第一篇：檔案管理工作中存在的問題與建議

電子檔案管理工作中存在的問題與建議

近年來,隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,成熟的信息及電子技術(shù)被迅速應(yīng)用到檔案管理中。在這種情況下,一種新型的檔案形式--電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。

電子檔案管理是檔案管理和時(shí)代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。由于電子檔案具有機(jī)讀性、檔案信息存儲(chǔ)的高密度性、檔案信息的數(shù)字化性等特點(diǎn)，不但使檔案的存儲(chǔ)載體面臨重大挑戰(zhàn)，而且賦予了檔案工作新的特征和內(nèi)涵。

一、電子檔案管理過程中的問題

（一）電子檔案自身的安全性問題。

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體,這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

（二）面對(duì)電子檔案的沖擊，紙質(zhì)檔案的處理問題。在多年的管理過程中形成各類紙質(zhì)檔案是最原始、最直接、最真實(shí)、最權(quán)威的記錄和依據(jù)，是彌足珍貴的資源。然而電子檔案的產(chǎn)生并非是紙質(zhì)檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運(yùn)行方式，因此絕對(duì)不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，需要盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。使電子檔案和紙質(zhì)檔案盡快接軌。

（三）辦公自動(dòng)化與電子檔案管理無縫結(jié)合。在新的辦公模式下，辦公自動(dòng)化慢慢站主導(dǎo)地位，每天處理的公文數(shù)量急劇增加，雖然電子文件有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢(shì)，但在現(xiàn)階段，文件的歸檔依然應(yīng)以紙質(zhì)文件為主。由于設(shè)計(jì)和開發(fā)人員手段不統(tǒng)一，使得電子檔案系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不能無縫結(jié)合，電子文件歸檔相對(duì)滯后，即使歸檔后文件的準(zhǔn)確性也無法保證。

（四）對(duì)電子檔案管理人員提出了新挑戰(zhàn)。

電子檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一的矛盾。文檔一體化的推行，使電子文件的管理超出單純的學(xué)科范圍。使檔案工作成為一門集計(jì)算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)于一體的綜合性的學(xué)科。電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能，同時(shí)還要掌握其他相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要，才能從根本上保證在電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)記錄得以長期保存。目前檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，知識(shí)面較窄，特別是對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、等相關(guān)知識(shí)幾乎一片空白，面對(duì)新的需要顯得難以適應(yīng)、無所適從，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用。

二、電子檔案管理過程中的建議

（一）加強(qiáng)電子檔案的保管。

電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響，電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備。使用一次性寫入光盤較好，比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩(wěn)定性，又只有只讀性。保持良好的溫度和濕度,并能滿足避光、防塵、防蟲、以及防機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動(dòng)等條件。

（二）做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作。

備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的技術(shù)手段。備份對(duì)象主要為文書、照片音頻、視頻等電子檔案和傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后的文件，最好實(shí)行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。

（三）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。

通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、閱讀權(quán)限。安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數(shù)字式簽名等先進(jìn)技術(shù)手段,保證電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。同部門、不同人員的查閱權(quán)限,并對(duì)所利用的電子檔案進(jìn)行全程監(jiān)控并自動(dòng)記錄,防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

（四）對(duì)文件進(jìn)行安全監(jiān)控。在一般電腦系統(tǒng)中，文件內(nèi)容若有任何改變，電腦并不會(huì)加以記錄，因此更改文件的動(dòng)作會(huì)不留痕跡，這使得事件發(fā)生后，追查毫無線索。因此有不要讓電腦詳細(xì)記錄在存取電子文件時(shí)候留下的所有異動(dòng)記錄。

（五）處理好檔案管理的投入問題。

電子檔案的應(yīng)運(yùn)而生是現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，然后現(xiàn)代化的辦公就要求有現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案工作要適應(yīng)新的形式、滿足計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公條件下的信息接受、處理、存儲(chǔ)和利用，就必須又相應(yīng)的現(xiàn)代化的設(shè)備投入。與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代環(huán)境下的檔案工作的自覺投入超出以前一倍以上甚至幾倍。

（六）采取“雙軌制”歸檔法。

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。

（七）盡快完成對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。

紙質(zhì)檔案電子化可以改善檔案管理工作，才能盡快適應(yīng)信息時(shí)代的要求。因此需要盡快將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過掃描實(shí)現(xiàn)原文件數(shù)字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

