第一篇：公文辦理與檔案管理培訓(xùn)講義(20171015)

公文辦理與檔案管理培訓(xùn)講義

第一部分 公文辦理

1、公文的涵義。

公文是公務(wù)文書(shū)，或稱公務(wù)文件的簡(jiǎn)稱，是法定機(jī)關(guān)與社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)、實(shí)施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書(shū)面文字材料，是傳達(dá)和貫徹方針和政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布臵和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

2、公文處理程序

公文的處理程序一般包括：①收文；②分辦、批辦；③催辦；④擬稿；⑤審核、簽發(fā)；⑥編號(hào)、印發(fā)；⑦立卷（歸檔）；⑧銷毀。與寫(xiě)作有直接關(guān)系的是擬稿。

3、公文的主要特點(diǎn)

（1）法定性；（2）政策性；（3）實(shí)用性；（4）時(shí)效性；（5）規(guī)范性。

4、公文的功能

（1）決策作用；（2）強(qiáng)制執(zhí)行和處理的作用；（3）依據(jù)和憑證作用；（4）工作聯(lián)系與溝通作用；（5）宣傳與教育作用。

5、教會(huì)常用公文文種

（1）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)教會(huì)及人員，變更或者撤銷下級(jí)教會(huì)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)等。

（2）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)教會(huì)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)兩會(huì)（單位）和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級(jí)教會(huì)辦理和需要有關(guān)教會(huì)周知 1 或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。

（3）報(bào)告：適用于向上級(jí)兩會(huì)（單位）匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

（4）請(qǐng)示(申請(qǐng))：適用于向上級(jí)兩會(huì)（單位）請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（5）批復(fù)：批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)教會(huì)請(qǐng)示事項(xiàng)的公文。（6）函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文。

（7）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

6、公文的表達(dá)方式：敘述、說(shuō)明

7、公文寫(xiě)作的基本要求

語(yǔ)言要求：規(guī)范、準(zhǔn)確、科學(xué)、簡(jiǎn)練、得體

領(lǐng)導(dǎo)意圖：領(lǐng)導(dǎo)在布臵工作、下達(dá)任務(wù)、發(fā)出指令時(shí)的本意及其希望達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)或目標(biāo)。

8、公文常見(jiàn)結(jié)構(gòu)：開(kāi)頭與結(jié)尾、層次與段落、過(guò)渡與照應(yīng)。

9、常見(jiàn)公文寫(xiě)作特點(diǎn)和方法

10、公文擬寫(xiě)的一般格式

（1）秘密等級(jí)（密級(jí)）；（2）緊急程度；（3）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)；（4）發(fā)文字號(hào)；（5）簽發(fā)人；（6）公文標(biāo)題；（7）主送單位；（8）公文正文；（9）附件說(shuō)明；（10）發(fā)文單位署名；（11）成文日期；（12）用?。T年壓月）；（13）主題詞；（14）抄送單位；（15）印制單位與日期。

正式公文用紙采用A4210mm×297mm(寬×長(zhǎng))。一般使用60g/m2-80g/m2膠版紙。左側(cè)裝訂。文字一律從左向右橫排。公文用紙開(kāi)頭（上白邊）為：37mm ±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm 2 ± 1mm，版心尺寸為：156mm×225mm。

公文的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。公文份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。秘密等級(jí)用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)標(biāo)第1行，緊急程度標(biāo)第2行。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成，對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm，即發(fā)文機(jī)關(guān)位臵應(yīng)自上頁(yè)邊起留出天頭62mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm，即發(fā)文機(jī)關(guān)位臵應(yīng)自上頁(yè)邊起留出天頭117mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)使用小標(biāo)宋體字，紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定。但一般應(yīng)小于22mm×15mm（高×寬）。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字臵于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。

公文標(biāo)題，紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。正式的公文標(biāo)題一般由三部分組成：制發(fā)機(jī)關(guān)、公文內(nèi)容、文種。如《屏南縣基督教兩會(huì)關(guān)于同意舉辦培靈會(huì)的批復(fù)》。“屏南縣基督教兩會(huì)”是制發(fā)單位，“同意舉辦培靈會(huì)”是公文內(nèi)容，“批復(fù)”是文種。公文標(biāo)題中一般一加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但標(biāo)題中的法規(guī)、規(guī)章名稱要加書(shū)名號(hào)。

正文用3號(hào)仿宋字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體或黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

主題詞。主題詞是由對(duì)這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進(jìn)行檢索。上報(bào)的公文，應(yīng)標(biāo)注上級(jí)機(jī)關(guān)公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。

一件公文的主題詞至少用兩個(gè)，一般不超過(guò)七個(gè)。主題詞標(biāo)在文件的抄送欄上，用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。

在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式（文種）的詞。如《寧德市人民政府關(guān)于落實(shí)消防安全責(zé)任制的意見(jiàn)》，先標(biāo)類別詞“公安”，再標(biāo)類屬詞“消防”、“責(zé)任制”，最后標(biāo)上“意見(jiàn)”。例如，《中共福建省委關(guān)于進(jìn)一步學(xué)習(xí)與貫徹實(shí)施<中華人民共和國(guó)憲法>的意見(jiàn)》這一公文，主題詞就有“宣傳工作”、“憲法”、“學(xué)習(xí)”、“意見(jiàn)”四個(gè)。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無(wú)誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標(biāo)題混同。

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一 4 個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。抄送單位名稱應(yīng)寫(xiě)在“主題詞”后公文尾部的兩條等長(zhǎng)平行細(xì)實(shí)線內(nèi)。

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位臵；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)?！坝“l(fā)單位”和“印發(fā)時(shí)間”，放在抄送單位細(xì)實(shí)線下。

11、公文寫(xiě)作常見(jiàn)問(wèn)題解析

標(biāo)題使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：如關(guān)于稅、費(fèi)問(wèn)題的請(qǐng)示。2001年1月1日施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”。

結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂：經(jīng)常直接用“1.”、“2.”…..；正確的結(jié)構(gòu)層次應(yīng)為“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”等；

生造文種：如把“批復(fù)”改成“批示”，把“請(qǐng)示”改成“申請(qǐng)”，如《××同志在員工大會(huì)上的講話》，《關(guān)于加強(qiáng)思想政治工作的措施》等；

數(shù)字使用不當(dāng)：

（1）該用漢字表示的錯(cuò)用阿拉伯?dāng)?shù)字：

成文日期：2004年7月5日（二○○四年七月五日）； 定型的詞組：如第3（三）季度，星期

5（五）；

鄰近數(shù)字并列表示概要：如4、5（四五）點(diǎn)鐘，今年7、8（七八）月份。

（2）該用阿拉伯?dāng)?shù)字的錯(cuò)用漢字

世紀(jì)、年代、年、月、日等：二十世紀(jì)九十年代（20世紀(jì)90 5 年代），二○○四年七月五日（2004年7月5日），2003年五月（2003年5月），下午三時(shí)三十分（下午3時(shí)30分）；

正負(fù)整數(shù)、分?jǐn)?shù)、小數(shù)、百分比、比例等：如十八個(gè)月（18個(gè)月）、二十四小時(shí)（24小時(shí)）、三分之一（1/3）、一千二百元（1200元）、四比一（4：1）、2萬(wàn)3千（2.3萬(wàn)）。

12、公文辦理

（1）發(fā)文辦理： 發(fā)文辦理是指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核（核稿）、會(huì)稿、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

（2）收文辦理：收文辦理是指對(duì)收到的公文的辦理過(guò)程，包簽收、登記、分送(先送主要領(lǐng)導(dǎo))、傳閱、審核（對(duì)收到的需要辦理的公文進(jìn)行審查核實(shí)）、擬辦（文秘人員）、批辦（領(lǐng)導(dǎo)）、承辦、催辦、注辦等程序。

13、公文管理

（1）公文管理原則：統(tǒng)一管理；保守秘密；便于保存和利用；注意書(shū)寫(xiě)材料。

（2）收文辦理的文件保管：注意公文報(bào)送份數(shù)；密切跟蹤公文去向；保管領(lǐng)導(dǎo)批示原件；妥善存放、適時(shí)歸檔。

（3）發(fā)文辦理的文件保管：底稿的保存；會(huì)簽意見(jiàn)的保存；簽發(fā)及審簽意見(jiàn)的保存；聯(lián)合發(fā)文的文稿保存（文稿原件應(yīng)保存在主辦機(jī)關(guān)，會(huì)辦單位保存復(fù)印件）；送印文稿的管理；文稿與印成件一并保存。

（4）公文的日常管理：公文翻（復(fù)）?。ㄒ?jīng)單位負(fù)責(zé)人或文秘部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并做好登記）；公文傳遞；公文清退；公文用?。ü?6 文用印需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。公文用印須與公文首頁(yè)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)一致）；公文銷毀與移交。

第二部分 檔案管理

1、檔案涵義：（1）涵義：檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（2）檔案的來(lái)源：過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人;檔案又來(lái)源于形成者自身的實(shí)踐活動(dòng)；（3）檔案的形成條件：是由文件材料有條件轉(zhuǎn)化來(lái)的；（4）檔案的形式是多樣的（5）檔案是原始的歷史記錄。

2、檔案種類

3、檔案工作

4、教會(huì)檔案工作

（1）涵義：教會(huì)檔案工作就是管理教會(huì)檔案和教會(huì)檔案事業(yè)的工作。

（2）機(jī)構(gòu)的設(shè)臵和人員的配備

①教會(huì)要設(shè)臵檔案室，以對(duì)本教會(huì)不同門(mén)類、不同載體的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

②有條件要配備專職檔案人員

（3）教會(huì)檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度的內(nèi)容(供參考)：①歸檔制度：包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。②檔案利用制度：包括檔案利用的范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。③檔案人員崗位責(zé)任制：包括檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施。檔案人員崗位責(zé)任制要對(duì)崗不對(duì)人，即檔案人員在這個(gè)崗位上做到什么，人員多少不同，7 職責(zé)分工不同。④檔案保管制度：包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。⑤檔案保密制度：包括檔案保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求。⑥檔案管理辦法：包括檔案工作的體制、機(jī)構(gòu)、人員配臵及檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交等內(nèi)容?？梢灾贫ǔ梢粋€(gè)各種門(mén)類及載體檔案的管理辦法，也可以各種門(mén)類及載體檔案的管理辦法分別制定。

