第一篇：文書檔案管理_復習

《文書檔案管理》復習內(nèi)容

第一章 文書與檔案 文書的概念及其內(nèi)涵。

本課程所用教科書的定義為：

文書是行為主體在社會活動中為一定目的而形成和使用的、具有特定格式的應用性文字材料。簡言之，文書是行為主體在社會活動中形成的應用性文字材料。該定義的內(nèi)涵：

文書是文字材料的一種。與圖書、報刊、檔案一樣，是從屬于“文獻”的種概念。從文書的實際看，這里的“文字”不限于“語言的記錄符號”，應理解為“書寫的痕跡”，即除聲音和活動影像之外的文字、表意符號、圖表圖形和標記等記錄方式。

文書有特定的格式和明確的授受關(guān)系。

文書具有應用性，屬應用文范疇。對“應用性”的理解不能太寬泛，應用于具體事務的文字材料才是文書。

文書有很強的目的性和針對性。與一般圖書報刊不同，文書是處理具體事務的工具，有明確的“辦事”目的，有特定的對象和明確的作用范圍。

文書是行為主體在社會活動中自然形成的，是行為主體處理具體事務的自然結(jié)果。這里的“行為主體”指文書的責任者、發(fā)布者，即文書的“作者”，又叫“行文名義”。它可以是機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體，也可以是個人或家庭?！靶形拿x”才是文書的真正作者，而執(zhí)筆寫作的人倒未必是“作者”。所以，文秘人員不是公文的作者。

文書的本質(zhì)屬性是什么，如何理解？

文書有政治性、機密性和知識性等一般屬性，其本質(zhì)屬性是現(xiàn)實執(zhí)行性。（p.7）

現(xiàn)實性。文書是“現(xiàn)實”的。行為主體的現(xiàn)實活動是文書產(chǎn)生的根源，文書的目的是解決現(xiàn)實問題。

執(zhí)行性。文書是“必須執(zhí)行”的。文書是行為主體依據(jù)法定權(quán)利和責任處理事務的工具，受國家法律保障，必須被執(zhí)行。

現(xiàn)實執(zhí)行性。文書的“執(zhí)行”有一定的有效期。工作完成或問題解決，文書的執(zhí)行即告終止

文書的特點。

文書在人類社會活動中的使用極為廣泛，品種繁多。概括地說，文書的特點主要有三個方面：

1、法定的作者。所謂法定的作者，即發(fā)文的名義。指依據(jù)法律和有關(guān)的條例、章則、決定等成立的，并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和擔負一定的任務、義務的機關(guān)和組織。這些法定的機關(guān)與組織可以在自己的職權(quán)范圍制發(fā)相應的公文。以機關(guān)領(lǐng)導人名義發(fā)布的公文，代表了其所在的機關(guān)、單位，因而也是法定的作者。享有公民權(quán)的個人是私人文書的法定作者。

2、法定的權(quán)威和效力。文書的法定權(quán)威和效力，來源于法定的作者和其法定的權(quán)利，如果不具備或者超越了這種法定性，也就失去權(quán)威和效力。

3、特定的程式。程式，即規(guī)程法式。文書，特別是國家行政機關(guān)的公文，具有規(guī)范的程式，包括使用文書的種類和格式及文書的處理程序。文書的特定程式是文書在形成過程中的特點。

名詞解釋：法定作者。

所謂法定的作者，即發(fā)文的名義。指依據(jù)法律和有關(guān)的條例、章則、決定等成立的，并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和擔負一定的任務、義務的機關(guān)和組織。

文書、文件、公文的聯(lián)系與區(qū)別。

文書、文件、公文是文書學中既有聯(lián)系又有區(qū)別的三個常用術(shù)語。“文書”一詞最早見于西漢，“公文”一詞始見于東漢末年和三國時期，而“文件”一詞大約在清末才出現(xiàn)。在多數(shù)情況下，文書、文件的同義語；公文是文書（文件）的一類，如“公務文書”“私人文件”。

文書（或文件）與公文的關(guān)系比較清楚，文書與文件關(guān)系則復雜些，主要是對于二者的外延大小有不同看法。

一種意見認為，文書的外延大于文件。理由是文書既包括一般意義的文件，還包括簿冊、報表、臺帳等等。

另一種意見認為，文件的外延比文書大。理由是文書通常指書面的文字材料，而文件還包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、電子文件。

現(xiàn)在一般不以外延、載體形式區(qū)分文書、文件。隨著現(xiàn)代社會文書制作材料的擴展和記載方式的變化，文書和文件的內(nèi)涵和外延都在變化。

文書既指“物”（文字材料），也指“人”（職務）。而文件僅指“物”。

在指“物”的時候，文書是不可數(shù)的集合概念，不能以數(shù)量詞修飾。文件是可數(shù)的具體概念，如某一份或若干份文件。

使用習慣上的區(qū)分。在“中央文件”“紅頭文件”“一號文件”“文件袋”“文件柜”中均不說“文書”。在“文書工作”“文書人員”“文書檔案”中均不說“文件”。

檔案的概念及其內(nèi)涵。

檔案是機關(guān)、組織和個人在自身的社會活動中形成，經(jīng)過系統(tǒng)整理，作為歷史記錄保存以備查考的文書。

這一定義的內(nèi)涵有以下幾點：

檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的，是文書的另一種存在形式。文書轉(zhuǎn)化為檔案一般要具備三個條件：第一，辦理完畢的文書才能作為檔案保存；第二，對日后實際工作和科學研究活動有一定查考利用價值；第三，按照一定的規(guī)律集中保存。檔案就是經(jīng)過整理歸檔、集中保存起來的文書。文書是檔案的因素，檔案是文書的組合。

檔案是各機關(guān)、組織和個人在其自身活動中形成的。文書的作者未必就是檔案的形成者。檔案的形式是多種多樣的。文書的物質(zhì)存在形式?jīng)Q定了檔案的物質(zhì)形式。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案的形式還會發(fā)生變化。

檔案是保存?zhèn)洳榈脑加涗?。文書是行為主體在自身的職能活動中形成的，由文書轉(zhuǎn)化而來的各種轉(zhuǎn)化而來的檔案就是人們社會活動的原始記錄，是歷史的真跡和憑證。

文書轉(zhuǎn)化為檔案的三個條件。

文書轉(zhuǎn)化為檔案一般要具備三個條件：第一，辦理完畢的文書才能作為檔案保存；第二，對日后實際工作和科學研究活動有一定查考利用價值；第三，按照一定的規(guī)律集中保存。檔案就是經(jīng)過整理歸檔、集中保存起來的文書。文書是檔案的因素，檔案是文書的組合。

檔案的本質(zhì)屬性是什么，如何理解？

檔案與文書一樣，具有政治性、機密性、知識（信息）性等一般屬性，其本質(zhì)屬性是原始記錄性。（參見教科書p.8）

檔案是歷史的原始記錄，這首先是由檔案的前身——文書的形成特點決定的。文書產(chǎn)生于行為主體的社會實踐，是這種實踐的“連帶產(chǎn)品”，是人類社會活動的直接記錄，從內(nèi)容到形式都打上了鮮明的時代印記。其次，還決定于檔案的形成特點。文書是隨著人的實踐交錯地陸續(xù)地產(chǎn)生的，信息難免“散亂”，而經(jīng)過整理轉(zhuǎn)化為檔案，就成為一個有機的信息系統(tǒng)，歷史得以清晰地“記錄”和保存。因此，在一定意義上，檔案比文書更系統(tǒng)地反映歷史的原貌，是最真實、最可靠、最寶貴的史料。原始記錄性不僅使檔案區(qū)別于圖書、報刊等，也區(qū)別于文書。

檔案的特點。

1)信息的系統(tǒng)性。檔案是對有關(guān)文書、信息材料進行系統(tǒng)整理以后形成的，不經(jīng)過系統(tǒng)整理的 2 零散的信息材料，不能以其為檔案。檔案要經(jīng)過整理分類，并按照一定的規(guī)律和方法組合起來形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。

(2)保存的選擇性。不是所有的文書材料都能轉(zhuǎn)化為檔案，必須是日后有查考利用價值的文書，才能轉(zhuǎn)化為檔案。因此，對文書材料的鑒別、選擇就成為檔案的一個重要特點。另一方面，這種鑒別和選擇必須保持歷史的原貌，保持原始的記錄性，不可修改添加或者縮減，這就同其他圖書、資料、情報有所不同。

