第一篇：文書工作內容

⒈嚴格把關，規(guī)范公文行為。全年處理省市各類文件多件，起草區(qū)政府文件件，區(qū)政府辦公室文件件。同時，認真貫徹落實《黑龍江省關于〈國家機關公文處理辦法〉的實施細則》，抓好上級的文件程序處理工作，做到了文件的及時收發(fā)、傳閱、送閱，按照規(guī)范化標準，圓滿完成了××年度文書立卷工作，并提高了辦文質量，加快了辦文速度。在印信管理方面實行了等級審批制度，確認領導或主管領導簽字后方可開信函、加蓋公章，從而嚴肅印信管理，完善印信制度。

⒉抓住熱點，做好信息反饋。我從加強各位秘書負責的信息網(wǎng)絡著手，拓寬信息覆蓋面，重點開發(fā)特色信息、精品信息。抓住今年工作熱點，先后撰寫了《龍鳳區(qū)全面推進再就業(yè)和勞力轉移工作》、《龍鳳區(qū)加大對濕地的保護力度》、《龍鳳區(qū)安全工作堅持四到位》等各類信息篇，被《大慶信息》轉發(fā)篇。

⒊服務大局，接待工作上水平。凡是上級領導來我區(qū)檢查指導工作，我都能夠協(xié)同有關部門認真準備接待，擬定接待計劃，注意接待細節(jié)，先后組織接待了副省長馬淑杰帶隊的城建情況檢查、全市重點工作檢查、全市農(nóng)業(yè)大拉練等大型檢查多次，從沒有出現(xiàn)紕漏。月日，在接待全市工業(yè)大拉練中，由于檢查內容多，涉及部門多，事前，在辦公室全體人員的幫助下，制定了詳細的接待方案，組織有關部門召開了協(xié)調會，安排分解了接待任務，認真起草打印了個被檢查點的基本情況，并附以彩圖，裝訂成冊，以圖文并茂的形式介紹了工業(yè)工作進展情況，不但確立了辦公室在領導、專家心目中的良好形象，而且還推動了辦公室接待工作再上新臺階。

⒋耐心細致，搞好后勤工作。政府辦領導、調研員、秘書、司機和離退休人員共人，日常后勤服務工作比較瑣碎，面對大量的日常性工作和領導臨時交辦的事項，我都能抓緊時間，高效、圓滿、妥善地辦理好，為辦公室工作的正常開展提供了有效保證。

黨委辦公室辦文規(guī)程

一、收文處理規(guī)程

（一）收文簽收、登記

1、黨辦機要秘書要認真履行簽注手續(xù)。簽收時認真核對信件所標明的寄發(fā)單位和收文單位以及收文份數(shù)，并注明簽收時間。

2、當天簽收的公文原則上當天登記，緊急公文即收即登。收文登記要注明來文單位、文件號、標題、收文流水號、收文時間、份數(shù)等。

（二）分發(fā)、擬辦

1、重要文件：由機要秘書附上“文件批閱單”，送黨辦負責人擬簽。

2、一般性文件：由機要秘書附上“文件傳閱單”，送黨辦負責人擬簽。

3、會議通知：上級部門、平行機關的會議通知以及下級單位、部門邀請參加的會議通知，必須認真做好登記（電話通知則用黨辦電話記錄簿登記），送黨辦負責人簽閱，按簽閱的內容及時辦理。

（三）傳閱、簽批

1、文件應嚴格按規(guī)定程序傳閱。傳閱的文件按擬簽的閱文對象，“自上而下”依序傳閱，特殊情況下，按“誰主管誰先閱，誰在家誰先閱”的原則處理。下級機關請示件“自下而上”依序呈送領導批閱。

2、實行文件圈閱、簽批制度。閱文人員應對當天傳送的文件當天閱辦。逾期未閱的，黨辦負責人應給予提醒。

3、在公文傳遞過程中，黨辦機要秘書應及時在“收文簿”上注明流向，并協(xié)助黨辦負責人掌握閱處日期，避免誤事。

（四）承辦、注辦

1、黨辦機要秘書要及時將校黨委領導批辦件告知黨辦負責人，必要時黨辦應將批示內容報告分管黨辦的副書記，并根據(jù)承辦內容及批示要求，采取制發(fā)公文、召開會議、面談、電話溝通、跟蹤督查等形式，承辦好批示件。

2、需要協(xié)調解決和提出貫徹意見的，由黨辦負責人主持協(xié)調，并由黨辦做好催辦督查工作。

3、擬批準同意或需轉發(fā)、批轉的，由黨辦通知有關單位，文件擬就后按發(fā)文處理規(guī)程發(fā)文。

4、需提交黨委會討論的，應由黨務秘書簽收，并填寫黨委會議題預審單。

5、領導批示需轉有關部門辦理或提出意見的公文，由機要秘書登記后轉出，并做到急件公文跟蹤催辦、查辦；重要公文重點催辦、查辦；一般公文定期催辦、查辦。

6、公文在辦理、運轉中，黨辦機要秘書必須對每一道環(huán)節(jié)注明流向和時間。

7、每月上旬，黨辦要召集有關人員，就重要公文的流向、領導批示的落實情況進行檢查、匯總，并向分管黨辦的副書記匯報。

二、發(fā)文處理規(guī)程

（一）擬稿。以黨委、黨委辦公室名義下發(fā)的文件，原則上由黨辦秘書起草，根據(jù)文件的內容和涉及范圍，也可以由有關職能部門和承辦單位代擬稿。

（二）審簽。文件呈送簽批前應由黨辦科級秘書核稿，附“中共九院委員會（或辦公室）發(fā)文單”，注明文件標題、承辦單位、擬稿人、核稿人、份數(shù)、發(fā)文范圍及主題詞，然后呈送領導簽發(fā)。

1、以黨委名義印發(fā)的公文，一般審簽程序為：黨辦科級秘書核稿→黨辦負責人擬簽→分管該項工作或分管黨辦的副書記審簽→黨委書記簽發(fā)。以黨委名義上報的公文須經(jīng)黨委書記批準或委托主持工作的副書記簽發(fā)。處理日常工作的公文，由分管該項工作的副書記簽發(fā)。

2、以黨委辦公室名義印發(fā)的公文，一般審簽程序為：黨辦科級秘書核稿→黨辦負責人簽發(fā)。重要公文應送分管該項工作或分管黨辦的副書記簽發(fā)。

3、以黨委與行政名義聯(lián)合行文，一般程序為：院辦秘書科核稿→院辦主任審稿→黨辦負責人審稿→分管副院長審簽→分管該項工作或分管黨辦副書記審簽→院長會簽→黨委書記簽發(fā)。

4、以黨辦與院辦名義聯(lián)合行文，由院辦草擬的文稿一般審簽程序為：院辦擬稿、核稿→黨辦核稿→院辦主任會簽→黨辦負責人簽發(fā)；由黨辦草擬的文稿一般審簽的程序為：黨辦擬稿、核稿→院辦核稿→院辦主任會簽→黨辦負責人簽發(fā)。

（三）編號。根據(jù)文件的內容、重要程度、確定文種、等級、發(fā)文范圍，編制文件字號，涉及機密的文件，應視涉密程度標明秘級。未經(jīng)領導簽批的文件不予編號。

（四）、校印。印制文件前擬稿（承辦）單位應指定專人認真校對文件清樣，付印前黨辦秘書應在文種、文件格式、文字上進一步把關。

（五）用印。黨委、黨辦文件正式下發(fā)前應加蓋公章。用印前應認真校對領導簽批所分送審簽的相關領導是否審簽，凡是領導未審簽的不得用印。

（六）分發(fā)。發(fā)文時要在發(fā)文登記薄上注明文號、內容、時間、份數(shù)、流向。由各部門、各單位承辦，編入黨委、黨辦文號的文件，可由各承辦部門、單位負責分發(fā)，但須在發(fā)文登記薄上加以說明并作好移交。

三、文件歸檔清退

1、上級機關來文傳閱、辦理后，交黨辦機要秘書統(tǒng)一保管，每年年初應當按字號分類，并按文書檔案管理要求歸檔。

2、發(fā)文存檔三份。每次發(fā)文后，將正式文件連同原稿發(fā)文單一起按文號分類存放，下年初將其中兩份按檔案管理要求送檔案室，另外一份制作好目錄、封面，裝訂成冊留存黨辦備查。

市政府辦公室辦文單辦理工作制度

一、所轄各市（區(qū)），市各委辦局，市各公司、直屬單位，凡以書面形式向市政府請示工作的公文，應一事一報，一式三份，送市政府辦公室秘書處，不要呈送領導個人。凡是報來的公文不符合有關規(guī)定的文件要退回報送單位，并說明退回原因。

二、秘書處收到書面文件后，應按先后順序登記編號，填寫辦文單，根據(jù)辦公室各處分工轉給相關處室提出擬辦意見呈分管領導批辦。

三、正、副秘書長、正、副主任根據(jù)職權，簽署意見后退相關處登記辦理結果后轉秘書處存檔。

四、秘書處根據(jù)秘書長、副秘書長、主任、副主任的批示，有結論的，即復印或微機發(fā)送請示單位和有關部門，在辦文登記薄上注明處理結果后予以辦結，督時不能辦結的要電話告知呈報部門并說明原因。

五、秘書長、副秘書長、主任、副主任認為需要請示市長或分管副市長決定的，由秘書處送有關市長審定簽署意見后復印或微機發(fā)出，并發(fā)請示單位以作初步答復，業(yè)務主管部門收到辦文單后，應按辦文單規(guī)定的時間要求（一般為7天）盡快將處理意見報市政府辦公室。部門意見返回后由秘書處負責呈報分管市長、秘書長、副秘書長、主任、副主任審定批示，爾后復印或微機發(fā)請示單位和有關部門，以作最后答復。

六、要堅持效率優(yōu)先的原則。辦理過程中，應以急事急辦，一般事情快辦的原則，在保證質量的前提下，緊急事情隨到隨辦，一般事情每環(huán)節(jié)不得超過二天。為確保辦文單的高效運行，秘書處在辦文單運行過程中應堅持簽收和督辦制度，以縮短辦文周期，提高工作效率。

第一章

總則

第一條

本規(guī)定的目的，在于確保文書事務正確且順利進行，促進與提高組織管理工作的效率。

第二條

所謂“文書”是指業(yè)務工作上往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、契約書、專利許可證書、電報、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務用書類與公文。

第三條

全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。第四條

必須嚴格保守文書的機密。

第五條

文書按下列要點處臵或辦理：

1．凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等等，一律以“文書”的形式進行。所有文書的處臵都必須以“準確”與“迅速”為原則，必須明確責任。

2．須請示審批即使在緊急狀況下，以口頭或電話形式處臵的事項，事后也必須以文 書形式記錄下來。

第六條

文書的主管原則規(guī)定如下：

1．文書的收發(fā)、領取與寄送，原則上由總公司總務部庶務科負責。2．分公司或分支機構的文書主管，另有文書管理細則作出規(guī)定。

第二章

文書的收發(fā)

第七條

到達文書全部由文書主管科室接收，并按下列要點處臵。

1．一般文書予以啟封，分送各部門、科室。2．私人文書不必開啟，直送收信人。

3．須請示審批分送各部門、科室的文書若有差錯，必須立即退回庶務科。

第八條

節(jié)假日等規(guī)定工作時間外到達的文書，由值班人員接收后轉交庶務科。

簽發(fā)人 責任人簽名

文書分類

(一)機密類：具有專利性、獨特技術性的資料及特定列管的業(yè)務機密文件，應依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。

