第一篇：淺談如何做好文書檔案工作

淺談如何做好文書檔案工作

文書檔案是一個(gè)單位發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據(jù)，具有很高的保存或參考價(jià)值，它能很好地反映一個(gè)單位在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在單位工作中起著承前啟后的重要作用。

一、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

目前我國(guó)企事業(yè)單位中的文書檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有一支穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的復(fù)合型專業(yè)人才十分匱乏。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)不明確。目前文書檔案工作在單位中的地位還沒有達(dá)到應(yīng)有的高度，有的甚至還停留在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的地步。在機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)中，不少檔案管理機(jī)構(gòu)的地位被削弱，甚至被裁掉，其職責(zé)功能嚴(yán)重被弱化。

（三）檔案管理不夠規(guī)范。在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索仍占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了“多”而“不精”的現(xiàn)象，被誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

（五）在檔案室設(shè)置和信息開發(fā)編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查，隨便選幾個(gè)選題來編研，其編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差實(shí)用性不大，利用價(jià)值更小。有的選題好，緊跟形勢(shì)，但因編研時(shí)間過長(zhǎng)失去了時(shí)效性，影響了作用的發(fā)揮。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

針對(duì)目前文書檔案管理工作狀況，提高文書檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、健康化發(fā)展，筆者認(rèn)為需從如下幾個(gè)方面做起。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提。文書檔案是展示一個(gè)單位發(fā)展軌跡和建設(shè)成果的重要載體。目前，很多企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作不夠重視，要真正做好文書檔案管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)必須立足于單位事業(yè)發(fā)展的全局，把檔案管理工作納入單位事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃中，讓職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要地位和作用，形成人人重視檔案工作的良好風(fēng)氣。

（二）制度健全是做好文書檔案工作的保障。完善的檔案管理工作制度，是做好文書檔案工作的有力措施和可靠保障。針對(duì)日前檔案管理機(jī)構(gòu)的地位和職責(zé)功能嚴(yán)重被弱化的現(xiàn)象，各企事業(yè)單位要專門設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，添購(gòu)檔案管理設(shè)施設(shè)備，成立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，相關(guān)負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一定數(shù)量的專兼職檔案管理人員。制訂制度，促使職工都來重視檔案工作，并認(rèn)真研究落實(shí)本部門的文書檔案工作任務(wù)，使文書檔案工作保質(zhì)保量限期完成。此外還應(yīng)該建立健全檔案工作競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)是做好文書檔案的關(guān)鍵。文書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，就要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力提高文書檔案管理人員知識(shí)水平和管理能力。一是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《文書學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)。二是要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有檔案專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)技能的人才充實(shí)文書檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，積極組織文書檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高其管理水平，使文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

（四）牢記服務(wù)是做好文書檔案工作的根本。文書檔案工作的根本目的在于服務(wù)利用，在于通過認(rèn)真收集保存好第一手資料，為單位做好翔實(shí)的歷史記錄，積極開發(fā)利用檔案資源，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷的服務(wù)。這就要求我們強(qiáng)化服務(wù)功能，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。使得文書檔案工作更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為單位事業(yè)服務(wù)，為各類咨詢查證服務(wù)。其次，要提高管理素質(zhì)，拓寬服務(wù)渠道。要轉(zhuǎn)變思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，主動(dòng)樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)服務(wù)功能。

（作者單位：欽州市水文水資源局）

第二篇：文書檔案工作心得體會(huì)

本文作者：閔濤 范文大全原創(chuàng)投稿

淺談文書檔案工作

閔濤

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何和檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，是新時(shí)期文書和檔案管理人員的歷史責(zé)任。筆者從事文書和檔案管理工作多年，結(jié)合實(shí)際工作談?wù)剬?duì)做好文書和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。

二、實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與造化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的

學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解鉿同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力提高文檔人員的知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力待方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

004km.cn【xiexiebang.com范文網(wǎng)】

1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化籍貫結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不為提文檔管理工作水平。

2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長(zhǎng)效管理制度，如省檔案局及

地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使文檔管理工作人員產(chǎn)和緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的取消評(píng)聘資格，激勵(lì)文檔工作者增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。

3、明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)

用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)科知識(shí)。文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識(shí)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

第三篇：文書檔案工作心得體會(huì)

