第一篇：《文書(shū)工作與檔案管理》試卷答案2009-2010-2

《文書(shū)工作與檔案管理》試卷2009-2010-2

A卷參考答案

一、1C2C3A4B5C6A7D8A9B10A

二、名詞解釋(本大題共3小題，每小題8分，共24分)1.文書(shū)是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。

2．檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為原始記錄保存起來(lái)以備查考利用的文字、圖片、照片、聲音以及其他以各種方式和載體出現(xiàn)的文件材料。

3．組織沿革也叫組織機(jī)構(gòu)沿革，是以文字或圖表形式，系統(tǒng)地記述和反映某一獨(dú)立機(jī)關(guān)（包括黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位）自身發(fā)展演變的參考資料和工具。

三、簡(jiǎn)答題（每小題10分，共20分）

1．檔案價(jià)值鑒定工作的原則。1本機(jī)關(guān)為主原則；2關(guān)注歷史原則；3寬嚴(yán)適度原則。2．列舉：新型的非紙質(zhì)文書(shū)檔案（1）照片、膠片文書(shū)檔案；（2）錄音、錄像文書(shū)檔案；（3）磁盤(pán)、光盤(pán)文書(shū)檔案。

四、論述題(本大題任選1小題，每小題16分，共16分)1．檔案整理工作的基本程序。1區(qū)分全宗，2全宗內(nèi)檔案分類，3排列，4編號(hào)，5編目，歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和檔案室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。《歸檔文件目錄》由歸檔文件目錄封面、歸檔整理說(shuō)明、歸檔文件目錄三部分構(gòu)成，并應(yīng)裝訂成冊(cè)。歸檔文件目錄封面內(nèi)容包括：全宗名稱、年度等必備項(xiàng)，保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)。6裝盒，將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。7填寫(xiě)備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。填寫(xiě)盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出銷(xiāo)毀等情況。

2．結(jié)合實(shí)際，談?wù)勎臅?shū)工作與檔案工作的區(qū)別和聯(lián)系。

要點(diǎn)：聯(lián)系：兩者工作對(duì)象相同；兩者工作的主要環(huán)節(jié)相同。區(qū)別：兩者的工作任務(wù)不同；兩者的工作內(nèi)容不同。

五、案例分析

提示：參見(jiàn)P10-11檔案原則與要求：依法管理、維護(hù)檔案的完整與安全。一定要聯(lián)系案例分析，只答要點(diǎn)者只得10分。

B卷參考答案

一、1D2C3D4C5C6A7B8C9A10B

二、名詞解釋(本大題共3小題，每小題8分，共24分)1．?dāng)M辦是文秘人員對(duì)收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。2．檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為原始記錄保存起來(lái)以備查考利用的文字、圖片、照片、聲音以及其他以各種方式和載體出現(xiàn)的文件材料。

3．組織沿革也叫組織機(jī)構(gòu)沿革，是以文字或圖表形式，系統(tǒng)地記述和反映某一獨(dú)立機(jī)關(guān)（包括黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位）自身發(fā)展演變的參考資料和工具。

三、簡(jiǎn)答題（每小題10分，共20分）

1．檔案價(jià)值鑒定工作的原則。1．檔案價(jià)值鑒定工作的原則。1本機(jī)關(guān)為主原則；2關(guān)注歷史原則；3寬嚴(yán)適度原則。

2．列舉：新型的非紙質(zhì)文書(shū)檔案（1）照片、膠片文書(shū)檔案；（2）錄音、錄像文書(shū)檔案；（3）磁盤(pán)、光盤(pán)文書(shū)檔案。

四、綜合實(shí)務(wù)題（16分）答題要點(diǎn)： １．“您好”刪去；

２．時(shí)間應(yīng)更具體，比如下午幾時(shí)； ３．改“特邀……謝謝”為“屆時(shí)光臨”； ４．“此致”要空兩格； ５．“敬禮”要頂格；

6．“僅邀”中的“僅”字錯(cuò)誤，應(yīng)為“謹(jǐn)”字。

五、案例分析

提示：參見(jiàn)P10-11檔案原則與要求：依法管理、維護(hù)檔案的完整與安全。一定要聯(lián)系案例分析，只答要點(diǎn)者只得10分。

第二篇：文書(shū)工作與檔案管理期末考試答案

五、名詞解釋

1、校隊(duì)：是指以簽發(fā)的原稿（即定稿）為底本，對(duì)膳印的校樣進(jìn)行格式和文字核對(duì)校正工作。

2、簽發(fā)：是機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文意見(jiàn)，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。

3、文書(shū)文體：是為適應(yīng)行政工作、公共事務(wù)管理的需要而形成的語(yǔ)文體式。就表達(dá)方式而言，它是一種兼有議論文、說(shuō)明文、記敘文的一般特點(diǎn)的應(yīng)用文體。

4、檢索工具體系：是檔案管理部門(mén)為滿足不同需要而編制的各種類型的在功能上相互聯(lián)系、相互補(bǔ)充的檔案檢索工具的集合體。

5、檔號(hào)：是檔案室在整理和管理檔案的過(guò)程中，對(duì)檔案的編號(hào)。

6、文書(shū)：是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)該性的和特定格式的文字材料。

7、文書(shū)的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性：一是說(shuō)文書(shū)有執(zhí)行性。在有關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)，文書(shū)一旦制發(fā)，就要貫徹執(zhí)行，就要 處理有關(guān)事務(wù)。二是說(shuō)在一定的時(shí)間內(nèi)有執(zhí)行性。

8、定稿：是文件的標(biāo)準(zhǔn)稿，是經(jīng)過(guò)修改審閱后，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會(huì)議正式討論通過(guò)的最后完成稿，它是膳印和發(fā)出的正式文件的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。

六、簡(jiǎn)答題

1、簡(jiǎn)述歸檔制度的內(nèi)容

答:歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)。（1）歸檔范圍：對(duì)于本單位、上級(jí)單位、同級(jí)單位，非隸屬單位、下級(jí)單位形成的有保存價(jià)值的文件材料需歸檔保存。（2）歸檔時(shí)間：辦理完畢的文件，一般應(yīng)該在第二年上半年或6月底之前由文書(shū)部門(mén)整理后向檔案室歸檔。（3）歸檔要求：①歸檔文件系統(tǒng)性方面的基本要求是：應(yīng)歸檔文件要收集齊全，遵循文件的形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系、文件的特征和價(jià)值分類立卷，使案卷能正確地反映機(jī)關(guān)活動(dòng)的基本面貌，以便于保管和利用。②歸檔案卷在技術(shù)加工方面應(yīng)符合下列具體要求：案卷封面和各個(gè)項(xiàng)目均應(yīng)填寫(xiě)清楚，特別是案卷題名（即標(biāo)題）要確切簡(jiǎn)明地反映卷內(nèi)文件的責(zé)任者（即作者）、內(nèi)容和形式；要根據(jù)“檔案保管期限表”注明每個(gè)案卷的保管期限；需要永久和長(zhǎng)期保存的案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按一定次序排列好，并逐張逐頁(yè)編號(hào)，填寫(xiě)“卷內(nèi)文件目錄”和“卷末備考表”。

③向檔案室的所有案卷，都要按照一定的次序進(jìn)行系統(tǒng)的排列，編以案卷順序號(hào)，并編制案卷目錄一式數(shù)份（一份經(jīng)檔案室簽收后由移交單位保存）。

2、什么是“件”？“件”是如何定義的? 答：歸檔文件整理的單位

一是以“自然件”為一件，即一般的每份文件為一件；二是文件正本與定稿（定稿過(guò)厚的，也可單獨(dú)為一件），正文與附件（附件數(shù) 量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件），原件與復(fù)印件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；三是報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等可按其本來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)為一件；四是來(lái)文與復(fù)文（指聯(lián)系密切的來(lái)往性質(zhì)的文件材料，如請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等）合為一體。

3、審核公文的重點(diǎn)是什么？

答：⑴是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理⑵是否符合行文規(guī)則⑶內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)律⑷涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽⑸文種使用、公文格式是否規(guī)范

4、案卷目錄和歸檔文件目錄的區(qū)別有哪些？

答：案卷目錄是由案卷對(duì)象編制的，反映每個(gè)案卷的情況，按照案卷排列順序的；歸檔文件目錄是以案卷內(nèi)每個(gè)文件為編制對(duì)象，反映每個(gè)文件的情況，需要編制兩份。

5、如何選用文種？（網(wǎng)）

答：應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)和主送機(jī)關(guān)的關(guān)系確定。

6、簡(jiǎn)述分送的方法？

答：⑴對(duì)于重要文件以及文書(shū)人員不能判定由哪個(gè)部門(mén)承辦的文件應(yīng)及時(shí)附送辦公室部門(mén)負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行擬辦或批辦，然后根據(jù)批示意見(jiàn)進(jìn)行分類⑵對(duì)那些屬于日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直接分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人。

7、簡(jiǎn)述簽發(fā)的原則？

答：⑴以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的 負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)⑵由部門(mén)擬稿，以機(jī)關(guān)單位名義的發(fā)文，應(yīng)先由部門(mén)負(fù)責(zé)人審稿和文秘部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，再交領(lǐng)導(dǎo)人或主管該部門(mén)事務(wù)的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；以部門(mén)名義的發(fā)文，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，其中涉及重要問(wèn)題的或部門(mén)把握不準(zhǔn)的發(fā)文，還應(yīng)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)人核簽，或者報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)⑶經(jīng)會(huì)議通過(guò)的發(fā)文，由會(huì)議主持人或秘書(shū)長(zhǎng)簽發(fā)；機(jī)關(guān)單位內(nèi)部會(huì)議通過(guò)的，可由正職或副職領(lǐng)導(dǎo)人或者辦公廳主任簽發(fā)⑷與其他機(jī)關(guān)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)與有關(guān)機(jī)關(guān)單位會(huì)簽。黨政聯(lián)合發(fā)文，凡屬政府主管的工作事項(xiàng)，先由政府領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，再送黨委按規(guī)定審核后發(fā)文。

8、如何建立良好的庫(kù)房管理秩序？

答：建立庫(kù)房編號(hào)，裝具排列編號(hào)，檔案存放方式；維護(hù)位置索引、標(biāo)示牌、代理卡

9、控制和調(diào)節(jié)溫濕度的方法有哪些？

答：⑴對(duì)庫(kù)房進(jìn)行嚴(yán)格密封⑵使用增溫增濕或者降溫降濕等機(jī)械設(shè)備⑶通風(fēng)⑷其他措施：可放置水盆、掛置濕紗布等來(lái)增濕；放置木炭、生石灰等來(lái)降溫

10、請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別？（網(wǎng)）

答：⑴內(nèi)容要求不同。請(qǐng)示的內(nèi)容要求一文一事；報(bào)告的內(nèi)容可一文一事也可一文數(shù)事。⑵側(cè)重點(diǎn)不同。請(qǐng)示屬于請(qǐng)示性公文，側(cè)重于提出司題和請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；報(bào)告屬于陳述性公文，側(cè)重于匯報(bào)工作，陳述意見(jiàn)或者建議。⑶行文目的不同。請(qǐng)示的目的是請(qǐng)求上級(jí)機(jī) 關(guān)批準(zhǔn)某項(xiàng)工作或者解決某個(gè)問(wèn)題；報(bào)告的目的是讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解下情，掌握情況，便于及時(shí)指導(dǎo)。⑷行文時(shí)間不同。請(qǐng)示必須事前行文；報(bào)告可以在事后或者事情發(fā)展過(guò)程中行文。⑸報(bào)送要求不同。請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位報(bào)其上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，應(yīng)根據(jù)請(qǐng)示的內(nèi)容注明主報(bào)機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，主報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)；報(bào)告可以報(bào)送一個(gè)或多個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。⑹篇幅不同。請(qǐng)示一般都比較簡(jiǎn)短；報(bào)告的內(nèi)容涉及面較為廣泛，篇幅一般較長(zhǎng)。⑺標(biāo)題寫(xiě)作不同。一般來(lái)講請(qǐng)示的標(biāo)題中不寫(xiě)報(bào)告二字，就是x x x關(guān)于x x x x x x的請(qǐng)示；報(bào)告的標(biāo)題中不寫(xiě)請(qǐng)示二字，就是x x”x關(guān)于x x x xx x的報(bào)告。⑻結(jié)束用語(yǔ)不同。請(qǐng)示的結(jié)尾一般用“妥否，請(qǐng)批示”或“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)”等形式，請(qǐng)示的結(jié)束用語(yǔ)必須明確表明需要上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)的迫切要求；報(bào)告的結(jié)尾多用“特此報(bào)告”等形式，一般不寫(xiě)需要上級(jí)必須予以答復(fù)的詞語(yǔ)。⑽處理結(jié)果不同。請(qǐng)示屬于“辦件”，指上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)請(qǐng)示類公文及時(shí)予以批復(fù)；報(bào)告屬于“閱件”，對(duì)報(bào)告類公文上級(jí)機(jī)關(guān)一般以批轉(zhuǎn)形式予以答復(fù)，但也沒(méi)必要件件予以答復(fù)。

11、舉例說(shuō)明案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)是什么？ 答：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

12、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)有哪些？

答：全宗號(hào)、暗盒目錄、暗盒號(hào)、頁(yè)號(hào)或件號(hào)

七、技能題

1、答：⑴特點(diǎn)：簡(jiǎn)單、運(yùn)用廣泛、用于檔案數(shù)量少的單位

⑵文件所屬確定：①文件上有屬于不同的幾種 日期，以最能說(shuō)明該文件特點(diǎn)的日期作為分類根據(jù)②法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為依據(jù)③領(lǐng)導(dǎo)性文件以簽署日期為根據(jù)④會(huì)議記錄以開(kāi)會(huì)日期為根據(jù)⑤計(jì)劃、總結(jié)以內(nèi)容針對(duì)時(shí)間為依據(jù)⑥文件上沒(méi)有注明日期，判定和考證文件的準(zhǔn)確日期或接近日期⑦通過(guò)分析文件內(nèi)容來(lái)判定日期。2、3、4、組織機(jī)構(gòu)分類法。

兩級(jí)：組織機(jī)構(gòu)+ 規(guī)模不大

三級(jí)：保管期限+組織機(jī)構(gòu)+

5、文件傳閱，是指將公司收進(jìn)的非辦理性文件，按特定的范圍，組織有關(guān)人員進(jìn)行閱讀，借以學(xué)習(xí)、了解有關(guān)方面的工作情況。這一工作通由秘書(shū)人員負(fù)責(zé)組織。主要方法是逐人送閱，即由秘書(shū)人員統(tǒng)一管理，各傳閱對(duì)象在收退文件時(shí)，都直接與秘書(shū)人員發(fā)生聯(lián)系。第一個(gè)人閱完后，直接退還秘書(shū)人員，再由秘書(shū)人員送給第二個(gè)人，第二個(gè)人閱完后再退還，再送給第三個(gè)人，依次，直到傳完為止。這種傳閱方法好處很多，第一，可以有效地控制文件，掌握文件的去處；第二，可以避免文件丟失、亂丟和積壓等問(wèn)題發(fā)生；第三，可以隨時(shí)合理地調(diào)整閱文次序，加強(qiáng)閱文周轉(zhuǎn)速度。除上述傳閱方法外，有條件的公司應(yīng)建立專門(mén)的閱讀室，由文書(shū)工作人員進(jìn)行管理，有關(guān)閱讀對(duì)象盡量到閱讀室閱讀文件。可以減少往返傳遞的時(shí)間和手續(xù)，提高閱文效率，安全保密，應(yīng)提倡這種方法。

