第一篇：公文寫作規(guī)范(2016修訂版)

電子科學(xué)與工程學(xué)院

College Of Electronic Science & Engineering

電子科學(xué)與工程學(xué)院公文寫作規(guī)范（修訂版）

總則

公文寫作規(guī)范是由電子科學(xué)與工程學(xué)院團(tuán)委秘書部編寫，對各個組織秘書部成員文字資料相關(guān)工作的基本要求。旨在規(guī)范共青團(tuán)吉林大學(xué)電子科學(xué)與工程學(xué)院委員會直屬學(xué)生組織、各個社團(tuán)文字資料格式內(nèi)容的一項(xiàng)具體要求。同時也是電子學(xué)院每個學(xué)年基層團(tuán)委評估、年鑒編寫等文字資料收集整理快速高效進(jìn)行的有力保障。

第1章公文寫作基本設(shè)置

(一)文件類型：Microsoft Word 2013 文檔(.docx)(二)頁面設(shè)置：

1.紙張： A4縱向；

2.頁邊距：普通（上2.54cm，下2.54cm，左3.18 cm，右3.18cm）(三)頁眉和頁碼：

頁眉內(nèi)容為：

中文字體為楷體，英文字體為Calibri,字體大小為小四，加粗，單倍行距，居中對齊，無任何縮進(jìn)。在英文下插入橫線，方法為選中文字加下邊框。

頁碼：頁面底端，普通數(shù)字，居中。(四)列表符號：

1.各級標(biāo)題均需通過編號列表設(shè)置產(chǎn)生。項(xiàng)目號后使用英文句號“.”而不是頓號“、”；

2.如果僅有一級標(biāo)題時：“1.”“2.”“3.”； 3.如果有兩級標(biāo)題時：

一級項(xiàng)目：“一.”“二.”“三.”； 二級項(xiàng)目：“1.”“2.”“3.”； 4.如果有三級標(biāo)題時：

一級項(xiàng)目：“一.”“二.”“三.”；

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College Of Electronic Science & Engineering 二級項(xiàng)目：“

（一）”“

（二）”“

（三）”（注意其后無符號“.”）； 三級項(xiàng)目：“1.”“2.”“3.”； 5.如果有四級標(biāo)題時：

一級項(xiàng)目：“一.”“二.”“三.”；

二級項(xiàng)目：“

（一）”“

（二）”“

（三）”（注意其后無符號“.”）； 三級項(xiàng)目：“1.”“2.”“3.”；

四級項(xiàng)目：“1）”“2）”“3）”（注意其后無符號“.”）；

6.各級標(biāo)題靈活設(shè)置，使每級標(biāo)題序號互相對齊，序號后文字以及次級標(biāo)題互相對齊，具體格式可參見此規(guī)范的序號設(shè)置； 7.各項(xiàng)目句尾用分號“；”結(jié)束，在最后一項(xiàng)句尾用句號“?！薄?/p>

第2章資料收集指南

電子科學(xué)與工程學(xué)院各學(xué)生組織和社團(tuán)都應(yīng)建立健全完整的資料檔案，為便于活動資料收集、整理、歸檔現(xiàn)提供資料收集指南如下：

(一)活動資料上交的時間為活動結(jié)束3天之內(nèi)；

(二)每次活動所必須回收的資料為：活動策劃、活動總結(jié)、活動通訊稿、活動照片，以上4種材料已制定相關(guān)規(guī)范，活動負(fù)責(zé)人應(yīng)提供嚴(yán)格符合規(guī)范的材料；

(三)受到表彰或者新聞媒體報道的活動，活動負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供相關(guān)證明材料，如獲獎證書照片，校內(nèi)通知截屏圖片，新聞報道圖片等；

(四)活動所用的會序、簽到表、PPT、主持稿、嘉賓發(fā)言稿等其他資料活動負(fù)責(zé)人也應(yīng)進(jìn)行整理收集，一同放在命名為其他材料的文件夾里與活動策劃等資料一起上交；

(五)活動撰寫調(diào)研報告的則調(diào)研報告與活動策劃等材料一起收集，在活動文件夾中單獨(dú)存放；

(六)資料收集人員應(yīng)仔細(xì)檢查上交的資料是否符合規(guī)范，是否完整，如不完整或不符合規(guī)范可退回給活動負(fù)責(zé)人；

(七)資料收集人員應(yīng)對每次活動的資料進(jìn)行分類歸檔，建議活動負(fù)責(zé)人上交資料前進(jìn)行一定的整理，例如：

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College Of Electronic Science & Engineering(八)資料收集人員對于上交的資料應(yīng)該按照每個活動單獨(dú)建立一個文件夾的方式進(jìn)行管理，例如：

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第3章活動策劃書寫規(guī)范

為指導(dǎo)同學(xué)們寫出專業(yè)化、規(guī)范化的策劃書（模板見附件1），有效開展各項(xiàng)活動，便于活動資料收集、整理、歸檔現(xiàn)提供活動策劃書規(guī)范如下：