（八）做好對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子檔案無縫集成的開發(fā)工作。

使電子文件能及時(shí)歸檔，增強(qiáng)文件利用的時(shí)效性。要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級(jí)階段。

（九）提高檔案工作人員綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力。隨著檔案信息進(jìn)程推進(jìn)和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現(xiàn)一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強(qiáng)化保密意識(shí)、加強(qiáng)對(duì)密碼、口令、機(jī)房安全管理及應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫管理的維護(hù)工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，努力優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的需要。同時(shí)電子檔案管理作為檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的新生事物，注定了它的發(fā)展要“摸著石頭過河”。因此只有檔案工作人員勇于探索、敢于創(chuàng)新，才能探索出一條新時(shí)期電子檔案管理工作發(fā)展的新路子，取得新的成果。

總之，電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案工作帶來了諸多的挑戰(zhàn)，檔案工作要適應(yīng)未來的工作環(huán)境迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，必須從現(xiàn)在開始加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理問題的研究和創(chuàng)新，并盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識(shí)和技術(shù)，以適應(yīng)未來對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

第二篇：檔案管理工作中存在的問題

檔案管理工作中存在的問題

１．１ 對(duì)檔案的重視程度不夠 長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作 的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案Ｔ作就是抄抄寫寫、保管的 事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽 視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

１．２管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后 大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要 性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不 了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì) 檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次，一些歸 檔的材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

１．３檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全 對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒有專用檔案 室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀、整潔及完整。有的 管檔單位甚至連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾

第三篇：檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

摘 要：目前我國大多數(shù)檔案部門在檔案管理工作中仍存在問題，影響到檔案管理工作的進(jìn)一步的發(fā)展。因此，強(qiáng)化檔案管理工作在其部門中的重要地位，及時(shí)改進(jìn)檔案管理工作中遇到的問題加以及時(shí)解決，勢(shì)必成為我國檔案管理工作的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 檔案管理制度 資源開發(fā)

前言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作以其機(jī)密性較高、政策性和專業(yè)性較強(qiáng)的主要特點(diǎn)，成為我國經(jīng)濟(jì)、科研等主要信息的載體，在我國經(jīng)濟(jì)管理工作中發(fā)揮著重要的作用。因此，在現(xiàn)今高速發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)下，建立科學(xué)、系統(tǒng)、民主的的檔案管理制度，可以有效的保證經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)、高效、有序的運(yùn)行，對(duì)人們的生存與發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用。

一、檔案管理工作中存在的具體問題

1.1 管理存在誤區(qū)

長久以來，我國很大部分人員和領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案管理上存在認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，將檔案管理工作看成時(shí)簡單的抄寫與資料管理的事物性工作，既不是主要的工作內(nèi)容，也不能為單位帶來一定的經(jīng)濟(jì)利益，只要管好、不將檔案丟失、不泄露檔案機(jī)密，可以隨時(shí)應(yīng)付單位資料查檔或外調(diào)。因而造成了檔案管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)偏差，它已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)代管理的需求。

1.2 管理水平低，管理力量弱，管理手段過于落后

我國對(duì)于檔案管理方面沒有專門的檔案管理培訓(xùn)，檔案管理人員對(duì)檔案的歸集、整理、裝訂等業(yè)務(wù)流程并不熟悉，檔案人員缺乏正確的檔案收集意識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。

1.3 并不齊全的硬件環(huán)境設(shè)施

由于單位對(duì)檔案管理工作的重視不夠，致使單位并不為檔案管理部門制備的硬件設(shè)施，個(gè)別單位甚至沒有專門的的檔案室管理檔案，單位的檔案的完整、美觀及整潔將會(huì)面臨霉變、蟲蛀等問題的影響，甚至?xí)B基本的檔案管理設(shè)備都缺乏。如：檔案夾、切刀等。

