第一篇：OA系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能介紹
OA標(biāo)準(zhǔn)功能模塊介紹
用戶桌面
? 個(gè)人事務(wù)模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個(gè)性化服務(wù)功能。在這里，員工可以及時(shí)了解需要辦理的各項(xiàng)事務(wù)，進(jìn)行自己的工作日程安排，管理個(gè)人名片夾，收發(fā)電子郵件，同時(shí)可以進(jìn)行自己的日常財(cái)務(wù)管理，修改個(gè)人的登錄口令等。
? 功能包括：員工待辦事宜、我的郵件(內(nèi)部郵件和internet郵件)、內(nèi)部及時(shí)短信、個(gè)人辦公申請、個(gè)人名片夾、個(gè)人日程安排、個(gè)人理財(cái)、通訊簿、個(gè)人相冊、個(gè)人文檔柜、常用鏈接、我要離線、修改口令、收發(fā)短信息、設(shè)置定時(shí)提醒、查看當(dāng)前在線人員情況。
工作計(jì)劃
? 工作計(jì)劃管理可針對整個(gè)組織機(jī)構(gòu)、部門或具體的工程項(xiàng)目進(jìn)行管理。管理人員可以使用本功能制訂整個(gè)機(jī)構(gòu)工作計(jì)劃、部門工作計(jì)劃或項(xiàng)目工作計(jì)劃，同時(shí)將這些計(jì)劃分解到具體的執(zhí)行人員；并可以隨時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況。
? 員工根據(jù)分配到的工作計(jì)劃，可以定期上傳相應(yīng)的工作報(bào)告，填寫工作日志，同時(shí)可以上傳相應(yīng)的附件。
? 工作計(jì)劃管理和報(bào)銷管理相結(jié)合，可以使相關(guān)管理人員及時(shí)了解有關(guān)計(jì)劃、項(xiàng)目的費(fèi)用發(fā)生情況，便于對有關(guān)計(jì)劃、項(xiàng)目的費(fèi)用進(jìn)行跟蹤管理。
? 功能包括：報(bào)告類別管理、計(jì)劃類別管理、工作計(jì)劃管理、填寫工作日志、全體日志查詢。
信息交流中心
? 信息中心是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行員工之間、部門之間進(jìn)行信息交流與共享的公共平臺(tái)。在這里，用戶可以根據(jù)本身實(shí)際情況自行定義信息欄目名稱（如新聞、公告、大事記、機(jī)關(guān)介紹、規(guī)章制度、獎(jiǎng)懲通報(bào)。。）、層次結(jié)構(gòu)（可進(jìn)行下級(jí)欄目設(shè)置，如按部門設(shè)置新聞公告欄目、按類別設(shè)置規(guī)章制度、按主題設(shè)置機(jī)構(gòu)介紹、人員介紹。。），設(shè)置各個(gè)欄目的發(fā)布管理人員、修改刪除人員，并可將指定欄目設(shè)置為默認(rèn)欄目，即進(jìn)入信息中心后的默認(rèn)顯示欄目；員工可以查看組織中的最新消息，各種規(guī)章制度等等，使用常用鏈接可以及時(shí)訪問所關(guān)心的Web站點(diǎn)；使用BBS功能，可以隨時(shí)發(fā)表相關(guān)的意見或針對某一問題進(jìn)行討論；信息中心同時(shí)提供飛機(jī)航班和行政區(qū)號(hào)的管理和查詢功能。
? 功能包括：信息欄目管理、信息發(fā)布管理、信息中心、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議（文本網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和語音視頻會(huì)議）、聊天室（文本和語音）、公用文檔柜、網(wǎng)絡(luò)硬盤、BBS、公文流轉(zhuǎn)
? 公文流轉(zhuǎn)以用于處理日常工作中的單位內(nèi)外部的各種公文，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計(jì)算機(jī)控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實(shí)現(xiàn)公文的處理。公文管理模塊相對傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性，用戶操作簡便易行。公文流轉(zhuǎn)包括了公文的發(fā)文草擬、發(fā)文審核、發(fā)文會(huì)簽、發(fā)文簽發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦、公文歸檔銷毀、公文查詢以及公文的流程監(jiān)控、公文催辦、公文流程定制等。
? 公文流轉(zhuǎn)中，用戶可以預(yù)先定義公文的處理流程及相應(yīng)的處理權(quán)限，在擬制、登記及公文流轉(zhuǎn)過程中具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以進(jìn)行公文在線編輯，可以進(jìn)行跳簽、插簽、退簽、撤銷等處理。
? 功能包括：擬制公文、公文辦理、公文登記、公文催辦、公文跳轉(zhuǎn)、歸檔銷毀、公文查詢、密級(jí)管理、模板維護(hù)、流程設(shè)置、公文類別設(shè)置。人力資源
? 人事機(jī)構(gòu)是對組織中的人員信息進(jìn)行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的調(diào)動(dòng)分配、人員信息查詢統(tǒng)計(jì)等。
? 功能包括：人事信息管理、人員調(diào)動(dòng)和分配、離職人員管理、人事信息統(tǒng)計(jì)查詢、部門人事信息查詢、全體人事信息查詢、人事字典維護(hù)。
考勤管理
? 考勤管理包括單位內(nèi)部員工自動(dòng)簽到、簽退、請假申請、銷假核準(zhǔn)、加班申請、加班核準(zhǔn)，生成考勤統(tǒng)計(jì)、考勤統(tǒng)計(jì)查詢、員工考勤信息查詢、單位考勤信息查詢等。其中審批請假單、加班申請審批在辦公事務(wù)里完成。
? 功能包括：請假/銷假、銷假核準(zhǔn)、加班/確認(rèn)、加班核準(zhǔn)、生成考勤統(tǒng)計(jì)、考勤統(tǒng)計(jì)查詢、個(gè)人考勤信息查詢、全部考勤信息查詢、考勤參數(shù)維護(hù)、休息日設(shè)置、請假類別字典維護(hù)。
會(huì)議管理
? 會(huì)議管理是對單位內(nèi)的相關(guān)會(huì)議及其內(nèi)容進(jìn)行登記和管理，同時(shí)可以查詢顯示會(huì)議室的相關(guān)信息，可以向參加會(huì)議的有關(guān)人員發(fā)送會(huì)議通知。
? 功能包括：會(huì)議室管理、會(huì)議室查詢、會(huì)議登記、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議信息查詢。
辦公用品
? 辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫存、采購、庫存報(bào)警功能以及庫存、采購、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計(jì)功能，辦公用品的采購和領(lǐng)用申請?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行、審批登記在審批登記模塊中完成。
? 辦公用品功能包括：用品管理、用品采購、用品統(tǒng)計(jì)、庫存報(bào)警、用品類別維護(hù)。
用款管理
? 用款管理是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)完成員工的用款申請、審批、登記的過程，提高員工用款過程的工作效率。用款的申請和審批分別在個(gè)人事務(wù)和審批登記模塊中完成。
? 用款管理功能包括：用款登記、用款歸還登記、個(gè)人用款查詢、全部用款查詢、用款統(tǒng)計(jì)、用款字典維護(hù)。
報(bào)銷管理
? 報(bào)銷管理主要是實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷運(yùn)作的全過程，報(bào)銷的申請和審批分別在個(gè)人事務(wù)和審批登記模塊中完成。
? 報(bào)銷管理功能包括：報(bào)銷領(lǐng)款登記、員工報(bào)銷單據(jù)查詢、全部報(bào)銷單據(jù)查詢、報(bào)銷統(tǒng)計(jì)、報(bào)銷類別維護(hù)。
車輛管理
? 車輛管理對機(jī)構(gòu)內(nèi)部的車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括車輛的基本信息、使用信息、維修信息、油耗信息等，用車申請和維修申請?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行，在審批登記模塊中完成相應(yīng)的審批登記處理。
? 車輛管理功能包括：車輛信息維護(hù)、油耗登記、里程補(bǔ)貼、維修情況查詢及用車情況查詢。