（4）檔案保管的基本物質(zhì)條件

兩個(gè)方面：一是有適宜保存檔案的庫(kù)房；庫(kù)房的選擇：①承重負(fù)荷要符合要求，地面、墻壁要堅(jiān)固、平整、光滑；②庫(kù)房的門(mén)窗要小、少，密封要好；③庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離火源。庫(kù)房中的電器、照明導(dǎo)線應(yīng)采用芯導(dǎo)線，并用鐵管保護(hù)暗敷。庫(kù)房不要靠近鍋爐房；④不能選擇在水房旁，也不能選在無(wú)地下室或防潮結(jié)構(gòu)不好的底層，更不能選在地下室。隨著照片、錄音、錄像、磁盤(pán)、光盤(pán)等特殊載體檔案數(shù)量的增加，有條件的教會(huì)檔案室還應(yīng)設(shè)立專門(mén)存放的庫(kù)房。無(wú)專門(mén)庫(kù)房也可在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)臵防磁柜，把磁性聲像檔案放入其中減少外界磁場(chǎng)對(duì)它的影響；⑤庫(kù)內(nèi)照明使用白熾燈，不用日光燈；⑥要做好庫(kù)房清潔衛(wèi)生工作；⑦放臵防蟲(chóng)、鼠藥劑；⑧要配備測(cè)量溫濕度的儀表，自動(dòng)記錄更好，人工記錄的要按時(shí)登記。

二是檔案保管所必須的設(shè)施設(shè)備：①檔案裝具（五節(jié)柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去濕、空氣調(diào)節(jié)和空氣處理設(shè)備、吸塵器、防火裝臵（含防火報(bào)警器和滅火裝臵）、檔案庫(kù)房門(mén)窗上要安裝防盜門(mén)和防護(hù)欄、計(jì)算機(jī)、錄音機(jī)、掃描儀、光盤(pán)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)施設(shè)備。②庫(kù)房中的檔案柜、架應(yīng)排列一致，如有大小樣式不一的柜架，應(yīng)分開(kāi)排列，盡量做到整齊、美觀、一致。裝具的排放，8 既要充分利用空間，又不能太擁擠，主要通道寬度不應(yīng)少于1米；裝具與裝具之間的間距為80厘米左右；有窗的庫(kù)房，裝具應(yīng)與窗垂直排放，以便通風(fēng)和防止陽(yáng)光直射；柜架不應(yīng)緊靠墻壁，柜架與墻之間的距離在10厘米以上，以防潮濕。③所有裝具應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)。在一間庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案裝具的編號(hào)順序是：自門(mén)口起，從左向右，回行時(shí)從右至左編順序號(hào)，一套檔案箱的上下也要編號(hào)，其方法是從上而下逐個(gè)編號(hào)。

5、文件材料的歸檔

（1）涵義：文件材料的歸檔，就是將具有保存價(jià)值的文件材料移交檔案機(jī)構(gòu)（室）保存。

（2）文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表（見(jiàn)文件）（3）歸檔的要求：①歸檔份數(shù)：各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的可以適當(dāng)增加歸檔份數(shù)，如基建檔案，為滿足日常需要，向有關(guān)單位、專業(yè)檔案館報(bào)送的需要，歸檔可適當(dāng)多幾份。新型文件材料的歸檔份數(shù)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如磁性載體文件歸檔一式兩份，電子文件歸檔一式三份。②歸檔的質(zhì)量要求：i.歸檔的文件材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)必須齊全、完整、保證內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、原始性、真實(shí)性，能正確反映本單位各項(xiàng)活動(dòng)的基本面貌和歷史過(guò)程。ii.歸檔文件材料要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)分類，整理編目，以件或立成案卷均可，質(zhì)量要符合規(guī)范要求。Iii.歸檔的文件材料應(yīng)符合形成過(guò)程中的質(zhì)量要求，以利長(zhǎng)久保存。③歸檔的時(shí)間：?jiǎn)挝晃臅?shū)在形成的第2年6月底前歸檔，科技檔案在任務(wù)完成或告一段落后歸檔。會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后暫由會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年，期滿后歸 9 檔，照片檔案沖洗加工后及時(shí)歸檔或隨其他載體檔案一起歸檔，磁性載體文件待項(xiàng)目結(jié)束后轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式及時(shí)歸檔。④歸檔（接收）手續(xù)：i.編制歸檔文件材料案卷目錄或移交清單，一式兩份，移交時(shí)按目錄或移交清單點(diǎn)交清楚，交接雙方簽字后各留一份，以便查考。ii.歸檔材料中若遇有關(guān)問(wèn)題需要說(shuō)明時(shí)，可附說(shuō)明材料，以備日后查閱。Iii.在檔案工作與文書(shū)處理工作由一人兼管的單位，雖不存在辦理歸檔手續(xù)的問(wèn)題，但在檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，需參照上述辦法辦理交接手續(xù)。

6、歸檔文件的整理

（1）裝訂；（2）分類；（3）排列；（4）編制檔號(hào)；（5）編制目錄；(6)裝盒；(7)備考表

7、教會(huì)檔案管理（供參考）

（1）歸檔范圍：①重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。②上級(jí)教會(huì)發(fā)來(lái)的與本教會(huì)有關(guān)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。③本教會(huì)對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。④本教會(huì)的請(qǐng)示與上級(jí)教會(huì)的批復(fù)。⑤本教會(huì)反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。⑥本教會(huì)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。⑦信徒信訪工作材料。⑧本教會(huì)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。⑨本教會(huì)教牧人員任免的文件材料以及關(guān)于教牧人員獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。⑩本教會(huì)教職人員勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。⑾本教會(huì)的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

（2）平時(shí)歸卷：①各教會(huì)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完 10 畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。②各教會(huì)應(yīng)根據(jù)本教會(huì)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年事工任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。③公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交專(兼)職文書(shū)歸卷。④專(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。

（3）立卷(案卷質(zhì)量要求)：①歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。②不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。③卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。④卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。⑤

5、永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。⑥有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)臵卷尾。⑦案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。⑧案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破 11 壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)、或釘不銹鋼釘?shù)姆椒ㄑb訂。⑨案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，臵于檔案柜內(nèi)保存。

第二篇：檔案管理培訓(xùn)講義

檔案管理培訓(xùn)講義

培訓(xùn)目的：

通過(guò)培訓(xùn)，提升各單位檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和檔案處理工作效率，規(guī)范各級(jí)檔案管理流程，為公司建立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理體系夯實(shí)基礎(chǔ)。培訓(xùn)要點(diǎn)：

一、檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)

二、公司檔案管理的內(nèi)容及要求

一、檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)

1、什么是檔案？

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

2、什么是檔案工作？

管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。

3、什么是檔案統(tǒng)計(jì)？

對(duì)反映和說(shuō)明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動(dòng)。

4、什么是歸檔？

辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。

5、什么是案卷？

由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

6、什么是檔案整理？

按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。

7、什么是檔案立卷？

將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。

8、什么是檔案實(shí)體分類？

根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

9、什么是檔號(hào)？

以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

10、什么是文件？

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。

11、什么是文本？

同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

12、什么是歸檔文件？

在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

13、什么是歸檔文件管理？

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

14、什么是全宗號(hào)？

全宗號(hào)是指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

15、什么是全宗指南？

介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書(shū)。

16、什么是專題指南？

介紹和報(bào)道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

17、什么是檢索工具？

檢索工具是用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

18、什么是索引？

索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。

19、什么是編目？

按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過(guò)程。

20、什么是案卷目錄？

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。

21、什么是全引目錄？

全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

22、什么是分類目錄？

分類目錄是依所分類表按照分類標(biāo)識(shí)以一定次序編排 3 而成的一種檔案目錄。

二、公司檔案管理的內(nèi)容及要求

1.檔案管理的范圍

本公司所有需要?dú)w檔的文件資料，包括：公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的行政事務(wù)、黨群工作、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。

2.檔案的管理部門(mén)

公司各職能部室為檔案管理的職能部門(mén)，按業(yè)務(wù)范圍負(fù)責(zé)公司檔案的管理工作。對(duì)公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門(mén)留存復(fù)印件。接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

3.檔案的分類

根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為九大類：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）財(cái)會(huì)檔案、（D）生產(chǎn)經(jīng) 4 營(yíng)管理、（E）技術(shù)質(zhì)量安全管理、（F）外來(lái)文件、（G）聲像檔案、（H）實(shí)物檔案、（I）其他檔案。

財(cái)會(huì)檔案是公司財(cái)務(wù)工作過(guò)程中形成的憑證、帳簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。實(shí)物檔案是公司各類活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈(zèng)品、證書(shū)、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物。以上九類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類進(jìn)行管理。

4.歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說(shuō)明。

4.3存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。

4.4檔案名稱的填寫(xiě)要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列，按順序編號(hào)，填寫(xiě)“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫(xiě)清楚（一律使用黑色中性筆填寫(xiě)），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

4.5檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在 5 前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

4.6文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

4.7歸檔時(shí)間：部門(mén)或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）應(yīng)將立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門(mén)移交歸檔。

5.檔案的查閱和借閱

5.1查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，寫(xiě)明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。

5.2查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫(xiě)檔案資料復(fù)制申請(qǐng)單，經(jīng)所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)后方可復(fù)制。

5.3原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門(mén)出具借閱申請(qǐng)并由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級(jí)要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找；

5.3.2按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；

5.3.3要愛(ài)護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人；

5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)；

5.3.5借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；

5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任；

5.3.7調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

6.檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對(duì)簽收。

7.檔案的保管

要 做 好 檔 案 的 防 火、防 蟲(chóng)、防 盜、防 塵、防 陽(yáng) 光 直 射“五 防”工 作。檔案 柜 所 在 辦 公 室 嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制；對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類分別保管。檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門(mén)除外，其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。

8.檔案的銷毀

公司對(duì)各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀

9.責(zé)任

有下列行為者，將 根 據(jù) 公 司 有 關(guān) 規(guī) 定 和 國(guó) 家 法 規(guī)，給 予責(zé) 任 行為人行政、經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，給予解聘直至追究法律責(zé)任。

9.1擅自涂改檔案。

9.2未按規(guī)定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。9.3未按規(guī)定向他人提供檔案。9.4造成檔案遺漏、損毀、丟失的。

第三篇：公文寫(xiě)作培訓(xùn)講義

公文寫(xiě)作培訓(xùn)講義

前言

公文是法定機(jī)關(guān)與共青團(tuán)組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式、經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的書(shū)面材料，又稱公務(wù)文書(shū)或者公務(wù)文件。無(wú)論從事專業(yè)工作，還是從事行政事務(wù)，都要學(xué)會(huì)通過(guò)公文來(lái)傳達(dá)政令政策、處理公務(wù)，以保證協(xié)調(diào)各種關(guān)系，決定事務(wù)，使工作正確、高效地進(jìn)行。按照我們社團(tuán)聯(lián)合會(huì)干部日常事務(wù)的實(shí)際需要，我將簡(jiǎn)單介紹一下公文的語(yǔ)言特點(diǎn)，公文的種類以及重點(diǎn)介紹工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)策劃書(shū)、活動(dòng)執(zhí)行書(shū)、會(huì)議記錄等實(shí)用文書(shū)的寫(xiě)作技巧。最后如果時(shí)間允許，將簡(jiǎn)單說(shuō)說(shuō)邀請(qǐng)函、賀信、證明信等的寫(xiě)作。