檔案的基本價值、現(xiàn)實作用。

（一）檔案的基本價值

1.憑證價值 檔案是原始記錄，是歷史的真憑實據(jù)。檔案真實地記錄和反映了當時人們的思想和活動，是歷史的真跡，可靠性強，因此，具有不容置辯的證據(jù)作用，往往具有法律效力。

2.情報價值 檔案是以往社會活動以及各項工作的經(jīng)驗成果，對于現(xiàn)實工作的查考、總結(jié)經(jīng)驗和科學研究、歷史研究都有著極其重要的參考作用。檔案保存的年代愈久，也就愈珍貴，對科學研究和歷史研究的價值也就愈大。

（二）現(xiàn)實作用

基于檔案的兩大價值，檔案在現(xiàn)實生活中的作用是多方面、多層次的，主要有三個方面的作用：(1)現(xiàn)實工作、社會活動的查考依據(jù)。(2)歷史的憑據(jù)。

(3)科學研究的基礎(chǔ)和條件。

按載體分類，檔案有哪些類別？

按檔案載體形式分類，有石刻檔案、泥版檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟版檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。

國家檔案全宗的構(gòu)成。

文書與檔案的聯(lián)系和區(qū)別。試結(jié)合“文件生命周期理論”加以說明。第二章 文書檔案的起源和流變 文書檔案誕生和發(fā)展的三個條件。紙張何時成為文書的主要載體？ 第三章 文書工作概述 文書工作內(nèi)容的三大環(huán)節(jié)。文書工作的基本任務。文書工作的基本原則。文書工作的要求。

第四章 文書的形成 名詞解釋：公務文書 公文的作用。

按使用范圍劃分，文書有哪四類？

寫出國家行政機關(guān)13種法定性公文的名稱。名詞解釋：通用文書；專用文書。

按來源劃分，文書有哪幾類？按行文關(guān)系劃分，文書有哪幾類？按文件密級和閱讀范圍劃分，文書有哪幾類？

文書種類的選用依據(jù)。

簡述公文格式標準化的意義。什么是公文格式？ 公文文面組成要素分為哪幾部分？ 公文眉首包括哪些組成要素？ 發(fā)文字號的構(gòu)成。

公文主體的構(gòu)成要素有哪些？ 什么是公文標題“三要素”？ 公文版記的組成要素。主題詞的概念。

文件標注主題詞的作用。草稿的含義和種類。定稿的含義和特點。正本的含義和種類。

副本的含義及產(chǎn)生原因。文書語言表達的總要求。

文秘人員草擬公文的主要步驟。

第五章 文書的處理 名詞解釋：行文制度。行文關(guān)系及其實質(zhì)。什么是“隸屬關(guān)系”？ 簡述部門行文規(guī)則。簡述聯(lián)合行文規(guī)則。簡述請示的規(guī)則。

文書處理包括哪幾方面內(nèi)容？ 名詞解釋：擬稿。

簡述核稿的“六查”內(nèi)容。收文處理程序有哪些環(huán)節(jié)？

什么是“擬辦”？有什么要求？ 名詞解釋：注辦。

文書整理歸檔中以“件”取代“卷”的優(yōu)點。文書整理歸檔的重點。

無需整理歸檔的文件材料有哪些？

文書整理歸檔的基本原則和質(zhì)量要求。文書整理歸檔的步驟有哪個環(huán)節(jié)？ 歸檔制度的基本內(nèi)容。第六章 檔案工作概述 闡述：檔案管理工作的管理性、服務性。檔案管理業(yè)務包括哪幾個環(huán)節(jié)？ 檔案工作的原則。

怎樣理解“檔案的完整與安全”？ 檔案室及其類型。檔案室的作用。

名詞解釋：檔案館。第七章 檔案的收集與鑒定 什么是“檔案的收集工作”？

簡述檔案收集工作的基本要求。檔案鑒定工作的基本內(nèi)容。

鑒定檔案價值的原則是什么？說說你的理解。鑒定檔案價值的標準有哪些？

什么是檔案保管期限表，它有哪些類型？ 檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)。

第八章 檔案的整理與保管 全宗概念及含義。全宗構(gòu)成者的條件。機關(guān)全宗的補充形式

名詞解釋：聯(lián)合全宗；匯集全宗（全宗匯集）；檔案匯集。名詞解釋：全宗群。

全面的整理工作包括哪些工作環(huán)節(jié)？ 檔案整理工作的原則。

全宗內(nèi)檔案分類的一般方法、復式分類法都有哪些？ 案卷（盒）目錄的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容及作用。檔號的構(gòu)成。

保管工作的內(nèi)容和任務

全宗盒（卷）的概念，作用。

第九章 檔案的檢索與利用 檔案的檢索，是指對檔案信息進行存儲和查檢的過程。檔案的利用，又稱檔案的提供利用，是指通過一定的方式方法向利用者提供檔案信息服務。

檔案檢索工具的基本職能。

名詞解釋：檔案著錄；檔案標引。名詞解釋：《中國檔案分類法》；《中國檔案主題詞表》 按編制方式分，檢索工具有哪些種類？

名詞解釋：案卷文件目錄；分類目錄；主題目錄；專題目錄；文號索引；人名索引；全宗指南。

什么是檔案的直接利用？有哪些具體方式？ 什么是檔案的間接利用？有哪些具體方式？ 什么是“開放檔案”？它有什么意義？ 開放檔案的方式有哪些？

考試題型：

填空題 選擇題 判斷題 名詞解釋 技能題 簡答題 闡述題 ※參考各章后附的同步練習。

第二篇：文書與檔案管理復習材料201510-初稿

文書與檔案管理教學輔導材料

1章

考試題型及分值分配：

一、單項選擇題擇題（本大題共15小題，每小題1分，共15分）

二、多項選擇題（本大題共5小題，每小題2分，共10分）

三、名詞解釋解釋（本大題共5小題，每小題3分，共15分）

四、簡答題（本大題共5小題，每小題6分，共30分）

五、論述題（本大題共2小題，每小題10分，共20分）

六、案例分析（本大題共1小題，共10分）

一、單項選擇題

1．“應用文”一詞大約出現(xiàn)在（1章1節(jié)6了）D A．隋代以后 B．唐代以后 C．五代以后 D．宋代以后 2．能夠制發(fā)文件的部門、單位一般稱為（1章1節(jié)8重點）D A．上級單位 B．下級單位 C．發(fā)文單位 D．行文單位

3．“文件”一詞大約出現(xiàn)在（1章1節(jié)5頁了）B A．明末 B．清末 C．民國 D．近代

4．檔案最本質(zhì)的屬性是（1章1節(jié)8重）B A．現(xiàn)實執(zhí)行性 B．原始記錄性 C．科學文化性D．利用價值性

二、多項選擇題

1．檔案工作機構(gòu)主要有（1章3節(jié)15了）ABC A．檔案室 B．檔案館 C．檔案事業(yè)管理機構(gòu) D．檔案局 E．檔案處

三、名詞解釋

檔案室（1章3節(jié)15了解）是各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等統(tǒng)一保存和管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部組織機構(gòu)。

四、簡答題

1簡述文書工作與檔案管理的區(qū)別。（1章2節(jié)14掌握）

（1）兩者的工作任務不同；（2）兩者的服務對象不同；（3）兩者工作的目的不同；（4）兩者工作的具體內(nèi)容不同。

五、論述題

試述文書的作用。（1章1節(jié)9重點掌握）

（1）領(lǐng)導指導作用。機關(guān)、單位可以通過制發(fā)文件來部署各項工作，傳達黨和國家的路線、方針、政策，傳達各級領(lǐng)導機關(guān)以及本機關(guān)的意見和決策，對下級的工作進行具體的領(lǐng)導與指導。

（2）行為規(guī)范作用。法規(guī)性文件，一經(jīng)發(fā)布，便成為人們的行為規(guī)范，必須堅決遵照執(zhí)行，不得違反。（3）公務聯(lián)系和知照的作用。各機關(guān)單位在處理日常事務工作中，經(jīng)常要與上下左右的有關(guān)機關(guān)單位進行公務聯(lián)系，公文往來則是機關(guān)單位之間協(xié)商和聯(lián)系工作的一種手段。（1分）

