第一篇：會議室會務(wù)工作要求

辦公室會務(wù)工作要求

一、會議通知

1.辦公室人員接到有關(guān)會議通知后，與會議主辦單位（部門或人員）確認(rèn)會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等，按要求通知參會人員并確認(rèn)信息傳達(dá)到參會人員。

2.會議通知人員要及時(shí)將上述會議信息通知會議服務(wù)人員，由會議服務(wù)人員做好會議相關(guān)準(zhǔn)備。

二、會議準(zhǔn)備

1.會前20分鐘應(yīng)檢查會議室衛(wèi)生，如發(fā)現(xiàn)會議室臟亂等應(yīng)及時(shí)安排人員打掃，務(wù)必保持干凈、整潔；

2.會前打開強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律的PPT；

3.會議室內(nèi)備有簽到表、信箋紙、水性筆，有外來人員時(shí)需擺好紙張和筆；

4.提前開啟會議室內(nèi)燈光、投影、音響、升降電腦、空調(diào)等設(shè)備；

5.檢查一號座位是否放有激光筆（激光筆每月5號前充電一次，由**負(fù)責(zé)）；

6.茶水服務(wù)（每20分鐘添茶水一次）；

7.會議期間，服務(wù)人員進(jìn)入會場需將手機(jī)調(diào)至靜音狀態(tài)，并禁止接打電話或與他人交頭接耳；

8.會后及時(shí)關(guān)閉會議室設(shè)備并通知人員做好衛(wèi)生清潔。未盡事宜，另行通知。

第二篇：會務(wù)工作程序及要求（本站推薦）

一、會前準(zhǔn)備工作

1.組織會務(wù)班子，明確工作職責(zé)。大型會議還要制訂詳細(xì)的會務(wù)工作方案。

2.發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員范圍。

3.印制會議日程，編排好會議程序，制定注意事項(xiàng)。

4.大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。

5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、就餐證、請柬等。

6.會場布置。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。

（1）懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟等。

（2）設(shè)置主席臺，落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。

（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明確。

（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

（5）擺放適量花卉。

7.后勤服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。

8.做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。

9.進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。

二、會間組織與服務(wù)工作

1.會務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。

2.搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3.落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4.按預(yù)定方案組織與會人員由前向后依次就座。

5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；開會期間關(guān)閉手機(jī)及bp機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。

6.做好會議記錄，寫好會議簡報(bào)。

7.組織照相。

8.為與會人員預(yù)定車票、機(jī)票等。

三、會議善后工作

1.會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2.組織送站。根據(jù)與會人員離會時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。

3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4.做好會議報(bào)道工作。

第三篇：會議室及布置要求

一．會議室的總體要求

會議室是開會的場所，同時(shí)又是放置會議電視設(shè)備的場所，因此會議室的設(shè)計(jì)合理性決定了會議電視圖像的質(zhì)量，也直接影響了開會的效率。完整的視訊會議室規(guī)劃設(shè)計(jì)除了可提供參加會議人員舒適的開會環(huán)境外，更重要是逼真地反映現(xiàn)場（會場）的人物和景物，使與會者有一種臨場感，以達(dá)到視覺與語言交換的良好效果，由會議室中傳送的圖像包括人物、景物、圖表、文字等應(yīng)當(dāng)清晰可辨。二．會議室的類型、大小與環(huán)境

1．會議室的類型

會議室的類型按會議的性質(zhì)進(jìn)行分類，一般分為公用會議室與專業(yè)性會議室。公用會議是適應(yīng)于對外開放的包括行政工作會議、商務(wù)會議等。這類會議室內(nèi)的設(shè)備比較完備，主要包括電視機(jī)、話筒、揚(yáng)聲器、受控?cái)z像機(jī)、圖文攝像機(jī)、輔助攝像機(jī)(景物攝像等)，若會場較大，可配備投影電視機(jī)(以背投為佳)。專用性會議室主要提供學(xué)術(shù)研討會、遠(yuǎn)程教學(xué)、醫(yī)療會診，因此除上述公用會議室的設(shè)備外，可根據(jù)需要增加供教學(xué)、學(xué)術(shù)用的設(shè)備，如白板、錄像機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等等。