二、檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

為了適應(yīng)社會(huì)主義的發(fā)展需求，提高檔案管理的工作效率，發(fā)揮其工作的重要性。

2.1提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

增強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，同時(shí)從事檔案管理工作的管理人員必須要選擇責(zé)任心較強(qiáng)、政治上可靠、作風(fēng)正派的共產(chǎn)黨員。加強(qiáng)對(duì)這部分人員的道德教育、崗位管理知識(shí)的培養(yǎng)，多關(guān)心對(duì)他們的日常生活工作，使他們?cè)诠ぷ髦谐浞职l(fā)揮其主動(dòng)熱情的工作態(tài)度和思維創(chuàng)立能力。檔案人員的自身素質(zhì)和工作態(tài)度決定了檔案管理的好壞，因此，檔案管理人員的自身素質(zhì)的提高時(shí)極為重要的。同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)注意自身專業(yè)水平的提高，積極參加技能培訓(xùn)等提高專業(yè)水平的活動(dòng)中來，熟悉檔案管理工作的基本要求和工作流程，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。積極發(fā)展檔案管理事業(yè)，使檔案管理更加科學(xué)、實(shí)用，為社會(huì)的發(fā)展貢獻(xiàn)有利的信息資源。

2.2 設(shè)立健全的檔案管理制度

2.2.1檔案管理工作要建立具有科學(xué)性、合理性的規(guī)章制度，并且要求該制度要符合單位的特點(diǎn)，切合實(shí)際的檔案管理情況，以滿足單位對(duì)檔案管理的具體需求。

2.2.2 制定的檔案管理制度必須適用于單位，并將簡便易行、方便實(shí)用與可操作性強(qiáng)作為檔案管理制度建立的目標(biāo)，更好的進(jìn)行和約束檔案管理工作，為其工作提供良好的指導(dǎo)與規(guī)范作用。

2.2.3 制度的制定必須遵循雙向性原則，使其在約束員工的同時(shí)也約束。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)是制度的執(zhí)行者，而單位則是由員工構(gòu)成的群體，單位領(lǐng)導(dǎo)要做好單位的帶頭作用，是檔案管理制度得到切實(shí)有效的實(shí)施。

2.2.4 堅(jiān)持檔案管理制度的嚴(yán)肅性。由于檔案管理制度是本部門自行制定并實(shí)施的，所以在其制度的執(zhí)行過程中一定要堅(jiān)持嚴(yán)肅的執(zhí)行態(tài)度，做到賞罰分明，體現(xiàn)其制度的權(quán)威性。

2.3提升并完善檔案的功能

增加檔案內(nèi)容，使其更加全面完善，以客觀的態(tài)度對(duì)檔案進(jìn)行分析處理，及時(shí)更像檔案的內(nèi)容管理，使檔案可以及時(shí)的反映當(dāng)前的動(dòng)態(tài)狀況。因此，我們應(yīng)重新對(duì)檔案的功能進(jìn)行定位；首先，我們要保證將原有檔案進(jìn)行妥善保管；其次要擴(kuò)大檔案內(nèi)容的涵蓋范圍，使其更加豐富全面，使其更加適應(yīng)單位對(duì)信息的大量需求，為單位提供更好更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.4 采用信息化的檔案管理手段

社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)的主要發(fā)展趨勢(shì)和重要的工作工具。它要求檔案人員具備良好的計(jì)算機(jī)水平，同時(shí)也是對(duì)檔案工作提出的新要求。我國經(jīng)濟(jì)已經(jīng)于世界接軌，強(qiáng)烈的市場競爭與社會(huì)需要，要求我們要將檔案管理的新手段與當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)研究成果應(yīng)用到實(shí)際工作中來，以期達(dá)到提升檔案管理工作的工作效率與管理水平。

2.5 提高檔案管理的服務(wù)水平

檔案管理人員必須樹立正確的服務(wù)理念，樹立“工作就是服務(wù)的”正確觀念，將增強(qiáng)崗位服務(wù)意識(shí)與主動(dòng)熱情服務(wù)作為檔案管理工作的根本出發(fā)點(diǎn)和主要?dú)w宿。要確立明確的檔案管理服務(wù)方向，端正工作態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，樹立新的服務(wù)意識(shí)，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。檔案服務(wù)工作的好壞取決于檔案管理者，而服務(wù)的好壞則是衡量一個(gè)單位部門檔案管理人員的重要標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)束語：

新世紀(jì)下，要求我們的檔案管理工作要時(shí)刻緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，建立符合時(shí)代發(fā)展的檔案管理工作。同時(shí)，從根本上更新檔案管理的觀念，采取切實(shí)有效的應(yīng)對(duì)措施。積極探索現(xiàn)代化檔案管理的管理模式，以此進(jìn)一步改善現(xiàn)檔案管理模式，為促進(jìn)社會(huì)主義的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的良好發(fā)展，貢獻(xiàn)一份力量。