資料管理
? 資料管理部分用于單位內(nèi)資料的借閱、使用，庫存管理等功能。其中包括：員工借閱申請及申請回復(fù)，借閱登記，歸還登記，資料統(tǒng)計(jì)，缺庫登記和查詢，資料信息維護(hù)，資料字典維護(hù)等。
? 功能包括：資料信息維護(hù)、借閱申請、借閱回復(fù)、借閱登記、歸還登記、缺庫登記、缺庫查詢、資料統(tǒng)計(jì)、資料字典維護(hù)。? 客戶資源管理
? 客戶資源管理是為企業(yè)在激烈市場競爭中，提供一套方便有力的管理工具，它可以幫助企業(yè)為客戶提供更加完備周到的服務(wù)，通過有效地進(jìn)行客戶資源管理，使企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)更加滿足客戶的實(shí)際需要，從而給企業(yè)帶來更加豐厚的效益。
? 客戶資源管理功能包括：銷售人員管理、客戶信息管理、聯(lián)系記錄管理、訂單管理、銷售情況查詢、客戶聯(lián)系人管理、企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)管理等。
輔助程序
? 游戲、公共相冊、航班管理、航班查詢、區(qū)號(hào)管理、區(qū)號(hào)查詢。
第二篇：oa系統(tǒng)模塊功能簡介
OA辦公系統(tǒng)各模塊功能簡介
公 文 管 理
一、收文管理
用于對公司接收的外來文件的管理。
收文登記：對公司收到的外來文件等進(jìn)行登記，此模塊由公司人事行政部專人負(fù)責(zé)管理。
收文查詢：用于查看由本人登記、參與辦理、或轉(zhuǎn)發(fā)給本人的收文；
收文管理：具有收文管理權(quán)限的用戶可對發(fā)起收文流程的文件進(jìn)行管理，此模塊由人事行政部管理。
二、發(fā)文管理
用于對公司所發(fā)公文（文件、會(huì)議紀(jì)要等）的管理。
發(fā)文擬稿：對公司發(fā)文進(jìn)行擬稿編輯、發(fā)起流程，此模塊統(tǒng)一由公司人事行政部專人發(fā)起；
發(fā)文查詢：查詢由本人發(fā)起或參與的公文；
發(fā)文管理：對擁有發(fā)文管理權(quán)限的用戶可對公司所有已發(fā)公文進(jìn)行管理，此模塊由人事行政部管理。
三、內(nèi)部請示
用于下級(jí)向上級(jí)請求指示的模塊，它是記載請示事項(xiàng)承辦情況和結(jié)果的憑證和依據(jù)。
請示擬稿：用于發(fā)起一般請示、發(fā)票審批、公務(wù)借款、銀行付款、駐外差旅報(bào)銷審批（此模塊用專用于經(jīng)費(fèi)請示）；
請示查詢：查詢由本人發(fā)起或參與的請示；
請示管理：對具有請示管理權(quán)限的用戶可管理所管轄的所有請示內(nèi)容（具有該權(quán)限者一般為部門領(lǐng)導(dǎo)以上人員）。
四、檔案管理
用于對包括收文、發(fā)文、內(nèi)部請示和其它歸檔的文件進(jìn)行收集、整理，并對檔案進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等檔案管理工作。
待歸檔管理：此模塊用于對通過公文審批、請示審批等流程有待歸檔的文件整理歸檔，此模塊由人事行政部專人負(fù)責(zé)管理；
案卷管理：此模塊用于對案卷進(jìn)行分類管理，此模塊由人事行政部專人負(fù)責(zé)管理； 檔案管理：用于檔案管理員對歸檔檔案進(jìn)行管理的模塊； 檔案檢索：員工檢索和借閱公司檔案的模塊；
機(jī)構(gòu)問題管理：檔案分類管理模塊，此模塊由人事行政部專人負(fù)責(zé)管理； 檔案室管理：對公司檔案室管理的模塊，此模塊由人事行政部專人負(fù)責(zé)管理； 打印輸出：具有打印權(quán)限的用戶，可對歸檔文件信息打印輸出，此模塊由人事行政部專人負(fù)責(zé)管理；
我 的 流 程
一、發(fā)起流程
所有需要進(jìn)行審批的工作流程，都可以在“發(fā)起流程”中發(fā)起，相當(dāng)于一個(gè)流程的快捷方式。
二、內(nèi)部協(xié)同
內(nèi)部協(xié)同指任何人都可根據(jù)需要臨時(shí)創(chuàng)建流程，該流程的流轉(zhuǎn)步驟由發(fā)起者自行設(shè)置，以提高工作辦理的靈活性，提高員工協(xié)作效率。
發(fā)起協(xié)同：用戶在此可發(fā)起自由審批流程；
協(xié)同查詢：協(xié)同查詢可以查詢所有自己發(fā)起或參與的內(nèi)部協(xié)同流程；
協(xié)同管理：用于對所有發(fā)起的流程進(jìn)行管理，此模塊權(quán)限一般為部門領(lǐng)導(dǎo)以上。
三、流程查詢
用于查看自己發(fā)起或參與辦理的流程，不僅可以查看流程的審批狀態(tài)，還能查看流程的詳細(xì)內(nèi)容。
四、流程監(jiān)控
通過此模塊可以對流程辦理情況進(jìn)行監(jiān)控，并可以對下屬發(fā)起的流程進(jìn)行催辦、控制和刪除操作，使流程辦理能夠按照正確的步驟流轉(zhuǎn)。
五、流程管理
通過此模塊可以對流程辦理情況進(jìn)行管理，并可以對下屬發(fā)起的流程進(jìn)行催辦、控制和刪除操作，使流程辦理能夠按照正確的步驟流轉(zhuǎn)。
六、流程統(tǒng)計(jì)分析
流程統(tǒng)計(jì)分析功能是管理流程的創(chuàng)新手段，包括待辦流程統(tǒng)計(jì)、節(jié)點(diǎn)效率分析和超時(shí)節(jié)點(diǎn)分析。通過這些功能，我們可以清楚地看到哪些人員或部門待辦流程多，哪些節(jié)點(diǎn)的效率高，而超時(shí)節(jié)點(diǎn)又都集中在哪些地方等。
待辦流程統(tǒng)計(jì)：待辦流程統(tǒng)計(jì)能方便地統(tǒng)計(jì)出所有待辦的流程，使辦理人能在第一時(shí)間找到辦理事項(xiàng)，從而提高工作效率。
節(jié)點(diǎn)效率分析：節(jié)點(diǎn)效率分析用于通過對某一節(jié)點(diǎn)個(gè)人與全員耗時(shí)的比較，來分析哪些節(jié)點(diǎn)辦理效率高，哪些節(jié)點(diǎn)辦理效率低。
超時(shí)節(jié)點(diǎn)分析：對超時(shí)節(jié)點(diǎn)的分析能促使辦理人提高工作效率，不要拖延工作，從而使工作流的流轉(zhuǎn)更加順暢。
以上模塊（四、五、六）一般為部門領(lǐng)導(dǎo)以上權(quán)限用戶啟用。
七、表單應(yīng)用
表單即承載業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的單據(jù)?？勺远x添加數(shù)據(jù)的套用模板，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和流程的分離。
表單查詢：通過設(shè)定查詢字段查詢自設(shè)表單統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。表單統(tǒng)計(jì)：同上。
個(gè) 人 事 務(wù)
一、工作日記：
日記錄入：員工可通過此模塊記錄自己每日工作狀況。日記查詢：員工可通過此模塊查看自己錄入的工作日記。日記管理：擁有權(quán)限的用戶可對用戶的日記進(jìn)行管理（日記的統(tǒng)計(jì)、查看、刪除等），部門經(jīng)理以上員工擁有此權(quán)限。
二、工作日程：
日程安排有利于有效管理時(shí)間。一方面，員工可以合理有序安排工作，并將自己的日程安排告知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；另一方面，領(lǐng)導(dǎo)可以通過下屬的日程安排了解員工的工作過程。
日程安排：用戶可以根據(jù)自己的計(jì)劃合理安排自己的日程，重要的事情還可以預(yù)先設(shè)置提醒時(shí)間，平臺(tái)會(huì)以系統(tǒng)消息或其他方式進(jìn)行提醒。普通用戶可對自己的任務(wù)做日程安排，部門領(lǐng)導(dǎo)以上可對其他員工進(jìn)行日程安排。（此內(nèi)容也可通過我的日記、我的計(jì)劃、我的便簽加入）
日程批錄：日程批錄意為日程批量錄入，當(dāng)員工有多個(gè)日程時(shí)，用戶可通過日程批錄一次錄入多個(gè)日程。
安排查詢：通過安排查詢可以查看自己給本人安排的日程及自己給他人安排的日程。
日程查詢：日程查詢中顯示的是自己的日程（為自己安排的及上級(jí)給自己安排的日程）。
日程管理：擁有權(quán)限的用戶在此模塊可以查看管轄范圍內(nèi)所有員工的日程安排，該模塊權(quán)限為部門領(lǐng)導(dǎo)以上用戶。
日程匯總：當(dāng)您需要把某些人某一時(shí)間段內(nèi)的日程公布給其他人時(shí)，可以通過此模塊處理，此模塊一般由部門領(lǐng)導(dǎo)以上人員管理。
公開范圍：員工可以將自己的日程通過設(shè)定范圍向用戶公開。
三、工作任務(wù)：
任務(wù)布置：用戶在此模塊可以實(shí)現(xiàn)給下屬布置任務(wù)，也可以實(shí)現(xiàn)給自己布置任務(wù)。（可將計(jì)劃、尋呼加入任務(wù)）
任務(wù)查詢：在此模塊可以查看別人布置給自己或者和自己有關(guān)的任務(wù)。
