第一篇：秘書文秘論文：從利用工作談文書材料的分類與組卷

秘書文秘論文：從利用工作談文書材料的分類與組卷[1] 【網(wǎng)絡(luò)綜合-管理學(xué)論文】

分類是文書材料立卷的核心，立卷質(zhì)量的高低很大程度上取決于分類方法是否科學(xué)、合理。在近幾年對機關(guān)文書材料立卷的檢查、指導(dǎo)工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，這始終是機關(guān)文書部門或檔案部門無法逾越的鴻溝。因此，筆者想就這一問題淺談個人之見解，以求與同行共同探討。

一、分類和組卷的基本含義

分類是人們認識思維的結(jié)果，是對客觀事物認識的一種基本方法?？陀^事物有從少到多、從簡單到復(fù)雜的不斷變化發(fā)展的過程。當事物發(fā)展得越來越多、越來越復(fù)雜時，為了能更準確地認識和掌握事物的本質(zhì)，人們便按一種標準或一個角度來對事物進行劃分。劃分出的每一類都從屬于這一事物，都是從不同的側(cè)面反映了事物的屬性，種類之和正好等于這一事物。例如，從性別分，人可分為男人和女人，從所有制形式分，企業(yè)可分為國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)、股份制企業(yè)、三資企業(yè)等。根據(jù)分類邏輯性規(guī)則，按同一標準所劃分出來的類，類與類之間必須互相排斥、不能交叉、重復(fù)或包含，下位類之和等于上位類，并且同一次分類只能采用一種標準。

在檔案工作中，有許多分類概念，如信息分類、概念(種類)分類、實體分類、全宗分類、年度分類、組織機構(gòu)分類和問題分類等等。這里，筆者所著重談的是在檔案實體分類中，經(jīng)過了全宗和年度分類后的組織機構(gòu)和問題分類是以一個單位一年的文件為整體，根據(jù)文件內(nèi)容特點，把文件劃分成若干類別和層次的過程。組卷是指在分類的基礎(chǔ)上把具有共同特點或密切聯(lián)系的文件組合成案卷的過程。這就是文件分類和組卷的一般含義。

二、分類與組卷的關(guān)系

在文書立卷理論中，分類與組卷的方法、原則各自不同，不難區(qū)分。但在立卷實踐工作中，常出現(xiàn)對文件分類與組卷方法中采取的分級別、作者、文種、保管期限等分類在概念上模糊不清，運用起來前后沖突，使案卷質(zhì)量大打折扣。因此，正確理解文件分類與組卷的關(guān)系對立卷工作是至關(guān)重要的。

1、分類是組卷的前提

首先，分類是檔案管理的基礎(chǔ)。在檔案管理工作中除了進行全宗區(qū)分、檔案門類區(qū)分、年度區(qū)分外，還必須對檔案劃分“類別”，因為文件在經(jīng)過全宗、門類、年度分類后、文件依然是一堆雜亂無章的材料，此時組卷，結(jié)果必然造成案卷內(nèi)容混雜，也使日后案卷的排架、編目等許多工作難以進行，這對規(guī)范管理極為不利。其次，分類的類目是檔案館(室)檢索文件的第一要素。一般情況，利用者查詢檔案，提供線索往往是一份文件的具體作者或內(nèi)容或時間或文種等特征，而案卷很少能直接反映某份文件的具體特征，因為案卷是一組文件的集合，案卷反映的只能是一組文件的共同特征而非一份文件的具體特征。因此，檔案館(室)檢索文件的第一步只能從這份文件所從屬的類的一至幾個案卷中去查找，也就是說第一步工作是先判定文件從屬的類，然后，在確定的類中再通過其他特征檢索文件。因此，類目成為檢索文件的第一關(guān)口，如果在文件集合前，沒有明確的類目統(tǒng)帥，檢索文件只能是大海撈針。

2、組卷是在分類的基礎(chǔ)上文件的組合即再次分類

文件按一種標準分類后，在幾個大類之間，應(yīng)該是互相平行的關(guān)系，其內(nèi)容互不交叉、重復(fù)或包含。在這個基礎(chǔ)上，才能進入組合案卷的過程，組合案卷時一個類接一個類進行。在一個類內(nèi)，可以按文件作者(級別)、問題、名稱等特征組合(再分類)或幾個特征聯(lián)合運用。最后，根據(jù)保管期限和文件數(shù)量的多少，在一個類內(nèi)組合成一卷或數(shù)卷。然后依次進行，直至完成每個類內(nèi)文件的組合。

由此可見，分類與組卷實質(zhì)是立卷工作中一前一后的兩個步驟，是對文件進行分類 R>

中共海南省委、省政府關(guān)于刑事犯罪、計劃生育、×××工作的通知、辦法(卷2)

中共?？谑形?、市政府關(guān)于邊境檢查、城市規(guī)劃、×××工作的通知、辦法(卷3)

?？谑小痢辆?本單位)關(guān)于掃黃打非、撥付經(jīng)費、×××工作的通知、辦法(卷4)

