第一篇:行政辦公室崗位職責(zé)(實用版)
行政辦公室崗位職責(zé)定崗定編
1、行政辦公室設(shè)置崗位為8人,崗位同組織架構(gòu)所示;
2、打假工作由于還沒有開展,暫沒有專人負(fù)責(zé),由行政主管兼職,因此目前行政辦公室編制為7人;
一、行政辦公室各人員職責(zé)細(xì)分
1、行政助理
(1)前臺接待:
A來訪接待;無關(guān)人員的阻擋;
B公司電話的接聽與轉(zhuǎn)接;掌握公司概況,能夠回答一般性問題,提供常規(guī)非保密信息; C票務(wù)預(yù)訂、酒店賓館等預(yù)訂;需要發(fā)生的相關(guān)費用的支付等; D收發(fā)郵件,快遞等;相關(guān)費用的談判以及支付;
E及時記錄公司其他部門人員的對行政辦公室的需求,并及時匯報給相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員;(2)辦公用品的管理;
A辦公用品的種類以及使用說明(采購價格,預(yù)計使用數(shù)量);
B每月8日到10日對各部門及辦事處辦公用品的需求調(diào)查,主要是特殊辦公用品; C辦公用品的管理,即庫存盤點,臺賬管理(采購記錄,派發(fā)或領(lǐng)用記錄); D辦公用品的費用統(tǒng)計,按部門統(tǒng)計后匯總,每月28日完成;
E對于行政庫的管理,物品寄存以及提取要用相應(yīng)的登記表格支持,行政庫要符合6S規(guī)范;(3)考勤管理及假期管理
A熟練掌握公司考勤制度以及請休假制度,并嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行情況;
B每月5日完成各部門及辦事處的月考勤表格的收集及審核,7日前將月考勤匯總上交人資辦公室; C每月5日完成本部打卡考勤人員的考勤記錄,并按照相關(guān)制度做好備注; D對于需要打卡考勤人員的指紋錄入以及工號記錄工作;
E對于每月員工請休假情況的收集以及審核,并填入月考勤匯總表; F對于每月員工加班情況的收集以及審核,并填入月考勤表格;
G本部常駐辦公室員工的外出登記留檔工作的開展與相關(guān)制度維護(hù);(4)行政費用交納
A公司駐哈爾濱各機(jī)構(gòu)電費、水費等交納;按月交納;并記錄費用;
B公司駐哈爾濱各機(jī)構(gòu)電話費以及網(wǎng)絡(luò)費用交納,按季度交納;并記錄費用; C名片制作的申請審核、制作以及相關(guān)費用核銷;(5)辦公用品的采購
A公司辦公用品的市場價格調(diào)查,每月更新一次,并和目前的價格進(jìn)行對比; B公司辦公用品采購定點采購的實施,以及相關(guān)合同的簽訂; C辦公用品采購記錄的更新以及每月提交;
D辦公用品采購集中化,即每月進(jìn)行一次采購;特殊需求保持每半月一次采購;(6)會議的協(xié)調(diào)與開展
A會議通知的擬制與下達(dá),即會議時間、地點、出席人員以及會議流程等; B會議服務(wù),會場布置以及相關(guān)物品的準(zhǔn)備;參與人員的食宿安排事宜;
C會議結(jié)束后,收尾工作的進(jìn)行;即相關(guān)款項的結(jié)算,會場整理,會議紀(jì)要及相關(guān)產(chǎn)出的留檔等。(7)公司各種形式活動的組織、協(xié)調(diào)
A活動的創(chuàng)意溝通、方案擬定以及活動通知事宜;
B活動的準(zhǔn)備,執(zhí)行以及效果評估,如參與人數(shù)、獎勵形式等等; C活動中與各部門的溝通協(xié)調(diào)工作;(8)公司車輛管理
A行政及倉儲車輛的加油管理,油卡充值以及費用核銷工作; B行政車輛的派車單審核及里程統(tǒng)計,里程以及用油情況的記錄與監(jiān)控(每10天一次); C行政及倉儲車輛駕駛員的加班以及考勤管理工作;(9)公司本部辦公區(qū)管理
A公司內(nèi)部位置圖整理與規(guī)范,各人員位置卡的監(jiān)督與實施; B會議室、洽談室等公共使用空間的預(yù)定以及監(jiān)督使用; C公司員工午餐管理,即午餐地點以及相關(guān)設(shè)備的監(jiān)督使用;
D公司所有房間、辦公室、本部辦事處機(jī)構(gòu)、文件柜等的鑰匙管理,以及鑰匙備份保管; E公司行政庫的庫存管理;
(10)公司本部衛(wèi)生保潔以及辦公家具管理
A每日上午11點到12點之間在公司本部各辦公室巡查衛(wèi)生情況;填寫衛(wèi)生巡查打分表; B每日與保潔員溝通,發(fā)現(xiàn)問題及時解決;確立清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn); C每周觀察并調(diào)查辦公家具的使用情況,發(fā)現(xiàn)問題及時記錄;
D根據(jù)辦公家具出現(xiàn)的問題選擇與維修工或者家具公司聯(lián)系解決問題;
E公司綠化以及飲水管理,飲水每天巡查一次,及時更換以及訂購;綠化每天觀察一次; F公司報刊雜志書籍等物品的日常維護(hù)以及保管工作;(11)日常辦公
A完成部分文件的打印、復(fù)印以及文字工作(擬制等);各種制度文件的通知、發(fā)放以及備檔;
B公司OA系統(tǒng)中公共信息模塊的日常維護(hù),將維護(hù)要求提交網(wǎng)絡(luò)管理員; C公司通訊錄的及時更新,以便別人查詢;
D對工作中出現(xiàn)的問題及時匯報,提出改進(jìn)意見或解決方案; E自己職責(zé)中相關(guān)項目的制度的擬制、執(zhí)行、改善以及重新制定; F公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時其他工作;但需綜合部經(jīng)理的許可; G每日、每周以及每月工作計劃和總結(jié);
2、網(wǎng)絡(luò)管理員
(1)辦公室裝修管理以及整體布線管理
A公司辦公室租賃后的裝修設(shè)計,裝修公司的選擇,預(yù)算的審核以及費用支付; B公司辦公室功能設(shè)計,工位設(shè)計以及配合功能和工位的電氣化網(wǎng)絡(luò)化布線工作; C布線圖、裝修圖的保管以及后期改善時的維護(hù)工作;