（4）憑據(jù)記載作用。公文是機關(guān)單位職能和公務活動的文字記錄。一般說來，絕大多數(shù)公文在傳達意圖、聯(lián)系公務的同時，也具有一定意義的憑據(jù)作用。

（5）傳遞信息與宣傳教育的作用。公文是傳遞信息的重要渠道。

六、案例分析（1章2節(jié)13重點）

1956年4月16日，中華人民共和國國務院頒布了《關(guān)于加強國家檔案工作的決定》，確立了“檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家檔案，檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用”。1959年確定了黨政檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導和黨政檔案的統(tǒng)一管理。1987年9月5日，全國人大常委會頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！边@是用國家法律形式確定下來的檔案工作原則，是檔案工作必須遵循的。請分析：

（1）檔案工作的基本原則是如何確立的？（2）檔案工作基本原則三方面之間的關(guān)系如何？

（1）我國檔案工作的基本原則，是在長期的檔案工作實踐過程中，逐步形成和確定下來的。

（2）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案，是我國檔案工作的組織原則和管理體制。維護檔案的完整與安全，是檔案工作的基本要求。便于黨和國家各項工作的利用，是檔案工作的根本目的。檔案工作基本原則的三個方面是辯證統(tǒng)一的，前兩者是手段，后者是目的。沒有前兩者，就沒有便于可供利用的物質(zhì)基礎(chǔ)；離開了后者，實行集中統(tǒng)一管理、維護檔案的完整與安全便失去了意義和方向。

2章

一、單項選擇題擇題

1．《國務院關(guān)于全面推進依法行政的決定》屬于（2章2節(jié)28了）D A．部署性決定 B．事項性決定 C．法規(guī)性決定 D．指揮性決定

2．調(diào)查報告《如日方升 前途廣闊——北京推廣應用微型電腦情況調(diào)查》所屬的類型是（2章2節(jié)61了）B A．反映社會情況的 B．介紹新生事物的 C．總結(jié)典型經(jīng)驗的 D．揭露社會問題的

3．適用于“對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項”的文種是（2章2節(jié)28了）B A．通告 B．決定 C．公告 D．命令

4．批復針對的文種必須是（2章2節(jié)45頁了）C A．通知 B．報告 C．請示 D．意見

5．通常所稱的“三密”文件是指（2章1節(jié)24掌）D A．絕密、機密、特密 B．絕密、加密、秘密 C．特密、機密、秘密 D．絕密、機密、秘密

二、多項選擇題

1．司法文書的特點是（2章3節(jié)65掌握）ABCD A．法律的約束性 B．文字解釋的單一性 C．形式的程式性 D．內(nèi)容的規(guī)范性E．文書處理的急迫性 2．屬于機關(guān)日常事務類文書的是（2章1節(jié)22掌握）ABCDE A．計劃 B．總結(jié) C．講話稿 D．提案 E．公示 3．廣義的報告包括（2章2節(jié)40了）ABCDE A．工作總結(jié) B．述職報告 C．工作檢討報告 D．調(diào)查報告 E．工作簡報

三、名詞解釋

1簡報（2章2節(jié)56了解）是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位用來指導工作、向上級機關(guān)反映情況和問題、交流經(jīng)驗以及溝通信息的一種公務文書。

2司法文書（2章3節(jié)65了）是公安機關(guān)、檢察院、法院等司法機關(guān)及訴訟當事人在辦理各種案件的過程中，依法制作并使用的、具有法律效力或法律意義的文書。

四、簡答題

1簡述調(diào)查報告的特點。（2章2節(jié)60掌握）

（1）針對性強；（2）用事實說話；（3）揭示事物的本質(zhì)規(guī)律；（4）具有時效性。2簡述根據(jù)內(nèi)容和使用范圍對函的分類。（2章2節(jié)49掌握）（1）商洽函；（2）詢問函；（3）請準函；（4）答復函；（5）委托函。3簡述述職報告的特點。（2章2節(jié)57掌握）

（1）述職主體的唯一性；（2）報告內(nèi)容的規(guī)定性；（3）形成時間的特定性；（4）使用價值的鑒定性。

五、論述題試述公告和通告的區(qū)別。（2章2節(jié)33重點）

（1）發(fā)布性質(zhì)不同。通告發(fā)布以后，具有執(zhí)行性，同時也具有告知性；而公告主要是告知性，沒有執(zhí)行性。（2）發(fā)布機關(guān)級別不同。公告莊重、嚴肅，宣布事項重大，一般由級別較高的領(lǐng)導機關(guān)或授權(quán)的專門職能機關(guān)發(fā)布；通告宣布事項可大可小，一般機關(guān)均能發(fā)布。

（3）告知事項的范圍不同。公告范圍大，面向國內(nèi)外。通告范圍較公告范圍小，在一定范圍內(nèi)使用。無論是法規(guī)性通告，還是事務性通告，都只在一定范圍內(nèi)周知或者執(zhí)行。

六、案例分析（2章1節(jié)25掌握）

每一個公文文種都有明確的適用范圍，都有嚴格的使用要求，每個制發(fā)機關(guān)都應根據(jù)各自的職權(quán)范圍、行文目的和工作內(nèi)容選擇單一確定的文種。但在寫作實踐中，經(jīng)常出現(xiàn)亂用文種的現(xiàn)象。如：有些單位把“簡報”當作法定公文，取代“報告”，用以反映情況；由于“通知”的適用范圍很廣，功能很多，同其他許多公文文種都有交叉，有人就把“通知”當成了萬能文種，似乎什么文件都可以用“通知”制發(fā)，本該用“會議紀要”、“批復”、“命令”、“通報”等文種，行文皆用“通知”代替。請分析：

（1）正確選擇公文文種有何意義？（2）如何恰當?shù)剡x擇公文文種？

（1）不同的公文種類及名稱，反映著不同的使用目的和要求，反映著不同行文機關(guān)的職權(quán)范圍和行文機關(guān)之間的行文關(guān)系。因此，正確地選擇與使用公文種類及名稱，對于公文的形成和處理，都具有十分重要的意義。

（2）根據(jù)發(fā)文機關(guān)的職責權(quán)限恰當選用。由于不少文種都只限于一定級別或擁有相應職權(quán)的機關(guān)才能使用，因此機關(guān)行文時一定要根據(jù)自身的地位，在自己的權(quán)限范圍內(nèi)選擇相應文種，否則所發(fā)文件無效。根據(jù)發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)的行文關(guān)系正確選用。機關(guān)制發(fā)公文，或是對上行文，或是對下行文，或是平行行文，三種不同的行文反映了不同的行文關(guān)系，必須分別在上行文、下行文和平行文對應的文種范圍內(nèi)選擇恰當?shù)奈姆N。

根據(jù)發(fā)文的具體目的和要求準確選用。每份文件都有特定的撰制目的，都是為了實現(xiàn)一定的工作意圖和工作目標，因此需要根據(jù)不同的行文目的選擇不同的文種。

3章

一、單項選擇題

1．公文標題的中心詞是（3章2節(jié)83掌）D A．發(fā)文機關(guān) B．事由 C．介詞結(jié)構(gòu) D．文種擇題

2．就表達方式而言，我國現(xiàn)行機關(guān)的公文文體采用（3章1節(jié)73了）C A．文言文 B．半文半白 C．白話文 D．公文套語

三、名詞解釋

1文書格式（3章2節(jié)76了解）就是文書的表現(xiàn)形式，即各種公文文體的表現(xiàn)樣式和形式。

2文體（3章1節(jié)72了）是為適應不同的交際需要而形成的語文體式。它是指文章的體制、體裁、體例樣式。

五、論述題

試述公文格式標準化的作用。（3章2節(jié)78掌握）

（1）公文格式標準化體現(xiàn)了公文的權(quán)威性、有效性，有利于公文的貫徹執(zhí)行。國家行政機關(guān)的公文是由法定的作者制成和發(fā)布的，代表法定機關(guān)發(fā)言，在現(xiàn)實執(zhí)行中具有法定的權(quán)威性，同時也就產(chǎn)生法定的效力，這是行政公文區(qū)別于其他文字材料和文章的根本特征。

（2）公文格式標準化方便了公文的處理，有利于提高工作效率。公文格式的各項內(nèi)容及其標準化的設(shè)計都有其存在的必然性、必要性，都是為了保證和方便公文的處理。