任務(wù)管理：具有任務(wù)管理權(quán)限的用戶可對自己管轄范圍內(nèi)的用戶的任務(wù)進(jìn)行管理。
四、工作計(jì)劃：
計(jì)劃錄入：此模塊可錄入個(gè)人和部門周、月等計(jì)劃。
計(jì)劃查詢：用戶可以通過此模塊查看本人錄入的計(jì)劃，也可將自己的計(jì)劃轉(zhuǎn)發(fā)給其他用戶查看。
計(jì)劃管理：具有該模塊權(quán)限的用戶可對管轄范圍計(jì)劃進(jìn)行管理和批示，結(jié)合公司實(shí)際，部門以上領(lǐng)導(dǎo)通過此模塊可查看員工的計(jì)劃。
計(jì)劃類型：此模塊可對計(jì)劃進(jìn)行分類，該模塊權(quán)限限定為系統(tǒng)管理員。
五、關(guān) 注 點(diǎn) ：
為管理者提供的關(guān)注員工工作的特殊管理工具，通過設(shè)置“關(guān)注點(diǎn)”可以查看其他人員的工作情況和工作表現(xiàn)，可以通過關(guān)注人、關(guān)注內(nèi)容、關(guān)注時(shí)間來實(shí)現(xiàn)對被關(guān)注人的工作情況的全面掌握，有利于團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作。
我的關(guān)注：在此模塊可以查看用戶設(shè)定的關(guān)注賬號(hào)的計(jì)劃、日記、考勤等基本信息，此模塊權(quán)限是部門領(lǐng)導(dǎo)以上人員。
關(guān)注點(diǎn)管理：在此模塊可以設(shè)定關(guān)注用戶和用戶相關(guān)項(xiàng)（考勤、日記、計(jì)劃等）。此模塊權(quán)限是部門領(lǐng)導(dǎo)以上人員。
六、通 信 錄：
此模塊用來記錄聯(lián)系人信息，包括我的通訊錄、公共聯(lián)系人和內(nèi)部通訊錄。公共聯(lián)系人是指由其他人創(chuàng)建的、共享的聯(lián)系人信息。
七、我的硬盤：
系統(tǒng)為用戶分布的一個(gè)個(gè)人的網(wǎng)絡(luò)空間，網(wǎng)上鄰居可以共享用戶需要共享的文件。
八、我的便簽：
我的便簽：可通過此模塊隨時(shí)記錄工作中產(chǎn)生的各種信息。便簽查詢：在此可以查看自己已完成的便簽任務(wù)。
九、我的會(huì)議：
可以看到自己發(fā)起或參加過的所有會(huì)議，還可以通過查詢條件，查找自己需要查看的某次會(huì)議的信息。
十、我的考勤：
上班簽到：員工上班簽到模塊（對已作排班設(shè)置的用戶在登錄的時(shí)候，會(huì)彈出上班簽到的對話框）
下班簽退：員工下班簽退模塊。
外出登記：員工上班時(shí)間臨時(shí)性外出登記模塊。我的考勤：此模塊可查看個(gè)人的出勤記錄。
十一、我的工資：
對個(gè)人工資的統(tǒng)計(jì)，此信息和人力資源—>工資管理模塊的信息相關(guān)。
十二、我的檔案：
記錄個(gè)人的檔案、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、調(diào)動(dòng)等基本情況。
十三、我的培訓(xùn)：
查詢自己參加在線考試、培訓(xùn)等信息。
十四、我的會(huì)議：
記錄自己參加會(huì)議的信息，此模塊信息和行政管理?會(huì)議管理的信息相關(guān)。
信 息 發(fā) 布
一、發(fā)布設(shè)置: 為自定義首頁單頁發(fā)布模塊，如通知，規(guī)章等。（此模塊為管理員管理模塊）
二、公告欄設(shè)置: 設(shè)置系統(tǒng)首頁公告欄里邊的一個(gè)單頁公告，這些是自定義設(shè)置的。（此模塊為管理員管理模塊）
三、通 知: 通知發(fā)布：此模塊用于發(fā)布通知。通知查詢：可查看公布范圍內(nèi)的通知。
通知管理：可對所轄范圍內(nèi)的通知進(jìn)行管理，權(quán)限為部門領(lǐng)導(dǎo)以上。類型管理：對通知的類型設(shè)置，此模塊為系統(tǒng)管理員管理模塊。
四、規(guī)章制度: 規(guī)章制度發(fā)布：通過發(fā)布流程可發(fā)布有關(guān)部門和公司的規(guī)定和制度。規(guī)章制度查詢：此模塊可查看公布范圍內(nèi)的規(guī)章制度。
規(guī)章制度管理：可對所轄范圍內(nèi)的規(guī)定和制度進(jìn)行管理，權(quán)限為部門領(lǐng)導(dǎo)以上。類型管理：對規(guī)章制度的類型設(shè)置，此模塊為系統(tǒng)管理員管理模塊。
信 息 交 流
一、網(wǎng)絡(luò)尋呼：
提供和別人聯(lián)系的一種類似聊天室的一種功能，并記錄尋呼記錄。
尋呼發(fā)布：點(diǎn)此模塊可彈出公司所有用戶列表，依照列表可查看所有用戶的基本狀態(tài)（在線、離線、職務(wù)等），可對在線、離線用戶發(fā)送尋呼，如綁定短信貓可直接向手機(jī)發(fā)送。
已發(fā)尋呼：此模塊可查看本人已發(fā)尋呼的記錄，也可查看對方何時(shí)查看尋呼。已收尋呼：此模塊可查看他人發(fā)給自己的尋呼記錄，也可以看到尋呼的查看情況，紅色表示已閱并有時(shí)間標(biāo)注，黑色表示未閱。
尋呼管理：擁有權(quán)限的用戶可對所轄范圍的尋呼進(jìn)行管理。（刪除、查看等）未達(dá)尋呼：用于查看本人發(fā)出的接受人中還有人沒有查閱的尋呼信息。對話模式：用于多人聊天。
對話查詢：如果在用對話模式進(jìn)行交流完后點(diǎn)擊了【保存此對話】按鈕，在對話查詢中就可以查到本次對話的內(nèi)容，范圍為自己參與的對話記錄。
對話管理：擁有權(quán)限的用戶可以對自己所轄范圍內(nèi)的所有對話進(jìn)行查看、管理。短信查詢：查詢發(fā)送到手機(jī)的短信記錄（綁定短信貓）。
二、電子郵件：
POP3/SMTIP的郵件集成到平臺(tái)，系統(tǒng)管理員設(shè)置可訪問的郵件服務(wù)器后，我們可以直接設(shè)置自己訪問預(yù)設(shè)服務(wù)器的郵件帳號(hào)，進(jìn)行郵件收發(fā)工作，而無需再登錄網(wǎng)站（現(xiàn)只能發(fā)送，接收需pop3的支持）。
發(fā)郵件：類似于免費(fèi)郵箱，在設(shè)置好郵件服務(wù)器之后可以通過此發(fā)送郵件。收件箱：同上。發(fā)件箱：同上。草稿箱：同上。
郵件設(shè)置：郵件設(shè)置需配置郵件服務(wù)器，需要pop3支持，目前pop3需付費(fèi)。郵件模板管理：可對郵件的模板設(shè)置。
三、內(nèi)部論壇： 內(nèi)部論壇提供企業(yè)內(nèi)部溝通與信息傳播平臺(tái)，有利于效率提高與企業(yè)文化建設(shè)。個(gè)性設(shè)置：對自己論壇id的基本信息的設(shè)置，可以選擇頭像，添加自己的昵稱。內(nèi)部論壇：內(nèi)部論壇中用戶可以選擇板塊發(fā)帖，查看帖子回復(fù)情況等。版主管理：進(jìn)入此模塊可以查看分版及帖子情況，可以刪帖及置頂?shù)取?/p>
分版管理：對論壇板塊，版主，查看信息等進(jìn)行設(shè)置，該塊為系統(tǒng)管理員權(quán)限。
三、調(diào)查問卷：
網(wǎng)上調(diào)查，通過投票方式對調(diào)查問卷的結(jié)果自動(dòng)統(tǒng)計(jì)并以圖表直觀地顯示統(tǒng)計(jì)結(jié)果，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分析數(shù)據(jù)提供幫助，簡單方便的方式更容易被接受。
調(diào)查管理：在此模塊可以新增調(diào)查主題并作相關(guān)設(shè)置，如果啟用調(diào)查主題，調(diào)查參與者即可對主題投票，部門領(lǐng)導(dǎo)以上擁有權(quán)限。
我的投票：主題中設(shè)定的調(diào)查參與者可以對主題內(nèi)容投票。
四、內(nèi)部博客：
web2.0社區(qū)一種交互手段，提供可以自己發(fā)布的個(gè)人主頁
知 識(shí) 管 理
一、知識(shí)地圖：
知識(shí)地圖就是我們在平臺(tái)上查找知識(shí)的向?qū)?，所有的知識(shí)在這里按類別歸類，同時(shí)在這里也可以發(fā)布知識(shí)，實(shí)現(xiàn)對所有的知識(shí)進(jìn)行查閱、評(píng)論及推薦。
二、我的知識(shí)：
在我的知識(shí)中，我們可查看自己發(fā)布和修改過的知識(shí)，并對這些知識(shí)進(jìn)行更新。
三、我的訂閱：
而應(yīng)該按照自己的需要對重要的、感興趣的知識(shí)進(jìn)行訂閱，然后進(jìn)行閱讀。
四、全文檢索：
提供全文的一種快速搜索功能
五、知識(shí)排行：
按時(shí)間或點(diǎn)擊率對發(fā)布知識(shí)排行
六、知識(shí)管理：
對知識(shí)類型等情況的管理
行 政 管 理
一、會(huì)議管理：
通過會(huì)議室管理和會(huì)議管理功能，通過設(shè)置合理的會(huì)議申請流程高效使用各種會(huì)議資源，使會(huì)議文檔資料的發(fā)放與存檔、會(huì)議歷史數(shù)據(jù)、信息的檢索與共享等繁瑣的管理工作變得自動(dòng)化與簡潔化。避免出現(xiàn)會(huì)議室沖突、參會(huì)人員日程沖突等問題，幫助企業(yè)高效地管理會(huì)議室及各種會(huì)議。（人事行政部行政內(nèi)勤負(fù)責(zé)使用管理）。