(二)A類：凡關系重大，足以影響公司權益的文書，應呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。

(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務往來文書。

(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。

(五)其他類：與公司業(yè)務無直接關系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關部門參閱。

辦公室內部人員崗位職責 綜合辦公室文書崗位職責 綜合辦公室主任崗位職責 綜合辦公室文書崗位職責 合辦公室主任崗位職責

作者：綜合辦公… 公司制度來源：本站原創(chuàng) 點擊數(shù)：177 更新時間：2010-4-30

1、遵紀守法，遵守國家的規(guī)章制度，服從領導，保守公司秘密。

2、負責辦公室制度建設，逐步實現(xiàn)辦公室工作的制度化、規(guī)范化和程序化。

3、負責制定本室年度工作計劃和工作措施，并組織實施，負責本室人員的工作安排、業(yè)務學習、培訓和考核。

4、負責公文的批轉、傳遞、保密工作，落實領導批示，并及時反饋落實情況。

5、組織起草、審核各種公文，把好文字關和政策關。

6、負責起草各類綜合性文字材料。

7、負責主辦的會議準備、組織、記錄，督查督辦會議決議（決定）的落實。

8、負責對外溝通、聯(lián)系、匯報、約請等，安排或代表領導參加公務接待和公務活動。

9、負責起草公司有關勞動人事、薪酬分配、績效考核方面的管理制度以及機構人員調整計劃，并組織實施。

10、負責審核各單位上報的基礎資料（考勤考核表、工作任務單、加班工資申請

表等）和工資發(fā)放明細表。

11、負責對綜合管理員的培訓和考核。

12、負責公司法律事務工作。

13、負責公司機關車輛和司機管理工作。

14、負責辦公室和庫房標準化建設，完成辦公樓區(qū)域衛(wèi)生保潔工作。

15、按時完成領導交辦的其他工作。

1、遵紀守法，遵守國家的規(guī)章制度，服從領導，保守公司秘密。

2、負責上級機關和有關單位來文的接收登記、傳遞、催辦和管理，公文處理做到及時、準確、安全、保密、歸檔。

3、做好印信、文印、復印管理工作。

4、負責公司會議的通知，籌備、布臵簽到工作和會議室管理。

5、做好公司印刷品、辦公設備耗材和本部室辦公用品的管理。

6、負責公司會議室及辦公室、閑臵房鑰匙的管理工作。

7、負責公司接待工作。

8、負責公司合同臺帳和公司受獎、受罰統(tǒng)計臺帳的管理。

9、負責公司員工績效考核臺帳的管理。

10、負責制作公司員工月考核匯總表。

11、負責公司員工上崗證的制作。

12、負責公司大事記的編寫。

13、負責本部門每月項目付款申請表的上報審批。

14、負責本部門員工的考勤。

15、負責辦公室和庫房標準化建設，完成辦公樓區(qū)域衛(wèi)生保潔工作。

16、按時完成公司領導交辦的其他工作。辦公室內部人員崗位職責及考核辦法例文（1）

辦公室內部人員崗位職責及考核辦法例文

（一）主任崗位職責

1、協(xié)調辦公室各崗位與區(qū)行各部室及各基層辦事處工作。

2、督促抓好全行安全保衛(wèi)工作。

3、負責開展全行性的思想政治工作和黨建工作。

4、督促“爭先創(chuàng)優(yōu)”活動和精神文明建設活動的開展。

5、負責全行性重要會議的組織。

6、抓好增收節(jié)支和后勤服務。

7、組織協(xié)調好本部門各崗位之間的工作。

8、及時貫徹落實行領導交辦的各項工作。

[摘要] 文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會的過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面過程和成果。本文探討了文書檔案管理辦公自動化應用的優(yōu)點和存在的問題及應對方法。?

[關健詞]文書檔案 辦公自動化應用 存在問題 應對方法

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足

各方面的需求，適應日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點

1.辦公效率大幅提高

機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑臵在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其技術的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3.電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質檔案載體相比，文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網(wǎng)絡技術下，直接通過網(wǎng)絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術的不斷完善，進入網(wǎng)絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔

案綜合管理人員要求高

對文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子機技術或數(shù)據(jù)通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應對方法

文書檔案的辦公自動化應用在過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.辦公自動化系統(tǒng)內、外網(wǎng)隔離

在內部辦公自動化和外網(wǎng)之間，設臵物理隔離，以實現(xiàn)內外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡安全的最主要、同時也是最有效、最的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網(wǎng)絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網(wǎng)絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業(yè)務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。?

第一節(jié)《歸檔文件整理規(guī)則》的特點

《歸檔文件整理規(guī)則》采用與傳統(tǒng)立卷方法完全不同的思路，從“簡化整理，深化檢索”出發(fā)，對歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)進行了調整或簡化，特點是：簡化、兼容、靈活。

第二節(jié)

整理原則

歸檔文件整理原則：

1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

2、區(qū)分不同價值。

3、便于保管利用。

第三節(jié)

歸檔文件整理程序

歸檔文件是指各級機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在其職能活動中形成的，具有保存價值，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

歸檔文件整理程序：分類----確定整理單位----裝訂----排列----編號----裝盒----編目。

一、分類

分類包括確定分類方法和制定分類方案兩項工作。

1、確定分類方法

①采用“保管期限---年度---問題”的分類方法進行，其中“問題”按職能設臵黨群工作、行政管理、業(yè)務管理三個類。此分類方法適用較大的單位。

②小單位或縣級單位，每年形成的文件數(shù)量少，或者內部機構設臵簡單，采用“保管期限---年度”的分類方法進行。

③保管期限劃定的“短期”的，統(tǒng)一采用“保管期限---年度”的分類方法進行。

2、編制分類方案

在確定了分類方法的基礎上，各立檔單位應結合自身工作實際，編制全部檔案分類方案。一般單位有：黨群工作、行政管理、業(yè)務管理、基本建設、設備檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案和職能檔案（亦叫專門檔案）。但學校檔案，業(yè)務管理類為教學管理。事業(yè)單位檔案，業(yè)務管理類為經(jīng)營管理。其中，黨群工作、行政管理、業(yè)務管理類屬文書檔案。

二、確定整理單位

歸檔文件確定以“件”為整理單位，進行文件級整理。即一般以每份文件為1件。

針對部分文件在文本、文種等方面關聯(lián)性強的因素，將下列各組文件視作“為一件”

1、正本與定稿；

2、正本與附件。當附件較多，為獨立文本時，自行為一件。

3、正文與文件處理單；

4、轉發(fā)文與被轉發(fā)文；

5、原件與復制件；

6、復文與來文。上級單位的復文與立檔單位的請示，因其重要的因素，應分別為一件；

7、不同文字的同一文本；

8、同一個人的人事調動的各種介紹信；

9、組織、人事、機關工委等部門形成的全區(qū)域內的介紹信存根，按自然冊的時間斷分別為一件；

10、會議記錄：一般單位的會議記錄全年為一件；

三、裝訂

裝訂包括確定裝訂方法、用品及裝訂前文件的取齊、紙幅要求和質量要求四項工作。

（一）確定裝訂方法

1、歸檔文件確定以“件”為裝訂單位，逐件進行文件級裝訂的方法，即凡是整理單位明確“為一件”的文件應裝訂在一起。

2、明確“為一件”的各組歸檔文件，裝訂時其排序是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；正文與文件處理單：正文在最前面，文件處理單在最后；若文件處理單上有領導的重要批示等，文件處理單應放在最前面；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；復文在前，請示在后；中文本在前，其他文字本在后。

3、歸檔文件的保管期限短期的，裝訂的方式不作要求。裝訂是可以不拆除原裝訂物，直接按卷裝訂，或按件裝盒。

（二）裝訂的用品

1、歸檔文件逐件裝訂的用品，應選擇國家檔案局推薦認可的、質量符合檔案保護要求的、適宜永久保存的不銹鋼夾。

2、針對歸檔文件“件”內頁數(shù)只有兩、三頁紙的，暫時可以采取在文件的左上角處粘一些膠水的辦法進行裝訂。

3、針對歸檔文件“件”內頁數(shù)較多，超過不銹鋼夾限制的頁數(shù)時，暫時可以采取“三孔一線”的裝訂方法。

（三）裝訂前歸檔文件的取齊方式和紙幅要求

1、裝訂前，“件”內各頁文件的取齊方式，采取左側裝訂時，按左、下側對齊。

2、裝訂時，歸檔文件紙張幅面的規(guī)格為A4型和16開型兩種。檔案盒尺寸是按照A4型的規(guī)格設計制作的。因此，實際工作中，如果歸檔文件的紙幅不符合上述兩種規(guī)格，為方便將來文件裝盒、利用，需按A4型進行修整。

①同“件”內的各頁文件，有A4型和16開型時，只要不影響側面裝訂，可不作修整，左、下側取齊即可。

②超大型大紙張，如報表等，其修整方法，以A4紙張為標準，按取齊右、下側的方式進行折疊，但要注意盡量注意折疊次數(shù)，同時折痕處應盡量位于字跡之外，文件頁數(shù)多時，宜采取單張折疊。

③超小紙張，如介紹信等，其修整方法，以A4紙張為襯托，按取齊右、下側的方式進行粘貼。

（四）裝訂前歸檔文件的質量要求

1、每件文件要完整、齊全、頁數(shù)要全，排序要正確。

2、文件的字跡材料必須是耐久的或者比較耐久的碳素墨水、黑色油墨、彩色油墨、藍黑墨水、印泥、激光打印、油（膠）印。

3、對不符合上述字跡材料要求的其保管期限又定為永久、長期保存的歸檔文件，裝訂前應進行復制，并將復制件與原件作為一件歸檔。

4、復制件的制作方法有復印機的復制件和手工眷寫的抄件等。采取復印機制作復制件，最好采用單面復制，復印時，墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，以免粘連。

5、凡是采用電腦噴墨打印、色帶打印的文件，不宜永久、長期保存，必須進行復制后才能歸檔。

6、底稿的歸檔要求，一般有正文的文件都應有一份底稿一并歸檔，確無底稿時，也需在正文后附一份文件簽發(fā)單，與正文作為一件歸檔。

7、針對破損的文件，應進行修裱，修補。

8、裝訂前，應去除易銹蝕的金屬物，如訂書釘，大頭針等。

四、排列

歸檔文件的排列是指分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等方法，確定歸檔文件先后次序的過程。

1、歸檔文件的排列強調“事由原則”

“事由原則”指在分類方案的最低一級類目內，同一事由的相關文件應當排列在一起。

2、事由的界定

“事由”是一個比較原則性的概念，可以是指一件具體的事，或一個具體的問題，如張三的任免通知等。是一個比較小的概念。

3、排列的方法

①先按照事由原則，將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起。

②再將同一事由的文件在分類方案的最低一級類目內分開。

③在同一最低一級類目中，盡可能將同一屬性的不同事由文件進行集中排列，如同屬于人事任免屬性的不同事由---不同人的任免文件盡可能集中放在一起。

4、同一事由的歸檔文件的排列方法

可以按文件形成時間的先后順序排列，或者按文件的重要程度排列。

5、不同事由的歸檔文件的排列方法

①

按事由具有的共同屬性分別集中排列。

②按不同事由形成時間的先后順序排列，即“隨辦隨歸”。③按不同事由的重要程序進行排列。

6、劃定為長期的歸檔文件的排列方法

五、編號

編號包括編制件號、加蓋歸檔章和編制每件的頁號三項工作。

編頁號是以確定為一件的歸檔文件為編號單位，對每件各頁號碼的編制。

1、頁號使用鉛筆編號，頁號編在文件的右上角。

2、編頁號，以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計，兩面有字的兩面編號。

3、印刷件，能利用原頁號的可不再編號，只有其底稿接著編號。

六、裝盒

裝檔案盒、填寫檔案盒背脊、填寫備考表。

七、編目

八、編目包括編制歸檔文件目錄、編寫整理說明、檔案目錄夾的填寫和裝訂三項工作。

編制歸檔文件目錄

歸檔文件的編目即指編制歸檔文件目錄，它以裝入檔案盒的歸檔文件數(shù)量為基礎，或者以同一年度同一類的歸檔文件數(shù)量為基礎，進行目錄的編制。

歸檔文件目錄各項目及其填寫方法和要求：

1、檔號：歸檔文件整理和保管的代號。由全宗號（342）+保管期限+年度+問題組成，各號間用“——”相隔，即全宗號—保管期限—年度—問題。

①檔號填寫在歸檔文件目錄框的右上側。全宗號：以阿拉伯數(shù)字標注。

②保管期限：用“永久”、“長期”、“短期”漢字標注，也可用“Y”、“C”、“D”代碼標注。

③年度：用四位阿拉伯數(shù)字標注。

④問題：按立檔單位分類方案的最低一級類目的漢字標注。

2、件號：指室編件號，以阿拉伯數(shù)字1、2、3……表示。

3、責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。填寫時要求：

①一般應使用全稱或者通用簡稱。如“懷化職業(yè)技術學院”可稱為“懷化職院”，不能使用“本院”等簡稱。

②責任者應為文件發(fā)文者面不是執(zhí)行者。

③聯(lián)合發(fā)文時，一般應將所有責任者照實抄錄；責任者過多時可適當省略，但立檔單位的責任者必須抄錄。

④內部文件無責任者的“白頭文件”，應根據(jù)文件內容、形式等特征加以考證填寫。

⑤在“請示”等形式的來文上直接批示的文件，其責任者的填寫，堅持“以我為主”的原則，責任者填寫立檔單位；如果是重要的事件，責任者也可填寫批示的單位或個人。

⑥一個人的調動介紹信之類，統(tǒng)一“為一件”時，其責任者填寫排放在最前面一件的責任者。

4、文號：文件的發(fā)文字號，填寫時要求將文件上的字號照實抄錄，即一般由機關代字、年度、順序號等組成，三項都不能省略。如懷職院行字[2006]12號，即懷化職業(yè)技術學院2006年第12號文件。

5、題名：文件的標題。完整的題名由責任者、問題、文種三個部分組成，一般填寫時文件標題應照實抄錄。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號

①題名中包含了責任者的，不論有幾個，即使前面責任者項中已填寫了，仍要照實抄錄，②正題名與副題名：有的文件有副題名或并列題名，即標題中破折號或冒號后面的部分。此類要照實抄錄，它是對正標題進行解釋說明的。

③會議記錄：如果是全年作為一件的，題名可為“[××單位××××年××會議記錄]”題名為會議議題內的內容，題名可不加[]。

④在“請示”等形式的來文上直接批示的文件，填寫題名時，先把正文標題照實抄錄，再在后面加[]，把批示的內容擬標題填寫進去；或者以“責任者”填寫為準，其文件標題填寫在前，再在后面加[]，把未填的內容填寫進去。

