第一篇：檔案專業(yè)基礎(chǔ)[模版]

檔案專業(yè)基礎(chǔ)

第一部分

檔案概述

基本要求：

了解：檔案的形式，檔案的種類，檔案的作用 熟悉：檔案定義的表述與含義

掌握：檔案的形成條件，檔案的本質(zhì)屬性，檔案的價(jià)值

一、檔案的定義

（一）檔案定義的表述

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和公民個(gè)人在實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

（二）檔案的形成條件

檔案形成的條件：檔案是由文件材料有條件轉(zhuǎn)化來的。

1、必須是辦理完畢的文件，在承辦中的文件不是檔案。⑴ 文件所涉及的內(nèi)容已處理完了。⑵ 有的指文件所涉及的問題先告一段落。⑶ 有的是指文件完成了文書處理的程序。

2、必須是對日后工作和生產(chǎn)具有一定利用和查考價(jià)值的文件

⑴ 指文件所反映的內(nèi)容和客觀事物過程在一定時(shí)期內(nèi)對本機(jī)關(guān)或整個(gè)國家都有用。事務(wù)性的文件不需要?dú)w檔（非隸屬機(jī)關(guān)來的）。

3、必須是經(jīng)過立卷歸檔集中保存起來的文件

（三）檔案的形式

檔案的形式: 檔案的形式是多種多樣的，主要包括檔案的制成材料、表達(dá)方式、名稱、形狀。

⑴制成材料有甲骨、竹簡、謙帛、木板、紙張、化學(xué)的合成材料（膠片、錄音帶、光盤、電子）。

⑵表達(dá)方式有文字、形像、聲音、形聲綜合的。

⑶名稱有命令、指示、通知等，各種專業(yè)檔案有專門的名稱。如傳票、憑證、起訴書等，表達(dá)了一定的用途

（四）檔案的本質(zhì)屬性 原始記錄性

二、檔案的種類

（一）公務(wù)檔案與私人檔案

（二）歷史檔案與現(xiàn)行檔案

（三）文書檔案、科技檔案與專門檔案

（四）中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案與舊政權(quán)檔案

1、從公私屬性角度來劃分，可分為公務(wù)檔案和私人檔案。

☆公務(wù)檔案是指國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位在其職能活動(dòng)中直接形成的檔案，如法律、法規(guī)、行政公文等。

☆私人檔案是指人們在私人事務(wù)中直接形成的檔案，如日記、文稿、信函、筆記、帳單等

2、從檔案形成時(shí)間早晚以及檔案作用角度，可分為歷史檔案和現(xiàn)行檔案 歷史檔案是指形成時(shí)間較早，離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)且主要起歷史文化作用的檔案 現(xiàn)行檔案是指形成時(shí)間較晚，離現(xiàn)在的時(shí)間距離較近且主要起現(xiàn)時(shí)性查考作用，即對人們的現(xiàn)實(shí)工作、生活依然有具體實(shí)際作用的檔案。

3、從檔案記述和反映的內(nèi)容來劃分，可分為文書檔案、科技檔案、專門檔案?！钗臅鴻n案主要指行政管理檔案，即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中由各種行政性公文轉(zhuǎn)化而成的檔案。

☆科技檔案是指人們在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案。

☆專門檔案是指文書、科技以外的所有在專業(yè)職能活動(dòng)中形成的檔案，如人事DA、會(huì)計(jì)DA、訴訟DA、婚姻DA、病歷DA等等。

4、從檔案行政管理的角度劃分,可分為建國后檔案、革命歷史檔案、舊政權(quán)檔案?！罱▏髾n案指1949年10月1日中華人民共和國成立后在中國形成歸國家所有的檔案；

☆革命歷史檔案指1949年10月1日中華人民共和國成立前，由中國共產(chǎn)黨及其所領(lǐng)導(dǎo)的軍隊(duì)、政權(quán)、企業(yè)、事業(yè)單位、社團(tuán)及個(gè)人所形成的歸國家所有的檔案；

☆舊政權(quán)檔案指1949年10月1日中華人民共和國成立前除革命歷史檔案之外的歸國家所有的檔案.5、從檔案載體來劃分，可分為紙質(zhì)檔案和非紙質(zhì)檔案

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☆紙質(zhì)檔案是指以紙張為書寫載體材料的檔案； ☆非紙質(zhì)檔案主要指紙質(zhì)檔案以外的檔案，有二種：

☆傳統(tǒng)載體檔案：如以甲骨、金石、竹簡、縑帛為書寫載體的檔案 ☆新型載體檔案：如以照片、錄音、錄像、光盤等材料為書寫載體的檔案

三、檔案的價(jià)值

（一）憑證價(jià)值

根據(jù)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)領(lǐng)域和效果的不同分。憑證價(jià)值是檔案不同于和優(yōu)于其他各種資料的最基本的特點(diǎn)，檔案所以有憑證價(jià)值，是由檔案形成過程及其結(jié)果的內(nèi)容和形式特點(diǎn)決定的。從檔案的內(nèi)容看，它是從當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來的；從檔案的形式特征看，文件上保留著真切的歷史標(biāo)記

（二）情報(bào)價(jià)值

情報(bào)價(jià)值是指檔案是事實(shí)、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的記錄，它的這種可靠的廣泛的可資參考的特征構(gòu)成了檔案的又一基本價(jià)值。檔案作為一種情報(bào)資源，其主要特點(diǎn)在于它的原始性和可靠性。對檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)該辯證地理解。檔案信息在反映歷史活動(dòng)的客觀過程方面是真實(shí)的，即使檔案內(nèi)容有虛假部分以至完全違背事實(shí)，它還是反映了當(dāng)時(shí)的歷史情況。

（三）對檔案真實(shí)性的辯證理解

由于檔案是歷史的憑證和原始的情報(bào)材料，所以人們把檔案稱作真實(shí)的歷史記錄。這是從大量的實(shí)踐中得出的理性認(rèn)識(shí)。同時(shí)還應(yīng)該指出，對檔案的真實(shí)性和可靠性，要辯證地理解。

從總體上說，檔案在反映歷史活動(dòng)的客觀過程方面是真實(shí)的，在反映史實(shí)內(nèi)容方面也較其他資料可靠。從具體的檔案材料來說，由于人們認(rèn)識(shí)水平的局限性和政治斗爭的復(fù)雜性，以及其他各種原因，有些檔案所記述的內(nèi)容并不符合客觀實(shí)際與歷史事實(shí)，有的甚至是歪曲和誣陷。但是，檔案是歷史上形成的，即使內(nèi)容不夠真實(shí)，它還是表達(dá)了當(dāng)事人的意圖，留下了當(dāng)事人行為的痕跡，反映了當(dāng)時(shí)的歷史情況，就此而言，檔案仍不失為真實(shí)的歷史記錄，仍然是有用的。檔案是可以從正反兩個(gè)方面進(jìn)行研究和利用的。檔案工作人員應(yīng)堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義，既要辯證地看待檔案的真實(shí)性和可靠性，又不能因?yàn)槟承n案內(nèi)容不真實(shí)或有問題，就把檔案銷毀掉，也不能認(rèn)為檔案內(nèi)容有錯(cuò)誤，就用現(xiàn)實(shí)的觀點(diǎn)去加以“改造”。對內(nèi)容有問題的檔案，必要時(shí)應(yīng)以卷內(nèi)備考

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表或其他形式另外加以說明?？傊瑱n案形成的真實(shí)性，并不等于檔案在反映社會(huì)史實(shí)真相上的真實(shí)性。檔案的可靠性，就是要從檔案形成的真實(shí)性與檔案內(nèi)容的真實(shí)性的相互關(guān)系中去考察

（四）實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的規(guī)律性

1、檔案價(jià)值的擴(kuò)展律 由于檔案具有原始記錄性、內(nèi)容與版本的惟一性等特點(diǎn)，檔案價(jià)值是可以擴(kuò)大和發(fā)展的，它的擴(kuò)展具有一定的規(guī)律性。主要表現(xiàn)為兩種形式，一是由于價(jià)值主體擴(kuò)展而導(dǎo)致的檔案價(jià)值擴(kuò)展。造成檔案價(jià)值主體擴(kuò)展的主要原因有：A檔案作用從形成機(jī)關(guān)擴(kuò)展到社會(huì)；B社會(huì)機(jī)密程度的遞減。二是由于檔案作用性質(zhì)的變化而導(dǎo)致價(jià)值擴(kuò)展。檔案的作用逐步從單純的行政、業(yè)務(wù)的信息支持?jǐn)U展到科學(xué)、文化、教育、司法、休閑等各個(gè)方面。

了解檔案價(jià)值擴(kuò)展律，尋于處理好檔案管理中當(dāng)前與長遠(yuǎn)、局部與整體、保密與開放的關(guān)系具有科學(xué)的指導(dǎo)作用，具體表現(xiàn)為：A正確認(rèn)識(shí)單位內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)和公共檔案館的服務(wù)方向和職能定位；B確定合理的檔案的歸檔、移交時(shí)間，建立合理的館藏結(jié)構(gòu)；C在檔案鑒定工作中以全面的歷史的發(fā)展的觀點(diǎn)來分析檔案的價(jià)值；D堅(jiān)持正確的保密觀念，對具有保密要求的檔案采取相應(yīng)的保密措施；E樹立服務(wù)觀念、依法積極開放檔案，促進(jìn)檔案工作由封閉型、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變

2、檔案價(jià)值的時(shí)效律

指檔案對社會(huì)的有用性是有時(shí)限性的。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案與利用者需求之間關(guān)系的時(shí)效性，二是檔案價(jià)值形態(tài)的時(shí)效性

3、檔案價(jià)值的條件律

檔案利用活動(dòng)的可能性、廣泛性及其效果取決于一定的條件，各種條件對于檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的影響被稱為檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的條件律。這些條件包括社會(huì)環(huán)境、社會(huì)檔案意識(shí)和檔案管理水平。

4、機(jī)密遞減規(guī)律：檔案機(jī)密性會(huì)隨著時(shí)間的推移和條件變化而日暫減退；

四、檔案的作用

1．機(jī)關(guān)工作的查考憑證； 2．生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)； 3．政治斗爭的必要工具； 4．科學(xué)研究的可靠資料； 5．宣傳教育的生動(dòng)素材

第二部分 檔案工作概述

基本要求：

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了解：檔案工作的概念和內(nèi)容，檔案館（室）的類型

熟悉：檔案工作的管理體制，檔案館（室）的性質(zhì)與任務(wù)，檔案工作的性質(zhì) 掌握：檔案工作的基本原則

一、檔案工作的概念和內(nèi)容

運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)理論、方法、技術(shù)管理各種類型的檔案，積極開發(fā)檔案信息資源，廣泛輸出檔案信息，為社會(huì)實(shí)踐提供服務(wù)的活動(dòng)。

狹義上的內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統(tǒng)計(jì)、利用。廣義上還包括檔案管理、檔案行政管理、檔案教育、檔案的科學(xué)技術(shù)研究、檔案的宣傳工作、檔案界的國際交流與合作

二、檔案工作的性質(zhì)

1、檔案工作是一項(xiàng)管理性的科學(xué)性的工作

一方面，就總的檔案工作看來，檔案工作是專門負(fù)責(zé)管理歷史文獻(xiàn)——檔案的一種獨(dú)立的專業(yè)，屬于國家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。另一方面，從特定的部門、一定單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。檔案，就其保存和流轉(zhuǎn)歸宿的程序，可以分作檔案室階段和檔案館階段。檔案室保存的檔案，是本單位職能活動(dòng)的歷史記錄，檔案室工作既是檔案事業(yè)的組成部分，又是機(jī)關(guān)或單位秘書工作的一部

2、檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的條件性的工作

2、從檔案工作同其他工作的關(guān)系來說，它屬于一項(xiàng)服務(wù)性的、條件性的工作。檔案工作雖然也是一項(xiàng)研究性的工作，但是檔案部門研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，其主要目的還是為了更好地適應(yīng)各界的利用需要，為黨和國家各項(xiàng)工作提供檔案材料。

檔案工作的服務(wù)性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。

3、檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作

檔案工作的政治性表現(xiàn)在檔案為誰所有，為誰服務(wù)，受到什么階級(jí)利益的制約。在我國，檔案工作不是一般的服務(wù)性行業(yè)，它是鞏固人民民主專政、維護(hù)國家機(jī)密和歷史財(cái)富的重要陣地之一。在當(dāng)前的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中，檔案工作必須把工作重點(diǎn)切實(shí)地轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的中心上來。

4、檔案工作的機(jī)要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。檔案工作的機(jī)要性，是由檔案本身的特點(diǎn)以及國家利益所決定的。古今中外任何國家的檔案工作都有一定的保密要求。

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二、檔案工作的基本原則

為了適應(yīng)社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展的需要，統(tǒng)一指導(dǎo)全國檔案工作，在長期的實(shí)踐過程中，逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則，這個(gè)基本原則是：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用”。

這一原則的基本思想包括三個(gè)方面：

第一、確立了檔案工作的組織原則和管理體制----統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，即以前常說的“集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案?！睓n案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，是社會(huì)主義社會(huì)的必然產(chǎn)物，它以社會(huì)主義的經(jīng)濟(jì)、政治制度為前提，并為它們的鞏固、發(fā)展提供服務(wù)。具體地講，就是：

1、各單位各種門類和載體的檔案，均由本單位檔案室集中管理；檔案中需要長遠(yuǎn)保存的，由各級(jí)檔案館集中保管。

2、全國檔案工作，由各級(jí)檔案行政管理部門統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

3、全國檔案工作統(tǒng)一于黨的領(lǐng)導(dǎo)。

第二、提出了檔案管理的基本要求-----維護(hù)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，有兩個(gè)方面的含義：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，不使應(yīng)該集中保存的檔案殘缺短少；另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護(hù)檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；另一方面，要維護(hù)檔案免遭意外的破壞，不失密。

第三、體現(xiàn)了檔案工作的根本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)----便于社會(huì)各方面的利用。社會(huì)各方面利用檔案，是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，并且支配檔案工作的全過程

四、檔案工作的管理體制 集中式、分散式

五、檔案館（室）的性質(zhì)與任務(wù)

（一）檔案館

1、檔案館的定義、性質(zhì)、職能和具體任務(wù) ★檔案館的定義

檔案館是統(tǒng)一保管黨組織和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門，所以它是黨的機(jī)構(gòu)，又是國家機(jī)構(gòu)，是各級(jí)黨委和人民政府的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。

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★檔案館的性質(zhì)

A檔案館是永久保存檔案的基地，是提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的中心 B檔案館又是提供檔案檔案服務(wù)的活動(dòng)中心 C 檔案館是一個(gè)科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu) ★檔案館的基本職能 A積累和管理國家財(cái)富 B傳播檔案信息為社會(huì)服務(wù) C承擔(dān)宣傳教育 ★檔案館的任務(wù)

A、接收與征集本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、及其所屬單位具有長期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料；進(jìn)行科學(xué)的管理；

B、通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作； C、參與編修史志的工作

2、檔案館的類型

A綜合檔案館B專門檔案館C數(shù)字檔案館

3、檔案館收集檔案范圍：參照國家檔案局發(fā)布第9號(hào)令《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》

中央與?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）級(jí)檔案館接收本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位具有永久保存價(jià)值的現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，接收和征集具有全國或全省意義的建國前的各種檔案；省轄市（地、州、盟）和縣級(jí)檔案館接收本級(jí)各機(jī)關(guān)及所屬單位具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，并要征集和接收本市、縣建國以前的各種歷史檔案。