2．會議室大小

會議室的大小與電視會議設(shè)備，參加人員數(shù)目有關(guān)?？筛鶕?jù)會議通常所參加的人數(shù)多少，在扣除第一排座位到主席臺后的顯示設(shè)備的距離外，按每人2m2的占用空間來考慮，甚至可放寬到每人占用2.5m2的空間來考慮。天花板高度應(yīng)大于3m2。

3．會議室的環(huán)境

會議室內(nèi)的溫度、濕度應(yīng)適宜，通?？紤]為18～25℃的室溫，60％～80％濕度較合理。為保證室內(nèi)的合適溫度、合適濕度，會議室內(nèi)可安裝空調(diào)系統(tǒng)，以達(dá)到加熱、加濕、制冷、去濕、換氣的功能。會議室要求空氣新鮮，每人每時(shí)換氣量不小于18m3。會議室的環(huán)境噪聲級要求為40dB(A)，以形成良好的開會環(huán)境。若室內(nèi)噪聲大，如空調(diào)機(jī)的噪聲過大，就會大大影響音頻系統(tǒng)的性能，其它會場就難聽清該會場的發(fā)言。

三、會議室的布局、照度、音響效果

1、電視會議室的布置圖

會議電視室除了規(guī)定要求的布局必須嚴(yán)格執(zhí)行外，可適當(dāng)靈活布置。下圖是一個(gè)比較典型的電視會議室的布置圖

整個(gè)會議室的顯示設(shè)備分為兩個(gè)部分，一個(gè)是主席臺后的投影（或背投電視），它負(fù)責(zé)為與會代表提供本會場和另一會場的圖像顯示，一個(gè)是主席臺前的4臺電視，它們分為兩組，負(fù)責(zé)為主席臺領(lǐng)導(dǎo)顯示本會場圖像和另一會場圖像。

圖像采集設(shè)備也分為兩組，主攝像機(jī)安裝在會場中央，實(shí)時(shí)采集主席臺圖像，另一組全景攝像機(jī)安裝在會議室右前部，對會場全景進(jìn)行拍攝。兩組攝像機(jī)均應(yīng)為受控?cái)z像機(jī)，可由會議電視設(shè)備進(jìn)行控制。

揚(yáng)聲器在會議室的前后各安裝一對，為了獲得更好的聲音效果，要求距墻壁和電視機(jī)至少一米。

2．會議室的布局

影響畫面質(zhì)量的另一因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調(diào)。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調(diào)，這兩種顏色對人物攝像將產(chǎn)生“反光”及“奪光”的不良效應(yīng)。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調(diào)較適宜，如墻壁四周米黃色、淺綠、桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色，使所提供的視頻電平近似0.35V。攝像背景(被攝人物背后的墻)不適掛有山水等景物，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質(zhì)量的提高?？梢钥紤]在室內(nèi)擺放花卉盆景等清雅物品，增加會議室整體高雅，活潑，融洽氣氛，對促進(jìn)會議效果很有幫助。

從觀看效果來看，監(jiān)視器的布局常放置在相對于與會者中心的位置，距地高度大約一米左右，人與監(jiān)視器的距離大約為4－6倍屏幕高度。各與會者到監(jiān)視器的水平視角應(yīng)不大于60度。所采用的監(jiān)視器屏幕的大小，應(yīng)根據(jù)會議電視的數(shù)據(jù)速率，參加會議的人數(shù)，會議室的大小等幾方面的因素而定。對小型會議室，只需采用29寸至34寸的監(jiān)視器即可，或者大會議室中的某一局部區(qū)采用；大型會議室應(yīng)以投影電視機(jī)為主，都采用背投式，可在酌情選擇電視機(jī)的大小，最好將電視機(jī)置于會議室最前面正對人的地方。3．會議室照度

