第一篇：文書工作與檔案工作

文書工作與檔案工作

一、教學(xué)目標(biāo)

1．知識(shí)和技能目標(biāo)：

理解文書與檔案工作的特征，掌握文書與檔案工作的內(nèi)容和一體化操作的步驟。

2．操作技能目標(biāo)：

能進(jìn)行“一體化”操作。

3．情感目標(biāo)：

通過對(duì)文檔工作內(nèi)容的學(xué)習(xí)，使學(xué)生建立起對(duì)本專業(yè)學(xué)習(xí)的興趣和感情。

二、教學(xué)重點(diǎn)：掌握一體化操作的步驟。

（1）登記時(shí)便對(duì)文件進(jìn)行分類；

（2）處理文件時(shí)便進(jìn)行價(jià)值鑒別；

（3）建立立卷類目，隨時(shí)立卷；

（4）標(biāo)引檔號(hào)、分類號(hào)、主題詞；

（5）注錄文件特征。

三、教學(xué)難點(diǎn)：理解一體化的概念。

四、教學(xué)策略：自主學(xué)習(xí)和協(xié)作學(xué)習(xí)、探究學(xué)習(xí)相結(jié)合。

五、課時(shí)安排：2 課時(shí)(45 分鐘×2)。

六、教學(xué)環(huán)境：多媒體電教室。

七、授課過程：

一、導(dǎo)課

通過一段錄像介紹文書與檔案工作，由此引入新課。（播放錄像）

二、講授新課

（一）、文書工作與檔案工作的特征

1．服務(wù)性插入圖片展示

2．政治性

3．管理性提問：試比較班級(jí)管理工作與

（二）、文書檔案工作的不同之處

文書工作與檔案工作的內(nèi)容：用幻片展示

閱讀內(nèi)容，用表格形式體現(xiàn)文書與檔案工作內(nèi)容插入表格（原文件）

（三）、文檔一體化用幻燈片例舉實(shí)

1．文檔一體化的概念提問：文檔一體化是否是將文書與檔案工作合二為一？

2．文檔一體化的操作步驟用錄像展示列舉生活中的一體化現(xiàn)象學(xué)生參與

三、課堂訓(xùn)練

讓學(xué)生描述文檔一體化的概念

四、課堂小結(jié)

五、布置作業(yè)

第二篇：文書工作與檔案管理

文書工作與檔案管理

1、什么是文書？

文書就是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性和特定格式的文字材料。

2、什么是公務(wù)文書

法定機(jī)關(guān)與組織為了一定目的在社會(huì)活動(dòng)中未處理公務(wù)而形成并使用的具有特定格式，并需要經(jīng)過一定的程序處理的應(yīng)用性的文字材料，簡(jiǎn)稱公文。

3、公文的本質(zhì)特征。

政黨和國家機(jī)器具體領(lǐng)導(dǎo)與管理政務(wù)機(jī)關(guān)組織處理工作的一種工具。

4、文書的分類

公務(wù)文書

通用公文，專用公文，技術(shù)公文 文書｛

私人文書P4（隨意性）

5、公文的特點(diǎn)

一、工具性（1）管理國家機(jī)關(guān)政務(wù)和事務(wù)的工具

（2）是各類國家機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中聯(lián)系事項(xiàng)、商治事務(wù)、傳達(dá)意圖交流情況傳播經(jīng)驗(yàn)的工具

（3）是機(jī)關(guān)內(nèi)部推進(jìn)工作的工具

二、權(quán)威性（1）有法定的作者制定和發(fā)行的——法定：具有一定的職權(quán)、職能作者：行為主體機(jī)構(gòu)組織而不是人。

三、統(tǒng)一性

四、現(xiàn)實(shí)性

6、公文的作用

(1)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用

（2）行為規(guī)范作用

（3）公務(wù)聯(lián)系和執(zhí)照作用

（4）

憑據(jù)記載作用

（5）傳遞信息與宣傳教育

7、文書工作： 機(jī)關(guān)形成處理和管理公文的各個(gè)環(huán)節(jié)及其中相關(guān)銜接的各道程序

與手續(xù)是完成和處理公文的作用

第二節(jié)

檔案與檔案管理

一、什么是檔案

（1）定義：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的作為歷史記錄保存起來以備查考的作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料

（2）作用：憑證依據(jù)

（3）屬性：原始記錄性

二、是么是檔案管理

（1）定義：檔案管理也稱檔案工作，或檔案管理工作，簡(jiǎn)單地說就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項(xiàng)工作服務(wù)。

（2）基本內(nèi)容：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。

第三節(jié)

檔案與文書

一、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別P10（1）聯(lián)系：①兩者記錄和反映人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的功用相同

②兩者在內(nèi)容與格式上完全一致

③兩者互為因果（2）區(qū)別：①兩者的性質(zhì)與形式不同

②兩者的目的與作用不同

③兩者存在和發(fā)揮效用的時(shí)間不同

（二）文書工作與檔案管理區(qū)別與聯(lián)系P14

（一）聯(lián)系①兩者的工作對(duì)象相同

②兩者的某些工作環(huán)境相同

③兩者互為因果

④兩者工作人員的基本素質(zhì)要求相同

（二）區(qū)別①兩者的工作任務(wù)不同

②兩者的服務(wù)對(duì)象不同

③兩者的工作目的不同

④兩者工作的具體內(nèi)容不同 思考題：

1、文書、公文、文書工作的含義

2、公文的本質(zhì)特征

3、文書的類別如何劃分

4、如何理解公文

5、文書作品與文書的不同？

第二章

公文的種類 第一節(jié) 公文種類的劃分

一、公文種類劃分的意義P21(一)適應(yīng)坐直管轄范圍和功能，保證機(jī)關(guān)工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)(二)適應(yīng)機(jī)關(guān)不同的行文關(guān)系，保證文件及時(shí)、迅速、處理(三)適應(yīng)行文的具體要求，保證文書正確處理和有效(四)適應(yīng)不同文書種類要求

請(qǐng)示，報(bào)告用于隸屬關(guān)系機(jī)構(gòu)，否則用函 “請(qǐng)示”上級(jí)碧血得給予回復(fù)“報(bào)告”可以不回復(fù)

二、公文種類劃分P22

（一）從文書的公用和適用范圍

（1）政黨文書類（2）規(guī)章文書類（3）機(jī)關(guān)日常事務(wù)類（4）司法文書類（5）經(jīng)濟(jì)文書類（6）科技文書類（7）外事文書類（8）禮儀公文類（9）書信文書類

（二）從文書的來源分

（1）收文

(2)發(fā)文

（3）內(nèi)部公文

（三）從行文關(guān)系上分

（1）上行文

（2）下行文

（3）平行文

（四）從文書的制法機(jī)關(guān)和作用來分

（1）法規(guī)文書

（2）黨內(nèi)文書（3）行政文書（4）群體文書

(5)以個(gè)人名義制法的文書

（五）從機(jī)密緩急程度分：絕密、機(jī)密、秘密

特急、急件

電報(bào)分為：特急、加急、平體

（六）從文書的性質(zhì)和作用

（1）規(guī)范性公文（2）指揮性公文（3）決斷性公文（4）報(bào)請(qǐng)性公文（5）知照性公文（6）契約型公文（7）記錄性公文（8）禮儀性公文（9）計(jì)劃性公文

三、什么是公文種類名稱

各機(jī)關(guān)日常使用的公文，按照公文的性質(zhì)和用途可分為若干種為每種公文所規(guī)定的固定名稱，及公文種類的名稱

（一）文中作用

概括地標(biāo)明公文的性質(zhì)制發(fā)目的和要求，便于收文機(jī)關(guān)進(jìn)行文書整理。

（二）文種的確定和使用原則

★確定文種

（1）根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)

（2）考慮發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系

（3）看發(fā)文的具體目的與要求 ★使用原則

必須按照統(tǒng)一的規(guī)定，不可以隨便定名，隨意亂用

第二節(jié)

通用公文

一、法定公文

由國家黨政機(jī)關(guān)正式規(guī)定，發(fā)布并使用的公文種類

（一）命令（令）

范圍：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章……….P26 特點(diǎn)：載體性，強(qiáng)制性，權(quán)威性，嚴(yán)肅性 種類：發(fā)布令，行政令，嘉獎(jiǎng)令P27

（二）決定

范圍：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重要行為作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或這撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)

特點(diǎn)：決策性，指揮性，時(shí)效性

種類：法定性決定，指揮性決定，事項(xiàng)性決定，變更性決定

（三）報(bào)告

范圍：是用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng) ※ ※ ※

黨的機(jī)關(guān)

行政機(jī)關(guān)

權(quán)力機(jī)關(guān)

│

│

│

中國共產(chǎn)黨中央委員會(huì)

國務(wù)院

全國人大

│

│

│ 組織部,宣傳部，(教育部,衛(wèi)生部,公安稅務(wù)總局,工商管理)常務(wù)委員會(huì) 群眾團(tuán)體,其他公會(huì)

│

│

職能部門 省級(jí)黨委

│

市級(jí)

│

法院

縣區(qū)級(jí)

獨(dú)立的司法機(jī)關(guān)｛

獨(dú)立于國家政權(quán)之外 │

檢察院

鄉(xiāng)級(jí)

│

企事業(yè)→中國獨(dú)有 村黨支部

特點(diǎn)：公開性，廣泛性，莊重性，限定性。種類：周知類公告，事項(xiàng)性公告。

（四）通知

范圍：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。特點(diǎn)：專門性，普通性，靈活性。

我國的國際管理機(jī)構(gòu)

種類：執(zhí)行性通告，告知性通告。

公告于通告的區(qū)別

發(fā)布機(jī)關(guān)級(jí)別不同

發(fā)布事項(xiàng)的方式不同

發(fā)布事項(xiàng)的范圍不同

所公布事項(xiàng)的特點(diǎn)不同

（五）通知

范圍：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不同隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

特點(diǎn)：應(yīng)用廣泛，發(fā)文數(shù)量多，執(zhí)行性預(yù)告執(zhí)行兼而有之。

種類：批轉(zhuǎn)類通知，轉(zhuǎn)發(fā)類通知，印發(fā)規(guī)章類通知，貫徹執(zhí)行類通知，事項(xiàng)類通知

（六）通報(bào)

范圍：適用于表彰先進(jìn)性，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。特點(diǎn)：典型性，教育性，真實(shí)性。種類：（表彰，批評(píng)，情況）通告

情況通報(bào) 第九十號(hào)

XX市公安局辦公室偏

2007年11月7日

我局犯盜竊斗爭(zhēng)取得重大勝利 ※ 同志與通報(bào)的異同

同：兩個(gè)文種都有傳達(dá)的意思，均屬告知性公文。

異：通知側(cè)重按要求，明確界限，通報(bào)側(cè)重于說明介紹，陳達(dá)情況。

（七）議案

范圍：適用各級(jí)人民政府按照法律程序和同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。特點(diǎn)：法律的依據(jù)性，事項(xiàng)的重大型，批準(zhǔn)的生效性，行政范疇的獨(dú)特性 種類：立法案，條約案，預(yù)算決案，重大事項(xiàng)按，機(jī)構(gòu)變動(dòng)案，人事任免案，人民政府議案與人民代表議案的比較

聯(lián)系：

1、依照有關(guān)法律條文，人民政府和人民代表都有議案提出權(quán)

2、都關(guān)系到國計(jì)民生

3、其批準(zhǔn)單位都是人民代表大會(huì)

區(qū)別：

1、作者屬性不同。

2、辦理的方法不同。

3、涉及的范疇不同。

4、提出的時(shí)間不同

（八）報(bào)告

范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問 特點(diǎn)：匯報(bào)性，陳述性，具體性

種類：綜合性報(bào)告，專題性報(bào)告，情況報(bào)告，呈轉(zhuǎn)性報(bào)告，答復(fù)報(bào)告，例行報(bào)告送文送物報(bào)告。

（九）請(qǐng)示

范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)。特點(diǎn)：請(qǐng)求性，權(quán)限明確性，內(nèi)容單一性，種類：直請(qǐng)性，請(qǐng)轉(zhuǎn)型。使用范圍：

涉及方、針政策界限不清的問題

工作中遇有疑難問題

工作中遇到困難請(qǐng)求上級(jí)支持

工作中遇到新情況新問題而無章可循

工作中意見分歧，無法統(tǒng)一執(zhí)行，需上級(jí)作出裁決。

超出本機(jī)關(guān)職權(quán)處理范圍的事項(xiàng)

印本單位情況特殊難以執(zhí)行上級(jí)的統(tǒng)一要求需要變通處理的事項(xiàng)

指定上級(jí)應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示的事項(xiàng)

※請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別

行文目的不同，行文時(shí)間不同，內(nèi)容要求不同，結(jié)尾用語不同

（十）批復(fù)

范圍：及審批答復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，特點(diǎn)：針對(duì)性，權(quán)威性 種類：專指性批復(fù)，普發(fā)性批復(fù)

（十一）意見

范圍：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法 特點(diǎn)：作者廣泛，內(nèi)容具體行文方向多樣 種類：指導(dǎo)性意見，建議性意見，商洽性意見

（十二）函

范圍：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng) 特點(diǎn)：靈活簡(jiǎn)便，平行往來

種類：告知函，商洽函，詢問函，求情批準(zhǔn)函，答復(fù)函

（十三）會(huì)議紀(jì)要→整理和概況

會(huì)議紀(jì)要→尊重原貌 范圍：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) 特點(diǎn)：行文關(guān)系的多樣性 種類：指示性，通知性，討論性