八、論述題

1、題目上

2、試述檔案價(jià)值鑒定的程序？

答：

3、檔案庫(kù)房“八防”措施的具體內(nèi)容？

答：⑴防火—要求在裝具的選用、電器及其線路的安裝等方面消除一切隱患，還必須設(shè)置消防器材⑵防盜—要求庫(kù)房門(mén)窗堅(jiān)固（最好安裝防盜門(mén)），盡量安裝防盜報(bào)警裝置，離開(kāi)庫(kù)房時(shí)嚴(yán)格檢查并鎖好房門(mén)⑶防水—要求庫(kù)房建在地勢(shì)較高、有利于防洪的位置，庫(kù)房?jī)?nèi)及附近不能有水源⑷防潮—要求每天測(cè)量庫(kù)房濕度，發(fā)現(xiàn)濕度過(guò)低時(shí)及時(shí)調(diào)整⑸防霉—要求定期檢查檔案文件，放置防霉藥品，發(fā)現(xiàn)有霉變跡象應(yīng)及時(shí)通風(fēng)⑹防蟲(chóng)—要求入庫(kù)時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行滅菌消毒，在庫(kù)房?jī)?nèi)定期檢查，放置防蟲(chóng)藥品，搞好庫(kù)房衛(wèi)生，破壞蟲(chóng)子的生存環(huán)境⑺防塵—要求庫(kù)房及裝具有良好的密封性，并搞好庫(kù)房及裝具衛(wèi)生，保持清潔⑻放光—要求庫(kù)房盡量無(wú)窗；若有，也應(yīng)盡可能的小，安裝磨砂玻璃、帶花紋的或有色的玻璃，并配置窗簾，照明燈具應(yīng)為白熾燈。

4、文書(shū)整理歸檔的基本步驟和方法？

答：編制分類方案目錄、初步整理、系統(tǒng)整理、歸檔。在一年實(shí)際文書(shū)沒(méi)有形成之前，事先根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，在研究機(jī)關(guān)工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及分工情況的基礎(chǔ)上，預(yù)測(cè)下可能形成的文書(shū)，擬制出歸檔文書(shū)的類別和條目；在整理的過(guò)程中，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，通過(guò)檢查熟悉歸整，糾正把文件規(guī)錯(cuò)類別的現(xiàn)象；

第三篇：文書(shū)工作與檔案管理

文書(shū)工作與檔案管理

1、什么是文書(shū)？

文書(shū)就是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性和特定格式的文字材料。

2、什么是公務(wù)文書(shū)

法定機(jī)關(guān)與組織為了一定目的在社會(huì)活動(dòng)中未處理公務(wù)而形成并使用的具有特定格式，并需要經(jīng)過(guò)一定的程序處理的應(yīng)用性的文字材料，簡(jiǎn)稱公文。

3、公文的本質(zhì)特征。

政黨和國(guó)家機(jī)器具體領(lǐng)導(dǎo)與管理政務(wù)機(jī)關(guān)組織處理工作的一種工具。

4、文書(shū)的分類

公務(wù)文書(shū)

通用公文，專用公文，技術(shù)公文 文書(shū)｛

私人文書(shū)P4（隨意性）

5、公文的特點(diǎn)

一、工具性（1）管理國(guó)家機(jī)關(guān)政務(wù)和事務(wù)的工具

（2）是各類國(guó)家機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中聯(lián)系事項(xiàng)、商治事務(wù)、傳達(dá)意圖交流情況傳播經(jīng)驗(yàn)的工具

（3）是機(jī)關(guān)內(nèi)部推進(jìn)工作的工具

二、權(quán)威性（1）有法定的作者制定和發(fā)行的——法定：具有一定的職權(quán)、職能作者：行為主體機(jī)構(gòu)組織而不是人。

三、統(tǒng)一性

四、現(xiàn)實(shí)性

6、公文的作用

(1)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用

（2）行為規(guī)范作用

（3）公務(wù)聯(lián)系和執(zhí)照作用

（4）

憑據(jù)記載作用

（5）傳遞信息與宣傳教育

7、文書(shū)工作： 機(jī)關(guān)形成處理和管理公文的各個(gè)環(huán)節(jié)及其中相關(guān)銜接的各道程序

與手續(xù)是完成和處理公文的作用

第二節(jié)

檔案與檔案管理

一、什么是檔案

（1）定義：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書(shū)和信息材料

（2）作用：憑證依據(jù)

（3）屬性：原始記錄性

二、是么是檔案管理

（1）定義：檔案管理也稱檔案工作，或檔案管理工作，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家的各項(xiàng)工作服務(wù)。

（2）基本內(nèi)容：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。

第三節(jié)

檔案與文書(shū)

一、文書(shū)與檔案的聯(lián)系與區(qū)別P10（1）聯(lián)系：①兩者記錄和反映人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的功用相同

②兩者在內(nèi)容與格式上完全一致

③兩者互為因果（2）區(qū)別：①兩者的性質(zhì)與形式不同

②兩者的目的與作用不同

③兩者存在和發(fā)揮效用的時(shí)間不同

（二）文書(shū)工作與檔案管理區(qū)別與聯(lián)系P14

（一）聯(lián)系①兩者的工作對(duì)象相同

②兩者的某些工作環(huán)境相同

③兩者互為因果

④兩者工作人員的基本素質(zhì)要求相同

（二）區(qū)別①兩者的工作任務(wù)不同

②兩者的服務(wù)對(duì)象不同

③兩者的工作目的不同

④兩者工作的具體內(nèi)容不同 思考題：

1、文書(shū)、公文、文書(shū)工作的含義

2、公文的本質(zhì)特征

3、文書(shū)的類別如何劃分

4、如何理解公文

5、文書(shū)作品與文書(shū)的不同？

第二章

公文的種類 第一節(jié) 公文種類的劃分

一、公文種類劃分的意義P21(一)適應(yīng)坐直管轄范圍和功能，保證機(jī)關(guān)工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)(二)適應(yīng)機(jī)關(guān)不同的行文關(guān)系，保證文件及時(shí)、迅速、處理(三)適應(yīng)行文的具體要求，保證文書(shū)正確處理和有效(四)適應(yīng)不同文書(shū)種類要求

請(qǐng)示，報(bào)告用于隸屬關(guān)系機(jī)構(gòu)，否則用函 “請(qǐng)示”上級(jí)碧血得給予回復(fù)“報(bào)告”可以不回復(fù)

二、公文種類劃分P22

（一）從文書(shū)的公用和適用范圍

（1）政黨文書(shū)類（2）規(guī)章文書(shū)類（3）機(jī)關(guān)日常事務(wù)類（4）司法文書(shū)類（5）經(jīng)濟(jì)文書(shū)類（6）科技文書(shū)類（7）外事文書(shū)類（8）禮儀公文類（9）書(shū)信文書(shū)類

（二）從文書(shū)的來(lái)源分

（1）收文

(2)發(fā)文

（3）內(nèi)部公文

（三）從行文關(guān)系上分

（1）上行文

（2）下行文

（3）平行文

（四）從文書(shū)的制法機(jī)關(guān)和作用來(lái)分

（1）法規(guī)文書(shū)

（2）黨內(nèi)文書(shū)（3）行政文書(shū)（4）群體文書(shū)

(5)以個(gè)人名義制法的文書(shū)

（五）從機(jī)密緩急程度分：絕密、機(jī)密、秘密

特急、急件

電報(bào)分為：特急、加急、平體

（六）從文書(shū)的性質(zhì)和作用

（1）規(guī)范性公文（2）指揮性公文（3）決斷性公文（4）報(bào)請(qǐng)性公文（5）知照性公文（6）契約型公文（7）記錄性公文（8）禮儀性公文（9）計(jì)劃性公文

三、什么是公文種類名稱

各機(jī)關(guān)日常使用的公文，按照公文的性質(zhì)和用途可分為若干種為每種公文所規(guī)定的固定名稱，及公文種類的名稱

（一）文中作用

概括地標(biāo)明公文的性質(zhì)制發(fā)目的和要求，便于收文機(jī)關(guān)進(jìn)行文書(shū)整理。

（二）文種的確定和使用原則

★確定文種

（1）根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)

（2）考慮發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系

（3）看發(fā)文的具體目的與要求 ★使用原則

必須按照統(tǒng)一的規(guī)定，不可以隨便定名，隨意亂用

第二節(jié)

通用公文

一、法定公文

由國(guó)家黨政機(jī)關(guān)正式規(guī)定，發(fā)布并使用的公文種類

（一）命令（令）

范圍：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章……….P26 特點(diǎn)：載體性，強(qiáng)制性，權(quán)威性，嚴(yán)肅性 種類：發(fā)布令，行政令，嘉獎(jiǎng)令P27

（二）決定

范圍：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重要行為作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或這撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)

特點(diǎn)：決策性，指揮性，時(shí)效性

種類：法定性決定，指揮性決定，事項(xiàng)性決定，變更性決定

（三）報(bào)告

范圍：是用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng) ※ ※ ※

黨的機(jī)關(guān)

行政機(jī)關(guān)

權(quán)力機(jī)關(guān)

│

│

│

中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)

國(guó)務(wù)院

全國(guó)人大

│

│

│ 組織部,宣傳部，(教育部,衛(wèi)生部,公安稅務(wù)總局,工商管理)常務(wù)委員會(huì) 群眾團(tuán)體,其他公會(huì)

│

│

職能部門(mén) 省級(jí)黨委

│

市級(jí)

│

法院

縣區(qū)級(jí)

獨(dú)立的司法機(jī)關(guān)｛

獨(dú)立于國(guó)家政權(quán)之外 │

檢察院

鄉(xiāng)級(jí)

│

企事業(yè)→中國(guó)獨(dú)有 村黨支部

特點(diǎn)：公開(kāi)性，廣泛性，莊重性，限定性。種類：周知類公告，事項(xiàng)性公告。

（四）通知

范圍：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。特點(diǎn)：專門(mén)性，普通性，靈活性。

我國(guó)的國(guó)際管理機(jī)構(gòu)

種類：執(zhí)行性通告，告知性通告。

公告于通告的區(qū)別

發(fā)布機(jī)關(guān)級(jí)別不同

發(fā)布事項(xiàng)的方式不同

發(fā)布事項(xiàng)的范圍不同

所公布事項(xiàng)的特點(diǎn)不同

（五）通知

范圍：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不同隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

特點(diǎn)：應(yīng)用廣泛，發(fā)文數(shù)量多，執(zhí)行性預(yù)告執(zhí)行兼而有之。

種類：批轉(zhuǎn)類通知，轉(zhuǎn)發(fā)類通知，印發(fā)規(guī)章類通知，貫徹執(zhí)行類通知，事項(xiàng)類通知

（六）通報(bào)

范圍：適用于表彰先進(jìn)性，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。特點(diǎn)：典型性，教育性，真實(shí)性。種類：（表彰，批評(píng)，情況）通告

情況通報(bào) 第九十號(hào)

XX市公安局辦公室偏

2007年11月7日

我局犯盜竊斗爭(zhēng)取得重大勝利 ※ 同志與通報(bào)的異同

同：兩個(gè)文種都有傳達(dá)的意思，均屬告知性公文。

異：通知側(cè)重按要求，明確界限，通報(bào)側(cè)重于說(shuō)明介紹，陳達(dá)情況。

（七）議案

范圍：適用各級(jí)人民政府按照法律程序和同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。特點(diǎn)：法律的依據(jù)性，事項(xiàng)的重大型，批準(zhǔn)的生效性，行政范疇的獨(dú)特性 種類：立法案，條約案，預(yù)算決案，重大事項(xiàng)按，機(jī)構(gòu)變動(dòng)案，人事任免案，人民政府議案與人民代表議案的比較

聯(lián)系：

1、依照有關(guān)法律條文，人民政府和人民代表都有議案提出權(quán)

2、都關(guān)系到國(guó)計(jì)民生

3、其批準(zhǔn)單位都是人民代表大會(huì)

區(qū)別：

1、作者屬性不同。

2、辦理的方法不同。

3、涉及的范疇不同。

4、提出的時(shí)間不同

（八）報(bào)告

范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn) 特點(diǎn)：匯報(bào)性，陳述性，具體性

種類：綜合性報(bào)告，專題性報(bào)告，情況報(bào)告，呈轉(zhuǎn)性報(bào)告，答復(fù)報(bào)告，例行報(bào)告送文送物報(bào)告。

（九）請(qǐng)示

范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)。特點(diǎn)：請(qǐng)求性，權(quán)限明確性，內(nèi)容單一性，種類：直請(qǐng)性，請(qǐng)轉(zhuǎn)型。使用范圍：

涉及方、針政策界限不清的問(wèn)題

工作中遇有疑難問(wèn)題

工作中遇到困難請(qǐng)求上級(jí)支持

工作中遇到新情況新問(wèn)題而無(wú)章可循

工作中意見(jiàn)分歧，無(wú)法統(tǒng)一執(zhí)行，需上級(jí)作出裁決。

超出本機(jī)關(guān)職權(quán)處理范圍的事項(xiàng)

印本單位情況特殊難以執(zhí)行上級(jí)的統(tǒng)一要求需要變通處理的事項(xiàng)

指定上級(jí)應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示的事項(xiàng)

※請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別

行文目的不同，行文時(shí)間不同，內(nèi)容要求不同，結(jié)尾用語(yǔ)不同

（十）批復(fù)

范圍：及審批答復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，特點(diǎn)：針對(duì)性，權(quán)威性 種類：專指性批復(fù)，普發(fā)性批復(fù)

（十一）意見(jiàn)

范圍：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法 特點(diǎn)：作者廣泛，內(nèi)容具體行文方向多樣 種類：指導(dǎo)性意見(jiàn)，建議性意見(jiàn)，商洽性意見(jiàn)

（十二）函

范圍：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng) 特點(diǎn)：靈活簡(jiǎn)便，平行往來(lái)

種類：告知函，商洽函，詢問(wèn)函，求情批準(zhǔn)函，答復(fù)函

（十三）會(huì)議紀(jì)要→整理和概況

會(huì)議紀(jì)要→尊重原貌 范圍：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) 特點(diǎn)：行文關(guān)系的多樣性 種類：指示性，通知性，討論性

（十四）決議

范圍：政黨機(jī)關(guān)才適用于會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。特點(diǎn)：內(nèi)容的限定性，形式過(guò)程的限定性 種類：方針政策性，專門(mén)問(wèn)題的公布性

決定和決議的區(qū)別

（形式過(guò)程，內(nèi)容作用有差別）

（十五）指示→黨政機(jī)關(guān)用

范圍：用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求 特點(diǎn)：高度的原則性，鮮明的決策性 種類：指揮類，方針政策類（十六）公報(bào)→黨政機(jī)關(guān)

范圍：用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事項(xiàng)。

特點(diǎn)：受文對(duì)象廣泛性，內(nèi)容的重要性，強(qiáng)列的新聞性，制發(fā)機(jī)關(guān)的特定性。種類：新聞公報(bào)、會(huì)議公報(bào)。

公報(bào)與公告的區(qū)別 使用機(jī)關(guān)不同；內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)不同。（十七）條例——黨機(jī)關(guān)

范圍：用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作，活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。特點(diǎn)：制發(fā)機(jī)關(guān)的穩(wěn)定性;內(nèi)容的穩(wěn)定性；格式的固定性；執(zhí)行的強(qiáng)制性。（十八）規(guī)定——黨機(jī)關(guān)

范圍：用于特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范 特點(diǎn)：規(guī)范對(duì)象，范圍的確定性；措施的具體性；執(zhí)行的強(qiáng)制性

條例與規(guī)定的區(qū)別

條列的系統(tǒng)性強(qiáng)，規(guī)定的具體性強(qiáng)；條例的政策性強(qiáng)；規(guī)定的針對(duì)性強(qiáng)。