一、公文的語(yǔ)言特點(diǎn)

團(tuán)組織公文語(yǔ)言受限于組織公文的性質(zhì)、內(nèi)容、功能，因而具有獨(dú)特的語(yǔ)體風(fēng)格和表達(dá)方式，基本要求如下：

1、真實(shí)準(zhǔn)確

公文的準(zhǔn)確真實(shí)性是指公文語(yǔ)言要恰如其分地表達(dá)思想內(nèi)容，正確記載和傳遞信息，應(yīng)該做到概念明確，判斷推理正確，符合語(yǔ)法修辭規(guī)范。重要是要認(rèn)真斟酌詞句，避免產(chǎn)生歧義；應(yīng)措辭得當(dāng)，防止褒貶適當(dāng)。

2、嚴(yán)謹(jǐn)莊重

公文的嚴(yán)謹(jǐn)莊重除了要求我們不能有錯(cuò)別字，還要求我們使用規(guī)范化的書(shū)面語(yǔ)言，不要使用生僻詞，要使用公文專業(yè)詞語(yǔ)，不宜運(yùn)用文學(xué)性語(yǔ)言。

3、簡(jiǎn)潔平實(shí)

公文語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔樸實(shí)，平實(shí)易懂，簡(jiǎn)明扼要，切忌冗長(zhǎng)繁雜，語(yǔ)言平實(shí)自 然，切忌堆砌華麗辭藻及濫用辭格。

二、公文的種類

公文寫(xiě)作按其用途可分為四大類，第一類：公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作，如決定、決議、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)和函；第二類：事務(wù)文書(shū)寫(xiě)作，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作規(guī)劃、活動(dòng)執(zhí)行書(shū)、調(diào)研報(bào)告等；第三類：專用書(shū)信寫(xiě)作，如表?yè)P(yáng)信、感謝信、證明信、賀信、慰問(wèn)信等；第四類：其他常用文書(shū)寫(xiě)作，如開(kāi)幕詞、閉幕詞、邀請(qǐng)函等。

三、社聯(lián)常用文書(shū)寫(xiě)作技巧

（一）、工作計(jì)劃

工作計(jì)劃是指為了實(shí)現(xiàn)一定時(shí)期的目標(biāo)而制定出總體和階段的任務(wù)及其實(shí)施方法、步驟、和措施的事務(wù)性公文。工作計(jì)劃具有預(yù)見(jiàn)性、指導(dǎo)性、可行性、．．．．．．．．．．．．可變性。工作計(jì)劃的寫(xiě)作一般分為標(biāo)題、正文、落款三部分。．．．

1、標(biāo)題

標(biāo)題是工作計(jì)劃的名稱，一般包括單位名稱、時(shí)間、事由和文種等要素，不同要素組合構(gòu)成了不同的標(biāo)題。常見(jiàn)的標(biāo)題形式有三種：

（1）時(shí)間+單位名稱+事由+文種。如《2011年學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì)干部培訓(xùn)工作計(jì)劃》。

（2）時(shí)間+事由+文種。如《2011年社團(tuán)文化節(jié)計(jì)劃》。（3）時(shí)間+文種。如《2010年工作計(jì)劃》。

2、正文

（1）正文是一份計(jì)劃的核心部分，它一般包括前言、主體和結(jié)尾三個(gè)部分。前言是計(jì)劃的綱領(lǐng)性內(nèi)容，主要是用來(lái)說(shuō)明制定計(jì)劃的指導(dǎo)思想、依據(jù)等內(nèi)容，也就是說(shuō)明為什么要制定計(jì)劃、根據(jù)什么制定計(jì)劃等，為制訂計(jì)劃提供前提和基礎(chǔ)。

（2）主體部分是計(jì)劃的基本內(nèi)容。它包括任務(wù)目標(biāo)、辦法措施和步驟三個(gè)要素。

任務(wù)目標(biāo)是指完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的具體目標(biāo)，即“做什么”，是計(jì)劃的核心內(nèi)容，應(yīng)分清任務(wù)的主次和目標(biāo)的遠(yuǎn)近，確定任務(wù)的數(shù)量及要達(dá)到的目標(biāo)。

辦法措施是指為完成任務(wù)和達(dá)到目標(biāo)所要采取的具體辦法，也就是“怎么做”，一般包括組織領(lǐng)導(dǎo)、任務(wù)分工、物質(zhì)條件、政策保障、相應(yīng)的手段等內(nèi)容。這部分越具體，越有利于計(jì)劃的執(zhí)行。

步驟是指完成任務(wù)和達(dá)到目標(biāo)的程序安排，即分幾步走、先做什么、后做什么、主抓什么、次抓什么及每一部的時(shí)間安排。這些程序安排要順序合理，環(huán)環(huán)相扣，切實(shí)可行，使有關(guān)人員知道在一定時(shí)間內(nèi)，一定條件下，把工作做到什么程度，以便他們爭(zhēng)取主動(dòng)，協(xié)調(diào)進(jìn)行。

（3）結(jié)尾時(shí)計(jì)劃的輔助、補(bǔ)充部分。一份計(jì)劃是否要結(jié)尾，計(jì)劃制訂者要根據(jù)實(shí)際情況靈活掌握，不必強(qiáng)求一致。

3、落款

落款包括計(jì)劃制訂單位的名稱和制訂日期。日期書(shū)寫(xiě)，一般不用阿拉伯?dāng)?shù)字，而用漢字的大寫(xiě)，但一些情況也有不做硬性要求的。

（二）工作總結(jié)

1、工作總結(jié)概述。工作總結(jié)是對(duì)前段實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行全面回顧、檢查、分析、評(píng)判，從理論認(rèn)識(shí)的高度概括經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以明確努力方向，指導(dǎo)今后工作的一種事務(wù)文體。工作總結(jié)是工作完成情況與既定任務(wù)目標(biāo)的對(duì)比和總結(jié)，主要是 找出差距、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。工作總結(jié)分為三種：第一種，全面總結(jié)，又叫綜合性總結(jié)，是一個(gè)組織、一個(gè)單位對(duì)于一段時(shí)期內(nèi)各個(gè)方面的工作情況，包括成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)和教訓(xùn)等進(jìn)行全面的總結(jié)。但是全面總結(jié)也要突出重點(diǎn)，不能面面俱到如，《學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì)第一學(xué)期工作總結(jié)》；第二種，專題總結(jié)，又叫經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是對(duì)某一項(xiàng)或某一方面工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行專題總結(jié)。突出一點(diǎn)、不計(jì)其余。專題總結(jié)的內(nèi)容比較集中，針對(duì)性、思想性和理論性較強(qiáng)，對(duì)相關(guān)單位的工作具有較大的指導(dǎo)和借鑒作用。專題總結(jié)既可以第一人稱撰寫(xiě)，也可以第三人稱撰寫(xiě)，如《2010社團(tuán)聯(lián)合會(huì)成立大會(huì)活動(dòng)總結(jié)》；第三種，個(gè)人總結(jié)，是對(duì)個(gè)人的工作、學(xué)習(xí)和政治思想方面的情況進(jìn)行總結(jié)。既有全面的總結(jié)也有專題的、某一方面的總結(jié)，如《某某2010年個(gè)人工作總結(jié)》。

2、工作總結(jié)的寫(xiě)作技巧

總結(jié)的寫(xiě)作一般分為標(biāo)題、前言、正文、署名和日期五個(gè)部分。（1）標(biāo)題。標(biāo)題一般是根據(jù)中心內(nèi)容、目的要求、總結(jié)方向來(lái)定?？偨Y(jié)標(biāo)題有單標(biāo)題，一般由總結(jié)的單位名稱、總結(jié)時(shí)間、總結(jié)的內(nèi)容或者種類三部分組成，如《社團(tuán)聯(lián)合會(huì)2010工作總結(jié)》；有雙標(biāo)題，正標(biāo)題往往揭示主題，即所需要總結(jié)提煉的東西，副標(biāo)題往往指明總結(jié)的內(nèi)容、單位、時(shí)間等，如《繼往開(kāi)來(lái)、扎實(shí)工作、促進(jìn)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)的事業(yè)不斷發(fā)展——社團(tuán)聯(lián)合會(huì)2010年工作總結(jié)》。

（2）前言。前言作用在于用簡(jiǎn)練的文字概況交代總結(jié)的問(wèn)題；或者說(shuō)明所要總結(jié)的問(wèn)題、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、事情的大致經(jīng)過(guò)；或者將總結(jié)的中心內(nèi)容、主要經(jīng)驗(yàn)、成績(jī)與效果等做概況的提示；或者將工作的工程、基本情況、突出的成績(jī)作簡(jiǎn)潔的介紹。其目的在于讓讀者對(duì)總結(jié)的全貌有一個(gè)概況的了解，為 閱讀，理解全篇打下基礎(chǔ)。

（3）正文。正文是總結(jié)的主體，一篇總結(jié)是否抓住了事情的本質(zhì)，實(shí)事求是地反映出了成績(jī)與問(wèn)題，科學(xué)地總結(jié)出了經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，文章要突出重點(diǎn)，闡釋透徹、邏輯性強(qiáng)、可信度高。正文一般分為三個(gè)部分：開(kāi)頭、主體、結(jié)尾。

(4)署名和日期。

（三）活動(dòng)策劃書(shū)、活動(dòng)執(zhí)行書(shū)

活動(dòng)策劃書(shū)也叫活動(dòng)策劃案，是活動(dòng)執(zhí)行前的策劃性文書(shū)，是對(duì)活動(dòng)的總體規(guī)劃、可行性分析、執(zhí)行方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及后備方案的一個(gè)介紹。

1、寫(xiě)作技巧

一般學(xué)生活動(dòng)策劃書(shū)包括板塊有九個(gè)，下面一一簡(jiǎn)單介紹

（1）名稱：寫(xiě)清策劃書(shū)名稱，簡(jiǎn)單明了，如“xx 活動(dòng)策劃書(shū)”，“xx”為活動(dòng)內(nèi)容或活動(dòng)主題，不需要冠以協(xié)會(huì)名稱。