（十四）決議

范圍：政黨機(jī)關(guān)才適用于會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。特點(diǎn)：內(nèi)容的限定性，形式過程的限定性 種類：方針政策性，專門問題的公布性

決定和決議的區(qū)別

（形式過程，內(nèi)容作用有差別）

（十五）指示→黨政機(jī)關(guān)用

范圍：用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求 特點(diǎn)：高度的原則性，鮮明的決策性 種類：指揮類，方針政策類（十六）公報(bào)→黨政機(jī)關(guān)

范圍：用于公開發(fā)布重要決定或者重大事項(xiàng)。

特點(diǎn)：受文對(duì)象廣泛性，內(nèi)容的重要性，強(qiáng)列的新聞性，制發(fā)機(jī)關(guān)的特定性。種類：新聞公報(bào)、會(huì)議公報(bào)。

公報(bào)與公告的區(qū)別 使用機(jī)關(guān)不同；內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)不同。（十七）條例——黨機(jī)關(guān)

范圍：用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作，活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。特點(diǎn)：制發(fā)機(jī)關(guān)的穩(wěn)定性;內(nèi)容的穩(wěn)定性；格式的固定性；執(zhí)行的強(qiáng)制性。（十八）規(guī)定——黨機(jī)關(guān)

范圍：用于特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范 特點(diǎn)：規(guī)范對(duì)象，范圍的確定性；措施的具體性；執(zhí)行的強(qiáng)制性

條例與規(guī)定的區(qū)別

條列的系統(tǒng)性強(qiáng)，規(guī)定的具體性強(qiáng)；條例的政策性強(qiáng)；規(guī)定的針對(duì)性強(qiáng)。

機(jī)關(guān)常用公文

（一）公示

范圍：適用于各種需要向社會(huì)和廣大人民群眾公開的事項(xiàng)。

種類：干部任免公示；各種評(píng)獎(jiǎng)結(jié)果公示；其他福利待遇等情況公示；各種資質(zhì)人員公示；規(guī)章制度共識(shí)；其他公示

（二）計(jì)劃

范圍：對(duì)即將開戰(zhàn)的工作所作出系統(tǒng)化條理化的安排設(shè)想的書面表達(dá)形式 特點(diǎn)：目的性，超前性，實(shí)踐性，計(jì)劃性 種類：綜合性，專項(xiàng)性。階段性。

（三）簡(jiǎn)報(bào)

范圍：帶有新聞性質(zhì)的，機(jī)關(guān)，團(tuán)體，企事業(yè)單位用來指導(dǎo)工作，向上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況和問題交流經(jīng)驗(yàn)以及溝通信息的一種公務(wù)文書。特點(diǎn)：簡(jiǎn)練，快捷，實(shí)際 種類：綜合性，匯報(bào)性，總結(jié)性

（四）述職報(bào)告

范圍：領(lǐng)導(dǎo)干部向所屬的干部和職工或向上級(jí)組織和領(lǐng)導(dǎo)陳述自己任職一定時(shí)期內(nèi)的工作情況的自我評(píng)述性的書面報(bào)告。

特點(diǎn)：述職主題的唯一性；報(bào)告內(nèi)容的規(guī)定性；形式時(shí)間的特定性；使用價(jià)值的鑒定性

（五）總結(jié)

范圍：對(duì)已完成或正在進(jìn)行的某項(xiàng)活動(dòng)的效果作用及其經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并在此基礎(chǔ)上歸納，分析而形成的文字材料。特點(diǎn)：指導(dǎo)性，真實(shí)性，專門性 種類：經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，工作總結(jié)

工作總結(jié)和綜合性報(bào)告的區(qū)別

☆報(bào)告主要是具體表述工作情況，不搞經(jīng)驗(yàn)的提煉，只做理論陳述；總結(jié)要求總結(jié)經(jīng)驗(yàn)理出體會(huì)。找出問題，對(duì)工作情況只做概述。

☆報(bào)告要求之處工作中存在的問題，并提出下一步的工作意見；總結(jié)在談存在的問題時(shí)，重點(diǎn)在分析問題出現(xiàn)的原因，造成影響。

（六）調(diào)查報(bào)告

范圍：以書面報(bào)告的形式反映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論 特點(diǎn)：針對(duì)性強(qiáng)，用事實(shí)說話，揭示事物的本質(zhì)規(guī)律；具有時(shí)效性，種類：反映社會(huì)情況的；介紹新生事物的；總結(jié)典型經(jīng)驗(yàn)的；揭露問題的，考擦歷史事實(shí)的。

企業(yè)常用公文

（一）商品廣告

由商品經(jīng)營者或服務(wù)提供者承擔(dān)費(fèi)用媒介和形式，介紹（信息）是構(gòu)成商業(yè)的基本要求。特點(diǎn)：溝通性，感染性，靈活性

種類：報(bào)紙，雜志，廣播，電視，手機(jī)短信，郵寄，車船，現(xiàn)場(chǎng)廣告(二)經(jīng)濟(jì)合同 范圍：P62 特點(diǎn)：法律性，一致性，互利性，規(guī)范性，雙向性 種類：P62

（三）產(chǎn)品說明書 范圍：P63 特點(diǎn)：知識(shí)性；準(zhǔn)確性；平易性

（四）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告

范圍：P63 專用公文，雜體類公文 專用公文

（一）司法文書

范圍：P63 特點(diǎn)：法律的約束性，內(nèi)容的規(guī)范性，形式的程式性，文字解釋的單一性 種類：P66

（二）人事文書

范圍：P66 特點(diǎn)：內(nèi)容真實(shí)可信，材料有憑證標(biāo)記；材料以涉及個(gè)人為主 種類：P66_67

（三）會(huì)計(jì)文書

范圍：P67 特點(diǎn)：依據(jù)性，憑證性，考核性 種類：會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿，會(huì)計(jì)報(bào)表

（四）信訪文書

范圍：P67 特點(diǎn)：信訪人員成動(dòng)態(tài)性，文書處理的急迫性，文書主題的廣泛性 種類：求決類，申訴類，控告檢舉類，批評(píng)建議類，雜體類

（一）（二）迎送類、禮儀公文

范圍：特點(diǎn)：種類 P68 信函類文書：P68——69

建議與倡議書的區(qū)別

P69

復(fù)習(xí)思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、公文種類劃分的意義? 公文可分為哪些種類？

了解一些專用文書的基本概念和內(nèi)容？ 文種作用？確定和實(shí)用文中的原則

法定公文中每種公文的適用范圍，特點(diǎn)，種類。

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》《中共機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中各規(guī)定了多少重多少種公文種類，它們的名稱。

總結(jié)：商品廣告，經(jīng)濟(jì)合同。

計(jì)劃的特點(diǎn)；總結(jié)與報(bào)告的區(qū)別。調(diào)查報(bào)告的種類 請(qǐng)示與報(bào)告；公文與公告；公告于通報(bào)；決定與決議 ；通知與通報(bào)規(guī)定與條例有什么區(qū)別 人民政府議案和人民代表議案的聯(lián)系與區(qū)別

一、什么是公文的體式

指的是文書的文體和格式，文書具有規(guī)范的文體格式，文書的制作必須按照這種規(guī)范的文體格式要求，不隨便標(biāo)新立異

二、（一）文體的分類

文體與公文文體的含義

①文體：為適應(yīng)不同的實(shí)際需要，文章形成了各種不同的語文體式 P72

第三章 公文的體式與稿本

②公文文體：為適應(yīng)行政工作，公共事務(wù)管理的需要而形成的語文體式

③現(xiàn)行機(jī)關(guān)公文的文體特征：公文文體是一種兼有議論文說明文記敘文三種表達(dá)方式和一般特點(diǎn)的應(yīng)用文體

三、1、2、3、四、公文作為應(yīng)用文體的具體表現(xiàn)

公文在講清道理說明觀點(diǎn)分析情況得出結(jié)論時(shí)要有適當(dāng)?shù)淖h論，但又與議論文不同，不需要做過多的專門議論。

公文要說明一定的事實(shí)但他又與一般的說明文不同，不需要對(duì)不必要的細(xì)節(jié)作過多的說明。公文在反映工作情況，事件發(fā)生的經(jīng)過某人某單位事跡時(shí)，需要敘述有關(guān)情況但它又與一般記敘文不同，它的重點(diǎn)不在具體記敘事實(shí)而是為了說明一定的問題，因而敘事必須簡(jiǎn)明樸實(shí)不做過多的描述。

公文的格式

含義：就是公文的表現(xiàn)形式，即各種公文文體的表現(xiàn)形式和樣式 公文格式的范疇：

公文介質(zhì)——紙介質(zhì)

公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式——文字，符號(hào)，圖表，圖形 公文的組成要素——從內(nèi)容形式的所有要素 公文格式的類型

行政公文格式

專用公文格式

一般文章式公文格式 公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化

含義：指國家行政機(jī)關(guān)的公文，采取法定性的規(guī)格式標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行 公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的作用P781、2、3、練習(xí)

五、1、2、公文的稿本及其作用

含義：指的是同一文中在撰寫，審核，印制過程種根據(jù)公文處理的需要而形成的在形式，內(nèi)容作用上有所不同的文稿和文體

文稿

草稿——特點(diǎn)：尚未定型；非正式；無效力

種類：討論稿，征

求

意見稿，修改稿，送審稿

定稿——是文種標(biāo)準(zhǔn)稿，是經(jīng)過修改審閱后，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或最后通過的最后完成稿，它

是繕印和發(fā)出的正式文件標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)

3、① ② ③ 文體

根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式公文文體 特點(diǎn)：根據(jù)定稿制作

發(fā)給主送機(jī)關(guān)

具有實(shí)際效力

定型本（試行本，暫行本）——有時(shí)有證明的效力主要用于條例規(guī)章辦公等規(guī)定性的文章

修訂本

4、副本

根據(jù)公文正本復(fù)制謄抄的其他本成為副本

4、存本

指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份公文的正本留本機(jī)關(guān)的除草稿，定稿以外的制本

復(fù)習(xí)思考題1、2、公文的體式？公文的文體？公文的格式？ 公文文體的特征？ 體現(xiàn)了公文的權(quán)威性，有效性，有利于公的貫徹執(zhí)行 方便了公文的處理，有利于提高工作效率 順應(yīng)了社會(huì)的發(fā)展，有利于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化3、4、5、書熟悉掌握國家標(biāo)準(zhǔn)的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》內(nèi)容 公文的標(biāo)題有哪幾個(gè)要素構(gòu)成，哪些要素可以省略。公文的文稿和文中大致有哪幾種

第四章

公文的形成p96

思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、公文寫作的基本原理有哪些 簡(jiǎn)述公文實(shí)用性原理

什么是主題？其作用依據(jù)和要求是什么？ 公文材料的使用特點(diǎn)和要求是什么？ 如何篩選加工材料

公文結(jié)構(gòu)的任務(wù)方法作用是什么 公文語言表達(dá)的要求 公文有哪些要素 公文形式的步驟是什么 論述美觀是公文形式的必然要求

第五章

關(guān)于文書工作

文書工作：機(jī)關(guān)形式處理和管理公文的各個(gè)環(huán)節(jié)及其中相銜接的各道程序與手續(xù)，是完成和處理公文的工作

二、理解

1、文書工作的對(duì)象是公文及機(jī)關(guān)常用文

2、文書工作的基本內(nèi)容是撰制，處理，管理公文

3、文書工作是圍繞文書運(yùn)動(dòng)的全過程所進(jìn)行的一系列相互銜接的程序和手續(xù)的總數(shù)，而不是僅指某一個(gè)或某幾個(gè)程序

4、每道程序或手續(xù)都有各自的規(guī)范和技術(shù)要求

三、文書工作的重要性

1、文書工作是異性政策性，業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作

2、文書工作是黨和國家宏觀管理國家事務(wù)和政務(wù)的工作

3、文書工作是機(jī)關(guān)內(nèi)部微觀管理提高工作效率的手段之一

4、文書工作的系統(tǒng)性決定了文書工作的優(yōu)劣直接影響著機(jī)關(guān)工作的好壞

四、文書工作的特點(diǎn)

政治性，機(jī)密性，時(shí)間性，規(guī)范性 五 文工作的作用

1、機(jī)關(guān)的喉舌作用

2、及關(guān)間的紐帶作用

3、促進(jìn)和提高機(jī)關(guān)效率的作用

4、機(jī)關(guān)的門戶作用

六、文書工作的基本要求

1、樹立深入實(shí)際，實(shí)事求是，認(rèn)真真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，精簡(jiǎn)公文反對(duì)官僚主義，形式主義和文牘主義。

2、公文處理必須準(zhǔn)確，周密，保證質(zhì)量，避免差錯(cuò)，必須及時(shí)迅速。

3、處理與管理公文，必須保障安全運(yùn)轉(zhuǎn)，保守黨和國家的機(jī)密。

4、公文管理必須由文書工作部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

七、文書工作者的素養(yǎng)

1、政治思想素養(yǎng)

1）較高的政治素養(yǎng)

堅(jiān)定正確的政治方向

一定的思想理論水平

2）較高的政策水平

對(duì)政策的領(lǐng)悟和理解力

為制定和執(zhí)行政策服務(wù) 3）較強(qiáng)的法制觀念

要懂法守法

2、職業(yè)道德素養(yǎng)