機(jī)關(guān)常用公文

（一）公示

范圍：適用于各種需要向社會(huì)和廣大人民群眾公開(kāi)的事項(xiàng)。

種類：干部任免公示；各種評(píng)獎(jiǎng)結(jié)果公示；其他福利待遇等情況公示；各種資質(zhì)人員公示；規(guī)章制度共識(shí)；其他公示

（二）計(jì)劃

范圍：對(duì)即將開(kāi)戰(zhàn)的工作所作出系統(tǒng)化條理化的安排設(shè)想的書(shū)面表達(dá)形式 特點(diǎn)：目的性，超前性，實(shí)踐性，計(jì)劃性 種類：綜合性，專項(xiàng)性。階段性。

（三）簡(jiǎn)報(bào)

范圍：帶有新聞性質(zhì)的，機(jī)關(guān)，團(tuán)體，企事業(yè)單位用來(lái)指導(dǎo)工作，向上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況和問(wèn)題交流經(jīng)驗(yàn)以及溝通信息的一種公務(wù)文書(shū)。特點(diǎn)：簡(jiǎn)練，快捷，實(shí)際 種類：綜合性，匯報(bào)性，總結(jié)性

（四）述職報(bào)告

范圍：領(lǐng)導(dǎo)干部向所屬的干部和職工或向上級(jí)組織和領(lǐng)導(dǎo)陳述自己任職一定時(shí)期內(nèi)的工作情況的自我評(píng)述性的書(shū)面報(bào)告。

特點(diǎn)：述職主題的唯一性；報(bào)告內(nèi)容的規(guī)定性；形式時(shí)間的特定性；使用價(jià)值的鑒定性

（五）總結(jié)

范圍：對(duì)已完成或正在進(jìn)行的某項(xiàng)活動(dòng)的效果作用及其經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并在此基礎(chǔ)上歸納，分析而形成的文字材料。特點(diǎn)：指導(dǎo)性，真實(shí)性，專門(mén)性 種類：經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，工作總結(jié)

工作總結(jié)和綜合性報(bào)告的區(qū)別

☆報(bào)告主要是具體表述工作情況，不搞經(jīng)驗(yàn)的提煉，只做理論陳述；總結(jié)要求總結(jié)經(jīng)驗(yàn)理出體會(huì)。找出問(wèn)題，對(duì)工作情況只做概述。

☆報(bào)告要求之處工作中存在的問(wèn)題，并提出下一步的工作意見(jiàn)；總結(jié)在談存在的問(wèn)題時(shí)，重點(diǎn)在分析問(wèn)題出現(xiàn)的原因，造成影響。

（六）調(diào)查報(bào)告

范圍：以書(shū)面報(bào)告的形式反映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論 特點(diǎn)：針對(duì)性強(qiáng)，用事實(shí)說(shuō)話，揭示事物的本質(zhì)規(guī)律；具有時(shí)效性，種類：反映社會(huì)情況的；介紹新生事物的；總結(jié)典型經(jīng)驗(yàn)的；揭露問(wèn)題的，考擦歷史事實(shí)的。

企業(yè)常用公文

（一）商品廣告

由商品經(jīng)營(yíng)者或服務(wù)提供者承擔(dān)費(fèi)用媒介和形式，介紹（信息）是構(gòu)成商業(yè)的基本要求。特點(diǎn)：溝通性，感染性，靈活性

種類：報(bào)紙，雜志，廣播，電視，手機(jī)短信，郵寄，車(chē)船，現(xiàn)場(chǎng)廣告(二)經(jīng)濟(jì)合同 范圍：P62 特點(diǎn)：法律性，一致性，互利性，規(guī)范性，雙向性 種類：P62

（三）產(chǎn)品說(shuō)明書(shū) 范圍：P63 特點(diǎn)：知識(shí)性；準(zhǔn)確性；平易性

（四）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告

范圍：P63 專用公文，雜體類公文 專用公文

（一）司法文書(shū)

范圍：P63 特點(diǎn)：法律的約束性，內(nèi)容的規(guī)范性，形式的程式性，文字解釋的單一性 種類：P66

（二）人事文書(shū)

范圍：P66 特點(diǎn)：內(nèi)容真實(shí)可信，材料有憑證標(biāo)記；材料以涉及個(gè)人為主 種類：P66_67

（三）會(huì)計(jì)文書(shū)

范圍：P67 特點(diǎn)：依據(jù)性，憑證性，考核性 種類：會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿，會(huì)計(jì)報(bào)表

（四）信訪文書(shū)

范圍：P67 特點(diǎn)：信訪人員成動(dòng)態(tài)性，文書(shū)處理的急迫性，文書(shū)主題的廣泛性 種類：求決類，申訴類，控告檢舉類，批評(píng)建議類，雜體類

（一）（二）迎送類、禮儀公文

范圍：特點(diǎn)：種類 P68 信函類文書(shū)：P68——69

建議與倡議書(shū)的區(qū)別

P69

復(fù)習(xí)思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、公文種類劃分的意義? 公文可分為哪些種類？

了解一些專用文書(shū)的基本概念和內(nèi)容？ 文種作用？確定和實(shí)用文中的原則

法定公文中每種公文的適用范圍，特點(diǎn)，種類。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》《中共機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中各規(guī)定了多少重多少種公文種類，它們的名稱。

總結(jié)：商品廣告，經(jīng)濟(jì)合同。

計(jì)劃的特點(diǎn)；總結(jié)與報(bào)告的區(qū)別。調(diào)查報(bào)告的種類 請(qǐng)示與報(bào)告；公文與公告；公告于通報(bào)；決定與決議 ；通知與通報(bào)規(guī)定與條例有什么區(qū)別 人民政府議案和人民代表議案的聯(lián)系與區(qū)別

一、什么是公文的體式

指的是文書(shū)的文體和格式，文書(shū)具有規(guī)范的文體格式，文書(shū)的制作必須按照這種規(guī)范的文體格式要求，不隨便標(biāo)新立異

二、（一）文體的分類

文體與公文文體的含義

①文體：為適應(yīng)不同的實(shí)際需要，文章形成了各種不同的語(yǔ)文體式 P72

第三章 公文的體式與稿本

②公文文體：為適應(yīng)行政工作，公共事務(wù)管理的需要而形成的語(yǔ)文體式

③現(xiàn)行機(jī)關(guān)公文的文體特征：公文文體是一種兼有議論文說(shuō)明文記敘文三種表達(dá)方式和一般特點(diǎn)的應(yīng)用文體

三、1、2、3、四、公文作為應(yīng)用文體的具體表現(xiàn)

公文在講清道理說(shuō)明觀點(diǎn)分析情況得出結(jié)論時(shí)要有適當(dāng)?shù)淖h論，但又與議論文不同，不需要做過(guò)多的專門(mén)議論。

公文要說(shuō)明一定的事實(shí)但他又與一般的說(shuō)明文不同，不需要對(duì)不必要的細(xì)節(jié)作過(guò)多的說(shuō)明。公文在反映工作情況，事件發(fā)生的經(jīng)過(guò)某人某單位事跡時(shí)，需要敘述有關(guān)情況但它又與一般記敘文不同，它的重點(diǎn)不在具體記敘事實(shí)而是為了說(shuō)明一定的問(wèn)題，因而敘事必須簡(jiǎn)明樸實(shí)不做過(guò)多的描述。

公文的格式

含義：就是公文的表現(xiàn)形式，即各種公文文體的表現(xiàn)形式和樣式 公文格式的范疇：

公文介質(zhì)——紙介質(zhì)

公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式——文字，符號(hào)，圖表，圖形 公文的組成要素——從內(nèi)容形式的所有要素 公文格式的類型

行政公文格式

專用公文格式

一般文章式公文格式 公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化

含義：指國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文，采取法定性的規(guī)格式標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行 公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的作用P781、2、3、練習(xí)

五、1、2、公文的稿本及其作用

含義：指的是同一文中在撰寫(xiě)，審核，印制過(guò)程種根據(jù)公文處理的需要而形成的在形式，內(nèi)容作用上有所不同的文稿和文體

文稿

草稿——特點(diǎn)：尚未定型；非正式；無(wú)效力

種類：討論稿，征

求

意見(jiàn)稿，修改稿，送審稿

定稿——是文種標(biāo)準(zhǔn)稿，是經(jīng)過(guò)修改審閱后，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或最后通過(guò)的最后完成稿，它

是繕印和發(fā)出的正式文件標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)

3、① ② ③ 文體

根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式公文文體 特點(diǎn)：根據(jù)定稿制作

發(fā)給主送機(jī)關(guān)

具有實(shí)際效力

定型本（試行本，暫行本）——有時(shí)有證明的效力主要用于條例規(guī)章辦公等規(guī)定性的文章

修訂本

4、副本

根據(jù)公文正本復(fù)制謄抄的其他本成為副本

4、存本

指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份公文的正本留本機(jī)關(guān)的除草稿，定稿以外的制本

復(fù)習(xí)思考題1、2、公文的體式？公文的文體？公文的格式？ 公文文體的特征？ 體現(xiàn)了公文的權(quán)威性，有效性，有利于公的貫徹執(zhí)行 方便了公文的處理，有利于提高工作效率 順應(yīng)了社會(huì)的發(fā)展，有利于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化3、4、5、書(shū)熟悉掌握國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》內(nèi)容 公文的標(biāo)題有哪幾個(gè)要素構(gòu)成，哪些要素可以省略。公文的文稿和文中大致有哪幾種

第四章

公文的形成p96

思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、公文寫(xiě)作的基本原理有哪些 簡(jiǎn)述公文實(shí)用性原理

什么是主題？其作用依據(jù)和要求是什么？ 公文材料的使用特點(diǎn)和要求是什么？ 如何篩選加工材料

公文結(jié)構(gòu)的任務(wù)方法作用是什么 公文語(yǔ)言表達(dá)的要求 公文有哪些要素 公文形式的步驟是什么 論述美觀是公文形式的必然要求

第五章

關(guān)于文書(shū)工作

文書(shū)工作：機(jī)關(guān)形式處理和管理公文的各個(gè)環(huán)節(jié)及其中相銜接的各道程序與手續(xù)，是完成和處理公文的工作

二、理解

1、文書(shū)工作的對(duì)象是公文及機(jī)關(guān)常用文

2、文書(shū)工作的基本內(nèi)容是撰制，處理，管理公文

3、文書(shū)工作是圍繞文書(shū)運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程所進(jìn)行的一系列相互銜接的程序和手續(xù)的總數(shù)，而不是僅指某一個(gè)或某幾個(gè)程序

4、每道程序或手續(xù)都有各自的規(guī)范和技術(shù)要求

三、文書(shū)工作的重要性

1、文書(shū)工作是異性政策性，業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作

2、文書(shū)工作是黨和國(guó)家宏觀管理國(guó)家事務(wù)和政務(wù)的工作

3、文書(shū)工作是機(jī)關(guān)內(nèi)部微觀管理提高工作效率的手段之一

4、文書(shū)工作的系統(tǒng)性決定了文書(shū)工作的優(yōu)劣直接影響著機(jī)關(guān)工作的好壞

四、文書(shū)工作的特點(diǎn)

政治性，機(jī)密性，時(shí)間性，規(guī)范性 五 文工作的作用

1、機(jī)關(guān)的喉舌作用

2、及關(guān)間的紐帶作用

3、促進(jìn)和提高機(jī)關(guān)效率的作用

4、機(jī)關(guān)的門(mén)戶作用

六、文書(shū)工作的基本要求

1、樹(shù)立深入實(shí)際，實(shí)事求是，認(rèn)真真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，精簡(jiǎn)公文反對(duì)官僚主義，形式主義和文牘主義。

2、公文處理必須準(zhǔn)確，周密，保證質(zhì)量，避免差錯(cuò)，必須及時(shí)迅速。

3、處理與管理公文，必須保障安全運(yùn)轉(zhuǎn)，保守黨和國(guó)家的機(jī)密。

4、公文管理必須由文書(shū)工作部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

七、文書(shū)工作者的素養(yǎng)

1、政治思想素養(yǎng)

1）較高的政治素養(yǎng)

堅(jiān)定正確的政治方向

一定的思想理論水平

2）較高的政策水平

對(duì)政策的領(lǐng)悟和理解力

為制定和執(zhí)行政策服務(wù) 3）較強(qiáng)的法制觀念

要懂法守法

2、職業(yè)道德素養(yǎng)

1）熱愛(ài)本職，忠于職守。

2）埋頭苦干，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)

3）遵守紀(jì)律，亞守秘密

（樹(shù)立高度的保密意識(shí)；養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣；堅(jiān)決同時(shí)密泄密行為作斗爭(zhēng)）

3、業(yè)務(wù)工作素養(yǎng) 1）2）必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)（基礎(chǔ)理論知識(shí)，實(shí)際操作知識(shí)，其他基本知識(shí)）

熟練業(yè)務(wù)的技能（文字綜合處理的能力；書(shū)寫(xiě)能力；印制能力；速記能力；校對(duì)能力；運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力）

習(xí)題1、2、3、4、5、6、第六章、公文的處理

第一節(jié)，行文制度

行文制度指的是機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定，包括行文關(guān)系，行行文方式和行文規(guī)則三個(gè)方面

一、行文關(guān)系

指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的文件往來(lái)關(guān)系，具體得說(shuō)是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的授受關(guān)系 種類：隸屬，非隸屬

二、行文方向和行文方式 下行文

逐級(jí)行文

多級(jí)行文

直達(dá)基層和群眾

上行文

逐級(jí)行文

多級(jí)行文

越級(jí)行文 可越級(jí)行文的幾種特殊情況 1）

性的社會(huì)實(shí)件 2）3）4）5）6）經(jīng)多次請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)，長(zhǎng)期沒(méi)能得到解決的問(wèn)題 直屬上下級(jí)之間有爭(zhēng)議而無(wú)法解決的問(wèn)題 對(duì)直屬上級(jí)機(jī)關(guān)揭發(fā)檢舉問(wèn)題

上級(jí)機(jī)關(guān)干部交辦的并指定越級(jí)上報(bào)的情況 詢問(wèn)與聯(lián)系極個(gè)別的必要的具體問(wèn)題

平行文：指互相沒(méi)有隸屬關(guān)系，業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的同級(jí)機(jī)關(guān)，或不屬同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)部門(mén)之間的一種行文

三、行文規(guī)則P289

第二節(jié) 公文的處理程序

概念：公文處理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)叫一道程序，各個(gè)環(huán)節(jié)之間前后銜接環(huán)環(huán)相扣，有一定的排列順序，總起來(lái)構(gòu)成公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理整個(gè)流程。他指的是一個(gè)機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理的系列 由于發(fā)生緊急特殊情況，逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成損失的，如戰(zhàn)爭(zhēng)，嚴(yán)重的自然災(zāi)害，突發(fā)什么是文書(shū)工作？應(yīng)如何理解？ 文書(shū)工作有什么重要性？

文書(shū)工作的特點(diǎn)，作用，基本要求是什么？ 文書(shū)工作人員的政治素養(yǎng)包括哪些？

什么是職業(yè)道德，文書(shū)工作人員應(yīng)具備哪些職業(yè)道德。文書(shū)工作人員應(yīng)具備哪些業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。

二、特點(diǎn)：

1、確定性

2、連續(xù)性

3、規(guī)范性

三、內(nèi)容

1,、發(fā)文處理

2、收文處理

第三節(jié) 發(fā)文處理環(huán)節(jié)

一、擬稿：機(jī)關(guān)文秘人員或其他人員根據(jù)工作需要或交擬要求撰制公文文稿

承擔(dān)者：辦公部門(mén)的文秘人員；業(yè)務(wù)部門(mén)的有關(guān)人員；組織專門(mén)班子；機(jī)關(guān)的其他工作人員；機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