二、車輛管理：
車輛管理模塊可以對企業(yè)的車輛及用車過程進(jìn)行全面的跟蹤和管理，車輛管理模塊可以對企業(yè)的車輛及用車過程進(jìn)行全面的跟蹤和管理
車輛檔案：此模塊可設(shè)置車輛的基本信息，司機(jī)、車型、車牌號(hào)等。
派車調(diào)度：有了車輛，需要用車的情況下，我們就可以在系統(tǒng)上提交用車申請，車輛申請審批后，車輛管理員便可以調(diào)派車輛了，此模塊由人事行政部行政內(nèi)勤管理。
出車記錄：車輛派出后，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)在出車記錄進(jìn)行登記，以方便以后統(tǒng)計(jì)公司、部門的用車情況，同時(shí)也可統(tǒng)計(jì)用車時(shí)發(fā)生的費(fèi)用情況。
私車公用登記：對私車公用進(jìn)行管理。
部門用車統(tǒng)計(jì)：我們可以通過查詢條件的組合，查詢并統(tǒng)計(jì)各部門在不同時(shí)間的用車情況及費(fèi)用，并可打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果。
司機(jī)補(bǔ)貼統(tǒng)計(jì)：司機(jī)補(bǔ)貼統(tǒng)計(jì)可以統(tǒng)計(jì)出每個(gè)司機(jī)的補(bǔ)貼費(fèi)用的具體情況。車型設(shè)置：此模塊可對車輛型號(hào)等信息設(shè)置。
車輛歸屬：此模塊可設(shè)置車輛的使用部門等信息。
三、資產(chǎn)管理：
資產(chǎn)管理人員通過資產(chǎn)管理功能，方便地登記和管理資產(chǎn)，還可以通過查詢功能，隨時(shí)查詢企業(yè)各資產(chǎn)的詳細(xì)信息，通過設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)的領(lǐng)用、歸還、維修等流程實(shí)現(xiàn)各種規(guī)范的資產(chǎn)管理，避免了歸屬模糊、異地管理難、記錄統(tǒng)計(jì)難、不便實(shí)時(shí)管理等傳統(tǒng)弊病。
資產(chǎn)查詢：資產(chǎn)領(lǐng)用申請審批結(jié)束后，資產(chǎn)領(lǐng)用還需要資產(chǎn)管理員的最終確認(rèn)。在確認(rèn)前，資產(chǎn)管理員需要查看相關(guān)資產(chǎn)信息，以確定該資產(chǎn)是否已借出。
資產(chǎn)管理：可對資產(chǎn)作登記及變更。
領(lǐng)用管理：顯示所有管轄內(nèi)員工的資產(chǎn)領(lǐng)用情況記錄。
歸還管理：可對審批通過的資產(chǎn)歸還流程作處理，確定歸還的記錄。維修查詢：可處理用戶發(fā)起的維修申請，對維修情況作記錄。
變更管理：為了規(guī)范和加強(qiáng)資產(chǎn)管理，合理配置和有效利用企業(yè)資產(chǎn)，企業(yè)需要對其所占有、使用的固定資產(chǎn)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓或注銷產(chǎn)權(quán)等行為。在此模塊可處理用戶發(fā)起的變更申請流程。
處置管理：可對用戶發(fā)起的資產(chǎn)處置申請進(jìn)行管理，確認(rèn)資產(chǎn)的處置。倉庫管理：可設(shè)置資產(chǎn)的倉庫及資產(chǎn)使用的部門。
字段管理：可設(shè)置登記資產(chǎn)的一些字段信息，便于檢索。
四、用品管理：
領(lǐng)用管理：進(jìn)入此模塊可查看所轄范圍內(nèi)的用品領(lǐng)用記錄，根據(jù)情況可處理多領(lǐng)用品及歸還的情況。
用品登記：在此模塊可對用品作入庫登記。用品管理：以查看到每個(gè)用品的詳細(xì)信息，可以通過查詢條件查找不同倉庫的用品，點(diǎn)擊用品的名稱，可以查看該用品的歷次出入庫、領(lǐng)用記錄、領(lǐng)用數(shù)量等詳細(xì)記錄。
倉庫管理：辦公用品一般都存放在指定的倉庫中，倉庫管理可以在平臺(tái)中建立倉庫資料，使其與實(shí)際倉庫對應(yīng)起來。
用品大類：為了方便管理，我們通常對辦公用品進(jìn)行分類管理，在此模塊可對用品進(jìn)行分類。
用品領(lǐng)用查詢：通過提取查詢字段可以查看自己所有的用品領(lǐng)用申請記錄以及申請的審核狀態(tài)。
五、圖書管理：
可以實(shí)現(xiàn)圖書的入庫、查閱、借閱、歸還過程的自動(dòng)化管理模塊。圖書管理：可對圖書的入庫情況進(jìn)行登記。
歸還管理：可以查看已借圖書和還書單，根據(jù)實(shí)際情況辦理圖書歸還以及對圖書催還。
借閱管理：員工在提交借閱申請后，圖書管理員會(huì)收到借書單，根據(jù)所借書目辦理借閱工作。
倉庫管理：可對圖書的倉庫進(jìn)行設(shè)置，設(shè)定圖書的使用范圍、歸還天數(shù)等。圖書借閱：用戶可在此發(fā)起圖書借閱流程，根據(jù)圖書庫存情況借閱圖書。圖書歸還：可對到期圖書進(jìn)行歸還或者續(xù)借。
圖書查詢：此模塊可查看權(quán)限范圍內(nèi)所有圖書的信息及圖書的借閱情況。
人 力 資 源
一、人事檔案：
人事檔案模塊可以幫助你精確了解員工的各種檔案信息，即時(shí)、詳細(xì)地記錄員工在企業(yè)內(nèi)部的變動(dòng)和發(fā)展軌跡。
在職管理：可在此添加員工對應(yīng)的用戶信息。離職管理：記錄公司離職人員信息。
異動(dòng)管理：如果公司員工發(fā)生變動(dòng)，例如轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、離職等，相關(guān)人員提交申請后，人事主管可以通過此模塊處理申請并進(jìn)行處理。
檔案維護(hù)：用于對公司員工的檔案信息進(jìn)行管理。
檔案統(tǒng)計(jì)：用于對員工信息的分類查詢和統(tǒng)計(jì)，能夠?qū)崿F(xiàn)簡單統(tǒng)計(jì)、二維統(tǒng)計(jì)、復(fù)雜統(tǒng)計(jì)，以及員工花名冊、人員變動(dòng)匯總表及其它報(bào)表的打印。
檔案設(shè)置：通過此模塊可以自定義設(shè)置人員檔案信息的字段。定崗定編：可對各部門、各崗位的人員進(jìn)行人員編制的限制。
二、招聘管理：
招聘計(jì)劃查詢：各部門在提交用人申請之后，人事主管可在此模塊查看用人審批的狀態(tài)及用人情況的說明。
招聘計(jì)劃管理：對招聘計(jì)劃進(jìn)行管理，修改完善確保計(jì)劃的時(shí)效性。簡歷管理：可存入人才的簡歷信息，根據(jù)需求管理有用的人員簡歷。
招聘統(tǒng)計(jì)：招聘統(tǒng)計(jì)可以對招聘計(jì)劃，面試情況，錄用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、咨詢。招聘設(shè)置：可對招聘模板，oa賬戶分配管理員進(jìn)行設(shè)置。
三、合同管理：
合同新簽：通過此模塊可將合同各項(xiàng)數(shù)據(jù)錄入平臺(tái)中，以便合同到期或者需要修改時(shí)平臺(tái)自動(dòng)提醒，及時(shí)進(jìn)行更新，高效、及時(shí)地對合同中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)。
合同操作：在合同到期系統(tǒng)發(fā)出預(yù)警或者由于企業(yè)人員的流動(dòng)和相關(guān)法規(guī)的變更時(shí)，已經(jīng)簽訂的合同也需要實(shí)時(shí)地進(jìn)行解除或變更。在“合同操作”中，人事主管可以對合同進(jìn)行變更、續(xù)簽、解除和終止的操作。
合同管理：通過合同管理，我們可以查看某個(gè)合同的內(nèi)容，并且需要對合同進(jìn)行修改和刪除。
合同臺(tái)賬：通過生成不同的合同臺(tái)帳，可以根據(jù)合同狀態(tài)及條件查詢合同。合同設(shè)置：用于合同設(shè)置。
合同報(bào)警：通過此模塊可設(shè)置對合同變動(dòng)情況的提前預(yù)警。
四、考勤管理：
考勤管理：可對員工的出差、外出、排班等信息進(jìn)行管理。考勤更正：對記錄錯(cuò)誤的員工考勤情況進(jìn)行更正。
申訴處理：員工對自己的考勤記錄與實(shí)際不符，或因特殊情況無法正?？记诘?，可以通過此模塊進(jìn)行考勤申訴。
考勤設(shè)置：通過這一模塊可以實(shí)現(xiàn)對考勤相關(guān)工作的設(shè)置，如班次、節(jié)假日等。
五、工資管理：
工資管理：可管理查看所轄范圍內(nèi)的所有員工工資情況。工資核算：對員工工資作初始設(shè)置和日常管理等。帳套設(shè)置：通過設(shè)置的工賬套計(jì)算員工的工資。
六、培訓(xùn)管理：
培訓(xùn)管理：可設(shè)置培訓(xùn)的類別、培訓(xùn)資料、組織員工培訓(xùn)等。題庫管理：進(jìn)入可設(shè)置題庫類別、題庫類型等。試卷管理：可根據(jù)情況組織設(shè)置試卷。
