第一篇：電子文件管理講稿修改版

緒

論

? ★課程的性質(zhì)、目的和任務(wù) ? 性質(zhì)：必修的重要專業(yè)課程。

? 目的和任務(wù)：通過本課程的學(xué)習(xí)，使學(xué)生了解電子文件和電子文件管理的一般理論，引導(dǎo)學(xué)生以完整的“電子文件觀” 來理解、思考和把握電子文件及其管理問題，學(xué)會用對比的方法來分析和掌握電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的不同特點，以及與二者相適應(yīng)的管理理論和管理模式，最終使學(xué)生達到系統(tǒng)地掌握電子文件管理的基本理論和實踐方法。? ★教學(xué)方式、課程考核方法

? 教學(xué)方式： 講授、案例、討論

? 考核方式：閉卷考試

總學(xué)時數(shù)：64

學(xué)分：4 ? 成績評定：

? 總評成績構(gòu)成：平時考核（30）％；結(jié)課考核（70）％

?平時成績構(gòu)成：考勤考紀(jì)（10）分；作業(yè)（15）分；課堂提問（5）分

★教材及參考資料 ? 建議教材：

? 《電子文件管理基礎(chǔ)教程》丁海斌、卞昭玲主編，遼寧大學(xué)出版社，2011.9 ? 參考資料： ? 1．《電子文件管理教程》，馮惠玲主編，中國人民大學(xué)出版社，2001年版 ? 2．《電子文件管理理論與實踐》，劉家真主編，科學(xué)出版社，2003年版 ? 3．《拯救數(shù)字信息—數(shù)據(jù)安全存儲與讀取策略研究》，劉家真等著，科學(xué)出版社，2004年版 ? 4．《電子文件管理學(xué)》，金波、丁華東編著，上海大學(xué)出版社，2010年版 ? 5．《電子證據(jù)―當(dāng)代機構(gòu)文件管理戰(zhàn)略》，戴維?比爾曼著，中國人大出版社，2000年版

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一、檔案技術(shù)工具的演進

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檔案技術(shù)工具，主要包括檔案物質(zhì)載體工具、檔案信息記錄符號工具、檔案信息傳播工具等。

檔案物質(zhì)載體工具：

甲骨、青銅、竹木簡、紙張、膠片、磁盤、光盤等

檔案信息記錄符號工具：口口相傳、圖畫、文字、數(shù)碼

檔案信息傳播工具：網(wǎng)絡(luò)、書籍等 ?

（一）無技術(shù)工具時代暨無檔案時代

口語時代：口頭語言所創(chuàng)造的“語義世界”是非固化的，它的記錄與傳播方式是從人體到人體。這種記錄與傳播方式具有即時性、狹窄性、不準(zhǔn)確性。同樣也沒有任何物質(zhì)工具參與信息的存儲與傳遞過程。

示現(xiàn)時代：信息管理與傳播的無物質(zhì)工具時代，是指人們面對面?zhèn)鬟f信息時代，也就是人類的無檔案時代。示現(xiàn)時代使用的信息媒介是示現(xiàn)媒介，示現(xiàn)媒介主要指人類的口語，也包括表情、動作、眼神等非語言符號（即身體語言），它們是由人體的感觀或器官本身來執(zhí)行功能的媒介系統(tǒng)，沒有任何物質(zhì)工具參與信息的存儲與傳遞過程。

（二）單一再現(xiàn)技術(shù)工具時代

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單一再現(xiàn)技術(shù)工具時代的信息記錄與傳播工具包括文字、印刷、攝影及相關(guān)載體等。其基本特點如下：

其所采用的基本檔案載體的單一性比較強。

記錄手段也具有單一性。? 在這一類系統(tǒng)中，信息記錄與信息接收所面對的是單一層次的技術(shù)工具，其操作模式是：人→工具→人。

文件與檔案產(chǎn)生于人類野蠻時代向文明時代過渡階段，必須具備以下三個條件：

隨著農(nóng)業(yè)種植技術(shù)的產(chǎn)生，人類逐漸從食不飽腹到產(chǎn)生剩余產(chǎn)品，使人們有時間從事單純的為獲取食物進行的生產(chǎn)活動之外的其他活動，特別是精神的知識的保存與生產(chǎn)活動。

人類必須發(fā)明通用性、形式化的信息表現(xiàn)技術(shù)——書面記錄符號，如地圖、文字等。

人類必須掌握簡單的文獻載體加工技術(shù)，如紙草、甲骨等。?

1.手抄時期的檔案工作

(1)概況：

在文字產(chǎn)生之后、印刷術(shù)產(chǎn)生之前（公元前3000年至約公元1045年），檔案文獻記錄經(jīng)歷了一個手抄時期。手抄檔案效率低、規(guī)模小、成本高。

(2)粗載體階段是手抄時代的主體階段

其特點：

第一，由于工藝技術(shù)水平有限，檔案所使用的載體只是經(jīng)過初步加工的自然物，如甲骨、紙草、簡牘、金石等。

第二，由于手抄檔案效率低，當(dāng)時的文檔工作機構(gòu)相對比較龐大。

第三，文件、檔案的產(chǎn)生、保管和利用的范圍很窄，主要局限于王室范圍內(nèi)。

第四，這一時期開始有了專門的檔案庫房和初級的檔案管理。

第五，手抄時期，檔案作為原始文獻始終占據(jù)書面信息記錄的主導(dǎo)地位。

(3)手抄時代檔案文獻的主導(dǎo)地位主要表現(xiàn)在：

首先，文件和檔案的產(chǎn)生有利于人們對知識和經(jīng)驗的積累，對文明發(fā)展起到了重要的基礎(chǔ)作用。

其次，作為一種書面?zhèn)鞑スぞ?，文件和檔案對社會發(fā)展起著重要的知識傳播作用。?

2.印刷時代的檔案工作

(1)概況：

印刷術(shù)發(fā)明之后，人類掌握了對文獻型信息進行批量生產(chǎn)的能力。紙張和印刷術(shù)的廣泛使用，使檔案工作產(chǎn)生一些新特點： ? 促進了檔案數(shù)量的增長。

? 促使人們具有了專業(yè)的檔案架閣庫的概念。? 促使人們對檔案分類屬性和管理方法的研究。? 促使人們建立專門的專業(yè)教育系統(tǒng)。?

(2)印刷時代檔案文獻的地位：

首先，檔案傳播知識主角的地位逐漸讓位于圖書。

紙張?zhí)貏e是印刷術(shù)發(fā)明之后，由于圖書、雜志等出版物在數(shù)量上可大量重復(fù)，所承載的知識體系較完整、綜合，其作用尤其是傳播知識、宣傳教育等方面的作用逐漸突出。

其次，在紙張時代，檔案扮演的社會角色主要是社會記憶、國家與社會管理工具的角色。

總之，印刷術(shù)發(fā)明之后，檔案的憑證價值是其價值的主要方面，其情報（參考）價值是次要方面。

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（三）迭加技術(shù)工具時代

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迭加技術(shù)工具時代，亦稱機器時代，這些機器包括電信、電話、唱片、電影、廣播、電視、計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等等。在微觀意義上，機器時代主要指計算機時代。其基本特點：

1.信息記錄與傳播依賴于機器。

2.在繪畫、文字、聲像等記錄工具之上，又有了迭加工具數(shù)字，且數(shù)字化實現(xiàn)了傳統(tǒng)工具的集合－－多媒體。

3.載體可以有多種選擇，可以是磁性載體，也可以是光學(xué)性載體。?

迭加技術(shù)給檔案和檔案工作帶來的變化：

1.檔案自身存在形態(tài)發(fā)生根本性變化。紙質(zhì)檔案時代，檔案是半虛擬化的。電子檔案時代，數(shù)字化、電子化使檔案存在形態(tài)完全虛擬化－－符號與載體都是虛擬化的。

2.檔案管理實現(xiàn)了從物理管理為主向邏輯管理為主的轉(zhuǎn)變。

3.文檔一體化與數(shù)字檔案資源全球化。

4.檔案工作由邊緣回到核心。

二、信息技術(shù)的發(fā)展對檔案工作的影響

1、計算機在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，改變著人們管理檔案的方式和手段。

2、為檔案工作提供了新的管理對象------電子文件

3、對檔案學(xué)理論提出新的挑戰(zhàn)

（1）一些基本概念失去了傳統(tǒng)的內(nèi)涵

（2）檔案學(xué)的一些基本理論和原則需要重新認(rèn)識

（3）電子文件的管理理論、方法和管理體制需要全面建立

（4）隨著電子文件與檔案理論研究的深入，檔案學(xué)者提出了一些新的理論觀點。

三、創(chuàng)建電子文件管理學(xué)的必要性和可行性

（一）建立電子文件管理學(xué)的必要性

1、是檔案學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)的時代要求

2、保護電子記憶，是檔案工作的歷史使命

3、是檔案學(xué)理論和學(xué)科建設(shè)的內(nèi)在需要

（二）建立電子文件管理學(xué)的可行性

1、有大量的電子文件管理研究文獻和較為成熟的理論為基礎(chǔ)

2、有我國電子文件管理實踐的支持

3、可以借鑒國際上相關(guān)的管理理論、經(jīng)驗和方法

四、電子文件管理學(xué)的研究對象和任務(wù)

（一）電子文件管理學(xué)的研究對象

電子文件和電子文件管理

（二）電子文件管理學(xué)研究的任務(wù)

在研究電子文件的形成、特點和價值的基礎(chǔ)上，依據(jù)和利用現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境，總結(jié)電子文件管理工作實踐經(jīng)驗，探索電子文件管理規(guī)律，建立電子文件管理的基本理論和基本方法，建構(gòu)電子文件管理學(xué)理論體系，指導(dǎo)電子文件管理工作實踐，從而保證歸檔電子文件的真實性、完整性和有效性，最大限度地發(fā)揮電子文件的作用。

五、電子文件管理學(xué)的學(xué)科性質(zhì)

1、電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)的一門分支學(xué)科

2、電子文件管理學(xué)是一門綜合性學(xué)科

3、電子文件管理學(xué)屬于應(yīng)用學(xué)科，具有較強的實踐性

六、電子文件管理學(xué)的研究方法

1、馬克思主義唯物辯證法是電子文件管理學(xué)研究的方法論準(zhǔn)則

2、繼承與創(chuàng)新相結(jié)合的方法

3、吸收、借鑒科學(xué)研究的一般方法

4、引進移植的方法 ? 思考與練習(xí)題：

1.名詞：檔案技術(shù)工具

2.論述檔案技術(shù)工具的演進及其對檔案工作的影響

3.分析檔案載體演變的歷史過程 第一章 電子文件概述

第一節(jié) 電子文件的形成

*

一、無紙時代的歷史必然性 *

1、“無紙時代”的概念 *

2、“無紙時代”到來的必然性依據(jù)

*

3、“無紙時代”到來是一個過程，并需要有一個 判斷標(biāo)準(zhǔn)

* 無紙時代：是指在我們的現(xiàn)實工作與生活中，紙張已不再是我們的書寫工具，取而代之的是計算機、網(wǎng)絡(luò)、磁載體和光載體等基本工具。* 歷史上記錄方式的變革大約經(jīng)歷了四個階段： * 第一階段：原始材料的直接利用階段。* 第二階段：原始材料的粗加工階段。* 第三階段：紙質(zhì)文件階段。* 第四階段：電子文件階段。*

二、電子文件的發(fā)展歷程

* 電子文件發(fā)展要經(jīng)歷四個階段： * 第一階段：過程階段。

* 第二階段：輔助性電子文件階段。* 第三階段：電子文件階段。* 第四階段：無紙階段。*

三、電子文件生成途徑

* 目前，電子文件的生成途徑主要有兩種：直接生成和模數(shù)轉(zhuǎn)換。直接生成的電子文件稱為原生性電子文件，經(jīng)過模數(shù)轉(zhuǎn)換生成的電子文件稱為再生性電子文件。*

（一）直接生成

* 是指文件初次形成即直接在各種數(shù)字技術(shù)環(huán)境中以數(shù)字形態(tài)產(chǎn)生，或通過各種數(shù)字技術(shù)設(shè)備直接對各種事物的特征、聲音和圖像等多媒體信息接收、采集而成。*

1、辦公自動化 * 辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是指對辦公信息進行自動操作（如文字處理、文檔管理）的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。它利用先進的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人—機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。

OA在我國自20世紀(jì)70年代開始發(fā)展，到20世紀(jì)90年代中期大致經(jīng)歷了三個階段：

第一個階段的主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如傳真機、打字機、復(fù)印機等；以單機為主、以實現(xiàn)個人事務(wù)處理為目的。

第二個階段的主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理，表格處理、文件排版輸出和進行人事財務(wù)等信息的管理等；

第三個階段的主要標(biāo)志是辦公過程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了文件共享，網(wǎng)絡(luò)打印共享，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理等工作。* 一般OA系統(tǒng)的基本模塊 *（1）工作流處理

*

利用計算機技術(shù)將手工作業(yè)程序計算機化，包括系統(tǒng)設(shè)備、工作流程設(shè)計、工作流監(jiān)控。生成的電子文件包括在設(shè)計、維護、監(jiān)控過程中的各類記錄。*（2）收文管理

* 包括收文登記、擬辦、圖像及文本自動傳閱、分發(fā)批辦、接收清退、檢索利用等。生成的電子文件包括所收文件、登記信息、擬辦批辦意見、傳閱信息、利用登記等。

*（3）發(fā)文管理

（4）辦件管理*

（5）會議管理

（6）視頻會議 *（7）領(lǐng)導(dǎo)辦公

（8）公共信息欄*

（9）電子論壇

（10）電子郵件 *（11）自動傳真

（12）個人事務(wù)處理*（13）文檔管理

（14）系統(tǒng)配置 *（15）個人工作臺

（16）人事檔案管理 *

案例1

案例2 *(2)數(shù)碼相機

Digital Camera(DC)，是一種利用電子傳感器把光學(xué)影像轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的照相機。? 數(shù)碼相機廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域：印刷業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、建筑監(jiān)理、保險備案、軍事偵察、廣告、日常生活等

*(3)集成制造系統(tǒng)（CIMS）—— Computer integrated manufacturing system * CIMS是通過計算機硬軟件。并綜合運用現(xiàn)代管理技術(shù)、制造技術(shù)、信息技術(shù)、自動化技術(shù)、系統(tǒng)工程技術(shù)。將企業(yè)生產(chǎn)全部過程中有關(guān)的人、技術(shù)、經(jīng)營管理三要素及其信息與物流有機集成并優(yōu)化運行的復(fù)雜的大系統(tǒng)。

其核心內(nèi)容主要由三部分組成：計算機輔助設(shè)計、制造與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（CAD/CAM/PDM）

* CAD(Computer Aided Design): * 利用計算機及其圖形設(shè)備幫助設(shè)計人員進行設(shè)計工作。在工程和產(chǎn)品設(shè)計中，計算機可以幫助設(shè)計人員擔(dān)負計算、信息存儲和制圖等項工作。* CAM(computer Aided Manufacturing）：

