第一篇：淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)與創(chuàng)新范文

淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)與創(chuàng)新

重慶濰柴發(fā)動(dòng)機(jī)廠劉秀陵

【摘要】企業(yè)檔案的信息化建設(shè)必須根據(jù)自身特點(diǎn)和需要進(jìn)行量身訂做，也就是創(chuàng)建工作是由大大小小的無(wú)數(shù)個(gè)創(chuàng)新思維來(lái)構(gòu)成的。要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)逐步走向信息化網(wǎng)絡(luò)化以適應(yīng)和服務(wù)于企業(yè)。

企業(yè)的檔案信息化建設(shè)是不可阻擋的趨勢(shì)，看一個(gè)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的水平，其檔案信息化的程度是重要依據(jù)，檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

而檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程從初級(jí)的計(jì)算機(jī)輔助管理，即僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用的管理，逐步向檔案信息電子化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，在這個(gè)創(chuàng)建過(guò)程中，是可以有借鑒的，但是，企業(yè)的檔案工作相比于其他如地方檔案館、院校圖書檔案管理、事業(yè)單位檔案館等，他們的受眾面廣，可以是開放式的。而企業(yè)的檔案受到涉密的制約，它的服務(wù)面是有針對(duì)性的，局限于某個(gè)范圍之內(nèi)，既要充分利用檔案資源，又要嚴(yán)格控制使用的對(duì)象。就是在同是企業(yè)的而行業(yè)不同，也會(huì)因產(chǎn)品方式不同、流程不同、部門隸屬關(guān)系不同等原因，也無(wú)法照搬現(xiàn)成的模式。因此企業(yè)檔案的信息化建設(shè)都是必須根據(jù)自身特點(diǎn)和需要進(jìn)行量身訂做，也就是創(chuàng)建工作是由大大小小的無(wú)數(shù)個(gè)創(chuàng)新思維來(lái)構(gòu)成的。創(chuàng)新是一個(gè)企業(yè)進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的不竭動(dòng)力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。

檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)逐步走向信息化網(wǎng)絡(luò)化以適應(yīng)和服務(wù)于企業(yè)。

檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個(gè)關(guān)系問(wèn)題

（一）創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。我國(guó)檔案工作歷經(jīng)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨(dú)具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過(guò)去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。

（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系

工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來(lái)，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

（三）創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系

學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本專業(yè)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識(shí)，借鑒其他專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗(yàn)。創(chuàng)新要堅(jiān)持“推陳出新”原則，運(yùn)用否定之否定認(rèn)識(shí)規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

（四）創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系

創(chuàng)新都要經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。

檔案管理信息化創(chuàng)建中的關(guān)注點(diǎn)：

一、新舊檔案的不同處理方式。

新歸存的的公文檔案和技術(shù)文件圖檔都為電子文檔，只有少部分為實(shí)物檔案。舊的文檔絕大部分為實(shí)物檔案，采用將常用的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子化，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)。

二、紙質(zhì)、電子兩種介質(zhì)并存互補(bǔ)。

從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，在現(xiàn)階段的環(huán)境條件下，紙質(zhì)檔案還有一定實(shí)用性和優(yōu)點(diǎn)，有一定的不可替代性，所以可以采用兩種介質(zhì)并存以互補(bǔ)。實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

三、以無(wú)紙化模式為主，做好紙質(zhì)、電子兩種備份。

在檔案利用上以電子文檔為主，紙質(zhì)檔案為輔，向無(wú)紙化模式靠攏。備份必須以紙質(zhì)、電子兩種方式同時(shí)進(jìn)行，以確保萬(wàn)無(wú)一失。由于電子介質(zhì)的更新、硬件設(shè)備的更新，對(duì)重要檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)換，以免造成信息的丟失，如一些磁帶、軟盤存儲(chǔ)方式已很少應(yīng)用，就需要把重要信息轉(zhuǎn)換為現(xiàn)常用的存儲(chǔ)方式，以提供利用。

四、“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實(shí)施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。

五、防泄密措施采用技術(shù)上的物理隔離和行政上的保密制度教育與獎(jiǎng)懲

雙管劉下。

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等等的檔案資料是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，被嚴(yán)格劃分為不同的保密等級(jí)，只能在指定的有限的范圍內(nèi)利用，不容許外泄。進(jìn)行密級(jí)界定。首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定，并以優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問(wèn)授權(quán)、用戶安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。其次對(duì)檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。在網(wǎng)絡(luò)設(shè)置上進(jìn)行物理隔離，這還不夠，還必須建立一套嚴(yán)密的保密制度，獎(jiǎng)懲明確，從上到下的保密機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行定期的教育和宣貫，提高全體員工的保密意識(shí)。

六、網(wǎng)絡(luò)化以內(nèi)部局域網(wǎng)為主，隔絕外網(wǎng)。

電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

七、嚴(yán)把電子檔案的正確性和完整性。

數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。可考慮建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)

八、服務(wù)模式在現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)的同時(shí)可以增加在線服務(wù)。

開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔

案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。

檔案工作信息化是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬(wàn)倍地提高利用效率，全方位地參與支持企業(yè)決策和各級(jí)信息服務(wù)，將自身融入企業(yè)信息系統(tǒng)，使檔案工作與企業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、施工、管理等工作流程相銜接，參與國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的貫標(biāo)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的制度化、規(guī)范化管理，創(chuàng)建一個(gè)具有本企業(yè)特色的檔案信息化系統(tǒng)，