D后期裝修出現(xiàn)質(zhì)量問題時,與裝修公司的溝通以及問題解決;(2)辦公設(shè)備以及辦公家具保養(yǎng)維護(hù)、管理工作
A辦公設(shè)備,如打印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、一體機(jī)、電腦等設(shè)備的維護(hù)維修工作,保證日常使用; B辦公家具,如桌椅、文件柜等的定期檢查,出現(xiàn)問題及時解決; C辦公設(shè)備耗材的及時更換以及必要的行政備庫,保證日常使用;
D辦公設(shè)備以及家具的驗收、確實無法修復(fù)或者使用的報廢申請以及審核工作;(3)公司各機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)運行和維護(hù)
A規(guī)劃整體公司本部的網(wǎng)絡(luò)接入情況,確保各個工位以及電腦的網(wǎng)絡(luò)暢通; B對公司辦事處機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)做好登記,以便出現(xiàn)問題時能夠及時協(xié)助解決; C公司整個地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)及IP地址的登記制度,以及各種人員網(wǎng)絡(luò)使用的監(jiān)控; D公司電話網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)以及分機(jī)號的管理與登記;(4)公司OA系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)以及管理
A公司OA系統(tǒng)的ID開通以及人員離職時的ID刪除;
B公司OA系統(tǒng)在辦公用電腦上的安裝以及登入調(diào)試;出現(xiàn)問題協(xié)助解決;
C公司OA系統(tǒng)的功能設(shè)計、模塊開發(fā)、故障排除等工作;OA中重要信息的及時備份; D公司OA系統(tǒng)的未審批文件或者滯留文件每隔一個月列出,請請示綜合部經(jīng)理進(jìn)行刪除; E公司OA通訊錄的更新,以及相關(guān)文件的定期整理歸類工作; F公司OA各功能模塊的不斷完善,根據(jù)需求提供更好的方便;(5)辦公設(shè)備及家具的采購事宜(即大部分固定資產(chǎn)類)
A辦公設(shè)備及家具的采購申請閱讀并與采購要求人的詳細(xì)溝通; B辦公設(shè)備及家具的詢價以及比價(詢價至少三家);
C辦公設(shè)備及家具的供應(yīng)商談判,有合適的申報為定點采購單位并記錄在案;
D辦公設(shè)備及家具的借款,購買,核銷以及交付使用人的過程掌握和監(jiān)督;每周一進(jìn)行采購; E特殊辦公設(shè)備以及家具采購時需與綜合部經(jīng)理或總經(jīng)理溝通確認(rèn)后方可進(jìn)行; F采購記錄以及每月費用列表,要求每月28日提交綜合部經(jīng)理;并加入采購分析; G采購出現(xiàn)問題時,售后的處理;
(6)公司本部固定資產(chǎn)管理及外阜辦事處機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)協(xié)助管理
A在公司本部會同財務(wù)部進(jìn)行固定資產(chǎn)的巡查盤點,對盤點情況進(jìn)行匯總,整理; B建立固定資產(chǎn)臺賬,即對固定資產(chǎn)進(jìn)行登記;固定資產(chǎn)卡片或標(biāo)簽的制作以及編碼; C對固定資產(chǎn)保管人進(jìn)行列表以及簽字確認(rèn),重要人員離職時要完成固定資產(chǎn)交接; D結(jié)合采購記錄以及財務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù),對固定資產(chǎn)定期核對,做到賬賬相符,賬實相符;
E固定資產(chǎn)的第一負(fù)責(zé)人為各部門及辦事處負(fù)責(zé)人,配合各機(jī)構(gòu)完成固定資產(chǎn)管理以及臺賬建立; F固定資產(chǎn)的折舊的制定、審核以及相關(guān)處理;
G固定資產(chǎn)的外借、調(diào)撥、其他處理以及盤點出現(xiàn)盤虧時候的審核、報批的工作;落實處理結(jié)果; H負(fù)責(zé)安排,組織、檢查以及督促各兼職固定資產(chǎn)管理員(各部門助理)以及負(fù)責(zé)人的工作; I固定資產(chǎn)報廢審核以及報批工作;報廢固定資產(chǎn)的處理結(jié)果的執(zhí)行與落實;
J各機(jī)構(gòu)每月10日固定資產(chǎn)匯總的收集,以及整體公司固定資產(chǎn)匯總在20日提交綜合部經(jīng)理;(7)計算機(jī)信息資料管理,公司服務(wù)器維護(hù)
A公司電子文檔類信息資料定期收集及保管,含員工辦公電腦以及服務(wù)器內(nèi)部; B公司OA服務(wù)器,財務(wù)服務(wù)器的維護(hù);確保公司正常的工作運行;(8)日常辦公
A協(xié)助行政助理進(jìn)行行政庫房的管理(行政助理因事外出時); B對工作中出現(xiàn)的問題及時匯報,提出改進(jìn)意見或解決方案; C自己職責(zé)中相關(guān)項目的制度的擬制、執(zhí)行、改善以及重新制定; D公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時其他工作;但需綜合部經(jīng)理的許可; E每日、每周以及每月工作計劃和總結(jié);
3、維修管理(萬能工)
(1)組織協(xié)調(diào)公司員工宿舍的管理
A制定以及監(jiān)督執(zhí)行員工宿舍管理制度,包含入住登記以及清潔衛(wèi)生等; B負(fù)責(zé)宿舍內(nèi)部公共用品的管理,水、電、鎖、暖等設(shè)施等維護(hù); C負(fù)責(zé)宿舍內(nèi)固定資產(chǎn)的盤查與保管,保證每周進(jìn)行一次清點;(2)公司新開設(shè)機(jī)構(gòu)以及現(xiàn)有機(jī)構(gòu)裝修的驗收工作