*（計算機輔助制造)的核心是計算機數(shù)值控制（簡稱數(shù)控），是將計算機應(yīng)用于制造生產(chǎn)過程的過程或系統(tǒng)。

* PDM（Product Data Management）產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理

* PDM是一門用來管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過程（包括過程定義和管理）的技術(shù)。*(4)遙感技術(shù)

* 遙感是指非接觸的，遠距離的探測技術(shù)。一般指運用傳感器/遙感器對物體的電磁波的輻射、反射特性的探測，并根據(jù)其特性對物體的性質(zhì)、特征和狀態(tài)進行分析的理論、方法和應(yīng)用的科學(xué)技術(shù)。

* 遙感技術(shù)廣泛用于軍事偵察、導(dǎo)彈預(yù)警、軍事測繪、海洋監(jiān) 視、氣象觀測和互劑偵檢等。在民用方面,遙感技術(shù)廣泛用于地球資源普查、植被分類、土地利用規(guī)劃、農(nóng)作物病蟲害和作物產(chǎn)量調(diào)查、環(huán)境污染監(jiān)測、海洋研制、地震監(jiān)測等方面。

*（5）地理信息系統(tǒng)（Geographic Information System, 簡稱 GIS）

*

地理信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于資源調(diào)查、環(huán)境評估、災(zāi)害預(yù)測、國土管理、城市規(guī)劃、郵電通訊、交通運輸、軍事公安、水利電力、公共設(shè)施管理、農(nóng)林牧業(yè)、統(tǒng)計、商業(yè)金融等幾乎所有領(lǐng)域。

*(6)衛(wèi)星系統(tǒng)

* 人造衛(wèi)星通常指環(huán)繞地球飛行的無人航天器?！熬盼濉币詠?，我國先后成功發(fā)射氣象衛(wèi)星、通信廣播衛(wèi)星、資源衛(wèi)星、“北斗”導(dǎo)航衛(wèi)星等多種類型的衛(wèi)星。*(二)模數(shù)轉(zhuǎn)換

* 模數(shù)轉(zhuǎn)換是指將模擬信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，以便計算機處理的過程。

* 模擬信號指用連續(xù)變化的物理量表示的信息。其信號的幅度、頻率或相位隨時間做連續(xù)變化，如傳統(tǒng)廣播電視的聲音或圖像信號。

*

數(shù)字信號是人為地抽象出來的在時間上不連續(xù)的信號，如一系列斷續(xù)變化的電壓脈沖、光脈沖等。

* 進行模數(shù)轉(zhuǎn)換需要利用一定的輸入設(shè)備和技術(shù)，主要包括：

*

1、鍵盤

2、筆繪版

3、手寫字

4、語音輸入和聲控

5、掃描儀

6、條碼技術(shù)

*

四、電子文件來源途徑

*

（一）電子政務(wù)【中國電子政務(wù)網(wǎng)：http://004km.cn

作業(yè)：通過搜索引擎查找?guī)讉€電子商務(wù)網(wǎng)站，并從中選擇一個，分析它在進行商務(wù)活動中可能產(chǎn)生的電子文件及其類型。第三節(jié)

電子文件的特點和作用 *

一、電子文件的特點

*

（一）信息的非人工直接識讀性 *

1.人與信息之間關(guān)系發(fā)展的三個階段

第一階段，口口相傳

第二階段，人—信息工具—人

第三階段，人—工具—工具之工具—人

★2.科學(xué)地客觀得認(rèn)識“非人工直接識讀性”

思考： 一份數(shù)字文件的讀者是程序?！芊?羅森伯格 *

（二）對計算機系統(tǒng)的依賴性 * 依賴的兩層含義：

一是文件管理活動必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)。這是電子文件永恒的特點。

二是計算機系統(tǒng)的不兼容問題。這一問題隨著電子計算機技術(shù)的發(fā)展將逐漸得到解決。* 電子文件的系統(tǒng)依賴性在近期有礙于它的使用和發(fā)展，但從發(fā)展的眼光看，是實現(xiàn)自動化管理的必要條件，是電子文件先進性的表現(xiàn)之一。*

（三）信息與特定記錄載體之間的可分離性

* 信息不再具有固定的物理位置，也不再對特定記錄載體“從一而終”，可以根據(jù)需要隨時擴展、縮小或改變存儲空間，在不同存儲介質(zhì)之間轉(zhuǎn)換。*

（四）信息存儲的高密度性

電子文件信息的存儲密度大大高于以往各種信息存儲介質(zhì)。而且，隨著計算機技術(shù)的不斷進步，電子介質(zhì)的存儲密度還在以難以想象的高速度繼續(xù)加大。把一個檔案館的全部檔案、一個機關(guān)的去文件放在一張光盤里，已不再是神話。*

（五）多種信息媒體的集成性

* 電子文件是多媒體的，是立體的，是一種全方位的記憶和再現(xiàn)，實現(xiàn)了文件功能的革命性變化。

* “多媒體即是本質(zhì)上互動的媒體”。用戶可以與計算機上的“多媒體文件”發(fā)生互動，有了更大的參與性和選擇性。這無疑是電子文件在表現(xiàn)功能和輸出功能兩個方面實現(xiàn)了巨大的飛躍。

*

（六）文件形成與更改的可操作性 *

1.“隨心所欲”的文件制作與利用 *

2.可變性可能帶來的負面影響

電子文件的可操作性有時會表現(xiàn)為可變性。這種可變性會使人們對電子文件的真實性產(chǎn)生懷疑，懷疑它具有某種與文件和檔案屬性不符的特點。在辦公自動化系統(tǒng)中，這種可變性往往被設(shè)定的固定程序所預(yù)防，一般不易發(fā)生。*

討論：信息與載體的可分離性

*

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時代，文件信息也可以通過手抄或復(fù)制等方式，使其脫離原載體，進行信息轉(zhuǎn)移、傳播，這是否也屬于信息與載體的可分離性？ *

討論：電子文件的虛擬性

《漢語大詞典》中“虛擬”的含義主要是“虛構(gòu)”、“設(shè)想”； “非物質(zhì)的”、“非實體的”

陳志良：廣義的虛擬是指規(guī)則文明或符號文明，是人類對各種規(guī)則的合成、選擇及其演化。

狹義的虛擬是指當(dāng)代的數(shù)字化的表達方式和構(gòu)成方式、實踐方式和創(chuàng)造方式。

*

二、電子文件的作用

*

（一）可以改變辦公方式、提高辦公效率*

（二）有利于文檔一體化的實現(xiàn) *(三)可以充分發(fā)揮信息資源共享的優(yōu)勢*(四)電子文件能集成多元化信息 * 第四節(jié)

電子文件的形成規(guī)律和生命周期 *

一、電子文件形成規(guī)律

* 指電子文件從制作到生成的過程中所表現(xiàn)出來的種種內(nèi)在規(guī)律性。作為電子文件管理方法的一句，電子文件形成規(guī)律的研究具有十分重要的意義。* 1.電子文件的形成與業(yè)務(wù)活動的開展同步進行 * 2.電子文件的形成依賴于系統(tǒng) * 3.電子文件信息形成與存儲分散化 * 4.數(shù)據(jù)類型與文件格式多樣化 * 5.電子文件信息生成的動態(tài)性 *

二、電子文件生命周期

*

（一）國際檔案理事會對電子文件生命周期階段的劃分 *

概念階段*

產(chǎn)生階段*

維護階段 *

（二）何嘉蓀對電子文件運動階段的闡釋

* 第一階段：文件的孕育形成階段* 第二階段：文件的現(xiàn)實使用階段

* 第三階段：文件的暫時保存階段* 第四階段：文件的保存階段或歷史階段

（三）佛蘭克?厄普沃德的“循環(huán)周期論”

* “往復(fù)運動于生成到處置的連續(xù)體中的一個過程”。*

三、文件連續(xù)體理論

* 20世紀(jì)80年代，澳大利亞檔案學(xué)者提出的一種新型文件管理理論或概念模型 閱讀資料：

1.文件連續(xù)體理論的借鑒與反思，吳品才，檔案學(xué)通訊，2009（6）

2.文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論關(guān)系研究述評，朱慧鈺，北京檔案，2006（1）* 第五節(jié)

電子文件的原始性與法律證據(jù)性 *

一、電子文件的原始性 *

（一）傳統(tǒng)文件的原始性

*

（二）電子文件原始性認(rèn)定的困難 *

（三）重新界定“原始性”

*

（四）國外對電子文件原始性（或原件）問題的確認(rèn)方法

閱讀資料：電子文件原始性的認(rèn)定與維護 : http://004km.cn/view.asp?id=865 討論：電子文件是否具有法律證據(jù)性 *

二、電子文件的法律證據(jù)性 * ＠電子文件的法律證據(jù)效力

* 法律證據(jù)效力：指一種證據(jù)它是否具有證據(jù)價值，是否被法律認(rèn)可，以及它在作為法律證據(jù)使用時證明力度的大小等一系列的問題。* 1.電子文件法律證據(jù)價值 *

體現(xiàn)：（1）電子文件具有憑證作用*

（2）電子文件具有人可讀形式 *

（3）電子文件具有多種信息媒體集成性 * 2.電子文件的證據(jù)能力

* 證據(jù)能力：又稱證據(jù)的可采性，是指證據(jù)資料在法律上允許其作為證據(jù)的資格。*（1）世界各國關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定 * ①證據(jù)規(guī)則模式

* 一般不具體規(guī)定哪種形式的證據(jù)資料可以為法律所接受，而是靠確立一系列的證據(jù)規(guī)則來確定證據(jù)的可采性。* A：傳聞證據(jù)排除規(guī)則

* 英美法系國家所確立的一項證據(jù)規(guī)則，是指傳聞證據(jù)不具有證據(jù)可采性，在法院審判中不能作為證據(jù)使用

* B：最佳證據(jù)規(guī)則 * 英美法系國家的一條重要證據(jù)規(guī)則，指只有文書的原件才能作為證明文件內(nèi)容的證據(jù)被采納。

* ②自由證據(jù)模式

* 大陸法系國家通常不對證據(jù)的可采性問題做硬性規(guī)定，而是允許自由提出所有與案件有關(guān)的證據(jù)材料，而不論其表現(xiàn)形式如何。* ③證據(jù)清單模式

* 一般是開立一份關(guān)于可接受的證據(jù)的清單,如果某一證據(jù)材料可劃歸為證據(jù)清單中的某類證據(jù)，它就具有證據(jù)能力。

（2）我國法律關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定

散見于三大訴訟法之中

（3）國際組織關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定

國際商會、聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會 *

3.電子文件的證明力

*（1）電子文件具有證明力的基本條件

* A.電子文件必須具備證據(jù)客觀性* B.電子文件必須具備證據(jù)關(guān)聯(lián)性 * C.電子文件必須具備證據(jù)合法性 *(2)保證電子文件證明力的基本措施

* A.保證所輸入數(shù)據(jù)的來源及將文件轉(zhuǎn)換成機讀格式的過程是真實的。* B.保證電子文件形成、管理的系統(tǒng)具有可靠性 * C.應(yīng)將文件的毀壞、非故意或惡意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供發(fā)現(xiàn)機制。* D.電子文件必須保留背景文件。

* E.保證電子文件證據(jù)的收集程序符合法律規(guī)定 * ＠電子文件管理與版權(quán)保護

*

（一）電子文件管理中的版權(quán)認(rèn)定與保護 *

1、電子文件管理中的版權(quán)認(rèn)定

* 版權(quán)又稱著作權(quán)：是指作者及其他版權(quán)人對文學(xué)、藝術(shù)、科學(xué)作品依法享有的各項專有權(quán)利。版權(quán)認(rèn)定包括三方面內(nèi)容：

* A：客體認(rèn)定：認(rèn)定哪些電子文件受版權(quán)保護 * B：主體認(rèn)定：認(rèn)定誰擁有這些電子文件版權(quán) * C：權(quán)利內(nèi)容認(rèn)定：認(rèn)定版權(quán)人具體享有哪些權(quán)利 *（1）電子文件作品的認(rèn)定 * 實質(zhì)要件：

* ①作品的獨創(chuàng)性：指作品由作者獨立構(gòu)思而成的，作品表現(xiàn)形式或內(nèi)容完全不是或者基本上不是同他人的作品相同，即不是抄襲、剽竊、篡改他人的作品。* ②具有固定性和可復(fù)制性

* ③具有合法性：內(nèi)容合法 * 形式要件

* ①表現(xiàn)形式： 傳統(tǒng)作品的數(shù)字化形式；

新型的電子作品 * ②時間形式： 著作人身權(quán)的保護期*

著作財產(chǎn)權(quán)的保護期 *（2）電子作品版權(quán)權(quán)屬的認(rèn)定 * ①版權(quán)主體的種類：* 創(chuàng)作作品的公民* 法人和非法人組織 * ②特殊電子作品版權(quán)歸屬：* 職務(wù)電子作品* 電子數(shù)據(jù)庫作品* 計算機軟件 *（3）電子作品版權(quán)權(quán)利內(nèi)容的認(rèn)定

* ①發(fā)表權(quán):決定作品是否公之于眾的權(quán)利。

* ②署名權(quán)：表明作者身份，在作品上署名的權(quán)利 * ③復(fù)制權(quán)：以印刷、復(fù)印、拓印、錄音、錄像、翻錄、翻拍等方式將作品制作一份或多份的權(quán)利

* ④信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)：以有線或無線方式向公眾提供作品，使公眾可以在其個人選定的時間和地點獲得作品的權(quán)利。

* ⑤攝制權(quán)：以攝制電影或者類似攝制電影的方法將作品固定在載體上的權(quán)利。*

2、電子文件管理中的版權(quán)保護 *（1）對他人版權(quán)的保護

* A：直接與版權(quán)人簽訂著作權(quán)許可使用合同 * B：通過版權(quán)集體管理組織獲得權(quán)利許可 *（2）對自己版權(quán)的保護

* A：對作品采取技術(shù)保護措施* B：在電子作品中加入版權(quán)管理信息 * C：依法提起訴訟，維護自身合法權(quán)益

*

（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件管理涉及的版權(quán)問題 *

1、網(wǎng)頁內(nèi)容的版權(quán)問題 *

2、網(wǎng)絡(luò)鏈接的版權(quán)問題

* 1）鏈接的分類* 2）鏈接的版權(quán)問題 * ＠電子文件管理與隱私權(quán)保護 *

（一）個人資料與隱私權(quán)法律保護

* 隱私權(quán)：是指個人信息不被非法獲悉和公開、個人生活不受外界非法侵?jǐn)_、個人私事的決定不受干涉的一項獨立的人格權(quán)。

* 個人資料：國外法律中使用的一個法律術(shù)語。是公民個人隱私信息主要的外在表現(xiàn)形式。

*

（二）電子文件管理中侵犯公民隱私權(quán)的行為 *

1、不合理的收集個人資料

*

2、對個人資料不合理的利用 *

3、對個人資料質(zhì)量的侵害

*

4、對個人資料安全的侵害 *

（三）電子文件管理中公民隱私權(quán)的保護 *

1、個人資料收集行為的依據(jù)

*

2、個人資料收集的過程 *

3、個人資料的持有

*

4、個人資料的披露和公開 雙語教學(xué)詞匯

* OA 辦公自動化*

CAD 計算機輔助設(shè)計*

CAM計算機輔助制造

* E-Government 電子政府

E-GOV

電子政務(wù)

Electronic records 電子文件

*

Digital text 數(shù)字文本* Digital graphic 數(shù)字圖形

Digital image 數(shù)字影像

Digital voice 數(shù)字語音

*Digital video 數(shù)字視頻 * Life cycle of electronic records 電子文件生命周期

The Records Continuum 文件連續(xù)體 思考與練習(xí)題：

名詞：電子文件

文件連續(xù)體理論

電子文件生命周期

系統(tǒng)依賴性 電子文件法律證據(jù)效力

電子文件的證據(jù)能力

電子文件的證明力 1.分析電子文件的生成途徑和來源途徑。2.你認(rèn)為哪些技術(shù)環(huán)境可以生成電子文件？ 3.為什么要對電子文件進行不同的分類？ 4.如何理解“無紙時代”？

5.簡述電子文件的發(fā)展歷程

6.什么是電子文？如何理解電子文件的基本特征？ 7.如何理解電子文件是由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息組成的？結(jié)合具體類型電子文件進行分析？ 8.你對電子文件的哪種特點感受最深？請結(jié)合個人實際談一談。

9.結(jié)合電子文件管理中所遇到的問題，談?wù)剬ξ募B續(xù)體理論的認(rèn)識。10.如何保證電子文件的證明力? ? 第二章? 電子文件管理 ? 第一節(jié)?電子文件管理內(nèi)容 ?