成績管理：可對參加在線考試者進(jìn)行試卷評(píng)分、成績管理、成績統(tǒng)計(jì)等。
項(xiàng) 目 管 理
一、新建項(xiàng)目：
對承攬的工程項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)并記錄項(xiàng)目有關(guān)信息。
二、項(xiàng)目工作室：
項(xiàng)目組成員通過此模塊對項(xiàng)目執(zhí)行情況進(jìn)行溝通、匯報(bào)。
三、綜合管理：
對成本，質(zhì)檢等相關(guān)內(nèi)容的進(jìn)行監(jiān)控管理。
四、領(lǐng)導(dǎo)查詢：
領(lǐng)導(dǎo)了解企業(yè)超支項(xiàng)目、滯后項(xiàng)目、不合格項(xiàng)目、籌備中的項(xiàng)目、變動(dòng)過的項(xiàng)目等，并且可以設(shè)置自己關(guān)注的項(xiàng)目，便于領(lǐng)導(dǎo)宏觀掌握企業(yè)項(xiàng)目的整體狀況。
五、項(xiàng)目維護(hù)：
對項(xiàng)目變更、中止等相關(guān)情況進(jìn)行管理。
六、項(xiàng)目系統(tǒng)管理：
對項(xiàng)目系統(tǒng)模塊相關(guān)模版權(quán)限等進(jìn)行設(shè)置。
業(yè) 務(wù) 管 理
一、市場經(jīng)營部：
用于市場經(jīng)營部立項(xiàng)，修改業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的模塊
項(xiàng)目立項(xiàng)：市場經(jīng)營部普通賬戶（除經(jīng)理以外）對工程項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)。待辦工作：市場經(jīng)營部普通賬戶（除經(jīng)理以外）對項(xiàng)目做后續(xù)跟蹤。待批工作：市場經(jīng)營部經(jīng)理審批模塊。
二、計(jì)劃財(cái)務(wù)部：
用于計(jì)劃財(cái)務(wù)部相關(guān)模塊修改業(yè)務(wù)的模塊
待辦工作：計(jì)劃財(cái)務(wù)部普通賬戶（除經(jīng)理以外）可對已立項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤。待批工作：計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批模塊。
三、工程監(jiān)理部：
用于統(tǒng)計(jì)修改工程監(jiān)理部的項(xiàng)目狀態(tài)的模塊
待辦工作：工程監(jiān)理部普通賬戶（除經(jīng)理以外）可對已立項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤。待批工作：工程監(jiān)理部經(jīng)理審批模塊。
四、業(yè)務(wù)查詢：
查詢工程項(xiàng)目有關(guān)信息。
系 統(tǒng) 管 理
為管理員對本系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、設(shè)置和管理的專用模塊。
第三篇：OA系統(tǒng)介紹
OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產(chǎn)計(jì)劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財(cái)務(wù)計(jì)算、勞資、人事管理……等等，狹義上講，OA系統(tǒng)是處理公司內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)
OA，辦公自動(dòng)化，OA是Office Automation的簡寫，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公,目的是提高效率。
1、OA基本概念
OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產(chǎn)計(jì)劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財(cái)務(wù)計(jì)算、勞資、人事管理??等等，那么這些都是日常辦公工作的處理范圍。
企業(yè)流程不規(guī)范？企業(yè)物資無法有效的管理？
工作任務(wù)難以安排跟蹤？與績效無法接軌？
內(nèi)部信息難以傳達(dá)？缺少內(nèi)部交流環(huán)境？文檔沒有安全的管理辦法？
你是否面臨以上的問題，是否缺少一個(gè)有效的管理工具？“天絡(luò)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”針對以上問題提供的“信息門戶”、“行政管理”、“資源管理”、“工作管理”等能有效的解決您的問題。
適用性高
? 結(jié)構(gòu)、通知的類別、公文辦理的表單和辦理流程自定義等。使客戶擁有更大的自主權(quán)，從而將客戶間的差異性巧妙的化解。
提升內(nèi)部交流效率
? 模塊可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)統(tǒng)一的信息發(fā)布，文件的統(tǒng)一管理和提供內(nèi)部的交流平臺(tái)，結(jié)合消息提醒功能從而提升企業(yè)信息傳遞和交流效率；
靈活的公文管理
? 個(gè)企業(yè)的流程都存在差異化，針對這一需求，我們提供了表單自定義、流程自定義功能，以適應(yīng)不同企業(yè)的需要；
工作計(jì)劃管理
? 辦任務(wù)可以明確工作任務(wù)的內(nèi)容、完成時(shí)間等，結(jié)合修改留痕、任務(wù)日志及即時(shí)消息提醒能及時(shí)掌握工作計(jì)劃；任務(wù)執(zhí)行報(bào)表同時(shí)也可以作為績效考核的依據(jù)之一；
資源有效管控
? 了耗費(fèi)品、資產(chǎn)、車輛管理等管理模塊；可以實(shí)現(xiàn)物品管理責(zé)任到人，遵循庫存管理原則，結(jié)合申請審批、領(lǐng)用確認(rèn)流程能有效規(guī)范管理，避免資源丟失；
豐富信息提醒
? 提醒信息訂閱功能，從您登錄到系統(tǒng)桌面開始您就能及時(shí)了解最新的內(nèi)部信息及待處理文件和流程；其次動(dòng)態(tài)提醒功能讓你及時(shí)把握工作動(dòng)態(tài)，包括：文件審批提醒、交辦任務(wù)提醒，新通知、新聞提醒乃至論壇新文章的提醒；
數(shù)據(jù)安全
? 保障系統(tǒng)；同時(shí)對敏感的數(shù)據(jù)和文件都實(shí)現(xiàn)了加密保存機(jī)制，每個(gè)企業(yè)都采用唯一的加密算法，最大程度的保障信息安全；
手機(jī)移動(dòng)辦公
? 上網(wǎng)就能及時(shí)了解企業(yè)的信息動(dòng)態(tài)和辦理工作安排，包括：通知、新聞信息、公共文件、公文審批、交辦任務(wù)等；
“公文管理”主要是提供企業(yè)管理及辦理內(nèi)部審批流程的模塊，如費(fèi)用報(bào)銷、請假申請、購銷申請、合同審批等。公文辦理包括：公文辦理、草擬公文、流程管理、流程統(tǒng)計(jì)、外發(fā)公文和代辦管理六個(gè)子模塊。在使用公文管理功能前管理員需先定義好相關(guān)的表單并定義每個(gè)表單的工作審批流程。詳細(xì)介紹如下： 公文辦理：主要是提供有公文辦理權(quán)限的用戶辦理公文的子模塊。用戶可按不同的狀態(tài)查看相關(guān)需要辦理的事項(xiàng)，其狀態(tài)包括：在辦、已辦和辦結(jié)。在辦
理公文過程中可查看已辦理人的審批意見，可查看公文文件并支持WORD文件在線編輯及批注留痕功能，授權(quán)用戶可嵌入相關(guān)電子印章。
工作日報(bào)主要是對企業(yè)員工工作的情況的一種報(bào)告形式，員工每天把工作內(nèi)容記錄下來。工作組組長可以查看工作組成員的工作日報(bào)；
功能及特點(diǎn)：
1.新建工作日報(bào)：要填寫的內(nèi)容包括今日工作內(nèi)容、工作時(shí)間、明日計(jì)劃、預(yù)計(jì)工作時(shí)間和工作建議；
2.修改工作日報(bào)：只有當(dāng)天的工作日報(bào)可以修改；
3.分組功能：管理員可創(chuàng)建多個(gè)組，然后通過員工名錄選擇設(shè)置該組的組長
及組員；
4.日報(bào)查看：系統(tǒng)默認(rèn)顯示最近7天的工作日報(bào)，也可通過查詢功能查詢其
他時(shí)間段的工作日報(bào)；
5.查詢功能：可按關(guān)鍵字和時(shí)間段查詢?nèi)請?bào)信息，成員只能查詢自己的日報(bào)，組長可以查詢本組所有成員的日報(bào)；
6.按組查看日報(bào)：組長能查看本組的所有成員的工作日報(bào)；有管理權(quán)的用戶
可查看所有工作組的日報(bào)；
“印章管理”主要是提供電子印章管理的功能，電子印章需授權(quán)給指定的用戶方可使用。在辦理公文過程中可在打開公文正文中嵌入電子印章
流程設(shè)置主要功能包括：
