

第二部分

采購審核與批準(zhǔn)

第三條 采購計劃范圍內(nèi)金額在×萬元以內(nèi)的采購項目合同，由財務(wù)部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。

采購計劃范圍內(nèi)金額在×萬元—××萬元的采購項目合同，須交財務(wù)部審核、財務(wù)總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同。

采購計劃范圍內(nèi)金額在××萬元以上的采購項目合同，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交采購部簽訂合同。

第三部分

付款結(jié)算控制

第四條

付款審核

財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和企業(yè)內(nèi)控規(guī)定中的貨幣資金相關(guān)管理規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)，并按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進行核算和報告。

第五條 應(yīng)付賬款在×萬元以內(nèi)的，由財務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在××-—-××萬元的，由總經(jīng)理審批。

預(yù)付款與定金在×萬元以內(nèi)的，財務(wù)部負責(zé)人審批即可，應(yīng)付賬款在××-—-××萬元的，報財務(wù)總監(jiān)審批，在××萬元以上的，由總裁審批。

審核無誤后交財務(wù)部應(yīng)收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商。

第六條 財會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核。

⒈真實性審核

應(yīng)付賬款會計應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。審核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的本質(zhì)等。

⒉完整性審核。

根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。

⒊合法性審核。

審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。

⒋合規(guī)性審核

審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。

⒌除對上述⒈⒉⒊⒋條審核外，還應(yīng)對原始憑證的正確性進行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額是否相符；審核物資采購是否按照經(jīng)批準(zhǔn)的物資采購計劃，合同或協(xié)議進行；審核入庫物資收料憑證，檢查是否有采購員、交料人、驗收人、收料人的簽章，內(nèi)容填制是否完整，并與采購計劃、合同或協(xié)議及原始憑證相核對；審核付款是否符合審批權(quán)限

會計人員對不符合規(guī)定的物資采購業(yè)務(wù)、不得辦理采購結(jié)算，并報告財會總監(jiān)。財會總監(jiān)對嚴(yán)重違反規(guī)定采購物資計劃的

應(yīng)當(dāng)及時向總經(jīng)理匯報

第七條 付款控制

在付款時，應(yīng)得到采購部經(jīng)理、驗收儲存、財務(wù)部門等部門負責(zé)人的相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn)。

⒉一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等）簽單批準(zhǔn)。訂單副本應(yīng)及時提交財務(wù)部門。

⒊ 收到貨物并驗收后，驗收員應(yīng)編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應(yīng)及時送交采購部和財務(wù)部。

⒋ 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認(rèn)貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務(wù)部。

⒌ 財務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復(fù)核，檢查其真實性、合法性、合規(guī)性和正確性。

⒍ 采購付款實行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限審批。

⒎ 已確認(rèn)的負債應(yīng)及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。

⒏ 財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。

⒐ 財務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。

第四部分 賬務(wù)處理

第八條 財務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照《會計核算規(guī)定》及時、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。

將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及其他各種財務(wù)所需要的單據(jù)等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。

每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細賬中。

第九條

對賬

財務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進行貨款結(jié)算的核對。

取得供應(yīng)商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。

第五部分

付賬控制中的現(xiàn)金使用

第十條

現(xiàn)金使用范圍。

1．向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。

2．結(jié)算起點以下的零星采購支出價款。

第十一條

現(xiàn)金使用方法。

1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務(wù)部提出申請。

2．財務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。

3．財務(wù)人員不得坐支現(xiàn)金，需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。

4．因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應(yīng)向開戶銀行提出書面申請，由企業(yè)財務(wù)部門負責(zé)人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。

第六部分

預(yù)付賬款的管理

第十二條

原則上不允許采用預(yù)付賬款的方式采購物資，但對于一些緊俏商品以及公司急需的材料必須采用預(yù)付賬款的形式采購的，需要由具有審批權(quán)限的主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

財務(wù)人員對預(yù)付款項要嚴(yán)格把關(guān)。并及時能做賬、入賬，將預(yù)付款項控制在安全合理的范圍內(nèi)。

第十三條

公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強預(yù)付賬款和定金的管理。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。對預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等進行綜合判斷；對有疑問的預(yù)付賬款及時采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險和形成損失的可能性。

