第一篇：采購付款管理辦法（xiexiebang推薦）

采購付款管理辦法

第一條： 為維護公司資金與資產(chǎn)安全，提高采購的計劃性與效率，規(guī)范采購與付款流程，根據(jù)公司實際情況，特制定本辦法。

第二條： 本辦法適用于公司所有辦公用品，生產(chǎn)、研發(fā)和勞動保障等所需原材料、儀器設(shè)備的采購及款項支付，其余采購參考本辦法執(zhí)行。

第三條： 公司所有部門所需物資采購原則上均由各部門提出申請，由指定采購人員統(tǒng)一購買，其他人員一般不得自行采購。

第四條： 公司日常辦公用品采購由行政部提出申請，并填寫《物資采購申請單》，經(jīng)保管人員核實無庫存并簽字確認(rèn)，采購預(yù)算金額3000元以下的，由主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，即可進(jìn)入采購流程；采購預(yù)算金額3000元以上的，由總經(jīng)理審批同意后，即可進(jìn)入采購流程。

第五條： 公司所有生產(chǎn)、研發(fā)等所需原材料、儀器設(shè)備、耗材等采購由技術(shù)部提出申請，并填寫《物資采購申請單》，經(jīng)保管人員核實無庫存并簽字確認(rèn)，采購預(yù)算金額3000元以下的，由主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，即可進(jìn)入采購流程；采購預(yù)算金額3000元以上的，由總經(jīng)理審批同意后，即可進(jìn)入采購流程。

第六條： 部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份《物品報損審批表》給行政部及財務(wù)部門登記，財務(wù)部門審核確認(rèn)使用年限（超出修理范圍），由總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將一份《物品報損審批表》和《物資采購申請單》一并送交采購人員。

第七條： 公司采購人員依據(jù)《物資采購申請單》標(biāo)明的規(guī)格、型號、數(shù)量等進(jìn)行相關(guān)物資采購，采購時綜合考慮性價比，維護公司利益。通常情況下，都應(yīng)簽訂采購合同。

第八條： 物資采購過程中需預(yù)付貨款時，采購人員應(yīng)填寫《付款申請單》，并附上《物資采購申請單》、采購合同/訂單/協(xié)議復(fù)印件，由主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)人員、總經(jīng)理審核后，交出納人員支付。貨到需立即付款時，視同預(yù)付貨款。

第九條： 貨到入庫后，結(jié)算貨款時，采購人員應(yīng)填寫《付款申請單》，并附采購合同/訂單/協(xié)議復(fù)印件、采購物品發(fā)票、供貨商送貨單、公司入庫單，10000元以上采購另需附《質(zhì)量檢驗報告》，由主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)人員、總經(jīng)理審核后，交出納人員支付。

第十條： 物資采購?fù)瓿珊?，采購人員應(yīng)及時將所采購物品建檔入庫，各部門使用時向倉庫保管員提出申請，并填寫物資領(lǐng)用單，由保管員建立物品出庫單。

第十一條： 財務(wù)于每月初向采購人員提供《供應(yīng)商往來余額一覽表》，采購部門應(yīng)于1-2個工作日內(nèi)完成核對，并反饋給財務(wù)。

第十二條： 采購部門應(yīng)通知供貨商向公司出具二份蓋有公章或者財務(wù)專用章的《款項往來對賬函》，經(jīng)財務(wù)核對無誤后，加蓋財務(wù)專用章，一份由采購部門交付供應(yīng)商，一份交由財務(wù)存檔。

第十三條： 供應(yīng)商未完成向公司提供采購發(fā)票的，由公司財務(wù)出具《發(fā)票往來對賬函》，加蓋公司財務(wù)專用章后，由采購部門交付供應(yīng)商并索回蓋有供應(yīng)商財務(wù)專用章的《發(fā)票往來對賬函》，并交公司財務(wù)作為年度決算及對賬檔案備存。

第十四條： 公司對供應(yīng)商應(yīng)提供的發(fā)票實行臺帳式管理，財務(wù)、采購部門必須分別建立《發(fā)票往來掛賬登記簿》，對所有預(yù)付款逐筆進(jìn)行詳細(xì)登記（包括付款日期、單位、內(nèi)容、金額、經(jīng)手人、約定提供發(fā)票日期），待對方提供發(fā)票后，財務(wù)與采購部門及時在《發(fā)票往來掛賬登記簿》中勾銷。財務(wù)、采購部門每

月初就發(fā)票開具情況進(jìn)行核對，由采購人員負(fù)責(zé)督促供應(yīng)商及早開具發(fā)票。

第十五條： 采購人員為向供應(yīng)商索回發(fā)票的責(zé)任人。如采購人員未及時索回發(fā)票而導(dǎo)致發(fā)票不能索回的，由采購人員負(fù)責(zé)到稅務(wù)代開發(fā)票或自己聯(lián)系開票，所需稅金由采購人員自行支付。因為發(fā)票未能索回造成公司損失的，應(yīng)按公司相關(guān)制度進(jìn)行賠償。

第十六條： 如采購付款時供應(yīng)商約定開發(fā)票而最終不能開票的，采購必須要求供應(yīng)商負(fù)責(zé)到稅務(wù)代開票

第十七條： 如因客觀原因，供應(yīng)商不能提供發(fā)票的，采購人員應(yīng)在采購付款時提前備注說明，在簽訂采購合同/訂單/協(xié)議時，注明供應(yīng)商不能開具發(fā)票，并在洽談價格時將稅金扣除，由采購人員代開發(fā)票或聯(lián)系開票，上述情況下產(chǎn)生的開票稅金由公司承擔(dān)。

第十八條： 本辦法解釋權(quán)歸公司采購部所有。

第二篇：采購付款管理制度

采購付款管理制度

第一章總則

第一條為了加強（以下簡稱“公司”）合理采購，保障生產(chǎn)經(jīng)營需要，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，依據(jù)《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》（以下簡稱“《上市規(guī)則》”）、《深圳證券交易所上市公司內(nèi)部控制指引》等相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司具體情況制定本制度。