1）熱愛本職，忠于職守。

2）埋頭苦干，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)

3）遵守紀(jì)律，亞守秘密

（樹立高度的保密意識(shí)；養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣；堅(jiān)決同時(shí)密泄密行為作斗爭(zhēng)）

3、業(yè)務(wù)工作素養(yǎng) 1）2）必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)（基礎(chǔ)理論知識(shí)，實(shí)際操作知識(shí)，其他基本知識(shí)）

熟練業(yè)務(wù)的技能（文字綜合處理的能力；書寫能力；印制能力；速記能力；校對(duì)能力；運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力）

習(xí)題1、2、3、4、5、6、第六章、公文的處理

第一節(jié)，行文制度

行文制度指的是機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定，包括行文關(guān)系，行行文方式和行文規(guī)則三個(gè)方面

一、行文關(guān)系

指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的文件往來關(guān)系，具體得說是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的授受關(guān)系 種類：隸屬，非隸屬

二、行文方向和行文方式 下行文

逐級(jí)行文

多級(jí)行文

直達(dá)基層和群眾

上行文

逐級(jí)行文

多級(jí)行文

越級(jí)行文 可越級(jí)行文的幾種特殊情況 1）

性的社會(huì)實(shí)件 2）3）4）5）6）經(jīng)多次請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)，長期沒能得到解決的問題 直屬上下級(jí)之間有爭(zhēng)議而無法解決的問題 對(duì)直屬上級(jí)機(jī)關(guān)揭發(fā)檢舉問題

上級(jí)機(jī)關(guān)干部交辦的并指定越級(jí)上報(bào)的情況 詢問與聯(lián)系極個(gè)別的必要的具體問題

平行文：指互相沒有隸屬關(guān)系，業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的同級(jí)機(jī)關(guān)，或不屬同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)部門之間的一種行文

三、行文規(guī)則P289

第二節(jié) 公文的處理程序

概念：公文處理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)叫一道程序，各個(gè)環(huán)節(jié)之間前后銜接環(huán)環(huán)相扣，有一定的排列順序，總起來構(gòu)成公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理整個(gè)流程。他指的是一個(gè)機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理的系列 由于發(fā)生緊急特殊情況，逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成損失的，如戰(zhàn)爭(zhēng)，嚴(yán)重的自然災(zāi)害，突發(fā)什么是文書工作？應(yīng)如何理解？ 文書工作有什么重要性？

文書工作的特點(diǎn)，作用，基本要求是什么？ 文書工作人員的政治素養(yǎng)包括哪些？

什么是職業(yè)道德，文書工作人員應(yīng)具備哪些職業(yè)道德。文書工作人員應(yīng)具備哪些業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。

二、特點(diǎn)：

1、確定性

2、連續(xù)性

3、規(guī)范性

三、內(nèi)容

1,、發(fā)文處理

2、收文處理

第三節(jié) 發(fā)文處理環(huán)節(jié)

一、擬稿：機(jī)關(guān)文秘人員或其他人員根據(jù)工作需要或交擬要求撰制公文文稿

承擔(dān)者：辦公部門的文秘人員；業(yè)務(wù)部門的有關(guān)人員；組織專門班子；機(jī)關(guān)的其他工作人員；機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

基本要求：

1、準(zhǔn)確反映客觀實(shí)際情況；

2、正確體現(xiàn)發(fā)文目的和要求；

3、符合黨和國家的方針政策；

4、符合公文寫作的基本要求；

5、正確合理使用文種；

6、填寫發(fā)文處理單（又稱發(fā)文擬稿紙）

二、核稿：初稿擬定之后在送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，對(duì)交稿的內(nèi)容體式等進(jìn)行全面的檢查審定

承擔(dān)者：

1、辦公部門的負(fù)責(zé)人（辦公室主任，一般小型機(jī)關(guān)采用這種方式）

2、機(jī)關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)豐富的文秘人員

任務(wù)：

1、行文是否確有必要；

2、是否符合黨和國家的政策方針；

3、提出的措施和意見是否切合實(shí)際；

4、公文格式文種選擇和標(biāo)注是否規(guī)范；

5、文字表達(dá)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否準(zhǔn)確恰當(dāng)；

6、行文程序和審批是否妥當(dāng)

三、擬定主題詞：代表公文內(nèi)容持證和歸屬類別的關(guān)鍵詞和詞組

特點(diǎn)：主題性

類別性

層次性

要求：

1、選擇最準(zhǔn)精確的詞或詞組；

2、要注意主題詞之間的排列順序；

3、要依據(jù)《國務(wù)院公文主題詞表》

四、呈批：把經(jīng)過審核的文稿，報(bào)送給機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要責(zé)任人做最后的審閱并檢查 2 注意事項(xiàng)；1）程序前必須考核

2）根據(jù)簽發(fā)權(quán)限呈送

3）要及時(shí)呈送

五．簽發(fā)：?jiǎn)挝恢鞴茴I(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后，在發(fā)文處理單位簽署批準(zhǔn)發(fā)文意見，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。

2.簽發(fā)的權(quán)限：1)機(jī)關(guān)的重要公文，由機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；

2）一般事務(wù)性，由主持日常工作或分管該工作的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；

3）以部門名義制發(fā)的公文，由部門領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；

4）經(jīng)會(huì)議授權(quán)或經(jīng)簽發(fā)人授權(quán)的公文，又被授權(quán)人簽發(fā)；

5)聯(lián)合行文，幾個(gè)機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人要會(huì)簽；

6）例行的，臨時(shí)的，事務(wù)性公文，酬情可不簽發(fā)；

3． 要求：1.對(duì)擬簽公文作全面的審定；

2．簽發(fā)公文要規(guī)范

六．1.復(fù)核：公文在正式印制前，文秘部門對(duì)其進(jìn)行復(fù)查審核。審核內(nèi)容為處理程序、附件材料、文件格式等方面。

2、任務(wù)：1）審擬、簽發(fā)手續(xù)是否完備。

2)附件材料是否完備。

3）格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。

七、1、注發(fā)：批注經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人同意發(fā)出的公文如何印發(fā)。

2任務(wù)； 1）、發(fā)售范圍；

2）、閱讀范圍；

3）、緊急程度；

4）秘密程度

5）發(fā)出方式；

6）印制格式

八、編文號(hào)：給經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，安文號(hào)的組成規(guī)律編上號(hào)碼，代號(hào)

原則：要反映出的制發(fā)機(jī)關(guān)；制發(fā)和在該機(jī)關(guān)本內(nèi)發(fā)文的順序

要求：三個(gè)組成部分的排列順序不可顛倒

要反映機(jī)關(guān)發(fā)文的先后順序

不能出現(xiàn)有文無號(hào)或有號(hào)無文的現(xiàn)象

九、打字排版

打字室將手寫文稿變成印刷文稿的過程

排版是在印刷文稿時(shí)按格式版面等要求將文稿設(shè)計(jì)的美觀規(guī)范。

要求

1、字體字號(hào)適當(dāng)

2、美觀勻稱整潔

3、用紙合乎規(guī)范

4、排版符合規(guī)定

十、校對(duì)：對(duì)制作的文稿校樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿進(jìn)行校對(duì)校正，以保證打印出文稿與原告相符準(zhǔn)確無誤

原則：忠于原告是校對(duì)的基本原則

承擔(dān)者：1）專職校對(duì)員

2）兼職校對(duì)員

3）其他人員

校對(duì)方法：1）折校法

2）唱校法

3）看校法

4）校對(duì)符號(hào)：P107

要求：1）認(rèn)真細(xì)致

2）注意校對(duì)技巧

3）正確使用較對(duì)符號(hào)

4）用另色筆較對(duì)

十一、繕?。焊鶕?jù)發(fā)文定稿制成公文正本的過程

要求：忠于經(jīng)過審核簽發(fā)的文稿

版面設(shè)計(jì)要美觀大方

注意保密

十二、用印：在繕印好的文稿的形成日期處加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章

要求：

1、按規(guī)定用印

2、要端正清晰

3、以簽發(fā)為依據(jù)

十三、登記：文稿用印之后，封發(fā)之前，對(duì)文稿進(jìn)行記錄并檢查

形式：一般采用簿冊(cè)或登記方法

要求：加強(qiáng)對(duì)發(fā)出公文的處理

項(xiàng)目要齊全，不要有遺漏

十四、封發(fā)：將印刷好的公文裝入封套內(nèi)發(fā)出。

1、2、部門收。3、4、5、填寫回收單據(jù)：

內(nèi)回執(zhí)

外回執(zhí)

發(fā)文通知單 裝封套

加封：粘、縫、軋（用裝訂機(jī)扎上）、捆扎、印、鉛封

十五、傳遞：將封好的公文按一定形式送達(dá)收文機(jī)關(guān)。

形式：

1、機(jī)要交通傳遞。

2、郵局傳遞

3、指派專人傳遞

4、公交轉(zhuǎn)運(yùn)站傳遞

收文處理程序

十六、簽收：收件人收到送達(dá)本機(jī)關(guān)、本部門的公文、函件、電報(bào)等，經(jīng)過認(rèn)真清點(diǎn)之后，在送件人得投遞單上或發(fā)文單位的回簽單據(jù)上簽名或者說是所旅行的一種手續(xù)。

目的：

1、確保公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。

2、明確交接雙方的責(zé)任

范圍：

1、機(jī)要交通送來的機(jī)密件。

2、郵局送來的掛號(hào)件電報(bào)。

3、專人送來的公文。

4、從轉(zhuǎn)運(yùn)站取回來的有回執(zhí)的公文

任務(wù)：

1、清點(diǎn)

2、檢查

3、簽字

要求：

1、要認(rèn)真不許馬虎

2、要耐心不怕麻煩

十七、拆封：文書人員將收到的公文的封套內(nèi)的文件及物品取出

原則：

1、收件人是機(jī)關(guān)部門的由文秘人員拆封

2、某人“親啟”“親收”字樣的送交相關(guān)人拆封

3、有保密要求的送交機(jī)密室拆封

任務(wù)：

1、清點(diǎn)和核對(duì)

2、檢查和處理（1）送錯(cuò)的公文要及時(shí)送回。（2）不符合行為關(guān)系的除急件外一般應(yīng)退回并告知發(fā)文單位今后改正。（3）缺頁少份無機(jī)關(guān)印章等錯(cuò)漏情況，應(yīng)向發(fā)文機(jī)關(guān)調(diào)查，采取相應(yīng)措施予以補(bǔ)救

要求：

1、保持公文及物品的完好無損。

2、要取凈封套內(nèi)的所有物品

3、封套一般不保留，如需點(diǎn)份：

寫封套

注意事項(xiàng)順序

（1）收文機(jī)關(guān)盡量寫全稱。（2）一般寫收文機(jī)關(guān)辦公 12 保留與公文裝訂在一起

十八、登記：這里指收文登記將外機(jī)關(guān)后或外單位寄送來的公文拆封后用文字記錄其存在來源去向、時(shí)間、編號(hào)、內(nèi)容和處理情況

作用：

1、管理和保護(hù)

2、查找和檢查

3、統(tǒng)計(jì)和催辦

4、責(zé)任和憑證

范圍：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)的來文，政策性的指導(dǎo)性的2、下級(jí)機(jī)關(guān)的來文請(qǐng)求、匯報(bào)、建議、批評(píng)性的3、隸屬機(jī)關(guān)的商洽性的或答復(fù)性的4、所有機(jī)密公文必須登記

形式：聯(lián)單卡片，簿冊(cè)式

內(nèi)容：收文號(hào)，發(fā)文日期，來文機(jī)關(guān)，來文字號(hào)，來文標(biāo)題，備注，份數(shù)，簽收人，簽發(fā)日期

要求：

1、認(rèn)真負(fù)責(zé)

2、字跡要清晰工整

十九、翻?。簩⑹盏降奈募榱碎喿x傳達(dá)貫徹的需要按照原文的樣子重新排版印刷或復(fù)印。

原則：

1、必要性原則

2、審批的原則

審批和要求：

1、要有必要的注明

2、要想原發(fā)文機(jī)關(guān)備案

3、要進(jìn)行嚴(yán)格管理

4、要防止發(fā)生錯(cuò)誤

二十、分發(fā)：文秘人員要按照一定的分文原則，區(qū)別不同情況，把經(jīng)過登記的收文分發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)閱批或轉(zhuǎn)往有關(guān)部門辦理

原則：

1、批準(zhǔn)分發(fā)原則

2、既定分發(fā)原則

3、”三主”優(yōu)先原則

要求：

1、履行分發(fā)文登記手續(xù)

2、及時(shí)分發(fā)公文

3、注意保密

4、嚴(yán)格按分發(fā)范圍分發(fā) 二十一：傳閱：收文機(jī)關(guān)收到單份或份數(shù)較少的公文時(shí)，為了使多位領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門閱知，而組織他們先后傳遞閱讀公文

方法：

1、輪輻式傳閱法

2、接力式傳閱法

3、專人傳遞法

要求：

1、填寫傳閱公文登記單

2、履行簽字手續(xù)

3、合理調(diào)度傳閱順序和時(shí)間

4、到閱文室閱文 二

十二、擬辦：對(duì)需要辦理和答復(fù)的收文提出初步意見以供領(lǐng)導(dǎo)批辦。時(shí)參考最能發(fā)揮秘書參謀作用的環(huán)節(jié)）