第四篇：事業(yè)單位檔案管理存在的問題與建議

提到檔案和檔案管理工作很多人都覺得并不陌生，但是一些人簡單的以為檔案管理工作就是把相關(guān)的紙質(zhì)材料放進(jìn)檔案袋中便萬事大吉，殊不知檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)嚴(yán)肅又細(xì)致的工作，有著極其苛刻的規(guī)則和程序，只有在檔案管理工作中遵循這些規(guī)則和程序，才有可能把檔案管理這項(xiàng)工作做好。調(diào)查顯示，雖然我國在逐年加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，但就目前狀況而言，由于受到各種因素的影響，事業(yè)單位檔案管理仍存在著諸多問題。

一、歸檔材料不重視、不明確

首先，檔案整理作為事業(yè)單位的一項(xiàng)工作很多情況下不被重視，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)這項(xiàng)工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案整理工作就是簡單的記錄和保管，不具有重要意義，只要不丟失、不泄密，上級(jí)檢查能混過關(guān)就行了，因此導(dǎo)致檔案管理工作在事業(yè)單位變得異常消極和被動(dòng)，難以高質(zhì)量的服務(wù)事業(yè)單位建設(shè)。

其次，事業(yè)單位每年會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料或涉及到工作人員或涉及到單位本身，但并非所有的這些材料都要?dú)w檔，試想一下，若所有的文件都一絲不落的整理歸檔，這必將是一項(xiàng)巨大的工程，其中一些無關(guān)緊要的材料，就是在浪費(fèi)人力物力。很多單位尤其在檔案管理的鑒定工作流程中材料歸檔范圍把握不準(zhǔn)確的問題尤為突出。

二、檔案管理工作人員不具備檔案管理能力，甚至存在人手不足的問題

通常來講任何一個(gè)事業(yè)單位都設(shè)有獨(dú)立的檔案管理部門，有相應(yīng)的檔案管理人員，但部分單位的檔案管理人員不具備專業(yè)水準(zhǔn)，缺乏后期培訓(xùn)，對(duì)于工作的內(nèi)容處于一種模糊的狀態(tài)，并不能完全勝任檔案管理工作；甚至有的事業(yè)單位只安排一名工作人員來做這項(xiàng)工作，這就使得材料雖然放入檔案盒中但無法得到及時(shí)的整理歸檔，可想而知，工作的效果會(huì)大打折扣，更不要說對(duì)事業(yè)單位的整體發(fā)展做出貢獻(xiàn)了。

三、檔案材料制作不符合規(guī)定

為了檔案保存和閱覽的方便，我國對(duì)檔案中材料的分類、排放次序甚至修整和裝訂都做出了較為明確的規(guī)定，但是，很多事業(yè)單位不按照規(guī)定來制作檔案材料，一方面導(dǎo)致材料本身不美觀且受到了不同程度的毀損，另一方面，對(duì)工作中查閱材料造成不便。

四、檔案存放地太過隨意

為了加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜、防蟲蛀的地方，一些事業(yè)單位將檔案室設(shè)在陰暗潮濕的一樓倉庫，無防盜窗、無鐵門，顯然不利于檔案的保管，還有一些單位缺乏硬件設(shè)備，檔案隨意堆積，從而造成材料的毀損和滅失。

五、檔案的保密性不夠重視

我國檔案法明確規(guī)定，任何人禁止偽造或涂改自己檔案中的信息，檔案必須做到保密。現(xiàn)實(shí)情況卻不容樂觀，很多事業(yè)單位的工作人員可以隨意翻看自己檔案甚至進(jìn)行涂改，檔案管理工作人員卻不予以阻止，毫無保密性可言。

針對(duì)以上檔案管理中出現(xiàn)的問題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極找到相應(yīng)的解決方法并付諸到實(shí)際行動(dòng)中來，作為事業(yè)單位檔案管理人員，本人建議從以下幾點(diǎn)著手：