A對于裝修使用材料的監(jiān)督以及價格審核;
B全程跟進(jìn)整個裝修過程,對于裝修的時間進(jìn)度和出現(xiàn)的問題及時解決;
C裝修完畢后,結(jié)合裝修圖紙以及報價單等,對整個裝修進(jìn)行驗收,問題記錄與反饋; D保管好裝修圖紙以及布線圖紙,及時備檔給公司;(2)公司本部及辦事處機(jī)構(gòu)裝修、家具、水電的維修工作
A保證每周一次對于公司在哈爾濱各機(jī)構(gòu)的巡視巡查工作,出現(xiàn)問題及時記錄并提出解決方案; B與物業(yè)、房東等的溝通以及相關(guān)協(xié)調(diào)工作;
(3)公司哈市各售點商場裝修工作,以及日常維護(hù)工作
A按照維修需求申請單的信息,完成各商場出現(xiàn)的維修工作,并填寫維修記錄單;
B保證每月對哈市商場至少一次的維修拜訪,觀察哈市各商場固定資產(chǎn)情況(柜臺、燈箱以及必要設(shè)備); C建立哈市各商場固定資產(chǎn)手工賬目,逐個商場與財務(wù)核對,從而規(guī)范哈市各商場的固定資產(chǎn)管理;(4)公司庫房損壞物料的維修
A每月在庫房維修物料的時間不超過3天,并盡量集中進(jìn)行維修;主要是柜臺維修; B已維修好物料的入庫辦理;
C無法進(jìn)行維修物料報廢的申請以及審核;
(5)維修用各種物料及工具的采購、使用以及庫存管理; A維修用品的采購流程的執(zhí)行,以及盡量保證定點采購的完成;采購記錄的匯總; B維修用品的合理使用,以節(jié)約節(jié)省為原則;
C維修用品的庫存保管,即購買、保管以及使用情況的詳細(xì)記錄;盡量保持零庫存運作;(6)日常辦公
A協(xié)助行政助理進(jìn)行一些費用交納的工作;
B對工作中出現(xiàn)的問題及時匯報,提出改進(jìn)意見或解決方案; C自己職責(zé)中相關(guān)項目的制度的擬制、執(zhí)行、改善以及重新制定; D公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時其他工作;但需綜合部經(jīng)理的許可;
3、打假專員
(1)對公司、品牌以及產(chǎn)品性能的了解
A及時了解公司產(chǎn)品;產(chǎn)品外觀與專利情況;
B清楚公司的品牌內(nèi)涵,品牌要求以及侵權(quán)的體現(xiàn);(2)侵權(quán)產(chǎn)品的初步調(diào)查
A在全省范圍對侵犯我公司權(quán)益產(chǎn)品進(jìn)行定期調(diào)查,每月15日到20日進(jìn)行; B發(fā)放調(diào)查表以及收集匯總相關(guān)表格;
C隨時接受全省銷售人員的舉報,并完成記錄核實工作;加強(qiáng)與銷售人員的合作和溝通; D根據(jù)調(diào)查情況以及舉報情報,確定打擊的重點侵權(quán)產(chǎn)品; E與工廠方面溝通,詢問該侵權(quán)產(chǎn)品的打擊情況以及打擊價值;(3)侵權(quán)產(chǎn)品的深入調(diào)查
A深入了解確定調(diào)查侵權(quán)產(chǎn)品的銷售地點、渠道以及貨源地點,存放倉庫等信息; B調(diào)查侵權(quán)產(chǎn)品的銷售資料,以及銷售證據(jù),請公司同事協(xié)助進(jìn)行取證工作; C調(diào)查侵權(quán)產(chǎn)品主要負(fù)責(zé)人的有關(guān)情況,綜合所有調(diào)查信息,匯報總經(jīng)理; D調(diào)查工作的準(zhǔn)確性,保密性以及調(diào)查分析;(4)打擊方案的制定與實施
A綜合分析后,制定有效的打擊方案和打假流程,并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn); B與工廠和有過此侵權(quán)產(chǎn)品的打擊經(jīng)驗的省份方面溝通,獲得一定的幫助; C組織協(xié)調(diào)工商、質(zhì)檢、公安以及媒體等方面;進(jìn)行有效投訴;
D密切聯(lián)系和公關(guān)當(dāng)?shù)貓?zhí)法部門,保證打擊工作的順利開展;并注意個人信息的保密以及安全; E完成打擊方案,對每次打擊進(jìn)行拍照以及總結(jié)記錄工作;(5)打假的后續(xù)工作
A打假進(jìn)行前后與工廠的有效溝通,相關(guān)資料的整理; B整個打擊活動后的費用申請及報批,以及后期核銷工作;
C打擊后的跟蹤監(jiān)測,以防打擊的侵權(quán)產(chǎn)品死灰復(fù)燃;必要的情況進(jìn)行刑事打擊;(6)打假的系統(tǒng)性工作
A建立長期信息情報網(wǎng)絡(luò)以及專門的信息庫,倚靠各辦事處負(fù)責(zé)人和打假專員與當(dāng)?shù)貓?zhí)法部門建立溝通; B建立侵權(quán)情況檔案庫,針對侵權(quán)人、侵權(quán)商家或區(qū)域、以及侵權(quán)產(chǎn)品進(jìn)行重點監(jiān)控;持續(xù)跟進(jìn); C能夠接受經(jīng)常出差的工作性質(zhì),根據(jù)工作需要調(diào)整自己的作息時間;
D能夠不斷總結(jié)、計劃、改善、執(zhí)行各種打假工作中的流程以及方法,并推廣到全省范圍;(7)日常辦公
A協(xié)助行政辦公室其他同事進(jìn)行外阜辦事處機(jī)構(gòu)的巡查監(jiān)督的工作,匯報相應(yīng)的情況; B對工作中出現(xiàn)的問題及時匯報,提出改進(jìn)意見或解決方案; C自己職責(zé)中相關(guān)項目的制度的擬制、執(zhí)行、改善以及重新制定; D公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時其他工作;但需綜合部經(jīng)理的許可; E每日、每周以及每月工作計劃和總結(jié);
4、保潔員
(1)公司本部清潔衛(wèi)生工作
A熟悉并清楚公司清潔衛(wèi)生制度以及清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),并在工作中進(jìn)行落實; B公司本部各房間每日衛(wèi)生保潔,上午進(jìn)行保潔,下午進(jìn)行清理以及查漏補(bǔ)缺; C公司哈市宿舍每半月一次的衛(wèi)生保潔工作; D公司專用清潔工具的使用以及保管;(2)公司綠植簡單養(yǎng)護(hù)工作
