第一篇：企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國社會保障機(jī)制不斷完善。企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)與每個參保職工的切身利益息息相關(guān)，因此參保單位需要做好廣大職工養(yǎng)老保障檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式越來越無法滿足當(dāng)前企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的發(fā)展需求，需要充分的利用信息化技術(shù)來推動企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，更好的維護(hù)企業(yè)員工的切身利益。

關(guān)鍵詞：企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案；信息化管理

一、企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化的必要性

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案記錄了各類企業(yè)單位過去的工作狀況和個人信息資料等，而這些很多屬于私密文件，必須要嚴(yán)格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度較差，被竊取、泄露的可能性很大，而當(dāng)時沒有現(xiàn)在的技術(shù)，所以，也只能順其自然，每年都會造成較大的經(jīng)濟(jì)損失，而且相關(guān)資料的泄露也在不斷發(fā)生。針對這個問題，才有了現(xiàn)在的檔案信息化管理舉措。這項(xiàng)舉措大大地減少了文件被泄露和損壞的情況，而經(jīng)過信息化管理的檔案將會安全地存放在另一個空間，以高科技作保證為其提供服務(wù)。與從前的保管方式相比，這種方式不容易被他人竊取，能安全、完整地保存檔案。如果想調(diào)閱相關(guān)檔案時，只需要輸入關(guān)鍵字檢索即可，一分鐘內(nèi)就可以查閱到想要的資料，不會影響任何工作，大大地減少了時間的浪費(fèi)。

利用計(jì)算機(jī)整理、歸類檔案，要比幾個人一起動手搬運(yùn)整理省時、省力，而且大家的工作也會變得輕松、有效。人們不斷開發(fā)工具來幫助人們勞動，因?yàn)槿肆Ξ吘故怯邢薜?，也是有周期性的，但是，工具則不一樣，如果好好利用相關(guān)技術(shù)或設(shè)備，就會不斷推動經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提升人類的智慧。從最原始的勞動工具發(fā)展到現(xiàn)今的高科技電子產(chǎn)品，都是在實(shí)踐中得到啟發(fā)，不斷實(shí)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，在進(jìn)化中得到力量。檔案信息化不僅是對人負(fù)責(zé)，也是對整個社會乃至國家負(fù)責(zé)。每個人所設(shè)想的問題也不盡相同，在檔案信息化管理的大力推動下，人們的思想開始統(tǒng)一，朝著同一個方向發(fā)展。在這方面取得的成績，它不僅僅是成果，還是一種向心力、凝聚力，是能將所有人凝聚在一起的力量；它不是一個簡單的“動作”，而是長遠(yuǎn)發(fā)展目光的體現(xiàn)?？梢哉f，在各個領(lǐng)域都有一些成功的舉措，它們會影響整個大局。

但并不是每個單位都采用這種舉措才能發(fā)展起來。從目前的情況來看，社會上的企業(yè)單位基本上都啟用了檔案信息化管理，單位的進(jìn)步也是每個人的進(jìn)步，從個體進(jìn)步到整體進(jìn)步，從整體進(jìn)步再到大體進(jìn)步。推動檔案信息化管理就相當(dāng)于為經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展安上了加速器，它的存在讓企業(yè)單位檔案管理能夠更加安全、穩(wěn)定地運(yùn)行，而這樣的結(jié)果也是所有人都喜聞樂見的。

二、加強(qiáng)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)的措施

（一）加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)離不開人力、財(cái)力的投入，通過加大投入力度，進(jìn)一步對檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改善，提高企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作環(huán)境。特別是計(jì)算機(jī)和大容量的儲存設(shè)備這是必不可少的，利用存儲設(shè)備對企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息進(jìn)行存儲，可以有效的節(jié)約檔案存放空間，而且檔案保密性也能夠得以增強(qiáng)，為檔案信息的查閱帶來更多的便利，有利于檔案管理工作效率的提升。

（二）完善檔案信息化工作的服務(wù)方式

1.信息化管理服務(wù)

信息化管理服務(wù)作為一種新興的服務(wù)方式，經(jīng)過不斷實(shí)踐，已經(jīng)在一些檔案管理部門成熟應(yīng)用。但是，這個管理方式也存在一些弊端，當(dāng)前市場上檔案管理軟件魚龍混雜，缺乏統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立規(guī)范的制度，以預(yù)防資源的過度浪費(fèi)和重復(fù)開發(fā)。

2.縮微技術(shù)服務(wù)

微縮技術(shù)是以膠片為載體，用以存儲各種文獻(xiàn)、圖片等信息，它是計(jì)算機(jī)存儲的輔助性技術(shù)。目前某些珍貴檔案己經(jīng)開始利用微縮技術(shù)進(jìn)行存儲，以確保其保存年限和安全。

3.光盤存貯服務(wù)

快速、大容量等是光盤存儲的顯著優(yōu)點(diǎn)，這非常有利于各項(xiàng)檔案的儲存和查閱工作，因而我們在對重要檔案存儲、編排、檢閱時可以采用這種存儲方式。

4.公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電話網(wǎng)絡(luò)等公共網(wǎng)絡(luò)是現(xiàn)代檔案信息化服務(wù)的重要方式，相關(guān)部門采用這種服務(wù)能夠有效推進(jìn)檔案管理的信息化。

（三）做好傳統(tǒng)與現(xiàn)代化處理工作

在利用信息化技術(shù)對養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作時，一定要將信息化技術(shù)中的信息錄入與檢索、保密性與開放性、資源共享與權(quán)屬等方面的關(guān)系處理好。同時，還應(yīng)處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關(guān)系，要完成紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化。紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的可靠性和極高的法律效力，但其所存儲的信息較為密集，所需存儲空間較大，而數(shù)字化信息能夠節(jié)省很多存儲空間、信息含量也很大，但卻需要先將信息存儲在光盤上，再借助計(jì)算機(jī)將完成信息的讀取，這樣的操作容易使檔案信息丟失，信息真實(shí)性也難以辨?e，因此，為安全起見，需要采取數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案共存的模式。