從卷1到卷4中，同樣發(fā)現(xiàn)，禁毒掃黃、刑事犯罪、邊境檢查、掃黃打非是同屬于政法類，卻分別組合在四個案卷中，同樣犯了例1的錯誤。

以上兩例案卷中之所以存在問題的交叉、重復(fù)，關(guān)鍵就在于沒有明確的分類思想和在同一次分類中采取了兩種標準。例1，既有按問題分類，同時又有按文件名稱分類。例2，既有按問題分類，又有按作者分類。其共同點是把組卷方法中的文種和作者特征作為另一部分文件分類的標準，把文件的名稱即總結(jié)、計劃(例1)和文件作者的級別(例2)直接作為另一部分文件分類的標準。這違背了原來整體文件應(yīng)以一種標準即問題標準劃分類目的邏輯性要求，不懂得按文種或作者特征的組卷方法只能在同一個類別(問題)內(nèi)的文件組卷時使用，而不能跨類使用。不懂得組卷只能以分類為前提的要求，把屬于第二步驟的組卷方法直接應(yīng)用到屬于第一步驟的分類方法中，結(jié)果造成案卷內(nèi)容重復(fù)、交叉，最終會導(dǎo)致檢索文件的繁瑣和遺漏。

四、以類為先、兼顧其他

在實踐過程中，還經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況，就是有些單位，其文件數(shù)量少而文件內(nèi)容多，并且同時又有不同的保管期限。如果按分類的理論，首先就必須進行大類劃分、然后在各大類之下根據(jù)文件特征組合案卷，這時，類內(nèi)文件必然很少，甚至組成一個案卷都很難，如果先照顧保管期限，那么，卷內(nèi)文件內(nèi)容必然很雜，如：

例3：

×××局關(guān)于一九九七年度目標責(zé)任制工作、人員任免、×××問題的總結(jié)、通知(永久)(卷1)

×××局關(guān)于一九九七年半年度目標責(zé)任制工作、人員任免、×××問題的總結(jié)、通知(長期)(卷2）

第二篇：文書檔案的收集整理分類組卷鑒定統(tǒng)計方法

文書檔案的收集、整理、分類、組卷、鑒定統(tǒng)計方法

第一節(jié) 文書檔案的收集工作

一、文書檔案收集工作的內(nèi)容，重要性(一)內(nèi)容

廣義講，包括三方面內(nèi)容：一是對本機關(guān)需要歸檔檔案的接收工作；二是檔案館對各現(xiàn)行機關(guān)和撤消機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對歷史檔案的接收和征集工作.具體到一個立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍，歸檔時間和歸檔要求。

1.歸檔范圍

(1)確定歸檔范圍需考慮三個因素 a本機關(guān)的職能活動 b公文辦理完畢 c具有查考利用價值(2)內(nèi)容

a上級針對本機關(guān)的指導(dǎo)性公文

b本級機關(guān)主要職能活動中形成的公文材料 c下級機關(guān)呈送的報請類公文

d同級或不相隸書機關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨?3)注意問題： a 聯(lián)合辦理的公文；

B 本機關(guān)內(nèi)部負責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)時 C 本機關(guān)內(nèi)部的公文如計劃，總結(jié)，會議記錄

2.歸檔時間 一般在第二年6月底之前

3.歸檔要求

a 種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)

b 案卷封面填寫，卷內(nèi)文件排列，編頁，目錄及備考； C 案卷要系統(tǒng)排列，交接時履行手續(xù)； D 字跡材料要符合耐久性要求； E 公文必須是正式的生效的公文

(二)收集工作的重要性

1.收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ) 2.收集質(zhì)量決定文書檔案管理的質(zhì)量 3.充分發(fā)揮檔案作用的保證

二、文書檔案收集工作的要求

(一)歸檔的文件材料應(yīng)當齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求 1.齊全完整是指歸檔文件材料在種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都保持齊全完整

2.質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀，真實，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。

(二)歸檔的文件材料應(yīng)當精練準確，并反映單位的主要職能(三)檔案部門要加強收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)

三、文書檔案收集工作的方法(一)嚴格按歸檔制度規(guī)定進行接收(二)建立相關(guān)制度加強零散文件的收集

1.將文件材料的形成積累納入有關(guān)部門和人員的責(zé)任制.2.建立外出開會人員帶回材料歸檔制度.3.保證工作變動人員手中材料歸檔制度

(三)明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整

1.通過公文處理程序運轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書人員負責(zé)收集.2.對于各種會議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書人員負責(zé)收集并向檔案部門移交.3.本單位的綜合性文件，如規(guī)章制度，計劃，總結(jié)，報表等應(yīng)由文書人員負責(zé)收集.一般指不走收發(fā)文程序的文件.4，對于各部門形成的文件，應(yīng)由該部門指定的兼職檔案員負責(zé)收集并向檔案部門移交.第二節(jié) 文書檔案的整理工作

