第一篇：市政府辦公系統(tǒng)公務(wù)活動(dòng)組織管理 1.會(huì)議管理

市政府辦公系統(tǒng)公務(wù)活動(dòng)

組織管理匯編

(內(nèi)部資料注意保密)

市政府辦公廳秘書處 二O一O年十一月九日

目錄 第一章 會(huì)議管理

第一節(jié) 市政府常務(wù)會(huì)議................................1 第二節(jié) 市政府專題會(huì)議·..............................10 第三節(jié) 全市性會(huì)議.....................................15

1、全市性會(huì)議的主要類型·..............................15

2、全市性會(huì)議的管理制度及辦理程序...................16

3、全市性會(huì)議的召開原則·..............................17

4、市政府全市性會(huì)議的前期準(zhǔn)備·.......................18

5、市政府全市性會(huì)議的組織實(shí)施·.......................28

6、市政府電視電話(視頻)會(huì)議有關(guān)制度要求·..........36 7,幣政府辦公樓會(huì)議室分布及功能·.....................37 第二章大型活動(dòng)及市領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研

第一節(jié)大型活動(dòng)·.....................................38

1、大型活動(dòng)基本定義及分類·............................38

2、策劃大型活動(dòng)的基本要素·............................39

3、活動(dòng)方案的制作及報(bào)審程序·.........................qp

4、大型活動(dòng)的組織實(shí)施·................................56 第二節(jié)市領(lǐng)導(dǎo)檢查調(diào)研活動(dòng)·.........................61 第三章公務(wù)接待

1、公務(wù)接待的基本定義和構(gòu)成要素..............................66 2,幣政府公務(wù)接待活動(dòng)的制度、原則及任務(wù)分類·.....,.68

3、公務(wù)接待活動(dòng)的組織實(shí)施..............................73 4.需玻交流探討的幾個(gè)問題....................,..--,82

第一章

會(huì)議管理

交流目的：通過交流，明確政府相關(guān)會(huì)議的基本概要和組織程序，進(jìn)一步熟悉各類會(huì)議的組織流程，做到會(huì)前安排科學(xué)、會(huì)中組織嚴(yán)密、會(huì)后落實(shí)及時(shí)，真正提高辦會(huì)效果、效率。

第一節(jié)市政府常務(wù)會(huì)議

一、市政府常務(wù)會(huì)議概要

(一)會(huì)議的組成。

市政府常務(wù)會(huì)議由市長(zhǎng)、副市長(zhǎng)、秘書長(zhǎng)組成，組成人員達(dá)到半數(shù)以上方可開會(huì)。

市政府常務(wù)會(huì)議由市長(zhǎng)或委托常務(wù)副市長(zhǎng)主持。根據(jù)議題需要，相關(guān)的副秘書長(zhǎng)以及市政府部門、縣(市)區(qū)人民政府主要負(fù)責(zé)人可列席會(huì)議。特殊情況下，可邀請(qǐng)市 委、市人大常委會(huì)、市政協(xié)、市紀(jì)檢委、軍分區(qū)、人民 團(tuán)體、民主黨派負(fù)責(zé)人、人大代表、政協(xié)委員和新聞單位記 者列席會(huì)議。

(二)會(huì)議的任務(wù)。

市政府常務(wù)會(huì)議討論的問題，是事關(guān)市政府工作全局或 涉及多個(gè)部門和單位，必須由市政府議決的重大事項(xiàng)，其主要任務(wù)是：

1。貫徹、落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)的方針、政策和重要決議； 2．討論通過報(bào)請(qǐng)上級(jí)審定的重要事項(xiàng)，提請(qǐng)市人表大會(huì)審議、向市政協(xié)通報(bào)的政府工作報(bào)告草案；

3、討論通過提請(qǐng)市人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員的地方性法規(guī)(草案)、市政府關(guān)于議案辦理工作報(bào)告；

4、討論通過市人民政府發(fā)布的重要決定、命令和地方性行政規(guī)章；

5、討論審定全市國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃、預(yù)決算與執(zhí)行情況；

6、討論決定市政府各部門、各縣(市)區(qū)人民政府的重大請(qǐng)示和報(bào)告事項(xiàng)；

7、討論和決定人事任免和獎(jiǎng)懲事項(xiàng)；

8、審定市政府全體會(huì)議及市政府召開的全市性會(huì)議、部門以市政府名義召開的全市性會(huì)議和日程；

9、研究其他須經(jīng)常務(wù)會(huì)議討論、決定的事項(xiàng)。(三)議題的協(xié)調(diào)。

市政府常務(wù)會(huì)議的議題由市長(zhǎng)、副市長(zhǎng)、秘書長(zhǎng)提出。提請(qǐng)市政府常務(wù)會(huì)議討論的議題，主辦部門要做好充分準(zhǔn)備，并在會(huì)前通過召開協(xié)調(diào)會(huì)等形式征求有關(guān)部門和單位的意見，經(jīng)有關(guān)部門和單位會(huì)簽后，由主辦部門責(zé)人簽字并加蓋公章。按照精簡(jiǎn)會(huì)議和提高效能的原則，凡市政府已有原則規(guī)定或市長(zhǎng)和分管副市長(zhǎng)職權(quán)范圍內(nèi)能解決的事項(xiàng)、分管副市長(zhǎng)之間能夠協(xié)調(diào)，解決的事項(xiàng)、主管部門能夠通過協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)不列入會(huì)議。

擬提請(qǐng)市政府常務(wù)會(huì)議討論的事項(xiàng)，主辦部門要嚴(yán)格按照市政府常務(wù)會(huì)議方案關(guān)于時(shí)間限制的要求，精減篇幅，形成簡(jiǎn)明扼要的匯報(bào)提綱，同時(shí)對(duì)擬采取的措施、需市政府解決的問題和承辦單位，要提出明確意見，并如實(shí)匯報(bào)議題協(xié)調(diào)中的分歧意見。匯報(bào)材料需經(jīng)分管副秘書長(zhǎng)審核后，報(bào)分管副市長(zhǎng)審定方可上會(huì)，未經(jīng)協(xié)調(diào)和領(lǐng)導(dǎo)批示的議題不列入會(huì)議。

(四)會(huì)議的要求。

1、市政府常務(wù)會(huì)議實(shí)行例會(huì)制度，一般每月召開一次。

2、會(huì)議議題一經(jīng)確定，主辦單位要在會(huì)前5天將上會(huì)材料按標(biāo)準(zhǔn)格式印制60份送至市政府辦公廳，辦公廳在會(huì)前分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。

3、提請(qǐng)市政府常務(wù)會(huì)議討論的議題，由主辦單位主要負(fù)責(zé)人匯報(bào)，除法規(guī)、規(guī)章外，一般不通讀全文。

4、與會(huì)人員接到通知后要認(rèn)真準(zhǔn)備，討論發(fā)言要言簡(jiǎn)意明，突出重點(diǎn)，一般不超過5分鐘。

(五)會(huì)議的組織。

1、市政府常務(wù)會(huì)議由秘書長(zhǎng)組織，由辦公廳主任或分管副主任調(diào)度，常務(wù)秘書組織承辦。市政府常務(wù)會(huì)議實(shí)行方案制，常務(wù)會(huì)議方案由常務(wù)秘書起草，經(jīng)辦公廳分管副主任 和主任審核后，報(bào)秘書長(zhǎng)審定。

2、接到會(huì)議通知后，與會(huì)單位要按要求在會(huì)前上報(bào)參加會(huì)議人員名單。由秘書長(zhǎng)將人員出席情況整理后，向秘書長(zhǎng)和會(huì)議主持人報(bào)告。

3、市政府常務(wù)會(huì)議實(shí)行候會(huì)制度，常務(wù)秘書根據(jù)議題內(nèi)容預(yù)計(jì)匯報(bào)和討論的時(shí)間，并根據(jù)預(yù)計(jì)的時(shí)間通知各議題的列席人員分批到候會(huì)室候會(huì)，待進(jìn)行下個(gè)議題時(shí)，及時(shí)組織入會(huì)，以保證會(huì)議有條不紊地進(jìn)行。

4、市政府常務(wù)會(huì)議由常務(wù)秘書負(fù)責(zé)會(huì)議記錄并進(jìn)行錄音，會(huì)議記錄要完整、準(zhǔn)確、字跡清楚。

5、市政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)煉，便于執(zhí)行和操作會(huì)議紀(jì)要由常務(wù)秘書起草，經(jīng)辦公廳分管副主任和主任審核后，報(bào)秘書長(zhǎng)審定簽發(fā)。