（四）建立健全養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化機(jī)制

為了更好的推進(jìn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)，需要建立健全企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化服務(wù)機(jī)制，提高企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，保證檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)的安全，構(gòu)建完善的檔案管理信息化機(jī)制。因此在日常工作中要進(jìn)一步完善企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，對各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，細(xì)化各項(xiàng)管理工作，并采取切實(shí)可行的對策保證檔案信息的安全。加快推進(jìn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息庫的建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息資源的共享。

（五）打造專業(yè)的檔案管理信息化隊(duì)伍

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員在具備專業(yè)知識和專業(yè)技能的基礎(chǔ)上，還要對信息技術(shù)進(jìn)行了解和掌握，在實(shí)際工作中熟練應(yīng)用。因此需要加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并為檔案管理人員提供更多的深造和晉升機(jī)會，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)的信息檔案管理隊(duì)伍，提高企業(yè)檔案信息化管理的水平。

（六）努力擴(kuò)大檔案信息系統(tǒng)覆蓋面

要提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案材料的利用價值，就應(yīng)當(dāng)盡可能地挖掘出其服務(wù)功能，在保障其安全性的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和上級信息系統(tǒng)的連接。另外，要轉(zhuǎn)變養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理單一化模式，堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，切實(shí)為參保職工提供便捷服務(wù)。

三、結(jié)束語

由于企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)與每一個參保職工切身利益息息相關(guān)，因此需要各級黨和政府給予充分重視，各部門做好配合協(xié)調(diào)工作，進(jìn)一步完善企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案各項(xiàng)機(jī)制，努力提高企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化水平，為社保事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]周仕芹.試論社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江史志，2014，03：124-125.[2]賀玉慧.養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化問題探究[J].改革與開放，2014，20：84-85.

第二篇：企業(yè)檔案信息化之知識管理

企業(yè)檔案信息化之知識管理

姓名：彭莉蘋學(xué)號：５０００４０９０５８班級：檔案０９１ 摘要：本文分析了現(xiàn)代化環(huán)境下對企業(yè)檔案信息化管理提出的新要求，分析了現(xiàn)有的檔案管理的不足之處，對檔案信息化建設(shè)提出了自己的一些建議，特別是明確提出了知識管理這一新理念。詳細(xì)闡述了在知識管理理論指導(dǎo)企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化的方法，包括集成管理、知識服務(wù)和測評。最后再結(jié)合廣東韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司的檔案信息化管理的例子說明新時期知識管理是企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之選。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案、信息化管理、知識管理、企業(yè)信息不僅是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)資源，也是企業(yè)在激烈的市場競爭中所擁的競爭力。在當(dāng)今信息爆炸的時代，檔案管理信息化是21世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。為了適應(yīng)這種歷史的趨勢，我們必須要分析現(xiàn)階段檔案信息化管理的具體情況，找出其不足之處，并針對性的給出解決的方案，以實(shí)現(xiàn)和完善企業(yè)檔案管理的信息化，現(xiàn)代化。，使檔案業(yè)務(wù)工作范圍不斷拓展，檔案信息資源得到充分開發(fā)利用，為企業(yè)的發(fā)展提供動力，更好地服務(wù)于社會。知識管理這一理念的出現(xiàn)無疑是為檔案的信息化管理提供了新出路，新契機(jī)。

一，企業(yè)檔案信息化

1.1企業(yè)檔案信息化的含義。企業(yè)檔案信息化就是指企業(yè)在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為 基本平臺，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營和管理 提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過程。

就整體而言，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)信息化的重要組成部分，企業(yè)信息化應(yīng)包括檔案管理信息化。

1.2企業(yè)檔案信息化 的內(nèi)容要素及其理論模型。根據(jù)國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》，結(jié)合企業(yè)檔案工作和企業(yè)信息化特點(diǎn)你，我認(rèn)為檔案信息化的主要內(nèi)容可與歸納為設(shè)施、系統(tǒng)、資源、人才、規(guī)制、安全和服務(wù)等七個方面的要素?；谏鲜龅钠邆€要素，我們建立了“企業(yè)檔案信息化內(nèi)容要素的理論模型”。該理論模型分為核心層、支撐層和應(yīng)用層三個層次。

（1）核心層。由企業(yè)檔案信息化的兩個主要內(nèi)容—資源建設(shè)和知識服務(wù)兩大要素構(gòu)成，揭示了資源建設(shè)和知識服務(wù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的核心地位和作用。

（2）支撐層。包括檔案信息化所需的基礎(chǔ)建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)、信息人才、信息規(guī)制、信息安全等內(nèi)容要素，它們對核心層起著條件、環(huán)境、手段等方面的支撐作用，并與核心層一起構(gòu)成企業(yè)檔案信息化體系。（3）應(yīng)用層。在理論模型的最外層，包括企業(yè)效

益、企業(yè)信息化水平、檔案意識、需求導(dǎo)向、應(yīng)用實(shí)效、價格定位等要素，是決定檔案信息化應(yīng)用層的重要因素。

1.3企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則

(1)整體規(guī)劃，同步建設(shè)。企業(yè)要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)和企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

（2）善用技術(shù)，注重管理。企業(yè)檔案信息化必須堅(jiān)持技術(shù)與管理兵種的原則。以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進(jìn)管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術(shù)和手段要充分考慮信息技術(shù)的發(fā)展和最新成果的應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的整體需求。

（3）資源為本，服務(wù)至上。檔案資源建設(shè)是以檔案信息化建設(shè)的基和核心，應(yīng)該以 “集成管理”為理念，以電3文件歸檔管理為首要的任務(wù)和重點(diǎn)，一館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)。以網(wǎng)絡(luò)信息資源采集為必要補(bǔ)充。開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持服務(wù)至上的原則，牢固樹立為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)管理的意識，以知識服務(wù)為目標(biāo)，開拓服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)本領(lǐng)。