財務(wù)部對采購計劃的預(yù)付款項，除總經(jīng)理特批外，控制在×%以內(nèi)。

第十四條 公司應(yīng)當(dāng)加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。

第七部分 應(yīng)付賬款管理制度

第十五條 應(yīng)付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務(wù)等而應(yīng)付給供應(yīng)商的款項。

第十六條 應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務(wù)部會計專門負責(zé)。

第十七條 付款日期、折扣條件等項規(guī)定管理應(yīng)付賬款，以保證采購付款內(nèi)部控制的有效實施。

第十八條 應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計量應(yīng)真實和可靠

應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應(yīng)商開具的發(fā)票、質(zhì)量管理部門的驗收證明、銀行轉(zhuǎn)來的結(jié)算憑證等。

應(yīng)付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。

第十九條

應(yīng)付賬款必須及時登記到應(yīng)付賬款賬簿

應(yīng)付賬款會計應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應(yīng)付賬款明細賬。

應(yīng)付賬款明細賬應(yīng)該分別按照供應(yīng)商進行明細核算，在此基礎(chǔ)上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。

第二十條 及時沖抵預(yù)付賬款

財務(wù)部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票以后，應(yīng)該及時沖抵預(yù)付賬款。

第二十一條 確認(rèn)、計量和記錄折扣

財務(wù)部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認(rèn)、計量和記錄，以確定實際支付的款項。

第二十二條 應(yīng)付賬款的授權(quán)支付

財務(wù)部接到已到期的應(yīng)付賬款應(yīng)及時支付，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理按權(quán)限審批后才能辦理結(jié)算與支付。

第二十三條 應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)

財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細分類賬按月結(jié)賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。

第二十四條 應(yīng)付賬款的檢查

財物部按月從供應(yīng)方取得對賬單、與應(yīng)付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，若有差異應(yīng)查明差異產(chǎn)生的原因。

如果追查結(jié)果表明有會計記錄錯誤，則應(yīng)及時與債權(quán)人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。

第二十五條 財務(wù)部相關(guān)負責(zé)人應(yīng)定期從供應(yīng)商處取得對賬單，并進行核對、調(diào)節(jié)工作。

第二十六條 同應(yīng)付賬款相關(guān)的應(yīng)付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財務(wù)部審核，由財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限批準(zhǔn)。

第二十七條 財務(wù)部設(shè)置應(yīng)付票據(jù)賬簿，并認(rèn)真做好應(yīng)付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。

第二十八條 財務(wù)部門應(yīng)付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。

第二十九條 財務(wù)部應(yīng)該定期核對應(yīng)付票據(jù)，并復(fù)核票據(jù)的利息核算。

第三十條 應(yīng)付票據(jù)要定期與訂貨單、驗收單、發(fā)票進行核對。

第三十一條 應(yīng)付票據(jù)要按照號碼順序及時進行保存。

第八部分

采購預(yù)算的管理

第三十二條 為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采購預(yù)算

第三十三條

采購預(yù)算管理的含義

采購預(yù)算是采購部門為配合企業(yè)銷售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于企業(yè)整體目標(biāo)的實現(xiàn)及其資源的合理配置。

預(yù)算管理就是指企業(yè)內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核來管理企業(yè)的經(jīng)濟活動，反映企業(yè)管理的成績，保證管理政策的落實和目標(biāo)的實現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。

采購預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的一個分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。

第三十四條

編制采購預(yù)算

編制采購預(yù)算是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)確定采購預(yù)算項目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序，將企業(yè)在未來一定時期內(nèi)應(yīng)達到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。

根據(jù)企業(yè)銷售計劃，由相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預(yù)算申請單，上交采購部，由采購部門匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，交財務(wù)部編制總的預(yù)算，上交總經(jīng)理審批。

第三十五條 執(zhí)行采購預(yù)算

1．將審批的各項采購預(yù)算指標(biāo)及時地下達給相關(guān)責(zé)任部門及人員。

2對預(yù)算執(zhí)行過程進行監(jiān)控。

第三十六條

分析和調(diào)整采購預(yù)算差異

1．在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計和財務(wù)部門核算的實際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進行比較，編制預(yù)決算分析報告。

2．如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。

第三十七條

采購預(yù)算資金控制

1．在采購預(yù)算資金控制中，必須對采購預(yù)算資金實行限額審批制度，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。