（2）前言，即簡(jiǎn)單介紹活動(dòng)背景、目的與意義?；顒?dòng)背景、活動(dòng)目的與活動(dòng)意義要貫穿一致，突出該活動(dòng)的核心構(gòu)成或策劃的獨(dú)到之處。活動(dòng)背景要求緊扣時(shí)代背景、社會(huì)背景與教育背景，鮮明體現(xiàn)在活動(dòng)主題上；活動(dòng)目的即活動(dòng)舉辦要達(dá)到一個(gè)什么樣的目標(biāo)，陳述活動(dòng)目的要簡(jiǎn)潔明了，要具體化；活動(dòng)意義其中包括文化意義、教育意義和社會(huì)效益，及預(yù)期在活動(dòng)中產(chǎn)生怎樣的效果或影響等，書(shū)寫(xiě)應(yīng)明確、具體、到位。（可視閱讀的對(duì)象不同而選擇詳略部分）

（3）活動(dòng)時(shí)間與地點(diǎn)，該項(xiàng)必須詳細(xì)寫(xiě)出，非一次性舉辦的常規(guī)活動(dòng)、項(xiàng)目活動(dòng)必須列出時(shí)間安排表?；顒?dòng)時(shí)間與地點(diǎn)要考慮周密，充分顧到各種客觀情況，比如教室申請(qǐng)、場(chǎng)地因素、天氣狀況等。（4）活動(dòng)開(kāi)展形式，注明所開(kāi)展活動(dòng)的形式，比如文藝演出、文體競(jìng)賽、影視欣賞、知識(shí)宣傳、展覽、調(diào)查、講座等。

（5）活動(dòng)內(nèi)容，活動(dòng)內(nèi)容為活動(dòng)舉辦的重要部分?；顒?dòng)內(nèi)容要符合時(shí)代主題旋律和校園文化建設(shè)內(nèi)涵，健康向上，富有教育意義與啟示意義。杜絕涉及非健康文化的消極內(nèi)容。要詳細(xì)介紹出所開(kāi)展活動(dòng)的主要內(nèi)容，以及活動(dòng)的性質(zhì)和想傳達(dá)的性質(zhì)效果。

（6）活動(dòng)開(kāi)展，即活動(dòng)執(zhí)行，作為策劃的關(guān)鍵部分，表述方面要力求詳盡，不僅僅局限于用文字表述，也可適當(dāng)加入統(tǒng)計(jì)圖表、數(shù)據(jù)等，便于統(tǒng)籌?；顒?dòng)開(kāi)展應(yīng)包括活動(dòng)流程安排、獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置、時(shí)間設(shè)定等。涉及到獎(jiǎng)項(xiàng)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)、活動(dòng)規(guī)則的內(nèi)容可選擇以附錄的形式出現(xiàn)?；顒?dòng)流程安排大致可以分為三個(gè)階段：

（一）活動(dòng)準(zhǔn)備階段（包括海報(bào)宣傳、前期報(bào)名、贊助和經(jīng)費(fèi)的助經(jīng)費(fèi)等）；

（二）活動(dòng)舉辦階段（包括人員的組織配置、場(chǎng)地安排情況等）； 注：須注明開(kāi)展活動(dòng)的階段負(fù)責(zé)人（責(zé)任要到人）、指導(dǎo)單位、參加人數(shù)等信息。

（三）活動(dòng)后續(xù)階段（包括結(jié)果公示、活動(dòng)開(kāi)展情況總結(jié)等）；

（7）活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，經(jīng)費(fèi)預(yù)算要盡量符合實(shí)際花費(fèi)；寫(xiě)出每一筆經(jīng)費(fèi)預(yù)算開(kāi)支，以便于報(bào)銷處理（報(bào)銷時(shí)附正規(guī)發(fā)票）。如果大型活動(dòng)需要資金贊助，上報(bào)主席團(tuán)后，聯(lián)系社聯(lián)的外聯(lián)部。

（8）活動(dòng)中應(yīng)注意的問(wèn)題及細(xì)節(jié)，外環(huán)境的變化，不可避免的會(huì)給方案的執(zhí)行帶來(lái)一些不確定性因素，因此，當(dāng)環(huán)境變化時(shí)是否有應(yīng)變措施，損失的概 6 率是多少，造成的損失多大等也應(yīng)在策劃中加以說(shuō)明。可根據(jù)實(shí)際情況，寫(xiě)上后備方案。（特別是天氣）

（9）活動(dòng)負(fù)責(zé)人及主要參與者，注明主要負(fù)責(zé)人，如果有子項(xiàng)目的話，寫(xiě)明子項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目負(fù)責(zé)參與者姓名、單位（如果是小組策劃應(yīng)注明小組名稱、負(fù)責(zé)人）也要表標(biāo)明。

2、提點(diǎn)：策劃書(shū)的書(shū)寫(xiě)是根據(jù)策劃活動(dòng)的需要以及視閱讀的對(duì)像、用途而靈活處理，如發(fā)給內(nèi)部工作人員使用的，則側(cè)重于工作安排以及人員責(zé)任分工，以簡(jiǎn)單明了，方便進(jìn)行工作為原則；發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)老師，期待他們審批活動(dòng)的，則側(cè)重于活動(dòng)意義和活動(dòng)經(jīng)費(fèi)；如果發(fā)給商家用于拉贊助的，則側(cè)重于活動(dòng)影響力以及對(duì)商家的宣傳力度方面了。此外，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，在活動(dòng)執(zhí)行方面，使用“工作節(jié)點(diǎn)圖”是很好的辦法，把活動(dòng)分階段分時(shí)段，按時(shí)按量地完成，既可以循序漸進(jìn)又可檢查各階段的進(jìn)展，可以避免突發(fā)事件發(fā)生時(shí)原計(jì)劃被打亂。

（四）會(huì)議記錄

由于部門(mén)會(huì)議或者與各社團(tuán)的會(huì)議等，是需要辦公室人員出席的。所以，時(shí)間允許的情況下，大概講講會(huì)議記錄的書(shū)寫(xiě)。（辦公室有模板的吧）

會(huì)議記錄分為三部分：（1）標(biāo)題

（2）會(huì)議組織情況：會(huì)議召集單位、會(huì)議次數(shù)、時(shí)間地點(diǎn)、出席人員、缺席人員（可以包括缺席原因）、主持人、記錄人等。

（3）會(huì)議內(nèi)容：包括主持人開(kāi)場(chǎng)講話、議題、議程、有關(guān)文件精神和會(huì)議精神的傳達(dá)或者情況報(bào)告、與會(huì)者的發(fā)言、討論情況、主持人的總結(jié)講話、會(huì)談決定與決議等。

（五）邀請(qǐng)函

支持低碳環(huán)保生活新主意，以及節(jié)省社聯(lián)內(nèi)部開(kāi)銷，所以，建議以后的活動(dòng)的邀請(qǐng)函，對(duì)內(nèi)的可以用紅紙打印(即學(xué)生會(huì)內(nèi)部、團(tuán)委、校內(nèi)組織)，然后用“彩帶拉花”綁好；對(duì)外就用邀請(qǐng)卡（即校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、校外組織）。那么，我們就有必要學(xué)習(xí)怎樣書(shū)寫(xiě)紅紙邀請(qǐng)函上的文字了。

邀請(qǐng)函一般由標(biāo)題、稱謂、正文、敬語(yǔ)和落款五部分組成。

1、2、標(biāo)題：“邀請(qǐng)函”三個(gè)大字字號(hào)、字體適中，并居中。、稱謂：頂格寫(xiě)被邀請(qǐng)單位名稱或者個(gè)人名字，必要是加修飾語(yǔ)，如“尊敬的某某書(shū)記”。提醒，注意邀請(qǐng)函行文方式，是上行、下行、還是平行，而定是否需要修飾語(yǔ)。

3、4、正文：寫(xiě)明活動(dòng)的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)及其他應(yīng)告知的事項(xiàng)。敬語(yǔ)：一般以“敬請(qǐng)（恭請(qǐng)）光臨”、“此致敬禮”等語(yǔ)句作為結(jié)尾。提醒，注意邀請(qǐng)函行文方式，是上行、下行、還是平行，而定使用那種敬語(yǔ)。

5、范例 某某電視臺(tái)：

茲定于五月五日晚七點(diǎn)半，在學(xué)術(shù)報(bào)告廳舉行的仲愷農(nóng)業(yè)學(xué)院學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì)成立大會(huì)，屆時(shí)恭請(qǐng)您的光臨。

仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì) ××年×月×日 落款：署上邀請(qǐng)單位名稱或者個(gè)人姓名，然后再下邊署上邀請(qǐng)日期。

第四篇：公文寫(xiě)作培訓(xùn)講義

公文寫(xiě)作培訓(xùn)講義

學(xué)生干部公文寫(xiě)作，亦即學(xué)生干部文書(shū)，是學(xué)生干部開(kāi)展工作的基本要求和基本技能。能否會(huì)寫(xiě)、寫(xiě)好文書(shū)，不僅體現(xiàn)了學(xué)生干部的工作能力和組織水平，而且直接影響工作的效果。

常見(jiàn)的學(xué)生干部公文包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、海報(bào)、新聞稿、請(qǐng)示和專業(yè)書(shū)信等。這些文書(shū)都有固定的格式和寫(xiě)法。

針對(duì)本系工作情況，此次公文寫(xiě)作培訓(xùn)著重介紹活動(dòng)策劃、工作計(jì)劃和工作總結(jié)的寫(xiě)法。

一、活動(dòng)策劃

活動(dòng)策劃是在活動(dòng)開(kāi)展前，為了明確任務(wù)、提高質(zhì)量，對(duì)將要舉行的活動(dòng)總體安排的書(shū)面材料。

（一）標(biāo)題

格式居中，三號(hào)字體，黑體加粗。

（二）正文

1、活動(dòng)主題：活動(dòng)的口號(hào)、指導(dǎo)思想等。

2、活動(dòng)目的3、活動(dòng)時(shí)間

4、組織單位，有承辦單位的話，還需注明承辦單位。

5、活動(dòng)對(duì)象

6、活動(dòng)流程：從活動(dòng)前的準(zhǔn)備到活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中每一步的安排，再到活動(dòng)后的總結(jié)，都要說(shuō)明清楚。

7、經(jīng)費(fèi)預(yù)算

8、注意事項(xiàng)：其中包括應(yīng)急預(yù)案等

9、備注

（三）落款

署名。若是個(gè)人提出活動(dòng)則注明所在部門(mén)及姓名；若由部門(mén)提出則只需注明部門(mén)名稱即可。活動(dòng)制定的日期應(yīng)為××年××月××日。

二、工作計(jì)劃

學(xué)生干部工作計(jì)劃是學(xué)生干部在開(kāi)展工作過(guò)程時(shí)，根據(jù)指示精神對(duì)未來(lái)一段時(shí)間按內(nèi)的工作提出初步設(shè)想和總體安排形成的書(shū)面材料。

（一）標(biāo)題

格式居中，一般由制定計(jì)劃的單位名稱、時(shí)限、內(nèi)容和文種組成，如《××大學(xué)學(xué)生會(huì)2008——2009年第一學(xué)年工作計(jì)劃》。