第二條本制度所稱“采購”，是指購買物資（包括購買勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活動。第三條公司采購業(yè)務(wù)應(yīng)注重防范下列風(fēng)險:(一)采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費；(二)供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招標(biāo)或定價機制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐；

(三)采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，導(dǎo)致采購物資，資金損失或信用受損。第四條公司通過全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，建立價格監(jiān)督機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。第二章采購管理組織機構(gòu)

第五條公司采購歸口管理部門負(fù)責(zé)匯總物資需求信息，選擇和管理供應(yīng)商，組織確定采購價格，訂立和管理采購合同，控制采購供應(yīng)過程，參與采購驗收及結(jié)算付款申請等工作。

第六條公司物資需求部門配合采購歸口管理部門的主要職責(zé)是：

(一)負(fù)責(zé)提交已審定后的物資需求、進(jìn)度要求和技術(shù)規(guī)范書；采購付款管理制度(二)負(fù)責(zé)合同履約過程中的技術(shù)問題，配合合同變更技術(shù)談判等工作；(三)負(fù)責(zé)組織物資驗收、資產(chǎn)移交并配合項目決算；(四)配合物資采購、監(jiān)造和檢驗；

(五)負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的其他有關(guān)工作。第七條公司采購管理的具體目標(biāo)是：

(一)確保物資采購的質(zhì)量和及時供應(yīng)，保障公司正常運營；(二)控制庫存水平，降低庫存成本，減少庫存損失；(三)盡可能實現(xiàn)采購物資的標(biāo)準(zhǔn)化；(四)發(fā)展優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商合作伙伴；(五)加強公司各部門之間的合作；

(六)降低公司運營總成本，增強公司核心競爭力。

第八條為了實現(xiàn)采購作業(yè)相互監(jiān)督的制衡機制，采購組織應(yīng)貫徹不相容職務(wù)分離的原則：

(一)請購與審批崗位分離；

(二)供應(yīng)商選擇、采購執(zhí)行、審批崗位分離；

(三)采購業(yè)務(wù)的詢價崗位與確定供應(yīng)商崗位分離；(四)采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離；(五)采購、驗收與記錄崗位分離；

(六)付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。第三章需求及采購管理

第九條公司采購歸口管理部門對物資需求的編制、報送提出規(guī)范管理的要求。物資需求部門提交的物資需求，不符合規(guī)范要求的，應(yīng)退回重報。

第十條在實施物資采購過程中，由于市場供求關(guān)系、采購周期、技術(shù)能力等原因，不能滿足物資需求要求的，采購歸口管理部門應(yīng)及時向物資需求部門進(jìn)行反饋，物資需求部門應(yīng)調(diào)整后重新提出物資需求。

第十一條物資采購所需的技術(shù)規(guī)范等技術(shù)資料，必須經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部或其他相關(guān)技術(shù)管理機構(gòu)審核。采購付款管理制度 第十二條物資采購執(zhí)行遵循“先利庫，后采購”的原則。對于滿足需求條件的物資，公司采購歸口管理部門先平衡利庫，后進(jìn)行采購，加快庫存物資周轉(zhuǎn)，提高庫存物資利用率。

第四章選擇和管理供應(yīng)商

第十三條公司采購歸口管理部門應(yīng)當(dāng)建立和完善合格供應(yīng)商名錄，并于每年年初組織相關(guān)部門人員對上各類供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行評審，對價格高、服務(wù)差的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰替換，實現(xiàn)合格供應(yīng)商名錄的動態(tài)管理。

第十四條采購人員應(yīng)經(jīng)常性地跟蹤合格供應(yīng)商名錄企業(yè)的經(jīng)營動態(tài)和產(chǎn)品質(zhì)量情況，掌握合格供應(yīng)商的保障供應(yīng)的資信動態(tài)。發(fā)展新的合格供應(yīng)商，并對該供應(yīng)商建立供應(yīng)商檔案，作為進(jìn)一步考察評估的依據(jù)。供應(yīng)商檔案包括，供應(yīng)商基本信息，供應(yīng)商資信檔案，供應(yīng)商所提供的資質(zhì)證明、價格表及相關(guān)資料等。

第十五條每批物資供應(yīng)結(jié)束后，采購人員應(yīng)及時將供應(yīng)商供應(yīng)的質(zhì)量、及時性等實際表現(xiàn)記錄于供應(yīng)商資信檔案，作為定期進(jìn)行供應(yīng)商評審的資料。

第十六條采購人員每年復(fù)查一次供應(yīng)商基本信息，更新原有資料內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)由采購歸口管理部門專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得隨便查閱。

第十七條采購歸口管理部門應(yīng)對供應(yīng)商的選擇加強監(jiān)督指導(dǎo)，在下列情況下，應(yīng)當(dāng)更換供應(yīng)商：

(一)原有供應(yīng)商在定期評審中被淘汰；

(二)原有供應(yīng)商不能滿足物資需求變化的需要；(三)原有供應(yīng)商拒絕供貨；

(四)新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。

第十八條物資使用部門、生產(chǎn)技術(shù)管理部門必須將設(shè)備、物資使用過程中出現(xiàn)的問題及時反饋給采購歸口管理部門，采購歸口管理部門應(yīng)及時做好產(chǎn)品質(zhì)量的記錄工作。采購付款管理制度 第五章采購價格管理

第十九條采購歸口管理部門執(zhí)行采購時，應(yīng)優(yōu)先與公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商聯(lián)系購買。如公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商不能滿足供應(yīng)，采購人員應(yīng)進(jìn)行充分的市場詢價調(diào)查，并作好市場詢價記錄，擇優(yōu)擇廉購買，同時保管好市場詢價記錄表以供以后參考和審核，保管期限為三年。