二，檔案管理信息化面臨的問題和挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)思維和信息化技術(shù)落后等因素，檔案管理信息化作為一種新型的檔案管理模式，其在發(fā)展中必然面臨一系列的問題和挑戰(zhàn)。梳理這些問題和挑戰(zhàn)，有利于我們更好的確定發(fā)展路徑，從而更好的促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

3.1 傳統(tǒng)固化的檔案管理模式的阻礙。當(dāng)前，大部分企業(yè)檔案管理已經(jīng)成為一套固化的體系，很多企業(yè)多年來一直采用手工操作的方式，形成了相對固化的檔案管理體系，其檔案管理的思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認(rèn)知，對檔案管理信息化還不適應(yīng)，不愿改變既有的狀態(tài)。

3.2檔案管理信息化人才的缺乏。檔案管理信息化人才是推進(jìn)檔案管理信息化的關(guān)鍵。對檔案管理人員來說，檔案管理信息化是一個全新的領(lǐng)域，不僅需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，還需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，更需要和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員溝通，并參與到管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用中去。目前一些企業(yè)的檔案管理信息化人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)與信息化建設(shè)的要求存在很大差距，尤其是嚴(yán)重短缺檔案管理信息化的復(fù)合型人才。

3.3檔案管理信息化存在一定的安全威脅。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有開放性、集成性、共享性的特點(diǎn)，使上網(wǎng)檔案信息的安全受到了一定威脅。

3.4企業(yè)檔案評定管理滯后。企業(yè)的檔案管理不僅存在效率低下、利用困難等多方面的管理原因，更在一定程度上存在傳統(tǒng)檔案的鑒定和評定管理滯后。傳統(tǒng)的檔案應(yīng)在一定的期限內(nèi)進(jìn)行鑒定和評定，從而建立良好的企業(yè)檔案的利用方式。傳統(tǒng)檔案的價值存在利用的期限，超過期限的企業(yè)檔案應(yīng)及時銷毀，從而保證企業(yè)檔案的有效管理和 利用。然而在傳統(tǒng)的檔案管理的模式下，企業(yè)的檔案管理人員難以對封存的檔案存儲進(jìn)行有效的管理和評定，致使企業(yè)檔案的鑒定和清理在一定程度上存在管理的障礙。企業(yè)的傳統(tǒng)檔案長期累積難以形成有序的管理方式，造成了企業(yè)傳統(tǒng)檔案的冗余，從而增加了企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理的難度和成本支出。

3.5檔案利用落后。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于人工的管理和紙質(zhì)的檔案利用模式造成了企業(yè)檔案的管理和存放的無序，這也在一定程度上造成了企業(yè)檔案管理的工作繁雜、重復(fù)，增加了企業(yè)檔案利用的難度。特別是對檔案開的種種限制，造成社會對檔案利用的嚴(yán)重滯后。檔案的作用不為人知，檔案服務(wù)于社會基本上成了一句空話。三，企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略定位-----知識管理

根據(jù)上文闡述的企業(yè)檔案信息化的建設(shè)的內(nèi)容和當(dāng)前所面臨的問題和挑戰(zhàn)。我們認(rèn)為知識管理是解決當(dāng)前問題的最好出路。所謂知識管理就是用知識管理的理念和方法進(jìn)行企業(yè)檔案的管理。企業(yè)檔案知識管理的重點(diǎn)內(nèi)容是：整合企業(yè)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集成管理；實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息增值，提供企業(yè)檔案信息服務(wù)：優(yōu)化企業(yè)知識資源管理，實(shí)現(xiàn)IT平臺化；建立健全企業(yè)檔案知識資源安全保障機(jī)制，確保企業(yè)檔案知識管理持續(xù)發(fā)展。

3.1整合企業(yè)檔案信息資源----集成管理

檔案信息資源的高度共享和知識管理的基礎(chǔ)工作，也是實(shí)現(xiàn)知識管理的必要條件。因此必須對企業(yè)各類信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的 集成管理。企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的主要措施：

3.11館（室）藏檔案數(shù)字化。對這點(diǎn)有一個重要的問題就是是否對所有的非數(shù)字化檔案都要進(jìn)行數(shù)字化。這是我們必須要考慮的問題。首先也是最重要的一個方面就是經(jīng)營和管理的需求。其次要考慮一個數(shù)字化優(yōu)先權(quán)的問題。其中領(lǐng)導(dǎo)的重視程度表現(xiàn)得尤為突出。最后就是預(yù)期收益情況。這雖然是比較難把握但也是最現(xiàn)實(shí)的一個因素。

3.12網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集。網(wǎng)上信息都是已經(jīng)數(shù)字化的信息而且包含著豐富的內(nèi)容和知識，特別是與本企業(yè)相同或相關(guān)的其它企業(yè)的網(wǎng)上信息，可以通過互聯(lián)網(wǎng)或其它專

用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集。需要注意的是在手收集的過程中必須對網(wǎng)上的信息進(jìn)行甄選，并且要將信息的版本，元數(shù)據(jù)及背景完整的記錄下來。

3.13直接采購?fù)袠I(yè)的專題數(shù)據(jù)庫。這些信息資源來源 來源廣泛、種類繁多、載體形式和文件格式多種多樣，無疑是一個企業(yè)的好選擇。

3.2實(shí)現(xiàn)檔案信息增值----知識服務(wù)。檔案知識管理的目的在于通過檔案的知識服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息和檔案服務(wù)工作的增值。不論是讀顯性知識的管理還是對隱性知識的管理，落到實(shí)處都是為了以知識為內(nèi)涵，以 服務(wù)為中心，走知識服務(wù)之路。檔案知識服務(wù)體系建設(shè)主要包括：

3.21企業(yè)檔案知識服務(wù)系統(tǒng)人文建設(shè)。第一，實(shí)體管理人文化加強(qiáng)檔案收集，滿足用戶需求。第二，加強(qiáng)人力資源管理。把員工放在首位，發(fā)揮每個人的潛力、積極性和 創(chuàng)造性。第三，拓展檔案館的功能，不斷開發(fā)檔案文化精品，做好服務(wù)。第四，服務(wù)要多元化。既要滿足利用者獲取信息的需要，又要滿足利用者對環(huán)境舒適和工作方便的需要，滿足一般利用者和特殊利用者的需要。

