第一篇：公文寫作規(guī)范注意事項(xiàng)

規(guī)范公文、材料用字及格式的幾個問題

一、文字材料中序號、標(biāo)點(diǎn)的正確使用

1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用頓號不規(guī)范，應(yīng)該用逗號，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。.“一，”、“二，”、“三，”等用逗號不規(guī)范，而應(yīng)該用頓號，即“

一、”、“

二、”、“

三、”。

3.“

1、”、“

2、”、“

3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用頓號不規(guī)范，而應(yīng)該使用齊線墨點(diǎn)（實(shí)心小圓點(diǎn)），即“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。.序號如加括號，如（1）（2）（3）等不再加標(biāo)點(diǎn)符號。

二、年份中“零”的正確使用

年份如用中文形式表示，如“二○○九年十月”，則中間的“○”不能寫成阿拉伯?dāng)?shù)字的長“0”或英語全角字符“O”，而應(yīng)該用圓“○”（一般在電腦“插入”欄里“特殊符號”或“幾何圖形符”中選擇）；年份如用阿拉伯?dāng)?shù)字形式表示，則中間應(yīng)該用長“0”表示，如：“2009年10月”。

三、公文文號的正確使用

印發(fā)公文時(shí)，年份外的符號應(yīng)該用六角形符號“? ?”（一般在電腦“插入”欄里“特殊符號”中選擇），而不應(yīng)該用小括號“（）”或中括號“[ ] ”。如：安語字（2009）5號（不規(guī)范）

安語字[2009]5號（不規(guī)范）

安語字?2009?5號（規(guī) 范）

四、正確區(qū)分連接號和破折號

1．凡文中使用連接號的應(yīng)該使用“～”，而不使用“——”或“ ── ”。如：2009年9月～10月中的“～”（使用規(guī)范）

2．凡文中使用破折號的應(yīng)該使用占兩個空格的連線“ ── ”而不用“～”或只占一個空格的短線“—”或兩個短線“——”表示。（選取破折號，一般在電腦“插入”欄“標(biāo)點(diǎn)符號”中查找）

五、漢語拼音注音字母的正確使用

1.大小寫：句子的首字母大寫；詩行的首字母大寫；專有名詞每個詞首字母大寫；標(biāo)題、標(biāo)語可以全部大寫。

2.分連寫：詞內(nèi)連寫，詞間分寫。

例：“公 共 場 所 請 勿 吸 煙”

GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN

以上未按《漢語拼音正詞法基本規(guī)則》標(biāo)注，不規(guī)范。

以下標(biāo)注規(guī)范：

“公 共 場 所 請 勿 吸 煙”

GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN

第二篇：公文寫作注意事項(xiàng)

公文寫作注意事項(xiàng)

一、文種使用不當(dāng)

有的公文作者不了解或不會正確運(yùn)用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報(bào)分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報(bào)告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺?，使用時(shí)張冠李戴或干脆寫成“請示報(bào)告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標(biāo)題冗長、混亂、殘缺不全；

公文標(biāo)題中常見病例分析

標(biāo)題是公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報(bào)告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

1、語句不合語法規(guī)范 例

1、***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。

例

3、***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。

例

5、***高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。

例

6、關(guān)于夏糧入庫的通知

例

7、光華公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)光華公司經(jīng)營承包責(zé)任制試行辦法的通知

例

8、XX縣人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX市人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX省人民政府關(guān)于進(jìn)行公共場所衛(wèi)生檢查工作的通知的通知的通知

例

9、強(qiáng)臺風(fēng)緊急通知

病例分析：

例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。例2的動賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因?yàn)椤罢摺敝荒苁秦瀼貓?zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標(biāo)題有多項(xiàng)錯誤：

1、動賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強(qiáng)制性，在“意見”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。

例5缺賓語。此標(biāo)題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補(bǔ)上。

2、請示、函、報(bào)告三者混淆

例

1、***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報(bào)告。例

2、***關(guān)于申請1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。例

3、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。例

4、東山鄉(xiāng)關(guān)于撥款的請示報(bào)告 病例分析：

例1的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請示”。

例2的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函””。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。

例3的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費(fèi)的問題?！掇k法》中規(guī)定，向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請示”。

（三）主送機(jī)關(guān)排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，對行政公文中使用的層次序號做出了嚴(yán)格規(guī)定。規(guī)定為： 第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當(dāng)

有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號、任務(wù)，而這些方針、口號、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時(shí)期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時(shí)間表述含糊

(一)用時(shí)間代名詞而不用具體日期。如“五一那天”、“臘八前一天” “前幾天”

(二)年份隨意省略。

(三)年份不使用公元紀(jì)年。

七、用詞不當(dāng)，不合語法 用詞不當(dāng)主要有：

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當(dāng)。

(四)濫用模糊詞語。

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤，主要有：

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當(dāng)。

（四）語序不當(dāng)。舉例：

1、公司熱切地檢討了自己的錯誤。（搭配不當(dāng)）

2、根據(jù)“三個代表”的要求，大力推進(jìn)技術(shù)革新，完善了內(nèi)部機(jī)制。（成分殘缺）

3、我們完成了全山莊道路的綠化美化，只有濱湖路沒有完成。（自相矛盾）

4、這個文化站已成為教育和幫助后進(jìn)青年，挽救和培養(yǎng)失足青年的場所，多次受到上級領(lǐng)導(dǎo)表彰。（搭配不當(dāng)）

5、我們能不能培養(yǎng)出“四有”新人，是關(guān)系到我們黨和國家前途命運(yùn)的大事，也是教育戰(zhàn)線的根本任務(wù)。（兩面對一面）

6、這個經(jīng)驗(yàn)值得文秘人員和秘書們的重視。（詞義相容）

7、出席今天會議的有領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)同志、黨員、團(tuán)員、教師和工人代表。

8、要求各鄉(xiāng)鄉(xiāng)長本月15日前來縣政府招待所參加會議。

9、焦裕祿這個名字對青年人可能還有些陌生，可對40歲以上的人確是很熟悉的。（主客倒置）

10、要提高教學(xué)質(zhì)量，必須不斷地提高師資水平和教學(xué)設(shè)備。

11、考場是設(shè)在一間古色古香的大廳里舉行的。

12、振興鞋廠生產(chǎn)的拖鞋由宏遠(yuǎn)外貿(mào)公司收購10萬雙皮鞋由百貨公司收購。

13、（一份房屋購買合同）“房屋建筑面積124平米，使用面積98平米，每平米2800元，一次付清。”