燈光照度是會議室的基本必要條件。攝像機(jī)均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光(色溫約5800K)比日光燈(3500K)或三基色燈(3200K)偏高，如室內(nèi)有這兩種光源(自然及人工光源)，就會產(chǎn)生有藍(lán)色投射和紅色陰影區(qū)域的視頻圖像；另一方面是召開會議的時(shí)間是隨機(jī)的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應(yīng)避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗戶都應(yīng)用深色窗簾遮擋。在使用人工光源時(shí)，應(yīng)選擇冷光源，諸如“三基色燈”(R、G、B)效果最佳。避免使用熱光源，如高照度的碘鎢燈等。會議室的照度，對于攝像區(qū)，諸如人的臉部應(yīng)為500LUX，為防止臉部光線不均勻(眼部鼻子和全面下陰影)三基色燈應(yīng)旋轉(zhuǎn)適當(dāng)?shù)奈恢?，這在會議電視安裝時(shí)調(diào)試確定。對于監(jiān)視器及投影電視機(jī)，它們周圍的照度不能高于80LUX，在50～80LUX之間，否則將影響觀看效果。為了確保文件、圖表的字跡清晰，對文件圖表區(qū)域的照度應(yīng)不大于700LUX，而主席區(qū)應(yīng)控制在800LUX左右。4．會議室的音響效果

為保證聲絕緣與吸聲效果，室內(nèi)鋪有地毯、天花板、四周墻壁內(nèi)都裝有隔音毯，窗戶應(yīng)采用雙層玻璃，進(jìn)出門應(yīng)考慮隔音裝置。

根據(jù)聲學(xué)技術(shù)要求，一定容積的會議室有一定混響時(shí)間的要求。一般來說，混響的時(shí)間過短，則聲音枯燥發(fā)干；混音時(shí)間過長，聲音又混淆不清。因此，不同的會議室都有其最佳的混響時(shí)間，如混響時(shí)間合適則能美化發(fā)言人的聲音，掩蓋噪聲，增加會議的效果。具體混響時(shí)間的計(jì)算公式如下： T=KV/{S[-2.3lg(1-a)]+4MV} 式中：

K為房間形狀的參變量，一般取0.161； V為房間容積（m3）；

S為房間內(nèi)吸聲物總表面面積（m2）； a為室內(nèi)平均吸聲系數(shù)；具體計(jì)算方法如下： α =（∑S i α i+ ∑N j α j）/ S 式中： S —— 室內(nèi)總表面積；

S i —— 室內(nèi)各部分的表面積；

α i —— 與表面Si對應(yīng)的吸聲系數(shù)； N j —— 人或物體的數(shù)量；

α j —— 與Ni對應(yīng)的吸聲系數(shù)。M為聲音在空氣中的衰減系數(shù)； 相對濕度70%時(shí)約為： 1000Hz 0.0012 4000Hz 0.0062

6000Hz 0.0134 8000Hz 0.0200 10000Hz 0.0250 T為混響時(shí)間（s）；

會議室的高度大約在4m的情況下，容積<200m3的最佳混響時(shí)間為0.3～0.5s，200～500m3時(shí)為0.5～0.6s，500～2000m3為0.6～0.8s。

為保證聲音絕緣與吸聲效果，天花板應(yīng)用吸聲材料做吊頂，室內(nèi)鋪有地毯、天花板、四周墻壁內(nèi)都裝有隔音毯，窗戶應(yīng)采用雙層玻璃，進(jìn)出門應(yīng)考慮隔音裝置。同時(shí)吸聲不要過量，避免聲音干澀。

根據(jù)聲學(xué)技術(shù)要求，一定容積的會議室有一定混響時(shí)間的要求。一般來說，混響的時(shí)間過短，則聲音枯燥發(fā)干；混音時(shí)間過長，聲音又混淆不清。因此，不同的會議室都有其最佳的混響時(shí)間，如混響時(shí)間合適則能美化發(fā)言人的聲音，掩蓋噪聲，增加會議的效果。具體混響時(shí)間的計(jì)算公式如下（目前更多的是采用計(jì)算機(jī)輔助聲學(xué)設(shè)計(jì)軟件，如EASE3.0進(jìn)行混響時(shí)間的計(jì)算）：

T=KV/{S[-2.3lg(1-a)]+4MV}

其中：K為房間形狀的參變數(shù)，一般取0.161;

V為房間容積（m3）；

S為房間內(nèi)吸聲物總表面面積（m2）；

a為室內(nèi)平均吸聲系數(shù)；

M為空氣衰減系數(shù)；

T為混響時(shí)間（s）；

會議室的高度大約在4m的情況下：

當(dāng)會議室面積小于200平方米時(shí)，T=0.3-0.5秒

當(dāng)會議室面積在200-500平方米時(shí)，T=0.5-0.8秒

當(dāng)會議室面積大于500平方米時(shí)，T=0.8-1.0秒

本會議室實(shí)際會議使用面積約為250平方米，我們通過EASE3.0計(jì)算機(jī)聲學(xué)輔助設(shè)計(jì)軟件計(jì)算出的混響時(shí)間為0.5s～0.6s，可達(dá)到非常理想的效果。