⒉對于預(yù)算內(nèi)的采購項目，請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。

⒊對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，財務(wù)部對需求部門提出的申請進行審核，最終由財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后才能給予辦理。

第九部分 采購中的退貨管理

第三十八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。

第三十九條 退貨款項回收。

1．采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應(yīng)商名稱以及貸款金額等。

2．采購部經(jīng)理審批借項憑單后，交財務(wù)部相關(guān)人員審核，由財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理按權(quán)限審批。

3．財務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。

第四十條 采購中的折扣事宜。

1．采購員因?qū)徹涃|(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出的折扣，需要同供應(yīng)商談判來最終確定。

2．折扣金額必須由財務(wù)部審核，財務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3．折扣金額審批后，采購部應(yīng)編制借項憑單。

第五篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

第一章

總則

第一條

為規(guī)范公司的采購與付款業(yè)務(wù)，加強內(nèi)部管理，防范經(jīng)營風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國會計法》、《內(nèi)部會計控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本公司采購與付款管理制度。

第二條

建立公司采購與付款管理制度應(yīng)達到以下基本目標(biāo)：

（一）建立健全相關(guān)的內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)，形成科學(xué)的決策機制、執(zhí)行機制和監(jiān)督機制，確保經(jīng)營管理目標(biāo)的實現(xiàn)；

（二）建立行之有效的風(fēng)險控制系統(tǒng)，強化風(fēng)險管理，確保各項業(yè)務(wù)活動的健康運行；

（三）堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種欺詐、舞弊行為，保護財產(chǎn)的安全完整；

（四）確保國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。

第二章 標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)程序

第一節(jié) 請 購

第一條 請購部門的劃分

各項材料的請購部門如下：

(一)常備材料：生產(chǎn)管理部門

(二)預(yù)備材料：物料管理部門

(三)非常備材料：

1.訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門

2.其他用料：使用部門或物料管理部門

第二條 請購單的開立、遞送

(一)請購經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項經(jīng)主管審核后依請購核決權(quán)限呈核并編號(依事業(yè)部別編訂)，“請購單(內(nèi)購)(外購)”送采購部門。

(二)需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)以請購單附表，一單多品方式，提出請購。

(三)緊急請購時，由請購部門于“請購單”“說明欄”注明原因，并加蓋“緊急采購”章。

(四)總務(wù)用品由行政管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請購。

第三條 免開請購單部分

(一)下列總務(wù)性物品免開請購單，并可以“總務(wù)用品申請單”委托行政部門辦理，但其核決權(quán)限為金額xxx以下（xxx元以上者仍需開請購單），其列舉如下：

1.賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。

2.招待用品：飲料、香煙等。

3.書報(含技術(shù)性書籍及定期刊物)、名片、文具等。

4.打字、刻印、報表等。

（二）金額為xxx元以下的零星采購免開請購單。

第四條 請購核決權(quán)限

(一)內(nèi)購：

1.原物料：

(1)請購金額預(yù)估在xx萬元以上者，由xx核決。

(2)請購金額預(yù)估在xx萬元至xx萬元者，由xx核決。

(3)請購金額預(yù)估在xx萬元以上者，由xx核決。

2.財產(chǎn)支出：

(1)請購金額預(yù)估在xx元以下者，由xx核決。

(2)請購金額預(yù)估在xx元至xx萬元者，由xx核決。

(3)請購金額預(yù)估在xx萬元以上者，由xx核決。

3.總務(wù)性用品：

(1)請購金額預(yù)估在xx元以下者，由xx核決。

(2)請購金額預(yù)估在xx元至xx萬元者，由xx核決。

(3)請購金額預(yù)估在xx萬元以上者，由xx核決。

附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的請購項目應(yīng)以“財產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。

(二)外購：

1.采購金額以CIF美元總價折合在×××元(含)以下者由xx核決。

2.采購金額以CIF美元總價折合超過×××元以上者由xx核決。

第五條 請購案件的撤銷

(一)請購案件的撤銷應(yīng)立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于“請購單(內(nèi)購)”或“請購單(外購)”加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。

(二)采購部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：

1.采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。

2.原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應(yīng)通知撤銷，并由物料管理部門據(jù)以將原請購單退回原請購部門。