第二十條需要進(jìn)行詢價采購的物資，先由采購人員至少向三家供應(yīng)商詢價、談判，達(dá)成初步意見后由采購部門簽訂正式合同后進(jìn)行物資采購。

第二十一條需進(jìn)行現(xiàn)場零星物資采購的，采購人員應(yīng)2人或2人以上同行，在物資市場了解物資價格及供應(yīng)商基本情況，要做到貨比三家、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、承諾良好的售后服務(wù)。采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)物資采購的數(shù)量、規(guī)格等對價格進(jìn)行審查。第二十二條采購歸口管理部門、公司內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)當(dāng)獨立地進(jìn)行定期或不定期的市場信息調(diào)查，檢查采購人員市場詢價的真實性和合格供應(yīng)商供貨的價格情況，對購買活動進(jìn)行評審，監(jiān)督采購價格執(zhí)行。

第二十三條供應(yīng)商給予公司現(xiàn)金折扣和銷售折讓的情況，必須在合同條款中反映，嚴(yán)禁采購人員私自收取或索要供應(yīng)商回扣、傭金等。第六章合同和采購供應(yīng)管理

第二十四條采購價格確定后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，簽訂合同的具體規(guī)定，按照《合同管理制度》執(zhí)行。

第二十五條采購人員必須取得合法的發(fā)票，并且盡量取得增值稅專用發(fā)票。采購人員應(yīng)向供應(yīng)商索取合格證明、使用說明及供應(yīng)商名片等資料。采購物資到達(dá)公司后，主管采購人員應(yīng)及時到達(dá)倉庫，對供應(yīng)商所提供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗，確認(rèn)是否與采購申請單所列內(nèi)容一致。

第二十六條采購歸口管理部門應(yīng)充分研究各類物資的歷史需求數(shù)據(jù)規(guī)律、貨源緊缺狀況、采購生產(chǎn)周期等因素，協(xié)助物資倉儲管理部門確定最佳安全庫存。第二十七條倉庫管理員應(yīng)定期報送庫存物資報表，反映現(xiàn)有庫存物資的名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量、儲存位臵和區(qū)域等信息，配合采購歸口管理部門根據(jù)物資庫存狀況平衡利庫后安排具體采購。采購付款管理制度 第二十八條對需要監(jiān)造的物資，應(yīng)擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向生產(chǎn)技術(shù)部等部門通報。第二十九條倉儲部門負(fù)責(zé)物資接收的組織管理，按照合同、技術(shù)協(xié)議和有關(guān)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清點、查驗，對到達(dá)的物資及時卸車、入庫、開箱檢驗。一般常規(guī)物資的驗收由倉庫保管員、主管采購人員等進(jìn)行；大宗、大型、重要物資和非常規(guī)、特殊物資驗收由生產(chǎn)技術(shù)部、提出物資需求的運行/建設(shè)部門技術(shù)人員、倉庫保管員、主管采購人員共同進(jìn)行。驗收完成，主管驗收人員要填寫驗收記錄憑證，驗收記錄憑證要明確表述驗收狀態(tài)。第七章采購付款管理

第三十條采購物資未經(jīng)驗收人員驗收合格，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、價格、規(guī)格型號完全符合采購訂單要求，并完成入庫手續(xù)，不得辦理采購付款。第三十一條采購付款流程如下： 采購貨到付款

采購人員提出付款申請（付款申請須附有采購合同、入庫單、發(fā)票）—采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批—財務(wù)審核—總經(jīng)理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。采購預(yù)付款

采購人員依據(jù)采購合同提出付款申請—采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批—財務(wù)審核—總經(jīng)理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。第八章附則

第三十二條本制度未盡事宜，按國家有關(guān)法律、法規(guī)和《公司章程》的規(guī)定執(zhí)行。第三十三條本制度由公司董事會負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第三十四條本制度自公司董事會通過之日起實施。采購付款管理制度

二〇一七年十月

第三篇：采購付款及發(fā)票管理制度

采購付款及發(fā)票管理制度 總則

1.1 為規(guī)范公司各類采購貨物（或勞務(wù)）申請單、付款及采購（或勞務(wù)）發(fā)票的管理，維護公司利益，結(jié)合

公司實際情況，制定本制度。內(nèi)容

2.1 公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實際情況不同分以下幾種情況處理：采購申請單、采購合同規(guī)定，付管理，付款方式，發(fā)票管理，對賬管理。2.1.1 采購申請單、采購合同規(guī)定

2.1.1.1 《采購申請單》、《費用類報銷單》單比1萬以下、月累計5萬以上由常務(wù)副總王青春簽字審核，此金額

以上由總經(jīng)理簽字有效。

2.1.1.2 研發(fā)樣品及工具采購，根據(jù)分管經(jīng)理或總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請單》，研發(fā)樣品采購申請中，必須填

寫批量價格，轉(zhuǎn)入批量采購后，采購價格不得高于研發(fā)要求的批量價格，樣品價格則可以不受批量價格的約束，但是偏離太多時（批 量價格的2倍）需要附有情況說明。

2.1.1.3 辦公用品、固定資產(chǎn)采購，根據(jù)分管經(jīng)理和總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請單》，實際采購中不得高于

行政交由財務(wù)部存檔的價格，如果高于這個價格必須附有情況說明。2.1.2 付款管理規(guī)定

所有因采購貨物、接受勞務(wù)的付款業(yè)務(wù)均需憑經(jīng)核準(zhǔn)的“用款申請單”付款?！坝每钌暾垎巍庇蓸I(yè)務(wù)經(jīng)

辦人出具，并不得涂改。2.1.2.1 預(yù)付款業(yè)務(wù)

無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外，其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前，不得預(yù)付全部

價款。

（1）預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)的合同書、采購申請單，到財務(wù)辦

理支付款項手續(xù)。

（2）對于預(yù)付貨款的經(jīng)濟業(yè)務(wù), 各采購及工程勞務(wù)部門必須慎重把關(guān),確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好，合同正