第二篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)

公司檔案信息化建設(shè)探討

何細(xì)乃

（中冶南方工程技術(shù)有限公司信息網(wǎng)絡(luò)中心，武漢430080）

摘要：本文通過(guò)探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)和主要內(nèi)容，指出了本公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、原則和主要內(nèi)容。針對(duì)本公司檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，本文提出了從信息管理過(guò)渡到知識(shí)管理的發(fā)展建議。關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識(shí)管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

隨著社會(huì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個(gè)信息的重要來(lái)源，檔案信息已經(jīng)成為我國(guó)企業(yè)信息化工作的一個(gè)重要組成部分及工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)成為許多企業(yè)，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個(gè)重要對(duì)象。

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的誤區(qū)

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設(shè)往往被誤讀。

1.1 將檔案信息化建設(shè)理解為純粹的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

許多檔案管理人員，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)也不深。最典型的錯(cuò)誤理解，是將檔案信息化建設(shè)等同于檔案計(jì)算機(jī)管理，即將實(shí)物檔案的管理模式(卡片檢索、實(shí)物管理)轉(zhuǎn)換成建設(shè)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)。簡(jiǎn)單地認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)就是實(shí)物檔案管理模式的計(jì)算機(jī)輔助管理。

1.2 將檔案信息化與檔案數(shù)字化混為一談

傳統(tǒng)的實(shí)物檔案無(wú)論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數(shù)字化可以解決這方面的問(wèn)題，一是解決網(wǎng)上瀏覽的問(wèn)題，二是解決多人同時(shí)利用同一份檔案的沖突。相對(duì)于社會(huì)公共檔案部門以及機(jī)關(guān)檔案來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力比較強(qiáng)。因此，很多企業(yè)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行得比較早，主要工作是將檔案實(shí)物進(jìn)行數(shù)字化處理，變成存貯在計(jì)算機(jī)上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因?yàn)檫@一點(diǎn)，很多人、很多企業(yè)就將檔案信息化簡(jiǎn)單地理解為檔案數(shù)字化工作。把檔案信息化

建設(shè)局限在原有實(shí)物檔案數(shù)字化以及新接收的檔案對(duì)應(yīng)的電子文件收集上。思想認(rèn)識(shí)還處在檔案信息化建設(shè)的初級(jí)階段，沒(méi)有從根本上實(shí)現(xiàn)從檔案實(shí)物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變。

2．檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

根據(jù)近幾年檔案信息化發(fā)展的形勢(shì)來(lái)看，檔案管理已經(jīng)擺脫了實(shí)物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。絕大多數(shù)的企業(yè)，都通過(guò)各種各樣的檔案管理系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)輔助管理手段實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)管理。很多信息化工作進(jìn)行得比較早的企業(yè)，通過(guò)加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，有很多單位甚至實(shí)現(xiàn)了接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化。

在接下來(lái)的檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)上，很多企業(yè)感覺(jué)到比較迷茫，方向不明確。個(gè)人覺(jué)得，要根據(jù)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的以及信息化技術(shù)發(fā)展的大方向，來(lái)確定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。各企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)整體信息化以及檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，來(lái)確定本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展階段目標(biāo)，按低到高分為三個(gè)層次：

2.1 短期目標(biāo)

以檔案實(shí)物數(shù)字化為主要內(nèi)容，輔助計(jì)算機(jī)編目為手段，實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽、提供利用。

2.2 中長(zhǎng)期目標(biāo)

在短期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過(guò)流程再造，采用電子簽名、權(quán)限管理等技術(shù)手段，結(jié)合公文辦公系統(tǒng)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理。

2.3 遠(yuǎn)期目標(biāo)

在中長(zhǎng)期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過(guò)參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程，自動(dòng)收集檔案知識(shí)信息，超越傳統(tǒng)檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識(shí)管理結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息知識(shí)管理。

具體到本公司，目前基本實(shí)現(xiàn)短期目標(biāo)的大部分內(nèi)容，如檔案數(shù)字化正在進(jìn)行，檔案檢索編目已經(jīng)通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，經(jīng)過(guò)授權(quán)可以實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽與提供利用。因此本公司檔案信息化建設(shè)發(fā)展的階段性目標(biāo)應(yīng)該是以上述中長(zhǎng)期目標(biāo)為主。

3．公司檔案信息化建設(shè)的原則

3.1 以檔案信息資源開發(fā)與利用為中心的原則

檔案信息化建設(shè)，包括制度建設(shè)、流程管理、信息資源準(zhǔn)備，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā)，要圍繞提供利用來(lái)設(shè)計(jì)、來(lái)開展。如果不以方便利用為原則，系統(tǒng)運(yùn)行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會(huì)回到傳統(tǒng)檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設(shè)的初衷。

當(dāng)然這里說(shuō)的以開發(fā)利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業(yè)來(lái)說(shuō)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)始終是重中之重。只要通過(guò)信息資源及人員權(quán)限的分級(jí)，完全可以解決這些問(wèn)題。