文書檔案工作心得體會(huì)

淺談文書檔案工作 檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸 宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依 據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何和檔案 工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，是新時(shí)期文書和檔案管 理人員的歷史責(zé)任。筆者從事文書和檔案管理工作多年，結(jié)合實(shí)際工 作談?wù)剬?duì)做好文書和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很 大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書 檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善 自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出 業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠 重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的 部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)； 其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā) 的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書 檔案工作的重要性。

二、實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作必由之路 隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸 如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法 手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代 化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文 檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與造 化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工 作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作 的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié) 合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別要注重計(jì)算機(jī) 知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng) 強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人 工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一 的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解鉿同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就 不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用 工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷 標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快 捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管 理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì) 文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員 的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力提高文檔人員的知識(shí)水平和管理能 力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因 此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力待方面 都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不 能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培 養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工 作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作 精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科 技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作 人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化籍貫結(jié)構(gòu)、提高綜合 素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔 案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律 責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒 定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組 織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不為提文檔管 理工作水平。

2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職 教育的長(zhǎng)效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn) 班；其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以 促使文檔管理工作人員產(chǎn)和緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教 育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù) 能力和水平。比如，將在職教育與文 書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的取 消評(píng)聘資格，激勵(lì)文檔工作者增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。

3、明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育 而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng) 從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué) 用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用 有所長(zhǎng)的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng) 學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教 育的不足；第二，相關(guān)學(xué)科知識(shí)。文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué) 科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，在職教 育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新； 第三，現(xiàn)代科技知識(shí)。現(xiàn)代 科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的 標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技 術(shù)的學(xué)習(xí)

第四篇：如何做好文書檔案工作的幾點(diǎn)思考與體會(huì)

如何做好文書檔案工作的調(diào)研報(bào)告

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。人們之所以需要檔案，就是為了要獲知過去發(fā)生的事件、存在的事物對(duì)今天和未來起什么作用，有什么樣的意義?？梢哉f，檔案的憑證性決定了檔案是最廣大人民群眾根本利益的有效保證。因此，做好文書檔案工作是檔案工作人員的歷史責(zé)任。

一、什么是文書檔案

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。行政機(jī)關(guān)的文書檔案主要由法規(guī)性文件和行政性文件兩部分轉(zhuǎn)化而來。法規(guī)性文件是權(quán)力機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和頒發(fā)的、具有法律性和強(qiáng)制性的文件。按照我國(guó)憲法規(guī)定，各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織等為了貫徹執(zhí)行法律和法令，以及為達(dá)到一定的目的，都可以制定具體的規(guī)章制度，如章程、條例、規(guī)則、辦法、細(xì)則等。行政性文件是國(guó)家機(jī)關(guān)為貫徹執(zhí)行法規(guī)、在日常政務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料。根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳1987年2月制定的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，目前我國(guó)黨政軍機(jī)關(guān)、部門使用和形成的文件主要有：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。

二、檔案工作人員的職責(zé)

在文件材料的歸檔及管理中，要把好四關(guān)：一是把好文件材料收集關(guān)，確保文件材料的齊全完整；二是把好文件材料整理關(guān)，確保文件材料歸檔規(guī)范；三是把好文件材料管理關(guān)，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實(shí)性和可靠性；四是把好文件保密關(guān)，保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。

（一）做好檔案材料的收集工作

我局文書檔案收集中存在的問題：一般情況下，檔案管理人員都按照收文登記的文件進(jìn)行收集、整理、歸檔，另外有一些文件丟失或散落在其他科室人員手中未經(jīng)登記也未收集歸檔，有些科室的兼職檔案人員收集的紙質(zhì)文件不齊全，有的只注重紙質(zhì)文件的收集，而忽略了電子文件檔案資料的收集等等。這些都影響了檔案的數(shù)量和質(zhì)量，不利于檔案的保管利用。