常執(zhí)行對于財務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)三個月出現(xiàn)未發(fā)生變化負(fù)數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位, 由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)

責(zé)將款項追回,為避免公司利益受到損失，從付款后第四個月開始，每延遲一周，對經(jīng)辦人罰款20元。

直寄追回預(yù)付款項為止。2.1.2.2 貨到付款業(yè)務(wù)

（1）對貨到已驗收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應(yīng)付款）：貨到驗收入庫，相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收 到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的，要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對發(fā)票的內(nèi)容（貨物數(shù)量、價格、金額）進(jìn)行審核，并在U8結(jié) 算后附到貨庫單等單據(jù)交財務(wù)部審核入賬。為避免多開重開發(fā)票現(xiàn)象，發(fā)票所附的到貨單與U8的入庫單的內(nèi)容必須一致。財務(wù)根據(jù)采購合同、采購申請單或《采購分工及付款清單》審核付款。

（2）對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定（此情況有稅務(wù)風(fēng)險，無特殊情況，財務(wù)有權(quán)拒絕）： 對于貨到入庫、發(fā)票

未到，需按合同付款的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請單、由品管驗收簽字的材料到貨單、采購合同號。2.1.2.3 勞務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)

委外服務(wù)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)的委外服務(wù)申請或合同書、服務(wù)發(fā)票、付款申請

單，到財務(wù)辦理支付款項手續(xù)。分期付款的可以要求對方分批開具發(fā)票，但必須先到發(fā)票再申請付款。否則，財務(wù)可以拒付。

2.1.3 付款方式及收據(jù)的取得要求

付款方式主要有現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、轉(zhuǎn)帳支票等，為了規(guī)范開支的管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和

糾紛，款項的支付主要以銀行轉(zhuǎn)賬或轉(zhuǎn)賬支票付款為主，無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。

2.1.3.3 對單筆業(yè)務(wù)口徑一致性的要求

每一筆業(yè)務(wù)，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必須一致，如果有特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理特批的業(yè)

務(wù)，簽定合同人（即為公司提供勞務(wù)及貨物人），在結(jié)算款項時，出具的發(fā)票與合同不符時，在簽定合同

時，應(yīng)單獨有合同補充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，以免給財務(wù)工作造成混亂，如果是先預(yù)付款

后來發(fā)票的業(yè)務(wù)，在結(jié)算時，發(fā)票出具人與收款人不符的，財務(wù)將不予受理該發(fā)票，并停止付款。2.1.4 各種情況下采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)發(fā)票的規(guī)定 2.1.4.1 采購（或勞務(wù)）發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)要求及處理

（1）所有材料物資、勞務(wù)服務(wù)（含固定資產(chǎn)、運輸服務(wù)、設(shè)備租賃、研發(fā)技術(shù)服務(wù)、信息技術(shù)服務(wù)、快

遞服務(wù)、鑒證咨詢服務(wù)）采購業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)由供應(yīng)商出具增值稅專用發(fā)票（增值稅專用發(fā)票進(jìn)項稅有

效認(rèn)證期為自發(fā)票開具之日起180天內(nèi)），財務(wù)部不接收超過認(rèn)證期的增值稅專用發(fā)票，特殊業(yè)務(wù)不能

出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財務(wù)認(rèn)可、總經(jīng)理批準(zhǔn)的可開具增值稅普通發(fā)票；

（2）采購（或勞務(wù)）發(fā)票所開具的內(nèi)容必需與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容（合同內(nèi)容、入庫單、數(shù)量、金額及與合同

單價、勞務(wù)內(nèi)容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財務(wù)不接受該業(yè)務(wù)的結(jié)算發(fā)票。特殊情況經(jīng)

財務(wù)確認(rèn)總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。

（3）對于特殊情況下發(fā)票與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的業(yè)務(wù)發(fā)票經(jīng)財務(wù)確認(rèn)、總經(jīng)理特批可以接收的，需對方業(yè)

務(wù)單位出具加蓋財務(wù)公章的情況說明書，說明發(fā)票與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容的業(yè)務(wù)實質(zhì)，經(jīng)公司財務(wù)部確認(rèn)合格后

方可接收對方的業(yè)務(wù)發(fā)票。為規(guī)避公司財務(wù)風(fēng)險，財務(wù)部有權(quán)拒收任何情況下不合格的采購（或勞務(wù)）業(yè)

務(wù)發(fā)票。2.1.4.2 發(fā)票的取得時限管理規(guī)定

（1）所有采購結(jié)算發(fā)票（含運費結(jié)算發(fā)票）應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)后，報送財務(wù)部。各類采購業(yè)

務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起60日內(nèi)取得，并在 U8系統(tǒng)里結(jié)算后交財務(wù)部辦理入賬手續(xù)；工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時限為單項工程、勞務(wù)合同約定的勞內(nèi)

容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財務(wù)部。

（2）對于超過規(guī)定時限未將發(fā)票交到財務(wù)部的，每超期一周給予業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，直至取得發(fā)票為止。

（3）如因經(jīng)辦人個人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認(rèn)證期或丟失的，每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在10000元以下的，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在10000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在退票

日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補換票及提供財務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。如經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報

或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人100元。2.1.5 定期對帳制度

為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時取得及保證與供應(yīng)商帳目相符，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)設(shè)立業(yè)務(wù)備查賬，財務(wù)部將實行定期

對帳制度：

2.1.5.1 與公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人備查帳核對時間周期為一月一次，時間為次月3-10日；次月5日之前財務(wù)把當(dāng)年的供應(yīng)

商往來明細(xì)提交采購部，次月10日前采購部把對賬核對情況結(jié)果反潰財務(wù)部。

2.1.5.2 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在離職時，賬目必須對清，填寫供應(yīng)商賬務(wù)交接單，并要求相互交接的業(yè)務(wù)員在其負(fù)責(zé)的每家供

應(yīng)商核對后的賬目進(jìn)行確認(rèn)簽字，否則財務(wù)部不得在離職單上簽字。2.1.6 本制度由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋及修訂