基本要求：

1、準(zhǔn)確反映客觀實(shí)際情況；

2、正確體現(xiàn)發(fā)文目的和要求；

3、符合黨和國(guó)家的方針政策；

4、符合公文寫(xiě)作的基本要求；

5、正確合理使用文種；

6、填寫(xiě)發(fā)文處理單（又稱發(fā)文擬稿紙）

二、核稿：初稿擬定之后在送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，對(duì)交稿的內(nèi)容體式等進(jìn)行全面的檢查審定

承擔(dān)者：

1、辦公部門(mén)的負(fù)責(zé)人（辦公室主任，一般小型機(jī)關(guān)采用這種方式）

2、機(jī)關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)豐富的文秘人員

任務(wù)：

1、行文是否確有必要；

2、是否符合黨和國(guó)家的政策方針；

3、提出的措施和意見(jiàn)是否切合實(shí)際；

4、公文格式文種選擇和標(biāo)注是否規(guī)范；

5、文字表達(dá)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否準(zhǔn)確恰當(dāng)；

6、行文程序和審批是否妥當(dāng)

三、擬定主題詞：代表公文內(nèi)容持證和歸屬類別的關(guān)鍵詞和詞組

特點(diǎn)：主題性

類別性

層次性

要求：

1、選擇最準(zhǔn)精確的詞或詞組；

2、要注意主題詞之間的排列順序；

3、要依據(jù)《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》

四、呈批：把經(jīng)過(guò)審核的文稿，報(bào)送給機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要責(zé)任人做最后的審閱并檢查 2 注意事項(xiàng)；1）程序前必須考核

2）根據(jù)簽發(fā)權(quán)限呈送

3）要及時(shí)呈送

五．簽發(fā)：?jiǎn)挝恢鞴茴I(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后，在發(fā)文處理單位簽署批準(zhǔn)發(fā)文意見(jiàn)，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。

2.簽發(fā)的權(quán)限：1)機(jī)關(guān)的重要公文，由機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；

2）一般事務(wù)性，由主持日常工作或分管該工作的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；

3）以部門(mén)名義制發(fā)的公文，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；

4）經(jīng)會(huì)議授權(quán)或經(jīng)簽發(fā)人授權(quán)的公文，又被授權(quán)人簽發(fā)；

5)聯(lián)合行文，幾個(gè)機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人要會(huì)簽；

6）例行的，臨時(shí)的，事務(wù)性公文，酬情可不簽發(fā)；

3． 要求：1.對(duì)擬簽公文作全面的審定；

2．簽發(fā)公文要規(guī)范

六．1.復(fù)核：公文在正式印制前，文秘部門(mén)對(duì)其進(jìn)行復(fù)查審核。審核內(nèi)容為處理程序、附件材料、文件格式等方面。

2、任務(wù)：1）審擬、簽發(fā)手續(xù)是否完備。

2)附件材料是否完備。

3）格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。

七、1、注發(fā)：批注經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人同意發(fā)出的公文如何印發(fā)。

2任務(wù)； 1）、發(fā)售范圍；

2）、閱讀范圍；

3）、緊急程度；

4）秘密程度

5）發(fā)出方式；

6）印制格式

八、編文號(hào)：給經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，安文號(hào)的組成規(guī)律編上號(hào)碼，代號(hào)

原則：要反映出的制發(fā)機(jī)關(guān)；制發(fā)和在該機(jī)關(guān)本內(nèi)發(fā)文的順序

要求：三個(gè)組成部分的排列順序不可顛倒

要反映機(jī)關(guān)發(fā)文的先后順序

不能出現(xiàn)有文無(wú)號(hào)或有號(hào)無(wú)文的現(xiàn)象

九、打字排版

打字室將手寫(xiě)文稿變成印刷文稿的過(guò)程

排版是在印刷文稿時(shí)按格式版面等要求將文稿設(shè)計(jì)的美觀規(guī)范。

要求

1、字體字號(hào)適當(dāng)

2、美觀勻稱整潔

3、用紙合乎規(guī)范

4、排版符合規(guī)定

十、校對(duì)：對(duì)制作的文稿校樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿進(jìn)行校對(duì)校正，以保證打印出文稿與原告相符準(zhǔn)確無(wú)誤

原則：忠于原告是校對(duì)的基本原則

承擔(dān)者：1）專職校對(duì)員

2）兼職校對(duì)員

3）其他人員

校對(duì)方法：1）折校法

2）唱校法

3）看校法

4）校對(duì)符號(hào)：P107

要求：1）認(rèn)真細(xì)致

2）注意校對(duì)技巧

3）正確使用較對(duì)符號(hào)

4）用另色筆較對(duì)

十一、繕?。焊鶕?jù)發(fā)文定稿制成公文正本的過(guò)程

要求：忠于經(jīng)過(guò)審核簽發(fā)的文稿

版面設(shè)計(jì)要美觀大方

注意保密

十二、用?。涸诳樣『玫奈母宓男纬扇掌谔幖由w發(fā)文機(jī)關(guān)的印章

要求：

1、按規(guī)定用印

2、要端正清晰

3、以簽發(fā)為依據(jù)

十三、登記：文稿用印之后，封發(fā)之前，對(duì)文稿進(jìn)行記錄并檢查

形式：一般采用簿冊(cè)或登記方法

要求：加強(qiáng)對(duì)發(fā)出公文的處理

項(xiàng)目要齊全，不要有遺漏

十四、封發(fā)：將印刷好的公文裝入封套內(nèi)發(fā)出。

1、2、部門(mén)收。3、4、5、填寫(xiě)回收單據(jù)：

內(nèi)回執(zhí)

外回執(zhí)

發(fā)文通知單 裝封套

加封：粘、縫、軋（用裝訂機(jī)扎上）、捆扎、印、鉛封

十五、傳遞：將封好的公文按一定形式送達(dá)收文機(jī)關(guān)。

形式：

1、機(jī)要交通傳遞。

2、郵局傳遞

3、指派專人傳遞

4、公交轉(zhuǎn)運(yùn)站傳遞

收文處理程序

十六、簽收：收件人收到送達(dá)本機(jī)關(guān)、本部門(mén)的公文、函件、電報(bào)等，經(jīng)過(guò)認(rèn)真清點(diǎn)之后，在送件人得投遞單上或發(fā)文單位的回簽單據(jù)上簽名或者說(shuō)是所旅行的一種手續(xù)。

目的：

1、確保公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。

2、明確交接雙方的責(zé)任

范圍：

1、機(jī)要交通送來(lái)的機(jī)密件。

2、郵局送來(lái)的掛號(hào)件電報(bào)。

3、專人送來(lái)的公文。

4、從轉(zhuǎn)運(yùn)站取回來(lái)的有回執(zhí)的公文

任務(wù)：

1、清點(diǎn)

2、檢查

3、簽字

要求：

1、要認(rèn)真不許馬虎

2、要耐心不怕麻煩

十七、拆封：文書(shū)人員將收到的公文的封套內(nèi)的文件及物品取出

原則：

1、收件人是機(jī)關(guān)部門(mén)的由文秘人員拆封

2、某人“親啟”“親收”字樣的送交相關(guān)人拆封

3、有保密要求的送交機(jī)密室拆封

任務(wù)：

1、清點(diǎn)和核對(duì)

2、檢查和處理（1）送錯(cuò)的公文要及時(shí)送回。（2）不符合行為關(guān)系的除急件外一般應(yīng)退回并告知發(fā)文單位今后改正。（3）缺頁(yè)少份無(wú)機(jī)關(guān)印章等錯(cuò)漏情況，應(yīng)向發(fā)文機(jī)關(guān)調(diào)查，采取相應(yīng)措施予以補(bǔ)救

要求：

1、保持公文及物品的完好無(wú)損。

2、要取凈封套內(nèi)的所有物品

3、封套一般不保留，如需點(diǎn)份：

寫(xiě)封套

注意事項(xiàng)順序

（1）收文機(jī)關(guān)盡量寫(xiě)全稱。（2）一般寫(xiě)收文機(jī)關(guān)辦公 12 保留與公文裝訂在一起

十八、登記：這里指收文登記將外機(jī)關(guān)后或外單位寄送來(lái)的公文拆封后用文字記錄其存在來(lái)源去向、時(shí)間、編號(hào)、內(nèi)容和處理情況

作用：

1、管理和保護(hù)

2、查找和檢查

3、統(tǒng)計(jì)和催辦

4、責(zé)任和憑證

范圍：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文，政策性的指導(dǎo)性的2、下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文請(qǐng)求、匯報(bào)、建議、批評(píng)性的3、隸屬機(jī)關(guān)的商洽性的或答復(fù)性的4、所有機(jī)密公文必須登記

形式：聯(lián)單卡片，簿冊(cè)式

內(nèi)容：收文號(hào)，發(fā)文日期，來(lái)文機(jī)關(guān)，來(lái)文字號(hào)，來(lái)文標(biāo)題，備注，份數(shù)，簽收人，簽發(fā)日期

要求：

1、認(rèn)真負(fù)責(zé)

2、字跡要清晰工整

十九、翻?。簩⑹盏降奈募榱碎喿x傳達(dá)貫徹的需要按照原文的樣子重新排版印刷或復(fù)印。

原則：

1、必要性原則

2、審批的原則

審批和要求：

1、要有必要的注明

2、要想原發(fā)文機(jī)關(guān)備案

3、要進(jìn)行嚴(yán)格管理

4、要防止發(fā)生錯(cuò)誤

二十、分發(fā)：文秘人員要按照一定的分文原則，區(qū)別不同情況，把經(jīng)過(guò)登記的收文分發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)閱批或轉(zhuǎn)往有關(guān)部門(mén)辦理

原則：

1、批準(zhǔn)分發(fā)原則

2、既定分發(fā)原則

3、”三主”優(yōu)先原則

要求：

1、履行分發(fā)文登記手續(xù)

2、及時(shí)分發(fā)公文

3、注意保密

4、嚴(yán)格按分發(fā)范圍分發(fā) 二十一：傳閱：收文機(jī)關(guān)收到單份或份數(shù)較少的公文時(shí)，為了使多位領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)閱知，而組織他們先后傳遞閱讀公文

方法：

1、輪輻式傳閱法

2、接力式傳閱法

3、專人傳遞法

要求：

1、填寫(xiě)傳閱公文登記單

2、履行簽字手續(xù)

3、合理調(diào)度傳閱順序和時(shí)間

4、到閱文室閱文 二

十二、擬辦：對(duì)需要辦理和答復(fù)的收文提出初步意見(jiàn)以供領(lǐng)導(dǎo)批辦。時(shí)參考最能發(fā)揮秘書(shū)參謀作用的環(huán)節(jié)）

作用：

1、有利于發(fā)揮文書(shū)部門(mén)的參謀和助手作用

2、有利于提高辦文的速度和質(zhì)量

范圍：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要落實(shí)的公文。

2、下級(jí)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)各部門(mén)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)求性和建議性公文

3、不隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的商洽性公文

4、其他需要貫徹和兼辦的公文

承擔(dān)者：

1、文書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人

2、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人

3、承辦人或兼職人員

要求：

1、熟悉本機(jī)關(guān)的情況

2、擬辦意見(jiàn)要科學(xué)合理具體可行

3、擬辦意見(jiàn)要簡(jiǎn)明扼要

4、擬辦意見(jiàn)要按規(guī)定填寫(xiě)

二十三、批辦、機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人將來(lái)文和附送來(lái)的擬辦意見(jiàn)審閱后對(duì)文件如何辦理，辦理原則過(guò)程應(yīng)注意的問(wèn)題做出最后決定，并在收文處理單上加以指示或批示的環(huán)節(jié)

作用：

1、使收文處理開(kāi)始進(jìn)入實(shí)際性和實(shí)時(shí)性階段

2、有利于加強(qiáng)對(duì)收文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)

承擔(dān)者：

1、相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)

2、文書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人

批復(fù)意見(jiàn)的內(nèi)容：

1、處理的原則和方法

2、承辦的部門(mén)和權(quán)限

3、簽署

要求：

1、如有擬辦意見(jiàn)，對(duì)其是否采納或部分采納要有明確態(tài)度

2、及時(shí)準(zhǔn)確，符合實(shí)際

3、按規(guī)定將批辦意見(jiàn)寫(xiě)在“收文處理單上”

二十四、承辦：

1、遵照領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的批辦意見(jiàn)，根據(jù)來(lái)文的內(nèi)容和要求由有關(guān)職能部門(mén)或個(gè)人承接辦理來(lái)文并予以貫徹落實(shí)的工作程序

2、任務(wù)：（1）落實(shí)來(lái)文的內(nèi)容精神

（2）起草回復(fù)公文

（3）轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)公文（4）整理各種文字材料

（5）處理需特殊辦理的事項(xiàng)，如上傳，檢舉等。

3、承擔(dān)者：（1）文秘人員（2）業(yè)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)人員

（3）專門(mén)的處理班子

4、要求：（1）遵守承辦原則

（有批示的按批示意見(jiàn)處理；無(wú)批示的按來(lái)文內(nèi)容，要求并參照；以慣例管理。）

（2）做好會(huì)簽工作

（3）分清輕重緩急

（4）填寫(xiě)處理結(jié)果

二十五、催辦

：按公文辦理的實(shí)際要求，文秘部門(mén)對(duì)承辦工作進(jìn)行檢查與催辦，防止公文處理的延誤與積壓

作用：

1、防止公文積壓與延誤

2、上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要承辦的公文

3、無(wú)隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)商洽性，請(qǐng)批性公文或其他應(yīng)回復(fù)公文

種類：內(nèi)催力，外催力

方式：

1、電話催辦

2、信函催辦

3、崔辦卡催辦

4、登門(mén)催辦

5、開(kāi)會(huì)催辦

要求：

1、要有專人負(fù)責(zé)

2、要形成制度

3、要加強(qiáng)對(duì)催辦工作的領(lǐng)導(dǎo)

4、要填寫(xiě)收文催辦記錄單

二十六、辦復(fù)：收文機(jī)關(guān)對(duì)來(lái)文機(jī)關(guān)要求回復(fù)的公文（包括來(lái)電，詢問(wèn)等）給予答復(fù)

范圍：

1、對(duì)上級(jí)來(lái)文回復(fù)

2、對(duì)下級(jí)來(lái)文回復(fù)

3、對(duì)無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)回復(fù)

形式：

1、文復(fù)

2、函復(fù)

3、電復(fù)

4、面復(fù)

要求：

1、認(rèn)真辦復(fù)凡需辦復(fù)的公文，力爭(zhēng)件件有著落事事有回看

2、特殊情況特殊處理

3、注明辦復(fù)情況

二十七、注辦：對(duì)公文的承辦情況和處理結(jié)果由經(jīng)辦人在收文處理單上所做的簡(jiǎn)要注明

作用：

1、便于考察責(zé)任

2、便于公文的整理

內(nèi)容：

1、對(duì)附文的注辦

2、對(duì)傳閱文件

3、對(duì)傳達(dá)文件的注辦

要求：

1、要重視注辦工作

2、要通過(guò)注辦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題

復(fù)習(xí)思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、什么是行文制度？其內(nèi)容？ 什么是行文關(guān)系？

上行文下行文各有哪些行文方式？上行文在哪些情況下可越級(jí)行文？ 了解熟悉《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第四章“行文規(guī)則” 公文處理程序？其特點(diǎn)。擬搞的要求？核稿的任務(wù) 主題詞的特點(diǎn)和要求 簽發(fā)的權(quán)限？注發(fā)的原則？