6、市政府常務(wù)會(huì)議結(jié)束后，常務(wù)秘書要及時(shí)將會(huì)議討論的文件、簽到單、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄(錄音)等文件立卷存檔

7、市政府常務(wù)會(huì)議新聞報(bào)道經(jīng)辦公廳分管副主任審閱，由秘書長(zhǎng)審定簽發(fā)。

(六)會(huì)議的落實(shí)。

市政府常務(wù)會(huì)議決定的事項(xiàng)和部署的工作，市政府領(lǐng)導(dǎo)同志要按照工作分工抓好落實(shí)，有關(guān)單位要將工作落實(shí)和任務(wù)完成情況及時(shí)報(bào)告市政府，市政府秘書長(zhǎng)和各位副秘書長(zhǎng)以及辦公廳要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好督促檢查工作，確保會(huì)議決定事項(xiàng)真正落實(shí)。

(七)其他有關(guān)事項(xiàng)。

1、與會(huì)人員必須按規(guī)定和要求到會(huì)。嚴(yán)格控制與會(huì)人員，會(huì)前已協(xié)調(diào)過的問題或議題協(xié)調(diào)中已達(dá)成一致意見的，相關(guān)部門一般不再列席會(huì)議。匯報(bào)和列席單位都應(yīng)派主要負(fù)責(zé)人參會(huì)，一般不要帶助手，部門主要負(fù)責(zé)人不能到會(huì)或需要帶助手的，必須事先申請(qǐng)；市政府辦公廳及有關(guān)部門工作人員要嚴(yán)格按方案要求參會(huì)，并根據(jù)議題要求候會(huì)，會(huì)議方案中未規(guī)定參會(huì)的，不準(zhǔn)到會(huì)。

2、要遵守會(huì)議紀(jì)律，不準(zhǔn)遲到、早退。會(huì)議期間，與會(huì)人員不要隨意交談和走動(dòng)，不要辦理與會(huì)議無關(guān)的事項(xiàng)。

3、會(huì)議討論的文件、材料涉及機(jī)密的，會(huì)后原則上退回。如工作需要帶回使用，須經(jīng)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)，并妥為保管。對(duì)會(huì)議討論的重要問題、決定的重要事項(xiàng)，要注意保密，議定的事項(xiàng)以會(huì)議紀(jì)要或其它正式文件為準(zhǔn)。

4、樹立政府權(quán)威，市政府常務(wù)會(huì)議決定的事項(xiàng)和部署的工作，市政府各部門必須堅(jiān)決貫徹，抓緊督辦，不打折扣，迅速落實(shí)。

第二篇：市政府辦公管理系統(tǒng)解決方案

1.1.1 公文管理

公文一般分為收文（外來公文）和發(fā)文（自制公文）兩大類，公文管理的功能包括：收文登記/發(fā)文起草、收文轉(zhuǎn)發(fā)/發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)、校對(duì)公文、公文審核、退回處理、代辦公文、公文查詢、流程跟蹤等。

公文的流轉(zhuǎn)基于靈活的流程定義，主要實(shí)現(xiàn)的功能包括： ? 用戶可自定義審批流程 ? 在公文流轉(zhuǎn)過程中，可以根據(jù)辦事需要，將公文內(nèi)容轉(zhuǎn)交，不記錄流程； ? 具有流程跟蹤功能 ? 具有自動(dòng)催辦功能 ? 支持短消息提醒跟蹤

? 實(shí)現(xiàn)全過程記錄，痕跡保留 ? 可以通過電子郵件方式分發(fā)文件 ? 擁有公文處理人員的代辦機(jī)制，解決人員暫時(shí)不在崗時(shí)，公文也能及時(shí)處理的問題

? 在任意一個(gè)流轉(zhuǎn)過程中的任意一個(gè)環(huán)節(jié)，都可以添加意見和修改文稿內(nèi)容

? 公文管理中，可以對(duì)收發(fā)文登記自動(dòng)編號(hào)、生成辦文單或發(fā)文處理箋 ? 支持標(biāo)準(zhǔn)格式的公文打印。

公文的編輯，系統(tǒng)可以封裝Office應(yīng)用軟件功能，用戶可以在線對(duì)公文文檔進(jìn)行編輯和保存，提供的功能有：

? Office軟件的所有編輯功能，如復(fù)制、粘帖、對(duì)齊等，可插入圖片、表格、批注。

? 具有原文修改功能，并保留修改人、修改時(shí)間等痕跡。? 具有紅頭文件和加蓋電子公章功能。? 公文在流轉(zhuǎn)中提交前均有文件預(yù)覽功能

公文管理從邏輯上可劃分成收文管理、發(fā)文管理、督辦管理和立卷歸檔，同時(shí)，與醫(yī)保業(yè)務(wù)相關(guān)的審批工作，也可以轉(zhuǎn)入OA系統(tǒng)，通過預(yù)定的流程，進(jìn)行處理。

1.1.1.1 收文管理

收文管理包括來文登記、批辦、批示、傳閱、歸檔等處理。系統(tǒng)可以對(duì)流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行監(jiān)督。從收文（進(jìn)行電子掃描）、擬辦、核辦、業(yè)務(wù)部門處理及各直屬單位處理、領(lǐng)導(dǎo)批示至歸檔，各流程都要能提供打印功能。

收文流程示例

收文管理從功能上劃分出子模塊： ? 收文登記 ? 公文處理 ? 流程跟蹤

1.1.1.2 發(fā)文管理

發(fā)文管理包括發(fā)文擬稿、核稿、會(huì)稿、批示、編號(hào)登記等處理。系統(tǒng)可以對(duì)流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行監(jiān)督。

發(fā)文流程示例

發(fā)文管理從功能上劃分出以下子模塊： ? 發(fā)文擬稿 ? 公文處理 ? 流程跟蹤

1.1.1.3 督辦管理

催辦管理系統(tǒng)是對(duì)緊急突發(fā)事件或要求迅速解決的事件做出快速反應(yīng)，以解決應(yīng)急事務(wù)的全過程處理和控制，確保在限定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。系統(tǒng)具有自動(dòng)催辦功能，對(duì)于超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以進(jìn)行發(fā)送催辦通知、郵件等功能實(shí)現(xiàn)。對(duì)每一個(gè)催辦事件都有相應(yīng)的記錄以備日后查詢。

1.1.1.4 立卷歸檔

無論是收文或者發(fā)文，文件辦理完畢后都需要進(jìn)行歸檔，通過與系統(tǒng)文檔管理的連接，對(duì)于已完成流轉(zhuǎn)辦理的公文，可以進(jìn)行相應(yīng)的歸檔。歸檔后的公文在檔案管理中能進(jìn)行查詢立卷等操作。

文檔或者檔案管理人員查詢出流轉(zhuǎn)結(jié)束的文檔，選擇已經(jīng)著錄的案卷進(jìn)行歸檔。

1.1.1.5 業(yè)務(wù)受理

OA系統(tǒng)可以通過網(wǎng)閘等方式實(shí)現(xiàn)與政務(wù)網(wǎng)互動(dòng)，政務(wù)網(wǎng)受理的定點(diǎn)醫(yī)藥機(jī)構(gòu)審批、特定診療項(xiàng)目審批等醫(yī)保業(yè)務(wù)，可以轉(zhuǎn)入OA系統(tǒng)的公文審批，按照用戶自定義的流程，進(jìn)行類似于公文的流轉(zhuǎn)，完成業(yè)務(wù)受理。業(yè)務(wù)受理的結(jié)果，可以傳回政務(wù)網(wǎng)，進(jìn)行展現(xiàn)。

所有信息的傳遞，均采用XML格式，且保持政務(wù)網(wǎng)和OA系統(tǒng)的弱耦合關(guān)系，使某個(gè)系統(tǒng)的改變不會(huì)影響其他系統(tǒng)。

1.1.2 個(gè)性化辦公

個(gè)性化辦公為用戶提供有效管理個(gè)人相關(guān)事務(wù)的功能。

個(gè)性化辦公包括電子郵件、個(gè)人通訊錄、個(gè)人日程安排、待辦事宜、外出登記、文件到達(dá)提醒、短信息提醒、在線聯(lián)絡(luò)等功能模塊。個(gè)性化辦公的各個(gè)功能，可以靈活配置，給使用者提供最大的方便。

1.1.2.1 電子郵件 郵件系統(tǒng)可用于單位內(nèi)部外部，每個(gè)用戶可以擁有一個(gè)電子信箱，可以接收、發(fā)送、回復(fù)電子郵件及超文本郵件；用戶擁有樹狀的郵箱目錄；可結(jié)合通訊錄來選擇郵件地址，實(shí)現(xiàn)單發(fā)或者群發(fā)郵件。