A公司綠植相關(guān)維護(hù)知識的了解和掌握;
B對于公司綠植進(jìn)行定期澆水、施肥、松土以及病蟲防治工作;
C保管好綠植使用工具,化肥以及農(nóng)藥;(3)日常辦公
A協(xié)助行政助理做前臺接待工作(每天中午及行政助理外出時);
B對工作中出現(xiàn)的問題及時匯報,提出改進(jìn)意見或解決方案;尤其是6S管理情況; C向公司員工宣導(dǎo)衛(wèi)生常識,勸導(dǎo)并制止不衛(wèi)生、不文明的現(xiàn)象和行為; D公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時其他工作;但需綜合部經(jīng)理的許可;
5、行政車輛
(1)對于公司關(guān)于車輛和人員相關(guān)制度與流程的了解 A認(rèn)真執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和工作流程;
B對于交通法規(guī)的學(xué)習(xí)和了解;按照交通法規(guī)以及相關(guān)要求進(jìn)行駕駛; C及時掌握哈市道路通行情況以及全省主要交通道路情況;
D遵守并服從公司行政主管的車輛調(diào)度,如公司高層管理人員調(diào)度車輛,需向行政主管報備; E保證在外行車時,公司綜合管理部以及行政辦公室人員能夠聯(lián)系上。(2)安全行車,并做好行車記錄
A按照公司要求每次派車都做好行車記錄,即出行時間、本次出車?yán)锍?、車輛用途以及使用人簽字; B負(fù)責(zé)公司所分配車輛的駕駛,嚴(yán)禁除公司高級管理人員外的其他人員駕駛所分配的車輛; C嚴(yán)禁疲勞駕駛,超速駕駛以及在車輛存在故障的情況下駕駛;適當(dāng)休息;
D出差期間,協(xié)助車輛使用人完成出差期間的工作;盡量配合車輛使用人的用車習(xí)慣,安全為第一原則; E負(fù)責(zé)所分配車輛的管理與存放(除公司高級管理人員自保管的情況外)。F自覺做到不違章行車、不私自用車、不酒后開車、不開賭氣車。(3)車輛保潔、保養(yǎng)與維修
A保持車輛的內(nèi)外整潔,每日上午擦洗車輛,每天下午進(jìn)行車內(nèi)整理;
B根據(jù)車輛行駛情況,經(jīng)常進(jìn)行車輛保養(yǎng),保持車輛以良好的狀態(tài)運行;保養(yǎng)盡量在4S店進(jìn)行; C車輛出現(xiàn)故障時,到指定地點或者合適的地點維修,并提供詳盡、有效的費用明細(xì)及發(fā)票; D每月對車輛進(jìn)行一次較為詳細(xì)的檢查檢修,查看車輛情況;(4)車輛相關(guān)手續(xù)以及費用繳納
A保管好車輛隨車證件、手續(xù)等;出車時保證證件齊全; B協(xié)助辦理停車場、牌照、年檢以及相關(guān)車輛證件手續(xù);
C協(xié)助公司進(jìn)行保險報案、理賠等事宜的處理;負(fù)責(zé)協(xié)助公司車輛安全事故的調(diào)查; D根據(jù)實際情況提出車輛使用物品的采購需求,并按照公司流程主導(dǎo)完成采購工作; E車輛相關(guān)費用的繳納以及費用的初步審核,和核銷工作;(5)日常辦公
A協(xié)助行政助理完成一些必要固定費用的外出繳納工作;
B必要時候協(xié)助倉儲辦公室駕駛面包車輛送貨;或者使用行政車輛進(jìn)行發(fā)貨;
C滿足公司各部門的用車需求,根據(jù)車輛需求單以及行政主管的安排協(xié)助各部門工作;
D及時使用油卡完成加油工作,并記錄每次加油金額以及間隔的里程數(shù),匯報給行政助理記錄; E協(xié)助行政辦公室完成物品采購工作,協(xié)助車載物品的搬運和看管; F出差時負(fù)責(zé)整個過程中差旅費用的支出、票據(jù)保管以及費用報銷工作; G對工作中出現(xiàn)的問題及時匯報,提出改進(jìn)意見或解決方案; H公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時其他工作;但需綜合部經(jīng)理的許可;
6、行政主管(1)對行政助理的管理
A每日來訪紀(jì)錄,對于有價值信息的紀(jì)錄,以及及時反饋的跟蹤;要求每日表格更新;
B對于辦公用品采購記錄,派發(fā)紀(jì)錄以及費用明細(xì)表格的審查;隨時表格更新;
C定期了解采購價格情況,以及確定供應(yīng)商情況;主管自己定期審核價格表;
D不定期抽查行政小庫情況,盤點,至少保證一個月一次;庫存清點表要在小庫內(nèi)懸掛并及時填寫;
E每月審核考勤制作情況,不斷改善考勤和請休假的制度;OA上跟進(jìn),并審核表格;
F行政費用表格的設(shè)計、安排填寫以及定期抽查;每次報銷費用時,將表格電子版先審核過才能簽字;
G公司會議以及各種活動的組織協(xié)調(diào),計劃方案提出以及費用審核;行政主管自己制作計劃方案; H公司車輛里程審核以及用油計算的審核;表格每周更新一次相關(guān)數(shù)據(jù)和信息;
I公司內(nèi)部辦公室位置以及保潔衛(wèi)生、家具等巡查。保證每周一次,行政主管記錄問題;(2)對網(wǎng)絡(luò)管理員的管理
A公司辦公室裝修工作的設(shè)計參與以及價格談判,定期巡查辦公室發(fā)現(xiàn)問題并記錄溝通;
B每半月和網(wǎng)絡(luò)管理員對公司OA各模塊進(jìn)行檢查,做OA的清理和OA工作的檢查;
C保持每月一次和各部門及辦事處助理的溝通,了解OA使用需求,增加模塊,要求溝通記錄;
D固定資產(chǎn)的臺賬,對于公司本部的固定資產(chǎn)的定期盤查,與臺賬的核對;
E采購流程的監(jiān)控,采購紀(jì)錄,不定期抽查價格;每次采購報銷費用時,將表格電子版先審核過才能簽字;
F保證對公司重要信息資料的備份,對于公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及計算機(jī)使用不定期檢查并按制度進(jìn)行處罰;(3)對維修管理的管理
