第一篇：公文處理基礎(chǔ)知識講課提綱

公文處理基礎(chǔ)知識講課提綱

公文處理是秘書部門一項(xiàng)最常見、最經(jīng)常的基礎(chǔ)性工作，也是秘書部門最原始和永恒的職能。古往今來，統(tǒng)治階級執(zhí)政掌權(quán)，無不需要公文手段和工具，公文處理不管是現(xiàn)在還是將來仍然是為執(zhí)掌政權(quán)、實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的秘書部門最基本的任務(wù)之一。1996年5月，中央辦公廳在1989年《條例》的基礎(chǔ)上又發(fā)布了新的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，2000年8月，國務(wù)院辦公廳在1993年《辦法》的基礎(chǔ)上也出臺了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以國務(wù)院文件形式發(fā)布）。公文處理分收文處理和發(fā)文處理。收文處理指收到外部送達(dá)本機(jī)關(guān)、單位公文后，對其進(jìn)行拆封登記，直到閱辦完畢立卷歸檔的整個過程。發(fā)文處理指公文從擬稿到審批直至發(fā)出和立卷歸檔的整個過程。

一、公文處理基本知識

所謂公文，就是公務(wù)文書，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體在處理公務(wù)時所形成的有現(xiàn)行功用、法定效力和特定體式的文字材料。《條例》和《辦法》規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)公文的法定性質(zhì)?！稐l例》第一章第二條指出：“黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具。”《辦法》第一章第二條指出：“行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具?！秉h政機(jī)關(guān)公文的法定性決定了它的固有特性，在實(shí)際工作中必須嚴(yán)格遵循其內(nèi)在規(guī)律。公文有五個特點(diǎn)：一是特定的作者（必須是依法成立并能以其名義行使權(quán)力和擔(dān)負(fù)義務(wù)的組織和個人）、二是特定的讀者（公文的閱知者是定向的）、三是特定的屬性（鮮明的政治性和強(qiáng)烈的政策性）、四是特定的體式（它是從維護(hù)黨政機(jī)關(guān)文件的嚴(yán)肅性和處理公文便利的角度確定的，包括統(tǒng)一的文種、結(jié)構(gòu)、用紙、文面格式及文書處理的程序和制度等）、五是特定的權(quán)威（體現(xiàn)的是黨和國家機(jī)關(guān)的意志，一經(jīng)發(fā)布，就具有約束力，有的還具有和法律同等的權(quán)威，任何組織和個人必須嚴(yán)格遵守，不得違背）。公文處理是一個動態(tài)的過程，它包括公文的擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作，也就是我們平時所說的文電工作。公文處理要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，嚴(yán)格按程序和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，做到準(zhǔn)確及時、安全保密。公文處理工作是各地區(qū)各部門辦公（室）廳系統(tǒng)的一項(xiàng)基本業(yè)務(wù)（日常工作），是確保機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)很重要的工作，長期以來，各地區(qū)各部門對公文處理工作高度重視，制度完善、管理嚴(yán)格、運(yùn)轉(zhuǎn)高效。電子公文按電子公文收文處理。

（一）收文處理

收文處理（辦理）是各級黨政機(jī)關(guān)秘書部門的一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性工作。我們收到上級機(jī)關(guān)或相關(guān)單位送達(dá)本機(jī)關(guān)的公文（文件、機(jī)要信函、內(nèi)部刊物等），要經(jīng)過簽收、清點(diǎn)、登記、擬辦、呈批（傳閱）、交辦轉(zhuǎn)辦、辦復(fù)、歸檔等辦理過程。

1.簽收。文件管理人員從機(jī)要投遞員或本單位收發(fā)員手中接收給本機(jī)關(guān)的文件（上級平級下級）時，應(yīng)在對方的送文登記簿上簽字。簽收前，要對投遞單上寫的收文單位和編號與文件袋（機(jī)要信封）上的收文單位和編號進(jìn)行認(rèn)真核對，看它們是否一致。電子公文簽收后應(yīng)按要求向發(fā)文機(jī)關(guān)反饋信息。

2.清點(diǎn)。文件管理人員拆開文件袋（機(jī)要信封）后，要對照發(fā)文通知單，對收到的文件進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)核對。一是核對文號、份數(shù)、密級、起止號與發(fā)文通知單是否一致；二是核對發(fā)文通知單編號是否相連，以及文件發(fā)出日期與收到日期的間隔時間是否正確，傳遞途中有無延誤現(xiàn)象等，如發(fā)現(xiàn)問題要及時與來文單位或文件投遞單位聯(lián)系，查明原因并商定處理辦法。3.登記。收文單位要配置專門的收文登記本（網(wǎng)上辦公要有可靠程序），對收到的來文最好能分門別類及時、準(zhǔn)確、完整地進(jìn)行登記，包括收文日期、來文單位、文號、文件標(biāo)題、密級、份數(shù)、閱讀范圍等等。

4.擬辦。收文單位要印制專門的“收文處理單”，負(fù)責(zé)公文處理的秘書人員就文件的傳達(dá)、閱讀、分發(fā)、貫徹落實(shí)等問題逐件提出擬辦建議或預(yù)案，并填寫在“收文處理單”上，連同文件一并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)審定。如：上級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件、本機(jī)關(guān)所屬部門或下級機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請示件、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件，還有些重要或機(jī)密性較強(qiáng)的文件雖不需辦理，但要提出閱讀或分發(fā)意見。已固定或文件中已明確分發(fā)范圍和處理辦法的文件，按原規(guī)定或慣例辦理，不需另提出擬辦意見。

5.呈批、傳閱。公文處理人員提出擬辦意見并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，就要按擬辦方案或主管領(lǐng)導(dǎo)批示意見，呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱審批。還有一些閱知性文件份數(shù)不夠時，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志看文件就需要傳閱。傳閱文件要使用文件夾和文件傳閱單，閱文單上要寫明閱文對象的姓名、文件字號、閱文時間和領(lǐng)導(dǎo)批示欄目，閱文單末位要注明聯(lián)系單位和電話。閱件一般先送主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)，再送其他領(lǐng)導(dǎo)。對需要辦理的文件，一般先送分管領(lǐng)導(dǎo)，再送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)。特殊情況下可按實(shí)際需要調(diào)整傳閱順序。文件送閱切忌橫傳，即閱文對象之間互相傳閱。呈送、傳閱文件要做好有關(guān)記錄（傳閱過程、領(lǐng)導(dǎo)批示情況等），以免遺忘，最好當(dāng)天下班前進(jìn)行一次清點(diǎn)回收，密件、重要件要入保險(xiǎn)柜。

6.交辦轉(zhuǎn)辦。領(lǐng)導(dǎo)同志有批示的呈批、傳閱件，公文處理人員要根據(jù)擬辦方案和領(lǐng)導(dǎo)批示意見及時進(jìn)行交辦轉(zhuǎn)辦，同時做好有關(guān)記錄備查考。

7.辦復(fù)。辦復(fù)也叫答復(fù)。請示性公文必須進(jìn)行辦復(fù)處理，有些平級來文來函需要回復(fù)的，要認(rèn)真做好辦復(fù)工作。辦復(fù)有3種方式：一是函復(fù)，二是復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示，三是電話答復(fù)。8.歸檔。處理完畢的文件，根據(jù)檔案部門要求要及時進(jìn)行立卷歸檔工作。

（二）發(fā)文處理

發(fā)文處理（辦理）即文件從擬稿（翻印、復(fù)?。┑桨l(fā)出的整個運(yùn)行過程，就叫發(fā)文處理。發(fā)文處理的任務(wù)就是完成文件從擬稿到送出的全過程的處理工作。發(fā)文處理和收文處理一樣，也是辦公室工作的重要組成部分，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，具體實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要方式。

發(fā)文是辦公室（廳）向外發(fā)出的包括本機(jī)關(guān)制發(fā)和翻印、復(fù)印轉(zhuǎn)發(fā)的公務(wù)文件和材料。收文經(jīng)承辦之后的復(fù)文，也系發(fā)文，從這個層面講，收文處理的最終結(jié)果也是發(fā)文。發(fā)文主要包括8個方面：一是向下發(fā)的指導(dǎo)性文件；二是向上級的請示性文件；三是請示件辦理結(jié)果的答復(fù)函；四是向上級機(jī)關(guān)反映本地或本部門工作的情況報(bào)告（工作匯報(bào)）；五是對上級機(jī)關(guān)交辦事項(xiàng)的回復(fù)；六是對平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作的回函；七是代上級機(jī)關(guān)翻印或轉(zhuǎn)發(fā)的文件；八是本機(jī)關(guān)編印的刊物、簡報(bào)等。

發(fā)文處理包括：擬稿、審核會簽、送審簽發(fā)、編號登記、印制、施印、分裝、投送、歸檔等環(huán)節(jié)。

1.擬稿。擬稿即起草文件的初稿或草稿，一般用于修改、討論和審閱。一個機(jī)關(guān)或部門要制發(fā)文件有兩情形：一是被動制文，這是針對本機(jī)關(guān)收文辦理結(jié)果形成的文件，如貫徹落實(shí)上級文件精神和工作部署及報(bào)告情況、對下級請示事項(xiàng)的答復(fù)、對平級或不相隸屬的機(jī)關(guān)來文來函商洽工作和詢問事項(xiàng)的復(fù)函等，這也可視為收文處理的繼續(xù)；二是主動制文，就是根據(jù)本機(jī)關(guān)工作需要而主動形成的文件，如向上級的請示、報(bào)告，向下級部署工作的通知、決定、意見、命令等，向平級機(jī)關(guān)商洽、詢問事項(xiàng)的公函，還有會議紀(jì)要等等。擬稿時要注意的問題：1.在文稿前邊要加本單位公文函頭紙，公文格式要寫清楚，如標(biāo)題、主送單位、版記（主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和時間、份數(shù)）等；2.文件發(fā)文范圍要寫得明確、具體，如主送單位是一個或幾個（約定束成名稱）、所各地區(qū)各部門。3.擬稿人要把形成文稿的有關(guān)依據(jù)和背景資料附在文稿后面供領(lǐng)導(dǎo)審定時參考；4.轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)文件，要在擬好的轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)稿件（報(bào)告、意見、規(guī)定等）的同時代擬好批語一并送領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)審核；5.主管部門擬以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義發(fā)的文稿，要經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，涉及相關(guān)單位問題的要與相關(guān)單位協(xié)調(diào)或進(jìn)行會簽。

2.審核、會簽。文件審核即公文處理人員對需要發(fā)文的文稿進(jìn)行審核辦理的過程。它包括文稿接收、初審、征求意見、調(diào)研論證、文字把關(guān)等。凡要求以黨委政府或黨委政府辦名義行文的代擬稿，我們在接收代擬稿時應(yīng)弄清以下情況并請來文單位提供有關(guān)文件資料：一是是否有要求行文和函；二是是否有行文依據(jù)，如文稿起草背景、起草部門意圖和黨委政府領(lǐng)導(dǎo)批示精神；三是上級機(jī)關(guān)有關(guān)文件精神及部署要求或?qū)ν惞ぷ骰蛱幚硗悊栴}是否行過文；四是是否有相關(guān)會議紀(jì)要；五是有無所需背景材料；六要留下聯(lián)系人姓名和電話。經(jīng)審閱確實(shí)需要行文的代擬稿，應(yīng)抓緊辦理；不宜行文的應(yīng)提出退文建議，如：擬發(fā)文件與有關(guān)已發(fā)文件內(nèi)容相似，不具有普遍指導(dǎo)作用，或上級有關(guān)文件已發(fā)至擬受文范圍；文件內(nèi)容屬職能部門業(yè)務(wù)范圍，不需以黨委發(fā)文；未與相關(guān)部門協(xié)商達(dá)成共識等。

文件正文是文件的主體，也是我們審核工作的重點(diǎn)，具體注意從以下幾個方面：一是文件主題；二是文件的層次結(jié)構(gòu)；三是語言表述；四是語病和錯別字；五是標(biāo)點(diǎn)符號；六是人名、職務(wù)、地名、時間、引文；七是數(shù)字。文稿審核總的要求是：文稿中涉及的所有法律法規(guī)、政策必須認(rèn)真查對原文，做到表述準(zhǔn)確，引文一致；語言文字規(guī)范；人名地名、計(jì)量單位、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號等符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

政策性文件一定要在文稿審核時征求相關(guān)單位的意見，也就是我們常說的文件會簽（特別是涉及經(jīng)費(fèi)、機(jī)構(gòu)、人員編制之類的文件）。征求意見一般采用送初審后的定稿件或文件清樣正式征求意見的方式，按程序報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)送相關(guān)單位（規(guī)定反饋時間），相關(guān)單位反饋的意見要加蓋單位公章或單位領(lǐng)導(dǎo)簽批意見。如有必要也可采用召開座談會形式征求意見，重要政策性文件或分歧較大的經(jīng)請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可采用座談或書面方式，約請有關(guān)專家學(xué)者對擬發(fā)文稿進(jìn)行深入研究論證。對政策性、規(guī)范性等涉及面比較廣、執(zhí)行時間較長、文件審核人員又不熟悉情況的文件，應(yīng)進(jìn)行論證調(diào)研。對需要調(diào)研論證的文件，應(yīng)提出擬辦意見報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審定后實(shí)施。論證調(diào)研要擬定好調(diào)研方案，精選調(diào)研單位，確定調(diào)研方式（與主管部門聯(lián)合、單獨(dú)進(jìn)行均可，視情況而定）。論證調(diào)研要深入實(shí)際，深入基層，深入群眾，采取召開座談會、個別訪談訪問等形式，認(rèn)真進(jìn)行調(diào)研，論證政策、措施的正確性和可行性，作好記錄，及時修改文稿，確保文件質(zhì)量。

基本合格的文稿按公文處理規(guī)定進(jìn)行審核，對文稿中提出的方針、政策、措施、辦法等是否具備科學(xué)性和可行性，對涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)事項(xiàng)的表述是否得到了相關(guān)部門認(rèn)可，文稿結(jié)構(gòu)是否合理，語言文字、文種、格式、密級、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞等等是否準(zhǔn)確規(guī)范。對不符合要求行文的，要撰寫擬辦意見，提出不宜行文的理由，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后退稿，同時做好協(xié)調(diào)工作。

3.簽發(fā)。文稿審核完畢便進(jìn)入文件送審簽發(fā)環(huán)節(jié)。文件正式《送審稿》形成后，經(jīng)辦人員對文件辦理過程要提出擬辦意見，以便于領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。

簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)人對擬以機(jī)關(guān)或本部門名義發(fā)出的文件“送審稿”簽署核準(zhǔn)的意見，它是文件形成的最后一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)簽發(fā)后即生效，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時間就是成文日期。文件法定簽發(fā)人一般視文件內(nèi)容重要情況而定，有的由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)（全局重要工作），有的由分管領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)（某一方面工作），有的還需要由多位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審簽。黨委政府或兩辦聯(lián)合行文須經(jīng)兩家或兩辦主管負(fù)責(zé)人分別簽發(fā)，秘書長、辦公室主任任何文件都應(yīng)審簽。兩辦文件或函件原則上可由辦公廳（室）主任或秘書長簽發(fā)，重要文件應(yīng)報(bào)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)，甚至主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

簽發(fā)的程序是先審后簽，重點(diǎn)看是否需要行文，該以誰的名義行文；內(nèi)容是否符合國家的法律法規(guī)（地方法規(guī)），是否有與上級機(jī)關(guān)同類文件不協(xié)調(diào)或相抵觸的地方；看是否經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人先行審核，是否需與有關(guān)單位、地區(qū)協(xié)調(diào)協(xié)商會簽等。

簽發(fā)的格式包括核準(zhǔn)意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期。現(xiàn)在許多文件審核人員一般對文件審核后直接寫上了領(lǐng)導(dǎo)姓名呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)只要寫上核準(zhǔn)意見和日期并在姓名上畫圈即可，也有領(lǐng)導(dǎo)這方面意思強(qiáng)在批示意見后還寫上姓名的。也有的機(jī)關(guān)是核稿后領(lǐng)導(dǎo)直接在文件上簽發(fā)的。我們主張由核稿人員按文件格式呈報(bào)簽發(fā)（直觀效果好）。如發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)文件時沒有落款或日期，公文處理人員要及時提醒領(lǐng)導(dǎo)，不然不好處理成文時間和文件簽發(fā)責(zé)任。

4.印制、發(fā)送。公文領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，即進(jìn)入公文印制和發(fā)送環(huán)節(jié)。公文印制一般按機(jī)關(guān)特定版式進(jìn)行，并按要求發(fā)送。

5．歸檔。文書檔案是一個機(jī)關(guān)在其職能活動中形成的各類紙質(zhì)文件，能真實(shí)反映黨委和黨委辦歷史沿革和面貌，具有長期利用和保存價值。公文辦理完畢，必須做好文件的立卷歸檔工作。

（三）公文格式

公文格式是公文內(nèi)容的表現(xiàn)形式，是公文不可或缺的重要組成部分。它由公文的內(nèi)容所決定，又服務(wù)于公文的內(nèi)容。公文格式一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式三部分組成。目前黨政機(jī)關(guān)通用公文的格式大體相同，文面格式由版頭（報(bào)頭）、份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)文（報(bào)）序號、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等要素組成。1.版頭（報(bào)頭）。它是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，如“中共××市委文件”；“中國共產(chǎn)黨員××縣委員會（通知）”等。行政機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識主要有3種：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，如“湖南省人民政府文件”；二是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“令”字組成；三是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加武文線組成。報(bào)頭（電報(bào)頭），電報(bào)是一種快速傳輸、發(fā)布公文的有效形式，一般由報(bào)頭文字和兩條橫隔線組成，常用報(bào)頭有兩種：一是特定報(bào)頭；二是通用報(bào)頭（內(nèi)部傳真電報(bào)、密碼電報(bào)）。2.份號。就是公文印制分?jǐn)?shù)的順序號。在黨政機(jī)關(guān)，用特定版頭印發(fā)的秘密級以上公文均應(yīng)標(biāo)注份號，不用特定版頭的有條件也應(yīng)標(biāo)注份號。份號從NO.000001號開始，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁的左上角。

3.密級及保密期限。公文密級一般分為絕密、機(jī)密、秘密3個等級。黨的機(jī)關(guān)的公文，密級標(biāo)注在首頁左上角的份號下方，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)公文，密級標(biāo)注在公文首頁右上角。同時標(biāo)注秘密等級與保密期限的，黨政機(jī)關(guān)都標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開，如“機(jī)密★3年”。4.發(fā)往地址。用于標(biāo)注電報(bào)發(fā)送地點(diǎn)或單位，有的簡化為“發(fā)往”?！鞍l(fā)往地址”欄設(shè)在報(bào)頭下方左側(cè)，如公文有主送機(jī)關(guān)可標(biāo)注為“見主送機(jī)關(guān)”。沒有主送機(jī)關(guān)的應(yīng)寫明發(fā)往地址或發(fā)往單位。報(bào)頭左下方設(shè)有“發(fā)往地址”欄，有的簡化為“發(fā)往”（電報(bào)發(fā)送地點(diǎn)和單位）。公文有主送機(jī)關(guān)的也可簡化為“見主送機(jī)關(guān)”。沒有主送機(jī)關(guān)的應(yīng)寫明發(fā)往地址或發(fā)送單位。5.緊急程度（等級）。是對公文送達(dá)和辦理的時限要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，印發(fā)緊急公文應(yīng)標(biāo)注“特急”、“加急”于公文首頁的右上角。用電報(bào)方式發(fā)布的公文辦理時間要求叫等級（特提、特急、加急、平急）。行政機(jī)關(guān)的緊急公文標(biāo)“特急、急件”。6.發(fā)文字號（部委號）。用特定版頭印制的公文叫“發(fā)文字號”，用特定報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“發(fā)電字號”，用通用報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“部委號”。發(fā)文字號是公文的代號，通常稱“文號”，它由發(fā)文機(jī)關(guān)（行政區(qū)地方）代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號3部分組成，主要便于登記、管理和使用。發(fā)文年度和發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，發(fā)文年度要全稱標(biāo)注在六角括號內(nèi)，例如：湘發(fā)〔2008〕6號、湘辦發(fā)〔2010〕9號、湘政發(fā)〔2005〕10號、湘政辦函〔2010〕15號等等。黨委政府聯(lián)合行文編注黨委發(fā)文字號，幾個單位聯(lián)合行文一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)“字號”，必要時可并用各聯(lián)署機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文順序號自當(dāng)年發(fā)出的第1件公文起依次編排，不能隨意跳號、空號。發(fā)文字號的確定要遵循公文文種特點(diǎn)，不能隨意編寫，如向上級機(jī)關(guān)呈報(bào)請示或報(bào)告工作就不能用“函”發(fā)文字號。用特定版頭印制的公文，發(fā)文字號標(biāo)注于版頭與紅色橫隔線之間偏下位置。下行文、平行文居中標(biāo)注；上行文標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱，左右邊各空1字排印。用特定報(bào)頭印制的電報(bào)，其發(fā)文字號標(biāo)注在“密級”欄之后；用通用報(bào)頭印制的電報(bào)，標(biāo)注在“部委號”欄內(nèi)；聯(lián)合行文的電報(bào)，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

7.簽發(fā)人。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”加冒號與簽發(fā)人姓名三字組成。上報(bào)公文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名?！昂灠l(fā)人”欄設(shè)在發(fā)文字號右側(cè)，與發(fā)文字號對稱。電報(bào)的簽發(fā)人姓名標(biāo)注在“簽批”欄內(nèi)或在“發(fā)往地址”欄右側(cè)加設(shè)“簽發(fā)人”欄目。