第四篇：采購與付款管理制度

采購付款管理制度

第一部分

總 則

第一條

為了引導(dǎo)企業(yè)加強對采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，結(jié)合公司的實際情況并根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)范。

第二條 本規(guī)范所稱采購付款，主要是指企業(yè)外購商品并支付價款的行為。企業(yè)外購勞務(wù)并支付價款的控制，可以參照本規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行。

第二部分

采購審核與批準(zhǔn)

第三條 采購計劃范圍內(nèi)金額在×萬元以內(nèi)的采購項目合同，由財務(wù)部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。

采購計劃范圍內(nèi)金額在×萬元—××萬元的采購項目合同，須交財務(wù)部審核、財務(wù)總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同。

采購計劃范圍內(nèi)金額在××萬元以上的采購項目合同，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交采購部簽訂合同。

第三部分

付款結(jié)算控制

第四條

付款審核

財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和企業(yè)內(nèi)控規(guī)定中的貨幣資金相關(guān)管理規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)，并按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進(jìn)行核算和報告。

第五條 應(yīng)付賬款在×萬元以內(nèi)的，由財務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在××-—-××萬元的，由總經(jīng)理審批。

預(yù)付款與定金在×萬元以內(nèi)的，財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批即可，應(yīng)付賬款在××-—-××萬元的，報財務(wù)總監(jiān)審批，在××萬元以上的，由總裁審批。

審核無誤后交財務(wù)部應(yīng)收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商。

第六條 財會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。

⒈真實性審核

應(yīng)付賬款會計應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。審核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的本質(zhì)等。

⒉完整性審核。

根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。

⒊合法性審核。

審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。

⒋合規(guī)性審核

審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。

⒌除對上述⒈⒉⒊⒋條審核外，還應(yīng)對原始憑證的正確性進(jìn)行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額是否相符；審核物資采購是否按照經(jīng)批準(zhǔn)的物資采購計劃，合同或協(xié)議進(jìn)行；審核入庫物資收料憑證，檢查是否有采購員、交料人、驗收人、收料人的簽章，內(nèi)容填制是否完整，并與采購計劃、合同或協(xié)議及原始憑證相核對；審核付款是否符合審批權(quán)限

會計人員對不符合規(guī)定的物資采購業(yè)務(wù)、不得辦理采購結(jié)算，并報告財會總監(jiān)。財會總監(jiān)對嚴(yán)重違反規(guī)定采購物資計劃的

應(yīng)當(dāng)及時向總經(jīng)理匯報

第七條 付款控制

在付款時，應(yīng)得到采購部經(jīng)理、驗收儲存、財務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人的相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn)。

⒉一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等）簽單批準(zhǔn)。訂單副本應(yīng)及時提交財務(wù)部門。

⒊ 收到貨物并驗收后，驗收員應(yīng)編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應(yīng)及時送交采購部和財務(wù)部。

⒋ 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進(jìn)行比較，確認(rèn)貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務(wù)部。

⒌ 財務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進(jìn)行復(fù)核，檢查其真實性、合法性、合規(guī)性和正確性。

⒍ 采購付款實行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限審批。

⒎ 已確認(rèn)的負(fù)債應(yīng)及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。

⒏ 財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。

⒐ 財務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。

第四部分 賬務(wù)處理

第八條 財務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照《會計核算規(guī)定》及時、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。

將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及其他各種財務(wù)所需要的單據(jù)等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。

每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬中。

第九條

對賬

財務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對。

取得供應(yīng)商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。

第五部分

付賬控制中的現(xiàn)金使用

第十條

現(xiàn)金使用范圍。

1．向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。

2．結(jié)算起點以下的零星采購支出價款。

第十一條

現(xiàn)金使用方法。

1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務(wù)部提出申請。

2．財務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。

3．財務(wù)人員不得坐支現(xiàn)金，需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。

4．因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應(yīng)向開戶銀行提出書面申請，由企業(yè)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。

第六部分

預(yù)付賬款的管理

第十二條

原則上不允許采用預(yù)付賬款的方式采購物資，但對于一些緊俏商品以及公司急需的材料必須采用預(yù)付賬款的形式采購的，需要由具有審批權(quán)限的主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

財務(wù)人員對預(yù)付款項要嚴(yán)格把關(guān)。并及時能做賬、入賬，將預(yù)付款項控制在安全合理的范圍內(nèi)。

第十三條

公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強預(yù)付賬款和定金的管理。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進(jìn)行追蹤核查。對預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等進(jìn)行綜合判斷；對有疑問的預(yù)付賬款及時采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險和形成損失的可能性。

財務(wù)部對采購計劃的預(yù)付款項，除總經(jīng)理特批外，控制在×%以內(nèi)。

第十四條 公司應(yīng)當(dāng)加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。

第七部分 應(yīng)付賬款管理制度

第十五條 應(yīng)付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務(wù)等而應(yīng)付給供應(yīng)商的款項。

第十六條 應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務(wù)部會計專門負(fù)責(zé)。

第十七條 付款日期、折扣條件等項規(guī)定管理應(yīng)付賬款，以保證采購付款內(nèi)部控制的有效實施。

第十八條 應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計量應(yīng)真實和可靠

應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應(yīng)商開具的發(fā)票、質(zhì)量管理部門的驗收證明、銀行轉(zhuǎn)來的結(jié)算憑證等。

應(yīng)付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。

第十九條

應(yīng)付賬款必須及時登記到應(yīng)付賬款賬簿

應(yīng)付賬款會計應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬。

應(yīng)付賬款明細(xì)賬應(yīng)該分別按照供應(yīng)商進(jìn)行明細(xì)核算，在此基礎(chǔ)上還可以進(jìn)一步按購貨合同進(jìn)行明細(xì)核算。

第二十條 及時沖抵預(yù)付賬款

財務(wù)部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票以后，應(yīng)該及時沖抵預(yù)付賬款。