一、文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則

(一)整理工作的內(nèi)容

通常分為系統(tǒng)化和基本編目兩個部分.系統(tǒng)化指檔案的分類，案卷的排列和檔號的編制；基本編目指編制案卷目錄

(二)整理工作的原則 1，充分利用原有的整理基礎(chǔ).2，保持文件之間的歷史聯(lián)系.3，便于保管和利用.二、文書檔案整理工作的方法和步驟

文書檔案的整理方法包括組卷的整理和歸檔文件整理兩種方法.(一)組卷整理法.1.鑒定

此時的鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：

一是是否留存，也就是對照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi)，從而剔出沒有保存價值的文件.鑒定工作的另一部分內(nèi)容是給留存的文件確定保存期限.這兩部分內(nèi)容的確定都要依據(jù)《歸檔范圍和保管期限表》.文書檔案的保管期限有三種：永久，長期，短期，學(xué)校有永久，50年，30年，15年，5年5種期限，社區(qū)有永久，30年，15年，5年4種期限 2.分類(1)分類的要求 首先，要結(jié)合本單位實際，采用適當?shù)姆诸惙椒?，一?jīng)確定，不能隨意變動

其次，文書檔案的分類應(yīng)采用統(tǒng)一的原則，一個單位內(nèi)部不能采取兩種以上的分類方法.最后，文書的分類應(yīng)遵循一定的邏輯原則，類目之間不得交叉(2)分類方法

文書檔案常用的分類方法有三種：分類法，組織機構(gòu)分類法和問題分類法.A，分類法 B，組織機構(gòu)分類法 C，問題分類法

(3)文書檔案的復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法

A，——組織機構(gòu)分類法 即將全宗內(nèi)的檔案按不同分開，在每一內(nèi)再按立檔單位內(nèi)部的組織機構(gòu)分類.這種方法只適用于機關(guān)單位，并且是內(nèi)部組織機構(gòu)變化不大的單位.B，——問題分類法 即將文書檔案先按分開，在每個內(nèi)再按問題分類.機關(guān)采用問題分類法時通常分為黨群工作類，行政管理類，業(yè)務(wù)工作類；企業(yè)單位只有這一種分類方法，通常分為黨群工作類，行政管理類，經(jīng)營管理類，生產(chǎn)技術(shù)管理類.C，——機構(gòu)——保管期限分類法 這種分類方法比較適合采用歸檔文件進行整理的單位.D，保管期限————組織機構(gòu)分類法 這種方法適用于按規(guī)定需要向檔案館移交檔案的單位.以上類別(文件所屬的機構(gòu)和問題)，歸檔范圍和保管期限就構(gòu)成了一個完整的文書檔案歸檔范圍和保管期限表.各單位在修訂歸檔范圍和保管期限表時，一定要報區(qū)檔案局審批備案。3.組卷(1)方法

公文的主要特征：問題，時間，責(zé)任者，名稱

公文類型：會議，案件，信訪，簡報

我們工作中通常采用在分類的基礎(chǔ)上以問題為主并結(jié)合其它特征進行組卷，通常一個問題組成一卷，但不同保管期限的文件不能組在一起。4.卷內(nèi)文件排列

通常采用時間排列法.一些特殊的文件排列：正文在前，底稿在后，結(jié)論在前，依據(jù)在后，批復(fù)在前，申請在后，原文在前，復(fù)制件在后.5.卷內(nèi)文件編號

對排列好順序的文件應(yīng)用阿拉伯數(shù)字進行編頁，每卷編一個流水號，有字的頁就編，正面在右上角或右下角，反面在左上角或左下角.6.抄寫卷內(nèi)目錄

按卷內(nèi)文件排列的順序抄寫，卷內(nèi)目錄應(yīng)放在文件最前邊，用鋼筆填寫.說明：正文與底稿算一份，轉(zhuǎn)發(fā)文整體算一份，批復(fù)與請示算作兩份文件，會議要抄到議題.7.填寫卷內(nèi)備考表 8.填寫案卷封面 9.案卷裝訂 三孔一線法 10.案卷排列及編號(1)案卷排列方法

A 按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列.即保管期限————問題排列法.B 按照文件的作者，收發(fā)文機關(guān)及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列，即保管期限————組織機構(gòu)排列法.C 按照案卷所屬的時間順序排列.(2)案卷編號

按排列好的順序每個保管期限大流水編號，到1000卷左右斷號，注意不能有重號.11.裝入檔案盒 12.編制檔案檢索工具

(1)案卷目錄 著錄案卷內(nèi)容及成份的一覽表，常采用保管期限——的編制方法，案卷號一般不突破四位數(shù).(2)全引目錄 又稱案卷文件目錄，是將全宗內(nèi)或全宗的一部分案卷及該卷的卷內(nèi)文件目錄匯編成的檢索工具.(3)專題目錄 是以專門問題為線索而編制的檢索工具，與全引目錄編制方法類似.(二)歸檔文件整理法 1.鑒定 同組卷整理法.2.分類 ——問題分類法和——保管期限分類法兩種.3.裝訂 裝訂前要先檢查文件的齊全完整，對不符合長期保管要求的要采取補救措施，如裱糊，復(fù)制等.4.文件排列 采用保管期限————問題(機構(gòu))法排列.具體要求同組卷整理法.5.加蓋歸檔文件章并填寫檔號章內(nèi)容 一般在文件首頁上邊的空白處，使用紅印油.6.文件編號 包括件號和頁號，件號按保管期限————類別的順序大流水編號，填在歸檔文件章內(nèi).7.填寫歸檔文件目錄 按編好的文件順序抄寫，具體要求同卷內(nèi)目錄填寫，時間項采用8位數(shù)字.8.文件裝盒 按文件順序裝入，裝滿為止.9.填盒內(nèi)備考表