校對(duì)？校對(duì)的方法？如何使用校對(duì)符號(hào)？ 用印的要求？封發(fā)的任務(wù)？傳遞的形式。簽收的范圍

收文登記的作用和內(nèi)容？ 分發(fā)的原則？傳閱的方法？ 擬辦？批辦？承辦？催辦？

擬辦的要求？批辦的要求？承辦的任務(wù)？ 催辦的種類，方式，要求？

第七章

一、什么是公文整理歸檔

文書(shū)整理歸檔是指將處理完畢的具有一定查考利用價(jià)值的應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照他們?cè)谛惺竭^(guò)程中的聯(lián)系以件為單位分類整理并進(jìn)行裝盒，歸檔的過(guò)程

二、如何理解公文整理歸檔的定義

整理歸檔的文書(shū)必須是辦理完畢的

整理歸檔的文書(shū)必須必須具有一定的查考利用價(jià)值 整理歸檔的公文材料的介質(zhì)是紙質(zhì) 整理歸檔的公文是以件為單位，分類整理 整理歸檔的公文保管方式是案盒

三、文書(shū)整理歸檔的意義

保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查找利用和維護(hù)文書(shū)檔案的完整和安全，便于文書(shū)檔案的保管，文書(shū)集中歸檔，為檔案工作奠定基礎(chǔ)

四、文書(shū)整理歸檔工作的改革

以件取代卷

優(yōu)點(diǎn)

1、以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)

2、更加符合文書(shū)整理的基本原則

3、文書(shū)整理

更簡(jiǎn)便易行和具有確定性

4、有利于整理手段的現(xiàn)代化

以案盒取代案卷 優(yōu)點(diǎn)

1、方便文書(shū)檔案的借閱和查找

2、方便檔案的復(fù)制和保密

3、簡(jiǎn)化了裝訂

手續(xù)

4、使文書(shū)工作與檔案工作統(tǒng)一起來(lái)

文書(shū)整理歸檔的范圍和原則要求

P310 附錄四

六、文書(shū)整理歸檔范圍

應(yīng)該整理歸檔的材料

上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文

針對(duì)本機(jī)關(guān)的指示指導(dǎo)性文件

本機(jī)關(guān)必須貫徹執(zhí)行的文件

與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)需要答復(fù)參照辦理的文件

本機(jī)關(guān)文件（P162）

下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文

向本機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)方針政策性的請(qǐng)示性的或反映重要活動(dòng)的及反映較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)全面情況的文件

同級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)的來(lái)文

與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的，有參考價(jià)值的文件。

其他文件材料 無(wú)需整理歸檔的材料

(1_6)P163 文書(shū)整理歸檔的基本原則和質(zhì)量要求

1、文書(shū)整理歸檔的基本原則

遵循文件形成的客觀規(guī)律；保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文書(shū)的不同價(jià)值；便于保管和查找利用

文書(shū)整理歸檔的質(zhì)量要求

1、整理歸檔的文件應(yīng)齊全完整

2、整理歸檔的文書(shū)要符合檔案保護(hù)的要求

3、整理歸檔的文書(shū)材料的保管期限應(yīng)界定準(zhǔn)確

4、整理歸檔的文書(shū)要符合檔案保護(hù)的要求。

第三節(jié)

文書(shū)整理歸檔的方法和步驟

一、編制分類方案類目

制出來(lái)的歸檔文書(shū)的類別和條目。

2、方式：按保管期限分類，安組織機(jī)構(gòu)分類，按問(wèn)題分類，按分類，3、初步整理

及時(shí)收集已經(jīng)處理完畢的文書(shū)材料裝訂，定期檢查

4、系統(tǒng)整理，確定案盒內(nèi)文書(shū)

檢查調(diào)整

文件是否齊全，剔除重復(fù)的，P169 案盒內(nèi)文件的排列

P169—170 案盒內(nèi)文件的編號(hào)

P170 填寫(xiě)案盒事項(xiàng)

P171---172 歸檔

P174 歸檔制度

歸檔范圍------即文書(shū)整理的范圍

歸檔時(shí)間------第二年的上半年

歸檔要求-------收集齊全完整，經(jīng)過(guò)整理，案盒符合要求

編制移交目錄

思考題

1、分類方案類目指的是在一年的實(shí)際文書(shū)沒(méi)有形成之前，事先根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，按照文書(shū)整理的原則，擬

1、簡(jiǎn)述文書(shū)整理歸檔的定義2、3、4、5、6、7、8、以件代卷的有點(diǎn) 議案和取代案卷的意義 文書(shū)整理歸檔的基本原則 文書(shū)整理歸檔的質(zhì)量要求 分類方案的類目 如何確定案盒內(nèi)文書(shū)

如何填寫(xiě)案盒內(nèi)歸檔文件目錄表

第八章

一、檔案

是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治軍事經(jīng)濟(jì)科學(xué)，技術(shù)，文化宗教等活動(dòng)直接形式的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字，圖像等不同形式的歷史記錄。

這一定意義包含以下幾種含義

1、檔案來(lái)源的廣泛性

2、檔案轉(zhuǎn)化的條件性，（1）處理完畢才有可能轉(zhuǎn)化為檔案。

（2）對(duì)日后實(shí)際工作和可續(xù)活動(dòng)有一定查考利用價(jià)值的，才有可能轉(zhuǎn)化為檔案。

（3）按照一定的規(guī)律集中保存過(guò)來(lái)，才能最后成為檔案。

3、檔案和裁體形式的多樣性。

二、檔案的本質(zhì)屬性

原始記錄性

三、檔案的特點(diǎn)

1、真實(shí)性（相對(duì)的）

2、可靠性

3、歷史性

4、唯一性

四、檔案的作用

憑證參考作用

五、檔案管理工作的內(nèi)容

收集工作，管理工作，鑒定工作，檢索工作，提供利用，統(tǒng)計(jì)登記

六、檔案管理工作的性質(zhì)

管理性

表現(xiàn)（1）是負(fù)責(zé)管理檔案的一項(xiàng)專門(mén)業(yè)務(wù)，（2）在一定的機(jī)關(guān)單位是機(jī)關(guān)工作的組成部分，（3）是專門(mén)管理檔案的科學(xué)性工作。

服務(wù)性

公益性

政治性

七、檔案工作的基本原則

檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。這一原則的基本原理

組織原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理

基本要求：維護(hù)檔案的管理與安全

根本目的：便于社會(huì)各方面的利用

八、檔案室

性質(zhì)：機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和提高工作效率的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

基本任務(wù)：（1）對(duì)各部門(mén)形成的各種文件材料的收集整理立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（2）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門(mén)類和裁體的檔案，積極提供利用為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)

（3）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理的前提下，各專業(yè)對(duì)自身檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)

（4）按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案

（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案館

*基本業(yè)務(wù)

#接受與收集檔案

#科學(xué)的管理檔案

#開(kāi)展檔案的利用工作

#編輯出版檔案史料

#參與編修史志的工作

*我國(guó)檔案館的種類

#綜合性檔案館

#專門(mén)和部門(mén)性檔案館

#檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)——各級(jí)檔案事業(yè)管理局

復(fù)習(xí)思考題

1、什么是檔案？這一定義包含了哪些含義？

2、檔案的本質(zhì)屬性？ 檔案的特點(diǎn)和作用？

3、檔案管理工作的內(nèi)容。

4、檔案工作性質(zhì)和基本原則？

5、我國(guó)有哪些檔案工作的組織？

第九章 檔案的收集與鑒定

一、檔案收集工作

收集工作的內(nèi)容和要求

收集工作的內(nèi)容

1、檔案的接受

2、檔案的收集 收集工作的要求

1、加強(qiáng)檔案館（室）外的調(diào)查和指導(dǎo)工作

2、積極推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化

3、保證歸檔和入館檔案的齊全和完整

4、維護(hù)全宗和全宗群的相對(duì)完整性。收集工作的特點(diǎn)

1、預(yù)見(jiàn)性與計(jì)劃性

2、針對(duì)性與及時(shí)性

3、系統(tǒng)性與完整性

建立與健全歸檔制度的必要性。

2、歸檔是各機(jī)關(guān)的文書(shū)部門(mén)與文書(shū)工作人員將工作和生產(chǎn)活動(dòng)中形成并辦理完畢的文書(shū)，整理排序，定期移交給本機(jī)關(guān)檔案室集中保存的活動(dòng)過(guò)程。

歸檔制度：各機(jī)關(guān)單位的文書(shū)處理部門(mén)做好歸檔工作及時(shí)科學(xué)地移交檔案的重要依據(jù)，也是機(jī)關(guān)檔案部門(mén)取得檔案，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本機(jī)關(guān)、單位文書(shū)歸檔工作的必要手段。歸檔制度內(nèi)容：

1、歸檔范圍

2、歸檔時(shí)間

3、歸檔檔案質(zhì)量要求 歸檔手續(xù)：

1、建立移交目錄

2、清點(diǎn)、核對(duì)

3、履行簽字手續(xù)

檔案是在歸檔工作中的作用

1、檔案室對(duì)形成文件的監(jiān)督作用

2、檔案室在對(duì)歸檔工作中的指導(dǎo)作用

3、完善了歸檔檔案的檢查制度

4、保證了臨時(shí)性文件收集工作。

5、加強(qiáng)了檔案的科學(xué)管理

檔案館檔案的接收和征集：

1、館藏檔案的來(lái)源

（1）現(xiàn)行機(jī)關(guān)

（2）撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)

（3）組織和個(gè)人

（4）

館際間交流、交換

2、檔案館接受或征集檔案的范圍

（P183）

3、檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收： A、接收要求（1）進(jìn)館檔案應(yīng)按全宗整

理，保持全宗的完整性。

（2）進(jìn)館檔案必須是經(jīng)過(guò)鑒定的，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案

（3）與立檔單位有關(guān)的資料和全宗有關(guān)的檢索工具，應(yīng)隨檔案一起移交。

（4）

清點(diǎn)核對(duì)

B、接收檔案期限

基本原則：不影響本機(jī)關(guān)的查考使用，又要保證國(guó)家檔案的順利積累，便于

社會(huì)各方面開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。

具體規(guī)定：《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《檔案館工作通則》省級(jí)以上機(jī)關(guān)將永久保

存的檔案在本機(jī)關(guān)將保存20年左右。省轄市（州、盟）和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存15年左右。

4、檔案館對(duì)撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收

如是全撤銷(xiāo)應(yīng)將長(zhǎng)期保存的檔案

由合并單位接收保管。

5、檔案館對(duì)歷史檔案的接收與征集

A、收集檔案的對(duì)象和途徑

（1）收集

散存在一些國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織中的歷史檔案

（2）收集收藏在個(gè)人手中的歷史檔案

（3）收集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案

（4）收集各種機(jī)構(gòu)及歷史研究部門(mén)所收集的歷史檔案

（5）收集散失在國(guó)外的歷史檔案。

B、方法

（1）發(fā)布通告

（2）調(diào)查研究

（3）廣泛宣傳

6、檔案館（室）藏的主要內(nèi)容

館→檔案

藏

檔→資料

案 →實(shí)物

二、1、2、3、檔案鑒定工作

指定鑒定檔案價(jià)值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表 具體制定檔案材料的價(jià)值，確定其保管期限

挑出無(wú)保存價(jià)值和保管期限滿的檔案按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或相應(yīng)處理

（一）鑒定工作的基本內(nèi)容

全

部接收入館

如是合并應(yīng)將檔案進(jìn)行清理，該入館的入館，不該入館的應(yīng)

（二）鑒定檔案價(jià)值的原則

1、原則：從國(guó)家和人民整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。

2、影像檔案價(jià)值的因素：檔案自身的特點(diǎn)和狀況

（1）文件內(nèi)容

（2）文件的形成者（3）文件形成時(shí)間和實(shí)效

（4）文件的名稱

（5）文件的外形特點(diǎn)

（6）文件的可靠程度與有效性

（7）文件的保存狀況

社會(huì)利用需要：（1）社會(huì)需求的廣泛性

（2）社會(huì)需求的階段性

（三）鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)

1、檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)

（1）檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)

（2）檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

（3）檔案形成標(biāo)準(zhǔn)

2、社會(huì)需要標(biāo)準(zhǔn)（1）社會(huì)需要的方向

（2）社會(huì)需要的方向

（3）社會(huì)需要的時(shí)間

3、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)

（四）檔案的銷(xiāo)毀

1、編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)

2、編制立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明

銷(xiāo)毀方法：

1、指派兩人以上監(jiān)銷(xiāo)

2、銷(xiāo)毀后監(jiān)銷(xiāo)人員須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明已銷(xiāo)毀字樣

3、監(jiān)銷(xiāo)人簽字及簽署銷(xiāo)毀日期

銷(xiāo)毀方式

1、粉碎

2、送造紙廠作原料

（五）檔案保管期限表

1、含義：用表冊(cè)的形式列舉檔案的來(lái)源，內(nèi)容和形式指明其保管期限的指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)性文件，是檔案館檔案室鑒定檔案的價(jià)值，確定檔案保管期限的依據(jù)

2、結(jié)構(gòu)：順序號(hào)，條款，保管期限，附注，說(shuō)明

3、作用：在一定程度上避免個(gè)人認(rèn)識(shí)的局限性和片面性，題字鑒定工作的質(zhì)量和效率，防止錯(cuò)誤地銷(xiāo)毀檔案。

4、類型：（1）通用檔案保管期限表

（2）專門(mén)檔案保管期限表。

（3）同系統(tǒng)機(jī)關(guān)干部檔案保管期限表。

（4）同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表

（5）機(jī)關(guān)檔案保管期限表。復(fù)習(xí)思考題

1、檔案收集工作的內(nèi)容，有什么要求和特點(diǎn)？

2、什么是歸檔？歸檔制度？ 歸檔制度的內(nèi)容？為什么實(shí)行歸檔度？

3、機(jī)關(guān)檔案在歸檔中的作用？

4、檔案館檔案的來(lái)源。

收集范圍和收集要求

5、檔案價(jià)值鑒定工作基本原則和基本內(nèi)容？影響檔案價(jià)值的因素？

6、銷(xiāo)毀檔案時(shí)應(yīng)編寫(xiě)什么文件？?jī)?nèi)容？

7、檔案管理期限表？結(jié)構(gòu)？作用？類型？

技能訓(xùn)練P194

第十章

一、檔案整理工作的內(nèi)容和原則

（一）基本內(nèi)容：

1、全宗的劃分和排列。

2、全宗內(nèi)分類

3、按件整理檔案文件（文書(shū)立卷排列與編號(hào)）

4、編制目錄

（二）原則

1、尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特征，保持文件之間的歷史聯(lián)系。

（2）便于保管與利用。

（3）充分尊重和利用原有的整理結(jié)果。

二、什么是全宗

（一）全宗的劃分與排列

（1）含義：一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)社會(huì)組織，個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類管理單位。

（2）全總原則：一個(gè)全總是一個(gè)不可分割的整體，在管理中不可分散，不同全總的檔案不容混淆。(3)、確認(rèn)與區(qū)分全宗

①全宗從其形成者角度看有組織和個(gè)人兩大類

②組織全宗是全宗的主題部分，在檔案管理現(xiàn)實(shí)中占絕大多數(shù)

③ 個(gè)人全宗又稱人物全宗，在檔案管理中占極少部分

1、組織全宗的構(gòu)成條件——立檔單位的全部檔案

2、立檔單位的構(gòu)成條件：①可獨(dú)立行使職權(quán)并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文，②設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃③沒(méi)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事全免權(quán)。

3、個(gè)人全宗的構(gòu)成條件

①對(duì)社會(huì)有突出貢獻(xiàn)和有杰出的影響的個(gè)人②其檔案只具有個(gè)人屬性不會(huì)與組織全宗發(fā)生大量的交叉和重復(fù)的檔案③較為全面的記錄和反應(yīng)了個(gè)人社會(huì)活動(dòng)的基本情況和過(guò)程，并能完整、系統(tǒng)的保存下來(lái)。