一、電子文件管理的基本內(nèi)容 ?

（一）電子文件的微觀管理

?

電子文件的微觀管理指文件和檔案管理人員以電子文件為客體對象，運用一定的技術(shù)、方法對其加以組織和控制，形成有序、系統(tǒng)的電子文件信息資源，維護電子文件信息的真實性、完整性、有效性，并向社會提供利用服務(wù)。

? 電子文件的微觀管理的環(huán)節(jié)與傳統(tǒng)文件、檔案的不同： ? 1.順序上的不同? 2.內(nèi)容和形式的不同? 3.技術(shù)上的不同 ?

（二）電子文件的宏觀管理

?

指文件和檔案的行政與業(yè)務(wù)管理部門以電子文件管理為客體對象，運用法律法規(guī)、制度辦法、規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)等對電子文件管理工作中的組織和人員加以指導(dǎo)和控制，并提供相應(yīng)的技術(shù)和條件支持，以形成有效地運作機制和管理機制，使電子文件微觀管理工作規(guī)范化和制度化，確保電子文件完整保存的歷史責(zé)任得以實現(xiàn)。? 1.電子文件宏觀管理原則

? 1）應(yīng)納入國家檔案事業(yè)管理體系之中 ? 2）要有超前性和預(yù)見性

? 3）應(yīng)兼及電子文件和電子檔案兩個階段，貫徹文檔一體化原則 ? 2.電子文件管理規(guī)劃

? 是指以可靠的文件檔案管理理論及其實踐經(jīng)驗為基礎(chǔ)，運用專業(yè)管理、行政管理和財務(wù)管理等相關(guān)管理方法與手段，制定電子文件管理目標(biāo)、任務(wù)和實施方案，保證電子文件管理質(zhì)量，提高電子文件管理效率，為電子文件形成者、用戶和社會提供服務(wù)。包括國家層面至機構(gòu)層面不同層次的規(guī)劃

? 1）戴維?比爾曼的電子文件管理規(guī)劃思想 ? 管理目標(biāo)——為機構(gòu)的職能活動提供證據(jù) ? 戰(zhàn)略重點——應(yīng)用系統(tǒng) ? 實施策略——系統(tǒng)管理

? 管理對象——文件內(nèi)容和背景信息 ? 工作方法——文件著錄 ? 智力投資——人員培訓(xùn) ? 倡導(dǎo)電子文件文化

? 2）我國電子文件管理規(guī)劃

? 我國至今未制定一部完整的、單項的電子文件管理規(guī)劃，但在許多政策性、計劃性文件中，充分考慮到對電子文件管理的發(fā)展和規(guī)劃問題。

? 如2006年頒布的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》其中之一是：進一步加強檔案信息化建設(shè)，促進檔案信息資源共享。? 3.電子文件管理的法制化建設(shè) ? 1）必要性

? 是檔案工作法制建設(shè)的需要

? 是新技術(shù)條件下電子文件管理工作理論與實踐發(fā)展的需要 ? 是檔案工作現(xiàn)代化管理、檔案事業(yè)進一步發(fā)展的需要 ? 2）我國電子文件管理法制建設(shè)存在的問題 ? 電子文件法律地位遲遲不能確立

? 電子文件宏觀管理不夠，工作體系不明確 ? 人員經(jīng)費和技術(shù)條件的限制 ?

二、電子文件管理流程

?

（一）電子文件管理環(huán)節(jié)總況 ? 新增環(huán)節(jié)：

? 1.參與電子文件的形成

? 2.建立電子文件信息數(shù)據(jù)庫 ? 3.電子文件長期保存

?

（一）電子文件管理流程的變化 ? 1.時間上的變化——提前和延長 ? 2.內(nèi)容上的變化——復(fù)雜化、集成化 ? 3.順序上的變化——有串行向并行發(fā)展 ? 閱讀資料：劉越男《電子文件管理流程的變化及其引發(fā)的思考》，《中國檔案》，2002（9），41－44頁

?

（三）電子文件管理“業(yè)務(wù)流程重組” ? 閱讀資料：

? 1.王曉坤等《試論電子文件管理流程的變化及重組》，《山東檔案》，2004（1）? 2.周毅《信息技術(shù)運用與文件管理流程的重組》，《檔案學(xué)通訊》，2001（1）?第二節(jié) 電子文件管理的指導(dǎo)思想和原則 ?

一、電子文件管理的指導(dǎo)思想

?

（一）辯證唯物主義是電子文件管理的根本指導(dǎo)思想 ?

（二）電子文件與傳統(tǒng)文件管理共存與互動的思想 ?

（三）注意防止兩種傾向 ?

二、電子文件管理的目標(biāo)

?

管理目標(biāo)是確定管理原則、管理方法和管理行為的基礎(chǔ)，電子文件管理與紙質(zhì)文件管理的目標(biāo)有許多共同之處，由于電子文件自身的特點，其管理有一些特定的取向。?

（一）電子文件的真實性

是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致。

?

文件的真實性表現(xiàn)：

?

1.文件在產(chǎn)生過程中的真實，即某一份文件客觀反映和真實記錄了機構(gòu)業(yè)務(wù)活動。?

2.文件在產(chǎn)生之后的真實，表現(xiàn)為在整個生命周期里未被更改，仍然保持其在產(chǎn)生時的本來面貌

?

真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，得以作為社會記憶長久保存的前提。

?

保證電子文件真實性困難的原因： ?

一是電子文件信息的易更改性； ?

二是電子文件信息的軟硬件依賴性 閱讀資料：【加】露西安娜?杜蘭蒂《如何長期保證電子文件的真實性？》中國檔案，2000（3）

（二）電子文件的完整性

是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等沒有缺損。

電子文件的完整性包括兩方面的含義：

一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件完整齊全；（對一般文件管理的要求）

二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等沒有缺損。（對電子文件的特殊要求）

? 電子文件構(gòu)成要素

載體

medium 承載信息、具有實體形態(tài)的介質(zhì) 內(nèi)容

content 文件記載的信息。

物理和智能格式physical form & intellectual form 物理格式指決定文件外觀及存儲狀況的一組屬性。

智力格式指表示文件生成活動、文件編制及管理背景的所有屬性 活動

action 簽發(fā)文件的活動等，即以文件為手段，創(chuàng)建、維護、改變、結(jié)束某項工作的行為。人員

persons 利用文件開展工作的人或團體

檔案鏈 archival bond 同一業(yè)務(wù)活動所形成的所有文件之間的聯(lián)系 背景

context 文件產(chǎn)生的司法、行政、業(yè)務(wù)活動以及技術(shù)環(huán)境等

（三）電子文件的有效性

是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可讀性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

有效性保障的目的是使文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、技術(shù)遷移、設(shè)備更新等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并加以利用。（可讀性）

思考：造成電子文件不可識讀的原因？

（四）促進工作效率的提高

電子文件是在各種社會活動中產(chǎn)生的，其基本職能是支持各種職能活動的開展。因此電子文件管理應(yīng)以提高工作效率為目標(biāo)。

（五）方便查詢和利用

查詢和利用的過程是實現(xiàn)電子文件信息價值的過程。

具體目標(biāo)：

1.廣泛，即拓寬利用范圍

2.高質(zhì)，對相關(guān)內(nèi)容深度整理和挖掘

3.及時，在第一時間實時提供利用

4.合理，保護信息安全

?

三、電子文件管理的基本原則

?

為了在復(fù)雜多樣的電子文件生成、運行環(huán)境中選擇和實施有效的管理，全面實現(xiàn)其管理目標(biāo)，必須遵循一定的管理原則。

（一）全程管理原則

根據(jù)電子文件的特點和管理要求，建立一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理與監(jiān)控。?

電子文件全程管理的深刻涵義：

?

1.是一種全面的管理? 2.是一種系統(tǒng)的管理? 3.是一種過程管理

（二）前端控制原則

指針對電子文件的管理，從文件形成之時甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段）一直到歸檔整個過程給予全盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護階段進行監(jiān)督。

其內(nèi)涵包括兩個方面：

1.整體規(guī)劃

2.業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前

前端控制原則是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，其必要性主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

第一，前端控制是確保電子文件真實可靠、完整完全、長期可讀的有效策略。

第二，前端控制是優(yōu)化管理功能，高管理效率的科學(xué)理念。

（三）動態(tài)管理原則

是指對電子文件全程加以監(jiān)控，以動態(tài)適應(yīng)性管理措施實時應(yīng)對電子文件生成、運轉(zhuǎn)、利用過程中發(fā)生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

? 第三節(jié)? 電子文件的管理模式 ?

一、機構(gòu)內(nèi)部電子文件管理模式 ?

由于職能領(lǐng)域、電子文件種類和內(nèi)容的差異，不同機構(gòu)電子文件的具體管理模式不盡相同。? 應(yīng)注意的問題：

1.對電子文件實行統(tǒng)一管理

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

2.實行文件檔案一體化管理

電子文件、檔案一體化管理的最佳實現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動的電子文件管理系統(tǒng)。

?

二、檔案館電子文件的管理模式 ?

1.分布式保管模式

?

是指政府機構(gòu)以及各種社會組織產(chǎn)生的電子文件不集中在各級檔案館保存，而采取分布式管理方法，將其保存在產(chǎn)生這些文件的機構(gòu)內(nèi)，由檔案館對電子文件信息加以控制，并對其保管加以指導(dǎo)。

?

實踐這種方案的國家有澳大利亞、德國、俄羅斯等。

2.集中式保管模式

?

是指將具有永久價值的電子文件傳送到檔案館集中保存，即對電子文件實體和信息實行雙重控制。

實踐這種方案的國家有美國、英國、瑞士、法國等一些國家。?

實行集中保管是基于以下方面考慮：

? 1.電子文件生成機關(guān)不具有保管電子文件的法律責(zé)任，容易造成電子文件的損毀。? 2.從文件生命周期理論來說，電子文件理應(yīng)由檔案館集中管理。

? 3.從組織機構(gòu)和人員的穩(wěn)定性來說，形成機關(guān)分別管理會影響到檔案管理長期政策的制定。

三、國家電子文件管理體制

?

集中統(tǒng)一的檔案管理體制。就是全國檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的體制。其具體內(nèi)容主要包括三個方面：

1.國家電子文件與電子檔案也應(yīng)該按規(guī)定分別由各級、各類檔案保管機構(gòu)集中管理。

?

注意以下三方面的問題：

（1）電子文件與電子檔案“由誰來管”的問題。

（2）電子文件與電子檔案“怎樣集中”保管的問題。

（3）文檔一體化的問題。

2.全國電子檔案工作在各級人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，由各級檔案行政管理機構(gòu)統(tǒng)一、分級、分專業(yè)管理。

?

所謂統(tǒng)一管理，是指國家檔案行政管理機關(guān)主管全國電子文件與電子檔案工作，對全國檔案電子文件與電子檔案工作實施全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一的法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。

所謂分級管理，指縣級以上各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的電子文件與電子檔案工作，可按照國家有關(guān)電子文件與電子檔案工作的統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)的情況，制定本地區(qū)的電子文件與電子檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，并對本地區(qū)內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的電子文件與電子檔案工作實行指導(dǎo)和監(jiān)督。

所謂分專業(yè)管理，是指中央各專業(yè)主管機關(guān)在國家檔案行政管理機關(guān)的知道下，針對本專業(yè)系統(tǒng)的特點，制定本專業(yè)系統(tǒng)電子文件與電子檔案工作的規(guī)劃、制度和辦法，對本系統(tǒng)的電子文件與電子檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，保證國家有關(guān)電子文件與電子檔案工作的方針政策在本專業(yè)系統(tǒng)的貫徹和執(zhí)行。

3.對黨政電子文件工作實行統(tǒng)一管理。

?

四、機構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理體制

?

（一）機構(gòu)內(nèi)部電子文件管理的組織體制

由于電子文件產(chǎn)生時間較短，目前社會上對“電子文件保管者”問題還沒有形成統(tǒng)一的明確的認(rèn)識和規(guī)定。目前，在電子文件保管者問題上有三種情況：由文件形成部門保管；由計算機站、信息中心等專業(yè)技術(shù)機構(gòu)保管；由檔案部門保管。?

（二）機構(gòu)內(nèi)部電子文檔管理的技術(shù)機制

? 從技術(shù)形態(tài)上看，目前在基層單位存在著單機管理與網(wǎng)絡(luò)管理兩種基本形態(tài)。閱讀資料：

1.后保管模式的理論與實踐，趙彥昌，湖北檔案，2007（7）

2.檔案學(xué)的想象力——評特里·庫克的后保管模式，湯黎華，山西檔案，2011（1）閱讀資料：劉宏偉：《“雙套制”與“雙軌制”對電子文件管理的影響》檔案管理2011（5）

? 第四節(jié)

電子文件管理現(xiàn)狀

一、電子文件工作在我國發(fā)展的現(xiàn)狀

?

（一）大部分單位進入電子文件工作的第一、第二階段

現(xiàn)階段實行雙套制的機關(guān)的做法：

1、歸檔紙質(zhì)文件，電子文件由形成者自行處置。

2、將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門和檔案部門，紙質(zhì)文件獲得“檔案”身份，電子文件則成為“資料”。

3、將兩種文件雙雙歸檔，形成兩種介質(zhì)和兩種檔案。

雙套制的成因大體有兩種情況：

一是將生成的電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，用以“生效”、“憑證”，履行文件功能有僅僅是用于保存。

二是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，主要目的在于改進利用和完善保護。

討論：電子文件雙套制與雙軌制的關(guān)系

（二）少數(shù)行業(yè)進入第三階段

?