1、創(chuàng)建流程，包括：流程名稱、關(guān)聯(lián)表單、設(shè)置流程的使用者及管理者。
2、流程設(shè)計(jì)，流程設(shè)計(jì)主要的是定義各個(gè)節(jié)點(diǎn)，并設(shè)定每個(gè)節(jié)點(diǎn)的順序和條件，包括：是否會(huì)簽、是否內(nèi)部辦理、是否允許分發(fā)、是否可自選辦理人等。同時(shí)還需定義每個(gè)節(jié)點(diǎn)的辦理人。
3、流轉(zhuǎn)控制，主要是定義每個(gè)節(jié)點(diǎn)的跳轉(zhuǎn)條件。
111通過表單管理模塊，管理員可把已經(jīng)設(shè)計(jì)好的表單文件導(dǎo)入到系統(tǒng)中。表單文件要求是標(biāo)準(zhǔn)的HTML文件，文件建議使用Dreamweaver 或FRONTPAGE等網(wǎng)頁編輯工具編輯?？芍С值臉?biāo)志包括：
可定義的選項(xiàng)目包括：表格名稱、輸入匡標(biāo)題、行、列、輸入匡默認(rèn)值、輸入匡類型（單行、多行、單選匡、多選匡、下拉匡）。
辦公自動(dòng)化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應(yīng)用軟件可以提高辦公效率，但是這
僅僅是針對個(gè)人辦公而言。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。
辦公自動(dòng)化可以和一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。
辦公自動(dòng)化還是一個(gè)企業(yè)與整個(gè)世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動(dòng)化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力將非常巨大。目前企業(yè)的辦公自動(dòng)化程度可以劃分為以下四類：
起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。
已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。
已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。
已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；能較好得支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù)；Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。
辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識(shí)。眾多企業(yè)認(rèn)識(shí)到盡快進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。
辦公自動(dòng)化的實(shí)施應(yīng)該考慮企業(yè)的實(shí)際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。按照上述分析，第一類企業(yè)進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)就需要較多投入，既要搭建企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò)，又要開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力才能完成；而對于第二、第三類企業(yè)，由于企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)存在，只是沒有或沒有好的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，所以只須投入相對網(wǎng)絡(luò)投資少得多的資金即可開發(fā)通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，產(chǎn)生較高的投資回報(bào)。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少得多，而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益更高；對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)好，只須較少的投資即可達(dá)到目前辦公自動(dòng)化的最高水平。
那么，什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)?幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會(huì)有所不同，具體是：
[1]信息化尚未入門的企業(yè)
由于沒有信息化應(yīng)用基礎(chǔ)，先上辦公自動(dòng)化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級(jí)人員的基本素質(zhì)與計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際操作能力，有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。
[2]信息化失敗或者嚴(yán)重缺乏信息化工作信心的企業(yè)
信息化失敗，特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風(fēng)險(xiǎn)，選擇辦公自動(dòng)化不失為一種選擇。
[3]缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)
信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實(shí)際效果的時(shí)候，多數(shù)企業(yè)會(huì)猶豫不決。因此，對于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動(dòng)化(OA)，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。
[4]已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)且需要進(jìn)一步改善行政辦公與內(nèi)部信息交流環(huán)境的企業(yè)辦公自動(dòng)化(OA)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補(bǔ)充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。
第四篇：OA辦公系統(tǒng)功能描述
OA功能描述
OA辦公系統(tǒng)功能描述
1.1 基礎(chǔ)系統(tǒng)模塊....................................................................................................................2 1.2 個(gè)人助理模塊....................................................................................................................3 1.3 信息交流............................................................................................................................4 1.4 日常辦公............................................................................................................................4 1.5 公文管理............................................................................................................................5 1.6 系統(tǒng)維護(hù)............................................................................................................................5
·1· OA功能描述 1.1 基礎(chǔ)系統(tǒng)模塊
檔案管理：公文審批完成后可直接歸檔，也可以單獨(dú)錄入檔案，支持檔案編號(hào)和檢索查詢，可在自己的權(quán)限下進(jìn)行檔案借閱、借閱管理、借閱歸還等工作。