A每月拜訪一次員工宿舍,查看宿舍人員入住登記情況(懸掛在墻),以及宿舍內(nèi)固定資產(chǎn)盤查; B維修記錄申請單以及維修記錄的審查;維修工乘車路線表的審核以及與維修記錄的對應(yīng)情況; C月維修情況匯總表格的設(shè)計、填寫以及維修費用的匯總和分析;
D維修采購工作的審核,不定期抽查價格;每次采購報銷費用時,將表格電子版先審核過才能簽字;(4)對打假專員的管理
A要求打假專員填寫每日行程以及工作簡單記錄,描述一天的工作概況; B侵權(quán)產(chǎn)品調(diào)查表的設(shè)計、檢查以及后期調(diào)查計劃的設(shè)計、參與; C打擊方案的設(shè)計以及具體實施的操控;
D哈爾濱市區(qū)打假的主導(dǎo)與參與,打假專員的職責(zé)履行; E打假工作中公關(guān)、客情以及溝通工作的申請、以及實施; F打假系統(tǒng)性工作的跟進(jìn)和掌控,相關(guān)表格的產(chǎn)出;(5)對保潔員的管理
A不定期的辦公室巡查,宿舍巡查,檢查保潔情況,發(fā)現(xiàn)問題并與保潔員溝通;
B公司綠植的申請、購買以及安置;(6)對行政司機(jī)及車輛的管理
A行政車輛的調(diào)度管理;
B要求行政司機(jī)出車在行政助理處填寫出車情況一覽表;
C車輛相關(guān)手續(xù)的辦理、管理;
D每個行政車輛做一個費用情況記錄,要求行政司機(jī)隨時填寫,按月上繳;
E對于有關(guān)車輛的費用審核;費用報銷時,需提供已經(jīng)填寫的表格;由行政助理按月做成電子版;(7)行政辦公室會議管理以及溝通
A每月5日前將所有行政相關(guān)表格電子版完成匯總,做好分析,召開月工作會議;盡量是所有人員;
B每周如有必要,可召開行政小規(guī)模會議,建議多采取1對1或者1對2的小規(guī)模溝通形式; C每月不少于兩次與各下屬溝通工作問題(1對1),行政主管需提交工作溝通記錄,即問題和解決方式; D每月根據(jù)OA上的采購需求以及其他需求,與各部門或辦事處負(fù)責(zé)人進(jìn)行不少于兩次的溝通; E每月與各辦事處銷售助理進(jìn)行不少于1次的溝通,以巡查各辦事處的行政運作情況; F每周保持一次不少于1小時的與上級主管的溝通,要求做好溝通準(zhǔn)備; G如有必要,與公司高層溝通后負(fù)責(zé)召集公司辦公會議;解決公司問題;(8)各辦事處結(jié)構(gòu)的行政管理
A依托于辦事處負(fù)責(zé)人以及助理對各辦事處進(jìn)行行政管理;
B做出外阜辦事處行政管理制度以及相關(guān)的數(shù)據(jù)表格要求;表格的設(shè)計與收集匯總; C行政主管、打假專員的巡查職責(zé),公司管理人員的檢查;檢查表格的設(shè)計;(9)日常辦公
A貫徹落實本部門崗位職責(zé)以及工作標(biāo)準(zhǔn),對下屬做出工作要求、安排、考核方式以及每月進(jìn)行績效評分;
B每月行政事務(wù)數(shù)據(jù)表格以及相關(guān)資料的匯總、分析以及匯報;
C行政類事務(wù)的制度、流程的擬制,審核以及向上匯報;
D處理行政事務(wù)中出現(xiàn)的突發(fā)事件、投訴以及給予回饋;
E對于公司員工及部門違反行政制度獎罰建議以及獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)后的溝通、發(fā)布;
F協(xié)調(diào)行政部門與各部門之間的工作,協(xié)同合作;
G負(fù)責(zé)組織編寫公司大事記,以及企業(yè)文化的更新等; G對工作中出現(xiàn)的問題及時匯報,提出改進(jìn)意見或解決方案; H公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時其他工作;但需綜合部經(jīng)理的許可
第二篇:行政辦公室崗位職責(zé)
行政辦公室崗位職責(zé)
一、在醫(yī)院主管院長和人力資源部的直接領(lǐng)導(dǎo)下,做好本院的上傳下達(dá)工作,負(fù)責(zé)醫(yī)院的行政管理和日常事務(wù),做好醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)工作。
二、負(fù)責(zé)組織公司各項會議,并做好會前準(zhǔn)備、會中記錄、會后整理會議內(nèi)容及做好會議紀(jì)要的下發(fā)和存檔工作。
三、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)完善員工績效考核機(jī)制和用人機(jī)制,加強(qiáng)對各項工作督促和檢查,建立并完善各項規(guī)章制度,認(rèn)真督辦各部門的工作任務(wù)完成情況。
四、負(fù)責(zé)公司來往文電的處理及保密工作,安排落實檔案資料的保管和歸檔工作。
五、協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)做好職工的思想工作,搞好本公司的精神文明建設(shè),對違規(guī)違紀(jì)人員提出處理意見上報公司行政會議聽取通過后并組織落實。
六、負(fù)責(zé)對外接待工作,塑造公司對外形象。
七、做好醫(yī)院的保障工作,嚴(yán)格車輛、辦公用品等的管理,負(fù)責(zé)醫(yī)院印鑒及各類證、照的辦理、管理和年審工作。
八、及時完成院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)。
第三篇:辦公室行政崗位職責(zé)
辦公室行政崗位職責(zé)
1.建立健全的固定資產(chǎn)管理制度,統(tǒng)籌管理、檢查、指導(dǎo)系統(tǒng)內(nèi)各公司固定資產(chǎn)管理工作;
2.建立健全的合同管理制度,統(tǒng)籌管理公司合同工作;
3.負(fù)責(zé)企業(yè)辦公用品采購,統(tǒng)籌管理工作;
4.負(fù)責(zé)門店端行政事務(wù)對接;
5.負(fù)責(zé)門店人員住宿管理;
6.完成上級安排的其他工作。