(三)檔號的編制原則與方法 1.檔號的編制方法

檔號通常包括全宗號，案卷目錄號(文件目錄號)，案卷號()，件號(頁號)(1)全宗號 每個立檔單位全部檔案的代號

(2)案卷目錄號(文件目錄號)每本目錄的排列順序號，通常按目錄產(chǎn)生的時間順序排列.(3)案卷號()組卷法每本目錄內(nèi)案卷的排列順序號，每本目錄均從“1”開始，并做到不重，不空，不漏.歸檔文件整理法因不用組卷，此項添文件所屬.(4)件號(頁號)件號是針對不裝訂的案卷，一份文件編一個號，頁號是針對裝訂的案卷，一本案卷編一個流水號.2.檔號的編制原則

(1)唯一性原則 即四不重原則

(2)合理性原則 即與文書檔案的分類體系相適應(yīng)(3)穩(wěn)定性原則

(4)簡明性原則 易記，易寫，易識

第三節(jié) 文書檔案的鑒定和統(tǒng)計工作

一、文書檔案的鑒定工作

(一)文書檔案鑒定工作的內(nèi)容和標準 1.文書檔案鑒定工作的內(nèi)容

包括真?zhèn)魏蛢r值的鑒定，基層檔案部門進行的鑒定主要是價值的鑒定.2.文書檔案鑒定工作的原則 從社會的總體需求出發(fā)，用全面的，歷史的，發(fā)展的觀點判定檔案的價值.(二)文書檔案的價值鑒定 1.文書檔案價值鑒定的標準

主要有檔案來源標準，內(nèi)容標準，形式特征標準，相對價值標準，效益標準.2.文書檔案保管期限的確定

檔案的重要程度越高，發(fā)揮的作用越大，它的保管期限越長.根據(jù)國家檔案局的規(guī)定，文書檔案的保管期限分為永久和定期.有關(guān)永久和定期檔案的保管范圍

(三)文書檔案鑒定工作的方法和步驟

1.文書檔案鑒定工作的方法 就是鑒定人員用直接鑒定的方法逐件逐張地身，從文書檔案的內(nèi)容，作者，名稱，可靠程度等方面審查.2.文書檔案鑒定工作的步驟 文書檔案的鑒定工作由檔案部門會同文書部門和業(yè)務(wù)部門進行.具體分為三個步驟：第一步，在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍，剔除一部分沒有保存價值的文件，由文書處理部門或業(yè)務(wù)部門一，二年后銷毀；第二步，對歸檔文件確定其保管期限，即確定歸檔文件的“生存期”，這一階段的鑒定工作由文書立卷人員具體實施；

第三步，到一定年限后對檔案的價值進行復(fù)審.復(fù)審主要采取兩種形式，即移交復(fù)審和到期復(fù)審.3.到期檔案的復(fù)審工作(1)檔案鑒定銷毀原則

貫徹“審查從細，留存從寬”的原則.(2)檔案鑒定銷毀工作組織形式 檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案員和相關(guān)職能部門的兼職檔案員組成.(3)檔案的鑒定方法

采取直接鑒定法，以案卷(件)為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷，逐件，逐頁的進行審查鑒定.(4)檔案鑒定的標準，依據(jù)

文書檔案應(yīng)按照本單位制訂的保管期限表進行；(5)檔案銷毀工作

a，檔案銷毀手續(xù)：對經(jīng)過鑒定確已失去保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊，編制銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字批準后再銷毀.b，檔案銷毀方法：銷毀檔案與銷毀清冊登記內(nèi)容核對無誤后，到指定地點，二人以上監(jiān)督核銷，監(jiān)銷人在銷毀清冊審批表上簽字.(6)文書檔案鑒定銷毀程序

a，組成鑒定小組對檔案進行價值鑒定.b，對確無保存價值的檔案編制銷毀清冊，填寫檔案銷毀清冊審批表.c，鑒定小組組長在檔案銷毀審批表上簽署意見.d，將銷毀檔案運送到指定的銷毀單位進行銷毀，并指定兩名同志負責(zé)監(jiān)銷.e，監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應(yīng)當按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的檔案；銷毀后，應(yīng)當在檔案銷毀清冊審批表上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位主管領(lǐng)導(dǎo).f，將銷毀清冊歸檔保存.鑒定銷毀指導(dǎo)手冊

鑒定銷毀表格

二、檔案統(tǒng)計工作

主要介紹統(tǒng)計工作的內(nèi)容：數(shù)量統(tǒng)計，業(yè)務(wù)管理工作質(zhì)量統(tǒng)計(歸檔率，完整率，準確率)，開發(fā)利用工作統(tǒng)計，檔案工作條件統(tǒng)計。

第三篇：文秘工作與文書檔案管理一體化芻議

文秘工作與文書檔案管理一體化芻議

摘要：文字秘書是掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員，也是黨政部門和企、事業(yè)機關(guān)必備的工作人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。文書檔案管理是行政機關(guān)及企事業(yè)單位一項必不可少的特殊工作，要求文秘人員具備有與崗位相對應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。文書工作和檔案工作有著各自不同的內(nèi)容和特點，二者是行政管理工作的主要組成部分，有效地將文書、檔案實施一體化管理是推動辦公自動化進程的有效途徑。