⑤幾份文件作為一件的，如：轉發(fā)文與被轉發(fā)文、復文與來文等，填寫題名時，先填寫排在前面的正文標題，再在后面加[]，把被轉發(fā)文、來文等的標題填寫進去。

⑥人事任免的文件，填寫題名時，如果立檔單位為任免通知制發(fā)單位，先把文件原標題照實抄錄，再在后面加[]，把文件上任免人員的名單全部照實抄錄到題名內，如果是上級任免立檔單位某一個人或某幾個人時，則是先把文件原標題照實抄錄，再在后面加[]，把立檔單位相關的人員名單填寫進去。

⑦介紹信：立檔單位有以一個人調動的一系列介紹信存根作為一件時，先填寫襯貼在最前面的標題，再加[]，將襯貼在后面的作者與標題填寫進去。

組織、人事、工委等部門開據(jù)的有關人事介紹信存根，以件為單位，先照實抄錄介紹信存根名稱，再把包括的全部人名填在其后。

⑧簡報：一般要求先填寫簡報名稱和期數(shù)，再加[]，把主要內容標題填寫進去。

6、日期：文件的制發(fā)日期，填寫時應以八位數(shù)字標注年、月、日，并分兩行填寫。如2006年1月1日即填寫成①幾份文件作為一件時，判定“件”的日期，以裝訂在最前面的文件日期為準。

②會議記錄以全年為一件的，填寫第一次會議和最后一次會議的起止日期。如2005年1月5日至12月20日即填寫成

③組織、人事、工委等部門開據(jù)的介紹信存根以自然冊為一件的，填寫本冊第一個人和最后一個人的起止日期。

7、頁數(shù)：每件文件（含文件處理單、正文與底稿）的頁數(shù)。

8、備注：注釋文件需要說明的情況。

第二篇：文書工作

文書工作“十一五”回顧 “十二五”規(guī)劃

一、“十一五”回顧

“十一五”是公司加入中信集團新公司開始的五年，公司從實際出發(fā)，提出管理升級，通過實現(xiàn)“三個轉變”和“三個延伸”，促進管理升級，提升企業(yè)綜合競爭實力。綜合事務部作為公司的重要樞紐部門，也是公司對外形象的窗口部門。而作為綜合事務文書工作是公司工作中上傳下達的中轉站，它具有廣泛的聯(lián)系性，這就要求文書工作手勤、腿勤、思想敏捷，面對繁雜瑣碎的大量事務性工作，冷靜辦理各項事務，力求周全、準確、適度，避免疏漏和差錯，基本做到了事事有著落。提高工作效率。

“十一五”期間文書工作取得如下主要成果：

（一）成功運用了現(xiàn)代化信息工具。

隨著信息技術不斷發(fā)展，公司改變以往傳統(tǒng)運作模式，實現(xiàn)了管理流程信息化，充分利用現(xiàn)代技術OA辦公，按OA辦公系統(tǒng)流程要求，建立科學簡約、清晰明了的工作流程，優(yōu)化流程，使各項工作均依流程運行。保證各類文件擬辦，傳閱的時效性，并及時將文件精神傳達至各基層，確保傳遞流暢。文件閱辦完畢后，負責文件的歸檔、保管及查閱。減少很多工作的中間環(huán)節(jié)，降低行政成本。利用程序設計使辦公室各項工作銜接緊密，疏而不漏，提高辦公效率。

（二）印信管理進一步規(guī)范。

在印信管理方面，重新制定印信管理制度，實行了等級審

批制度，確認領導或主管領導簽字后方可開信函、加蓋公章，從而嚴肅印信管理，完善印信制度。規(guī)范完善各項管理制度。

（三）制度建設不斷加強。

同時又親自編寫了《印信管理辦法》《公文管理》、《證照管理辦法》等，編寫組織說明、崗位說明書。通過崗位說明書的編寫，明確了崗位責任和崗位標準，為員工樹立提高自身素質的旗幟，引導員工向適應崗位要求的方向塑造自己。

（四）個人素質在實踐中得到升華。

在“十一五”期間，公司圍繞管理升級，全面實施精益管理，經(jīng)過學習、考試等再造活動，以及參加現(xiàn)場改善方法的實踐，對精益生產(chǎn)思想更加理解、認同和接受，并在自己的工作中率先起帶頭作用。使各項工作的效率顯著提升，過去是讓我做，主動性不強，行為規(guī)范自由?，F(xiàn)在不但是讓我做的做到了，而且是能積極主動去做好，不甘心落后于別人，自覺按程序、規(guī)章制度和行為規(guī)范來約束自己。

在公司全力推進員工再造的進程中，用這次員工再造的有利時機來提高自己的綜合素質。無論是一些概念、管理知識、技術技能、道德素養(yǎng)等通過學習培訓都有了全面提升。能夠把自己的成長與企業(yè)發(fā)展同步思考，深刻理解公司“適崗唯上，成企達己”的用人理念。體現(xiàn)在行為方式、看待事物、分析問題的角度和方法，解決問題的實際能力等方面。尤其是公司通過強力推進精益管理培訓、6S實操培訓、座談交流、知識競賽、口號和案例征集、驗收考試等活動，使我的學習力增強，提升自我素質的愿望更加迫切，并逐步將學習視為自己生活和工作

中不可缺少的主要內容。

同時對自己的崗位職責進行了重新梳理，對各種文件、資料進行了整理整頓；辦公室等進行了定置和規(guī)范管理。

二、十二五工作規(guī)劃

“十二五”時期，是進一步深入實踐科學發(fā)展觀、全面落實黨的十七大提出的戰(zhàn)略目標的時期，同時，也將是我公司發(fā)展的重要戰(zhàn)略機遇期。把我公司打造成現(xiàn)代企業(yè)，發(fā)揮自身優(yōu)勢，實現(xiàn)跨躍發(fā)展的五年規(guī)劃。這對文書工作的要求更高，為了按照新時期公司的安排做好文書工，結合綜合事務部實際，現(xiàn)提出文書書崗位“十二五”規(guī)劃編制工作方案。

（一）指導思想及工作目標

以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，牢固樹立科學發(fā)展觀，堅持“服務第一”的指導方針，把辦公室工作當成是促進單位發(fā)展的助推器和保障線，全面提高辦公室工作的總體水平。實現(xiàn)全力提高文書工作質量，理順文書業(yè)務流程，注重高質量服務目標，為公司的“十二五”目標做出的貢獻。

（二）重點工作及保障措施

1、強化管理，提高服務質量

在日常工作中，接打電話要準確、簡練和規(guī)范；言談舉止、著裝要文明端莊和得體；辦公室要整潔、清爽；時刻注重個人形象。凡事要堅持政策原則，依法辦事，以理服人。二要深入調查，弄清事情來龍去脈，對處理意見胸有成竹。三要靈活多變，一把鑰匙一把鎖，堅持原則不呆板，靈活處置不亂套。四是加強自身修養(yǎng)，待人以誠，與人為善。

2、優(yōu)化手段，推進規(guī)范管理。

建立健全的規(guī)章制度，將現(xiàn)代化的管理手段更多地應用于辦公室工作的方方面面。規(guī)范內部工作流程，對工作進行梳理、整合、修訂和補充，量化科室工作，推行“零差錯”管理。提高辦公室工作效率，促進各項管理工作的科學化、規(guī)范化，更好地為我公司的發(fā)展服務。

3、認真學習，提高文字性工作能力。

加強學習鉆研，聽透上情，掌握下情，了解外情。對文稿要精心寫作、確保語言準確、簡潔、精煉。在電子公文交換中，新形勢、新需要，高標準、嚴要求，要掌握計算機操作技能，熟悉電子公文制度，嚴格電子公文處理規(guī)范。

4、協(xié)調關系，使綜合事務部全面工作順利開展。

在做好對外接待、人事、檔案管理、工會、監(jiān)察等一系列工作的同時，發(fā)揮好樞紐作用，積極協(xié)調配合各部門認真完成各種臨時性工作。

5、收發(fā)文管理

在工作中，抓好上級的文件程序處理工作，做到了文件的及時收發(fā)、傳閱、送閱，按照規(guī)范化標準，圓滿完成文書立卷工作，并提高了辦文質量，加快辦文速度。本著簡捷快辦的原則，根據(jù)承辦事項的輕重緩急，急件在當日內完成，規(guī)范性文件按計劃完成。要加快工作節(jié)奏，盡量把承辦工作往前趕，提前任務。同時，要及時反饋情況，做到件件有著落，事事有交待。每周五對本周受理人文稿進行盤點清理，做到不拖、不壓、不遺漏，不斷提高辦文效率，確保公文的質量，力求每個環(huán)節(jié)

嚴密有序、精益求精。

6、印信管理

嚴格執(zhí)行政策《印信管理》辦法，實行了等級審批制度，確認領導或主管領導簽字后方可開信函、加蓋公章，加強對電子印章的管理，杜絕違規(guī)操作從而嚴肅印信管理，完善印信各項管理制度。

7、檔案管理

做好公司檔案管理工作和保密工作，根據(jù)檔案管理要求，每年年初，將文件（紙制、電子）進行分門別類進行歸檔。為公司的發(fā)展及各項工作服務。

十二五期間，我們將遵循科學發(fā)展觀，圍繞中信集團總體發(fā)展戰(zhàn)略和目標，秉持“嚴細實恒”的管理風格，將繼續(xù)貫徹“以人為本，提升管理、創(chuàng)新技術、擴模增容，節(jié)能減排、開拓市場、用足政策”的工作方針，持之以恒地推動公司“三個轉變”、三個延伸“目標的實現(xiàn)，要運用理論與實踐相結合地開展工作，用精益思想去分析問題、解決問題，形成精益管理意識。將中信錦鐵打造成為國內最好，世界一流的冶金化工企業(yè)集團。

第三篇：文書工作標準

文書工作標準

1范圍

本標準規(guī)定了邯鄲冀南化工股份有限公司辦公室文書的工作內容與要求、責任與權限、檢查與考核。本標準適用于邯鄲冀南化工股份有限公司辦公室文書崗位。 2素質要求

2.1文化程度：具有大專及以上學歷。

2.2能夠正確領會理解上級有關管理方面的各項方針、政策、法令、法規(guī)和有關文件精神。2.3在文書工作中,具有較強的組織管理能力。3職責

3.1.1 對文件的丟失、傳遞錯誤，超期傳閱、安全負責。 3.1.2 對失密、泄密負責。

3.1.3 對印章、信函使用錯誤負責。

3.1.4 對辦理事務等發(fā)生誤辦、誤傳等錯誤負責。3.1.5 對公文的處理不符合標準負責。4安全責任

4.1認真宣傳、貫徹、落實“安全第一、預防為主、綜合治理”的方針，樹立牢固的安全觀念，養(yǎng)成遵章守紀的良好習慣。5權限

5.2.1 有權檢查各部門行政文件保管情況，收繳行政文件、資料。 5.2.2 對不符合規(guī)定的用印、開信、出證，有權拒絕辦理。 5.2.3 對公務范圍以外的查閱，復印文件，有權拒絕。

5.2.4 對不符合擬文程序，未經(jīng)領導簽批的文件、資料，有權拒絕用印。 6工作內容與要求 2.1 工作內容

6.1.1 在辦公室主任、副主任的直接領導下，負責行政辦公系統(tǒng)文件、信函、資料、圖文傳真、電報電話等的收發(fā)、登錄、呈批、傳遞、催辦、文卷歸檔等程序的處理。 6.1.2 負責行政文件的清繳、保管、借閱和文書立卷及定期移交。

6.1.3 收集、整理全公司的行政公文，做到分類清楚，排列正確，保證文件的完整、齊全。6.1.4 負責印章、介紹信、便函的管理工作。 6.1.5 按照保密規(guī)定，負責保密工作。 6.1.6 接受并完成臨時交辦的事務性工作。 6.2 工作要求

6.2.1 收入文件、信函、傳真、電報、電話等，每天拆封、登錄、送批、傳閱、傳閱周轉、催辦、存檔文件。

6.2.2 文件分送過程跟蹤記錄，文件送達清楚，防止丟失文件，每月清理一次，每季全面檢查一次。

6.2.3每年3至4月份進行文書收集。分類、整理、登記立卷歸檔。 6.2.4 按照《印章使用規(guī)定》，正確使用公章和信函。6.1.5 按照《公文處理規(guī)定》，認真處理公司各類公文。6.2.6 遵守保密規(guī)定，嚴守保密紀律，不發(fā)生失密、泄密。 7檢查與考核

本工作標準執(zhí)行情況由主管領導檢查與考核，每半年一次。



第四篇：文書工作職責

辦公室文書工作職責

一、努力學習黨的方針政策，提高政治思想水平和業(yè)務水平，勤勤懇懇，兢兢業(yè)業(yè)，熱愛并認真做好本職工作,努力提高專業(yè)技術水平。

二、提高文書處理工作的基本技能，鉆研業(yè)務，精益求精，講求實效。

三、認真做好會議記錄，會議記錄必須真實、準確、全面、完整，字跡要求清楚，決議要求明確，對重要發(fā)言力求做到準確完整，遵守保密制度，不得隨意泄漏會議內容，會議記錄，必須妥善保管，不得外傳或遺失。