作用：

1、有利于發(fā)揮文書部門的參謀和助手作用

2、有利于提高辦文的速度和質(zhì)量

范圍：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要落實(shí)的公文。

2、下級(jí)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)各部門主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)求性和建議性公文

3、不隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的商洽性公文

4、其他需要貫徹和兼辦的公文

承擔(dān)者：

1、文書部門負(fù)責(zé)人

2、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人

3、承辦人或兼職人員

要求：

1、熟悉本機(jī)關(guān)的情況

2、擬辦意見要科學(xué)合理具體可行

3、擬辦意見要簡(jiǎn)明扼要

4、擬辦意見要按規(guī)定填寫

二十三、批辦、機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人將來文和附送來的擬辦意見審閱后對(duì)文件如何辦理，辦理原則過程應(yīng)注意的問題做出最后決定，并在收文處理單上加以指示或批示的環(huán)節(jié)

作用：

1、使收文處理開始進(jìn)入實(shí)際性和實(shí)時(shí)性階段

2、有利于加強(qiáng)對(duì)收文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)

承擔(dān)者：

1、相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)

2、文書部門負(fù)責(zé)人

批復(fù)意見的內(nèi)容：

1、處理的原則和方法

2、承辦的部門和權(quán)限

3、簽署

要求：

1、如有擬辦意見，對(duì)其是否采納或部分采納要有明確態(tài)度

2、及時(shí)準(zhǔn)確，符合實(shí)際

3、按規(guī)定將批辦意見寫在“收文處理單上”

二十四、承辦：

1、遵照領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的批辦意見，根據(jù)來文的內(nèi)容和要求由有關(guān)職能部門或個(gè)人承接辦理來文并予以貫徹落實(shí)的工作程序

2、任務(wù)：（1）落實(shí)來文的內(nèi)容精神

（2）起草回復(fù)公文

（3）轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)公文（4）整理各種文字材料

（5）處理需特殊辦理的事項(xiàng)，如上傳，檢舉等。

3、承擔(dān)者：（1）文秘人員（2）業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)人員

（3）專門的處理班子

4、要求：（1）遵守承辦原則

（有批示的按批示意見處理；無批示的按來文內(nèi)容，要求并參照；以慣例管理。）

（2）做好會(huì)簽工作

（3）分清輕重緩急

（4）填寫處理結(jié)果

二十五、催辦

：按公文辦理的實(shí)際要求，文秘部門對(duì)承辦工作進(jìn)行檢查與催辦，防止公文處理的延誤與積壓

作用：

1、防止公文積壓與延誤

2、上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要承辦的公文

3、無隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)商洽性，請(qǐng)批性公文或其他應(yīng)回復(fù)公文

種類：內(nèi)催力，外催力

方式：

1、電話催辦

2、信函催辦

3、崔辦卡催辦

4、登門催辦

5、開會(huì)催辦

要求：

1、要有專人負(fù)責(zé)

2、要形成制度

3、要加強(qiáng)對(duì)催辦工作的領(lǐng)導(dǎo)

4、要填寫收文催辦記錄單

二十六、辦復(fù)：收文機(jī)關(guān)對(duì)來文機(jī)關(guān)要求回復(fù)的公文（包括來電，詢問等）給予答復(fù)

范圍：

1、對(duì)上級(jí)來文回復(fù)

2、對(duì)下級(jí)來文回復(fù)

3、對(duì)無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)回復(fù)

形式：

1、文復(fù)

2、函復(fù)

3、電復(fù)

4、面復(fù)

要求：

1、認(rèn)真辦復(fù)凡需辦復(fù)的公文，力爭(zhēng)件件有著落事事有回看

2、特殊情況特殊處理

3、注明辦復(fù)情況

二十七、注辦：對(duì)公文的承辦情況和處理結(jié)果由經(jīng)辦人在收文處理單上所做的簡(jiǎn)要注明

作用：

1、便于考察責(zé)任

2、便于公文的整理

內(nèi)容：

1、對(duì)附文的注辦

2、對(duì)傳閱文件

3、對(duì)傳達(dá)文件的注辦

要求：

1、要重視注辦工作

2、要通過注辦發(fā)現(xiàn)問題

復(fù)習(xí)思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、什么是行文制度？其內(nèi)容？ 什么是行文關(guān)系？

上行文下行文各有哪些行文方式？上行文在哪些情況下可越級(jí)行文？ 了解熟悉《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第四章“行文規(guī)則” 公文處理程序？其特點(diǎn)。擬搞的要求？核稿的任務(wù) 主題詞的特點(diǎn)和要求 簽發(fā)的權(quán)限？注發(fā)的原則？

校對(duì)？校對(duì)的方法？如何使用校對(duì)符號(hào)？ 用印的要求？封發(fā)的任務(wù)？傳遞的形式。簽收的范圍

收文登記的作用和內(nèi)容？ 分發(fā)的原則？傳閱的方法？ 擬辦？批辦？承辦？催辦？

擬辦的要求？批辦的要求？承辦的任務(wù)？ 催辦的種類，方式，要求？

第七章

一、什么是公文整理歸檔

文書整理歸檔是指將處理完畢的具有一定查考利用價(jià)值的應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照他們?cè)谛惺竭^程中的聯(lián)系以件為單位分類整理并進(jìn)行裝盒，歸檔的過程

二、如何理解公文整理歸檔的定義

整理歸檔的文書必須是辦理完畢的

整理歸檔的文書必須必須具有一定的查考利用價(jià)值 整理歸檔的公文材料的介質(zhì)是紙質(zhì) 整理歸檔的公文是以件為單位，分類整理 整理歸檔的公文保管方式是案盒

三、文書整理歸檔的意義

保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查找利用和維護(hù)文書檔案的完整和安全，便于文書檔案的保管，文書集中歸檔，為檔案工作奠定基礎(chǔ)

四、文書整理歸檔工作的改革

以件取代卷

優(yōu)點(diǎn)

1、以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)

2、更加符合文書整理的基本原則

3、文書整理

更簡(jiǎn)便易行和具有確定性

4、有利于整理手段的現(xiàn)代化

以案盒取代案卷 優(yōu)點(diǎn)

1、方便文書檔案的借閱和查找

2、方便檔案的復(fù)制和保密

3、簡(jiǎn)化了裝訂

手續(xù)

4、使文書工作與檔案工作統(tǒng)一起來

文書整理歸檔的范圍和原則要求

P310 附錄四

六、文書整理歸檔范圍

應(yīng)該整理歸檔的材料

上級(jí)機(jī)關(guān)來文

針對(duì)本機(jī)關(guān)的指示指導(dǎo)性文件

本機(jī)關(guān)必須貫徹執(zhí)行的文件

與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)需要答復(fù)參照辦理的文件

本機(jī)關(guān)文件（P162）

下級(jí)機(jī)關(guān)來文

向本機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)方針政策性的請(qǐng)示性的或反映重要活動(dòng)的及反映較長時(shí)間內(nèi)全面情況的文件

同級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)的來文

與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的，有參考價(jià)值的文件。

其他文件材料 無需整理歸檔的材料

(1_6)P163 文書整理歸檔的基本原則和質(zhì)量要求

1、文書整理歸檔的基本原則

遵循文件形成的客觀規(guī)律；保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文書的不同價(jià)值；便于保管和查找利用

文書整理歸檔的質(zhì)量要求

1、整理歸檔的文件應(yīng)齊全完整

2、整理歸檔的文書要符合檔案保護(hù)的要求

3、整理歸檔的文書材料的保管期限應(yīng)界定準(zhǔn)確

4、整理歸檔的文書要符合檔案保護(hù)的要求。

第三節(jié)

文書整理歸檔的方法和步驟

一、編制分類方案類目

制出來的歸檔文書的類別和條目。

2、方式：按保管期限分類，安組織機(jī)構(gòu)分類，按問題分類，按分類，3、初步整理

及時(shí)收集已經(jīng)處理完畢的文書材料裝訂，定期檢查

4、系統(tǒng)整理，確定案盒內(nèi)文書

檢查調(diào)整

文件是否齊全，剔除重復(fù)的，P169 案盒內(nèi)文件的排列

P169—170 案盒內(nèi)文件的編號(hào)

P170 填寫案盒事項(xiàng)

P171---172 歸檔

P174 歸檔制度

歸檔范圍------即文書整理的范圍

歸檔時(shí)間------第二年的上半年

歸檔要求-------收集齊全完整，經(jīng)過整理，案盒符合要求

編制移交目錄

思考題

1、分類方案類目指的是在一年的實(shí)際文書沒有形成之前，事先根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，按照文書整理的原則，擬

1、簡(jiǎn)述文書整理歸檔的定義2、3、4、5、6、7、8、以件代卷的有點(diǎn) 議案和取代案卷的意義 文書整理歸檔的基本原則 文書整理歸檔的質(zhì)量要求 分類方案的類目 如何確定案盒內(nèi)文書

如何填寫案盒內(nèi)歸檔文件目錄表

第八章

一、檔案

是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治軍事經(jīng)濟(jì)科學(xué)，技術(shù)，文化宗教等活動(dòng)直接形式的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字，圖像等不同形式的歷史記錄。

這一定意義包含以下幾種含義

1、檔案來源的廣泛性

2、檔案轉(zhuǎn)化的條件性，（1）處理完畢才有可能轉(zhuǎn)化為檔案。

（2）對(duì)日后實(shí)際工作和可續(xù)活動(dòng)有一定查考利用價(jià)值的，才有可能轉(zhuǎn)化為檔案。

（3）按照一定的規(guī)律集中保存過來，才能最后成為檔案。

3、檔案和裁體形式的多樣性。

二、檔案的本質(zhì)屬性

原始記錄性

三、檔案的特點(diǎn)

1、真實(shí)性（相對(duì)的）

2、可靠性

3、歷史性

4、唯一性

四、檔案的作用

憑證參考作用

五、檔案管理工作的內(nèi)容

收集工作，管理工作，鑒定工作，檢索工作，提供利用，統(tǒng)計(jì)登記

六、檔案管理工作的性質(zhì)

管理性

表現(xiàn)（1）是負(fù)責(zé)管理檔案的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)，（2）在一定的機(jī)關(guān)單位是機(jī)關(guān)工作的組成部分，（3）是專門管理檔案的科學(xué)性工作。

服務(wù)性

公益性

政治性

七、檔案工作的基本原則

檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。這一原則的基本原理

組織原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理

基本要求：維護(hù)檔案的管理與安全

根本目的：便于社會(huì)各方面的利用

八、檔案室

性質(zhì)：機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和提高工作效率的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

基本任務(wù)：（1）對(duì)各部門形成的各種文件材料的收集整理立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（2）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和裁體的檔案，積極提供利用為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)

（3）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理的前提下，各專業(yè)對(duì)自身檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)

（4）按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案

（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案館

*基本業(yè)務(wù)

#接受與收集檔案

#科學(xué)的管理檔案

#開展檔案的利用工作

#編輯出版檔案史料

#參與編修史志的工作

*我國檔案館的種類

#綜合性檔案館

#專門和部門性檔案館

#檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)——各級(jí)檔案事業(yè)管理局

復(fù)習(xí)思考題

1、什么是檔案？這一定義包含了哪些含義？

2、檔案的本質(zhì)屬性？ 檔案的特點(diǎn)和作用？

3、檔案管理工作的內(nèi)容。

4、檔案工作性質(zhì)和基本原則？

5、我國有哪些檔案工作的組織？

第九章 檔案的收集與鑒定

一、檔案收集工作

收集工作的內(nèi)容和要求

收集工作的內(nèi)容

1、檔案的接受

2、檔案的收集 收集工作的要求

1、加強(qiáng)檔案館（室）外的調(diào)查和指導(dǎo)工作

2、積極推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化

3、保證歸檔和入館檔案的齊全和完整

4、維護(hù)全宗和全宗群的相對(duì)完整性。收集工作的特點(diǎn)

1、預(yù)見性與計(jì)劃性

2、針對(duì)性與及時(shí)性

3、系統(tǒng)性與完整性

建立與健全歸檔制度的必要性。

2、歸檔是各機(jī)關(guān)的文書部門與文書工作人員將工作和生產(chǎn)活動(dòng)中形成并辦理完畢的文書，整理排序，定期移交給本機(jī)關(guān)檔案室集中保存的活動(dòng)過程。

歸檔制度：各機(jī)關(guān)單位的文書處理部門做好歸檔工作及時(shí)科學(xué)地移交檔案的重要依據(jù)，也是機(jī)關(guān)檔案部門取得檔案，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本機(jī)關(guān)、單位文書歸檔工作的必要手段。歸檔制度內(nèi)容：

1、歸檔范圍

2、歸檔時(shí)間

3、歸檔檔案質(zhì)量要求 歸檔手續(xù)：

1、建立移交目錄

2、清點(diǎn)、核對(duì)

3、履行簽字手續(xù)

檔案是在歸檔工作中的作用

1、檔案室對(duì)形成文件的監(jiān)督作用

2、檔案室在對(duì)歸檔工作中的指導(dǎo)作用

3、完善了歸檔檔案的檢查制度

4、保證了臨時(shí)性文件收集工作。

5、加強(qiáng)了檔案的科學(xué)管理

檔案館檔案的接收和征集：

1、館藏檔案的來源

（1）現(xiàn)行機(jī)關(guān)

（2）撤銷機(jī)關(guān)