（3）公文格式的標準化順應了社會的發(fā)展，有利于實現(xiàn)辦公自動化。隨著社會的發(fā)展，公文也會出現(xiàn)許多新的變化，必須對公文及其格式進行相應的符合實際需要的改革。同時，公文格式的規(guī)范化、標準化也有利于實現(xiàn)辦公自動化、現(xiàn)代化。

4章

一、單項選擇題擇題

1．被稱為“全知敘述”的是（4章4節(jié)125了）C A．第一人稱敘述 B．第二人稱敘述 C．第三人稱敘述 D．第四人稱敘述 2．條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性文書常用的表達方式是（4章4節(jié)129了）C A．敘述 B．抒情 C．說明 D．議論 3．文書形成的理論基礎(chǔ)是（4章1節(jié)96重）D A．應用性 B．時代性 C．美觀論 D．反映論 4.謄抄文稿的總原則是（4章3節(jié)110了）C A．認真 B．清晰 C．規(guī)范 D．細心

5．多數(shù)文書在初稿擬好以后，都應該在不同范圍內(nèi)（4章2節(jié)105了）A A．征求意見 B．擬定提綱 C．總結(jié)經(jīng)驗 D．反復修改

二、多項選擇題

1.文書語言表達的修辭要求是（4章3節(jié)118掌握）ABCDE A．表達的明確性 B．表達的簡潔性 C．語言的平易性 D．表達的文明性 E．表達的程式性

2．在文書形成過程中，材料篩選加工的方法主要有（4章3節(jié)115掌握）ABCDE A．量價值，看負荷 B．正反比較，鑒別真?zhèn)?C．按層分類，點面結(jié)合 D．分析綜合，尋找聯(lián)系 E．抽象概括，揭示規(guī)律

三、名詞解釋

表達方式（4章4節(jié)122了）就是文書撰寫者將文書的內(nèi)容和思想意圖表述、傳達出來的方式、方法和手段。

四、簡答題

1簡述文書主題確定的依據(jù)。（4章3節(jié)112掌握）（1）行文的目的要求；（2）黨和國家的路線、方針政策和上級指示精神；（3）處理事務和社會交往的客觀要求；（4）事物的共同特征和發(fā)展規(guī)律。

2簡述收集材料要注意做好的工作。（4章3節(jié)114掌握）

（1）做好日積月累的工作；（2）做好調(diào)查研究工作；（3）廣泛收集各種渠道的間接材料。3簡述文書主題表達過程中應達到的要求。（4章3節(jié)113重點）

（1）主題要集中；（2）主題要清晰明確；（3）主題要前后一致；（4）主題露而不藏。

六、案例分析（4章1節(jié)99重點）

歷史上，因種種實際的不便，在公文處理的實踐操作中，人們創(chuàng)造性地開始使用“請示報告”這一變通文種。這種變通做法在當時有著積極的意義。為了準確反映不同公文名稱的不同行文目的和要求，劃清各種公文名稱的使用界限和范圍，本著“簡化、確切和便利工作”的原則，1957年10月，國務院秘書廳在《關(guān)于對公文名稱和體式問題的幾點意見》中，明確分設(shè)報告與請示兩個上行文種，并對各自的適用范圍做出了規(guī)定：“報告和請示必須分開使用。報告中不能寫請示事項，但請示中可以反映情況，陳述意見，說明理由，以便上級處理?！敝链?，報告與請示這兩個不同的上行文種正式定型。（1）“請示”和“報告”這兩個文種的確定，經(jīng)歷了什么樣的過程？（2）如何理解文書形成的約定俗成原理？

（1）“請示”和“報告”這兩個文種的確定，是根據(jù)實際使用需要和多年來的約定俗成，然后加以規(guī)范而做出的。

（2）文書的形成是社會實踐活動的體現(xiàn)，是文書形成者依據(jù)社會的規(guī)范而進行的創(chuàng)造性活動，因此，約定俗成、保證通行是文書形成必須遵循的規(guī)律。

遵循約定俗成規(guī)律以確保文書的通行，涉及的問題很多，文體種類的確定即是其一。公文文種的確定，新中國成立以后曾經(jīng)有過幾次大的變化，這些變化很大程度上就是根據(jù)實際使用習慣進行調(diào)整的?！巴ㄖ钡拇_定就是這樣的一個過程。

懂得了這個原理，在文書形成的過程中就要做到符合慣用的體式，時刻想到人們的思維習慣，以提高文書的質(zhì)量。

5章

一、單項選擇題擇題

1．收文辦理的第一道程序是（5章4節(jié)148頁了）A A．簽收 B．登記 C．審核 D．擬辦

2．審核主要是把好“三關(guān)”，即行文關(guān)、政策關(guān)和（5章3節(jié)144掌握）A A．文字關(guān) B．格式關(guān) C．語法關(guān) D．邏輯關(guān)

3．受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應當寫明主送機關(guān)和（5章1節(jié)140重）C A．報送機關(guān) B．上級機關(guān) C．抄送機關(guān) D．下級機關(guān)

4．機關(guān)與機關(guān)之間必須遵守的行文準則和規(guī)定是指（5章1節(jié)133了）D A．行文要求 B．行文關(guān)系 C．行文規(guī)則 D．行文制度

5．文書處理過程中一個具有決策意義的環(huán)節(jié)是（5章4節(jié)153了）B A．擬辦 B．批辦 C．承辦 D．催辦 6．文件生效的標志是（5章3節(jié)146了）C A．簽發(fā) B．繕印 C．用印 D．分發(fā)

二、多項選擇題

1．分發(fā)的工作內(nèi)容有（5章3節(jié)147了）ABCD A．書寫封面 B．發(fā)送 C．封口 D．裝入文件 E．登記

三、名詞解釋

1行文關(guān)系（5章1節(jié)134掌握）是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間文件的往來關(guān)系。具體地說，是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機關(guān)之間的文件授受關(guān)系。

2交擬（5章3節(jié)143了）是指機關(guān)單位的領(lǐng)導或文秘部門的負責人向擬稿人交代撰擬任務的過程。3分發(fā)（5章3節(jié)147了解）是指對印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。

五、論述題

試述辦理復文時應該注意的事項。（5章4節(jié)154重點）

（1）認真領(lǐng)會擬辦、批辦意見，根據(jù)擬辦、批辦意見復文。若對批辦有疑問，必須向批辦的領(lǐng)導及時反映，切不可各行其是。

（2）認真研究文件的內(nèi)容，屬于自己承辦的要及時辦理，不屬于自己承辦的要說明原因并及時退回。（3）批辦意見要求本部門牽頭與其他部門聯(lián)合復文的，由本部門擬出文稿與有關(guān)部門會商，并由本部門和有關(guān)負責人會簽后，再報請機關(guān)單位領(lǐng)導審批。

（4）內(nèi)容涉及以前的收文或其他有關(guān)材料時，要查找有關(guān)文件作為復文的參考。需經(jīng)領(lǐng)導審定的復文，要將有關(guān)材料一并附上，以保證領(lǐng)導全面掌握情況，做出正確的決策。試述請示行文時的注意事項。（5章1節(jié)139重點）

（1）請示應當一文一事。一文一事主要是指一篇請示公文所提出的請示事項，在性質(zhì)上必須是單一的，不得將不同性質(zhì)的事項攪在一起。請示要求一文一事，主要是為了更好更快地解決實際工作中的問題。（2）請示一般只寫一個主送機關(guān)。要求解決問題，應按誰主管就對誰行文的原則行文，不需要寫兩個或兩個以上主送機關(guān)。

（3）請示不得同時抄送下級機關(guān)。這是因為請示公文的內(nèi)容在上級機關(guān)沒有批示或批準之前是不能付諸實施的，沒有必要讓下級機關(guān)知道。

6章

一、單項選擇題擇題

1．文書制發(fā)、傳遞、處理的基本單位是（6章2節(jié)160重）D A．頁 B．盒 C．卷 D．件

2．文書整理的根本目的是（6章2節(jié)164掌）C A．便于分類和歸檔 B．便于區(qū)分和利用 C．便于保管和利用 D．便于保存和提取 3．文書長期保管的期限為（6章2節(jié)165重）D A．15至20年 B．16至30年 C．15至40年 D．16至50年