第二十一條 確認(rèn)、計量和記錄折扣

財務(wù)部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認(rèn)、計量和記錄，以確定實際支付的款項。

第二十二條 應(yīng)付賬款的授權(quán)支付

財務(wù)部接到已到期的應(yīng)付賬款應(yīng)及時支付，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理按權(quán)限審批后才能辦理結(jié)算與支付。

第二十三條 應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)

財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。

第二十四條 應(yīng)付賬款的檢查

財物部按月從供應(yīng)方取得對賬單、與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，若有差異應(yīng)查明差異產(chǎn)生的原因。

如果追查結(jié)果表明有會計記錄錯誤，則應(yīng)及時與債權(quán)人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。

第二十五條 財務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期從供應(yīng)商處取得對賬單，并進(jìn)行核對、調(diào)節(jié)工作。

第二十六條 同應(yīng)付賬款相關(guān)的應(yīng)付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財務(wù)部審核，由財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限批準(zhǔn)。

第二十七條 財務(wù)部設(shè)置應(yīng)付票據(jù)賬簿，并認(rèn)真做好應(yīng)付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。

第二十八條 財務(wù)部門應(yīng)付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。

第二十九條 財務(wù)部應(yīng)該定期核對應(yīng)付票據(jù)，并復(fù)核票據(jù)的利息核算。

第三十條 應(yīng)付票據(jù)要定期與訂貨單、驗收單、發(fā)票進(jìn)行核對。

第三十一條 應(yīng)付票據(jù)要按照號碼順序及時進(jìn)行保存。

第八部分

采購預(yù)算的管理

第三十二條 為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采購預(yù)算

第三十三條

采購預(yù)算管理的含義

采購預(yù)算是采購部門為配合企業(yè)銷售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于企業(yè)整體目標(biāo)的實現(xiàn)及其資源的合理配置。

預(yù)算管理就是指企業(yè)內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核來管理企業(yè)的經(jīng)濟活動，反映企業(yè)管理的成績，保證管理政策的落實和目標(biāo)的實現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。

采購預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的一個分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。

第三十四條

編制采購預(yù)算

編制采購預(yù)算是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)確定采購預(yù)算項目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序，將企業(yè)在未來一定時期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。

根據(jù)企業(yè)銷售計劃，由相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預(yù)算申請單，上交采購部，由采購部門匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，交財務(wù)部編制總的預(yù)算，上交總經(jīng)理審批。

第三十五條 執(zhí)行采購預(yù)算

1．將審批的各項采購預(yù)算指標(biāo)及時地下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員。

2對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。

第三十六條

分析和調(diào)整采購預(yù)算差異

1．在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計和財務(wù)部門核算的實際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，編制預(yù)決算分析報告。

2．如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。

第三十七條

采購預(yù)算資金控制

1．在采購預(yù)算資金控制中，必須對采購預(yù)算資金實行限額審批制度，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。

⒉對于預(yù)算內(nèi)的采購項目，請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。

⒊對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，財務(wù)部對需求部門提出的申請進(jìn)行審核，最終由財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后才能給予辦理。

第九部分 采購中的退貨管理

第三十八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。

第三十九條 退貨款項回收。

1．采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應(yīng)商名稱以及貸款金額等。

2．采購部經(jīng)理審批借項憑單后，交財務(wù)部相關(guān)人員審核，由財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理按權(quán)限審批。

3．財務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。

第四十條 采購中的折扣事宜。

1．采購員因?qū)徹涃|(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出的折扣，需要同供應(yīng)商談判來最終確定。

2．折扣金額必須由財務(wù)部審核，財務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3．折扣金額審批后，采購部應(yīng)編制借項憑單。

第五篇：采購與付款流程

采購與付款業(yè)務(wù)流程

1.1 采購業(yè)務(wù)流程

1．請購。業(yè)務(wù)部門或倉庫管理部門提出采購申請，請購權(quán)的分配方式會隨著企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)發(fā)生變化，企業(yè)本著提高效率的原則安排請購活動。

（1）原材料或低值易品請購。由生產(chǎn)或使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)訂單及通知單提出請購單。倉管收到請購單后與庫存核對，確定實際需采購數(shù)量。

（2）日常物料或勞務(wù)請購。由使用部門直接提出，由本部門主管和財務(wù)資金預(yù)算主管人員審批，由采購部門采購。

（3）例外事項的請購。不定期發(fā)生設(shè)備或價值較大資產(chǎn)的采購，經(jīng)過特別授權(quán)指定專門人員提出采購申請。

請購中要編制采購申請單，一式三份，本部門一份，一份財務(wù)部門，作為編制采購資金預(yù)算的依據(jù)，另一份傳遞給采購部門，作為編制采購實物預(yù)算的依據(jù)。采購申請單傳遞中要審核批準(zhǔn)。

2．采購實施。采購部門首先進(jìn)行詢價，初步確定供應(yīng)商的選擇范圍。然后安排競標(biāo)投標(biāo)事項，確定供應(yīng)商。再一步與供應(yīng)商簽訂采購合同。最后由采購人員編制采購訂單，確認(rèn)采購業(yè)務(wù)。同時采購人員將商品分批運回企業(yè)，并監(jiān)督運輸過程。

3．驗收。驗收部門根據(jù)采購訂單及采購合同執(zhí)行驗收，對商品質(zhì)量、數(shù)量等考察，形成驗收單，驗收單一式三份，驗收部門一份，倉管部門一份，作為入庫和保管的依據(jù)，會計部門一份，作為采購業(yè)務(wù)核算的原始憑證。

4．會計處理。采購人員將請購單、采購訂單、采購合同和有關(guān)憑證及時傳遞給會計人員，驗收部門、倉庫部門和使用部門將驗收單、入庫單交轉(zhuǎn)會計部門，會計人員編制記賬憑證，復(fù)核后交會計主管根據(jù)復(fù)核和審核后的憑證編制匯總表，并登記總賬和明細(xì)賬。

