第一篇：會務工作體會（精選）

一點體會

按照職責分工，我主要是負擔縣政府各種會議的承辦工作。在外人眼里，會務工作也就是發(fā)發(fā)通知、簽簽到、擺擺桌牌、布置會場，沒什么費腦子的。但通過這幾年的工作實踐，這其中的酸甜苦辣，承擔的壓力，我這個承辦人感受頗深?？此坪唵蔚墓ぷ?，也是一門學問，要想干好了，需要付出巨大的努力。

最主要的是做到“充滿熱情”。

興趣是學生最好的老師，那熱情就是做好會務工作的動力源泉。工作是要有熱情的，沒有熱情，任何工作也不會做好。會務工作干的時間長了，有時也感到單調(diào)乏味。但每當此時，我想到的是我的責任，會務工作是縣政府的臉面，嚴重的可能影響一個重要工作的落實。法國寓言家拉·封丹曾經(jīng)說：“無論做任何事情，都應遵循的原則是：追求高層次。你是第一流的，你應該有第一流的選擇，在工作中加入?熱情??！?一個人缺乏熱忱，一定是一個無精打采的人，即使所有的機會都來到身邊，也會稀里糊涂地把它們喪失殆盡。對自己的工作熱情的人，不論工作有多少困難，或需要多少的努力，始終會用不急不躁的態(tài)度去進行，而且一定能夠出色地完成任務。因此，在面對任何一種會議，無論會大會小，身體是否健康，我總認為，這是我的工作，我的職責所在，干就要干好了，而且是充滿熱情的去干，去體現(xiàn)我的價值。

熱情工作，還要善于謀事。思工作之法，謀工作之策，經(jīng)?？紤]如何把工作做好、做精。不善于思考、不善于謀事，工作就只能在低層次徘徊。譬如有的工作僅僅停留在常規(guī)思路上，不能撲下身子，結(jié)合實際抓落實；有的過于依賴領(lǐng)導，靠領(lǐng)導安排。這都不是真正的謀事。巴爾扎克說：“一個能思考的人，才是一個真正力量無邊的人。”思考是工作的前奏，思考程度的深淺、層次的高低，直接決定工作的層次和質(zhì)量。熱情工作，就要善于思考、勤于謀事，針對新情況、拿出新思路，面對新問題、采取新措施，不斷提升工作層次和水平。

熱情工作，更要會干事。“劈柴不照紋，累死劈柴人?！睙崆椴坏扔谛U干，而是尊重客觀規(guī)律，把高度的熱情與科學的態(tài)度結(jié)合起來。沒有科學的工作態(tài)度，不考慮客觀實際，必然導致脫離實際，盲目冒進?！鞍蚊缰L”、“心急吃不得熱豆腐”，說的就是這個道理。不思進取、被動應付，三天打魚、兩天曬網(wǎng)，只能一事無成；爭強好勝，不懂文武之道，一張一弛，不會勞逸結(jié)合，累壞身體，只能欲速則不達。熱情工作，就要深入研究、科學工作，干到點子上、忙在關(guān)鍵處，把握主要矛盾，創(chuàng)造性開展工作。

第二篇：做好會務工作的幾點體會

做好會務工作的幾點體會

細節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。近年來，我們在會務服務工作中，著力探索會務服務量化、細化辦法，規(guī)范會務工作流程，力求使會務工作規(guī)范化、標準化，進而不斷提高會務組織服務水平。

一，制定詳細方案?？茖W詳細的工作方案是做好會務工作的基礎(chǔ)。每次接到會務任務，我們都要根據(jù)會議主題及日程安排，對會務工作進行認真研究，制定會務工作方案。并根據(jù)會議規(guī)格高低、人員多少、日程長短，設(shè)立相應的工作小組，明確各組分工職責。大型會議活動還成立會務工作領(lǐng)導小組，設(shè)立會務工作綜合協(xié)調(diào)組，負責整個會務工作的綜合協(xié)調(diào)及督查落實，保證各組之間及時溝通對接。在室外舉辦的大型會議及有參觀考察活動的會議，還針對可能出現(xiàn)的情況制定應急預案。對于黨代會、人代會等有集體合影的會議和活動，事先擬定室外合影方案和室內(nèi)合影方案，保證出現(xiàn)天氣變化時活動順利進行。