一、形式

(一)標(biāo)題：

1.策劃標(biāo)題：黑體小二加粗居中，1.25倍行距，無任何縮進(jìn)，若標(biāo)題為一段，段前間距為1行，段后間距為1行；

2.策劃內(nèi)分項(xiàng)標(biāo)題（例如“活動名稱：”、“活動內(nèi)容：”等）,楷體（注意不是“楷體GB2312”）四號加粗，左對齊，1.25倍行距，無任何縮進(jìn)，段前段后間距均為0行。(二)正文：

1.字體：中文字體為楷體，英文字體為Calibri,大小為小四，不加粗； 2.段落：無左右縮進(jìn).左對齊，首行縮進(jìn)2字符，1.25倍行距，段前段后間距均為0行；

3.“活動目的”，另起一行，首行縮進(jìn)2字符。(三)策劃中附件格式：

1.“附件+編號”字樣：楷體小四加粗，左對齊，1.25倍行距，無任何縮進(jìn)，段前段后間距均為0行；

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College Of Electronic Science & Engineering 2.附件標(biāo)題：楷體四號加粗，居中，1.25倍行距，無任何縮進(jìn)，段前間距為0行，段后間距為1行，段前段后均無需使用回車空行； 3.附件正文及項(xiàng)目編號格式與策劃相同；

4.當(dāng)附件內(nèi)容多于2/5篇幅時，單獨(dú)成頁，且每結(jié)束一份附件換頁時使用換頁功能換頁，不可采用輸入多個回車換頁。

二、內(nèi)容

(一)標(biāo)題：“活動全稱+活動策劃”格式，例如“第七期學(xué)生工作會議活動策劃”。(二)正文：

1.活動名稱：即活動全稱；

2.主辦單位：具體到組織，例如“電子科學(xué)與工程學(xué)院團(tuán)委”； 3.承辦單位：具體到部門，例如“電子科學(xué)與工程學(xué)院團(tuán)委秘書部”； 4.活動總負(fù)責(zé)人（聯(lián)系方式）：即活動主辦單位的總負(fù)責(zé)人，括號內(nèi)為總負(fù)責(zé)人的手機(jī)號碼，例如“團(tuán)委副書記王蒙（***）”； 5.活動目的：即舉辦活動的目的，內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)充實(shí)； 6.活動細(xì)則：即活動主體流程，分條列出；

7.活動時間：即舉辦活動的準(zhǔn)確起止時間，使用24時計時法，起止時間的連接符號為“-”，例如“2014年2月28日15:30-17:30”； 8.活動地點(diǎn)：即舉辦活動的具體地點(diǎn)的官方名稱，電子樓——唐敖慶樓D區(qū)，理一教——唐敖慶樓第一教室，經(jīng)信一階——經(jīng)濟(jì)信息教學(xué)樓F區(qū)第一階梯教室，三教——第三教學(xué)樓； 9.活動對象：即參與活動的具體人員； 10.活動規(guī)模：即參與活動的人數(shù)；

11.擬邀請領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓：擬邀請的領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓的“確切職務(wù)+姓名” 12.主持人/裁判員：主持人或裁判員的“職務(wù)+姓名”，沒有的可以刪去，例如“主持人：”、“裁判員：”；

13.時間安排：活動每一項(xiàng)流程的詳細(xì)時間安排，分條列出，時間跨度比較大的，每一天的日期需加粗，例如：

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14.活動預(yù)期突發(fā)事件及解決辦法：每一條預(yù)期突發(fā)事件對應(yīng)一條解決辦法，分條列出，應(yīng)詳細(xì)而周全，例如：

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15.活動預(yù)期效果：活動所預(yù)期達(dá)到的效果，內(nèi)容應(yīng)照舉辦活動的目的真實(shí)而具體地寫出；

16.活動獎項(xiàng)設(shè)置：詳細(xì)分列活動所設(shè)置的獎項(xiàng)名稱、等級、數(shù)量； 17.活動特色及創(chuàng)新：包括活動中的特色內(nèi)容，特色形式，創(chuàng)新點(diǎn)；

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College Of Electronic Science & Engineering 18.宣傳方式：包括活動所有的宣傳方式，每一種方式分占一行； 19.活動預(yù)算：分列活動所需的每一項(xiàng)花銷，每一項(xiàng)花銷需寫出單價?數(shù)量及每一項(xiàng)共計，最后寫出總計，每一項(xiàng)分占一行，推薦使用制表位進(jìn)行設(shè)置，分別為“2字符，左對齊”、“17字符，左對齊”、“34字符，左對齊”或在前面格式項(xiàng)單獨(dú)加一個活動預(yù)算格式。例如：

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附：活動策劃模板（詳見附件1）

第4章活動總結(jié)書寫規(guī)范

一.形式

(一)標(biāo)題：

1.總結(jié)標(biāo)題：黑體小二加粗居中，1.25倍行距，無任何縮進(jìn)，若標(biāo)題為一段，段前間距為1行，段后間距為1行；若標(biāo)題為兩段以上，則第一段段前間距為1行，段后間距為0行，最后一段段前間距為0行，段后間距為1行，中間段落段前段落間距均為0行，段前段后均無需使用回車空行；