3.22企業(yè)檔案知識服務(wù)系統(tǒng)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。第一，加強(qiáng)對相關(guān)法律法規(guī)的研究和配套知道文件的制定。第二，標(biāo)準(zhǔn)制定，主要包括技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，管理性標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)。

3.23企業(yè)檔案知識服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。包括5個服務(wù)模塊：一，企業(yè)知識資源門戶的建設(shè)與管理；二，是為企業(yè)決策層提供戰(zhàn)略性的信息分析服務(wù)；三；為企業(yè)科技人員提供科技情報(bào)服務(wù)；四，進(jìn)行檔案編研。五，保留傳統(tǒng)的圖書期刊管理與服務(wù)功能。隨著企業(yè)知識資源管理的深化，可繼續(xù)增加服務(wù)模塊。

3.3優(yōu)化企業(yè)知識資源管理-----IT平臺化

知識管理的技術(shù)很多，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的優(yōu)化換了，就要為知識的開放式交流提供無縫的技術(shù)支撐平臺，建立相應(yīng)的技術(shù)支撐平臺包括建立企業(yè)檔案知識庫和企業(yè)檔案知識門戶網(wǎng)站。例如，用BS結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，隨時隨地用瀏覽器訪問應(yīng)用系統(tǒng)平臺。領(lǐng)導(dǎo)和員工可以通過應(yīng)用功能前段平臺訪問和利用知識資源。

3.4確保知識管理持續(xù)發(fā)展----制度安全。為了確保檔案知識管理的持續(xù)發(fā)展，必須按照制度化和安全的要求，建立健全相關(guān)的檔案知識管理制度，采取相關(guān)的知識安全管理措施。

3.41在制度化方面，首先要用制度的形式確定知識資源管理的組織機(jī)構(gòu)；其次要用制度的形式確定專業(yè)人員、管理人員的職責(zé)和權(quán)益；第三，建立員工參與學(xué)習(xí)和工作應(yīng)用知識資源的獎勵措施；第四，建立訪問權(quán)限審核制度

3.42安全方面，可采取以下措施:第一，在企業(yè)的各個地區(qū)機(jī)構(gòu)，分布設(shè)立訪問服務(wù)器，在總部設(shè)立應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)器，各服務(wù)器之間設(shè)立ＶＰＮ鏈接；第二，在應(yīng)用系統(tǒng)中對檔案知識資源分層設(shè)立安全訪問權(quán)限；第三，對應(yīng)用系統(tǒng)的登陸，設(shè)了密碼檢驗(yàn)；第四，對特別重要的文件、信息，在訪問時設(shè)立指紋校驗(yàn)。

３.５檔案信息化管理的核心－－測評

企業(yè)檔案信息化測評體系是反映企業(yè)檔案信息化情況的統(tǒng)計(jì)調(diào)查指標(biāo)，測評是企業(yè)檔案信息化管理的核心環(huán)節(jié)，是從規(guī)劃、執(zhí)行轉(zhuǎn)向改進(jìn)提高的重要節(jié)點(diǎn)。企業(yè)信息化測評可分為四個步驟：

３.５１熟悉標(biāo)準(zhǔn)。有關(guān)企業(yè)測評人員應(yīng)對企業(yè)信息化測評的相關(guān)指標(biāo)內(nèi)容、權(quán)重系數(shù)與等級檔次劃分、等級標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行熟悉。明確有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，以方便測評數(shù)據(jù)的有效采集。

３.５２采集信息。企業(yè)應(yīng)召集本企業(yè)檔案部門和信息部門等人員對照測評標(biāo)進(jìn)行信息采集。并匯總提交企業(yè)檔案信息化測評信息采集報(bào)告。當(dāng)企業(yè)進(jìn)行快捷的自我測評時，也可參照《檔案企業(yè)信息化測評信息采集問卷》對測評信息進(jìn)行簡要采集。

３.５３計(jì)算得分。企業(yè)測評人員依次計(jì)算１８個二級指標(biāo)的各項(xiàng)的得分，并匯總計(jì)算得分。

３.５４形成報(bào)告。對各項(xiàng)得分進(jìn)行描述。并對企業(yè)檔案信息化的優(yōu)勢、劣勢進(jìn)行評價，提出完善和整改意見。

四、知識化管理的實(shí)例－－廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案信息化

廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司１９９６年建廠，是中國企業(yè)５００強(qiáng)，廣東企業(yè)５０強(qiáng)之一，是廣東省重要的生產(chǎn)基地。韶鋼檔案館成立于１９８９年，它是韶鋼文書檔案、會計(jì)檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備（儀器）檔案、實(shí)物檔案等各門類檔案的保管利用中心，代表公司行使檔案管理職能，業(yè)務(wù)上直屬公司分管技術(shù)的副總經(jīng)理分管。韶鋼檔案館理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)兩級變?yōu)橐患壒芾恚瘓F(tuán)公司、全資子公司，控股子公司的安敢全部集中到檔案館庫房管理，利用檔案主要通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，各單位主要履行檔案收集、移交歸檔、利用等職責(zé)。韶鋼檔案信息化建設(shè)分為三個階段：

第一階段紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。時間是從２００１年只２００６年，建立檔案管理系統(tǒng)并購置相應(yīng)硬件設(shè)備進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，整合分散管理在各單位的檔案。韶鋼的數(shù)字檔案館有２種運(yùn)作模式，一是傳統(tǒng)檔案館想數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型模式，即在傳統(tǒng)的檔案館業(yè)務(wù)和服務(wù)的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化和網(wǎng)手段，盡心檔案館業(yè)務(wù)重組和服務(wù)創(chuàng)新。主要包括檔案數(shù)字加工與服務(wù)管理、檔案信息服務(wù)兩方面。二是從檔案接收開始