關(guān)鍵詞：文秘檔案 管理 一體化

一、文秘人員素質(zhì)

作為專業(yè)工作人員，文秘人員必須有較高的政治思想理論素質(zhì)。堅決執(zhí)行黨和國家的各項方針政策，遵守各項法律法規(guī)，講道德，守紀律，具有奉獻精神。由于機關(guān)文書檔案工作具有較強的機密性，因此文秘檔案人員還應(yīng)具備嚴守國家機密的思想素質(zhì)；文書檔案服務(wù)性特點還特別要求文秘人員應(yīng)具備良好的服務(wù)精神和主人翁意識。

科學(xué)文化知識素養(yǎng)是文秘人員必須具備的基本素養(yǎng)。對于不同機關(guān)單位的文書工作，文秘人員必須具備相應(yīng)的文化水平，掌握與自己所從事的專業(yè)工作相關(guān)聯(lián)的其他專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，如領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報學(xué)等知識?，F(xiàn)代詩會是信息時代，這就要求文秘人員必須具備相應(yīng)的計算機信息技術(shù)，這樣才

能對檔案信息進行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，迅速接收信息，安全保護信息，準確提供信息，最大運用信息，更好地服務(wù)于文書檔案工作。

文秘檔案人員還應(yīng)給具備文秘檔案專業(yè)素養(yǎng)。文書檔案管理工作是份十分細致復(fù)雜的工作，一份檔案從文件資料的收集、鑒別、分類、管理、組卷、到卷宗編制目錄、入庫擺放等要經(jīng)過十多道工序。文秘人員進行文書檔案管理工作，需要一種高度負責(zé)的精神，工作堅持高標準、嚴格化和規(guī)范化。這種客觀事實，要求文字秘書不僅要思想敏捷、作風(fēng)扎實、筆頭過硬、而且要求他們具有文書檔案和其他檔案工作的業(yè)務(wù)知識和操作技能，成為優(yōu)秀的檔案管理者。

二、文秘與檔案管理工作的銜接

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上承下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦，歸檔，會直接影響整個單位的工作效率，能夠使單位更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門精神。因此說文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)起著不可估量的作用。以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能有效推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

搞好檔案管理關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性、檔案資料的準確性和科學(xué)性。建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是重要的管理手段和工作任務(wù)。檔案的利用能

夠推動文書處理的再生工作。檔案管理是一門專業(yè)性很強的學(xué)科它是解決處理問題的依據(jù)，具有指導(dǎo)考查、總結(jié)經(jīng)驗、發(fā)展生產(chǎn)、積累知識、提供信息等固有特點。實踐工作中文書處理部門利用檔案起草公文、總結(jié)經(jīng)驗、制定規(guī)章制度、處理糾紛、落實政策是相互制約、相互依賴的。搞好檔案工作不但有推進文書處理作用，而且還能直接為其提供服務(wù)，促進改革發(fā)展發(fā)揮作用。

文書處理與檔案管理工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。強化“文檔一體化”意識，把文書處理規(guī)范化的入口關(guān)，切實做好實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)工作，是切實推進文秘工作和文書檔案管理工作一體化的重要途徑。

三、加強檔案現(xiàn)代化管理進程，實現(xiàn)文秘檔案電子一體化。加強硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，硬件的建設(shè)合理與否，直接關(guān)系到文秘和檔案工作的成效。利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞和開發(fā)利用是目前最重要、最根本的現(xiàn)代化管理手段之一。合格的文字秘書同時因該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者。因此我們要強化系統(tǒng)思維意識，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務(wù)，更要歸歷史負責(zé)，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作。次那個信息時代的需求來看，檔案信息必須上網(wǎng)其價值才能充分體現(xiàn)。文檔一體化的實現(xiàn)，使所有進入計算機的文檔信息均可以實現(xiàn)網(wǎng)上自由查詢，通過網(wǎng)絡(luò)進

行廣泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被獲取，同時將工作成果迅速反饋給相關(guān)部門。甚至可以不受空間限制，并實現(xiàn)文件，圖像，聲音的多媒體處理、綜合利用以及異地查詢等，共享檔案信息資源。目前多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位查閱檔案采用的是人工檢索，先確定自己要查找的文件年代或類別，然后調(diào)出該或類別的內(nèi)目進行查找，非常繁瑣，費時、非禮效率很低，但如果實現(xiàn)文檔一體化，就可以采用計算機檢索，只需要把利用者提供的文件責(zé)任或標題或文號或形成時間或主題詞等信息輸入計算機，計算機就能迅速將符合要求的文件調(diào)出。在進行文件整理時，可以利用計算機直接查詢，甚至將所需文件內(nèi)容直接打印出來。

結(jié)語：文書檔案管理師一項特殊的工作，要求文秘人員具備有與崗位相對應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)積極鼓勵文秘人員不斷拓寬知識層面，創(chuàng)新工作思路，實現(xiàn)文書檔案管理工作現(xiàn)代化和一體化，科學(xué)手機整理，開發(fā)利用好檔案資源，高質(zhì)量做好文書檔案管理工作，更好地服務(wù)于事業(yè)發(fā)展。

參考文獻：

曹瑞玲《文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理芻議》，《工會論壇》2007年第3期。

馬燕《談文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理》，《管理觀察》2010年第19期

劉蘊璞《論文秘工作與文書檔案工作的一體化》，,《現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)》2009,21（8）.