8.收發(fā)報(bào)序號。是機(jī)要部門對接收和發(fā)出的電報(bào)編排的順序號，它設(shè)置在報(bào)頭部分兩條橫隔線的最右端，由機(jī)要部門按年度、分類別依次編號。9.標(biāo)題。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于版頭紅色橫隔線下方居中排印?；匦袝r要注意詞意的完整，間距恰當(dāng)，排列對稱。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡潔、無歧義。聯(lián)合行文時各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱均應(yīng)列出。復(fù)合性文種應(yīng)盡量簡化標(biāo)題。標(biāo)題中一般不用除書名號以外的標(biāo)點(diǎn)符號。

10.主送機(jī)關(guān)。即公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。它位于標(biāo)題下方正文上方左側(cè)頂格排印，后面加冒號。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報(bào)、公告、通告、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點(diǎn)12種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；通報(bào)可標(biāo)注也可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)規(guī)范、穩(wěn)定。

11.正文。正文是公文的主體，位于主送機(jī)關(guān)下方；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下方。正文中的阿拉伯?dāng)?shù)字和年份不能回行。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的使用：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”；第四層為“（1）”。正文層次不多時，也可以第一級用“

一、”，第二級用“1.”（不能用“（1）”）。公文應(yīng)盡量避免采用多層次結(jié)構(gòu)。

12.附件及附件名稱。附件是公文的組成部分，是主件正文的說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等文字材料或圖表，置于主件之后，另起頁排印，并與主件裝訂在一起。公文如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件的名稱。目前黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行，行政機(jī)關(guān)的公文附件空一行排列。多附件應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件序號，如“附件1：”“附件2：”。被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文不屬附件。

13.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方。黨的機(jī)關(guān)公文，一般與正文的末行空兩行排印。聯(lián)合行文時，各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱一般應(yīng)縱向排列。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)和不需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文，正文之后不再署名?？h級和基層黨的機(jī)關(guān)，因公文印數(shù)較少，所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章；對于不需署名的文種可采取變通形式，即在正文之后署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期的下一行排印。行政機(jī)關(guān)的公文，單一機(jī)關(guān)和兩個機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文應(yīng)署名。

14.成文日期。成文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定及干部任免文件等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡寫。目前黨的機(jī)關(guān)的公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，行政機(jī)關(guān)的公文成文日期是用漢字標(biāo)注的。有主送機(jī)關(guān)的文種，成文日期標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)署名低兩個字右下方排列；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號標(biāo)注于標(biāo)題之下居中位置?？h級及基層黨的機(jī)關(guān)發(fā)文，不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。

15.印章。黨的機(jī)關(guān)（省市州）公文，除會議紀(jì)要和有特定版頭的普發(fā)性公文及特定報(bào)頭印制的電報(bào)之外，其他公文均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章?？h市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織的公文均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋公章。行政機(jī)關(guān)公文除會議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，其他均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報(bào)公文由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。

印章用紅色，用印端正清晰，位置在發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。若遇公文排版較滿無用印位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距加以解決，不能采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法處理。

特定報(bào)頭的普發(fā)性電報(bào)一般不再加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，但上行文和非普發(fā)性的下行文、平行文的電報(bào)應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。如使用通用報(bào)頭的電報(bào)一律要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。緊急情況下可標(biāo)注簽發(fā)人及其姓名，不再加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章?？h市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織制發(fā)的公文，如無主送機(jī)關(guān)的文種，應(yīng)先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。16.印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）。公文印發(fā)傳達(dá)范圍（行政機(jī)關(guān)叫附注）一般用于普發(fā)性公文，它標(biāo)注在成文日期的下一行，居左空2字加圓括號，如“（此件發(fā)至縣）”、“（此件發(fā)至鄉(xiāng)鎮(zhèn)）”等。有主送機(jī)關(guān)的公文，如對印發(fā)傳達(dá)范圍另有要求的，可在此處加以說明；“請示”公文可在此處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。

17.主題詞。公文主題詞一般按主題詞法標(biāo)注，黨的機(jī)關(guān)按中辦秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標(biāo)注；行政機(jī)關(guān)按公文主題詞分類標(biāo)引法標(biāo)注（國辦詞表）。主題詞位于公文末頁下端“抄送機(jī)關(guān)”或“印制版記”上方。一篇公文最多不超過10個主題詞，行政機(jī)關(guān)原則上不超過5個主題詞。主題詞的每個詞目之間空1字排列，一行排不完時另行與第一個主題詞第一個字對齊。

18.抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，使用全稱或規(guī)范化簡稱和統(tǒng)稱。特定版頭（報(bào)頭）印制的公文，抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞的下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前標(biāo)明“抄送”二字加冒號左頂格。抄送機(jī)關(guān)名稱排列按機(jī)構(gòu)排序依次排列，中間用頓號、逗號、分號，末尾不用標(biāo)點(diǎn)符號，回行時與冒號后的機(jī)關(guān)名稱對齊。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)注方法同抄送機(jī)關(guān)。

19.印制版記。版記是印制公文的標(biāo)記，它由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機(jī)關(guān)名稱下方、頁碼的上方，與公文頁碼不空行。黨的機(jī)關(guān)公文，兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個字（4號），分別標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期，底線下邊右側(cè)離字邊空兩個字（宋體5號）并加圓括號標(biāo)注印制份數(shù)，即“（共印××份）。行政機(jī)關(guān)公文只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體。印發(fā)時間均用阿拉伯?dāng)?shù)字，均以付印時期為準(zhǔn)，年份不能簡寫，如“2010年10月9日印發(fā)”。印發(fā)時期必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報(bào)傳送的公文，印發(fā)日期必須與成文日期是同一天。

（四）公文用紙格式

目前黨的機(jī)關(guān)的公文普遍用紙幅面規(guī)格為16開型（長260毫米，寬184毫米），也有采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）的，因新的黨政公文處理?xiàng)l例還未出臺。行政機(jī)關(guān)許多部門都已采用國標(biāo)A4型紙幅面。

（五）公文排印、裝訂格式 黨的機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印?！庇脻h字排印的公文，除版頭（報(bào)頭）用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）?！毙姓C(jī)關(guān)公文字體除機(jī)關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、主題詞目用小標(biāo)宋體字，密級、保密期限、緊急程度、主題詞（3字）用黑體字，份數(shù)序號用（2號）黑正體字外，其余文字均用3號仿宋字體。

公文用16開型紙排印，正文用3號仿宋字體，一般每頁排21行，每行排25個字，特殊情況下可作適當(dāng)調(diào)整。公文要求雙面印刷，頁碼套正，誤差不超過2MM。頁碼編號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。公文裝訂與公文排印一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側(cè)裝訂。

二、行文規(guī)則

（一）行文關(guān)系

行文就是指公文制發(fā)單位印發(fā)公文給受文單位。受文單位一般是某個單位或某些單位或集群單位。這種發(fā)文單位與受文單位之間的公文往來關(guān)系，就叫行文關(guān)系。它是根據(jù)組織系統(tǒng)、公文法定作者的職責(zé)權(quán)限、發(fā)文單位與受文單位之間是否具有隸屬關(guān)系確定的。正確處理行文關(guān)系，是一切機(jī)關(guān)工作人員特別是從事公文把關(guān)的人員必須具備的基本素養(yǎng)之一。公文的行文關(guān)系主要有以下6種：

1．領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。它指有隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)與下級機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。不包括間接的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，即處于領(lǐng)導(dǎo)地位的政黨與其他所領(lǐng)導(dǎo)下的人大、政府、政協(xié)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體等機(jī)關(guān)單位之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

2．指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。它指沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位、部門之間的公文往來關(guān)系。例如，沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級機(jī)關(guān)之間與下級機(jī)關(guān)之間的公文往來；上級機(jī)關(guān)的職能部門與下級機(jī)關(guān)的相關(guān)部門之間的公文往來；同級機(jī)關(guān)、單位和部門之間在各自的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作時的公文往來等。這種關(guān)系與領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系比較，其行文方式和所用文種不盡相同，上下級之間用下行文或上行文文種(請示、報(bào)告、通知等),平行機(jī)關(guān)之間用“函”行文。

具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)、上級機(jī)關(guān)部門向下級的相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、答復(fù)問題、部署業(yè)務(wù)工作等，必須受政策、法律、紀(jì)律、辦文制度和職責(zé)權(quán)限的約束，只能在各自的職權(quán)范圍內(nèi)活動，不得超越職權(quán)范圍。

3．綜合管理與被管理的關(guān)系。它包括歸口管理與被歸口管理的關(guān)系，前者指黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的綜合部門與其他部門之間工作上的聯(lián)系而進(jìn)行的公文往來關(guān)系；后者指黨政機(jī)關(guān)的綜合部門，也就是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授權(quán)給他管理同級有關(guān)部門與直屬單位的公文往來關(guān)系。綜合部門與其他部門之間在行政級別上和法律地位上雖是平等的，沒有隸屬關(guān)系，但綜合部門根據(jù)自己的職權(quán)范圍和工作需要或接受領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)的受權(quán)，對其他部門實(shí)施綜合管理和歸口管理，如收集工作情況、交辦領(lǐng)導(dǎo)批示或指示事項(xiàng)、接受領(lǐng)導(dǎo)或機(jī)關(guān)的授權(quán)開展有關(guān)公務(wù)活動、進(jìn)行催辦督辦等。

綜合部門與其他部門之間的公文往來，是綜合管理與被綜合管理、歸口管理與被歸口管理的關(guān)系。其他部門、單位必須服從，不得因本部門、本單位的級別與綜合部門相同或比綜合部門的級別還高而不服從管理。這是因?yàn)楦鞑块T的職權(quán)范圍和業(yè)務(wù)分工不同，并由綜合部門的工作性質(zhì)、職能和任務(wù)決定的。目前，我國黨政機(jī)關(guān)和企業(yè)機(jī)關(guān)的職能部門分為兩大類：一類是綜合性的，如黨政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）；另一類是專業(yè)性的，如黨委組織、宣傳部門，政府的教育、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、衛(wèi)生部門等等。

4．屬地管理中統(tǒng)一管理與被統(tǒng)一管理的關(guān)系。這是指黨和國家的某些工作按照屬地管理的辦法進(jìn)行管理，地方黨委、政府及其各部門與其管轄范圍內(nèi)沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間的公文往來關(guān)系。在我國，不少工作進(jìn)行屬地化管理，所有機(jī)關(guān)、單位必須接受所在地黨委、政府就有關(guān)事項(xiàng)的統(tǒng)一管理。他們與當(dāng)?shù)攸h委、政府的部分公文往來，是一種統(tǒng)一管理和被統(tǒng)一管理的關(guān)系。

在黨的機(jī)關(guān)，有些是中央和其他上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)垂直管理的機(jī)構(gòu)，黨組織關(guān)系在地方，在黨的建設(shè)方面，這些機(jī)構(gòu)應(yīng)接受所在地黨委的統(tǒng)一管理。黨組織關(guān)系不在地方的機(jī)關(guān)、單位，有關(guān)事項(xiàng)，也應(yīng)接受所在地黨委的統(tǒng)一管理。

5．監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系。這是監(jiān)督機(jī)關(guān)和有監(jiān)督職能的機(jī)關(guān)與被監(jiān)督機(jī)關(guān)、單位之間的公文往來關(guān)系。按照我國現(xiàn)行的政治體制，監(jiān)督機(jī)關(guān)和具有監(jiān)督職能的機(jī)關(guān)與被監(jiān)督機(jī)關(guān)、單位之間的公文往來，其中一種重要的關(guān)系是監(jiān)督和被監(jiān)督關(guān)系。

監(jiān)督機(jī)關(guān)、部門與被監(jiān)督機(jī)關(guān)、單位之間的公文往來，主要是監(jiān)督性和被監(jiān)督性公文往來，如通報(bào)政策、法律和有關(guān)規(guī)定及有關(guān)決定執(zhí)行情況，提出對違紀(jì)違法行為的處理建議或法律文書，作出質(zhì)量鑒定結(jié)論等。所有監(jiān)督機(jī)關(guān)與被監(jiān)督機(jī)關(guān)之間保持著密切的監(jiān)督與被監(jiān)督的公文往來關(guān)系。

6．平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系和業(yè)務(wù)上管理與被管理的關(guān)系。（1）平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系是指沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間因工作上的相互聯(lián)系而進(jìn)行的公文往來關(guān)系。一般以公文為媒介，請受文單位予以支持、幫助或予以協(xié)助、批準(zhǔn)等。在處理平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系時最常見的錯誤有：一是因行文對角級別高，就認(rèn)為本機(jī)關(guān)與行文對象是上下級的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系；二是行文對象因有管理實(shí)權(quán)，而給這樣的部門、單位行文時，作本單位的上級對待，以示尊重。實(shí)際上這兩種行為都是不符合行文規(guī)則的。（2）平行機(jī)關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理與被管理的關(guān)系，這是指沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間，其某些業(yè)務(wù)工作應(yīng)接受業(yè)務(wù)主管部門的統(tǒng)一管理。如干部工作應(yīng)接受干部管理部門的管理；財(cái)務(wù)工作應(yīng)接受財(cái)政部門的管理等。平行機(jī)關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理工作往來行文應(yīng)使用“函”，如報(bào)請批準(zhǔn)及批準(zhǔn)后答復(fù)、監(jiān)督管理、下達(dá)管理規(guī)范等?，F(xiàn)在有許多單位在與業(yè)務(wù)主管部門行文時把其當(dāng)作自己的上級機(jī)關(guān)，經(jīng)常使用“請示”“報(bào)告”文種，這是不正確的。

（二）行文方式

黨政機(jī)關(guān)的行文方式有三種，即下行文、上行文和平行文。企業(yè)應(yīng)該也是這三種。下行文。它指上級機(jī)關(guān)給所屬的下級機(jī)關(guān)的行文，上級機(jī)關(guān)的職能部門給下級機(jī)關(guān)的相關(guān)部門行文。根據(jù)行文的目的、任務(wù)和傳達(dá)貫徹的要求，下行文又分一級下行文、逐級下行文、多級下行文和直貫到底下行文。向下級機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級。上行文。它指下級機(jī)關(guān)向有隸屬關(guān)系的直接的上級機(jī)關(guān)行文和下級機(jī)關(guān)的部門向上級機(jī)關(guān)相關(guān)的部門行文。給不相隸屬的上級機(jī)關(guān)或不相關(guān)的上級機(jī)關(guān)的部門行文，不叫上行文。上行文分一級上行文、逐級上行文、多級上行文和越級上行文。上行文只主送一個上級機(jī)關(guān)，不得同時主送其他上級機(jī)關(guān)和上級機(jī)關(guān)的某個部門，如需其他相關(guān)上級機(jī)關(guān)閱知，可以抄送；上行文一般不可同時發(fā)下級機(jī)關(guān)，如有特殊需要可抄送同級或下級有關(guān)單位。

平行文。是指同級關(guān)系和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的行文。平行文沒有級別、地區(qū)之分，文種原則上只能使用“函”。

（三）行文規(guī)則

行文規(guī)則是各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體制發(fā)公文、處理行文關(guān)系必須遵守的準(zhǔn)則?，F(xiàn)在各級黨政機(jī)關(guān)遵循《中國共產(chǎn)黨員機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的行文規(guī)則。行文時要掌握好：一是行文確有必要；二是行文須注重實(shí)效；三是必須控制行文數(shù)量，公文力求簡明精當(dāng)。具體要遵守以下規(guī)則：

1．行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。這是公文處理工作中實(shí)事求是的原則在行文規(guī)則中的具體運(yùn)用，也是行文的總原則。具體講做到以下幾點(diǎn)：

（1）行文必須確有必要。就是有必要性和可行性。貫徹上級文件精神，如沒有新的具體措施，僅是表態(tài)性的或照抄照搬的，可不再行文；已開會作了布置，可用電話或當(dāng)面議定的事項(xiàng)也可不再行文；會議文件、會議紀(jì)要和領(lǐng)導(dǎo)人在會議上的工作報(bào)告、講話等，不另行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，應(yīng)由部門行文，不應(yīng)再由黨委或政府行文。（2）行文必須注重實(shí)效。公文必須緊密結(jié)合實(shí)際，制定的政策、措施、方法等要切實(shí)可行，能解決問題，收到實(shí)效。對于脫離實(shí)際，不符合國情和本地本單位實(shí)際，或超越了干部群眾的承受能力，行不通和收不到實(shí)效的，違背人民群眾的長遠(yuǎn)利益和根本利益，以及不符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)的，都不能行文。

（3）必須控制行文數(shù)量，所發(fā)公文力求精煉、簡短。公文必須進(jìn)行總量控制，科學(xué)、民主、依法決策，做到該發(fā)的文高質(zhì)量發(fā)，可發(fā)可不發(fā)的文要嚴(yán)格控制，不該發(fā)的文堅(jiān)決不發(fā)。應(yīng)發(fā)的公文提倡寫短文，語言文字上要反復(fù)推敲錘煉，力求簡短，精益求精。2．根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系

（1）向下級機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。

（2）黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。政府各部門根據(jù)部門職權(quán)，可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可以分別向下級黨委、政府的相關(guān)部門發(fā)布指導(dǎo)性、批復(fù)性、規(guī)范性、周知性等公文，但無權(quán)發(fā)布指揮性公文。

（3）黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級黨委行文；黨委其他部門不得對下級黨委發(fā)布指示性公文；如對有關(guān)工作作出的決策必須由下級黨委執(zhí)行時，必須經(jīng)黨委同意后由黨委辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)。政府各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級政府發(fā)布指示性公文。

（4）部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

（5）同級黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦機(jī)關(guān)。

（6）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)由部門自行行文或聯(lián)合行文，須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可由部門行文，但文中要寫明經(jīng)政府同意。（7）部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

（8）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送上級機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)承辦和答復(fù)事項(xiàng)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時應(yīng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。（9）不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。

（10）除特殊情況外,不得越級向上級機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級請示問題，特殊情況必須越級行文時應(yīng)同時抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。

3．必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請示問題和報(bào)告工作。對于請示、報(bào)告公文的撰寫和辦理，《條例》和《辦法》都作出了明確規(guī)定，但在實(shí)際工作中，請示、報(bào)告的撰寫和辦理還存在不少語法、邏輯、結(jié)構(gòu)、文種和內(nèi)容、辦文程序等方面的問題?！罢埵尽惫氖窍录墮C(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)、協(xié)調(diào)幫助解決問題的文種；“報(bào)告”是下級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等使用的文種。“請示”與“報(bào)告”比較，行文的目的和作用不同，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同，行文時限和批轉(zhuǎn)的重點(diǎn)不同。由于一些行文弊端的存在，直接或間接地增加了請示公文辦理的難度，影響工作效率。正因?yàn)槿绱耍陙硪恍C(jī)關(guān)都采取退文制度來解決這一問題。（1）向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級機(jī)關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。請示問題應(yīng)一文一事，不能在非請示公文中夾帶請示事項(xiàng)。向上級機(jī)關(guān)的請示，不能同時發(fā)下級機(jī)關(guān)；向上級機(jī)關(guān)的報(bào)告，一般不下發(fā)，如有特殊需要可抄送同級或下級有關(guān)單位。（2）不得越級向上級機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；如特殊情況必須越級行文時，應(yīng)同時抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。

（3）請示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào)；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時，應(yīng)當(dāng)在請示中寫明情況。

（4）除特殊情況外，請示應(yīng)送上級機(jī)關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序辦理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。特殊情況一般指突發(fā)事件和上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)。（5）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)直接報(bào)送主管部門處理。向上級機(jī)關(guān)請示問題，如果是主管部門職權(quán)范圍的具體問題，不涉及全局和重大決策事項(xiàng)，一般報(bào)送上級主管部門處理即可，不需報(bào)送上級黨委和政府。

（6）黨委各部門應(yīng)向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán)，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。

（7）對不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，上級機(jī)關(guān)的秘書部門可退回下級呈報(bào)機(jī)關(guān)重新呈報(bào)。不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，主要指不符合行文規(guī)則的請示、報(bào)告和不符合行文規(guī)則及辦文規(guī)定的“代擬稿”等。2010年專門發(fā)文規(guī)定程序

4．公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)。公開發(fā)布的公文指直貫到底行文。有的先作內(nèi)部文件后公開發(fā)布；有的在附注處標(biāo)明“（此件公開發(fā)表）”或“（此件可公開公開發(fā)表）”。它與用特定版頭印發(fā)的文件具同等效力。公開發(fā)布的公文一般不另行文。公開發(fā)布的政策性公文，為便于存查和利用，可印少量份數(shù)發(fā)有關(guān)單位存檔備查（電子公文形式發(fā)文也適用）。

三、公文的起草

公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)起草。起草重要公文，要進(jìn)行深入地調(diào)查研究和充分論證，征求有關(guān)部門的意見。起草公文應(yīng)做到：一要符合黨的路線方針政策、國家法律法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的有關(guān)文件精神和指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并與現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；二要全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，提出的政策措施切實(shí)可行；三要觀點(diǎn)明確，條理清晰，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確；四要文字清煉，用語規(guī)范，篇幅簡短，文風(fēng)端正；五要人名、地名、時間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，漢字、標(biāo)點(diǎn)符號和數(shù)字用法符合國家語言文字工作委發(fā)布要求，計(jì)量單位用法符合國家標(biāo)準(zhǔn)；六是文種、格式正確。下級機(jī)關(guān)代擬文稿和要求上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)公文，應(yīng)對公文的準(zhǔn)確性和可行性負(fù)責(zé)，并在報(bào)送文稿或公文的同時提供有關(guān)背景材料。