2.總結(jié)內(nèi)分項(xiàng)標(biāo)題（例如“活動名稱：”、“活動內(nèi)容：”等）：

楷體（注意不是“楷體GB2312”）四號加粗，左對齊，1.25倍行距，無任何縮進(jìn)，段前段后間距均為0行。(二)正文：

1.字體：中文字體為楷體，英文字體為Calibri,大小為小四，不加粗； 2.段落：無左右縮進(jìn).左對齊，首行縮進(jìn)2字符，1.25倍行距，段前段后間距均為0行；

3.“活動意義”另起一行，首行縮進(jìn)2字符。(三)總結(jié)中附件格式：

1.“附件+編號”字樣：楷體小四加粗，左對齊，1.25倍行距，無任何縮進(jìn)，段前段后間距均為0行；

2.附件標(biāo)題：楷體四號加粗，居中，1.25倍行距，無任何縮進(jìn)，段前間

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College Of Electronic Science & Engineering 距為0行，段后間距為1行，段前段后均無需使用回車空行； 3.附件正文及項(xiàng)目編號格式與總結(jié)相同；

4.當(dāng)附件內(nèi)容多與2/5篇幅時，單獨(dú)成頁，且每結(jié)束一份附件換頁時使用換頁功能換頁，不可采用輸入多個回車換頁。

二.內(nèi)容

(一)標(biāo)題：“活動全稱+活動總結(jié)”格式，例如“第七期學(xué)生工作會議活動總結(jié)”(二)正文：

1.活動名稱：即活動全稱；

2.主辦單位：具體到組織，例如“電子科學(xué)與工程學(xué)院團(tuán)委”； 3.承辦單位：具體到部門，例如“電子科學(xué)與工程學(xué)院團(tuán)委秘書部”； 4.活動總負(fù)責(zé)人（聯(lián)系方式）：即活動主辦單位的總負(fù)責(zé)人，括號內(nèi)為總負(fù)責(zé)人的手機(jī)號碼，例如“團(tuán)委副書記王蒙（***）”； 5.活動意義：即舉辦活動的意義，內(nèi)容應(yīng)全面、詳細(xì)、充實(shí)； 6.活動時間：即舉辦活動的準(zhǔn)確起止時間，使用24時計時法，起止時間的連接符號為短破折號“-”，例如“2014年2月28日15:30-17:30”； 7.活動地點(diǎn)：即舉辦活動的具體地點(diǎn)的官方名稱，電子樓——唐敖慶樓D區(qū)，理一教——唐敖慶樓第一教室，經(jīng)信一階——經(jīng)濟(jì)信息教學(xué)樓F區(qū)第一階梯教室，三教——第三教學(xué)樓； 8.活動對象：即參與活動的具體人員；

9.邀請領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓：邀請的領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓的“確切職務(wù)+姓名”； 10.主持人/裁判員：主持人或裁判員的“職務(wù)+姓名”，沒有的可以刪去，例如“主持人：”、“裁判員：”；

11.活動流程：活動每一項(xiàng)流程的詳細(xì)分條列出；

12.活動獎項(xiàng)設(shè)置：詳細(xì)分列活動所設(shè)置的獎項(xiàng)名稱、等級、數(shù)量； 13.活動特色及創(chuàng)新：包括活動中的特色內(nèi)容，特色形式，創(chuàng)新點(diǎn)； 14.活動效果：活動所達(dá)到的效果，內(nèi)容應(yīng)充實(shí)而詳細(xì)；

15.活動經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：包括活動中的優(yōu)點(diǎn)和不足，不足之處應(yīng)寫出解決方案，格式與策劃中的活動預(yù)期突發(fā)事件及解決辦法相同； 16.活動決算：分列活動所需的每一項(xiàng)花銷，每一項(xiàng)花銷需寫出單價*數(shù)量及每一項(xiàng)共計，最后寫出總計，每一項(xiàng)分占一行，具體格式與策劃相同。

附：活動總結(jié)模板（詳見附件2）

第5章通訊稿書寫規(guī)范

一.形式

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College Of Electronic Science & Engineering(一)標(biāo)題：通訊稿需有正副標(biāo)題，正標(biāo)題推薦為“前四后五”格式如“專項(xiàng)培訓(xùn)，為優(yōu)秀記者”，副標(biāo)題為“——記xxxx活動”格式；

(二)字體：通訊稿全文均為楷體。正標(biāo)題字號為小二，居中，并加粗。副標(biāo)題為四號，右對齊，并加粗；正文字號為小四，不加粗；

(三)段落：正標(biāo)題需設(shè)為段前間距0行，段后間距1行，副標(biāo)題為段前間距0行，段后間距1行。通訊稿全文行距為多倍行距，1.25倍。在正文中，左側(cè)縮進(jìn)0字符，右側(cè)縮進(jìn)0字符，首行縮進(jìn)2字符。段前間距為0行，段后間距為0行；