14、合同中的“大樹”、“小樹”問題

15、某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長的；工資較低的；貢獻(xiàn)較大的”

八、語言、語氣與文種不符

一般說，上行文——尊重、請求、誠懇、實(shí)在

下行文——莊重嚴(yán)肅、語氣嚴(yán)厲、沒有商量、毋庸質(zhì)疑

平行文——態(tài)度誠摯、平等商洽、謙恭有禮

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：

（一）數(shù)字概念不清楚。

（二）數(shù)字概念不準(zhǔn)確。

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。

第三篇：公文寫作注意事項(xiàng)

環(huán)縣迎接國家三類城市語言文字評估驗(yàn)收（公文寫作注意事項(xiàng)）

（一）紙型和字?jǐn)?shù)

統(tǒng)一使用A4紙印制（除相關(guān)文件有特殊規(guī)定外）。每頁22行，每行28個字。

（二）字體和字號

1.一級標(biāo)題（題目），使用2號小標(biāo)宋體;2.二級標(biāo)題（即第一層次序號，正文的一級標(biāo)題），使用3號黑體；

3.三級標(biāo)題，使用3號楷體加粗； 4.四級標(biāo)題，使用3號仿宋體加粗； 5.正文使用3號仿宋體。

附件：1.X X X(正文下一行左空兩字）2.X X X 單位名稱（附件下兩行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯?dāng)?shù)字）

（三）層次序號

公文一般不超過四個層次。

1.第一層次序號“

一、”必須單獨(dú)列行，句末不用標(biāo)點(diǎn)符號。

2.第二層次序號“

（二）”原則上要單獨(dú)列行（若字?jǐn)?shù)原因，可占兩行），單獨(dú)列行時(shí)句末不用標(biāo)點(diǎn)符號。

3.第三層序號“1.”一般不單獨(dú)列行（用法參見第四、第五層次序號的使用）。如文章確實(shí)較長，也可單獨(dú)列行，單獨(dú)列行時(shí)句末不用標(biāo)點(diǎn)符號。

4.第四、第五層次序號“（1）”和“①”一般放在段落前，不獨(dú)占一行。

這種層次序號之后是本段標(biāo)題，標(biāo)題末用句號或冒號或空1字，其后接寫正文，不另起一段。如果沒有本段標(biāo)題，則序號之后直接寫正文。

（四）標(biāo)點(diǎn)符號

1.標(biāo)題

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號”。比如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中華人民共國國家通用語言文字法》的通知”中的《中華人民共國國家通用語言文字法》就用書名號。

而被批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā))的請示、報(bào)告以及方案、意見、規(guī)定、決定等文件的名稱在公文標(biāo)題中出現(xiàn)時(shí)，不加書名號，例如：“關(guān)于印發(fā)環(huán)縣教育系統(tǒng)迎接國家三類城市語言文字工作評估實(shí)施方案的通知”中的“環(huán)縣教育系統(tǒng)迎接國家三類城市語言文字工作評估實(shí)施方案”就不用加書名號。

當(dāng)然，在公文處理的實(shí)際中，頓號、書名號、括號和引號是公文標(biāo)題中出現(xiàn)比較頻繁的，有時(shí)候不好避免，這就需要具體情況具體分析了。

2.發(fā)文號

印發(fā)公文時(shí)，年份外的括號應(yīng)該用六角括號“??”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），而不應(yīng)該用小括號“（）”或方括號“[ ] ”。

3.正文

（1）并列連用書名號（或雙引號）間一般不加頓號

①并列連用的書名號（或雙引號）間是否加頓號，目前尚存在爭議，但絕大部分專家認(rèn)為，如果書名號（或雙引號）的并列關(guān)系清楚，不會造成歧義，則不用加頓號。

②如果書名號之外還有其他文字會造成書名號的界限不清，則須加頓號號分隔。

（2）連接號和破折號

①連接漢字名詞或地點(diǎn)名詞，用“—”。

②文章注釋中的紀(jì)年，前后兩個年份之間用“—”。③文中如果強(qiáng)調(diào)的是時(shí)間起止概念，則用波浪線“～”。④文中的破折號應(yīng)該使用占兩個空格的連線“——”而不用“～”或只占一個空格的短線“—”或兩個短線“——”表示。（破折號一般在插入菜單的“符號”處進(jìn)入“特殊字符”，選擇兩次“長劃線”即可）

（3）相鄰兩個數(shù)字間的頓號

①相鄰的兩個數(shù)字表示概數(shù)，要用漢字?jǐn)?shù)碼，中間也不要加頓號。

②相鄰兩個數(shù)字連用，有時(shí)不是表示概數(shù)，而是一種縮略形式，中間要頓號。

（五）其他

1.成文時(shí)間。成為時(shí)間一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，用漢字將年、月、日標(biāo)全，表示“零”的數(shù)字寫為漢字?jǐn)?shù)字“○”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），不用和阿拉伯?dāng)?shù)字“0”及英文字母“O”混用。

2.單一發(fā)文印章。單一機(jī)關(guān)印發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。

第四篇：公文寫作注意事項(xiàng)

公文處理講座內(nèi)容簡記

一、文種

（一）黨的機(jī)關(guān)公文種類有14種

1決議 2決定 3指示 4意見 5通知 6通報(bào) 7公報(bào) 8報(bào)告 9請示 10批復(fù)

11條例 12規(guī)定 13函 14會議紀(jì)要

1、行政公文里沒有決議，而黨的公文最重要的是決議，而且要寫清某年某月某日通過。

2、黨的意見只屬于下行文，這一點(diǎn)與行政不同。黨的公文向上的意見文種為報(bào)告。

3、黨組織不能發(fā)公告、通告，黨組織發(fā)公報(bào)。

4、條例、規(guī)定屬于黨內(nèi)的法規(guī)。行政的條例是由國務(wù)院制訂，黨的條例只能由黨中央制訂。

（二）行政機(jī)關(guān)公文種類有13種

1命令（令）2決定 3公告 4通告 5通知 6通報(bào) 7議案 8報(bào)告 9請示 10批復(fù) 11意見 12函 13會議紀(jì)要

1、命令：分為公布令（公布行政法規(guī)）、行政令（例1989年北京戒嚴(yán)令）、嘉獎令（最高層次的，一般的嘉獎發(fā)通報(bào)）

基層機(jī)關(guān)不涉及命令文種的使用。

2、決定。具有兩種性質(zhì)，一是領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性，二是法規(guī)性。決定有三種用途。一是對重要事項(xiàng)或行動做出決策性安排。二是獎懲有關(guān)人員。三是變更、撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)氖马?xiàng)的文件。