四、公文的管理（另專講）

五、怎樣提寫擬辦意見

擬辦意見是指文秘部門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的經(jīng)辦人員對所辦理公文提出的初步處理意見，擬辦意見是公文處理的重要環(huán)節(jié)，它是領(lǐng)導(dǎo)同志對文件和呈批件審批時的重要參考，也是文秘部門和經(jīng)辦人員發(fā)揮參謀助手作用、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)同志提高工作效率的有效措施。從某種意義上說，擬辦意見是公文處理運(yùn)行方向的“顯示器”和辦理方案的“說明書”，經(jīng)辦人員提出的擬辦意見準(zhǔn)確恰當(dāng)，公文辦理起來就快捷，效果也好；反之，就會對辦理起誤導(dǎo)作用，甚至造成公文旅行、決策失誤等。因此，準(zhǔn)確提出擬辦意見是優(yōu)質(zhì)高效進(jìn)行公文處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。擬辦意見的質(zhì)量如何，也衡量秘書人員參謀服務(wù)水平高低的重要標(biāo)志之一。

1、報(bào)告、情況匯報(bào)擬辦意見的提寫。主要是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)和主管部門報(bào)告工作情況，上級機(jī)關(guān)辦理時可根據(jù)《報(bào)告》內(nèi)容及所反映的問題，直接提出呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱，如“請××、××同志閱”或“請××同志閱示”；涉及有關(guān)職能部門的也可提出請有關(guān)單位負(fù)責(zé)同志閱知，如“請××同志和×××單位負(fù)責(zé)同志閱”、“請××同志閱；報(bào)請××、××同志閱”等等。中辦和省辦使用專門印制的“中央收文”、“湘收文”專報(bào)版頭，編寫收文字號形式承辦的，這種方式可分別呈報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱。如領(lǐng)導(dǎo)同志有批示反饋按領(lǐng)導(dǎo)批示意見及時處理。這種呈報(bào)方式的好處是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志都能在最快時間了解審閱到下級機(jī)關(guān)報(bào)告的內(nèi)容，同時也減少了經(jīng)辦人員來回呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱的環(huán)節(jié)，呈批件辦理快捷（雙贏）。

2、請示性公文擬辦意見的提寫?！墩埵尽分饕侵赶录壪蛏霞墮C(jī)關(guān)請求解決問題的公文，相對《報(bào)告》的承辦復(fù)雜一些，承辦時在內(nèi)容上要注意把握幾個要點(diǎn)：一是要明確辦文的主體，即根據(jù)機(jī)關(guān)各部門和領(lǐng)導(dǎo)同志的職責(zé)分工情況，有的放矢地確定請示的承辦者和承辦意見的審批者。如請××同志閱示、“建議請××單位閱處”、“擬請××部門研究辦理?！罢垺痢?、××同志審示”、“請××同志審閱；報(bào)請××同志批示。”或“請××同志審定?！钡鹊取６且龊贸蕡?bào)領(lǐng)導(dǎo)同志審批前的協(xié)調(diào)工作。對于請示事項(xiàng)比較復(fù)雜、政策性強(qiáng)、涉及面較廣的請示公文，經(jīng)辦人員在提出擬辦意見時，要考慮解決問題的依據(jù)，內(nèi)容涉及主管部門或相關(guān)單位的，要先征求主管部門和相關(guān)單位的意見（可采取口頭詢問、協(xié)商，書面往來形式）。征求意見要突出重點(diǎn)，簡單明了，既要了解相關(guān)政策依據(jù)，又要商議解決問題的辦法。如采用書面形式征求意見，可直接提出擬辦的初步意見，如“建議請××單位先研究提出意見。請××同志閱示”等。待有關(guān)單位反饋書面意見后，再綜合提出正式擬辦意見呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審示。對涉及部門多、處理意見不一致的請示，要對各種意見進(jìn)行綜合分析，必要時可請主管領(lǐng)導(dǎo)同志出面召開協(xié)調(diào)會確定處理原則，以免因各方面意見不一致而導(dǎo)致扯皮推諉的局面。經(jīng)過充分協(xié)商仍不能達(dá)成一致意見的，可對各種意見進(jìn)行詳細(xì)綜合后，提出傾向性意見，并附上協(xié)調(diào)過程的有關(guān)情況及背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)同志決策時參考。三是需要幾個職能部門共同承辦的請示公文，提出擬辦意見時，要寫明由誰牽頭主辦。如“建議請××單位商××單位閱處”、“建議請××單位牽頭，會同××、××部門辦理”等。四是要交待清楚有關(guān)的注意事項(xiàng)和要求。提出擬辦意見要特別注意從政策上把關(guān)，注意政策的連續(xù)性，防止被人鉆空子。同時，要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，在政策、法律和客觀條件許可的情況下，盡力為來文單位和群眾解決實(shí)際問題。五是請示事項(xiàng)的審批權(quán)限完全屬于有關(guān)職能部門或上級機(jī)關(guān)和有關(guān)部門的，應(yīng)直接提出轉(zhuǎn)辦意見或先報(bào)請上級機(jī)關(guān)審批。如“建議請××單位研辦，并直接答復(fù)來文機(jī)關(guān)，并將辦理結(jié)果告我們”等；審批權(quán)限在上級機(jī)關(guān)的，要先報(bào)請上級機(jī)關(guān)審批后，再提出擬辦意見。審批權(quán)限在上級有關(guān)部門的，要先征求上級有關(guān)部門的意見或直接致函上級有關(guān)部門審批。有的請示公文由于請示事項(xiàng)較復(fù)雜一時沒有把握，難以提出擬辦意見的，應(yīng)先作好調(diào)查，審慎研究有關(guān)法律、法規(guī)、政策或慣例，待確有把握時再提出擬辦意見。如“根據(jù)××文件精神，此事應(yīng)××××處理”或“按慣例××辦理”等。請示公文提出擬辦意見具體操作上可把握幾點(diǎn)：

1、請示事項(xiàng)較復(fù)雜、涉及單位較多的，應(yīng)分門別類提出擬辦意見；

2、請示事項(xiàng)有理有據(jù)的，應(yīng)積極提出支持性建議；

3、請示事項(xiàng)可行、但在一些細(xì)節(jié)上需要完善的，應(yīng)主動提出合理化建議；

4、請示事項(xiàng)不符合有關(guān)規(guī)定的，應(yīng)果斷提出否定性意見；

5、請示事項(xiàng)與現(xiàn)行政策、法律法規(guī)相悖、不宜報(bào)批的，應(yīng)在切實(shí)把好關(guān)的同時，提出解決問題的正確途徑；

6、請示事項(xiàng)屬有關(guān)職能部門職責(zé)范圍的，應(yīng)明確提出轉(zhuǎn)辦意見；

7、請示事項(xiàng)必須函復(fù)的，可先草擬好“批復(fù)”或“復(fù)函”稿一并呈請領(lǐng)導(dǎo)審批。

3、函件辦理擬辦意見的提寫。函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題往來的公函。函的辦理主要看函的內(nèi)容反映的是什么，再根據(jù)情況提出擬辦意見。僅僅是函告或通報(bào)情況，注請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知即可，如“請××、××同志閱?！比羰菚灪?，就注請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示，如“請××、××同志閱示?！眱?nèi)容重要的要注請主要領(lǐng)導(dǎo)閱示，如“請××同志審閱；報(bào)××同志閱示?！比缡菂f(xié)商有關(guān)工作，就要先了解有關(guān)情況，再提出辦理方案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定?？商岢觥罢垺痢羻挝幌妊芯刻岢鲆庖??！贝庖姺答伜笤賵?bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定，這時可提出這樣的擬辦意見“××單位已提出意見，請××、××同志審定?！比绾膬?nèi)容涉及多個部門，要寫明一個牽頭單位，擬辦意見可為“請××單位牽頭，會同××、××單位研究辦理?！钡鹊??！案兄x電”根據(jù)內(nèi)容可復(fù)印發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，同時報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)閱知，如“已復(fù)印給××、××同志，請××同志閱?！?/p>

“慰問電”也可根據(jù)內(nèi)容復(fù)印發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，同時報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)閱知。但對有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的要報(bào)至主要領(lǐng)導(dǎo)閱示。

有的來函，須由黨委反饋意見的，先提出“由主管部門研辦”的擬辦意見，待意見反饋后進(jìn)行綜合，再以辦公廳（室）名義函復(fù)。

4、公文審核擬辦意見的提寫。就是對“代擬稿”審核的擬辦意見，包括兩部分內(nèi)容：一是承辦情況說明，二是報(bào)請哪些領(lǐng)導(dǎo)審發(fā)。對部門“代擬稿”審核是一個重要的過程，它決定文件的質(zhì)量，前面在“審核”中已有詳細(xì)的闡述。比較簡單的《通知》在弄清有關(guān)情況后可直接提出擬辦意見，如“此件由××單位根據(jù)××起草，××同志已審閱同意。請××同志審閱；報(bào)××、××同志審發(fā)?！秉h委政府聯(lián)合行文時擬辦意見可寫“此件由××單位起草，××、××單位已分別提出意見，我們商××單位作了一些修改。請××、××和政府辦公廳負(fù)責(zé)同志審閱；報(bào)請××、××同志審發(fā)?！睂徍宿k理過程較復(fù)雜的文稿要作出簡單說明供領(lǐng)導(dǎo)同志決策時參考，擬辦意見如“此件由××單位起草，××同志牽頭召開座談會議對文稿進(jìn)行了認(rèn)真討論。會后文稿起草小組根據(jù)座談會討論情況進(jìn)行了修改，并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和××、××單位征求了意見。我們又補(bǔ)充征求了××、××等相關(guān)單位的意見，并商××單位作了進(jìn)一步修改。請××同志審閱；報(bào)××、××同志審發(fā)?！睌M辦意見提出后，連同我們的修改審核的正稿和所有背景材料一并呈送領(lǐng)導(dǎo)同志審定簽發(fā)。提出擬辦意見立論要有依據(jù)，措辭辦求簡明精當(dāng)。擬辦意見一定要有經(jīng)辦人對處理有關(guān)問題的建議和報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志、有關(guān)職能部門協(xié)調(diào)后的意見，必要時應(yīng)將來文反映的情況、協(xié)調(diào)過程及結(jié)果、相關(guān)背景材料綜合歸納或內(nèi)容摘要等一并附上。若來文與上級文件、本機(jī)關(guān)或呈報(bào)機(jī)關(guān)以前處理文件、事項(xiàng)有關(guān)，參考外單位同類規(guī)定內(nèi)容的，應(yīng)將原文件等一并附上，供領(lǐng)導(dǎo)同志決策時參考。擬辦意見的表述，文字要準(zhǔn)確，觀點(diǎn)要鮮明，既要準(zhǔn)確具體又要言簡意賅，在實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)同志對于擬辦意見一般都比較重視，而且多數(shù)是贊同的，因此，文秘人員在提出擬辦意見時一定要慎之又慎。

六、公文處理人員素質(zhì)

鮮明的政治理論素養(yǎng)，優(yōu)秀的思想作風(fēng)素養(yǎng)，高尚的職業(yè)道德素養(yǎng)，較寬的知識面，較深的文字功底，較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。具體應(yīng)具備以下素質(zhì)：

1．基本了解黨的方針政策、國家法律法規(guī)和地方政策法規(guī)； 2．對本地經(jīng)濟(jì)社會情況心里大致有一本賬；

3．對各部門和單位及本機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能要熟悉； 4．對機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的工作分工要全面掌握； 5．思考問題、草擬文稿立意要高。公文處理程序示意圖 簽收 登記 擬辦

呈批、傳閱

1．收文處理批辦 交辦轉(zhuǎn)辦 催辦 辦復(fù) 歸檔 擬稿 審核、會簽

2．發(fā)文處理簽發(fā) 印制（排版、校對、裝訂）發(fā)送受文單位 立卷歸檔 公文處理 收文管理 發(fā)文管理 利用管理

3．公文管理撤銷管理 會議文件管理 密級文件管理

機(jī)構(gòu)變動時公文管理 收集

整理、立卷

4．立卷歸檔編寫卷內(nèi)文件目錄 擬寫案卷標(biāo)題、編制案卷目錄 編寫立卷說明

第二篇：公文處理基礎(chǔ)知識

第一節(jié)公文處理概述

一、公文及公文處理工作的重要性

1.公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。公文總是與新的決策、政令的貫徹和推行緊密聯(lián)系在一起的。大量歷史事實(shí)證明，一篇正確而優(yōu)秀的公文，可推動社會歷史前進(jìn)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)國家和民族的振興。例如，黨的十一屆三中全會通過的《中共中央關(guān)于建國以來若干歷史問題的決議》，從而使中國發(fā)生了翻天覆地的變化，實(shí)現(xiàn)了中華民族的偉大復(fù)興。南朝劉勰說：“章表奏議，經(jīng)國之樞機(jī)。”三國魏曹丕說：文章乃“經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事”。鄧小平說：“拿筆桿是實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)的主要方法”。反之，一篇錯誤的公文，可把社會引向倒退，造成國家和民族的災(zāi)難。例如，1966年中共中央下發(fā)的《關(guān)于開展無產(chǎn)階級文化大革命的通知》，把剛剛復(fù)蘇的國民經(jīng)濟(jì)再次推向崩潰的邊緣。所以，公文處理工作的質(zhì)量好壞與公文的正確與否，決定國家的興亡。

2.在當(dāng)代的領(lǐng)導(dǎo)、管理和服務(wù)工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。從一定的意義上說，公文正確與否，決定社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的成敗、戰(zhàn)爭的勝負(fù)和社會政治穩(wěn)定與否。

公文的作用主要有10大作用，即：啟示和傳達(dá)作用、規(guī)范作用、請示報(bào)告作用、控制作用、傳遞作用、協(xié)作作用、聯(lián)系和知照作用、依據(jù)和憑證作用、教育參考作用、記載和備查作用。這是被大量事實(shí)證明了的歷史結(jié)論。

3.公文處理水平代表一個機(jī)關(guān)（單位）的水平，即代表一個機(jī)關(guān)（單位）的決策、領(lǐng)導(dǎo)、管理、服務(wù)水平，反映了一個單位的整體素質(zhì)。所以，每一個單位的領(lǐng)導(dǎo)及全體工作人員特別是文秘人員，都要重視公文處理工作。

二、公文及公文處理的涵義

1．公文的定義。

“公文”一詞，源于晉代陳壽的《三國志?魏志?趙儼傳》，“公文下郡，綿絹悉以還民?！碑?dāng)時僅指一種體式的公務(wù)文書。最早的公文總稱為“書契”。其后又有“典冊”、“樞機(jī)文”、“官文書”、“案牘”、“公牘”等名稱。隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，公文的種類、名稱及其內(nèi)涵不斷發(fā)展變化。

公文即公務(wù)文書，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體在處理公務(wù)時所形成的有現(xiàn)行功用、法定效力和特定體式的文字材料。《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布署和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具?！薄秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具”。

公文包括文件、簡報(bào)、會議材料、申請表、統(tǒng)計(jì)表、呈報(bào)表等。“文件”一詞是外來語，來自拉丁語docememtum，相當(dāng)于漢語的“證據(jù)”。在我國，“文件”有廣義和狹義之分。廣義的“文件”，是指在工作和政治學(xué)習(xí)上可以用作依據(jù)或參考的書面材料；狹義的“文件”，指的是具有法規(guī)性、知照性和特定(固定)版頭的公文。

公文即公務(wù)文書。公文與公文、文件的關(guān)系是：包容關(guān)系或叫屬分關(guān)系。

公文的本質(zhì)。公文是國家統(tǒng)治階級實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理國家、處理公務(wù)的文字工具。

2．公文處理涵義。公文處理是一個動態(tài)的過程，是指公文收發(fā)文單位特定的人員用特定的方法辦理公文，使之符合有關(guān)規(guī)定和收發(fā)文單位的要求。它包括公文擬制、辦理、管理、收集整理、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理包括公文的簽收(含拆封、清點(diǎn)、分類)登記、擬辦、送批、批辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、辦復(fù)、收集整理、歸檔等12個程序;發(fā)文辦理包括公文起草(含修改、協(xié)調(diào))、校核、會簽、簽發(fā)、復(fù)核、登記、印制(排版、校對、裝訂)、分發(fā)、收集整理、歸檔等10個程序。

公文由秘書部門統(tǒng)一管理。管理的原則：既發(fā)揮公文效用，又有利于公文保密。管理的范圍是所有公文，包括不同載體的公文。管理的內(nèi)容是：收文管理（簽收與撤封管理、清點(diǎn)與分類管理、登記與擬辦管理、送批與批辦管理、分發(fā)與傳閱管理、交辦承辦與催辦管理、辦復(fù)與收集管理、立卷歸檔管理）、發(fā)文管理（起草校核管理、送審與簽批管理、公文定密管理、復(fù)核與登記編號管理、校對與印制管理、施印管理、分發(fā)傳遞管理、立卷歸檔管理）、公文利用管理（公文閱讀管理、公文查閱管理、公文借閱管理、公文傳達(dá)范圍的管理、公文翻印復(fù)制管理、公文匯編管理、公文公開發(fā)布管理、公文引用管理）、公文撤銷管理、會議文件管理、公文存放清理清退銷毀管理、秘密文件（包括各種載體文件）管理、機(jī)關(guān)合并撤銷時公文管理。

公文歸檔，包括公文的收集、裝訂（裱糊與拆除金屬物）、分類（區(qū)分保存價值）、排列、編號、編目、裝盒、編寫全宗說明、歸檔，移交進(jìn)館10個程序。

三、公文的特點(diǎn)

公文具有以下8個特點(diǎn)：

1．鮮明的政治性。公文是階級統(tǒng)治的工具，是管理工作的工具。它的內(nèi)容反映了統(tǒng)治階級的意志，代表統(tǒng)治階級的利益。因此，它的階級性、政治性非常鮮明。

2．法定的權(quán)威性。公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的工具，其管轄范圍內(nèi)的所有單位和個人必須不折不扣地貫徹執(zhí)行，不允許有任何反對地表示。如果對某些條文有不同意見，只能用合法的方式向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反映，在上級機(jī)關(guān)未改變決定之前，必須遵照執(zhí)行。

3．特定的作者、讀者和嚴(yán)格的程序。公文有特定的作者、讀者，公文辦理有特定的程序，均不可逾越。公文的作者，是公文制發(fā)機(jī)關(guān)（單位）。公文的讀者，是由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)文件時規(guī)定的，只能按公文制發(fā)機(jī)關(guān)的意見辦理，不得隨意突破。公文辦理有一套嚴(yán)格的程序。公文辦理人員，必須嚴(yán)格按規(guī)定的程序辦理，不得減少和超越規(guī)定的程序；必須恪盡職守，不得越權(quán)越位。

4．文字表述的準(zhǔn)確性和語言的生動性。文字表述的準(zhǔn)確性，是指公文的語言表達(dá)必須做到準(zhǔn)確、規(guī)范，無歧義，否則，無法貫徹落實(shí)或出現(xiàn)執(zhí)行上的偏差。特別是政策性公文，要清楚明了，操作性要強(qiáng)，便于貫徹和執(zhí)行。一個規(guī)定，只能是一種解釋。公文語言的生動性，是指公文語言的運(yùn)用在確保其準(zhǔn)確、鮮明、樸實(shí)、簡潔的基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用我國語言、詞匯豐富的特點(diǎn)，在一篇公文中或在局部的段落內(nèi)，做到句法、構(gòu)詞法一致，句子、詞匯新穎，避免重復(fù)、累贅。

5．內(nèi)容上的公務(wù)性和現(xiàn)實(shí)性。內(nèi)容的公務(wù)性，是指公文是機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物，是機(jī)關(guān)處理公務(wù)活動的工具，必須完全徹底的為公務(wù)活動服務(wù)，不得把私人的事務(wù)寫入公文之中。內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)性，指公文必須充分全面地反映實(shí)際情況，實(shí)事求是；必須為現(xiàn)實(shí)管理工作服務(wù)，具有現(xiàn)行功用和指導(dǎo)性、實(shí)踐性。

6．強(qiáng)烈的時效性和特定的意向性。公文是為一定時期的管理工作服務(wù)的，過了一定的時期，就失去了現(xiàn)行功用，變成了檔案材料（歷史資料）。所以說，公文的時效性很強(qiáng)，必須在規(guī)定的時間內(nèi)起草、審批、發(fā)出和產(chǎn)生效用。否則，公文就失去了現(xiàn)行功用。特定的意向性。是指公文的讀者即受文對象在起草之前就確定了。不同的受文對象，用不同的公文語言表述。

7．嚴(yán)密的邏輯性。公文必須按照人們的思維規(guī)律構(gòu)思、布局、撰寫，做到邏輯嚴(yán)密，言簡意賅，以其獨(dú)有的邏輯力量說服讀者（執(zhí)行者），實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的作用。

8．規(guī)范的體式。通用公文是法定的，每一個文種的撰寫方式、格式都是固定的。公文寫作人員必須按規(guī)定的體式寫作、印制公文，不得違反。

四、公文處理的原則

1.實(shí)事求是的原則；

2.黨政分開的原則；

3.精簡的原則；

4.高效的原則；

5.按照行文機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行的原則；

6.按照公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則。

公文處理的標(biāo)準(zhǔn)：做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。

五、公文發(fā)布方式

1．內(nèi)部發(fā)布。

①用特定版頭印制內(nèi)部分發(fā)；

②用內(nèi)部傳真電報(bào)發(fā)送；

③在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布；

④其他方式。

2．公開發(fā)布。

①在報(bào)刊上公開發(fā)布；

②在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布；

③張貼；

④設(shè)立政務(wù)公開場所或現(xiàn)行文件查閱中心供執(zhí)行者索取公文；

⑤其他形式。

公開發(fā)布的公文，從公開發(fā)布之日到執(zhí)行的起始日，至少要有30天以上的間隔期。

凡涉及與wto有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章和文件，在公開發(fā)布之后90天內(nèi)，必須譯成一種wto語言（英文、法文、西班牙文）譯本。

六、公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

各級機(jī)關(guān)的辦公室管理本機(jī)關(guān)的公文處理工作，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作。

七、文件管理人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)