六、加大對(duì)檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作關(guān)系到事業(yè)單位的每一個(gè)工作人員，需要得到大家的重視和配合。特別是單位的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該以身作則，遇到檔案管理人員不專業(yè)或者不足的情形時(shí)，要及時(shí)配備；檔案管理制度不完善時(shí)，要盡快做出調(diào)整。

七、加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)性的培養(yǎng)

任何工作都不是一成不變的，檔案的整理工作在不斷地做著調(diào)整，檔案的分類，修整，裝訂格式都會(huì)相應(yīng)做出變化，因此檔案管理工作人員需要定期培訓(xùn)以適應(yīng)工作中的變化。

八、檔案材料整理規(guī)范化

為保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整，主要包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱，對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制，去除文件上易銹蝕的金屬物，對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。

九、配置適宜保存檔案的專門庫房和必要的設(shè)施

檔案質(zhì)量的好壞直接依賴于它的保存設(shè)施，為了使檔案處于一種安全合適的儲(chǔ)存環(huán)境，就需要做好檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立專門的檔案庫，使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，做到防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲。為了使一些電子信息和數(shù)據(jù)能夠完整的保存，還應(yīng)當(dāng)配備計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的技術(shù)管理人員。

十、強(qiáng)化檔案的保密性

檔案管理工作人員在此項(xiàng)工作上應(yīng)當(dāng)持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，做到盡職盡責(zé)，杜絕出現(xiàn)隨意翻看、涂改檔案的情形，對(duì)非檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)向其做好檔案保密的宣傳工作，每個(gè)人都能做到自覺遵守要求。

結(jié) 語

總之，事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，必須引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員的重視，對(duì)于工作中遇到的問題，要及時(shí)想辦法解決，對(duì)于工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤也要及時(shí)糾正，在配備基本硬件設(shè)施的同時(shí)努力完善適合本單位的科學(xué)的檔案管理制度。

第五篇：12.28(定稿)城建檔案管理工作中存在的問題和不足以及建議(修改后)

城建檔案管理工作中存在的問題和不足以及建議

【摘要】城建檔案管理對(duì)于推動(dòng)城市建設(shè)和發(fā)展具有不可或缺的作用，在城市化進(jìn)程快速推進(jìn)中，對(duì)于發(fā)展決策的制定具有決策性和指導(dǎo)性的意義。但是在目前來看，城建檔案管理工作中存在的一些問題極大的影響了其作用的發(fā)揮。因而本文主要其這一工作的問題和不足以及建議進(jìn)行了探究。

【關(guān)鍵詞】城建檔案管理；問題；不足；建議 前言

傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)制約管理手段已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代城建檔案管理工作的需要。所以我們必須在這一工作中逐步擯棄傳統(tǒng)的模式，采取依法行政管理的模式已經(jīng)勢(shì)在必行。這就需要我們?cè)谶@一轉(zhuǎn)變工作中注重問題與不足的分析，并針對(duì)性的加強(qiáng)對(duì)其的優(yōu)化和完善，才能推動(dòng)城建檔案管理工作成效的提升。

1.問題的提出

近年來，傳統(tǒng)的城建檔案管理工作的弊端正在不斷暴露出來。越來越多的城市注重城建檔案管理工作的開展。且在這方面加大了改進(jìn)力度：有的改變傳統(tǒng)的做法，從傳統(tǒng)的城建檔案管理部門對(duì)建設(shè)工程檔案組織專項(xiàng)驗(yàn)收的方式進(jìn)行明確，明確了建設(shè)單位屬于建設(shè)工程檔案管理責(zé)任的主體，既要收集和管理工程檔案，又要對(duì)所移交的檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，還要對(duì)其真實(shí)性和準(zhǔn)確性復(fù)雜。有的則將檔案局作為城建檔案管理工作的行政主管部門，對(duì)城建檔案館在城建檔案管理中的職能進(jìn)行了強(qiáng)化。有的始終堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)以及分級(jí)管理和信息共享的基本原則，明確了城建檔案管理部門所要履行的職責(zé)，并對(duì)負(fù)責(zé)接收和管理的檔案進(jìn)行了明確，同時(shí)還對(duì)不同的行政部門在城建檔案工作中的分工配合進(jìn)行了明確。有的則對(duì)參建單位在城建檔案工作中的內(nèi)容進(jìn)行了明確，在建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收進(jìn)行方面提出了具體的指導(dǎo)以及驗(yàn)收備案的流程等進(jìn)行了明確。有的則是對(duì)城建檔案的違法行為納入誠信體系的做法和監(jiān)管等進(jìn)行了明確。但是在實(shí)際實(shí)踐中，也暴露出來諸多問題，所以城建檔案管理工作中存在的問題必須得到不斷的優(yōu)化和完善，才能促進(jìn)城建檔案管理水平的提升和完善[1]。