(四)列表符號：項(xiàng)目號后面要使用英文句號“.”而不是頓號“、”；(五)通訊稿的落款為“電子科學(xué)與工程學(xué)院”，字號為小四，右對齊。行距為0.5倍，設(shè)置段前一行。

二.正文

(一)通訊稿全篇最好只有一頁；

(二)正文：段落最多為四段，其中領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)與地點(diǎn)必須規(guī)范準(zhǔn)確，如輔導(dǎo)員宋老師應(yīng)寫為2014級、2015級輔導(dǎo)員宋高峰老師，電子樓應(yīng)為唐敖慶樓D區(qū)；

第一部分交代時間、地點(diǎn)、人物以及事件； 第二部分（1~2段）介紹事件的流程及內(nèi)容等；

第三部分升華活動意義，用“促進(jìn)了，彰顯了，提高了”等整句格式來表達(dá)內(nèi)容。

(三)通訊稿插照片的位置在：左右位置的最右邊，上下位置的中部。

第6章照片收集要求

照片在選取時要注意：

(一)曝光好、無虛影；

(二)能夠清楚地表現(xiàn)活動內(nèi)容，如包含活動全場、條幅、展板等標(biāo)志性內(nèi)容；(三)活動人物肖像大小應(yīng)當(dāng)適中；(四)要有包含活動領(lǐng)導(dǎo)的照片；(五)要有嘉賓發(fā)言的照片；

(六)要有條幅、展板、宣傳單等的單獨(dú)照片；(七)照片格式為jpg;(八)照片數(shù)量至少4張，上限為10張；

(九)上交的每張照片都要起名字，如：活動嘉賓、活動全景、嘉賓講話、同學(xué)互動等等；

(十)所有照片放在一個文件夾里，文件夾應(yīng)以本次時間和活動全稱命名如：

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College Of Electronic Science & Engineering “2013年10月27日記者團(tuán)第一期專項(xiàng)培訓(xùn)活動照片”。

第7章章程格式編寫要求

一．形式

(一)標(biāo)題：

1.楷體小二加粗居中，1.25倍行距，無任何縮進(jìn)，段前間距為0行，段后間距為1行，段前段后均無需使用回車空行

2.章程內(nèi)分項(xiàng)標(biāo)題（例如“第一章：”等）：楷體（注意不是“楷體GB2312”）四號加粗，左對齊，1.25倍行距，無任何縮進(jìn)，段前段后間距均為0行，注意0行與自動不同

(二)字體：中文字體為楷體，英文字體為Calibri,大小為小四，不加粗(三)段落：無左右縮進(jìn)，左對齊，首行縮進(jìn)2字符，若為序號后文字，則與次級標(biāo)題互相對齊。1.25倍行距，段前段后間距均為0行，注意0行與自動不同

(四)編號：一個章程內(nèi)每一章開始的分條編號接著上一章的排序，例如：第一章共12條內(nèi)容，第二章從第13條開始，依次編寫。參考《中華人民共和國憲法》

(五)標(biāo)點(diǎn)：每一條結(jié)尾用“?！保粭l內(nèi)部的分條以分號“；”結(jié)束 二．內(nèi)容

(一)標(biāo)題：標(biāo)題一般由組織名稱和文種構(gòu)成。標(biāo)題之下以括號形式標(biāo)明該章程通過的時間和會議名稱，這一方面說明該章程的生效時間，另一方面說明其制訂或修改的歷史發(fā)展階段。

(二)正文：正文一般由總綱和分章，或由總則和細(xì)則組成，有些章程還有附則?？偩V或總則概述一個組織團(tuán)體的性質(zhì)、地位、任務(wù)、指導(dǎo)思想等。分章或細(xì)則是以總綱或總則為指導(dǎo)，對總綱或總則的進(jìn)一步具體化，多是分章、分條陳述。細(xì)則的劃分與條款的排列，應(yīng)是事理的邏輯表達(dá)。附則是需要說明的有關(guān)問題，如解釋權(quán)、生效日期等。

(三)寫作方法：必須注意綜合性和系統(tǒng)性，持續(xù)性與相對穩(wěn)定性，不可朝令夕改。其內(nèi)容要從大的原則、任務(wù)去考慮。結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)，條理要清晰，用語要莊重、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、簡練。

第8章會序制作要求

(一)頁眉處寫出活動總名稱，具體要求：段落居中，行距為單倍行距、字體楷體、小

二、加粗，無線框；

(二)第一行寫“會序”兩字，具體要求：段落居中，字體楷體、小

二、加粗；(三)空一行，然后寫正文“會議第一項(xiàng)”等，具體要求：段落左對齊，字體

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College Of Electronic Science & Engineering 楷體、四號、加粗（行距可根據(jù)會序內(nèi)容多少靈活設(shè)置，盡量使全部內(nèi)容分布在一頁紙上，布局均勻、美觀）；