二，繪制工作流程。會務服務水平通過細節(jié)體現(xiàn)。為確保會務組織服務工作規(guī)范明晰，便于操作，我們將會務工作任務進行詳細分解，具體量化、細化。繪制整個會務工作流程和工作細則。明確工作任務及各項任務目標要求、完成時限、承辦人員。工作細則和工作流程分發(fā)到各個工作組及工作人員手中。各個工作小組和會務人員根據(jù)整個工作流程，制定各自的工作流程圖。比如，在服務第六屆張仲景醫(yī)藥文化節(jié)開幕式中，我們將會務工作5項主要任務細化為會場布置、座次安排、會議通知、入場導引、跟車服務等53個細節(jié)，分解到組，量化到人。

三，及時對接督查。督促檢查是保證會務工作順利開展的重要環(huán)節(jié)。在會議前期組織籌備中，我們根據(jù)工作情況，適時召開各工作小組碰頭會和對接會。對照工作任務及工作流程，落實各組工作進展情況。協(xié)調(diào)解決工作中遇到的困難和問題。會期較長的大型會議活動，我們在會議召開期間，堅持每天召開各工作小組碰頭會，及時溝通工作情況，對第二天各項工作進行對接核查，查漏補遺，確保工作不出現(xiàn)任何疏漏。

四，加強會前查驗。會前查驗是確保會議組織服務不出差錯的重要環(huán)節(jié)。會前查驗主要包括對會議現(xiàn)場的查驗和有關(guān)工作對接情況查驗。對于會議現(xiàn)場查驗，我們印制會務組織服務工作查驗明細表。將查驗內(nèi)容細化為出席領(lǐng)導核實、座次安排核查、材料備份、新聞報道安排等22個項目，每一個項目查驗無誤后由負責人簽字，保證會務組織服務工作不出差錯。對于工作對接情況查驗，主要是對主題會議結(jié)束之后有關(guān)活動和服務的安排落實情況進行核實。如會后有參觀活動的會議，核實車輛調(diào)度、跟車服務人員到位情況；會后有合影任務的會議，落實場地搭建、座次安排表印制、拍照人員安排等工作到位情況。

五，搞好跟蹤服務。在會務工作中，我們把會后跟蹤服務作為整個會務工作的主要內(nèi)容之一進行安排，編入工作流程，明確職責分工。在會務工作過程中，我們在落實參會領(lǐng)導和嘉賓名單時，力求弄清每位領(lǐng)導及來賓在會議期間活動安排，提前征詢參會人員是否需要預訂車票、機票，提供車輛、續(xù)訂房間等有關(guān)服務。需要后續(xù)服務的安排專人跟蹤服務，確保會議服務不出現(xiàn)虎頭蛇尾的現(xiàn)象。

六，及時總結(jié)建檔。及時總結(jié)大型會議活動的組織服務工作，是不斷提高會務服務水平的重要途徑。近年來，我們堅持一會一總結(jié)，大型會議活動結(jié)束之后，及時召開會務工作總結(jié)會。組織會務服務人員對整個會議組織服務工作進行總結(jié)?？偨Y(jié)成功經(jīng)驗，分析存在的問題和不足，不斷完善會務工作流程。同時，對會務工作文檔及時收集整理立卷，為今后同類會議提供參考借鑒。

第三篇：公司會務人員工作體會發(fā)言

公司會務人員工作體會發(fā)言

轉(zhuǎn)眼間，到公司已經(jīng)半個多月了。非常感謝公司領(lǐng)導和同事的關(guān)心和幫助。半個月來，通過公司培訓以及日常工作感覺自己學到了很多東西，心理素質(zhì)也比原來好了很多。

從開始對會務這份工作概念很模糊，到現(xiàn)在能從容的面對每一場會議中的工作。這段時間，感覺變化最大也最重要的就是工作態(tài)度。應該時刻謹記的服務理念。

會務接待是一項看似簡單實則復雜的工作，從會前的溝通、籌備，到不同會議不同要求的具體落實體現(xiàn)，都需要極大的耐心和細心。俗話說良好開端的是成功的一半，會前準備的充分是取得會議成功的前提，這就要求會務人員縝密的考慮每一項關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

從七月一號到現(xiàn)在，我們接待過十余次會議和小餐廳服務，在這個過程中，我學到了更多的待人接物，服務禮儀等相關(guān)知識，積累了很多的經(jīng)驗。

小餐廳接待是我之前一直都比較擔心也是做得很不好的一項工作。上周的餐廳服務禮儀及一些常識培訓對我來說幫助很大，之前自己上網(wǎng)查到的資料都比較籠統(tǒng)，這次培訓很細致很實用，比如說魚的擺放是左頭右尾，魚肚必須朝向客人，涼菜熱菜的間隔擺放等。主動服務意識及細心觀察是小餐廳接待是否成功的關(guān)鍵，每次接待要注意觀察客戶的喜好，酒水要及時添等等。