（二）正文

1、前言 簡(jiǎn)明扼要表達(dá)出制定計(jì)劃的背景、根據(jù)、目的、意義、指導(dǎo)思想等，要清晰明了。

2、主體 明確提出任務(wù)、指標(biāo)和具體要求，寫(xiě)出主要步驟、方法、措施、分工及必要的注意事項(xiàng)等。

3、結(jié)語(yǔ) 計(jì)劃補(bǔ)充部分，或強(qiáng)調(diào)工作中的重點(diǎn)和主要環(huán)節(jié)；或防患于未然，分析可能產(chǎn)生的問(wèn)題。

（三）落款

正文右下方，包括署名和計(jì)劃制定的日期。

三、工作總結(jié)

工作總結(jié)，是學(xué)生干部在工作進(jìn)行一段時(shí)間后，為了發(fā)揚(yáng)成績(jī)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作的完成情況進(jìn)行系統(tǒng)性地深入分析，并指出指導(dǎo)性意見(jiàn)的書(shū)面材料。

根據(jù)時(shí)間劃分，可分為總結(jié)、學(xué)期總結(jié)等；根據(jù)范圍，可劃分為部門(mén)總結(jié)、活動(dòng)總結(jié)等。

無(wú)論是那種總結(jié)，格式都是固定。

（一）標(biāo)題

一般由單位名稱、時(shí)間、主要內(nèi)容、文種組成，如《××學(xué)院上半年工作總結(jié)》。

（二）前言

是總結(jié)的開(kāi)頭，主要用來(lái)說(shuō)明基本情況。包括單位名稱、工作性質(zhì)、主要任務(wù)、總結(jié)目的、主要內(nèi)容等，文字盡量精簡(jiǎn)。

（三）主體

主要包括工作情況、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、問(wèn)題與教訓(xùn)、今后工作的設(shè)想和努力方向等內(nèi)容。通過(guò)總結(jié)成績(jī)和不足，探索經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，并提出對(duì)日后工作有啟發(fā)性和指導(dǎo)性的建議。

一般來(lái)說(shuō)，格式可按照下列順序進(jìn)行：簡(jiǎn)介活動(dòng)概況——與預(yù)期目標(biāo)的差距——為什么出現(xiàn)這種狀況——如何改進(jìn)——活動(dòng)中表現(xiàn)好的地方——個(gè)人感受。

（四）結(jié)語(yǔ)

是總結(jié)的升華部分，展望未來(lái)。

（五）落款

署名及總結(jié)完成的日期。注意事項(xiàng)：

要有針對(duì)性，突出重點(diǎn)，分清主次，語(yǔ)言盡量簡(jiǎn)練，字?jǐn)?shù)并非越多越好。

總結(jié)：無(wú)論是哪種公文，只要把握好要表達(dá)的中心思想，清楚表達(dá)就可以了。以清晰明確為目的，條理清晰，一目了然，切忌冗繁贅余。

第五篇：公文處理培訓(xùn)講義

公文處理培訓(xùn)講義

第一節(jié)

對(duì)公文處理的一般認(rèn)識(shí)

一、公文處理的涵義

公文處理指為公文的撰制、辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理中一項(xiàng)經(jīng)常性的重要工作，也稱文書(shū)處理、文件處理。

二、公文處理的任務(wù)

公文處理的主要任務(wù)是及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地控制、處理和管理公文，提高辦文工作效率，充分發(fā)揮公文的作用，為改革開(kāi)放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)。

其具體工作有以下幾方面：

1、收文的處理 包括收文的簽收、拆封、登記、審核、分送、擬辦、批辦、承辦、對(duì)內(nèi)催辦、查辦、組織傳閱、注辦等工作。

2、發(fā)文的處理 包括發(fā)出文件的擬稿、核稿、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、傳遞、對(duì)外催辦、查辦等工作。

3、文件的管理 包括公文材料的日常管理和收發(fā)文辦理過(guò)程中形成的文書(shū)檔案資料的收集整理、立卷歸檔、提供利用等工作。

4、文件的保密工作 開(kāi)展保密教育、保密檢查；搞好文件、特別是機(jī)、絕密文件的登記、保管和清退銷毀等工作。

5、文件貫徹落實(shí)情況的督促檢查工作。

6、領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)公文處理的其他工作。

三、公文處理工作的作用

公文處理是行政管理的重要形式，是辦理公務(wù)的基本手段之一，它貫穿于機(jī)關(guān)、單位各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)的始終。機(jī)關(guān)、單位的管理工作，很大程度上要通過(guò)公文處理工作來(lái)體現(xiàn)。因此，公文處理工作的地位和作用是不可低估的。

1、公文處理是為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供參謀、助手作用的輔助性工作。它協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)公文撰制、辦理的組織與控制，防止公文的積壓與延誤，防止文牘主義，有效提高公文質(zhì)量。它為領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)政，減輕領(lǐng)導(dǎo)在辦文方面的負(fù)擔(dān)，而且使公文得到及時(shí)、恰當(dāng)?shù)奶幚?。它為領(lǐng)導(dǎo)提供有參考價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和指揮工作提供重要依據(jù)與參考。它有效地保證和督促領(lǐng)導(dǎo)決策的實(shí)施，通過(guò)督促檢查以保證領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)；通過(guò)信息反饋，不斷調(diào)整、完善決策方案，使決策更科學(xué)、更可行、更全面。

2、公文處理是承上啟下，聯(lián)系左右的樞紐。公文處理工作通過(guò)公文的制發(fā)與處理，承上啟下，溝通各級(jí)、各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位之間的縱橫聯(lián)系，使政令下達(dá)暢通，信息反饋及時(shí)，相互配合協(xié)調(diào)，有效地保證了整個(gè)管理體系工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，從而有效地促進(jìn)了國(guó)家的政務(wù)管理與事務(wù)管理的順利進(jìn)行。

3、公文處理是機(jī)關(guān)、單位的門(mén)面和窗口。機(jī)關(guān)、單位的公文處理工作，直接反映了機(jī)關(guān)、單位工作效率、工作作風(fēng)和精神面貌，反映了機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的決策水平與管理水平，反映了機(jī)關(guān)、單位工作人員的業(yè)務(wù)能力與工作責(zé)任心。因此，公文處理的質(zhì)量和效率，是機(jī)關(guān)、單位工作質(zhì)量和效率的具體反映，關(guān)系到發(fā)文機(jī)關(guān)、單位在受文對(duì)象及人民群眾中的形象和威信。

4、公文處理是檔案工作的基礎(chǔ)。公文處理工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別。大量檔案來(lái)源于公文，公文處理工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)。公文的內(nèi)容、形式、書(shū)寫(xiě)材料及處理程序是否規(guī)范，歸檔公文是否齊備完整，直接影響到檔案質(zhì)量的好壞。只有加強(qiáng)公文處理工作，才能促進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行，進(jìn)而推動(dòng)國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展。(四)公文處理工作的特點(diǎn)

公文處理工作具有較強(qiáng)的政治性、服務(wù)性、機(jī)要性、時(shí)間性和技術(shù)性。

1、公文是領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理的工具，總是為統(tǒng)治階級(jí)服務(wù)的。我國(guó)的公文，是為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理服務(wù)的，是為鞏固人民民主專政政權(quán)、建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)的，是為傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，指揮指導(dǎo)工作服務(wù)的，因此都具有較強(qiáng)的政治性、政策性。而涉及公文撰制、辦理、管理的公文處理工作，自然也有較強(qiáng)的政治性、政策性。離開(kāi)了公文處理工作，公文本身的政治性、政策性是無(wú)從體現(xiàn)的。

2、公文處理工作較強(qiáng)的服務(wù)性，體現(xiàn)在它的從屬性、被動(dòng)性和事務(wù)性上。

第一，公文處理工作總是為一定的集團(tuán)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理而設(shè)置的，總是從屬于領(lǐng)導(dǎo)工作的。第二，公文處理工作又是被動(dòng)的。比如公文撰寫(xiě)、制發(fā)，必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖、決定以及工作需要而定，不能自行其是；公文的收文處理，也不可能主動(dòng)地計(jì)劃和安排，而必須從收文的實(shí)際出發(fā)來(lái)開(kāi)展工作。公文處理工作人員的工作主動(dòng)性，總是寓于公文處理工作的被動(dòng)性之中的。

第三，公文處理工作大量的是事務(wù)性工作，多忙于收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)。公文處理工作人員則是埋頭苦干、樂(lè)于奉獻(xiàn)的無(wú)名英雄。

3、公文處理是一項(xiàng)機(jī)要性極強(qiáng)的工作。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、單位的公文處理，都要不同程度地接觸到黨和國(guó)家的各種秘密，具有極強(qiáng)的機(jī)要性、保密性。

4、公文的時(shí)效性決定了公文處理的時(shí)間性。公文處理不及時(shí)，就會(huì)影響行文目的的實(shí)現(xiàn)，甚至在政治、經(jīng)濟(jì)上造成損失。尤其在實(shí)行改革開(kāi)放、更注重時(shí)間的經(jīng)濟(jì)效益的新形勢(shì)下，公文處理的時(shí)間性表現(xiàn)得更為突出。必須增強(qiáng)時(shí)間觀念，講求辦文效率，保證每一件公文的及時(shí)處理。

5、公文處理工作是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作。公文處理工作是一項(xiàng)規(guī)章性極強(qiáng)的工作，研究公文處理工作的公文處理學(xué)、文書(shū)學(xué)，是一門(mén)具有多學(xué)科性質(zhì)屬性的邊緣學(xué)科、應(yīng)用學(xué)科。隨著網(wǎng)上辦公的逐步推行，辦公現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，公文處理工作技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn)就更為突出。領(lǐng)導(dǎo)干部、管理人員都不能鄙薄公文處理工作，而要看重其技術(shù)性、業(yè)務(wù)性，認(rèn)真學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)，掌握公文處理工作規(guī)律和方法，實(shí)現(xiàn)公文處理工作規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文效率，進(jìn)而提高工作效率。第二節(jié)

公文格式

公文格式是公文的外觀形式。公文格式主要包括公文用紙格式、公文文面格式、公文排版、印刷與裝訂格式。

公文用紙幅面規(guī)格目前為兩種：一種是16開(kāi)型(260mm×184mm)，黨的機(jī)關(guān)公文大多沿用16開(kāi)型；一種是A4型(297mm×210mm)，這是國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文用紙目前大多采用A4型。

從目前黨政機(jī)關(guān)辦文的實(shí)用上看，最需要掌握的是公文文面格式。機(jī)關(guān)公文文面格式一般由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、橫隔線、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等組成。