二、多項選擇題

1．文書的歸檔制度主要包括（6章3節(jié)174了）ABC A．歸檔范圍 B．案盒質(zhì)量要求 C．歸檔時間 D．歸檔編目 E．歸檔文件移交

三、名詞解釋

分類方案類目（6章3節(jié)165了）是指在一年的實際文書沒有形成之前，事先根據(jù)機關(guān)工作活動的規(guī)律，按照文書整理的原則，擬制出來的歸檔文書的類別和條目。

四、簡答題

1簡述以“案盒”取代“案卷”的意義。（6章1節(jié)160重）

（1）方便文書檔案的借閱和查找；（2）方便檔案的復制與保密；（3）簡化了裝訂手續(xù)；（4）使文書工作和檔案工作統(tǒng)一起來。

2簡述文書整理歸檔的基本原則。（6章2節(jié)163掌握）

（1）遵循文件形成的客觀規(guī)律；（2）保持文件之間的有機聯(lián)系；（3）區(qū)分文書的不同價值；（4）便于保管和查找利用。

7章

一、單項選擇題擇題

1．決定檔案價值關(guān)系的主體性因素是（7章2節(jié)187了）B A．檔案自身的特點 B．社會利用的需要 C．檔案的保存狀況 D．檔案的珍貴程度 2．檔案館取得和積累檔案史料的必要補充渠道是（7章1節(jié)179了）C A．檔案鑒定 B．檔案利用 C．檔案征集 D．檔案管理 3．檔案保管期限表中最基本的項目是（7章2節(jié)188掌握）A A．條款和保管期限 B．序號和總的說明 C．附注和保管期限 D．序號和保管期限

4．對檔案工作中的一些管理原則和技術(shù)方法，按照規(guī)范化的要求統(tǒng)一起來，這是檔案工作的（7章1節(jié)179了）B A．完整化 B．標準化 C．信息化 D．法制化

四、簡答題

簡述鑒定檔案價值的原則。（7章2節(jié)185掌握）

（1）從國家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價值；（2）全面的觀點；（3）歷史的觀點；（4）發(fā)展的觀點；（5）效益的觀點。

8章

一、單項選擇題擇題

1．某一件文件的檔號為1-2-3-4，就是指這份文件屬于案盒目錄中的（8章2節(jié)205重點）C A．第1號 B．第2號 C．第3號 D．第4號

2．某一份文件的檔號為3-2-1-8，其中“2”指（8章2節(jié)205重）B A．案盒目錄中的第2號 B．全宗中的第2號 C．某檔案室內(nèi)的第2號 D．案盒中的第2頁 3．干燥劑、防蟲劑等屬于（8章1節(jié)197了）C A．裝備品 B．檔案裝具 C．消耗品 D．技術(shù)設(shè)備

4．“八防”措施是檔案庫房管理工作的重要內(nèi)容，其中的“第一防”是（8章3節(jié)208掌）A A．防火 B．防盜 C．防水 D．防潮

二、多項選擇題

1．檔案室的庫房要做到（8章3節(jié)207了）ABCDE A．專用 B．遠離水源、火源、污染源等 C．不能建在低洼處，不能是木質(zhì)結(jié)構(gòu) D．堅固 E．門窗的封閉性能良好

9章

一、單項選擇題擇題

1．在檔案標引工作中，給出的檢索標識表達檔案內(nèi)容的精確程度稱為（9章1節(jié)219了）D A．網(wǎng)羅度 B．一致度 C．相似度 D．專指度

2．編制檔案檢索工具的前提和基礎(chǔ)是（9章1節(jié)214了）D A．檔案標引 B．檔案移交 C．檔案整理 D．檔案著錄

二、多項選擇題

1．根據(jù)《文獻主題標引規(guī)則》的規(guī)定，主題因素主要有（9章1節(jié)220了）ABCDE A．主體因素 B．通用因素 C．文件類型因素 D．位置因素 E．時間因素 2．按照用途劃分，檔案檢索工具可分為（9章2節(jié)226掌握）ACD A．查檢性檢索工具 B．指南性檢索工具 C．報道性檢索工具 D．館藏性檢索工具 E．目錄性檢索工具

三、名詞解釋

1檔案檢索體系（9章2節(jié)225了）是檔案管理部門為滿足不同需要而編制的各種類型的在功能上相互聯(lián)系、相互補充的檔案檢索工具的集合體。

2檔案標引（9章1節(jié)218了）是指在檔案著錄過程中，對檔案的內(nèi)容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化的檢索標識的過程。

五、論述題

試述專題卡片目錄的編制步驟。（9章2節(jié)228重點）

（1）選題。選題是編制專題目錄的關(guān)鍵。選題有兩種形式：一是主動選題，一是被動選題。不論采用何種形式，都要注意選擇有利用價值、有特色的題目。

（2）選材。選材要全面、精確。為確保全面，可以先列出有關(guān)全宗或案卷的名單；為確保精確，應通過對有關(guān)材料進行分析對比，挑出最合適的材料。

（3）填卡。填卡可以和選材結(jié)合進行。填卡可以一文一卡，也可以一卷一卡。

（4）分類和排列。分類可根據(jù)內(nèi)容或結(jié)構(gòu)情況，采用問題、時間、地區(qū)等標準進行。排列可采用“類——重要程度”等方式進行。

10章

一、單項選擇題擇題

1．具有檔案信息開發(fā)的前瞻性、全面性、科學性特點的是（10章1節(jié)236了）A A．檔案的間接提供利用 B．檔案的整理提供利用C．檔案的開發(fā)提供利用 D．檔案的直接提供利用 2．屬于檔案間接利用的是（10章3節(jié)243了）A A．全宗指南 B．閱覽服務 C．外借服務 D．復制服務 3．檔案間接利用工作的重點是對檔案資料進行編輯研究，形成各種（10章3節(jié)243了）C A．文件匯編 B．專題檔案 C．參考資料 D．全宗指南

二、多項選擇題

1．現(xiàn)行文件匯編常常分為（10章3節(jié)248了）ABCDE A．發(fā)文匯編 B．重要文件匯編 C．會議文件匯編 D．法規(guī)匯編 E．專題文件匯編 2．檔案間接利用工作的主要形式有（10章3節(jié)243了）ABCDE A．全宗指南 B．大事記 C．組織沿革 D．文件匯編 E．機關(guān)基礎(chǔ)數(shù)字匯集

四、簡答題

簡述檔案提供利用工作的要求。（10章1節(jié)236掌握）

（1）明確檔案提供利用工作的意義，樹立服務思想；（2）加強各項基礎(chǔ)準備工作，調(diào)整供求關(guān)系；（3）對內(nèi)熟悉館藏檔案，對外了解利用需要；（4）完善檔案利用的服務方式，提高利用效率。

11章

一、單項選擇題擇題

1．照片檔案利用的主要渠道是（11章3節(jié)261了）C A．出版畫冊 B．復制服務 C．借閱服務 D．照片展覽 2．照片檔案中底片保管溫度為（11章3節(jié)261了）B A．10～12℃ B．13～15℃ C．15～18℃ D．18～20℃

3．照片檔案立卷后，每一個案卷內(nèi)的芯頁頁數(shù)為（11章3節(jié)261了）B A．20 B．30 C．40 D．50 4．在會計檔案中，會計憑證的保管期限一般為（11章3節(jié)256了）C A．3到5年 B．5年到10年 C．10到15年 D．15到25年

二、多項選擇題

1．照片檔案的利用方式有（11章3節(jié)261了）ABCD A．借閱服務 B．復制服務 C．編輯出版照片畫冊 D．照片檔案展覽 E．視聽服務

三、名詞解釋

1聲像檔案（11章3節(jié)257了）是指在社會活動中產(chǎn)生的具有保存利用價值，以聲音、圖像為記錄手段的各種載體形式的原始記錄。

2會計檔案（11章2節(jié)255了）是在會計工作中形成的，記錄和反映一定組織和單位經(jīng)濟業(yè)務的會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業(yè)材料。