（4）組建全宗的補(bǔ)充形式

聯(lián)合全宗；

匯集全宗；

檔案匯集

（5）劃分全宗群

①有若干具有某種聯(lián)系的全宗組成的全體②非實(shí)體保管單位，也不是一個(gè)確定的秩序?qū)哟魏凸芾韺哟?，而是全宗之上的“虛類”觀念性的概念體。

（二）全宗內(nèi)檔案的分類

1、全宗內(nèi)檔案分類的基本要求。

（1）分類應(yīng)從全宗內(nèi)檔案的實(shí)際狀況和方便管理的現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)

（2）分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)反映全宗檔案的狀況，維護(hù)檔案的歷史本來(lái)面貌。

（3）分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)具有聯(lián)系性，以便于管理和實(shí)際操作。

①所分出的類別總和，要正好將全宗內(nèi)檔案全部分割完畢，既不能剩余，也不能有剩余的分類（虛類）

②分類標(biāo)準(zhǔn)必須一致，不能同時(shí)使用一個(gè)以上的分類標(biāo)準(zhǔn)，但不同全宗內(nèi)的分類標(biāo)準(zhǔn)可以不一致

③子類之間必須界限清晰，不能互相交叉包括

④具體類別必須含義明確，所指確定，在現(xiàn)實(shí)中有清晰可見(jiàn)的客觀對(duì)應(yīng)物。

2、檔案分類方案的編制

（1）檔案分類方案就是標(biāo)列各個(gè)類目名稱，表示全總內(nèi)檔案分類體系的剛要。

（2）檔案分類方案的作用

①為具體劃分檔案提供標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)

②可以提高分類工作的質(zhì)量和效率。（3）編制檔案分類方案的要求

①要科學(xué)合理

②每一級(jí)的分類方法要前后統(tǒng)一

③要簡(jiǎn)單明了，易于操作

3、檔案分類方法

（1）分類方法

含義：就是按照檔案形成的自然或?qū)I(yè)進(jìn)行分類，每一內(nèi)的檔案文件為一個(gè)類別 優(yōu)點(diǎn)：

簡(jiǎn)便易行

（2）組織機(jī)構(gòu)分類法

含義：按照立檔單位的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)設(shè)置對(duì)檔案進(jìn)行分類，每一個(gè)具體的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)就是一個(gè)具體的類別

優(yōu)點(diǎn)：①能較好的保持文件來(lái)源方面的聯(lián)系，能反映出立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的工作職責(zé)和狀況

②組織機(jī)構(gòu)的名稱就是類名，簡(jiǎn)便易于掌握

③為編制專題目錄和查找利用提供了方便(3)問(wèn)題分類法

含義；按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題進(jìn)行分類，每一問(wèn)題為一類別 優(yōu)點(diǎn)：可以使同一內(nèi)容的檔案文件相對(duì)集中，便于按專題進(jìn)行查找利用 缺點(diǎn)：

（4）保管期限分類法

根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)檔案文件進(jìn)行分類 復(fù)式分類法及其應(yīng)用

含義：在實(shí)際工作中單純采用一種分類法的情況是少見(jiàn)，通常是選用幾個(gè)級(jí)次，將幾種分類法結(jié)合起來(lái)使用。

按照、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限三種組合起來(lái)組合成八種復(fù)式分類法

① 年 ——機(jī)——保 ②保——年——機(jī)

③年——問(wèn)——保

④?！辍獑?wèn)

⑤問(wèn)——年——保

⑥年——保

⑦保——年

⑧機(jī)——年——保

（二）個(gè)人全宗內(nèi)檔案的分類

1、生平傳記材料

2、創(chuàng)作材料

3、公務(wù)活動(dòng)材料

4、個(gè)人書(shū)信

5、經(jīng)濟(jì)材料

6、親屬材料

7、評(píng)價(jià)材料

8、音像材料

9、其他

三、案卷排列和案卷目錄

（一）案卷排列

含義：一般案卷形成的時(shí)間順序和各案卷內(nèi)容上的相互聯(lián)系進(jìn)行（二案）卷編號(hào)

1、給每個(gè)案卷編寫(xiě)一個(gè)固定的號(hào)碼

2、案卷編號(hào)只能使用自然整數(shù)嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號(hào)

編號(hào)方法有兩種

① 一種是按全宗內(nèi)所分類別，或保管期限分別編立從1號(hào)卷開(kāi)始的序號(hào)（分編）② 另一種是無(wú)論其分類與否，一個(gè)全宗的全部案卷只編立一個(gè)從1號(hào)開(kāi)始的統(tǒng)一序號(hào)（統(tǒng)編）

（三）編制案卷目錄

1、案卷目錄的編制方法

①如全宗內(nèi)使用的是統(tǒng)編號(hào)序法，那么案卷目錄就只能統(tǒng)編（編出一本目錄）

②如全宗內(nèi)采用分編好序法，那么案卷目錄就只能按編號(hào)法分別編成幾個(gè)目錄。

2、案卷目錄的形成、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容

①形成 ②結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

a、封面與扉頁(yè)

內(nèi)容有：全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱、編制年月、編制單位項(xiàng)目

b、目次：即目錄所在分類目的索引

c、序言或說(shuō)明

d、簡(jiǎn)稱對(duì)照表

e、案卷目錄表

f、備考表

四、檔案的排架與編目

（一）檔案編號(hào)與排架

1、檔案編號(hào)就是對(duì)已整理好的檔案編寫(xiě)順序檔案排架就是

2、歸檔文件的排列方法

（1）同一事由的文件，可按時(shí)間先后順序排列

（2）不同事由的文件排序

①按事由形成時(shí)間（辦結(jié)時(shí)間）的先后順序排列

②按事由的重要程序排列

③按事由具有的共同屬性分別集中排列（3）歸檔文件的編號(hào)

1、歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐漸編號(hào)，編號(hào)方法是在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔（參見(jiàn)第七章）

（三）全宗編號(hào)與排列

1、全宗編號(hào)是給每一個(gè)全宗編一個(gè)固定號(hào)碼并以此作為該全宗的指稱代碼，以方便檔案的管理。

2、方法是流水編號(hào)法，就是對(duì)所有全宗按一定順序用自然數(shù)從1開(kāi)始順序編號(hào)

3、全宗編號(hào)必須具有惟一性，所謂惟一性是指一個(gè)全宗只能有一個(gè)代碼，一個(gè)檔案內(nèi)不能有兩個(gè)相同的全宗號(hào)。

4、全宗的排列是指在庫(kù)房中固定全宗的存放位置和排列順序

5、全宗排列的方法是按進(jìn)館（室）的先后順序進(jìn)行的

（四）案盒的排列編號(hào)

1、案盒排列

①保管期限——時(shí)間

②保管期限——重要程度

2、案盒編號(hào)

①統(tǒng)編法，一個(gè)全宗所有的案盒只編一個(gè)從1開(kāi)始的號(hào)序系統(tǒng)②分編法，按全宗內(nèi)所分類別分別編號(hào)。

（五）文件與案盒目錄的編制

1、歸檔文件目錄（參考第七章）

2、編制案盒目錄

（1）案盒目錄的作用P204

（2）編制方法，①統(tǒng)編：一個(gè)全宗內(nèi)只編一個(gè)目錄

②分編：分別以全宗內(nèi)不同目錄編制幾個(gè)目錄

（六）編制檔號(hào)

1、檔號(hào)：是檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，對(duì)檔案的編號(hào)，也就是全宗號(hào)，案盒目錄號(hào)，案盒號(hào)，盒內(nèi)文件所在頁(yè)號(hào)或件號(hào)的合稱。

2、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)

①全宗號(hào)

②案盒目錄號(hào)

③案盒號(hào)

④頁(yè)號(hào)或件號(hào)

⑤檔號(hào)的四部分之間用——短橫連接

5-23-12-68

3、檔號(hào)的編寫(xiě)要求

①要完整成套

②各層次的號(hào)碼不能重復(fù)

五、檔案的保管

（一）含義：對(duì)已整理好并排架入庫(kù)的檔案進(jìn)行日常維護(hù)，保護(hù)性工作

（二）基本任務(wù)

1、維護(hù)檔案的秩序，使其不散不亂

2、保護(hù)檔案的實(shí)體，使其不丟不毀，并對(duì)壞損檔案采取修補(bǔ)措施

（三）檔案保管的物質(zhì)條件

1、檔案庫(kù)號(hào)

①庫(kù)房必須專用

②必須堅(jiān)固

③不能建在低洼處不能是木制結(jié)構(gòu)

④遠(yuǎn)離水源、火源、污染源

⑤門(mén)窗的封閉性能好

2、資料庫(kù)

收集與保管與檔案有關(guān)的圖書(shū)資料以補(bǔ)充檔案充分利用的需要。

3、裝具

檔案箱

檔案柜

檔案架

4、案盒

5、技術(shù)設(shè)備

機(jī)械

儀器

儀表

器具與設(shè)備

6、消耗品

（四）檔案的庫(kù)房管理

1、進(jìn)出庫(kù)管理

①庫(kù)房一般只允許檔案工作人員在工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)入 ② 非檔案工作人員原則上不允許進(jìn)入庫(kù)房

③ 檔案管理人員在庫(kù)房?jī)?nèi)不允許從事于管理工作無(wú)關(guān)的活動(dòng) ④ 離開(kāi)庫(kù)房是必須關(guān)燈、斷電，關(guān)好窗戶，鎖好房門(mén)

2、八防措施

①防火

②防盜

③防水

④防潮

⑤防雷

⑥防蟲(chóng)

⑦防塵⑧防光

3、庫(kù)房的溫濕度控制

（1）溫度

14度——20度

相對(duì)濕度：50%——60%

（2）控制和調(diào)節(jié)溫濕度的方法

①對(duì)庫(kù)房進(jìn)行嚴(yán)格封閉

②使用增溫增濕，或降溫降濕機(jī)器設(shè)備

③通風(fēng)

④其他措施，如放置水盆，掛置溫紗布增濕，放置木炭，生石灰降溫

4、庫(kù)房編號(hào)與裝具排列

編號(hào)方法一般為流水號(hào)

5、檔案存放位置索引

（1）為便于檔案存放情況和迅速取放檔案，可用索引的形式反映檔案存放情況

（2）兩種形式

①是以全宗為單位編制的檔案，存放位置索引，標(biāo)明某一全宗的檔案具體存放在什么位置

P209

②是以庫(kù)房及裝具為單位編制的檔案存放位置索引，用來(lái)指出某一庫(kù)房及裝具中存放了哪些檔案。

6、全宗盒

（1）由在管理某一全宗過(guò)程中形成的管理記錄性材料組成的專門(mén)案盒，是全宗的檔案，但并不是全宗內(nèi)的檔案

（2）作用 ①可以加強(qiáng)對(duì)全宗的連續(xù)管理

②有助于檔案工作人員盡快熟悉全宗和立檔單位情況

③可以澄清，明確責(zé)任

（3）內(nèi)容

①在收集環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的材料

P210

思考題

1、檔案整理工作的內(nèi)容與原則？

2、什么是全宗？立檔單位的構(gòu)成條件。

3、組織全宗內(nèi)檔案分類的一般方法是什么？復(fù)式分類有幾種方法？

4、案盒排列的基本方法有哪些？案盒目錄的主要內(nèi)容有哪些？

5、什么是檔號(hào)？檔號(hào)有哪些內(nèi)容組成？

6、檔案管理？基本任務(wù)？

7、檔案管理的物質(zhì)條件有哪些？檔案庫(kù)房管理的進(jìn)出制度和八防措施？

8、適宜的檔案庫(kù)房溫度是多少？

9、檔案存放位置索引的方式？ 各有什么樣的內(nèi)容格式？

10、檔案代理卡的內(nèi)容和格式？

補(bǔ)：檔案代理卡

為便于管理，調(diào)檔時(shí)可填寫(xiě)一張卡片放在所調(diào)出案盒的位置上，在卡片上注明所調(diào)案 22 盒的基本情況，還盒時(shí)再把它取下。

第十一章

一、檢索的含義是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，是開(kāi)展提供利用工作的基本手段，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的必要條件

二、檢索的一般過(guò)程

1、信息存儲(chǔ)

（1）含義：是指將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識(shí)出來(lái)，加以編輯，形成檢索工具和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。

（2）內(nèi)容：①著錄標(biāo)引

②編制檢索工具

2、檢索階段

（1）含義：指利用檢索工具查找所需檔案的過(guò)程（2）主要內(nèi)容：

確定查找內(nèi)容

查找

三、檔案檢索語(yǔ)言

1、含義：檢索語(yǔ)言也稱為標(biāo)引語(yǔ)言，是根據(jù)檢索的需要編制的一種專門(mén)語(yǔ)言

2、特點(diǎn)：

單義性

專業(yè)性

3、作用：①作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)

②揭示檢索標(biāo)識(shí)之間的邏輯關(guān)系

③對(duì)檢索標(biāo)識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)化排列。

四、檔案標(biāo)引

1、含義：在檔案著錄中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程 ——賦予主題詞標(biāo)識(shí)的過(guò)程稱為主題標(biāo)引 ——賦予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程稱為分類標(biāo)引

2、標(biāo)引的步驟方法

——主題分析與概念轉(zhuǎn)換兩個(gè)方面

（1）主題分析

①類型：?jiǎn)沃黝}

多主題兩種類型

②因素：通用因素、位置因素、時(shí)間因素、文件類型因素（2）概念轉(zhuǎn)換

①含義：在確定了文件的主題概念之后，再將其轉(zhuǎn)換為檢索語(yǔ)言標(biāo)出

②轉(zhuǎn)換的結(jié)果有兩種：

轉(zhuǎn)換成分類號(hào)——分類標(biāo)引（220頁(yè)）

轉(zhuǎn)換成主題詞——主題標(biāo)引（221頁(yè)）

3、中國(guó)檔案分類法 221頁(yè)

（1）含義：是進(jìn)行檔案分類標(biāo)引和組織檔案分類目錄的主要依據(jù)，適用于我國(guó)各個(gè)歷史時(shí)期所形成的檔案

4、檔案著錄

（1）著錄規(guī)則

按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，檔案著錄工作主要包括著錄項(xiàng)目，標(biāo)識(shí)符號(hào)，著錄格式，著錄級(jí)別，著錄項(xiàng)目細(xì)則與內(nèi)容

214——218頁(yè) 第二節(jié)

檔案檢索工具

一、檔案檢索工具是報(bào)道檔案內(nèi)容和形式及查找利用檔案資料的基本工具，其基本職能有兩點(diǎn)

一是存儲(chǔ)檔案信息

二是檢索檔案信息

二、檔案檢索體系

1、建立檔案檢索體系的必要性

①是提高檢索效率的需要

②是擴(kuò)大檔案部門(mén)影響宣傳報(bào)道館（室）藏的需要

③是實(shí)現(xiàn)資源共享，擴(kuò)大對(duì)外交流的需要

2、建立檔案檢索體系的要求

①要科學(xué)合理

②要立足于提高檢索效率

③要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

三、檔案檢索工具的種類

按載體形態(tài)劃分

①卡片式檢索工具

②書(shū)本式檢索工具

③縮微式檢索工具

④電子檢索工具

按編制方式劃分

①目錄

②索引

③指南

按用途劃分

①查檢性檢索工具

②報(bào)道性檢索工具

③館藏性檢索工具 按查檢方式

①手工檢索工具

②機(jī)器檢索工具

四

檢索工具的編制

1、案卷文件目錄

2、分類目錄：①填卡

②排列

③設(shè)置指引卡

3、主題目錄：①編制條目

②排列

4、專題目錄：①選題

②選材

③填卡

④分類和排列

5、文號(hào)索引

6、人名索引：

綜合性索引

專題性人名索引

7、全總指南

立檔單位歷史和全宗概況

全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容與成分

第三節(jié)