1.1.2.2 個(gè)人通訊錄

每個(gè)用戶可以管理自己的通訊錄的信息，系統(tǒng)中還可保留公用通訊錄的信息。用戶可以通過多種查找方式，查找個(gè)人通訊錄和公共通訊錄的內(nèi)容。

1.1.2.3 個(gè)人日程安排

每個(gè)用戶可以對(duì)自己的日程進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人日程的安排、提示備忘等功能。

用戶可以通過日歷的視圖，方便的設(shè)置日程內(nèi)容，設(shè)置日程類型。對(duì)于需要提醒的日程，系統(tǒng)通過提醒功能通知用戶。

系統(tǒng)還提供日程查詢的功能，可以通過組合條件查詢已設(shè)置的日程。

1.1.2.4 待辦事宜

待辦事宜是整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)收文系統(tǒng)、發(fā)文系統(tǒng)、業(yè)務(wù)受理等信息的傳遞，通過統(tǒng)一的窗口，給使用者展示所有需處理工作的列表，便于使用者掌握自己所有的工作。

1.1.2.5 外出登記

用戶離開辦公區(qū)域時(shí)，可以進(jìn)行外出登記，記錄離開時(shí)間、事由、預(yù)計(jì)返回時(shí)間、聯(lián)系方式等，可以供其它用戶了解其動(dòng)向。同時(shí)，提供返回登記，也即取消外出的登記。

1.1.2.6 提醒功能

系統(tǒng)提供了多種方式的提醒功能，如果滾動(dòng)方式的提醒區(qū)、彈出窗口式的提醒等。

系統(tǒng)可以進(jìn)行日常按時(shí)提示、備忘提示等功能。用戶可以自行設(shè)置提醒能容，也可以從日程安排中設(shè)置。

系統(tǒng)還可以根據(jù)設(shè)置自動(dòng)進(jìn)行文件到達(dá)的提醒、短消息提醒等。

1.1.2.7 在線聯(lián)絡(luò)

系統(tǒng)提供了在線聯(lián)絡(luò)的工具，用戶之間可以通過在線聯(lián)絡(luò)的工具進(jìn)行工作交流。

通過在線聯(lián)絡(luò)工具，用戶可以給其他用戶發(fā)送在線消息，也可以實(shí)時(shí)接收其他用戶發(fā)來的消息，即使接收方不在線的情況下，消息也可以被發(fā)送，當(dāng)接收方一登錄OA系統(tǒng)，就可以收到發(fā)來的消息。利用在線聯(lián)絡(luò)，方便了不在同一地點(diǎn)辦公的人員之間的聯(lián)系。

1.1.3 專項(xiàng)管理

主要包括日常辦公中，各種行政事務(wù)或特殊業(yè)務(wù)的管理，包括信訪管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、車輛管理、人事信息、物品管理、接待管理、外出情況查詢等。

1.1.3.1 信訪管理

系統(tǒng)為信訪管理提供包括收文（掃描）、登記、擬稿、領(lǐng)導(dǎo)審批、發(fā)文、歸檔等一整套管理，處理的方式類似于公文管理中的收文處理，信訪流轉(zhuǎn)的流程，也是可以由用戶進(jìn)行設(shè)置的，同時(shí)系統(tǒng)也提供了流程監(jiān)控的功能。

1.1.3.2 會(huì)議管理

會(huì)議管理包括從會(huì)議計(jì)劃的制定、會(huì)議通知發(fā)送到會(huì)議召開后的會(huì)議記錄整理的全過程，主要包括會(huì)議議題、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要等功能。

本系統(tǒng)以工作流方式把會(huì)議管理從會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議審批、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要所有步驟納入了網(wǎng)絡(luò)信息化管理。會(huì)議召集人在會(huì)議計(jì)劃審批通過并確認(rèn)會(huì)議地點(diǎn)、日期、與會(huì)人員及相關(guān)事項(xiàng)后，可將此會(huì)議通知發(fā)送給所有與會(huì)人員，系統(tǒng)將在每一位被邀請(qǐng)者的日程安排中自動(dòng)添加一條開會(huì)的記錄。屆時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)提醒每一位與會(huì)者參加會(huì)議。

會(huì)議流程示例

? 會(huì)議室管理

維護(hù)會(huì)議室的基本信息，包括會(huì)議是地點(diǎn)、大小等。用戶在會(huì)議安排的時(shí)候，可以查看會(huì)議室的使用情況。

? 會(huì)議安排

從會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議審批到會(huì)議通知，均以流程控制，系統(tǒng)自動(dòng)將審批工作發(fā)送給相關(guān)人員，協(xié)同完成會(huì)議的安排。

? 會(huì)議計(jì)劃 ? 會(huì)議審批 ? 會(huì)議通知 ? 會(huì)議統(tǒng)計(jì) ? 會(huì)議查詢 ? 會(huì)議紀(jì)要

相關(guān)人員可整理每次會(huì)議，對(duì)于各類會(huì)議精神、決議的登記，相關(guān)文件的上傳管理?？梢允箚挝粫?huì)議管理井井有條，便于日后對(duì)于會(huì)議決議執(zhí)行情況的跟蹤管理。

? 會(huì)議查詢 根據(jù)會(huì)議的基本信息查詢會(huì)議計(jì)劃、安排、歷史記錄，查看會(huì)議的紀(jì)要等，便于對(duì)會(huì)議執(zhí)行情況的跟蹤管理。

1.1.3.3 領(lǐng)導(dǎo)日程安排

相關(guān)人員協(xié)助安排領(lǐng)導(dǎo)或特定人員的日程。

領(lǐng)導(dǎo)日程安排的功能和個(gè)人日程安排類似，只是安排的對(duì)象不同。領(lǐng)導(dǎo)日程安排實(shí)現(xiàn)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或特定人員日程的安排、提示備忘等功能。目的在于協(xié)調(diào)工作安排、進(jìn)行工作提醒。

1.1.3.4 車輛管理

管理車輛基本信息，管理車輛使用的整個(gè)過程，從車輛的申請(qǐng)、審批、通知等進(jìn)行統(tǒng)一管理。車輛管理的流程也是可以通過流程自定義來進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置和規(guī)范。

車輛管理示例

主要的功能包括：

? 車輛基本信息管理 ? 用車申請(qǐng) ? 用車審批 ? 用車情況管理

1.1.3.5 人事管理

系統(tǒng)可以管理單位員工的人事信息，上傳員工的照片，可以通過組合條件查詢員工的人事信息。員工的人事基本信息，包括部門、姓名、性別、民族、出生日期、政治面貌、職稱、職務(wù)、學(xué)歷、畢業(yè)院校、工作經(jīng)歷、備注等，上傳照片的路徑。

用戶可以通過部門、姓名、政治面貌、學(xué)歷等查詢條件，查詢員工的人事信息。有些人事信息是保密的，只有人事部門能看，即人事信息只有人事部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有才有查看權(quán)限。

1.1.3.6 物品管理

系統(tǒng)可以管理固定資產(chǎn)、辦公用品、圖書資料的信息，系統(tǒng)記錄各種物品的名稱、類別、編號(hào)、所屬部門、購(gòu)買時(shí)間、備注等。

系統(tǒng)同時(shí)對(duì)物品的使用情況進(jìn)行登記，包括領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、責(zé)任人、歸還時(shí)間等。

系統(tǒng)可以通過組合條件查詢出物品當(dāng)前的使用情況和歷史使用情況。

1.1.3.7 接待管理 系統(tǒng)提供對(duì)來賓接待情況進(jìn)行相應(yīng)的登記管理，可以登記來賓的情況、事由、接待時(shí)間等，并可以通過組合條件查詢來賓接待情況的歷史信息。

1.1.3.8 外出情況查詢

系統(tǒng)根據(jù)個(gè)性化辦公中的外出登記，為各級(jí)負(fù)責(zé)人提供外出情況查詢。負(fù)責(zé)人可以查詢自己下屬職工的在崗信息，了解職工工作情況，為領(lǐng)導(dǎo)掌握下屬工作提供方便。

1.1.4 決策支持

本系統(tǒng)主要提供了報(bào)表功能，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，內(nèi)容管理，數(shù)據(jù)集成和知識(shí)管理作為決策支持系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息資源支撐，提供給決策者所需的信息資源，幫助其實(shí)現(xiàn)決策支持系統(tǒng)中的信息流程，工作流程，決策步驟的完整運(yùn)行。