文件系統(tǒng)：對某個(gè)人、某些人、某個(gè)部門或全體人員發(fā)送各種文件，可以傳送各種格式的文檔、圖片、圖表、幻燈片等，支持文件到達(dá)的通知和回執(zhí)，察看已發(fā)和已收文件。
通
知：用戶可以在網(wǎng)上選擇對某個(gè)人、某些人、某個(gè)部門或全體人員發(fā)送各種通知、通
告、消息、留言等信息，并可以隨時(shí)查看自己已發(fā)和已收的通知，即使一時(shí)沒在 網(wǎng)上也不會(huì)錯(cuò)過任何信息，及時(shí)溝通，協(xié)同工作。
新
聞：可以直接添加各種業(yè)務(wù)、行政、人事等新聞，所有用戶都可以隨時(shí)查看，第一時(shí)
間了解公司信息。支持新聞分類和評(píng)論，可以直接上傳文件和圖片。
網(wǎng)絡(luò)硬盤：這里是單位各種知識(shí)和資源的共享中心，單位可以將各種資料分門別類的存放到這里，便于日后方便的查閱，可以讓將組織內(nèi)的成功案例、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學(xué)習(xí)、使用，快速提高。可以設(shè)置權(quán)限以保護(hù)機(jī)密資料安全。
規(guī)章制度：政策法規(guī)、人事制度、行政制度、財(cái)務(wù)制度、管理制度、銷售制度等各種制度文件的在線存放、查閱，可以方便的進(jìn)行管理。
人事管理：包括部門管理、員工管理、生日查詢、考核查詢、績效管理（績效考核、考核維護(hù)、生成考核單）等功能，幫助企業(yè)建立完備的員工檔案，并進(jìn)行基本的考核和統(tǒng)計(jì)等工作。
車輛管理：包括車輛使用申請、車輛使用查詢、車輛管理（使用審批、信息管理、使用維護(hù)、維護(hù)管理、類型設(shè)置）等，幫助單位合理的使用、管理自己的車輛，杜絕公車私用。
·2· OA功能描述 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：對數(shù)據(jù)庫與OA軟件的安裝與集成等進(jìn)行初始化工作。
1.2 個(gè)人助理模塊
日程安排：可以按天、周、月計(jì)劃自己的工作內(nèi)容，清楚的查看未完成、要完成、待完成的各項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容、狀態(tài)和時(shí)間，便于用戶統(tǒng)籌安排工作，調(diào)整進(jìn)度，及時(shí)跟進(jìn)，徹底執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作的順利完成。
工作日記：可以每天在網(wǎng)上記錄下當(dāng)天工作的內(nèi)容和心得，便于日后查閱和總結(jié)?？梢栽O(shè)置不同的權(quán)限查看同事或者下屬的日記，以在線監(jiān)督指導(dǎo)?？梢詫⒆约旱娜沼泴?dǎo)出系統(tǒng)作為工作檔案永久保存下來。
工作計(jì)劃：做出本周、本月、本季度或本年等的工作計(jì)劃，任務(wù)目標(biāo)等，在目標(biāo)的指導(dǎo)下開展工作。
個(gè)人文件柜：作為網(wǎng)上的文件柜，用戶可以將自己平時(shí)積累的文摘、收集的信息、總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)、做過的工作、取得的成績、客戶資料等各種資源有序的存放在這里進(jìn)行知識(shí)管理，便于需要的時(shí)候方便的查閱，而不必再東尋西找，浪費(fèi)時(shí)間。
通訊薄 ：包括個(gè)人通訊薄和公共通訊薄，可以方便的存放和查找同事、客戶、關(guān)聯(lián)單位、政府機(jī)關(guān)等處的聯(lián)系資料，便于公司保留下離職業(yè)務(wù)人員的客戶資料，避免客
戶流失。
個(gè)人考勤：包括上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記、考勤查看等內(nèi)容。上下班
登記相當(dāng)于網(wǎng)上簽到，既方便又防止作假。外出登記可以在網(wǎng)上向主管提交 外出申請單，并得到直接批復(fù)。請假登記和出差登登記可以將以前請假和出差的日期、內(nèi)容登記備案，便于日后查看。
電子郵件：方便的給同事或客戶發(fā)送電子郵件，消除傳統(tǒng)信函效率低，成本高的弊端。支持 ·3· OA功能描述 群發(fā)。
1.3 信息交流
論
壇：可以自行設(shè)置分論壇和議題，為用戶提供了一個(gè)信息交流、思想溝通和問題討論的空間，實(shí)現(xiàn)開放、平等、自由的談?wù)摵桶l(fā)言，進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等。
網(wǎng)絡(luò)會(huì)議：當(dāng)組織需要與異地員工或分支機(jī)構(gòu)開會(huì)時(shí)，不必將他們召回而費(fèi)時(shí)費(fèi)力，可以通過網(wǎng)絡(luò)會(huì)議來實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程即時(shí)溝通，如果配上攝像頭就可以達(dá)到視頻會(huì)議的效果。
語音聊天：通過語音聊天，可以實(shí)現(xiàn)用戶在不離開座位的情況下進(jìn)行面對面般的會(huì)話，不必
找電話號(hào)碼和打電話，更不必親自去找人，節(jié)省大量時(shí)間，提高辦事效率。
聊 天 室：在聊天室，用戶可以更加輕松、直接的與同事交流情感，互通信息，不受任何限制，建立融洽的團(tuán)隊(duì)關(guān)系。
投
票：通過網(wǎng)上投票，領(lǐng)導(dǎo)層可以直接看到員工對某一問題的傾向性和態(tài)度，在人事任免、業(yè)務(wù)規(guī)劃、組織調(diào)整、文化建設(shè)等問題上得到第一手準(zhǔn)確信息，從而作出正確的選擇，避免決策失誤?？梢宰杂稍O(shè)置投票主題。
1.4 日常辦公
手機(jī)短信：包括個(gè)人手機(jī)短信和公共手機(jī)短信，支持個(gè)人付費(fèi)和公司付費(fèi)?？梢苑奖愕慕o同事、朋友、客戶等群發(fā)短信，即使員工不在公司也可以保持時(shí)時(shí)溝通，并建立更加緊密的客戶關(guān)系。支持群發(fā)。
任務(wù)管理：上級(jí)給下級(jí)分配任務(wù)，并在線監(jiān)督指導(dǎo)，建立一個(gè)任務(wù)組，可以共享資料、信息，并在線討論，下級(jí)能夠察看自己所領(lǐng)取的任務(wù)內(nèi)容、期限，以合理安排時(shí)間。
·4· OA功能描述 會(huì)議管理：包括會(huì)議申請、會(huì)議查詢、會(huì)議管理（會(huì)議審批、會(huì)議紀(jì)要、紀(jì)要?dú)w檔、會(huì)議維護(hù)、會(huì)議室設(shè)置）等。建立現(xiàn)代化的會(huì)議制度，確保會(huì)議的必要性和功效性。
1.5 公文管理
在網(wǎng)上填寫申請報(bào)告，并發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，負(fù)責(zé)人可以在網(wǎng)上直接對文件進(jìn)行修改、審批，注明審批意見，支持痕跡保留、電子蓋章或手寫簽名。文件可以在多個(gè)審批人之間按順序自動(dòng)流轉(zhuǎn)，文件的審批過程可以由用戶自己設(shè)定。
公文管理是政府部門尤為重視的功能，公文做的優(yōu)劣與否將極大程度上影響政府部門對OA的采購選擇。目前公文收發(fā)文已經(jīng)越來越人性化，例如華天動(dòng)力在其新版本中新增的“秘書節(jié)點(diǎn)”就很大程度上的解決了政府部門中一個(gè)最常見也最重要的問題。領(lǐng)導(dǎo)有回復(fù)之后全部交由秘書按照其指示進(jìn)行下一步的審批。
具體功能包括：
公文類別：建立公文類別，如行政類、財(cái)務(wù)類、人事類等； 流程管理：建立固定的公文審批流程； 公文模板：建立標(biāo)準(zhǔn)的公文模板格式；
公文監(jiān)控：監(jiān)控公文的流轉(zhuǎn)步驟和審批狀態(tài)，以便進(jìn)行催辦； 公文處理：根據(jù)流程要求，閱讀、審批或者歸檔公文。
1.6 系統(tǒng)維護(hù)
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和設(shè)置，包括部門、員工等資料導(dǎo)入。
用戶管理：用戶資料的錄入、維護(hù)等管理，包括帳號(hào)設(shè)置、調(diào)崗等。
權(quán)限管理：用戶權(quán)限的分配與設(shè)置。
數(shù)據(jù)備份：內(nèi)部數(shù)據(jù)的備份。
·5· OA功能描述 個(gè)人設(shè)置：包括通訊組、個(gè)人描述、頭像簽名、修改密碼、自定義桌面?？梢栽O(shè)置個(gè)人的通訊組成員，更加方便的查到自己常用的電話。選擇自己喜歡的頭像并寫下自己的座右銘。修改密碼以確保自己的帳號(hào)安全。
客戶端下載：使用客戶端，即使您不登陸本系統(tǒng)，也能完成收發(fā)文件、發(fā)送短信、自動(dòng)升級(jí)等工作，并可以通過客戶端直接登錄系統(tǒng)，既可以提高電腦速度，又節(jié)約上網(wǎng)時(shí)間，提高辦事效率。