檔案的計(jì)算機(jī)檢索

一、檔案計(jì)算機(jī)檢索的特點(diǎn)

1、信息存儲(chǔ)量大

2、檢索速度快

3、檢索途徑多元化

4、檢索靈活方便

5、音、像、意結(jié)合直觀生動(dòng)

6、對(duì)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的依賴性強(qiáng)

二、計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的功能與流程

1、檔案計(jì)算機(jī)檢索的功能

①服務(wù)性功能

②系統(tǒng)基礎(chǔ)功能

2、計(jì)算機(jī)檢索的流程（231頁(yè)）

三、計(jì)算機(jī)檢索的結(jié)構(gòu)及其設(shè)計(jì)要求

1、計(jì)算機(jī)檢索結(jié)構(gòu)

①硬件

②軟件

③數(shù)據(jù)

2、設(shè)計(jì)要求

①先進(jìn)性

②標(biāo)準(zhǔn)性

③完備性

④簡(jiǎn)易性 思考題

1、什么是檔案檢索？

2、檔案檢索工作的內(nèi)容？

3、從哪些方面分析檔案文件的主題？

4、《中國(guó)檔案分析法》包括哪些內(nèi)容？《中華人民共和國(guó)檔案分類法》包括幾大類？

5、什么是《中國(guó)檔案主題詞表》？

6、檔案著錄項(xiàng)目的內(nèi)容？

7、掌握檢索條目的著錄方法。

8、建立檔案檢索工具的必要性。

9、按不同劃分標(biāo)準(zhǔn)，檔案檢索工具有哪些種類？10、11、12、主題目卡片編制步驟？ 檔案計(jì)算機(jī)檢索的特點(diǎn)？

檔案計(jì)算機(jī)檢索有哪些功能和流程？

第十二章

檔案的提供利用

檔案的提供利用也稱檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)一定的方式和方法盡可能的開(kāi)發(fā)檔案信息，直接向有關(guān)單位和人員提供信息服務(wù)。

第一節(jié) 檔案提供利用的形式與特點(diǎn)

一、檔案提供利用的一般形式

1、直接利用工作與間接利用工作

（1）直接利用：通過(guò)閱覽，外借，復(fù)制，資詢，檔案證明等服務(wù)方式，直接向利用者提供檔案材料。（2）間接利用：通過(guò)整理，匯集，編寫(xiě)等方式，對(duì)現(xiàn)存檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，編輯成各種專門(mén)參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精煉的二次信息的工作。

二、檔案提供利用工作的要求

1、明確檔案提供利用工作的意義，樹(shù)立服務(wù)思想。

2、加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作，調(diào)整供求關(guān)系。

3、對(duì)內(nèi)熟悉館藏檔案，對(duì)外了解利用需要。

4、完善檔案利用的服務(wù)方式，提高利用效率。

三、檔案用戶的特點(diǎn)和利用規(guī)律

238頁(yè)

1、檔案用戶：檔案工作的服務(wù)對(duì)象，是利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的主體

2、檔案用戶的特點(diǎn)

（1）按基本性質(zhì)分：團(tuán)體用戶，個(gè)人用戶

（2）按與檔案部門(mén)的關(guān)系分：主要用戶，次要用戶，潛在用戶。（3）從利用檔案的目的分：研究型用戶，事物型用戶，資訊型用戶。第二節(jié)

檔案的直接利用工作

一、閱覽服務(wù)

（2）為用戶提供必要的閱覽條件

①人員條件：在閱覽室里配有熟悉藏館，了解有關(guān)專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作人員。

②物質(zhì)條件：裝備必要的物質(zhì)設(shè)施，如，復(fù)印機(jī)，閱讀器，微機(jī)等并為用戶提供檢索工具，工具書(shū)，參考資料等。

③制度條件：閱覽規(guī)則與制度，對(duì)接待對(duì)象，閱覽范圍，閱覽要求與手續(xù)等。

（3）接待檔案用戶：解答用戶提出的相關(guān)問(wèn)題。

（4）通過(guò)有效方式滿足檔案用戶需要。

二、外接服務(wù)：借閱證制度、代卷（盒）卡制度、借閱審批制度，催還和續(xù)借制度

三、復(fù)制制度

1、檔案管（室）根據(jù)檔案用戶的合理要求，以檔案原件或已有的檔案副本為根據(jù)，通過(guò)復(fù)制，包括靜電復(fù)印，摹寫(xiě)，抄錄，摘錄等手段，向檔案用戶提供檔案復(fù)制品的一種服務(wù)方式。

四、檔案資訊服務(wù)：檔案收藏部門(mén)答復(fù)用戶詢問(wèn)，指導(dǎo)其利用檔案信息資源的一種服務(wù)方式。

五、制發(fā)檔案證明服務(wù)：檔案管（室）根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問(wèn)和申請(qǐng)為核查某種事實(shí)在館（室）藏檔案中記載情況（有無(wú)記載和如何記載）而摘抄編寫(xiě)的一種書(shū)面證明材料

六、檔案的電子化服務(wù)

1、檔案的電子化服務(wù)

（1）直接利用

（2）提供拷貝

（3）通信傳輸

（4）網(wǎng)絡(luò)服務(wù) 第三節(jié)

間接利用工作的主要形式

一、間接利用工作的特點(diǎn)

1——3

242——243

二、間接利用工作的主要方式

（一）全總指南

243

1、含義

2、結(jié)構(gòu)：立檔單位歷史沿革簡(jiǎn)介

1、要求：（1）檔案收藏部門(mén)要開(kāi)辟閱覽室

第四篇：文書(shū)工作與檔案管理

1、文書(shū)的概念;一是指文字材料，二是指文字書(shū)寫(xiě)，三指從事文書(shū)工作的人。文書(shū)是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了傳遞、記載信息，而形成使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。

2、文書(shū)包括公務(wù)文書(shū)和私人文書(shū)。

3、公務(wù)文書(shū)，簡(jiǎn)稱公文，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的具有特定格式的文書(shū)，如請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等。

4、文書(shū)的作用：主要在于它可以作為傳達(dá)和貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的各種路線方針、政策、管理實(shí)務(wù)，處理事務(wù)，溝通機(jī)關(guān)、單位之間聯(lián)系的一種工具。具體變現(xiàn)：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用；行為規(guī)范作用；公務(wù)聯(lián)系和知照作用；憑據(jù)記載作用；傳遞信息和宣傳教育作用。

5、檔案的概念；檔案是機(jī)關(guān)、組織、和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像以及其各種方式好載體的歷史記錄。檔案是最原始的歷史記錄。

6、檔案的特性

（1）來(lái)源的廣泛性。

（2）形成的條件性。

其一，處理完畢的文件才能作為檔案。

其二，對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為

7、檔案保存。

其三，按照一定規(guī)律保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案。

（3）記錄方式和載體形式的多樣性。

（4）原始的記錄性。

8、檔案的類別；文書(shū)檔案、科技檔案、專門(mén)檔案

9、檔案的作用

（1）現(xiàn)實(shí)工作及各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的查考依據(jù)作用。

（2）歷史憑據(jù)作用。

（3）科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件作用。

10、文書(shū)與檔案的關(guān)系： 1）、文書(shū)與檔案的聯(lián)系

（1）兩者記錄和反映人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的功用相同。（2）在內(nèi)容格式上完全一致。

（3）兩者互為因果。文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的歸結(jié)。

2）、文書(shū)與檔案的區(qū)別

（1）兩者的性質(zhì)和形式不同。

（2）兩者的目的和作用不同。（3）兩者存在和發(fā)揮效用的時(shí)間不同。

11、文書(shū)工作的組織機(jī)構(gòu)：一種設(shè)立專門(mén)的文書(shū)工作機(jī)構(gòu)；一種不需要專門(mén)文書(shū)工作部門(mén)，只在辦公室、秘書(shū)室、內(nèi)設(shè)一兩個(gè)專職或兼職負(fù)責(zé)文書(shū)工作的人員。

12、檔案管理的工作機(jī)構(gòu)類型：（1）檔案室；（2）檔案館；（3）檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)； 第二章

1、公務(wù)文書(shū)，簡(jiǎn)稱公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)。

2、文書(shū)種類的劃分

１）按公文種類名稱是否法定劃分（1）法定公文（2）事務(wù)文書(shū)

2）按公文的來(lái)源去向劃分

（1）發(fā)文（2）收文

3）按公文的行文方向劃分

（1）上行文（2）下行文（3）平行文

4）按公文閱讀范圍和機(jī)密程度劃分

（1）公布的公文（2）內(nèi)部公文

5）按公文的使用范圍劃分

（1）通用公文（2）專用公文（3）技術(shù)公文

3、黨政文書(shū)類別：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。

4、公告和通告有哪些區(qū)別：公告的事項(xiàng)應(yīng)該是國(guó)家大事，非重要非法定事項(xiàng)不宜用公告，公告的發(fā)布權(quán)限有嚴(yán)格規(guī)定。通告往往針對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)而發(fā)布，可用來(lái)公布社會(huì)生活中的一些具體事務(wù)，制發(fā)單位十分廣泛。

5、文書(shū)的格式：組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

6、眉首一般由公文份數(shù)序號(hào)、密級(jí)和保密期限（“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”）、緊急程度（“特急”、“急件”）、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成。）、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等部分組成。

7、主體：主體一般由標(biāo)題（發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成）、主送機(jī)關(guān)（又稱送達(dá)機(jī)關(guān)和行文對(duì)象，是指發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方機(jī)關(guān)和單位。）、正文（正文是文件的主體部分，用來(lái)表述公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心。）、附件(用以說(shuō)明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)。)、成文日期（是指文件的制成時(shí)間，它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。）、印章（是指正文末尾加蓋的發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)簽名章，是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文表示負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。）、附注等要素組成。

8、版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。

9、版記一般由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)和版記反線等要素組成。

10、主題詞：主題詞是提示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。

11、抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。

12、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間：

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間是指文件制發(fā)（含翻印）情況的說(shuō)明記載，包括文件制發(fā)單位的名稱、制發(fā)日期和印制份數(shù)。

13、文書(shū)的文稿包括草稿、定稿兩種。

草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的文書(shū)原始稿件。定稿是指公文的草稿經(jīng)過(guò)修改并由領(lǐng)導(dǎo)人審閱、簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過(guò)的最后完成的定型文稿。

14、正本是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。

15、副本是指公文形成之后，由于實(shí)際工作需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變化文本。

16、存本是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)除草稿、定稿以外的印制本。

17、復(fù)制本是指依據(jù)正式文本進(jìn)行復(fù)印或翻印、縮微等復(fù)制出來(lái)的文本。第三章

1、行文制度是指機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定。

2、我國(guó)行政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系一般包括兩個(gè)類別：隸屬關(guān)系非隸屬關(guān)系

3、行文方式有逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文、直達(dá)行文

4、文書(shū)處理程序圖46頁(yè)

5、收文的傳閱是指分送人員按照辦公室主任的指示或領(lǐng)導(dǎo)人的批示，將單份收文按照一定順序送給幾位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人及部門(mén)負(fù)責(zé)人，供閱知或閱批。

6、傳閱收文主要有4種方式，輪輻式、集中傳閱式、閱文室傳閱式、回傳式。第四章

1、歸檔文件整理

歸檔文件整理，是指文書(shū)部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定將處理完畢的具有保存利用價(jià)值的文件材料收集齊全，經(jīng)過(guò)價(jià)值鑒定區(qū)分保管期限、分類整理、排列、編號(hào)、裝盒，定期將整理好的文件材料移交給檔案室。

2、鑒定文件材料的價(jià)值，指判定文件材料有無(wú)保存利用價(jià)值及價(jià)值大小，也即判定文件材料是否應(yīng)當(dāng)收集立卷及保管期限的長(zhǎng)短。文件材料的價(jià)值取決于兩方面：一是文件材料所含有的信息（內(nèi)容的重要性、內(nèi)容的獨(dú)特性、內(nèi)容的時(shí)效性），二是本機(jī)關(guān)和社會(huì)利用文件材料的需要。

3、文件材料所含有的信息，包括內(nèi)容特征和形式特征 1）文件材料的內(nèi)容特征 一是內(nèi)容的重要性 二是內(nèi)容的獨(dú)特性 三是內(nèi)容的時(shí)效性

2）文件材料的形式特征 一是文件材料的作者 二是文件材料的文種 三是文件材料形成的時(shí)間 四是稿本

五是文件材料的外形特點(diǎn)

4、歸檔文件的保管期限：短期保存（15年以下）、長(zhǎng)期保存（16—50年）、永久保存（50年以上）

5、裝訂是整理歸檔文件的第一步，包括三個(gè)環(huán)節(jié)：1）確定文件的整理單位；（1）正文與不同稿本。（2）正文與附件。（3）文件處理單與文件。（4）原件與復(fù)制件。（5）轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件。（6）報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等。（7）來(lái)文與復(fù)文。（8）漢文文本、少數(shù)民族文本與外來(lái)文文。2）修整文件；是指對(duì)不符合要求的歸檔文件進(jìn)行必要的修整，包括修裱、復(fù)制、折疊等。（1）除去易銹蝕的金屬物。（2）修裱破損文件。（3）復(fù)制字跡模糊或易蛻變的文件。（4）折疊超大紙張。3）裝訂文件。（1）對(duì)齊文件（2）裝訂方式。

6、歸檔文件的分類：1）選擇分類方法（—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法；—保管期限—機(jī)構(gòu)分類法；保管期限——機(jī)構(gòu)分類法；—問(wèn)題—保管期限分類法；—保管期限—問(wèn)題分類法；保管期限——問(wèn)題分類法；—保管期限分類法。保管期限—分類法。

7、歸檔文件的排列：1）排列歸檔文件的事由。2）排列歸檔文件的方法。

8、如何對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類排列？

首先選擇分類方法，確定分類方案，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類；把類內(nèi)歸檔文件先按事由原則將屬于同一事由的文件集中在一起，并按照一定方法排列，再將不同事由的文件按照一定方法排列。第五章

1、歸檔手續(xù)。

2、發(fā)文。

3、檔案的鑒定

4、影響檔案價(jià)值的因素：

5、檔案價(jià)值鑒定工作的內(nèi)容：

6、檔案的銷(xiāo)毀： 第六章

1、全宗是檔案的保管單位。

全宗即一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。一個(gè)獨(dú)立的社會(huì)組織形成的全部檔案稱為組織全宗；一個(gè)著名人物形成的全部檔案稱為人物全宗。

2、全宗常用的分類方法主要有三種，分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問(wèn)題分類法。

3、分類法就是按檔案文件形成的自然或?qū)I(yè)分成各個(gè)類別。

4、檔案保管的重要性

決定著檔案壽命的長(zhǎng)短

2）決定著檔案事業(yè)的興衰

5、進(jìn)出庫(kù)制度和“八防”措施

1）進(jìn)出庫(kù)制度

庫(kù)房是保管檔案的重要場(chǎng)所，因此必須有嚴(yán)格的進(jìn)出庫(kù)制度。（1）庫(kù)房一般只允許檔案工作人員在工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)入。

（2）檔案工作人員在庫(kù)房?jī)?nèi)不允許從事與管理工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。

（3）非檔案工作人員如因工作需要必須進(jìn)入庫(kù)房，則必須有檔案工作人員始終陪同。（4）離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，必須關(guān)燈、斷電、關(guān)好窗戶、鎖好房門(mén)。2）“八防”措施