就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的構(gòu)想。這樣一種數(shù)字檔案館它支持檔案信息的整個生命周期的活動，即將檔案的收集、整理、提供利用都集成在網(wǎng)絡(luò)這個環(huán)境中，這完全脫離了檔案館實(shí)體的存在形式。

第二階段改革檔案管理模式。時間是從２００６年３月至２００８年６月。韶鋼檔案實(shí)現(xiàn)一級管理，是檔案機(jī)構(gòu)集中、人員集中。業(yè)務(wù)集中，全方位提供檔案利用服務(wù)。檔案館全方位采用計(jì)算機(jī)管理，檔案的檢索、全文瀏覽和業(yè)務(wù)管理全都通過計(jì)算機(jī)完成。屆時，檔案館建立起一個完整的檔案實(shí)體管理中心、現(xiàn)行文件利用中心和數(shù)字檔案館。

第三階段搭建管理平臺，資源大集中。時間是從２００８年７月至現(xiàn)在。２００８年７月，公司同意立項(xiàng)建設(shè)《建立在線歸檔管理基礎(chǔ)平臺項(xiàng)目》和《ＥＲＰ系統(tǒng)綜合統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)歸檔模塊項(xiàng)目》建立資源管理平臺，實(shí)現(xiàn)公司所有檔案資源集中歸檔管理。可以預(yù)期，系統(tǒng)上線使用后，檔案管理工作的中心工作位于檔案的收集和利用，將突出檔案利用，檔案工作的價值和地位將顯著上升。

隨著中國市場經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛利用，特別是電子文件的大量出現(xiàn)，實(shí)行檔案信息化管理迫在眉睫。韶鋼檔案信息化建設(shè)是知識管理應(yīng)用于企業(yè)檔案管理信息化的一個非常典型的案例，具有一定的超前性和示范作用。我認(rèn)為所有有潛力的企業(yè)都應(yīng)該以此為鑒，認(rèn)清楚現(xiàn)狀，總結(jié)出自己的不足之處，然后實(shí)行專業(yè)化的管理、提供專業(yè)化的服務(wù)，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，實(shí)行檔案資源的集中統(tǒng)一管理，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。

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【６】周英，企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用，安徽大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會科學(xué)版)2003,27(3)

第三篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)

公司檔案信息化建設(shè)探討

何細(xì)乃

（中冶南方工程技術(shù)有限公司信息網(wǎng)絡(luò)中心，武漢430080）

摘要：本文通過探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)和主要內(nèi)容，指出了本公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、原則和主要內(nèi)容。針對本公司檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，本文提出了從信息管理過渡到知識管理的發(fā)展建議。關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

隨著社會信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個信息的重要來源，檔案信息已經(jīng)成為我國企業(yè)信息化工作的一個重要組成部分及工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)成為許多企業(yè)，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個重要對象。

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的誤區(qū)

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設(shè)往往被誤讀。

1.1 將檔案信息化建設(shè)理解為純粹的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

許多檔案管理人員，對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識也不深。最典型的錯誤理解，是將檔案信息化建設(shè)等同于檔案計(jì)算機(jī)管理，即將實(shí)物檔案的管理模式(卡片檢索、實(shí)物管理)轉(zhuǎn)換成建設(shè)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)。簡單地認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)就是實(shí)物檔案管理模式的計(jì)算機(jī)輔助管理。

1.2 將檔案信息化與檔案數(shù)字化混為一談

傳統(tǒng)的實(shí)物檔案無論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數(shù)字化可以解決這方面的問題，一是解決網(wǎng)上瀏覽的問題，二是解決多人同時利用同一份檔案的沖突。相對于社會公共檔案部門以及機(jī)關(guān)檔案來說，企業(yè)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)在驅(qū)動力比較強(qiáng)。因此，很多企業(yè)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行得比較早，主要工作是將檔案實(shí)物進(jìn)行數(shù)字化處理，變成存貯在計(jì)算機(jī)上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因?yàn)檫@一點(diǎn)，很多人、很多企業(yè)就將檔案信息化簡單地理解為檔案數(shù)字化工作。把檔案信息化

建設(shè)局限在原有實(shí)物檔案數(shù)字化以及新接收的檔案對應(yīng)的電子文件收集上。思想認(rèn)識還處在檔案信息化建設(shè)的初級階段，沒有從根本上實(shí)現(xiàn)從檔案實(shí)物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識管理的轉(zhuǎn)變。

2．檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

根據(jù)近幾年檔案信息化發(fā)展的形勢來看，檔案管理已經(jīng)擺脫了實(shí)物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。絕大多數(shù)的企業(yè)，都通過各種各樣的檔案管理系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)輔助管理手段實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)管理。很多信息化工作進(jìn)行得比較早的企業(yè)，通過加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，有很多單位甚至實(shí)現(xiàn)了接收、傳遞、存儲和利用的一體化。

在接下來的檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)上，很多企業(yè)感覺到比較迷茫，方向不明確。個人覺得，要根據(jù)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的以及信息化技術(shù)發(fā)展的大方向，來確定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。各企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)整體信息化以及檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，來確定本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展階段目標(biāo)，按低到高分為三個層次：

2.1 短期目標(biāo)

以檔案實(shí)物數(shù)字化為主要內(nèi)容，輔助計(jì)算機(jī)編目為手段，實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽、提供利用。

2.2 中長期目標(biāo)

在短期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過流程再造，采用電子簽名、權(quán)限管理等技術(shù)手段，結(jié)合公文辦公系統(tǒng)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理。

2.3 遠(yuǎn)期目標(biāo)

在中長期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，自動收集檔案知識信息，超越傳統(tǒng)檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識管理結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息知識管理。

具體到本公司，目前基本實(shí)現(xiàn)短期目標(biāo)的大部分內(nèi)容，如檔案數(shù)字化正在進(jìn)行，檔案檢索編目已經(jīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，經(jīng)過授權(quán)可以實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽與提供利用。因此本公司檔案信息化建設(shè)發(fā)展的階段性目標(biāo)應(yīng)該是以上述中長期目標(biāo)為主。