素質(zhì)，本指事物的本來性質(zhì)，這里是指文件管理人員在理論、知識、思想、能力等方面的素養(yǎng)及所具備的水平。文件管理人員應(yīng)當(dāng)具備較高的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，遵紀(jì)守法，恪盡職守。

第二節(jié)公文格式

一、公文格式概述

公文格式是公文內(nèi)容的表現(xiàn)形式，是公文不可缺少的重要組成部分。它由公文的內(nèi)容所決定，又服務(wù)于公文的內(nèi)容。

1．公文格式的含義

格式，原指法律文書，是法律的一種?！端鍟?高祖紀(jì)》講：“自古哲王，前人作法，前帝后帝，沿革隨時，律令格式，或不便于事者，宜依前敕修改，務(wù)當(dāng)政要”。隋代以后，法有律、令、格、式之別。格，指官吏處事的原則；式，指則列。格式，通用指有關(guān)官署制度、組織、官員職權(quán)等法則，后來泛指規(guī)格樣式。

公文是人類使用的一種管理工具和交際工具。人們使用公文進(jìn)行管理和公務(wù)交往過程中逐步形成的習(xí)慣，并把它確定下來，共同遵守，這就是公文的格式。通俗地說，公文格式就是公文的規(guī)格樣式，即公文各組成部分在頁面上的表現(xiàn)形式，也叫公文的外部組織形式。它是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的格式。它反映了公文的客觀需要和內(nèi)在規(guī)律，體現(xiàn)公文的權(quán)威和功能。它是公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性在形式上的體現(xiàn)，對公文的內(nèi)容起表現(xiàn)和保證作用。公文格式經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)確定，其所轄范圍的各級各類機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體，都要共同遵守。其目的都是為了規(guī)范公文處理工作，提高工作效率。

黨政機(jī)關(guān)通用公文的格式大體一致，略有差別。認(rèn)真學(xué)習(xí)公文格式，就是為了正確使用和處理公文格式，提高公文處理工作水平。

2．公文格式的組成 1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和XX年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對公文格式作了明確的規(guī)定。1999年12月27日國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)，從技術(shù)方面對通用公文的紙張、排版、印刷、裝訂和公文中各要素標(biāo)識規(guī)則，都作了更加明確具體的規(guī)定。這個國家標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，其他機(jī)關(guān)可參照執(zhí)行。

公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。

二、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標(biāo)識規(guī)則，包括版面安排、字體型號、各要素的標(biāo)識排序等。實(shí)際上，公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。不同的朝代、不同的機(jī)關(guān)、不同類別的公文，有不同的文面格式。目前，各類機(jī)關(guān)的通用公文的格式大體相同。黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式由版頭（報(bào)頭）、份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)報(bào)序號、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記、公文二維條碼22個要素組成。這22個要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最后4個要素）。

眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實(shí)體五角星隔開；行政機(jī)關(guān)的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開,中間沒有五角星;用電報(bào)傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報(bào)為紅色）隔開。用a4型公文紙，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定上報(bào)公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。

版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)3項(xiàng)內(nèi)容（行政機(jī)關(guān)的公文只有前兩項(xiàng)內(nèi)容）。

1．版頭（報(bào)頭）。

版頭（報(bào)頭），又叫發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威，起到增加公文莊重色彩和嚴(yán)肅性，識別發(fā)文機(jī)關(guān)、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。在黨的機(jī)關(guān)的普發(fā)性公文中，還可起到印信的作用。不同的機(jī)關(guān)，不能共用版頭,但規(guī)格樣式是相同的，只是表示的發(fā)文機(jī)關(guān)不同。

黨的機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式有兩種：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,例如,“中共××縣委文件”；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標(biāo)注文種組成,例如,“中國共產(chǎn)黨××市委員會(通知)”。版頭字居中排印在公文首頁上部，一般用長牟體字或長宋體字套紅印制,每個字的長度在15-22毫米之間，寬度根據(jù)字?jǐn)?shù)多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應(yīng)美觀、莊重、大方。版頭一經(jīng)確定,必須長期固定使用,一般情況下不作變動，更不得隨意變動。

行政機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識主要有３種形式：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“令”字組成；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加武文線組成。

發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)；規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)規(guī)定，由本機(jī)關(guān)自定的，一定要明示其他機(jī)關(guān)，不能使用全社會不認(rèn)同的簡稱。用a4型公文紙，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm；對于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

報(bào)頭。電報(bào)是一種快速傳輸、發(fā)布公文的有效形式。電報(bào)的報(bào)頭由報(bào)頭文字和兩條橫隔線組成，密碼電報(bào)套紅印制，明傳電報(bào)印成黑色。常用的報(bào)頭有兩種：一是特定報(bào)頭。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“發(fā)電”2字組成。例如，“中共××市委發(fā)電”。密碼電報(bào)的報(bào)頭印成紅色，明傳電報(bào)的報(bào)頭印成黑色。使用這種特定報(bào)頭，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，可省略蓋章這一環(huán)節(jié)，有利于提高工作效率，不蓋章與蓋了章的電報(bào)均具有同等效力。但是，除黨委和政府及其辦公廳（室）外，其他任何單位都不準(zhǔn)用這種專用報(bào)頭發(fā)布密碼電報(bào)。在實(shí)際操作中要注意防止張冠李戴，即發(fā)文機(jī)關(guān)與報(bào)頭所代表的機(jī)關(guān)應(yīng)一致。例如，署名為黨委的電報(bào)用“中共“秘書工作”委發(fā)電”報(bào)頭。二是通用報(bào)頭。通用報(bào)頭有兩種：一種用“內(nèi)部傳真電報(bào)”6字標(biāo)明；一種用“密碼電報(bào)”4字標(biāo)明。明傳電報(bào)使用“內(nèi)部傳真電報(bào)”報(bào)頭。絕密、機(jī)密、秘密電報(bào)均屬密碼電報(bào)，使用套紅印制的報(bào)頭。這種格式除報(bào)頭部分與用特定版頭印制的公文不相同外，從公文標(biāo)題之下的格式是相同的。

使用特定電報(bào)報(bào)頭的機(jī)關(guān)，不再使用通用電報(bào)報(bào)頭，密碼電報(bào)只在報(bào)頭部分套紅印制。報(bào)頭字用長宋體居中排印在電報(bào)首頁上部,報(bào)頭部分一般占公文頁面的1/3左右，用16開型紙張的，報(bào)頭文字的上邊距公文紙的頂邊18-32mm，下邊距第一條橫線22-29mm。每個字的長度為15-22mm，寬度視字?jǐn)?shù)多少確定，但要做到美觀、莊重、大方。

2．份號。

份號，即份數(shù)序號，是同一件公文印制份數(shù)的順序號。在黨的機(jī)關(guān)，用特定版頭印發(fā)的秘密公文均應(yīng)標(biāo)注份號，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應(yīng)標(biāo)注份號。份號從no.000001號開始，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁左上角。

秘密公文印制份號的目的是：便于對秘密公文進(jìn)行管理和利用。

用電報(bào)傳送的秘密公文，不標(biāo)注份號。但是，絕密、機(jī)密、秘密電報(bào)均屬密碼電報(bào),均應(yīng)按密碼電報(bào)的管理辦法進(jìn)行嚴(yán)格管理。

3-4．密級與保密期限。

密級，即公文的秘密等級。公文中的密級分為絕密、機(jī)密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業(yè)秘密，其中，國家秘密劃分為絕密、機(jī)密、秘密３個等級，商業(yè)秘密劃為“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”2個等級。有秘密事項(xiàng)的公文應(yīng)確定密級。用特定版頭印發(fā)的公文，密級用3號黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)的公文，密級標(biāo)注在份號下方，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的公文，密級標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時標(biāo)注秘密等級與保密期限，黨政機(jī)關(guān)的公文，都用3號黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機(jī)密★3年”。用電傳方式發(fā)布的公文,密級用3號仿宋體字標(biāo)注在公文首頁報(bào)頭部分的“密級”欄內(nèi)。

5．發(fā)往地址。

在電報(bào)報(bào)頭左下方設(shè)有“發(fā)往地址”欄，有的也簡化為“發(fā)往”二字，用于標(biāo)注電報(bào)發(fā)送的地點(diǎn)與單位。公文有主送機(jī)關(guān)的，可簡化為“見主送機(jī)關(guān)”。公文沒有主送機(jī)關(guān)的，如決議、決定、指示、意見、公報(bào)、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點(diǎn)等文種，應(yīng)在“發(fā)往地址”的右側(cè)標(biāo)注發(fā)往地址或發(fā)送單位。發(fā)送單位可用統(tǒng)稱,也可用特稱，視情況而定。一般方法是：普發(fā)性電報(bào)用統(tǒng)稱，限知性電報(bào)用特稱。發(fā)往地址和發(fā)送單位用3號仿宋體字排印。如果字?jǐn)?shù)太多，也可用4號或5號仿宋體字排印。

6．緊急程度（等級）。

緊急程度（等級），是對公文送達(dá)和辦理的時間要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標(biāo)注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“急件”，用3號黑體字標(biāo)注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標(biāo)注在第1行。

用電傳方式傳送緊急的公文有兩種方式：一是用特定版頭印制的公文直接電傳；二是使用電報(bào)報(bào)頭電傳公文。電報(bào)的緊急程度叫等級，分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4種，用3號仿宋體字標(biāo)注，其辦理公文的時間要求分別是1天、3天、5天、10天，即受文單位必須分別在規(guī)定的時間內(nèi)辦理完畢。

確定公文的緊急程度（等級）應(yīng)實(shí)是求是，防止隨意性。

7．發(fā)文字號（部委號）。

用特定版頭印制的公文叫發(fā)文字號，用特定報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“發(fā)電字號”，用通用報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“部委號”。直接公開發(fā)布的公文沒有發(fā)文字號；先用特定的版頭印制、后公開發(fā)布的公文，仍用原來的發(fā)文字號。

發(fā)文字號（部委號，下同）是公文的代號，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭（報(bào)頭）制發(fā)的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文和便于登記、管理、使用的作用。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)(管轄地)地方代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字，但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。發(fā)文和發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，發(fā)文號標(biāo)注在六角括號內(nèi)。發(fā)文應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡寫，例如，“〔200５〕”不能簡寫為“〔0５〕”。發(fā)文順序號分從1號起，按公文的簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號,不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。

使用發(fā)文字號,應(yīng)注意3個問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號，標(biāo)注于版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注；上行文的標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱，左右邊各空1字排印。電報(bào)的發(fā)文字號用3號仿宋體字標(biāo)注，用特定報(bào)頭印制的電報(bào)，標(biāo)注在“密級”欄之后；用通用報(bào)頭印制的電報(bào)，標(biāo)注在“部委號”欄內(nèi)。

8．簽發(fā)人。

上報(bào)公文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成，標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（版頭、報(bào)頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機(jī)關(guān)的公文用4號仿宋體字標(biāo)注。某些重要的公文有會簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用4號仿宋體字標(biāo)注會簽人及其姓名。

上報(bào)公文標(biāo)注簽發(fā)人的目的，是為了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)人對公文所負(fù)的責(zé)任，使之認(rèn)真把好公文關(guān)。

標(biāo)注公文簽發(fā)人應(yīng)注意2個問題：一是聯(lián)合行文，有多個簽發(fā)人，一般是主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色橫隔線；會簽人的標(biāo)注方法同簽發(fā)人。二是簽發(fā)人是指機(jī)關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者。

9．收發(fā)報(bào)序號。

收發(fā)報(bào)序號是機(jī)要部門對接收和發(fā)出的電報(bào)編排的順序號。收發(fā)報(bào)序號由接收或傳輸電報(bào)單位的代字“×機(jī)”加收發(fā)報(bào)順序號組成，其中，傳輸電報(bào)單位的代字，由傳輸電報(bào)單位所在行政區(qū)地方代字加“機(jī)”字組成。收發(fā)報(bào)序號設(shè)置在報(bào)頭部分兩條橫隔線的最右端，由機(jī)要部門填寫，分、分類別依次編號。

10．標(biāo)題。

標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，副標(biāo)題用3號楷體字，居中排印?；匦袝r應(yīng)做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡潔、無歧義。

在處理公文標(biāo)題時應(yīng)注意3個問題：一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序，一般情況下，主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文）中，應(yīng)簡化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號以外的標(biāo)點(diǎn)符號。

11.主送機(jī)關(guān)。

主送機(jī)關(guān)，即主要受理公文的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱，或規(guī)范化簡稱，或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)識方法同抄送?！?/p>

普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)名稱用統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān);決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報(bào)、公告、通告、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點(diǎn)12種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；通報(bào)可標(biāo)注可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。

12.正文。

正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)下方；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下方?？h級及基層黨的機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文在標(biāo)題之下空1行排印。數(shù)字、年份不能回行。

正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。常見的錯誤有:①第一層次用“(一)”;第三層次的“1.”寫成了“１、”，把小圓點(diǎn)寫成了頓號。②第一層次用“

一、”，第二次用“(1)”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“

一、”，第二級可用“1.”，但不能用“(1)”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結(jié)構(gòu)。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。

13-14.附件及附件名稱。

附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主件裝訂在一起。

公文如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行、行政機(jī)關(guān)的公文附件空1行，左側(cè)空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字，后面標(biāo)全角冒號和附件名稱。附件的序號（用阿拉伯?dāng)?shù)字）和名稱前后的標(biāo)識應(yīng)一致。

附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的,不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規(guī)格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。

如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應(yīng)填報(bào)的統(tǒng)計(jì)表等，應(yīng)在附件的左上角第1行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)注附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁的下端。

15.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。

發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文之后的右下方。

黨的機(jī)關(guān)的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)和不需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文，正文之后不再署名。在縣級和基層黨的機(jī)關(guān)，公文印數(shù)較少，所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章；對于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政機(jī)關(guān)的公文，單一機(jī)關(guān)和兩個機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)署名。署名時，將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機(jī)關(guān)排在前面，每行最多排3個發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。

16.成文日期。

成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡寫。

黨的機(jī)關(guān)的公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。有主送機(jī)關(guān)的文種，成文日期標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，低兩個字用3號仿宋體字排??；對于決定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號用3號楷體字標(biāo)注于標(biāo)題之下居中位置?？h級及基層黨的機(jī)關(guān)發(fā)文，對于決定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。

行政機(jī)關(guān)的公文成文日期用漢字標(biāo)注，“零”寫成“○”。單一機(jī)關(guān)行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯(lián)合行文，將成文日期拉開，左右各空7個字排?。怀晌娜掌谂c正文的距離，從實(shí)際出發(fā)確定，以方便蓋章為準(zhǔn)。

公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)確定。

17.印章。

在黨的機(jī)關(guān)，省和市州黨的機(jī)關(guān)公文，除會議紀(jì)要、有特定版頭的普發(fā)性公文和用特定報(bào)頭印制的電報(bào)外，其余的公文均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章?？h市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織的公文，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

在行政機(jī)關(guān)，公文除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

使用機(jī)關(guān)印章加蓋公文時，要認(rèn)真、細(xì)致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機(jī)關(guān)的公文印章在發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機(jī)關(guān)的單一機(jī)關(guān)行文，印章距正文2-4mm，居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機(jī)關(guān)在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機(jī)關(guān)在前，印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)注成文日期。當(dāng)公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

用特定報(bào)頭制發(fā)的普發(fā)性電報(bào)，一般不再加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，但上行文和非普發(fā)性的下行文、平行文的電報(bào)，應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。

印制版記是印制公文的標(biāo)記，由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機(jī)關(guān)名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機(jī)關(guān)的公文，兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個4號字，分別標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期，底線下邊右側(cè)離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號宋體字標(biāo)注印制份數(shù)，即“（共印××份）”。

行政機(jī)關(guān)的公文，只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。

印發(fā)時間都用阿拉伯?dāng)?shù)字，均以付印日期為準(zhǔn)，年份不能簡寫。印發(fā)日期之后接著排印“印發(fā)”2字。

用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報(bào)傳送的公文，印發(fā)日期與成文日期必須是同一天。

翻印上級機(jī)關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)日期改為翻印日期，用圓括號標(biāo)注共印××份。

22.公文二維條碼

公文二維條碼是由一組按一定編碼規(guī)則排列的條、空符號，用以表示一定的字符、數(shù)字及符號組成的信息。標(biāo)注在公文的版記的右下方。具有12個優(yōu)點(diǎn)：信息容量大；編碼范圍廣；錯誤糾正能力強(qiáng)；易制作，持久耐用；可用多種閱讀設(shè)備閱讀；條碼符號形狀、尺寸大小比例可變；成本低；譯碼可靠性高；保密性、防偽性好；能實(shí)現(xiàn)信息共享；能自動簽收；能鏈接索引。

XX年中辦秘書局和國辦秘書局在深入調(diào)研和充分論證的基礎(chǔ)上，制定了《機(jī)關(guān)公文二維條碼使用規(guī)范》，并規(guī)定從XX年1月1日起，凡上報(bào)中辦、國辦的公文，必須制作公文二維條碼。

省委辦公廳、省政府辦公廳規(guī)定，從XX年10月1日起，凡上報(bào)省委、省委辦公廳和省政府、省政府辦公廳的公文，應(yīng)制作公文二維條碼。

湘廳〔XX〕23號文件印發(fā)的《省機(jī)關(guān)公文二維條碼使用規(guī)范》，包括說明、數(shù)據(jù)元素（包括15項(xiàng)，其中必選9項(xiàng)，可選5項(xiàng)，1項(xiàng)自動生成）、制作要求、使用要求、附則5個部分。還有一個附件，即《省機(jī)關(guān)公文二維條碼編號規(guī)則》。這個《規(guī)則》采用了組織機(jī)構(gòu)代碼，確保在全國范圍內(nèi)每一件公文的編號是唯一的，不會重號。

三、公文用紙格式

黨的機(jī)關(guān)的“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型（長297毫米，寬210毫米）”。目前，我國黨的機(jī)關(guān)普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型公文紙。如果使用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型公文紙，應(yīng)與本機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應(yīng)和配套問題，不能隨意改變或單獨(dú)改變公文用紙格式。公文用紙格式一經(jīng)確定，必須長期固定使用。

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：從200１年1月1日起，國家行政機(jī)關(guān)的公文用紙，一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

四、公文排印、裝訂格式

《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》明確規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印?！庇脻h字排印公文，除版頭（報(bào)頭）用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）。”行政機(jī)關(guān)的公文除發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、主題詞目用小標(biāo)宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數(shù)序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。

用16開型公文紙排印公文，黨的機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。

用國際標(biāo)準(zhǔn)a4公文紙排印公文，正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。

特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，調(diào)整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。

公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色普所標(biāo)bl100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色普y80%，m80%。印刷品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

公文頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)注頁碼。

公文裝訂與公文排印應(yīng)一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側(cè)裝訂，不掉頁。

第三節(jié) 行文規(guī)則

在學(xué)習(xí)行文規(guī)則之前，必須了解行文關(guān)系和行文方式。

一、行文關(guān)系

行文，是指公文制發(fā)單位發(fā)公文給受文單位。受文單位一般是某個單位或某些單位或集群單位。這種發(fā)文單位與收文單位之間的公文往來關(guān)系，叫做行文關(guān)系。它是根據(jù)組織系統(tǒng)、公文法定作者的職責(zé)權(quán)限、發(fā)文單位與受文單位之間是否具有隸屬關(guān)系確定的。

正確處理行文關(guān)系，是一切機(jī)關(guān)工作人員特別是從事公文把關(guān)的人員必須具備的基本素養(yǎng)之一。公文的行文關(guān)系，主要有以下６種關(guān)系：

1．領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是指有隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)與下級機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。按照我國現(xiàn)行的政治體制、行政管理體制和組織制度，凡有隸屬關(guān)系的上下級機(jī)關(guān)之間工作上的相互關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

公文往來中的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，專指行文關(guān)系，是指具有直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上下級之間的關(guān)系，不包括間接的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，即處于領(lǐng)導(dǎo)地位的政黨與其所領(lǐng)導(dǎo)下的人大、政府、政協(xié)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體等機(jī)關(guān)單位之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

2．指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。

指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系,是指沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位、部門之間的公文往來關(guān)系。例如，沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級機(jī)關(guān)與下級機(jī)關(guān)之間的公文往來，上級機(jī)關(guān)的職能部門與下級機(jī)關(guān)的相關(guān)部門之間的公文往來，同級機(jī)關(guān)、單位、部門之間在各自的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作時的公文往來等。這種關(guān)系與領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系比較，行文方式和所用文種不盡相同，上下級機(jī)關(guān)之間用下行文文種，平行機(jī)關(guān)之間用函行文。

3．必須控制行文數(shù)量，所發(fā)公文力求精練、簡短。所發(fā)公文，必須作總量控制，科學(xué)決策，民主決策，依法決策。應(yīng)發(fā)的公文，提倡寫短文，在語言文字上反復(fù)錘煉，精益求精，力求簡短，達(dá)到“一字入公文，九牛拉不出”的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系

在處理行文關(guān)系上，黨政機(jī)關(guān)必須遵守以下規(guī)則：

1．向下級機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。每一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，既要對下級機(jī)關(guān)和人民群眾負(fù)責(zé)，又要對上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)。為了便于上級機(jī)關(guān)了解本級機(jī)關(guān)的工作情況和貫徹上級指示精神的情況，便于上級機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作，本級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)同時抄送直接的上級機(jī)關(guān)。

2.黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。政府各部門根據(jù)部門職權(quán)，可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可以分別向下級黨委、政府的相關(guān)部門發(fā)布指導(dǎo)性、批復(fù)性、規(guī)范性、周知性等公文，但無權(quán)發(fā)布指揮性公文。