這半個月的工作中，我學到很多，也發(fā)現(xiàn)了自身的很多不足，遇事考慮不夠周全、不夠細致。在以后的工作中，我會總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)自身的不足，嚴格要求自己，做到務實、守信、創(chuàng)新、發(fā)展。

第四篇：淺談做好會務工作的實踐和體會

淺談做好會務工作的實踐和體會

接待也是生產(chǎn)力，會議組織和管理是辦公室人員的一項重要工作內(nèi)容，會務的組織水平和服務質(zhì)量越來越受到各級領(lǐng)導的重視，同時也成為衡量辦公室工作水平的一個重要要素。近年來，我廠在會務服務工作中，著力探索會務服務量化、環(huán)節(jié)細化，逐步規(guī)范會務工作流程，力求使會務工作規(guī)范、標準，增強可繼承性、可借鑒性和實用性，進而不斷提高會務組織服務水平。

一、縝密籌劃，充分準備，做到有的放矢

細節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平，會議取得成功的前提是要有個縝密、可操作的籌劃。針對每次承接會議的特點，我們注意把握會務工作規(guī)律，高標準要求，細化四項工作，做好會議的準備工作。

會務手冊編制科學細致。在詳細制定會議預案、準確制發(fā)會議通知的基礎(chǔ)上，我們注意科學安排會議日程，合理設(shè)置會議編組。認真考慮什么性格的人適合干什么性質(zhì)的工作，量才使用，發(fā)揮長處。

2009年慶典活動策劃之初，第一稿會務手冊完成后，我們精益求精、苛求完美，沒有因為完成就可以，而是向公司總辦及時討教、學習，在上級部門和領(lǐng)導的指導下，細化整改了會務手冊，最終修改完成的稿，雖與初稿有所不同，但內(nèi)容更加細致、結(jié)構(gòu)更加科學、時間安排緊湊、可操作性更強。在此基礎(chǔ)上，反復校對人員名單，撮要闡明注意事項，使會議指南簡明扼要，一看即懂，讓與會人員一冊在手，釋疑解惑，為會議的順利進行打下了堅實的基礎(chǔ)。

文件材料撰寫細心認真。領(lǐng)導講話、主題報告、典型材料等具有保密要求和時限要求，辦公室人員起草后反復修改，還形成了集體修改材料的慣例，這樣一來不僅促進辦公室工作人員提高寫作水平，而且集中大家智慧，確保內(nèi)容更趨全面、質(zhì)量更趨上乘。同時按照油田公司要求，我們還對這些會議文件和材料在格式上統(tǒng)一規(guī)范，文稿敲定后辦公室每個成員都要進行閱讀，再次查找錯字、錯標點等易疏忽的地方，幾易其稿，終成終稿，為會議的有序運轉(zhuǎn)奠定了基礎(chǔ)。

后勤保障工作細微到位。我們堅持后勤保障工作與其他會務工作一起謀劃，同步到位。落實“三到位”原則，即：

準備工作到位：會議食宿、醫(yī)療、車輛、證件制作、會場刀旗、橫幅、材料印刷等工作提前著手準備，為會議召開做好所有準備工作。

布置工作到位：現(xiàn)場布置工作必須詳細、清楚，工作任務、各環(huán)節(jié)銜接等必須向會務人員交待明白，哪個地方有問題，必須提請會務人員注意，及時解決，如宣傳手冊、報紙等宣傳物品的擺放專門請教業(yè)內(nèi)專業(yè)人士，拉線對直，力求整齊劃一，盡善盡美。2007年組織進行了公務禮儀接待培訓，針對廠辦公室、會場服務人員和基層單位管理人員進行現(xiàn)場指導和培訓。

檢查整改到位：對自己職責范圍內(nèi)的各項工作，不厭其煩地檢查落實，小到筆的擺放，大到整個會場設(shè)備、樓外宣傳品等都要及時檢查，不放過任何一個細節(jié)，遇到問題無論在哪里，能及時整改，不推諉、不疏忽。

加強聯(lián)絡溝通，提高會議質(zhì)量。具體加強五個層面的溝通，加強與公司總辦的聯(lián)絡，爭取指導與幫助；加強與會議相關(guān)科室的聯(lián)絡，及時解決漏洞；加強與來賓的聯(lián)絡，及時調(diào)整名單、座位、發(fā)放物品等；加強與會務服務的賓館、酒店的聯(lián)絡，提前收集好資料；加強會務組工作人員相互之間的溝通，做好協(xié)調(diào)統(tǒng)籌規(guī)劃。