四、公文處理必須做到及時、準確、安全,實行嚴格的保密制度，保守黨和國家機密。收發(fā)、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環(huán)節(jié)，都要嚴格執(zhí)行登記制度，努力把好各道關口，做到環(huán)環(huán)有手續(xù)，件件有著落。建立收文、發(fā)文、傳閱、借閱、移交、銷毀登記薄。秘密文件當日收回、專卷保管，做到萬無一失。對于機密文件的內容不能同無關人員談論，給無關人員閱看。

五、認真負責地保管和使用好所有印章、印信。嚴格執(zhí)行《印章的管理與使用制度》，保證印章的絕對安全和正常使用，防止印章被盜和濫用。

六、及時收集在工作中形成的、辦理完畢具有查考價值的所有材料。負責運用微機完成有關檔案、資料的輸入、整理、查閱等工作。

七、積極主動地做好辦公室一切事務性工作，完成領導交辦的其他工作。

第五篇：文書工作與檔案管理

文書工作與檔案管理

1、什么是文書？

文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應用性和特定格式的文字材料。

2、什么是公務文書

法定機關與組織為了一定目的在社會活動中未處理公務而形成并使用的具有特定格式，并需要經(jīng)過一定的程序處理的應用性的文字材料，簡稱公文。

3、公文的本質特征。

政黨和國家機器具體領導與管理政務機關組織處理工作的一種工具。

4、文書的分類

公務文書

通用公文，專用公文，技術公文 文書｛

私人文書P4（隨意性）

5、公文的特點

一、工具性（1）管理國家機關政務和事務的工具

（2）是各類國家機關在工作活動中聯(lián)系事項、商治事務、傳達意圖交流情況傳播經(jīng)驗的工具

（3）是機關內部推進工作的工具

二、權威性（1）有法定的作者制定和發(fā)行的——法定：具有一定的職權、職能作者：行為主體機構組織而不是人。

三、統(tǒng)一性

四、現(xiàn)實性

6、公文的作用

(1)領導指導作用

（2）行為規(guī)范作用

（3）公務聯(lián)系和執(zhí)照作用

（4）

憑據(jù)記載作用

（5）傳遞信息與宣傳教育

7、文書工作： 機關形成處理和管理公文的各個環(huán)節(jié)及其中相關銜接的各道程序

與手續(xù)是完成和處理公文的作用

第二節(jié)

檔案與檔案管理

一、什么是檔案

（1）定義：檔案是機關、組織和個人在社會活動中的作為歷史記錄保存起來以備查考的作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料

（2）作用：憑證依據(jù)

（3）屬性：原始記錄性

二、是么是檔案管理

（1）定義：檔案管理也稱檔案工作，或檔案管理工作，簡單地說就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。

（2）基本內容：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用。

第三節(jié)

檔案與文書

一、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別P10（1）聯(lián)系：①兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同

②兩者在內容與格式上完全一致

③兩者互為因果（2）區(qū)別：①兩者的性質與形式不同

②兩者的目的與作用不同

③兩者存在和發(fā)揮效用的時間不同

（二）文書工作與檔案管理區(qū)別與聯(lián)系P14

（一）聯(lián)系①兩者的工作對象相同

②兩者的某些工作環(huán)境相同

③兩者互為因果

④兩者工作人員的基本素質要求相同

（二）區(qū)別①兩者的工作任務不同

②兩者的服務對象不同

③兩者的工作目的不同

④兩者工作的具體內容不同 思考題：

1、文書、公文、文書工作的含義

2、公文的本質特征

3、文書的類別如何劃分

4、如何理解公文

5、文書作品與文書的不同？

第二章

公文的種類 第一節(jié) 公文種類的劃分

一、公文種類劃分的意義P21(一)適應坐直管轄范圍和功能，保證機關工作有序運轉(二)適應機關不同的行文關系，保證文件及時、迅速、處理(三)適應行文的具體要求，保證文書正確處理和有效(四)適應不同文書種類要求

請示，報告用于隸屬關系機構，否則用函 “請示”上級碧血得給予回復“報告”可以不回復

二、公文種類劃分P22

（一）從文書的公用和適用范圍

（1）政黨文書類（2）規(guī)章文書類（3）機關日常事務類（4）司法文書類（5）經(jīng)濟文書類（6）科技文書類（7）外事文書類（8）禮儀公文類（9）書信文書類

（二）從文書的來源分

（1）收文

(2)發(fā)文

（3）內部公文

（三）從行文關系上分

（1）上行文

（2）下行文

（3）平行文

（四）從文書的制法機關和作用來分

（1）法規(guī)文書

（2）黨內文書（3）行政文書（4）群體文書

(5)以個人名義制法的文書

（五）從機密緩急程度分：絕密、機密、秘密

特急、急件

電報分為：特急、加急、平體

（六）從文書的性質和作用

（1）規(guī)范性公文（2）指揮性公文（3）決斷性公文（4）報請性公文（5）知照性公文（6）契約型公文（7）記錄性公文（8）禮儀性公文（9）計劃性公文

三、什么是公文種類名稱

各機關日常使用的公文，按照公文的性質和用途可分為若干種為每種公文所規(guī)定的固定名稱，及公文種類的名稱

（一）文中作用

概括地標明公文的性質制發(fā)目的和要求，便于收文機關進行文書整理。

（二）文種的確定和使用原則

★確定文種

（1）根據(jù)發(fā)文機關的職權

（2）考慮發(fā)文機關與收文機關之間的工作關系

（3）看發(fā)文的具體目的與要求 ★使用原則

必須按照統(tǒng)一的規(guī)定，不可以隨便定名，隨意亂用

第二節(jié)

通用公文

一、法定公文

由國家黨政機關正式規(guī)定，發(fā)布并使用的公文種類

（一）命令（令）

范圍：適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章……….P26 特點：載體性，強制性，權威性，嚴肅性 種類：發(fā)布令，行政令，嘉獎令P27

（二）決定

范圍：適用于對重要事項或重要行為作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或這撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項

特點：決策性，指揮性，時效性

種類：法定性決定，指揮性決定，事項性決定，變更性決定

（三）報告

范圍：是用于向國內外宣布重要事項或法定事項 ※ ※ ※

黨的機關

行政機關

權力機關

│

│

│

中國共產(chǎn)黨中央委員會

國務院

全國人大

│

│

│ 組織部,宣傳部，(教育部,衛(wèi)生部,公安稅務總局,工商管理)常務委員會 群眾團體,其他公會

│

│

職能部門 省級黨委

│

市級

│

法院

縣區(qū)級

獨立的司法機關｛

獨立于國家政權之外 │

檢察院

鄉(xiāng)級

│

企事業(yè)→中國獨有 村黨支部

特點：公開性，廣泛性，莊重性，限定性。種類：周知類公告，事項性公告。

（四）通知

范圍：適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。特點：專門性，普通性，靈活性。

我國的國際管理機構

種類：執(zhí)行性通告，告知性通告。

公告于通告的區(qū)別

發(fā)布機關級別不同

發(fā)布事項的方式不同

發(fā)布事項的范圍不同

所公布事項的特點不同

（五）通知

范圍：適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不同隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員。

特點：應用廣泛，發(fā)文數(shù)量多，執(zhí)行性預告執(zhí)行兼而有之。

種類：批轉類通知，轉發(fā)類通知，印發(fā)規(guī)章類通知，貫徹執(zhí)行類通知，事項類通知

（六）通報

范圍：適用于表彰先進性，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。特點：典型性，教育性，真實性。種類：（表彰，批評，情況）通告

情況通報 第九十號

XX市公安局辦公室偏

2007年11月7日

我局犯盜竊斗爭取得重大勝利 ※ 同志與通報的異同

同：兩個文種都有傳達的意思，均屬告知性公文。

異：通知側重按要求，明確界限，通報側重于說明介紹，陳達情況。

（七）議案

范圍：適用各級人民政府按照法律程序和同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。特點：法律的依據(jù)性，事項的重大型，批準的生效性，行政范疇的獨特性 種類：立法案，條約案，預算決案，重大事項按，機構變動案，人事任免案，人民政府議案與人民代表議案的比較

聯(lián)系：

1、依照有關法律條文，人民政府和人民代表都有議案提出權

2、都關系到國計民生

3、其批準單位都是人民代表大會

區(qū)別：

1、作者屬性不同。

2、辦理的方法不同。

3、涉及的范疇不同。

4、提出的時間不同

（八）報告

范圍：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問 特點：匯報性，陳述性，具體性

種類：綜合性報告，專題性報告，情況報告，呈轉性報告，答復報告，例行報告送文送物報告。

（九）請示

范圍：適用于向上級機關請求指示，批準。特點：請求性，權限明確性，內容單一性，種類：直請性，請轉型。使用范圍：

涉及方、針政策界限不清的問題

工作中遇有疑難問題

工作中遇到困難請求上級支持

工作中遇到新情況新問題而無章可循

工作中意見分歧，無法統(tǒng)一執(zhí)行，需上級作出裁決。

超出本機關職權處理范圍的事項

印本單位情況特殊難以執(zhí)行上級的統(tǒng)一要求需要變通處理的事項

指定上級應當請示的事項

※請示與報告的區(qū)別

行文目的不同，行文時間不同，內容要求不同，結尾用語不同

（十）批復

范圍：及審批答復適用于答復下級機關的請示事項，特點：針對性，權威性 種類：專指性批復，普發(fā)性批復

（十一）意見

范圍：適用于對重要問題提出見解和處理辦法 特點：作者廣泛，內容具體行文方向多樣 種類：指導性意見，建議性意見，商洽性意見

（十二）函

范圍：適用于不相隸屬機關之間商洽工作詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項 特點：靈活簡便，平行往來

種類：告知函，商洽函，詢問函，求情批準函，答復函

（十三）會議紀要→整理和概況

會議紀要→尊重原貌 范圍：適用于記載、傳達會議情況和議定事項 特點：行文關系的多樣性 種類：指示性，通知性，討論性

（十四）決議

范圍：政黨機關才適用于會議討論通過的重要決策事項。特點：內容的限定性，形式過程的限定性 種類：方針政策性，專門問題的公布性

決定和決議的區(qū)別

（形式過程，內容作用有差別）

（十五）指示→黨政機關用

范圍：用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求 特點：高度的原則性，鮮明的決策性 種類：指揮類，方針政策類（十六）公報→黨政機關

范圍：用于公開發(fā)布重要決定或者重大事項。

特點：受文對象廣泛性，內容的重要性，強列的新聞性，制發(fā)機關的特定性。種類：新聞公報、會議公報。

公報與公告的區(qū)別 使用機關不同；內容側重點不同。（十七）條例——黨機關

范圍：用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作，活動和黨員行為的規(guī)章制度。特點：制發(fā)機關的穩(wěn)定性;內容的穩(wěn)定性；格式的固定性；執(zhí)行的強制性。（十八）規(guī)定——黨機關

范圍：用于特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范 特點：規(guī)范對象，范圍的確定性；措施的具體性；執(zhí)行的強制性

條例與規(guī)定的區(qū)別

條列的系統(tǒng)性強，規(guī)定的具體性強；條例的政策性強；規(guī)定的針對性強。

機關常用公文

（一）公示

范圍：適用于各種需要向社會和廣大人民群眾公開的事項。

種類：干部任免公示；各種評獎結果公示；其他福利待遇等情況公示；各種資質人員公示；規(guī)章制度共識；其他公示

（二）計劃

范圍：對即將開戰(zhàn)的工作所作出系統(tǒng)化條理化的安排設想的書面表達形式 特點：目的性，超前性，實踐性，計劃性 種類：綜合性，專項性。階段性。

（三）簡報

范圍：帶有新聞性質的，機關，團體，企事業(yè)單位用來指導工作，向上級機關反映情況和問題交流經(jīng)驗以及溝通信息的一種公務文書。特點：簡練，快捷，實際 種類：綜合性，匯報性，總結性

（四）述職報告

范圍：領導干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領導陳述自己任職一定時期內的工作情況的自我評述性的書面報告。

特點：述職主題的唯一性；報告內容的規(guī)定性；形式時間的特定性；使用價值的鑒定性

（五）總結

范圍：對已完成或正在進行的某項活動的效果作用及其經(jīng)驗教訓進行評價，并在此基礎上歸納，分析而形成的文字材料。特點：指導性，真實性，專門性 種類：經(jīng)驗總結，工作總結

工作總結和綜合性報告的區(qū)別

☆報告主要是具體表述工作情況，不搞經(jīng)驗的提煉，只做理論陳述；總結要求總結經(jīng)驗理出體會。找出問題，對工作情況只做概述。

☆報告要求之處工作中存在的問題，并提出下一步的工作意見；總結在談存在的問題時，重點在分析問題出現(xiàn)的原因，造成影響。

（六）調查報告

范圍：以書面報告的形式反映調查研究所獲得的信息與結論 特點：針對性強，用事實說話，揭示事物的本質規(guī)律；具有時效性，種類：反映社會情況的；介紹新生事物的；總結典型經(jīng)驗的；揭露問題的，考擦歷史事實的。