3、公告與通告。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。兩者的區(qū)別：一是公布的范圍不同。公告適用于國際，通告適用于社會。二是公布的方式不同。公告通過傳媒，如新聞發(fā)布等。三是重要程度不同。

公告與通告不適用于我們基層機(jī)關(guān)。我們經(jīng)常遇到的電話號碼變更、地址變更等，應(yīng)用啟事、海報(bào)（公共應(yīng)用文），不應(yīng)當(dāng)用公告或通告。

4、通知。（1）適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。（3）任免人員。

通知?dú)w屬于下行文，只有涉及到劃線部分才屬于平行文。

5、通報(bào)（下行文）。適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

6、議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。

可提交議案的部門有：（1）人大常委會（2）人大專門委員會（3）人大主席團(tuán)（4）各級人民政府（5）軍委（6）人民法院（7）人民檢察院

注意：向權(quán)力機(jī)關(guān)提交的才叫議案。如向人民代表大會或常務(wù)委員會提交的叫議案，而向政協(xié)提交的叫提案。

提議案的主體要符合法定資格或者法定代表人數(shù)。按照全國人大組織法的規(guī)定，除法律規(guī)定的有關(guān)國家機(jī)關(guān)外，一個代表團(tuán)或者30名以上的代表聯(lián)名，可以向大會提出議案；根據(jù)地方組織法的規(guī)定，縣級以上地方各級人大代表10人以上聯(lián)名、鄉(xiāng)級人大代表5人以上聯(lián)名，可以向本級人大提出議案。如果不夠人數(shù)人大代表提交的叫提議或建議。

7、報(bào)告。適用于（1）向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作。（2）反映情況。（3）答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

（1）匯報(bào)工作分為

A工作報(bào)告：我們經(jīng)常寫的報(bào)告。成績、經(jīng)驗(yàn)，存在問題、下一步安排及設(shè)想。

B總結(jié)報(bào)告：重點(diǎn)提煉規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以指導(dǎo)以后工作。

C請求備案的報(bào)告：自己有自主權(quán)辦理的事情但要求上級單位備案?！吧鲜鰣?bào)告請予備案”。例：

關(guān)于中、津投資保護(hù)協(xié)定呈請備案的報(bào)告

國務(wù)院：

《中華人民共和國政府和津巴布韋共和國政府關(guān)于鼓勵和相互保護(hù)投資協(xié)定》已于１９９６年５月２１日由外經(jīng)貿(mào)部部長吳儀同津巴布韋財(cái)政部長赫伯特·穆拉瓦分別代表本國政府在哈拉雷簽字?，F(xiàn)送上該協(xié)定副本呈請備案。（正本已送外交部存查。）

（2）反映情況寫情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告。調(diào)查報(bào)告用于深層次的，用于反饋調(diào)查結(jié)果，揭示事物的真實(shí)規(guī)律。

（3）答復(fù)詢問的報(bào)告。供領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)了解情況作參考。

8、請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（具體處理見后）

9、批復(fù)。屬于下行文。適用于答復(fù)上級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。

10、意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見屬于新文種，它沒有固定的行文方向，可上報(bào)、可下發(fā)，上報(bào)時(shí)具有建議性、呈請性，下發(fā)時(shí)具有指導(dǎo)性，發(fā)同級單位具有商洽性。

意見與很多文種關(guān)聯(lián)，也有區(qū)別，不能混淆。意見上報(bào)時(shí)與請示性公文一樣履行程序，逐級、只報(bào)一個主管單位、一文一事。意見下發(fā)時(shí)，在指導(dǎo)性方面與通知是一樣的，但意見只限于重要問題，通知不限于重要問題。

意見內(nèi)容是有限定的，只限于重要問題。

12、函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

13、會議紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。

二、正確選用文種的依據(jù)

（一）法規(guī)的依據(jù)

1、不能漏寫了文種。

2、不要寫錯了文種。如把請示寫成報(bào)告（報(bào)告可以不予答復(fù)）。通知具有執(zhí)行性、通報(bào)具有教育性，不要相混淆。寫錯文種不但影響個人形象還影響整個單位的形象。

3、不要自己制造文種。如請示不能寫成“請示報(bào)告”，報(bào)告不能寫成“匯報(bào)材料”，批復(fù)不能寫成“答復(fù)”。

（二）根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)。如：“命令”和“令”，黨的組織沒有“命令”這個文種；條例：行政條例由國務(wù)院制訂，黨的條例由黨中央制訂；議案。在使用權(quán)限外用到可回避，寫提案、預(yù)案；公告：只有面向國內(nèi)外公眾發(fā)布重要事件時(shí)才用。

（三）行文目的。（舉例說明）

把請示與報(bào)告分開，兩者的行文目的不同，請示問題用“請示”，匯報(bào)工作用“報(bào)告”。如申請經(jīng)費(fèi)應(yīng)寫請示，不能寫報(bào)告。

凡要求答復(fù)的寫請示，不要求答復(fù)的寫報(bào)告。

防止報(bào)告與請示相混淆的三個問題：

1、在報(bào)告里請示問題。不能既報(bào)告又請示問題，請示問題一定要單獨(dú)行文。

2、用報(bào)告代替請示。報(bào)告可以不予答復(fù)，所以不能用報(bào)告代表請示。

報(bào)告結(jié)尾寫“特此報(bào)告”或“上述報(bào)告請審閱”，不要句號。

客氣一些可以寫：“上述報(bào)告如有不妥之處請指正”

3、在請示里匯報(bào)工作。這是不允許的。必須把請示與報(bào)告分開。請示包括（1）請示理由（2）請示事項(xiàng)（3）要求批準(zhǔn)、批復(fù)。如果擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)不了解內(nèi)容，可以把確實(shí)需報(bào)告的內(nèi)容寫成附件附在請示后面。

（四）按行文關(guān)系選擇文種

船夫見風(fēng)使舵才能行駛快，服務(wù)員看人下菜碟才能滿足南方人北方人不同的需求，不同場合對待不同對象要有不同說法，公文也一樣。按行文對象劃分，公文分為三類。