文書檔案收集工作的要求：

1、收集歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求。就一個(gè)機(jī)關(guān)而言，檔案的齊全完整是指歸檔文件材料能夠全面、真實(shí)地反映本單位的面貌。具體說，歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整。對(duì)于文書文件材料，特別是公文，每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等要完整成套。可以說，檔案部門接收文件材料齊全完整的程度決定了收集工作的質(zhì)量，而這也正是我局開展收集工作的難點(diǎn)。為此，單位領(lǐng)導(dǎo)必須將文件材料的形成、積累工作納入有關(guān)業(yè)務(wù)部門的職責(zé)范圍，通過崗位責(zé)任制和其他制度的建立，保證歸檔文件的齊全和完整。在收集過程中，檔案人員不僅要檢查文件的完整情況，而且要嚴(yán)把文件的書寫質(zhì)量關(guān)，杜絕不符合要求的文件進(jìn)入檔案室。

2、收集歸檔的文書檔案應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確，能反映我局的主要職能。我局在日常工作中會(huì)形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價(jià)值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，文書部門和檔案部門對(duì)收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地確定文件的存毀，使反映我局重要事件、重大活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門。

3、檔案部門要加強(qiáng)對(duì)文書檔案收集工作的調(diào)查與指導(dǎo)。檔案收集工作實(shí)際上要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件在分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。特別是對(duì)業(yè)務(wù)部門形成的文件，檔案人員要在全面了解我局基本職能的基礎(chǔ)上，深入、細(xì)致地掌握各部門的主要職能活動(dòng)及其形成的文件材料情況，準(zhǔn)確劃定收集的范圍和收集重點(diǎn)，確保歸檔文件齊全完整。在實(shí)際工作中，由于種種原因，許多單位的檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作，很少有足夠的時(shí)間詳細(xì)了解各業(yè)務(wù)部門的具體工作，這就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門給什么，檔案部門就收什么的現(xiàn)象，導(dǎo)致有用的文件收不進(jìn)來，收來的文件用處不大等問題。長(zhǎng)期如此，不僅直接影響檔案利用工作的質(zhì)量，而且損害了檔案部門的形象，危及檔案工作的地位。因此，為了提高收集工作的質(zhì)量，檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門的溝通和聯(lián)系。

（二）健全檔案管理制度，規(guī)范管理文書檔案 健全檔案管理制度，明確職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，開辟檔案信息資源，為社會(huì)提供全面、高級(jí)信息服務(wù)的先決條件。如：我局檔案室的收集工作主要是按制度接收各文書、管理和業(yè)務(wù)部門的文件材料歸檔，這個(gè)制度就是歸檔制度。歸檔是指在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件材料處理完畢以后，不得由承辦單位或個(gè)人分散保存，必須由文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷，定期移交給檔案室集中保存。在我國(guó)，“歸檔”已成為黨和國(guó)家明文規(guī)定的一項(xiàng)制度。文件立卷歸檔作為文書部門的主要任務(wù)，它既是文書工作的終結(jié)，也是檔案工作的起點(diǎn)。長(zhǎng)期的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，如果不建立歸檔制度，或者歸檔制度不健全，就沒有完整的檔案和健全的檔案工作。因?yàn)闄n案是由各種文件材料轉(zhuǎn)化而來的，而文件材料轉(zhuǎn)化為檔案一般又是通過“歸檔”來實(shí)現(xiàn)的。所以，建立和健全歸檔制度是非常重要的，它不僅能夠確保檔案室檔案來源的連續(xù)性，為開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供條件，而且也是為國(guó)家積累檔案財(cái)富的重要保證。

其次，要理順管理工作程序。檔案管理應(yīng)按照科學(xué)的工作流程操作，因此要先理順檔案部門與其他相關(guān)部門之間的工作程序。以文書歸檔為例：各科室需將文件按要求整理后統(tǒng)一交給辦公室，辦公室文書人員將各科室的歸檔文件與收發(fā)文處理的文件一起統(tǒng)一編排件號(hào)后移交檔案室。針對(duì)這一工程流程，檔案管理人員運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)、建立相應(yīng)的用戶數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能滿足檔案利用工作的需要。

（三）做好檔案保管工作

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是要做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)修復(fù)。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

（四）加強(qiáng)保密意識(shí)，正確處理保密與利用的關(guān)系 保守機(jī)密是檔案工作人員的神圣職責(zé)。由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，我局檔案工作存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：（1）部分檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成了檔案浪費(fèi)。（2）領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案。（3）檔案工作人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。檔案人員既要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)，要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》的頒布為檔案工作的依法開展提供了法律依據(jù)，奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，檔案工作人員必須認(rèn)真嚴(yán)格遵守《檔案法》，做到嚴(yán)格執(zhí)法，依法治檔。