4、檔案館的功能

（二）檔案室

1、檔案室的定義與性質(zhì) ★檔案室的定義

檔案室是機(jī)關(guān)（包括企業(yè)、事業(yè)單位）統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。從全國檔案工作來說，檔案室又是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。

★檔案室的性質(zhì)

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1、檔案室是機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)

2、檔案室是保存檔案的過渡性機(jī)構(gòu)

3、檔案室的主要任務(wù)是服務(wù)于本機(jī)關(guān) ★檔案室的職能

檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)具有參謀、助手和咨詢作用的部門，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史面貌，提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量的重要工作。

在全國檔案組范圍織體系中，檔案室是先期保管具有長遠(yuǎn)價(jià)值檔案的過渡性機(jī)構(gòu)，對檔案館的檔案質(zhì)量決定性的影響。

★檔案室的任務(wù)

A、對本機(jī)關(guān)文書部門和業(yè)務(wù)部門的文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)的監(jiān)督； B、接收和保管本機(jī)關(guān)各單位交來的檔案材料，進(jìn)行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目、研究，積極開展利用工作，開發(fā)檔案信息資源。

C、定期把有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交

2、檔案室的作用、類型與任務(wù)

A、普通檔案室也稱機(jī)關(guān)檔案室或文書檔案室 B、科技檔案室是管理科學(xué)技術(shù)檔案的專門檔案室 C、音像檔案室即影片、照片、音像等特種檔案室 D、人事檔案室是機(jī)關(guān)設(shè)立的專門管理人事檔案的機(jī)構(gòu) E、綜合檔案室，統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)全部檔案的檔案室

F、聯(lián)合檔案室，一些機(jī)關(guān)聯(lián)合起來設(shè)立的、負(fù)責(zé)管理這些機(jī)關(guān)檔案的機(jī)構(gòu)。G、檔案信息中心

3、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：參照國家檔案局發(fā)布第８號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

（三）檔案行政管理機(jī)構(gòu)

1、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的定義、性質(zhì)和基本職責(zé) ★定義

檔案行政管理機(jī)構(gòu)，如各級(jí)檔案局、處等，是黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門?！镄再|(zhì)

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檔案行政機(jī)構(gòu)是黨和國家管理檔案工作的部門,由于我國實(shí)行黨政檔案統(tǒng)一管理,因而各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)是黨的機(jī)構(gòu),又是政府機(jī)構(gòu).★基本職責(zé)

檔案行政機(jī)構(gòu)的基本職責(zé)是：在統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的原則下，分層負(fù)責(zé)地掌管全國檔案事務(wù)，對全國檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。

2、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的具體任務(wù)

（1）擬訂檔案工作的規(guī)章、辦法，建立國家檔案工作制度，制定檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

（2）指導(dǎo)和監(jiān)督各機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作；規(guī)劃和籌建檔案館，在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)檔案館工作。

（3）研究和審查有關(guān)檔案保存價(jià)值、檔案保管期限的原則和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督和審議有關(guān)檔案的銷毀問題。

（4）組織和指導(dǎo)檔案工作業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的交流、檔案干部的專業(yè)教育和檔案科學(xué)研究。（5）組織和參與檔案工作的國際交流。

（四）新型檔案機(jī)構(gòu)

1、文件中心的含義與類型

①定義：文件中心是一種社會(huì)化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，它的設(shè)置一般不像檔案室一樣隸屬于一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)按系統(tǒng)建立的介于文件行程單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)

②類型：A政府性文件中心：由政府撥款建立的，為政府機(jī)關(guān)服務(wù)的非營利性文件管理機(jī)構(gòu)；

B商業(yè)性文件中心：由有關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人創(chuàng)辦的一種盈利性檔案管理機(jī)構(gòu)，它為工商企業(yè)或個(gè)人提供現(xiàn)代化的文件存儲(chǔ)設(shè)施

2、檔案中介機(jī)構(gòu)的含義與任務(wù)

檔案中介機(jī)構(gòu)是社會(huì)分工高度發(fā)達(dá)的產(chǎn)物，是利用自身所擁有的設(shè)備、技術(shù)、人力資源等為社會(huì)各界提供檔案管理服務(wù)和檔案事務(wù)服務(wù)的中介組織。

第三部分 檔案法制與職業(yè)道德

基本要求：

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了解：檔案法律的特點(diǎn)及其與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章的關(guān)系，檔案職業(yè)道德修養(yǎng)，《檔案法》的作用、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的相關(guān)知識(shí)

熟悉：檔案法規(guī)體系構(gòu)成、檔案行政法規(guī)的概念、種類和屬性特征，檔案行政規(guī)章的概念、性質(zhì)和類型，檔案職業(yè)道德的特點(diǎn)、含義和內(nèi)容

掌握：《檔案法》的主要內(nèi)容，《檔案法》的屬性特征、施行原則和施行方式

一、檔案法規(guī)體系構(gòu)成：參照2011年6月14日 國家檔案局發(fā)布國家檔案法規(guī)體系方案

二、檔案法律的特點(diǎn)及其與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章的關(guān)系

1．檔案法律是由國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)制定的檔案事業(yè)規(guī)定性文件。我國的檔案工作法律是國家和人民意志的集中表現(xiàn)，是整個(gè)社會(huì)均需要嚴(yán)格遵守的基本行為規(guī)范之一。這也是檔案法律同國家的其他法律的共同本質(zhì)。此外，檔案法律還有其自身的特點(diǎn)：

A直接性：同其他非行業(yè)性的立法相比，檔案法律在調(diào)整和規(guī)范人們的檔案管理與信息開發(fā)利用等行為方面，具有直接性的特點(diǎn)。

B具體性：這是指檔案法律內(nèi)容的具體性。

C綜合性：是指檔案法律所提供的，調(diào)整與檔案和檔案工作相關(guān)的行為的手段，并不是單一的，而是包含有行政手段、教育手段、刑事手段等多種手段，具有綜合性的特點(diǎn)。

2．①檔案法律與檔案行政法規(guī)之間有區(qū)別，也有聯(lián)系。檔案法律是國家與人民意志在檔案工作領(lǐng)域中的集中體現(xiàn)，是全國人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)依據(jù)國家的憲法及立法程序制定的行為規(guī)范。行政法規(guī)是國務(wù)院根據(jù)憲法和法律制定的行政性的規(guī)范文件的總稱?？梢姡麄兊膮^(qū)別主要在于：

A制定主體不同：檔案法律的制定主體是全國人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)，而檔案行政法規(guī)的制定主體是國務(wù)院。

B檔案法律具有廣泛的行為約束力，他是國務(wù)院制定檔案行政法規(guī)的重要依據(jù)，也是我們目前常見的檔案行政法規(guī)的淵源。就此而言，檔案行政法規(guī)的制定與實(shí)施，均要以法律為準(zhǔn)繩。

C檔案法律所調(diào)節(jié)的對象具有一般性和普遍性的特征；而檔案行政法規(guī)所調(diào)節(jié)的對象則具有一定的特定性和專指性特征。

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檔案法律與檔案行政法規(guī)的聯(lián)系在于：

A兩者制定與實(shí)施的根本性目的是一致的：都是為了有效地規(guī)范和調(diào)整檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展中的各種關(guān)系，以利于檔案事業(yè)的正常工作秩序的建立與維護(hù)。

B盡管檔案法律高于檔案行政法規(guī)，但是，從兩者的發(fā)展歷史來看，它們又是相互影響、相互促進(jìn)的關(guān)系。

C檔案法律和檔案行政法規(guī)均應(yīng)在憲法規(guī)定的框架范圍內(nèi)制定和實(shí)施，不能違背憲法規(guī)定的基本準(zhǔn)則。

②檔案法律與檔案行政規(guī)章也有一定的區(qū)別和聯(lián)系。行政規(guī)章是由國務(wù)院各部委、省自治區(qū)、直轄市以及省、自治區(qū)的人民政府所在地的市和經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市的人民政府，根據(jù)檔案法律和檔案行政法規(guī)所制定的規(guī)范性文件的總稱?？梢?，行政規(guī)章從屬于檔案法律和檔案行政法規(guī)，或者說是對檔案法律和檔案行政法規(guī)具體化的產(chǎn)物，更具特定性與操作性。目前，檔案行政規(guī)章的數(shù)量較多，調(diào)整的領(lǐng)域也非常廣泛，是我國檔案事業(yè)法制建設(shè)的一個(gè)重要方面。

三、《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的主要內(nèi)容 六章二十七條 第一章 總則

第二章 檔案機(jī)構(gòu)及職責(zé) 第三章 檔案的管理 第四章 檔案的利用和公布 第五章 法律責(zé)任 第六章 附則

四、《檔案法》的屬性特征、作用、施行原則和施行方式 1屬性特征：①社會(huì)性：A檔案法的制定具有廣泛的社會(huì)基礎(chǔ)； B檔案法的內(nèi)容具有社會(huì)性； C檔案法的施行具有社會(huì)性

②綱領(lǐng)性和創(chuàng)建性；③民主性；④強(qiáng)制性

2作用：①檔案法是建設(shè)和發(fā)展檔案事業(yè)的法律保障 ②是進(jìn)行我國檔案法規(guī)體系建設(shè)的重要依據(jù)

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③是保護(hù)我國的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及公民形成的或保存的具有國家和社會(huì)意義的檔案財(cái)富的有力法律手段

④是促進(jìn)我國館藏檔案信息資源開發(fā)和利用的有效工具 ⑤是加強(qiáng)我國檔案行政工作的法律依據(jù) 3施行原則：①要以事實(shí)為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩 ②必須堅(jiān)持法律面前人人平等的原則

4施行方式：①檔案法律的遵守：這種方式是指機(jī)關(guān)、組織和公民，要自覺地用檔案法律來約束和規(guī)范自己的思想和行為。

②檔案法律的適用：這種方式是指由國家機(jī)關(guān)及其組織成員，使用《檔案法》來解決各種相關(guān)的實(shí)際問題。

③依法制定旨在強(qiáng)化執(zhí)法力度的檔案管理行政處罰辦法等規(guī)范性文件。④加強(qiáng)與各方面的合作，爭取社會(huì)的支持。⑤加強(qiáng)宣傳教育，增加社會(huì)檔案意識(shí)。

五、檔案行政法規(guī)的概念、種類和屬性特征

1．定義：是由國務(wù)院根據(jù)憲法和法律制定的關(guān)于檔案行政管理的規(guī)范性文件的總稱。其效力低于檔案法律。

2．類型：①一是對檔案行政事務(wù)作出全面系統(tǒng)的規(guī)定的文件 ②二是對某一方面的檔案行政工作作出部分規(guī)定的文件 ③三是地對某一項(xiàng)檔案行政工作作出比較具體規(guī)定的文件 3．檔案行政法規(guī)的特點(diǎn)

A、權(quán)威性和命令性 B、直接性和現(xiàn)實(shí)性 C、穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)性 D、多樣性

六、檔案行政規(guī)章的概念、性質(zhì)和類型

1．定義：檔案行政規(guī)章是國家檔案行政機(jī)關(guān)和社會(huì)各有關(guān)部門，為了執(zhí)行、解決、說明檔案法律、法規(guī)以及重要政策而制定發(fā)布的規(guī)范性文件。

2．檔案行政規(guī)章的特點(diǎn)：

A、檔案行政規(guī)章從屬于國家檔案法律和行政法規(guī)；不能超越法律和法規(guī)； B、檔案行政規(guī)章具有普遍或特定的適用性；

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C、檔案行政規(guī)章之間的協(xié)調(diào)一致性。3．類型：

檔案行政規(guī)章出了可以依據(jù)其制定主體區(qū)分為部門規(guī)章和地方規(guī)章外，還可以根據(jù)其內(nèi)容將其區(qū)分為立法性檔案行政規(guī)章和解釋性檔案行政規(guī)章；根據(jù)實(shí)際效力和實(shí)施性質(zhì)的不同，又可以分為必須遵照執(zhí)行的規(guī)章和參照執(zhí)行的規(guī)章

七、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基本概念、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的分類、我國涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律 ★基本概念：知識(shí)產(chǎn)權(quán)是指對智力勞動(dòng)成果依法所享有的占有、使用、處分和收益的權(quán)利。知識(shí)產(chǎn)權(quán)是一種無形財(cái)產(chǎn)，它與房屋、汽車等有形財(cái)產(chǎn)一樣，都受到國家法律的保護(hù)，都具有價(jià)值和使用價(jià)值

★分類：版權(quán)是指著作權(quán)人對其文學(xué)作品享有的署名、發(fā)表、使用以及許可他人使用和獲得報(bào)酬等的權(quán)利；

工業(yè)產(chǎn)權(quán)則是包括發(fā)明專利、實(shí)用新型專利、外觀設(shè)計(jì)專利、商標(biāo)、服務(wù)標(biāo)記、廠商名稱、貨源名稱或原產(chǎn)地名稱等的獨(dú)占權(quán)利。

按照內(nèi)容組成, 知識(shí)產(chǎn)權(quán)由人身權(quán)利和財(cái)產(chǎn)權(quán)利兩部分構(gòu)成，也稱之為精神權(quán)利和經(jīng)濟(jì)權(quán)利。有人身權(quán)利和財(cái)產(chǎn)權(quán)兩類

所謂人身權(quán)利，是指權(quán)利同取得智力成果的人的人身不可分離，是人身關(guān)系在法律上的反映。例如，作者在其作品上署名的權(quán)利，或?qū)ζ渥髌返陌l(fā)表權(quán)、修改權(quán)等，即為精神權(quán)利；

所謂財(cái)產(chǎn)權(quán)是指智力成果被法律承認(rèn)以后，權(quán)利人可利用這些智力成果取得報(bào)酬或者得到獎(jiǎng)勵(lì)的權(quán)利，這種權(quán)利也稱之為經(jīng)濟(jì)權(quán)利。它是指智力創(chuàng)造性勞動(dòng)取得的成果，并且是由智力勞動(dòng)者對其成果依法享有的一種權(quán)利。

★相關(guān)立法：

(1)、專利法。我國專利法自1985年4月1日施行。依法建立的專利制度保護(hù)發(fā)明創(chuàng)造專利權(quán)。發(fā)明創(chuàng)造包括發(fā)明、實(shí)用新型和外觀設(shè)計(jì)等。

(2)、商標(biāo)法。我國商標(biāo)法自1985年3月施行。1993年2月22日進(jìn)行了修正，擴(kuò)大了商標(biāo)的保護(hù)范圍，除商品商標(biāo)外，增加了服務(wù)商標(biāo)注冊和管理的規(guī)定；在形式審查中增加了補(bǔ)正程序，在實(shí)質(zhì)審查中建立了審查意見書制度。

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(3)、著作權(quán)法。我國著作權(quán)法自1991年6月1日起施行。2001年10月進(jìn)行了修正。

(4)、計(jì)算機(jī)軟件保護(hù)條例。2002年1月1日實(shí)行《計(jì)算機(jī)軟件保護(hù)條例》。中國知識(shí)產(chǎn)權(quán)執(zhí)法地圖

(5)、植物新品種保護(hù)制度。我國植物新品種保護(hù)條例自1997年10月1日起施行

八、專利權(quán)的定義與分類、商標(biāo)的定義、專利權(quán)和商標(biāo)的申報(bào)程序、專利權(quán)和商標(biāo)保護(hù)的時(shí)效