1、上行文：向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)（指導(dǎo)機(jī)關(guān)）報(bào)公文叫上行文。

2、下行文：向下級機(jī)關(guān)（被指導(dǎo)機(jī)關(guān)）行文叫下行文。

3、平行文：指不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。不相隸屬分兩類型：（1）同一系統(tǒng)內(nèi)的組織機(jī)關(guān)。另外，上級機(jī)關(guān)的部門與下級機(jī)關(guān)是平行的。

上級機(jī)關(guān)里的部門不要發(fā)文。例如人事部里的各個司，對外不要自主發(fā)文。

（2）非同一系統(tǒng)，不分級別高低都用平行文。

對等的、橫向的機(jī)關(guān)行文鼓勵用函。

行文關(guān)系舉例說明：

1、通知?！坝“l(fā)公文”用于本單位的公文，如“關(guān)于印發(fā)×××的通知”

通知屬于下行文，不能給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)通知，也不能給同級單位發(fā)指示性的通知。給同級單位只能發(fā)告知性的通知，如企業(yè)改制、地址變更等，才能給平行單位發(fā)通知。

2、通報(bào)屬于下行文

3、函。靈活，可上行、平行、下行。答復(fù)問題用復(fù)函，詢問批準(zhǔn)用問函。

“關(guān)于請求設(shè)立＊＊機(jī)構(gòu)的函”

“關(guān)于請示＊＊調(diào)動工作的函”

三、規(guī)范公文的格式

公文各要素標(biāo)識規(guī)則

眉首、主體、版記

（一）眉首

1、公文份數(shù)序號。

2、秘密等級和保密期限。

3、緊急程序。

4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。

5、發(fā)文字號。

6、簽發(fā)人。（見P27）

公文份數(shù)序號：絕密、機(jī)密文件才用

秘密等級和保密期限：黨的公文標(biāo)在左上角，行政公文標(biāo)在右上角

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：×××文件（紅頭），聯(lián)合行文時(shí)，把黨委排在前面，把主辦方排在前面。

發(fā)文字號：機(jī)關(guān)代字＋年份＋順序號，例：×××〔2000〕1號，位置：居中或左下方

機(jī)關(guān)代字要響亮好聽，不要隨便起。順序號不寫“第”字，不要寫成001號，就寫1號。括號不用圓括號。聯(lián)合行文只標(biāo)主辦方字號。

簽發(fā)人：上行文應(yīng)注明簽發(fā)人和會簽人姓名（見P28）

（二）主體

1、公文標(biāo)題

2、主送機(jī)關(guān)

3、成文日期

4、生效法定標(biāo)識

1、公文標(biāo)題。公文標(biāo)題是公文的眼睛。俗話說“看文先看題”，公文標(biāo)題規(guī)范與否，直接影響到公文的效力和閱讀者的感受。公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。寫標(biāo)題有三項(xiàng)要求：

（1）準(zhǔn)確揭示公文的主題內(nèi)容。

揭示主題內(nèi)涵，做到涵義明確。內(nèi)涵不應(yīng)讓人產(chǎn)生歧義。如“××紀(jì)委關(guān)于××錯誤的處理決定”，應(yīng)改為“××紀(jì)委關(guān)于××所犯錯誤的處理決定”

“××縣政府關(guān)于我縣遭受自然災(zāi)害的請示”應(yīng)改為“××縣政府關(guān)于妥善處理自然災(zāi)害的請示”

“關(guān)于開展追捕在逃犯罪人員的通告”應(yīng)把“開展”去掉

《關(guān)于出國考察的請示》標(biāo)題中因缺少主語而讓人費(fèi)解，到底是誰要出國考察?完整的標(biāo)題應(yīng)在“關(guān)于”后面加上“××同志”或“××代表團(tuán)”，《××局關(guān)于××河流改造的請示》，從題意上看，是請示開展改造河流，而此文實(shí)際上是請求上級解決“治河經(jīng)費(fèi)”的問題。因?yàn)槭掠刹粔蚯宄?，往往使一些請示事?xiàng)不能及時(shí)得到辦理。此標(biāo)題應(yīng)改為《××局關(guān)于解決××河流治理經(jīng)費(fèi)的請示》

揭示主題外延，做到范圍限定。

“關(guān)于舉辦文秘干部培訓(xùn)班的通知”不能寫成“關(guān)于培訓(xùn)文秘干部的通知”

（2）文字簡明通順

A歸納概括。從邏輯學(xué)講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買了很多蘋果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買了很多水果”

全國人民代表大會有權(quán)罷免下列人員：

（一）中華人民共和國主席、副主席；

（二）國務(wù)院總理、副總理、國務(wù)委員、各部部長、各委員會主任、審計(jì)長、秘書長；

（三）中央軍事委員會主席和中央軍事委員會其他組成人員；

（四）最高人民法院院長；

（五）最高人民檢察院檢察長。

目前經(jīng)修改后為：

全國人民代表大會有權(quán)罷免由它所選舉或決定的最高國家機(jī)關(guān)的組成人員。

B只揭示主題。公文標(biāo)題不講原因、不講目的、不說道理、只揭示主題。

C防止和文種重復(fù)。即同義反復(fù)。

“對此我們達(dá)成一致共識?！薄耙恢隆迸c“共識”是重復(fù)的 “他是個非常年輕的小伙子?！薄澳贻p”與“小伙子”是重復(fù)的。

“關(guān)于申請×××經(jīng)費(fèi)的請示”申請與請示是重復(fù)的（3）符合語法

發(fā)文機(jī)關(guān) ＋ 內(nèi)容 ＋ 文種 ＝ 標(biāo)題

發(fā)文機(jī)關(guān)（作者）＋介詞（關(guān)于、對）＋事由＋助詞（的）＋文種（名稱）＝標(biāo)題

如“冀州市醫(yī)院關(guān)于做好春節(jié)期間安全保衛(wèi)工作的通知”

注意以下四個問題：

A標(biāo)題后面不要標(biāo)點(diǎn)符號，不能當(dāng)成完整的句子，標(biāo)題里也一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號?！币?guī)定一般不用，不是一概不用，具體講應(yīng)該是確有必要才能使用，沒有必要不能亂用，表意清楚了能不用盡量不用，必要時(shí)可用空格代替。