業(yè)務(wù)部門需求分析和市場調(diào)研提出采購申請審批財務(wù)部門采購部門采購實物預(yù)算與供應(yīng)商聯(lián)系確定價格編制采購訂單請購單 1請購單請購單請購單 1 2 3審批請購單 2審核批準(zhǔn)采購資金預(yù)算資金使用卡拔付款項執(zhí)行采購業(yè)務(wù)提出付款申請進(jìn)行貨款結(jié)算將采購商品運回驗收部門進(jìn)行驗收采購合同請購單采購訂單驗收單 1倉庫部門編制憑證匯總表審核核對登記總賬登記明細(xì)賬編制記賬憑證請購單請購單驗收單 1 2 3驗收單 2 1.2 付款業(yè)務(wù)流程

付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。采購部門提出付款申請，會計部門從兩條線處理該業(yè)務(wù)，一是出納人員的付款流程，二是會計人員的核算流程。1．付款流程。（1）相關(guān)人員審核供應(yīng)商發(fā)票；（2）出納人員根據(jù)審核后的供應(yīng)商發(fā)票支付款項，在付款憑證后附付款支票、采購訂單、驗收入庫單、供應(yīng)商發(fā)票；（3）出納人員編制付款記賬憑證，并進(jìn)行審核；（4）根據(jù)記賬憑證編制記賬憑證匯總表，并據(jù)以登記銀行存款日記賬。同時與采購部門共享原始憑證，采購部門登記采購明細(xì)賬。

2．會計核算流程。（1）會計人員根據(jù)采購部門申請確定科學(xué)、合理、有效率的結(jié)算方式；（2）根據(jù)結(jié)算方式確定采購業(yè)務(wù)形成的負(fù)債；（3）根據(jù)出納人員付款情況編制記賬憑證，并傳遞給相關(guān)部門審核；（4）會計主管依據(jù)審核后的記賬憑證編制匯總表，并據(jù)以登記總賬和明細(xì)賬。（5）定期與采購付款有關(guān)的總賬和明細(xì)賬核對；定期將應(yīng)付賬款明細(xì)賬和供應(yīng)商提供的發(fā)票核對。

采購部門提出付款申請會計部門應(yīng)付賬款供應(yīng)商付款審核賣方發(fā)票確定結(jié)算方式編制付款單據(jù)預(yù)付賬款應(yīng)付票據(jù)出納執(zhí)行付款附件：付款支票采購訂單采購合同驗收單賣方發(fā)票附件：采購訂單采購申請單驗收單付款申請單編制記賬憑證賣方發(fā)票采購明細(xì)賬編制記賬憑證審核進(jìn)行貨款結(jié)算核對記賬憑證匯總應(yīng)付賬款總賬物資采購總賬銀行存款總賬登記銀行存款日記賬財務(wù)費用總賬明細(xì)賬明細(xì)賬明細(xì)賬明細(xì)賬核對 3 2 采購與付款業(yè)務(wù)中的不相容職務(wù)及部門職責(zé)

2.1 不相容職務(wù)

企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括：

（一）請購與審批；

（二）詢價與確定供應(yīng)商；

（三）采購合同的訂立與審核；

（四）采購、驗收與相關(guān)會計記錄；

（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。2.2 采購與付款部門職責(zé)

1．采購部門。主要負(fù)責(zé)建立、實施本企業(yè)和供應(yīng)商、市場主體的采購契約關(guān)系，編制和處理請購單，簽署采購訂單或合同，執(zhí)行企業(yè)的采購流程，并對采購活動過程進(jìn)行控制和監(jiān)督。主管人員或?qū)徍耸跈?quán)人員還要負(fù)責(zé)審核采購發(fā)票的內(nèi)容是否完整、合法。

2．財務(wù)部門。負(fù)責(zé)對采購活動資金運動過程進(jìn)行控制，確認(rèn)、計量采購業(yè)務(wù)活動的會計信息，進(jìn)行采購資金的結(jié)算和使用控制。主要控制活動包括負(fù)責(zé)制定采購資金預(yù)算和使用規(guī)范；傳遞采購資金運動的結(jié)算單據(jù)和憑證；通過設(shè)臵專門管理采購業(yè)務(wù)的會計崗位對采購活動進(jìn)行會計核算。

3．使用部門?？疾毂静块T物料和勞務(wù)的短缺情況，提出采購申請，按規(guī)定格式編制請購單據(jù)。評價供應(yīng)商勞務(wù)或物料質(zhì)量和服務(wù)等信息，監(jiān)督采購實施過程。

使用部門要指定專門人員為申請購買人員，負(fù)責(zé)編制申請購買的文字材料及相關(guān)業(yè)務(wù)的處理。

4．倉庫管理部門。負(fù)責(zé)采購商品的暫時接收、貯存和保管，實現(xiàn)采購商品在倉庫內(nèi)的安全。負(fù)責(zé)制定倉庫管理制度，對接近商品的人員進(jìn)行控制。根據(jù)商品的庫存情況審核使用部門的請購單。倉庫自身需要商品的請購。

5．驗收部門。按照合同的標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)對購進(jìn)商品及勞務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等屬性進(jìn)行檢查。評價供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇決策。按照使用部門的要求制定驗收標(biāo)準(zhǔn)，并將信息傳達(dá)給采購部門；制定有關(guān)驗收程序和驗收人員管理制度。采購與付款關(guān)鍵控制點及控制活動

3.1 請購

請購活動控制首先明確請購權(quán)的歸屬，并予以制度化，按采購商品性質(zhì)和特點確定歸口管理部門，給予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)人員職責(zé)，并將請購程序化。