3.原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門，由原請購部門提出相應(yīng)處理意見。

第二節(jié) 采購一般規(guī)定

第六條 采購部門的劃分

(一)內(nèi)購：由采購部負責(zé)辦理。

(二)外購：由采購部下單，進口部門負責(zé)辦理。

(三)磁業(yè)公司管理層對于重要材料的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價。專案用料，必要時由磁業(yè)公司管理層指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。

第七條 采購作業(yè)方式 除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列方式進行采購：

(一)集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，依據(jù)使用部門的使用計劃制訂和月度購買計劃并通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。同時采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，呈準(zhǔn)后通知各請購部門依需要提出請購。

(二)由采購部牽頭進行采購合同或是框架協(xié)議的談判與簽定，所有合同與框架協(xié)議必須報磁業(yè)公司管理層審批后才能簽定。

1．采購合同的談判應(yīng)該由至少兩個部門參加，除采購部外，物品使用部門和財務(wù)部都可以參與合同的談判，大額采購應(yīng)由三個部門同時參與談判。大額采購合同必須報法務(wù)部會簽同意。

2．大型設(shè)備的采購應(yīng)該堅持技術(shù)談判和商務(wù)談判分離的原則，由使用部門牽頭進行技術(shù)談判，采購部門牽頭進行商務(wù)談判，談判結(jié)果報磁業(yè)公司管理層決策。

3．采購部根據(jù)簽定的合同，要求供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量提供采購物品。第八條 采購作業(yè)處理期限 采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時，應(yīng)立即修正。

第九條 價格復(fù)核與市場行情資料提供

(一)采購部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。(二)采購部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。

第十條 質(zhì)量復(fù)核 檢驗部門與質(zhì)量部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以復(fù)核(如材料選用、質(zhì)量檢驗)等。

第三節(jié) 國內(nèi)采購作業(yè)處理 第十一條 詢價、比價、議價

(一)采購經(jīng)辦人員接獲“請購單(內(nèi)購)”后應(yīng)依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，如已與供應(yīng)商簽定框架協(xié)議的，按照框架協(xié)議辦理，如需詢價的，則需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價。(二)若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購?jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于“請購單”上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。

(三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量)，采購經(jīng)辦人員于議價后，應(yīng)于請購單“詢價記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核。

(四)對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。

(五)采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。

第十二條 呈核及核決

(一)采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于“請購單”詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核。

(二)采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時仍應(yīng)由原核決主管核決。

第十三條 訂購

(一)采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單”后應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話、傳真或合同確定交貨(到貨)日期，同時要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”。

(二)需與供應(yīng)廠商簽訂長期合同或框架協(xié)議者，采購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權(quán)限呈核后辦理。

(三)若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“訂購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。

(四)采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時，應(yīng)于“訂購單”加蓋“暫借款采購”章，以資識別。

第十四條 進度控制及事務(wù)聯(lián)系

(一)國內(nèi)采購部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購控制表”和“物料訂購跟催表”控制采購作業(yè)進度,同時通知倉庫收料日期以便辦理收料。(二)采購經(jīng)辦人員未能按既定進度完成作業(yè)時，應(yīng)編制進度異常反應(yīng)報告，并注明異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。

第十五條 退貨或退換

(一)內(nèi)購材料須予退貨或退換時，質(zhì)量部門應(yīng)適時提出折讓或退貨建議，交磁業(yè)公司管理層審核后交采購部門辦理。 第十六條 整理付款

(一)一般情況下的付款參照第三章“付款一般作業(yè)程序”進行。

(二)短交應(yīng)補足者，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進行整理付款，并參照第三章“付款一般作業(yè)程序”進行。

(三)超交應(yīng)經(jīng)主管核示始得依照實收數(shù)量參照第三章“付款一般作業(yè)程序”進行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。

第四節(jié) 境外采購作業(yè)處理(含進口事務(wù)、關(guān)務(wù))

第十七條 詢價、比價、議價

(一)采購經(jīng)辦人員接獲“請購單(內(nèi)購)”后應(yīng)依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，如已與供應(yīng)商簽定框架協(xié)議的，按照框架協(xié)議辦理，如需詢價的，以電話或傳真方式進行詢價作業(yè)，除因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應(yīng)于“請購單(外購)”注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價、比價或經(jīng)分析后議價。

第十八條 呈核及核決

(一)比價、議價完成后，采購部門應(yīng)填制“訂購單(外購)”，擬訂“訂購廠商”“預(yù)定裝船日期”等，連同廠商報價資料，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)依采購核決權(quán)限核決。