3.黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級黨委行文；黨委其他部門，不得向下級黨委發(fā)布指示性公文。政府的各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級政府正式行文。這是為了加強(qiáng)黨和人民政府的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，也是我們黨和人民政府的光榮傳統(tǒng)。黨委、政府的辦公廳（室）是黨委、政府的辦事機(jī)構(gòu)和綜合部門，黨委和政府的決策、工作意圖等均分別由其辦公廳（室）承辦、傳遞和督查抓落實(shí)。根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級黨委、政府行文。黨委、政府的其他部門，只能以“函”的形式同下級黨委和政府商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。

4．部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。這一規(guī)則強(qiáng)調(diào)了公文的準(zhǔn)確性、連續(xù)性和一致性，是從有利于工作、有利于執(zhí)行、防止公文之間互相矛盾而作出的符合實(shí)際的規(guī)定。部門之間對同一問題的規(guī)定應(yīng)當(dāng)一致，否則，會產(chǎn)生矛盾，無法貫徹執(zhí)行。對擅自行文的，采取懲戒措施，是完全必要的，也是可行的。

5．同級黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦機(jī)關(guān)。這里規(guī)定了聯(lián)合行文的條件、內(nèi)容和主辦機(jī)關(guān)。聯(lián)合行文的條件是：級別相同、共同管理的事項(xiàng)或有關(guān)事項(xiàng)。聯(lián)合行文，應(yīng)當(dāng)確有必要。但聯(lián)合行文不宜過多，凡屬政府職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，則不需與黨委聯(lián)合行文。凡是在各機(jī)關(guān)、各部門、各單位職責(zé)范圍內(nèi)能夠解決的問題，則不需與其他機(jī)關(guān)和單位聯(lián)合行文；如果聯(lián)合行文還不能解決的問題，則按有關(guān)規(guī)定報(bào)請同級黨委或政府行文，或由黨委、政府批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。

（三）必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請示問題和報(bào)告工作

對于請示、報(bào)告公文的撰寫和辦理，黨中央、國務(wù)院作出了一系列明確的規(guī)定。但在實(shí)際工作中，請示、報(bào)告的撰寫和辦理，存在不少語法、邏輯、結(jié)構(gòu)等方面的問題。其中，有文種和內(nèi)容方面問題，也有辦文程序方面存在的問題，制造或擴(kuò)大了上下級之間的矛盾。

“請示”公文是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)、幫助解決問題的文種；“報(bào)告”是下級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問使用的文種?！罢埵尽迸c“報(bào)告”比較，行文的目的和作用不同，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同，行文時限和批轉(zhuǎn)的重點(diǎn)不同。然而，由于行文弊端的存在，直接或間接地增加了請示公文辦理的難度，影響工作效率。因此，《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作出了明確規(guī)定。

1.向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級機(jī)關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。不得在非請示中夾帶請示事項(xiàng)?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)；需要同時抄關(guān)其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。這是各級黨政機(jī)關(guān)必須共同遵守的行文準(zhǔn)則。向上級機(jī)關(guān)行文，需要上級機(jī)關(guān)辦理的只有請示。報(bào)告只能供上級機(jī)關(guān)閱知，無需批復(fù)。上行文只主送一個上級機(jī)關(guān)，有利于強(qiáng)化主送機(jī)關(guān)的辦文責(zé)任，有利于提高上報(bào)公文的辦理質(zhì)量和效率。一文一事，是唐朝開始建立和使用的請示制度，即一件請示公文只請示解決一個問題。這個規(guī)定，反映了請示公文的特性——專一性，有利于主管機(jī)關(guān)審閱、批示和答復(fù)。

向上級機(jī)關(guān)請示問題，應(yīng)當(dāng)寫明一個主送機(jī)關(guān)，其他機(jī)關(guān)需要周知和支持的，應(yīng)當(dāng)抄送。

請示上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)本部門的公文，應(yīng)當(dāng)同時報(bào)送批轉(zhuǎn)通知及被批轉(zhuǎn)公文（如報(bào)告、意見、方案等）的代擬稿。

2．不得越級向上級機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。在我國，黨政機(jī)關(guān)都實(shí)行一級管一級，逐級負(fù)責(zé)的原則，向上級機(jī)關(guān)行文，一般應(yīng)逐級上報(bào)。特殊情況是指突發(fā)情況、突發(fā)事件、緊急信息等，為了使最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)以最快的速度了解情況，不得不采取越級行文的方式。越級行文時，必須同時抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。

向上級機(jī)關(guān)請示問題，本級機(jī)關(guān)能夠解決的，不要把矛盾上交。本級機(jī)關(guān)解決不了的，再向直接的上級機(jī)關(guān)請示，一級對一級負(fù)責(zé)。

3．請示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào);經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時，應(yīng)當(dāng)在請示中寫明。這是從有利于請示事項(xiàng)辦理而作出的規(guī)定。如果請示事項(xiàng)不與涉及的其他部門協(xié)商一致，不利于解決所請示的事項(xiàng)。經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時，應(yīng)當(dāng)在請示中寫明。這樣，有利于上級機(jī)關(guān)了解情況，進(jìn)行協(xié)調(diào)和正確決策，以利問題的解決，防止產(chǎn)生不同機(jī)關(guān)公文之間的矛盾、執(zhí)行上的混亂和社會矛盾。

4．除特殊情況外，請示應(yīng)當(dāng)送上級機(jī)關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應(yīng)當(dāng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是機(jī)關(guān)的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，既了解各方面的情況，又了解上級的政策規(guī)定，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體得力的參謀與助手。辦理請示、意見、報(bào)告，必須按規(guī)定的程序辦理，否則，會影響辦文的質(zhì)量和效率。

特殊情況，是指突發(fā)事件、上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人已了解情況和直接交辦的事項(xiàng)。對突發(fā)事件的處理，必須分秒必爭，不能按部就班，否則，環(huán)節(jié)太多，不利于爭取時間，甚至?xí)⒄`處理突發(fā)事件的時機(jī)。上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人已了解的情況并直接交辦的事項(xiàng)，有兩種情況，一是領(lǐng)導(dǎo)人明確要求呈報(bào)機(jī)關(guān)將公文直接送給他個人的；二是領(lǐng)導(dǎo)人批示或口頭指示按辦文程序辦理的。前者因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)人已經(jīng)對整個情況都清楚了，不需要再由辦公廳（室）提出預(yù)案和擬辦意見，直接交領(lǐng)導(dǎo)人閱批；后者交秘書部門按正常的程序辦理，這是秘書部門的職責(zé)范圍內(nèi)的工作，秘書部門必須嚴(yán)把辦文關(guān)，不得因領(lǐng)導(dǎo)人有批示而降低辦文的質(zhì)量。

5．屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。向上級機(jī)關(guān)請示問題，如果是主管部門職權(quán)范圍的具體問題，不涉及重大決策事項(xiàng)，一般應(yīng)報(bào)送上級主管部門處理。主管部門應(yīng)當(dāng)依法認(rèn)真履行自己的職責(zé)，不得推卸責(zé)任，不得上交矛盾。

6．黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán)，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。黨委是一個地方或一個單位的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，并對各方面的工作負(fù)總責(zé)。黨委各部門是黨委的職能部門和工作機(jī)構(gòu)，首先應(yīng)對本級黨委負(fù)責(zé)。各部門解決不了的問題，應(yīng)先向本級黨委請示，本級黨委有責(zé)任解決各部門請示的問題。本級黨委解決不了的問題，或者不是本級黨委職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，經(jīng)黨委同意或授權(quán)后，才能按規(guī)定的程序向上級機(jī)關(guān)的主管部門請示。這是從有利于工作，有利于加強(qiáng)黨委的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，防止混亂和上交矛盾而作出的正確的規(guī)定。

7．對不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，上級機(jī)關(guān)的秘書部門可退回下級呈報(bào)機(jī)關(guān)。這是黨中央、國務(wù)院賦予各級黨政機(jī)關(guān)的秘書部門的職責(zé)與權(quán)力，也是對不符合行文規(guī)定的上行文采取的一種懲戒措施。秘書部門必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行，切實(shí)履行自己的職責(zé)。國務(wù)院及部分省、市、自治區(qū)的黨政機(jī)關(guān)，對不合格的公文實(shí)行退文制度，對于規(guī)范行文，提高公文質(zhì)量，發(fā)揮了重要作用。在實(shí)際工作中，各級機(jī)關(guān)、單位應(yīng)制定退文的細(xì)則，先宣傳貫徹，然后實(shí)施。

不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，主要指不符合行文規(guī)則的請示、報(bào)告和不符合行文規(guī)則及辦文規(guī)定的代擬稿。對于這樣的上報(bào)公文，上級機(jī)關(guān)的秘書部門應(yīng)退回下級呈報(bào)機(jī)關(guān)，說明原因。

以上７條關(guān)于對如何辦理上行文的規(guī)定，都是從有利于問題的解決和提高辦文效率，提高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策水平、辦文水平及整個領(lǐng)導(dǎo)管理水平，為領(lǐng)導(dǎo)簡政而作出的符合實(shí)際的正確的規(guī)定，也是對實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)。

（四）公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)

公開發(fā)布的公文，是指直貫到底行文。有的先作內(nèi)部文件，后公開發(fā)布；有的在附注處注明“此件公開發(fā)表”或“此件可公開發(fā)表”。它與用特定版頭印發(fā)的文件具有同等效力。公開發(fā)布的公文，一般不另行文。公開發(fā)布的政策性公文，為了便于存查和利用，可印少量份數(shù)發(fā)有關(guān)單位存檔備查，省里可發(fā)至縣級機(jī)關(guān)，市州縣可發(fā)至鄉(xiāng)鎮(zhèn)級機(jī)關(guān)。

凡是公開發(fā)布的公文，均為正式公文，在其所管轄的范圍內(nèi)，任何單位和個人必須遵照執(zhí)行。

第三篇：公文寫作講課提綱

公文寫作講課提綱 襄陽紀(jì)委程元銀

開場白

先說一聲對不起，本人講不好普通話，是道地的河南方言，但是能夠聽懂。

今天講的內(nèi)容只是一家之言，是本人對寫作問題的一些理解，同別人的觀點(diǎn)不完全一樣。因?yàn)橹v學(xué)歷來是有爭論的，但是那些基本的東西不會有太大的改變。

寫作是個大題目，既有專門教材，網(wǎng)上也有不少資料，更是大學(xué)文科的一門課程。有書，但我絕對不是背教材，來糊弄大家。今天不可能全面講，也不可能講得很透徹，只就有關(guān)方面有關(guān)知識做些介紹。有的地方點(diǎn)到為止，有的地方稍微詳細(xì)一點(diǎn)。姑妄言之，姑妄聽之吧！講四大內(nèi)容，再加一個有關(guān)話題和個人體會。

一、公文定位

我把所有的文字作品分為兩個大類，一是文章，二是文學(xué)。當(dāng)然，這只是麻子照鏡子——自我觀點(diǎn)。這兩個概念有交叉之處，猶如婦女、兒童的概念一樣。

1、文學(xué)四大類：散文、詩歌、小說和戲劇(指的劇本，是綜合文學(xué))。

2、文章四大類：記敘文、議論文、說明文和應(yīng)用文。公文應(yīng)該屬于應(yīng)用文一類。

3、公文釋義：從事公務(wù)的文章，又可以叫做文書、文件，是行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，或者說是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機(jī)關(guān)處理公務(wù)時所使用的文書。

4、公文的作用：為黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、聯(lián)系事務(wù)、傳達(dá)上級決策服務(wù)。一有上傳下達(dá)、互通情報(bào)的作用，二有工作依據(jù)和憑證的作用，三有宣傳教育的作用，四有規(guī)定人們行為的作用。

5、公文的特點(diǎn)：一是法定的權(quán)威性，二是法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用，三是有規(guī)范的格式，四是履行法定的程序。

二、公文類別

說到公文，人們首先想到的是紅頭文件。其實(shí)公文不僅僅是紅頭文件，有不少種類，大約有一二百種之多。我把它歸納為8個大類，有的分了9個或者10個大類。1981年2月，國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》將國家行政機(jī)關(guān)的公文歸納為9類15種。當(dāng)然，不同的書不同的人有不同的歸納法。

1、紅頭文件：帶有機(jī)關(guān)名稱的紅色印刷體的公文，如××××委員會文件。包括通知、通報(bào)、命令、議案、布告、公告、通告、請示、批復(fù)、條例、意見、決定、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、意見、函件等等。

2、領(lǐng)導(dǎo)講話：內(nèi)容分綜合性的和單一的。

3、工作報(bào)告：有專題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、工作進(jìn)程報(bào)告。一是對領(lǐng)導(dǎo)、對上級所交辦的任務(wù)、所布置的工作的完成情況的匯報(bào)；二是反映本地本部門工作中遇到的困難和問題。

4、工作總結(jié)：

5、經(jīng)驗(yàn)材料：正面的。

6、新聞通訊：二者區(qū)別——時間差異、長短差異、容量大小之別。介于新聞與通訊之間的最常見的是工作簡報(bào)：信息、動態(tài)、簡訊、要情、摘報(bào)、工作通訊、情況反映、內(nèi)部參考等。在一定范圍內(nèi)發(fā)行，不是完全公開的。特點(diǎn)是簡、精、快、新、實(shí)、活和連續(xù)性。

7、公函便函：一是正式的公務(wù)活動往來，一是事務(wù)工作的處理。便函不要字號，不要標(biāo)題。包括工作督辦、介紹信、合同書、便條等一般應(yīng)用文。函就是信，公函就是公務(wù)信件。它是上下級和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標(biāo)題，因此用起來極為簡便。

8、其他文體：規(guī)章制度、工作計(jì)劃、啟事、開幕詞、閉幕詞、證明信等。

還有幾種分類是：上行文、下行文、平行公文；通用公文、專用公文；平件、急件、特急件；或者對外公開、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密等等。

三、公文寫作一般要領(lǐng)

公文屬于特殊文種，一般寫作課的理論或者要求對公文也是適應(yīng)的。就是說公文寫作的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，只在某些方面有些特殊規(guī)定。

今天只講四個問題，一是寫作過程，二是對公文格式的要求，三是對公文結(jié)構(gòu)的要求，四是對部分公文內(nèi)容的要求。寫作書上有句話，叫做“文無定法”，還有一句是“大體則有，定體則無”，這是關(guān)于寫作的辯證法。

1、寫作過程 ①明確寫作意圖

任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來撰寫的。因此在動筆之前，首先要弄清寫作意圖，即文章的主題與目的，一是文件的中心內(nèi)容是什么，或者說提倡什么反對什么。二是根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種。三是文件的發(fā)送范圍和閱讀對象是什么。比如，向上級匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)，如此等等。

②收集寫作素材

發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進(jìn)行調(diào)查研究。這也要具體情況具體處理。對那些內(nèi)容簡單、篇幅短小的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確寫作意圖之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題復(fù)雜，內(nèi)容較多的文稿，如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往需要搜集材料和開展調(diào)研。

③列出寫作提綱（結(jié)構(gòu)）

在收集素材的基礎(chǔ)上，草擬一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫出來，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么，再寫什么，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等。

④動筆寫作 ⑤檢查修改

2、公文格式要求

公文的格式指的公文的書面表現(xiàn)形式。關(guān)于這個問題，1996年5月，中央辦公廳發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨公文處理?xiàng)l例》，2000年8月國務(wù)院發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，后來省政府、市政府分別制定了《實(shí)施細(xì)則》，都講得很詳細(xì)。特別是對紅頭文件的格式規(guī)定了20多個標(biāo)準(zhǔn)：文種、文號、字體、字號、份號、標(biāo)題、排頭稱呼、落款、蓋印、主題詞、密級、緊急程度、附注、附件、編號、印制份數(shù)、印制版記、傳達(dá)范圍、主送單位、抄報(bào)單位、簽發(fā)人、成文日期、紙張……

現(xiàn)在常見的公文格式還包括：B5的紙，或者是16開的，正文是3號仿宋字，主標(biāo)題用小2號宋體字，標(biāo)題居中排列，二級標(biāo)題可以居中也可以不居中，三級標(biāo)題不居中，這些標(biāo)題文字要使用不同的字體，或者加粗，以示區(qū)別，每頁20行，每行25個字，共計(jì)500個字，落款用機(jī)關(guān)全稱，日期使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如果是紅頭文件并且有排頭的，排頭的字一定要頂格，如此等等。

3、公文結(jié)構(gòu)要求

①層次分明，用序號表示，一目了然。

公文的結(jié)構(gòu)講的是公文的層次，它的表現(xiàn)非常突出。公文不像小說、散文那樣，順著情節(jié)發(fā)展一直寫下去，而是層次特別分明，線條異常清晰，結(jié)構(gòu)非常嚴(yán)密。用大一二三四小一二三四甲乙丙丁ABCD等，毛澤東同志曾經(jīng)把它們叫做“開中藥鋪”，把各種不同內(nèi)容嚴(yán)格區(qū)分開來。

②邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，不得交叉、重復(fù)和遺漏。③標(biāo)題文字緊扣文義，高度概括文章內(nèi)容。

結(jié)構(gòu)或者說層次是通過標(biāo)題反映出來的。公文的標(biāo)題有突出的意義，一個標(biāo)題就是一段，就說明一個觀點(diǎn)或者叫做論點(diǎn)。一看標(biāo)題就一目了然，就知道了整篇文章的內(nèi)容，或者說掌握了文章的精髓。大塊文章的標(biāo)題，還分為一級二級三級等。

④基本格局為三塊以上，分量上大體均勻。

三點(diǎn)決定一個平面，三具有穩(wěn)定的作用，而兩塊構(gòu)不成一篇文章。三塊可以是遞進(jìn)式，開頭中間結(jié)尾；也可以是并列式。詳略得當(dāng)，大體均勻，有話則長，無話則短。

4、部分公文的內(nèi)容要求

對內(nèi)容的有關(guān)要求，只講6個文種。①通知

紅頭文件中最常見的是通知.通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。要是把通知學(xué)會了，別的公文都可以照葫蘆畫瓢。通知又分指示性、知照性(發(fā)布性)、事務(wù)性、批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā))性及會議通知、任免通知等。

今天只講解一般性的常見的通知。上級機(jī)關(guān)有關(guān)事宜需要使下級機(jī)關(guān)知道或辦理時，就要制發(fā)通知。比如慶祝某個節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機(jī)構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯，請下級機(jī)關(guān)報(bào)送有關(guān)材料等，都要使用通知。寫作通知，一是交待清楚所通知的事項(xiàng)，二是辦理的方式方法，三是有關(guān)要求，比如時間要求、參會人員要求，食宿要求等等。以會議通知為例，要交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點(diǎn)、報(bào)到地點(diǎn)、攜帶材料、食宿及費(fèi)用以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項(xiàng)交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進(jìn)行。

通知的標(biāo)題一般包括三大要素，即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種，使人一看標(biāo)題就知道是那個部門通知的，通知什么事情或要求做什么事情。比如《中共襄樊市委關(guān)于學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大文件的通知》。

②工作總結(jié) 按時間分：每月小結(jié)，季度總結(jié)，半年總結(jié)，總結(jié)；或者單項(xiàng)工作結(jié)束后的總結(jié)。

工作總結(jié)主要有7項(xiàng)內(nèi)容，就是干了哪些工作，是怎么做的，成效如何，有哪些不足，原因是什么，怎樣改進(jìn)，下一步工作計(jì)劃等。簡稱為干了啥、咋干的、啥效果、哪不足、啥原因、咋改進(jìn)、還干啥。對這7個啥啥啥……外語中叫做5個W：Who（何人）、What（何事）、Where（何處）、Why（何故）、When（何時）。了解這五個W，然后再解決一個H（How如何）。用隨州話說就是——么人么事么場，再加幾個——么時么因么果。如果是單項(xiàng)工作，就只有前面3個內(nèi)容。重點(diǎn)是要寫好怎么做的，要站在一定的理論高度，要總結(jié)出幾條經(jīng)驗(yàn)來，就是從感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識。

③經(jīng)驗(yàn)材料

經(jīng)驗(yàn)材料是從正面反映工作成效的公文，和工作總結(jié)有些相似，區(qū)別在于：一是單項(xiàng)，不像總結(jié)那樣面面俱到；二是只從正面寫，只突出你的經(jīng)驗(yàn)，就是做法，不談問題或者不足，這樣能給別的單位以啟發(fā)，以教益；三是經(jīng)驗(yàn)材料雖然是單項(xiàng)的，但是比工作總結(jié)的要求高，總結(jié)只交給領(lǐng)導(dǎo)或者上級主管部門，而經(jīng)驗(yàn)材料是用來交流的，要讓別人認(rèn)為你的做法有獨(dú)特之處，經(jīng)驗(yàn)確實(shí)好，的確值得借鑒。那么寫經(jīng)驗(yàn)，就是要提煉出幾個觀點(diǎn)來，并且上升到理性，有一定的理論性。在寫法上，基本上是一條經(jīng)驗(yàn)就是一個自然段，或者就是一部分。

2005年，市委黨校有一個培訓(xùn)班，培訓(xùn)結(jié)束后要求寫篇經(jīng)驗(yàn)材料，反映學(xué)員們學(xué)習(xí)與生活情況，該怎么寫呢?有個學(xué)員概括了這么幾條經(jīng)驗(yàn)——學(xué)習(xí)特點(diǎn)，我覺得很好：一是學(xué)習(xí)刻苦，二是方法創(chuàng)新，三是遵守紀(jì)律，四是團(tuán)結(jié)互助，五是生動活潑，六是收獲很大等等。④調(diào)查報(bào)告

調(diào)查報(bào)告屬于常見的工作報(bào)告，主要用于反映問題揭露矛盾。毛澤東的《湖南農(nóng)民運(yùn)動調(diào)查報(bào)告》是最典型的。寫調(diào)查報(bào)告重在調(diào)查研究，沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)。要求情況真實(shí)，數(shù)字準(zhǔn)確，事例典型。一是綜合性，有面上的情況，要不然，容易以偏概全；二是典型性，就是一般與個別的關(guān)系，要生動，能夠打動人；三是對比性，正反對比，前后對比，優(yōu)劣對比等等。用事實(shí)說話，材料和觀點(diǎn)要統(tǒng)一起來。