3.2 效益最大化原則

企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設(shè)，特別在建設(shè)的側(cè)重點(diǎn)、信息資源的準(zhǔn)備、提供利用方面，哪些系統(tǒng)先上、哪些問(wèn)題要先解決，甚至包括不同信息資源數(shù)字化的先后，都應(yīng)遵循效益最大化的原則。比如系統(tǒng)建設(shè)上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項(xiàng)目的選擇上，就應(yīng)該選擇不同類型的典型項(xiàng)目或?qū)嵨餀n案提供利用比較頻繁的項(xiàng)目。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)、編碼先行的原則

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數(shù)據(jù)庫(kù)的確立、統(tǒng)一編碼的協(xié)調(diào)，都需要在公司統(tǒng)一IT規(guī)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行。企業(yè)人力資源系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理平臺(tái)、檔案信息化平臺(tái)，都需要統(tǒng)籌規(guī)劃，確認(rèn)工作流程，劃分各自的職能域和主題數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.4 階段性建設(shè)，逐步實(shí)施的原則。

要實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化的目標(biāo)，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時(shí)間之內(nèi)實(shí)現(xiàn)，制度改

革、流程再造，系統(tǒng)論證、運(yùn)行、評(píng)價(jià)，信息資源準(zhǔn)備，都需要分階段，逐步實(shí)施。

4．檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2004年，國(guó)家檔案局發(fā)布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確指出了檔案信息化建設(shè)的六項(xiàng)核心內(nèi)容：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)。

不同企業(yè)檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設(shè)內(nèi)容與側(cè)重點(diǎn)也不一樣。根據(jù)中冶南方（原為武漢院）10多年來(lái)檔案信息化工作發(fā)展進(jìn)程來(lái)看，自1995年檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)開始，走過(guò)了檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檢索數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、電子文件的收集等過(guò)程，對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊(duì)伍、信息安全保障，都有一定的認(rèn)識(shí)與經(jīng)驗(yàn)積累。

對(duì)于當(dāng)前的中冶南方來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)更多地是需要從檔案管理信息化過(guò)渡到檔案知識(shí)管理，具體就是側(cè)重點(diǎn)應(yīng)該從檔案實(shí)體管理－檔案信息管理，過(guò)渡到檔案信息管理-檔案知識(shí)管理。除了開發(fā)檔案文件中蘊(yùn)含的顯性信息知識(shí)，更應(yīng)該開發(fā)檔案信息中潛在的隱性知識(shí)信息。

4.1 檔案信息資源建設(shè)

4.1.1 實(shí)物檔案的數(shù)字化

本公司在長(zhǎng)期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中積累下來(lái)了大量的檔案，包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中有著很高的參考價(jià)值?？砂葱б孀畲蠡瓌t，對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，效益最大的優(yōu)先數(shù)字化。

1)科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價(jià)值在于它的參考價(jià)值，從這個(gè)利用目的出發(fā)，對(duì)于那些參考價(jià)值大、重復(fù)利用率高的圖紙檔案，進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化處理。

因此優(yōu)先順序可參考為：典型項(xiàng)目圖紙-設(shè)備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時(shí)間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2)專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優(yōu)先實(shí)現(xiàn)，與公司專利管理系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)專利檔案的全部數(shù)字化。

3)文書檔案

文書檔案數(shù)字化優(yōu)先順序參考為：典型項(xiàng)目全部合同-商務(wù)合同-獲獎(jiǎng)證書文件-其它文書檔案

4)人事檔案

人事檔案數(shù)字化優(yōu)先順序可參考時(shí)間年代及利用率來(lái)具體確定：近年的人事檔案-個(gè)人相關(guān)證件-其它

5)其它檔案

4.1.2 電子文件的收集

目前公司的科技檔案電子文件收集工作經(jīng)過(guò)多年的努力，基本上達(dá)到了電子文件100%的收集率。對(duì)于設(shè)計(jì)外委、設(shè)計(jì)分包電子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 電子檔案的收集

電子檔案的收集與歸檔，是檔案管理的高級(jí)階段。

公司信息網(wǎng)絡(luò)中心正在進(jìn)行設(shè)計(jì)文件無(wú)紙化流轉(zhuǎn)的流程設(shè)計(jì)，相應(yīng)配置的系統(tǒng)建設(shè)正在進(jìn)行。通過(guò)電子簽名，系統(tǒng)授權(quán)，IT標(biāo)準(zhǔn)化檢查，檔案合規(guī)性檢查等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、打印、發(fā)出。

對(duì)于OA系統(tǒng)的開發(fā)與歸檔，也應(yīng)該研究公文自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)發(fā)文歸檔的一體化。

4.1.4 檔案知識(shí)庫(kù)的建立與利用

傳統(tǒng)檔案管理只關(guān)注最終實(shí)物檔案，檔案信息化初級(jí)階段重視檔案數(shù)字化，檔案信息化的深入發(fā)展不僅要關(guān)注檔案本身所包含的信息，還應(yīng)該探究這些檔案信息的來(lái)源、產(chǎn)生性質(zhì)、產(chǎn)生過(guò)程，檔案信息之間的聯(lián)系，甚至還應(yīng)該關(guān)注信息的生產(chǎn)者、時(shí)間、地點(diǎn)。

不僅要重視檔案本身反映的信息知識(shí)，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識(shí)進(jìn)行收集、歸納、提取。通過(guò)分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，形成一個(gè)完善的檔案知識(shí)庫(kù)。