（3）組織和個(gè)人

（4）

館際間交流、交換

2、檔案館接受或征集檔案的范圍

（P183）

3、檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收： A、接收要求（1）進(jìn)館檔案應(yīng)按全宗整

理，保持全宗的完整性。

（2）進(jìn)館檔案必須是經(jīng)過鑒定的，具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案

（3）與立檔單位有關(guān)的資料和全宗有關(guān)的檢索工具，應(yīng)隨檔案一起移交。

（4）

清點(diǎn)核對(duì)

B、接收檔案期限

基本原則：不影響本機(jī)關(guān)的查考使用，又要保證國家檔案的順利積累，便于

社會(huì)各方面開發(fā)利用檔案信息資源。

具體規(guī)定：《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《檔案館工作通則》省級(jí)以上機(jī)關(guān)將永久保

存的檔案在本機(jī)關(guān)將保存20年左右。省轄市（州、盟）和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久長期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存15年左右。

4、檔案館對(duì)撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收

如是全撤銷應(yīng)將長期保存的檔案

由合并單位接收保管。

5、檔案館對(duì)歷史檔案的接收與征集

A、收集檔案的對(duì)象和途徑

（1）收集

散存在一些國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織中的歷史檔案

（2）收集收藏在個(gè)人手中的歷史檔案

（3）收集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案

（4）收集各種機(jī)構(gòu)及歷史研究部門所收集的歷史檔案

（5）收集散失在國外的歷史檔案。

B、方法

（1）發(fā)布通告

（2）調(diào)查研究

（3）廣泛宣傳

6、檔案館（室）藏的主要內(nèi)容

館→檔案

藏

檔→資料

案 →實(shí)物

二、1、2、3、檔案鑒定工作

指定鑒定檔案價(jià)值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表 具體制定檔案材料的價(jià)值，確定其保管期限

挑出無保存價(jià)值和保管期限滿的檔案按規(guī)定進(jìn)行銷毀或相應(yīng)處理

（一）鑒定工作的基本內(nèi)容

全

部接收入館

如是合并應(yīng)將檔案進(jìn)行清理，該入館的入館，不該入館的應(yīng)

（二）鑒定檔案價(jià)值的原則

1、原則：從國家和人民整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。

2、影像檔案價(jià)值的因素：檔案自身的特點(diǎn)和狀況

（1）文件內(nèi)容

（2）文件的形成者（3）文件形成時(shí)間和實(shí)效

（4）文件的名稱

（5）文件的外形特點(diǎn)

（6）文件的可靠程度與有效性

（7）文件的保存狀況

社會(huì)利用需要：（1）社會(huì)需求的廣泛性

（2）社會(huì)需求的階段性

（三）鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)

1、檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)

（1）檔案來源標(biāo)準(zhǔn)

（2）檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

（3）檔案形成標(biāo)準(zhǔn)

2、社會(huì)需要標(biāo)準(zhǔn)（1）社會(huì)需要的方向

（2）社會(huì)需要的方向

（3）社會(huì)需要的時(shí)間

3、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)

（四）檔案的銷毀

1、編制檔案銷毀清冊(cè)

2、編制立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說明

銷毀方法：

1、指派兩人以上監(jiān)銷

2、銷毀后監(jiān)銷人員須在銷毀清冊(cè)上注明已銷毀字樣

3、監(jiān)銷人簽字及簽署銷毀日期

銷毀方式

1、粉碎

2、送造紙廠作原料

（五）檔案保管期限表

1、含義：用表冊(cè)的形式列舉檔案的來源，內(nèi)容和形式指明其保管期限的指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)性文件，是檔案館檔案室鑒定檔案的價(jià)值，確定檔案保管期限的依據(jù)

2、結(jié)構(gòu)：順序號(hào)，條款，保管期限，附注，說明

3、作用：在一定程度上避免個(gè)人認(rèn)識(shí)的局限性和片面性，題字鑒定工作的質(zhì)量和效率，防止錯(cuò)誤地銷毀檔案。

4、類型：（1）通用檔案保管期限表

（2）專門檔案保管期限表。

（3）同系統(tǒng)機(jī)關(guān)干部檔案保管期限表。

（4）同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表

（5）機(jī)關(guān)檔案保管期限表。復(fù)習(xí)思考題

1、檔案收集工作的內(nèi)容，有什么要求和特點(diǎn)？

2、什么是歸檔？歸檔制度？ 歸檔制度的內(nèi)容？為什么實(shí)行歸檔度？

3、機(jī)關(guān)檔案在歸檔中的作用？

4、檔案館檔案的來源。

收集范圍和收集要求

5、檔案價(jià)值鑒定工作基本原則和基本內(nèi)容？影響檔案價(jià)值的因素？

6、銷毀檔案時(shí)應(yīng)編寫什么文件？內(nèi)容？

7、檔案管理期限表？結(jié)構(gòu)？作用？類型？

技能訓(xùn)練P194

第十章

一、檔案整理工作的內(nèi)容和原則

（一）基本內(nèi)容：

1、全宗的劃分和排列。

2、全宗內(nèi)分類

3、按件整理檔案文件（文書立卷排列與編號(hào)）

4、編制目錄

（二）原則

1、尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特征，保持文件之間的歷史聯(lián)系。

（2）便于保管與利用。

（3）充分尊重和利用原有的整理結(jié)果。

二、什么是全宗

（一）全宗的劃分與排列

（1）含義：一個(gè)國家機(jī)構(gòu)社會(huì)組織，個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類管理單位。

（2）全總原則：一個(gè)全總是一個(gè)不可分割的整體，在管理中不可分散，不同全總的檔案不容混淆。(3)、確認(rèn)與區(qū)分全宗

①全宗從其形成者角度看有組織和個(gè)人兩大類

②組織全宗是全宗的主題部分，在檔案管理現(xiàn)實(shí)中占絕大多數(shù)

③ 個(gè)人全宗又稱人物全宗，在檔案管理中占極少部分

1、組織全宗的構(gòu)成條件——立檔單位的全部檔案

2、立檔單位的構(gòu)成條件：①可獨(dú)立行使職權(quán)并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文，②設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃③沒有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事全免權(quán)。

3、個(gè)人全宗的構(gòu)成條件

①對(duì)社會(huì)有突出貢獻(xiàn)和有杰出的影響的個(gè)人②其檔案只具有個(gè)人屬性不會(huì)與組織全宗發(fā)生大量的交叉和重復(fù)的檔案③較為全面的記錄和反應(yīng)了個(gè)人社會(huì)活動(dòng)的基本情況和過程，并能完整、系統(tǒng)的保存下來。

（4）組建全宗的補(bǔ)充形式

聯(lián)合全宗；

匯集全宗；

檔案匯集

（5）劃分全宗群

①有若干具有某種聯(lián)系的全宗組成的全體②非實(shí)體保管單位，也不是一個(gè)確定的秩序?qū)哟魏凸芾韺哟?，而是全宗之上的“虛類”觀念性的概念體。

（二）全宗內(nèi)檔案的分類

1、全宗內(nèi)檔案分類的基本要求。

（1）分類應(yīng)從全宗內(nèi)檔案的實(shí)際狀況和方便管理的現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)

（2）分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)反映全宗檔案的狀況，維護(hù)檔案的歷史本來面貌。

（3）分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)具有聯(lián)系性，以便于管理和實(shí)際操作。

①所分出的類別總和，要正好將全宗內(nèi)檔案全部分割完畢，既不能剩余，也不能有剩余的分類（虛類）

②分類標(biāo)準(zhǔn)必須一致，不能同時(shí)使用一個(gè)以上的分類標(biāo)準(zhǔn)，但不同全宗內(nèi)的分類標(biāo)準(zhǔn)可以不一致

③子類之間必須界限清晰，不能互相交叉包括

④具體類別必須含義明確，所指確定，在現(xiàn)實(shí)中有清晰可見的客觀對(duì)應(yīng)物。

2、檔案分類方案的編制

（1）檔案分類方案就是標(biāo)列各個(gè)類目名稱，表示全總內(nèi)檔案分類體系的剛要。

（2）檔案分類方案的作用

①為具體劃分檔案提供標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)

②可以提高分類工作的質(zhì)量和效率。（3）編制檔案分類方案的要求

①要科學(xué)合理

②每一級(jí)的分類方法要前后統(tǒng)一

③要簡(jiǎn)單明了，易于操作

3、檔案分類方法

（1）分類方法

含義：就是按照檔案形成的自然或?qū)I(yè)進(jìn)行分類，每一內(nèi)的檔案文件為一個(gè)類別 優(yōu)點(diǎn)：

簡(jiǎn)便易行

（2）組織機(jī)構(gòu)分類法

含義：按照立檔單位的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)設(shè)置對(duì)檔案進(jìn)行分類，每一個(gè)具體的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)就是一個(gè)具體的類別

優(yōu)點(diǎn)：①能較好的保持文件來源方面的聯(lián)系，能反映出立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的工作職責(zé)和狀況

②組織機(jī)構(gòu)的名稱就是類名，簡(jiǎn)便易于掌握

③為編制專題目錄和查找利用提供了方便(3)問題分類法

含義；按照文件內(nèi)容所說明的問題進(jìn)行分類，每一問題為一類別 優(yōu)點(diǎn)：可以使同一內(nèi)容的檔案文件相對(duì)集中，便于按專題進(jìn)行查找利用 缺點(diǎn)：

（4）保管期限分類法

根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)檔案文件進(jìn)行分類 復(fù)式分類法及其應(yīng)用

含義：在實(shí)際工作中單純采用一種分類法的情況是少見，通常是選用幾個(gè)級(jí)次，將幾種分類法結(jié)合起來使用。

按照、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限三種組合起來組合成八種復(fù)式分類法

① 年 ——機(jī)——保 ②?！辍獧C(jī)

③年——問——保

④保——年——問

⑤問——年——保

⑥年——保

⑦?！?/p>

⑧機(jī)——年——保

（二）個(gè)人全宗內(nèi)檔案的分類

1、生平傳記材料

2、創(chuàng)作材料

3、公務(wù)活動(dòng)材料

4、個(gè)人書信

5、經(jīng)濟(jì)材料

6、親屬材料

7、評(píng)價(jià)材料

8、音像材料

9、其他

三、案卷排列和案卷目錄

（一）案卷排列

含義：一般案卷形成的時(shí)間順序和各案卷內(nèi)容上的相互聯(lián)系進(jìn)行（二案）卷編號(hào)

1、給每個(gè)案卷編寫一個(gè)固定的號(hào)碼

2、案卷編號(hào)只能使用自然整數(shù)嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號(hào)

編號(hào)方法有兩種

① 一種是按全宗內(nèi)所分類別，或保管期限分別編立從1號(hào)卷開始的序號(hào)（分編）② 另一種是無論其分類與否，一個(gè)全宗的全部案卷只編立一個(gè)從1號(hào)開始的統(tǒng)一序號(hào)（統(tǒng)編）

（三）編制案卷目錄

1、案卷目錄的編制方法

①如全宗內(nèi)使用的是統(tǒng)編號(hào)序法，那么案卷目錄就只能統(tǒng)編（編出一本目錄）

②如全宗內(nèi)采用分編好序法，那么案卷目錄就只能按編號(hào)法分別編成幾個(gè)目錄。

2、案卷目錄的形成、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容

①形成 ②結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

a、封面與扉頁

內(nèi)容有：全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱、編制年月、編制單位項(xiàng)目

b、目次：即目錄所在分類目的索引

c、序言或說明

d、簡(jiǎn)稱對(duì)照表

e、案卷目錄表

f、備考表

四、檔案的排架與編目

（一）檔案編號(hào)與排架

1、檔案編號(hào)就是對(duì)已整理好的檔案編寫順序檔案排架就是

2、歸檔文件的排列方法

（1）同一事由的文件，可按時(shí)間先后順序排列

（2）不同事由的文件排序

①按事由形成時(shí)間（辦結(jié)時(shí)間）的先后順序排列

②按事由的重要程序排列

③按事由具有的共同屬性分別集中排列（3）歸檔文件的編號(hào)

1、歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐漸編號(hào)，編號(hào)方法是在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔（參見第七章）

（三）全宗編號(hào)與排列

1、全宗編號(hào)是給每一個(gè)全宗編一個(gè)固定號(hào)碼并以此作為該全宗的指稱代碼，以方便檔案的管理。

2、方法是流水編號(hào)法，就是對(duì)所有全宗按一定順序用自然數(shù)從1開始順序編號(hào)

3、全宗編號(hào)必須具有惟一性，所謂惟一性是指一個(gè)全宗只能有一個(gè)代碼，一個(gè)檔案內(nèi)不能有兩個(gè)相同的全宗號(hào)。

4、全宗的排列是指在庫房中固定全宗的存放位置和排列順序

5、全宗排列的方法是按進(jìn)館（室）的先后順序進(jìn)行的

（四）案盒的排列編號(hào)

1、案盒排列

①保管期限——時(shí)間

②保管期限——重要程度

2、案盒編號(hào)

①統(tǒng)編法，一個(gè)全宗所有的案盒只編一個(gè)從1開始的號(hào)序系統(tǒng)②分編法，按全宗內(nèi)所分類別分別編號(hào)。

（五）文件與案盒目錄的編制

1、歸檔文件目錄（參考第七章）

2、編制案盒目錄

（1）案盒目錄的作用P204

（2）編制方法，①統(tǒng)編：一個(gè)全宗內(nèi)只編一個(gè)目錄

②分編：分別以全宗內(nèi)不同目錄編制幾個(gè)目錄

（六）編制檔號(hào)