××區(qū)政府辦公室關(guān)于印發(fā)《××區(qū)長在××?xí)h上講話》的通知，其中的“《》”就不應(yīng)該使用

標(biāo)點(diǎn)必要的應(yīng)用：

公文標(biāo)題中涉及的法規(guī)性文件名稱和書報(bào)刊名稱應(yīng)當(dāng)使用書名號。例：國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知

公文標(biāo)題中涉及的專用語、縮略語等可以使用引號。例：石家莊市人民政府關(guān)于命名“石家莊十大發(fā)明項(xiàng)目”“石家莊十大著名商標(biāo)”的決定

公文標(biāo)題中涉及的對某些內(nèi)容進(jìn)行必要注釋或者補(bǔ)充的成分可以使用擴(kuò)號。例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于對出國（境）招商活動加強(qiáng)管理的通知

公文標(biāo)題中涉及兩個以上并列成分又不便作簡化處理時(shí)，為了表意清楚和方便閱讀可以使用頓號。例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于２００１年春節(jié)、“五一”、“十一”放假安排的通知

B正確使用介詞

介詞的作用：引出并限制文件內(nèi)容

不要重復(fù)使用介詞。如有“關(guān)于”就不要寫“對”

例：關(guān)于對××同志的通報(bào) “關(guān)于”不能和“對”同時(shí)出現(xiàn)

對：專指對象 關(guān)于：大范圍的

“××單位對××進(jìn)行審計(jì)的通知”不能寫成“××單位關(guān)于對××進(jìn)行審計(jì)的通知”

C結(jié)構(gòu)完整。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫發(fā)文機(jī)關(guān)。

D標(biāo)題排列。多行標(biāo)題字?jǐn)?shù)勻稱、結(jié)構(gòu)得當(dāng)。

分行時(shí)注意結(jié)構(gòu)完整，詞意完整，例：不能上一行寫“關(guān)”下一行寫“于”

通知的標(biāo)題：

發(fā)文機(jī)關(guān)＋轉(zhuǎn)發(fā)/批轉(zhuǎn)/印發(fā)（發(fā)布）＋原文件標(biāo)題＋文種（通知）

轉(zhuǎn)發(fā)中的“四個省略”，即在轉(zhuǎn)發(fā)中可酌情省略介詞關(guān)于、助詞的、書名號、通知。

一個文件標(biāo)題里最多只能寫三個通知。

特殊情況可以直接寫轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題。例

“轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋《基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定》執(zhí)行中有關(guān)問題的通知”如不采用直接轉(zhuǎn)發(fā)辦法，標(biāo)題將變成《轉(zhuǎn)發(fā)黃委財(cái)務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)水利部轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問題的通知的通知的通知的通知》

當(dāng)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)對象也是通知時(shí)，可省略去第一個“關(guān)于”和最后一個“通知”。

例：某省人民政府要用通知轉(zhuǎn)發(fā)《國務(wù)院關(guān)于開展全國第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》時(shí)，其標(biāo)題應(yīng)為《XX省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》，不是《XX省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知的通知》。

直轉(zhuǎn)的文件要在正文里寫詳細(xì)

2、主送機(jī)關(guān)

要求：（1）除普發(fā)性公文，只主送一個機(jī)關(guān)。請示公文只報(bào)送一個單位。

（2）在一般情況下不要送給領(lǐng)導(dǎo)人。不是領(lǐng)導(dǎo)人特別交辦的，不要報(bào)送給領(lǐng)導(dǎo)人。文件忌橫傳、躍級傳送。這樣易導(dǎo)致文件漏登記或丟失。

（3）主送機(jī)關(guān)明確具體。不要寫“各有關(guān)單位”，部署任務(wù)一定要把對誰寫清。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體標(biāo)識，回行時(shí)仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

3、成文日期。表示公文正式確立的時(shí)間。法律與法規(guī)在附則中還要寫明生效日期。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字。

確定成文日期的依據(jù)：

（1）領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期。（2）聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（3）電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

成文日期寫法，零寫成“○”不能用數(shù)字的0代替。

黨的系統(tǒng)對成文日期沒有嚴(yán)格的要求。

4、公文生效的標(biāo)識。（1）印章。（2）領(lǐng)導(dǎo)者簽署。

印章：除會議紀(jì)要、電報(bào)外，都要蓋印章。

用印制度：（1）啟用相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）印章專人保管，明確交接。（3）使用印章要有登記。（4）蓋印要清晰規(guī)范。

蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。上面距正文約2－4mm。

下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見P29）

（1）印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。

（2）印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

聯(lián)合上報(bào)公文，只蓋一個章，即主辦單位的章。

當(dāng)排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)調(diào)整行距解決，不能采取標(biāo)識“此而無正文”的方法解決。

簽署：

領(lǐng)導(dǎo)人在文件正文上簽字叫簽署。領(lǐng)導(dǎo)人在發(fā)文稿紙上簽字叫簽發(fā)。一般文件蓋印就不簽署。注意：只有正職領(lǐng)導(dǎo)人可以簽署，副職不能簽署。

（三）、版記

主題詞

1、主題詞的概念：用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。

只要是公文就應(yīng)該標(biāo)注主題詞。主題詞寫在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。

定稿與印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。

2、主題詞的選詞問題。

能做主題詞的只有名詞，不能用形容詞或動詞做主題詞。動名詞（有時(shí)當(dāng)動詞有時(shí)當(dāng)名詞的詞），當(dāng)動名詞做名詞時(shí)可作主題詞，如“管理”。

主題詞不要選多義詞（一詞多義），出現(xiàn)一詞多義時(shí)要用規(guī)范詞。

單位名稱使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。如果用到譯名時(shí)，應(yīng)同新華社的叫法。

3、主題詞的標(biāo)引

位置：用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。

數(shù)量：加上類別詞不要超過六個

順序：先標(biāo)類別詞（文件所屬大類），再標(biāo)類屬詞（反映文件內(nèi)容的詞），最后標(biāo)反映文件形式的詞（文種）

文件內(nèi)容：主體因素、通用因素、時(shí)間因素、位置因素。

反映文件形式的詞：不只局限于13種文種

標(biāo)好主題詞要有依據(jù)，各個單位應(yīng)該參照上級主管部門確定自己的主題詞表。

抄送機(jī)關(guān)：

抄送機(jī)關(guān)：需要了解公文機(jī)關(guān)，必要時(shí)給予配合的單位，不負(fù)責(zé)辦理答復(fù)公文。

哪些文件應(yīng)該抄送：

1、凡是下發(fā)的重要公文一定要抄送給直接上級。如醫(yī)院下發(fā)文件應(yīng)抄送給衛(wèi)生局。

2、受雙層領(lǐng)導(dǎo)的單位在請示一個領(lǐng)導(dǎo)部門時(shí)，要將請示抄送給另一個上級。

3、上級機(jī)關(guān)向受雙層領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文時(shí)，如有必要應(yīng)把文件抄送給下級機(jī)關(guān)的另一個上級機(jī)關(guān)。