辦公室行政崗位職責(zé)21、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)工作;
2、學(xué)習(xí)并協(xié)助商務(wù)標(biāo)書制作;
3、學(xué)習(xí)并能獨立完成廣電竣工資料;
4、完成經(jīng)理交代的其它工作。
辦公室行政崗位職責(zé)31、園區(qū)客戶租金、水電費收付款推進(jìn);
2、園區(qū)物資采購,物資臺賬建立管理;
3、園區(qū)檔案建立、更新、管理;
4、團(tuán)隊組建(人員招聘、離職辦理,日常培訓(xùn)、員工福利等)
5、園區(qū)各類數(shù)據(jù)根據(jù)要求及時完善、更新、反饋;
6、園區(qū)客戶關(guān)系維護(hù),及時響應(yīng)客戶訴求;
5、協(xié)助物業(yè)經(jīng)理或物業(yè)主管推進(jìn)各項園區(qū)管理工作;
辦公室行政崗位職責(zé)41、負(fù)責(zé)分部本部預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整、使用管控及區(qū)域門店整體運營費用管控;
2、負(fù)責(zé)區(qū)域運營費用項目統(tǒng)籌、落地、執(zhí)行;
3、負(fù)責(zé)分部本部資產(chǎn)生命周期管理,協(xié)助分部人力行政經(jīng)理進(jìn)行區(qū)域門店整體資產(chǎn)管控;
4、負(fù)責(zé)區(qū)域證照工作組織實施,協(xié)助分部人力行政經(jīng)理保管證照副本,對門店證照管理工作進(jìn)行合規(guī)檢核;
5、協(xié)助分部人力行政經(jīng)理進(jìn)行印章管理,對用印行為進(jìn)行合規(guī)管控;
6、負(fù)責(zé)區(qū)域所有紙質(zhì)及電子版合同歸檔;
7、協(xié)助分部人力行政經(jīng)理組織、籌備分部各類會議,輸出___,跟蹤會議結(jié)果;
8、負(fù)責(zé)對服務(wù)類供應(yīng)商進(jìn)行維護(hù)與管理;
9、負(fù)責(zé)建立與公司業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的部門及單位的工作聯(lián)系,并進(jìn)行關(guān)系維護(hù),控制區(qū)域重大事件發(fā)生,協(xié)助分部人力行政經(jīng)理協(xié)調(diào)、解決區(qū)域重大事件;
10、根據(jù)分部預(yù)算,對區(qū)域各項采購行為及產(chǎn)生成本進(jìn)行核價、合規(guī)管控;
11、協(xié)助分部人力行政經(jīng)理對門店行政團(tuán)隊進(jìn)行能力提升,提高工作效率;
12、協(xié)助分部人力行政經(jīng)理對門店行政工作進(jìn)行檢核,結(jié)合門店實際工作情況進(jìn)行激勵考核;
13、完成上級安排的其他工作。
辦公室行政崗位職責(zé)51、負(fù)責(zé)管理行政綜合事務(wù),不斷完善行政管理制度,對行政日常工作的執(zhí)行落實、開展協(xié)調(diào)督導(dǎo),確保行政工作合規(guī)、有序、高效;
2、負(fù)責(zé)公司相關(guān)文件、信息的上傳下達(dá)各項材料、信息數(shù)據(jù)收集、文書起草、公文指定,指導(dǎo)文件收發(fā),檔案管理工作;
3、負(fù)責(zé)辦公服務(wù)的日常運營,滿足公司的各種行政需求;
4、負(fù)責(zé)公司公務(wù)車輛的安排與管理、調(diào)度;
5、負(fù)責(zé)辦公用品采購控制、水費、電費、電話費、管理費管理;
6、負(fù)責(zé)植物租擺公司選擇與管理,優(yōu)化辦公環(huán)境;
7、負(fù)責(zé)新員工辦公設(shè)備(電話、電腦、座位)的安排與管理;
8、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、員工出差的機(jī)票、火車票與酒店預(yù)訂的選擇與管理;
9、負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè)及內(nèi)部各項活動策劃及執(zhí)行;
10、負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)、日常行政物品采購及費用控制管理、定期盤點工作;
11、快遞收發(fā),辦公室飲水,文件打印掃描相關(guān)工作;
12、負(fù)責(zé)公司重要客人來訪的接待、會議場所的安排與布置;
13、負(fù)責(zé)營造舒適、健康的辦公環(huán)境,樹立積極向上的工作氛圍;
14、上級交辦的其他工作。
辦公室行政崗位職責(zé)6
組織、協(xié)調(diào)物資采購的工作;
負(fù)責(zé)項目各類檔案的建檔、管理;
建立并完善項目重大活動的策劃并負(fù)責(zé)組織、安排、實施;
辦公場所、辦公行為的管理,以及工作例會及領(lǐng)導(dǎo)安排的各種會議__通知、安排、記錄、發(fā)放紀(jì)要;
定期組織對各部門進(jìn)行品質(zhì)檢查及品質(zhì)分析工作;
協(xié)調(diào)各部門之間的計劃執(zhí)行工作;
做好領(lǐng)導(dǎo)分派的其他工作。
辦公室行政崗位職責(zé)71、根據(jù)總部行政管理制度,細(xì)化和完善項目公司行政管理相關(guān)制度、工作流程和執(zhí)行方案
2、負(fù)責(zé)項目公司的辦公環(huán)境、辦公設(shè)備、車輛及其他固定資產(chǎn)進(jìn)行管理,推動做好后勤保障工作;
3、熟悉行政后勤、宿舍、食堂、車輛、文秘、證照等管理,有檔案工作經(jīng)驗優(yōu)先;
4、組織和協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各項集體活動。按照公司管理制度處理其他相關(guān)事務(wù),推動企業(yè)文化建設(shè)等
第四篇:公司行政辦公室(崗位職責(zé))[范文]
公司行政辦公室職責(zé)范圍