(二)采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時仍應(yīng)由原核決主管核決。

第十九條 訂購與合同

(一)“訂購單(外購)”經(jīng)核決送回采購部門后，即向廠商訂購并將相關(guān)材料遞交進口部門辦理各項手續(xù)，遞交財務(wù)中心辦理信用證。

(二)需與供應(yīng)廠商簽訂長期合同者，采購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權(quán)限呈核后辦理。

第二十條 進度控制及異常處理

(一)采購部門應(yīng)以“訂購單(外購)”及“采購控制表”和“物料訂購跟催表”控制外購作業(yè)進度。

(二)采購部門于每一作業(yè)進度延遲時，應(yīng)主動編制進度異常反應(yīng)報告記明異常原因及處理對策，據(jù)此修訂進度并通知請購部門。

(三)采購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時，應(yīng)主動與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并制進度異常反應(yīng)報告記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。

第二十一條 采購部門應(yīng)準(zhǔn)備全部文件送進口部門向政府機關(guān)申請核準(zhǔn)進口。外購材料訂購后，采購部門應(yīng)即準(zhǔn)備“訂購單(外購)”及有關(guān)申請文件，以“申請外匯處理報告”(需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時，加填“緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單”)送進口部門辦理簽證。進口部門應(yīng)依預(yù)定日期向政府相關(guān)部門辦理簽證，并于“進口許可證”核準(zhǔn)時通知采購部門。

第二十二條 進口保險

(一)FOB、FAS、C＆F條件的進口案件，進口部門應(yīng)依“訂購單(外購)”采購部門指示的保險范圍辦理進口保險。

(二)進口部門應(yīng)將承保公司指定的公證行在“訂購單(外購)”上標(biāo)示，以便貨品進口必須公證時，進口部門憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。

第二十三條 進口船務(wù)

(一)FOB、FAS的進口案件，進口部門(船務(wù)經(jīng)辦人員)于接獲“訂購單(外購)”時，應(yīng)視其“裝運口岸”及“裝船期限”并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船只裝運。

(二)進口部門(船務(wù)經(jīng)辦人員)應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進口結(jié)匯經(jīng)辦人員，于“開發(fā)信用證申請報告”列明，作為信用證條款，向發(fā)貨人指示裝船。

(三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，采購部門應(yīng)于“訂購單(外購)”上注明，避免在信用證上指定船公司而改由委托發(fā)貨人代為安排裝船。

第二十四條 進口部門應(yīng)依“訂購單(外購)”標(biāo)示的“開發(fā)信用證日期”辦理結(jié)匯，并于信用證(L／C)開出后以“開發(fā)L／C快報”通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商。 第二十五條 免稅申請進口的貨品可申請免稅者，進口部門應(yīng)于“進口許可證”核準(zhǔn)后，準(zhǔn)備必需文件，向稅務(wù)局申請，經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請免稅。

第二十六條 進口許可證、信用證的修改 供應(yīng)商要求本公司修改“進口許可證”或“信用證”時，采購部門應(yīng)開立“信用證、進口許可證修改申請報告”經(jīng)呈核后，準(zhǔn)備修改申請文件送進口部門辦理。

第二十七條 裝船通知及提貨文件的提供

(一)采購部門接到供應(yīng)商通知有關(guān)船名及裝船日期時，應(yīng)立即填制“裝船通知單”分別通知進口部門、請購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。

(二)進口部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時，應(yīng)準(zhǔn)備“進口許可證”及有關(guān)文件，辦理報關(guān)提貨。

第二十八條 進口報關(guān)

(一)進口部門收到“訂購單(外購)”及報關(guān)文件時，應(yīng)視買賣、保險及稅率等條件填制“進口報關(guān)處理單”連同報關(guān)文件，委托報關(guān)行辦理報關(guān)手續(xù)，同時通知倉庫收料日期以便辦理收料。

(二)不結(jié)匯進口物品，進口部門應(yīng)于接獲到貨通知時，查明品名、數(shù)量等資料，并會采購部門確認(rèn)需要提貨者再行辦理報關(guān)提貨。