(四)空五個格（或兩個Tab鍵）寫會議第一項(xiàng)的具體內(nèi)容，具體要求：對活動流程進(jìn)行高度概括，言簡意賅，字體為楷體、四號、不加粗；(五)記：“會議第一項(xiàng)”五個字后不加“：”，每一項(xiàng)結(jié)束后需加“；”，最后一項(xiàng)后加“?！?；

(六)在會序右下角標(biāo)明活動主辦方及具體年月日，具體要求：和正文之間空兩行，段落要求右對齊，行距為單倍行距，字體楷體、四號、加粗。(七)會序落款為：共青團(tuán)吉林大學(xué)電子科學(xué)與工程學(xué)院委員會。

附則

為使電子科學(xué)與工程學(xué)院文字資料正規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，望各組織認(rèn)真學(xué)習(xí)。本規(guī)范最終解釋權(quán)為電子科學(xué)與工程學(xué)院團(tuán)委所有，并由頒布之日起生效。

電子科學(xué)與工程學(xué)院團(tuán)委

第二篇：常用公文寫作規(guī)范格式

常用公文寫作規(guī)范格式

所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀(jì)要、工作計劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報告、說明等。

第一章 公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行：

一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來擬寫的。包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1．文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請求事項(xiàng)，擬請上級機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等。

2．根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是一個帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。

3．明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。

4．明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。

二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。

總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認(rèn)識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草、擬寫正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點(diǎn)：

1． 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說要用觀點(diǎn)來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說明問題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。

在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點(diǎn)，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

2． 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改。

初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。

1． 關(guān)于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2． 關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。

3． 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。

4． 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。

5． 關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號。

修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

第二章 幾種常用商務(wù)公文的編寫規(guī)范

一、請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。

（一）請示的特點(diǎn)

1、針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng)，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而“請示”具有很強(qiáng)的針對性。

2、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報的請示事項(xiàng)，無論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。

3、單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。

4、時效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。

（二）請示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：

1、請求指示性請示。

2、請求批準(zhǔn)性請示。

3、請求批轉(zhuǎn)性請示。

（三）請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：

1、首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個項(xiàng)目內(nèi)容。（1）． 標(biāo)題（2號宋體，加粗，居中）。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請示》。

（2）． 受文領(lǐng)導(dǎo)（3號仿宋，頂格）。每份請示只能寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請示。

2、正文（3號仿宋，首行縮入二格），其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

（1）．請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”

（2）．主題。主要說明請示事項(xiàng)，它是向上級機(jī)關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。如請求物資要寫明品名、規(guī)格、數(shù)量，請求資金要寫明金額。

（3）．結(jié)語。另起一段，多用“上述意見，是否妥當(dāng)，請指示”?！疤卮苏埵?，請予批準(zhǔn)”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復(fù)”，“以上請示，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行”等語。

注意事項(xiàng)：一文一事；一個主送機(jī)關(guān)；逐級請示。

3、尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時間兩部分。

（四）請示應(yīng)注意的問題

1、一文一事的原則。

2、材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。

3、理由充分，請示事項(xiàng)明確。

4、語氣平實(shí)、懇切，以引起上級的重視。

二、報告

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。

“報告”是陳述性文體。寫作時要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達(dá)方式.“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機(jī)關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)?！跋虑樯线_(dá)”是制發(fā)報告的目的。所以報告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達(dá)方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

（一）報告的特點(diǎn)：

1、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請求上級機(jī)關(guān)正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項(xiàng)，這是它與請示的重要區(qū)別之一。

2、報告中一般不提建議或意見。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。

3、報告在內(nèi)容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。

4、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度。

（二）報告的種類

報告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復(fù)性報告、呈報性報告、例行工作報告。

（三）報告的寫法

報告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法：

1、匯報性報告

匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：

（1）．綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況，成績或問題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點(diǎn)全面、概括、精練。

（2）．專題報告。這種報告是針對某項(xiàng)工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。

2、答復(fù)性報告

這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。

3、呈報性報告

呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。

4、例行工作報告

例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務(wù)報告、費(fèi)用 支出報告等。

報告格式：（建議報告）

（四）《報告》寫作要點(diǎn)

1、標(biāo)題（2號宋體，加粗，居中）：

制發(fā)機(jī)關(guān)＋事由＋報告；報告前可加“緊急”。2． 受文領(lǐng)導(dǎo)（3號仿宋，頂格）。

3、正文（3號仿宋，首行縮入二格）：（1）事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。（2）事項(xiàng)：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應(yīng)注意的問題。

4、結(jié)尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標(biāo)點(diǎn)符號，或“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地、各部門執(zhí)行”，或“以上報告，請指示”等語。