我國有些行業(yè)，如金融、對外貿(mào)易、稅務(wù)等，已經(jīng)部分地進入了電子文件工作發(fā)展的第三階段。由于國內(nèi)相關(guān)的部門與行業(yè)為了與其接軌，在電子文件工作上，發(fā)展步伐快于其他行業(yè)。

二、檔案界等的努力與進展 ? 1.國外的工作與進展 ? 2.國內(nèi)的工作與進展 ?

三、目前電子文件工作發(fā)展中存在的主要問題 ? 1.思想意識與知識準(zhǔn)備? 2.法規(guī)與制度建設(shè) ? 3.管理模式的轉(zhuǎn)化 ?? 4.技術(shù)問題

5.亟需解決的一些具體業(yè)務(wù)問題 ? 第五節(jié)? 電子文件管理系統(tǒng) ?

一、電子文件管理系統(tǒng)的含義

?

宏觀層次的電子文件管理系統(tǒng)（Electronic Records Keeping System），是以保證電子文件的科學(xué)管理和高效利用為目的的技術(shù)設(shè)備、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等所有相關(guān)因素組成的信息系統(tǒng);? 中觀層次的電子文件管理系統(tǒng)是指與電子文件管理相關(guān)的計算機軟、硬件系統(tǒng)；

微觀層次的電子文件管理系統(tǒng)是電子文件管理系統(tǒng)的軟件系統(tǒng),它由一組軟件程序組成,共同對機構(gòu)產(chǎn)生的電子文件進行管理。?

二、開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)的必要性

? 1.電子文件管理系統(tǒng)是電子文件的生存環(huán)境。

? 2.良好的電子文件管理系統(tǒng)能夠確保機構(gòu)職能活動的順利開展，并提供機構(gòu)職能活動的證據(jù)。

? 3.電子文件管理系統(tǒng)是具有行政有效性和法律證據(jù)性文件的“聚集地”，在為機構(gòu)提供業(yè)務(wù)活動的證據(jù)過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。?

三、電子文件管理系統(tǒng)的特點

? 1.系統(tǒng)中的電子文件具有行政有效性和法律證據(jù)性

? 2.系統(tǒng)中的電子文件由文件內(nèi)容、背景信息和結(jié)構(gòu)等構(gòu)成 ? 3.是執(zhí)行業(yè)務(wù)活動的輔助系統(tǒng) ? 4.種類繁多

? 5.具有獨特的技術(shù)思路

?

四、電子文件管理系統(tǒng)的功能需求

基本功能：

? 1.綜合管理文件? 2.系統(tǒng)配置? 3.實時收集? 4.實時鑒定?5.記錄和維護元數(shù)據(jù)? 6.日志管理?

7.工作流程管理? 8.互聯(lián)網(wǎng)文件發(fā)布和訪問互聯(lián)網(wǎng) ? 9.多樣化檢索? 10.多樣化提供利用? 11.數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)載

拓展功能：

1.知識收集功能

2.深度挖掘信息內(nèi)容功能

3.主動提供利用功能 ?

五、電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)過程

? 1.現(xiàn)制調(diào)查階段? 2.用戶需求調(diào)查階段? 3.系統(tǒng)分析階段? 4.系統(tǒng)設(shè)計階段

? 5.程序設(shè)計階段 ? 6.系統(tǒng)測試與新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換階段? 7.系統(tǒng)運行維護、評價階段 ? 電子文件管理系統(tǒng)示例——中百網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng) 閱讀資料：

1.于麗娟《電子文件管理通用需求——MoReq》檔案學(xué)通訊，2003（6）

2.英國國家檔案館.電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范（Public Record Office:Functional Requirement for Electronic Records Management Systems）.http://004km.cn/structure/xxgk/zbf

2.新疆昌吉州政府發(fā)文查閱系統(tǒng)http://004km.cn/structure/xxgk/zfw

作業(yè): 查閱國內(nèi)外電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)的情況并給與分析。

雙語教學(xué)詞匯

? 檢索

retrieval ? 檢索工具

finding aid? 著錄

description

思考與練習(xí)題

名詞：電子文件著錄

電子文件標(biāo)引

電子文件檢索

1.著錄為何能夠維護電子文件的真實性和完整性？

2.元數(shù)據(jù)在電子文件著錄中的作用

3.電子文件著錄的特點

4.電子文件檢索與檔案計算機輔助管理中的檢索自動化的關(guān)系

5.請分析如何評價電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)。

6.試述電子文件檢索的特點。

7.試述電子文件的著錄項目主要有哪些？

8.請分析電子文件檢索系統(tǒng)應(yīng)滿足哪些功能要求？

第六章

電子文件的保護

? 第一節(jié) 電子文件保護概述 ?

一、電子文件保護的內(nèi)容

（一）電子文件內(nèi)容信息的保護 ?

（二）電子文件物理載體的保護 ?

二、電子文件護的特點

? 1.電子文件的保護貫穿于電子文件整個生命周期? 2.電子的保護技術(shù)要求高，難度大 ? 3.結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響電子文件的真實性、完整性、有效性

? 4.電子文件的內(nèi)容信息安全是其保護的重要內(nèi)容? 5.電子文件保護的成本增加 ? 第二節(jié) 電子文件內(nèi)容信息保護 ?

一、影響電子文件信息安全的因素

（一）內(nèi)在因素

1.電子文件的不穩(wěn)定性

一是電子文件信息與特定載體的可分離性

二是電子文件信息的易操作性

2.電子文件系統(tǒng)的依賴性 ?

（二）外在因素

1.自然災(zāi)害和意外災(zāi)禍

3.管理疏漏

2.技術(shù)障礙：黑客攻擊、計算機病毒、設(shè)備故障和失效、計算機操作平臺漏洞

案例：美國Ontrack數(shù)據(jù)恢復(fù)公司一項數(shù)據(jù)丟失原因調(diào)查 數(shù)據(jù)丟失的主要原因與后果 故障種類 故障原因 后果 電源故障 臨時斷電、電源電壓波動 分區(qū)表丟失；數(shù)據(jù)丟失；可能損壞硬件 硬件故障 硬盤劃傷，磁盤變形；硬盤電路部分的元器件損壞；盤體內(nèi)磁頭松動或脫落；磁介質(zhì)損毀；芯片和主板故障、存儲器故障等 找不到硬盤；讀寫錯誤與數(shù)據(jù)丟失 網(wǎng)絡(luò)故障 連接機器設(shè)備的線纜受到干擾或物理損傷；網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器接口發(fā)生故障；網(wǎng)絡(luò)布線設(shè)計不正確 文件損壞；操作阻塞、數(shù)據(jù)丟失；網(wǎng)絡(luò)障礙與數(shù)據(jù)錯誤 軟件故障 感染病毒、誤格式化或誤分區(qū)、誤操作；磁盤邏輯鎖（是DOS啟動時的一個錯誤造成的）分區(qū)表被誤刪除或被破壞；磁盤誤格式化、文件被刪除；文件不明原因丟失；文件打不開、亂碼與讀取錯誤 系統(tǒng)故障 電路損壞、控制器損壞與系統(tǒng)崩潰 剛讀過的數(shù)據(jù)找不到；電腦停止工作；內(nèi)存中數(shù)據(jù)丟失 邏輯問題 軟件錯誤、數(shù)據(jù)文件錯誤、容量錯誤、軟件被更改及系統(tǒng)錯誤 文件錯誤、損壞、產(chǎn)生錯誤數(shù)據(jù)；產(chǎn)生錯誤信息；造成數(shù)據(jù)錯誤；數(shù)據(jù)被破壞 人為因素 意外事故、管理員出錯或蓄意破壞 數(shù)據(jù)丟失或被破壞 災(zāi)禍 雷電、水和火災(zāi)、風(fēng)暴、工業(yè)事故、恐怖活動 存儲介質(zhì)、軟硬件徹底損毀

二、電子文件內(nèi)容信息保護的技術(shù)措施 ?

（一）密碼技術(shù) ? 加密技術(shù)：簡單地說就是利用各種技術(shù)手段把數(shù)據(jù)變成亂碼傳送，到達目的地之后使用對應(yīng)技術(shù)進行還原。

? 在科學(xué)領(lǐng)域，保持信息安全的技術(shù)稱為密碼術(shù)；破解密文的技術(shù)稱為密碼分析。? 對稱加密技術(shù)和非對稱加密技術(shù)

? 1.對稱加密技術(shù)：也稱私鑰技術(shù)，使用單個密鑰對數(shù)據(jù)進行加密或解密，計算量小、加密效率高。

? 加密傳輸過程：雙方協(xié)商共有密鑰、妥善保管—發(fā)方加密后傳送—接收方用共有密鑰解密，得到明文。

? 2.非對稱加密技術(shù)：也叫公鑰技術(shù)，1976年美國學(xué)者提出的，允許在不安全的媒體上通信雙方交換信息。這種技術(shù)兩個密鑰即公開密鑰和私有密鑰，二者搭配使用才能完成加密和解密的全過程。

（二）防火墻技術(shù)

? 防火墻：是指設(shè)置在被保護網(wǎng)絡(luò)（內(nèi)聯(lián)子網(wǎng)和局域網(wǎng)）與公共網(wǎng)絡(luò)（如因特網(wǎng)）或其他網(wǎng)絡(luò)之間，并位于被保護網(wǎng)絡(luò)邊界的，對進出被保護網(wǎng)絡(luò)信息實施“通過/阻斷/丟棄”控制的硬件、軟件部件或系統(tǒng)。

? 主要有：網(wǎng)絡(luò)級防火墻

應(yīng)用級防火墻

監(jiān)測型防火墻 ?

（三）數(shù)字簽名技術(shù)

對于接收的電子文件要驗證信息的真實性、完整性，以確定文件的制作者和法律價值。? 數(shù)字簽名技術(shù)：數(shù)字簽名是一種用一組字符串來代替書寫簽名或印章，起到與書寫簽名或印章的同等法律效用的安全技術(shù)，實質(zhì)上是公鑰加密算法的一種。?

（四）計算機病毒防治技術(shù)

計算機病毒的特征：

攻擊性

傳染性

隱蔽性 ? 計算機病毒的防治措施：

? 1.樹立“預(yù)防為主,防治結(jié)合”的觀念。

? 2.管理上制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，貫徹防毒原則 ? 3.要靈活運用各種軟硬件技術(shù)，確定查殺方案

（五）入侵檢測技術(shù) ? 入侵檢測是指“通過對行為、安全日志或?qū)徲嫈?shù)據(jù)或其它網(wǎng)絡(luò)上可以獲得的信息進行操作，檢測到對系統(tǒng)的闖入或闖入的企圖”。? 常見的漏洞：

? 1.設(shè)計上的缺陷

2.操作系統(tǒng)的漏洞

3.軟件的錯誤、缺陷和漏洞 ? 4.數(shù)據(jù)庫的安全漏洞 5.用戶的管理漏洞 ?

（六）長期可存取技術(shù) ?

（七）信息備份技術(shù)

? 備份，簡單說，就是保留一套后備系統(tǒng)。這套后備系統(tǒng)或者是與現(xiàn)有系統(tǒng)一模一樣，或者是能夠替代現(xiàn)有系統(tǒng)的功能。備份是一種數(shù)據(jù)安全策略。? 1.備份應(yīng)注意的問題

⑴備份≠拷貝。管理也是備份的重要組成部分，因此，備份＝拷貝＋管理。

⑵硬件備份≠數(shù)據(jù)備份。硬件備份不能從根本上保證數(shù)據(jù)安全，只有數(shù)據(jù)備份才能為我們提供百分之百的數(shù)據(jù)保護，所以，備份＝數(shù)據(jù)備份。

⑶備份≠數(shù)據(jù)文件的備份。最有效的備份是用一種容量大的設(shè)備對數(shù)個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行備份，無論系統(tǒng)遭到什么程度的破壞，都可以很方便的將原來的系統(tǒng)恢復(fù)起來，所以，備份＝網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)備份。? 2.備份的類型

備份類型分為三類：

硬件級在機備份、軟件級脫機備份和人工級手工備份.? 3.備份的方式

? 1）全備份（full backup）:用一盤磁帶對整個系統(tǒng)進行包括系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的完全備份。? 優(yōu)點：很直觀，容易被人理解。

? 缺點： ①每天都對系統(tǒng)進行完全備份，備份數(shù)據(jù)有大量的內(nèi)容重復(fù) ?

②需要備份的數(shù)據(jù)量大，備份所需時間較長 ? 2）增量備份(incremental backup)：

? 每次備份的數(shù)據(jù)只是相當(dāng)于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)。? 優(yōu)點：沒有重復(fù)的備份數(shù)據(jù)，節(jié)省磁盤空間，縮短了備份時間。? 缺點：當(dāng)災(zāi)難發(fā)生時，恢復(fù)數(shù)據(jù)比較麻煩 ? 3）差備份(differential backup): ? 每次備份的數(shù)據(jù)是相對于上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。管理員先在星期一進行一次系統(tǒng)全備份，然后接下來的幾天里，再將當(dāng)天所有與星期一不同的數(shù)據(jù)備份到磁帶上。

? 差備份無需每天都做系統(tǒng)全備份，備份所需時間短，節(jié)省磁盤空間，災(zāi)難恢復(fù)方便，即管理員只需系統(tǒng)全備份磁帶和發(fā)生災(zāi)難前一天的備份磁帶。? 正常備份、增量備份和差異備份的區(qū)別

? A.正常備份用于復(fù)制所有選定的文件，并且在備份后標(biāo)記每個文件（換言之，清除存檔屬性）。也就是說，正常備份是復(fù)制所有要備份的文件，并且在備份后清除所有文檔的“存檔”屬性，這樣在下次備份時，軟件會認(rèn)為這些文件都還沒有被備份。

? B.增量備份則是，僅備份自上次正?；蛟隽總浞菀詠韯?chuàng)建或更改的文件，并且將這些文件標(biāo)記為已經(jīng)備份。舉例來說，當(dāng)你第一次進行正常備份后，所有文檔的“存檔”屬性被清除，而在你新建或修改這些文件后，文件重新被加上“存檔”屬性，增量備份就是備份這些文件，并且在備份后將這些文件的“存檔”屬性清除，以保證下次不再備份這些文件。?