4、因特殊情況越級行文應(yīng)把文件抄送給上級部門。

5、公文內(nèi)容涉及到有關(guān)機(jī)關(guān)職能配合時(shí)，應(yīng)抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。

哪些文件不能抄送？

1、請示不向下級、同級抄送。

2、外單位抄送來的公文，不要轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送。

3、凡是與文件辦理無關(guān)的單位一律不要抄送。

印發(fā)機(jī)關(guān)

辦公室負(fù)有合稿的責(zé)任，哪天付印哪天就是印發(fā)日期。

四、請示、會議紀(jì)要等文種的寫法

（一）請示

請示要與報(bào)告、函分開。

1、請示的結(jié)構(gòu)

（1）標(biāo)題。

重要請示：發(fā)文機(jī)關(guān)＋內(nèi)容＋文種

一般請示：內(nèi)容＋文種 例：關(guān)于×××經(jīng)費(fèi)的請示

寫請示題目中就不要再有“請求、申請”等詞，避免重復(fù)。

主送機(jī)關(guān)：報(bào)送一個機(jī)關(guān)，不送給領(lǐng)導(dǎo)人。

（2）請示正文。三部分：請示理由、請示事項(xiàng)、行文的具體要求。

請示理由：寫明必要性、緊迫性，寫明可行性。

請示事項(xiàng)：就是請示什么，注意一定要事前請示；一文一事；對所請示問題要預(yù)先提出議案、解決問題辦法；所請示問題一定要屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的確實(shí)無力或無權(quán)解決的事情；內(nèi)容要明確具體。

例：關(guān)于登山比賽獎品經(jīng)費(fèi)的請示

請示行文的具體要求：（上述意見可否，請批示）請示具有要求批準(zhǔn)的行文目的 例：“上述意見如有不妥請批示”應(yīng)改為“上述意見妥否（當(dāng)否）請批示”

“上述要求請領(lǐng)導(dǎo)考慮”應(yīng)改為“上述要求請批準(zhǔn)”

“上述意見不知可否，請領(lǐng)導(dǎo)決策”應(yīng)改為“上述意見可否，請領(lǐng)導(dǎo)批示”

2、請示的寫作要求

（1）認(rèn)真調(diào)查研究。維護(hù)請示內(nèi)容的合理性和真實(shí)性。合理性即符合黨的方針政策、國家的法律法規(guī)；符合客觀實(shí)際；符合整理。真實(shí)性即維護(hù)請示事實(shí)的全面真實(shí)。

（2）文字簡明

寫請示時(shí)用說明的方式，客觀、原原本本的說明事情，不要用議論的方式。

可以用增加附件的辦法使請示本身寫的簡明扼要。

我們內(nèi)部請示可以搞成表格，內(nèi)部文件、報(bào)批件。

寫請示時(shí)語言要樸實(shí)、明白，盡量不要用形容詞。

3、請示的行文規(guī)則

（1）逐級報(bào)送，一般不越級。（2）只報(bào)送一個單位。（3）在一般情況下不報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)人。（4）聯(lián)合上報(bào)的請示必須協(xié)商一致，會簽手續(xù)齊備（如兩個院長都要在發(fā)文稿紙

上簽字）。（5）請示不能向下級機(jī)關(guān)抄送。（6）上報(bào)請示應(yīng)在簽發(fā)人之外還注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話。（7）與報(bào)告分開，不能用報(bào)告代替請示，不能在請示里匯報(bào)工作。

（二）會議紀(jì)要

1987年出臺的文種，概念：用于記載和傳達(dá)會議情況和既定事項(xiàng)

特點(diǎn)：

1、會議紀(jì)要不加蓋公章。

2、會議紀(jì)要主要用于機(jī)關(guān)內(nèi)部備查使用。會議紀(jì)要是原始素材，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查，而會議紀(jì)要必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查。

3、會議紀(jì)要的性質(zhì)靈活、范圍廣泛。憑證性、協(xié)議性、信息交流性。如可作為合同、協(xié)議書使用；可直接寫上某某會議報(bào)告，就是上行文，紀(jì)要附在重要報(bào)告后面；會議紀(jì)要可用通知下發(fā)；會議紀(jì)要可以印成簡報(bào)。

1、會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)

標(biāo)題：會議名稱＋文種

成文日期：標(biāo)題右下方

正文：會議的基本情況

例會寫法：主采用條款式寫法，分條例項(xiàng)

紀(jì)要不寫缺席人、記錄人，主持人、參加人、列席人不但要寫姓名，還要寫職務(wù)，注意人名排序。

大會寫法：歸納敘述。

（1）為什么召開？（2）會議名稱。（3）時(shí)間、地點(diǎn)、與會范圍等。（4）議題，并對會議成果進(jìn)行簡要評價(jià)。

2、會議紀(jì)要的寫法

（1）收集材料。記錄重點(diǎn)：上級領(lǐng)導(dǎo)講話，大會的發(fā)言，例會依靠會議記錄。

要突出紀(jì)實(shí)，實(shí)事求是的反映本來面目。特別重要的會議紀(jì)要要經(jīng)與會者討論并取得認(rèn)可。

會議紀(jì)要的簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)是主持會議的領(lǐng)導(dǎo)。