注意事項(xiàng)：概述事實(shí)，重點(diǎn)突出，中心明確，實(shí)事求是，有針對性。

三、公告

公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語言簡潔明快。公告的寫法

（一）、標(biāo)題（2號宋體，加粗，居中）。

公告標(biāo)題有三種：

1、完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；

2、發(fā)文機(jī)關(guān)和文種以上兩項(xiàng)，多用于政府機(jī)關(guān)；

3、有的只有文種，如《公告》，標(biāo)題之下，有時可依公告單獨(dú)編號。

（二）、正文（3號仿宋，首行縮入二格）：

正文一般由主旨與說明構(gòu)成。

主旨單獨(dú)成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。說明寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用“特此公告”作為結(jié)語。

（三）、落款及日期

公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。

四、會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀(jì)要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項(xiàng)，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統(tǒng)一認(rèn)識，會后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達(dá)組織開展工作的依據(jù)。同時“會議紀(jì)要”是可以多向行文，具有上報、下達(dá)以及同級單位進(jìn)行交流的作用。

（一）會議紀(jì)要的寫法：

會議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

1、首部（2號宋體，加粗，居中）。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會議紀(jì)要的首部還有成文時間等項(xiàng)目內(nèi)容。會議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****公司******會議紀(jì)要》。

2、正文（3號仿宋）。會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。

（1）.前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

（2）．主體。它是會議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實(shí)予以反映。

3、尾部。包括署名和成文時間兩項(xiàng)內(nèi)容。

（二）會議紀(jì)要的寫作格式和規(guī)范

1、會議紀(jì)要的寫作格式

會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。

會議紀(jì)要根據(jù)適用范圍、內(nèi)容和作用，分為兩種類型：（1）工作會議紀(jì)要。（2）協(xié)商交流性會議紀(jì)要。

2、會議紀(jì)要由標(biāo)題、日期、正文三部分組成。（1）標(biāo)題

由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學(xué)語文教學(xué)研討會紀(jì)要》。（2）文件日期

成文日期通常寫在標(biāo)題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標(biāo)明日期。

（3）正文

正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。

A.在開頭部分應(yīng)扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點(diǎn)、人員、議程及主要收獲等。

B.主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務(wù)要求等。

一般有三種寫法：

一是概述法。即把會議上的發(fā)言內(nèi)容、討論情況總結(jié)到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議。

二是發(fā)言記錄式寫法。按照會上發(fā)言順序，摘錄每個人發(fā)言的主要內(nèi)容。此寫法主要用于座談會紀(jì)要。

三是歸納法。就是把會議中研究、討論的內(nèi)容歸納成幾個問題來寫。適用于規(guī)模較大、內(nèi)容復(fù)雜的會議。寫作時，可根據(jù)表達(dá)內(nèi)容的需要，分條列項(xiàng)寫或擬小標(biāo)題分部分、分層次寫。

總之，無論是哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點(diǎn)。

3.結(jié)尾的內(nèi)容通常是提出希望、號召，要求有關(guān)單位認(rèn)真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結(jié)尾。

五、電子公文

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國內(nèi)缺少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無法真正實(shí)現(xiàn)無紙化。

電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。

（一）、收件單位/人

（二）、抄送單位/人

（三）、主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如《關(guān)于***請示》、《關(guān)于****報告》。

（四）、事項(xiàng)。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項(xiàng)等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關(guān)文件或報告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。

（五）、落款。署名及成文時間 遞交程序以遞交直屬領(lǐng)導(dǎo)為宜

六、通知格式：（指示性通知）

通知是下行文，要求下級機(jī)關(guān)辦理、執(zhí)行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。

（一）、標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)＋事由＋通知。

（二）、正文：

1、通知前言：即制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)。例如“為了解決×××的問題，經(jīng)×××批準(zhǔn)，現(xiàn)將×××，具體規(guī)定通知如下。

2、通知主體：寫出通知事項(xiàng)，分條列項(xiàng)，條目分明。

（三）、結(jié)尾：三種寫法：

1、意盡言止，不單寫結(jié)束語。

2、在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結(jié)尾可用“特此通知”結(jié)尾。

3、再次明確主題的段落描寫。

七、規(guī)定格式：

《規(guī)定》寫作要點(diǎn)

規(guī)定是由機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位對某一方面工作或行為做出具體規(guī)約的文件。

（一）、標(biāo)題：

地域＋內(nèi)容＋文件種類（規(guī)定、管理辦法、細(xì)則、規(guī)則等）。

（二）、正文：

1、正文的內(nèi)容通過“條”的形式表述，按順序依次排列?！皸l”是法規(guī)的基本單位。

2、“條”的內(nèi)容較多時可分為“款”，“款”的內(nèi)容較多時可分為“項(xiàng)”。

3、根據(jù)內(nèi)容的需要，可以在“條”上設(shè)“章”。

八、字號規(guī)格 公文標(biāo)題居中排一行或數(shù)行，公文標(biāo)題用2號宋體。

正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。用A4紙打印，紙邊距設(shè)置為上、下2.54cm,左、右為3.17 cm。