四、簡答題

簡述聲像檔案的作用。（11章3節(jié)258掌握）

（1）歷史憑證作用；（2）科學研究作用；（3）廣泛交流作用；（4）宣傳教育作用。

12章

一、單項選擇題擇題

1．電子檔案利用中最常見的方式是（12章3節(jié)279掌握）C A．閱覽 B．網(wǎng)上展覽 C．復制 D．網(wǎng)上咨詢

2．國家標準推薦使用的電子檔案的存儲載體不包括（12章2節(jié)273了）A ．A．軟盤 B．光盤 C．磁帶 D．硬盤

3．電子文件的歸檔一般可分兩步進行，先做的是（12章1節(jié)271掌握）A A．邏輯歸檔 B．物理歸檔 C．雙套歸檔 D．存儲歸檔

二、多項選擇題

1．電子文件的特性有（12章1節(jié)267了）ABCDE A．對設(shè)備的依賴性 B．載體的非直讀性 C．信息與載體的可分離性 D．信息共享性 E．信息的易更改性

三、名詞解釋

電子檔案（12章2節(jié)273了）是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，又稱為機讀檔案或數(shù)字式檔案。

四、簡答題

1簡述電子檔案的利用特點。（12章3節(jié)278掌握）

（1）電子檔案利用的快捷性；（2）電子檔案利用空間的廣闊性；（3）電子檔案利用的高效性；（4）良好的復用性；（5）外借利用的限制性。

2簡述電子檔案的復制形式。（12章3節(jié)279掌握）

（1）軟盤復制；（2）光盤復制；（3）硬盤復制；（4）磁帶復制；（5）U盤復制。3簡述電子文件日常管理工作的內(nèi)容。（12章1節(jié)268掌握）

（1）建立文件夾；（2）有序排列；（3）登記；（4）拷貝另存；（5）及時歸檔。

第三篇：文書檔案管理

一、名詞解釋

1.文書：有兩種含義：一是指作為信息載體的文字材料，二是對從事文書管理工作人員的職務稱謂。

文書是指作為信息載體的文字材料，是社會組織和個人在社會實踐活動中用來記錄、傳遞信息的書面文字材料，是以文字形式并使用特定文體格式處理各種事務的憑證性工具。

2.檔案：是指過去和閑雜的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡言之，檔案是指社會組織與個人在其社會活動中所直接形成并具有保存價值的原始記錄。

3.公務文書

4.事務文書

5.上行文

6.下行文

二、單項選擇題

1.下列選項中不屬于文書性質(zhì)的是（）。

A.現(xiàn)實性 B.特定性 C.信息性 D.憑證性

2.下列選項中不屬于文書特點的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的規(guī)范性 C.文書處理程序的特定性 D.歷史性

3.下列選項中不屬于檔案性質(zhì)的是（）。

A.原始性 B.歷史性 C.憑證性 D.考查性

4.下列選項中不屬于檔案特點的是（）。

A.原始性 B.價值性 C.系統(tǒng)性 D.考查性

5.下列選項中不屬于古代公文的種類是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文書檔案工作包括的一系列環(huán)節(jié)和程序不包括下列哪項。（）

A.文書形成 B.整理歸檔 C.交通 D.鑒定

7.下列選項中不屬于公務文書特點的是（）。A.鮮明的政治性 B.很強的歷史性 C.法定的權(quán)威性 D.格式的規(guī)范性

8.知照性公文主要是黨政機關(guān)向一定范圍通知事項、通報情況、聯(lián)系工作、公布有關(guān)事項和要求的公文，下列選項中不屬于此類公文的是（）。

A.決議 B.通知 C.公告 D.通報

9.（）適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

A.公告 B.通知 C.決議 D.函

10.下列選項中對發(fā)文字號表述正確的是（）。D A.國辦發(fā)〔1996〕第2號 B.國辦發(fā)（1996）02號

C.國辦發(fā)〔1996〕第02號 D.國辦發(fā)〔1996〕2號

三、問答題

1.請簡述文書工作與檔案工作的性質(zhì)和任務。

2.試述文書與檔案人員的基本素養(yǎng)要求。

3.試述公務文書的作用與特點。

4.如何恪守公文行文規(guī)則？

5.如何正確選定公文文種？

二、平時作業(yè)二

一、填空題

1.文書處理程序，包括文書處理的流程、方法和步驟，是按照公文制發(fā)、辦理和管理的規(guī)律，對文書運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的科學合理安排。

2.文書處理流程通常由收文辦理、發(fā)文辦理、辦結(jié)文件處理和文件運轉(zhuǎn)管理四個方面構(gòu)成。

3.批辦是指機關(guān)領(lǐng)導人根據(jù)文件內(nèi)容、擬辦意見和部門職責，對來文所提出的批示性意見。

4.傳閱的方式包括輪輻式傳閱、接力式傳閱、專人送達傳閱以及閱文式傳閱四種。

5.國家檔案局2000年12月6日發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，是我國機關(guān)文書和檔案規(guī)則改革的一項重要舉措，彌補了我國文書、檔案工作標準體系中歸檔文件整理的空白。

6.《歸檔文件整理規(guī)則》將歸檔文件整理的基本單位確定為“自然件”（或稱單份文件）。

7.文書人員在文件辦理過程中，應及時對日常形成的、辦理完畢的文件進行收集，重點把好的關(guān)口是：發(fā)文關(guān)、收文關(guān)、重要會議關(guān)、外出會議關(guān)、內(nèi)部材料關(guān)、報刊材料關(guān)。

8.發(fā)文字號是由發(fā)文機關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關(guān)代字、、文件順序號組成。

9.歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。

二、多項選擇題

1.文書處理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.歷史性 C.連續(xù)性 D.規(guī)定性 E.時效性

2.文件簽收的作用包括（）。ABC

A.確保文件運轉(zhuǎn)安全可靠 B.明確雙方的交接責任 C.表明文件的去向和下落

D.明確收文放的職責 E.確保發(fā)文方的權(quán)益

3.收文登記的方法包括（）。BCD

A.數(shù)碼登記法 B.總流水號登記法 C.分類流水號登記法

D.口取紙分類登記法 E.數(shù)字登記法

4.文書整理歸檔是以件為單位進行（），并進行裝盒、歸檔，使之有序化的過程，以便于保管、檢索和利用。

A.裝訂 B.分類 C.排列 D.編號 E.編目

5.文書整理歸檔的原則包括（）。ABCDE A.保證整理歸檔的文件材料齊全完整

B.遵循文件材料形成的客觀規(guī)律

C.保持文件之間的有機聯(lián)系

D.正確區(qū)分文件的不同價值

E.整理后的文件要便于保管、檢索和利用

6.《文件歸檔管理規(guī)則》提出了（）等方法。ACD A.分類法 B.歸納法 C.機構(gòu)（問題）分類法

D.復式分類法 E.“自然件”分類法

7.歸檔文件編號使歸檔文件再全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作一級查找利用提供條件，編號中的號包括（）等。

A.全宗號 B. C.保管期限 D.件號 E.歸檔章

三、問答題

1.擬辦的要求有哪些？

2.發(fā)文審核的具體內(nèi)容及要求有哪些？

3.文書運轉(zhuǎn)管理的基本原則包括哪些？

4.試述文書整理歸檔與文書立卷的區(qū)別。

5.簡述文書整理歸檔的方法步驟。

平時作業(yè)三

一、名詞解釋

1.檔案統(tǒng)計工作：P244

2.檔案整理工作： P254

3.檔案保管： P271

4.主題法： P283

5.專門檔案： P304

6.大事記：P296

二、不定項選擇題

1.檔案收集工作的主要內(nèi)容包括（）。ACDE

A.對本機關(guān)需要歸檔檔案的接收 B.對其他機關(guān)需要歸檔檔案的接收

C.對歷史檔案的接收 D.對歷史檔案的征集

E.對各現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收

2.檔案鑒定工作室一項決定檔案存毀的工作，包括的內(nèi)容是（）。ABCD A.制定檔案價值鑒定的標準和檔案保管期限表

B.具體審核檔案材料的保存價值，確定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期滿且無繼續(xù)保存價值的檔案予以銷毀

D.檔案鑒定工作的組織

E.檔案統(tǒng)計資料的分析

3.檔案室或檔案館對于按制度規(guī)定接收的檔案，除驗收時檢查文件整理質(zhì)量外，還必須根據(jù)本室（館）庫房管理的特點和需要，進行全宗及其文件組合的排列、（）的加工等簡單的條理化、系統(tǒng)化的工作。B A.數(shù)量統(tǒng)計 B.檢索目錄 C.檔案鑒定 D.檔案盒 E.題名