會議紀(jì)要可先寫背景再寫結(jié)論，也可以反過來，但不可以安全按照會議程序來寫。

（2）寫法?？砂褧h決定事項(xiàng)分成幾個問題，每個問題用小標(biāo)題區(qū)分開。例會可用慣用語。如：

會議聽取了××同志關(guān)于××的報(bào)告，經(jīng)討論決定……

會議聽取了××同志關(guān)于××的報(bào)告，指出××，會議決定……

例會紀(jì)要不要寫得過長。

五、公文專用語

（一）稱謂詞 單位、職務(wù)＋姓名

代第一人稱：我、本；代第二人稱：貴、你；代第三人稱：該

（二）領(lǐng)敘詞：是在公文中領(lǐng)敘來文時(shí)的用語，作為行文的依據(jù)。

依據(jù)、按照、依照、遵照、根據(jù)，用這種詞時(shí)先引標(biāo)題再引發(fā)文字號。

按、近接、前接、頃接，用這種詞時(shí)直接引述原文。

悉 指導(dǎo)性：收悉、敬悉、謹(jǐn)悉

致意性：欣悉、驚悉、電悉、獲悉

表示置發(fā)文種目的：為、為了

置發(fā)文件的理由：由于、鑒于、茲因

（三）承轉(zhuǎn)詞：承接上文轉(zhuǎn)入下文

據(jù)此、為此、故此、鑒此。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見、總之、總而言之、概而言之

（四）時(shí)態(tài)詞

茲（現(xiàn)在）頃（剛才）現(xiàn)（現(xiàn)在）行（未來）將（將來）時(shí)值時(shí) 準(zhǔn)時(shí) 屆時(shí) 如期

先到用：先期到達(dá)

愈期（如逾期未歸）

當(dāng)即、迅即、著即、在即

暫時(shí)、暫作

曾經(jīng)、日前

（五）結(jié)尾詞

1、結(jié)束上文。特此報(bào)告 特此函告 特此函復(fù) 特此通知

此據(jù) 謹(jǐn)此

此致（不是行禮的意思，不必再加敬禮）

2、表示希望和要求的結(jié)尾詞

為盼（上行文），為荷（平行文）荷代表感激、感謝，為要（下行文）

3、致意性結(jié)尾詞

謝謝合作、致以敬禮、謹(jǐn)致謝意

（港臺用法）順致最良好的祝愿、致以誠摯的問候

值此 按

第五篇：常用公文寫作規(guī)范格式

常用公文寫作規(guī)范格式

所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報(bào)告、請示、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報(bào)告、說明等。

第一章 公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題。公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行：

一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來擬寫的。包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1．文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請求事項(xiàng)，擬請上級機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等。

2．根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫專題報(bào)告還是寫情況簡報(bào)；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是一個帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。

3．明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。

4．明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。

二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。

總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認(rèn)識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草、擬寫正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點(diǎn)：

1． 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說要用觀點(diǎn)來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說明問題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。

在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點(diǎn)，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。

2． 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改。

初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。

1． 關(guān)于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2． 關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。

3． 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。

4． 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。

5． 關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號。

修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

第二章 幾種常用商務(wù)公文的編寫規(guī)范

一、請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。

（一）請示的特點(diǎn)

1、針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng)，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而“請示”具有很強(qiáng)的針對性。

2、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報(bào)的請示事項(xiàng)，無論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。

3、單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。

4、時(shí)效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時(shí)發(fā)出，就會使問題得以及時(shí)解決。

（二）請示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：

1、請求指示性請示。

2、請求批準(zhǔn)性請示。

3、請求批轉(zhuǎn)性請示。

（三）請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：

1、首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個項(xiàng)目內(nèi)容。（1）． 標(biāo)題（2號宋體，加粗，居中）。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請示》。

（2）． 受文領(lǐng)導(dǎo)（3號仿宋，頂格）。每份請示只能寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請示。

2、正文（3號仿宋，首行縮入二格），其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

（1）．請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”

（2）．主題。主要說明請示事項(xiàng)，它是向上級機(jī)關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。如請求物資要寫明品名、規(guī)格、數(shù)量，請求資金要寫明金額。

（3）．結(jié)語。另起一段，多用“上述意見，是否妥當(dāng)，請指示”?！疤卮苏埵荆堄枧鷾?zhǔn)”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復(fù)”，“以上請示，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行”等語。

注意事項(xiàng)：一文一事；一個主送機(jī)關(guān)；逐級請示。

3、尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時(shí)間兩部分。

（四）請示應(yīng)注意的問題

1、一文一事的原則。

2、材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。

3、理由充分，請示事項(xiàng)明確。

4、語氣平實(shí)、懇切，以引起上級的重視。

二、報(bào)告

報(bào)告是下級向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。

“報(bào)告”是陳述性文體。寫作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達(dá)方式.“報(bào)告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報(bào)告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持，為上級機(jī)關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。“下情上達(dá)”是制發(fā)報(bào)告的目的。所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達(dá)方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

（一）報(bào)告的特點(diǎn)：

1、報(bào)告的目的為了向上級匯報(bào)工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請求上級機(jī)關(guān)正面回答報(bào)告中的問題，所以不帶請示事項(xiàng)，這是它與請示的重要區(qū)別之一。

2、報(bào)告中一般不提建議或意見。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報(bào)告中提出的建議或意見，可建議上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報(bào)告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。

3、報(bào)告在內(nèi)容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報(bào)告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。

4、報(bào)告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時(shí)匯報(bào)工作、反映問題、提出建議，也是下級機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度。

（二）報(bào)告的種類

報(bào)告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈報(bào)性報(bào)告、例行工作報(bào)告。

（三）報(bào)告的寫法

報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時(shí)間組成，下面介紹幾種報(bào)告的寫法：

1、匯報(bào)性報(bào)告

匯報(bào)性報(bào)告主要是下級向上級匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告，一般分為兩類：

（1）．綜合報(bào)告。這種報(bào)告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報(bào)性報(bào)告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況，成績或問題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對今后工作的意見或建議。這種報(bào)告的特點(diǎn)全面、概括、精練。

（2）．專題報(bào)告。這種報(bào)告是針對某項(xiàng)工作中的某個問題，向上級所寫的匯報(bào)性報(bào)告。

2、答復(fù)性報(bào)告

這種報(bào)告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報(bào)告。這種報(bào)告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。

3、呈報(bào)性報(bào)告

呈報(bào)性報(bào)告主要用于下級向上級報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告。一般是一兩句話說明報(bào)送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。

4、例行工作報(bào)告

例行工作報(bào)告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報(bào)告。如，財(cái)務(wù)報(bào)告、費(fèi)用 支出報(bào)告等。

報(bào)告格式：（建議報(bào)告）

（四）《報(bào)告》寫作要點(diǎn)