結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”；第二層為“

（一）”；第三層為“⒈”；第四層為“⑴”；第五層“A”;第六層“a”。

如果正文的內(nèi)容通過“條”的形式表述，一般下排列對應(yīng)為“1”、“1.1”、“1.1.1”，最多不超過四層，即“1.1.1.1”。

在結(jié)構(gòu)層次序號中，全文的編號應(yīng)該統(tǒng)一，編號在每行的位置應(yīng)保持一致。如果為了強(qiáng)調(diào)小標(biāo)題可使用加粗字體以達(dá)到明顯的目的。

成文時間用漢字，“零”應(yīng)寫為“○”，右空4個字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。蓋章的時候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，要把月份整個蓋住，主要是為了防止篡改公文日期。

第三章 圖片示范

第三篇：公文寫作格式規(guī)范

公文格式

公文格式——即公文規(guī)格樣式，是指公文中各個組成部分的構(gòu)成方式，它和文種是公文外在形式的兩個重要方面，直接關(guān)系到公文的效用的發(fā)揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。

公文的格式一般包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)（或機(jī)關(guān)用章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機(jī)密等級、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。

一、標(biāo)題。“關(guān)于”要有,公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標(biāo)題“三要素”。如：《關(guān)于延華集團(tuán)董事局關(guān)于表彰1997先進(jìn)工作者的通知》這一文件標(biāo)題中，“延華集團(tuán)董事局”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“關(guān)于表彰1997先進(jìn)工作者”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。文號的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。用3號仿宋體于版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側(cè)排印，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字組成。發(fā)文與發(fā)文順序號都只能用阿拉伯?dāng)?shù)字，發(fā)文要用中括號“[ ]”而不能用圓括號“（）”，另外發(fā)文應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡寫，例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發(fā)文序號分從1號起，按公文簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留空號，不隨意編號（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。標(biāo)題位于紅色橫線下方空2行排印。用2號華文中宋體，居中排印。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名 1

號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

二、主送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機(jī)關(guān)都是受文機(jī)關(guān)，也就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān)；下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報告或請示的公文，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時報送另一機(jī)關(guān)，可彩抄報形式。主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最后一個主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。

三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層用“

一、”，第二層用“

（一）”，第三層用“1．”，第四層 用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“

1、”，即把小圓點(diǎn)寫成頓號。在正文層次不多的情況 下，第一層用“

一、”，第二層可用“1．”。在正文中，只能用仿宋、小標(biāo)宋、黑、楷4 種字體，均用3 號字。正文中只有一級小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排??；有兩級小標(biāo)題的，第一級小標(biāo)題用黑體字排印，第二級小標(biāo)題用楷體字排?。挥卸嗉壭?biāo)題的，第一級小標(biāo)題用小標(biāo)宋體字排印，第二級小標(biāo)題用黑體字排印，第*小標(biāo)題用楷體字排印，第四級小標(biāo)題用仿宋體排印。除小標(biāo)題之外的正文文字，有雙文種的（既復(fù)合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。

四、發(fā)文機(jī)關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機(jī)關(guān)對公文生效的憑證。

五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，經(jīng)會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準(zhǔn)。用漢字標(biāo)注，“零”寫成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印。

六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務(wù) 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標(biāo)點(diǎn)符號，用醒目的黑體字標(biāo)出，以便分類歸檔。般位于末頁下端抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號，主題詞詞目用3號小標(biāo)宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。第一個詞是標(biāo)準(zhǔn)用語,省里通知有固定格式,最后一個詞是公文種類.七、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容）的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主

題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標(biāo)全角冒號。抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號后對齊。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個機(jī)關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機(jī)關(guān)）文件”，下面加一條紅線（黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號。一般包括機(jī)關(guān)代字、年號、順序號。如：“國發(fā)

[1997]5號”，代表的是國務(wù)院一九九七年第五號發(fā)文?！皣l(fā)”是國務(wù)院的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

十一、機(jī)密等級。機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。機(jī)密等級由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級的位置：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機(jī)密公

文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

十二、緊急程度。這是對公文送達(dá)和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團(tuán)級）”。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”

置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號。附件名稱長需要回行時，應(yīng)當(dāng)與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點(diǎn)。例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用“附”,十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。

擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。

十五、印章。除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的公文外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。

十六、印制版記。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間用阿拉伯?dāng)?shù)字、年份不能簡寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印字”；下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。

十七、公文用紙格式 采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊（天頭）寬為20mm±0.5mm，下白邊（地腳）寬7mm±0.5mm，左白邊（訂口）寬20mm±0.5mm，右白邊（翻口）寬15mm±0.5mm。首頁不要頁碼.為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，在調(diào)整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1―2個字，也可每頁增加1―2行，每行增加1―2個字。公文要雙面印刷。公文頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。公文裝訂與公文排印一致，左側(cè)裝訂，不掉頁。