調(diào)查報(bào)告的寫法，一般分為四大快，就是一寫存在的問題，二寫這些問題的危害性，三寫出現(xiàn)問題的根源，第四談?wù)未胧?。我在《楚天風(fēng)紀(jì)》上有一篇調(diào)查報(bào)告，其格式可供大家參考。（略）

⑤領(lǐng)導(dǎo)講話

特點(diǎn)：指示性、指導(dǎo)性、總結(jié)性或者號召性，所發(fā)表的意見體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖或者旨意。一是統(tǒng)一思想認(rèn)識，針對糊涂認(rèn)識和錯誤認(rèn)識；二是提高思想認(rèn)識，比前面的要求更高；三是安排工作任務(wù)；四是告知工作方法；五是點(diǎn)出存在的問題，六是對完成任務(wù)提出要求。大致上六個方面，但不是都寫，而有所取舍。還有的講一講會議的重要性，對有關(guān)問題重點(diǎn)闡發(fā)；有的把工作總結(jié)也安排在領(lǐng)導(dǎo)講話里面；有的會議有好幾個領(lǐng)導(dǎo)講話，注意分工，而不要都去講同一個話題。

⑥競爭上崗演講稿

現(xiàn)在這是挺時興的。演講要有激情，能夠打動聽眾；文字要華美，聽起來清新悅耳。一是自我介紹。自我介紹得三五百字，對自己的形象、愛好、特長、性格等做一描述。開頭第一句話非常重要，有的引經(jīng)據(jù)典，有的背一句古詩。

例一：拿破侖的話“不想當(dāng)將軍的士兵不是好士兵”。例二：俗話說“是騾子是馬，拉出來遛遛”。二是工作成績。工作成績包括近幾年的工作表現(xiàn)、受表彰情況、領(lǐng)導(dǎo)肯定或者贊賞的事跡，其他感人事跡等。三是崗位設(shè)想。崗位設(shè)想既要有新意，又要使人覺得目標(biāo)不是太空。四是表明態(tài)度。表態(tài)就是對競爭上和競爭不上怎么辦。這是結(jié)束語，也要有激情?？梢钥匆豢粗醒腚娨暸_挑戰(zhàn)主持人的自我介紹和總結(jié)。

四、公文語言有關(guān)要求

對外語的翻譯，清朝人林抒講了三個原則，叫做信、達(dá)、雅，信就是準(zhǔn)確真實(shí)，達(dá)就是通順，雅就是有文采。后來翻譯古文，人們也使用這三個標(biāo)準(zhǔn)。這三個標(biāo)準(zhǔn)對于寫作公文也是必須的，但是不能完全套用。

1、公文語言特點(diǎn)

公文語言要求的是準(zhǔn)確、通俗、嚴(yán)謹(jǐn)。準(zhǔn)確講的真實(shí)性，要正確，要簡潔明了；通俗指的語言流暢，使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，不能有病句，不能使用生僻的字詞，一般不得使用文言，不得使用方言土語，不得用歐化的語言；嚴(yán)謹(jǐn)說的是邏輯性強(qiáng)，不能模棱兩可似是而非，不能含糊其詞。公文語言的特點(diǎn)是莊嚴(yán)鄭重，樸實(shí)無華，簡明扼要，通俗易懂，做到文如其事，恰如其分。

說兩個反面例子(略)：中央電視臺《開心辭典》中王小丫的“完全正確”，調(diào)查材料中出現(xiàn)“公尺”一詞。

2、語言表達(dá)方式

寫作有五種基本的表達(dá)方法，即敘述、說明、議論、描寫和抒情。公文對抒情和描寫用得較少。其中敘述有的是按時間的先后順序，有的按邏輯排列順序；說明要抓住被說明事物特征；議論要有論題、論點(diǎn)、論據(jù)，要講論證方式等，這都是大家熟悉的，就不重復(fù)了。

3、專業(yè)術(shù)語 公文中除了通用語之外，也還使用不少專業(yè)術(shù)語，或者叫做職業(yè)用語，也就是行話。比如紀(jì)檢監(jiān)察部門、組織部門、新聞宣傳部門等，都有各自的專業(yè)術(shù)語。再比如法律文書用“之”不用“的”，紅頭文件不能有比喻、擬人、擬物、反問等修辭手法。這些基本知識都應(yīng)該有所了解。

4、語言美

這里我要專門談一談公文中的“雅”，雅就是講的文采問題。公文不是文學(xué)作品，對文采沒有太多的要求。但是要有可讀性，就必須講文采，不然的話，味同嚼蠟，是沒有讀者的。一般來說，除了紅頭文件，其他公文都還是要有文采的。

所謂文采也應(yīng)該叫做語言美，它主要表現(xiàn)在三個方面，一是較多地使用修辭手法，如比喻、擬人、擬物等；二是使用典故，比如成語、故事、古詩、俗語、名人名言，三是對語言的精雕細(xì)刻，咬文嚼字，用些華美的辭藻。

下面舉例說明公文中的語言美。

一是紅頭文件多用排比句，對偶句，以增添氣勢，增加說理的分量。2004年9月，黨的十六屆四中全會關(guān)于《加強(qiáng)執(zhí)政能力建設(shè)的決定》，有大量的排比句。我給大家讀幾段：使黨成為立黨為公、執(zhí)政為民的執(zhí)政黨，成為科學(xué)執(zhí)政、民主執(zhí)政、依法執(zhí)政的執(zhí)政黨，成為求真務(wù)實(shí)、開拓創(chuàng)新、勤政高效、清正廉潔的執(zhí)政黨，成為執(zhí)行三個代表、經(jīng)受考驗(yàn)、保持先進(jìn)性的執(zhí)政黨。一連4個動賓結(jié)構(gòu)的排比句，每個排比句里又用幾個四字短語，很有氣勢，有說服力。再讀一段：全黨要立足現(xiàn)實(shí)，著眼長遠(yuǎn)，抓住重點(diǎn)，整體推進(jìn)，不斷研究新情況，解決新問題，創(chuàng)建新機(jī)制，增長新本領(lǐng)，使黨的執(zhí)政方略更加完善，執(zhí)政體制更加健全，執(zhí)政方式更加科學(xué)，執(zhí)政基礎(chǔ)更加鞏固。這段排比文字用了4個“新“字，4個副詞“更加”，讀起來不僅工整嚴(yán)謹(jǐn)，同時給人美的享受。

二是領(lǐng)導(dǎo)講話。一不要刻板地板著臉在那兒教訓(xùn)人，二不要搞老一套，千篇一律，什么提高認(rèn)識、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、加大力度等。有時候也需要風(fēng)趣幽默，這才能調(diào)動聽眾的積極性。毛澤東的一些講話就引用了很多民間故事、對聯(lián)等。在《整頓黨的作風(fēng)》中用解縉的對聯(lián)：墻上蘆葦，頭輕腳重根底淺，山間竹筍，嘴尖皮厚腹中空。諷刺華而不實(shí)、不學(xué)無術(shù)人員。江澤民有個講話，用鄭板橋的詩：衙齋臥聽蕭蕭雨，……。告誡各級領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心群眾疾苦。這比那些干巴巴的政治說教更能打動聽眾。

三是經(jīng)驗(yàn)材料、調(diào)查報(bào)告或者新聞通訊要有好標(biāo)題。俗話說，看書看皮兒，看報(bào)看題兒。好標(biāo)題對眼球是有吸引力的。

舉幾個例子。去年的《襄樊日報(bào)》登了我一篇文章，題目是《公開公務(wù)公正務(wù)公》，共8個字，就有4個“公”字，兩個“務(wù)”字。文章的幾個小標(biāo)題也是精雕細(xì)刻：該公開的就公開，公開之后好辦事，辦事之中好監(jiān)督，監(jiān)督之下好執(zhí)法。像是修辭中的連珠?！断宸請?bào)內(nèi)參》有一篇反映行業(yè)協(xié)會和中介機(jī)構(gòu)的文章，指出存在的問題時其小標(biāo)題用了“十個不”：姓公姓私不清，發(fā)展環(huán)境不優(yōu)，職能定位不明，專業(yè)素質(zhì)不高，自律意識不強(qiáng)，政府扶持不夠，行業(yè)競爭不公，規(guī)模發(fā)展不足，開展活動不多，行政事業(yè)不分等。作者使用語言精雕細(xì)刻，達(dá)到了爐火純青的地步?！断宸韴?bào)》1997年剎吃喝風(fēng)時有一篇通訊，《既生瑜必生亮——我市出重招懲治違紀(jì)吃請受禮者》，幾個小標(biāo)題是：違紀(jì)者搗鬼有術(shù)，眾市民舉報(bào)有勇，監(jiān)督崗拒禮有道，“剎風(fēng)辦”懲處有力。2007年10月19日《中國日報(bào)》關(guān)于法國總統(tǒng)撒克齊離婚的新聞，那個副標(biāo)題很有意思：無可奈何花落去，多情總被無情惱。新華社有一篇慶祝杭州灣跨海大橋開通的消息，題目是：一橋飛架杭州灣，滬甬不再杭州彎。還有，中央電視臺抗震消息標(biāo)題:與時間賽跑，為生命接力。湖北日報(bào)文章：主標(biāo)題——《南修武當(dāng)還看今朝》；副標(biāo)題——山上妙似仙景 山下湖光水景 滿眼文化勝景；二級標(biāo)題——1融合內(nèi)力：勾勒輝煌愿景2積聚財(cái)力：還原仙山古景3依托國力：打造武當(dāng)水景4傾盡全力：織就文化勝景5憑借外力：展望美好前景。

五、寫作有關(guān)話題

主要是擴(kuò)大知識面。

1、靈感問題：愛因斯坦談自己成功的名句，百分之九十九的汗水加上百分之一的靈感才等于成功。這句話有兩層含義，一是說汗水，就是說勤勞就是說付出的重要性；二是說汗水是靈感的前提，是靈感的基礎(chǔ)。寫作是需要靈感的，但是靈感才百分之一，所以不好捉摸，有些神秘，叫做只可意會，不能言傳。我只說一個觀點(diǎn)，那就是長期尋覓，一朝迸發(fā)(8個字)。有時候“眾里尋他千百度，驀然回首，那人卻在燈火闌珊處”。有時候“踏破鐵鞋無覓處，得來全不費(fèi)工夫”。靈感就像捉迷藏一樣，不好把握。

2、咬文嚼字：古詩文中最講咬文嚼字，如“兩句三年得，一吟雙淚流”，“吟安一個字，捻斷數(shù)根須”，還有賈島的“推敲”詩……說一個咬文嚼字的例子：“可以清心也”（寫作故事，略）。

3、文章四要素：主題——思想，題材(內(nèi)容)——肌肉，結(jié)構(gòu)——骨骼，語言——血液。這是打比方。

4、寫作四步曲：就是解決四個問題，誰來寫，寫什么，怎么寫，為誰寫。還有一說是：提出問題、分析問題和解決問題。

5、賣蘋果者演講詞（寫作故事，略）：寫論文，其一般形式是：總－分－總。

6、鳳頭熊腰(豬肚)豹尾說：開頭要精彩，中間要飽滿，結(jié)尾要干脆。有個好的開頭，馬上抓住了讀者的心。中間是文章的骨干部分，一定要內(nèi)容充實(shí)，下大力氣把它寫好。結(jié)尾應(yīng)該干脆有力，不拖泥帶水。有的是言盡意不盡，不把話說滿，給讀者留下一個想象的空間。

下面舉一個文章開頭的例子。題目是《我是個大學(xué)生》（略）。

7、要有畫龍點(diǎn)睛的觀點(diǎn)、語言或者細(xì)節(jié)，就像電影或者電視中的看點(diǎn)、亮點(diǎn)，給人一個震撼，使人們很快把它記住。講幾個例子：開國大典毛澤東語、莫里哀寫胖子（不用大腹便便、肥頭大耳、腸肥腦滿、一臉橫肉）、《儒林外史》中寫嚴(yán)監(jiān)生的死、《賣柑者言》中的金玉其外……（以上例子均省略）。魯迅致許廣平《兩地書》：眼淚鼻涕，胡同四條。四條小巷子，新穎、別致而有趣。某人打麻將時開頭光輸別人光贏，后來他光贏別人光輸，由是套用了范仲淹的一句名言“先天下之輸而輸，后天下之贏而贏”。某人包餃子，將冰箱里的凍肉拿出來，一點(diǎn)一點(diǎn)地切成片兒，切成條兒，再剁碎，他說他這是“反幾何法”，不是點(diǎn)線面體，而是由體到面再到線最后到點(diǎn)。

8、數(shù)字縮略語—―一組相關(guān)概念被壓縮后的數(shù)字表述語。合并同類成分，壓縮枝葉，保留主干。一是語言簡練，二是節(jié)奏協(xié)調(diào)，三是便于記憶。如“五講四美三熱愛”，“中紀(jì)委書記五六七和六七八”（事例略）……

9、語序問題

語序問題。漢語習(xí)慣，兩句話中，后面一句是重點(diǎn)，類似于語法中的“雖然……但是”句型。比較這樣幾組：屢敗屢戰(zhàn)與屢戰(zhàn)屢敗，徐娘半老風(fēng)韻猶存與風(fēng)韻猶存徐娘半老，事出有因查無實(shí)據(jù)與查無實(shí)據(jù)事出有因，輝煌的十三年與十三年的輝煌。

10、值得注意的幾個問題 不要有特別長的句子，不要一句話幾十個字才有一個標(biāo)點(diǎn)，不要有錯別字、有不通的語言、有邏輯錯誤，不要意思不明確。下面點(diǎn)幾個常見的錯誤：

“同志”的使用，如市委書記某某某同志。

“進(jìn)行”的使用，進(jìn)行學(xué)習(xí)、落實(shí)等，這個賓語帶的不好。例如：我們對黨的十六大文件進(jìn)行了深入學(xué)習(xí)。有些歐化的痕跡。

“關(guān)于”的使用，多用做標(biāo)題，文字一多容易出問題，后面帶有動詞，再就是爛用，“關(guān)于某某某同志的考核材料”。

時間的使用：知道陰歷陽歷，曉得月大月小，明白初一和一號的區(qū)別等等。

再補(bǔ)充一例：某鄉(xiāng)村醫(yī)生為婦女劉某開藥后告訴她怎樣服用，并且在藥包上寫了個2×3。劉某后來忘記了用法用量，不知道是每天兩次每次服三顆，還是每天三次每次服兩顆，便詢問當(dāng)數(shù)學(xué)教師的丈夫。她丈夫說根據(jù)數(shù)學(xué)上被乘數(shù)與積的名數(shù)一致的道理，2×3應(yīng)該是每次喝兩顆。

六、個人體會

1、第一個體會是：重要的是熟悉情況，包括文字材料和聽來記來的情況，爛熟于心后形成幾個觀點(diǎn)，也就是先弄幾個標(biāo)題，然后來填空。我的體會是三個詞，叫做咀嚼、吸收和釋放。

2、我的第二個體會是“四多”。一是多學(xué)習(xí)，看看別人怎么寫的，杜甫說讀書破萬卷，下筆有如神。二是多練筆，熟能生巧，光說不練，永遠(yuǎn)也學(xué)不會；諺語：“百聞不如一見，百見不如一干。”三是多請教，與君一席話，勝讀十年書；有時候冥思苦索多少天，還搞不懂的問題，經(jīng)別人一點(diǎn)就通了。四是多修改，文章是改出來的。有時寫不下去了，就放一放再說；有時寫好了，有意地放一段時間?！案娠埑慈?，拿肉也不換”嗎！放在電腦里，今天改個詞，明天換個句子，有個五六次七八次，文章就改好了。

今天聽課的肯定有很多文壇高手，我在這里是班門弄斧。謝謝！

第四篇：公文處理基礎(chǔ)知識（共）

公文處理基礎(chǔ)知識

第一節(jié) 公文處理概述

一、公文的定義

公文即公務(wù)文書，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體在處理公務(wù)時所形成的現(xiàn)行公用、法定效力和特定體式的文字材料。《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、部署和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具?！薄秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具”。

二、公文辦理程序

收文辦理：包括簽收（含拆封、清點(diǎn)、分類）、登記、擬辦、送批、批辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、辦復(fù)、立卷、歸檔等12個程序。

注意：1.要有規(guī)范收文登記本、閱文處理箋；2.各單位辦公室人員要及時向有關(guān)人員收?。ㄖ竿ㄟ^會議發(fā)的文件）文件；3.需清退的文件必須要放在保密柜,由專人保管；4.復(fù)制上級秘密文件，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)。復(fù)印件應(yīng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)印章。復(fù)制的公文應(yīng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。5.借閱文件 要登記。

發(fā)文辦理：包括起草（含修改、協(xié)調(diào)）、校核、會簽、簽發(fā)、復(fù)核、登記（編號）、印制（含排版、校對、裝訂）、繕印、分發(fā)、立卷、歸檔11個程序。

注意：1.要有規(guī)范的發(fā)文登記本、發(fā)文簽批單；2.校核、復(fù)核、登記、印制等程序必須由文秘人員和辦公室主任把關(guān)；3.要有會簽程序，由辦公室文秘?cái)M定會簽人、簽發(fā)人。

4、發(fā)文要嚴(yán)守程序，堅(jiān)決杜絕“倒行文”。

第二節(jié) 公文種類

按照《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國家行政機(jī)關(guān)處理辦法》的有關(guān)規(guī)定，公文種類主要有14種：

1.決議。用于發(fā)布經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng)。2.決定。用于對重要事項(xiàng)做出決策和安排。

3.指示。用于對下級機(jī)關(guān)布臵工作，提出開展工作的原則和要求。

4.意見。用于對重要問題提出見解和處理辦法。5.通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。

6.通報(bào)。用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。7.公報(bào)。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。8.報(bào)告。用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

9.請示。用于請上級機(jī)關(guān)給予指示、批準(zhǔn)要求。10.批復(fù)。用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示。

11.規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定有約束力的行為規(guī)范。

12.條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。

13.函。用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問的答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。

14.會議紀(jì)要。用于記載會議主要精神和議定事項(xiàng)。15．議案：用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。

黨的機(jī)關(guān)公文中的決議、意見、公報(bào)、規(guī)定和行政機(jī)關(guān)公文中的命令、議案、公告、通告分別為對方所無。決定、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、函、會議紀(jì)要為常用文種。

第三節(jié) 行文規(guī)則

一、行文方式

黨政機(jī)關(guān)的行文方式分為下行文、上行文和平行文三種方式。

1.下行文。是指上級機(jī)關(guān)給所屬的下級機(jī)關(guān)行文，上級機(jī) 關(guān)的職能部門給下級機(jī)關(guān)的相關(guān)部門行文。根據(jù)行文的目的、任務(wù)和傳達(dá)貫徹的要求，下行文又分為一級下行文、逐級下行文、多級下行文和直貫到底下行文。

2.上行文。是指下級機(jī)關(guān)向有隸屬關(guān)系的直接的上級機(jī)關(guān)行文和下級機(jī)關(guān)的部門向上級機(jī)關(guān)相關(guān)的部門行文。給不相隸屬的上級機(jī)關(guān)或不相關(guān)的上級機(jī)關(guān)的部門行文，不叫上行文。根據(jù)隸屬關(guān)系和上行文的目的、任務(wù)、要求，上行文又分為一級上行文、逐級上行文、多級上行文和越級上行文。

3.平行文。是同級機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的行文。有些機(jī)關(guān)雖然是上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或下級機(jī)關(guān)，但與行文的機(jī)關(guān)沒有隸屬關(guān)系和指導(dǎo)關(guān)系，與這樣的上級機(jī)關(guān)或下級機(jī)關(guān)行文，也是平行文。

平行文沒有級別、地區(qū)之分。同級機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間聯(lián)系工作、交流情況、答復(fù)詢問和批準(zhǔn)管轄的事項(xiàng)等都可以行文，但是，只能用“函”行文。

二、行文規(guī)則

行文規(guī)則，是各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體制發(fā)公文、處理行文關(guān)系必須遵守的紀(jì)律和準(zhǔn)則。《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》確定黨政機(jī)關(guān)的行文規(guī)則如下：

(一）行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精 1.行文必須確有必要。2.行文必須注重實(shí)效。

3.必須控制行文數(shù)量，所發(fā)布 公文力求精練、簡短。(二）根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系 在處理行文關(guān)系上，黨政機(jī)關(guān)必須遵守以下規(guī)則： 1.向下級機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。每一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，既要對下級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，又要對上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)。為了便于上級機(jī)關(guān)了解本級機(jī)關(guān)的工作情況和貫徹上級指示精神的情況，便于上級機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作，本級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)同時抄送直接的上級機(jī)關(guān)。

2.黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。政府各部門根據(jù)部門職權(quán)，可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。

3.黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級黨委行文；黨委其他部門，不得向下級黨委發(fā)布指示性公文。政府的各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級政府正式行文。

4.部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

5.同級黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府 部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦機(jī)關(guān)。

6.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。自行行文的方式有四種： ⑴直接向下一級黨委、政府的相關(guān)部門行文；⑵經(jīng)政府批準(zhǔn)或同意后向下級政府的相關(guān)部門行文；⑶涉及其他部門的事務(wù)時，與其他部門聯(lián)合行文；⑷各部門之間可以互相行文。應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，具體情況作具體分析，采用恰當(dāng)?shù)男形姆绞健?/p>

7.部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。8.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請示事項(xiàng)；上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。