企業(yè)常用公文

（一）商品廣告

由商品經(jīng)營者或服務提供者承擔費用媒介和形式，介紹（信息）是構成商業(yè)的基本要求。特點：溝通性，感染性，靈活性

種類：報紙，雜志，廣播，電視，手機短信，郵寄，車船，現(xiàn)場廣告(二)經(jīng)濟合同 范圍：P62 特點：法律性，一致性，互利性，規(guī)范性，雙向性 種類：P62

（三）產(chǎn)品說明書 范圍：P63 特點：知識性；準確性；平易性

（四）市場調查報告

范圍：P63 專用公文，雜體類公文 專用公文

（一）司法文書

范圍：P63 特點：法律的約束性，內容的規(guī)范性，形式的程式性，文字解釋的單一性 種類：P66

（二）人事文書

范圍：P66 特點：內容真實可信，材料有憑證標記；材料以涉及個人為主 種類：P66_67

（三）會計文書

范圍：P67 特點：依據(jù)性，憑證性，考核性 種類：會計憑證，會計賬簿，會計報表

（四）信訪文書

范圍：P67 特點：信訪人員成動態(tài)性，文書處理的急迫性，文書主題的廣泛性 種類：求決類，申訴類，控告檢舉類，批評建議類，雜體類

（一）（二）迎送類、禮儀公文

范圍：特點：種類 P68 信函類文書：P68——69

建議與倡議書的區(qū)別

P69

復習思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、公文種類劃分的意義? 公文可分為哪些種類？

了解一些專用文書的基本概念和內容？ 文種作用？確定和實用文中的原則

法定公文中每種公文的適用范圍，特點，種類。

《國家行政機關公文處理辦法》《中共機關公文處理條例》中各規(guī)定了多少重多少種公文種類，它們的名稱。

總結：商品廣告，經(jīng)濟合同。

計劃的特點；總結與報告的區(qū)別。調查報告的種類 請示與報告；公文與公告；公告于通報；決定與決議 ；通知與通報規(guī)定與條例有什么區(qū)別 人民政府議案和人民代表議案的聯(lián)系與區(qū)別

一、什么是公文的體式

指的是文書的文體和格式，文書具有規(guī)范的文體格式，文書的制作必須按照這種規(guī)范的文體格式要求，不隨便標新立異

二、（一）文體的分類

文體與公文文體的含義

①文體：為適應不同的實際需要，文章形成了各種不同的語文體式 P72

第三章 公文的體式與稿本

②公文文體：為適應行政工作，公共事務管理的需要而形成的語文體式

③現(xiàn)行機關公文的文體特征：公文文體是一種兼有議論文說明文記敘文三種表達方式和一般特點的應用文體

三、1、2、3、四、公文作為應用文體的具體表現(xiàn)

公文在講清道理說明觀點分析情況得出結論時要有適當?shù)淖h論，但又與議論文不同，不需要做過多的專門議論。

公文要說明一定的事實但他又與一般的說明文不同，不需要對不必要的細節(jié)作過多的說明。公文在反映工作情況，事件發(fā)生的經(jīng)過某人某單位事跡時，需要敘述有關情況但它又與一般記敘文不同，它的重點不在具體記敘事實而是為了說明一定的問題，因而敘事必須簡明樸實不做過多的描述。

公文的格式

含義：就是公文的表現(xiàn)形式，即各種公文文體的表現(xiàn)形式和樣式 公文格式的范疇：

公文介質——紙介質

公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式——文字，符號，圖表，圖形 公文的組成要素——從內容形式的所有要素 公文格式的類型

行政公文格式

專用公文格式

一般文章式公文格式 公文格式的標準化

含義：指國家行政機關的公文，采取法定性的規(guī)格式標準并嚴格貫徹執(zhí)行 公文格式標準化的作用P781、2、3、練習

五、1、2、公文的稿本及其作用

含義：指的是同一文中在撰寫，審核，印制過程種根據(jù)公文處理的需要而形成的在形式，內容作用上有所不同的文稿和文體

文稿

草稿——特點：尚未定型；非正式；無效力

種類：討論稿，征

求

意見稿，修改稿，送審稿

定稿——是文種標準稿，是經(jīng)過修改審閱后，由機關領導人簽發(fā)或最后通過的最后完成稿，它

是繕印和發(fā)出的正式文件標準和依據(jù)

3、① ② ③ 文體

根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式公文文體 特點：根據(jù)定稿制作

發(fā)給主送機關

具有實際效力

定型本（試行本，暫行本）——有時有證明的效力主要用于條例規(guī)章辦公等規(guī)定性的文章

修訂本

4、副本

根據(jù)公文正本復制謄抄的其他本成為副本

4、存本

指發(fā)文機關印制一份公文的正本留本機關的除草稿，定稿以外的制本

復習思考題1、2、公文的體式？公文的文體？公文的格式？ 公文文體的特征？ 體現(xiàn)了公文的權威性，有效性，有利于公的貫徹執(zhí)行 方便了公文的處理，有利于提高工作效率 順應了社會的發(fā)展，有利于實現(xiàn)辦公自動化3、4、5、書熟悉掌握國家標準的《國家行政機關公文格式》內容 公文的標題有哪幾個要素構成，哪些要素可以省略。公文的文稿和文中大致有哪幾種

第四章

公文的形成p96

思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、公文寫作的基本原理有哪些 簡述公文實用性原理

什么是主題？其作用依據(jù)和要求是什么？ 公文材料的使用特點和要求是什么？ 如何篩選加工材料

公文結構的任務方法作用是什么 公文語言表達的要求 公文有哪些要素 公文形式的步驟是什么 論述美觀是公文形式的必然要求

第五章

關于文書工作

文書工作：機關形式處理和管理公文的各個環(huán)節(jié)及其中相銜接的各道程序與手續(xù)，是完成和處理公文的工作

二、理解

1、文書工作的對象是公文及機關常用文

2、文書工作的基本內容是撰制，處理，管理公文

3、文書工作是圍繞文書運動的全過程所進行的一系列相互銜接的程序和手續(xù)的總數(shù)，而不是僅指某一個或某幾個程序

4、每道程序或手續(xù)都有各自的規(guī)范和技術要求

三、文書工作的重要性

1、文書工作是異性政策性，業(yè)務性很強的工作

2、文書工作是黨和國家宏觀管理國家事務和政務的工作

3、文書工作是機關內部微觀管理提高工作效率的手段之一

4、文書工作的系統(tǒng)性決定了文書工作的優(yōu)劣直接影響著機關工作的好壞

四、文書工作的特點

政治性，機密性，時間性，規(guī)范性 五 文工作的作用

1、機關的喉舌作用

2、及關間的紐帶作用

3、促進和提高機關效率的作用

4、機關的門戶作用

六、文書工作的基本要求

1、樹立深入實際，實事求是，認真真負責的工作作風，精簡公文反對官僚主義，形式主義和文牘主義。

2、公文處理必須準確，周密，保證質量，避免差錯，必須及時迅速。

3、處理與管理公文，必須保障安全運轉，保守黨和國家的機密。

4、公文管理必須由文書工作部門統(tǒng)一負責。

七、文書工作者的素養(yǎng)

1、政治思想素養(yǎng)

1）較高的政治素養(yǎng)

堅定正確的政治方向

一定的思想理論水平

2）較高的政策水平

對政策的領悟和理解力

為制定和執(zhí)行政策服務 3）較強的法制觀念

要懂法守法

2、職業(yè)道德素養(yǎng)

1）熱愛本職，忠于職守。

2）埋頭苦干，嚴謹精細

3）遵守紀律，亞守秘密

（樹立高度的保密意識；養(yǎng)成良好的保密習慣；堅決同時密泄密行為作斗爭）

3、業(yè)務工作素養(yǎng) 1）2）必備的專業(yè)基礎知識（基礎理論知識，實際操作知識，其他基本知識）

熟練業(yè)務的技能（文字綜合處理的能力；書寫能力；印制能力；速記能力；校對能力；運用現(xiàn)代化辦公設備的能力）

習題1、2、3、4、5、6、第六章、公文的處理

第一節(jié)，行文制度

行文制度指的是機關與機關之間的行文必須遵守的行文準則和規(guī)定，包括行文關系，行行文方式和行文規(guī)則三個方面

一、行文關系

指發(fā)文機關與收文機關之間的文件往來關系，具體得說是根據(jù)機關的組織系統(tǒng)領導關系和職權范圍所確定的機關之間的授受關系 種類：隸屬，非隸屬

二、行文方向和行文方式 下行文

逐級行文

多級行文

直達基層和群眾

上行文

逐級行文

多級行文

越級行文 可越級行文的幾種特殊情況 1）

性的社會實件 2）3）4）5）6）經(jīng)多次請示上級機關，長期沒能得到解決的問題 直屬上下級之間有爭議而無法解決的問題 對直屬上級機關揭發(fā)檢舉問題

上級機關干部交辦的并指定越級上報的情況 詢問與聯(lián)系極個別的必要的具體問題

平行文：指互相沒有隸屬關系，業(yè)務指導關系的同級機關，或不屬同一系統(tǒng)的機關部門之間的一種行文

三、行文規(guī)則P289

第二節(jié) 公文的處理程序

概念：公文處理工作的一個環(huán)節(jié)叫一道程序，各個環(huán)節(jié)之間前后銜接環(huán)環(huán)相扣，有一定的排列順序，總起來構成公文運轉處理整個流程。他指的是一個機關公文運轉處理的系列 由于發(fā)生緊急特殊情況，逐級上報會延誤時機造成損失的，如戰(zhàn)爭，嚴重的自然災害，突發(fā)什么是文書工作？應如何理解？ 文書工作有什么重要性？

文書工作的特點，作用，基本要求是什么？ 文書工作人員的政治素養(yǎng)包括哪些？

什么是職業(yè)道德，文書工作人員應具備哪些職業(yè)道德。文書工作人員應具備哪些業(yè)務工作素養(yǎng)。

二、特點：

1、確定性

2、連續(xù)性

3、規(guī)范性

三、內容

1,、發(fā)文處理

2、收文處理

第三節(jié) 發(fā)文處理環(huán)節(jié)

一、擬稿：機關文秘人員或其他人員根據(jù)工作需要或交擬要求撰制公文文稿

承擔者：辦公部門的文秘人員；業(yè)務部門的有關人員；組織專門班子；機關的其他工作人員；機關領導

基本要求：

1、準確反映客觀實際情況；

2、正確體現(xiàn)發(fā)文目的和要求；

3、符合黨和國家的方針政策；

4、符合公文寫作的基本要求；

5、正確合理使用文種；

6、填寫發(fā)文處理單（又稱發(fā)文擬稿紙）

二、核稿：初稿擬定之后在送交領導簽發(fā)之前，對交稿的內容體式等進行全面的檢查審定

承擔者：

1、辦公部門的負責人（辦公室主任，一般小型機關采用這種方式）

2、機關工作經(jīng)驗豐富的文秘人員

任務：

1、行文是否確有必要；

2、是否符合黨和國家的政策方針；

3、提出的措施和意見是否切合實際；

4、公文格式文種選擇和標注是否規(guī)范；

5、文字表達和標點符號是否準確恰當；

6、行文程序和審批是否妥當

三、擬定主題詞：代表公文內容持證和歸屬類別的關鍵詞和詞組

特點：主題性

類別性

層次性

要求：

1、選擇最準精確的詞或詞組；

2、要注意主題詞之間的排列順序；

3、要依據(jù)《國務院公文主題詞表》

四、呈批：把經(jīng)過審核的文稿，報送給機關主管領導或主要責任人做最后的審閱并檢查 2 注意事項；1）程序前必須考核

2）根據(jù)簽發(fā)權限呈送

3）要及時呈送

五．簽發(fā)：單位主管領導對已經(jīng)審核的文稿進行最后的審定后，在發(fā)文處理單位簽署批準發(fā)文意見，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。