3．公司檔案信息化建設(shè)的原則

3.1 以檔案信息資源開發(fā)與利用為中心的原則

檔案信息化建設(shè)，包括制度建設(shè)、流程管理、信息資源準(zhǔn)備，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā)，要圍繞提供利用來設(shè)計(jì)、來開展。如果不以方便利用為原則，系統(tǒng)運(yùn)行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會回到傳統(tǒng)檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設(shè)的初衷。

當(dāng)然這里說的以開發(fā)利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業(yè)來說，知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)始終是重中之重。只要通過信息資源及人員權(quán)限的分級，完全可以解決這些問題。

3.2 效益最大化原則

企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設(shè)，特別在建設(shè)的側(cè)重點(diǎn)、信息資源的準(zhǔn)備、提供利用方面，哪些系統(tǒng)先上、哪些問題要先解決，甚至包括不同信息資源數(shù)字化的先后，都應(yīng)遵循效益最大化的原則。比如系統(tǒng)建設(shè)上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項(xiàng)目的選擇上，就應(yīng)該選擇不同類型的典型項(xiàng)目或?qū)嵨餀n案提供利用比較頻繁的項(xiàng)目。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)、編碼先行的原則

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數(shù)據(jù)庫的確立、統(tǒng)一編碼的協(xié)調(diào)，都需要在公司統(tǒng)一IT規(guī)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行。企業(yè)人力資源系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理平臺、檔案信息化平臺，都需要統(tǒng)籌規(guī)劃，確認(rèn)工作流程，劃分各自的職能域和主題數(shù)據(jù)庫。

3.4 階段性建設(shè)，逐步實(shí)施的原則。

要實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化的目標(biāo)，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時間之內(nèi)實(shí)現(xiàn)，制度改

革、流程再造，系統(tǒng)論證、運(yùn)行、評價，信息資源準(zhǔn)備，都需要分階段，逐步實(shí)施。

4．檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2004年，國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確指出了檔案信息化建設(shè)的六項(xiàng)核心內(nèi)容：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)。

不同企業(yè)檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設(shè)內(nèi)容與側(cè)重點(diǎn)也不一樣。根據(jù)中冶南方（原為武漢院）10多年來檔案信息化工作發(fā)展進(jìn)程來看，自1995年檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)開始，走過了檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檢索數(shù)據(jù)庫的建立、電子文件的收集等過程，對于基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊(duì)伍、信息安全保障，都有一定的認(rèn)識與經(jīng)驗(yàn)積累。

對于當(dāng)前的中冶南方來說，檔案信息化建設(shè)更多地是需要從檔案管理信息化過渡到檔案知識管理，具體就是側(cè)重點(diǎn)應(yīng)該從檔案實(shí)體管理－檔案信息管理，過渡到檔案信息管理-檔案知識管理。除了開發(fā)檔案文件中蘊(yùn)含的顯性信息知識，更應(yīng)該開發(fā)檔案信息中潛在的隱性知識信息。

4.1 檔案信息資源建設(shè)

4.1.1 實(shí)物檔案的數(shù)字化

本公司在長期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中積累下來了大量的檔案，包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營工作中有著很高的參考價值?？砂葱б孀畲蠡瓌t，對相應(yīng)的檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，效益最大的優(yōu)先數(shù)字化。

1)科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價值在于它的參考價值，從這個利用目的出發(fā)，對于那些參考價值大、重復(fù)利用率高的圖紙檔案，進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化處理。

因此優(yōu)先順序可參考為：典型項(xiàng)目圖紙-設(shè)備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2)專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優(yōu)先實(shí)現(xiàn)，與公司專利管理系統(tǒng)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)專利檔案的全部數(shù)字化。

3)文書檔案

文書檔案數(shù)字化優(yōu)先順序參考為：典型項(xiàng)目全部合同-商務(wù)合同-獲獎證書文件-其它文書檔案

4)人事檔案

人事檔案數(shù)字化優(yōu)先順序可參考時間年代及利用率來具體確定：近年的人事檔案-個人相關(guān)證件-其它

5)其它檔案

4.1.2 電子文件的收集

目前公司的科技檔案電子文件收集工作經(jīng)過多年的努力，基本上達(dá)到了電子文件100%的收集率。對于設(shè)計(jì)外委、設(shè)計(jì)分包電子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 電子檔案的收集

電子檔案的收集與歸檔，是檔案管理的高級階段。

公司信息網(wǎng)絡(luò)中心正在進(jìn)行設(shè)計(jì)文件無紙化流轉(zhuǎn)的流程設(shè)計(jì)，相應(yīng)配置的系統(tǒng)建設(shè)正在進(jìn)行。通過電子簽名，系統(tǒng)授權(quán)，IT標(biāo)準(zhǔn)化檢查，檔案合規(guī)性檢查等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)無紙化流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、打印、發(fā)出。

對于OA系統(tǒng)的開發(fā)與歸檔，也應(yīng)該研究公文自動歸檔，實(shí)現(xiàn)發(fā)文歸檔的一體化。

4.1.4 檔案知識庫的建立與利用

傳統(tǒng)檔案管理只關(guān)注最終實(shí)物檔案，檔案信息化初級階段重視檔案數(shù)字化，檔案信息化的深入發(fā)展不僅要關(guān)注檔案本身所包含的信息，還應(yīng)該探究這些檔案信息的來源、產(chǎn)生性質(zhì)、產(chǎn)生過程，檔案信息之間的聯(lián)系，甚至還應(yīng)該關(guān)注信息的生產(chǎn)者、時間、地點(diǎn)。

不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識進(jìn)行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，形成一個完善的檔案知識庫。