1)技術(shù)專題匯編

在內(nèi)容上要打破傳統(tǒng)匯編只重羅列案卷號(hào)的形式，對(duì)每項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展歷史、不同類型、不同特點(diǎn)都應(yīng)該有評(píng)述，在本企業(yè)不同項(xiàng)目中應(yīng)用的歷史，包括不同項(xiàng)目中的應(yīng)用評(píng)價(jià)，歷史查詢、參考、復(fù)用率最高的本項(xiàng)技術(shù)檔案，最近應(yīng)用本技術(shù)的本公司的工程項(xiàng)目等等方面的信息，都應(yīng)該涵蓋。比如關(guān)于煉鋼工程中應(yīng)用的鋼水罐的技術(shù)專題匯編，就可以概述鋼水罐的發(fā)展史、最新鋼水罐技術(shù)，本企業(yè)在各項(xiàng)工程中應(yīng)用的鋼水罐種類、技術(shù)參數(shù)、應(yīng)用評(píng)價(jià)，歷史上本企業(yè)查詢、參考、復(fù)用最多的鋼水罐的檔案，本企業(yè)最近最新設(shè)計(jì)的鋼水罐的有關(guān)情況等等。

2)隱性知識(shí)的管理

通過(guò)知識(shí)管理，對(duì)蘊(yùn)含在檔案信息中的管理知識(shí)信息進(jìn)行提取。通過(guò)系統(tǒng)對(duì)每份文件本身信息的自動(dòng)提取(電子檔案流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)后)，可記錄圖紙形成過(guò)程中所包含的人工時(shí)(圖紙量)、修改信息、參與人、設(shè)計(jì)人、修改人、參加專業(yè)等，可形成項(xiàng)目信息知識(shí)庫(kù)，為工程項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)管理提供服務(wù)。

3)通過(guò)利用反饋機(jī)制形成檔案知識(shí)庫(kù)

相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案信息提供利用，可考慮進(jìn)行主動(dòng)服務(wù)。針對(duì)各專業(yè)設(shè)計(jì)人提交的檔案利用需求，由檔案人員通過(guò)定題服務(wù)，形成電子檔案袋(一種包含多種檔案信息鏈接或電子文件的文件包)。

通過(guò)設(shè)計(jì)人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋。利用這種方式，就可通過(guò)設(shè)計(jì)人員親身體會(huì)形成檔案知識(shí)利用知識(shí)庫(kù)。可以將設(shè)計(jì)人利用知識(shí)本身的過(guò)程和成果積累下來(lái)，形成龐大的知識(shí)利用庫(kù)，方便后來(lái)者的使用。

4)通過(guò)檔案信息導(dǎo)航地圖建立檔案知識(shí)庫(kù)的利用新模式

建立各系統(tǒng)之間的聯(lián)系方式，如鏈接、信息的加入等等，將檔案信息、項(xiàng)目管理信息、設(shè)計(jì)信息、人員信息有機(jī)的聯(lián)系起來(lái)。通過(guò)檔案信息導(dǎo)航，讓利用人員從一個(gè)入口進(jìn)入，就可以遍歷整個(gè)檔案知識(shí)庫(kù)，增加學(xué)習(xí)的效果。

4.2 檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

通過(guò)了解檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容，我們對(duì)于應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)有了方向，明確了應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)的側(cè)重點(diǎn)。系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中，除了一般檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個(gè)方面的問(wèn)題。

4.2.1 重視過(guò)程管理與來(lái)源管理

檔案信息化建設(shè)除了關(guān)于資源的數(shù)字化和利用信息化外，更主要地是要進(jìn)行流程再造。通過(guò)流程的優(yōu)化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過(guò)程中。不僅要重視檔案結(jié)果信息的收集(紙質(zhì)或電子檔案)，更要重視檔案產(chǎn)生過(guò)程信息、檔案來(lái)源信息的收集?；谶@些原因，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該做到：

1)文書檔案信息管理與辦公自動(dòng)化結(jié)合起來(lái)

2)圖紙檔案信息管理與項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)

3)專利檔案信息管理與專利數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合起來(lái)

4)人事檔案信息管理與人力資源系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)

4.2.2信息安全保障建設(shè)

信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對(duì)一家自主經(jīng)營(yíng)的企業(yè)來(lái)說(shuō)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)是企業(yè)的生命線，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)是公司得以在市場(chǎng)上領(lǐng)先的關(guān)鍵所在。

檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關(guān)系。

1)通過(guò)技術(shù)類別、保密級(jí)別、特殊項(xiàng)目、檔案類型等多種方式對(duì)檔案信息進(jìn)行分級(jí)。

2)通過(guò)部門、專業(yè)、人員、項(xiàng)目等多種角色對(duì)人員進(jìn)行分級(jí)。

通過(guò)檔案信息的分級(jí)以及人員的分級(jí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息、檔案知識(shí)的利用。

5．公司檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，應(yīng)該類似中國(guó)哲學(xué)中所說(shuō)的大象無(wú)形。將檔案管理嵌入到公司業(yè)務(wù)流程中去，在流程過(guò)程中進(jìn)行檔案信息收集，進(jìn)行知識(shí)管理。

1)從傳統(tǒng)的實(shí)體管理-信息管理過(guò)渡到知識(shí)管理

2)從傳統(tǒng)的結(jié)果管理過(guò)渡到流程管理、全過(guò)程管理。

3)從傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、人事檔案管理，發(fā)展到參與全公司業(yè)務(wù)范圍的知識(shí)管理