2.簽發(fā)的權限：1)機關的重要公文，由機關的主要負責人簽發(fā)；

2）一般事務性，由主持日常工作或分管該工作的領導人簽發(fā)；

3）以部門名義制發(fā)的公文，由部門領導人簽發(fā)；

4）經(jīng)會議授權或經(jīng)簽發(fā)人授權的公文，又被授權人簽發(fā)；

5)聯(lián)合行文，幾個機關的主要負責人要會簽；

6）例行的，臨時的，事務性公文，酬情可不簽發(fā)；

3． 要求：1.對擬簽公文作全面的審定；

2．簽發(fā)公文要規(guī)范

六．1.復核：公文在正式印制前，文秘部門對其進行復查審核。審核內容為處理程序、附件材料、文件格式等方面。

2、任務：1）審擬、簽發(fā)手續(xù)是否完備。

2)附件材料是否完備。

3）格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。

七、1、注發(fā)：批注經(jīng)領導人同意發(fā)出的公文如何印發(fā)。

2任務； 1）、發(fā)售范圍；

2）、閱讀范圍；

3）、緊急程度；

4）秘密程度

5）發(fā)出方式；

6）印制格式

八、編文號：給經(jīng)領導簽發(fā)的公文，安文號的組成規(guī)律編上號碼，代號

原則：要反映出的制發(fā)機關；制發(fā)和在該機關本內發(fā)文的順序

要求：三個組成部分的排列順序不可顛倒

要反映機關發(fā)文的先后順序

不能出現(xiàn)有文無號或有號無文的現(xiàn)象

九、打字排版

打字室將手寫文稿變成印刷文稿的過程

排版是在印刷文稿時按格式版面等要求將文稿設計的美觀規(guī)范。

要求

1、字體字號適當

2、美觀勻稱整潔

3、用紙合乎規(guī)范

4、排版符合規(guī)定

十、校對：對制作的文稿校樣與經(jīng)領導簽發(fā)的定稿進行校對校正，以保證打印出文稿與原告相符準確無誤

原則：忠于原告是校對的基本原則

承擔者：1）專職校對員

2）兼職校對員

3）其他人員

校對方法：1）折校法

2）唱校法

3）看校法

4）校對符號：P107

要求：1）認真細致

2）注意校對技巧

3）正確使用較對符號

4）用另色筆較對

十一、繕印：根據(jù)發(fā)文定稿制成公文正本的過程

要求：忠于經(jīng)過審核簽發(fā)的文稿

版面設計要美觀大方

注意保密

十二、用印：在繕印好的文稿的形成日期處加蓋發(fā)文機關的印章

要求：

1、按規(guī)定用印

2、要端正清晰

3、以簽發(fā)為依據(jù)

十三、登記：文稿用印之后，封發(fā)之前，對文稿進行記錄并檢查

形式：一般采用簿冊或登記方法

要求：加強對發(fā)出公文的處理

項目要齊全，不要有遺漏

十四、封發(fā)：將印刷好的公文裝入封套內發(fā)出。

1、2、部門收。3、4、5、填寫回收單據(jù)：

內回執(zhí)

外回執(zhí)

發(fā)文通知單 裝封套

加封：粘、縫、軋（用裝訂機扎上）、捆扎、印、鉛封

十五、傳遞：將封好的公文按一定形式送達收文機關。

形式：

1、機要交通傳遞。

2、郵局傳遞

3、指派專人傳遞

4、公交轉運站傳遞

收文處理程序

十六、簽收：收件人收到送達本機關、本部門的公文、函件、電報等，經(jīng)過認真清點之后，在送件人得投遞單上或發(fā)文單位的回簽單據(jù)上簽名或者說是所旅行的一種手續(xù)。

目的：

1、確保公文運轉的安全可靠。

2、明確交接雙方的責任

范圍：

1、機要交通送來的機密件。

2、郵局送來的掛號件電報。

3、專人送來的公文。

4、從轉運站取回來的有回執(zhí)的公文

任務：

1、清點

2、檢查

3、簽字

要求：

1、要認真不許馬虎

2、要耐心不怕麻煩

十七、拆封：文書人員將收到的公文的封套內的文件及物品取出

原則：

1、收件人是機關部門的由文秘人員拆封

2、某人“親啟”“親收”字樣的送交相關人拆封

3、有保密要求的送交機密室拆封

任務：

1、清點和核對

2、檢查和處理（1）送錯的公文要及時送回。（2）不符合行為關系的除急件外一般應退回并告知發(fā)文單位今后改正。（3）缺頁少份無機關印章等錯漏情況，應向發(fā)文機關調查，采取相應措施予以補救

要求：

1、保持公文及物品的完好無損。

2、要取凈封套內的所有物品

3、封套一般不保留，如需點份：

寫封套

注意事項順序

（1）收文機關盡量寫全稱。（2）一般寫收文機關辦公 12 保留與公文裝訂在一起

十八、登記：這里指收文登記將外機關后或外單位寄送來的公文拆封后用文字記錄其存在來源去向、時間、編號、內容和處理情況

作用：

1、管理和保護

2、查找和檢查

3、統(tǒng)計和催辦

4、責任和憑證

范圍：

1、上級機關的來文，政策性的指導性的2、下級機關的來文請求、匯報、建議、批評性的3、隸屬機關的商洽性的或答復性的4、所有機密公文必須登記

形式：聯(lián)單卡片，簿冊式

內容：收文號，發(fā)文日期，來文機關，來文字號，來文標題，備注，份數(shù)，簽收人，簽發(fā)日期

要求：

1、認真負責

2、字跡要清晰工整

十九、翻?。簩⑹盏降奈募榱碎喿x傳達貫徹的需要按照原文的樣子重新排版印刷或復印。

原則：

1、必要性原則

2、審批的原則

審批和要求：

1、要有必要的注明

2、要想原發(fā)文機關備案

3、要進行嚴格管理

4、要防止發(fā)生錯誤

二十、分發(fā)：文秘人員要按照一定的分文原則，區(qū)別不同情況，把經(jīng)過登記的收文分發(fā)給領導閱批或轉往有關部門辦理

原則：

1、批準分發(fā)原則

2、既定分發(fā)原則

3、”三主”優(yōu)先原則

要求：

1、履行分發(fā)文登記手續(xù)

2、及時分發(fā)公文

3、注意保密

4、嚴格按分發(fā)范圍分發(fā) 二十一：傳閱：收文機關收到單份或份數(shù)較少的公文時，為了使多位領導或有關部門閱知，而組織他們先后傳遞閱讀公文

方法：

1、輪輻式傳閱法

2、接力式傳閱法

3、專人傳遞法

要求：

1、填寫傳閱公文登記單

2、履行簽字手續(xù)

3、合理調度傳閱順序和時間

4、到閱文室閱文 二

十二、擬辦：對需要辦理和答復的收文提出初步意見以供領導批辦。時參考最能發(fā)揮秘書參謀作用的環(huán)節(jié)）

作用：

1、有利于發(fā)揮文書部門的參謀和助手作用

2、有利于提高辦文的速度和質量

范圍：

1、上級機關主送本機關需要落實的公文。

2、下級機關和機關內各部門主送本機關的請求性和建議性公文

3、不隸屬機關主送本機關的商洽性公文

4、其他需要貫徹和兼辦的公文

承擔者：

1、文書部門負責人

2、業(yè)務部門負責人

3、承辦人或兼職人員

要求：

1、熟悉本機關的情況

2、擬辦意見要科學合理具體可行

3、擬辦意見要簡明扼要

4、擬辦意見要按規(guī)定填寫

二十三、批辦、機關單位領導人將來文和附送來的擬辦意見審閱后對文件如何辦理，辦理原則過程應注意的問題做出最后決定，并在收文處理單上加以指示或批示的環(huán)節(jié)

作用：

1、使收文處理開始進入實際性和實時性階段

2、有利于加強對收文處理工作的領導

承擔者：

1、相關主管領導或主要領導

2、文書部門負責人

批復意見的內容：

1、處理的原則和方法

2、承辦的部門和權限

3、簽署

要求：

1、如有擬辦意見，對其是否采納或部分采納要有明確態(tài)度

2、及時準確，符合實際

3、按規(guī)定將批辦意見寫在“收文處理單上”

二十四、承辦：

1、遵照領導人對文件的批辦意見，根據(jù)來文的內容和要求由有關職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序

2、任務：（1）落實來文的內容精神

（2）起草回復公文

（3）轉發(fā)或批轉公文（4）整理各種文字材料

（5）處理需特殊辦理的事項，如上傳，檢舉等。

3、承擔者：（1）文秘人員（2）業(yè)務部門業(yè)務人員

（3）專門的處理班子

4、要求：（1）遵守承辦原則

（有批示的按批示意見處理；無批示的按來文內容，要求并參照；以慣例管理。）

（2）做好會簽工作

（3）分清輕重緩急

（4）填寫處理結果

二十五、催辦

：按公文辦理的實際要求，文秘部門對承辦工作進行檢查與催辦，防止公文處理的延誤與積壓

作用：

1、防止公文積壓與延誤

2、上級機關主送本機關并需要承辦的公文

3、無隸屬機關主送本機關商洽性，請批性公文或其他應回復公文

種類：內催力，外催力

方式：

1、電話催辦

2、信函催辦

3、崔辦卡催辦

4、登門催辦

5、開會催辦

要求：

1、要有專人負責

2、要形成制度

3、要加強對催辦工作的領導

4、要填寫收文催辦記錄單

二十六、辦復：收文機關對來文機關要求回復的公文（包括來電，詢問等）給予答復

范圍：

1、對上級來文回復

2、對下級來文回復

3、對無隸屬關系的機關回復

形式：

1、文復

2、函復

3、電復

4、面復

要求：

1、認真辦復凡需辦復的公文，力爭件件有著落事事有回看

2、特殊情況特殊處理

3、注明辦復情況

二十七、注辦：對公文的承辦情況和處理結果由經(jīng)辦人在收文處理單上所做的簡要注明

作用：

1、便于考察責任

2、便于公文的整理

內容：

1、對附文的注辦

2、對傳閱文件

3、對傳達文件的注辦

要求：

1、要重視注辦工作

2、要通過注辦發(fā)現(xiàn)問題

復習思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、什么是行文制度？其內容？ 什么是行文關系？

上行文下行文各有哪些行文方式？上行文在哪些情況下可越級行文？ 了解熟悉《國家行政機關公文處理辦法》第四章“行文規(guī)則” 公文處理程序？其特點。擬搞的要求？核稿的任務 主題詞的特點和要求 簽發(fā)的權限？注發(fā)的原則？

校對？校對的方法？如何使用校對符號？ 用印的要求？封發(fā)的任務？傳遞的形式。簽收的范圍

收文登記的作用和內容？ 分發(fā)的原則？傳閱的方法？ 擬辦？批辦？承辦？催辦？

擬辦的要求？批辦的要求？承辦的任務？ 催辦的種類，方式，要求？

第七章

一、什么是公文整理歸檔

文書整理歸檔是指將處理完畢的具有一定查考利用價值的應作為檔案保存的文件材料，按照他們在行式過程中的聯(lián)系以件為單位分類整理并進行裝盒，歸檔的過程

二、如何理解公文整理歸檔的定義

整理歸檔的文書必須是辦理完畢的

整理歸檔的文書必須必須具有一定的查考利用價值 整理歸檔的公文材料的介質是紙質 整理歸檔的公文是以件為單位，分類整理 整理歸檔的公文保管方式是案盒

三、文書整理歸檔的意義

保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的查找利用和維護文書檔案的完整和安全，便于文書檔案的保管，文書集中歸檔，為檔案工作奠定基礎

四、文書整理歸檔工作的改革

以件取代卷

優(yōu)點

1、以客觀標準取代主觀標準

2、更加符合文書整理的基本原則

3、文書整理

更簡便易行和具有確定性

4、有利于整理手段的現(xiàn)代化

以案盒取代案卷 優(yōu)點

1、方便文書檔案的借閱和查找

2、方便檔案的復制和保密

3、簡化了裝訂

手續(xù)

4、使文書工作與檔案工作統(tǒng)一起來

文書整理歸檔的范圍和原則要求

P310 附錄四

六、文書整理歸檔范圍

應該整理歸檔的材料

上級機關來文

針對本機關的指示指導性文件

本機關必須貫徹執(zhí)行的文件

與本機關業(yè)務有關需要答復參照辦理的文件

本機關文件（P162）

下級機關來文

向本機關報送的有關方針政策性的請示性的或反映重要活動的及反映較長時間內全面情況的文件

同級或非隸屬機關的來文

與本機關業(yè)務有關的，有參考價值的文件。

其他文件材料 無需整理歸檔的材料

(1_6)P163 文書整理歸檔的基本原則和質量要求

1、文書整理歸檔的基本原則

遵循文件形成的客觀規(guī)律；保持文件之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文書的不同價值；便于保管和查找利用

文書整理歸檔的質量要求

1、整理歸檔的文件應齊全完整

2、整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求

3、整理歸檔的文書材料的保管期限應界定準確

4、整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求。

第三節(jié)

文書整理歸檔的方法和步驟

一、編制分類方案類目

制出來的歸檔文書的類別和條目。

2、方式：按保管期限分類，安組織機構分類，按問題分類，按分類，3、初步整理

及時收集已經(jīng)處理完畢的文書材料裝訂，定期檢查

4、系統(tǒng)整理，確定案盒內文書

檢查調整

文件是否齊全，剔除重復的，P169 案盒內文件的排列

P169—170 案盒內文件的編號

P170 填寫案盒事項

P171---172 歸檔

P174 歸檔制度

歸檔范圍------即文書整理的范圍

歸檔時間------第二年的上半年

歸檔要求-------收集齊全完整，經(jīng)過整理，案盒符合要求

編制移交目錄

思考題

1、分類方案類目指的是在一年的實際文書沒有形成之前，事先根據(jù)機關工作活動的規(guī)律，按照文書整理的原則，擬

1、簡述文書整理歸檔的定義2、3、4、5、6、7、8、以件代卷的有點 議案和取代案卷的意義 文書整理歸檔的基本原則 文書整理歸檔的質量要求 分類方案的類目 如何確定案盒內文書