1)技術(shù)專題匯編

在內(nèi)容上要打破傳統(tǒng)匯編只重羅列案卷號的形式，對每項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展歷史、不同類型、不同特點(diǎn)都應(yīng)該有評述，在本企業(yè)不同項(xiàng)目中應(yīng)用的歷史，包括不同項(xiàng)目中的應(yīng)用評價，歷史查詢、參考、復(fù)用率最高的本項(xiàng)技術(shù)檔案，最近應(yīng)用本技術(shù)的本公司的工程項(xiàng)目等等方面的信息，都應(yīng)該涵蓋。比如關(guān)于煉鋼工程中應(yīng)用的鋼水罐的技術(shù)專題匯編，就可以概述鋼水罐的發(fā)展史、最新鋼水罐技術(shù)，本企業(yè)在各項(xiàng)工程中應(yīng)用的鋼水罐種類、技術(shù)參數(shù)、應(yīng)用評價，歷史上本企業(yè)查詢、參考、復(fù)用最多的鋼水罐的檔案，本企業(yè)最近最新設(shè)計(jì)的鋼水罐的有關(guān)情況等等。

2)隱性知識的管理

通過知識管理，對蘊(yùn)含在檔案信息中的管理知識信息進(jìn)行提取。通過系統(tǒng)對每份文件本身信息的自動提取(電子檔案流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)后)，可記錄圖紙形成過程中所包含的人工時(圖紙量)、修改信息、參與人、設(shè)計(jì)人、修改人、參加專業(yè)等，可形成項(xiàng)目信息知識庫，為工程項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)管理提供服務(wù)。

3)通過利用反饋機(jī)制形成檔案知識庫

相對于傳統(tǒng)的檔案信息提供利用，可考慮進(jìn)行主動服務(wù)。針對各專業(yè)設(shè)計(jì)人提交的檔案利用需求，由檔案人員通過定題服務(wù)，形成電子檔案袋(一種包含多種檔案信息鏈接或電子文件的文件包)。

通過設(shè)計(jì)人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋。利用這種方式，就可通過設(shè)計(jì)人員親身體會形成檔案知識利用知識庫?？梢詫⒃O(shè)計(jì)人利用知識本身的過程和成果積累下來，形成龐大的知識利用庫，方便后來者的使用。

4)通過檔案信息導(dǎo)航地圖建立檔案知識庫的利用新模式

建立各系統(tǒng)之間的聯(lián)系方式，如鏈接、信息的加入等等，將檔案信息、項(xiàng)目管理信息、設(shè)計(jì)信息、人員信息有機(jī)的聯(lián)系起來。通過檔案信息導(dǎo)航，讓利用人員從一個入口進(jìn)入，就可以遍歷整個檔案知識庫，增加學(xué)習(xí)的效果。

4.2 檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

通過了解檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容，我們對于應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)有了方向，明確了應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)的側(cè)重點(diǎn)。系統(tǒng)開發(fā)過程中，除了一般檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個方面的問題。

4.2.1 重視過程管理與來源管理

檔案信息化建設(shè)除了關(guān)于資源的數(shù)字化和利用信息化外，更主要地是要進(jìn)行流程再造。通過流程的優(yōu)化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過程中。不僅要重視檔案結(jié)果信息的收集(紙質(zhì)或電子檔案)，更要重視檔案產(chǎn)生過程信息、檔案來源信息的收集?；谶@些原因，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該做到：

1)文書檔案信息管理與辦公自動化結(jié)合起來

2)圖紙檔案信息管理與項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)結(jié)合起來

3)專利檔案信息管理與專利數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來

4)人事檔案信息管理與人力資源系統(tǒng)結(jié)合起來

4.2.2信息安全保障建設(shè)

信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對一家自主經(jīng)營的企業(yè)來說。知識產(chǎn)權(quán)是企業(yè)的生命線，知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)是公司得以在市場上領(lǐng)先的關(guān)鍵所在。

檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關(guān)系。

1)通過技術(shù)類別、保密級別、特殊項(xiàng)目、檔案類型等多種方式對檔案信息進(jìn)行分級。

2)通過部門、專業(yè)、人員、項(xiàng)目等多種角色對人員進(jìn)行分級。

通過檔案信息的分級以及人員的分級，實(shí)現(xiàn)對檔案信息、檔案知識的利用。

5．公司檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，應(yīng)該類似中國哲學(xué)中所說的大象無形。將檔案管理嵌入到公司業(yè)務(wù)流程中去，在流程過程中進(jìn)行檔案信息收集，進(jìn)行知識管理。

1)從傳統(tǒng)的實(shí)體管理-信息管理過渡到知識管理

2)從傳統(tǒng)的結(jié)果管理過渡到流程管理、全過程管理。

3)從傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、人事檔案管理，發(fā)展到參與全公司業(yè)務(wù)范圍的知識管理

參考文獻(xiàn)：

[1]齊虹:《知識管理及其對檔案管理的啟示》，《21世紀(jì)的社會記憶-中國首屆檔案學(xué)博士論壇論文集》，中國人民大學(xué)出版社

[2]張海燕：《企業(yè)檔案的知識化管理》，《機(jī)電兵般檔案》2007年第1期

第四篇：檔案信息化建設(shè)管理

【關(guān)鍵詞】信息化

［摘要］ 檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源建設(shè)、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等各方面予以加強(qiáng)。本文僅就如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，開創(chuàng)檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

［關(guān)鍵詞］ 信息化；目錄數(shù)據(jù)庫；電子檔案；檔案管理

檔案是人類社會各項(xiàng)實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是社會的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的永恒的事業(yè)。檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高,越來越深入到社會生活的各個方面，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。

檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實(shí)從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計(jì)劃、有步驟地把檔案信息化的各項(xiàng)工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟(jì)條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項(xiàng)工作按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。

第二，要通過檔案信息化整合，帶動各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項(xiàng)工作邁上一個新的臺階。

第三，要確保檔案信息化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。同時要增強(qiáng)檔案安全意識，對于信息化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。

作為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員應(yīng)該如何改進(jìn)檔案管理工作?