參考文獻(xiàn)：

[1]齊虹:《知識(shí)管理及其對(duì)檔案管理的啟示》，《21世紀(jì)的社會(huì)記憶-中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇論文集》，中國(guó)人民大學(xué)出版社

[2]張海燕：《企業(yè)檔案的知識(shí)化管理》，《機(jī)電兵般檔案》2007年第1期

第三篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

摘 要：對(duì)于廣大社會(huì)企業(yè)而言，穩(wěn)定的發(fā)展一直都是企業(yè)的重要追求目標(biāo)。作為現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源利用和開發(fā)的基礎(chǔ)，企業(yè)檔案建設(shè)的信息化是企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的基本構(gòu)成部分。我們必須充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要作用，并對(duì)其積極的進(jìn)行推進(jìn)，但這并不意味著企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是一帆風(fēng)順的，其過(guò)程中依然會(huì)存在諸多的問(wèn)題，為了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利、穩(wěn)定發(fā)展，我們應(yīng)該大力進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)的研究與探討。因此，本文將對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考進(jìn)行研究分析，以期給相關(guān)研究者以有益借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；建設(shè)

隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和普遍應(yīng)用，在科學(xué)的管理方法和組織思想的指導(dǎo)下，通過(guò)高科技手段的利用與支撐，深入挖掘和有效整合企業(yè)檔案信息資源，以推進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，是現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是確保企業(yè)檔案工作科學(xué)性、有效性的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)檔案管理的信息化越來(lái)越成為推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要力量。但是，在實(shí)踐操作過(guò)程中，我國(guó)企業(yè)檔案管理工作特別是檔案信息化建設(shè)仍存在著很多的問(wèn)題。

1.1 缺乏優(yōu)良的人才、技術(shù)和資金條件

當(dāng)前，我國(guó)很多的社會(huì)企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重要性缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，企業(yè)的檔案管理缺乏必要的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施支撐，信息資源缺乏先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)設(shè)備承載，企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)水平參差不齊，這是國(guó)內(nèi)企業(yè)普遍面臨的現(xiàn)狀。怎樣用電子版信息資源取代常規(guī)性的印刷資料，實(shí)現(xiàn)信息資源的真正共享，是我國(guó)大部分企業(yè)必須面對(duì)和思考的問(wèn)題。企業(yè)檔案管理工作中，高水平、高素質(zhì)信息管理人才的缺乏，信息資源挖掘和開發(fā)的不足是我國(guó)企業(yè)推薦信息化建設(shè)所面臨的重大困境之一。對(duì)于廣大企業(yè)高層管理人員來(lái)說(shuō)，由于各種條件的限制和自身思想認(rèn)識(shí)的原因，他們不愿在檔案信息化建設(shè)中投入過(guò)多的資金和精力，致使企業(yè)檔案信息化建設(shè)資金嚴(yán)重缺乏，這也是這些問(wèn)題產(chǎn)生的重要原因。

1.2 相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的缺乏

缺乏科學(xué)的組織和規(guī)劃是我國(guó)企業(yè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中面臨的又一突出問(wèn)題，部分企業(yè)信息化建設(shè)的失敗會(huì)在一定程度上影響企業(yè)企業(yè)信息化建設(shè)的正常開展。因此，為了確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，我們必須重視統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建立和完善工作，用統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范約束企業(yè)檔案信息化的建設(shè)。但是，對(duì)于我國(guó)絕大部分社會(huì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，它們?cè)跈n案管理中都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)科學(xué)的規(guī)劃，致使企業(yè)檔案管理工作效率十分低下，低水平重復(fù)建設(shè)和各自為政的現(xiàn)象層出不窮，嚴(yán)重制約著企業(yè)信息資源的合理利用。同時(shí)，企業(yè)檔案管理和規(guī)范的缺乏，也會(huì)在一定程度上影響檔案管理工作人員工作積極性的發(fā)揮，進(jìn)而會(huì)對(duì)企業(yè)預(yù)定目標(biāo)的達(dá)成造成一定的干擾。

1.3 企業(yè)信息管理缺乏有效的銜接

我國(guó)企業(yè)檔案管理工作由于管理機(jī)制的相對(duì)落后，其與企業(yè)的各管理、生產(chǎn)環(huán)節(jié)的聯(lián)系相對(duì)有限，使得企業(yè)各部門之間缺乏有效的聯(lián)絡(luò)，企業(yè)檔案信息資源管理與企業(yè)其他環(huán)節(jié)的信息管理之間缺乏有效的銜接。

1.4 企業(yè)檔案資源的利用水平不高

盡管信息技術(shù)獲得了非?？焖俚陌l(fā)展，但是，在企業(yè)信息資源管理過(guò)程中，企業(yè)的文書處理與生產(chǎn)活動(dòng)和企業(yè)檔案管理工作并為進(jìn)行良好的結(jié)合，使得企業(yè)檔案信息的管理工作效率非常有限，并逐漸成為我國(guó)企業(yè)檔案信息資源管理建設(shè)中的一大弊病。在這種背景下，一體化的文檔管理工作更是無(wú)從談起。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的構(gòu)想