9.不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。

（三）必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請示問題和報(bào)告工作 對于請示、報(bào)告公文的擬定和辦理，黨中央、國務(wù)院作出了一系列明確的規(guī)定。但在實(shí)際工作中，請示、報(bào)告的擬定和辦理，存在不少語法、邏輯、結(jié)構(gòu)等方面的問題。其中，有文種和內(nèi)容方面問題，有格式方面的問題，也有辦文程序方面存在的問題，不便于上級機(jī)關(guān)操作，甚至制造了上下級之間的矛盾。

“請示”公文是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)、幫 助解決問題的文種；“報(bào)告”是下級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問使用的文種?！罢埵尽迸c“報(bào)告”比較，行文的目的和作用不同，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同，行文時限和批轉(zhuǎn)的重點(diǎn)不同。然而，由于行文弊端的存在，直接或間接地增加了請示公文辦理的難度，影響工作效率。因此，《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作出了明確規(guī)定。

1.向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級機(jī)關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。不得在非請示中夾帶請示事項(xiàng)?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)；需要同時抄送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。

2.不得越級向上級機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。

3.請示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào)；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時，應(yīng)當(dāng)在請示中寫明。

4.除特殊情況外，請示應(yīng)當(dāng)送上級機(jī)關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應(yīng)當(dāng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。

5.屬于主管部門職權(quán)范圍的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。6.對不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，上級機(jī)關(guān)的秘書部門可退回下級呈報(bào)機(jī)關(guān)。

第四節(jié) 公文格式

公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。

一、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標(biāo)識規(guī)則，包括版面安排、字體型號、各要素的標(biāo)識排序等。實(shí)際上，公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。目前，各類機(jī)關(guān)的通用公文的格式大體相同，但還有很多區(qū)別。

1.眉首部分。由版頭（報(bào)送）、份號、密級與保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)報(bào)序號8個要素組成。一般占首頁的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)公文眉首部分與主體部分用兩條長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線(1號字線)隔開,兩段橫隔線相距15mm,正中用2號紅色五角星隔開,行政機(jī)關(guān)用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開。

版頭（報(bào)頭）。版頭（報(bào)頭），又叫發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。黨的機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式有兩種：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，例如，“中共××縣委文件”一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標(biāo)注文種組成，例如，“中國共產(chǎn)黨××縣委員會（通知）”。一般用長宋體套紅印制，每字的長度在15mm-22mm之間，寬度視字?jǐn)?shù)多少而定。版頭字 的上邊距公文紙的頂邊40mm-45mm。

行政機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識主要有3種形式：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“令”字組成；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加紅色橫線組成。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)；規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)規(guī)定，由本機(jī)關(guān)自定的，一定要明示其他機(jī)關(guān)，不能使用全社會不認(rèn)同的簡稱。

報(bào)頭、份號、密級與保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（略）發(fā)文字號（部委號）。用特定版頭印制的公文叫發(fā)文字號，用特定報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“發(fā)電字號”，用通用報(bào)送制發(fā)的電報(bào)叫“部委號”。直接公開發(fā)布的公文沒有發(fā)文字號；先用特定的版頭印制、后公開發(fā)布的公文，仍用原來的發(fā)文字號。

發(fā)文字號（部委號，下同）是公文的代號，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭（報(bào)頭）制發(fā)的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文和便于登記、管理、使用的作用。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)（管轄地）地方代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字，但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。同一行政區(qū)不能出現(xiàn)相同的發(fā)文機(jī)關(guān)代字，如統(tǒng)戰(zhàn)部、統(tǒng)計(jì)局發(fā)文代字分別是“統(tǒng)戰(zhàn)”、“統(tǒng)計(jì)”。公文類別代字一般用“發(fā)、干、字、函”。發(fā)文和發(fā)文順序號用阿拉伯 數(shù)字書寫，發(fā)文號標(biāo)注在六角括號內(nèi)。發(fā)文應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡寫，例如，“?2006?”不能簡寫為“?06?”。發(fā)文順序號分從1號起，按公文的簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“01”），不加“第”字。黨的機(jī)關(guān)用4號仿宋、行政機(jī)關(guān)用3號仿宋排印。

使用發(fā)文字號，應(yīng)注意3個問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號，標(biāo)注于版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注；上行文的標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱，左右邊各空1字排印。電報(bào)的發(fā)文字號用3號仿宋體字標(biāo)注，用特定報(bào)頭印制的電報(bào)，標(biāo)注在“密級”欄之后；用通用報(bào)頭印制的電報(bào)，標(biāo)注在“部委號”欄內(nèi)。

簽發(fā)人。上報(bào)公文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成，標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（版頭、報(bào)頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機(jī)關(guān)的公文用4號仿宋體字標(biāo)注。行政機(jī)關(guān)公文“簽發(fā)人”用三號仿宋字、簽發(fā)人姓名用三號楷體字標(biāo)注。某些重要的公文有會簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用相應(yīng)字體標(biāo)注會簽人及其姓名。上報(bào)公文標(biāo)注簽發(fā)人的目的，是為了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)人對公文所負(fù)的責(zé)任，使之認(rèn)真把好公文關(guān)。

２．主體部分。包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、附件９個要素。

標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，副標(biāo)題用3號楷體字，居中排印。回行時應(yīng)做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡潔、無歧義。在處理公文標(biāo)題時應(yīng)注意3個問題：一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序，一般情況下，主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文或間接行文，即印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)）中，應(yīng)簡化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號以外的標(biāo)點(diǎn)符號。黨的機(jī)關(guān)間接行文標(biāo)題用書名號標(biāo)出，如“關(guān)于印發(fā)《××××方案》的通知”。行政機(jī)關(guān)間接行文一般除法規(guī)性文種用書名號外，其余文種都是綜合性標(biāo)題，無標(biāo)點(diǎn)。

主送機(jī)關(guān)。即主要受理公文的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱.或規(guī)范化簡稱，或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不 能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)識方法同抄送”。

普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)名稱用統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報(bào)、公告、通知、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點(diǎn)12種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；通報(bào)可標(biāo)注可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，表彰先進(jìn)、批評錯誤、通報(bào)選舉結(jié)果可標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。黨的機(jī)關(guān)如不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的文種，主送機(jī)關(guān)排印在印發(fā)傳達(dá)范圍之內(nèi)。

正文。是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)下方；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下方?？h級及基層黨的機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文在標(biāo)題之下空1行排印。數(shù)字、年份不能回行。

正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”。常見的錯誤有：①第一層次用“

（一）”；第三層的“1.”寫成了“

1、”，把小圓點(diǎn)寫成了頓號。②第一層次用“

一、”，第二層次用“⑴”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“

一、”，第二級可用“1.”，但不能用“⑴”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結(jié)構(gòu)。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3 號印制（見后面公文排印格式）。

附件及附件名稱。附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表，臵于主體件之后，另起一頁開始排印，并與主體裝訂在一起。公文如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行，行政機(jī)關(guān)公文附件名稱空１行，都在左側(cè)空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字，黨的機(jī)關(guān)公文可省略“件”字，后面標(biāo)全角冒號和附件名稱。附件名稱轉(zhuǎn)行應(yīng)與附件名稱第１行第１個字對齊。有多個附件的，按序號（用阿拉伯?dāng)?shù)字）對應(yīng)標(biāo)注。附件的序號和名稱前后的標(biāo)識應(yīng)一致。

附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的，不排附件的順序號。附件排印與公文主體排印的規(guī)格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。

如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應(yīng)填報(bào)的統(tǒng)計(jì)表等，應(yīng)在附件的左上角第1行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)注附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁的下端。附件與主體裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁的下端。

發(fā)文機(jī)關(guān)署名。應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文之后 的右下方。

機(jī)關(guān)的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)并不加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文不署名。在基層機(jī)關(guān)，公文印數(shù)較少，所發(fā)公文都要署名，加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章；對于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政機(jī)關(guān)的公文，單一機(jī)關(guān)和兩個機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)一一署名。署名時，將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機(jī)關(guān)排在前面，每行最多排3個發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。

成文日期。一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡寫。行政機(jī)關(guān)的公文成文日期用漢字標(biāo)注，“零”寫成“○”。單一機(jī)關(guān)行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯(lián)合行文，將成文日期拉開，左右各空7個字排印；成文日期與正文的距離，從實(shí)際出發(fā)確定，以方便蓋章為準(zhǔn)。

公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)確定。在行政機(jī)關(guān)，公文除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。使用機(jī)關(guān)印章加蓋公文時，要認(rèn)真、細(xì)致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印泥用紅色。機(jī)關(guān)的公文印章在發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

用特定報(bào)頭制發(fā)的普發(fā)性電報(bào)，一般不再加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，但上行文和非普發(fā)性的下行文、平行文的電報(bào)，應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。

使用通用的電報(bào)報(bào)頭制發(fā)的所有電報(bào)，均須加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。在緊急情況下，為了提高辦文效率，可標(biāo)注簽發(fā)人及其姓名，不再加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。

印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）。用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標(biāo)注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。

在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機(jī)關(guān)的公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，并可說明其他需要說明的事項(xiàng)，“請示”公文，在此處注明聯(lián)系人姓名和電話號碼。

３．版記部分。版記在公文最末，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記３個要素。

主題詞。黨的機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞按主題詞法標(biāo)注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標(biāo)注，位于公文末頁下端抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，后標(biāo)注全角冒號；主題詞用3號書宋體字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞分類標(biāo)引法標(biāo)注；“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號；主題詞用3號小標(biāo)宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。

每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與第一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線，與印制版記的橫線有所區(qū)別。

抄送機(jī)關(guān)。指主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容）的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

用特定版頭（報(bào)頭）印制的公文，抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前標(biāo)明“抄送”二字加冒號。抄送機(jī)關(guān)名稱排列，按機(jī)關(guān)的大小和排列習(xí)慣依次進(jìn)行排列，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)名稱對齊。黨的機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)名稱用5號宋體字，中間可用頓號、逗號、分號，末尾不用標(biāo)點(diǎn)符號。行政機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字與抄送機(jī)關(guān)名稱，都用3號仿宋體字，左空1字排印；抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)注方法同抄送機(jī)關(guān)。

使用通用報(bào)頭的密碼電報(bào)的抄送機(jī)關(guān)名稱，用3號仿宋體字標(biāo)注在電報(bào)首頁的“抄送”欄內(nèi)。

印制版記。是印制公文的標(biāo)記，由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機(jī)關(guān)名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機(jī)關(guān)的公文，兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個4號字，用４號仿宋分別標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期，底線下側(cè)右側(cè)離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號宋體字標(biāo)注印制份數(shù)，即“（共印××份）”。

行政機(jī)關(guān)的公文，只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。

印發(fā)時間都用阿拉伯?dāng)?shù)字，均以付印日期為準(zhǔn)，年份不能簡寫。印發(fā)日期之后接著排印“印發(fā)”2字，上行文只排“印”字。

用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)，必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報(bào)傳送的公文，印發(fā)日期與成文日期必須是同一天。

翻印上級機(jī)關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)日期改為翻印日期，用圓括號標(biāo)注共印××份。

二、公文用紙格式

黨的機(jī)關(guān)的“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）”。目前，我國黨的機(jī)關(guān)普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙。如果使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙，應(yīng)與本機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應(yīng)和配套問題，不能隨意改變或單獨(dú)改變公文用紙格式。

《公家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：從2001年1月1日起，國家行政機(jī)關(guān)的公文用紙，一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

三、公文排印、裝訂格式

《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》明確規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印?！庇脻h字排印公文，除版頭（報(bào)頭）用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。

行政機(jī)關(guān)公文除發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、主題詞目用小標(biāo)宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數(shù)序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。

用16開型公文紙排印公文，黨的機(jī)關(guān)公文，正文一般每 頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。

用國際標(biāo)準(zhǔn)A4公文紙排印公文，正文3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。

特殊情況下，為防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，調(diào)整行距字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。

公文要求雙面印制，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。公文頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，臵于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)注頁碼。

公文裝訂與公文排印應(yīng)一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬訂、平訂、或膠粘，左側(cè)裝訂，不掉頁。

第五篇：《公文寫作與處理基礎(chǔ)知識》

《公文寫作與處理基礎(chǔ)知識》

一、公文的概念

1、公文：公文是公司和二級單位在履行管理職能過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、貫徹、落實(shí)黨和國家的路線、方針、政策及公司規(guī)定，請示和報(bào)告問題，批復(fù)和部署工作，商洽和交流情況的重要工具。

2、公文處理：公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行《保密工作管理規(guī)定》，做到準(zhǔn)確、及時、安全。

在公文處理中：公司總經(jīng)理（黨委）辦公室是公文處理的管理部門，主管公司機(jī)關(guān)公文處理工作。二級單位綜合辦公室負(fù)責(zé)本單位公文處理工作。

二、公文的作用

1、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級機(jī)關(guān)發(fā)給下級機(jī)關(guān)的公文，都具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級機(jī)關(guān)傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、決定和規(guī)定等公文，必然要對下屬機(jī)關(guān)產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)作用。而批復(fù)等公文，則對具體工作產(chǎn)生指導(dǎo)作用。

2、行為規(guī)范作用。通過公文發(fā)布的一些法律和法規(guī)等，對所轄成員起著規(guī)范和準(zhǔn)繩作用。

3、宣傳教育作用。公文在傳達(dá)某一方針政策，規(guī)定人們應(yīng)該怎么做的同時，還要講清道理，說明為什么要這樣做。這就增強(qiáng)了它的宣傳和教育作用。

4、聯(lián)系知照作用。機(jī)關(guān)之間的許多工作是通過公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的，許多具體問題也是因此而得到及時處理的，還有許多對工作的開展、具有重要意義的信息資料也是這樣獲得的。因此，公文在保證各機(jī)關(guān)正常而有秩序地開展工作上，起著極大的作用。

5、依據(jù)憑證作用。各種公文都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，都具有法定的效力，受文機(jī)關(guān)則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。公文不僅僅傳達(dá)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，同時也是證實(shí)這一意圖的最好憑證。

三、公文特點(diǎn)

1、作者的法定性。公文作者是法定的，是能以自己的名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位。公文起草者，只是組織的代筆人。

2、讀者的特定性。公文讀者具有特定性。有的公文的讀者是特指的受文機(jī)關(guān)，有的公文的讀者是社會全體成員。

3、作用的權(quán)威性。公文具有代行法定職權(quán)的功能，對受文機(jī)關(guān)在法定的時間和空間范圍內(nèi)，具有強(qiáng)制性。

4、效用的現(xiàn)實(shí)性。公文主要在現(xiàn)行工作中使用，效用具有一定的時間性。

5、體式的規(guī)范性。公文的體式，必須符合《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的體式，即規(guī)范體式。

6、制作的程序性。公文從準(zhǔn)備撰寫到制作成文，都有嚴(yán)格的程序。

四、常用公文種類

（一）公文的分類

公文種類很多，從不同角度，有不同的分類方法。

1、從文體來源和使用范圍分：對外文件、收來文件、內(nèi)部文件三種。

2、從行文關(guān)系上分：上行文（報(bào)告、請示）、平行文（函）、下行文（通知、決定、意見、通報(bào)、批復(fù)、會議紀(jì)要）三種。

3、從文件的機(jī)密性分：機(jī)密文件、內(nèi)部文件、公布文件三種。

4、從文件性質(zhì)、作用分：法規(guī)文件、行政文件、黨內(nèi)文件三種。

5、從文件的使用范圍分：通用文件、專用文件等。

（二）常用公文種類

1、通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級單位公文；傳達(dá)要求下級單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用人員。

2、通報(bào)：用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。

3、報(bào)告：用于向上級匯報(bào)工作，反映情況，提出建議或者意見，答復(fù)上級詢問的事項(xiàng)。

4、請示：用于向上級請求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

5、批復(fù)：用于答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)。

6、決定：用于對重要問題或重大行動做出安排及決策。

7、意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

8、會議紀(jì)要：用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。

9、函：用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

五、公文起草基本方法

公文寫作的要求很高，起草者必須具有工作實(shí)踐基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的環(huán)節(jié)，并且要有較好的文字語言功夫。公文語言總的要求是嚴(yán)謹(jǐn)、平實(shí)、精練；核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實(shí)際需要；二要符合明晰、確切、簡練的標(biāo)準(zhǔn)；三要根據(jù)具體環(huán)境，選擇不同詞語。同時，注意所涉及對象和閱讀對象，多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，更不得使用方言俗語。

需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、由于、根據(jù)、按（遵、依）照等。二是結(jié)尾用語。如：特此通知（報(bào)告、函告）等。三是過渡用語。如：為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦（過）用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本（公司）；第二人稱：你、貴（單位）；第三人稱：該（項(xiàng)目），等等。

（一）標(biāo)題

1、規(guī)范式：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種（重要公文）

2、靈活式：一是發(fā)文機(jī)關(guān)＋文種；二是事由＋文種；三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機(jī)關(guān)及原通知標(biāo)題”

3、只有文種：一般是不大重要的公務(wù)，且?guī)е苤浴?/p>

（二）正文

1．主送機(jī)關(guān)（面向全體人員或者社會群體的，公務(wù)是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實(shí)際中組織關(guān)系）

2． 正文（1）原由

一是依據(jù)，主要包括：

# 情況：敘述時間、單位、地點(diǎn)、人物和事件等； 常用“目前…”類時間狀語 ；簡介人物及事跡

#文件： 常用“根據(jù)…”；往往是一句話 # 意義：議論：常用“是…” # 作用 ：常用“將使…” 二是目的：常用“為…”

原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。（2）事項(xiàng)

一是并列式。一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨(dú)立性強(qiáng)，但共同為說明主旨服務(wù)。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強(qiáng)。

并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號（；），也可用句子并列式。要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。

二是遞進(jìn)式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進(jìn)，每一部分也不可缺少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密，能說明問題。

在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。

（3）結(jié)尾（可以不要）常見有：

一是各文種專用語如：“請予批準(zhǔn)”、“特此通知”等。

二是希望、號召類。

六、例文

（一）請示（向直接上級請求指示、批準(zhǔn)）。必須事前行文，一事一文（一事一議）。上級應(yīng)在一定的時限內(nèi)批復(fù)。

1、標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、公文種類三部分組成。如：《×××學(xué)校關(guān)于創(chuàng)辦＜校園文學(xué)＞報(bào)的請示》。我們多省去發(fā)文機(jī)關(guān)。

2、主送機(jī)關(guān)。接受請求的直接上級機(jī)關(guān)，在標(biāo)題下面一行頂格寫起。注意：只寫一個，如需同時送其它機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)（在文末左下角寫明）形式。

3、請示緣由。一是要寫清情況依據(jù)（往往用“目前”開頭），二是要寫清目的說明（用“為...”開頭）。

4、請示事項(xiàng)。分層分項(xiàng)寫清具體要求，提出充足的事實(shí)和理論根據(jù)。同時，依據(jù)實(shí)際情況，提出切實(shí)可行的處理意見，作為上級機(jī)關(guān)進(jìn)行判斷和指示的參考。

5、結(jié)尾。用一句祈使性的話：“妥否，請批示”。

6、附件。隨同請求的有關(guān)材料、圖表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名稱和順序。

7、印章、發(fā)文時間。

8、版記。

起草“請示”，應(yīng)特殊注意以下幾點(diǎn)：

第一，請示的問題必須是工作中亟待解決的問題，理由要充分，還應(yīng)提出切實(shí)可行的解決辦法。

第二，請示必須寫在事情發(fā)生之前或采取措施之前，不能先斬后奏。

第三，請示必須是職權(quán)內(nèi)無法解決的問題。

第四，專題專文，行文簡短，語氣謙和肯定，基本上用陳述式。

（二）報(bào)告（向上級機(jī)關(guān)報(bào)告工作、反映情況、提出建議和答復(fù)詢問）。一般事后、事中行文。不要求上級批復(fù)，行文較長。報(bào)告和總結(jié)、調(diào)查報(bào)告的寫法大同小異。一般總結(jié)同時用于會議，成為報(bào)告。

1、標(biāo)題。一般是：“事由＋報(bào)告”。

2、主送機(jī)關(guān)。與請示相同。

3、正文。種類繁多，正文內(nèi)容有差異。大致分為二種：（1）綜合性報(bào)告正文，或稱總結(jié)性報(bào)告。各級各類行政機(jī)關(guān)每年都要作這種總結(jié)式的報(bào)告。如：員工代表大會、個人述職報(bào)告。

一是情況簡述：工作時間、地點(diǎn)、背景、條件或各項(xiàng)工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結(jié)論式（議論判斷）、說明式（用“為了…”）等。百字上下。

二是成績做法：這是主體。可以簡要敘述一下工作過程。成績常常通過數(shù)字、比較、事實(shí)來表現(xiàn)。安排形式有條陳式、小標(biāo)題式、階段式和貫通式。

三是經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：要有觀點(diǎn)、看法和規(guī)律，又要有具體的典型事例以及理論分析。常常占五分之一篇幅。

四是今后計(jì)劃。多為工作計(jì)劃。常常占三分之一篇幅。（2）專題性報(bào)告正文。著重匯報(bào)某項(xiàng)工作或某個問題，特點(diǎn)是專項(xiàng)、特殊，一事一報(bào)。

一是概述情況。講清工作開展情況，或問題發(fā)生的原委，事項(xiàng)的起因和經(jīng)過。二是說明理由、做法和反映?；蛉〉玫某煽兒徒?jīng)驗(yàn)，或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或?qū)懗鋈罕姺从场?/p>

三是提出意見。寫出基本看法、解決問題的建議和辦法。報(bào)告要用事實(shí)說話，以敘述為主，敘議結(jié)合。

4、結(jié)尾。一般用“特此報(bào)告”，“以上報(bào)告如有不妥，請批評指正”等習(xí)慣用語，有的不寫。如有附件，與請示相同。

5、最后寫發(fā)文機(jī)關(guān)（或個人），蓋章，寫發(fā)文時間。

（三）通知（批轉(zhuǎn)下級公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬機(jī)關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)事項(xiàng)和人事任免）。

根據(jù)作用可分為五種：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、事項(xiàng)性通知、會議通知和任免通知。