公司行政辦公室受常務(wù)副總領(lǐng)導(dǎo),行政部職員直接向辦公室主任報告工作,辦公室主任再向常務(wù)副總匯報。
一、部門職責(zé)
1、部門協(xié)調(diào):各職能部門的關(guān)系協(xié)調(diào)
2、建章立制:建立各項規(guī)章制度并檢查實施情況,促進(jìn)各項工作規(guī)范化管理。
3、資料管理:負(fù)責(zé)公司資料、信息等管理,以及宣傳報道工作,溝通內(nèi)外聯(lián)系和上下聯(lián)系。
4、會議管理:公司會議組織,記錄及記錄歸檔工作。
5、印章管理:公司印章管理。
6、證照管理:公司證照管理
7、辦入、離職手續(xù):員工入職、離職過程中與行政相關(guān)的手續(xù)辦理。
8、檔案管理:公司各類檔案的管理、歸檔、保管、借閱等。
9、考勤管理:員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表、分析等
10、車輛管理:公司各類車輛的使用管理及年檢工作。
11、實物資產(chǎn)管理:公司實物資產(chǎn)的統(tǒng)計及管理。
12、文件控制:
(1)發(fā)文制度及行文程序的擬定和實施。
(2)公司文件發(fā)放。
(3)文件與資料登記、編號、發(fā)行、保管、維護(hù)等。
(4)過期文件的處理。
(5)文件匯編。
(6)文件與資料的有效控制。
13、公司公共關(guān)系維護(hù)和改善工作:
(1)內(nèi)部公共關(guān)系的建立和維護(hù)。
(2)外部公共關(guān)系的建立和維護(hù),包括與政府部門、同行、社區(qū)、新聞媒體等公共關(guān)系。
14、行政檢查:對公司內(nèi)各部門的行政管理工作進(jìn)行定期與不定期檢查與考核。
15、費用預(yù)算:行政開支預(yù)算的編制。
16、成本控制:行政開支成本控制。
17、其他職責(zé):與行政部工作相關(guān)的職責(zé)范圍和工作內(nèi)容。
二、職責(zé)范圍
1、負(fù)責(zé)貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)指示,做好上下聯(lián)絡(luò)溝通工作,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映情況和反饋信息;搞好各部門間相互配合,綜合協(xié)調(diào)各部門的工作;對各項工作和計劃進(jìn)行督辦和檢查。
2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和公司發(fā)展戰(zhàn)略,負(fù)責(zé)起草工作計劃、工作總結(jié)和其他重要文稿,牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究。
3、負(fù)責(zé)全公司日常行政事務(wù)管理,協(xié)助常務(wù)副總?cè)粘9ぷ?,?fù)責(zé)總經(jīng)理及常務(wù)副總?cè)粘;顒雍屯獬龌顒拥陌才拧?/p>
4、組織安排公司辦公會議,或會同有關(guān)部門籌備公司其他會議及有關(guān)重要活動,做好會議記錄和整理會議紀(jì)要,根據(jù)需要按會議決定發(fā)文。
5、負(fù)責(zé)公司來往信函的收發(fā)、登記、傳閱、批示,做好公文的擬訂、審核、印刷、傳遞、催辦和檢查,及文書檔案資料的歸檔立卷管理工作。
6、做好公司歷年大事記的原始資料收集和編纂工作,定期或不定期編輯公司簡訊、簡報或內(nèi)部發(fā)行的刊物。
7、負(fù)責(zé)公司保密工作和法律事務(wù),妥善保管和正確使用公司印章和介紹信。
8、負(fù)責(zé)前臺接待、客人來訪迎送等招待工作。
9、負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)施的管理。包括公司辦公用品采購、發(fā)放、使用登記、保管、維護(hù)管理工作,負(fù)責(zé)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、計算機(jī)、手提計算機(jī)的管理和使用。
10、協(xié)助信息部門做好信息系統(tǒng)總體開發(fā)工作,提高行政辦公效率,重點監(jiān)控計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)后的信息保密。
11、負(fù)責(zé)行政后勤管理制度制定、檢查、監(jiān)督、控制和執(zhí)行。
12、負(fù)責(zé)組織編制年、季、月度行政后勤工作計劃,本著合理節(jié)約的原則,編制年、季、月度后勤用款計劃,搞好行政后勤決算工作,并組織行政工作計劃的實施和檢查。
13、負(fù)責(zé)員工生活費用管理和核算工作,建立健全員工生活費用成本核算制度,制定合理的生活費用標(biāo)準(zhǔn),對盈虧超標(biāo)進(jìn)行審核。
14、負(fù)責(zé)做好公司經(jīng)營用水、用電管理工作,認(rèn)真抓好水、電的計量基礎(chǔ)管理工作,定期檢查和維修計量器具,抓好電氣設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修,加強(qiáng)用水、用電費用核算,及時交納水、電費。
15、負(fù)責(zé)員工就餐的衛(wèi)生管理工作,定期詢問公司員工對就餐質(zhì)量的要求,確保員工就餐安全。
16、負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治安管理工作。維護(hù)內(nèi)部治安秩序,搞好治安綜合治理,預(yù)防犯罪、刑事案件和災(zāi)害事故的發(fā)生,保護(hù)公司財產(chǎn)安全,確保生產(chǎn)、工作的順利進(jìn)行。
17、負(fù)責(zé)建立和完善安全責(zé)任制,建立以防火、防盜、防災(zāi)害事故為主要內(nèi)容的安全保衛(wèi)責(zé)任制,做到組織落實、制度落實和責(zé)任落實。
18、為豐富員工文化生活,組織安排各種文體活動和旅游活動。
19、完成總經(jīng)理及常務(wù)副總交辦的其他任務(wù)。