一、版頭(國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文稱“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”)黨的機(jī)關(guān)公文版頭分為兩種，一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，如“中共西充縣委文件”，即大版頭，一般用于向下普發(fā)的公文；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加圓括號(hào)標(biāo)明文種組成，如“中共西充縣委辦公室(通知)”，也可不加圓括號(hào)，用小版頭，用于向上級(jí)報(bào)文或向同級(jí)、下級(jí)和無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)行文。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文版頭由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。國(guó)家行政機(jī)關(guān)凡上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。這點(diǎn)請(qǐng)縣級(jí)部門(mén)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦要注意區(qū)分，鄉(xiāng)鎮(zhèn)以政府名義向上級(jí)行文就應(yīng)采取這種版頭。因此，建議鄉(xiāng)鎮(zhèn)將黨委、政府的文件大、小版頭和政府上報(bào)公文的版頭都印制出來(lái)備用?？h級(jí)部門(mén)中有部分單位也沒(méi)有上報(bào)公文的版頭，建議印制。版頭應(yīng)套紅居中印在公文首頁(yè)上部，字體要莊重(行政機(jī)關(guān)推薦使用小標(biāo)宋體)，字號(hào)要適當(dāng)，一般不能超過(guò)22mm×15mm。版頭一經(jīng)確定，應(yīng)長(zhǎng)期沿用。聯(lián)合行文，版頭可用主辦機(jī)關(guān)名稱；也可并用聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱，牽頭、主辦機(jī)關(guān)排列在前，如聯(lián)署機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

二、份號(hào)(國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文稱“份數(shù)序號(hào)”)即同一份公文印制份數(shù)的順序號(hào)。一般用6位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)注在公文首頁(yè)左上角第一行，如“No000015”。黨的機(jī)關(guān)公文要求標(biāo)有密級(jí)的公文和印發(fā)量大的普發(fā)性公文應(yīng)標(biāo)明份號(hào)，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文只要求“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文標(biāo)明份號(hào)。

三、密級(jí)(國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文稱“秘密等級(jí)和保密期限”)公文的秘密等級(jí)。有保密要求的公文應(yīng)確定具體密級(jí)，兩字之間空1字，用3號(hào)黑體字。黨的機(jī)關(guān)公文密級(jí)頂格標(biāo)注在公文首頁(yè)左上角，份號(hào)下方。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文需要時(shí)可同時(shí)標(biāo)識(shí)密級(jí)和保密期限，且密級(jí)在前，保密期限置后，中間用“★”隔開(kāi)，如“機(jī)密★兩年”都用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)注在版心右上角第一行(有保密期限時(shí)，密級(jí)兩字之間不空距離)。

四、緊急程度 對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”，緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。緊急程度兩字之間空1字，用3號(hào)黑體字標(biāo)注。極少數(shù)當(dāng)天要辦的十分緊急事項(xiàng)發(fā)“特提”電報(bào)，3天內(nèi)要辦的緊急事頂發(fā)“特急”電報(bào)，5天內(nèi)要辦的較急事項(xiàng)發(fā)“加急”電報(bào)，10天內(nèi)要辦的稍緩事項(xiàng)發(fā)“平急”電報(bào)。“特提”、“特急”件應(yīng)收到即辦，“加急”、“平急”件應(yīng)在規(guī)定或要求的時(shí)限內(nèi)抓緊辦理。確定公文的緊急程度應(yīng)實(shí)事求是，防止隨意性。黨的機(jī)關(guān)公文緊急程度頂格標(biāo)注于公文首頁(yè)左上角，密級(jí)下方。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文緊急程度頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，如需同時(shí)標(biāo)注密級(jí)和緊急程度，密級(jí)標(biāo)注在第1行，緊急程度標(biāo)注在第2行。

五、發(fā)文字號(hào) 機(jī)關(guān)制發(fā)公文的編號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)組成，標(biāo)注在版頭下方居中位置。其中，國(guó)家行政機(jī)關(guān)上行文的發(fā)文字號(hào)在橫隔線上居左空1字處標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)公文的發(fā)文字號(hào)用4號(hào)仿宋字；國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文用3號(hào)仿宋體字。聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)面排印，發(fā)文要用全稱，并用“〔〕”括起來(lái)。發(fā)文順序號(hào)自每年第一件起按發(fā)出順序編排，不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。

六、簽發(fā)人 簽發(fā)公文的機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人。上報(bào)公文應(yīng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注姓名。聯(lián)合上報(bào)的公文，應(yīng)同時(shí)標(biāo)注各聯(lián)署機(jī)關(guān)的簽發(fā)人。

黨的機(jī)關(guān)上報(bào)公文的發(fā)文字號(hào)一般居中，右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人，都用4號(hào)仿宋體字。國(guó)家行政機(jī)關(guān)上報(bào)公文的發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字，“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，后標(biāo)全角冒號(hào)，之后用3號(hào)楷體字標(biāo)注簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文還要求“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

七、橫隔線 隔開(kāi)公文的版頭部分與行文部分的橫線。黨的機(jī)關(guān)公文由居中紅色五角星加兩側(cè)紅色橫線組成，位于發(fā)文字號(hào)下方。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文只有一條紅色反線，無(wú)紅色五角星。橫隔線與版心(圖文區(qū))等寬。

八、標(biāo)題 公文內(nèi)容的高度概括。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、公文主題(事由)和文種組成，位于橫隔線下空2行居中位置。標(biāo)題字體要大小適中，一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。黨的機(jī)關(guān)公文標(biāo)題中可有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文標(biāo)題中除法律、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

九、主送機(jī)關(guān) 主要受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文，主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)規(guī)范、穩(wěn)定。主送機(jī)關(guān)名稱位于正文左下方，標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)注方法同抄送。

十、正文 公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。位于標(biāo)題或主送機(jī)關(guān)下方。每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

正文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確。引用外文應(yīng)當(dāng)注明其中文含義；日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日；必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位；文內(nèi)如果要使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，必須在首次使用全稱的同時(shí)注明簡(jiǎn)稱；用數(shù)字表示層次結(jié)構(gòu)序數(shù)，應(yīng)按“一”、“(一)”、“1”、“(1)”的次序，不可顛倒使用。正文中第一層次標(biāo)題可用3好黑體字，第二層次標(biāo)題可用3號(hào)楷體字，正文中其他文字一般都用3號(hào)仿宋體字。

十一、附件 公文如有附件，在正文下空1行、左空2字用3好仿宋體字標(biāo)注“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，如需回行，與附件名稱第1字對(duì)齊排列(國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào))。有兩個(gè)以上附件時(shí)，應(yīng)注明順序，順序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，在“附件：”后上下對(duì)齊排列，數(shù)字后用下圓點(diǎn)符號(hào)。附件標(biāo)題一般用小2號(hào)小標(biāo)宋或黑體字。附件應(yīng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)注“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)注序號(hào)，附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)注應(yīng)一致。

被印發(fā)、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)的公文，不屬本機(jī)關(guān)公文的附件，應(yīng)在印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)“通知”之后另頁(yè)排印，印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知正文用3號(hào)楷體字。被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的一般格式為：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期等，被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的版頭、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等不再標(biāo)注。印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、“通知”的印制版記、主題詞置于文末。

十二、發(fā)文機(jī)關(guān)署名 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文的右下方。聯(lián)合行文時(shí)，各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱一般應(yīng)平行排列，并將牽頭、主辦機(jī)關(guān)排列在前。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文，因必須加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，單一機(jī)關(guān)制發(fā)或兩家機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，不需發(fā)文機(jī)關(guān)署名。

十三、成文日期 一般署會(huì)議通過(guò)日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期(如有兩位以上領(lǐng)導(dǎo)人審簽，署最后一位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期)；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)寫(xiě)明年、月、日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。決議、決定、規(guī)定、會(huì)議紀(jì)要等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加圓括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。黨的機(jī)關(guān)公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注(如2006年4月20日)；國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文用漢字標(biāo)注(如二○○六年四月二十日)。

十四、印章 黨的機(jī)關(guān)公文，除會(huì)議紀(jì)要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外，應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。但在實(shí)踐中，我們向下普發(fā)的公文也都加蓋了印章的。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文，單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)注成文日期并加蓋印章，成文日期右空４字。加蓋印章應(yīng)清晰、端正，印章上邊緣不壓正文或者附件，下邊緣居中壓成文日期，印章用紅色。聯(lián)合行文，上報(bào)的，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；下發(fā)的，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空７字，牽頭、主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期；采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊；兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)３mm。聯(lián)合行文需加蓋３個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。牽頭、主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排３個(gè)印章，兩端不得超出版心，最后一排如余１個(gè)或２個(gè)印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切。在最后一排印章之下右空２字標(biāo)注成文字時(shí)間。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”的辦法解決。

十五、印發(fā)傳達(dá)范圍(國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文稱“附注”)一般用于說(shuō)明印發(fā)、傳達(dá)范圍或者需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)。在成文日期下１行，居左空２字加圓括號(hào)用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注。

十六、主題詞 位于抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方。主題詞的標(biāo)注要準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。主題詞由反映公文內(nèi)容的類別詞、公文主題詞的詞及公文種類的詞組成。

十七、抄送機(jī)關(guān) 除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)和無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在主題詞下１行、印制版記上方，左右各空１字，用仿宋體字(黨的機(jī)關(guān)公文用４號(hào)字，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文用３號(hào)字)標(biāo)注“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，在最后一抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。抄送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。多個(gè)抄送機(jī)關(guān)，按黨、政、軍、群的順序排列，地方政府在前、部門(mén)在后；地方、部門(mén)分別按行政區(qū)劃的順序和機(jī)構(gòu)序列的順序排列。

十八、印制版記(國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文稱“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期”)由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)組成，位于抄送機(jī)關(guān)之下(無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)，一般在公文未頁(yè)下部印兩條橫線，兩線之間左空1字注明制發(fā)單位和名稱，右空1字注明印發(fā)日期。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。底線下面右側(cè)加圓括號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字注明印發(fā)份數(shù)，如“(共印180份)”。黨的機(jī)關(guān)公文的印制版記用4號(hào)仿宋體字，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文用3號(hào)仿宋體字。

另外，需要大家掌握的還有機(jī)關(guān)公文版頭主要形式及適用范圍。黨的機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式及適用范圍

(一)《中共×××委文件》適用于各級(jí)黨委；用于發(fā)布、傳達(dá)貫徹黨的方針、政策，部署工作，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的重要報(bào)告、請(qǐng)示(見(jiàn)格式一)。

(二)《中國(guó)共產(chǎn)黨×××委員會(huì)(××)》適用于各級(jí)黨委；用于通知重要事項(xiàng)、任免干部、批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告、請(qǐng)示工作。在版頭的圓括號(hào)內(nèi)用黑色2號(hào)楷體標(biāo)注文種(見(jiàn)格式二)。

