第一篇：如何做好檔案零散材料的整理

如何做好干部檔案零散材料的整理

干部人事檔案管理是干部工作的重要組成部分，是干部基本情況及德能勤績廉的綜合記錄，也是組織人事部門科學(xué)合理選拔、使用人才的重要依據(jù)?，F(xiàn)就檔案管理工作中零散材料的整理部分進(jìn)行分析討論，以求從中發(fā)現(xiàn)不足、改進(jìn)方法。

一 熟記散材料整理流程，提高管檔工作效率。剛開始接手檔案工作時，基本上對這項事物一無所知，需要挨個學(xué)習(xí)每個環(huán)節(jié)。當(dāng)單個環(huán)節(jié)掌握熟練后就需要把它們串聯(lián)起來，但這時問題就出現(xiàn)了，由于對檔案整理各環(huán)節(jié)的先后順序了解的還不夠透徹，缺乏實際操作經(jīng)驗，往往搞錯了先后順序，導(dǎo)致接下來的環(huán)節(jié)無法繼續(xù)，從而影響工作效率。例如，從各單位收集的工資表應(yīng)該首先編號裁剪，然后排序歸入散材料，如果編完號直接排序歸入散材料就需要以后單張的進(jìn)行裁剪，大大降低了工作效率。因此，做好檔案管理工作必須要理順好整個流程，并做到靈活掌握。經(jīng)過近一年的學(xué)習(xí)，我總結(jié)出的檔案零散材料整理工作流程大致如下：

（一）將材料進(jìn)行編號、裁剪。收集到的材料應(yīng)首先按照干部檔案目錄進(jìn)行編號，由于干部分為在職與非在職兩類，所以編號之前應(yīng)首先把這兩類干部的材料分開，避免混雜。目錄號碼應(yīng)用鉛筆記錄在檔案材料的右下方，緊挨材料最后一行或表格下端邊線，這樣既方便查看，又能避免以后被誤裁掉。編完號的材料大小不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)該及時裁剪，尤其是各單位上報的工資表與年度考核表數(shù)量多，格式一致，要在歸入散材料之前集中裁剪，以提高效率。正規(guī)的入檔材料大小為B5紙，長26公分，寬19公分，頁邊距上、下、右均為1公分，左側(cè)為2.5公分。裁剪過程中要專心謹(jǐn)慎，注意安全，應(yīng)仔細(xì)檢查材料的正反面，防止雙面打印的材料被誤裁。

（二）排序后歸入散材料。將裁好的材料按照干部檔案目錄的順序由小到大排列好，然后歸入散材料。這里需要注意的是先排序再歸入散材料可以提高工作效率，要比裁好后直接歸入散材料省時省力。歸入散材料過程中注意不要把在職與非在職類別弄混。

（三）將散材料錄入電子檔案系統(tǒng)。當(dāng)散材料收集到一定數(shù)量時，需要將它們集中輸入電子檔案系統(tǒng)：一是按照收集來的材料更新干部的基本信息及任免信息；二是更新檔案目錄。

（四）打孔。散材料在歸入干部檔案正本之前要進(jìn)行打孔，一名干部的所有散材料要集中起來一齊打孔。可以將干部原有的材料取出一張放在散材料之上進(jìn)行比對，防止新材料打孔后與原來的孔不符。

二 形成隨時收集隨時整理的工作習(xí)慣。干部檔案材料的收集是一個瑣碎的過程，隨機(jī)性很強(qiáng)，有的時候幾乎每天都會有單位或個人送來新的干部檔案材料。這時如果將所有的散材料都積攢起來到時一起整理，工作量將會非常的大，容易耽誤其他工作，這就要求我們做到隨時收集隨時整理。針對上述流程的前兩步，新收到的材料要在第一時間進(jìn)行編號，當(dāng)收集到二十余張時就要進(jìn)行裁剪，并歸入散材料。

檔案管理工作是一項瑣碎，細(xì)致的工作，工作量大，工作周期長，需要我們把龐大的工作分解，充分的利用工作間隙，用瑣碎的時間去應(yīng)對瑣碎的工作，這對提高工作效率，減輕工作壓力有很大的促進(jìn)作用。

三 細(xì)心審查，確保材料質(zhì)量。對于各單位送來的檔案材料，我們首先應(yīng)該認(rèn)真的對其進(jìn)行鑒別，看它是否屬于一張真實無誤、具有保存價值的合格材料，確認(rèn)無疑后方可接收。在鑒別過程中，應(yīng)做到以下“六不收”，即：

（一）錯誤明顯，手續(xù)缺失的材料不收。這類材料主要是指存在填寫不規(guī)范，前后邏輯不符，缺少相關(guān)簽字，缺少相關(guān)單位公章或者蓋章位置錯誤等情況的檔案材料。對于這類材料應(yīng)首先指出其存在問題退回原單位糾正無誤后方可接收。