1.1.4.1 動(dòng)態(tài)報(bào)表

動(dòng)態(tài)報(bào)表主要指局各部門及三個(gè)中心提供給領(lǐng)導(dǎo)的動(dòng)態(tài)工作報(bào)表，包括總控、醫(yī)保支付結(jié)算情況、窗口結(jié)算數(shù)據(jù)等。根據(jù)系統(tǒng)管理中權(quán)限的設(shè)定，領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限不同，所能查看的報(bào)表也不同。

系統(tǒng)可以收集報(bào)表數(shù)據(jù)，并提供通用的報(bào)表設(shè)計(jì)工具，用戶可以根據(jù)需要設(shè)置報(bào)表的樣式，生成報(bào)表。

1.1.4.2 常規(guī)報(bào)表

系統(tǒng)可以按照用戶的設(shè)定，生成各部門向信息中心或有關(guān)部門要求的月報(bào)等常規(guī)報(bào)表，有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員，可以查看這些報(bào)表。

1.1.4.3 專項(xiàng)報(bào)表

系統(tǒng)可以生成一些特定的報(bào)表，如因工作需要，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出的專題報(bào)表。有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員，可以查看這些報(bào)表。

1.1.5 公共信息

公共信息是對(duì)公共信息的集中管理，并且向用戶提供共享信息服務(wù)，主要包括電子公告、共享文件、網(wǎng)上論壇、電子刊物、大事記、領(lǐng)導(dǎo)信箱、公用通訊錄、規(guī)章制度、政策法規(guī)、常用信息、常用軟件更新等幾個(gè)部分。

1.1.5.1 電子公告

用于發(fā)布單位的公共信息如局內(nèi)新聞、他局動(dòng)態(tài)、領(lǐng)導(dǎo)講話等。公告欄內(nèi)可設(shè)置多個(gè)欄目，供某個(gè)部門使用或者全體人員發(fā)布公告。授權(quán)人員可在相應(yīng)欄目維護(hù)公告。1.1.5.2 共享文件

系統(tǒng)可以將一些可共享的文件組織起來，供工作人員方便快捷的查詢利用或者下載，免去了資料查找的繁瑣過程，提高工作效率和文件的利用率。

可共享的文件主要包括：

? 正規(guī)文件：歷年編醫(yī)保局發(fā)文號(hào)的文件；

? 其他文書：歷年各部門定制的內(nèi)部業(yè)務(wù)操作口徑、問答、指南等資料； ? 信息資料：歷年計(jì)劃總結(jié)（季、年）、專報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、醫(yī)保研究、會(huì)議紀(jì)要等資料；

? 大事記：歷年局及各直屬單位大事記； ? 局內(nèi)新聞：當(dāng)前各部門工作動(dòng)態(tài)；

? 他局動(dòng)態(tài)：勞保局、衛(wèi)生局、藥監(jiān)局、民政局、市總工會(huì)等相關(guān)單位發(fā)送我局的信息資料摘編；

? 文獻(xiàn)檢索：購(gòu)買相關(guān)文獻(xiàn)檢索光盤載入系統(tǒng)，如國(guó)家有關(guān)法規(guī)、政策，醫(yī)保相關(guān)資料等；

? 視頻、音頻：歷年醫(yī)保工作大會(huì)市領(lǐng)導(dǎo)講話錄音、相關(guān)宣傳電視片、其他視頻音頻等。

1.1.5.3 網(wǎng)上論壇

網(wǎng)上論壇提供給員工一個(gè)交互溝通的平臺(tái)。員工可在此討論工作生活中的各類問題，促進(jìn)解決問題，加強(qiáng)人員溝通。論壇可設(shè)置多個(gè)論壇區(qū)，論壇區(qū)下面可設(shè)置多個(gè)版面，用戶可在各版面提出話題參與討論；論壇區(qū)和版面由論壇管理員管理；每個(gè)版面可由管理員設(shè)置版主，負(fù)責(zé)對(duì)該版文章的管理。

1.1.5.4 電子刊物

電子刊物提供給職工一個(gè)快速了解局內(nèi)事務(wù)和相關(guān)行業(yè)動(dòng)態(tài)的窗口。電子刊物采編人員在系統(tǒng)中選擇重點(diǎn)信息，產(chǎn)生電子刊物采編稿，添加在辦公系統(tǒng)的待發(fā)表的電子刊物中，每一期電子刊物發(fā)表后，可供員工閱讀。

用戶還可以根據(jù)電子刊物的標(biāo)題或者文章的標(biāo)題，以及文章的時(shí)間、作者等信息對(duì)刊物和刊物中的文章進(jìn)行查詢。

1.1.5.5 大事記

大事記記錄單位歷年來發(fā)生的各類事件，授權(quán)專人維護(hù)，其他員工只能查看。

1.1.5.6 領(lǐng)導(dǎo)信箱

領(lǐng)導(dǎo)信箱是開設(shè)一個(gè)專用信箱，用來收集用戶提出意見或建議。類似于網(wǎng)上論壇，用戶可以發(fā)表意見或建議，通過本信箱系統(tǒng)直接傳遞給系統(tǒng)設(shè)置的領(lǐng)導(dǎo)人員，領(lǐng)導(dǎo)人員公開回復(fù)，供員工方便的查看。1.1.5.7 公用通訊錄

類似于個(gè)人通訊錄，有通訊錄管理功能和通訊錄查找功能，只是這里維護(hù)的通訊錄內(nèi)容是所有用戶可以公用的。

1.1.5.8 規(guī)章制度

規(guī)章制度系統(tǒng)用來管理與本部門有關(guān)的各種規(guī)章制度，信息內(nèi)容由專人錄入，供所有人員查詢, 支持字符、圖片等各種格式，其他員工只能查看。

1.1.5.9 政策法規(guī)

政策法規(guī)系統(tǒng)用來管理與本部門有關(guān)的各種法律法規(guī)及政策，信息內(nèi)容由專人錄入，供所有人員查詢, 支持字符、圖片等各種格式，其他員工只能查看。

1.1.5.10 常用信息

為了便于用戶的日常工作，系統(tǒng)設(shè)計(jì)還提供了飛機(jī)航班、火車時(shí)刻、郵編區(qū)號(hào)、長(zhǎng)途區(qū)號(hào)等查詢管理功能。

系統(tǒng)中的常用鏈接可以將單位經(jīng)常使用的各類相關(guān)站點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置，方便日常工作中迅速準(zhǔn)確的連接。

1.1.5.11 常用軟件下載

系統(tǒng)可以提供常用軟件的下載的功能，管理人員可以在下載列表放入常用的軟件，工作人員可以隨時(shí)下載系統(tǒng)下載列表中的軟件，如圖片處理工具、視頻播放工具、殺毒軟件、最新病毒庫(kù)等，免去了工作人員在網(wǎng)上查找、下載軟件的時(shí)間和精力，提高工作效率。

1.1.6 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是為保證整個(gè)辦公系統(tǒng)正常運(yùn)行所設(shè)置，管理的范圍包括部門及人員管理、用戶權(quán)限管理、公文模板制作、工作流定義、對(duì)外信息發(fā)布管理、基礎(chǔ)信息維護(hù)、系統(tǒng)日志等。以達(dá)到配置系統(tǒng)和改變工作流程可適應(yīng)各種不同應(yīng)用環(huán)境的目的。

1.1.6.1 機(jī)構(gòu)及人員管理

? 機(jī)構(gòu)管理

添加、修改機(jī)構(gòu)信息，設(shè)定單位樹狀組織結(jié)構(gòu)。? 崗位管理

在選定的機(jī)構(gòu)中添加、修改崗位信息，一個(gè)機(jī)構(gòu)中可以有多個(gè)崗位。? 人員管理

在選定的機(jī)構(gòu)中添加、修改人員信息，一個(gè)機(jī)構(gòu)中可以有多個(gè)人員。1.1.6.2 用戶權(quán)限管理

系統(tǒng)中的用戶崗位可以自由定義。在給用戶分配崗位時(shí)可以與實(shí)際情況一一對(duì)應(yīng)，也可以給用戶對(duì)應(yīng)一個(gè)或多個(gè)已定義好的崗位。

系統(tǒng)中的權(quán)限已經(jīng)預(yù)定義好，包括公文處理類權(quán)限（如添加文件、修改文件、否決、處理意見等）和系統(tǒng)功能類權(quán)限（如案卷立卷、公文處理、電子公告、車輛管理等）。

權(quán)限管理

? 公文處理類權(quán)限管理

給崗位分配該崗位的公文處理權(quán)限，從所有的公文處理權(quán)限中選出該崗位的權(quán)限。

? 系統(tǒng)功能類權(quán)限管理

給每個(gè)崗位分配該崗位的功能權(quán)限，從所有的功能權(quán)限中選出該崗位的權(quán)限。

? 用戶權(quán)限的授權(quán)