第四篇：秘書論文：談如何做好機關(guān)協(xié)調(diào)工作

秘書論文：談如何做好機關(guān)協(xié)調(diào)工作

協(xié)調(diào)工作，是各級機關(guān)的一項基本職能，也是機關(guān)工作人員的一項基本職責(zé)。武警部隊的雙重領(lǐng)導(dǎo)管理體制，對做好機關(guān)協(xié)調(diào)工作提出了更高的要求。實際工作中，協(xié)調(diào)工作名目繁多、林林總總。如何做好機關(guān)協(xié)調(diào)工作呢？

一、吃透任務(wù)。主要做到“五清”。一是搞清協(xié)調(diào)范圍，明確協(xié)調(diào)對象，這是做好協(xié)調(diào)工作的前提。二是搞清協(xié)調(diào)事項，明確要協(xié)調(diào)的問題，這是做好協(xié)調(diào)工作的核心。三是搞清協(xié)調(diào)目標，明確要達到的目標，這是衡量協(xié)調(diào)成功與否的關(guān)鍵。四是搞清協(xié)調(diào)時間，明確時間節(jié)點，這是調(diào)控協(xié)調(diào)進度的尺碼。五是搞清上級意圖，明確對協(xié)調(diào)工作的具體要求，這是確保協(xié)調(diào)工作順利進行的重要依據(jù)。做到這“五清”，協(xié)調(diào)者對協(xié)調(diào)任務(wù)就有了總體把握，具體協(xié)調(diào)時就能做到心中有數(shù)。

二、系統(tǒng)謀劃。常規(guī)謀劃好兩個系統(tǒng)：一是謀劃好與協(xié)調(diào)任務(wù)密切關(guān)聯(lián)的工作大局，就是找準協(xié)調(diào)任務(wù)在整個工作系統(tǒng)中的位置、所發(fā)揮的作用以及與之直接關(guān)聯(lián)的其他工作事項，確保協(xié)調(diào)任務(wù)與全局工作同頻共振、渾然一體。二是謀劃好協(xié)調(diào)任務(wù)本系統(tǒng)。遵循系統(tǒng)論原理，按照事理邏輯規(guī)律，將協(xié)調(diào)任務(wù)分解細化成若干事項。情況簡單事項的協(xié)調(diào)，拉出工作綱目即可；復(fù)雜事項的協(xié)調(diào)，應(yīng)視其為一項工程，并將其分解，依時間次序排列，經(jīng)過綜合統(tǒng)籌形成協(xié)調(diào)工作方案。為形象直觀、條理清晰、一目了然地展示協(xié)調(diào)工作流程，常常附以表格或流程圖。在系統(tǒng)謀劃中要特別注意，分解細化協(xié)調(diào)任務(wù)時應(yīng)當考慮周延、全面，不漏項。

三、擇優(yōu)方法。協(xié)調(diào)工作的方法多種多樣、不計其數(shù)，具體情況具體運用；老方法不適應(yīng)了，應(yīng)當在實踐中創(chuàng)新新方法。常規(guī)的協(xié)調(diào)方法有以下五種：一是電話協(xié)調(diào)法。適用于簡單的、一事一結(jié)的工作協(xié)調(diào)。二是單獨當面協(xié)調(diào)法。適用于協(xié)調(diào)面小、情況需要當面說清楚并表示尊重協(xié)調(diào)對象的事項。三是書信協(xié)調(diào)法。適用于情況較復(fù)雜、電話里一時說不清或不便當面協(xié)調(diào)的事項。四是公文（公函）協(xié)調(diào)法。適用于機關(guān)與機關(guān)之間協(xié)調(diào)重要事項、明確協(xié)調(diào)身份，并以此作為協(xié)調(diào)依據(jù)的公務(wù)協(xié)調(diào)。五是會議協(xié)調(diào)法。適用于協(xié)調(diào)面大、協(xié)調(diào)事項多等綜合性工作的協(xié)調(diào)。實際工作中常常諸法并舉，擇優(yōu)而用。

四、信息貫通。實際工作中，情況在不斷發(fā)生變化，保持協(xié)調(diào)中的信息暢通十分重要。實踐中應(yīng)當把握好三點：一是密切關(guān)注和了解掌握來自上下接口的各種信息，切實把握住各種變化了的情況以及協(xié)調(diào)中遇到的新情況新問題。二是依據(jù)變化了的情況及時修正工作方案，相應(yīng)調(diào)整協(xié)調(diào)內(nèi)容、方法和步驟。三是第一時間將調(diào)整后的工作方案傳達到各有關(guān)協(xié)調(diào)單元，確保協(xié)調(diào)工作同步整體推進。協(xié)調(diào)者應(yīng)充分發(fā)揮樞紐作用，及時做好上情下達、下情上報，確保協(xié)調(diào)信息全程、全方位暢通。