·6·
第五篇：OA系統(tǒng)介紹及如何寫郵件
OA功能介紹
1、功能模塊 模塊內(nèi)容簡要說明
2、工作流 表單制作、流程設(shè)定、審批處理、流程催辦、流程統(tǒng)計(jì)等。
3、新聞公告 包含“公告管理”、“新聞管理”，管理新聞公告的擬稿、審核、發(fā)布與查詢；可自定義增加發(fā)布欄目。
4、電子郵件 內(nèi)部郵件、POP3郵件收發(fā)，郵件管理。
5、文檔中心 公共文件夾的建立與權(quán)限分配，文件上傳與管理。
6、工作計(jì)劃 部門或個(gè)人周計(jì)劃、月計(jì)劃的起草、審核、發(fā)布及執(zhí)行反饋。
7、工作報(bào)告 撰寫工作日報(bào)、周報(bào)、月報(bào)或其他總結(jié)匯報(bào)，可提交上級(jí)審閱。
8、行政綜合 “調(diào)查投票”、“員工評(píng)選”、“外出登記”、“重要提醒”等模塊。發(fā)起主題投票、問卷調(diào)查管理；評(píng)選先進(jìn)員工；登記外出及返回時(shí)間；設(shè)定重要事件的定時(shí)自動(dòng)在某個(gè)或某幾個(gè)固定時(shí)間提醒的事件等。
9、任務(wù)安排 工作任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行、轉(zhuǎn)發(fā)，任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控。
10、個(gè)人辦公 管理個(gè)人工作日程安排；管理個(gè)人日志，日志內(nèi)容可共享給上級(jí)、本部門或所有人；建立個(gè)人網(wǎng)絡(luò)文件夾；修改個(gè)人資料及密碼；設(shè)定工作審批授權(quán)、上傳手寫簽名樣式；建立個(gè)人的聯(lián)系人系統(tǒng)等。
11、企業(yè)文化 包含“電子論壇”、“電子期刊”、成長歷程、企業(yè)格言、歡迎新同事、文體活動(dòng)等模塊。
12、手機(jī)短信 通過網(wǎng)關(guān)收發(fā)手機(jī)短信，可以建立個(gè)人通訊錄、常用短語。
13、知識(shí)管理 知識(shí)文檔的分類，知識(shí)的建立與查詢。
14、會(huì)議管理 會(huì)議的計(jì)劃安排登記，會(huì)議紀(jì)要管理，會(huì)議查詢管理。
15、車輛管理 車輛資料記錄、車輛使用管理、用車申請管理。
16、用品管理 用品分類登記，入庫、領(lǐng)用申請與審批，領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
17、資產(chǎn)管理 資產(chǎn)分類及登記，使用、歸還、維修、清理、折舊管理。
18、圖書管理 管理圖書資料，圖書借閱、歸還管理。
19、合同管理 企業(yè)合同的錄入、借閱、終止、銷毀及查詢管理。20、證照管理 管理企業(yè)證照，設(shè)置到期查詢，自動(dòng)到期提醒。
21、報(bào)表中心 定義需要填報(bào)的報(bào)表類別、格式，網(wǎng)上填報(bào)報(bào)表內(nèi)容。
22、常用查詢 常用公共信息的管理與查詢。
如何寫郵件
如何寫郵件
（一）一、書面勝于口頭。你做過什么，要去做什么，需要?jiǎng)e人做什么，寫郵件發(fā)出去，以后起爭執(zhí)了就是證據(jù)，年終盤點(diǎn)也知道你每天都干了些什么。written is always better than oral（書面強(qiáng)于口頭）。長此以往，極度鍛煉書寫能力。
二、搞清楚TO，CC，BCC，F(xiàn)W To，收件人，也就是要主要閱讀這郵件的人放去TO；
CC，相關(guān)人等，需要了解信息，你的直接主管一定要去CC，不然你做了很多事情，大家都不知道。
BCC，加密抄送人，放你的下屬。很多人會(huì)犯的錯(cuò)誤就是把下屬也放在抄送。FW，用得最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)后加個(gè)批示 XXX，pls。follow。（請?zhí)幚恚?。有些事情你無法決定，或者說超出你的權(quán)限，也需要轉(zhuǎn)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，請求領(lǐng)導(dǎo)批示。還有一些不是需要批示，只是給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)信息。最忌諱的不是什么都不寫地原文轉(zhuǎn)發(fā)，而是僅僅寫個(gè)FYI（for your information），領(lǐng)導(dǎo)不是你的下屬，F(xiàn)YI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。
三、關(guān)于回復(fù)（Re）
禮貌上講，郵件中涉及的人都需要回復(fù)在相應(yīng)的位置，并且包含原文。只回復(fù)一個(gè)人是極度不禮貌的。
四、關(guān)于已讀回執(zhí) 通常兩個(gè)功能：
(一)、很重要的郵件，需要知道對方是否讀過，這個(gè)很重要，是內(nèi)容重要而不是時(shí)間緊迫，因?yàn)槿绻切枰谙薅ǖ臅r(shí)間內(nèi)讀，就需要用郵件的優(yōu)先級(jí)功能了。
(二)、是個(gè)人目的看收件人究竟打開過沒有。
五、關(guān)于優(yōu)先級(jí)
我很討厭那種經(jīng)常不分狀況用優(yōu)先級(jí)的人，加了感嘆號(hào)的郵件紅色顯示總歸會(huì)引起閱讀者的重視，但是發(fā)這樣的郵件一定要看是否必要。真正失火了要救，發(fā)這種郵件是無濟(jì)于事的。所謂重要，需要發(fā)件人很好地判斷。
六、關(guān)于群發(fā)
企業(yè)郵件系統(tǒng)的好處就是每個(gè)staff都赫然在錄，不需要像私人的address book，要自己維護(hù)，所以群發(fā)起來特別順手?？墒?，不是任何事情都需要群發(fā)，你可能覺得收件人可以自己選擇是否刪除，而實(shí)際上郵件數(shù)量多的人收到這種不相關(guān)的郵件是很惱火的，并不是每個(gè)人都有秘書可以幫忙刪除掉這些無關(guān)的信息。
一般來說，我們可以接受的群發(fā)事由不過是：HR的通知，Admin的通知，某重要人物的離職，來自GM office的公文……
我們最厭惡的群發(fā)是：某人休假通知，改手機(jī)號(hào)碼通知，say goodbye的散文……
七、關(guān)于自動(dòng)回復(fù)
這里我不是說收到每封郵件都會(huì)給回復(fù)的這種自動(dòng)回復(fù)，而是特別指Out of Office的自動(dòng)回復(fù)。這其實(shí)是個(gè)很好的功能，我不贊成每封郵件都自動(dòng)設(shè)置回復(fù)，但是一旦休假了，誰take care你的工作，你幾時(shí)回來，urgent case如何聯(lián)絡(luò)你，放在自動(dòng)回復(fù)里是很方便的。真正需要找你的人一旦發(fā)了郵件給你就能知道你已經(jīng)休假了，而不需要你事先群發(fā)每個(gè)人你的休假?zèng)Q定。
八、關(guān)于簽名檔
專業(yè)一點(diǎn)的公司都會(huì)要求統(tǒng)一的簽名檔，你的名字、職位、電話、傳真、郵件，可能還有公司的Logo或者網(wǎng)址。
你改了電話，只需要改簽名檔就可以了，經(jīng)常找你的那幾個(gè)人，你可以單獨(dú)發(fā)郵件甚至短信通知，而絕對沒必要群發(fā)。
如何寫郵件
（二）給直屬領(lǐng)導(dǎo)寫郵件
一、匯報(bào)工作。
總結(jié)自己干了些什么，郵件正文需要提綱挈領(lǐng)，二、請求批示
寫清楚什么事，如果領(lǐng)導(dǎo)完全不知道的事，還需要補(bǔ)充背景資料，更重要的一條是不要只提出問題不提出解決方案。
當(dāng)然前因后果實(shí)在太復(fù)雜的話，還是帶上相關(guān)資料面對面匯報(bào)更節(jié)約時(shí)間。時(shí)刻記住當(dāng)一封郵件需要的閱讀時(shí)間超過十分鐘，電話或者face to face會(huì)是更經(jīng)濟(jì)的選擇。曾經(jīng)遇到過一個(gè)特別擅長寫郵件的女同事，洋洋灑灑每次前因后果一大堆，十分鐘都看不完。她的郵件顯然是任何一個(gè)人看到就會(huì)皺眉的。
三、轉(zhuǎn)發(fā)資料
可能你作了什么報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)忽然需要調(diào)用，你發(fā)過去，最重要的就是寫清楚主題。
再次強(qiáng)調(diào)主題的重要性，很討厭我的下屬發(fā)東西給我不寫主題，因?yàn)槲宜形募即鏅n的，以后查找就是按主題搜索。領(lǐng)導(dǎo)的信息存儲(chǔ)量更大，沒有一個(gè)正確的主題是很不職業(yè)的。（所謂細(xì)節(jié)決定成敗，這些都是細(xì)節(jié)，卻也可以是一個(gè)人良好的職業(yè)習(xí)慣。）
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