有特殊權(quán)限的用戶（如各科室領(lǐng)導(dǎo)及中心主任等），可以對(duì)其他下屬人員進(jìn)行授權(quán)，被授權(quán)人將得到相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行相關(guān)操作，同時(shí)可以取消該人的權(quán)限。

1.1.6.3 電子印章管理

管理公文審批流程中，需要用到的電子公章和電子手寫簽名。電子公章或者手寫簽名通過圖片的方式由使用者保存在系統(tǒng)中并設(shè)置調(diào)用密碼。調(diào)用時(shí)必須先通過密碼的驗(yàn)證才能顯示出正確的圖片。

1.1.6.4 公文模板制作

辦公系統(tǒng)的公文大都有固定的格式，系統(tǒng)可以預(yù)先設(shè)置好公文的模板，公文處理前的擬稿過程中，可以根據(jù)公文的類型套用固定格式的電子文檔，如會(huì)議通知、車輛申請(qǐng)等；紅頭文件也可現(xiàn)制作好，發(fā)文時(shí)調(diào)用電子版的紅頭文件直接填寫內(nèi)容即可。

1.1.6.5 工作流定義

工作流簡(jiǎn)單的說就是一組人員分多個(gè)步驟完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。特別是辦公公文審批流轉(zhuǎn)處理。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會(huì)簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫(kù)）。

系統(tǒng)內(nèi)部各種工作流轉(zhuǎn)的工作流程可以由用戶根據(jù)實(shí)際情況自行定義。通過流程設(shè)置，可以將單位日常辦公管理中的管理流程在系統(tǒng)中得到完整體現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)各種文件、請(qǐng)示、報(bào)告的流轉(zhuǎn)自動(dòng)化。極大提高了工作效率，同時(shí)也強(qiáng)化了辦公工作的規(guī)范性。

工作流定義

? 流程分類

辦公系統(tǒng)中的很多功能都是工作流，本系統(tǒng)中將工作流分類，包括收文流程、發(fā)文流程、會(huì)議申請(qǐng)流程、用車申請(qǐng)流程，以及各科室的工作業(yè)務(wù)流程等。工作流定義分類進(jìn)行，每一類流程中可以定義多個(gè)流程，流程發(fā)起者可以選擇通過那種流程處理業(yè)務(wù)。? 操作管理

管理每一類流程中的操作，也就是某一步驟需要進(jìn)行的處理。每一個(gè)操作可以包括多個(gè)公文處理權(quán)限，擁有這些權(quán)限的用戶進(jìn)行該步操作時(shí)，就可以進(jìn)行相應(yīng)的處理工作。

流程定義

定義具體的工作流程，可以添加、修改、刪除步驟，設(shè)置每個(gè)步驟的操作、執(zhí)行人。其中，操作來自操作管理中定義的操作，執(zhí)行人可以是某個(gè)崗位，也可以是具體人員。如果執(zhí)行人是具體人員，可以為具體人員設(shè)置代辦人員，具體處理時(shí)，由前一步的操作人員指定具體處理人員；如果執(zhí)行人是一個(gè)崗位，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將工作分配給隸屬于崗位的某個(gè)人員。

1.1.6.6 基礎(chǔ)信息維護(hù)

系統(tǒng)提供方便簡(jiǎn)單的編輯界面，使用戶可以對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行初始化設(shè)置和更改。如辦公系統(tǒng)中各種文檔的類型、任務(wù)類型等。更改的信息將即時(shí)的在系統(tǒng)中展現(xiàn)出來，做到各種參數(shù)的靈活設(shè)置。

用戶通過數(shù)據(jù)字典管理，可以方便的對(duì)規(guī)則、代碼等進(jìn)行業(yè)務(wù)邏輯上的變更，而不需要直接面對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)。

1.1.6.7 系統(tǒng)日志

系統(tǒng)可以對(duì)所有的系統(tǒng)操作記錄日志、保留痕跡?？梢酝ㄟ^記錄在系統(tǒng)中各種操作的日志查詢了解用戶和管理人員的行為，查出和解決安全隱患，或進(jìn)行服務(wù)內(nèi)容的改進(jìn)。

日志的管理主要包括： ? 日志查詢/統(tǒng)計(jì) ? 日志導(dǎo)入/導(dǎo)出

第三篇：辦公總務(wù)管理系統(tǒng)——會(huì)議管理制度（范文模版）

會(huì)議管理要領(lǐng)

(一)提高會(huì)議成效的要領(lǐng)

1.要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開始時(shí)間。

2.要在開頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說明。

3.要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者。

4.在會(huì)議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)：

(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?

(2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害?

(3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言呢?

(4)是否發(fā)言者過于集中于某些人呢?

(5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人呢?

(6)是否某個(gè)人的發(fā)言過于冗長(zhǎng)呢?

(7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)呢?

5.應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。

6.在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間。

7.應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。

8.應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。

(二)會(huì)議禁忌事項(xiàng)

1.發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)

2.不可從頭到尾沉默到底。

3.不可取用不正確的資料。

4.不要盡談些期待性的預(yù)測(cè)。

5.不可做人身攻擊。

6.不可打斷他人的發(fā)言。

7.不可不懂裝懂，胡言亂語。

8.不要談到抽象論或觀念論。

9.不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。

10.不要中途離席。

企業(yè)會(huì)議管理制度

(一)總則

為改進(jìn)作風(fēng)，減少會(huì)議、縮短會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議質(zhì)量，特制訂本制度。

(二)會(huì)議分類及組織

第一條全廠會(huì)議歸納為四類：

1.廠級(jí)會(huì)議：主要包括黨政領(lǐng)導(dǎo)(擴(kuò)大)會(huì)，全廠干部會(huì)、全廠班組長(zhǎng)會(huì)、全廠黨員大會(huì)、全廠團(tuán)員大會(huì)、全廠職工大會(huì)，全廠技術(shù)人員會(huì)以及各種代表大會(huì)。應(yīng)分別報(bào)請(qǐng)黨委或廠部批準(zhǔn)后，由黨、政、工、團(tuán)等辦事部門分別負(fù)責(zé)組織召開。

2.專業(yè)會(huì)議：系全廠性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)(如經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、安全工作會(huì)等)，由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)組織。

3.系統(tǒng)和部門工作會(huì)：各車間、科室、支部召開的工作會(huì)(如車間辦工會(huì)、科務(wù)會(huì)、支部會(huì)、車間(科室)職工大會(huì)等)由各車間科室、支部領(lǐng)導(dǎo)決定召開并負(fù)責(zé)組織。

4.班組(小組)會(huì)：由各黨、工、團(tuán)小組長(zhǎng)或行政班組長(zhǎng)決定并主持召開。

第二條上級(jí)或外單位在我廠召開的會(huì)議(如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等)或廠際業(yè)務(wù)會(huì)(如聯(lián)營(yíng)洽談會(huì)，用戶座談會(huì)等)一律由廠辦受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)口科室協(xié)作作好會(huì)務(wù)工作。

(三)會(huì)議安排

第三條例會(huì)的安排。

為避免會(huì)議過多或重復(fù)，全廠正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、組織召開。例行會(huì)議安排如下：

1.行政技術(shù)會(huì)議

(1)廠長(zhǎng)辦公會(huì)：

研究、部署行政工作，討論決定全廠行政工作重大問題。

(2)廠務(wù)會(huì)：

總結(jié)評(píng)價(jià)當(dāng)月生產(chǎn)行政工作情況，安排布置下月工作任務(wù)。

(3)班組長(zhǎng)以上干部大會(huì)(或全廠職工大會(huì))：

總結(jié)上季(半年、全年)工作情況、部署本季(半年、新年)工作任務(wù)，表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體、個(gè)人。

(4)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)：

匯報(bào)、分析工廠計(jì)劃執(zhí)行情況和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)成果，評(píng)價(jià)各方面的工作情況，肯定成績(jī)，揭露矛盾，提出改進(jìn)措施，不斷提高工廠經(jīng)濟(jì)效益。

(5)質(zhì)量分析會(huì)：

匯報(bào)、總結(jié)、上月產(chǎn)品質(zhì)量情況，討論分析質(zhì)量事故(問題)、研究決定質(zhì)量改進(jìn)措施。

(6)安全工作會(huì)(含治安、消防工作)：

匯報(bào)總結(jié)前季安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。

(7)技術(shù)工作會(huì)(含生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會(huì))