(三)《中共××××辦公廳(室)文件》適用于黨委辦公廳(室)和黨委其他部門(mén)辦公室；用于根據(jù)授權(quán)、傳達(dá)黨委的指示，答復(fù)下級(jí)黨委或部門(mén)的請(qǐng)示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)告、請(qǐng)示，發(fā)布有關(guān)事項(xiàng)(見(jiàn)格式三)。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式及適用范圍

(一)《×××人民政府文件》用于各級(jí)政府發(fā)布、傳達(dá)政策，作出重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件或批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的重要報(bào)告、請(qǐng)示，向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告、請(qǐng)示工作。(二)《×××人民政府》用于各級(jí)政府聯(lián)系、商洽工作，通知事項(xiàng)，任免干部。(三《)××××××辦公廳(室)文件》用于各級(jí)政府辦公廳(室)和政府各部門(mén)辦公室根據(jù)授權(quán)，傳達(dá)指示，轉(zhuǎn)發(fā)文件，通知有關(guān)事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告、請(qǐng)示工作。

(四)《××××××辦公廳(室)》用于各級(jí)政府辦公廳(室)和政府各部門(mén)辦公室根據(jù)授權(quán)，通知具體事項(xiàng)，聯(lián)系商洽工作。

(五)《××省××廳文件》用于政府各部門(mén)向下級(jí)政府相關(guān)部門(mén)部署工作，轉(zhuǎn)發(fā)文件，發(fā)布本部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，通知重要事項(xiàng)，批復(fù)下級(jí)政府相關(guān)部門(mén)的請(qǐng)示，向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告、請(qǐng)示工作。

第三節(jié)

行文規(guī)則 行文規(guī)則就是發(fā)、送、報(bào)公文的基本規(guī)矩和原則。主要有四個(gè)方面：

一、根據(jù)機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系的原則

(一)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，不得同時(shí)主送其他上級(jí)機(jī)關(guān)和上級(jí)機(jī)關(guān)的某個(gè)部門(mén)；如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)或部門(mén)閱知，可以抄送。不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。

(二)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送上級(jí)機(jī)關(guān)和抄送上級(jí)機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。(三)黨委或政府各部門(mén)在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)相關(guān)部門(mén)行文。黨委和政府的辦公廳(室)根據(jù)授權(quán)，可以向下級(jí)黨委或政府行文。黨委的其他部門(mén)，不得對(duì)下級(jí)黨委發(fā)布指示性文件，如有關(guān)工作必須由下級(jí)黨委執(zhí)行的，應(yīng)經(jīng)黨委同意后(冠以“經(jīng)中共×××委同意”字樣)方可向下級(jí)黨委行文。政府各部門(mén)除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文；因特殊情況確需向下一級(jí)政府正式行文的，應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)本級(jí)政府批準(zhǔn)，并在文中注明經(jīng)政府同意。

(四)部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

(五)不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)與部門(mén)、部門(mén)與部門(mén)互相都可用函行文。

二、聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)必須是同級(jí)的原則

同級(jí)黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)之間必要時(shí)可以聯(lián)合行文。同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與相應(yīng)的黨組織和軍事機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)把握以下幾個(gè)原則：

(一)聯(lián)合行文只適用于同一系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)和不同系統(tǒng)中地位或級(jí)別相當(dāng)?shù)臋C(jī)關(guān)之間，上下級(jí)機(jī)關(guān)不能聯(lián)合行文。

(二)聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，即只有當(dāng)公文的內(nèi)容涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍時(shí)可以聯(lián)合行文。

(三)聯(lián)合行文必須明確主辦部門(mén)，以便分清主次責(zé)任，便于公文處理。

(四)聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制行文單位數(shù)量。如果聯(lián)合行文單位過(guò)多，往往會(huì)造成職責(zé)不清、相互推諉。

三、不直接向領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人報(bào)送公文的原則

這是規(guī)范公文處理程序、提高公文處理效率的要求?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第十四條規(guī)定：“除特殊情況外，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)送上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳(室)按規(guī)定程序處理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。”《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十二條規(guī)定：“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送‘請(qǐng)示’、‘意見(jiàn)’和‘報(bào)告’。”

四、請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事的原則(一)請(qǐng)示應(yīng)一文一事。所謂一文一事，指請(qǐng)示公文所提出的請(qǐng)示事項(xiàng)，性質(zhì)上必須是單一的，并非指只能提出一個(gè)要求解決的具體問(wèn)題。請(qǐng)示事項(xiàng)多是下級(jí)機(jī)關(guān)急于開(kāi)展的工作或急于解決的問(wèn)題，需上級(jí)機(jī)關(guān)迅速給予答復(fù)，若將幾件性質(zhì)不同的事項(xiàng)在一篇公文中提出，會(huì)增加上級(jí)機(jī)關(guān)處理的難度，花費(fèi)許多精力和時(shí)間，大大降低效率，也不利于公文管理部門(mén)按問(wèn)題特征對(duì)公文進(jìn)行歸檔。

(二)請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他部門(mén)業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)協(xié)商并取得一致意見(jiàn)后上報(bào)；經(jīng)過(guò)協(xié)商未能取得一致意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請(qǐng)示中寫(xiě)明。這一方面是為了尊重和維護(hù)相關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)，另一方面也是為了便于上級(jí)機(jī)關(guān)了解全面和真實(shí)的情況，從而作出更準(zhǔn)確、更令人信服的批復(fù)。(三)請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)，應(yīng)按誰(shuí)主管就對(duì)誰(shuí)行文的原則行事，切不可將同一份請(qǐng)示報(bào)送兩個(gè)或兩個(gè)以上主送機(jī)關(guān)。確需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)以抄送形式。

(四)不得在報(bào)告等其他公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。如果將請(qǐng)示事項(xiàng)夾帶在報(bào)告等其他公文中，有可能被上級(jí)機(jī)關(guān)忽略，造成誤事，而且不便于上級(jí)機(jī)關(guān)辦理、批復(fù)，公文歸檔及日后查閱也增加了困難。

第四節(jié)

公文校核

公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行校核。公文校核的基本任務(wù)是協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量。公文校核的內(nèi)容是：

一、報(bào)批程序是否符合規(guī)定；

二、是否確需行文，發(fā)文規(guī)格是否合適；

三、內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文內(nèi)容相銜接；

四、涉及有關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)并取得一致意見(jiàn)；

五、所提措施和辦法是否切實(shí)可行；

六、人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)字用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。具體說(shuō)來(lái)，公文校核就是要嚴(yán)把“六關(guān)”：

一是嚴(yán)把行文關(guān)。首先要審核行文是否需要，是否符合規(guī)定。要盡可能精簡(jiǎn)文件，減少文件數(shù)量，提高行政效率。

二是嚴(yán)把政策關(guān)。公文的政策規(guī)定必須正確、切實(shí)、可行。要注重與黨和國(guó)家政策規(guī)定的一致性、與本機(jī)關(guān)以往政策規(guī)定的連續(xù)性、與有關(guān)部門(mén)相關(guān)政策規(guī)定的聯(lián)系性和政策規(guī)定的可行性。對(duì)涉及民族宗教、干部人事、機(jī)構(gòu)編制、財(cái)政開(kāi)支、稅收減免、計(jì)劃生育、報(bào)刊征訂以及關(guān)系群眾切身利益等敏感問(wèn)題，必須重點(diǎn)審核。三是嚴(yán)把法律法規(guī)關(guān)。公文必須按照國(guó)家法律、法規(guī)的規(guī)定闡述和反映本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。公文的內(nèi)容和各項(xiàng)規(guī)定必須符合國(guó)家法律、法規(guī)。公文中一切涉及法律、法規(guī)執(zhí)行問(wèn)題的宣傳和要求及具體措施，都要體現(xiàn)法律、法規(guī)的本來(lái)含義。

四是嚴(yán)把內(nèi)容關(guān)。公文的內(nèi)容要突出主題的鮮明性、材料的真實(shí)性、判斷的準(zhǔn)確性和內(nèi)容的完整性。

五是嚴(yán)把文字關(guān)。公文文字上必須做到結(jié)構(gòu)清晰、字句妥貼、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確、文風(fēng)純正及人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。

六是嚴(yán)把格式關(guān)。公文的格式審核要做到文種選擇恰當(dāng)、行文形式準(zhǔn)確、文件體式規(guī)范。第五節(jié)

公文收發(fā)歸檔管理

一、收文辦理

收文辦理包括公文的簽收、登記、分發(fā)、傳閱(傳批)、承辦和催辦等程序。

(一)簽收 收文時(shí)應(yīng)逐件清點(diǎn)，重要文件要逐頁(yè)清點(diǎn)，并以簽字或蓋章的方式簽收。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題(如散包、被拆、錯(cuò)送、錯(cuò)投等)須及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施。緊急公文應(yīng)注明簽收的具體時(shí)間。

(二)登記 公文辦理過(guò)程中應(yīng)對(duì)公文的特征和辦理情況作詳細(xì)記載。登記應(yīng)將公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、收發(fā)文日期及辦理情況逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚。收文登記的具體做法可由各機(jī)關(guān)根據(jù)本單位具體情況自行確定并做到規(guī)范化，一般應(yīng)標(biāo)注本機(jī)關(guān)的收文序號(hào)。

(三)分發(fā) 將公文分送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)閱知、批示或研辦。若領(lǐng)導(dǎo)批示需提請(qǐng)黨委會(huì)議集體審議的公文，應(yīng)在會(huì)前適時(shí)將公文及相關(guān)材料移交給承辦部門(mén)。分發(fā)公文必須嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)批示范圍進(jìn)行。時(shí)效性強(qiáng)的要及時(shí)分送。密級(jí)較高的公文要盡量縮小知密范圍。

(四)傳閱(傳批)需送幾位領(lǐng)導(dǎo)人傳閱或傳批的公文，應(yīng)由秘書(shū)部門(mén)按一定的程序送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知或批示。一般原則是，傳閱件按領(lǐng)導(dǎo)同志的排序由前向后遞送，傳批件按領(lǐng)導(dǎo)同志的排序由后向前遞送。辦文人員應(yīng)隨時(shí)掌握公文的去向并做好記錄，避免漏傳、誤傳和延誤。切勿橫傳，以免造成傳閱失控或公文遺失。建議各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門(mén)印制一點(diǎn)閱文箋，以便傳閱領(lǐng)導(dǎo)好簽名并批示意見(jiàn)。

(五)承辦 主管部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)需要辦理的公文進(jìn)行辦理。凡屬承辦部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)直接答復(fù)呈文機(jī)關(guān)；若涉及其他部門(mén)業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理；若需報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審批的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)提出處理意見(jiàn)并代擬批復(fù)文稿一并送請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審批。