揚(yáng)聲器的布置應(yīng)使會議室得到均勻的聲場，且能防止聲音回傳。

擴(kuò)聲系統(tǒng)的功率放大器應(yīng)采用數(shù)個(gè)小容量功率放大器集中設(shè)置在同一會場的方式，用合理的布線和切換系統(tǒng)，保證會議室在損壞一臺功放時(shí)，不造成會場聲音中斷。

聲音信號輸入功率放大器之前，應(yīng)采用均衡器和反饋抑制器進(jìn)行處理,以提高聲音信號的質(zhì)量。

使用盡可能少的麥克風(fēng)，因?yàn)辂溈孙L(fēng)越多，引入的背景噪音會越強(qiáng)。

會議室一般都是采用吸聲吊頂?shù)拇胧﹣碛行У乜刂剖覂?nèi)混響問題的，會議室吸聲吊頂常用的材料有博網(wǎng)針孔復(fù)合吸聲鋁板、巖棉吸聲板等。

第四篇：會務(wù)工作

會務(wù)工作

教學(xué)目的

通過本章學(xué)習(xí)，了解會務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)方法

該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實(shí)訓(xùn)為中心、情景活動為中心和問題引導(dǎo)為中心”的課程范型，采用案例教學(xué)、敘述式教學(xué)、討論式教學(xué)、現(xiàn)場教學(xué)、項(xiàng)目驅(qū)動、分組協(xié)作教學(xué)、“教-學(xué)-練”一體化的方法組織教學(xué)。教學(xué)重點(diǎn)

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學(xué)難點(diǎn)

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓(xùn)練。教學(xué)時(shí)數(shù)

理論教學(xué)4.0課時(shí)

實(shí)訓(xùn)教學(xué)8.0課時(shí)

教學(xué)內(nèi)容

案例導(dǎo)入：某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點(diǎn)寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會議地點(diǎn)。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個(gè)案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個(gè)是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標(biāo)、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、與會人員、會議方式。

2、內(nèi)容要素：會議指導(dǎo)思想、會議議題、會議目的、會議任務(wù)、會議作用、會議結(jié)果。

3、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實(shí)。

4、財(cái)務(wù)要素：會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。最基本的會議要素

會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見的會議種類有：

按組織類型分：內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；

按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報(bào)告性、談判性、動員性、紀(jì)念性等；

按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；

按規(guī)模大?。禾卮笮?萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡(luò)會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內(nèi)會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報(bào)。通過會議的報(bào)告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識上的主觀局限性。

2．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結(jié)工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強(qiáng)上下 級之間、同級之間的了解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)。

4．統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。(二)會議的負(fù)面作用。

1．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)。美國一位管理學(xué)家說過“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時(shí)間的30％～33％。”日本效率協(xié)會統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時(shí)間的40％是在開會?！痹谖覈I(lǐng)導(dǎo)人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點(diǎn)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會海，哪里會有時(shí)間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費(fèi)。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。

3．信息的重復(fù)、浪費(fèi)。有些會只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風(fēng)。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財(cái)，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報(bào)與審批的形式有哪些？

口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會議申報(bào)。

會議申報(bào)應(yīng)遵循什么原則？

精簡從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。指導(dǎo)會務(wù)工作的原則有哪些？

1、準(zhǔn)備充分；

2、組織嚴(yán)密；

3、服務(wù)周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時(shí)要耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)的，一般來說會議人工成本是這樣計(jì)算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）;B —參加會議的人數(shù);T —會議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因?yàn)閯趧赢a(chǎn)值遠(yuǎn)比工資高，乘以2是因?yàn)殚_會時(shí)經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計(jì)入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費(fèi)。會議秘書工作的基本任務(wù) 1，組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報(bào)到；(4)對與會人員進(jìn)行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調(diào)；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結(jié)束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財(cái)務(wù)管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。