匯報(bào)、總結(jié)當(dāng)月技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)、科研、技術(shù)和日常生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備工作計(jì)劃完成情況，布置下月技術(shù)工作任務(wù)、研究確定解決有關(guān)技術(shù)問題的措施方案。

(8)生產(chǎn)調(diào)度會(huì)：

調(diào)度、平衡生產(chǎn)進(jìn)度、研究解決各車間科室不能自行解決的重大問題。

(9)科務(wù)會(huì)：

檢查、總結(jié)、布置工作。

(10)車間辦公會(huì)：

檢查、總結(jié)、布置工作。

(11)班組會(huì)：

檢查、總結(jié)、布置工作。

(12)班組(科室)班前會(huì)：

對(duì)先天工作進(jìn)行講評(píng)，布置當(dāng)日工作任務(wù)和注意事項(xiàng)。

2.各類代表大會(huì)

(1)職工代表大會(huì)：

(2)車間(部門)職工大會(huì)(或職工代表小組會(huì))：

(3)黨員代表大會(huì)：

(4)團(tuán)員代表大會(huì)：

(5)科協(xié)會(huì)員代表大會(huì)：

(6)企協(xié)會(huì)員代表大會(huì)：

3.民主管理會(huì)議

(1)工廠管理委員會(huì)：

(2)廠長(zhǎng)、黨委書記、工會(huì)主席聯(lián)席會(huì)：

(3)生產(chǎn)管理委員會(huì)：

(4)生活福利委員會(huì)：

4.論文、成果發(fā)布會(huì)。

(1)科協(xié)年會(huì)：

(2)企協(xié)年會(huì)：

(3)政治思想政治工作研究會(huì)年會(huì)：

(4)廠qc成果發(fā)布會(huì)：

(5)科技成果發(fā)布會(huì)：

(6)信息發(fā)布會(huì)：

(7)企管成果發(fā)布會(huì)：

第四條其他會(huì)議的安排：

凡涉及多個(gè)車間(科室)負(fù)責(zé)人參加的各種會(huì)議，均須于會(huì)議召開前××經(jīng)部門或分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，分別報(bào)兩辦匯總，并由廠辦統(tǒng)一安排，方可召開。

第五條廠辦每周六應(yīng)將全廠例會(huì)和各種臨時(shí)會(huì)議，統(tǒng)一平衡編制會(huì)議計(jì)劃并訂印發(fā)到廠領(lǐng)導(dǎo)和各車間、科室及有關(guān)服務(wù)人員。

第六條凡廠辦已列入會(huì)計(jì)計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會(huì)議時(shí)，召集單位應(yīng)提前2天報(bào)請(qǐng)廠辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)廠辦同意，任何人不得隨便打亂正常會(huì)議計(jì)劃。

第七條對(duì)于準(zhǔn)備不充分、或重復(fù)性、或無多大作用的會(huì)議，廠辦有權(quán)拒絕安排。

第八條對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相適的幾個(gè)會(huì)議，廠辦有權(quán)安排合并召開。

第九條各部門會(huì)期必須服從全廠統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)安排在全廠例會(huì)同期召開，(與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外)應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體的原則。

(四)會(huì)議的準(zhǔn)備

第十條所有會(huì)議主持人和召集單位與會(huì)人員都應(yīng)分別作好有關(guān)準(zhǔn)備工作。(包括擬好會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱，發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會(huì)場(chǎng)、備好坐位、茶具茶水、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品，通知與會(huì)人等)。

第四篇：會(huì)議管理系統(tǒng)

一、問題陳述

有一個(gè)對(duì)外營(yíng)業(yè)的會(huì)議中心，有各種不同規(guī)格的會(huì)議室，為用戶提供以下服務(wù)：

１、用戶可以按照會(huì)議人數(shù)、會(huì)議時(shí)間預(yù)訂會(huì)議室?？梢灾活A(yù)訂１次，也可預(yù)訂定期召開的會(huì)議。

２、開會(huì)前允許修改會(huì)議時(shí)間、人數(shù)，重新選擇會(huì)議室，甚至取消預(yù)訂的會(huì)議。

３、確定會(huì)議預(yù)訂后，會(huì)議中心負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)管理：包括通過郵寄或電子郵件，通知開會(huì)人員有關(guān)會(huì)議信息，制作代表證等。

４、系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議室的使用情況（緊張與否），調(diào)整、更改會(huì)議室和會(huì)議時(shí)間，并調(diào)整修改預(yù)訂會(huì)議的時(shí)間。

找出所有可能與系統(tǒng)發(fā)生交互行為的外部實(shí)體、對(duì)象、系統(tǒng)。

考慮系統(tǒng)的主要功能的使用者，就會(huì)想到用戶和系統(tǒng)管理者，但如果直接將用戶定義為角色，系統(tǒng)的所有功能幾乎都由用戶使用。根據(jù)問題的描述，系統(tǒng)要求將會(huì)議和會(huì)議的召開分開來。

從會(huì)議的角度看，允許用戶定義、更改或刪除一個(gè)會(huì)議。

從會(huì)議召開的角度看，允許用戶為某個(gè)會(huì)議定義召開時(shí)間、參加人數(shù)、更改相應(yīng)的數(shù)據(jù)或刪除已定義的會(huì)議召開。

因此，將用戶識(shí)別為“會(huì)議管理者”和“會(huì)議申請(qǐng)者”兩個(gè)角色。

本系統(tǒng)定義以下角色：

會(huì)議管理者（Meeting Administrator）

會(huì)議申請(qǐng)者（Meeting Instance Requester）

郵局（Post Office）

會(huì)議人員管理（Attendee Management）

系統(tǒng)維護(hù)者（System Maintainer）

⑴ 與會(huì)議管理者相關(guān)的用例：

定義一個(gè)會(huì)議（Define Meeting）?

更改一個(gè)會(huì)議（Alter Meeting）?

刪除一個(gè)會(huì)議（Remove Meeting）?

⑵ 與會(huì)議申請(qǐng)者相關(guān)的用例：

申請(qǐng)會(huì)議召開（Request Meeting Instance）?

更改申請(qǐng)（Chang Request）?

取消申請(qǐng)（Cancel Request）?

定義參加人員（Add Attendee）?

歸還會(huì)議室（Release Room）

⑶ 與郵局相關(guān)的用例：

申請(qǐng)會(huì)議召開（Request Meeting Instance）

更改申請(qǐng)（Modify Request）

取消申請(qǐng)（Cancel Request）

⑷ 與會(huì)議人員管理相關(guān)的用例：定義參加人員（Add Attendee）取消申請(qǐng)（Cancel Request）

申請(qǐng)會(huì)議召開（Request Meeting Instance）?更改申請(qǐng)（Modify Request）⑸ 與系統(tǒng)維護(hù)者相關(guān)的用例：

會(huì)議室維護(hù)（Meeting Room Maintenance）?設(shè)定預(yù)定時(shí)限（Set Reservation Tome Limit）?在確定角色和用例的基礎(chǔ)上，畫出用例圖（圖１）。

用例

1、定義會(huì)議（Define Meeting）輸入會(huì)議名稱確定會(huì)議規(guī)模確定會(huì)議類型

其中會(huì)議規(guī)模是指參會(huì)人數(shù)范圍。

用例２、更改會(huì)議（Alter Meeting）改變會(huì)議名稱改變會(huì)議規(guī)模改變會(huì)議召開頻度

用例３、刪除會(huì)議（Remove Meeting）如果該會(huì)議沒有召開申請(qǐng)從會(huì)議列表中刪除如果該會(huì)議有召開申請(qǐng)

取消與之相關(guān)的會(huì)議召開信息刪除該會(huì)議使用：

用例8 刪除參加人員（Remove Attendee）用例6 取消申請(qǐng)（Cancel Request）

用例

4、申請(qǐng)會(huì)議召開（Request Meeting Instance)確定召開時(shí)間（年、月、日）確定參加人員確定侯選會(huì)議室發(fā)會(huì)議通知使用：

用例11 發(fā)會(huì)議通知（Inform of Meeting）

用例13 選擇參加組（SelectGroup Attendee）擴(kuò)展：

① 如果召開時(shí)間在申請(qǐng)時(shí)限之外

用例12 申請(qǐng)拒絕(Request Rejection）②如果還沒定義參加人員

用例7 定義參加人員(Add Attendee)

用例5：更改申請(qǐng)（Modify Request）更改召開時(shí)間更改參加人員更改取得會(huì)議室發(fā)會(huì)議更改通知使用：

用例13 選擇參加組（Select Group Attendee）用例11 發(fā)會(huì)議通知(Inform of Meeting)擴(kuò)展：

① 如果更改的時(shí)間不合法

用例12 申請(qǐng)拒絕（Request Rejection）② 用例7 定義參加人員(Add Attendee)