行政部各崗位工作職責(zé)
第五篇:行政人事辦公室崗位職責(zé)
××公司
行政人事辦公室崗位職責(zé)
行政人事部是負(fù)責(zé)本公司的行政管理和日常事務(wù),協(xié)助總經(jīng)理搞好各部門之間的綜合協(xié)調(diào),落實公司規(guī)章制度,加強(qiáng)對各項工作的督促和檢查,溝通內(nèi)外聯(lián)系,保證上情下達(dá)和下情上報,負(fù)責(zé)對會議文件決定的事項進(jìn)行催辦,查辦和落實,加強(qiáng)對外聯(lián)絡(luò),拓展公關(guān)業(yè)務(wù),負(fù)責(zé)全公司組織系統(tǒng)及工作職責(zé)研討和修訂,負(fù)責(zé)公司車輛的管理。
一、行政人事部主任主要工作職責(zé):
1、負(fù)責(zé)主持本部的全面工作。
2、制定人事行政管理各項規(guī)章制度,并負(fù)責(zé)落實。
3、組織并督促部門人員全面完成本職責(zé)范圍內(nèi)的各項工作任務(wù);積極主動地完成上級公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項事宜,負(fù)責(zé)公司董事會的日常事務(wù),認(rèn)真將公司董事會的各項決定及時準(zhǔn)確地下達(dá)、并落實到具體部門或人員;嚴(yán)格掌握公司印章和介紹信的使用和管理工作。
4、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《勞動法》《勞動合同法》等國家法律法規(guī);做好人員的招聘和管理,做好人事檔案的管理;做好公司內(nèi)部人員的考核和工資發(fā)放工作。
5、協(xié)調(diào)和加強(qiáng)各部門的工作聯(lián)系,搞好相關(guān)設(shè)備、器具、辦公用品的購置、供應(yīng)、維修、保養(yǎng)管理。
6、負(fù)責(zé)車輛的管理,保養(yǎng)、維修,安排好車輛的使用。負(fù)責(zé)外來參觀、考察人員的接待及各種會議的會務(wù)安排。
7、搞好辦公區(qū)內(nèi)安全、衛(wèi)生、美化、工作。
8、全面負(fù)責(zé)部門內(nèi)部工作,積極溝通協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部及相關(guān)部門之間的關(guān)系,充分發(fā)揮團(tuán)隊的積極性,創(chuàng)造良好的工作環(huán)境,保證各項工作順利開展。
二、行政人事部辦公人員工作職責(zé): 具體分為行政管理和人事管理工作,工作職責(zé)如下:
1、行政工作管理職責(zé):
1.1負(fù)責(zé)文件的收發(fā)管理,規(guī)范傳閱,按時清退、歸檔、立卷及檔案室管理。負(fù)責(zé)各種文件、材料的復(fù)印、打字工作,規(guī)范復(fù)印打字程序。
1.2負(fù)責(zé)公司綜合性會議的的籌備組織及會議提案、會議記錄 會議紀(jì)要的整理工作,配合其他部門做好專項會議的會務(wù)工作。1.3負(fù)責(zé)公司公文核發(fā)和綜合性文字材料起草工作。
1.4 負(fù)責(zé)組織公司固定資產(chǎn)管理工作,制定公司資產(chǎn)管理規(guī)章制度、辦法及實施細(xì)則,并對固定資產(chǎn)使用情況實施指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。1.5負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)清理及統(tǒng)計工作,會同使用部門,做好公司固定資產(chǎn)的詢價、采購、驗收、登記、發(fā)放和調(diào)配等工作。1.6負(fù)責(zé)向上級部門提交重大資產(chǎn)購置和處置申請,受理各部門固定資產(chǎn)的購置、報廢申請,并辦理購置、處置、報廢等相關(guān)手續(xù)。1.7負(fù)責(zé)公司文書檔案管理、機(jī)要保密、對外接待、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持和辦公自動化系統(tǒng)管理工作。1.8負(fù)責(zé)公司后勤保障服務(wù)等工作。1.9負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度及日常維修管理工作,車輛的日常使用、維修等工作。
1.10完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它相關(guān)工作。
2、人事管理工作職責(zé):
2.1貫徹執(zhí)行《勞動法》、《勞動合同法》等國家有關(guān)法律法規(guī),負(fù)責(zé)建立健全人力資源管理體系。熟悉國家有關(guān)勞動工資和統(tǒng)計、勞動保護(hù)、員工福利政策及本單位勞資制度,勞資的管理工作 2.2負(fù)責(zé)公司人力資源規(guī)劃工作,制定人力資源管理各項規(guī)章制度,并負(fù)責(zé)各項制度落實情況的檢查、督辦。
2.3負(fù)責(zé)公司員工隊伍建設(shè),組織開展員工選拔錄用、考核、獎懲等工作,指導(dǎo)各管理各部門做好人事管理的日常工作。
2.4依法建立勞動關(guān)系,負(fù)責(zé)勞動合同管理。會同相關(guān)部門,做好勞動合同糾紛和勞動爭議的調(diào)解工作。
2.5負(fù)責(zé)公司員工工資管理和社會保險管理及社會保險辦理工作。2.6負(fù)責(zé)員工人事檔案工作,負(fù)責(zé)辦理職工調(diào)入、調(diào)出檔案的審批工作。
2.7負(fù)責(zé)工資、獎金、勞保、福利、加班費、夜班費及各種津貼報表的審核。
2.8按制度負(fù)責(zé)審批辦理各類休假的期限。2.9負(fù)責(zé)職工教育培訓(xùn)管理,開展教育培訓(xùn)工作。2.10完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它相關(guān)工作。