4.檔案整理工作中的所謂（），在檔案整理階段，由檔案管理人員根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度和相關(guān)要求，對歸檔案卷進行必要的、認真的整理或加工作。D A.統(tǒng)計 B.鑒定 C.收集 D.立卷 E.歸檔

5.檔案庫房的類型包括以下（）。

A.綜合檔案庫 B.科技檔案房 C.圖書資料庫 D.基建檔案房 E.新型載體檔案房

6.檔案檢索語言的類型包括（）。

A.歸納法 B.館藏法 C.分類法 D.主題法 E.演繹法

7.按檔案檢索工具的載體形式分類，包括以下（）。ABCD A.書本式 B.卡片式 C.縮微目錄 D.機讀目錄 E.全宗式

8.（）在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用，是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。

A.檔案歸納 B.檔案鑒定 C.檔案提供利用 D.檔案搜集 E.檔案檢索

9.科技檔案價值的鑒定因素一般包括以下（）。

A.技術(shù)因素 B.功能因素 C.典型因素 D.時間因素 E.人物因素

10.同紙質(zhì)文檔相比，電子檔案利用的特點和優(yōu)點是（）。ABCD A.復用性好 B.服務形式多樣化 C.便于傳輸 D.依賴性強 E.儲存性強

三、問答題

1.檔案為什么必須以全宗為單位進行整理？

2.請簡述檔案檢索的內(nèi)容。

3.請簡述檔案參考資料有哪些特點。

4.請簡述人事檔案的特點及作用。

5．試述電子文檔管理的內(nèi)容和原則。

6．試述文書與檔案計算機輔助管理的特點。

平時作業(yè)四

技能測試題

一、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標題。

1．××省廣播電視大學關(guān)于請求繼續(xù)進行開放教育試點工作的函

2．中央廣播電視大學關(guān)于××省廣播電視大學關(guān)于請求繼續(xù)進行開放教育試點工作的復函

3．××省廣播電視大學關(guān)于請求繼續(xù)進行開放教育試點工作情況的調(diào)查報告

4．××省廣播電視大學關(guān)于請求撥款維修危舊校舍的函

5．××省財政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問題的復函

提示： 1、2、3組成一卷； 按內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與中央電大關(guān)于繼續(xù)進行開放教育試點工作的往來文件4、5組成一卷；

按通訊者、內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與××省財政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問題的往來文件

二、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標題。

1．某省人民政府就搞好鲅魚圈總體經(jīng)濟開發(fā)工作給××市人民政府的指示

2．某省外事辦公室關(guān)于召開全省外事工會會議的通知

3．某省外事辦公室關(guān)于召開全省外事工會會議的請示

4．某省人民政府關(guān)于召開全省外事工會會議的批復

5．某省人民政府就鲅魚圈月亮灣商業(yè)區(qū)建設(shè)問題給××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅魚圈金融事業(yè)建設(shè)問題給××市人民政府的指示

第四篇：文書檔案管理

[單選]

1、（）是公文辦理過程中的中心環(huán)節(jié)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

催辦

[單選]

2、（）年，國家檔案局令第8號發(fā)布了《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[單選]

3、下面所列材料中屬于歸檔范圍的是()。(2分)

收文中，上級機關(guān)普發(fā)性不需本單位辦理的文件。

一般文件的歷次修改稿。

對本機關(guān)工作具有查考利用價值的文件材料。

同級機關(guān)發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行的文件。

[單選]

4、以下哪個不是收文登記的形式？(2分)

簿冊式登記

簽印式登記

卡片式登記

[單選]

5、催辦分為（）兩個方面。(2分)

向上、向下

對內(nèi)、對外

發(fā)函、電聯(lián)

[單選]

6、以件為單位進行裝訂時，應在（）位置用不銹鋼釘或線裝訂。(2分)

上側(cè)

右上側(cè)

左側(cè) [單選]

7、編制頁碼時，凡沒有頁碼（單頁除外）的，需要補充編制頁碼，再（）計算頁數(shù)。(2分)

繼續(xù)

合并

重新

[單選]

8、以下哪個不是文件的載體？(2分)

竹簡

紙張

光盤

[單選]

9、單份文件歸檔中，哪一項不是必須著錄的內(nèi)容：(2分)

歸檔

保管期限

作者

[單選]

10、著錄時應注意(2分)

題名中的關(guān)鍵詞不能準確反映文件內(nèi)容時，要將主題詞錄入；

文件題名應根據(jù)文件實際內(nèi)容和成分重新擬寫；

“任免”通知等公文的標題要把所有人員錄入進去。

[單選]

11、使用單件整理方法的單位必須使用（）。(2分)

檔案管理軟件

密集柜

專用庫房

[單選]

12、單份文件歸檔中，裝盒排架不包括：(2分)

裝盒

填寫備考表

編號

[單選]

13、《檔案目錄》封面項目不包括：(2分)

全宗名稱

責任者

全宗號 [單選]

14、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機構(gòu)-保管期限

按機構(gòu)-保管期限

[單選]

15、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機構(gòu)-保管期限

按機構(gòu)-保管期限

[單選]

16、跨形成的文件材料，統(tǒng)一放入（）。(2分)

開始

辦結(jié)

歸檔 [單選]

17、采用（）能最好地保持歸檔文件在來源方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。(2分)

分類法

機構(gòu)分類法

保管期限分類法

[單選]

18、立卷法按文件（）或內(nèi)容針對作為歸檔。(2分)

成文日期

形成

辦結(jié)

[單選]

19、以下哪類文件不適合用文件名稱組合法：(2分)

XX企業(yè)的會議紀要；

XX單位關(guān)于舉辦培訓班經(jīng)費的請示；

XX公司信息簡報。[單選]20、立卷法中，不適用于按名稱組合法進行排列的方法是：(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

[單選]

21、（）是對收文的執(zhí)行、辦理或撰文答復。(2分)

擬辦

批辦

承辦

[單選]

22、立卷法中，以下哪個標題不符合案卷標題的格式？(2分)

XX局黨組會議記錄

XX企業(yè)關(guān)于2003年財務統(tǒng)計報表

XX地區(qū)來往信件

[單選]

23、立卷法中，案卷的裝訂要注意：(2分)

將文件上原有的金屬物全部去掉；

文件上原有的金屬物不用去掉；

裝訂方法是二孔一線，位于文件左側(cè)。

[單選]

24、立卷法中，案卷的裝訂孔的孔距為（），邊距為（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [單選]

25、（）是檔案館為進館單位編制的管理號，檔案室不能擅自編制。(2分)

全宗號

目錄號

案卷號

[單選]

26、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的對外發(fā)文的文種有（）種。(2分)14 [單選]

27、（）是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、頻率最高的文種。(2分)

規(guī)定

辦法

條例

[單選]

28、文種不同，公文結(jié)構(gòu)則有所不同，但必備要素有：(2分)

秘密等級

發(fā)文字號

公文標題

[單選]

29、（）是指已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[單選]30、（）是對發(fā)文進行最后審定的決策性環(huán)節(jié)。(2分)

簽發(fā)

審核

繕印

[多選]

31、把已分類的文件按照一定的規(guī)律組織成一個或若干個案卷，以保持文件之間的在內(nèi)容、時間、名稱等方面的聯(lián)系，主要方法有：（）(2分)

內(nèi)容組合法

文件名稱組合法

工作活動組合法

問復文件組合法

[多選]

32、使用單份文件歸檔整理方法時常用的分類方法有：（）(2分)

—機構(gòu)—保管期限

—問題—保管期限

—文號—保管期限

—保管期限 [多選]

33、同一的文件按件歸檔，裝盒時（）(2分)

保管期限為永久的文件單獨裝盒

保管期限為30年的文件單獨裝盒

保管期限為10年的文件單獨裝盒

保管期限為定期的文件一起裝盒

[多選]

34、文書檔案保管期限表的基本內(nèi)容包括：(2分)

類目

序號

歸檔范圍

保管期限

[多選]

35、歸檔分類的類型有：(2分)

A.分文號

分

分機構(gòu)

分保管期限

[多選]

36、單份文件歸檔中，必須著錄的項目有：(2分)

文件題名

責任者

成文日期

歸檔

[多選]

37、單件整理方法常見的模式有：(2分)

部門整理

專人整理

個人整理

檔案室整理

[多選]

38、蓋檔號章時，保管期限一欄可以填寫：(2分)

全稱

簡稱

保管期限代碼

不填

[多選]