根據(jù)“全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),我們應(yīng)該遵循:“適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的宗旨，改進(jìn)思路，從各方面強(qiáng)化檔案信息化建設(shè):

第一，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館,大致包括檔案館庫房建設(shè),檔案館館藏建設(shè),檢索工具建設(shè),規(guī)章制度建設(shè),專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等.繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案,提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館,首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲,即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。

第三，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時,要盡量做到同時移交機(jī)讀目錄。

第四，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案,對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法,積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體,盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

第五，加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化,信息存儲數(shù)字化,信息采集實(shí)時化,信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

檔案工作要在未來社會中占據(jù)一席之地,必須具備基本的信息競爭能力。而對此產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵因素之一是檔案工作者的素養(yǎng),尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中。

運(yùn)用信息工具的能力，這是信息時代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計(jì)算機(jī)理論知識和運(yùn)用技能,使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具,特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具,為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé)，也是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評估能力，對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深奧的學(xué)問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］沈運(yùn)青．提高檔案意識發(fā)展檔案事業(yè)［Ｊ］．龍巖師專學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版)第15卷第2期.［2］段春梅.淺談檔案工作服務(wù)創(chuàng)新［Ｊ］．北京檔案，2004，5．

第五篇：如何做好企業(yè)檔案信息化管理工作[定稿]

如何做好企業(yè)檔案信息化管理工作

眾所周知，檔案管理作為一門系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砜茖W(xué)，是人類歷經(jīng)千載的智慧結(jié)晶。特別是近些年來，信息化時代的到來，加快了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)發(fā)展，而檔案工作信息化是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，只有通過檔案信息化建設(shè)，才能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)信息資源的集中管理，提高利用效率，更好地服務(wù)于企業(yè)。如何創(chuàng)建一個具有本企業(yè)特色的檔案信息化系統(tǒng)呢，我認(rèn)為應(yīng)做好以下工作：

一、因企制宜，制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理規(guī)范體系，切實(shí)推動企業(yè)檔案向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的管理發(fā)展。

信息化的今天，企業(yè)辦公自動化后，出現(xiàn)了無紙辦公，每個崗位都能形成電子文檔，這就要求各個管理崗位，明確對各類文件材料形成、積累、歸檔應(yīng)負(fù)的責(zé)任，通過培訓(xùn)讓大家懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的制度化、規(guī)范化管理。

1、區(qū)別處理。

新歸存的的公文檔案和技術(shù)文件圖檔都為電子文檔，只有少部分為實(shí)物檔案。舊的文檔絕大部分為實(shí)物檔案，應(yīng)采用將常用的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子化，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)。

2、并存互補(bǔ)。

從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，在現(xiàn)階段的環(huán)境條件下，紙質(zhì)檔案還有一定實(shí)用性和優(yōu)點(diǎn)，有一定的不可替代性，所以 1

可以采用兩種介質(zhì)并存以互補(bǔ)。實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

3、有主有次。

在檔案利用上以電子文檔為主，紙質(zhì)檔案為輔方式，向無紙化模式靠攏。備份必須以紙質(zhì)、電子兩種方式同時進(jìn)行，以確保萬無一失。數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對，嚴(yán)把電子檔案的正確性和完整性。由于電子介質(zhì)的更新、硬件設(shè)備的更新，對重要檔案信息進(jìn)行存儲方式的轉(zhuǎn)換，以免造成信息的丟失，如一些磁帶、軟盤存儲方式已很少應(yīng)用，就需要把重要信息轉(zhuǎn)換為現(xiàn)常用的存儲方式，以提供利用。

二、提高檔案信息化技術(shù)水平，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展

顯而易見，技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息建設(shè)與應(yīng)用勢必形同空話。

首先，企業(yè)應(yīng)該為檔案信息化系統(tǒng)，配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，以防止日常工作中的電磁干擾、輻射等影響，從系統(tǒng)的設(shè)備源頭上減少信息化系統(tǒng)的自然毀損概率；

其次，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際工作需求，探索實(shí)踐出適合本公司使用的檔案信息管理軟件，該軟件應(yīng)集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)與辦公自動化管理融匯貫通，從而

提高信息服務(wù)質(zhì)量和效率；檔案利用的廣泛性則表現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，各部門間對檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享，而且在現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)的同時又增加了在線服務(wù)。

再次、以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到了深刻的影響，電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，則是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)；網(wǎng)絡(luò)化以內(nèi)部局域網(wǎng)為主，隔絕外網(wǎng)。電子文件的自動上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

三、建立完善的安全管理制度，保障檔案信息安全

企業(yè)應(yīng)該提高自身網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，采取有效的安全保護(hù)措施，以保證檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行安全。而檔案管理部門則要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。防泄密措施宜采用技術(shù)上的物理隔離和行政上的保密制度雙管齊下。

首先，檔案信息化的良好建設(shè)與最終落實(shí)都需要靠檔案管理人員來執(zhí)行，所以可以說檔案管理人員是檔案信息化安全保障的第一道屏障。因此，建立完善的安全管理制度，規(guī)范員工操作行為，提高檔案

人員的警惕性，可以從根本上降低人為失誤所造成的信息丟失，減少商業(yè)黑客對檔案信息系統(tǒng)的威脅。

其次，必須采用技術(shù)上的物理隔離。企業(yè)的經(jīng)營、財(cái)務(wù)、技術(shù)等等的檔案資料是企業(yè)的無形資產(chǎn)，被嚴(yán)格劃分為不同的保密等級，只能在指定的有限的范圍內(nèi)利用，不容許外泄。進(jìn)行密級界定。

一是制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定，并以優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等安全技術(shù)檢驗(yàn)過濾，成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全；

二是對檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全；對已經(jīng)有了的防范措施,如防火墻技術(shù)、殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等,要開展綜合利用;

當(dāng)然，這還不夠，企業(yè)還必須建立一套嚴(yán)格的保密制度，獎懲明確，建立從上到下的保密機(jī)構(gòu)組織，并進(jìn)行定期的教育和宣貫，以提高全員的保密意識。

綜上所述，檔案信息化管理作為一項(xiàng)全面嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ鳎枰獧n案管理人員積極參與、配合，唯有如此，才能全方位地參與支持企業(yè)決策和各級信息服務(wù)，更好的服務(wù)于企業(yè)。