2.1 提升信息化水平，構(gòu)建信息化模式

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，提升自身的信息化水平，社會(huì)廣大企業(yè)必須強(qiáng)化自身設(shè)備設(shè)施的養(yǎng)護(hù)工作，加大對(duì)硬件設(shè)備建設(shè)工作的投入。尤其需要明確認(rèn)識(shí)到多媒體技術(shù)的重要性，使其在檔案信息化建設(shè)中充分發(fā)揮作用，建立完善的信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。及時(shí)檢查、更新自身的檔案信息操作系統(tǒng)，逐漸改善印刷檔案的弊病，通過(guò)信息技術(shù)的充分應(yīng)用來(lái)促進(jìn)自身信息資源的高度共享。因此，必須強(qiáng)化多媒體的利用，建立完善的檔案信息化模式，優(yōu)化處理自身的電子信息資源，根據(jù)信息資源的性質(zhì)和具體內(nèi)容分類進(jìn)行處理。

2.2 強(qiáng)化規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

隨著社會(huì)的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，企業(yè)檔案管理工作的組織建設(shè)也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，跟隨社會(huì)的進(jìn)步而不斷發(fā)展，同時(shí)，企業(yè)也要不斷加強(qiáng)自身的檔案信息化建設(shè)和制度建設(shè)，以確保自身各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。再者，為實(shí)現(xiàn)自身檔案信息資源管理各環(huán)節(jié)中技術(shù)和業(yè)務(wù)的有序銜接，企業(yè)也必須同步進(jìn)行檔案信息化規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)工作，規(guī)范自身的檔案管理流程，為企業(yè)的堅(jiān)持、持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.3 注重團(tuán)隊(duì)素質(zhì)建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我們逐漸步入了信息化時(shí)代，在這一時(shí)代背景中，綜合性技術(shù)收到企業(yè)越來(lái)越多的青睞。特別是在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，企業(yè)更是必須注重自身人員素質(zhì)的建設(shè)和提高的問(wèn)題，強(qiáng)化信息化人才建設(shè)工作，通過(guò)采取各種有效手段，將檔案資源的“管理者”升級(jí)為檔案資源的“開發(fā)者”，為檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。因此，企業(yè)必須注重自身文化氛圍的創(chuàng)設(shè)，為高素質(zhì)、高水平的信息化人才創(chuàng)造更多的施展空間，提升自身的人才創(chuàng)新意識(shí)，通過(guò)教育培訓(xùn)、專題講座、研究探討等方式對(duì)信息化技術(shù)人才進(jìn)行培訓(xùn)，建立一支理論知識(shí)豐富、專業(yè)技能過(guò)硬、綜合素質(zhì)水平較高、業(yè)務(wù)精良的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，為檔案信息化建設(shè)提供充足的人才資源支撐。

2.4 加強(qiáng)安全體系的信息化

作為檔案管理工作的重要內(nèi)容，信息安全在檔案信息化建設(shè)中的作用理應(yīng)受到充分的關(guān)注。因而，為了保證企業(yè)檔案信息資源的安全，企業(yè)必須充分重視檔案信息的安全防范工作。通常來(lái)講，企業(yè)都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)防火墻的安裝來(lái)確保自身檔案電子信息資料的安全的，但是，這并非是絕對(duì)的安全保障。為了提升自身數(shù)據(jù)資料額安全性，企業(yè)必須多措并舉，采用多樣化的安全防范措施。例如，對(duì)自身的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行定期的防護(hù)和維護(hù)；對(duì)數(shù)字化檔案實(shí)施加密防護(hù)等都是比較不錯(cuò)的信息安全體系手段。

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

企業(yè)檔案信息化建設(shè)旨在通過(guò)現(xiàn)代掃描、通訊、和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)檔案資源管理進(jìn)行完善和優(yōu)化，其實(shí)質(zhì)就是由以實(shí)體檔案保管的傳統(tǒng)檔案管理模式向以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的現(xiàn)代檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。隨著企業(yè)自動(dòng)化辦公的持續(xù)推進(jìn)和信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，社會(huì)企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定、優(yōu)良的發(fā)展，就必須對(duì)自身檔案信息資源的價(jià)值進(jìn)行充分的利用。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求，也是現(xiàn)代企業(yè)信息化管理的需要，一體化的檔案信息管理模式是企業(yè)發(fā)展的必由之路，也是企業(yè)快速發(fā)展的重要支撐。我們必須對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)形成充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到其與企業(yè)發(fā)展之間存在著非常緊密的聯(lián)系。在信息化建設(shè)的大背景下，傳統(tǒng)的企業(yè)實(shí)體檔案管理模式以很難滿足企業(yè)檔案管理的需求，為了適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求，滿足現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展的要求，企業(yè)必須改變自身的檔案管理工作方式和管理模式。企業(yè)檔案信息化建設(shè)必然會(huì)隨著企業(yè)信息化的發(fā)展而逐漸發(fā)展，以滿足企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用的客觀需要，在這一過(guò)程中，企業(yè)檔案信息化管理體系的構(gòu)建就是一個(gè)非常行之有效的措施。同時(shí)，企業(yè)還必須意識(shí)到檔案信息化建設(shè)也是檔案信息資源整合、檔案資源價(jià)值提升的重要途徑，檔案建設(shè)的信息化不但有利于自身工作效率的有效提升，而且，還能為自身的發(fā)展提供更多的信息資源和更好的服務(wù)，進(jìn)而能夠進(jìn)一步促進(jìn)自身的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。結(jié)語(yǔ)