檔案工作人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，他們對(duì)檔案信息的保護(hù)負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，檔案保密工作的好與壞，檔案工作人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。多年的實(shí)踐告訴我，熱愛檔案事業(yè)，把鉆研業(yè)務(wù)當(dāng)作一種責(zé)任，一種使命，也是做好檔案工作的前提條件。檔案具有可傳輸性、可分享性等特點(diǎn)，如何有效地收集、整理、利用、存儲(chǔ)，是每一個(gè)檔案人員的職責(zé)。檔案人員不僅要能按時(shí)完成檔案管理中的各項(xiàng)任務(wù)，力爭(zhēng)將所有存檔文件進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入，還要不斷探索和運(yùn)用更加合理、規(guī)范的科學(xué)方法，使檔案工作更加有序、有效，充分發(fā)揮它的使用效益。

三、檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，文書檔案工作也從單一化不斷向正規(guī)化、信息化、智能化方向發(fā)展，如果不堅(jiān)持學(xué)習(xí)，就會(huì)很快落伍，如果沒有強(qiáng)烈的責(zé)任感和刻苦鉆研的精神，沒有求知若渴的學(xué)習(xí)態(tài)度，就很難適應(yīng)工作的需要。作為一名基層檔案工作人員要學(xué)會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，樹立正確的工作態(tài)度，大力發(fā)揚(yáng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，任勞任怨地完成好各項(xiàng)工作。對(duì)個(gè)體檔案人員的要求是具有良好的政治、道德、知識(shí)、能力、心理、身體等素質(zhì)。

（一）政治素質(zhì)

政治素質(zhì)是檔案工作者諸素質(zhì)中最根本的素質(zhì)。我國(guó)檔案工作者政治素質(zhì)最根本的要求就是要用馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論及“三個(gè)代表”重要思想武裝頭腦，牢固樹立科學(xué)的無產(chǎn)階級(jí)世界觀，具有堅(jiān)定的共產(chǎn)主義信念，堅(jiān)持正確的政治方向，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，與黨中央在政治上保持高度一致，在繁雜的政治斗爭(zhēng)中能保持清醒的頭腦，保持政治上的堅(jiān)定性，全心全意為人民服務(wù)，有自覺遵守黨紀(jì)國(guó)法的觀念，積極主動(dòng)地貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針、政策、法律、法規(guī)，具有高度的革命事業(yè)心和政治責(zé)任感。檔案工作者惟有如此，才能保證檔案工作的可靠性、安全性，才能承擔(dān)起檔案工作重于泰山的責(zé)任。

（二）道德素質(zhì)

高尚的道德情操是檔案工作者必備的基本素質(zhì)和職業(yè)規(guī)范，有利于塑造良好的檔案工作者形象，有利于增強(qiáng)檔案工作的影響力。檔案工作者的道德素質(zhì)主要包括七個(gè)方面：（1）忠于和熱愛檔案事業(yè)；（2）維護(hù)歷史的真實(shí)面貌；（3）維護(hù)檔案的完整與安全；（4）具有全心全意為人民服務(wù)的思想；（5）保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)；（6）發(fā)揚(yáng)開拓進(jìn)取的奮斗精神；（7）樹立高度的法制意識(shí)和觀念。

（三）能力素質(zhì)

作為現(xiàn)代檔案工作者應(yīng)具備：統(tǒng)觀全局的綜合分析能力、多思兼聽的調(diào)研能力、權(quán)衡利弊的決斷能力、統(tǒng)籌兼顧的運(yùn)籌能力、挖潛創(chuàng)新的開發(fā)能力、平等公道的溝通協(xié)調(diào)能力、簡(jiǎn)明流暢的表述能力、敏銳深刻的洞察能力、審時(shí)度勢(shì)的應(yīng)變能力以及熟練駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備的能力等。

（四）知識(shí)素質(zhì)

（1）具有廣博的共性知識(shí)。懂得馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論及“三個(gè)代表”重要思想的基本原理；了解黨和政府的方針政策；熟知法律基本常識(shí)和有關(guān)法規(guī)；具有較高的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)；有較廣泛的自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)；有豐富的社會(huì)實(shí)踐知識(shí)；至少應(yīng)掌握一門外語(yǔ)。