（二）未標(biāo)明材料形成日期的材料不收。這是平時最為常見也是最容易為檔案員忽視的一類情況。零散材料在入檔時要按照該類材料形成時間的先后順序排列，在檔案目錄上也必須標(biāo)明每張材料的形成時間，因此檔案材料缺少形成時間會影響到以后的續(xù)訂整理工作。遇到這類材料應(yīng)通知單位把材料的形成時間補(bǔ)齊后方可接收入檔。

（三）有涂改的材料不收。涂改是檔案工作中的大忌，尤其是干部出生年月、工作時間等敏感信息有涂改現(xiàn)象的更應(yīng)該認(rèn)真審查、謹(jǐn)慎對待。遇到有涂改的材料應(yīng)認(rèn)真詢問涂改原因，一般應(yīng)退回原單位重新形成材料。

（四）屬于重復(fù)材料的不收。這類材料多為工資表、獎勵審批表、處分決定等一式多份的材料，對待這類材料應(yīng)該查看材料形成時間，對于時間較早的應(yīng)特別注意，必要時查看檔案正本。

（五）不屬于歸檔范圍的材料不收。《干部檔案工作細(xì)則》中規(guī)定：“不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔。不屬于干部檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人?！本唧w操作中一般容易遇到的不屬于歸檔范圍的材料主要包括黨員積極分子登記表，畢業(yè)證書、學(xué)位證書原件，資格證書原件等。

（六）復(fù)印件不收。除畢業(yè)證書、學(xué)位證書、資格證書等比較重要的證件可在檔案中留存復(fù)印件以外，其他檔案材料均要求為原件，不得使用復(fù)印件代替。

以上“六不收”并非單純的退回拒收，而是指檔案員在遇到不合格檔案材料時應(yīng)認(rèn)真指出材料中存在的問題，幫助送檔單位改正錯誤，以確保接收的每份材料都真實規(guī)范，為以后系統(tǒng)的檔案續(xù)訂整理工作打下一個良好的基礎(chǔ)。

四 妥善保存，完善制度，提高安全意識。鑒于干部檔案管理工作的實際情況，干部檔案系統(tǒng)的續(xù)訂整理工作通常要一年才能進(jìn)行一次，這就導(dǎo)致大部分收集到的零散材料需要在散材料里保存相當(dāng)一段時間后才能被歸入檔案。這期間散材料要存放在專門設(shè)立的帶鎖檔案柜里，不得與其他雜物混放，并做好防潮防火防盜措施。

要完善干部檔案查閱與轉(zhuǎn)遞制度，檔案查閱者必須為該單位人事部門黨員干部，嚴(yán)禁干部本人查閱自己檔案，查閱時要填報《查閱干部檔案審批表》，需兩名黨員干部簽字并加蓋單位公章，審批表內(nèi)要注明查閱檔案內(nèi)容以及查閱理由。檔案員應(yīng)該監(jiān)督整個查閱過程，避免查閱者私自涂改、復(fù)制、拍攝檔案材料。轉(zhuǎn)遞檔案材料必須開據(jù)檔案轉(zhuǎn)遞單，并同時登記檔案材料出入臺賬，做到每張材料的進(jìn)出都有據(jù)可查。

這篇文章對我這一段時間的檔案零散材料整理工作進(jìn)行了梳理總結(jié)，目的就是為了發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)提高。檔案管理工作是一項重要而又瑣碎的工作，檔案管理人員應(yīng)該在管檔過程中不斷摸索實踐，改進(jìn)工作流程，提高工作效率，通過打造一個完整、客觀、高效的干部檔案體系來促進(jìn)整個干部工作的順利開展。

2011年10月21日

第二篇：如何做好檔案管理工作

如何做好檔案管理工作

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著改革的不斷深化，檔案工作也隨之發(fā)生了變化。面對新時期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個方面抓起。

一、搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。

一個單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作順利開展；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體的工作都會困難重重。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是時代發(fā)展的需要，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。如果只是一味的指責(zé)、埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作也是很難做好的。要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。那么應(yīng)如何發(fā)揮主觀能動性，去爭取領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作呢？

(一)愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。

－1－(二)積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認(rèn)為檔案工作在一個單位里不是生產(chǎn)一線，可有可無，對領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，次數(shù)多了，自然會在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下痕跡，產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實踐中力圖仿效。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。要努力服務(wù)，作為一名檔案人員主要是及時地提供信息。使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

二．實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難：管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

(一)加強(qiáng)管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

(二)掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、－2－ 歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

(三)利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。而利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。更好的服務(wù)于社會。

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三、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

(一)提高認(rèn)識水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認(rèn)識問題。要充分認(rèn)識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認(rèn)識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高；其次，21世紀(jì)的檔案管理工作者的機(jī)遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程。