C.差異備份用于復(fù)制自上次正?；蛟隽總浞菀詠硭鶆?chuàng)建或更改的文件。它不將文件標(biāo)記為已經(jīng)備份（換句話說，沒有清除存檔屬性）。這就是說，正常或增量備份去掉了文件的“存檔”屬性，在新文件創(chuàng)建或舊文件被修改后，文件重新被加上了“存檔”屬性，差異備份就是備份這類文件。在備份完畢后，差異備份并不會清除這類文件的“存檔”屬性，這樣的話，在下次運行差異備份的時候，只要在此期間上次差異備份的文件沒有被更改，則它們還會包含在備份集中，將被再次備份。

? 存檔屬性

? 文件系統(tǒng)給每個文件設(shè)立一個標(biāo)志記錄文件是否需要備份（或者說存檔），正規(guī)的備份程序都會使用這個屬性。一個文件被建立或修改時操作系統(tǒng)設(shè)置文件的存檔屬性，表明文件需要備份，備份程序備份過文件后清除存檔屬性（一般是普通備份和增量備份），表明文件已經(jīng)備份。這個屬性用戶是可以操作的，不過最好還是留給備份程序去處理。? 不同備份類型可以存在一定組合 ? 完全備份和差異備份 ? 在星期一進行完全備份，在星期二至星期五進行差異備份。如果在星期五數(shù)據(jù)被破壞了，則你只需要還原星期一完全的備份和星期四的差異備份。這種策略備份數(shù)據(jù)需要較多的時間，但還原數(shù)據(jù)使用較少的時間。? 完全備份和增量備份 ? 在星期一進行完全備份，在星期二至星期五進行增量備份。如果在星期五數(shù)據(jù)被破壞了，則你需要還原星期一正常的備份和從星期二至星期五的所有增量備份。這種策略備份數(shù)據(jù)需要較少的時間，但還原數(shù)據(jù)使用較多的時間。? 4.幾個可行的實用備份方案

? 1)遠程集中式備份方案（硬盤異地鏡像）

系統(tǒng)管理員將磁帶機連接在總部中心備份服務(wù)器上，通過網(wǎng)絡(luò)將總部及地方數(shù)據(jù)備份到這些磁帶機上。

? 優(yōu)點：備份和災(zāi)難恢復(fù)工作由中心系統(tǒng)管理員完成，減少地方人員介入，降低人為錯誤發(fā)生概率，提高備份數(shù)據(jù)可靠性。

? 缺點：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)量龐大，網(wǎng)絡(luò)帶寬出現(xiàn)瓶頸，易出現(xiàn)噪音干擾或意外傳輸中斷，磁帶設(shè)備要求大容量和高速傳輸率，投入較大。? 2)本地網(wǎng)絡(luò)備份方案

? 系統(tǒng)管理員將磁帶機連接在本地備份服務(wù)器上，只對本地網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)備份。? 優(yōu)點：只對本地服務(wù)器進行備份，對網(wǎng)絡(luò)本身性能要求不是太高，數(shù)據(jù)量大小與磁帶機存儲容量相適應(yīng)，節(jié)省設(shè)備投資，降低總體成本。

? 要求：管理員對備份操作很熟悉，還需進行科學(xué)化、制度化管理，以防人為錯誤發(fā)生和磁帶管理混亂。

? 3)網(wǎng)絡(luò)備份自動化解決方案 ? 是一種理想的備份方案，能夠提供無人值守的自動化備份，無需網(wǎng)絡(luò)管理員進行任何干涉。其包括三個主要組成部分：

? 良好的備份策略? 自動化存儲設(shè)備? 優(yōu)秀的備份管理軟件 ? 5.電子文件備份策略選擇

? 1)不常用的文件——優(yōu)質(zhì)磁帶機 ? 磁帶機是將數(shù)據(jù)以線性方式存儲，必須倒帶才能找到要讀取的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)傳輸速度較慢，不適于實時讀文件；但磁帶經(jīng)久耐用，技術(shù)壽命長久，價格較低，成為歸檔文件進行備份的最佳選擇。

? 2)日益膨脹的數(shù)據(jù)庫——CD-ROM光盤鏡像服務(wù)

? 用戶在網(wǎng)上既可以共享數(shù)據(jù)庫又不占用大量服務(wù)器的存儲空間 ? 3)既要進行實時讀取又要保證安全的數(shù)據(jù)——RAID磁盤陣列

? RAID（廉價磁盤冗余陣列）將服務(wù)器上所有的可用磁盤空間組織成一個超級磁盤，使用戶以快速、準(zhǔn)確和安全的方式來讀寫磁盤數(shù)據(jù)。

? 廉價磁盤冗余(RAID)是一個驅(qū)動器陣列，作為一個單驅(qū)動器使用。數(shù)據(jù)通過一種“分拆”技術(shù)均勻地寫在每一個驅(qū)動器上，分拆技術(shù)把數(shù)據(jù)分別放在兩個或多個驅(qū)動器上。數(shù)據(jù)分拆可在位級或扇區(qū)級進行，一個扇區(qū)是一個磁盤數(shù)據(jù)塊。分拆提高了吞吐量并且提供了一種冗余的形式，可以保證磁盤陣列中一個磁盤出現(xiàn)故障時不影響系統(tǒng)正常工作，這是通過把分散的數(shù)據(jù)編碼到一個稱為奇偶驅(qū)動器的備份驅(qū)動器來實現(xiàn)的。?

三、電子文件內(nèi)容信息保護的管理措施 ?

（一）加強安全意識和保密意識 ?

（二）建立健全電子文件管理制度

（三）完善電子文件信息安全的法律法規(guī)體系

第三節(jié)

電子文件的物理載體保護 ?

一、電子文件載體的種類 ?

（一）磁性載體

? 1.軟磁盤 2.硬磁盤

3.磁帶 ?

（二）光學(xué)載體

? 1.只讀型光盤

2.一次寫入型光盤

3.可擦寫型光盤 ?

（三）閃存盤

? 1.啟動型閃存盤

2.無驅(qū)型閃盤

3.加密型閃盤 ? 4.隨身數(shù)據(jù)管理型閃盤

5.特定功能型閃盤

二、電子文件載體的選擇

（一）載體選擇的原則

1.存儲介質(zhì)選用的衡量因素

? 1】存儲數(shù)據(jù)的類別

2】數(shù)據(jù)擬保存的時間長短 ? 3】本部門所管理的信息量大小

4】存儲數(shù)據(jù)的成本

5】綜合性考慮

2.電子文件存儲介質(zhì)選擇原則：

? 1】數(shù)據(jù)的不可更改性

2】存儲介質(zhì)保全數(shù)據(jù)能力強

? 3】存儲介質(zhì)的技術(shù)壽命

4】有穩(wěn)定的市場支持 5】應(yīng)使用離線存儲介質(zhì)

3.電子文件載體的選擇依據(jù)：

⑴盡量選擇有國際和國家標(biāo)準(zhǔn)的載體；

⑵選擇有發(fā)展前途的，其使用的軟件應(yīng)有多個供應(yīng)渠道;

⑶載體內(nèi)在性能穩(wěn)定，耐久性得到公認(rèn)； ? ⑷能較方便地進行保護;? ⑸載體及其記錄所必備的軟硬件，價格便宜并為用戶所能接受；

? ⑹能較容易地檢測出載體的質(zhì)變現(xiàn)象，以便在載體變化之前將文檔復(fù)制到新的載體上。?

（二）幾種存儲方式的比較 ?

二、電子文件載體保護 ? 1.控制適宜的溫濕度

? 溫濕度變化導(dǎo)致的物理變化和水解反應(yīng)可能引起磁性載體黏合層脫落。長期放置在高溫下，會使磁性載體和光盤變形；長期處于低溫中，會使電子文件載體變脆易裂；相對濕度過大，會使磁性載體記錄的信息丟失甚至材料變質(zhì)，永遠失去使用價值；相對濕度過低。磁性載體和光盤都容易產(chǎn)生靜電，吸附更多的灰塵，使讀出錯誤率增加。? 根據(jù)《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》規(guī)定，溫度在15 ℃-27℃、相對濕度40%-60%范圍內(nèi)選定一組值，推薦最佳保管溫度為18 ℃，相對濕度為40%，選定之后，在24小時內(nèi)溫度變化不得超過3 ℃，相對濕度變化不得超過5%.另外，磁性載體文件使用場所的溫度、濕度與庫房溫度、濕度的相差范圍分別為±3 ℃、± 5%，否則應(yīng)該在使用前，將磁性載體在使用環(huán)境中平衡3天以上。? 2.防止灰塵

? 灰塵的影響對電子文件載體危害極大，可以造成電子文件載體的物理損傷、化學(xué)損傷和生物損傷?；覊m污染或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，會造成其物理損傷，引起記錄信息的損失；灰塵中所含的化學(xué)成分，會不同程度的引起磁盤、磁帶、光盤的腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞；灰塵落到電子文件上，在一定條件下霉菌就會滋長，霉菌分泌的有機酸和酶會損壞磁性和光盤，載體發(fā)霉后，不僅會使數(shù)據(jù)丟失，而且會污染驅(qū)動器讀寫磁頭，甚至傳染給其它載體。

? 做好防塵工作，保持環(huán)境衛(wèi)生。要創(chuàng)造減少空氣中含灰塵量的條件，保證機器清潔；不能用手直接接觸光盤的信息部，使用后應(yīng)放在盤盒中儲存，不應(yīng)隨處存放。? 3.防止外來的磁場

? 外來磁場作用于磁性載體上，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。當(dāng)強磁場與磁記錄距離很近時，就會改變其磁道的磁化方向，破壞磁粉按錄入的信號排列，改變原有磁記錄的狀態(tài)，從而導(dǎo)致信息丟失。? 在電子文件保存和使用中，一定要遠離強磁場，確保不受磁場的破壞。按規(guī)定，磁性載體與磁場源（永久磁鐵、馬達、變壓器等）之間的距離不得少于76mm；可使用軟磁物質(zhì)（軟鐵、鎳鐵合金等）制成箱柜，對磁場進行屏蔽；在存有重要電子文件的庫區(qū)設(shè)置測磁設(shè)備，以檢測隱蔽的磁場。? 4.防止機械震動

? 機械磨損和強烈的震動可以對電子文件產(chǎn)生破壞。磁盤、磁帶在驅(qū)動器內(nèi)高速運行，長期使用會使他們摩擦損傷，使記錄信息丟失。在保存和傳遞過程中，也會因摩擦、劃傷、彎折等現(xiàn)象而引起磁記錄和光盤記錄的信息損壞；強烈的震動，會影響磁性載體材料中的磁物質(zhì)內(nèi)部磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，破壞已記錄信號。

? 做好減震防沖工作。硬盤驅(qū)動器應(yīng)平放固定，防止發(fā)生震動、硬盤驅(qū)動器讀寫操作時，不要移動或碰撞工作臺，以免磁頭劃傷盤片，造成盤片上的讀寫錯誤。? 5.防止光線和有害氣體 ? 有害氣體和光線（特別是紫外線）對電子文件載體危害極大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等，具有酸性和氧化性，在一定條件下，可沉積和吸附在其載體表面，分解出酸性化合物等有害物質(zhì)，腐蝕、破壞載體，致使盤基、帶基老化變質(zhì)，磁粉脫落，還可能產(chǎn)生各種色斑，造成文件信息丟失。紫外線能與電子文件制成材料發(fā)生氧化反應(yīng)，使磁盤、磁帶、光盤的盤基、帶基老化，脆性增大，強度下降；同時，紫外線的能量可以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁記錄信息的讀寫效果。? 因此，要嚴(yán)防強光的影響，不讓室外光線直接照射在磁帶、磁盤上。? 6.加強日常管理和維護

? 1】存放：磁帶、光盤等載體要垂直放置，以防變形和重物擠壓，不能用手直接觸摸載體；嚴(yán)禁用橡皮筋、繩子、曲別針來固定載體，以免造成介質(zhì)損壞和變形。

? 2】做好整理工作：磁盤上標(biāo)簽寫好后貼上，不能用硬筆在盤上直接書寫、修改，防止劃傷。要定期對磁帶進行倒帶，緩解磁帶的卷繞張力，防復(fù)印效應(yīng)，也能避免磁帶發(fā)霉。? 3】加強清潔維護：不得隨意擦拭或清洗盤片，如果出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象，要用干凈的藥棉蘸高純度的酒精擦洗，然后放置在清潔的環(huán)境中讓酒精揮發(fā)干燥后在使用。? 復(fù)印效應(yīng)是磁帶記錄的一種特有現(xiàn)象。是指錄制好信號的磁帶纏繞在一起時，某一層的信號場強感應(yīng)到相鄰層上，從而引起回聲效應(yīng)，導(dǎo)致磁帶在信息回放過程中出現(xiàn)回聲和串雜波干擾等現(xiàn)象。? 雙語教學(xué)詞匯

? 備份 backup 保管 custody

副本

counterpart 正本

principal edition ? 草稿

rough draft

仿真

emulation

遷移

migration ? 思考與練習(xí)題

? 1．闡述電子文件的信息保護和物理保護。? 2．簡述電子文件保護的特點。

? 3．淺述危害電子文件信息安全的因素及其處理措施。

4.電子文件信息保護的核心技術(shù)有哪些？

5.電子文件載體的選擇依據(jù)

6.結(jié)合實際談?wù)勲娮游募浞莶呗缘倪x擇。第七章 電子文件的利用 ? 第一節(jié)? 電子文件利用概述 ?

一、電子文件利用的含義

? 電子文件的利用：采用多種有效的方式、方法，將電子文件的信息以適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r、準(zhǔn)確地提供給最終用戶，滿足用戶的利用需求。

二、電子文件利用的特點

?良好的共享性

良好的復(fù)用性

良好交互性

超地域限制性

超時間限制性

三、電子文件利用系統(tǒng)的構(gòu)成要素

? 電子文件利用系統(tǒng)是指將電子文件利用的各種要素結(jié)合在一起，所形成的有機整體。? 構(gòu)成電子文件利用系統(tǒng)的要素有：法律法規(guī)要素、信息要素、檢索系統(tǒng)要素、用戶要素、利用安全防范要素。

?

（一）法律法規(guī)要素（保障要素）

? 1.對電子文件信息而言? 2.對電子文件用戶而言? 3.對電子文件的利用行為而言 ?

（二）信息要素（核心、基本要素）? 1.電子文件信息的質(zhì)量 ? 2.電子文件信息的數(shù)量

? 1）信息的總量? 2）信息的完整性 ?

（三）檢索系統(tǒng)要素（技術(shù)要素）

? 1.電子文件的著錄標(biāo)引? 2.電子文件的檢索 ?

（四）用戶要素（智力要素）

? 1.用戶的利用需求? 2.用戶的利用行為 ?