會(huì)議管理系統(tǒng)

管理者

申請(qǐng)者

郵局

人員管理

系統(tǒng)維護(hù)者

定義會(huì)議更改會(huì)議刪除會(huì)議

申請(qǐng)會(huì)議召開

更改申請(qǐng)取消申請(qǐng)

義參加的人歸還會(huì)議室

申請(qǐng)會(huì)議更改會(huì)議取消會(huì)議

定義參加人員

取消申請(qǐng)

申請(qǐng)會(huì)議債開

更改會(huì)議

會(huì)議室的維護(hù)設(shè)定預(yù)定時(shí)限

第五篇：會(huì)議組織與管理

導(dǎo)航

通過學(xué)習(xí)，你將能夠： ● 了解和正確認(rèn)知會(huì)議；

● 掌握保障會(huì)議成功舉辦的準(zhǔn)備工作； ● 了解大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃情況。

會(huì)議組織與活動(dòng)管理

一、會(huì)議的正確認(rèn)知

1.會(huì)議的現(xiàn)狀

研究表明，企業(yè)員工每天有一半以上的時(shí)間在開會(huì)，而會(huì)議議題達(dá)成一致和通過認(rèn)可的卻很少。由于會(huì)議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計(jì)劃內(nèi)的工作，為企業(yè)帶來各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關(guān)會(huì)議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會(huì)，大會(huì)接小會(huì)，神經(jīng)快崩潰；上午有早會(huì)，下午有午會(huì)，下班不能走，還要開晚會(huì)；每周開周會(huì)，每月有月會(huì)，隨時(shí)檢討會(huì)，年底是年會(huì)?！?/p>

大多數(shù)企業(yè)認(rèn)為，通過會(huì)議的效率和會(huì)后的執(zhí)行效率，可以決定企業(yè)的最終效率。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全球每天要舉行數(shù)百萬次會(huì)議，例如英國(guó)每天有4000000小時(shí)被用于會(huì)議；美國(guó)平均每天舉行1100萬次會(huì)議；經(jīng)理們花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間占工作時(shí)間的40%～70%；《哈佛商業(yè)評(píng)論》通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間為3.5小時(shí)，非正式會(huì)議的時(shí)間為1小時(shí)。

通常情況下，企業(yè)行政部門參與的會(huì)議較多，部門員工不僅要出席會(huì)議、組織會(huì)議，更多的時(shí)間是策劃和安排會(huì)議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會(huì)于中國(guó)好比是騎自行車，全球數(shù)量最多，水平卻極差。”因此，企業(yè)要想提高會(huì)議的成功率，很大程度上取決于成功的會(huì)前組織、籌劃和安排。

2.會(huì)議的重要性

會(huì)議的召開非常重要，大多數(shù)企業(yè)都是通過會(huì)議決定其基本走向，認(rèn)為召開會(huì)議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè)90%以上的重大決策都是在會(huì)議中制定和貫徹，通過會(huì)議可以解決和處理問題，但是由于會(huì)議水平有限，導(dǎo)致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業(yè)花費(fèi)在開會(huì)上的時(shí)間越來越多，召開會(huì)議的頻率也越來越高。

3.會(huì)議的定義

會(huì)議是由三個(gè)或三個(gè)以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了視頻會(huì)議，例如QQ群會(huì)議、MSN會(huì)議、甚至通過Skype也可以開會(huì)。然而視頻會(huì)議相比面對(duì)面會(huì)議具有特殊的要求，視頻會(huì)議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會(huì)議地點(diǎn)且不能夠隨意更改、嚴(yán)格的會(huì)議時(shí)間和超強(qiáng)技術(shù)手段的支撐。

4.會(huì)議的作用

會(huì)議的作用主要包括：

第一，會(huì)議能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息； 第二，匯聚信息；

第三，解決問題，當(dāng)今會(huì)議不僅在提供信息方面出現(xiàn)問題，更是解決現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的問題，通過會(huì)議形式幫助企業(yè)解決和處理問題；

第四，企業(yè)為員工提供的教育和培訓(xùn)，也都是通過會(huì)議的形式傳遞； 第五，會(huì)議還可以為企業(yè)傳達(dá)指示、政策制度和精神；

第六，會(huì)議會(huì)為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領(lǐng)導(dǎo)往往通過盡可能多的召開會(huì)議，鞏固其在團(tuán)隊(duì)成員心目中的地位和作用。

5.會(huì)議的影響

會(huì)議為企業(yè)帶來的影響包括正面和負(fù)面影響，會(huì)議不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息、解決問題，同時(shí)會(huì)議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業(yè)頻繁召開低效率的會(huì)議，還會(huì)帶來很多負(fù)面影響，在人員、成本、時(shí)間精力以及效率和品質(zhì)方面產(chǎn)生會(huì)議的波紋效應(yīng)。

所謂波紋效應(yīng)，是指兩個(gè)決策層將處理不了的問題，單獨(dú)拿出召集中層開會(huì)討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個(gè)更好的解決辦法，導(dǎo)致影響范圍越來越大、所花時(shí)間越來越長(zhǎng)，如同水中泛起的波紋一樣。

6.會(huì)議的頻率

不同會(huì)議召開的頻率不同：固定的部門會(huì)議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會(huì)議或員工大會(huì)的頻率要視公司規(guī)模而定，但一般員工大會(huì)每三個(gè)月召開一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發(fā)事情的會(huì)議要隨時(shí)召開。

7.會(huì)議的規(guī)模

根據(jù)會(huì)議的功能不同，會(huì)議人數(shù)有嚴(yán)格的限制。制定決策的會(huì)議，例如年底的務(wù)虛會(huì)是為決定明年銷售政策、研發(fā)政策、相關(guān)制度和戰(zhàn)略目標(biāo)召開的會(huì)議，一般人數(shù)比較少，限制在50人以內(nèi)，因?yàn)槿藬?shù)越少越容易達(dá)成共識(shí)；問題解決式的會(huì)議，人數(shù)不應(yīng)超過10個(gè)；培訓(xùn)式的會(huì)議，一般建議培訓(xùn)時(shí)是小班30個(gè)人以內(nèi)效果非常好；正式報(bào)告會(huì)議，比如員工大會(huì)進(jìn)行宣傳貫徹政策時(shí)人數(shù)越多越好。

8.會(huì)議的結(jié)構(gòu)

會(huì)議結(jié)構(gòu)與事務(wù)發(fā)生的結(jié)構(gòu)一樣，經(jīng)歷事前、事中和事后三個(gè)過程。事前

事前主要是會(huì)議的計(jì)劃、籌備和安排階段。

事中

事中是會(huì)議的召開階段，分為開場(chǎng)、擴(kuò)展、回收、達(dá)成共識(shí)和結(jié)束會(huì)議。會(huì)議開場(chǎng)由主持人詳細(xì)介紹會(huì)議情況；擴(kuò)展是按照會(huì)議議題的順序逐一進(jìn)行討論的過程；回收是對(duì)每一個(gè)議題經(jīng)討論達(dá)成一致的結(jié)果，最后達(dá)成共識(shí)結(jié)束會(huì)議。

事后

事后則是會(huì)議的追蹤和反饋階段，許多會(huì)議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會(huì)議的結(jié)束一定是下次會(huì)議的開始，因此追蹤反饋通過會(huì)議紀(jì)要落實(shí)，由主持人或者會(huì)務(wù)工作人員追蹤和落實(shí)。

9.會(huì)議的成本

會(huì)議的成本包括時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本。

時(shí)間成本

會(huì)議的時(shí)間成本是會(huì)議前、會(huì)議中和會(huì)議后的時(shí)間，可以輕松計(jì)算。

直接會(huì)議成本

直接會(huì)議成本包括場(chǎng)地和設(shè)施設(shè)備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復(fù)印及小禮品花費(fèi)的成本。

效率損失成本

效率損失成本是由于開會(huì)而耽誤和影響其他工作或者合同的落實(shí)和簽訂，帶來的隱形損失。

會(huì)議的成本帶給會(huì)議籌劃者一個(gè)啟示：站在生意人的角度決定某些會(huì)議召開的必要性。

二、成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作

一個(gè)成功的會(huì)議在召開前需要做許多方面的準(zhǔn)備，其中包含會(huì)議政策、會(huì)議程序、會(huì)議文化和場(chǎng)外工夫的準(zhǔn)備。