★專利權(quán)的定義：專利權(quán)（Patent Right），簡稱“專利”，是發(fā)明創(chuàng)造人或其權(quán)利受讓人對特定的發(fā)明創(chuàng)造在一定期限內(nèi)依法享有的獨(dú)占實(shí)施權(quán)，是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一種。

★專利分為發(fā)明、實(shí)用新型、外觀設(shè)計(jì)三種類型。

發(fā)明專利：是指對產(chǎn)品、方法或者其改進(jìn)所提出的新的技術(shù)方案。能取得專利的發(fā)明可以是產(chǎn)品發(fā)明，也可以是方法發(fā)明。

實(shí)用新型專利：是指對產(chǎn)品的形狀、構(gòu)造或者其結(jié)合所提出的適于實(shí)用的新的技術(shù)方案。實(shí)用新型專利申請必須是產(chǎn)品專利申請。

外觀設(shè)計(jì)專利：對產(chǎn)品的形狀、圖案、色彩或其結(jié)合所作出的富有美感并適于工業(yè)上應(yīng)用的新設(shè)計(jì)。新設(shè)計(jì)可以是線條、圖案或色彩的平面設(shè)計(jì)，也可以是產(chǎn)品的立體造型

★商標(biāo)權(quán)是商標(biāo)專用權(quán)的簡稱，是指商標(biāo)主管機(jī)關(guān)依法授予商標(biāo)所有人對其注冊商標(biāo)受國家法律保護(hù)的專有權(quán)。商標(biāo)注冊人依法支配其注冊商標(biāo)并禁止他人侵害的權(quán)利，包括商標(biāo)注冊人對其注冊商標(biāo)的排他使用權(quán)、收益權(quán)、處分權(quán)、續(xù)展權(quán)和禁止他人侵害的權(quán)利.商標(biāo)是用以區(qū)別商品和服務(wù)不同來源的商業(yè)性標(biāo)志，由文字、圖形、字母、數(shù)字、三維標(biāo)志、顏色組合或者上述要素的組合構(gòu)成。

★專利權(quán)時(shí)效：發(fā)明專利權(quán)的期限為20年，實(shí)用新型專利權(quán)和外觀設(shè)計(jì)專利權(quán)的期限為10年，均自申請日起計(jì)算。專利權(quán)期限屆滿后，專利權(quán)終止。專利權(quán)期限屆滿前，專利權(quán)人可以書面聲明放棄專利權(quán)。

★商標(biāo)權(quán)時(shí)效：根據(jù)《商標(biāo)法》規(guī)定，商標(biāo)權(quán)有效期10年，自核準(zhǔn)注冊之日起計(jì)算，期滿前6個(gè)月內(nèi)申請續(xù)展，在此期間內(nèi)未能申請的，可在給予6個(gè)月的寬展期。續(xù)展可無限重復(fù)進(jìn)行，每次續(xù)展期10年

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九、著作權(quán)與版權(quán)的定義

★著作權(quán)，又稱為版權(quán)，是指文學(xué)、藝術(shù)和自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)作品的作者及其相關(guān)主體依法對作品所享有的人身權(quán)利和財(cái)產(chǎn)權(quán)利

十、檔案職業(yè)道德的特點(diǎn)、含義和內(nèi)容 1．特點(diǎn)：

①鮮明的職業(yè)性特征 ②存在方式的具體性特征 ③形成過程的連續(xù)性和繼承性特征

2．含義：檔案職業(yè)道德是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用服務(wù)等項(xiàng)職能活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)遵守的基本行為準(zhǔn)則。

3．內(nèi)容：

①忠于職守，愛崗敬業(yè) ②遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密 ③博學(xué)求進(jìn)，公證服務(wù)

十一、檔案職業(yè)道德修養(yǎng)

檔案職業(yè)道德修養(yǎng)的基本任務(wù)，就是要使檔案職業(yè)道德的原則和規(guī)范內(nèi)容，內(nèi)化為檔案工作者的內(nèi)心情感和信念，并付諸于檔案管理實(shí)踐。檔案職業(yè)道德修養(yǎng)的基本范疇包括以下幾個(gè)主要方面：

1.檔案職業(yè)道德理想和職業(yè)道德義務(wù) 2.檔案職業(yè)道德情感和職業(yè)道德行為 3.檔案職業(yè)態(tài)度與職業(yè)良心 4.檔案工作的職業(yè)榮譽(yù)和職業(yè)尊嚴(yán)

第四部分 檔案管理的基本理論與檔案學(xué)理論發(fā)展

了解：檔案學(xué)的宗旨、檔案學(xué)科、全宗的構(gòu)成條件與劃分

熟悉：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的構(gòu)成、檔案管理基本理論的主要內(nèi)容、全宗理論的發(fā)展 掌握：全宗的概念、性質(zhì)，全宗理論體系及對檔案管理的意義

一、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的構(gòu)成

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由兩個(gè)層面構(gòu)成：一是對檔案與檔案管理活動(dòng)的基本理論認(rèn)識(shí)，如檔案的定義、本質(zhì)、種類、作用及其規(guī)律，檔案管理活動(dòng)的性質(zhì)、規(guī)律，檔案與檔案管理的歷史發(fā)展進(jìn)程及規(guī)律等等；二是檔案管理的基本理論，即關(guān)于檔案管理的總體性、宏觀性理論問題和檔案管理基本方法、原則的理論探討。

二、檔案管理基本理論的主要內(nèi)容 1.對檔案管理工作的總體理論認(rèn)識(shí)和剖析 2.對檔案管理基本方法的理論剖析

三、全宗的概念、性質(zhì)

全宗是一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)實(shí)踐中形成的檔案的有機(jī)整體，是檔案館中檔案最基本的存在單位和保管單位。

三、全宗理論對檔案管理的意義

全宗不僅是個(gè)整理方法問題，也是一條原則、一種理論，稱作全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過程中產(chǎn)生的，并隨著檔案工作社會(huì)化的發(fā)展而不斷完善。全宗理論的形成和發(fā)展，對整個(gè)檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響。隨著具有中國特色的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則的不斷完善和檔案工作規(guī)范化程度的提高，必將促使全宗理論日益深化，從而更加有效地推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。

全宗理論，在檔案的整理和管理以至整個(gè)檔案學(xué)系統(tǒng)中，都具有重要的意義。區(qū)分全宗是檔案整理工作中的重要環(huán)節(jié)。一般的機(jī)關(guān)檔案室，通常管理一個(gè)全宗。某些較大的檔案室，有時(shí)也管理若干全宗。檔案館則往往保存著很多全宗。區(qū)分全宗是檔案館對檔案分類的第一步，只有把全宗區(qū)分清楚，其后的一系列整理工作程序才好進(jìn)行。

全宗是檔案館、室對檔案進(jìn)行日?？茖W(xué)管理的基本單位。在檔案室，一個(gè)機(jī)關(guān)在活動(dòng)中形成的全部檔案，要作為一個(gè)全宗整體進(jìn)行系統(tǒng)化、編目和保管以至陸續(xù)向檔案館移交。在檔案館，它所接收的檔案，要以全宗為單位進(jìn)行分類排列。鑒定也是以全宗為基礎(chǔ)來權(quán)衡全宗范圍內(nèi)案卷和文件的價(jià)值的。在統(tǒng)計(jì)工作中，全宗是一種重要單位。

四、全宗理論體系

1.全宗的特征；2.全宗的確定；3.全宗內(nèi)檔案的系統(tǒng)整理

六、全宗理論的發(fā)展

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第五部分 外國檔案管理

基本要求：

了解：文件生命周期理論產(chǎn)生的背景、文件管理的含義與文件管理職能，外國檔案編目與檢索，外國檔案館、來源原則理論與實(shí)踐價(jià)值

熟悉：文件管理，檔案的整理原則，外國檔案的利用和開放，外國檔案事業(yè)管理體制

掌握：文件生命周期理論形成和發(fā)展，文件生命周期理論的基本內(nèi)容及在電子文件時(shí)代的影響，外國檔案鑒定理論與標(biāo)準(zhǔn)，來源原則產(chǎn)生、形成和發(fā)展，來源原則的基本內(nèi)容及其發(fā)展

一、外國文件管理

（一）文件生命周期理論 1．基本內(nèi)容：

①文件從其形成倒銷毀或永久保存，是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程 ②由于文件價(jià)值形態(tài)的變化，這一完整過程可劃分為若干階段

③文件在每一階段因其特定的價(jià)值形態(tài)而與服務(wù)對象、保存場所、管理形式之間存在一種內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。

2．重要意義：

①文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)的整體性和內(nèi)在聯(lián)系，為文件的全過程管理管理奠定了理論基礎(chǔ)。

②準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)的階段變化，為文件的階段式管理奠定了理論基礎(chǔ)。③準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)過程的前后銜接和各階段的相互影響，為實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案的一體化管理，為檔案部門或人員對文件進(jìn)行前端控制提供了理論依據(jù)。

（二）文件管理的含義與文件管理職能

文件管理是指對進(jìn)館前文件的形成、保管、利用和處置的全部管理活動(dòng)

（三）外國文件管理機(jī)構(gòu)——文件中心

文件中心最早誕生于第二次世界大戰(zhàn)時(shí)期的美國。第二次世界大戰(zhàn)期間，美國政府機(jī)關(guān)的文件量迅速膨脹，大大加重了文件管理的負(fù)擔(dān)，加之辦公空間日益緊張，各部門對自己的文件不是束手無策就是漠不關(guān)心，致使大量文件沒有受到有組織、有制度的妥

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善保管，國家寶貴的檔案遺產(chǎn)處于嚴(yán)重的危險(xiǎn)之中。這種情況引起美國檔案界的焦慮。于是在檔案界的倡導(dǎo)和幫助下，美國軍事部門創(chuàng)建了一種新型的文件管理機(jī)構(gòu)——文件中心，把使用次數(shù)不多，但又必須保管一段時(shí)期的文件集中存放在造價(jià)較低的專門庫房內(nèi)。1950年，美國《聯(lián)邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機(jī)構(gòu)。

和美國一樣，二戰(zhàn)后，許多國家都堆積有大量未到移交檔案館年限和未到銷毀年限的半現(xiàn)行或處于休眠階段的文件，并面臨著由于沒有任何存儲(chǔ)和處置這些文件的策略而帶來的各種危機(jī)，于是開始探索如何將這部分檔案文件盡可能更經(jīng)濟(jì)有效地保管起來。許多國家檔案界認(rèn)為文件中心不失為一種好的形式。于是，紛紛效仿美國建立文件中心或類似的檔案管理機(jī)構(gòu)。

在我國，甘肅省永靖縣于1988年成立了我國第一個(gè)文件中心

二、外國檔案管理

（一）外國檔案鑒定理論與標(biāo)準(zhǔn)

1、檔案鑒定理論的歷史發(fā)展 P218

2、檔案鑒定理論的基本內(nèi)容

(1)對檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)（2）對鑒定原則的認(rèn)識(shí)（3）對鑒定標(biāo)準(zhǔn)的制定

3、檔案鑒定理論的發(fā)展規(guī)律

（二）外國檔案的整理原則

1、事由原則

是指按照檔案的主題內(nèi)容進(jìn)行整理和分類的原則

2、來源原則

是指按照檔案的來源和形成機(jī)關(guān)進(jìn)行整理和分類的原則。

內(nèi)容：①尊重來源：檔案館首先應(yīng)該按照來源標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，保持檔案與其形成者之間的來源聯(lián)系；

②尊重全宗的完整性：同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不能混淆； ③尊重全宗內(nèi)的原始整理性：全宗內(nèi)的檔案整理必須充分利用原有的整理基礎(chǔ)，尊重全宗在形成機(jī)關(guān)獲得的原始整理順序和方法，不宜輕易打亂重整

（三）外國檔案編目與檢索

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1、外國檔案編目的含義、任務(wù)和原則

2、外國檔案手工檢索工具（1）案卷目錄（2）指南

（四）外國檔案利用和開放

1、檔案利用由封閉到開放的轉(zhuǎn)變

2、檔案開放原則

3、信息資源開發(fā)和共享時(shí)代的檔案利用

4、檔案利用限制的含義與封閉期制度

限制利用是指國家法律、檔案行政管理機(jī)關(guān)或文件保管機(jī)關(guān)等規(guī)定檔案文件在一定時(shí)間范圍內(nèi)拒絕或限制向公眾開放

5、檔案利用類型（1）檔案的學(xué)術(shù)利用

1）學(xué)術(shù)利用，是指利用者利用檔案進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，通過查找和選擇館藏資料來獲取和傳播知識(shí)。

特點(diǎn)：①利用者主要是學(xué)術(shù)研究人員，以歷史學(xué)者居多。②利用者的人數(shù)占首位，尤以家譜、族譜利用者居多。③利用者對館藏比較熟悉，要求檔案人員的幫助相對較少。④從事學(xué)術(shù)研究，主要能產(chǎn)生社會(huì)效益，⑤利用者查閱檔案的數(shù)量大，專題類檔案利用率較高。⑥對檔案館來說，學(xué)術(shù)利用提供的是被動(dòng)服務(wù)（2）檔案的實(shí)際利用

實(shí)際利用，指利用者利用檔案為實(shí)際工作服務(wù)，通過查找和選擇館藏資料來直接幫助工作決策。

特點(diǎn)：①利用者主要是行政管理人員、專業(yè)人員、技術(shù)人員等在職工作者。②利用者對館藏不太熟悉，要求檔案人員幫助較多。③利用檔案的目的主要是解決工作中的實(shí)際問題。④實(shí)際利用要求時(shí)效性較強(qiáng)，往往希望立即滿足需求。⑤利用效果最能檢驗(yàn)檔案館的服務(wù)質(zhì)量和水平。

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⑥對檔案館來說也是一種被動(dòng)服務(wù)（3）檔案的普遍利用

普遍利用，是指檔案館向普通公民宣傳檔案或是提供主動(dòng)服務(wù)。特點(diǎn)：①利用者多為普通公民，成分復(fù)雜。

②利用者一般沒有明確目的，往往出于興趣或閑暇來到檔案館。

③普通利用對檔案館來說是一種主動(dòng)服務(wù)，可以起到宣傳檔案，提高檔案知名度，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)的作用

三、外國檔案事業(yè)管理

（一）外國檔案事業(yè)管理體制

1、集中式檔案事業(yè)管理體制

指的是全國的檔案事業(yè)統(tǒng)一接受檔案行政管理機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)或監(jiān)督，地方檔案機(jī)構(gòu)接受中央檔案機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)。它具體以俄羅斯型、法國型、北歐型三種為代表。

①俄羅斯型：就是全國從中央到地方分級(jí)設(shè)立檔案行政管理機(jī)關(guān)，形成一個(gè)層次化的檔案行政管理體系，分級(jí)掌管檔案事業(yè)建設(shè)，對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)各級(jí)檔案館以及其他檔案機(jī)構(gòu)，使整個(gè)國家檔案事業(yè)系統(tǒng)在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下得到有序管理。這屬于層次化的集中式檔案事業(yè)管理體制。

②法國型：就是全國從中央到地方中設(shè)立唯一的檔案行政管理機(jī)關(guān)——法國檔案局，統(tǒng)一掌管全國的檔案事業(yè)建設(shè)。地方檔案機(jī)構(gòu)均接受到法國檔案據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，這屬于單一式的集中式檔案事業(yè)檔案管理體制。