會務(wù)工作的具體內(nèi)容

會務(wù)工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機(jī)構(gòu)→ 明確會議所需設(shè)備和工具→確定會議時(shí)間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點(diǎn)→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準(zhǔn)備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報(bào)到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報(bào)或快報(bào)→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀(jì)要 → 會議的宣傳報(bào)道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結(jié)

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計(jì)劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員、議程、日程及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等項(xiàng)目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時(shí)間和日期。

（五）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作(七)確定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會。會議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。

二、會議的時(shí)間、地點(diǎn) 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報(bào)到。

三、參加會議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人?？傆?jì)50人。會議議程

會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。(2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。

五、會議議題：

(1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。

(3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。

六、會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：

準(zhǔn)備會議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺秘書負(fù)責(zé)。

七、會議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。(1)總經(jīng)理的工作報(bào)告。

(2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。’(3)公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。

八、會議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關(guān)于會議要研究的問題、達(dá)到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當(dāng)，名實(shí)相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個(gè)要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內(nèi)容。有的會議名稱由單位、、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會”。有的會議名稱有時(shí)間、會議內(nèi)容和會議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運(yùn)票價(jià)聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時(shí)間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會”。

（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。

同時(shí) 本著精簡效能的原則。

會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時(shí)間和地點(diǎn)應(yīng)注意哪些問題？

1、會議時(shí)間有三種含義：一是指會議召開的時(shí)間；二是指整個(gè)會議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會議的時(shí)間限度。

2、確定會議時(shí)間應(yīng)考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計(jì)劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時(shí)間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報(bào)會，常定在下班前半小時(shí)，而不是安排在剛上班時(shí)。再次是適宜，先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人時(shí)間的適宜。在領(lǐng)導(dǎo)出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時(shí)召開牽涉人員多、時(shí)間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

最后是會議時(shí)間限度。據(jù)心理學(xué)家測定，成年人能集中精力的平均時(shí)間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時(shí)間最好不超過一小時(shí)。如果需要更長時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。

（會議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時(shí)間。會議連續(xù)進(jìn)行的最佳時(shí)間是3小時(shí)之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時(shí)間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點(diǎn)問題：會議地點(diǎn)，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應(yīng)根據(jù)不同的會議類型來選地點(diǎn)。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應(yīng)考慮交通便利

會場位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會者方便前往。一般應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會者的工作地點(diǎn)均較近的地方。第三、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時(shí)應(yīng)考慮會議時(shí)間的長短，時(shí)間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機(jī)、投影儀、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等。

第五、場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時(shí)，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進(jìn)會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應(yīng)掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)。會場內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。

第六、應(yīng)考慮有無停車場所和安全設(shè)施問題。

第七、場地租借的費(fèi)用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。秘書部門平時(shí)應(yīng)掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機(jī)關(guān)和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進(jìn)一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設(shè)有“組織組”負(fù)責(zé)考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。它是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會前復(fù)印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項(xiàng)活動，它是與會者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。會議日程表的制定 要明確具體，準(zhǔn)確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參與會議。

●例會原則上要定時(shí)召開，且時(shí)間不宜過長。時(shí)間應(yīng)控制在一個(gè)半小時(shí)左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時(shí)間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時(shí)機(jī)。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報(bào)告；

分組討論； ●大會發(fā)言；

參觀或其他活動；

會議總結(jié)，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會議議程

公司銷售團(tuán)隊(duì)會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關(guān)人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。6．銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標(biāo)

（七）印發(fā)會議通知

發(fā)會議通知可用書面或電話、電報(bào)兩種形式。通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點(diǎn)、與會人員、報(bào)到日期和地點(diǎn)、攜帶的材料和個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發(fā)會議通知一要及時(shí)，使與會人員能按時(shí)參加；二要準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務(wù)會議的通知，宜用印制精美、設(shè)計(jì)獨(dú)特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。

（八）確定會議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。

檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時(shí)開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。

檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎勵(lì)用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務(wù)。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進(jìn)行一次全面檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行整改。

（九）建立會議組織機(jī)構(gòu)

會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。

1．會議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容

*文件資料費(fèi)：包括文件資料的制作、印刷費(fèi)，文件袋，證件票卡的制作、印刷費(fèi)用等開支。

*郵電通訊費(fèi)用：如發(fā)會議通知，則有會議事項(xiàng)發(fā)電報(bào)、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。