（1）防火（2）防盜（3）防水（4）防潮（5）防霉（6）防蟲(chóng)（7）防塵（8）防光 第七章

1、檔案著錄是在編制檔案檢索工具時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式及各種特征加以分析、選擇和記錄的過(guò)程。

2、檔案著錄工作的內(nèi)容主要包括著錄項(xiàng)目、標(biāo)志符號(hào)、著錄格式、著錄項(xiàng)目細(xì)則等方面。

3、檔案著錄項(xiàng)目有七個(gè)大項(xiàng)

1）提名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)。該項(xiàng)包括正題名、并列提名、副題名及說(shuō)明性文字、文字編號(hào)、責(zé)任者、附件六個(gè)單元。2）稿本與文種項(xiàng)。3）密級(jí)與保管期限項(xiàng)。4）時(shí)間項(xiàng)。

5）載體類型及形態(tài)項(xiàng)。6）附注與提要項(xiàng)。

7)排檢與編號(hào)項(xiàng)。該項(xiàng)包括分類號(hào)、檔案館代號(hào)、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞等六個(gè)單元。

檔案標(biāo)引實(shí)在檔案著錄工作中對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化的檢索標(biāo)志的過(guò)程。第九章

1、專門(mén)檔案是一個(gè)集合概念，是指在一些專門(mén)性活動(dòng)中的產(chǎn)生和形成的檔案種類。

2、人事檔案的概念。人事檔案是社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的以備查考的文件材料。

3、人事檔案的特點(diǎn)。其具體體現(xiàn)為：現(xiàn)實(shí)性。真實(shí)性。動(dòng)態(tài)性。機(jī)密性

4、人事檔案的正本，其內(nèi)容分為以下十類：履歷材料。自傳材料。鑒定、考核、考察材料。學(xué)歷、評(píng)聘干部專業(yè)技術(shù)職稱、評(píng)定職工崗位技能的材料。政治歷史情況的調(diào)查材料。參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)以及民主黨派的材料。獎(jiǎng)勵(lì)材料。處分材料。錄用、任免、聘用、招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)、復(fù)員退伍、工資、保險(xiǎn)福利、待遇、出國(guó)、退（離）休、退職的材料，以及各種代表大會(huì)代表登記表等材料。其他可供組織參考的材料。

5、人事檔案材料的收集：（1）人事檔案袋歸檔范圍。（2）人事檔案的歸檔要求。（3）多渠道收集人事檔案材料。（4）建立人事檔案材料收集制度。

6、人事檔案的鑒別：（1）人事檔案鑒別的概念、意義。（2）人事檔案鑒別的原則。（3）鑒別人事檔案材料的內(nèi)容、方法。第一，判斷材料是否屬于人事檔案。第二，判斷是否是當(dāng)事人的檔案材料。第三，判斷材料是否辦理完結(jié)和手續(xù)齊全。第四，判斷材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。第五，檢查材料是否重復(fù)。

7、人事檔案的保管，根據(jù)規(guī)定，具體范圍劃分如下：（1）在職人員人事檔案的保管。

（2）退（離）休人員人事檔案的保管。（3）死亡人員人事檔案的保管。（4）其他人員人事檔案的保管。@

8、人事檔案的傳遞：

（1）人事檔案或人事材料必須通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不允許公開(kāi)郵寄或讓本人自帶。（2）轉(zhuǎn)遞檔案必須辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

（3）縣級(jí)以上的組織、人事部門(mén)才能直接轉(zhuǎn)遞人事檔案。

（4）收到人事檔案的單位應(yīng)在核對(duì)無(wú)誤后簽名、蓋章，并及時(shí)退回回執(zhí)。（5）轉(zhuǎn)出的人事檔案必須保持完整，不允許分批轉(zhuǎn)出或留存部分檔案。（6）嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無(wú)頭檔案”。

第五篇：《文書(shū)工作與檔案管理》期末試卷(A卷)

…………注…意…：……密…封……線…內(nèi)…不…密要…答…題… ……密…封……線…外…不……要…寫(xiě)……姓…名… … 封 ……學(xué)……號(hào)… … … … ……班…級(jí)… … … … …… …違線…者…試…卷……作…零……分…處…理… ………………廣東外語(yǔ)藝術(shù)職業(yè)學(xué)院成人高等教育

2012學(xué)年第 一 學(xué)期 三年 制2012級(jí) 初等教育專業(yè)

文書(shū)工作與檔案管理課程 期末 考試試題

試卷類型：A 考試形式：閉卷

本試題共 六 大題，3 頁(yè)，滿分 100 分，考試時(shí)間為 120 分鐘，答案請(qǐng)寫(xiě)在答卷上，否則無(wú)效

一、填空題(每空1分，共1分×15空=15分)1.文書(shū)，包含有私人文書(shū)和__公務(wù)文書(shū)_兩大門(mén)類。2.周朝注意文書(shū)的保管利用，重要的送__宗廟

_保存，并作為教化子弟的教材。3.從行文方向的角度劃分，文件可分為上行文、下行文和__平行文__三類。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，應(yīng)當(dāng)使用___報(bào)告___這一文種。文件名稱指的是具體公文種類的名稱，“文件名稱的用法”實(shí)指__公文種類___的用法。

公文標(biāo)題一般應(yīng)標(biāo)明機(jī)關(guān)名稱、___公文主題___、文種三部分。

根據(jù)《發(fā)文稿紙格式》，聯(lián)合行文的公文，非主要承辦的各有關(guān)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在____會(huì)簽___欄內(nèi)簽署核準(zhǔn)意見(jiàn)及姓名與日期。

會(huì)計(jì)文書(shū)的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)包括原始憑證和__記賬憑證__兩種。

文書(shū)工作的性質(zhì)可概括為政治性(含機(jī)要性)、服務(wù)性、_ 技術(shù)性 _ 等多重性質(zhì)。

文書(shū)工作的具體內(nèi)容有：文件的制作，___文件的處理__，文件的管理，處理人民來(lái)信，為領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備參考材料。

做好文書(shū)工作的意義重大：(1)是機(jī)關(guān)工作的____紐帶

___，(2)是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的助手，(3)是保守黨和國(guó)家機(jī)密的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，(4)為檔案工作打好基礎(chǔ)。公文稿在送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前應(yīng)當(dāng)由辦公廳(室)審核把關(guān)，其意義在于：(1)可為領(lǐng)導(dǎo)人節(jié)省時(shí)間，(2)可使本機(jī)關(guān)各部門(mén)所起草的公文稿避免矛盾、重復(fù)和脫節(jié)現(xiàn)象，(3)可以__提高文件質(zhì)量_，有利于文件的貫徹。

根據(jù)行文規(guī)則，有雙重領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)單位，在下發(fā)重要文件給下級(jí)機(jī)關(guān)單位時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送給__另一個(gè)上級(jí)__機(jī)關(guān)單位。

14.擬文核稿要把“五關(guān)”，指的是：程序關(guān)、政策關(guān)、__事實(shí)關(guān)____、數(shù)字關(guān)、文字關(guān)。

15.案卷標(biāo)題是對(duì)卷內(nèi)文件的概括，標(biāo)題的結(jié)構(gòu)一般由作者、___內(nèi)容__、名稱(文種)組成。

二、單項(xiàng)選擇題(在每小題的四個(gè)備選答案中，選出一個(gè)正確答案，并將正確答案的序號(hào)填在題干的括號(hào)內(nèi)。每小題2分，共2分×15題=30分)1.我國(guó)從(D)開(kāi)始，便有了較為系統(tǒng)的文書(shū)學(xué)著作。A.唐宋時(shí)期 B.元明時(shí)期

C.清朝初期 D.二十世紀(jì)二十年代末期

2.民國(guó)時(shí)期上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)有所諭飭或差委時(shí)使用(B)這一文種。

第1頁(yè)，共3頁(yè)

4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.A.令 B.訓(xùn)令 C.指令 D.批

3.(B)年發(fā)布的《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的決定》中，提出“全面推行文書(shū)處理部門(mén)立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”。

A.1955 B.1956 C.1957 D.1958 4.(C)年，黨中央發(fā)布《關(guān)于糾正電報(bào)、報(bào)告、指示、決定等文字缺點(diǎn)的指示》。

A.1949 B.1950 C.1951 D.1952 5.1931年我黨(C)草擬了一個(gè)《文件處置辦法》，對(duì)中央機(jī)關(guān)形成文件的編號(hào)、登記和管理工作等做了具體規(guī)定。

A.周恩來(lái) B.毛澤東 C.瞿秋白 D.張聞天

6.國(guó)民黨政府推行“文書(shū)檔案連鎖法”是在(B)。A.1927～1932年 B.1933～1935年 C.1938～1945年 D.1946～1948年

7.按照現(xiàn)在規(guī)定，任免本機(jī)關(guān)一名中層干部，應(yīng)當(dāng)使用(C)。

A.命令 B.決定 C.通知 D.通報(bào) 8.(A)5月，黨中央辦公廳經(jīng)黨中央批準(zhǔn)印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，是當(dāng)今黨的機(jī)關(guān)公文文種劃分和使用的依據(jù)。

A.1996年 B.1997年 C.1998年 D.1999年 9.某跨國(guó)公司遇有減少注冊(cè)資本等重大情況，應(yīng)當(dāng)發(fā)布(D)。

A.通告 B.通知 C.通報(bào) D.公告 10.某市教育局向市財(cái)政局詢問(wèn)財(cái)務(wù)制度方面的一個(gè)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)使用的文種是(C)。

A.請(qǐng)示 B.報(bào)告 C.函 D.通告 11.當(dāng)今，國(guó)家行政機(jī)關(guān)主要文種及其使用方法，應(yīng)當(dāng)按照(C)年11月修訂的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》為準(zhǔn)。

A.1981 B.1991 C.1993 D.1996 12.根據(jù)《公文格式》，(B)位于“標(biāo)題域”之下，居中書(shū)寫(xiě)，用以注明法規(guī)文件或經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)文件的批準(zhǔn)或通過(guò)日期。

A.標(biāo)題說(shuō)明域 B.題注域 C.標(biāo)題注釋域 D.生效標(biāo)識(shí)域

13.根據(jù)《公文格式》，公文的成文日期一般以(D)為準(zhǔn)。

A.擬稿日期 B.核稿日期 C.審稿日期 D.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期

14.根據(jù)《公文格式》規(guī)定，有條件的機(jī)關(guān)和涉外部門(mén)的公文幅面尺寸，可推薦采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)(C)型。

A.A2 B.A3 C.A4 D.A5 15.在司法文書(shū)中，法院代表國(guó)家行使審判權(quán)，按照審判程序，根據(jù)政策、法律對(duì)審理終結(jié)的案件就實(shí)體問(wèn)題所作的處理決定，稱為(A)。

A.判決書(shū) B.裁定書(shū) C.調(diào)解書(shū) D.審結(jié)報(bào)告

三、雙項(xiàng)選擇題(在每小題的五個(gè)備選答案中，選出二個(gè)正確的答案，并將正確答案的序號(hào)分別填在題干的括號(hào)內(nèi)，多選、少選、錯(cuò)選均不得分。每小題3分，共3分×5題=15分)1.先秦時(shí)期產(chǎn)生、沿用至清朝的“檄文”，是一種(BC)A.封賞文書(shū) B.征伐文書(shū) C.軍事文書(shū) D.法規(guī)文書(shū) E.機(jī)關(guān)間的平行文書(shū)

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2.清代時(shí)臣僚們上報(bào)給皇帝的文書(shū)，主要有(CE)A.咨呈 B.報(bào)告 C.奏本 D.啟本 E.題本

3.公文具有與其他書(shū)面文字材料不同的特點(diǎn)，其中包括(CD)A.必須由國(guó)家行政機(jī)關(guān)制成和發(fā)布 B.必須具有國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威

C.有特定的體式，并經(jīng)過(guò)一定的處理程序 D.內(nèi)容必須有關(guān)公務(wù)，并有現(xiàn)實(shí)效用 E.必須蓋有領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的公章

4.會(huì)計(jì)文書(shū)中的帳簿，按其登記方式或用途分，除了總分類帳之外，還有(DE)A.活頁(yè)帳 B.訂本帳 C.卡片帳 D.明細(xì)分類帳 E.序時(shí)帳

5.文書(shū)工作的基本原則是(AD)、安全。A.及時(shí) B.快捷 C.簡(jiǎn)便 D.準(zhǔn)確 E.保密

四、名詞解釋(每小題4分，共4分×2題=8分)1.文書(shū)學(xué)：文書(shū)學(xué)是研究文書(shū)和文書(shū)工作的理論、原則和方法及其產(chǎn)生、演變和發(fā)展規(guī)律的學(xué)科。

2.通用文書(shū)：各個(gè)領(lǐng)域的機(jī)關(guān)和部門(mén)普遍使用的，反映領(lǐng)導(dǎo)和管理活動(dòng)的文件材料。

五、簡(jiǎn)答題(每小題7分，共7分×2題=14分)1.我國(guó)封建社會(huì)時(shí)期文書(shū)工作有哪些主要特點(diǎn)?(1)文件的名稱、用途、格式作了嚴(yán)格規(guī)定；

(2)文書(shū)工作組織已相當(dāng)完備；

(3)形成了一套統(tǒng)一系統(tǒng)的文書(shū)處理制度；

(4)公文投遞網(wǎng)已發(fā)展到相當(dāng)?shù)囊?guī)模。

2.什么叫文書(shū)工作組織形式，有哪幾種形式? 文書(shū)工作組織形式指的機(jī)關(guān)單位內(nèi)部對(duì)文書(shū)工作的分工方式。有集中的方式，即機(jī)關(guān)單位的文書(shū)工作除承辦、批辦外，集中由辦公室承擔(dān)的形式；分散的方式，即機(jī)關(guān)單位的文書(shū)工作分別由辦公室和其他業(yè)務(wù)部門(mén)分工承擔(dān)的形式。

六、論述題(每小題9分，共9分×2題=18分)1.請(qǐng)示與報(bào)告這兩個(gè)文種有什么異同，使用時(shí)要注意哪些問(wèn)題?

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(1)它們都是上行文，對(duì)于同級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)，以及不相隸屬的機(jī)關(guān)不能使用這兩個(gè)文種；

(2)它們是兩個(gè)不同的文種，不能寫(xiě)成“請(qǐng)示報(bào)告”混淆為一個(gè)文種；

(3)要求上級(jí)批復(fù)和批準(zhǔn)的事項(xiàng)必須用請(qǐng)示；只是反映情況、匯報(bào)工作、提出意見(jiàn)和建議，不要求上級(jí)批復(fù)的必須用報(bào)告；

(4)請(qǐng)示必須一文一事，并且只能主送給一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)；報(bào)告可以有綜合性的，并且不限制主送機(jī)關(guān)的數(shù)量。

2.越級(jí)行文一般是不允許的，只有哪些特殊情況才可以越級(jí)行文?越級(jí)行文時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題? 特殊緊急的情況；

上級(jí)交辦并指定越級(jí)上報(bào)的事項(xiàng)； 對(duì)直接上級(jí)檢舉和控告事項(xiàng)；

經(jīng)多次請(qǐng)示直接上級(jí)未得到解決而又急需解決的事項(xiàng)；

與直接上級(jí)有爭(zhēng)議而又急需解決的事項(xiàng)；

催辦、解答、詢問(wèn)事項(xiàng)，或無(wú)需經(jīng)過(guò)直接上級(jí)的一般性聯(lián)系事項(xiàng)。

越級(jí)行文時(shí)，除必須對(duì)直屬的上級(jí)或下級(jí)保密的以外，一般都應(yīng)抄送給他們。

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