1、標(biāo)題。比較靈活，甚至只有“通知”這一部分。但批轉(zhuǎn)性通知的標(biāo)題按照“準(zhǔn)確、簡要”的規(guī)定，省略文種，即：“批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）＋（始發(fā)機(jī)關(guān)）原文標(biāo)題”。

2、主送機(jī)關(guān)。直接下級。

3、正文。

對于發(fā)布性通知和批轉(zhuǎn)性通知的正文：“主體（發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)的文件）＋批語”。如：“現(xiàn)將《＊＊＊辦法》印發(fā)給你們，要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！?/p>

對于事項(xiàng)性通知：原由＋事項(xiàng)＋結(jié)語（特此通知）對于會議通知：要寫明名稱、時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人員、報(bào)道時間和地點(diǎn)、需帶材料、著裝、會議注意事項(xiàng)等。對于任免通知：一般格式是固定的。

4、附件。根據(jù)情況而定。

5、發(fā)文機(jī)關(guān)及發(fā)文時間。標(biāo)題中有發(fā)文機(jī)關(guān)并且標(biāo)題下有發(fā)文時間的可以不署。如果沒有時間，時間必須用漢字小寫數(shù)字。

（四）決定（對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排及決策）。具有規(guī)范性和約束力。

1、分類。

從內(nèi)容上看，決定大致有四類：

一是指示性、指導(dǎo)性決定； 二是規(guī)定性、規(guī)范性決定； 三是原則性、法規(guī)性決定； 四是知照性決定。

從形式上看，決定大約有四種：即條文式、列小標(biāo)題式、部分式、篇段合一式。

2、格式。決定的基本格式包括開頭、正文兩部分。決定開頭部分寫明做出決定單位的名稱和決定的內(nèi)容（即：標(biāo)題。有些決定寫明會議名稱及通過時間）。

決定的正文部分通常先論述做出決定的原因及決定的目的、意義，以明確認(rèn)識、統(tǒng)一思想；接著一一敘述決定的具體內(nèi)容；最后說明決定的要求以及希望、號召。

決定一般都是一級組織做出的，具有權(quán)威性和指導(dǎo)性，因此行文要有決斷性，要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，語言明確、恰當(dāng)，要求具體，以便于理解和執(zhí)行。

（五）通報(bào)（批評錯誤，表揚(yáng)先進(jìn)，傳達(dá)重要精神或情況）。一般是上級向下級發(fā)布。

1、分類。

根據(jù)內(nèi)容簡繁分：綜合通報(bào)、專題通報(bào)。根據(jù)遞送層次分：直接通報(bào)、轉(zhuǎn)發(fā)通報(bào)。根據(jù)性質(zhì)分：表彰性通報(bào)、批評性通報(bào)、情況通報(bào)

2、格式。

通報(bào)結(jié)構(gòu)分為：標(biāo)題、正文、署名和日期三部分。（1）標(biāo)題：大致有4種。一是由發(fā)文單位名稱、事由、文種組成。二是由事由、文種組成。三是發(fā)文單位名稱、文種組成。四是只由“通報(bào)”文種組成。

（2）正文：是通報(bào)主體部分。種類不同，寫法也不同。表彰性通報(bào)：一是要寫清時間、地點(diǎn)、人物、事件及其

主要經(jīng)過、情節(jié)和結(jié)果。要注意詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出。

二要點(diǎn)名題旨。也就是交代清楚通報(bào)的目的，對先進(jìn)性事跡進(jìn)行評議，明確指示其重要意義。語言要簡練，具有畫龍點(diǎn)睛作用。

三是決定。發(fā)文單位根據(jù)先進(jìn)事跡做出表

彰的決定，發(fā)出學(xué)習(xí)號召。這是核心，語言要簡練，特別是最后表示號召和希望的詞語，更要著重開掘事跡的典型意義，力求扼要、簡明。

批評性通報(bào)：具有法規(guī)性。要求有關(guān)單位和個人遵照執(zhí)

行。其所通報(bào)的事件、人物、做出的決定，提出的要求措施，一定要寫的具體、明確。

情況通報(bào)：起溝通情況的作用。一般為掌握全局的領(lǐng)導(dǎo)

機(jī)關(guān)發(fā)出情況通報(bào)。目的是使大家了解情況，統(tǒng)一行動，推動工作。

（六）計(jì)劃

1、定義：安排、打算、部署、謀劃、籌劃進(jìn)行一項(xiàng)工作，或要完成一項(xiàng)任務(wù)事先通盤考慮、周密安排的一種說明文體。寫計(jì)劃時，要對該項(xiàng)工作完成的具體任務(wù)、質(zhì)量、數(shù)量要求，完成的時間，進(jìn)行的步驟、措施及內(nèi)、外部條件等認(rèn)真加以研究，之后形成材料。

2、計(jì)劃作用：一是做好工作的基礎(chǔ)，完成任務(wù)的保證。二是具有指導(dǎo)作用和激勵作用。三是具有調(diào)節(jié)控制的作用。

3、制定計(jì)劃的原則：一是政策性原則。二是群眾性原則。三是可操作性原則。

4、計(jì)劃的分類

按內(nèi)容：學(xué)習(xí)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、工作計(jì)劃等； 按范圍：個人計(jì)劃、班組計(jì)劃、車間計(jì)劃等； 按時間：月份計(jì)劃、季度計(jì)劃、計(jì)劃、五年計(jì)劃等； 按內(nèi)容、性質(zhì)和表達(dá)方式綜合：條文式計(jì)劃、表格式計(jì)劃、條文與標(biāo)格相結(jié)合的計(jì)劃、文件式計(jì)劃。

5、計(jì)劃特點(diǎn)

一是全面性。二是預(yù)見性。三是時間性。

6、文件式計(jì)劃

（1）步驟：一是學(xué)習(xí)文件，吃透政策。二是深入分析，吃透情況。三是廣泛討論、完善內(nèi)容。四是吸收意見，修改定稿。

（2）寫法：

一是標(biāo)題，即名稱，其結(jié)構(gòu)“單位名稱＋時限＋內(nèi)容 二是前言，即開頭部分，又叫引言。說明制定計(jì)劃的指導(dǎo)思想、政策依據(jù)，簡述計(jì)劃的基本內(nèi)容。

三是主體，這是計(jì)劃主要內(nèi)容。重點(diǎn)包括：任務(wù)要求、措施辦法、時間步驟三塊內(nèi)容。任務(wù)要求：這是核心。要詳細(xì)、全面，逐項(xiàng)闡述。要明確每項(xiàng)任務(wù)的具體要求、完成目標(biāo)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，說明完成任務(wù)的有利條件和不利因素等。

措施辦法：要求明確具體，切實(shí)可行。

時間步驟：各項(xiàng)工作都要有時間的限定和程序的安排。結(jié) 尾：簡明扼要概括完成計(jì)劃的信心和決心。要點(diǎn)到為止。

署名、時間：名稱如在標(biāo)題中已有體現(xiàn)，直接標(biāo)明時間即可。

（七）總結(jié)

1、定義：單位和個人將自身過去一定時間內(nèi)的工作。學(xué)習(xí)或思想等各種狀況——成績與經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)與教訓(xùn)等作一個總的回顧與檢查，并進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析、研究，使零星的表面的一些感性認(rèn)識上升為條理的系統(tǒng)性的理性認(rèn)識，從中找出帶有規(guī)律性的東西，用書面形式表達(dá)出來，作為向有關(guān)單位或員工的一個交代，作為以后工作的借鑒。

2、作用：一是推動工作。每一次實(shí)踐，都有成績與失

誤、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。不斷實(shí)踐、不斷總結(jié)、不斷提高認(rèn)識，不斷增加積累，更好工作。

二是尋找規(guī)律。事務(wù)、工作都有內(nèi)在聯(lián)系、外部制約，有自身發(fā)展、運(yùn)動規(guī)律。必須遵循規(guī)律，否則必遭失敗。三是提高能力。工作能力兩方面：專業(yè)知識

水平、解決問題能力。兩者相得益彰。四是贏得支持。找出成績?nèi)秉c(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，實(shí)事求是評價，統(tǒng)一認(rèn)識，大家服氣。同時，明確努力方向，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，爭得領(lǐng)導(dǎo)支持。

3、種類：一般分全面總結(jié)和專題總結(jié)兩類。具體分：

按內(nèi)容：綜合性總結(jié)、專題總結(jié)。

按性質(zhì)：學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、會議等總結(jié)。按范疇：個人總結(jié)、集體總結(jié)。按時限：月度、季度、等總結(jié)。

4、寫法：

（1）標(biāo)題：根據(jù)中心內(nèi)容、目的要求、總結(jié)方向確定。單標(biāo)題（單位名稱＋時間＋內(nèi)容），如：×××車間2004年綜合治理工作總結(jié)?！痢痢翉S2004工作總結(jié)。（簡單）

雙標(biāo)題：分正副標(biāo)題。正：揭示主題，即所需總結(jié)提煉的東西。副：指明總結(jié)的內(nèi)容、單位、時間等。如：

辛勤拼搏結(jié)碩果

——××廠2005工作總結(jié)

（2）前言：即寫在前面的話，總結(jié)起始的段落。其作用是：用簡練語言交代總結(jié)的問題，介紹工作基本情況、主要經(jīng)驗(yàn)、達(dá)到效果。讓讀者對總結(jié)有一個大概或者說總體的了解，進(jìn)一步閱讀和理解全篇打下基礎(chǔ)。

（3）正文：即總結(jié)的主體?？偨Y(jié)抓住了事情的本質(zhì)，實(shí)事求是反映成績與問題，科學(xué)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)；文章是否中心突出、重點(diǎn)明確、闡述透徹、邏輯性強(qiáng)，使人信服，都在于此。（這是寫作水平的體現(xiàn)）

正文基本內(nèi)容包括：做法和體會、成績和問題、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

——成績和經(jīng)驗(yàn)：這是總結(jié)的目的，是正文的關(guān)鍵。寫法有兩種：

一是寫出做法、成績之后再寫經(jīng)驗(yàn)。即表述成績、做法之后從分析成功的原因、主客觀條件中得出經(jīng)驗(yàn)教益。（也有在做法、成績之后用“心得體會”的方式來介紹經(jīng)驗(yàn)）

二是寫做法、成績的同時寫出經(jīng)驗(yàn)。“寓經(jīng)驗(yàn)于做法之中”。

——問題和教訓(xùn)：一般在成績與經(jīng)驗(yàn)之后寫。問題教訓(xùn)深刻、恰當(dāng)、實(shí)事求是。

（4）結(jié)尾：一般寫今后努力方向或者今后打算。要精練、簡潔。（5）署名和日期：署名在結(jié)尾的右下方。名稱下寫明總結(jié)的年、月、日。

（八）調(diào)查報(bào)告

1、定義：調(diào)查報(bào)告是在有目的地細(xì)致的調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，經(jīng)過認(rèn)真分析，綜合寫出來的。調(diào)查報(bào)告除報(bào)送上級機(jī)關(guān)外，有時還公開發(fā)表。它要求嚴(yán)格用事實(shí)說話，還應(yīng)特別注意政策界限。調(diào)查報(bào)告的種類很多，常見的有反映典型經(jīng)驗(yàn)的、揭露問題的、關(guān)于歷史問題的、反映新事物的等。

2、特點(diǎn)：調(diào)查報(bào)告的撰寫沒有固定的形式。其主要特點(diǎn)：一般用第三人稱撰寫，針對性、目的性強(qiáng)，用事實(shí)說話，注意事實(shí)和數(shù)據(jù)的利用；內(nèi)容廣泛、觀點(diǎn)帶有結(jié)論性。

3、格式：調(diào)查報(bào)告一般包括：標(biāo)題、導(dǎo)語、主體、結(jié)論、署名。

標(biāo)題常見的有事由文種式、提問式、正到標(biāo)題式三種。導(dǎo)語是說明調(diào)查本身的情況，包括調(diào)查起因、目的、時間、地點(diǎn)、對象、經(jīng)過、方法、過程、背景、意義等，莫求概括。

主體用確鑿的事實(shí)、數(shù)字來論述調(diào)查的情況，要求有理有據(jù)，言之有物，材料和觀點(diǎn)一致，包括事實(shí)情況、前因后果、發(fā)展經(jīng)過、具體作法、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。

結(jié)論是對所調(diào)查問題的總的看法，或得出結(jié)論性的意見，或提出處理意見，或闡發(fā)價值和前途，或闡述指導(dǎo)、借鑒、教育意義。

署名。

七、公文常見病例

1、標(biāo)題語句不合語法規(guī)范

2、文種混用

我們前面介紹過，不同文種使用場所、范圍不同，必須根據(jù)公文涉及事項(xiàng)、目的來選擇文種。常見的文種混用是：請示、函、報(bào)告三者混淆。

例

1、***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報(bào)告。

分析：標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請示”。

例

2、***關(guān)于申請1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。分析：標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函”。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。

例

3、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。分析：標(biāo)題顯然是下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費(fèi)問題。按規(guī)定，向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。所以，此文是屬于請示性公文，“報(bào)告”應(yīng)改為請示”。

八、行政公文格式

公文一般由眉首（密級、緊急程度、文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人），主體（標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文時間、附注），版記（主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和日期）三部分組成。附件放在版記之后。

（一）眉首：公文首頁紅色反線以上各要素。

1、公文份數(shù)序號：一般不要求。如有，用3號黑體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識在版心左上角第1行（01、001）。

2、密級和緊急程度：如果涉及公司商業(yè)秘密，以3號黑體字“X石化密AAA級△10年”頂格標(biāo)識在版心右上角第一行。如果涉及緊急事項(xiàng)，以3號黑體字“特急”、“急件” 頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，兩字之間空一個字。若同時涉及密級和緊急事項(xiàng)，則密級在第一行，緊急標(biāo)識在第二行。

3、文頭：用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱；分公司、部室、二級單位及部門四類文頭。目前，部室、部門文件禁發(fā)。

4、發(fā)文字號：包括單位代字、年份、序號，形式為“代字[年份]序號”，以3號仿宋字標(biāo)識，居中排布。年份用四位阿拉伯?dāng)?shù)字，序號為該代字流水號，不標(biāo)虛號，不加“第”字。如：

公司文頭發(fā)文代字為“x石化黨字，x石化字”或“x化股字”。

各部門以公司文頭發(fā)文代字為“X石化黨辦字、X石化A字”或“X化股A字”。

二級單位文頭發(fā)文代字為“X石化B字、X石化B黨字、X石化BC字”或“X化股B字、X化股B黨字、X化股BC字”（B為二級單位代號，C為二級單位部門代號）。

聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦單位代字、序號。

5、簽發(fā)人：上行文需注明簽發(fā)人姓名（主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)）。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字。“簽發(fā)人”為3號仿宋字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體標(biāo)識簽發(fā)人姓名。（多人簽發(fā)）

（二）主體

1、標(biāo)題：在紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字（宋體字），可一行、可多行居中排布?；匦袝r要詞義完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題要簡要、準(zhǔn)確概括出公文主要內(nèi)容，并可表明公文種類。

2、主送單位：標(biāo)題下空一行，以3號仿宋字左側(cè)頂格標(biāo)識，回行時仍然頂格，最后一個主送機(jī)關(guān)后標(biāo)全角冒號。主送單位要用全稱或規(guī)范化簡稱。（主送單位過多）

3、公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空兩行，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

4、附件：如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)冒號和名稱。如：

附件：1.××××××××

2.××××××××（后面不加標(biāo)點(diǎn)符號）

5、成文日期：在版記之前適當(dāng)位臵右空4字位臵用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“○”。日期一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日為準(zhǔn)，也可是付印日期。

6、印章：除會議紀(jì)要外，各文種均加蓋印章；印章應(yīng)與文頭相符。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一頁。不采用“此頁無正文”標(biāo)識。（兩個或多個印章）

7、附注：公文如有附注（需要說明的其它事項(xiàng)），應(yīng)在成文日期下一行居左空2格加圓括號標(biāo)識?！罢埵尽币话銘?yīng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。

（三）版記

1、主題詞：參照《主題詞表》標(biāo)引，同時結(jié)合公司實(shí)際，可以用自由詞作為主題詞的補(bǔ)充，包括公文中關(guān)鍵的人名、單位（地）名、產(chǎn)品名、項(xiàng)目名、裝臵（設(shè)備）名。主題詞最多不能超過五組。

2、主送、抄送單位：抄送單位指除主送單位外需要協(xié)辦或知曉公文的其它單位，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

3、印發(fā)單位和日期：標(biāo)明主辦單位全稱或規(guī)范化簡稱以及印發(fā)時間。

公文排版采用A4紙（210*297），“天頭”（上白邊）為37，“訂口”（左白邊）為28。正文用3號仿宋體字，文中小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每頁22行，每行28個字。雙面印刷，左側(cè)裝訂或騎馬釘裝訂。

九、行文規(guī)則

1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

2、公司各部門根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，可向二級單位行文；二級單位職能部門可在本單位范圍內(nèi)行文；公司和二級單位各部門不得以部門文頭對外正式行文，如需對外行文，部門起草文件后，須以公司（二級單位）文頭行文，由辦公室加蓋公司（二級單位）公章。

3、向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)主送一個上級機(jī)關(guān)，如需其他上級機(jī)關(guān)閱知，可以抄送；請示性公文需送公司辦公室一份。

4、一般不得越級請示或報(bào)告；除生產(chǎn)事故、大型集體上訪、突發(fā)事件等緊急重大情況或逐級行文延誤時機(jī)將造成損失，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)指定可以越級行文的以外，均要逐級行文。因上述情況必須越級行文時，應(yīng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。

5、“請示”和“報(bào)告”在公文中不能并用；“請示”（包括“函”）應(yīng)一文一事；報(bào)告中不得夾帶“請示”事項(xiàng)。

6、除前面介紹的公文種類以外，工作要點(diǎn)、活動方案、計(jì)劃等文體都不能作為公文的獨(dú)立行文文種，必須以“通知”的形式印發(fā)。

十、收文、發(fā)文辦理

公文處理主要包括收文、發(fā)文兩個過程。

（一）發(fā)文辦理

1、制發(fā)公文過程

包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、修改、編號、付印、裝訂、用印、登記、分發(fā)等程序。

2、草擬公文要求

（1）符合國家的法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，遵循上級機(jī)關(guān)的指示精神，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。

（2）全面、客觀反映情況，提出政策、措施切實(shí)可行。（3）觀點(diǎn)明確，條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，直述不曲，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確。

（4）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確；引用公文先引標(biāo)題后引發(fā)文字號；引用外文注明中文含義；日期寫明具體年、月、日。

（5）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如層次少于三層，可以第一層為“

一、”，第二層為“1.”，第三層為“（1）”。

（6）根據(jù)行文目的和發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)選擇適當(dāng)?shù)奈姆N。（7）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序號和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（8）應(yīng)使用國家法定計(jì)量單位。

（9）文中使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（10）計(jì)算機(jī)打印文稿，排版要規(guī)范。

（11）行文前，應(yīng)填寫發(fā)文稿紙，標(biāo)明起草人、主送機(jī)關(guān)和公文標(biāo)題。

（12）擬制的公文，由起草單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。公文的簽發(fā)，以公司（二級單位）名義報(bào)送上級機(jī)關(guān)或下發(fā)的重要公文或涉及全局工作的公文，須由主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及專項(xiàng)或某一系統(tǒng)工作的公文，須由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需要會簽的聯(lián)合行文，應(yīng)在會簽欄注明會簽部門；簽發(fā)或會簽應(yīng)署姓名和日期。

（13）審核、簽發(fā)或會簽公文，必須使用藍(lán)黑鋼筆、碳素筆或毛筆，注意不要在文稿左側(cè)裝訂線外書寫。

（14）擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的問題，主辦部門應(yīng)當(dāng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。

（15）公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)先經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人核稿、把關(guān)、簽字。然后，由辦文單位（部門）呈公司（二級單位）相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)后，再送辦公室進(jìn)行編號，并進(jìn)行最終審核。

辦公室審核的重點(diǎn)是：一是文種是否正確，行文方式是否妥當(dāng)。二是是否符合黨的路線、方針和政策，是否符合國家法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定；是否符合上級有關(guān)精神和本單位實(shí)際。三是是否符合行文規(guī)則，公文的諸要素如人名、地名、產(chǎn)品名、裝臵名、單位部門名稱，時間、引文和文字表述，密級、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，文字、標(biāo)點(diǎn)符號及公文格式是否符合規(guī)定；報(bào)批手續(xù)是否符合規(guī)定；核稿、會簽等手續(xù)是否齊備。

數(shù)據(jù)、計(jì)量單位、文件具體事項(xiàng)，由各辦文單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行把關(guān)。

（16）對不符合要求文稿的處理：一是文字質(zhì)量存在問題，如文字修改量不大，由辦公室負(fù)責(zé)修改；需要做重大修改，由擬稿部門修改后再報(bào)審。二是違反公文辦理程序，由擬稿部門補(bǔ)辦。三是違反行文規(guī)則或行文方式，由辦公室提出正確要求，由辦文單位重新辦理。

（二）收文辦理

收文程序主要包括：簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦，以及辦結(jié)后立卷、歸檔、銷毀等。（不作詳細(xì)講解）

強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：上報(bào)的公文由辦公室統(tǒng)一收文辦理。辦理過程中，由辦公室專職文書進(jìn)行公文傳遞。領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間，部門與部門之間，上下級之間不得私傳文件。嚴(yán)禁任何個人、單位或部門越過辦公室直接將公文報(bào)送公司（二級單位）領(lǐng)導(dǎo)審批。公文傳遞過程中，辦公室文書要在公文登記薄上準(zhǔn)確標(biāo)出閱文領(lǐng)導(dǎo)姓名，部門領(lǐng)辦人員姓名以及公文返還時間。