*會議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會議設(shè)備的購置和租用費(fèi)。

*會議場所租用費(fèi)：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費(fèi)：如會議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會場布置等所需要的費(fèi)用。*會議宣傳交際費(fèi)：如現(xiàn)場錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。*會議住宿補(bǔ)貼費(fèi)：一般情況下住宿費(fèi)是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補(bǔ)貼一部分。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項(xiàng)。*會議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對會議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會者承擔(dān)一部分。

*會議交通費(fèi)：即參會人員交通往返的費(fèi)用，如果由會議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算；會議期間的各項(xiàng)活動如需使用車輛等交通工具，其費(fèi)用也應(yīng)列入預(yù)算。

*其他開支：包括各種不可預(yù)見的臨時(shí)性開支。2．審核時(shí)要逐項(xiàng)細(xì)審

要讓起草人員將部分費(fèi)用的細(xì)目表一并承上。如計(jì)算設(shè)備租用費(fèi)時(shí)，應(yīng)了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費(fèi)用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經(jīng)費(fèi)的把關(guān)，不可太松，否則會造成浪費(fèi)；也不可太緊，否則會影響到會議質(zhì)量。

例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費(fèi)預(yù)算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預(yù)計(jì)200人，現(xiàn)就會議所需各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)提出預(yù)算。

一、場地租用費(fèi)

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計(jì)10000元,。

二、攝像設(shè)備租用費(fèi)

擬租攝像機(jī)2臺，每臺每天租金2000元,，共計(jì)4000元。

三、聘請專家咨詢費(fèi)

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計(jì)10000元。

四、宴請費(fèi)用

10人一桌，每桌標(biāo)準(zhǔn)2000元，共計(jì)40000元。

五、交通費(fèi)用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計(jì)2000元。

六、會議用品費(fèi)

資料印制費(fèi)：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計(jì)10000元。

七、紀(jì)念品 到會記者預(yù)計(jì)50人，每人一份紀(jì)念品價(jià)值500元，共計(jì)25000元。此次會議經(jīng)費(fèi)總計(jì)10萬元。

此預(yù)算提交總經(jīng)理辦公會審查批準(zhǔn)。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進(jìn)行全面的會前檢查

會前檢查是落實(shí)各項(xiàng)會議準(zhǔn)備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復(fù)檢查。會前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。檢查的重點(diǎn)是會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗(yàn)人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位等。

會前檢查包括每個(gè)細(xì)節(jié)都不能放過。就拿會議設(shè)備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機(jī)器可以及時(shí)更換；主持會議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置，秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點(diǎn)沒安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時(shí)裝秀”方案

某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個(gè)服裝展示會，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊(duì)若干人。

3．會議主持人： XX集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時(shí)間：2002年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。

5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。時(shí)裝表演。

展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團(tuán)小禮堂。

8．會場布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識，上方掛展示會標(biāo)題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀(jì)念品(每人發(fā)X X服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作。一個(gè)好的會議方案，應(yīng)該是科學(xué)、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真細(xì)致地做好。

小李的方案還有一些需要改進(jìn)的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應(yīng)該用正規(guī)的書面語?！皶r(shí)裝秀”應(yīng)改為“時(shí)裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應(yīng)請新聞媒體記者到會報(bào)道，以擴(kuò)大影響。

3．會議地點(diǎn)不應(yīng)設(shè)在x x服裝集團(tuán)內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴(kuò)大影響的效果。應(yīng)該改設(shè)在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應(yīng)該準(zhǔn)備的用于展示的新款時(shí)裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會見。政治性會見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會商。

二、會見、會談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)；另外，爭議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達(dá)到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準(zhǔn)備資料

確定參加人員

確定時(shí)間和地點(diǎn)

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準(zhǔn)備資料

3．確定參加人員 4．確定時(shí)間和地點(diǎn) 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓(xùn)練

【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。

一、案例分析 案例：

一次重要的報(bào)告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯(cuò)，開會時(shí)小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯(cuò)，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準(zhǔn)備工作? 2．會見與會談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準(zhǔn)備工作?