1、檔號(hào)：是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，對(duì)檔案的編號(hào)，也就是全宗號(hào)，案盒目錄號(hào)，案盒號(hào)，盒內(nèi)文件所在頁號(hào)或件號(hào)的合稱。

2、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)

①全宗號(hào)

②案盒目錄號(hào)

③案盒號(hào)

④頁號(hào)或件號(hào)

⑤檔號(hào)的四部分之間用——短橫連接

5-23-12-68

3、檔號(hào)的編寫要求

①要完整成套

②各層次的號(hào)碼不能重復(fù)

五、檔案的保管

（一）含義：對(duì)已整理好并排架入庫的檔案進(jìn)行日常維護(hù)，保護(hù)性工作

（二）基本任務(wù)

1、維護(hù)檔案的秩序，使其不散不亂

2、保護(hù)檔案的實(shí)體，使其不丟不毀，并對(duì)壞損檔案采取修補(bǔ)措施

（三）檔案保管的物質(zhì)條件

1、檔案庫號(hào)

①庫房必須專用

②必須堅(jiān)固

③不能建在低洼處不能是木制結(jié)構(gòu)

④遠(yuǎn)離水源、火源、污染源

⑤門窗的封閉性能好

2、資料庫

收集與保管與檔案有關(guān)的圖書資料以補(bǔ)充檔案充分利用的需要。

3、裝具

檔案箱

檔案柜

檔案架

4、案盒

5、技術(shù)設(shè)備

機(jī)械

儀器

儀表

器具與設(shè)備

6、消耗品

（四）檔案的庫房管理

1、進(jìn)出庫管理

①庫房一般只允許檔案工作人員在工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)入 ② 非檔案工作人員原則上不允許進(jìn)入庫房

③ 檔案管理人員在庫房內(nèi)不允許從事于管理工作無關(guān)的活動(dòng) ④ 離開庫房是必須關(guān)燈、斷電，關(guān)好窗戶，鎖好房門

2、八防措施

①防火

②防盜

③防水

④防潮

⑤防雷

⑥防蟲

⑦防塵⑧防光

3、庫房的溫濕度控制

（1）溫度

14度——20度

相對(duì)濕度：50%——60%

（2）控制和調(diào)節(jié)溫濕度的方法

①對(duì)庫房進(jìn)行嚴(yán)格封閉

②使用增溫增濕，或降溫降濕機(jī)器設(shè)備

③通風(fēng)

④其他措施，如放置水盆，掛置溫紗布增濕，放置木炭，生石灰降溫

4、庫房編號(hào)與裝具排列

編號(hào)方法一般為流水號(hào)

5、檔案存放位置索引

（1）為便于檔案存放情況和迅速取放檔案，可用索引的形式反映檔案存放情況

（2）兩種形式

①是以全宗為單位編制的檔案，存放位置索引，標(biāo)明某一全宗的檔案具體存放在什么位置

P209

②是以庫房及裝具為單位編制的檔案存放位置索引，用來指出某一庫房及裝具中存放了哪些檔案。

6、全宗盒

（1）由在管理某一全宗過程中形成的管理記錄性材料組成的專門案盒，是全宗的檔案，但并不是全宗內(nèi)的檔案

（2）作用 ①可以加強(qiáng)對(duì)全宗的連續(xù)管理

②有助于檔案工作人員盡快熟悉全宗和立檔單位情況

③可以澄清，明確責(zé)任

（3）內(nèi)容

①在收集環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的材料

P210

思考題

1、檔案整理工作的內(nèi)容與原則？

2、什么是全宗？立檔單位的構(gòu)成條件。

3、組織全宗內(nèi)檔案分類的一般方法是什么？復(fù)式分類有幾種方法？

4、案盒排列的基本方法有哪些？案盒目錄的主要內(nèi)容有哪些？

5、什么是檔號(hào)？檔號(hào)有哪些內(nèi)容組成？

6、檔案管理？基本任務(wù)？

7、檔案管理的物質(zhì)條件有哪些？檔案庫房管理的進(jìn)出制度和八防措施？

8、適宜的檔案庫房溫度是多少？

9、檔案存放位置索引的方式？ 各有什么樣的內(nèi)容格式？

10、檔案代理卡的內(nèi)容和格式？

補(bǔ)：檔案代理卡

為便于管理，調(diào)檔時(shí)可填寫一張卡片放在所調(diào)出案盒的位置上，在卡片上注明所調(diào)案 22 盒的基本情況，還盒時(shí)再把它取下。

第十一章

一、檢索的含義是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件

二、檢索的一般過程

1、信息存儲(chǔ)

（1）含義：是指將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識(shí)出來，加以編輯，形成檢索工具和檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程。

（2）內(nèi)容：①著錄標(biāo)引

②編制檢索工具

2、檢索階段

（1）含義：指利用檢索工具查找所需檔案的過程（2）主要內(nèi)容：

確定查找內(nèi)容

查找

三、檔案檢索語言

1、含義：檢索語言也稱為標(biāo)引語言，是根據(jù)檢索的需要編制的一種專門語言

2、特點(diǎn)：

單義性

專業(yè)性

3、作用：①作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)

②揭示檢索標(biāo)識(shí)之間的邏輯關(guān)系

③對(duì)檢索標(biāo)識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)化排列。

四、檔案標(biāo)引

1、含義：在檔案著錄中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過程 ——賦予主題詞標(biāo)識(shí)的過程稱為主題標(biāo)引 ——賦予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過程稱為分類標(biāo)引

2、標(biāo)引的步驟方法

——主題分析與概念轉(zhuǎn)換兩個(gè)方面

（1）主題分析

①類型：?jiǎn)沃黝}

多主題兩種類型

②因素：通用因素、位置因素、時(shí)間因素、文件類型因素（2）概念轉(zhuǎn)換

①含義：在確定了文件的主題概念之后，再將其轉(zhuǎn)換為檢索語言標(biāo)出

②轉(zhuǎn)換的結(jié)果有兩種：

轉(zhuǎn)換成分類號(hào)——分類標(biāo)引（220頁）

轉(zhuǎn)換成主題詞——主題標(biāo)引（221頁）

3、中國檔案分類法 221頁

（1）含義：是進(jìn)行檔案分類標(biāo)引和組織檔案分類目錄的主要依據(jù)，適用于我國各個(gè)歷史時(shí)期所形成的檔案

4、檔案著錄

（1）著錄規(guī)則

按國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，檔案著錄工作主要包括著錄項(xiàng)目，標(biāo)識(shí)符號(hào)，著錄格式，著錄級(jí)別，著錄項(xiàng)目細(xì)則與內(nèi)容

214——218頁 第二節(jié)

檔案檢索工具

一、檔案檢索工具是報(bào)道檔案內(nèi)容和形式及查找利用檔案資料的基本工具，其基本職能有兩點(diǎn)

一是存儲(chǔ)檔案信息

二是檢索檔案信息

二、檔案檢索體系

1、建立檔案檢索體系的必要性

①是提高檢索效率的需要

②是擴(kuò)大檔案部門影響宣傳報(bào)道館（室）藏的需要

③是實(shí)現(xiàn)資源共享，擴(kuò)大對(duì)外交流的需要

2、建立檔案檢索體系的要求

①要科學(xué)合理

②要立足于提高檢索效率

③要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

三、檔案檢索工具的種類

按載體形態(tài)劃分

①卡片式檢索工具

②書本式檢索工具

③縮微式檢索工具

④電子檢索工具

按編制方式劃分

①目錄

②索引

③指南

按用途劃分

①查檢性檢索工具

②報(bào)道性檢索工具

③館藏性檢索工具 按查檢方式

①手工檢索工具

②機(jī)器檢索工具

四

檢索工具的編制

1、案卷文件目錄

2、分類目錄：①填卡

②排列

③設(shè)置指引卡

3、主題目錄：①編制條目

②排列

4、專題目錄：①選題

②選材

③填卡

④分類和排列

5、文號(hào)索引

6、人名索引：

綜合性索引

專題性人名索引

7、全總指南

立檔單位歷史和全宗概況

全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容與成分

第三節(jié)

檔案的計(jì)算機(jī)檢索

一、檔案計(jì)算機(jī)檢索的特點(diǎn)

1、信息存儲(chǔ)量大

2、檢索速度快

3、檢索途徑多元化

4、檢索靈活方便

5、音、像、意結(jié)合直觀生動(dòng)

6、對(duì)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的依賴性強(qiáng)

二、計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的功能與流程

1、檔案計(jì)算機(jī)檢索的功能

①服務(wù)性功能

②系統(tǒng)基礎(chǔ)功能

2、計(jì)算機(jī)檢索的流程（231頁）

三、計(jì)算機(jī)檢索的結(jié)構(gòu)及其設(shè)計(jì)要求

1、計(jì)算機(jī)檢索結(jié)構(gòu)

①硬件

②軟件

③數(shù)據(jù)

2、設(shè)計(jì)要求

①先進(jìn)性

②標(biāo)準(zhǔn)性

③完備性

④簡(jiǎn)易性 思考題

1、什么是檔案檢索？

2、檔案檢索工作的內(nèi)容？

3、從哪些方面分析檔案文件的主題？

4、《中國檔案分析法》包括哪些內(nèi)容？《中華人民共和國檔案分類法》包括幾大類？

5、什么是《中國檔案主題詞表》？

6、檔案著錄項(xiàng)目的內(nèi)容？

7、掌握檢索條目的著錄方法。

8、建立檔案檢索工具的必要性。

9、按不同劃分標(biāo)準(zhǔn)，檔案檢索工具有哪些種類？10、11、12、主題目卡片編制步驟？ 檔案計(jì)算機(jī)檢索的特點(diǎn)？

檔案計(jì)算機(jī)檢索有哪些功能和流程？

第十二章

檔案的提供利用

檔案的提供利用也稱檔案信息的開發(fā)利用工作，通過一定的方式和方法盡可能的開發(fā)檔案信息，直接向有關(guān)單位和人員提供信息服務(wù)。

第一節(jié) 檔案提供利用的形式與特點(diǎn)

一、檔案提供利用的一般形式

1、直接利用工作與間接利用工作

（1）直接利用：通過閱覽，外借，復(fù)制，資詢，檔案證明等服務(wù)方式，直接向利用者提供檔案材料。（2）間接利用：通過整理，匯集，編寫等方式，對(duì)現(xiàn)存檔案信息進(jìn)行開發(fā)，編輯成各種專門參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精煉的二次信息的工作。

二、檔案提供利用工作的要求

1、明確檔案提供利用工作的意義，樹立服務(wù)思想。

2、加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作，調(diào)整供求關(guān)系。

3、對(duì)內(nèi)熟悉館藏檔案，對(duì)外了解利用需要。

4、完善檔案利用的服務(wù)方式，提高利用效率。

三、檔案用戶的特點(diǎn)和利用規(guī)律

238頁

1、檔案用戶：檔案工作的服務(wù)對(duì)象，是利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的主體

2、檔案用戶的特點(diǎn)

（1）按基本性質(zhì)分：團(tuán)體用戶，個(gè)人用戶

（2）按與檔案部門的關(guān)系分：主要用戶，次要用戶，潛在用戶。（3）從利用檔案的目的分：研究型用戶，事物型用戶，資訊型用戶。第二節(jié)

檔案的直接利用工作

一、閱覽服務(wù)

（2）為用戶提供必要的閱覽條件

①人員條件：在閱覽室里配有熟悉藏館，了解有關(guān)專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作人員。

②物質(zhì)條件：裝備必要的物質(zhì)設(shè)施，如，復(fù)印機(jī)，閱讀器，微機(jī)等并為用戶提供檢索工具，工具書，參考資料等。

③制度條件：閱覽規(guī)則與制度，對(duì)接待對(duì)象，閱覽范圍，閱覽要求與手續(xù)等。

（3）接待檔案用戶：解答用戶提出的相關(guān)問題。

（4）通過有效方式滿足檔案用戶需要。

二、外接服務(wù)：借閱證制度、代卷（盒）卡制度、借閱審批制度，催還和續(xù)借制度

三、復(fù)制制度

1、檔案管（室）根據(jù)檔案用戶的合理要求，以檔案原件或已有的檔案副本為根據(jù)，通過復(fù)制，包括靜電復(fù)印，摹寫，抄錄，摘錄等手段，向檔案用戶提供檔案復(fù)制品的一種服務(wù)方式。

四、檔案資訊服務(wù)：檔案收藏部門答復(fù)用戶詢問，指導(dǎo)其利用檔案信息資源的一種服務(wù)方式。

五、制發(fā)檔案證明服務(wù)：檔案管（室）根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問和申請(qǐng)為核查某種事實(shí)在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料

六、檔案的電子化服務(wù)

1、檔案的電子化服務(wù)

（1）直接利用

（2）提供拷貝

（3）通信傳輸

（4）網(wǎng)絡(luò)服務(wù) 第三節(jié)

間接利用工作的主要形式

一、間接利用工作的特點(diǎn)

1——3

242——243

二、間接利用工作的主要方式

（一）全總指南

243

1、含義

2、結(jié)構(gòu)：立檔單位歷史沿革簡(jiǎn)介

1、要求：（1）檔案收藏部門要開辟閱覽室

第三篇：文書工作與檔案管理

1、文書的概念;一是指文字材料，二是指文字書寫，三指從事文書工作的人。文書是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了傳遞、記載信息，而形成使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。