第四篇：公文寫作規(guī)范

公 文 寫 作 規(guī) 定

一、公文寫作排版

（一）標(biāo)題：正文標(biāo)題用宋體字2號，遇標(biāo)題過長需換行可按“長、短、長”或“正（倒）寶塔形”排版；一級標(biāo)題“

一、”用黑體字3號；二級標(biāo)題“

（一）”用仿宋體字小3號加粗；三級標(biāo)題“1．”、四級標(biāo)題“（１）”均用仿宋體字4號加粗。

（二）正文：仿宋體字4號（行距為固定值24.5磅）。

二、公文寫作格式

（一）眉首：一般由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、會簽人等要素組成。

1．主體：一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文時間、印章、附注等要素組成。

（１）公文標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號或特定詞用引號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號，停頓用空格符或換行。（２）主送機(jī)關(guān)：是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱；應(yīng)按其性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，同性質(zhì)或級別的機(jī)關(guān)之間用頓號，不同性質(zhì)或級別的機(jī)關(guān)之間用逗號，最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。主送機(jī)關(guān)一般在標(biāo)題下空1行、左側(cè)頂格用仿宋體字4號，回行時仍頂格。

（3）正文：是公文的主體部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)、貫徹黨和國家的有關(guān)方針政策精神，完整地表達(dá)公文制發(fā)單位的意圖、意見和要求。正文一般置主送機(jī)關(guān)下一行，每自然段空2字，回行頂格；數(shù)字、年份不能回行。

（4）附件：是正文的附屬部分，是補(bǔ)充公文正文內(nèi)容的材料（包括圖表）。公文如有附件應(yīng)作附件說明，即在正文下空1行左空2字用仿宋體字4號標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱；附件如有序號

使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件:1.××××”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)在公文成文日期之后另起一頁與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號（如“附件1”）。附件的序號和名稱應(yīng)與正文之下的附件說明一致。

（5）成文時間：以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。行政機(jī)關(guān)公文成文日期用漢字年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“〇”；單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不置發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間；成文時間置正文右下方，右空4字。

（6）印章：指正文末尾加蓋的發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)同志簽名章，是發(fā)文機(jī)關(guān)對公文表示負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。

（7）附注：一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項(xiàng)等情況的說明，公文如有附注用仿宋體字4號，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下一行。

2．版記：一般由主題詞、抄送機(jī)關(guān)，印發(fā)機(jī)關(guān)、時間、份數(shù)和版記反線等要素組成。版記應(yīng)置于公文最后一頁（封四，亦稱封底），版記的最后一個要素置于最后一行。

（1）主題詞：是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。上行文應(yīng)當(dāng)按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用標(biāo)宋體字3號；詞目之間空1字。主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，除類別詞外，最多不超過5個。

（2）抄送機(jī)關(guān)：是指除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間：印發(fā)機(jī)關(guān)多數(shù)不以行文機(jī)關(guān)名稱出現(xiàn)，而只用機(jī)關(guān)辦公室名稱，位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用仿宋體字4號。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用4號阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)

識。

（4）印發(fā)份數(shù)：置印發(fā)時間之下，右空3字，用仿宋體字4號和阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

（5）版記中主題詞、抄送機(jī)關(guān)，印發(fā)機(jī)關(guān)、時間等要素之下分別加一條反線，寬度同版心。

二〇一二年四月

第五篇：公文寫作 字詞規(guī)范

字的書寫要規(guī)范。不用錯字、別字、異體字，包括不用胡亂簡化的字，一切以國家語言文字工作委員會頒布的漢字簡化表為主。這就是公文的書寫規(guī)范。詞，不要生造詞頭，注意正確運(yùn)用現(xiàn)代高科技新術(shù)語；用書面語，不用口語；用現(xiàn)代漢語，除已通用的個別文言詞（如“其、之、者、所”、廣泛使用的成語之外，不要文白夾雜，故意簡古。這也是文風(fēng)問題。重疊式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“開開心心”。遣詞造句，也要規(guī)范。除“值此……之際”等已經(jīng)通用的句式外，一般不用文言句式。重視“約定俗成”的習(xí)慣，不用“好好看”、“我緊張你”、“特科長”等世俗新語。標(biāo)點(diǎn)符號要使用正確。常用的16種標(biāo)點(diǎn)符號，要以國家語言文字工作委員會所頒布的《標(biāo)點(diǎn)符號用法》（自1996年6月1日起實(shí)施）為標(biāo)準(zhǔn)。要做到字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，只有靠平時多讀、多寫、多留心、多查閱、多商量，多增加一點(diǎn)責(zé)任心。因?yàn)樨?zé)任心才是寫作公文的動力，正如激情是產(chǎn)生文學(xué)作品的動力一樣。此外，還要明確以什么為標(biāo)準(zhǔn)。“我有一言應(yīng)記取，文章得失不由天”（魯迅：《別諸第三首》）。廣大秘書工作者要樹立信心，勤學(xué)苦練，相信一定會在貫徹新《辦法》的實(shí)踐中寫出篇幅簡短、信息量大、有實(shí)用價值、提高行政效率的好公文。來源：中華秘書網(wǎng)