二、精心運作，規(guī)范服務，做到環(huán)環(huán)相扣

“智者千慮，終有一失”，會議一旦開始了，各種突發(fā)因素隨時可能發(fā)生，我們即按照手冊各司其職，又靈活、主動進行突發(fā)狀況的應急處理。

——嚴謹。會務人員要按照會務手冊規(guī)范運作，每個工作人員都要注意在會務工作整體鏈條中找準位置，自覺做好職責范圍內(nèi)的事情，確保事事有人管，人人有專責。會務人員之間加強聯(lián)絡與溝通，對會議材料的發(fā)放、大小會議的交叉通知、出席人員的到會落實、主席臺的設(shè)置、座次安排、會場秩序維護等工作，密切配合，拾遺補缺，形成會務工作一盤棋。通過每個部位的有序運作，保證了會務工作整體運作嚴謹、順利進行。

——靈活。會務人員在堅持按照既定方案和程序操作的同時，又要注意處理好隨即是想，創(chuàng)造性的開展工作。隨機應變，解決會議中的突發(fā)狀況處理能力。

——主動。雖然會務手冊能做到事事有人管，人人有專責，但執(zhí)行中總有外界原因顧不過來的，會務工作人員應該，團結(jié)協(xié)作，互相幫助，對一些與己責任不大，可處理可不處理，但影響會議質(zhì)量和效果的事情，要主動介入，不推不讓，妥善處理，保持和維護正常的會議秩序。

——高效。著力強化效率觀念，雷厲風行，高效率地完成職責任務。比如召開會議前我們會及時將有關(guān)文件、講話稿送達相關(guān)人員，及時做好會議記錄，及時收集參會人員的意見和建議。會議期間與會代表的合理提議我們都會及時進行完善，從而做到服務高質(zhì)量，工作高效率。

三、善始善終，深化服務，做到緊湊有序

這是會務工作的重要組成部分。會議結(jié)束后，要及時收尾，善始善終，會后工作的主要內(nèi)容有組織代表離會、整理會議記錄、起草會議紀要、撰寫會議簡報、發(fā)布會議新聞、材料歸檔等。

注重會議代表離會工作。代表離會工作做不好，容易使人感到會議安排有頭無尾，有始無終，“會散茶涼”之感，同樣會影響會議的效果。我們在幾次的大型會議后，一方面周密安排好與會代表離會的送行、后續(xù)住宿、餐飲等工作，保證與會代表滿意而歸。另一方面對會議代表清退、酒店、會場遺留的文件及時收存，防止失密事件的發(fā)生。

注重會議宣傳報道及時。營造貫徹落實會議精神的氛圍。在會前制定宣傳報道計劃的基礎(chǔ)上，加強與新聞單位的聯(lián)絡，緊扣會議主題擬定新聞通稿，按會議統(tǒng)一口徑開展宣傳報道，使整個宣傳報道工作有計劃地展開，營造會議傳達的輿論聲勢。

注重會后督促檢查到位。強化落實會議精神的功效。這是會務工作的延續(xù)與深化，對會議決定的事項和部署的任務，廠辦及時明確承辦部門和辦理時限，跟蹤檢查督辦，并定期針對廠內(nèi)各類會議安排的重點工作進行督查、督辦。

四、總結(jié)經(jīng)驗，建立檔案，做到分享提升

提高會務工作水平是一項長期的工作。不僅現(xiàn)在要抓，將來還要抓。我們非常注重查漏補缺，總結(jié)提高。我廠執(zhí)行的以下幾個方式值得推廣。

會后總結(jié)經(jīng)驗，分享收效。每次會議結(jié)束后，辦公室成員都要召集會務工作人員認真總結(jié)會議組織中的經(jīng)驗教訓，并針對會議中出現(xiàn)的狀況進行剖析，尋找工作差距，討論解決意見。我們承辦的大型會議產(chǎn)生的名單、會務手冊、接待手冊等材料，辦公室都會整理歸檔，使以后辦理同類會議時有所借鑒。

加強相互學習，勤于實踐。提高會務工作水平，功夫在平時，沒有平時的學習和積累，沒有實踐的總結(jié)和完善，就不會有辦會水平的提高。辦公室成員在每次會議中相互學習之外，還注重向兄弟單位學習，無論哪家兄弟單位組織大型會議、慶典等，我們都主動去觀摩學習，從中學習他人的長處，經(jīng)常交流研討會務工作經(jīng)驗，不斷琢磨、領(lǐng)悟會務要領(lǐng)和提高會務水平。