2.城建檔案管理工作中存在的不足分析

為了更好地強(qiáng)化城建檔案管理，以下筆者對(duì)目前我國在城建檔案管理工作中暴露出的不足進(jìn)行如下總結(jié)：

2.1管理發(fā)展步伐方面的不足

當(dāng)前，城市建設(shè)工程的項(xiàng)目正隨著城市化進(jìn)程的加快而不斷的增加，越來越多的城市建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)施，雖然推動(dòng)了城市的發(fā)展，但是在城建檔案方面的發(fā)展則被忽略。雖然一些城市已經(jīng)意識(shí)到其重要性，但是并沒有在城建檔案管理發(fā)展上取得實(shí)質(zhì)性的成效，采取的管理模式較為傳統(tǒng)和粗獷，難以跟上城市發(fā)展步伐，尤其是在信息化的城建檔案方面，很多城市還處于剛起步的階段，在經(jīng)驗(yàn)上嚴(yán)重不足，導(dǎo)致城建檔案的信息化管理水平嚴(yán)重滯后。

2.2地下管線檔案方面的不足

若問題往往是在發(fā)生之后才處理，那么其帶來的損失就可能無法估量。例如某市發(fā)生的地下管線爆炸事故，由于該市在地下管線檔案管理工作上存在不足，使得事故發(fā)生后都不清楚地下管線的具體情況，繼而在全國范圍內(nèi)掀起地下管線普查的浪潮。而這就從側(cè)面揭示了目前我國在地下管線檔案管理方面的不足。尤其是在城市快速發(fā)展的今天，地下管線的數(shù)量和種類也變得日益復(fù)雜起來，各類管線設(shè)施大量的鋪設(shè)且具有的隨機(jī)性較強(qiáng)，加上對(duì)其缺乏前期的規(guī)劃和存檔資料不足的情況比比皆是。一旦發(fā)生管線事故，往往由于缺乏完整的管線檔案而導(dǎo)致?lián)屝薰ぷ麟y以有效的實(shí)施。

2.3檔案管理人員方面的不足

傳統(tǒng)的城建檔案主要是以文件、圖片和聲像的方式存在，不僅保管難度大，而且成本高。所以越來越多的城市開始注重對(duì)數(shù)字化的處理，而數(shù)字化的處理對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平提出了更高的要求，但是現(xiàn)在的檔案管理人員往往由于自身專業(yè)技術(shù)水平的不足，大多都是半路出家，難以一時(shí)接受新的處理方式。而為了確保檔案信息化建設(shè)的任務(wù)得以順利的完成，很多城建檔案管理行政部門不得不采取外包的方式來進(jìn)行，而這就會(huì)涉及到檔案資料的保密性和安全性，加上檔案管理工作的編制有限，使得人員的工作強(qiáng)度也在增加，導(dǎo)致現(xiàn)代化的檔案管理人才尤為缺乏。

2.4城建檔案設(shè)施方面的不足

城建檔案信息化的管理離不開現(xiàn)代化儀器設(shè)備的支持。但是很多城市在聲像檔案資料存放時(shí)具有較強(qiáng)的隨意性，而一部相機(jī)登高拍照實(shí)現(xiàn)城建檔案信息采集已經(jīng)成為不可能，在城建檔案設(shè)施方面的要求等都在不斷的提升。但是目前在這方面的資金支持還存在一定的不足，導(dǎo)致城建檔案管理現(xiàn)有的設(shè)施難以滿足實(shí)際需要。即便是配備這些設(shè)施也由于缺乏對(duì)其的保管和使用不當(dāng)而使得其性能難以有效的發(fā)揮。

2.5作用宣傳教育方面的不足

雖然城建檔案能將城市的發(fā)展軌跡真實(shí)的還原出來，也是城市發(fā)展中不可或缺的一份子，但是城建檔案的作用尚未得到全面普及和認(rèn)識(shí)，一些參建單位并沒有意識(shí)到城建檔案工作的重要性。即便是明確了城建檔案的主體，往往也難以得到有效的落實(shí)，最終影響檔案的歸檔。而究其根源，主要是在宣教方面的力度不足所導(dǎo)致，所以必須引起我們的重視[2]。