2、文書包括公務(wù)文書和私人文書。

3、公務(wù)文書，簡(jiǎn)稱公文，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的具有特定格式的文書，如請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等。

4、文書的作用：主要在于它可以作為傳達(dá)和貫徹執(zhí)行黨和國家的各種路線方針、政策、管理實(shí)務(wù)，處理事務(wù)，溝通機(jī)關(guān)、單位之間聯(lián)系的一種工具。具體變現(xiàn)：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用；行為規(guī)范作用；公務(wù)聯(lián)系和知照作用；憑據(jù)記載作用；傳遞信息和宣傳教育作用。

5、檔案的概念；檔案是機(jī)關(guān)、組織、和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像以及其各種方式好載體的歷史記錄。檔案是最原始的歷史記錄。

6、檔案的特性

（1）來源的廣泛性。

（2）形成的條件性。

其一，處理完畢的文件才能作為檔案。

其二，對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為

7、檔案保存。

其三，按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

（3）記錄方式和載體形式的多樣性。

（4）原始的記錄性。

8、檔案的類別；文書檔案、科技檔案、專門檔案

9、檔案的作用

（1）現(xiàn)實(shí)工作及各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的查考依據(jù)作用。

（2）歷史憑據(jù)作用。

（3）科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件作用。

10、文書與檔案的關(guān)系： 1）、文書與檔案的聯(lián)系

（1）兩者記錄和反映人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的功用相同。（2）在內(nèi)容格式上完全一致。

（3）兩者互為因果。文書是檔案的前身，檔案是文書的歸結(jié)。

2）、文書與檔案的區(qū)別

（1）兩者的性質(zhì)和形式不同。

（2）兩者的目的和作用不同。（3）兩者存在和發(fā)揮效用的時(shí)間不同。

11、文書工作的組織機(jī)構(gòu)：一種設(shè)立專門的文書工作機(jī)構(gòu)；一種不需要專門文書工作部門，只在辦公室、秘書室、內(nèi)設(shè)一兩個(gè)專職或兼職負(fù)責(zé)文書工作的人員。

12、檔案管理的工作機(jī)構(gòu)類型：（1）檔案室；（2）檔案館；（3）檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)； 第二章

1、公務(wù)文書，簡(jiǎn)稱公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。

2、文書種類的劃分

１）按公文種類名稱是否法定劃分（1）法定公文（2）事務(wù)文書

2）按公文的來源去向劃分

（1）發(fā)文（2）收文

3）按公文的行文方向劃分

（1）上行文（2）下行文（3）平行文

4）按公文閱讀范圍和機(jī)密程度劃分

（1）公布的公文（2）內(nèi)部公文

5）按公文的使用范圍劃分

（1）通用公文（2）專用公文（3）技術(shù)公文

3、黨政文書類別：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。

4、公告和通告有哪些區(qū)別：公告的事項(xiàng)應(yīng)該是國家大事，非重要非法定事項(xiàng)不宜用公告，公告的發(fā)布權(quán)限有嚴(yán)格規(guī)定。通告往往針對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)而發(fā)布，可用來公布社會(huì)生活中的一些具體事務(wù)，制發(fā)單位十分廣泛。

5、文書的格式：組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

6、眉首一般由公文份數(shù)序號(hào)、密級(jí)和保密期限（“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”）、緊急程度（“特急”、“急件”）、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成。）、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等部分組成。

7、主體：主體一般由標(biāo)題（發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成）、主送機(jī)關(guān)（又稱送達(dá)機(jī)關(guān)和行文對(duì)象，是指發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方機(jī)關(guān)和單位。）、正文（正文是文件的主體部分，用來表述公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心。）、附件(用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)。)、成文日期（是指文件的制成時(shí)間，它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。）、印章（是指正文末尾加蓋的發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)簽名章，是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文表示負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。）、附注等要素組成。

8、版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。

9、版記一般由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)和版記反線等要素組成。

10、主題詞：主題詞是提示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。

11、抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。

12、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間：

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間是指文件制發(fā)（含翻印）情況的說明記載，包括文件制發(fā)單位的名稱、制發(fā)日期和印制份數(shù)。

13、文書的文稿包括草稿、定稿兩種。

草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的文書原始稿件。定稿是指公文的草稿經(jīng)過修改并由領(lǐng)導(dǎo)人審閱、簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過的最后完成的定型文稿。

14、正本是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。

15、副本是指公文形成之后，由于實(shí)際工作需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變化文本。

16、存本是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)除草稿、定稿以外的印制本。

17、復(fù)制本是指依據(jù)正式文本進(jìn)行復(fù)印或翻印、縮微等復(fù)制出來的文本。第三章

1、行文制度是指機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定。

2、我國行政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系一般包括兩個(gè)類別：隸屬關(guān)系非隸屬關(guān)系

3、行文方式有逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文、直達(dá)行文

4、文書處理程序圖46頁

5、收文的傳閱是指分送人員按照辦公室主任的指示或領(lǐng)導(dǎo)人的批示，將單份收文按照一定順序送給幾位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人及部門負(fù)責(zé)人，供閱知或閱批。

6、傳閱收文主要有4種方式，輪輻式、集中傳閱式、閱文室傳閱式、回傳式。第四章

1、歸檔文件整理

歸檔文件整理，是指文書部門按照有關(guān)規(guī)定將處理完畢的具有保存利用價(jià)值的文件材料收集齊全，經(jīng)過價(jià)值鑒定區(qū)分保管期限、分類整理、排列、編號(hào)、裝盒，定期將整理好的文件材料移交給檔案室。

2、鑒定文件材料的價(jià)值，指判定文件材料有無保存利用價(jià)值及價(jià)值大小，也即判定文件材料是否應(yīng)當(dāng)收集立卷及保管期限的長短。文件材料的價(jià)值取決于兩方面：一是文件材料所含有的信息（內(nèi)容的重要性、內(nèi)容的獨(dú)特性、內(nèi)容的時(shí)效性），二是本機(jī)關(guān)和社會(huì)利用文件材料的需要。

3、文件材料所含有的信息，包括內(nèi)容特征和形式特征 1）文件材料的內(nèi)容特征 一是內(nèi)容的重要性 二是內(nèi)容的獨(dú)特性 三是內(nèi)容的時(shí)效性

2）文件材料的形式特征 一是文件材料的作者 二是文件材料的文種 三是文件材料形成的時(shí)間 四是稿本

五是文件材料的外形特點(diǎn)

4、歸檔文件的保管期限：短期保存（15年以下）、長期保存（16—50年）、永久保存（50年以上）

5、裝訂是整理歸檔文件的第一步，包括三個(gè)環(huán)節(jié)：1）確定文件的整理單位；（1）正文與不同稿本。（2）正文與附件。（3）文件處理單與文件。（4）原件與復(fù)制件。（5）轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件。（6）報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等。（7）來文與復(fù)文。（8）漢文文本、少數(shù)民族文本與外來文文。2）修整文件；是指對(duì)不符合要求的歸檔文件進(jìn)行必要的修整，包括修裱、復(fù)制、折疊等。（1）除去易銹蝕的金屬物。（2）修裱破損文件。（3）復(fù)制字跡模糊或易蛻變的文件。（4）折疊超大紙張。3）裝訂文件。（1）對(duì)齊文件（2）裝訂方式。

6、歸檔文件的分類：1）選擇分類方法（—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法；—保管期限—機(jī)構(gòu)分類法；保管期限——機(jī)構(gòu)分類法；—問題—保管期限分類法；—保管期限—問題分類法；保管期限——問題分類法；—保管期限分類法。保管期限—分類法。

7、歸檔文件的排列：1）排列歸檔文件的事由。2）排列歸檔文件的方法。

8、如何對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類排列？

首先選擇分類方法，確定分類方案，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類；把類內(nèi)歸檔文件先按事由原則將屬于同一事由的文件集中在一起，并按照一定方法排列，再將不同事由的文件按照一定方法排列。第五章

1、歸檔手續(xù)。

2、發(fā)文。

3、檔案的鑒定

4、影響檔案價(jià)值的因素：

5、檔案價(jià)值鑒定工作的內(nèi)容：

6、檔案的銷毀： 第六章

1、全宗是檔案的保管單位。

全宗即一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。一個(gè)獨(dú)立的社會(huì)組織形成的全部檔案稱為組織全宗；一個(gè)著名人物形成的全部檔案稱為人物全宗。

2、全宗常用的分類方法主要有三種，分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法。

3、分類法就是按檔案文件形成的自然或?qū)I(yè)分成各個(gè)類別。

4、檔案保管的重要性

決定著檔案壽命的長短

2）決定著檔案事業(yè)的興衰

5、進(jìn)出庫制度和“八防”措施

1）進(jìn)出庫制度

庫房是保管檔案的重要場(chǎng)所，因此必須有嚴(yán)格的進(jìn)出庫制度。（1）庫房一般只允許檔案工作人員在工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)入。

（2）檔案工作人員在庫房內(nèi)不允許從事與管理工作無關(guān)的活動(dòng)。

（3）非檔案工作人員如因工作需要必須進(jìn)入庫房，則必須有檔案工作人員始終陪同。（4）離開庫房時(shí)，必須關(guān)燈、斷電、關(guān)好窗戶、鎖好房門。2）“八防”措施

（1）防火（2）防盜（3）防水（4）防潮（5）防霉（6）防蟲（7）防塵（8）防光 第七章

1、檔案著錄是在編制檔案檢索工具時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式及各種特征加以分析、選擇和記錄的過程。

2、檔案著錄工作的內(nèi)容主要包括著錄項(xiàng)目、標(biāo)志符號(hào)、著錄格式、著錄項(xiàng)目細(xì)則等方面。

3、檔案著錄項(xiàng)目有七個(gè)大項(xiàng)

1）提名與責(zé)任說明項(xiàng)。該項(xiàng)包括正題名、并列提名、副題名及說明性文字、文字編號(hào)、責(zé)任者、附件六個(gè)單元。2）稿本與文種項(xiàng)。3）密級(jí)與保管期限項(xiàng)。4）時(shí)間項(xiàng)。

5）載體類型及形態(tài)項(xiàng)。6）附注與提要項(xiàng)。

7)排檢與編號(hào)項(xiàng)。該項(xiàng)包括分類號(hào)、檔案館代號(hào)、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞等六個(gè)單元。

檔案標(biāo)引實(shí)在檔案著錄工作中對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化的檢索標(biāo)志的過程。第九章

1、專門檔案是一個(gè)集合概念，是指在一些專門性活動(dòng)中的產(chǎn)生和形成的檔案種類。

2、人事檔案的概念。人事檔案是社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的以個(gè)人為單位集中保存起來的以備查考的文件材料。

3、人事檔案的特點(diǎn)。其具體體現(xiàn)為：現(xiàn)實(shí)性。真實(shí)性。動(dòng)態(tài)性。機(jī)密性

4、人事檔案的正本，其內(nèi)容分為以下十類：履歷材料。自傳材料。鑒定、考核、考察材料。學(xué)歷、評(píng)聘干部專業(yè)技術(shù)職稱、評(píng)定職工崗位技能的材料。政治歷史情況的調(diào)查材料。參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)以及民主黨派的材料。獎(jiǎng)勵(lì)材料。處分材料。錄用、任免、聘用、招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)、復(fù)員退伍、工資、保險(xiǎn)福利、待遇、出國、退（離）休、退職的材料，以及各種代表大會(huì)代表登記表等材料。其他可供組織參考的材料。

5、人事檔案材料的收集：（1）人事檔案袋歸檔范圍。（2）人事檔案的歸檔要求。（3）多渠道收集人事檔案材料。（4）建立人事檔案材料收集制度。

6、人事檔案的鑒別：（1）人事檔案鑒別的概念、意義。（2）人事檔案鑒別的原則。（3）鑒別人事檔案材料的內(nèi)容、方法。第一，判斷材料是否屬于人事檔案。第二，判斷是否是當(dāng)事人的檔案材料。第三，判斷材料是否辦理完結(jié)和手續(xù)齊全。第四，判斷材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。第五，檢查材料是否重復(fù)。

7、人事檔案的保管，根據(jù)規(guī)定，具體范圍劃分如下：（1）在職人員人事檔案的保管。

（2）退（離）休人員人事檔案的保管。（3）死亡人員人事檔案的保管。（4）其他人員人事檔案的保管。@

8、人事檔案的傳遞：

（1）人事檔案或人事材料必須通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不允許公開郵寄或讓本人自帶。（2）轉(zhuǎn)遞檔案必須辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

（3）縣級(jí)以上的組織、人事部門才能直接轉(zhuǎn)遞人事檔案。

（4）收到人事檔案的單位應(yīng)在核對(duì)無誤后簽名、蓋章，并及時(shí)退回回執(zhí)。（5）轉(zhuǎn)出的人事檔案必須保持完整，不允許分批轉(zhuǎn)出或留存部分檔案。（6）嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”。