（五）安全防范要素（保障要素）

? 1.計算機及計算機網(wǎng)絡(luò)安全? 2.保密安全 ? ? 第二節(jié) ? 電子文件利用的方式

一、電子文件的非在線利用

非在線利用的具體方法：

? 1.集中閱覽：指開辟閱覽室，供利用者直接查閱利用電子文件。

? 就機構(gòu)而言，適用于文件和用戶較多、用房條件較好、計算機設(shè)備較多的機構(gòu)，如檔案館、大型政府部門等。

? 就文件資源而言，適合那些尚未上網(wǎng)或不方便、不適宜、不必要上網(wǎng)的材料，如限制使用的機密性材料、某些CD-ROM等。

? 2.提供電子文件拷貝：檔案部門向利用者提供記錄在特定載體上的電子文件。

? 一般情況下，使用大型計算機設(shè)備的利用者，以提供磁帶或硬磁盤為宜；一般的微型計算機使用者，如果電子文件數(shù)量較小且用于一般用途，可用U盤或軟盤，若是大批量的電子文件，可用只讀光盤或一次寫光盤。

? 拷貝時應(yīng)注意：

?（1）應(yīng)將電子文件轉(zhuǎn)換成通用的、標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式 ?（2）根據(jù)利用者的需要進行復(fù)制

?（3）盡量為利用者提供無法進行復(fù)制的電子文件拷貝件

? 3.縮微閱讀：是利用COM（Computer Output Microfilm）技術(shù)將轉(zhuǎn)化為直讀信息的電子文件內(nèi)容記錄在感光膠片上，形成拷貝件后再利用縮微閱讀機進行閱覽。?

二、電子文件的在線利用

? 1.計算機網(wǎng)上閱覽? 2.網(wǎng)上復(fù)制? 3.網(wǎng)上咨詢 ? 第三節(jié)? 電子文件利用的管理

一、建立新的“利用規(guī)則”

（一）建立多套備份制度

（二）采用適當(dāng)?shù)目刂萍夹g(shù)

A、在整個利用系統(tǒng)功能的使用上，要進行使用權(quán)限的認(rèn)定。

B、在電子文件存儲載體的使用上，要確定其使用控制程度。

C、建立的規(guī)章制度應(yīng)注意有效性與可行性。

（三）限制利用方式，確保電子文件安全

（四）最大限度地發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性。?

二、電子文件利用的管理 ?

（一）使用權(quán)限審核

?

（二）提供利用拷貝的回收 ?

（三）利用中的安全措施

1.采用合理的利用方式，不能無原則地向所有利用者提供全部的利用方式。

2.依據(jù)電子文件內(nèi)容的密級層次，進行有效地管理。

3.采用通訊傳輸或直接利用時，必須對信息內(nèi)容加密處理。

4.對利用的過程進行跟蹤監(jiān)控，并進行相關(guān)的記錄。

5.利用系統(tǒng)應(yīng)有較強的容錯能力，避免誤操作帶來的不可挽回損失。

三、電子文件的利用統(tǒng)計

電子文件的利用統(tǒng)計：就是通過采集電子文件利用工作過程中的各種數(shù)據(jù)并進行量化分析，客觀準(zhǔn)確科學(xué)地提示電子文檔利用工作中的特點和規(guī)律從而指導(dǎo)電子文件利用工作，提高電子文件利用工作水平。

四、電子文件利用中的障礙

心理問題

技術(shù)問題

資金問題

法律問題

資源問題 第四節(jié) ? 電子文件信息的開發(fā)利用與編研

? 全國檔案信息資源開發(fā)利用試點工作由國家檔案局和國務(wù)院信息化工作辦公室于2006年9月共同啟動（為期1年），包括省以上檔案館、中央國家機關(guān)和中央企業(yè)檔案部門（寶鋼、中石化及西安飛機工業(yè)公司）在內(nèi)的16個單位作為試點。對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、政務(wù)信息資源管理、已公開現(xiàn)行文件利用、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用、公共文獻基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案信息資源社會化服務(wù)進行探索。?

一、電子文件開發(fā)的基本內(nèi)容

? 開發(fā)利用工作的基本任務(wù)：就是解決文件形成無序和利用有序的矛盾。

? 電子文件的開發(fā)與利用：就是揭示在社會活動中形成的電子文件信息的各種使用價值，并通過各種科學(xué)有效的方法，使之有效地為社會提供利用開發(fā)的過程。? 電子文件開發(fā)：就是對電子文件信息有序化組織和加工的過程，目的在于為最終用戶提供更合理的信息結(jié)構(gòu)、更多樣化的信息產(chǎn)品。? 電子文件的開發(fā)與利用的關(guān)系：

? 二者相互銜接、相互促進，是電子文件開發(fā)利用活動過程不可分割的兩個方面，開發(fā)工作是利用服務(wù)的基礎(chǔ)和前提條件，利用服務(wù)是開發(fā)的后續(xù)性工作，其成效體現(xiàn)著開發(fā)工作的成果。

? 電子文件本身是一次信息，開發(fā)的成果是有序化的一次信息、二次信息和三次信息，形成 有序化的一次信息主要工作是分類；形成二次信息的主要工作包括著錄、標(biāo)引、編制檢索工具等；形成三次信息主要工作是編研。? 分類是文件信息組織的重要內(nèi)容。

? 電子文件的分類分為實體分類和信息分類。

? 實體分類：對保存文件的脫機介質(zhì)分類，如果介質(zhì)數(shù)量少，一般按介質(zhì)的不同簡單分類即可;如果介質(zhì)較多，可以結(jié)合文件的內(nèi)容、時間進行細致的分類。

? 信息分類：對電子文件信息的邏輯分類，這種分類與其存儲位置無關(guān)。信息分類角度有多個，包括職能活動、時間、形成部門、文種、數(shù)據(jù)格式、保管期限。?

二、電子文件信息開發(fā)的方式

? 1.自行開發(fā)，面向最終用戶直接提供服務(wù)

即機構(gòu)和各類檔案館直接為最終用戶提供信息產(chǎn)品和服務(wù)的方式，具體服務(wù)項目把包括建設(shè)檢索系統(tǒng)，提供各種檢索服務(wù)。

? 2.自行加工信息產(chǎn)品，提供給中間服務(wù)商

該種方式可以增加電子文件信息資源傳播的途徑，擴大大影響力。? 3.與其它部門合作開發(fā)電子文件信息資源

合作對象包括Web站點，數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)者，圖書、音像出版社 ?

三、電子文件開發(fā)的原則 ?

（一）系統(tǒng)合法原則?

（二）創(chuàng)造性原則?

（三）存真原則?

（四）實用效益原則 ?

四、檔案館電子文件開發(fā)工作的程序

?

1、確定電子文件研究開發(fā)成品選題和選型?

2、對開發(fā)產(chǎn)品的素材進行選擇與核實 ?

3、對電子文件進行形式加工?

4、編制電子文件產(chǎn)品

?

5、對電子文件產(chǎn)品進行校核與審定?

6、推廣交流電子文件產(chǎn)品 ?

五、電子文件開發(fā)的類型

? 1.按電子文件產(chǎn)品的作用、性質(zhì)與范圍分類

? 簡介型：簡略報道和簡要介紹某項活動的基本情況和某項事務(wù)的扼要概況的信息產(chǎn)品。如產(chǎn)品介紹、科研成果簡介。

? 資料型：以電子文件的原始信息為基礎(chǔ)，滿足利用者直接進行分析、研究、參考、借鑒需求的信息產(chǎn)品。如醫(yī)療事故處置匯集。

? 綜合型：較全面反映某一學(xué)科領(lǐng)域，某個專業(yè)或某一單位活動面貌的信息產(chǎn)品。如勞動保障制度匯編。

? 專題型：集中反映特定課題或特定科技生產(chǎn)活動的信息產(chǎn)品。如ⅹⅹ述評

? 系列型：由若干具有內(nèi)在聯(lián)系的獨立的信息產(chǎn)品，組成的共同反映更廣泛主題或?qū)ο笮畔a(chǎn)品。

? 2.按不同的服務(wù)目的和對象分類

? 政策法規(guī)型：十一屆三中全會以來政策匯編、農(nóng)田基本建設(shè)規(guī)劃選編

? 管理型：某廠基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編

? 技術(shù)型： ⅹⅹ技術(shù)要覽 ? 產(chǎn)品型： 某產(chǎn)品零部件手冊、設(shè)備使用手冊 ? 市場型：產(chǎn)品營銷指南、市場動態(tài)分析

? 史料型：年鑒、史料

? 文化型： ⅹⅹ專題片、城市老照片選集 ?

六、電子文件的編研

? 電子文件的編研：指根據(jù)客觀需要，對文件內(nèi)容進行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作。? 電子文件編研的特點：

? 1.編研時間大大縮短? 2.編研成品內(nèi)容更為豐富? 3.編研成品的形式更為多樣化

? 4.編研成品的傳播更為方便快捷5.編研工作者的組成更為復(fù)雜?6.注意知識產(chǎn)權(quán)的保護 ? 第五節(jié)? 電子文件用戶教育

? 電子文件用戶教育：或稱電子文件用戶培訓(xùn)，指檔案機構(gòu)開展的培養(yǎng)用戶（包括現(xiàn)實用戶與潛在用戶）的檔案信息意識，提高用戶利用電子文件能力的教育。? 具體指檔案機構(gòu)有計劃、有安排地向用戶傳授電子文件的知識，幫助用戶熟悉電子文件信息資源的分布與利用線索，改進用戶利用電子文件的方式和方法，提高電子文件開發(fā)與利用效率的一系列活動。

?

一、電子文件用戶教育的意義 ?

1、從電子文件信息資源角度看 ?

2、從電子文件用戶角度看 ?

3、從檔案機構(gòu)角度看

?

二、電子文件用戶教育的原則

?

1、系統(tǒng)性原則?

2、普及性原則 ?

3、針對性原則?

4、靈活性原則 ?

三、電子文件用戶教育的內(nèi)容 ?

1、用戶意識的培養(yǎng)

? 1）培養(yǎng)電子文件用戶的信息意識 ? 2）培養(yǎng)電子文件用戶的法律意識

? 3）培養(yǎng)電子文件用戶知識產(chǎn)權(quán)保護的意識 ?

2、用戶能力的提高

? 1）提高電子文件用戶認(rèn)識電子文件信息資源分布的能力 ? 2）提高電子文件用戶檢索電子文件的能力

? 3）提高電子文件用戶識別與選擇電子文件的能力

思考與練習(xí)題

名詞：電子文件的利用

電子文件的編研

電子文件的開發(fā)

電子文件的利用統(tǒng)計

電子文件用戶教育 1.簡述電子文件利用的方式。2.談一談電子文件利用的特點。3.談一談電子文件利用工作的原則。4.簡述電子文件利用工作中的障礙。

5.闡述電子文件編研與傳統(tǒng)文件編研的不同。6.結(jié)合實際分析電子文件信息開發(fā)的方式有哪些？ 7.闡述電子文件的開發(fā)與利用的關(guān)系。8.簡述電子文件用戶教育的原則。9.簡述電子文件用戶教育的內(nèi)容。

10.試分析如何做好電子文件的利用管理。11.簡述檔案館電子文件開發(fā)工作的程序。

第八章

數(shù)字檔案館

第一節(jié)

數(shù)字檔案館概述

一、數(shù)字檔案館的概念

（一）數(shù)字檔案館概念的起源

（二）數(shù)字檔案館的定義

關(guān)于數(shù)字檔案館的概念，目前還存在多種不同的看法，歸納起來主要有兩種：

一是認(rèn)為數(shù)字檔案館是一種實體概念、機構(gòu)概念，是一種新的檔案館形態(tài)。即依賴數(shù)字化技術(shù)，對傳統(tǒng)檔案館館藏文字、聲音、圖像等進行數(shù)字化，并對這些數(shù)字化檔案信息進行存儲、傳輸和處理，在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中被本地和遠程用戶存取的一種新型檔案館。

二是認(rèn)為數(shù)字檔案館是一種技術(shù)模式，是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，是以文件和檔案信息為特定對象的有序的信息空間和開放的信息環(huán)境它可以將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源通過網(wǎng)絡(luò)相互連接，向用戶提供方便快捷的在線服務(wù)。?

（三）數(shù)字檔案館的特征

1.檔案館管理高度自動化

2.檔案信息資源數(shù)字化

3.檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化

4.檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化

5.以用戶為中心的在線服務(wù)模式

6.綜合使用諸多高新技術(shù) ?

二、數(shù)字檔案館的主要功能

三、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的比較 ?

（一）區(qū)別

? 1.從以檔案館為中心到以用戶為中心

? 2.從以檔案文獻實體為中心到以數(shù)字化檔案信息為中心 ? 3.從以“擁有”為中心到以“存取”為中心 ?

（二）數(shù)字檔案館對傳統(tǒng)檔案館的影響

1.館藏的影響?

2.技術(shù)服務(wù)的影響?

3.人員的影響 ? 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館主要業(yè)務(wù)活動比較：

◆館藏與管理

◆編目

◆標(biāo)引

◆目錄

◆利用服務(wù)

◆統(tǒng)計

◆鑒定

由此可見主要變化有：

1、館藏內(nèi)涵的變化

2、技術(shù)服務(wù)的變化

3、員工角色的變化

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大的區(qū)別是技術(shù)層面上的。

四、數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的比較

（一）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的共同點

1.建設(shè)目標(biāo)上具有相似性

2.工作原理上具有相同性

3.采用技術(shù)上具有相關(guān)性

（二）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的不同點

1.信息資源方面

2.服務(wù)方面

3.應(yīng)用技術(shù)方面

4.管理方式方面

5.建設(shè)成本方面

6.信息安全與保密方面 第二節(jié)

數(shù)字檔案館的建設(shè)

一、數(shù)字檔案館的構(gòu)建與運作

（一）數(shù)字檔案館構(gòu)建與運作的相關(guān)要素

1.人才是關(guān)鍵

數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)由以下幾類人才構(gòu)成：

◆管理人才

◆檔案館工作人員

◆技術(shù)人才

◆法律人才

2.技術(shù)是基礎(chǔ)

相關(guān)技術(shù)可歸為五類：

◆內(nèi)容的創(chuàng)建與獲取

◆存儲和管理

◆檢索

◆內(nèi)容發(fā)布

◆安全控制

3.標(biāo)準(zhǔn)是命脈

◆字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)。

◆數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)。

◆信息輸出格式標(biāo)準(zhǔn)。

◆數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)。

4.制度是保障

包含：國家的宏觀調(diào)控

檔案管理規(guī)范

法律保障

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)遇到的問題

第一，基礎(chǔ)理論研究方面。

第二，數(shù)字信息資源建設(shè)方面。第三，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面。

第四，法律法規(guī)方面。

第五，人才建設(shè)方面

第六，與外界協(xié)作方面

（三）數(shù)字檔案館館藏建設(shè)

第一，通過“介質(zhì)接收”（物理接收）和“在線接收”（邏輯接收）將分散在各機構(gòu)的電子文件集中起來。

第二，通過網(wǎng)絡(luò)將不同機構(gòu)的文件信息系統(tǒng)連接起來。

第三，通過網(wǎng)絡(luò)連接不同的數(shù)字檔案館數(shù)字化館藏。

第四，將本館傳統(tǒng)檔案信息數(shù)字化。

? 1.館藏珍貴檔案數(shù)字化；?

2.具有長遠使用價值的檔案數(shù)字化； ? 3.有經(jīng)濟、科技、文化價值的檔案數(shù)字化；? 4.具有地方特色的檔案數(shù)字化； ? 5.利用率高、需求大的檔案數(shù)字化；?

6.開放的檔案數(shù)字化。

第三節(jié)

我國數(shù)字檔案館簡介 ?

一、我國數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀 ?

二、數(shù)字檔案館建設(shè)實例

? 作業(yè)：分析數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系。

思考與練習(xí)題

名詞：數(shù)字檔案館

1.簡述數(shù)字檔案館的特征。2.闡述數(shù)字檔案館的主要功能有哪些？

3.談?wù)剶?shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的比較。4.結(jié)合實際談?wù)剶?shù)字檔案館對傳統(tǒng)檔案館的影響。5.結(jié)合實際談?wù)剶?shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的比較。

6.簡述數(shù)字檔案館構(gòu)建與運作的相關(guān)要素。

7.簡述如何豐富數(shù)字檔案館館藏？ 8.結(jié)合實際談目前應(yīng)選擇哪些傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化？ 9.結(jié)合實際分析數(shù)字檔案館建設(shè)中會遇到哪些問題？ 第九章

電子郵件管理 ? 第一節(jié)? 電子郵件概述 ?

一、電子郵件的概念

? 指借助于電子計算機生成、處理，通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)傳遞的電子信息。?

二、電子郵件的應(yīng)用特性

? 1.便捷性? 2.經(jīng)濟性? 3.可靠性? 4.廣泛性 ? 電子郵件與普通郵件、電話的性能比較： ?

三、電子郵件的種類

?

（一）根據(jù)郵件生成領(lǐng)域劃分

? 1.公務(wù)郵件：在公務(wù)活動中制發(fā)或收到的電子郵件。包括政務(wù)郵件和商務(wù)郵件等。? 2.私人郵件：在私人活動中形成或收到的電子郵件。?

（二）根據(jù)郵件內(nèi)容劃分（以公務(wù)活動為例）

? 1.業(yè)務(wù)性郵件：如發(fā)布業(yè)務(wù)規(guī)章的郵件? 2.事務(wù)性郵件：如發(fā)送打掃衛(wèi)生的通知 ?

（三）根據(jù)編碼形式劃分

? 1.文本郵件? 2.圖形郵件?3.圖像郵件?4.聲音郵件

5.影像郵件?

6.多媒體郵件

?

四、電子郵件的功能

?

1.電子郵件是承載信息的電子媒介?

2.電子郵件是傳遞信息的數(shù)字化手段

?

發(fā)揮第一作用時，電子郵件被視為電子信息；發(fā)揮第二作用時，電子郵件實際上是指電子郵件系統(tǒng)。? 第二節(jié)? 電子郵件在公務(wù)活動中的應(yīng)用 ?

一、應(yīng)用范疇

?

1.快速傳遞電子文件和其他公務(wù)信息 ?

2.高效處理電子文件和其他公務(wù)信息

?

包括起草編輯文件；發(fā)送文件；收文顯示；讀取、檢索文件信息；恢復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件信息；退文說明；對文件實施有效管理 ?

二、工作原理

?

電子郵件的工作過程遵循客戶-服務(wù)器模式。每份電子郵件的發(fā)送都要涉及到發(fā)送方與接收方，發(fā)送方構(gòu)成客戶端，而接收方構(gòu)成服務(wù)器。?

三、電子郵件的使用方法 ?

（一）設(shè)置電子郵件賬號：

1.設(shè)置名稱2.設(shè)置電子郵件地址 3.設(shè)置郵件服務(wù)器 4.設(shè)置帳號和密碼

?

（二）發(fā)送郵件

電子郵件的結(jié)構(gòu)主要包括：頁眉、信體、附件三部分。

⑴ 打開新郵件窗口

⑵ 選擇發(fā)送郵件的帳號

⑶ 選擇發(fā)送郵件的格式

⑷ 對郵件進行檢查

⑸ 進行數(shù)字簽名 ?

（三）接收郵件

?

在默認(rèn)情況下，啟動0utlook Express時會自動和郵件服務(wù)器連接并檢查服務(wù)器上是否有發(fā)送給用戶的新郵件。如果有新郵件，會自動接收新郵件，并在窗口底部的狀態(tài)欄上顯示“接收新郵件”。新郵件接收完成后，狀態(tài)欄上會顯示用戶有幾封新郵件。?

（四）安全電子郵件

使用Outlook Express中的安全電子郵件，需要數(shù)字標(biāo)識。數(shù)字標(biāo)識(即數(shù)字證書)提供了一種在Internet上驗證身份的方式。這里所說的數(shù)字標(biāo)識即公開密鑰PK和秘密密鑰SK。

數(shù)字標(biāo)識允許規(guī)定的人的電子郵件簽名，真正的收件人可確保該郵件來源并沒有受損，如果來源不正確，或者中途被人截獲、篡改，數(shù)字證書就會提示錯誤。數(shù)字標(biāo)識的另一個作用是其他人發(fā)送給數(shù)字證書持有者加密郵件。?

（五）郵件規(guī)則

? 用戶可以在Outlook Express中使用規(guī)則，從而將接收到的郵件自動分類并放入不同的文件夾中，或者以 彩色突出顯示特定的郵件、自動回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)特定的郵件等。? 第三節(jié)? 電子公務(wù)郵件的性質(zhì)和特點 ?

一、電子公務(wù)郵件的性質(zhì)

? 1.從內(nèi)容角度看，具有行政有效性? 2.從工作方式看，具有傳遞性 ? 3.從技術(shù)途徑和工作狀態(tài)看，具有流動性 ?

二、電子公務(wù)郵件的特點

1.集機構(gòu)活動的工具與證據(jù)為一身?

2.正式文件與非正式文件共存 ? 3.公務(wù)文件與私人文件交織 ? 第四節(jié)? 電子公務(wù)郵件的管理 ?

一、電子公務(wù)郵件管理的難點

1.使用量急劇增長，文件管理面臨“電子郵件文山”

2.電子公務(wù)郵件的“身份”難以準(zhǔn)確鑒別?3.電子公務(wù)郵件中的秘密或隱私的保護面臨困擾 4.電子公務(wù)郵件的安全性令人擔(dān)憂? 5.電子公務(wù)郵件的可靠性與真實性莫衷一是 ?

二、電子公務(wù)郵件管理要則 ?

（一）社會環(huán)境中的管理準(zhǔn)則

? 1.建立健全法律法規(guī)? 2.完善標(biāo)準(zhǔn)體系? 3.遵循網(wǎng)絡(luò)規(guī)范 ?

（二）機構(gòu)環(huán)境中的管理規(guī)則

? 1.機構(gòu)必須履行管理電子公務(wù)郵件的職責(zé)

? 2.機構(gòu)必須明確電子公務(wù)郵件管理的職責(zé)劃分? 3.機構(gòu)必須承擔(dān)培訓(xùn)工作人員的職責(zé)

?

（三）電子公務(wù)郵件系統(tǒng)的內(nèi)部環(huán)境管理原則

? 1.電子公務(wù)郵件系統(tǒng)的生成、捕獲過程控制? 2.電子公務(wù)郵件傳遞過程控制 ? 3.電子公務(wù)郵件的處置過程控制? 4.電子公務(wù)郵件系統(tǒng)的開發(fā)、設(shè)計過程控制 ? 雙語教學(xué)詞匯

? 數(shù)字簽名

digital signature? 公用密鑰 public key ? 私密密鑰

privacy key 思考與練習(xí)題

1.簡述電子郵件的種類。2.數(shù)字標(biāo)識的申請和使用。3.簡述電子公務(wù)郵件管理要則。第十章 電子文件管理實踐 ? 第一節(jié)? 電子文件管理理論與方法探索 ?

一、國外電子文件管理理論與方法的探索 ? @1965年，倫敦 第九次國際檔案圓桌會議 ? @1968年，第六屆馬德里國際檔案大會 ? @1971年，第十三次國際檔案圓桌會議 ? @1988年，第十一屆巴黎國際檔案大會

? @1992年，國際檔案理事會成立電子文件委員會 ?

二、國內(nèi)電子文件管理理論與方法的探索 ? @20世紀(jì)80年代初 ? @1989年，《檔案管理學(xué)》增設(shè)“機讀檔案”一章

? @1996年，電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組 ? @1996年，第十三屆北京國際檔案大會 ? 第二節(jié)? 國內(nèi)電子文件管理實踐

?

我國第一次發(fā)表有關(guān)電子文件的文章是《檔案學(xué)通訊》1988年第1期《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》。20多年來我國電子文件管理的實踐探索與理論研究雖然一直成為檔案學(xué)界的熱點，且高潮迭起，成果豐碩，然而電子文件管理始終難題相伴，困境煩擾。? 我國20多年來電子文件管理的實踐探索與理論研究大致可分為四個階段： ?

一、1988～1996年——電子文件開始產(chǎn)生和電子文件管理起步的階段

? 1994年，中國作為第71個國家級網(wǎng)加入Internet，隨后中國政府實施了“金橋”、“金卡”、“金關(guān)”等信息網(wǎng)絡(luò)工程。

? 1996年9月在北京召開第十三屆國際檔案大會。

? 1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組。從此拉開了中國電子文件管理的實踐探索與理論研究序幕。

? 這一時期在理論上對電子文件的研究剛剛處于起步階段，關(guān)于電子文件管理的研究文章還是比較少，約有20篇相關(guān)論文。對電子文件認(rèn)識還比較模糊，研究的內(nèi)容主要是圍繞電子文件給實際工作帶來的影響以及由電子文件引起的理論困惑和電子文檔系統(tǒng)設(shè)計進行探索，主要借鑒美國和新加坡等國的經(jīng)驗。相關(guān)的研究人員除了檔案界外，還有圖書館、計算機等領(lǐng)域的人員。? 因此，對電子文件管理的探討主要來源于實際工作所面臨的問題與困惑。雖然起步很晚，但檔案界已經(jīng)意識到我們在電子文件管理的實踐探索與理論研究方面和發(fā)達國家的差距，有了奮起直追的決心。

?

二、1997～2005年——電子文件管理的發(fā)展階段

? 從1999年起，國家檔案局開始將電子文件的歸檔管理作為工作重點。

? 2000年，王剛同志提出了全國檔案信息化建設(shè)任務(wù)的要求，隨后國家檔案局組織有關(guān)部門對檔案信息化建設(shè)開展研究，提出了全面推進檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署，全國檔案信息化工作全面啟動。

? 2002年，國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，開通了國家檔案局網(wǎng)站，并在深圳召開了數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場演示會，全國檔案信息化建設(shè)進入全面推進階段。? 2005年4月1日實施的《中華人民共和國電子簽名法》 ? 2005年10月在杭州召開的“數(shù)字檔案館國際研討會” ? 這一時期關(guān)于電子文件管理的理論研究升溫很快，發(fā)表的論文不少。通過對中國期刊網(wǎng)上的搜索，發(fā)現(xiàn)從1997~2005年發(fā)表有關(guān)電子文件的文章1384篇，其中2002~2005年處于爆發(fā)期，有917篇，可見這一時期中國檔案研究者對電子文件的理論研究開始重視。? 這一時期雖然對電子文件管理的實踐探索與理論研究都取得了令人矚目的成績，但電子文件管理在實踐上和理論上都暴露出了不少問題。同時也說明我國電子文件管理的理論研究還不夠成熟和深入，滯后于實體管理，有待進一步發(fā)展 ?

三、2006年以來——電子文件管理的日趨理性化階段

? “十一五”期間，我國組織或參與的國際檔案前沿學(xué)術(shù)交流活動頻繁，涉及檔案信息化方面的內(nèi)容日趨廣泛和深入。?

2009年6月和2010年4月，中國人民大學(xué)先后組織了“電子文件管理國家戰(zhàn)略”和“電子文件國際前沿管理成果”國際學(xué)術(shù)研討會。

? 2004年以來安徽、江蘇、廣西等地已經(jīng)開展了電子文件中心的建設(shè)，開始了中觀層次統(tǒng)一管理的步伐。

? 2007年中共中央政治局候補委員、中央書記處書記、中央辦公廳主任王剛同志指出：“??面對新形勢新任務(wù)，國家檔案局要求有關(guān)部門深入研究，全面規(guī)劃，積極推動電子文件管理規(guī)范化、法制化進程，努力建立有中國特色的電子文件管理體系??”王剛同志的重要批示標(biāo)志著我國電子文件管理研究將開始由機構(gòu)層面向國家層面的轉(zhuǎn)變。

? 2009年底，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)電子文件管理暫行辦法，作為中央的規(guī)范性文件，該辦法兼具政策與法規(guī)的雙重屬性，首次在中央文件中確立了電子文件全程管理原則，并從信息化、檔案、保密等多個業(yè)務(wù)角度對電子文件管理過程予以規(guī)范，是中國電子文件管理國家戰(zhàn)略邁入起步階段的標(biāo)志性事件。

? 這一時期檔案界頂級學(xué)者們關(guān)于電子文件管理的研究最大特點是關(guān)注電子文件實踐并進行理性思考，為我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的實施積極出謀劃策做出了重大貢獻。? 第三節(jié)

國外電子文件管理實踐

?

一、依附于紙質(zhì)文件管理的起步階段（1945年——1989年）?

（一）歷史背景

? 20世紀(jì)40～50年代，計算機技術(shù)在檔案部門開始應(yīng)用

? 50年代末，美國檔案部門最早開始嘗試應(yīng)用計算機技術(shù)管理檔案。60年代，電子文件這一新的文件類型開始在政府內(nèi)產(chǎn)生。

? 20世紀(jì)70年代，電子文件管理者，首先將有關(guān)的檔案原理和傳統(tǒng)方法應(yīng)用到新類型文件領(lǐng)域。

? 1988年美國國家檔案與文件管理局建立了電子文件中心。?

（二）主要工作和特點 ? 1.理論成就

?（1）來源原則的質(zhì)疑和重新重視?（2）后保管模式 ? 2.檔案、圖書、情報一體化管理

?

二、與紙質(zhì)文件管理并重的確立階段（1990年——1999年）?

（一）歷史背景

? 電子文件管理的確立階段為20世紀(jì)的最后10年。其標(biāo)志是電子文件和電子文件時代下，各國電子文件長久存取和數(shù)字信息保護策略的明確。? 20世紀(jì)90年代以來，“電子文件時代”成為國際檔案界普遍接受的一個概念，標(biāo)志就是“電子文件”取代了“機讀文件”并得到廣泛采用。?

（二）主要工作和特點

? 1.理論成就——電子文件生命周期理論 ? 2.國際檔案信息一體化網(wǎng)絡(luò)形成及發(fā)展

?（1）美國檔案信息一體化網(wǎng)絡(luò)?（2）加拿大檔案信息一體化網(wǎng)絡(luò) ?（3）英國檔案信息一體化網(wǎng)絡(luò)?（4）歐盟檔案信息一體化網(wǎng)絡(luò) ? 3.電子文件長期保存的實施

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三、電子文件管理國家戰(zhàn)略發(fā)展階段（2000年以來）?

（一）歷史背景

? 2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰(zhàn)略角度影響電子文件管理實踐”

? 澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容，納入國家電子政務(wù)建設(shè)之中，并開展了電子文件管理戰(zhàn)略研究項目 ?