1、標(biāo)題（2號宋體，加粗，居中）：

制發(fā)機(jī)關(guān)＋事由＋報(bào)告；報(bào)告前可加“緊急”。2． 受文領(lǐng)導(dǎo)（3號仿宋，頂格）。

3、正文（3號仿宋，首行縮入二格）：（1）事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。（2）事項(xiàng)：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應(yīng)注意的問題。

4、結(jié)尾：可寫“特此報(bào)告”、“專此報(bào)告”，后面不用任何標(biāo)點(diǎn)符號，或“以上報(bào)告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地、各部門執(zhí)行”，或“以上報(bào)告，請指示”等語。

注意事項(xiàng)：概述事實(shí)，重點(diǎn)突出，中心明確，實(shí)事求是，有針對性。

三、公告

公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語言簡潔明快。公告的寫法

（一）、標(biāo)題（2號宋體，加粗，居中）。

公告標(biāo)題有三種：

1、完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；

2、發(fā)文機(jī)關(guān)和文種以上兩項(xiàng)，多用于政府機(jī)關(guān)；

3、有的只有文種，如《公告》，標(biāo)題之下，有時(shí)可依公告單獨(dú)編號。

（二）、正文（3號仿宋，首行縮入二格）：

正文一般由主旨與說明構(gòu)成。

主旨單獨(dú)成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。說明寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用“特此公告”作為結(jié)語。

（三）、落款及日期

公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。

四、會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀(jì)要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項(xiàng)，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統(tǒng)一認(rèn)識，會后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達(dá)組織開展工作的依據(jù)。同時(shí)“會議紀(jì)要”是可以多向行文，具有上報(bào)、下達(dá)以及同級單位進(jìn)行交流的作用。

（一）會議紀(jì)要的寫法：

會議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

1、首部（2號宋體，加粗，居中）。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目內(nèi)容。會議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****公司******會議紀(jì)要》。

2、正文（3號仿宋）。會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。

（1）.前言。首先概括交代會議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

（2）．主體。它是會議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實(shí)予以反映。

3、尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

（二）會議紀(jì)要的寫作格式和規(guī)范

1、會議紀(jì)要的寫作格式

會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報(bào)刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。

會議紀(jì)要根據(jù)適用范圍、內(nèi)容和作用，分為兩種類型：（1）工作會議紀(jì)要。（2）協(xié)商交流性會議紀(jì)要。

2、會議紀(jì)要由標(biāo)題、日期、正文三部分組成。（1）標(biāo)題

由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學(xué)語文教學(xué)研討會紀(jì)要》。（2）文件日期

成文日期通常寫在標(biāo)題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標(biāo)明日期。

（3）正文

正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。

A.在開頭部分應(yīng)扼要地?cái)⑹鰰h概況。如會議的名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程及主要收獲等。

B.主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務(wù)要求等。

一般有三種寫法：

一是概述法。即把會議上的發(fā)言內(nèi)容、討論情況總結(jié)到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議。

二是發(fā)言記錄式寫法。按照會上發(fā)言順序，摘錄每個人發(fā)言的主要內(nèi)容。此寫法主要用于座談會紀(jì)要。

三是歸納法。就是把會議中研究、討論的內(nèi)容歸納成幾個問題來寫。適用于規(guī)模較大、內(nèi)容復(fù)雜的會議。寫作時(shí)，可根據(jù)表達(dá)內(nèi)容的需要，分條列項(xiàng)寫或擬小標(biāo)題分部分、分層次寫。

總之，無論是哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點(diǎn)。

3.結(jié)尾的內(nèi)容通常是提出希望、號召，要求有關(guān)單位認(rèn)真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結(jié)尾。

五、電子公文

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國內(nèi)缺少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無法真正實(shí)現(xiàn)無紙化。

電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。

（一）、收件單位/人

（二）、抄送單位/人

（三）、主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如《關(guān)于***請示》、《關(guān)于****報(bào)告》。

（四）、事項(xiàng)。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項(xiàng)等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關(guān)文件或報(bào)告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。

（五）、落款。署名及成文時(shí)間 遞交程序以遞交直屬領(lǐng)導(dǎo)為宜

六、通知格式：（指示性通知）

通知是下行文，要求下級機(jī)關(guān)辦理、執(zhí)行或服從安排的文種。通知講究時(shí)效性，是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。

（一）、標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)＋事由＋通知。

（二）、正文：

1、通知前言：即制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)。例如“為了解決×××的問題，經(jīng)×××批準(zhǔn)，現(xiàn)將×××，具體規(guī)定通知如下。

2、通知主體：寫出通知事項(xiàng)，分條列項(xiàng)，條目分明。

（三）、結(jié)尾：三種寫法：

1、意盡言止，不單寫結(jié)束語。

2、在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結(jié)尾可用“特此通知”結(jié)尾。

3、再次明確主題的段落描寫。

七、規(guī)定格式：

《規(guī)定》寫作要點(diǎn)

規(guī)定是由機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位對某一方面工作或行為做出具體規(guī)約的文件。

（一）、標(biāo)題：

地域＋內(nèi)容＋文件種類（規(guī)定、管理辦法、細(xì)則、規(guī)則等）。

（二）、正文：

1、正文的內(nèi)容通過“條”的形式表述，按順序依次排列?！皸l”是法規(guī)的基本單位。

2、“條”的內(nèi)容較多時(shí)可分為“款”，“款”的內(nèi)容較多時(shí)可分為“項(xiàng)”。

3、根據(jù)內(nèi)容的需要，可以在“條”上設(shè)“章”。

八、字號規(guī)格 公文標(biāo)題居中排一行或數(shù)行，公文標(biāo)題用2號宋體。

正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。用A4紙打印，紙邊距設(shè)置為上、下2.54cm,左、右為3.17 cm。

結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”；第二層為“

（一）”；第三層為“⒈”；第四層為“⑴”；第五層“A”;第六層“a”。

如果正文的內(nèi)容通過“條”的形式表述，一般下排列對應(yīng)為“1”、“1.1”、“1.1.1”，最多不超過四層，即“1.1.1.1”。

在結(jié)構(gòu)層次序號中，全文的編號應(yīng)該統(tǒng)一，編號在每行的位置應(yīng)保持一致。如果為了強(qiáng)調(diào)小標(biāo)題可使用加粗字體以達(dá)到明顯的目的。

成文時(shí)間用漢字，“零”應(yīng)寫為“○”，右空4個字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。蓋章的時(shí)候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，要把月份整個蓋住，主要是為了防止篡改公文日期。

第三章 圖片示范