③北歐型：即國家沒有設(shè)立專門的檔案行政管理機(jī)關(guān)，而是將檔案行政管理的職能授予中央級(jí)檔案館——多為國家總檔案館。國家總檔案館身兼檔案保管機(jī)關(guān)與檔案行政管理機(jī)關(guān)的雙重職能，對地方檔案機(jī)構(gòu)實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)或監(jiān)督。著屬于兼職式的集中式檔案事業(yè)管理機(jī)制

2、分散式檔案事業(yè)管理體制

指的是國家不設(shè)立檔案行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一掌管全國的檔案工作，中央和地方的檔案工作實(shí)行分權(quán)管理、各司其職的原則。它以英國型、美國型、原南斯拉夫型、瑞士型四種為代表。

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①英國型：是一種最典型的分散式檔案事業(yè)管理體制。中央政府與地方的檔案工作分權(quán)管理，各自為政，中央和各地區(qū)只是分別設(shè)立檔案館保管檔案，無論是中央政府還是地方政府，均未設(shè)立檔案行政管理機(jī)關(guān)。

②美國型：是一種全局分散但中央集中的分散式的檔案事業(yè)管理體制。在檔案工作上，聯(lián)邦政府無法行使對各州的行政管理職權(quán)。但在聯(lián)邦政府系統(tǒng)內(nèi)部，檔案工作實(shí)行集中管理，甚至可以說是高度的集中管理。國家檔案與文件署就是聯(lián)邦政府工作指揮中心，對中央層次的檔案工作進(jìn)行控制和管理。

③原南斯拉夫型：是一種借助檔案法規(guī)來約束全國檔案工作的分散式檔案事業(yè)管理體制。原南斯拉夫作為聯(lián)邦制國家，也沒有設(shè)立檔案行政管理機(jī)關(guān)，全國檔案工作處于分散狀態(tài)。

④瑞士型：是一種借助檔案工作者協(xié)會(huì)來協(xié)調(diào)中央和地方檔案機(jī)構(gòu)關(guān)系的分散式檔案事業(yè)管理體制。1922年成立的瑞士聯(lián)邦檔案工作者協(xié)會(huì)承擔(dān)了協(xié)調(diào)聯(lián)邦政府與各州檔案事務(wù)的職責(zé)

（二）外國檔案館

1、法國國家檔案館的建立及其影響

是世界上第一個(gè)具有近現(xiàn)代意義的綜合國家檔案館，館址從1808年起設(shè)在巴黎的蘇比茲宮，館長由法國檔案局局長兼任。國家檔案館的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置十分健全，由四個(gè)部、六個(gè)處和三個(gè)館組成

2、當(dāng)代各國公有和非公有檔案館的類型

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第二篇：檔案基礎(chǔ)

@訴訟檔案是檢察院在辦案過程中所形成的具有查考利用價(jià)值，并按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、視聽資料及其它各種載體材料。

@訴訟檔案實(shí)行按、審級(jí)、一案一號(hào)單獨(dú)立卷。@訴訟檔案特點(diǎn)：

1.一案一號(hào)是訴訟檔案的最基本保管單位。“-類別-案卷號(hào)” 2.訴訟檔案形成受相應(yīng)訴訟程序制約 3.具有特定的法律效力 4.材料中手抄孤本多

5.訴訟檔案從文件制作、收集、整理、立卷到歸檔都是由案件承辦人一手完成 6.訴訟檔案利用率高，社會(huì)需求量大

@檔案的接收和整理

1、檔案部門要積極主動(dòng)組織好訴訟檔案的歸檔工作。隨時(shí)了解案件的歸檔情況，對已辦結(jié)的案件，要督促立卷承辦人員及時(shí)立卷歸檔。接收檔案時(shí)，必須逐卷查點(diǎn)清楚，檢查案卷質(zhì)量，符合要求的，進(jìn)行接收。

2、對已接收的案卷，要根據(jù)刑事、民事、行政類別，按、審級(jí)、案號(hào)分別在檔案目錄簿冊上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。

3、接收后的案卷，要在卷皮的左上角蓋“歸檔”章，以區(qū)別于未歸檔的案卷。

4、歸檔后的案卷，分別根據(jù)刑事、民事、行政類別，按、審級(jí)、案號(hào)的順序排列，放進(jìn)卷柜保管。

5、同一案件由于審級(jí)改變或其他原因形成幾個(gè)案號(hào)的案卷，應(yīng)合并保管。并卷原則是，再審卷并入一審或二審卷，申訴卷并入審級(jí)卷，近年申訴卷并入早年申訴卷。案卷合并時(shí)，要在案卷封皮和案卷登記簿上注明移出、移入和相關(guān)的案號(hào)。

6、要根據(jù)檔案的情況，編制案件姓名索引、卡片等檢索工具。@必須歸檔的文書材料：

1、法律文書的正本或副本、簽發(fā)稿及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志重要修改的文稿。

2、有關(guān)具體案件的請示、批復(fù)（包括電報(bào)、電話記錄、口頭指示記錄等）和討論案件記錄、閱卷筆錄等內(nèi)部活動(dòng)材料。?

3、案件來源材料。

4、證據(jù)材料。?

5、移交贓款贓物清單。?

6、移送檔案材料收據(jù)。@應(yīng)剔除的文書材料：

1、重份文書材料（包括內(nèi)容相同的信件）和未定稿的法律文書（特殊、重大案件除外）。

2、與定罪量刑無關(guān)的材料，包括無保存價(jià)值的信件，戶籍資料、被告家屬的前科材料等。

3、辦案中借閱的人事檔案和前科材料（應(yīng)歸還原單位）。@收集人及收集要求：

（1）從受案開始，就要注意收集有關(guān)的訴訟文書。

（2）結(jié)案后要及時(shí)整理，并檢查訴訟文書是否齊全、完整、是否符合要求，如有遺漏或不符合要求的，應(yīng)補(bǔ)齊和補(bǔ)正，如無法補(bǔ)齊，必須附說明材料。@材料多的共同犯罪案件：（1）總冊：綜合性的材料列入（2）分冊：被告?zhèn)€人責(zé)任的材料列入 @裝訂要求：

1、卷內(nèi)材料，除卷內(nèi)目錄、備考表外，應(yīng)在右上角逐頁編號(hào)。

2、案卷裝訂前要拆除金屬物。對殘缺破損、小于或大于卷面的材料和字跡偏左，裝訂后影響閱卷的材料，要進(jìn)行修補(bǔ)，裱貼和折疊。

3、案卷每冊以不超過200頁為宜，超過時(shí)可立分冊。裝訂時(shí)，要求右齊、下齊、用線繩系牢三孔一線裝訂。并在卷底裝訂線結(jié)扣處粘貼封志，由立卷人及檔案管理部門加蓋騎縫章。

4、裝訂后，經(jīng)檢驗(yàn)合格，再正式加封。@檔案的接收和歸檔整理 ：

（一）接收

1、歸檔的訴訟文書必須按、程序、一案一號(hào)的原則，結(jié)案后，由案件承辦單位整理立卷，于翌年第二季度移交檔案部門。

2、立卷單位編制移交目錄一式兩份，一份留立卷單位備查，一份隨卷交檔案部門。

4、交接雙方應(yīng)對訴訟檔案逐卷清點(diǎn)、核對，并履行接收、簽字手續(xù)。

（二）歸檔

1、分類

（1）（結(jié)案）-組織機(jī)構(gòu)。（2）（結(jié)案）-問題。

2、編號(hào)

（1）不同保管期限的案卷每年各編一個(gè)順序號(hào)。

（2）同一案件因訴訟程序的改變等原因形成多個(gè)案卷的，按一案一號(hào)原則合并保管，每卷之間編分冊號(hào)。（3）隨卷歸檔的聲像檔案，應(yīng)注明其所屬訴訟檔案的檔號(hào)，不另設(shè)訴訟檔案分冊號(hào)

訴訟檔案的保管期限一般采用定性劃分方法，分為永久、長期、短期三種。其中長期保存的訴訟檔案的保存年限為60年；短期保存的訴訟檔案的年限為20年至30年。確定訴訟檔案保管期限的原則：

1、根據(jù)案件性質(zhì)、情節(jié)、刑期、社會(huì)影響、史料價(jià)值等因素確定。

（1）凡屬本院檢察活動(dòng)形成的，反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的，應(yīng)劃為永久保管。

（2）凡屬在相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的，劃為長期保管。

（3）凡屬在較短時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的，劃為短期保管。

2、參照保管期限表

（三）保管期限的計(jì)算方法 1、從結(jié)案后的下一年起算、對累犯、申訴、加減刑等案件先后形成的案卷，應(yīng)從最后審理結(jié)案的下一年起算，并適用其中最長的保管期限。、經(jīng)鑒定銷毀的訴訟檔案，銷毀前應(yīng)把其中由人民檢察院制作的，能說明全案基本情況的結(jié)論性法律文書，取出一份按整理后，劃為永久保管檔案。@訴訟檔案的保管與銷毀

1、保管條件：設(shè)專門檔案庫房（不宜設(shè)在地下室或建筑物頂層）配置必需的設(shè)備，改善保管條件，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化。

2、保持庫房、設(shè)備整潔

3、定期對檔案進(jìn)行檢查清點(diǎn)

（二）銷毀

1、嚴(yán)格履行訴訟檔案鑒定制度

鑒定小組：辦公廳（室）負(fù)責(zé)人、有關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案人員組成。

2、經(jīng)分管檢察長批準(zhǔn)后送指定銷毀廠，由兩名以上檢察干警監(jiān)銷。

3、銷毀檔案要寫出銷毀報(bào)告，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。

4、銷毀報(bào)告和銷毀清冊應(yīng)立卷存檔。

5.經(jīng)鑒定確定銷毀的訴訟檔案，銷毀前要把其中的判決書、裁定書、調(diào)解書取出一份，按、審級(jí)整理立卷，歸入有關(guān)，永久保管。

@訴訟檔案的整理是訴訟檔案實(shí)體管理的核心內(nèi)容。包括訴訟檔案的分類、立卷、排列和編目等。@訴訟檔案的鑒定是根據(jù)對訴訟檔案利用價(jià)值的分析，按照有關(guān)規(guī)定劃分訴訟檔案的保管期限，剔除無保存價(jià)值的或已滿一定保存期限的訴訟檔案并予以銷毀的工作。鑒定標(biāo)準(zhǔn) 訴訟檔案保管限期的劃分標(biāo)準(zhǔn)，是結(jié)合各類案件的性質(zhì)、社會(huì)影響、情節(jié)輕重、刑期長短等情況而定的。各類訴訟檔案有其不同的內(nèi)涵，應(yīng)根據(jù)各自內(nèi)容綜合考慮，確定較為準(zhǔn)確的保管期限。

@訴訟卷宗歸檔：

1、案件結(jié)案后編寫歸檔清冊向檔案管理部門移交歸檔。接收人要逐卷檢查驗(yàn)收。卷宗質(zhì)量不符合本辦法要求的，應(yīng)退回立卷單位重新整理。2.隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶、照片等聲像檔案材料，應(yīng)按《聲像檔案管理辦法》的規(guī)定辦理。

3、凡能附卷保存的證物均應(yīng)裝訂入卷。無法裝訂的可裝入證物袋，并標(biāo)明證物名稱、數(shù)量、特征、來源。不便附卷的證物應(yīng)拍照片附卷。4.已經(jīng)歸檔的卷宗不得從卷內(nèi)抽取材料，確需增添訴訟文書材料的，應(yīng)征得檔案管理人員同意后，按立卷要求辦理。@訴訟文書與訴訟檔案的關(guān)系是什么？

訴訟文書與訴訟檔案的關(guān)系是密不可分的。訴訟檔案是有歷史聯(lián)系的訴訟文書材料的集中表現(xiàn)。沒有訴訟檔案，訴訟文書只是一些零散的單個(gè)材料，不能使人們了解事物發(fā)展變化的始終；沒有訴訟文書也就沒有訴訟檔案，前者是后者的基礎(chǔ)。訴訟文書是正在發(fā)生先行效用的文書材料，訴訟檔案是執(zhí)行完畢經(jīng)過科學(xué)整理按照一定規(guī)律組合成案卷以備日后查考利用的文件材料。@訴訟檔案的種類和作用有哪些？

訴訟檔案刑事訴訟文書、行政訴訟文書、民事訴訟文書。

1、保證司法公正、維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的憑證依據(jù)；

2、研究法制史、司法活動(dòng)規(guī)律的重要信息源；

3、法學(xué)研究、案例教學(xué)、社會(huì)法制宣傳教育、4、司法檢查的重要依據(jù)

3、如何確定卷宗內(nèi)訴訟文件材料的排列順序？

一是原則上按實(shí)際辦案程序依次排列;二是各種證據(jù),可先按材料名稱~問題等特征分類,再按時(shí)間順序排列.三是訊問筆錄：（1）單一被告的案件按訊問被告人的時(shí)間順序排列；（2）共同犯罪案件應(yīng)按各被告人在實(shí)施犯罪中的主次地位，分別依時(shí)間順序排列。@如何有效地開展訴訟檔案的整理工作？

6、如何做好訴訟檔案管理的信息層面的工作？

7、訴訟檔案的保管期限劃分，為什么不能繼續(xù)采用“就高不就低”的做法？

8、行政區(qū)劃的變更及人民法院、檢察院的撤并，對訴訟檔案管理提出了哪些方面的要求？ 由于行政區(qū)劃變動(dòng)，涉及檔案交接時(shí)，都應(yīng)做到交接手續(xù)清楚，有據(jù)可查，移送有序，防止混亂。@檔案部門的工作任務(wù)是：

1負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的全部訴訟檔案，積極提供利用。2對本機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門訴訟文書材料的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3進(jìn)行本機(jī)關(guān)訴訟檔案的鑒定和整理。

@工作原則是：1集中統(tǒng)一管理原則，2完整安全原則，3方便利用原則。

@訴訟檔案管理學(xué)，是研究訴訟檔案和訴訟檔案工作的產(chǎn)生、發(fā)展規(guī)律及其組織管理原則和方法的科學(xué)。@訴訟檔案管理學(xué)宗旨是對訴訟檔案管理理論和實(shí)踐盡可能進(jìn)行系統(tǒng)全面的歸納整理、充實(shí)完善、總結(jié)提高，深化發(fā)展；力求達(dá)到升華理論，指導(dǎo)實(shí)踐，釋疑解難，傳道授業(yè)的目的。@訴訟檔案管理學(xué)的研究對象是訴訟檔案和訴訟檔案工作。@訴訟檔案管理學(xué)特點(diǎn)：交叉性、實(shí)用性、綜合性。

@訴訟檔案管理學(xué)兩方面性質(zhì)：一是課程性質(zhì)，二是學(xué)科性質(zhì)。具有強(qiáng)烈的法律專業(yè)特點(diǎn)喝檔案專業(yè)特點(diǎn)。@訴訟檔案管理學(xué)與訴訟文書學(xué)是關(guān)系同屬于應(yīng)用法學(xué)的分支學(xué)科。但它們又有明顯區(qū)別。訴訟檔案管理學(xué)是檔案學(xué)的一個(gè)分支學(xué)科，而訴訟文書學(xué)則是文書學(xué)的一個(gè)分支學(xué)科。二者的對象和任務(wù)不同。訴訟檔案管理學(xué)是研究訴訟檔案和訴訟檔案工作的理論、原則、方法及其產(chǎn)生、發(fā)展演變的學(xué)科，而訴訟文書學(xué)則是研究訴訟文書及訴訟文書工作的理論、原則、方法及其產(chǎn)生、發(fā)展演變的學(xué)科。