(三)關(guān)稅繳納前進口部門應(yīng)確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。(四)海關(guān)估稅的稅率如與進口部門估列者不符時，進口部門應(yīng)立即通知采購部門提供有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議，申請復(fù)查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進口部門應(yīng)于“進口報關(guān)追蹤表”記錄，以便督促銷案。

(五)船邊提貨的進口材料，進口部門應(yīng)于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù)，以便船只抵港時，即時辦理提貨。

第二十九條 報關(guān)進度控制 進口部門應(yīng)分報關(guān)、驗關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以“進口報關(guān)追蹤表”控制通關(guān)進度。

第三十條 公證

(一)各事業(yè)部應(yīng)依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目(如外購散裝材料)，通知進口部門于材料進港時，會同公證行前往公證。

(二)外購材料于驗關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者，進口部門應(yīng)于接獲報關(guān)行或材料庫通知時，聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。

(三)進口貨品辦理公證時，進口部門應(yīng)于公證后配合索賠經(jīng)辦時效，索取公證報告分送有關(guān)部門。

第三十一條 索賠

(一)采購部門接到收貨異常報告(“材料檢驗報告表”或“公證報告”等)時，應(yīng)立即填制“損失索賠通知書”連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理。

(二)以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口部門辦理索賠；以供應(yīng)廠商為索賠對象時，由采購部門辦理索賠。

(三)索賠案件辦妥后，“損失索賠通知書”應(yīng)依原采購核決權(quán)限呈核后歸檔。

第三十二條 退貨或退換

(一)外購材料須予退貨或退換時，質(zhì)量部門應(yīng)適時提出折讓或退貨建議，交磁業(yè)公司管理層審核后交采購部門辦理，采購部門應(yīng)適時通知進口部門依政府規(guī)定期限向海關(guān)申請。

(二)復(fù)運出口、進口的有關(guān)事務(wù)，采購部門應(yīng)負責(zé)辦理，其出口進口簽證、船務(wù)、保險報關(guān)等事務(wù)則委托進口部門配合辦理。

(三)退換的材料進口時依本節(jié)有關(guān)規(guī)則辦理。

第三章 付款一般作業(yè)程序

第三十三條 發(fā)票管理

(一)倉儲部門于辦理收料手續(xù)完妥并經(jīng)檢驗部門檢驗合格后，應(yīng)將各項單據(jù)轉(zhuǎn)送采購部門。

（二）采購部門每月定期發(fā)出發(fā)票申請單至供貨商處要發(fā)票

(三)采購部門收到倉儲部門轉(zhuǎn)來之單據(jù)，批上采購材料單價，經(jīng)主管簽核后會同發(fā)票轉(zhuǎn)磁業(yè)公司財務(wù)部審核價格，磁業(yè)公司財務(wù)部審核價格后遞交財務(wù)中心審核入賬。

第三十四條 應(yīng)付款入帳

(一)財務(wù)中心根據(jù)采購部提供的發(fā)票每月制作應(yīng)付款分析表和應(yīng)付款清單，經(jīng)財務(wù)中心會計部主管審批后依應(yīng)付款清單控制付款。

第三十五條 請款

(一)采購部門填制付款申請單，報財務(wù)中心資金管理部審批（或財務(wù)中心提供額度建議），財務(wù)中心資金管理部提交磁業(yè)公司管理層審批。

第三十六條 記帳

(一)請款條件審批通過后，財務(wù)中心開立“應(yīng)付憑單”，記入賬冊。(二)財務(wù)中心于每月固定日期整理“應(yīng)付憑單”交由出納單位開出支票。第三十七條 開立支票

(一)出納單位收到應(yīng)付憑單后，應(yīng)注意其支付程序是否已齊備。(二)支票送蓋印鑒時，應(yīng)在應(yīng)付憑單注明銀行賬號、支票號碼及日期。(三)支票之到期日應(yīng)與付款條件相符。第三十八條 蓋印

(一)將填妥支票送印鑒保管人員審核、蓋章、簽字。(二)印鑒保管人員須先審核各項憑證是否齊全，始可蓋章、簽字。第三十八條 領(lǐng)款 付款之時間，出納單位可視作業(yè)狀況而排定之，其方式為定期（如每個月之5、20日等）或隨時

第四章 附則

第三十九條 本制度呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施，增設(shè)修訂亦同。第四十條 本規(guī)定自2006年1月1日起執(zhí)行。