1.會(huì)議政策

會(huì)議政策包含：

第一，尋找解決會(huì)議的其他方法； 第二，會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制； 第三，了解會(huì)議的目的； 第四，選擇適合的參會(huì)人員； 第五，合理安排會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)；

第六，會(huì)議議題要到位，討論議題的順序要合理；

第七，強(qiáng)調(diào)該合起來召開的會(huì)議不分別召開，絕對(duì)不必召開的會(huì)議堅(jiān)決取消。一般企業(yè)在進(jìn)行會(huì)議籌劃前，需要考慮有無其他解決會(huì)議議題的方法，如果不開會(huì)可以解決問題則盡量不開，選擇其他方式進(jìn)行溝通，例如調(diào)研、問卷、電話、短信，或者發(fā)布正式的公文進(jìn)行溝通。

會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制是指將負(fù)責(zé)落實(shí)、執(zhí)行和監(jiān)督的人員落實(shí)到位。通常情況下，會(huì)議管理機(jī)構(gòu)機(jī)制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負(fù)責(zé)和落實(shí)執(zhí)行，包括事后的追蹤和反饋。企業(yè)在每次會(huì)議之前要達(dá)到的會(huì)議目的和功能，一般來說，會(huì)議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問題、教育訓(xùn)練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會(huì)人員。而且會(huì)議中只有選擇合適的參會(huì)人員，才能夠達(dá)到會(huì)議的預(yù)期效果。

2.會(huì)議程序

企業(yè)在安排會(huì)議程序時(shí)，需要注意會(huì)議的主題與目標(biāo)、會(huì)議形式、具體議程、參會(huì)人員、召開時(shí)間與地點(diǎn)、預(yù)期結(jié)論、會(huì)議文件準(zhǔn)備和發(fā)放及工作分配落實(shí)等方面內(nèi)容。

會(huì)議的主題、目標(biāo)、形式

會(huì)議的目標(biāo)和主題要清晰，考慮會(huì)議的形式要合理。

咨詢式會(huì)議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見的會(huì)議；責(zé)任交付式會(huì)議一般是年終年底召開，主要是簽訂目標(biāo)責(zé)任書和責(zé)任的交付；企業(yè)經(jīng)常召開的是提報(bào)式會(huì)議，公司或部門的參會(huì)者提報(bào)需要討論的提案或議題，然后進(jìn)行開場(chǎng)、擴(kuò)展、回收、結(jié)束和總結(jié)。

會(huì)議具體議程

談?wù)摃?huì)議議程時(shí)經(jīng)常會(huì)談到議題、議程和日程。議題。議題是要議論的話題或主題。

議程。議程是將議題按一定的排放順序以及時(shí)間順序安排。

日程。日程是整個(gè)議題的討論順序和整體的時(shí)間安排，包括一天中將所做事項(xiàng)列出詳細(xì)的表格。

許多會(huì)議不僅討論一個(gè)議題，更多時(shí)候?yàn)樘岣邥?huì)議效率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原則。

議題排位順序的原則 議題排位順序的原則主要包括：

第一，排放議題時(shí)遵循由重到輕的原則，重要的議題安排在前；

第二，討論議題時(shí)遵循先易后難的原則，將容易的議題放在會(huì)議開始進(jìn)行討論； 第三，敏感尖銳問題要放在會(huì)議最后階段討論，比如銷售政策和制度、人事安排和任免及獎(jiǎng)金薪酬的發(fā)放和確定等敏感問題，如果事先討論這些敏感尖銳的問題，容易產(chǎn)生與會(huì)人員的爭(zhēng)論和矛盾，導(dǎo)致會(huì)議氛圍受到影響和破壞而無法使得會(huì)議延續(xù)；

第四，討論議題還可以按照時(shí)間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關(guān)性安排，例如某個(gè)議題需要某些人參與則提前討論，然后可以離開會(huì)場(chǎng)，剩下尖銳的問題再小范圍討論。人的選擇需要遵循的原則

任何會(huì)議無論是會(huì)議的主題和內(nèi)容如何，人員的選擇要遵照三個(gè)原則：

第一，知情人必須到場(chǎng)原則，了解事情的具體起因、發(fā)生經(jīng)過和結(jié)果的人必須到場(chǎng)； 第二，決策人必須到場(chǎng)原則，決策人不到場(chǎng)，往往導(dǎo)致企業(yè)會(huì)議經(jīng)常是議題決而不議、議而不決；

第三，重大關(guān)系人必須到場(chǎng)原則，重大關(guān)系人是具體的執(zhí)行者，不僅需要知情還需要具體的落實(shí)和展開工作。

會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)選擇

關(guān)于會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)的選取也有一定的要求。

時(shí)間。影響重要會(huì)議的時(shí)間因素，首先是決策人的時(shí)間必須要保證，其次避開公司重要活動(dòng)或慶典，最后避開放假和收假時(shí)間。

地點(diǎn)。會(huì)議地點(diǎn)選取一定關(guān)乎到會(huì)議的整體討論議題、規(guī)格和涉及的人員，會(huì)議談?wù)摰膯栴}非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會(huì)議在公司內(nèi)部的辦公室，或者大型公司的會(huì)議室召開即可；而大型會(huì)議則可能需要選擇外部的一些會(huì)議中心。

會(huì)議座次安排

會(huì)議召開時(shí)，座次的安排同樣有講究，如果會(huì)議的召開或宴請(qǐng)中沒設(shè)群眾席，則右邊永遠(yuǎn)是尊位；相反如果設(shè)有群眾席則左邊為尊位，主席臺(tái)是以左為上。

圖1 會(huì)議座次安排（奇數(shù)）

圖2 會(huì)議座次安排（偶數(shù)）

當(dāng)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1號(hào)居中，2號(hào)在1號(hào)左手邊，3號(hào)排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當(dāng)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，座次安排如圖2所示。

會(huì)議可能的結(jié)論

會(huì)議可能形成的結(jié)論比較多，一般是由會(huì)議紀(jì)要來記錄。

會(huì)議文件準(zhǔn)備

會(huì)議所需文件的內(nèi)容更多，比如會(huì)議通知、事前事中事后的一些文字內(nèi)容，因此文件準(zhǔn)備和發(fā)放工作同樣不容忽視。

3.會(huì)議文化

會(huì)議文化包括會(huì)前各種各樣會(huì)議資源的準(zhǔn)備、管理過程中對(duì)事中的監(jiān)控、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品的產(chǎn)出和團(tuán)隊(duì)的氛圍、士氣、會(huì)議紀(jì)要（記錄）、效率目標(biāo)。

4.場(chǎng)外工夫

場(chǎng)外工夫是指成功的會(huì)議形成的是一個(gè)不斷“PDCA”的過程，即溝通、協(xié)調(diào)、精心的過程。高效的會(huì)議特點(diǎn)是“會(huì)而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對(duì)應(yīng)低效會(huì)議的特點(diǎn)有“會(huì)而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”

要點(diǎn)提示

保證會(huì)議成功的準(zhǔn)備工作包括： ① 會(huì)議政策； ② 會(huì)議程序； ③ 會(huì)議文化； ④ 場(chǎng)外工夫。

三、大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃 一般常用的大型會(huì)議有簽字儀式、慶典活動(dòng)和新聞發(fā)布會(huì)。

1.簽字儀式

簽字儀式是特殊類型的會(huì)議形式，主要是人員的準(zhǔn)備和禮儀的準(zhǔn)備。

人員準(zhǔn)備

人員準(zhǔn)備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。

禮儀準(zhǔn)本

禮儀準(zhǔn)備往往由簽字、交換文本和合影三個(gè)環(huán)節(jié)組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準(zhǔn)備則需要增加考慮國(guó)旗的懸掛及座次的安排。

2.慶典活動(dòng)

慶典更多的時(shí)候需要考慮主持人、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動(dòng)。例如，公司在成立五年、十年或五十年時(shí)，一般都會(huì)有大型的慶典，首先選擇主持人，然后剪彩，之后是文藝演出階段，最后組織相關(guān)人員游覽參觀和購(gòu)買禮品。

3.新聞發(fā)布會(huì)

隨著溝通信息越來越透明，新聞發(fā)布會(huì)這種會(huì)議形式，也越來越多被認(rèn)可，不僅是政府機(jī)關(guān)而且企業(yè)也能夠召開。

新聞發(fā)布會(huì)的關(guān)鍵是人選和文稿的準(zhǔn)備：

人選

人選主要是主持人、信息披露人和媒體記者的確認(rèn)。

文稿

文稿包括硬文稿和軟文稿，需要提前準(zhǔn)備，然后跟記者溝通，使其按照準(zhǔn)備好的文稿內(nèi)容進(jìn)行播報(bào)和播放