附件：會議通知例文

各區(qū)、市、縣國家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局：

經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達(dá)總局、省局xxx工作會議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局分管領(lǐng)導(dǎo)、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點(diǎn)分局局長，市局征管科、法制科、計(jì)財(cái)科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負(fù)責(zé)人。

二、報(bào)到時(shí)間及地點(diǎn)：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務(wù)局報(bào)到。

三、會議日程及時(shí)間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，10：30—12：00在xxx國家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；14日下午在市局直屬分局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領(lǐng)導(dǎo)和科室負(fù)責(zé)人講話。

二○○四年十二月二日

第五篇：二 工作人員會務(wù)期間要求

二 工作人員會務(wù)期間要求:

1、著裝要求：所有與會人員必須穿統(tǒng)春秋裝服裝, 佩戴簡章,領(lǐng)帶、襯衣。女性必須上好淡裝 ,整理好頭發(fā)。

2、在現(xiàn)場工作期間,不允許相互間閑聊, 嘻嘻哈哈;

3、與會人員在會議期間坐姿一定要端正，不能東倒西歪;

4、與會期間，將手機(jī)開到振動檔。

5、散會時(shí)，與會人員要微笑退場，不能大聲喧嘩。

三、各崗位職責(zé)：

1、主持人職責(zé)：

(1)負(fù)責(zé)檢查音響設(shè)備的正常運(yùn)行;(2)負(fù)責(zé)碟片的準(zhǔn)備;(3)負(fù)責(zé)無線話筒的調(diào)試及電池的準(zhǔn)備;(4)負(fù)責(zé)會務(wù)期間的主持工作;

3、現(xiàn)場人員：(1)攝相人員1名;(2)拍照人員1名;(3)服務(wù)人員4名

四、拍照要求：

1、需拍一張全景;從后往前拍;

2、照優(yōu)秀員工合照;

3、按發(fā)言順序一一拍照;

4、其它隨意。

1、開幕式：

時(shí)間：xx-x年2月10日星期六上午9：00-11：00 地點(diǎn)：新宇酒店 主持：閆宏飛 周 華*介紹來賓、領(lǐng)導(dǎo)(主持人)*宣布“靖邊縣曙光保安服務(wù)有限公司2014總結(jié)大會”開幕并致辭(副經(jīng)理)目 錄第二部分 活動操作方案

一、基本要素策劃主題：盤錦日隆物業(yè)公司xx-x年全體員工暨表彰大會

策劃宗旨：儀式要求安全、高效、簡樸，氣氛要隆重、熱烈，充分體現(xiàn)總結(jié)及表彰的重要意義。策劃規(guī)模：來賓300人左右，主席臺貴賓5人左右。與會嘉賓： 執(zhí)行地點(diǎn)：

2.一、大會時(shí)間地點(diǎn)：

1、時(shí)間：定在12月18日或12月25日比較合適，因都為周六，且距論壇成立紀(jì)念日相近;大會時(shí)間長度控制在5個(gè)小時(shí)之內(nèi)，其后是晚餐時(shí)間(最好是自助餐形式)。

2、地點(diǎn)：位于市中心地帶，交通方便，場地較大(至少可容納200人，散臺空間較大，有舞臺);功能比較完善(比如有投影，有卡拉OK，有舞美燈光，有好的音響效果，有餐飲供應(yīng))

二、大會組委會：

1、小組成員：包括管-理-員、總顧問、版區(qū)總斑竹、各版塊斑竹、主持人(以上本市成員做具體工作，外地成員書面向管-理-員提出意見和建議)。

2、組織形式：1)管-理-員：主要掌握大會的籌辦動態(tài)和方案落實(shí)(包括前期籌備、節(jié)目審定、會員建議的歸納、整理和實(shí)施);協(xié)調(diào)版區(qū)之間、組委會成員之間、參加演出的會員之間的合作關(guān)系;2)總顧問：主要把握大會整體運(yùn)作方向，提出更趨完善的改進(jìn)意見和建議，負(fù)責(zé)論壇與社會關(guān)系的溝通和交流，負(fù)責(zé)聯(lián)系媒體的參與和報(bào)道等宣傳工作。3)各斑竹：主要負(fù)責(zé)各自版塊的節(jié)目征集、排練和演出人員的選拔、確定(節(jié)目單先報(bào)組委會審查)。4)主持人：主要負(fù)責(zé)開幕詞、閉幕詞的撰寫及大會主持。5)服務(wù)人員：負(fù)責(zé)投影、攝影、DV、義工的人員明確分工，專人負(fù)責(zé)，組委會直接管理。