第四篇：文書工作

文書工作“十一五”回顧 “十二五”規(guī)劃

一、“十一五”回顧

“十一五”是公司加入中信集團(tuán)新公司開始的五年，公司從實(shí)際出發(fā)，提出管理升級(jí)，通過實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”和“三個(gè)延伸”，促進(jìn)管理升級(jí)，提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。綜合事務(wù)部作為公司的重要樞紐部門，也是公司對(duì)外形象的窗口部門。而作為綜合事務(wù)文書工作是公司工作中上傳下達(dá)的中轉(zhuǎn)站，它具有廣泛的聯(lián)系性，這就要求文書工作手勤、腿勤、思想敏捷，面對(duì)繁雜瑣碎的大量事務(wù)性工作，冷靜辦理各項(xiàng)事務(wù)，力求周全、準(zhǔn)確、適度，避免疏漏和差錯(cuò)，基本做到了事事有著落。提高工作效率。

“十一五”期間文書工作取得如下主要成果：

（一）成功運(yùn)用了現(xiàn)代化信息工具。

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，公司改變以往傳統(tǒng)運(yùn)作模式，實(shí)現(xiàn)了管理流程信息化，充分利用現(xiàn)代技術(shù)OA辦公，按OA辦公系統(tǒng)流程要求，建立科學(xué)簡(jiǎn)約、清晰明了的工作流程，優(yōu)化流程，使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn)行。保證各類文件擬辦，傳閱的時(shí)效性，并及時(shí)將文件精神傳達(dá)至各基層，確保傳遞流暢。文件閱辦完畢后，負(fù)責(zé)文件的歸檔、保管及查閱。減少很多工作的中間環(huán)節(jié)，降低行政成本。利用程序設(shè)計(jì)使辦公室各項(xiàng)工作銜接緊密，疏而不漏，提高辦公效率。

（二）印信管理進(jìn)一步規(guī)范。

在印信管理方面，重新制定印信管理制度，實(shí)行了等級(jí)審

批制度，確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可開信函、加蓋公章，從而嚴(yán)肅印信管理，完善印信制度。規(guī)范完善各項(xiàng)管理制度。

（三）制度建設(shè)不斷加強(qiáng)。

同時(shí)又親自編寫了《印信管理辦法》《公文管理》、《證照管理辦法》等，編寫組織說明、崗位說明書。通過崗位說明書的編寫，明確了崗位責(zé)任和崗位標(biāo)準(zhǔn)，為員工樹立提高自身素質(zhì)的旗幟，引導(dǎo)員工向適應(yīng)崗位要求的方向塑造自己。

（四）個(gè)人素質(zhì)在實(shí)踐中得到升華。

在“十一五”期間，公司圍繞管理升級(jí)，全面實(shí)施精益管理，經(jīng)過學(xué)習(xí)、考試等再造活動(dòng)，以及參加現(xiàn)場(chǎng)改善方法的實(shí)踐，對(duì)精益生產(chǎn)思想更加理解、認(rèn)同和接受，并在自己的工作中率先起帶頭作用。使各項(xiàng)工作的效率顯著提升，過去是讓我做，主動(dòng)性不強(qiáng)，行為規(guī)范自由?，F(xiàn)在不但是讓我做的做到了，而且是能積極主動(dòng)去做好，不甘心落后于別人，自覺按程序、規(guī)章制度和行為規(guī)范來約束自己。

在公司全力推進(jìn)員工再造的進(jìn)程中，用這次員工再造的有利時(shí)機(jī)來提高自己的綜合素質(zhì)。無論是一些概念、管理知識(shí)、技術(shù)技能、道德素養(yǎng)等通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)都有了全面提升。能夠把自己的成長與企業(yè)發(fā)展同步思考，深刻理解公司“適崗唯上，成企達(dá)己”的用人理念。體現(xiàn)在行為方式、看待事物、分析問題的角度和方法，解決問題的實(shí)際能力等方面。尤其是公司通過強(qiáng)力推進(jìn)精益管理培訓(xùn)、6S實(shí)操培訓(xùn)、座談交流、知識(shí)競(jìng)賽、口號(hào)和案例征集、驗(yàn)收考試等活動(dòng)，使我的學(xué)習(xí)力增強(qiáng)，提升自我素質(zhì)的愿望更加迫切，并逐步將學(xué)習(xí)視為自己生活和工作

中不可缺少的主要內(nèi)容。

同時(shí)對(duì)自己的崗位職責(zé)進(jìn)行了重新梳理，對(duì)各種文件、資料進(jìn)行了整理整頓；辦公室等進(jìn)行了定置和規(guī)范管理。

二、十二五工作規(guī)劃

“十二五”時(shí)期，是進(jìn)一步深入實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀、全面落實(shí)黨的十七大提出的戰(zhàn)略目標(biāo)的時(shí)期，同時(shí)，也將是我公司發(fā)展的重要戰(zhàn)略機(jī)遇期。把我公司打造成現(xiàn)代企業(yè)，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)跨躍發(fā)展的五年規(guī)劃。這對(duì)文書工作的要求更高，為了按照新時(shí)期公司的安排做好文書工，結(jié)合綜合事務(wù)部實(shí)際，現(xiàn)提出文書書崗位“十二五”規(guī)劃編制工作方案。

（一）指導(dǎo)思想及工作目標(biāo)

以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，牢固樹立科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持“服務(wù)第一”的指導(dǎo)方針，把辦公室工作當(dāng)成是促進(jìn)單位發(fā)展的助推器和保障線，全面提高辦公室工作的總體水平。實(shí)現(xiàn)全力提高文書工作質(zhì)量，理順文書業(yè)務(wù)流程，注重高質(zhì)量服務(wù)目標(biāo)，為公司的“十二五”目標(biāo)做出的貢獻(xiàn)。

（二）重點(diǎn)工作及保障措施

1、強(qiáng)化管理，提高服務(wù)質(zhì)量

在日常工作中，接打電話要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練和規(guī)范；言談舉止、著裝要文明端莊和得體；辦公室要整潔、清爽；時(shí)刻注重個(gè)人形象。凡事要堅(jiān)持政策原則，依法辦事，以理服人。二要深入調(diào)查，弄清事情來龍去脈，對(duì)處理意見胸有成竹。三要靈活多變，一把鑰匙一把鎖，堅(jiān)持原則不呆板，靈活處置不亂套。四是加強(qiáng)自身修養(yǎng)，待人以誠，與人為善。

2、優(yōu)化手段，推進(jìn)規(guī)范管理。

建立健全的規(guī)章制度，將現(xiàn)代化的管理手段更多地應(yīng)用于辦公室工作的方方面面。規(guī)范內(nèi)部工作流程，對(duì)工作進(jìn)行梳理、整合、修訂和補(bǔ)充，量化科室工作，推行“零差錯(cuò)”管理。提高辦公室工作效率，促進(jìn)各項(xiàng)管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，更好地為我公司的發(fā)展服務(wù)。

3、認(rèn)真學(xué)習(xí)，提高文字性工作能力。

加強(qiáng)學(xué)習(xí)鉆研，聽透上情，掌握下情，了解外情。對(duì)文稿要精心寫作、確保語言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、精煉。在電子公文交換中，新形勢(shì)、新需要，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，要掌握計(jì)算機(jī)操作技能，熟悉電子公文制度，嚴(yán)格電子公文處理規(guī)范。

4、協(xié)調(diào)關(guān)系，使綜合事務(wù)部全面工作順利開展。

在做好對(duì)外接待、人事、檔案管理、工會(huì)、監(jiān)察等一系列工作的同時(shí)，發(fā)揮好樞紐作用，積極協(xié)調(diào)配合各部門認(rèn)真完成各種臨時(shí)性工作。

5、收發(fā)文管理

在工作中，抓好上級(jí)的文件程序處理工作，做到了文件的及時(shí)收發(fā)、傳閱、送閱，按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，圓滿完成文書立卷工作，并提高了辦文質(zhì)量，加快辦文速度。本著簡(jiǎn)捷快辦的原則，根據(jù)承辦事項(xiàng)的輕重緩急，急件在當(dāng)日內(nèi)完成，規(guī)范性文件按計(jì)劃完成。要加快工作節(jié)奏，盡量把承辦工作往前趕，提前任務(wù)。同時(shí)，要及時(shí)反饋情況，做到件件有著落，事事有交待。每周五對(duì)本周受理人文稿進(jìn)行盤點(diǎn)清理，做到不拖、不壓、不遺漏，不斷提高辦文效率，確保公文的質(zhì)量，力求每個(gè)環(huán)節(jié)

嚴(yán)密有序、精益求精。

6、印信管理

嚴(yán)格執(zhí)行政策《印信管理》辦法，實(shí)行了等級(jí)審批制度，確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可開信函、加蓋公章，加強(qiáng)對(duì)電子印章的管理，杜絕違規(guī)操作從而嚴(yán)肅印信管理，完善印信各項(xiàng)管理制度。

7、檔案管理

做好公司檔案管理工作和保密工作，根據(jù)檔案管理要求，每年年初，將文件（紙制、電子）進(jìn)行分門別類進(jìn)行歸檔。為公司的發(fā)展及各項(xiàng)工作服務(wù)。

十二五期間，我們將遵循科學(xué)發(fā)展觀，圍繞中信集團(tuán)總體發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)，秉持“嚴(yán)細(xì)實(shí)恒”的管理風(fēng)格，將繼續(xù)貫徹“以人為本，提升管理、創(chuàng)新技術(shù)、擴(kuò)模增容，節(jié)能減排、開拓市場(chǎng)、用足政策”的工作方針，持之以恒地推動(dòng)公司“三個(gè)轉(zhuǎn)變”、三個(gè)延伸“目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，要運(yùn)用理論與實(shí)踐相結(jié)合地開展工作，用精益思想去分析問題、解決問題，形成精益管理意識(shí)。將中信錦鐵打造成為國內(nèi)最好，世界一流的冶金化工企業(yè)集團(tuán)。

第五篇：秘書與文書工作(演講稿)

通用公文，指各類各級(jí)機(jī)關(guān)普遍使用的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、函等；

專用公文，指在一定專業(yè)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)范圍內(nèi)專門使用的文件，如外交文件、司法文件、軍事文件、會(huì)計(jì)文件等。

⑴ 按公文的行文關(guān)系和方向，可以分為上行文、平行文和下行文。

行文關(guān)系是指機(jī)關(guān)之間文件往來所構(gòu)成的關(guān)系。它是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、機(jī)關(guān)職權(quán)范圍和機(jī)關(guān)之間不同的工作關(guān)系確定的，機(jī)關(guān)之間文件的接收關(guān)系。

⑵ 按公文的機(jī)密程度，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、內(nèi)部公文和公布公文。⑶ 按公文的處理時(shí)限要求，可分為平件公文、急件公文和特急件公文。

⑷ 按公文的來源分，可分為收來公文和本機(jī)關(guān)制成公文。其中，本機(jī)關(guān)制成公文又可分為對(duì)外公文和內(nèi)部公文。

4、行政文書分類

國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布，2001年1月1日起實(shí)施的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定了13種國家行政機(jī)關(guān)公文：

（1）命令（令）

命令（令）：“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員”。

命令（令）有3個(gè)特點(diǎn)，即：具有強(qiáng)制性、有限定的發(fā)令機(jī)關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎(jiǎng)令等。

（2）決定

決定：“適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)”。

決定是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。

（3）公告

公告：“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”。公告可以分為三種類型：第一類是向國內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)的公告；第二類是宣布影響面很大的專門事項(xiàng)的公告；第三類是向特定對(duì)象發(fā)布的公告。

（4）通告

通告：“適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”。

通告文種各行政主管部門使用的比較多，時(shí)常見諸報(bào)端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。

（5）通知

通知：“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”。

通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導(dǎo)性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對(duì)受文對(duì)象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時(shí)間性，有些通知，如會(huì)議通知，只是在指定的一段時(shí)間里有效。

（6）通報(bào)

通報(bào)：“適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況”。

通報(bào)和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報(bào)只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。通報(bào)可分為表揚(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)等。

（7）議案

議案：“適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)”。

議案格式比較簡(jiǎn)單，一般寫明提請(qǐng)審議的事項(xiàng)名稱、什么時(shí)間、什么會(huì)議討論通過、目的、法定提交人和提交時(shí)間即可。

（8）報(bào)告

報(bào)告：“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”。

報(bào)告種類多種多樣，大致可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件的報(bào)告等。

（9）請(qǐng)示

請(qǐng)示：“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”。

（10）批復(fù)

批復(fù)：“適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)”。

批復(fù)具有針對(duì)性、權(quán)威性、鮮明性。它是對(duì)某項(xiàng)具體工作發(fā)表指示、意見，對(duì)受文的下級(jí)有約束力，特別是關(guān)于重要事項(xiàng)或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)中對(duì)答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點(diǎn)明確，不能模棱兩可，使人無所適從。

（11）意見

意見：“適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法?！?/p>

意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)請(qǐng)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項(xiàng)。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。

意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項(xiàng)進(jìn)行撰寫。結(jié)尾，對(duì)貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成。

（12）函

函：“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級(jí)機(jī)關(guān)之間、平級(jí)機(jī)關(guān)之間或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。

（13）會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要：“適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”。

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)的不同，會(huì)議紀(jì)要可以分為辦公會(huì)議紀(jì)要和其它專題會(huì)議紀(jì)要兩大類。辦公會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會(huì)議名稱加紀(jì)要。專題會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會(huì)議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會(huì)議紀(jì)要。一般政府機(jī)關(guān)的辦公會(huì)議、常務(wù)會(huì)議都有固定的文頭。如：××省人民政府省長辦公會(huì)議紀(jì)要、××省人民政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等。正文可以分為兩個(gè)部分。