五、謙恭友善。協(xié)調(diào)者謙恭友善的態(tài)度，對被協(xié)調(diào)者保持應(yīng)有的尊重，對保證協(xié)調(diào)工作進度和質(zhì)量起著重要作用。工作中應(yīng)當做到：第一，要態(tài)度和善，切忌盛氣凌人。盛氣凌人不僅有損自身形象，而且不易被別人所接受，會增加協(xié)調(diào)工作的難度。第二，要文明用語，切忌出語傷人。文明用語，既表現(xiàn)了對別人的尊重，也體現(xiàn)了自身的素質(zhì)、涵養(yǎng)，協(xié)調(diào)中容易贏得對方的理解、尊重和支持。第三，要不厭其煩，切忌急躁、抱怨。協(xié)調(diào)中情況總在發(fā)生變化，有時變化還非常快，協(xié)調(diào)方案勢必要隨之修改和調(diào)整，工作就會出現(xiàn)反復(fù)和忙亂，也容易引起協(xié)調(diào)者的急躁和埋怨情緒。因此，必須清醒地認識到，變化是絕對的，不變才是相對的，從而在實際工作中主動去適應(yīng)這種變化。

（作者單位：武警總部司令部）

第五篇：從辦公室工作的特點談秘書的職業(yè)道德

從辦公室工作的特點談秘書的職業(yè)道德[1].txt我們用一只眼睛看見現(xiàn)實的灰墻，卻用另一只眼睛勇敢飛翔，接近夢想。男人喜歡聽話的女人，但男人若是喜歡一個女人，就會不知不覺聽她的話。........年..月南京機械高等專科學(xué)校學(xué)報第!卷第.期 從辦公室工作的特點談秘書的職業(yè)道德 張相瓊

摘要辦公室工作具有全局性、機要性、事務(wù)性、周密性等一系列的特點, 這些特點要求作為辦公室 的秘書必須具備忠于職守、胸有全局、嚴格保密、謙虛謹慎、嚴謹細致、無私奉獻的職業(yè)道德。

關(guān)鍵詞辦公室工作特點職業(yè)道德

無論是黨政機關(guān), 還是企事業(yè)單位, 一般都設(shè)有辦公室這個部門。辦公室作為一個綜合 部門, 在一個單位或一個部門中所處的地位十分重要, 起著上傳下達的重要作用, 是一個單 位或一個部門的工作樞紐。同時, 它又是一個單位或部門的窗口和門面。辦公室工作的好壞 直接關(guān)系到一個單位或一個部門的形象和工作的正常運轉(zhuǎn), 關(guān)系到上級的決策能否及時傳 達到基層各部門, 基層情況和問題能否及時反饋到上級領(lǐng)導(dǎo)層。辦公室秘書是辦公室人員結(jié) 構(gòu)的重要組成部分, 是辦公室開展工作的直接組織者和參與者, 他們的素質(zhì)直接關(guān)系到辦公 室工作的質(zhì)量和水平, 而在秘書的素質(zhì)中起決定作用的當是秘書的職業(yè)道德。

一、忠于職守, 忠誠可靠

忠于職守、忠誠可靠是秘書首要的職業(yè)道德, 秘書應(yīng)具有較強的敬業(yè)精神, 做好本職工 作, 把自己的職業(yè)活動同領(lǐng)導(dǎo)層的需要和社會利益緊密結(jié)合在一起。要有對組織、對工作的

耿耿忠心, 認真負責(zé), 做一個可以信賴的人。秘書人員還應(yīng)勤學(xué)習(xí)。一是結(jié)合工作學(xué)習(xí)。高校

辦公室的工作人員大多是從其它部門調(diào)進來的, 沒有受過專職秘書的系統(tǒng)訓(xùn)練, 剛到辦公室 這樣的綜合部門, 工作很難開展。為了很好地工作, 必然要主動去學(xué)習(xí)有關(guān)方面的知識。二是

學(xué)習(xí)各種理論知識。鄧小平理論是指導(dǎo)我們工作的強大思想武器, 要原原本本地讀原著, 在 學(xué)好原著上下功夫。還要及時學(xué)中央文件,平時多看一些報刊, 多看一些歷史、科技、市場經(jīng)

濟理論等各個方面的書籍。三是熟練掌握計算機操作。計算機的操作使用是一個辦公室工作 人員的必備技能, 現(xiàn)在許多的信息、資料均可從網(wǎng)上得到, 為搜集資料節(jié)約大量時間和精 力。盡管工作忙, 業(yè)余時間有限, 但還是要擠出時間來補充一些新知識。二、胸有全局, 貫徹意圖

辦公室是一個綜合部門, 是一個單位或一個部門的中樞。它處于上情下達、下情上報、承 上啟下的地位。這個地位決定了辦公室工作具有全局性的特點。辦公室秘書在工作中, 要從 全局出發(fā), 辦事、做工作不能站在部門的立場, 成為部門的代言人。辦公室工作的全局性要求

辦公室秘書要胸有全局, 要有很強的集體主義觀念和無私奉獻的精神# 同時, 必須堅決服從 領(lǐng)導(dǎo), 體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)活動的要求, 嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事。

三、嚴格保密, 守口如瓶

辦公室直接同領(lǐng)導(dǎo)層相聯(lián), 主管著本單位的機要工作。具體體現(xiàn)在.一是領(lǐng)導(dǎo)們和部門 的涉密事件# 二是負責(zé)機要文件的管理。這就決定了辦公室是接觸機密最多、最廣的辦事機 構(gòu), 因此, 辦公室的一項重要工作就是保密工作。辦公室秘書要增強保密觀念, 對自已聽到和