3.相關(guān)建議

3.1緊跟時(shí)代步伐，優(yōu)化管理職能

首先，作為城建檔案管理的行政主管部門，應(yīng)充分意識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，從傳統(tǒng)的主體地位轉(zhuǎn)移到主導(dǎo)地位上來，而應(yīng)將工程建設(shè)單位作為城建檔案歸檔的主體，并在歸檔工作中切實(shí)加強(qiáng)對(duì)其的指導(dǎo)和溝通，并大力推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)，充分意識(shí)到信息化、數(shù)字化城建檔案管理的必要性，加強(qiáng)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)、分析和改進(jìn)與應(yīng)用，并對(duì)管理職能進(jìn)行不斷的優(yōu)化，才能更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

3.2強(qiáng)化管線管理，提升管理質(zhì)量

針對(duì)管線檔案工作中存在的不足，確保地下管線得以及時(shí)的歸檔和到位，應(yīng)嚴(yán)格哪找有關(guān)城市地下管線普查通知的需要，切實(shí)強(qiáng)化對(duì)城市地下管線與附屬設(shè)施的排查，嚴(yán)格普查綜合管廊，切實(shí)做好對(duì)其的歸檔工作，并對(duì)管線建設(shè)手續(xù)上進(jìn)行規(guī)律，通過源頭保證新建管線及時(shí)歸檔，盡可能地確保管線管理質(zhì)量的提升。

3.3優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量

針對(duì)目前在人才結(jié)構(gòu)上的不足，我們應(yīng)在人才結(jié)構(gòu)上進(jìn)行優(yōu)化，在注重對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員教育和培訓(xùn)的同時(shí)，還應(yīng)不斷的強(qiáng)化其責(zé)任心，加強(qiáng)有關(guān)信息化技術(shù)措施的學(xué)習(xí)。同時(shí)還要在編制上予以調(diào)整，結(jié)合本地的實(shí)際增加一定的編制，制定相應(yīng)的補(bǔ)貼政策，才能吸引更多專業(yè)的人才參與到檔案管理工作之中，盡可能地促進(jìn)館藏質(zhì)量的提升。

3.4強(qiáng)化設(shè)施投入，夯實(shí)整體效益

鑒于設(shè)施在數(shù)字化城建檔案建設(shè)中的重要性，需要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)其的投入，并切實(shí)加強(qiáng)高清數(shù)碼錄像機(jī)與攝像機(jī)和高像素?zé)o人機(jī)的停用，并在登高拍照中切實(shí)注意安全，注重對(duì)磁性材料、感光材料等聲像檔案資料的保管，在資金上予以強(qiáng)大的支持，才能更好地將城建檔案在社會(huì)服務(wù)方面的作用體現(xiàn)出來，最終突出其整體效益。

3.5強(qiáng)化宣傳教育，強(qiáng)化安全管理

為了更好地促進(jìn)其作用得到有效的發(fā)揮，我們?cè)谧龊蒙鲜龉ぷ鞯幕A(chǔ)上，還應(yīng)切實(shí)注重社會(huì)全員的宣教工作，尤其是參建單位的歸檔意識(shí)，并在檔案安全管理上加大力度，做好對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和常規(guī)檔案的保護(hù)，才能促進(jìn)城建檔案管理水平的提升和優(yōu)化，并為此而不懈的努力[3]。4.結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前，雖然越來越多的城市在城建檔案管理方面加強(qiáng)了一系列的改革，雖然取得了一定的成效，但是在改革過程中也存在一定的問題和不足。所以為了更好地促進(jìn)城建檔案管理工作水平的提升和完善，我們必須切實(shí)注重上述工作的開展，致力于問題的優(yōu)化和完善，才能更好的適應(yīng)城市發(fā)展的需要?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】

[1]李莉.城建檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].黑龍江史志，2014，03：90.[2]劉先鋒.城建檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].科協(xié)論壇(下半月)，2008，10：129.[3]王雪.淺談城建檔案管理工作存在的問題及措施[J].民營科技，2011，07：64.