如何填寫案盒內歸檔文件目錄表

第八章

一、檔案

是指過去和現(xiàn)在的國家機構，社會組織以及個人從事政治軍事經(jīng)濟科學，技術，文化宗教等活動直接形式的對國家和社會有保存價值的各種文字，圖像等不同形式的歷史記錄。

這一定意義包含以下幾種含義

1、檔案來源的廣泛性

2、檔案轉化的條件性，（1）處理完畢才有可能轉化為檔案。

（2）對日后實際工作和可續(xù)活動有一定查考利用價值的，才有可能轉化為檔案。

（3）按照一定的規(guī)律集中保存過來，才能最后成為檔案。

3、檔案和裁體形式的多樣性。

二、檔案的本質屬性

原始記錄性

三、檔案的特點

1、真實性（相對的）

2、可靠性

3、歷史性

4、唯一性

四、檔案的作用

憑證參考作用

五、檔案管理工作的內容

收集工作，管理工作，鑒定工作，檢索工作，提供利用，統(tǒng)計登記

六、檔案管理工作的性質

管理性

表現(xiàn)（1）是負責管理檔案的一項專門業(yè)務，（2）在一定的機關單位是機關工作的組成部分，（3）是專門管理檔案的科學性工作。

服務性

公益性

政治性

七、檔案工作的基本原則

檔案工作實行統(tǒng)一領導分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。這一原則的基本原理

組織原則：統(tǒng)一領導，分級管理

基本要求：維護檔案的管理與安全

根本目的：便于社會各方面的利用

八、檔案室

性質：機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和提高工作效率的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

基本任務：（1）對各部門形成的各種文件材料的收集整理立卷歸檔工作進行監(jiān)督和指導。

（2）集中統(tǒng)一管理機關各種門類和裁體的檔案，積極提供利用為機關各項工作服務

（3）在統(tǒng)一領導分級管理的前提下，各專業(yè)對自身檔案工作進行監(jiān)督指導

（4）按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案

（5）辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。檔案館

*基本業(yè)務

#接受與收集檔案

#科學的管理檔案

#開展檔案的利用工作

#編輯出版檔案史料

#參與編修史志的工作

*我國檔案館的種類

#綜合性檔案館

#專門和部門性檔案館

#檔案事業(yè)管理機構——各級檔案事業(yè)管理局

復習思考題

1、什么是檔案？這一定義包含了哪些含義？

2、檔案的本質屬性？ 檔案的特點和作用？

3、檔案管理工作的內容。

4、檔案工作性質和基本原則？

5、我國有哪些檔案工作的組織？

第九章 檔案的收集與鑒定

一、檔案收集工作

收集工作的內容和要求

收集工作的內容

1、檔案的接受

2、檔案的收集 收集工作的要求

1、加強檔案館（室）外的調查和指導工作

2、積極推行入館（室）檔案的標準化

3、保證歸檔和入館檔案的齊全和完整

4、維護全宗和全宗群的相對完整性。收集工作的特點

1、預見性與計劃性

2、針對性與及時性

3、系統(tǒng)性與完整性

建立與健全歸檔制度的必要性。

2、歸檔是各機關的文書部門與文書工作人員將工作和生產(chǎn)活動中形成并辦理完畢的文書，整理排序，定期移交給本機關檔案室集中保存的活動過程。

歸檔制度：各機關單位的文書處理部門做好歸檔工作及時科學地移交檔案的重要依據(jù)，也是機關檔案部門取得檔案，監(jiān)督、指導、檢查本機關、單位文書歸檔工作的必要手段。歸檔制度內容：

1、歸檔范圍

2、歸檔時間

3、歸檔檔案質量要求 歸檔手續(xù)：

1、建立移交目錄

2、清點、核對

3、履行簽字手續(xù)

檔案是在歸檔工作中的作用

1、檔案室對形成文件的監(jiān)督作用

2、檔案室在對歸檔工作中的指導作用

3、完善了歸檔檔案的檢查制度

4、保證了臨時性文件收集工作。

5、加強了檔案的科學管理

檔案館檔案的接收和征集：

1、館藏檔案的來源

（1）現(xiàn)行機關

（2）撤銷機關

（3）組織和個人

（4）

館際間交流、交換

2、檔案館接受或征集檔案的范圍

（P183）

3、檔案館對現(xiàn)行機關檔案的接收： A、接收要求（1）進館檔案應按全宗整

理，保持全宗的完整性。

（2）進館檔案必須是經(jīng)過鑒定的，具有長遠保存價值的檔案

（3）與立檔單位有關的資料和全宗有關的檢索工具，應隨檔案一起移交。

（4）

清點核對

B、接收檔案期限

基本原則：不影響本機關的查考使用，又要保證國家檔案的順利積累，便于

社會各方面開發(fā)利用檔案信息資源。

具體規(guī)定：《機關檔案工作條例》《檔案館工作通則》省級以上機關將永久保

存的檔案在本機關將保存20年左右。省轄市（州、盟）和縣級以下機關應將永久長期保存的檔案在本機關保存15年左右。

4、檔案館對撤銷機關檔案的接收

如是全撤銷應將長期保存的檔案

由合并單位接收保管。

5、檔案館對歷史檔案的接收與征集

A、收集檔案的對象和途徑

（1）收集

散存在一些國家機關、社會組織中的歷史檔案

（2）收集收藏在個人手中的歷史檔案

（3）收集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案

（4）收集各種機構及歷史研究部門所收集的歷史檔案

（5）收集散失在國外的歷史檔案。

B、方法

（1）發(fā)布通告

（2）調查研究

（3）廣泛宣傳

6、檔案館（室）藏的主要內容

館→檔案

藏

檔→資料

案 →實物

二、1、2、3、檔案鑒定工作

指定鑒定檔案價值的有關標準，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表 具體制定檔案材料的價值，確定其保管期限

挑出無保存價值和保管期限滿的檔案按規(guī)定進行銷毀或相應處理

（一）鑒定工作的基本內容

全

部接收入館

如是合并應將檔案進行清理，該入館的入館，不該入館的應

（二）鑒定檔案價值的原則

1、原則：從國家和人民整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點判定檔案的價值。

2、影像檔案價值的因素：檔案自身的特點和狀況

（1）文件內容

（2）文件的形成者（3）文件形成時間和實效

（4）文件的名稱

（5）文件的外形特點

（6）文件的可靠程度與有效性

（7）文件的保存狀況

社會利用需要：（1）社會需求的廣泛性

（2）社會需求的階段性

（三）鑒定檔案的標準

1、檔案屬性標準

（1）檔案來源標準

（2）檔案內容標準

（3）檔案形成標準

2、社會需要標準（1）社會需要的方向

（2）社會需要的方向

（3）社會需要的時間

3、相對價值標準

（四）檔案的銷毀

1、編制檔案銷毀清冊

2、編制立檔單位和全宗簡要說明

銷毀方法：

1、指派兩人以上監(jiān)銷

2、銷毀后監(jiān)銷人員須在銷毀清冊上注明已銷毀字樣

3、監(jiān)銷人簽字及簽署銷毀日期

銷毀方式

1、粉碎

2、送造紙廠作原料

（五）檔案保管期限表

1、含義：用表冊的形式列舉檔案的來源，內容和形式指明其保管期限的指導性標準性文件，是檔案館檔案室鑒定檔案的價值，確定檔案保管期限的依據(jù)

2、結構：順序號，條款，保管期限，附注，說明

3、作用：在一定程度上避免個人認識的局限性和片面性，題字鑒定工作的質量和效率，防止錯誤地銷毀檔案。

4、類型：（1）通用檔案保管期限表

（2）專門檔案保管期限表。

（3）同系統(tǒng)機關干部檔案保管期限表。

（4）同類型機關檔案保管期限表

（5）機關檔案保管期限表。復習思考題

1、檔案收集工作的內容，有什么要求和特點？

2、什么是歸檔？歸檔制度？ 歸檔制度的內容？為什么實行歸檔度？

3、機關檔案在歸檔中的作用？

4、檔案館檔案的來源。

收集范圍和收集要求

5、檔案價值鑒定工作基本原則和基本內容？影響檔案價值的因素？

6、銷毀檔案時應編寫什么文件？內容？

7、檔案管理期限表？結構？作用？類型？

技能訓練P194

第十章

一、檔案整理工作的內容和原則

（一）基本內容：

1、全宗的劃分和排列。

2、全宗內分類

3、按件整理檔案文件（文書立卷排列與編號）

4、編制目錄

（二）原則

1、尊重和維護檔案的本質特征，保持文件之間的歷史聯(lián)系。

（2）便于保管與利用。

（3）充分尊重和利用原有的整理結果。

二、什么是全宗

（一）全宗的劃分與排列

（1）含義：一個國家機構社會組織，個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類管理單位。

（2）全總原則：一個全總是一個不可分割的整體，在管理中不可分散，不同全總的檔案不容混淆。(3)、確認與區(qū)分全宗

①全宗從其形成者角度看有組織和個人兩大類

②組織全宗是全宗的主題部分，在檔案管理現(xiàn)實中占絕大多數(shù)

③ 個人全宗又稱人物全宗，在檔案管理中占極少部分

1、組織全宗的構成條件——立檔單位的全部檔案

2、立檔單位的構成條件：①可獨立行使職權并能以自己的名義單獨對外行文，②設有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃③沒有管理人事的機構或人員，并有一定的人事全免權。

3、個人全宗的構成條件

①對社會有突出貢獻和有杰出的影響的個人②其檔案只具有個人屬性不會與組織全宗發(fā)生大量的交叉和重復的檔案③較為全面的記錄和反應了個人社會活動的基本情況和過程，并能完整、系統(tǒng)的保存下來。

（4）組建全宗的補充形式

聯(lián)合全宗；

匯集全宗；

檔案匯集

（5）劃分全宗群

①有若干具有某種聯(lián)系的全宗組成的全體②非實體保管單位，也不是一個確定的秩序層次和管理層次，而是全宗之上的“虛類”觀念性的概念體。

（二）全宗內檔案的分類

1、全宗內檔案分類的基本要求。

（1）分類應從全宗內檔案的實際狀況和方便管理的現(xiàn)實需要出發(fā)

（2）分類方法及其分類結果應反映全宗檔案的狀況，維護檔案的歷史本來面貌。

（3）分類方法及其分類結果應具有聯(lián)系性，以便于管理和實際操作。

①所分出的類別總和，要正好將全宗內檔案全部分割完畢，既不能剩余，也不能有剩余的分類（虛類）

②分類標準必須一致，不能同時使用一個以上的分類標準，但不同全宗內的分類標準可以不一致

③子類之間必須界限清晰，不能互相交叉包括

④具體類別必須含義明確，所指確定，在現(xiàn)實中有清晰可見的客觀對應物。

2、檔案分類方案的編制

（1）檔案分類方案就是標列各個類目名稱，表示全總內檔案分類體系的剛要。

（2）檔案分類方案的作用

①為具體劃分檔案提供標準和依據(jù)

②可以提高分類工作的質量和效率。（3）編制檔案分類方案的要求

①要科學合理

②每一級的分類方法要前后統(tǒng)一

③要簡單明了，易于操作

3、檔案分類方法

（1）分類方法

含義：就是按照檔案形成的自然或專業(yè)進行分類，每一內的檔案文件為一個類別 優(yōu)點：

簡便易行

（2）組織機構分類法

含義：按照立檔單位的內部組織結構設置對檔案進行分類，每一個具體的內部組織機構就是一個具體的類別

優(yōu)點：①能較好的保持文件來源方面的聯(lián)系，能反映出立檔單位內部組織機構的工作職責和狀況

②組織機構的名稱就是類名，簡便易于掌握

③為編制專題目錄和查找利用提供了方便(3)問題分類法

含義；按照文件內容所說明的問題進行分類，每一問題為一類別 優(yōu)點：可以使同一內容的檔案文件相對集中，便于按專題進行查找利用 缺點：

（4）保管期限分類法

根據(jù)劃定的不同保管期限對檔案文件進行分類 復式分類法及其應用

含義：在實際工作中單純采用一種分類法的情況是少見，通常是選用幾個級次，將幾種分類法結合起來使用。

按照、機構（問題）、保管期限三種組合起來組合成八種復式分類法

① 年 ——機——保 ②保——年——機

③年——問——保

④?！辍獑?/p>

⑤問——年——保

⑥年——保

⑦?！?/p>

⑧機——年——保

（二）個人全宗內檔案的分類

1、生平傳記材料

2、創(chuàng)作材料

3、公務活動材料

4、個人書信

5、經(jīng)濟材料

6、親屬材料

7、評價材料

8、音像材料

9、其他

三、案卷排列和案卷目錄

（一）案卷排列

含義：一般案卷形成的時間順序和各案卷內容上的相互聯(lián)系進行（二案）卷編號

1、給每個案卷編寫一個固定的號碼

2、案卷編號只能使用自然整數(shù)嚴格按照案卷排列順序依次編號

編號方法有兩種

① 一種是按全宗內所分類別，或保管期限分別編立從1號卷開始的序號（分編）② 另一種是無論其分類與否，一個全宗的全部案卷只編立一個從1號開始的統(tǒng)一序號（統(tǒng)編）