1．請購實物預(yù)算的編制與審批。財務(wù)、使用及倉庫管理部門應(yīng)該通過預(yù)算和資料分析確認(rèn)需求，編制采購商品的有關(guān)實物和資金預(yù)算，明確采購商品的種類、數(shù)量、購買時間等。實物預(yù)算編制過程中要根據(jù)采購商品的市場需求狀況、企業(yè)自身的生產(chǎn)情況和規(guī)模經(jīng)濟分析確定有關(guān)經(jīng)濟采購批量、庫存成本和采購價格區(qū)間等計算表，形成最初的采購預(yù)算單。

采購預(yù)算方案控制的主要內(nèi)容有：編制所需物料的數(shù)量信息和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；確定物料采購過程中的業(yè)務(wù)分工，主要是進(jìn)行限制接近控制，防止實物采購過程中的實物損失風(fēng)險；對企業(yè)的產(chǎn)能進(jìn)行估計，說明采購計劃的可行性；分析企業(yè)是否還能通過購買物料擴大生產(chǎn)規(guī)模，以實現(xiàn)經(jīng)營活動的規(guī)模經(jīng)濟效益。

根據(jù)采購物料性質(zhì)和類型劃分各級管理部門的審批權(quán)限，并保持請購權(quán)與審批權(quán)的職務(wù)分離。事關(guān)全局的物料或勞務(wù)采購，審批權(quán)在總經(jīng)理層，零星的、金額較小的物料采購由使用部門主管批準(zhǔn)。審批內(nèi)容包括：采購預(yù)算和企業(yè)的生產(chǎn)、銷售計劃以及實際經(jīng)營情況是否一致；采購預(yù)算的內(nèi)容是否足夠全面具體；采購預(yù)算方案是否具有可行性；采購權(quán)責(zé)分配是否合理。

2．采購資金預(yù)算的編制。財務(wù)部門和請購部門共同完成采購資金預(yù)算的編制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使用監(jiān)控和采購資金收付控制。

3．采購計劃的編制。根據(jù)采購預(yù)算由采購部門組織，會同財務(wù)、倉庫及使用部門編制詳細(xì)的采購計劃，對采購細(xì)節(jié)進(jìn)行說明，如采購合同基本要求、商品質(zhì)量特征和品質(zhì)、采購包裝、售后服務(wù)、運輸方式及成本、驗收標(biāo)準(zhǔn)和入庫方式等。

3.2 采購

1．采購商品實物控制。對采購過程中的重要物料，企業(yè)監(jiān)督部門隨時檢查采購人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，并核對供貨商的發(fā)貨單和實際到貨情況，防止貨物在運輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途物資進(jìn)行保險。

2．供應(yīng)商的評價與選擇。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評價制度，由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進(jìn)行評價，包括對所購商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況等進(jìn)行綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對緊急、小額零星采購的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定。同一企業(yè)（或企業(yè)集團）下屬的分支機構(gòu)應(yīng)當(dāng)盡量避免多頭對同一供應(yīng)商。對單價高、數(shù)量多的物資采購，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的比質(zhì)比價采購制度。

3．采購方式的確定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)商品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。一般物品或勞務(wù)等的采購可以采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由企業(yè)管理層，以及來自采購、請購、生產(chǎn)、財會、內(nèi)審、法律等部門的負(fù)責(zé)人組成的采購價格委員會，明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務(wù)采購等必須采用招投標(biāo)方式確定采購價格，并明確招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實施程序和評標(biāo)規(guī)則。其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進(jìn)行采購的應(yīng)以適當(dāng)方式予以獎勵。企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場行情的變化適時調(diào)整最高采購限價。委托中介機構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)加強對中介機構(gòu)的監(jiān)督。3.3 驗收及保管

1．驗收過程控制。驗收工作獨立于請購、采購和會計部門的工作。驗收中將發(fā)貨單與訂單核對，并點清商品數(shù)量；按采購合同標(biāo)準(zhǔn)對采購商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗，如外形、新舊程度和規(guī)格等，需要測試的設(shè)備等，需有專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試，并出具質(zhì)量驗收意見，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，并由采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系。驗收后，驗收部門編制一式多聯(lián)并預(yù)先編號的驗收單，并將商品交給倉庫或使用部 門，移交時要求對方在驗收單副聯(lián)上簽收。

2．收貨控制。收貨人與驗收人及采購人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。收貨人檢查貨物后編制收貨憑證，連同供應(yīng)商單據(jù)作為附件一起傳遞。商品入庫時要編制入庫商品清單。

3．倉庫保管。倉庫管理部門要將已經(jīng)檢驗和未檢驗的商品進(jìn)行分離存放。對倉庫保管中的實物資產(chǎn)，要對接近商品人員進(jìn)行授權(quán)審批控制，任何未經(jīng)授權(quán)的人員不準(zhǔn)接近采購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。3.4 付款控制

付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。不相容職務(wù)包括：記錄和支付，往來賬管理和資金賬戶管理、審核和執(zhí)行、審核和記錄等。

1．付款申請。采購部門應(yīng)該嚴(yán)格審核請購申請資料、驗收入庫材料、供應(yīng)商出具的稅費和其他的付款材料，然后才能將采購付款通知書傳遞給會計和出納人員。

2．采購及付款資料的審查。出納和會計人員執(zhí)行采購及付款業(yè)務(wù)處理時要嚴(yán)格審查采購合同、發(fā)票、運輸結(jié)算交易所、驗收費用票據(jù)、驗收入庫報告、入庫單等資料的內(nèi)容是否完整、業(yè)務(wù)程序是否齊全、計算是否準(zhǔn)確、支付金額是否超出了付款權(quán)限等。

3．會計記錄控制。包括應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等業(yè)務(wù)的會計處理控制，如憑證的審核、總賬明細(xì)賬的核對、與供應(yīng)商的對賬等。

4．建立嚴(yán)格的退貨、退款管理制度，規(guī)范折扣管理。采購商品驗收發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量或數(shù)量問題，采購和驗收部門要合作填寫退貨退款通知，主要內(nèi)容包括：采購合同編號和內(nèi)容摘要、退貨商品數(shù)量質(zhì)量及金額、退貨原因等。