(六)催辦 秘書(shū)部門(mén)應(yīng)對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查。催辦工作貫穿于公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)緊急或重要公文要及時(shí)催辦，對(duì)一般公文也要定期催辦，并及時(shí)向作出批示的領(lǐng)導(dǎo)同志反饋辦理情況。

二、發(fā)文辦理

發(fā)文辦理包括公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。

核發(fā) 秘書(shū)部門(mén)在公文正式印發(fā)前，對(duì)公文的審批手續(xù)、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核。

登記 發(fā)文登記須由專人辦理，包括填寫(xiě)發(fā)文字號(hào)、記錄簽發(fā)人、按經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的印發(fā)范圍和存檔要求確定公文印發(fā)份數(shù)等。

印制 應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范、安全、保密。分發(fā) 公文分發(fā)要認(rèn)真登記，認(rèn)真執(zhí)行公文份數(shù)、發(fā)文通知單、封皮號(hào)碼“三對(duì)照”的制度，仔細(xì)核對(duì)，保證分揀、裝封準(zhǔn)確無(wú)誤。

三、保密管理(一)公文的管理

1、黨的機(jī)關(guān)公文要嚴(yán)格管理。公文一般只發(fā)給組織，不發(fā)給個(gè)人。到上級(jí)單位開(kāi)會(huì)帶回的公文，要及時(shí)交機(jī)關(guān)公文管理人員登記保管，個(gè)人不得私自保存。秘書(shū)部門(mén)應(yīng)切實(shí)做好公文的管理工作，既發(fā)揮公文效用，又有利于公文保密。

2、借閱公文要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，嚴(yán)格借閱手續(xù)，限期退回。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。

3、黨的機(jī)關(guān)內(nèi)部公文(即非密級(jí)公文)的分發(fā)、傳達(dá)范圍應(yīng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行，如需變更或復(fù)制，一般應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)(單位)的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、公開(kāi)發(fā)布黨的機(jī)關(guān)公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。標(biāo)有密級(jí)的公文公開(kāi)發(fā)布后，原公文即行解密。

(二)公文的保密

1、對(duì)黨的機(jī)關(guān)標(biāo)有密級(jí)的公文的分發(fā)、傳達(dá)范圍應(yīng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行，下級(jí)機(jī)關(guān)、無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)如需變更，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，任何機(jī)關(guān)、單位和個(gè)人不得擅自擴(kuò)大密級(jí)公文的知悉范圍。對(duì)接觸和知悉絕密級(jí)公文的人員要做出文字記載。傳達(dá)密級(jí)公文時(shí)，凡有要求不準(zhǔn)記錄、錄音、錄像的，傳達(dá)者應(yīng)事先聲明。

2、復(fù)制上級(jí)黨的機(jī)關(guān)標(biāo)有密級(jí)的公文，須按以下規(guī)定執(zhí)行：復(fù)制絕密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)；復(fù)制發(fā)文機(jī)關(guān)允許復(fù)制的機(jī)密、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)(單位)的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)制密級(jí)公文，不得改變其密級(jí)、保密期限和知悉范圍，并在本單位內(nèi)部文印室或經(jīng)保密工作部門(mén)審查批準(zhǔn)的定點(diǎn)單位復(fù)制。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)名稱、翻印日期和份數(shù)。復(fù)制的公文應(yīng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。未經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得將上級(jí)黨的機(jī)關(guān)標(biāo)有密級(jí)的公文錄入計(jì)算機(jī)。

3、匯編上級(jí)黨的機(jī)關(guān)標(biāo)有密級(jí)的公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得匯編。上級(jí)機(jī)關(guān)匯編所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的公文可不受此限。經(jīng)批準(zhǔn)匯編密級(jí)公文時(shí)，不得改變?cè)拿芗?jí)、保密期限和知悉范圍；確需改變的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)同意。匯編密級(jí)公文形成的載體，應(yīng)按其中的最高密級(jí)和最長(zhǎng)保密期限標(biāo)識(shí)和管理。

4、絕密級(jí)公文和密碼電報(bào)應(yīng)指定專人管理，并采取嚴(yán)格的保密措施。

5、對(duì)錄有密級(jí)公文的計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等應(yīng)按同密級(jí)的公文管理。

6、密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)在閱文室(或辦公室)閱讀，不得隨意帶出。閱讀和使用絕密級(jí)公文必須在指定的符合保密要求的辦公場(chǎng)所進(jìn)行。因公外出確需帶密級(jí)公文，要經(jīng)本單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，履行借閱手續(xù)，并采取保護(hù)措施，使密級(jí)公文始終處于攜帶人的有效控制之下。攜帶絕密級(jí)公文應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)(單位)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并有二人以上同行。禁止攜帶絕密級(jí)公文參加涉外活動(dòng)。禁止將絕密級(jí)公文攜帶出境。因工作需要攜帶機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文出境的，應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定，辦理批準(zhǔn)和攜帶手續(xù)。

7、保存密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)選擇安全保密的場(chǎng)所和保密部位，并配備必要的保密設(shè)備。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)在安全可靠的保密設(shè)備中保存，并由專人管理。工作人員離開(kāi)辦公場(chǎng)所，應(yīng)將密級(jí)公文存放在保密設(shè)備里。

8、對(duì)遺失密級(jí)公文的，要認(rèn)真進(jìn)行查處并及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)和黨委保密委員會(huì)辦公室(保密局)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告。

(三)公文的清退和銷毀

1、黨的機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén)應(yīng)對(duì)收進(jìn)、發(fā)出的標(biāo)有密級(jí)的公文定期進(jìn)行清理、清退。省軍級(jí)公文和絕密級(jí)公文按規(guī)定按時(shí)退回省委辦公廳。其他密級(jí)公文和未標(biāo)密級(jí)的公文(除標(biāo)有要清退的外)，由收文單位秘書(shū)部門(mén)妥善保管，除需留存歸檔備查的外，其余應(yīng)在一年后按有關(guān)規(guī)定自行清理、登記、銷毀。需要特別說(shuō)明的是：目前縣級(jí)各部門(mén)對(duì)市級(jí)以上公文的清退做得非常差，每年都有一定數(shù)量的上級(jí)公文無(wú)法清退，縣委辦的機(jī)要人員感到非常頭痛，文件沒(méi)有全部按時(shí)清退回市、省秘書(shū)部門(mén)，我們縣委辦也無(wú)法交差。建議縣級(jí)各部門(mén)對(duì)市級(jí)以上的公文的管理要加強(qiáng)，傳閱都要作好登記。

2、機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文立卷后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門(mén)，其他公文按照有關(guān)規(guī)定登記銷毀。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將本人保管、使用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

3、銷毀標(biāo)有密級(jí)的公文，應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)(單位)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行清點(diǎn)、登記手續(xù)，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。銷毀密級(jí)公文，應(yīng)確保秘密信息無(wú)法還原。銷毀紙質(zhì)公文，應(yīng)采用焚燒、化漿等方法處理；使用碎紙機(jī)銷毀的，應(yīng)使用符合保密要求的碎紙機(jī)；送造紙廠銷毀的，應(yīng)送保密工作部門(mén)指定的廠家銷毀，并由送件單位二人以上押運(yùn)和監(jiān)銷。禁止將密級(jí)公文作為廢品出售。個(gè)人不得擅自銷毀公文。

四、公文歸檔

1、公文辦理完畢后，文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定將公文的定稿、印件和有關(guān)材料(包括電報(bào)、音像材料)收集齊全，歸檔整理。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。

2、兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔整理，機(jī)關(guān)保存復(fù)印件。

3、機(jī)關(guān)各部門(mén)一般應(yīng)于次年第二季度內(nèi)向機(jī)關(guān)檔案部門(mén)移交檔案。文件歸檔整理工作要符合《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，并接受同級(jí)檔案部門(mén)的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。

4、起草、修改和簽批公文，書(shū)寫(xiě)及使用紙張和字跡材料必須符合存檔要求?！?00020

機(jī)密

中共西充縣委文件 西委發(fā)〔2006〕×號(hào) 中共西充縣委關(guān)于×××

×××××××××××的決定(2006年

月

日)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。(此件發(fā)至××)主題詞：×××× ××× 決定

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中共西充縣委辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)№000020

機(jī)密

中國(guó)共產(chǎn)黨西充縣委員會(huì)(批復(fù))西委〔2006〕×號(hào) 中共西充縣委關(guān)于

××××××××的批復(fù) 中共西充縣財(cái)政局黨組：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。中共西充縣委

2006年

月

日

主題詞：×××× ××× ×× 批復(fù)

—————————————————————————————————————————————————————— 抄送：×××，×××，×××。

中共西充縣委辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)機(jī)密 緊急

中共西充縣委辦公室文件 西委辦發(fā)〔2006〕×號(hào) 中共西充縣委辦公室關(guān)于 印發(fā)《××××××》的通知

××××××××××××××××××××××××××××： 《××××××》已經(jīng)縣委同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。中共西充縣委辦公室 2006年

月

日 ×××××× 第一章 總

則

第一條 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ??

主題詞：×× ×× 通知

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中共西充縣委辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密

中共西充縣委辦公室(通知)西委辦〔2006〕×號(hào) 中共西充縣委辦公室 關(guān)于×××××××× ××××××××的通知 ××××××××××××：

××××××××××××××××××××××××××××××。中共××縣委辦公室 2006年

月

日

主題詞：×××× ×× 通知

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中共西充縣委辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密

中共西充縣委組織部文件 ×××〔2006〕×號(hào) 中共西充縣委組織部

關(guān)于××××××××的意見(jiàn) ×××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。??

附件：××××××× 中共西充縣委組織部 2006年

月

日 附件：

×××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。主題詞：×××× ×× 意見(jiàn)

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中共西充縣委組織部辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密

中共西充縣委宣傳部(請(qǐng)示)×××〔2006〕××號(hào)

簽發(fā)人：××× 中共西充縣委宣傳部

關(guān)于××××××××的請(qǐng)示 ×××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。中共西充縣委宣傳部 2006年

月

日

主題詞：×××× ×× 請(qǐng)示

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中共西充縣委宣傳部辦公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)№000001

機(jī)密★一年 特 急

西充縣人民政府文件 西府發(fā)〔2000〕1號(hào)

關(guān)于×××××××通知

各督導(dǎo)室、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、縣級(jí)各部門(mén)：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢！痢痢痢痢痢痢！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?/p>

－－

NO:000021 秘 密 特 急

西充縣人民政府文件

西府〔2000〕×號(hào)

簽發(fā)人：×××

關(guān)于×××××××報(bào)告 南充市人民政府：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

－－

××××××××××××。

附件：

1、××××××××××××

2、×××××××××××× 二○○○年一月一日

主題詞：×× ×× ×× ——————————————————————————————————————————————

抄送：×××××××××××××××××××××××××

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西充縣人民政府辦公室

2000年×月××日印

（共印×份）－－