（三）編制案卷目錄

1、案卷目錄的編制方法

①如全宗內使用的是統(tǒng)編號序法，那么案卷目錄就只能統(tǒng)編（編出一本目錄）

②如全宗內采用分編好序法，那么案卷目錄就只能按編號法分別編成幾個目錄。

2、案卷目錄的形成、結構、內容

①形成 ②結構與內容

a、封面與扉頁

內容有：全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位項目

b、目次：即目錄所在分類目的索引

c、序言或說明

d、簡稱對照表

e、案卷目錄表

f、備考表

四、檔案的排架與編目

（一）檔案編號與排架

1、檔案編號就是對已整理好的檔案編寫順序檔案排架就是

2、歸檔文件的排列方法

（1）同一事由的文件，可按時間先后順序排列

（2）不同事由的文件排序

①按事由形成時間（辦結時間）的先后順序排列

②按事由的重要程序排列

③按事由具有的共同屬性分別集中排列（3）歸檔文件的編號

1、歸檔文件應依分類方案和排列順序逐漸編號，編號方法是在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔（參見第七章）

（三）全宗編號與排列

1、全宗編號是給每一個全宗編一個固定號碼并以此作為該全宗的指稱代碼，以方便檔案的管理。

2、方法是流水編號法，就是對所有全宗按一定順序用自然數(shù)從1開始順序編號

3、全宗編號必須具有惟一性，所謂惟一性是指一個全宗只能有一個代碼，一個檔案內不能有兩個相同的全宗號。

4、全宗的排列是指在庫房中固定全宗的存放位置和排列順序

5、全宗排列的方法是按進館（室）的先后順序進行的

（四）案盒的排列編號

1、案盒排列

①保管期限——時間

②保管期限——重要程度

2、案盒編號

①統(tǒng)編法，一個全宗所有的案盒只編一個從1開始的號序系統(tǒng)②分編法，按全宗內所分類別分別編號。

（五）文件與案盒目錄的編制

1、歸檔文件目錄（參考第七章）

2、編制案盒目錄

（1）案盒目錄的作用P204

（2）編制方法，①統(tǒng)編：一個全宗內只編一個目錄

②分編：分別以全宗內不同目錄編制幾個目錄

（六）編制檔號

1、檔號：是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，對檔案的編號，也就是全宗號，案盒目錄號，案盒號，盒內文件所在頁號或件號的合稱。

2、檔號的結構

①全宗號

②案盒目錄號

③案盒號

④頁號或件號

⑤檔號的四部分之間用——短橫連接

5-23-12-68

3、檔號的編寫要求

①要完整成套

②各層次的號碼不能重復

五、檔案的保管

（一）含義：對已整理好并排架入庫的檔案進行日常維護，保護性工作

（二）基本任務

1、維護檔案的秩序，使其不散不亂

2、保護檔案的實體，使其不丟不毀，并對壞損檔案采取修補措施

（三）檔案保管的物質條件

1、檔案庫號

①庫房必須專用

②必須堅固

③不能建在低洼處不能是木制結構

④遠離水源、火源、污染源

⑤門窗的封閉性能好

2、資料庫

收集與保管與檔案有關的圖書資料以補充檔案充分利用的需要。

3、裝具

檔案箱

檔案柜

檔案架

4、案盒

5、技術設備

機械

儀器

儀表

器具與設備

6、消耗品

（四）檔案的庫房管理

1、進出庫管理

①庫房一般只允許檔案工作人員在工作時間內進入 ② 非檔案工作人員原則上不允許進入庫房

③ 檔案管理人員在庫房內不允許從事于管理工作無關的活動 ④ 離開庫房是必須關燈、斷電，關好窗戶，鎖好房門

2、八防措施

①防火

②防盜

③防水

④防潮

⑤防雷

⑥防蟲

⑦防塵⑧防光

3、庫房的溫濕度控制

（1）溫度

14度——20度

相對濕度：50%——60%

（2）控制和調節(jié)溫濕度的方法

①對庫房進行嚴格封閉

②使用增溫增濕，或降溫降濕機器設備

③通風

④其他措施，如放置水盆，掛置溫紗布增濕，放置木炭，生石灰降溫

4、庫房編號與裝具排列

編號方法一般為流水號

5、檔案存放位置索引

（1）為便于檔案存放情況和迅速取放檔案，可用索引的形式反映檔案存放情況

（2）兩種形式

①是以全宗為單位編制的檔案，存放位置索引，標明某一全宗的檔案具體存放在什么位置

P209

②是以庫房及裝具為單位編制的檔案存放位置索引，用來指出某一庫房及裝具中存放了哪些檔案。

6、全宗盒

（1）由在管理某一全宗過程中形成的管理記錄性材料組成的專門案盒，是全宗的檔案，但并不是全宗內的檔案

（2）作用 ①可以加強對全宗的連續(xù)管理

②有助于檔案工作人員盡快熟悉全宗和立檔單位情況

③可以澄清，明確責任

（3）內容

①在收集環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的材料

P210

思考題

1、檔案整理工作的內容與原則？

2、什么是全宗？立檔單位的構成條件。

3、組織全宗內檔案分類的一般方法是什么？復式分類有幾種方法？

4、案盒排列的基本方法有哪些？案盒目錄的主要內容有哪些？

5、什么是檔號？檔號有哪些內容組成？

6、檔案管理？基本任務？

7、檔案管理的物質條件有哪些？檔案庫房管理的進出制度和八防措施？

8、適宜的檔案庫房溫度是多少？

9、檔案存放位置索引的方式？ 各有什么樣的內容格式？

10、檔案代理卡的內容和格式？

補：檔案代理卡

為便于管理，調檔時可填寫一張卡片放在所調出案盒的位置上，在卡片上注明所調案 22 盒的基本情況，還盒時再把它取下。

第十一章

一、檢索的含義是對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作，是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件

二、檢索的一般過程

1、信息存儲

（1）含義：是指將檔案中具有檢索意義的特征標識出來，加以編輯，形成檢索工具和檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程。

（2）內容：①著錄標引

②編制檢索工具

2、檢索階段

（1）含義：指利用檢索工具查找所需檔案的過程（2）主要內容：

確定查找內容

查找

三、檔案檢索語言

1、含義：檢索語言也稱為標引語言，是根據(jù)檢索的需要編制的一種專門語言

2、特點：

單義性

專業(yè)性

3、作用：①作為概念轉換的依據(jù)

②揭示檢索標識之間的邏輯關系

③對檢索標識進行系統(tǒng)化排列。

四、檔案標引

1、含義：在檔案著錄中對檔案內容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程 ——賦予主題詞標識的過程稱為主題標引 ——賦予分類號標識的過程稱為分類標引

2、標引的步驟方法

——主題分析與概念轉換兩個方面

（1）主題分析

①類型：單主題

多主題兩種類型

②因素：通用因素、位置因素、時間因素、文件類型因素（2）概念轉換

①含義：在確定了文件的主題概念之后，再將其轉換為檢索語言標出

②轉換的結果有兩種：

轉換成分類號——分類標引（220頁）

轉換成主題詞——主題標引（221頁）

3、中國檔案分類法 221頁

（1）含義：是進行檔案分類標引和組織檔案分類目錄的主要依據(jù)，適用于我國各個歷史時期所形成的檔案

4、檔案著錄

（1）著錄規(guī)則

按國家標準《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，檔案著錄工作主要包括著錄項目，標識符號，著錄格式，著錄級別，著錄項目細則與內容

214——218頁 第二節(jié)

檔案檢索工具

一、檔案檢索工具是報道檔案內容和形式及查找利用檔案資料的基本工具，其基本職能有兩點

一是存儲檔案信息

二是檢索檔案信息

二、檔案檢索體系

1、建立檔案檢索體系的必要性

①是提高檢索效率的需要

②是擴大檔案部門影響宣傳報道館（室）藏的需要

③是實現(xiàn)資源共享，擴大對外交流的需要

2、建立檔案檢索體系的要求

①要科學合理

②要立足于提高檢索效率

③要規(guī)范標準

三、檔案檢索工具的種類

按載體形態(tài)劃分

①卡片式檢索工具

②書本式檢索工具

③縮微式檢索工具

④電子檢索工具

按編制方式劃分

①目錄

②索引

③指南

按用途劃分

①查檢性檢索工具

②報道性檢索工具

③館藏性檢索工具 按查檢方式

①手工檢索工具

②機器檢索工具

四

檢索工具的編制

1、案卷文件目錄

2、分類目錄：①填卡

②排列

③設置指引卡

3、主題目錄：①編制條目

②排列

4、專題目錄：①選題

②選材

③填卡

④分類和排列

5、文號索引

6、人名索引：

綜合性索引

專題性人名索引

7、全總指南

立檔單位歷史和全宗概況

全宗內檔案的內容與成分

第三節(jié)

檔案的計算機檢索

一、檔案計算機檢索的特點

1、信息存儲量大

2、檢索速度快

3、檢索途徑多元化

4、檢索靈活方便

5、音、像、意結合直觀生動

6、對計算機檢索系統(tǒng)的依賴性強

二、計算機檢索系統(tǒng)的功能與流程

1、檔案計算機檢索的功能

①服務性功能

②系統(tǒng)基礎功能

2、計算機檢索的流程（231頁）

三、計算機檢索的結構及其設計要求

1、計算機檢索結構

①硬件

②軟件

③數(shù)據(jù)

2、設計要求

①先進性

②標準性

③完備性

④簡易性 思考題

1、什么是檔案檢索？

2、檔案檢索工作的內容？

3、從哪些方面分析檔案文件的主題？

4、《中國檔案分析法》包括哪些內容？《中華人民共和國檔案分類法》包括幾大類？

5、什么是《中國檔案主題詞表》？

6、檔案著錄項目的內容？

7、掌握檢索條目的著錄方法。

8、建立檔案檢索工具的必要性。

9、按不同劃分標準，檔案檢索工具有哪些種類？10、11、12、主題目卡片編制步驟？ 檔案計算機檢索的特點？

檔案計算機檢索有哪些功能和流程？

第十二章

檔案的提供利用

檔案的提供利用也稱檔案信息的開發(fā)利用工作，通過一定的方式和方法盡可能的開發(fā)檔案信息，直接向有關單位和人員提供信息服務。

第一節(jié) 檔案提供利用的形式與特點

一、檔案提供利用的一般形式

1、直接利用工作與間接利用工作

（1）直接利用：通過閱覽，外借，復制，資詢，檔案證明等服務方式，直接向利用者提供檔案材料。（2）間接利用：通過整理，匯集，編寫等方式，對現(xiàn)存檔案信息進行開發(fā)，編輯成各種專門參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精煉的二次信息的工作。

二、檔案提供利用工作的要求

1、明確檔案提供利用工作的意義，樹立服務思想。

2、加強各項基礎準備工作，調整供求關系。

3、對內熟悉館藏檔案，對外了解利用需要。

4、完善檔案利用的服務方式，提高利用效率。

三、檔案用戶的特點和利用規(guī)律

238頁

1、檔案用戶：檔案工作的服務對象，是利用檔案，實現(xiàn)檔案價值的主體

2、檔案用戶的特點

（1）按基本性質分：團體用戶，個人用戶

（2）按與檔案部門的關系分：主要用戶，次要用戶，潛在用戶。（3）從利用檔案的目的分：研究型用戶，事物型用戶，資訊型用戶。第二節(jié)

檔案的直接利用工作

一、閱覽服務

（2）為用戶提供必要的閱覽條件

①人員條件：在閱覽室里配有熟悉藏館，了解有關專業(yè)知識，業(yè)務能力強的工作人員。

②物質條件：裝備必要的物質設施，如，復印機，閱讀器，微機等并為用戶提供檢索工具，工具書，參考資料等。

③制度條件：閱覽規(guī)則與制度，對接待對象，閱覽范圍，閱覽要求與手續(xù)等。

（3）接待檔案用戶：解答用戶提出的相關問題。

（4）通過有效方式滿足檔案用戶需要。

二、外接服務：借閱證制度、代卷（盒）卡制度、借閱審批制度，催還和續(xù)借制度

三、復制制度

1、檔案管（室）根據(jù)檔案用戶的合理要求，以檔案原件或已有的檔案副本為根據(jù)，通過復制，包括靜電復印，摹寫，抄錄，摘錄等手段，向檔案用戶提供檔案復制品的一種服務方式。

四、檔案資訊服務：檔案收藏部門答復用戶詢問，指導其利用檔案信息資源的一種服務方式。

五、制發(fā)檔案證明服務：檔案管（室）根據(jù)有關檔案用戶的詢問和申請為核查某種事實在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料

六、檔案的電子化服務

1、檔案的電子化服務

（1）直接利用

（2）提供拷貝

（3）通信傳輸

（4）網(wǎng)絡服務 第三節(jié)

間接利用工作的主要形式

一、間接利用工作的特點

1——3

242——243

二、間接利用工作的主要方式

（一）全總指南

243

1、含義

2、結構：立檔單位歷史沿革簡介

1、要求：（1）檔案收藏部門要開辟閱覽室