（2）具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)。檔案工作人員要精通本專業(yè)的理論與技術(shù)，并能熟練地運(yùn)用到實(shí)際工作中，要善于在實(shí)踐中總結(jié)、研究檔案專業(yè)的理論和技術(shù)，同時(shí)，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識(shí)。

（3）了解和掌握系統(tǒng)的管理知識(shí)。隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)分工越來越細(xì)、信息量呈爆炸性增長(zhǎng)，現(xiàn)代社會(huì)化大生產(chǎn)的規(guī)模性、復(fù)雜性、多變性、競(jìng)爭(zhēng)性，使檔案管理工作單憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和智慧已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須實(shí)施科學(xué)的系統(tǒng)管理。

（五）身心素質(zhì)

身心素質(zhì)包括身體素質(zhì)和心理素質(zhì)。身體是知識(shí)和道德的載體，是檔案工作者履行責(zé)任和個(gè)人成長(zhǎng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是工作高效率的重要條件，只有具備健康的身體和健壯的體魄，才能勝任繁重而艱巨的工作重?fù)?dān)。一個(gè)人只有健壯的身體而無健康的心理素質(zhì)是不完備的。良好的心理素質(zhì)，主要表現(xiàn)在人的精神經(jīng)常處于最佳狀態(tài)，具有穩(wěn)定的注意力、堅(jiān)毅的意志和可控的自我，對(duì)自己的工作和生活充滿信心，工作順利有成效時(shí)不沾沾自喜、忘乎所以，遇到困難和挫折時(shí)不垂頭喪氣、怨天尤人，在任何情況下都保持心理平衡，沒有心理障礙。作為一個(gè)人才，只有同時(shí)具備健康的身體和心理素質(zhì)，成就一番事業(yè)才有重要保證。

四、做好文書檔案工作需要努力的方向

（一）愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文書檔案工作，在很大程度上取決于對(duì)文書檔案工作人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視。文書檔案工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，踏實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

（二）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作不夠重視，大多都是缺乏檔案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要部門，可有可無。這就需要文書檔案人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文書檔案工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)，其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。

（三）加大宣傳教育力度，提高全員檔案意識(shí)。一方面，要加大對(duì)文書檔案工作人員（各科室的兼職檔案員）的宣傳教育力度，讓他們進(jìn)一步重視檔案的收集工作，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能，另一方面，還要加強(qiáng)全員宣傳教育，讓每個(gè)員工都共同參與，形成共同重視的氛圍。

以上有不妥之處，敬請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和同事們批評(píng)指正！

第五篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學(xué)四年在協(xié)助老師工作的過程中，我深切地體會(huì)到學(xué)校文書檔案管理的重要性，同時(shí)也看到了學(xué)校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談?wù)勎业目捶ā?/p>

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書轉(zhuǎn)化部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書工作是對(duì)文件的全部生命周期進(jìn)行處理的一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。文書檔案既是一個(gè)單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書檔案管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個(gè)行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

高校體系機(jī)構(gòu)龐雜，隨著學(xué)校辦學(xué)年限延長(zhǎng)，學(xué)校文書檔案的數(shù)量也會(huì)越來越多，內(nèi)容也會(huì)越來越復(fù)雜。做好學(xué)校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，為學(xué)校的各項(xiàng)工作及師生員工服務(wù).在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質(zhì)量，也直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量，做好文書工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ).高校文書檔案管理，是整個(gè)檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學(xué)校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實(shí)、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時(shí)常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價(jià)值，但歸檔時(shí)，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時(shí)，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時(shí)字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因是：大多數(shù)從事文書工作人員檔案意識(shí)也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識(shí)，不夠重視對(duì)文書檔案管理方面的知識(shí)的學(xué)習(xí)和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長(zhǎng)久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識(shí)和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識(shí)，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購(gòu)買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評(píng)優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機(jī)會(huì)調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長(zhǎng)期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（二）調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國(guó)檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時(shí)整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯(cuò)誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的 普遍應(yīng)用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時(shí)讓這個(gè)系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個(gè)信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時(shí)候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識(shí)，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢(shì)新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)。

總之，文書檔案管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，作為擔(dān)負(fù)著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關(guān)系。