@訴訟文書：是司法機(jī)關(guān)、法定組織及公民依法進(jìn)行訴訟時(shí)撰寫的具有法律意義、效力的文書。@訴訟文書特點(diǎn)：真實(shí)、準(zhǔn)確、嚴(yán)肅、規(guī)范

@訴訟文書立卷原則：

1、按、類別、審級(jí)、一案一號(hào)單獨(dú)立卷原則

2、并卷管理原則，同一案件由于審級(jí)改變或其他原因形成幾個(gè)案號(hào)的案卷，應(yīng)當(dāng)合并保管。案卷合并時(shí)，要在卷宗封面、卷宗登記薄和檢索卡片上注明移出、移入的相關(guān)案號(hào)。

3、承辦人立卷歸檔原則

4、正副卷分別立卷管理原則

@訴訟案件案號(hào)管理方法 ：案號(hào)是指各類案件及制作其訴訟文書的編號(hào)。編定案件案號(hào)除遵循上述立卷原則外，還應(yīng)遵循編定案件案號(hào)的基本要求和方法。

1、編制立卷

2、編制收案單位簡稱

3、編制案件性質(zhì)類別和審判程序代字

4、編制立案順序號(hào)，是指按受理案件的順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字和自然數(shù)排列順序，編制流水號(hào)。當(dāng)一個(gè)案件需要制作數(shù)份內(nèi)容相異的裁判文書時(shí)，不同內(nèi)容的裁判文書應(yīng)在案號(hào)后使用破折號(hào)加順序號(hào)予以區(qū)別。

@編制案件案號(hào)容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤：審判程序代字編制錯(cuò)誤；空號(hào)、重號(hào)、錯(cuò)號(hào)大量存在；沒有統(tǒng)一建立收、立案登記薄，案件目錄登記薄、案件登記表等有關(guān)反映訴訟案件案號(hào)及其他案件信息內(nèi)容的原始記錄憑證，或者沒有建立統(tǒng)一的管理、移交制度和規(guī)定，或者不認(rèn)真執(zhí)行制度和規(guī)定，或者沒有定期移交給檔案管理部門，或者保管不善，殘缺不全，甚至下落不明。糾正方法1.加強(qiáng)對案件案號(hào)的規(guī)范化管理工作2.建立內(nèi)容完整、設(shè)計(jì)合理、方便工作、便于管理的收立案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表。要求每案必登，各類別各審級(jí)案件一案一號(hào)，一案一表。，完善交接手續(xù)。各類登記薄、登記表，每年年終以案件性質(zhì)和審判程序?yàn)轭悇e裝訂成冊，移交檔案管理部門歸檔，永久保存。3.訴訟案件一旦出現(xiàn)空號(hào)、重號(hào)、錯(cuò)號(hào)等問題，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。@訴訟文書材料的立卷編目1.訴訟文書材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，要逐頁編號(hào)。頁號(hào)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫在有文字正面的右上角，背面的左上角。卷宗封面、卷內(nèi)目錄、備考表、證物袋、卷底不編號(hào)。2.卷內(nèi)目錄應(yīng)按訴訟文書材料排列順序逐件填寫。一份訴訟文書材料編一個(gè)順序3.卷宗封面、卷內(nèi)目錄要用毛筆或鋼筆按規(guī)定項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫齊全。字跡要工整、規(guī)范、清晰。結(jié)案日期填寫宣判日期。

全宗卷的主要內(nèi)容

4.1 檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等。4.2 檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。

4.3 檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定分析報(bào)告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊 4.4 檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。4.5 檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況和重要利用統(tǒng)計(jì)表等。

4.6 檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。

4.7 檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料。全宗卷的整理

5.1 全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時(shí)必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時(shí)，及時(shí)進(jìn)行整理組卷，數(shù)量多的可設(shè)分卷。

5.2 整理組卷時(shí)，必須認(rèn)真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其保存價(jià)值，對于有重要遺缺或無保存價(jià)值的應(yīng)予以補(bǔ)齊或剔除。

5.3 卷內(nèi)文件材料按問題——時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列，排列順序?yàn)椋喝谥改希ㄈ诮榻B）、立檔單位大事記和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、現(xiàn)代化管理等方面的文件材料，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)目錄。5.4 卷內(nèi)文件材料逐件加封面、封底、編件號(hào)，裝訂后裝入卷盒。封面著錄全宗號(hào)、件號(hào)、全宗名稱、文件題名、時(shí)間、責(zé)任者 5.5脊印“全宗卷”三字，并分別著錄全宗號(hào)、全宗名稱和編制日期

6.1 檔案館形成的全宗卷集中保管，按全宗號(hào)順序排列編制全宗卷目錄。全宗卷內(nèi)文件材料過多時(shí)，可分裝數(shù)盒，形成若干分卷，并在全宗號(hào)后加橫短和分卷序號(hào)，如：50-

1、50-2。卷內(nèi)文件材料封面的全宗號(hào)也應(yīng)與之相一致。4.1 全宗單是以表格的形式反映全宗基本情況，全宗內(nèi)檔案成分與數(shù)量的統(tǒng)計(jì)文件。4.2 全宗單的內(nèi)容由全宗情況介紹和檔案局成分與數(shù)量統(tǒng)計(jì)兩部分構(gòu)成。

第三篇：檔案專業(yè)中級(jí)基礎(chǔ)實(shí)務(wù)(中級(jí))考試大綱

《檔案專業(yè)基礎(chǔ)（中級(jí)）》、《檔案專業(yè)實(shí)務(wù)（中級(jí)）》

考試大綱

前 言

根據(jù)原北京市人事局《北京市人事局關(guān)于工程技術(shù)等系列中、初級(jí)職稱試行專業(yè)技術(shù)資格制度有關(guān)問題的通知》（京人發(fā) [2005]26號(hào)）及《關(guān)于北京市中、初級(jí)專業(yè)技術(shù)資格考試、評(píng)審工作有關(guān)問題的通知》（京人發(fā)[2005]34號(hào)）文件的要求，從2005年起，我市檔案系列中級(jí)專業(yè)技術(shù)資格試行以考代評(píng)的評(píng)價(jià)方式，為了做好考試工作，我們編寫了本大綱。本大綱既是申報(bào)人參加考試的復(fù)習(xí)備考依據(jù)，也是專業(yè)技術(shù)資格考試命題的依據(jù)。

在考試知識(shí)體系及知識(shí)點(diǎn)的知曉程度上，本大綱從對檔案專業(yè)中級(jí)專業(yè)技術(shù)資格人員應(yīng)具備的學(xué)識(shí)和技能要求出發(fā)，在基本要求中提出了“掌握”、“熟悉”和“了解”共3個(gè)層次的要求，這3個(gè)層次的涵義為：掌握系指在理解準(zhǔn)確、透徹的基礎(chǔ)上，能熟練自如地運(yùn)用并分析解決實(shí)際問題；熟悉系指能說明其要點(diǎn)，并解決實(shí)際問題；了解系指概略知道其原理及應(yīng)用范疇。

在考試內(nèi)容的安排上，本大綱從對檔案專業(yè)中級(jí)專業(yè)技術(shù)資格人員的工作需要和綜合素質(zhì)要求出發(fā)，主要考核申報(bào)人專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)理論知識(shí)和相關(guān)知識(shí)，以及解決實(shí)際問題的能力。

命題內(nèi)容在本大綱所規(guī)定的范圍內(nèi)，考試將采取筆試、閉卷的方式。考試題型分為客觀題和主觀題。

《檔案專業(yè)基礎(chǔ)（中級(jí)）》《檔案專業(yè)實(shí)務(wù)（中級(jí)）》

考試大綱編寫組 二○一二年一月

檔案專業(yè)基礎(chǔ)

第一部分

檔案概述

基本要求：

了解：檔案的形式，檔案的種類，檔案的作用 熟悉：檔案定義的表述與含義

掌握：檔案的形成條件，檔案的本質(zhì)屬性，檔案的價(jià)值

一、檔案的定義

（一）檔案定義的表述

（二）檔案的形成條件

（三）檔案的形式

（四）檔案的本質(zhì)屬性

二、檔案的種類

（一）公務(wù)檔案與私人檔案

（二）歷史檔案與現(xiàn)行檔案

（三）文書檔案、科技檔案與專門檔案

（四）中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案與舊政權(quán)檔案

三、檔案的價(jià)值

（一）憑證價(jià)值

（二）情報(bào)價(jià)值

（三）對檔案真實(shí)性的辯證理解

（四）實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的規(guī)律性

1、檔案價(jià)值的擴(kuò)展律

2、檔案價(jià)值的時(shí)效律

3、檔案價(jià)值的條件律

四、檔案的作用

第二部分

檔案工作概述

基本要求：

了解：檔案工作的概念和內(nèi)容，檔案館（室）的類型

熟悉：檔案工作的管理體制，檔案館（室）的性質(zhì)與任務(wù)，檔案工作的性質(zhì) 掌握：檔案工作的基本原則

一、檔案工作的概念和內(nèi)容

二、檔案工作的性質(zhì)

三、檔案工作的基本原則

四、檔案工作的管理體制

五、檔案館（室）的性質(zhì)與任務(wù)

（一）檔案館

1、檔案館的定義、性質(zhì)、職能和具體任務(wù)

2、檔案館的類型

（二）檔案室

1、檔案室的定義與性質(zhì)

2、檔案室的作用、類型與任務(wù)

（三）檔案行政管理機(jī)構(gòu)

1、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的定義、性質(zhì)和基本職責(zé)

2、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的具體任務(wù)

（四）新型檔案機(jī)構(gòu)

1、文件中心的含義與類型

2、檔案中介機(jī)構(gòu)的含義與任務(wù)

第三部分

檔案法制與職業(yè)道德

基本要求：

了解：檔案法律的特點(diǎn)及其與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章的關(guān)系，檔案職業(yè)道德修養(yǎng)，《中華人民共和國檔案法》的作用、大綱中涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的相關(guān)知識(shí)

熟悉：檔案行政法規(guī)的概念、種類和屬性特征，檔案行政規(guī)章的概念、性質(zhì)和類型，檔案職業(yè)道德的特點(diǎn)、含義和內(nèi)容

掌握：《中華人民共和國檔案法》的主要內(nèi)容，《中華人民共和國檔案法》的屬性特征、施行原則和施行方式

一、檔案法律的特點(diǎn)及其與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章的關(guān)系

二、《中華人民共和國檔案法》的主要內(nèi)容

三、《中華人民共和國檔案法》的屬性特征、作用、施行原則和施行方式

四、檔案行政法規(guī)的概念、種類和屬性特征

五、檔案行政規(guī)章的概念、性質(zhì)和類型

六、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基本概念、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的分類、我國涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律

七、專利權(quán)的定義與分類、商標(biāo)的定義、專利權(quán)和商標(biāo)的申報(bào)程序、專利權(quán)和商標(biāo)保護(hù)的時(shí)效

八、著作權(quán)與版權(quán)的定義

九、檔案職業(yè)道德的特點(diǎn)、含義和內(nèi)容

十、檔案職業(yè)道德修養(yǎng)

第四部分

全宗

基本要求：

了解：全宗的構(gòu)成條件與劃分 熟悉：全宗理論的發(fā)展

掌握：全宗的概念、性質(zhì),全宗理論對檔案管理的意義

一、全宗的概念、性質(zhì)

二、全宗理論對檔案管理的意義

三、全宗的構(gòu)成條件及劃分

四、全宗理論的發(fā)展 4

第五部分

外國檔案管理

基本要求：

了解：文件管理的含義與文件管理職能，外國檔案編目與檢索，外國檔案館 熟悉：外國檔案的利用和開放，外國檔案事業(yè)管理體制

掌握：文件生命周期理論，文件中心，外國檔案鑒定理論與標(biāo)準(zhǔn)，外國檔案的整理原則

一、外國文件管理

（一）文件生命周期理論

（二）文件管理的含義與文件管理職能

（三）外國文件管理機(jī)構(gòu)——文件中心

二、外國檔案管理

（一）外國檔案鑒定理論與標(biāo)準(zhǔn)

1、德國邁斯奈爾的檔案鑒定理論與標(biāo)準(zhǔn)

2、美國檔案鑒定理論與標(biāo)準(zhǔn)

3、前蘇聯(lián)的檔案鑒定理論與標(biāo)準(zhǔn)

（二）外國檔案的整理原則：

1、事由原則

2、來源原則

（三）外國檔案編目與檢索

1、外國檔案編目的含義、任務(wù)和原則

2、外國檔案手工檢索工具：（1）案卷目錄（2）指南

（四）外國檔案利用和開放

1、檔案利用由封閉到開放的轉(zhuǎn)變

2、檔案開放原則

3、信息資源開發(fā)和共享時(shí)代的檔案利用

4、檔案利用限制的含義與封閉期制度

5、檔案利用類型：（1）檔案的學(xué)術(shù)利用（2）檔案的實(shí)際利用

（3）檔案的普遍利用

三、外國檔案事業(yè)管理

（一）外國檔案事業(yè)管理體制：

1、集中式檔案事業(yè)管理體制

2、分散式檔案事業(yè)管理體制

（二）外國檔案館：

1、法國國家檔案館的建立及其影響

2、當(dāng)代各國公有和非公有檔案館的類型

檔案專業(yè)實(shí)務(wù)

第一部分

公文管理

基本要求：

了解：公文的格式和稿本，文書立卷的定義和組織

熟悉：公文的概念、特點(diǎn)和分類，文書工作的具體內(nèi)容和基本要求，文書立卷的基本原則

掌握：《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的上列公文文種的名稱和用途，文書辦理程序和要求，行文規(guī)則，常用公文的擬寫（通知、通報(bào)、函、請示、批復(fù)、報(bào)告、決定、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、簡報(bào)），特殊類型文書的處理（會(huì)議文書、信訪文書），案卷整理規(guī)范，歸檔制度

一、公文概述

（一）公文的概念、特點(diǎn)和分類

1、公文的概念和特點(diǎn)

2、公文的分類

（1）從公文來源的角度分類（2）從公文行文方向的角度分類（3）從公文涉密程度的角度分類（4）從公文稿本的角度分類

（二）《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號(hào)）中規(guī)定的下列公文文種的名稱與用途：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要

（三）公文的格式和稿本

1、公文的格式

2、公文各種稿本的名稱和作用

二、文書工作

（一）文書工作的具體內(nèi)容和基本要求

（二）行文規(guī)則

（三）常用公文的擬寫（通知、通報(bào)、函、請示、批復(fù)、報(bào)告、決定、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、簡報(bào)）

（四）文書辦理程序和要求

1、發(fā)文辦理程序和要求

2、收文辦理程序和要求

3、特殊類型文書的處理（會(huì)議文書、信訪文書）

三、文書立卷

（一）文書立卷的定義和組織

1、文書立卷的定義

2、文書立卷的組織機(jī)構(gòu)

3、文書立卷的組織形式

（二）文書立卷的基本原則

（三）案卷整理規(guī)范

1、填寫卷內(nèi)目錄和備考表

2、擬寫案卷題名

3、案卷排列和編號(hào)

4、編制案卷目錄

（四）歸檔制度

1、歸檔范圍（以國家檔案局2006年12月18日發(fā)布的8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》為準(zhǔn)）