加強外部培訓，提高水平。安排辦公室成員參加各類會務、禮儀等培訓學習。雖然我廠辦公室成員少，工作量多，但每次公司舉辦各類會務、禮儀培訓班，我們都會安排人員參加學習，旨在學習目前會務工作中新的規(guī)定、新的優(yōu)良做法，最大限度的改進我們的會務工作水平。

通過幾年來在辦公室積累的體會，采氣一廠辦公室在會務服務方面在不斷進步，成為油田公司僅有的辦理全國性會務的基礎(chǔ)單位。但是會務工作具有服務性、程序性等特點 , 容易陷于固定的模式操作 , 在一定程度上制約了會務工作水平的提高。對此，我們將在以后的工作中與時俱進 , 在繼承中創(chuàng)新 , 在創(chuàng)新中求突破。既要遵循會務工作中一些好的程序和章法 , 又不能完全拘泥于固定程式;既要從宏觀上觀察和處理問題 , 又要從微觀上考慮具體環(huán)節(jié)。只有這樣 , 才能推動我廠會議服務水平的不斷提高。

第五篇：會務工作

會務工作

教學目的

通過本章學習，了解會務工作的基本內(nèi)容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學方法

該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現(xiàn)場教學、項目驅(qū)動、分組協(xié)作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。教學時數(shù)

理論教學4.0課時

實訓教學8.0課時

教學內(nèi)容

案例導入：某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領(lǐng)導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內(nèi)容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結(jié)果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經(jīng)費、會議設(shè)備、會議服務設(shè)施。最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據(jù)不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；

按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；

按規(guī)模大小：特大型(萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內(nèi)會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發(fā)揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結(jié)。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結(jié)工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結(jié)。

4．統(tǒng)一認識，協(xié)調(diào)行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經(jīng)濟。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領(lǐng)導人相當?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會?！痹谖覈?，領(lǐng)導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領(lǐng)導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實際，其結(jié)果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應遵循什么原則？

精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務工作的原則有哪些？

1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時要耗費經(jīng)費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）;B —參加會議的人數(shù);T —會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產(chǎn)值遠比工資高，乘以2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領(lǐng)導確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調(diào)；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(diào)(負責與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結(jié)束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。

會務工作的具體內(nèi)容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機構(gòu)→ 明確會議所需設(shè)備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結(jié)

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據(jù)領(lǐng)導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經(jīng)費預算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)確定會議經(jīng)費預算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構(gòu)與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術(shù)訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓練方法。

二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人?？傆?0人。會議議程

會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報告。

五、會議議題：

(1)技術(shù)訓練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術(shù)訓練與技術(shù)創(chuàng)新。

(3)如何提高技術(shù)訓練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓練方法的再討論。

六、會場設(shè)備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準備。(1)總經(jīng)理的工作報告。

(2)培訓部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿?！?3)公司開展技術(shù)競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關(guān)于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內(nèi)容。有的會議名稱由單位、、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內(nèi)容和會議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會”。

（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領(lǐng)導、主管領(lǐng)導和主持人時間的適宜。在領(lǐng)導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關(guān)上級領(lǐng)導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據(jù)心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據(jù)不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領(lǐng)導和與會者方便前往。一般應選擇在距領(lǐng)導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機。會場內(nèi)部也應具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設(shè)施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機關(guān)和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應進一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設(shè)有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定 要明確具體，準確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關(guān)鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發(fā)言；

參觀或其他活動；

會議總結(jié)，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關(guān)人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。6．銷售一部關(guān)于團隊溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標

（七）印發(fā)會議通知

發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務會議的通知，宜用印制精美、設(shè)計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。

（八）確定會議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。

檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設(shè)備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行整改。

（九）建立會議組織機構(gòu)

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務來確定與會人員。

1．會議經(jīng)費的主要內(nèi)容

*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

*郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費用也應計算在內(nèi)。

*會議設(shè)備和用品費：如各種會議設(shè)備的購置和租用費。

*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。2．審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設(shè)備租用費時，應了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經(jīng)費的把關(guān)，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質(zhì)量。

例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預計200人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設(shè)備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品 到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經(jīng)費總計10萬元。

此預算提交總經(jīng)理辦公會審查批準。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領(lǐng)導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節(jié)都不能放過。就拿會議設(shè)備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置，秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領(lǐng)導講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發(fā)X X服裝集團生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規(guī)的書面語?！皶r裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設(shè)在x x服裝集團內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設(shè)在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。

二、會見、會談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內(nèi)容經(jīng)濟性、利益性較強；另外，爭議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關(guān)系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結(jié)教訓呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?

附件：會議通知例文

各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：

經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領(lǐng)導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負責人。

二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經(jīng)驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領(lǐng)導和科室負責人講話。

二○○四年十二月二日