（二）主要工作和特點

? 1.理論成就：文件生命周期理論在電子文件時代的補充——文件連續(xù)體理論的提出 ? 2.電子文件管理機構(gòu) ? 第四節(jié)? 電子文件管理的國際合作 ?

一、國際檔案大會對電子文件管理的關(guān)注 ?

二、國際檔案理事會對電子文件管理的規(guī)劃

?

三、國際檔案界電子文件管理合作項目——Inter PARES國際研究項目 思考與練習(xí)題：

1.研讀我國早期的電子文件管理的理論著作，比較今天的相關(guān)論述，體會理論的更新與發(fā)展？ 2.為什么我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的制定與實施迫在眉睫？ 3.比較美國和澳大利亞的電子文件管理。4.試述國外電子文件管理各階段的理論成就。

5.分析我國和發(fā)達國家電子文件管理發(fā)展歷程的不同點。

第二篇：電子文件管理目標(biāo)

電子文件管理目標(biāo)

管理目標(biāo)是確定管理原則、管理方法呵管理行為的基礎(chǔ)，對政府電子文件的管理同樣如此。

1、保證電子文件的真實性

電子文件的真實性是指文件內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致。真實性是保證電子文件業(yè)務(wù)有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)無紙化業(yè)務(wù)活動順利開展、實現(xiàn)信息化的先決條件，是電子文件反映和證實機構(gòu)歷史真實面貌，構(gòu)成社會價值，得以作為社會記憶長久保存的前提。

2、保證電子文件的完整性

完整性是實現(xiàn)電子文件證據(jù)價值、情報價值和長期可讀的重要保障，不完整的電子文件往往不能證實自身的真實性，也不能如實反映機構(gòu)活動的真實面貌。

3、保證電子文件的長期可讀性

電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、解壓縮、加密、解密、載體轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)遷移等處理后能夠以人可以識讀，可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實性。電子文件的可讀性是其存在和價值的基礎(chǔ)，如果文件不能順利讀出，文件中的信息便成為了“死信息”，再有價值的東西也失去了存在的意義。保證電子文件可讀性的措施應(yīng)該貫穿于全部管理工作的始終。

4、促進工作效率的提高

電子文件是為了執(zhí)行業(yè)務(wù)和管理活動而產(chǎn)生的，其基本職能是支持機構(gòu)職能活動的開展。電子文件的管理應(yīng)該和電子文件的產(chǎn)生、應(yīng)用一樣，繼續(xù)服務(wù)于機構(gòu)提高業(yè)務(wù)效率的目標(biāo)?？茖W(xué)的電子文件管理應(yīng)該具有發(fā)揮電子文件現(xiàn)行作用和保持其歷史價值的雙重功能，而這不可偏廢，管理活動務(wù)必在二者間尋找平衡點，保持二者的高度統(tǒng)一。

5、方便查詢和利用

電子文件管理系統(tǒng)和管理者是文件和文件利用者之間的中介，理應(yīng)為利用者提高高質(zhì)量的文件信息。查詢和利用的過程正是實現(xiàn)電子文件信息價值的過程，因此，方便查詢和利用是電子文件管理的重要目標(biāo)。

第三篇：電子文件命名及管理【原創(chuàng)】

電子文件命名及管理

一、電子文件的命名 1.為何要規(guī)范文件命名

? 溝通需要：讓接收方一眼明白文件的主題 ? 檢索需要：方便快速檢索到所需要的文件 ? 回溯需要：區(qū)分版本并回溯以前版本 2.詳略命名方式舉例 月總.doc 四月月總.doc 張三月總.doc 人事部張三2017年4月月總.doc 3.規(guī)范的命名方式

文件主題、歸屬部門、文件作者、歸屬時間或版本號

二、電子文件的有效管理

1.對文件夾的總體結(jié)構(gòu)和層次進行設(shè)計，根據(jù)日常使用習(xí)慣分類管理，并設(shè)置詳細的子文件夾。

2.對文件夾命名時要注意兩點：

? 文件夾名稱明確，符合一般搜索的關(guān)鍵字習(xí)慣 ? 給文件夾編序號，例如01,02...? 常用的文檔編號小，排列在前面

3.文件夾命名時，如果和時間有關(guān)，可以加上時間作為前綴或者后綴。

4.給文件命名時和文件夾命名類似，要明確。如果是“日期+文件名”的方式，可以在日期和名稱之間用下劃線或者“-”來分隔。日期的書寫方式推薦yyyy.mm.dd方式。

三、使用技巧

? 善用Windows的搜索功能，注意使用通配符或者連續(xù)關(guān)鍵字查詢的方法和技巧。另外，如果明確文件在某個文件夾下就不要全盤搜索，節(jié)省時間。? 善用Windows的資源管理器。通過資源管理器左面的樹形結(jié)構(gòu)可以方便的展開和關(guān)閉文件夾，可以快速的復(fù)制和刪除文件或文件夾。

第四篇：〈電子文件管理暫行辦法〉(39號文)

電子文件管理暫行辦法

（2010-07-28）

（中辦國辦廳字〔2009〕39號）

第一章 總則

第一條 為規(guī)范電子文件管理，確保電子文件的真實、完整、可用和安全，保存國家歷史記錄，促進信息資源開發(fā)利用，推動國家信息化健康發(fā)展，按照國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱電子文件，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

第三條 電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅持下列基本原則：

（一）統(tǒng)一管理。對電子文件管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對具有保存價值的電子文件實行集中管理。

（二）全程管理。對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。

（三）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對電子文件實行規(guī)范化管理。

（四）便于利用。發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應(yīng)用。

（五）安全保密。按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。

第二章 電子文件管理機構(gòu)及職責(zé)

第四條 建立國家電子文件管理部際聯(lián)系會議制度，由中共中央辦公廳牽頭，國務(wù)院辦公廳、國家發(fā)展和改革委員會、工業(yè)和信息化部、財政部、國家檔案局、國家保密局、國家密碼管理局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會等相關(guān)部門為成員單位，負責(zé)組織協(xié)調(diào)全國電子文件管理工作。國家電子文件管理部際聯(lián)席會議的主要職責(zé)是：

（一）負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)全國電子文件管理工作;

（二）研究制定電子文件管理方針政策；

（三）審定電子文件管理規(guī)章制度、重要規(guī)劃、重大項目方案；

（四）組織起草相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；

（五）研究解決全國電子文件管理中的其他重大問題。

第五條 國家電子文件管理部際聯(lián)席會議日常工作由中共中央辦公廳承擔(dān)。第六條 縣以上黨委、政府要結(jié)合實際，明確負責(zé)電子文件管理部門，承擔(dān)本地區(qū)電子文件管理工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。第七條 各有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)為電子文件管理提供必要的保障措施。

各級信息化行政管理部門應(yīng)當(dāng)將電子文件管理工作納入信息化發(fā)展規(guī)劃，為電子文件管理工作提供信息化保障。各級發(fā)展改革、機構(gòu)編制等部門負責(zé)為電子文件管理工作提供政策保障各級財政部門應(yīng)當(dāng)為電子文件管理工作提供資金保障。

第八條 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對本單位電子文件管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，建立管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范工作流程，落實保障措施。各單位文秘和業(yè)務(wù)部門負責(zé)電子文件日常處理；檔案部門負責(zé)歸檔電子文件管理；信息化部門負責(zé)為電子文件管理提供信息化支持；保密部門負責(zé)涉密電子文件的保密監(jiān)督管理。

第九條 各級國家綜合檔案館負責(zé)接收和保管本館接收范圍內(nèi)各單位形成的具有永久保存價值的電子文件，并依法提供利用；有條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家災(zāi)害備份的要求，建立本機電子文件備份中心或者異地備份庫。

第三章 電子文件的形成與辦理

第十條 電子文件形成單位在建立和完善信息系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)組織文秘、業(yè)務(wù)、檔案、信息化、保密等部門提出電子文件管理的功能需求。

第十一條 電子文件在形成和辦理過程中，應(yīng)當(dāng)具備國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合下列要求：

（一）能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；

（二）能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、來源可靠，未被非法更改；

（三）在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容真實、完整。涉密電子文件的原件形式應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。

第十二條 電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件存儲格式，確保能夠長期有效讀取。第十三條 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對電子文件形成的過程稿及其相關(guān)信息的留存和安全保密等作出明確規(guī)定。

第十四條 在電子文件傳輸、交換時，應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)要求，對傳輸、交換過程予以記錄。

第四章 電子文件的歸檔與移交

第十五條 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定明確電子文件歸檔范圍和保管期限，并對具有保存價值的電子文件及時進行歸檔，由本單位檔案部門負責(zé)管理。

第十六條 電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

（一）電子文件應(yīng)當(dāng)在辦理完畢后實時或定期歸檔，定期歸檔應(yīng)當(dāng)在第二年6月底前完成；

（二）歸檔電子文件的保管期限劃分準(zhǔn)確；

（三）電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)同時歸檔；

（四）電子文件歸檔時，應(yīng)當(dāng)進行真實、完整、可用方面的鑒定、檢測，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)；

（五）電子文件應(yīng)當(dāng)以國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)存儲格式進行歸檔，屬于國家秘密的電子文件應(yīng)當(dāng)使用專用保密存儲介質(zhì)存儲，并按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)；

（六）具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時歸檔。第十七條 歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)管理要求進行分類和整理。

第十八條 屬于國家綜合檔案館接受范圍的電子文件，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定時限向同級國家綜合檔案館移交。已建立電子文件備份中心的，應(yīng)當(dāng)按照其要求進行移交。

第五章 電子文件的保管和利用

第十九條 電子文件形成單位和各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)配備電子文件管理、利用的設(shè)施設(shè)備。

第二十條 電子文件保管應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

（一）按照國家信息安全等級保護標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度；

（二）定期對電子文件的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；

（三）電子文件運行的軟硬件環(huán)境、存儲載體等發(fā)生變化時，應(yīng)當(dāng)將其及時遷移、轉(zhuǎn)換；

（四）電子文件應(yīng)當(dāng)實行備份制度；

（五）根據(jù)電子文件不同載體保管環(huán)境的要求，選擇適宜的保管條件。第二十一條 反映電子文件保管、利用過程的相關(guān)信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存。

第二十二條 加強電子文件利用基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全相關(guān)制度，采取有效措施促進信息資源共享，保證電子文件在規(guī)定時間、地域、機構(gòu)、人員范圍內(nèi)得到方便快捷的利用。

第二十三條 屬于信息公開范圍的電子文件的利用，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；不屬于信息公開范圍的電子文件，按照國家有關(guān)檔案、保密、信息安全、知識產(chǎn)權(quán)保護等方面法律法規(guī)的要求，可在規(guī)定范圍內(nèi)提供利用。

第二十四條 應(yīng)當(dāng)為利用者提供真實、可靠的電子文件，并采取有效措施確保電子文件不受損害。

第二十五條 電子文件的銷毀應(yīng)當(dāng)履行有關(guān)審批手續(xù)；涉密電子文件的銷毀應(yīng)當(dāng)按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定處理。

第六章 獎勵與懲處

第二十六條 負責(zé)電子文件管理的部門和電子文件形成單位對在電子文件管理工作中取得突出成績的單位或者個人，應(yīng)當(dāng)給予表彰或者獎勵。

第二十七條 有下列情形之一的，由縣級以上負責(zé)電子文件管理的部門責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，由有關(guān)主管部門對直接負責(zé)的主管人員或者其他責(zé)任人員按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分：

（一）電子文件管理不符合真實、完整、可用和安全保密要求的；

（二）不按照規(guī)定移交或者接收電子文件的；

（三）不按照規(guī)定提供電子文件的；

（四）損毀、丟失、篡改、偽造電子文件的；

（五）擅自提供、復(fù)制、公布、銷毀電子文件的；

（六）擅自出賣電子文件的；

（七）玩忽職守，造成電子文件損失的。

有前款第四、五、六、七項情形，涉嫌犯罪的，要依法追究其刑事責(zé)任。

第七章 附則

第二十八條 本辦法所稱元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程的數(shù)據(jù)。第二十九條 軍隊系統(tǒng)的電子文件管理參照本辦法執(zhí)行。第三十條 本辦法由中共中央辦公廳負責(zé)解釋。第三十一條 本辦法自印發(fā)之日起施行。

第五篇：文件 電子稿

獲得榮譽

1990年以來，該鎮(zhèn)農(nóng)村經(jīng)濟總收入位次由全市鄉(xiāng)鎮(zhèn)第二名升為第一名。全鎮(zhèn)獲得的榮譽稱號主要有： 首屆中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)投資環(huán)境100強、國家農(nóng)業(yè)示范基地、中國板栗之鄉(xiāng)、山東省雙文明明星鄉(xiāng)鎮(zhèn)、山東省農(nóng)村經(jīng)濟前200名鄉(xiāng)鎮(zhèn)、山東省小康鄉(xiāng)鎮(zhèn)、山東省中心鎮(zhèn)、山東省鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)示范區(qū)、齊魯鄉(xiāng)鎮(zhèn)之星、山東省旅游強鄉(xiāng)鎮(zhèn)、濰坊市農(nóng)村工作模范鄉(xiāng)鎮(zhèn)、濰坊市村鎮(zhèn)建設(shè)新型鄉(xiāng)鎮(zhèn)、濰坊市擁軍優(yōu)屬模范單位、濰坊市鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)十強鄉(xiāng)鎮(zhèn)、濰坊市農(nóng)村工作先進鄉(xiāng)鎮(zhèn)、濰坊市先進科普示范基地、濰坊市先進基層黨組織、濰坊市小城鎮(zhèn)建設(shè)先進鎮(zhèn)、濰坊市科技興農(nóng)先進單位。

第一產(chǎn)業(yè)

1947年春，昌城實行土地改革，1949年糧食畝產(chǎn)僅59公斤左右，總產(chǎn)僅354萬公斤。1978年糧食畝產(chǎn)達到329.5公斤，總產(chǎn)達到2538.4萬公斤。

1990年以來，全鎮(zhèn)實行農(nóng)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整。共建冬暖式大棚5000多個，小拱棚1500個，主要種植韭菜、黃瓜、豆莢、芹菜、葡萄、西紅柿、茄子等蔬菜瓜果。2000年，與諸城市園藝一場合作，采取“反租倒包”的形式，建立了6000畝無公害蔬菜生產(chǎn)基地，產(chǎn)品全部出口，畝收入高達2000多元。

該鎮(zhèn)重視植樹造林，保護生態(tài)環(huán)境。近幾年，共投資500多萬元，建設(shè)苗木繁育基地5000余畝，成材林5760畝，立木蓄積量2.3萬立方米，全鎮(zhèn)林木覆蓋率達30%以上。農(nóng)田全部實現(xiàn)林網(wǎng)化，促進了農(nóng)作物的增產(chǎn)增收，取得了較大的社會效益、生態(tài)效益和經(jīng)濟效益。

2000年底，全鎮(zhèn)實現(xiàn)農(nóng)村經(jīng)濟總收入29.9億元，其中種植業(yè)2.4億元，林果業(yè)2400多萬元，畜收業(yè)4.3億元。