社會(huì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性的、長(zhǎng)期性的工程，它不但會(huì)涉及企業(yè)資金、技術(shù)和人力的投入，而且還會(huì)涉及到法律建設(shè)、體制建設(shè)和機(jī)制建設(shè)等方面的問(wèn)題。為了有效應(yīng)對(duì)世界科技的快速發(fā)展，促進(jìn)自身的進(jìn)步，企業(yè)必須不斷強(qiáng)化自身的檔案信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身的信息化。

參考文獻(xiàn)

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第四篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題。因此必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問(wèn)題重點(diǎn)

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是第一手的原生信息，因而是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，并隨著社會(huì)文明程度的提高，越來(lái)越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

人類進(jìn)入信息社會(huì)以后，檔案對(duì)人類認(rèn)識(shí)客觀世界和主觀世界，對(duì)傳承人類文明，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來(lái)越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，把檔案信息化納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說(shuō)就是：檔案信息化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨而開展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個(gè)過(guò)程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長(zhǎng)檔案信息滿足社會(huì)各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題包括以下幾個(gè)方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過(guò)程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購(gòu)置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無(wú)車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無(wú)法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問(wèn)題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問(wèn)題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來(lái)解決。這些問(wèn)題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對(duì)檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過(guò)程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購(gòu)置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的查詢和利用，沒(méi)有真正發(fā)揮作用；另外，也沒(méi)有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)，4、數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)

目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問(wèn)題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身的防范能力來(lái)講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過(guò)硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡(jiǎn)言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)

和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對(duì)特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會(huì)，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無(wú)用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識(shí)和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛(ài)業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭(zhēng)做到主動(dòng)熱情、耐心周到.力爭(zhēng)把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無(wú)誤。

④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國(guó)家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實(shí)行檔案館室規(guī)范化管理可以增強(qiáng)檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識(shí)；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來(lái)源、詳簡(jiǎn)級(jí)次、主要規(guī)則和標(biāo)識(shí)符號(hào)等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的第一步，通過(guò)著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來(lái)，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會(huì)在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問(wèn)題時(shí)，造成同一檢索點(diǎn)的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國(guó)已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國(guó)檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲(chǔ)方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見(jiàn)，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體，如果以光盤為主，那么就要對(duì)光盤作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來(lái)實(shí)現(xiàn)一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡(jiǎn)捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實(shí)用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第五篇：檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探討

檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探討

阿克塞縣檔案局 常青

【摘要】隨著電子技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理電子化成為一個(gè)必然的選擇，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息化建設(shè)是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

【主題詞】檔案信息化 問(wèn)題 重點(diǎn)

檔案作為眾多信息資源中的基礎(chǔ)信息源，來(lái)源于人類社會(huì)的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，產(chǎn)生于社會(huì)管理、經(jīng)濟(jì)管理、科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)建設(shè)、文化等各個(gè)領(lǐng)域，是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的歷史的科學(xué)地記錄，是人類寶貴財(cái)富。其作用及價(jià)值愈來(lái)愈得到廣泛地認(rèn)識(shí)，但是在面對(duì)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式遇到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，大量信息的存儲(chǔ)、電子檔案的管理等具體問(wèn)題日益突出，已成為檔案管理發(fā)展中迫切需要得到解決的問(wèn)題。

一、信息時(shí)代的檔案管理

隨著檔案管理現(xiàn)代化步伐的加快，電子文件、現(xiàn)代化辦公、檔案收、管、用全程信息化將進(jìn)入管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了深刻的影響。檔案管理工作比任何行業(yè)或部門更加需要信息化、現(xiàn)代化。加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

信息化極大的提高了檔案管理的水平，同時(shí)，信息化對(duì)

檔案管理工作也提出了更高的要求，使檔案管理工作處于不進(jìn)則退的境地。信息化條件下的檔案管理工作是傳統(tǒng)的檔案工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。要順利實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案管理工作，就必須認(rèn)證研究信息化的特點(diǎn)，解決好檔案管理工作的技術(shù)難題，構(gòu)建出檔案管理工作新形式，使檔案管理工作迅速進(jìn)入信息化時(shí)代。

目前，傳統(tǒng)的檔案管理觀念落后，開放意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著等、靠、要、安于現(xiàn)狀、不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念。現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透，使得來(lái)源于社會(huì)而服務(wù)于社會(huì)的檔案管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)一些新情況、新問(wèn)題。

二、開發(fā)檔案信息資源，加快檔案信息化建設(shè)步伐當(dāng)前在推進(jìn)信息化進(jìn)程中，特別要注意解決三方面的問(wèn)題：①保持檔案信息化建設(shè)與各地黨政機(jī)關(guān)和各部門信息化建設(shè)同步發(fā)展。做好電子文件歸檔管理和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等工作，力爭(zhēng)把檔案信息化建設(shè)納入各地方和部門信息化建設(shè)的總體框架，實(shí)現(xiàn)檔案信息化與社會(huì)信息化同步發(fā)展。②實(shí)現(xiàn)檔案信息化各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。各地區(qū)、各部門一定要根據(jù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務(wù)水平為目的，明確不同階段檔案信息化建設(shè)的側(cè)重點(diǎn)。③把建立和完善檔案信息安全保障體系作為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要認(rèn)真執(zhí)行檔案信息化管理的各項(xiàng)責(zé)任制度，杜絕一切安全隱患；嚴(yán)把檔案利用審查關(guān)，非開放的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；要嚴(yán)格執(zhí)行“三網(wǎng)”隔離制度，采取可靠的防范技術(shù)和措施，確保檔案信息和網(wǎng)絡(luò)安全。