2、歸檔時(shí)間

3、歸檔要求

第二部分

文書檔案管理

基本要求：

了解：檔案鑒定工作的內(nèi)容和原則，檔案鑒定工作制度的內(nèi)容，檔案著錄和標(biāo)引的含義，檔案檢索工作的內(nèi)容，檔案檢索工具種類，檔案利用工作的基本內(nèi)容和要求，檔案用戶需求的構(gòu)成，檔案提供利用的基本途徑與方式，開放檔案，檔案統(tǒng)計(jì)工作的步驟

熟悉：文書檔案收集工作的內(nèi)容和要求，文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則，鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)，檔案利用工作的要求，檔案登記工作的內(nèi)容

掌握：文書檔案收集工作的方法，文書檔案整理工作的方法和步驟，檔案鑒定工作的方法和步驟，檔案保管期限表的作用和類型，檔案銷毀工作，計(jì)算檔案檢索效率的方法，常用檔案檢索工具的編制方法

一、文書檔案的收集工作

（一）文書檔案收集工作的內(nèi)容和要求

（二）文書檔案收集工作的方法

1、檔案室收集工作的具體內(nèi)容和要求

2、檔案館檔案的來源、收集范圍和要求

3、檔案館收集撤銷機(jī)關(guān)檔案收集的要求

4、歷史檔案的接收和征集

二、文書檔案的整理工作

（一）文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則

（二）文書檔案整理工作的方法和步驟

1、區(qū)分全宗

（1）立檔單位的概念和構(gòu)成條件（2）立檔單位的變化和全宗的劃分

（3）聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集、全宗群的概念

2、全宗內(nèi)檔案常用的分類方法和應(yīng)用

（1）分類法（2）組織機(jī)構(gòu)分類法（3）問題分類法（4）復(fù)式分類法

3、檔號(hào)及編制方法

4、立檔單位和全宗歷史考證的編寫方法

三、檔案的鑒定工作

（一）檔案鑒定工作的內(nèi)容和原則

（二）檔案鑒定工作制度的內(nèi)容

（三）鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)

1、檔案來源標(biāo)準(zhǔn)

2、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

3、檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)

4、相對價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)

（四）文書檔案鑒定工作的方法和步驟

（五）檔案銷毀工作

（六）檔案保管期限表的作用和類型

四、檔案檢索工作

（一）檔案檢索工作的內(nèi)容

（二）計(jì)算檔案檢索效率的方法

（三）檔案著錄和標(biāo)引的含義

（四）檔案檢索工具種類

1、按體例分

2、按載體形式分

3、按功能分

（五）常用檔案檢索工具的編制方法

1、卷內(nèi)目錄

2、案卷目錄

3、全引目錄

4、分類目錄

5、專題目錄

6、主題卡片

7、文號(hào)索引

8、人名索引

9、全宗指南

10、專題指南

11、檔案館指南

五、檔案利用工作

（一）檔案利用工作的基本內(nèi)容和要求

（二）檔案用戶需求的構(gòu)成

（三）檔案提供利用的基本途徑和方式

1、基本途徑

（1）以檔案原件提供利用（2）以檔案復(fù)制品提供利用

（3）綜合檔案內(nèi)容編寫參考資料提供利用

2、檔案利用工作的方式

（1）閱覽室（2）檔案外借（3）出具檔案證明（4）檔案復(fù)制品（5）提供咨詢服務(wù)（6）舉辦檔案展覽

（四）開放檔案

1、開放檔案的含義

2、開放檔案的期限

六、檔案登記和統(tǒng)計(jì)工作

（一）檔案登記工作的內(nèi)容

1、檔案狀況登記的主要形式

2、檔案工作登記的主要形式

（二）檔案統(tǒng)計(jì)工作的步驟

第三部分

科技文件與科技檔案管理

基本要求：

了解：科技文件和科技檔案的概念，科技文件工作與科技檔案工作的基本內(nèi)容 熟悉：科技檔案的特點(diǎn)、種類與內(nèi)容構(gòu)成，科技檔案工作的內(nèi)容與原則

掌握：科技文件鑒別、整理與歸檔，科技檔案收集、整理、保管與開發(fā)利用工作

一、科技文件管理

（一）科技文件和科技文件工作概念和基本內(nèi)容

1、科技文件和科技文件工作的概念

2、科技文件工作的基本內(nèi)容

（二）科技文件的鑒別與整理

1、科技文件形成積累的措施

2、科技文件的鑒別

3、科技文件組卷方法

4、科技文件案卷編目內(nèi)容與方法

（三）科技文件歸檔制度的內(nèi)容

1、歸檔范圍

2、歸檔時(shí)間

3、歸檔手續(xù)和要求

二、科技檔案管理

（一）科技檔案工作的任務(wù)與基本原則

1、科技檔案工作的內(nèi)容

2、科技檔案工作的基本原則

3、微觀科技檔案機(jī)構(gòu)的任務(wù)

（二）科技檔案的概念、種類和特點(diǎn)

1、科技檔案概念

2、科技檔案種類

（1）工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案（2）基本建設(shè)檔案（3）設(shè)備檔案（4）自然科學(xué)研究檔案

3、科技檔案特點(diǎn)

（三）科技檔案收集工作的方法和要求

1、科技檔案收集方法與渠道

2、科技專業(yè)檔案館的接收制度

（四）科技檔案整理工作

1、科技檔案整理工作的內(nèi)容

2、科技檔案分類的基本方法

3、科技檔案號(hào)的編制

（五）科技檔案鑒定工作

1、科技檔案鑒定工作的內(nèi)容

2、科技檔案鑒定的原則

3、科技檔案內(nèi)容鑒別方法

（六）科技檔案的保管

1、科技檔案的方法與要求

2、科技檔案保管制度

（七）科技檔案的開發(fā)利用

1、科技檔案開發(fā)利用工作的基本內(nèi)容

2、科技檔案檢索工具的種類

3、科技檔案編研成品的基本類型

4、科技檔案提供服務(wù)的方式

第四部分

會(huì)計(jì)檔案管理

基本要求：

了解：會(huì)計(jì)檔案的概念和特點(diǎn)

熟悉：會(huì)計(jì)檔案的歸檔、鑒定和銷毀 掌握：會(huì)計(jì)檔案的整理

一、會(huì)計(jì)檔案的概念和特點(diǎn)

二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

三、會(huì)計(jì)檔案的整理

（一）會(huì)計(jì)檔案整理的內(nèi)容

（二）會(huì)計(jì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、方法

（三）會(huì)計(jì)檔案的組卷、編目

四、會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀

（一）會(huì)計(jì)檔案鑒定的依據(jù)

（二）會(huì)計(jì)檔案鑒定的步驟和方法

（三）會(huì)計(jì)檔案的銷毀

第五部分

聲像檔案管理

基本要求：

了解：照片檔案的保管要求，錄音錄像檔案的保管要求 熟悉：照片檔案的構(gòu)成，錄音錄像檔案的概念和種類 掌握：照片檔案的整理，錄音錄像檔案的整理

一、照片檔案

（一）照片檔案的構(gòu)成：底片、照片、文字說明

（二）照片檔案的整理

1、分類

2、編號(hào)

3、存放

4、文字說明的編寫方法

（三）照片檔案的保管要求

二、錄音錄像檔案

（一）錄音錄像檔案的概念和種類

（二）錄音錄像檔案的整理

1、分類

2、編號(hào)

3、文字說明

（三）錄音錄像檔案的編目

（四）錄音錄像檔案的保管要求

第六部分

檔案的保管與保護(hù)

基本要求：

了解：幾種常見檔案的保護(hù)要求

熟悉：檔案庫房的管理，檔案修復(fù)技術(shù) 掌握：檔案保護(hù)環(huán)境

一、檔案庫房的管理

（一）編號(hào)與排架

（二）檔案的存放和排列

（三）檔案存放位置索引

（四）檔案的安全檢查

二、幾種常見檔案的保護(hù)要求

（一）紙質(zhì)檔案的保護(hù)要求

（二）膠片檔案的保護(hù)要求

（三）磁性載體檔案的保護(hù)要求

（四）光盤檔案的保護(hù)要求

三、檔案保護(hù)環(huán)境

（一）檔案庫房防潮（水）、防高溫、防光、防塵、防蟲、防有害氣體、防盜、防火、防震的措施

（二）檔案庫房溫濕度的調(diào)節(jié)與控制

（三）檔案庫房滅菌與殺蟲的方法

四、檔案修復(fù)技術(shù)

（一）檔案修復(fù)前的準(zhǔn)備工作

（二）檔案修復(fù)方法

1、紙質(zhì)檔案的去污、去酸、加固、修裱、字跡恢復(fù)與顯示

2、膠片檔案的去塵、去污、消除劃傷與折痕、恢復(fù)退色黑

白影像

3、磁性載體檔案的去污、剪接、消除復(fù)印效應(yīng)

4、災(zāi)后檔案的搶救

（1）水災(zāi)后檔案的搶救（2）火災(zāi)后檔案的搶救

第七部分

檔案編研工作

基本要求：

了解：檔案編研工作的內(nèi)容 熟悉：會(huì)議簡介、科技成果簡介 掌握：大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）、專題概要

一、檔案編研工作的內(nèi)容

二、常見檔案參考資料的編寫方法

? 大事記、? 組織機(jī)構(gòu)沿革、? 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）、? 專題概要、? 會(huì)議簡介、? 科技成果簡介

第八部分

電子文件和檔案信息管理

基本要求：

了解：本大綱涉及的電子政務(wù)基本知識(shí)、電子文件的概念和種類、檔案信息數(shù)字化的含義、檔案網(wǎng)站的含義與功能、數(shù)字檔案館的含義

熟悉：電子文件的特點(diǎn)、電子文件的管理原則、檔案網(wǎng)站建設(shè)的問題與對策、數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案館之間的關(guān)系

掌握：電子文件的管理模式、檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容與原則、檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容、數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)

一、電子政務(wù)基本知識(shí)

1、電子政務(wù)的概念和類別

2、電子政務(wù)的主要內(nèi)容

3、電子政務(wù)的主要特點(diǎn)

二、電子文件

（一）電子文件的概念和種類

（二）電子文件的特點(diǎn)

三、電子文件管理

（一）電子文件的管理原則

（二）電子文件的管理模式

1、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式

2、檔案館電子文件的管理模式

四、檔案信息的數(shù)字化

（一）檔案信息數(shù)字化的含義與原則

（二）檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容

五、檔案網(wǎng)站建設(shè)

（一）檔案網(wǎng)站的含義與功能

（二）檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容

（三）檔案網(wǎng)站建設(shè)的問題與對策

六、數(shù)字檔案館建設(shè)

（一）數(shù)字檔案館的含義

（二）數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)

（三）數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案館之間的關(guān)系

第四篇：t6基礎(chǔ)檔案

一、各模塊基礎(chǔ)檔案的設(shè)置

桌面點(diǎn)擊→Tong2005→賬套001→密碼輸入→1

基礎(chǔ)設(shè)置

總賬、往來現(xiàn)金項(xiàng)目、報(bào)表、工資、固定資產(chǎn)、采購、銷售、庫存核算，財(cái)務(wù)分析等等。

（一）基本信息

1.編碼方案

2.數(shù)據(jù)精度

（二）機(jī)構(gòu)設(shè)置

1.部門檔案

點(diǎn)擊→部門檔案

設(shè)置部門輸入部門編碼和部門名稱，重點(diǎn)掌握的是部門編碼的位長，由于剛才在建立賬套，進(jìn)行部門分類編碼及設(shè)置時(shí)，部門的一級(jí)編碼原則是2位，在輸入部門編碼時(shí)就要輸入2位的數(shù)字，用01來表示：

01→財(cái)務(wù)部→點(diǎn)擊→保存

02→業(yè)務(wù)部→點(diǎn)擊→保存

03→辦公室→點(diǎn)擊→保存

后續(xù)點(diǎn)擊→辦公室處→修改

在修改時(shí)，只有部門編碼，是不允許更改的，對于部門名稱，是可以做更改的，如果想中途退出更改的狀態(tài)，點(diǎn)擊取消操作。

同樣刪除也是一樣:

點(diǎn)擊→刪除→確實(shí)要?jiǎng)h除選項(xiàng)的部門→點(diǎn)擊→是

注意：對于刪除這個(gè)操作，如果部門檔案，在軟件的應(yīng)用過程中，已經(jīng)使用了，比如說剛才刪除的辦公室里面已經(jīng)有一些明細(xì)發(fā)生的項(xiàng)目了，那么辦公室這個(gè)部門檔案就不允許刪除。再把刪除給增加進(jìn)去。

2.職員檔案

在機(jī)構(gòu)設(shè)置中涉及到的部門檔案指的是本單位的內(nèi)部職能部門中的不同的相關(guān)人員，對于職員這個(gè)編號(hào)來講，沒有固定的位長。

（三）往來單位

客戶、供應(yīng)商、地區(qū)

如果想查詢，某一家客戶所在的地區(qū)，所有客戶詳細(xì)情況時(shí)，就需要用到地區(qū)分類

地區(qū)分類

01→北京地區(qū)→點(diǎn)擊→保存

02→外埠→點(diǎn)擊→保存

1.客戶分類

建立賬套時(shí)，選擇的客戶跟供應(yīng)商沒有執(zhí)行分類的話，在往來單位的界面處，就可以直接輸入客戶檔案和供應(yīng)商檔案。

客戶執(zhí)行了分類

長期→A

中期→B

短期→C

單位名稱→客戶檔案

客戶分類

2.客戶檔案

操作

輸入→客戶分類

1→長期→保存

2→中期→保存

3→短期→保存

注意A單位、B單位、C單位

注意并沒有把輸入到這個(gè)客戶分類界里面，因?yàn)锳單位、C單位是屬于客戶檔案的內(nèi)容，注意一定不要把具體的單位名稱輸入到客戶分類。

A單位、B單位、C單位輸入到客戶檔案

點(diǎn)擊→客戶檔案→北京科華有限公司→北京暢達(dá)公司→長期→點(diǎn)擊→增加

要求大家在基本頁簽處輸入客戶的名稱，客戶的編號(hào)沒有限定，由于長期客戶的分類代碼是1，所以用101來代表長期的第一家客戶

客戶名稱→北京科華有限公司→客戶簡稱北京科華→復(fù)制→粘貼

所屬的分類碼

長期

北京科華有限公司所屬的地域是：

點(diǎn)擊→所屬地區(qū)碼→北京地區(qū)

所屬的地區(qū)，在查詢客戶明細(xì)賬時(shí)，多出來一個(gè)按地區(qū)查詢的內(nèi)容，可以按北京查詢，所有北京地區(qū)客戶的欠款情況是多少，至于后面的聯(lián)系頁簽、地址、Email號(hào)、電話等等就不需錄入了。

點(diǎn)擊→保存。

長期→102→北京暢達(dá)公司→簡稱北京暢達(dá)→北京地區(qū)→點(diǎn)擊→保存

往來單位

3.供應(yīng)商分類

供應(yīng)商的分類編碼在建賬號(hào)的時(shí)候，預(yù)制為2位

01→長期

02→中期

03→短期

4.供應(yīng)商檔案

點(diǎn)擊→增加→0101→北京正陽公司→北京地區(qū)→點(diǎn)擊→保存

點(diǎn)擊→增加→0102→北京益達(dá)貿(mào)易有限公司點(diǎn)擊→增加→北京益達(dá)→北京地區(qū)→點(diǎn)擊→保存。

用這種辦法我們增加了基礎(chǔ)檔案下面的往來單位的內(nèi)容

客戶指的就是應(yīng)收賬款，應(yīng)該收回的

供應(yīng)商指的是去他們單位采購,應(yīng)付賬款，應(yīng)該付給單位貨款的（四）存貨

如果在建賬套時(shí)，存貨選擇了分類的，先輸入存貨分類，再輸入存貨檔案，如果沒有選擇分類，直接切入到存貨檔案處，錄入檔案就可以。

1.存貨分類

電腦類、打印機(jī)類

電腦→IBM電腦

打印機(jī)→惠普打印機(jī)