(二)加強(qiáng)制度建設(shè)，建立相關(guān)運行機(jī)制。可以說，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運行機(jī)制是開展檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高 －4－ 業(yè)務(wù)能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動態(tài)管理，這樣，便可以激勵檔案工作者增強(qiáng)參加繼續(xù)教育的主動性和積極性。

(三)明確繼續(xù)教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，繼續(xù)教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和和時效性。繼續(xù)教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學(xué)以致用的原則。第一，檔案專業(yè)知識。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機(jī)會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，為此，繼續(xù)教育肩負(fù)著更為重要的職責(zé)。

(四)進(jìn)一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識，要通過各種形式對他們進(jìn)行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)

－5－ 對檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

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第三篇：如何做好學(xué)校檔案

如何加強(qiáng)學(xué)校檔案工作

學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動的真實記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動，是評價學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個重要組成部分。一個學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色,常?？梢詮臋n案中反映出來。下面就如何加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理工作作粗淺的認(rèn)識：

一、加強(qiáng)意識，建立機(jī)構(gòu)

檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動。結(jié)合實際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。

二、健全制度、規(guī)范管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

三、強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

四、穩(wěn)定干部隊伍，改善工作條件

要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊伍，并保持相對穩(wěn)定。專職檔案屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待，按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。

五、注重收集，加強(qiáng)管理

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復(fù)印的機(jī)會收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。

六、提供服務(wù)，開發(fā)利用

學(xué)校檔案信息資源開發(fā)與利用，我們堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。做好后勤服務(wù)工作。強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務(wù)。使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。

第四篇：如何做好檔案管理工作

在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？我作為一名辦公人員，在實踐中通過不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起 公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進(jìn)行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進(jìn)行：

1、對檔案工作要有高度的認(rèn)識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準(zhǔn)備工作。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我項目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機(jī)檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

第五篇：如何做好檔案管理工作

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如何做好檔案管理工作

作者：李霞

來源：《科技創(chuàng)新導(dǎo)報》2011年第18期

摘 要:檔案管理工作是單位管理工作的一部分,是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著優(yōu)秀成果,對研究科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料,是進(jìn)行科學(xué)分析,揚長避短,制定發(fā)展方向的好教材。

關(guān)鍵詞:檔案管理單位管理

中圖分類號:G256 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2011)06(c)-0203-01

檔案管理工作做好了,一方面為領(lǐng)導(dǎo)及時了解單位狀況,適時調(diào)整管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù),為管理決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定管理成果,為單位與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實地反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r和管理成果。檔案管理成果同單位管理的有機(jī)結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式,決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展,對于實現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略,不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此,做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場經(jīng)濟(jì)中競爭力具有重要意義。

檔案管理工作對我國現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代單位管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢,指導(dǎo)我國的檔案管理工作,達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感,進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化,很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識,認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些單位的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感,良好的職業(yè)道德,辦事細(xì)心的工作態(tài)度,樂于奉獻(xiàn)的工作精神,又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識,因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象,工作責(zé)任心不強(qiáng),對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠,檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個單位。不利于形成單位管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍,整個單位的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙,在整個單位發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展,歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式,并且隨著管理

模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。20 世紀(jì)對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ),檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響,為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。

缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造。目前,一般檔案管理都是采用一臺微機(jī)一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后,給檔案工作帶來消極后果,主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點:一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識,財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,但由于檔案管理人員操作不熟練,導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒有錄入電腦,還按手工在進(jìn)行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當(dāng)前單位檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中,制度形同虛設(shè),想交就交,不想交就不交,檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。單位近幾年發(fā)展較快,新檔案人員不斷進(jìn)入,檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外,在立卷時間上,有時會累積起來一次立卷,既不符合事畢立卷要求,又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在,在行政上無法對各大部進(jìn)行管理,在進(jìn)行這項工作時,須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任,本身的各項工作時間都較緊張,檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項工作較為困難,各項工作開展起來也較為困難,現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫,給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒有按期歸還。

單位檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則單位檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項運動,一次考試在進(jìn)行,整個過程加班加點,在短時間內(nèi)取得了一定的效果,但達(dá)標(biāo)以后,就出現(xiàn)后力不足,沒有長期性和連續(xù)性,再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠,對檔案在單位中的重要作用的認(rèn)識不足,甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方,檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫,造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃;在任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。在對檔案管理工作的認(rèn)識上很多人存在一個誤區(qū),那就是檔案管理工作可有可無,對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。其實,檔案管理工作對我國現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代單位管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢,指導(dǎo)我國的檔案管理工作,達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感,進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法,對檔案管理工作的意義、策略等方面進(jìn)行了深入細(xì)致的研究。結(jié)果發(fā)現(xiàn):與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比,電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。經(jīng)過認(rèn)真、細(xì)致的分析,得出如下結(jié)論:科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平,做好檔案的開發(fā)和利用工作,不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值,而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。