信息時(shí)代的到來(lái)，給檔案工作帶來(lái)發(fā)展的機(jī)遇，同時(shí)也提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它迫切要求運(yùn)用信息技術(shù)推動(dòng)檔案工作，以提高檔案工作的效率和質(zhì)量?，F(xiàn)就檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題講以下幾點(diǎn)：

1、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的完善及檔案信息錄入的規(guī)范化

在信息化條件下的檔案管理工作較傳統(tǒng)的檔案管理工作更需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，它需要有統(tǒng)一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的規(guī)范化的數(shù)據(jù)類型。實(shí)行科學(xué)管理，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔案用語(yǔ)，建立一個(gè)完善的檔案信息資源開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快速、有效、有序、合法地把檔案信息資源數(shù)字化，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息量，檔案部門通過(guò)挖掘自身潛力或借助外力加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件的研制，是加強(qiáng)檔案建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急，搞好各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)是檔案管理的前提和基礎(chǔ)。所謂檔案信息化管理，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。具體做法是將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描，將檔案以數(shù)字圖像形式存儲(chǔ)和顯示，或者通過(guò)縮微設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成縮微膠卷，或者進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，這些都要求認(rèn)真校對(duì)、嚴(yán)格審核，同時(shí)重視已輸入計(jì)算機(jī)檔案和數(shù)據(jù)的校對(duì)審核工作，減少失誤，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)化。

2、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)是否符合檔案著錄范圍，是否設(shè)計(jì)了轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出接口，接口是不是標(biāo)準(zhǔn)化，這是將來(lái)檔案信息共享、檔案管理軟件升級(jí)的保障。在制定數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)由懂計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)、熟悉檔案整理編目、著錄、標(biāo)引的人員共同協(xié)商完成，以滿足利用者的各種檢索要求。只有規(guī)范了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，才能為檔案信息共享打好扎實(shí)的基礎(chǔ)。在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量管理體系，把好質(zhì)量關(guān)，根據(jù)實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)，責(zé)任到人，定期檢查。

3、檔案信息的安全性

檔案計(jì)算機(jī)信息安全就是保護(hù)檔案計(jì)算機(jī)信息資源，防止未經(jīng)授權(quán)或者偶然因素對(duì)檔案信息資源的破壞、更改、非法利用或惡意泄漏，以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息保密性、完整性和利用性。保證檔案信息的安全，首先要具有檔案信息保護(hù)技術(shù)，對(duì)于敏感信息、秘密信息和重要數(shù)據(jù)，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)電子知識(shí)產(chǎn)權(quán)的訪問(wèn)和使用進(jìn)行許可、控制和監(jiān)督，并保護(hù)信息擁有者和最終用戶的利益。建立網(wǎng)站必須設(shè)立防火墻，進(jìn)行安全掃描入侵檢測(cè)，安全或隔離等。用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入網(wǎng)站服務(wù)器，需要對(duì)檔案信息利用者進(jìn)行身份認(rèn)證，從而得到在網(wǎng)上利用檔案的資格，積極采取授權(quán)訪問(wèn)、拒絕非法訪問(wèn)，安全監(jiān)控、日志管理、病毒防

范等有效措施，預(yù)防網(wǎng)上黑客攻擊，同時(shí)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全需要隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化和技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行不斷調(diào)整和加強(qiáng)。

4、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息資源的開發(fā)，從資源的形成、積累、貯存、管理到開發(fā)利用，是一個(gè)涉及面很寬極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要使這個(gè)系統(tǒng)具備良好的服務(wù)功能，保證創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，發(fā)揮從事檔案管理信息產(chǎn)業(yè)人才的作用，關(guān)鍵是要培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又具有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才。檔案管理人員要有良好的信息觀念，在從事檔案工作實(shí)踐中應(yīng)具備對(duì)檔案信息的收集、理解、分析、處理的能力，要有憂患意識(shí)，不斷提高計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)及外語(yǔ)能力，還要善于開發(fā)新型檔案信息資源，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為檔案的利用提供服務(wù)，這樣才能保證檔案信息的安全開發(fā)利用。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容要緊跟信息時(shí)代的需求，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。

三、檔案信息化，時(shí)代之必然

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢(shì)的必然選擇。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)和壓力，同時(shí)也為我們帶來(lái)新的機(jī)遇，只要我們抓住這一機(jī)遇，努力學(xué)習(xí)和運(yùn)用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)與科技手段，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，就能夠推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，就可以使檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須始終把依靠科教振興檔案事業(yè)戰(zhàn)略放在十分突出的位置，全面提高檔案科技創(chuàng)新能力，不斷加大檔案教育工作的力度，培養(yǎng)和造就一大批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型檔案人才和各類專門人才，以應(yīng)對(duì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出的挑戰(zhàn)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實(shí)用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

【作者簡(jiǎn)介】

常青，男，漢族，1984年12月出生。2011年9月至今在阿克塞縣檔案局工作，2004年畢業(yè)于酒泉鋼鐵職工大學(xué)，大專學(xué)歷，計(jì)算機(jī)與經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)。

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