按照分類編碼原則

01→電腦類→保存

0→打印機(jī)類→保存

如果說你的單位是一家純工業(yè)的單位來講，做存貨分類的時(shí)候就可以這么分

01→存原材料

02→產(chǎn)成品

03→低值易耗品

2.存貨檔案

總結(jié)：

存貨屬性有五種：區(qū)分不開存貨到底是外購的、自制的、還是銷售的，給大家一個(gè)捷徑，不管這個(gè)存貨今后要用于什么功能的操作，把所有實(shí)務(wù)性的有實(shí)體，真正存在的這些存貨，庫存商品，它的存貨屬性，把前五個(gè) “√ ”。不管參照到什么單據(jù)的時(shí)候，只要應(yīng)用到這個(gè)存貨就有這個(gè)存貨的解釋。

勞務(wù)費(fèi)用指的是在運(yùn)輸過程中要分?jǐn)傄恍┻\(yùn)費(fèi)的時(shí)候，指的運(yùn)輸費(fèi)存貨的屬性才是勞務(wù)費(fèi)用，對于經(jīng)常用的實(shí)體性的內(nèi)容，實(shí)務(wù)的講只是在存貨屬性處把前五項(xiàng) “√ ”。

點(diǎn)擊→保存

增加→0102→浪花兼容機(jī)

規(guī)格型號(hào)

計(jì)量單位

屬性，前五項(xiàng) “√ ”，存貨代碼

點(diǎn)擊保存。

增加→0201→惠普打印機(jī)

規(guī)格型號(hào)

計(jì)量單位

銷售、自制、外購、再制、生產(chǎn)耗用

惠普打印機(jī)所屬的分類編碼應(yīng)該是02打印機(jī)類，所以把原編碼清掉，然后重新進(jìn)行選擇，打印機(jī)類，雙擊選中

點(diǎn)擊→保存

增加了兩大類存貨中的三種不同的明細(xì)的存貨。

點(diǎn)擊退出。

這就是我們涉及到的存貨分類和存貨檔案的應(yīng)用。

（五）財(cái)務(wù)

財(cái)務(wù)里出現(xiàn)的四個(gè)設(shè)置，指的就是在應(yīng)用總賬模塊中需要涉及到的內(nèi)容

1.會(huì)計(jì)科目

全部、資產(chǎn)、負(fù)債、權(quán)益、成本、損益

全部頁簽下面涵蓋有資產(chǎn)到損益下面的所有的會(huì)計(jì)科目。由于選中的是按標(biāo)準(zhǔn)的這個(gè)新會(huì)計(jì)科目來平均預(yù)置的，把新會(huì)計(jì)制度科目下面的160個(gè)總賬或者部分明細(xì)賬的都帶過來了，看一下我們會(huì)計(jì)科目是如何來完成的。

二、會(huì)計(jì)科目的初始設(shè)置

包括幾方面的內(nèi)容：

（一）設(shè)置科目體系中

增加、修改、刪除、指定現(xiàn)金、銀行總賬科目、設(shè)置輔助核算科目

1.增加、修改、刪除

（1）會(huì)計(jì)科目的增加

銀行存款舉例：

銀行存款已經(jīng)預(yù)制好了的一級(jí)總賬科目是1002，我們單位在工行和建行分別開了不同的賬戶，首先需要把工行存款和建行存款輸入進(jìn)去，對于銀行存款來講，工行存款跟建行存款是屬于二級(jí)科目，位長是2位，指的是在一級(jí)四位的基礎(chǔ)上，往后順延的位長，根據(jù)這個(gè)原則來增加

點(diǎn)擊→增加→1002→工行存款

賬頁格式→金額式→點(diǎn)擊→確定

再增加一個(gè)建行

點(diǎn)擊→增加→100202→建設(shè)銀行白石橋分理處→點(diǎn)擊→確定→關(guān)閉

在工行存款下面又開了不同的戶頭，一個(gè)是人民幣賬戶，還有一個(gè)是外幣的美元賬，對于工行存款來講，工行下面的人民幣戶和美元戶相當(dāng)于三級(jí)會(huì)計(jì)科目，同樣的三級(jí)科目的位長也是2位

100201→人民幣賬號(hào)→點(diǎn)擊→確定

折算方式有兩種：

外幣×匯率=本位幣

外幣÷匯率=本位幣

這套賬北京陽光股份有限公司，本位幣是人民幣，本位是人民幣折算方式應(yīng)該用間接的折現(xiàn)方式，是賬務(wù)上的，所以折現(xiàn)方式就選擇第二個(gè),點(diǎn)擊確定。

匯率小數(shù)位，跟外幣位差就用系統(tǒng)默認(rèn)的，保證輸入的外幣折合×即將匯率，折算出的本位幣和我們本身入賬的誤差，差距不大，最多到0.00001，系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)置，使誤差最小。

如果說還有一種外幣是日元，在選擇日元折算方式時(shí)，也應(yīng)該用第一條。

外幣×匯率=本位幣

因?yàn)槲覀儑鴥?nèi)采取的外幣的折算方式是用間接法的，不管外幣比人民幣值錢，還是沒有人民幣值錢，在輸入選擇折算方式時(shí)，都應(yīng)該用第一種方式

那么輸入完美元以后，體現(xiàn)的一個(gè)是記賬匯率，一個(gè)是調(diào)整匯率，那么這個(gè)即將匯率是每一個(gè)會(huì)計(jì)月份，在錄入美元單據(jù)時(shí)候都需要輸入的，根據(jù)錄入的記賬匯率和我們的美元數(shù)折算出本位幣的金額。

調(diào)整匯率是在各月的月底，來計(jì)算匯兌損益的時(shí)候來執(zhí)行匯率，這個(gè)美元有固定匯率，還有浮動(dòng)匯率，當(dāng)每一個(gè)月份的某一天匯率都是相同的情況下，可以選擇固定匯率，當(dāng)每一個(gè)月份的某一天匯率不相同的情況下，可以選擇浮動(dòng)匯率，選擇浮動(dòng)匯率的時(shí)候，按照各個(gè)會(huì)計(jì)月份的每一天要求輸入當(dāng)天的入賬的，這是固定匯率和浮動(dòng)匯率的區(qū)別，選中的是每一年。

點(diǎn)擊→確定

庫存商品

點(diǎn)擊→增加→124301→電腦

賬面格式→數(shù)量金額式

數(shù)量核算→臺(tái)

點(diǎn)擊→確定

點(diǎn)擊→增加124302→打印機(jī)

賬面格式→數(shù)量金額式

數(shù)量核算→臺(tái)

點(diǎn)擊→確定。

（2）修改會(huì)計(jì)科目

比如說錄完工行存款下面的人民幣戶，發(fā)現(xiàn)賬號(hào)最后兩位應(yīng)該是68，但是錄成了86了，怎么來更改，點(diǎn)擊→修改

再點(diǎn)擊→修改→改成68

有的用戶可能注意到了，在會(huì)計(jì)科目的界面處，分層和匯總打印，只是在會(huì)計(jì)科目修改的時(shí)候起作用的，但是什么是封存，如果我在這個(gè)科目處點(diǎn)擊了封存這個(gè) “√ ”，在填制憑證時(shí)候，這個(gè)科目就不在我這個(gè)科目的代選之類了，相當(dāng)于給凍結(jié)了，不能用它在填制憑證。

什么是匯總打?。?/p>

比如說我填制了一張憑證 10020101

借：銀行存款

10020101

500元

銀行存款

10020101

600元

貸：現(xiàn)金

1001

500元

主營業(yè)務(wù)收入

5101

600元

做這張憑證的目的，是為了能夠順利的出現(xiàn)金流量表

借：銀行存款

500元

貸：現(xiàn)金

500

借：銀行存款

600元

貸：主營業(yè)務(wù)收入

600元

是體現(xiàn)到銷售商品提供勞務(wù)收受的現(xiàn)金或者收到現(xiàn)金廣義的里面去了。

對這張憑證我想打印，打印出這種效果，雖然在填制憑證時(shí)把銀行存款拆成了

借：500

借：600

在會(huì)計(jì)科目的修改界面，應(yīng)該在匯總打印處，打成個(gè) “√ ”，選擇匯總的10020101，就可以完成，完成這種反映效果。點(diǎn)擊確定。注意匯總打印跟分存只是在會(huì)計(jì)科目修改的界面才能夠進(jìn)行更改的。

（3）會(huì)計(jì)科目的刪除

刪除庫存商品這個(gè)會(huì)計(jì)科目，點(diǎn)擊刪除，或有提示不能夠刪除非末級(jí)的科目，說明我們在刪除會(huì)計(jì)科目時(shí)，只能把明細(xì)級(jí)的科目一級(jí)一級(jí)往上刪，最后再刪除，把打印機(jī)刪除掉，確定，點(diǎn)擊電腦刪除掉，確定，庫存商品刪除掉，這是會(huì)計(jì)科目刪除。

通過這個(gè)演示，看到了并不是對于系統(tǒng)預(yù)制好的會(huì)計(jì)科目我就不能夠動(dòng)了，看到1243庫存商品，是新會(huì)計(jì)制度里給我預(yù)制好的一個(gè)一級(jí)總會(huì)計(jì)賬科目，我也可能給他刪除掉，刪除的前提是這個(gè)會(huì)計(jì)科目應(yīng)該余額為零，如果有發(fā)生額了，這個(gè)會(huì)計(jì)就不允許我進(jìn)行處理。

再把會(huì)計(jì)科目增加進(jìn)去，1243庫存商品，有的用戶覺得這個(gè)你預(yù)制好了會(huì)計(jì)科目，因?yàn)橄到y(tǒng)預(yù)制的我就不能增加，就不能刪除，不能修改了，完全沒有這個(gè)限制，隨時(shí)來做調(diào)整，只要根據(jù)你的需要，并且保證你修改的會(huì)計(jì)科目余額為零，你就可以來刪除。

增加→124302→打印機(jī)

數(shù)量金額→臺(tái)

2.指定現(xiàn)金和指定銀行科目

指定現(xiàn)金和指定銀行的操作是為了后續(xù)分角色，出納角色，查詢現(xiàn)金日記賬，銀行存款日記賬和資金日報(bào)表，但前提是必須要完成現(xiàn)金跟銀行總賬科目的指定，如果不完成指定，后續(xù)將無法完成出納工作，注意是必須要做的。

會(huì)計(jì)科目→菜單編輯→點(diǎn)擊指定科目

選中現(xiàn)金總賬科目，選中銀行總賬科目。

首先看現(xiàn)金，把1001由代選，給選到已選，這個(gè)完成現(xiàn)金總賬科目的指定，點(diǎn)擊銀行總賬，把1002由代選選到已選就完成了，然后我們單擊確定。

通過現(xiàn)金和銀行總賬的指定，反過去看一下點(diǎn)擊現(xiàn)金點(diǎn)擊修改，看到在日記賬這兒默認(rèn)了一個(gè) “√ ”。接著看銀行，同時(shí)日記賬跟銀行賬都默認(rèn)一個(gè) “√ ”，通過這個(gè)指定，我們就可以完成總賬里面的出納這個(gè)角色的操作。

3.設(shè)置輔助核算科目

點(diǎn)擊會(huì)計(jì)科目增加時(shí)，在右半邊有輔助核算這個(gè)顯示，部門、個(gè)人、客戶、供應(yīng)商和項(xiàng)目，我們可以對相應(yīng)的某些會(huì)計(jì)科目放棄手工上會(huì)計(jì)科目的設(shè)置方法，用輔助的核算，來進(jìn)行會(huì)計(jì)科目設(shè)置。

三、輔助科目的設(shè)置

1.部門輔助核算的設(shè)置

先看手工上的會(huì)計(jì)科目設(shè)置

一級(jí)會(huì)計(jì)科目是管理費(fèi)

二級(jí)會(huì)計(jì)科目財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部、辦公室等等

三級(jí)會(huì)計(jì)

科目在不同的部門下面又出現(xiàn)了相同的費(fèi)用科目。

如果我們單位的職能部門非常多，10個(gè)職能部門，首先要出現(xiàn)10個(gè)二級(jí)會(huì)計(jì)科目，并且每一個(gè)職能部門下面的明細(xì)的管理費(fèi)用都是完全相同的

輸入10套招待費(fèi)、辦公費(fèi)、電話費(fèi)、修車費(fèi)等等。

有沒有簡便的方法來幫助我們節(jié)省會(huì)計(jì)科目的設(shè)置呢？

系統(tǒng)提供了輔助科目設(shè)置

由于是部門輔助設(shè)置，可以把手工上會(huì)計(jì)科目設(shè)置中的哪些部門給省略掉了呢，出現(xiàn)在會(huì)計(jì)科目里的只有明細(xì)費(fèi)用，而手工上的部門就從會(huì)計(jì)科目體系中去掉了。

那么這個(gè)部門會(huì)體現(xiàn)在什么地方？

體現(xiàn)在機(jī)構(gòu)設(shè)置里面的部門檔案中。

演示：

損益→點(diǎn)擊→增加→管理費(fèi)用→550201→辦公費(fèi)

輔助核算→點(diǎn)擊→部門核算

點(diǎn)擊→部門核算旁邊的參照是剛才在部門檔案處錄入的部門檔案

點(diǎn)擊→確定

實(shí)際會(huì)計(jì)科目就節(jié)省掉了手工上的財(cái)務(wù)部這個(gè)二級(jí)會(huì)計(jì)科目，直接把明細(xì)費(fèi)用提到了二級(jí)科目的位置處，同時(shí)把應(yīng)該有的部門體現(xiàn)到了部門輔助核算的內(nèi)容里面。

增加550202，招待費(fèi)

點(diǎn)擊→部門核算

如果用部門輔助核算的設(shè)置

會(huì)計(jì)科目

550203→財(cái)務(wù)部

55020301→辦公費(fèi)

如果單看管理費(fèi)用下面的二級(jí)財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部下面的三級(jí)辦公費(fèi)，都沒有問題，但是往右看，既然用手工上的設(shè)置了，就不能再用輔助核算了，要選擇手工上的設(shè)置，就不能用系統(tǒng)提供的設(shè)置核算，要選擇系統(tǒng)提供的輔助科目的設(shè)置，就不能再出現(xiàn)手工上的部門，注意。

財(cái)務(wù)部費(fèi)用→刪掉

2.個(gè)人輔助核算的設(shè)置

例：其他應(yīng)收款一級(jí)，借款二級(jí)，借款下面有不同的人，如小耿、小王、小孫等等。

輔助設(shè)置

由于是個(gè)人輔助核算，那么在會(huì)計(jì)核算科目體系中，就不能夠出現(xiàn)具體的人員了。

點(diǎn)擊→增加→113301→借款

個(gè)人往來→點(diǎn)擊→確定

個(gè)人往來借款的設(shè)置和部門輔助核算的設(shè)置是完全相同的 部門輔助核算設(shè)置，由于掛了部門，真正的具體的部門就不應(yīng)該再出現(xiàn)會(huì)計(jì)科目里了，同樣，借款掛了是個(gè)人往來核算，具體的借款的操作人員就不應(yīng)該再出現(xiàn)在會(huì)計(jì)科目的體系中。