39、單份文件歸檔中，著錄時應注意：(2分)

有副題名的應錄入；

文件提名一般要求照實抄錄，不得隨意改動；

頁數(shù)為“一件”歸檔文件中有有效字符的頁面總數(shù)；

著錄“任免通知”時可在題名之后，加上該文任免的、涉及本單位其他有關(guān)人員的名字，并外加“[ ]”。

[多選]40、適用于按名稱組合的案卷排列方法有(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

綜合排列法

[判斷]

41、歸檔文件整理過程中，單頁文件可不打頁碼。(2分)

對

錯 [判斷]

42、文件歸檔不要求紙質(zhì)文件與同版本電子同步歸檔。(2分)

對

錯

[判斷]

43、企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍。(2分)

對

錯

[判斷]

44、歸檔時間是指文件承辦部門或業(yè)務部門將規(guī)范整理好的文件或案卷向檔案室移交的時間，移交歸檔的時間主要有1至2月份或6月份。(2分)

對

錯

[判斷]

45、使用立卷法的前提是有電腦輔助管理并安裝了專用的檔案管理軟件。(2分)

對

錯 [判斷]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

對

錯

[判斷]

47、小于十六開紙的文件要托裱。(2分)

對

錯

[判斷]

48、排序的系統(tǒng)科學是體現(xiàn)歸檔文件整理內(nèi)在質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。(2分)

對

錯

[判斷]

49、檔號章是文件歸檔的標志，用于體現(xiàn)每一“件”的檔號。(2分)

對

錯

[判斷]50、案卷目錄表是查找利用檔案的最基本的檢索工具，也是進行檔案統(tǒng)計、移交、檢查的重要依據(jù)。(2分)

對

錯

第五篇：文書檔案管理

文書檔案管理

⒈文書的作用：①指導作用②規(guī)范作用③聯(lián)系作用④記載憑證作用。

⒉文書的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥試行本⑦修訂本⑧各種文字文本。⒊行文制度是公文在撰寫制作過程中必須遵守的規(guī)定和準則，主要包括行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則等方面的內(nèi)容。⒋認清行文關(guān)系：行文關(guān)系是指各級各類之間因文件往來而構(gòu)成的關(guān)系。各個不同組織之間構(gòu)成不同的組織關(guān)系。目前我國各級各類組織的關(guān)系主要有四種類型：領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系、業(yè)務指導關(guān)系、平行關(guān)系與不相隸屬關(guān)系。

⒌明確行文方向：行文關(guān)系決定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三種。

⒍確定行文方式：從行文方向來看，下行文可采取逐級行文、多級行文和直達行文等方式；上行文除采取逐級行文、多級行文，還可采取越級行文。⒎收文程序：簽收、拆分、登記、分發(fā)、審核。⒏制文環(huán)節(jié)：草擬、審核、會商與會簽、簽發(fā)。

⒐制發(fā)環(huán)節(jié)：標注文件管理信息、復核、排版、校對、繕印、用印、登記、分發(fā)。⒑文件整理與歸檔工作的意義：⑴文件整理是檔案整理的前提。⑵文件整理是文檔管理的重要建設(shè)。⑶文件整理是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。⑷文件整理歸檔是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸歸檔是把文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標志。

⒒全宗是指一個法人或自然人在社會活動中所形成的全部檔案的總和。⒓了解歸檔文件的整理：⑴整理單位①文件正本與不同稿本②正文與附件③正文與文件處理單④原件與復制件⑤轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文⑥報表、名冊、圖冊（本）⑦來文與復文⑵文件修整①修裱破損文件②復制字跡模糊或易褪色的文件③折疊超大紙張④去除易銹蝕的金屬物⑶文件裝訂⑷歸檔文件的排列⑸歸檔文件的編號①件號?室編件號?編號項目 ②編號項目?必備項目：全宗號、、保管期限、件號?選擇項目—機構(gòu)（問題）項?歸檔章 ⑹歸檔文件的編目①件號②責任者③文號④題名⑤日期⑥頁數(shù)⑦備注⑺歸檔文件的裝盒。⒔檔案的鑒定一般是指對檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定，實際業(yè)務工作多是后者。所以，檔案界通常所說的檔案鑒定，是對檔案價值的鑒定。⒕鑒定檔案價值的標準：鑒定檔案價值時使用最廣泛的基本標準是文件內(nèi)容、文件的形成者、文件的形成時間、文件的名稱以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文書檔案的保管期限為永久和定期兩類。定期一般分為30年和10年。⒗安裝密集架對地面的承重能力有較高要求，若在二樓以上的房間內(nèi)安裝，樓板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘檔案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。⒙科技檔案的特點：⑴專業(yè)技術(shù)性⑵成套性⑶動態(tài)性⑷多樣性⑸保密性。

⒚科技檔案的歸檔要求：歸檔保管的科技檔案的內(nèi)容必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)。載體材料應質(zhì)地優(yōu)良，不得有污損、受潮、破裂等現(xiàn)象。文件材料應采用耐用性強的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復印。文件材料應字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。大圖紙應折成A4幅面。

⒛人事檔案具有真實性、全面性、動態(tài)性和保密性的特點。

21.保管底片最適宜的溫度是13℃~15℃，濕度為35%~45%。保管照片最適宜的溫度為14℃~24℃，濕度為40%~65%。

22.文檔一體化系統(tǒng)一般包含文件管理、檔案管理、數(shù)據(jù)維護、系統(tǒng)維護四個模塊。

23.在現(xiàn)代，文書有兩種含義。第一種指物，是人們在社會實踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達思想意圖的一種書面記錄。第二種指人，是對各級各類組織中管理文字材料工作人員的特定稱謂。文書包括私務文書和公務文書。24.檔案室國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

25.檔案的特點：一是檔案來源廣泛。二是檔案內(nèi)容具有社會實踐性。三是檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。四是檔案必須是有價值的。五是檔案的形式多樣。

26.文書與檔案的關(guān)系：文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。文書是檔案的主要來源之一，檔案則是文書的主要歸宿，所謂“今日之文書，明日之檔案”就是這個意思。27.參謀咨詢：⑴認識檔案咨詢服務的類型。①按內(nèi)容性質(zhì)，可將檔案咨詢分為事實性咨詢、指導性咨詢與檢索性咨詢。②按難易程度分，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。③按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書面咨詢。⑵明確檔案咨詢服務的步驟。①接受咨詢問題。②分析咨詢問題。③查找檔案材料。④答復檔案材料。⑤建立咨詢檔案。28.舉辦展覽：Ⅰ認識檔案展覽的類型。⑴按展覽的時間劃分。①長期陳列②臨時展覽。Ⅱ案展出的內(nèi)容劃分：⑴綜合性檔案展覽。⑵專題性檔案展覽。Ⅲ明確檔案展覽的形式⑴固定展覽⑵網(wǎng)上展覽⑶巡回展覽。Ⅳ明確檔案展覽的組織⑴確定主題⑵精選材料⑶設(shè)計格局⑷保證檔案安全。

28。提供閱覽： ⑴熟悉檔案閱覽服務①選址適當②分區(qū)合理③設(shè)備齊全④制度健全⑤工作人員要有良好的工作作風和扎實的業(yè)務基本功。⑵了解檔案外借服務①借閱證制度②代卷（盒）卡制度③借閱審批制度④催還和續(xù)借制度。

29.檢索檔案：Ⅰ了解檔案檢索工作的內(nèi)容⑴存儲階段的主要內(nèi)容。①著錄標引②編制檢索工具⑵查找階段的主要內(nèi)容①確定查找內(nèi)容②查找。Ⅱ熟悉檔案的著錄、標引。Ⅲ了解檔案檢索工具的種類。⑴按體例分①目錄②索引③指南。⑵按載體形式分①書本式檢索工具。②卡片式檢索工具。③縮微式檢索工具。④機讀式（電子）檢索工具。⑶按檢索范圍分①以一個全宗的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。②以一個檔案館的全部檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。③以檔案館內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。④以全國或某一地區(qū)若干個檔案館內(nèi)的全部或某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。⑷按功能分。①館藏性檢索工具②查找性檢索工具③介紹性檢索工具。Ⅳ編制檔案檢索工具。⑴案卷目錄⑵全引目錄⑶全宗指南①立檔單位的歷史概況②全宗檔案概況③檔案的內(nèi)容與成分。