看到的很多機密情況, 即使對自已最親的的人也不能說。這就要求辦公室秘書具有好的政治

第.期張相瓊.從辦公室工作的特點談秘書的職業(yè)道德

素質(zhì), 認真學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)保密工作的政策和法規(guī), 不該說的不能說, 不該傳的不能傳, 做

到守口如瓶。和平時期不松懈, 警惕敵對分子竊密活動。領(lǐng)導(dǎo)同志之間有不同意見, 討論問題

出現(xiàn)不同意見是正?，F(xiàn)象, 決不能去傳播, 在辦公室保密工作中, 一個重要組成部分就是秘 密級文件的管理。對秘密級文件的印制、收發(fā)、登記、閱讀、傳遞、保管、清退、銷毀等各個環(huán)節(jié)

要采取必要的防范措施, 確保無失、泄密事件的發(fā)生。

四、嚴謹細致, 迅速敏捷 處理大量繁雜、具體的日常事務(wù), 是辦公室日常工作的重要內(nèi)容之一, 這些日常工作如 辦文、辦會、電話、接待等, 范圍廣、頭緒多、難度大# 同時, 辦公室工作是周密性的工作。無論 是領(lǐng)導(dǎo)政務(wù)活動的安排, 辦會、辦文、檔案收集整理等都要做到周密細致, 絲毫不可大意, 否

則, 可能就會發(fā)生問題, 甚至使工作無法開展下去。如辦公室辦會就要周密的籌備和組織, 會

前, 要明確會議主題、時間、地點、參加人員, 擬發(fā)通知書, 準備文件材料, 會議議程、日程和程

序的安排, 車輛的配備及會議物資購置、會場的布置、會場上的設(shè)備及主席臺人員座位的規(guī)

劃安排及會場工作人員的安排等, 每個環(huán)節(jié)都不可大意疏忽。再如辦文, 在公文的形成過程 中, 文件的起草、審核、簽批、打印、發(fā)出, 每一步驟和環(huán)節(jié)都要做到細致、周到, 馬虎不得。因

此要求辦公室秘書人員必須養(yǎng)成全面周密、井然有序的良好習(xí)慣, 切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、丟三落四。一絲一毫的粗心, 都可能給學(xué)校工作帶來嚴重的后果。優(yōu)秀的秘書不僅嚴謹細致、一絲不茍, 而且迅速敏捷、注重效率, 在秘書活動中處處體現(xiàn)一個“ 快”字.反應(yīng)快、理解快、行

動快, 在快節(jié)奏中適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展, 在快節(jié)奏中跟上領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。五、埋頭苦干, 默默奉獻

辦公室的工作大部分是服務(wù)性工作, 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù), 為部門服務(wù), 為廣大群眾服務(wù)。秘書的 勞動成果具有潛隱性, 所做的是大量幕后工作, 沒有必要到處出風(fēng)頭, 更不能有名就沾, 有利

就搶。因此, 作為秘書, 一定要增強服務(wù)意識, 要有奉獻精神, 要有一顆尋常心, 對工作不躲、不推、不拖, 知難而進, 勇于負責(zé), 互相協(xié)調(diào), 保證辦公室各項活動能順利進行。另外, 在辦公 室工作要做到寵辱不驚、淡泊名利。做秘書的經(jīng)常跟領(lǐng)導(dǎo)在一起, 看到的、聽到的都很多, 有

些事情不一定都很合理, 一定要以平常心待之。如果心里老想到不平, 心理難免失衡。做秘書

工作的必須做到任勞任怨。辦公室工作需要的是默默無聞地埋頭苦干# 需要的是名利面前讓 一分, 退一步# 需要的是無名英雄。

六、謙虛謹慎,平等待人

辦公室是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的“ 窗口” 和“ 門面” , 秘書的一言一行直接關(guān)聯(lián)著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的作風(fēng)和

領(lǐng)導(dǎo)者的形象。對此, 秘書不應(yīng)產(chǎn)生一種優(yōu)越感、特殊感, 而應(yīng)時時處處從嚴要求自已, 特別

要注意謙虛謹慎、平等待人。辦公室雖然處領(lǐng)導(dǎo)的身旁, 但和同級仍然是平等關(guān)系, 不是領(lǐng)導(dǎo)

和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。遇事要協(xié)商解決, 不能以我為是, 唯我是從。秘書要密切聯(lián)系群眾, 做領(lǐng)導(dǎo)與

群眾溝通的紐帶與橋梁。秘書謙虛謹慎、平等待人的道德規(guī)范, 還要求當代秘書強化公關(guān)意 識, 言談適度而得體, 舉止文雅而優(yōu)美, 體現(xiàn)修養(yǎng), 展示風(fēng)度, 通過自已的努力, 為領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)

樹立良好的形象。

參考書目

《現(xiàn)代秘書學(xué)》史玉嬌主編青島出版社% 《業(yè)務(wù)通訊》中共江蘇省委辦公廳主辦% &張相瓊本校學(xué)校辦公室秘書.