客戶往來輔助的設(shè)置

放棄手工設(shè)置，用輔助設(shè)置，只是在應(yīng)收賬款本身科目，掛上客戶往來標(biāo)志，具體單位的信息，不要求出現(xiàn)在會(huì)計(jì)科目設(shè)置里。

應(yīng)收賬款

點(diǎn)擊→修改→客戶往來處→√

客戶往來旁邊放大鏡，里面參照我在客戶檔案里錄入的內(nèi)容。

會(huì)計(jì)科目設(shè)置要注意：這套演示賬套是跟采購、銷售、庫存和核算及來應(yīng)用的?？蛻敉鶃淼男畔?，包括銷售發(fā)票、核銷的內(nèi)容，都會(huì)體現(xiàn)在銷售模塊當(dāng)中。

受控系統(tǒng)中選擇應(yīng)收賬款的受控系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)收是體現(xiàn)在銷售中的。

如果說這家單位沒有購買采購、銷售、庫存、存貨，這些模塊，想應(yīng)用你的客戶往來這個(gè)輔助核算，那我們的受控系統(tǒng)一定要選擇空白。

受控系統(tǒng)的概念：當(dāng)受控系統(tǒng)是空白時(shí)，說明應(yīng)收賬款1131這個(gè)會(huì)計(jì)科目即可以通過銷售中和存貨中，生成憑證向總賬中傳遞，也可以在總賬中直接填制1131這個(gè)憑證。

那么受控系統(tǒng)如果選擇是應(yīng)收，說明1131這個(gè)會(huì)計(jì)科目適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，只能夠通過銷售傳遞單據(jù)，傳遞到核算中，通過核算來填制1131這個(gè)憑證，向總賬中傳遞，那么在總賬中就不能手工通過1131來填制憑證。因?yàn)檫@個(gè)會(huì)計(jì)科目就是受控于應(yīng)收的，這個(gè)應(yīng)收實(shí)際上體現(xiàn)在銷售里面一個(gè)專門的對于客戶往來的操作，所以說，要把握一下。

根據(jù)購買不同的模塊，當(dāng)我選擇應(yīng)收賬款是執(zhí)行客戶往來時(shí)，檢查一下受控系統(tǒng)是空白的還是應(yīng)收。這是對客戶往來的一個(gè)設(shè)置。

在其他應(yīng)收款下面，除了個(gè)人借款之外，還有一些其他應(yīng)收外單位的，非貨款之外別的款項(xiàng)費(fèi)用，比如代墊的包裝費(fèi)，代墊運(yùn)輸費(fèi)，也是屬于應(yīng)收賬款下面的明細(xì)的。

怎么來利用客戶往來這個(gè)輔助核算體現(xiàn)？

點(diǎn)擊→113302→增設(shè)→應(yīng)收外單位款項(xiàng)

點(diǎn)擊→確定

總結(jié)：適用于客戶往來的款項(xiàng)

1.應(yīng)收賬款

2.預(yù)收賬款

3.其他應(yīng)收款、應(yīng)收外單位

負(fù)債→預(yù)收賬款

點(diǎn)擊→修改→客戶往來

4.供應(yīng)商往來

總結(jié)：供應(yīng)商的內(nèi)容不應(yīng)該出現(xiàn)在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中

供應(yīng)商往來輔助核算標(biāo)志

應(yīng)付賬款

點(diǎn)擊→修改→供應(yīng)商往來

受控系統(tǒng)，由于后續(xù)是集成和采購、核算、應(yīng)用，要嚴(yán)格控制應(yīng)用賬款是通過核算模塊，向總賬中傳遞，不允許應(yīng)付賬款通過手工來編制憑證，受控系統(tǒng)應(yīng)選擇應(yīng)付。應(yīng)付賬款核算是能夠通過生產(chǎn)憑證傳遞到總賬。

哪些會(huì)計(jì)科目適用掛供應(yīng)商？

1.應(yīng)付賬款

2.預(yù)付賬款

3.其他應(yīng)付外單位

比如說預(yù)付賬款

點(diǎn)擊→修改→供應(yīng)商往來

點(diǎn)擊→確定

系列的輔助科目，部門、個(gè)人、客戶、供應(yīng)商

應(yīng)用的好處。

1.可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)科目設(shè)置科目的一個(gè)簡化

2.在后續(xù)啟動(dòng)總賬模塊時(shí)，可以看到一系列的輔助賬的查詢，可以隨時(shí)查詢某些家單位或者某些家供應(yīng)商賬齡情況。有賬齡分析為大家提供。

如果說不用客戶往來，不用供應(yīng)商往來，就無法查詢，客戶和供應(yīng)商的賬齡的情況。

比如說個(gè)人，人員的欠款的賬齡區(qū)間都可以看到

對于掛了部門輔助核算，考核部門收支表，如果沒有掛輔助核算，就沒有辦法查詢客戶供應(yīng)商的賬齡，個(gè)人的賬齡，還有部門的收支明細(xì)表，只能通過發(fā)生額及余額表來查詢相應(yīng)的字據(jù)。

比如說單位的應(yīng)收賬款，客戶就兩家，完全可以用113101，A單位，113102，B單位來體現(xiàn)。

總結(jié)：

會(huì)計(jì)科目有：

1.會(huì)計(jì)科目的增加，在增設(shè)會(huì)計(jì)科目時(shí)，一定要按照科目的級(jí)長來完成

2.會(huì)計(jì)科目的修改，只能夠更改會(huì)計(jì)科目的中文名稱

3.對于現(xiàn)金和銀行存款,需要執(zhí)行現(xiàn)金和銀行存款的指定，為了后續(xù)來完成出納，來查詢現(xiàn)金日記賬，銀行存款日記賬，和資金日報(bào)表。

4.輔助科目，具體單位的內(nèi)容、個(gè)人的內(nèi)容和部門的內(nèi)容不要出現(xiàn)在會(huì)計(jì)科目設(shè)置體系中。

第五篇：夯實(shí)檔案基礎(chǔ)管理

夯實(shí)檔案基礎(chǔ)管理 促進(jìn)人事工作規(guī)范

——人事工作匯報(bào)

多年人事工作實(shí)踐，使我們認(rèn)識(shí)到，人事檔案的完整、準(zhǔn)確、有序，是確保人事工作規(guī)范、無誤的重要前提，也是人事工作對干部職工個(gè)人負(fù)責(zé)、對全局的歷史和將來負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)。幾年來，局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，科長親自抓，從檔案管理基礎(chǔ)抓起，制定檔案管理工作方案，建立健全檔案管理工作制度，完善、配套相關(guān)設(shè)施，認(rèn)真細(xì)致地全面清理、整理、補(bǔ)充、完善檔案資料，分門別類建立干部考察、信訪、工資、人事文書檔案，整理、規(guī)范、健全干部職工個(gè)人檔案，逐一規(guī)范檔案管理的基礎(chǔ)工作。通過幾年的努力，我市系統(tǒng)人事檔案管理工作逐步走向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，有力促進(jìn)了系統(tǒng)人事工作的嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范和有效。

一、清理個(gè)人檔案，確保干部人事信息真實(shí)全面。

干部人事檔案是干部成長經(jīng)歷的真實(shí)反映，是做好干部工作的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。針對以前我市系統(tǒng)干部檔案管理不規(guī)范，資料進(jìn)檔不及時(shí)，部分檔案資料缺失嚴(yán)重的問題，2005年，我們確定對全市系統(tǒng)干部檔案進(jìn)行全面清理、整理，并提出了高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，制定了檔案清理的工作計(jì)劃，拔出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，添置檔案管理設(shè)備，合理安排時(shí)間，分步、分縣全面開展檔案清理工作。為達(dá)到準(zhǔn)確、真實(shí)、齊全的要求，在清理過程中，確定專門人員嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對檔案中的原有材料和新補(bǔ)充材料，逐份審查，準(zhǔn)確鑒別；從2004年來，缺少考核、調(diào)資、任免審批表等要件材料，對照履歷表，認(rèn)真查找補(bǔ)充；對干部履歷表、考核表、任免審批表、工資審批表、學(xué)歷材料、黨團(tuán)組織、公務(wù)員登記表等材料，集中時(shí)間進(jìn)行收集；對政審、違紀(jì)處分、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等特殊性材料，采取本人提供、單位查找、方法進(jìn)行收集，確保材料收集的完整性。經(jīng)過大家加班加點(diǎn)、夜以繼日的工作，共收集有關(guān)信息材料12500余份，整理干部、職工及離退休人員檔案2079卷，達(dá)到“完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的要求。全部檔案已經(jīng)分門別類上架歸檔，所有資料齊全、完整、準(zhǔn)確地納入規(guī)范化管理程序，分類編號(hào)、排列上架、科學(xué)合理，便于隨時(shí)使用、查詢。在此基礎(chǔ)上，我們按照中組部《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，進(jìn)一步加強(qiáng)了干部人事檔案的規(guī)范化：一是，建立健全了人事檔案轉(zhuǎn)遞、缺失材料補(bǔ)充、查閱干部人事檔案審簽等多項(xiàng)工作制度。二是，按照檔案管理的有關(guān)要求，進(jìn)一步嚴(yán)格工作程序，加強(qiáng)檔案管理，提高了檔案管理的規(guī)范化水平。以高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的干部人事檔案為基礎(chǔ)資料，健全了人事檔案信息管理系統(tǒng)，將我局人員基本信息全部錄入系統(tǒng)，進(jìn)行電子信息化管理，提高了干部檔案工作管理效率，推進(jìn)了干部檔案信息化進(jìn)程，確保了干部人事信息的真實(shí)全面。

二、建立干部考察檔案，確保干部選拔任用公開透明。

為確保干部選拔任用工作的公開透明，提高干部考察工作成果，詳實(shí)記錄干部提拔使用過程，我們建立了干部考察檔案。確定考察資料“誰考察、誰負(fù)責(zé)、誰收集、誰歸檔”的原則，對每名干部的選拔任用和班子的考察全部原始資料歸檔成卷。我們的干部考察文書檔案中主要收集了：①干部考察工作的實(shí)施情況；②談話記錄；③民主推薦表、民主測評(píng)表；④考察報(bào)告；⑤考察中重要問題的調(diào)查情況及結(jié)論；⑥其他能夠反映干部考察情況的有關(guān)材料；⑦干部個(gè)人述職報(bào)告。干部考察檔案的建立，進(jìn)一步規(guī)范了干部考察程序，約束了干部考察人員的工作行為，為干部考察責(zé)任追究制和干部提拔使用提供了詳實(shí)的依據(jù)，從源頭上防止和堵塞了用人失察等不正之風(fēng)，增強(qiáng)了干部選拔任用的透明度。

三、健全的工資檔案，確保干部工資待遇準(zhǔn)確無誤。

工資檔案的建立，是關(guān)系到我局廣大干部、職工及離退休人員的切身利益的大事。我們自2005年9月實(shí)行工資財(cái)政統(tǒng)發(fā)以來，就一直注意收集歷年來的工資異動(dòng)資料。如：統(tǒng)發(fā)工資首次啟動(dòng)、每月統(tǒng)發(fā)工資的報(bào)表、2006年7月工資制度改革、滾動(dòng)晉級(jí)、正常晉檔、轉(zhuǎn)正晉級(jí)、職務(wù)晉升、辦理離退休等等工資異動(dòng)資料，我們按照文書檔案裝訂的要求，按均進(jìn)行了收納整理，專門建立了所有人員的工資檔案。使工資異動(dòng)做到了“看有理、查有據(jù)”，促進(jìn)了人事工作的公正公開，確保了全市系統(tǒng)干部職工工資待遇的準(zhǔn)確無誤。

四、建立信訪檔案，確保干部隊(duì)伍穩(wěn)定工作細(xì)致有效。

信訪工作是確保隊(duì)伍穩(wěn)定的基礎(chǔ)，針對我市系統(tǒng)歷史遺留問題多，上訪現(xiàn)象多，屢次上訪、無理取鬧的問題，我們對信訪件進(jìn)行梳理排查、對本單位內(nèi)部不穩(wěn)定因素主動(dòng)排查、對監(jiān)管對象進(jìn)行走訪排查，做到對信訪情況早知道、早介入、早解決。并把排查出的矛盾進(jìn)行了歸納，整理，建立了專門的信訪檔案。信訪存檔內(nèi)容中包括了：信訪文件、信訪人員登記冊、信訪人員的上訪資料、信訪接待情況總結(jié)、調(diào)查總結(jié)、信訪情況處理結(jié)果及每次的回復(fù)資料等附件。對立卷歸檔的資料，力求準(zhǔn)確、細(xì)致、全面。對重要信訪個(gè)案資料歸檔時(shí)，將個(gè)案原始材料和信訪基本情況、承辦單位、反饋結(jié)果等有關(guān)資料收集完整，并在卷首頁注明個(gè)案名稱和歸檔時(shí)間。通過信訪檔案的建立，保證了信訪工作流程規(guī)范，辦理群眾來信、來訪、來電均嚴(yán)格按照規(guī)定的登記、批辦、轉(zhuǎn)遞、承辦、催辦、反饋和歸檔的程序進(jìn)行操作，保證了信訪處理工作有條不紊、及時(shí)高效地進(jìn)行，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，消除了大量不穩(wěn)定因素。

五、規(guī)范文書檔案，確保干部人事工作資料記錄完整。

人事文書檔案是記載人事工作的重要依據(jù)，是人事工作規(guī)范的重要環(huán)節(jié)。在文書檔案管理上，一是實(shí)行嚴(yán)格的文書收發(fā)管理制度。凡上級(jí)發(fā)給局的文件，一律先交內(nèi)勤登記處理交科長簽署意見，并及時(shí)送局領(lǐng)導(dǎo)閱處，局領(lǐng)導(dǎo)批示需辦理的文件，經(jīng)辦人在辦公室辦理借閱手續(xù)，閱后退還人事科。凡是以局名義起草的文件、材料，擬稿人先交辦公室統(tǒng)一核稿，辦公室從內(nèi)容、格式、文字、政策法規(guī)等方面進(jìn)行審核后，送局領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，印后一式二份及原稿一并交局辦公室和科里存檔。擬稿人負(fù)責(zé)校稿、裝訂、分發(fā)工作。上級(jí)的文件和局內(nèi)文件在次年的三月底做好裝訂歸檔、立卷工作；二是嚴(yán)格文書的立卷歸檔制度。近年來我們先后整理出體制改革文書資料檔案、機(jī)構(gòu)改革文書資料檔案、公務(wù)員登記資料檔案、工人補(bǔ)充定崗資料檔案、分人事部門文書資料檔案、分人事報(bào)表資料檔案等?？崎L還親自收集整理了歷年來人事工作文件、制度和資料，編撰了《干部管理簡明手冊》、《組織人事干部簡明工作手則》、《常用政策匯總》、《懷化市工商局組織人事政策匯編》等幾部工具書，極大地方便了工作，提高了人事工作效率。

檔案管理工作的規(guī)范，使我們在為干部、職工工作調(diào)動(dòng)、身份確定、工資調(diào)整、提拔使用、轉(zhuǎn)正定級(jí)、入黨以及離退休手續(xù)的辦理、各項(xiàng)證明的出具等等手續(xù)提供了重要依據(jù)；為領(lǐng)導(dǎo)決策、科研和管理等工作服務(wù)提供了基礎(chǔ)資料，更為我們的實(shí)際工作服務(wù)，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。