三、大會公益與公眾參與節(jié)目：

1、攝影愛好者作品拍賣活動：個(gè)人提供自選攝影作品及洗印裝裱費(fèi)用，由組委會專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一洗印裝裱，作品懸掛或擺放在大會現(xiàn)場，向觀眾進(jìn)行底價(jià)(洗印裝裱價(jià))拍賣，拍得款項(xiàng)高與裝裱價(jià)的部分，部分充入西盟基金，高于裝裱價(jià)的部分現(xiàn)金和裝裱價(jià)歸還作者本人。

2、有紀(jì)念意義的會員個(gè)人珍藏物品拍賣：如戶外會員揀拾的石頭;個(gè)人繪畫作品;個(gè)人旅游紀(jì)念品;其他個(gè)人珍藏物品。拍賣所得款項(xiàng)遵循會員本人意愿捐入西盟基金或作為獎品頒發(fā)給得獎會員。

3、有獎竟猜活動：題目由管-理-員或主持人或?qū)Ｈ颂峁?要求保密性)。

4、西盟論壇發(fā)展史—?dú)v史珍貴鏡頭回放：各版塊斑竹負(fù)責(zé)搜集整理，組委會篩選確定(包括新版塊的成立、注冊會員千位數(shù)的突破、新老斑竹更替、舊制度的規(guī)范與完善，新制度的建立與實(shí)施、戶外發(fā)展史回顧、戶外名人錄、報(bào)章廣播電視等媒體對論壇的報(bào)道宣傳記錄、在發(fā)展中遇到的困難挫折以及如何克服解決的事例等等)。

5、對西盟的健康發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)的會員給予榮譽(yù)和物質(zhì)的嘉獎(比如說發(fā)帖量前十名、發(fā)帖量最高獎、發(fā)帖質(zhì)量最高獎、最佳帖子獎、最佳斑竹獎、最具創(chuàng)新精神斑竹獎、最佳會員獎、最佳貴賓獎、杰出貢獻(xiàn)獎、最佳建議獎(包括對論壇發(fā)展有促進(jìn)作用的意見帖、指正帖)、最熱心會員獎、最辛勤灌水獎、最佳戶外活動領(lǐng)隊(duì)獎、最佳戶外精神獎、最佳戶外協(xié)作獎、最佳戶外活動項(xiàng)目獎、最佳戶外活動隊(duì)員獎、最佳戶外活動財(cái)務(wù)獎、最佳線路探路獎、最佳戶外攻略獎、最具風(fēng)采戶外人士獎、最佳原創(chuàng)寫手獎、最佳圖片制作獎、最佳轉(zhuǎn)帖獎、最佳攝影獎、最佳義工獎、最佳新人獎、等等，以上獎項(xiàng)參考若干，頒獎時(shí)可以介紹得獎?wù)叩臉I(yè)績資料，得將者發(fā)表感言)。

6、大會現(xiàn)場公布一批普通會員榮晉貴賓的新成員名單。

7、新老會員看西盟：推選一名老會員和一名新會員談?wù)勛约貉壑械奈髅?包括怎么加入的來歷、怎么看待西盟、對西盟發(fā)展的展望)。

8、對已離開西盟但作出貢獻(xiàn)的會員和斑竹的回顧和祝福。

四、大會流程：

1、主持人致開幕詞：(10分鐘之內(nèi))

2、舞蹈：(開門紅二)

3、其他節(jié)目(原創(chuàng)詩歌散文配樂朗誦、小品、歌舞、樂器演奏、戶外服飾裝備模特表演等)

4、穿插公眾參與節(jié)目(拍賣、歷史鏡頭回放、有獎竟猜、頒獎儀式、宣布新貴賓名單，互動游戲)。

5、自助餐酒會。

五、其它要求各版主積極組織本版塊的節(jié)目，在12月1日前跟貼匯報(bào)進(jìn)展情況，在12月10前確定節(jié)目單，并希望全體會議員群策群力，積極主動的參與進(jìn)來，把我們這次年中總結(jié)會高的紅紅火火。(向原創(chuàng)suoke表示敬意)